Кто и когда заверяет копию трудовой книжки?

 Часто случаются ситуации, когда от человека при обращении в определённые инстанции могут потребовать предоставление копии рабочего документа, подвергнувшегося заверению. По данной причине важно знать, где и как осуществляется заверение главного удостоверения работника.

Для чего нужна копия трудовой?

Согласно нынешнему законодательству, если гражданин работает на конкретном производственном комплексе, наниматель не имеет права осуществлять выдачу ему оригинала книжки (основы хранения трудовых книжек зафиксированы в 66 статье ТК РФ).

При подобных обстоятельствах наймиту должно быть известно, что получение копии окажется недостаточным. Ксерокопию необходимо в обязательном порядке подвергнуть заверению, в противном случае данные не будут иметь законного статуса.

Прежде всего наймиту потребуется составить заявление, чтобы получить официальную копию документа.

Наниматель обязан предоставить её в течение трёх дней совершенно безвозмездно.

Не все имеют право заверять копию.

По сути, заключение законного статуса за дубликатом происходит в месте работы гражданина, прямо в кадровом отделе фирмы непосредственно тем лицом, кто держит у себя документацию (то есть сотрудником отдела или самим нанимателем).

Процедура заверения осуществляется без необходимости составлять заявление в письменном виде со стороны наймита. Вполне достаточным окажется подача требования в устном виде. Однако на больших предприятиях подобное заявление могут потребовать.

Работник, который решает данные вопросы, должен в трёхдневный период выдать подающему заявку дубликат книжки, заверенный персональной подписью руководителя предприятия, а также официальной фирменной печатью. При отсутствии этих атрибутов копия не будет закреплять за собой законного статуса.

Следующие три субъекта обычно не имеют при себе кадровых отделов:

• маленькие фирмы;
• предприниматели частного характера;
• предприниматели индивидуального характера.

В связи с этим дубликат данных может быть сделан или бухгалтером, или же самим главой предприятия.

Заверение копии проходит в определенном порядке.

Копия книжки может создаваться при помощи сканера либо ксерокса. Зафиксировать документальную информацию можно, напечатав ей с помощью компьютера – данный вариант является довольно трудоёмким, однако вполне оптимальным.

Трудовая книжка может иметь записи, разобраться в которых может быть затруднительно, если они будут предоставлены в виде распечатки. Подобную копию, если ей даже будет присвоен официальный статус, может отклонить организация, потребовавшая её.

Любой кадровик должен владеть информацией о том, как заверяются скопированные данные. Необходимо, чтобы каждый отдельный лист с наличием записей имел дубликат. 1-я страница, где присутствуют сведения касательно персональной информации о наймите, должна также подвергнуться копированию. На каждой отксерокопированной странице должны присутствовать:

1. Фраза, утверждающая правильность дублированной информации;
2. Подпись лица, несущего ответственность;
3. Фирменная печать.

Подпись должна обязательно иметь рядом расшифровку.

Листок, на котором располагается заключительная запись, должен содержать фразу, удостоверяющую то, что человек продолжат заниматься рабочей деятельностью.

Заверяется он точно так же, как и остальные листы.

Еще один способ заверения.

Имеется также иной метод, позволяющий засвидетельствовать дубликат данных работника. Заверить копию можно единожды, воспользовавшись последним листком.

Подобный вариант заверительного процесса предусматривает то, что каждый из скопированных листков документа должен иметь номер и быть прошнурованным.

При подобном методе заверения дублированной информации каждая из страниц оригинальной книги копируется на каждый лист A4 формата.

Нужно помнить ещё, что верно заверенная ксерокопия должна обладать печатью, которая располагается на копии.

Ксерокопия не станет официальной, если сама печать будет располагаться на поверхности поля под скопированной страницей.

Как быть безработному человеку?

Нередко засвидетельствованный дубликат могут потребовать у гражданина, который не занимается трудовой деятельностью в связи с различными обстоятельствами, к примеру, у человека, находящегося на пенсии.

Как при таких обстоятельствах осуществить свидетельство документа? Сделать это нетрудно.

Прежде всего, осуществляется копирование каждой отдельной страницы из оригинальной книжки. После этого необходимо обратиться туда, где человек в последний раз работал. Специалист либо же бухгалтер кадрового отдела осуществят процедуру целиком в полном соответствии с официальными правилами.

Однако на заключительной странице зафиксируется причина, из-за которой гражданин не занимается трудовой деятельностью. Если же отсутствует возможность засвидетельствовать копию там, где человек в последний раз работал, то можно произвести это в нотариальном виде.

В инструкции, указанной ниже, рассказывается процесс свидетельствования документальной информации:

1. Дубликат может быть сделан либо путём сканирования, либо путём создания ксерокопии. Ещё данные можно создать, напечатав их на клавиатуре;
2. Копируется каждая страница книги, на которой присутствуют какие-либо записи. В список копируемых данных относится также титульный лист;
3. Верное заверение дубликата документа основывается на тщательном соблюдении всех правил, указанных в законодательном акте. Чтобы всё было выполнено правильно, на копированной странице должна присутствовать фраза, удостоверяющая правильность внесённых данных. Также там должны быть зафиксированы:

• фирменная печать;
• подпись, поставленная специалистом, который отвечал за проведение процедуры;
• подпись лица, предоставляющего копию.

Если же нельзя никак осуществить заверение дублированной информации на рабочем месте, придётся сделать это в нотариальной конторе.

Теперь вам известна полная информация, касающаяся процесса заверения документа. Самое главное – всегда проверять, правильно ли оформлено заверение, потому что в некоторых случаях могут попасться неточности, способные привести к тому, что человек понапрасну потратит своё время.

Из этого видео вы узнаете, как правильно оформить копию трудовой.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

naimtruda.com

Как правильно заверить трудовую книжку работает по настоящее время

Трудовые книжки — это важнейшие документы для современного человека. Ведь именно в них отражается вся история трудовой деятельности каждого человека. Скажем честно, утерянный паспорт можно запросто восстановить, а вот для восстановления этого документа понадобится затратить немало времени.

Сохранность рабочего документа — первостепенная задача работодателя, который нанимает сотрудников.

Этот документ при приеме на работу отдается на хранение в организацию-наниматель, а получить на руки ее можно только в случае увольнения. Но в жизни случается немало ситуаций, когда без данного бланка не обойтись.

Новые правила для работников кадровой службы говорят, что выдача на руки оригинала документа недопустима. А при необходимости предоставления в иные места выдается ксерокопия рабочего документа, заверенная работодателем.

Разберемся:

• куда требуется копия трудовой книжки;
• кто заверяет документ;
• сколько действует копия трудовой книжки;
• как правильно заверить копию трудовой.

В каких случаях требуется копия трудовой книжки?

Жизнь современного человека требует наличия все большего пакета документов для удовлетворения своих потребностей. Для многих уже стало нормой иметь при себе сканы самых важных документов, таких как паспорт, свидетельства о рождении детей и иных бумаг. Этот минимальный пакет позволяет без задержек решать многие вопросы.

Если говорить о том, для чего нужна копия трудовой книжки, то самыми распространенными местами, где может потребоваться такая ксерокопия, являются банки, паспортные столы, иные работодатели.

Без ксерокопии рабочего документа не обойтись при подаче документов для оформления загранпаспорта. Также она понадобится тем, кто оформляет заграничные визы в европейские страны или в Америку. Ведь именно наличие официальной и постоянной работы может стать определяющим для консульских работников при принятии решении о выдаче долгосрочной визы.

Копия трудовой книжки понадобится и для банка. Когда речь идет о выдаче банковского кредита, одним из главных условий при подаче заявки является наличие рабочего места и определенного отработанного стажа. Обычно в банки требуется заверенная ксерокопия документа, которая подтвердит, что претендент на получение займа имеет не менее полугода непрерывного стажа на последнем месте работы. Заверенная бумага может сыграть решающую роль для получения кредитных средств в банке.

Ну и конечно же, заверенная копия трудовой может понадобиться при трудоустройстве на дополнительную работу.

Кто может оформить копию трудовой книжки?

Сделать ксерокопию трудовой книжки можно и самостоятельно, если она в данный момент находится на руках у гражданина. Но такой скан не будет иметь юридической силы при представлении его в другие организации или банки. Для получения официальной копии рабочей книги для банка или иной организации необходимо знать, как правильно заверить данный документ и кто может это сделать.

Заверение копии трудовой книжки возможно двумя способами:

1. У работодателя. Такой вариант подходит всем, кто официально трудоустроен. На имя руководителя пишется заявление о выдаче копии трудовой. По заявлению работники кадровой службы подготавливают и выдают заверенную ксерокопию рабочей книги. Делается это абсолютно бесплатно.
2. У нотариуса. К такому варианту придется прибегнуть тем, кто не работает в настоящее время. Неудобство данного метода на лицо. Мало того что придется потратить время на посещение нотариальной конторы, так еще и придется оплатить услуги по установленным тарифам. Но для неработающих это единственная возможность, как сделать заверение ксерокопированному документу.

Всегда трудовую книжку для банка или иного места представления заверяют по установленным правилам. Несоблюдение установленных норм сводит на нет все труды, а бумагу придется получать повторно.

Порядок оформления копии трудовой книжки

Для выдачи дубликата необходимо знать требуемые к нему параметры. Иногда работнику необходима лишь  выборочная информация о своей работе. Например, необходимо сканировать запись, которая касается информации о том, что человек работает по настоящее время в организации. А некоторые организации потребуют сканы полные, с развернутой информацией.

Выдача копии трудовой книжки проводится по установленному порядку:

1. Сотрудник, желающий получить документ, пишет заявление на выдачу копии трудовой книжки. Если организация маленькая или это ИП, то данный пункт вполне может быть пропущен, так как он не является обязательным для выдачи заверенного скана. А вот в больших организациях без заявления не обойтись, там кадровые работники ведут строгий учет таким заявкам.
2. В течение трех дней кадровик, получив заявление на копию рабочего бланка, подготавливает необходимый документ и выдает его на руки заявителю. Кадровый служащий делает запись о выдаче ксерокопии трудовой книжки в соответствующий журнал. Получающий скан работник ставит там роспись.

Все действия ответственного кадрового служащего должны быть согласованы с правилами заверения рабочего бланка. Лимит на подачу таких заявлений и выдачу заверенных документов неограничен. Каждый работник в любое время может по требованию получить данную бумагу, обратившись к начальнику или кадровому специалисту.

Необходимые реквизиты

Чтобы узнать, как заверить трудовую книжку для банка или иного места правильно, необходимо следовать ниже представленной инструкции.

В заявлении от сотрудника должна быть информация о том, куда нужен бланк и почему он выдается.

Конечно, работник не обязан писать правдивую информацию. Например, ему может потребоваться документ для оформления на ином месте работы, а он не желает об этом распространяться. В этом случае он  может отделаться общей фразой. Сути дела данный факт не меняет, он все равно имеет право взять скан у заверяющего сотрудника.

Заверение копии трудовой книжки потребует следующих реквизитов:

1. Данных о заверителе, имеется в виду его ФИО и должность. Это может быть начальник отдела кадров или непосредственно генеральный директор. Иногда оформленная бумага заверяется главным бухгалтером, но только в том случае если фирма небольшая.
2. Личная подпись оформившего бумагу. Ставиться исключительно шариковой ручкой синего или черного цвета. Использование факсимиле на таких бумагах недопустимо.
3. На каждой странице проставляется печать предприятия.

Перед выяснением вопроса: как правильно заверять копию трудовой книги, следует определиться с тем, как оформить саму бумагу. По правилам книжку можно отксерокопировать, отсканировать и потом распечатать. А если документ заполнен неразборчиво, то можно даже набрать данные на компьютере в формате Word, а затем распечатать его. Все три варианта одинаково законны.

Способы заверения копии

Существует несколько способов заверить документ. При использовании каждого из возможных способов потребуется соблюдать основные правила оформления.

Как правильно оформить заверение:

• 1-й способ заключается в собственноручной сделанной надписи на каждом откопированном листе следующего содержания – «копия верна».
• 2-й способ позволяет воспользоваться заранее изготовленным оттиском с фразой того же содержания.

В обоих случаях после фразы «копия верна» ставится должность заверяющего, его ФИО и личная подпись. И так на каждом листе без исключения. Если ксерокопия была двусторонней, то заверяют каждую сторону.

На последнем листе обязательно должна содержаться информация о том, что сотрудник работает по настоящее время. Печать ставится на каждую сделанную надпись. При этом оттиск печати должен частично захватывать сам текст надписи и роспись заверяющего.

Можно воспользоваться и еще одним вариантом для заверения ксерокопии. Все отсканированные листы сшиваются ниткой, а на последнем листе эта нитка проклеивается кусочком чистой белой бумаги. Бумага не только скрепляет нить, не давая возможности подменить листы, на ней также ставится запись о том, что ксерокопия верна, затем только проставляется подпись заверяющего и печать организации.

Неправильное проставление печати, когда оттиск сделан на пустом месте или не захватит подпись заверителя, сделает копию недействительной.

Срок действия заверенной копии

Для получателя необходимо знать, сколько действительна копия трудовой книжки. Оформить ксерокопию нельзя на год или несколько лет. К сожалению, срок действия копии трудовой книжки довольно скоротечен. Он ограничивается всего одним месяцем со дня его выдачи. Конечно, имеет значение, зачем нужна копия трудовой книжки. Например, если бумага берется с целью показать иному работодателю свой стаж и имеющиеся в профессии навыки, можно не обращать внимания на сроки. Наниматель просто получит справочную информацию и ему этого будет достаточно. А вот если ксерокопию делают для получения кредита или загранпаспорта, то необходимо соблюдать установленные сроки.

Отсутствие ограничений по количеству полученных ксерокопий позволяет каждому работающему человеку обращаться за их получением к работодателю неограниченное количество раз.

Образцы документов

Заявление на выдачу копии трудовой книжки

znatoktruda.ru

правила заверения работодателем и образец

Иногда возникают ситуации, когда срочно нужна трудовая книжка. Это может быть и оформление субсидий в различных инстанциях, и просьба банка при утверждении кредита или депозита, и необходимость предоставления документа государственным органам.

Но Трудовом кодексе сказано, что работодатель не должен отдавать сотруднику оригинал документа, пока тот не будет рассчитан со своей должности. Для решения этой проблемы делается копия трудовой книжки, которая выдаётся по требованию.

Понятие трудовой

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка — это основной документ работника, который подтверждает его трудовую деятельность и стаж, приобретённый за все время работы в том или ином месте. В соответствии с Трудовым кодексом документ является обязательным атрибутом при поступлении на должность в любой организации.

Но если человек заключает трудовой договор в первый раз или на условиях, которые являются исключительными, то необходимость наличия трудовой определяется работодателем.

Профессиональный опыт лица, претендующего на должность, отображён именно в этом документе. Трудовая книжка предоставляется всем устраивающимся на работу, за исключением упомянутых выше случаев.

Но бывают ситуации, когда документ портится, повреждается или отсутствует по причине утраты. Тогда пишется заявление, с которым лицо имеет возможность быть зачисленным на работу без предоставления старой трудовой, но при этом должна быть указана причина отсутствия документа.

После подтверждения заявления начинается оформление новой трудовой.

Нормативные акты, прописанные в Трудовом кодексе, контролируют и регулируют порядок хранения, выдачи и формы документа. Присутствие данного документа у работодателя обязательно с 5-го дня поступления на работу. Исключение составляют физические лица, которые по закону не должны оставлять записи в документе.

Трудовая книжка должна быть у всех претендующих на какую-либо должность лиц, но есть исключения.

Чтобы копия трудовой книжки являлась официальным документом, её нужно правильно заверить. Уполномоченное юридическое лицо наносит на каждую страницу замечание о том, что копия действительна и имеет юридическую силу. Заверяющее лицо обязано указать свои инициалы и фамилию.

На заверенной ксерокопии должна маркироваться надпись о том, что работник прибывает на должности в настоящее время. Запрещается ставить печать на незаполненной части страницы. Печать ставится на подписи и на части текста.

Помните о том, что копия документа будет действительна только тогда, когда её заверит уполномоченное лицо должным образом.

Как заверить копию трудовой книжки работодателем?

Определенный порядок действий для получения заверенной копии трудовой.

При заверении трудовой есть важные моменты, без которых оформление дубликата будет неверным:

• заявление для получения дубликата оформляется на имя работодателя, руководителя организации, или начальника отдела кадров, если таковой имеется. Такие правила обязательны на крупных предприятиях или в организациях, где количество работников не позволяет действовать другим образом.

Если штаб сотрудников маленький, то можно обратиться к работодателю с просьбой о выдаче копии трудовой книжки в устной форме. В постановлении правительства указано, что работодатель имеет право выдать требуемый документ через три дня, но не позднее;

• полная копия документа нужна не всегда. Зачастую требуется информация, которая касается определённого момента рабочего стажа.

В таком случае делается дубликат первой страницы, на которой указаны персональные данные личности, и на странице, которая содержит данные определённого рабочего периода. Ксерокопировать документ не обязательно. Текст можно напечатать в текстовом редакторе, так как это удобнее, если почерк на страницах трудовой неразборчивый;

• как говорилось ранее, сама копия трудовой книжки, заверенная работодателем, образец которой имеет все надлежащие печати и надписи, должна быть выполнена надлежащим образом. Он подробно описан в предыдущем разделе статьи;
• заверить эту бумагу может не каждый сотрудник. Им должен быть либо работодатель, либо директор отдела кадров, либо бухгалтер, если в данной фирме он имеет соответствующее полномочие.

Если человек, которому нужна копия документа, уже на пенсии или сейчас не работает, ему нужно обратиться в последнее место работы, где в отделе кадров обязаны выдать копию, оформленную по всем правилам;

• можно упростить задачу заверки и заверить только один последний лист. Для этого нужно сшить предыдущие страницы копии и прошить последнюю страницу так, чтобы нитка вывелась на её лицевую часть.

Затем приклеить небольшой лист, на котором должно быть указано число страниц, имеющих юридическую силу. В этом случае печать ставится на последнем листе.

Нужно серьёзно отнестись к оформлению документа, не смотря на то, что это копия.

Она будет недействительной, если сделать какую-либо ошибку в её заверении.

Образец заверенной копии трудовой книжки.

Срок выдачи копии трудовой книжки

У работодателя есть время на заверение трудовой книжки.

В обязанности работодателя входит выдача заверенных копий любых документов, которые касаются работника, в том числе и трудовой книги. Большинство сотрудников заблуждаются, думая, что работодатель в обязательном порядке должен выдать заверенный документ в тот день, в который поступила просьба.

Но по закону работодатель не обязан выдавать копию в этот же день. Это вопрос его права и времени. В законодательстве прописан определённый срок, в течение которого организация должна предоставить документ.

В настоящее время он составляет три дня с момента подачи заявления. Именно с этого дня отсчитывается течение срока. Заявление можно написать как по образцу, так и в свободной форме.

Не забывайте, что:

• работодатель не обязан выдавать копию день в день;
• по закону копия выдаётся не позднее трёх дней после подачи заявления;
• заявление не обязательно заполнять по образцу.

Срок действия копии трудовой книжки

Различные сроки действия копии трудовой.

У дубликата любого документа есть свой определённый срок действия. В законодательстве не прописаны точные сроки и рамки действия. Но организация, которая требует документ, имеет свои правила по этому поводу.

Для того чтобы определить срок действия копии трудовой книжки, нужно разобраться, какие организации и для чего требуют её.

Основные организации, требующие книжку работника:

1. Социальные органы;
2. Миграционная служба;
3. Посольство;
4. Суды;
5. Банки.

Чаще всего эти инстанции требуют копию для следующих целей:

• оформление загранпаспорта или визы;
• оформление кредитов и субсидий;
• выдача пособий;
• усыновление;
• необходимость документа для ведения судебного дела.

Во многих банках копия трудовой действует около месяца, если дело касается предоставления ипотеки.

Иногда банк принимает решение сократить срок, если кредит выдаётся под проценты.

В этом случае срок действия составляет 14 дней.

По истечении двух недель копия будет юридически не признана и гражданин не сможет получить кредит. Некоторые банки выдвигают совершенно другие условия, где срок действия дубликата 3 дня.

В других организациях, чаще всего, срок действия составляет месяц.

Внимательно отнеситесь к заверке данной бумаги, поскольку неправильное её оформление может обернуться дальнейшими проблемами с различными инстанциями.

Из этого видео вы узнаете об особенностях оформления трудовой книжки.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

naimtruda.com

Как заверить копию трудовой книжки? Образец заверенной копии трудовой книжки :: BusinessMan.ru

У каждого работающего человека должна быть трудовая книжка. Время от времени людям требуется ее копия и возникает вполне уместный вопрос о том, как заверить копию трудовой книжки.

Описание

Трудовая книжка представляет собой документ, в котором, помимо личных сведений гражданина, указывается информация о местах работы человека.

При приеме должен быть указан номер приказа, на основании которого осуществляется поступление сотрудника, а также отмечается его должность и полное наименование организации.

В трудовой книжке, помимо мест, могут содержаться особые отметки в графе о работе, если гражданину на основании какого-либо приговора запрещено заниматься основной деятельностью (к примеру, педагогической). Это необходимо для того, чтобы при поступлении человек не смог обмануть отдел кадров, умолчав о приговоре в его отношении.

Поощрения и награждения также указываются. Однако заверенная копия трудовой книжки, фото которой расположено ниже, не должна содержать данных сведений.

Таким образом, данный документ является основным для гражданина, который содержит всю информацию о всех местах, где человек когда-либо работал, а также содержание его деятельности.

Где заверить копию трудовой книжки?

Если работающему гражданину требуется скопированная версия, ему необходимо обратиться в кадровую службу, так как данный документ на весь период рабочей деятельности хранится в этом подразделении предприятия. На руки книжка не выдается никогда, а делается ее копия.

К этому вопросу сотруднику отдела по персоналу следует подойти очень внимательно, так как любая, даже самая простейшая ошибка в проставлении печатей и подписей на копии может закончиться тем, что гражданину откажут в предоставлении каких-либо услуг или льгот, для получения которых и требуется заверенная копия трудовой книжки.

Как это делают кадровики?

Все листы копируются на обычном копировальном инструменте, желательно, чтобы на бумаге не было черных полос и все данные были четко видны. Каждая из страниц копируется на отдельном листе, а затем они все скрепляются степлером, как правило.

Обычно требуется только информация, которая относится к работе. Поощрения и взыскания, а также другая информация, указываемая на страницах, начиная с 23-й, не копируются.

На каждой странице копированного материала сотрудник отдела кадров, уполномоченный производить такие действия, ставит обязательно дату, печать со словами «копия верна», штамп организации, свою должность и подпись.

Сроки действия

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, действительна как документ в течение 30 дней со дня выдачи. Все действия по оформлению должны производиться в присутствии сотрудника, которому эта копия нужна. Выдача производится на основании заявления работника, и работодатель в лице руководителя, главного бухгалтера или сотрудника отдела персонала обязан представить запрашиваемый документ в течение трех дней совершенно бесплатно.

Необходимо иметь в виду, что для работающего гражданина вообще не должен возникать вопрос о том, как заверить копию трудовой книжки, так как по закону никто не имеет права заверять данный документ, кроме указанных выше лиц.

Причины получения

Понадобиться копия этого документа, который является по значимости вторым после паспорта, может для чего угодно. Это может быть получение и заграничного паспорта, и кредита. Если человек хочет устроиться на вторую работу по совместительству и ему нужно подтвердить свою занятость, копия просто необходима.

Кроме этого, часто требуют копию в органах социальной защиты для назначения пособия или льгот родителям ребенка или просто отдельным категориям граждан.

Зачем еще нужна копия?

Кроме указанных причин получения документа, можно отметить еще и необходимость наличия информации о работе в случае утери трудовой книжки. К сожалению, такое случается нередко, а восстановить все сведения о работодателях, тем более если они уже расформированы как юридические лица, невозможно. Заверенная копия трудовой книжки, образец которой представлен в статье, к тому же если она подписана прежним работодателем или нотариусом, поможет гражданину в нелегком труде восстановления информации.

У нотариуса

Заверение копии трудовой книжки в нотариальной конторе – дело непростое в том случае, если в данном документе имеются исправления (особенно у женщин в связи со сменой фамилии), неточности и обычные помарки. Не каждый специалист данного профиля возьмется заверять документ, который неидеален в этом отношении.

Однако при правильном подходе изначально к содержанию трудовой как со стороны владельца, так и со стороны отдела кадров можно получить такой документ, как заверенная копия трудовой книжки.

Образец заполнения, как правило, находится в кабинете отдела кадров. Нужно только при получении на руки при очередном увольнении просматривать документ на предмет неточностей, помарок и других отметок, которые могут потом негативно повлиять на какую-либо жизненную ситуацию человека.

В этом случае копия делается уже самостоятельно самим гражданином и вместе с оригиналом предоставляется для заверения нотариусу по месту жительства или просто в своем регионе.

Как заверяется копия?

Процедура представляет собой обычное проставление печати и подписи, а также занесение специалистом информации о данном действии в особую книгу.

Стоимость заверения копии документа различается в разных регионах и зависит от количества листов или от других обстоятельств, предусмотренных у конкретного нотариуса.

Стоит отметить, что копия трудовой книжки, заверенная нотариально, имеет срок действия не 30 дней, а бессрочно. Единственный момент, когда копия становится недействительной, то есть теряет свою юридическую силу, – внесение в книжку новых записей. В этом случае придется оформить документ повторно у того же специалиста или уже у работодателя.

Как заверить копию трудовой книжки безработному?

Еще также стоит сказать, что граждане, которые не работают, но состоят на учете в местном Центре занятости населения, имеют полное право тоже делать и заверять все документы, их никто в этом не ограничивает. Как заверить копию трудовой книжки, можно узнать у специалиста данной организации. Это может быть любое уполномоченное лицо, чаще всего руководитель. Также проставить необходимые реквизиты могут и сотрудники службы.

Предполагается, что при этом граждане должны приносить уже сделанные по всем правилам копии своей книжки. Это связано с тем, что у специалистов не всегда хватает времени осуществлять такие действия. Кроме этого, трудовая книжка у безработного человека всегда находится при нем, так что копии сделать будет совсем нетрудно.

businessman.ru

Как заверить копию трудовой книжки

Трудовая книжка сегодня является важным документов, содержащим обширный перечень очень важной информации. Потому при первой же возможности стоит обязательно обзавестись её копией.

Важно помнить об одном моменте – действительной данная копия может быть только при соответствующем заверении (оно имеет свои особенности).

Для чего это нужно

На данный момент копия какого-либо документа может иметь юридическую силу. Причем требуется она порой в самых разных случаях:

• при обращении в банк для получения кредита;
• оформление загранпаспорта;
• составление резюме;
• получение визы;
• иное.

Перечень ситуаций, когда возникает необходимость в копии трудовой книжки, достаточно обширен. Но следует помнить, что действительной данная копия будет только лишь при наличии соответствующего заверения.

Особенно когда дело касается обращения в какие-либо серьезные государственные учреждения – ФМС, паспортный стол или же ПФР. Причем Пенсионный фонд может даже потребовать не заверенную копию, а оригинал.

Заверение, выполненное соответствующим образом, является подтверждением подлинности всей представленной в копии документа.

Так как нередки прецеденты, когда граждане с целью получения какой-либо выгоды попросту подделывают трудовую книжку. Необходимо помнить, что подобное деяние подпадает под действие соответствующей статьи Уголовного кодекса РФ.

Но при этом сама процедура заверения обязательно должна быть реализована в соответствии с действующим на территории РФ порядком.

Его нарушение будет означать недействительность копии. Она не будет принята не только в государственных учреждениях, но и любых других.

Стоит учитывать данный момент. Перечень должностных лиц,  имеющих право осуществлять заверение данного документа, перечисляется в соответствующих НПД.

Как заверить копию трудовой книжки и ее образец

Сама процедура заверения трудовой книжки должна выполняться в строго установленном порядке.

Это происходит следующим образом:

• при помощи ксерокса или другого технического устройства делается копия каждой страницы трудовой книжки, включая:
  • первую, где обозначается фамилия/имя/отчество работника, а также наличие у него образования, иные данные;
  • последнюю – где указывается текущее или же последнее место работы;
• на каждой странице необходимо в обязательном порядке расположить следующие элементы:
  • дату заверения;
  • подпись ответственного лица – обязательно с расшифровкой;
  • печать организации.

После осуществления данной процедуры копия трудовой может считаться заверенной. Но необходимо помнить о следующих существенных нюансах, обязательных к соблюдению:

• печать организации обязательно должна заходить немного на саму копию и частично на подпись должностного лица;
• если работник и далее будет трудоустроен на текущем месте работы, необходимо в обязательном порядке на последней странице сделать запись «работает вплоть до настоящего времени».

Если по какой-то причине у ответственного за изготовление подобных копий лица соответствующий опыт отсутствует, стоит просто разыскать правильно составленный образец.

Это позволит избежать допущения типичных ошибок. И как следствие – необходимости изготавливать новую копию по заявлению работника. Стоит лишь обзавестись образцом из надежного, авторитетного источника.

Важно помнить об ограниченности срока действия рассматриваемого документа. Согласно законодательным нормам, данная копия может быть предоставлена куда-либо лишь в течение одного месяца.

Но при этом в случае внесения в трудовую книжку дополнительных данных копия становится недействительной. Данный момент также отражается в соответствующих НПД.

Несколько иначе обстоят дела с копией, заверенной нотариально. Срока действия такой документ не имеет, он остается действительным до тех пор, пока в трудовую не будет внесена новая запись. Именно поэтому, по возможности, стоит делать копию у нотариуса.

Это позволит избежать излишних трат времени на изготовления нового документа в случае, если в течение месяца он по какой-то причине не был использован по назначению.

Существует множество способов заверения трудовой книжки. Все они полностью равноценны – за исключением срока действия. Потому простому работнику стоит использовать наиболее удобный для него (подходящий в конкретный момент времени).

Кто должен это делать

Осуществить процедуру заверения копии трудовой книжки могут следующие лица:

• главный бухгалтер;
• исполнительный директор;
• генеральный директор;
• кадровый работник;
• нотариус;
• иное должностное лицо, обладающее соответствующими полномочиями.

В первую очередь простому работнику при возникновении необходимости изготовления трудовой книжки следует обратиться в кадровую службу.

Так как хранение трудовых книжек, их заполнение и иные манипуляции с ними (например, заверение) именно этот сотрудник обязан осуществлять.

При этом не обязательно привлекать к данной процедуре непосредственного начальника или же иных лиц. Что достаточно существенно упрощает и ускоряет процедуру рассматриваемого типа.

Если же по какой-то причине кадровик не имеет возможности изготовить и заверить копию трудовой, то данную процедуру может выполнить исполнительный директор или же главный бухгалтер.

Эти должностные лица имеют достаточно существенные полномочия. Потому заверенная их подписью, подкрепленная печатью копия трудовой книжки будет действительна. Возможность заверения этими лицами обозначается в законодательстве.

Если же и главный бухгалтер/исполнительный директор не имеют возможности изготовить и заверить копию данного документа, то возможно обратиться к иному должностному лицу.

Но оно обязательно должно обладать соответствующими полномочиями, а также правом использовать печать организации – её наличие на копии документа строго обязательно.

Нередко случается, что копия трудовой книжки требуется, но по какой-то причине работник официально не трудоустроен. В таком случае любой из бывших работодателей имеет полное право отказать в изготовлении копии трудовой – на основании отсутствия заключенного трудового соглашения.

Единственным способом разрешить подобную ситуацию будет являться обращение к юристу. Данное физическое лицо имеет право осуществить всевозможные юридически важные действия – в том числе заверять документы любого типа (трудовые книжки).

Следует помнить лишь о двух важных нюансах, связанных с заверением трудовой книжки у нотариуса:

подобная услуга требует оплаты	в том числе государственной пошлины
для свершения этого действия потребуется оригинал	дабы юрист имел возможность убедиться в подлинности всех данных (он несет ответственность за заверенные им документы)

Причем именно второй момент имеет максимальную важность. По причине необходимости наличия оригинала трудовой книжки становится затруднительным нотариальное заверение трудовой уже работающего по договору гражданина РФ.

Так как согласно правилам хранения и ведения трудовых книжек работодатель несет ответственность за её сохранность. Потому получить на руки её у простого работника, скорее всего, возможности попросту не будет.

Лишь некоторые работодатели идут навстречу своим сотрудникам и предоставляют им трудовую книжку на руки под подписку.

Но следует помнить, что в случае её утери ответственность за подобный инцидент все равно будет нести именно работодатель и он обязан будет восстановить её. Важно не забывать об этом.

Тем не менее, именно нотариально заверенные копии трудовых имеют наибольшую юридическую силу (не официально). Подобным документам банки и иные учреждения (государственные в том числе) доверяют больше всего.

Срок действия

Необходимо помнить об ограниченности действия копии трудовой книжки. В случае нотариального заверения – она бессрочна, если заверена иным лицом/учреждением – 1 месяц.

Важно помнить о некоторых сложных нюансах, связанных с этим моментом:

в случае внесения любых изменений в оригинал	копия прекращает свое действие (даже если была сделана в этот же день, это правило не имеет исключений)
нотариально заверенная копия в данном случае приравнивается к оригиналу	но при предоставлении её более, чем через 1 месяц с момента заверения, велика вероятность требования и самого оригинала

Подобное требование правомерным не будет являться и является нарушением действующего законодательства. Физическое лицо, в таком случае, может обратиться в суд.

Но гораздо проще иногда просто представить оригинал. Это существенно сократит время на разрешение различных важных вопросов. Так как судебные разбирательства иногда затягиваются на достаточно длительный срок.

Также бессрочным действием будет обладать копия трудовой книжки, заверенная работодателем в случае, если работник её потерял.

Но после изготовления дубликата длительность действия копии с момента свершения данного действия будет составлять опять же всего 1 месяц. Очень важно учитывать этот момент. Так как в противном случае можно будет попасть в ситуацию, когда срочно потребуется изготовить новую копию.

Как написать заявление на выдачу

Для получения копии трудовой книжки необходимо будет в обязательном порядке составить специальное заявление. Какой-либо унифицированной формы у данного документа попросту нет – он может быть составлен в произвольной форме.

Но при этом требуется обязательно обозначить в нем следующие основные моменты:

• полные реквизиты (Ф.И.О.) и наименование должности лица, на имя которого пишется данное заявление;
• полные реквизиты и наименование должности самого заявителя;
• обозначить в тексте документа просьбу о выдаче копии трудовой и при необходимости указать на основание для осуществления данного действия;
• перечень прилагаемых документов – это может быть решение суда, исполнительный лист или же нечто другое;
• дата составления документа;
• подпись заявителя с расшифровкой.

Работодатель, с которым у работника заключен трудовой договор, не имеет права отказать в выдаче данного документа. Причем копия должна быть изготовлена не позже, чем в течение 3 дней с момента регистрации заявления.

При отсутствии опыта составления данных заявлений следует обязательно ознакомиться с правильно сформированным образцом. Это позволит избежать типичных ошибок.

Сегодня копия трудовой книжки представляет собой важный юридический документ. Он может потребоваться в самых разных ситуациях. Потому стоит обязательно заранее обзавестись им – это позволит избежать множества затруднений – впоследствии.

Видео: Что делать, если вы потеряли трудовую книжку

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

vkadry.com

образец работает по настоящее время

Ситуации, когда человеку требуется подтверждение его рабочего стажа, случаются нередко. Информация о текущей трудовой занятости необходима банкам для оформления крупных сумм кредита, либо социальным службам для начисления субсидий или выплат иного рода.

Но согласно актуальным законодательным нормам, компания-работодатель не вправе предоставлять оригинал документа о занятости. Как поступить сотруднику фирмы?

В таких обстоятельствах приходится использовать копию трудовой книжки, заверенную работодателем. Рассмотрим образец, нюансы и ошибки при оформлении и заверении копии.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта слева или звоните по телефону

8 (800) 511-91-49
Это быстро и бесплатно!

Общая информация

Как известно, трудовая книга работающего человека не может оставаться в его личном распоряжении. Так как в настоящий момент человек занимает какую-либо должность и осуществляет рабочие функции, по закону его документ о занятости должен храниться в отделе кадров или у руководителя организации.

Такие меры предпринимаются с целью обеспечения учёта сохранности трудовой, ведь при внезапной потере, восстановление бумаг обернется затруднительной задачей.

Если же человек не трудоустроен официально, книжка хранится у него. Таким образом, оформление копии документа и особенности его заверения зависят от того, где именно он находится.

Если ксерокопия требуется неработающему человеку, он вправе обратиться к нотариусу, в услуги которого входит подобная процедура.

Так как в данной статье речь идет об образце заверения трудовой книжки с записью «работает по настоящее время», далее будет рассмотрена ситуация, когда копия необходима только трудоустроенному человеку.

Оказать помощь в получении заверенной копии могут работодатель или сотрудники кадрового отдела. Отказать в предоставлении услуги они не имеют права, разве что на основании серьезных аргументов. Но и в этом случае отказ фиксируют специальным документов, в котором приводят законные доводы.

Заявление

В первую очередь, для получения копии необходимо составить письменное заявление. Такая практика применяется в большинстве крупных организаций со сложными должностными структурами и объемным штатом. В скромных компаниях допустимо устно оповестить руководителя о необходимости получения подтверждения стажа.

Для заявления не предусмотрено унифицированной формы, оно может быть составлено произвольно, если в организации не принят внутренний единый образец, отвечающий требованиям устава. Заявление подают на имя руководителя или начальника отдела кадровой службы.

Важные характеристики заявления:

1. Требуемый формат листа бумаги — А4, заполняется он от руки лично заявителем.
2. В правом верхнем углу указывают адресата (в образце обычно уже отмечены должность и ФИО того, кому предназначается заявление).
3. Далее в том же месте указывают наименование компании, а также вписывают собственные ФИО и должность в родительном падеже.
4. Примерно в середине документа пишут его название — «заявление», а затем с новой строки указывают основания для получения копии трудовой.
5. Далее отмечают факт наличия бумаг, подтверждающих необходимость получения копии. К примеру, таковым может являться кредитный договор. При отсутствии подобных оснований, необходимо максимально доступно изложить причину, по которой копии потребовались.

При отсутствии образца, установленного Уставом организации, можно воспользоваться примером из сети, скачав его здесь.

Подавать заявление следует руководителю или кадровому работнику. В соответствии с текущим законодательством, ответ работнику предоставляется в течение 3 дней. Одобренное заявление визируется печатью, после чего направляется в личное дело сотрудника.

Кто вправе заверить бумаги

Закон накладывает обязанность заверения копии трудовой книжки лишь на нескольких должностных лиц организации. Иные сотрудники, в том числе и сам заявитель, не обладают таким правом.

Итак, доступ к месту хранения документов о занятости имеют лишь несколько работников организации. К ним относятся сотрудники кадровой службы или сам руководитель. Именно эти лица определены законом как ответственные за заверение трудовых для работников.

В случаях, когда копия требуется генеральному директору, ее оформляет руководитель отдела кадров, либо один из учредителей предприятия.

В небольших компаниях, в которых отсутствует отдел кадров, обязанности по заполнению документов о трудоустройстве может быть возложена на бухгалтера. В таких случаях он вправе и оформлять копии.

Правила оформления

Как правильно заверяется ксерокопия трудовой книжки? Для того чтобы бумаги были признаны действительными, необходимо осуществить четкую последовательность действий:

1. Надпись «копия верна» допускается написанной собственноручно, а также в виде штампа.
2. Фамилию необходимо расшифровать.
3. Под надписью ставится печать предприятия, а также подпись, ФИО сотрудника, оформляющего копию.
4. Каждый лист с ксерокопией страницы заверяется надписью «копия верна».
5. Снять ксерокопию с каждой страницы книжки. Страницы копируются на отдельные листы формата А4. Не следует забывать и о титульном листе!
6. Следует соблюдать правило постановки печати предприятия. Часть штампа должна захватывать подпись ответственного сотрудника и часть страницы ксерокопированного документа.

Последняя страница

Особое внимание уделяется последней странице ксерокопии. Она должна содержать некоторые записи, подтверждающие текущее трудоустройство работника, или наоборот – отсутствие занятости.

Сотрудник отдела кадра вносит заметку об осуществлении трудовой деятельности сотрудником, также отмечает факт его назначения или перевода на другую должность.

Если работник был уволен – это также обязательно упоминается. В случае увольнения, необходимо привести соответствующее обоснование. Как правило, это ссылка на статью Трудового кодекса.

После того, как заявитель получил на руки ксерокопию и ознакомился с ней, в знак его согласия с правильным оформлением бумаг на последней странице ставится и его подпись.

Далее отмечается дата заверения документа, указывается должность и фамилия лица, оформившего копию. Рядом с фамилией и инициалами оформитель ставит свою подпись. Каждому ксерокопированному листу присваивается номер страницы, далее все листы прошиваются.

На обратной стороне получившейся книжки концы ниток связываются и заклеиваются небольшим листом бумаги квадратной или прямоугольной формы.

Примерные размеры листа – 5х5 см. на нем ставится отметка «пронумеровано и прошито», с записью о дате изготовления копии и количестве листов в ней. На этом листе также расписывается оформитель, после чего он визируется штампом организации.

Важно захватить краем печати и часть самой ксерокопии.

Запрещено

Как видно, в образцах заверения трудовой книжки с записью «работает по настоящее время» нет ничего сложного. Однако на практике работники кадровых служб часто совершают ошибки, вследствие чего копия признается недействительной.

Что недопустимо при заверении ксерокопии:

• трудовую книжку нельзя сканировать;
• при копировании страниц недопустимо изменение настроек масштабирования;
• на страницах нельзя вносить исправления, делать пометки;
• важно соблюдать требования к качеству изображения – цифры и буквы должны быть хорошо различимы;
• для предоставления в ПФ копия действительна не дольше месяца;
• если в период, когда работник пользовался ксерокопией трудовой, в оригинал вносились изменения, копия признается недействительной.

Правила внесения записи: работает по настоящее время

Законом предусмотрен ряд способов внесения отметки о текущем трудоустройстве работника. Как правило, у каждого работника кадрового работника есть свой вариант, который тот считает наиболее правильно сформулированным. Но не каждая такая запись является правильной.

Какие могут быть варианты для данной записи?

• официальный вариант звучит так – «Осуществляет трудовую деятельность в должности старшего менеджера по закупкам по настоящее время»;
• лаконичный вариант – «работает по настоящее время».

Какой из вариантов стоит выбрать? Для ПФР или для банка используют любой образец записи «работает по настоящее время» для заверения копии трудовой книжки. На фото и видео можно посмотреть, как это выглядит в действительности.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:
 
8 (800) 511-91-49
Это быстро и бесплатно!

vashbiznesplan.ru

Как правильно заверять трудовую книжку: образец правильного заверения

Как заверить трудовую книжку — пошаговая инструкция

Трудовая книжка представляет собой документ работника, в котором указываются все предыдущие должности и места работы. Она хранится у работодателя в течение всего времени вашей работы. Трудовая не может быть взята и предоставлена в другое место. В случае когда необходимо доказать, что вы в настоящее время работаете, предоставляется копия трудовой книжки. Например, в банк для оформления кредита, при различных субсидиях и другое.

Не стоит думать, что снятие копии возможно при простом ксерокопировании. Необходимо соблюсти всю процедуру заверения. В отличие от дубликата, копия никогда не может считаться заменой оригиналу.

Пошаговая инструкция заверения копии трудовой книжки:

• Сотрудник, которому необходима копия трудовой книжки, должен предоставить заявление в письменной форме. Заявление пишется на имя руководителя или уполномоченного лица. В графе указывается должность и фамилия. Посередине пишется слово «Заявление». В самом обращении указывается просьба оформить копию трудовой книжки, желательно со ссылкой на ст.62 ТК РФ. Причина запроса копии указывается по желанию работника. В заключение ставится подпись и дата.
• Заявление, согласно законодательству, не может рассматриваться дольше трех дней. Издается приказ или устное распоряжение кадровой службе предоставить необходимую копию.
• С помощью копировального аппарата, снимаются копии со всех страниц. Информация должна находиться только с одной стороны страницы. Печатать с двух сторон недопустима. На копиях страниц исправления и помарки недопустимы. Страницы должны быть четкие и разборчивые.
• Каждая страница заверяется подписью. Обычно, подписывать документы, уполномочен руководитель организации или ответственный за заполнение. Каждая подпись заверяется печатью. Рядом с подписью пишется слово «Верно», дата, должность и подпись. Например: «Верно. Главный бухгалтер Карасева О.Р. 12.04.15».
• Каждая подпись заверяется печатью. Подойдет любая печать организации: для документов, общая печать и др.
• Заверив и подписав все страницы, на последней ставится печать и делается надпись: «Работает по настоящее время», подпись и дата. Дата проставляется арабскими цифрами, разделены точками.
• Каждой странице присваивается номер. Листы скрепляются степлером или сшиваются.
• Копия передается сотруднику.

Руководитель не имеет права требовать объяснений, в какое учреждение будет предоставлена копия. В случае отказа, нарушение преследуется по закону: от административного штрафа до уголовной ответственности.

Стоит отметить, когда невозможно предоставить копию трудовой книжки, так как она хранится в другом структурном подразделении, можно предоставить копию трудового договора. Со всех страниц снимается копия, заполняются все данные, на каждой странице ставится подпись и печать.

Заверение копии трудовой книжки

Кто должен заверять копию

• Руководитель организации;
• Главный бухгалтер;
• Работники кадровой службы.

Обычно в небольших компаниях трудовую книжку заверяет главный бухгалтер. В случае когда человек уже не работает (пенсия или безработный), заверить можно на последнем месте службы.

Срок действия заверенной трудовой книжки

Согласно законодательству РФ, нет ограничения по сроку использования заверенной копии трудовой книжки. В зависимости от учреждения, куда она предоставляется, могут меняться сроки. Например, в банк срок от 1 недели до 1 месяца. Он должен иметь гарантию, что человек на данный момент работает и имеет постоянный доход.

В случае, упущения срока, достаточно на последней странице поставить новую дата, подпись уполномоченного лица и печать организации или запросить новую копию.

Юридически заверенная копия имеет силу месяц. Внимание, при смене данных: изменение личных данных, перевод на другую должность, смена работы – копия считается недействительной. Неограниченное действие имеет копия трудовой книжки, заверенная нотариально.

Как правильно заверить копию трудовой книжки для получения кредита

Наиболее часто заверенная копия необходима при обращении сотрудника в кредитную организацию, в частности, банк. Последнему необходимо получить подтверждение сведений о работе клиента, его платежеспособности. Получив копию книжки, банк получит сведения: кем и где работает потенциальный заемщик, постоянный или прерывающийся стаж и т.д.

Для банка дополнительных записей на копии делать не следует. Заверение аналогично стандартной процедуре.

Отличие копии трудовой книжки для банка от других: срок действия ограничен: от 1 недели до 1 месяца. Это связано с тем, что за больший срок информация в трудовой деятельности может поменяться.

Подведем итог. По заявлению сотрудника, работодатель не имеет права отказать ему в предоставлении заверенной копии трудовой книжки (ст.62 ТК РФ). В самом заявлении цель, где будет использована копия, указывается по желанию работника. При получении копии, следует проверить правильность заверения.

На каждой странице проставлена подпись и печать. На последней странице надпись: Работает по сегодняшний день. Дата, подпись. Правом заверения обладают руководитель организации, главный бухгалтер и сотрудник кадровой службы.

prostopozvonite.com