Содержание

Как заверить правильно копию документа

Как заверить копию документа

Копия документа воспроизводит все реквизиты оригинала (подлинника) документа. Право заверения документов, как правило, нигде не закрепляется, поэтому при необходимости это может делать любой сотрудник организации. Организация имеет право заверять лишь копии созданных ею документов. Документы сторонних или вышестоящих организаций заверяются лишь при получении от них разрешения.

Как заверить копию документа?

Согласно ГОСТ Р 6.30–2003 реквизит отметка о заверении копии документа оформляется следующим образом:

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:

  1. слово «Верно» — это заверительная надпись;
  2. наименование должности лица, кто заверяет копию;
  3. подпись лица, заверяющего копию;
  4. расшифровка подписи должностного лица;
  5. дата заверения подлинности копии;
  6. печать, если копия документа подлежит отправке в стороннюю организацию.

Согласно ГОСТ Р 6.30–2003 копию документа допускается заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Подробнее о печати и ее использовании>>

Верно

Начальник кадровой службы Личная подпись А. Г. Миронов

Дата

Во многих организациях принято указывать местонахождение подлинника документа. Это облегчает в дальнейшем процесс поиска документа.

Подлинник документа в деле ООО «Пломбир» № 02–15 за 2014 год.

Верно

Начальник кадровой службы Личная подпись А. Г. Миронов

25.09.2014 Печать

В целях экономии времени для заверения копии часто используется штамп «КОПИЯ ВЕРНА», что также допустимо.

Как правильно заверить многостраничный документ?

Четких правил для заверения многостраничного документа не существует, однако есть несколько общепринятых правил:

  1. листы нумеруются;
  2. после этого они скрепляются металлической скобой или нитью;
  3. на место скрепления, при помощи канцелярского клея наносится бумажная наклейка;
  4. на наклейке проставляются данные о количестве листов в документе («Прошито и пронумеровано 28 листов»), а также ставится подпись заверяющего должностного лица с расшифровкой;
  5. ставится печать.

В последнее время государственные органы требуют заверения каждого отдельного листа многостраничного документа, поэтому сначала уточните каким образом заверенные документы у вас точно примут.

Как правильно заверить документы в налоговую>>

www.docdelo.ru

Как правильно заверить копию документа

В организации нередко возникает необходимость сделать копию документа или выписку из него. Чтобы они имели юридическую силу, требуется знать, как правильно заверить копию документа. Давайте рассмотрим, как оформляется отметка о заверении копии согласно существующим требованиям делопроизводства к реквизитам документов.

Ниже текста на свободном месте последнего (или единственного) листа документа указывают следующие сведения:

  • местонахождение подлинника документа – желательно включать этот пункт, в федеральных органах власти – обязательно,
  • слово «Верно» без двоеточия – заверительная надпись,
  • наименование должности – кто заверяет копию,
  • личная подпись,
  • расшифровка подписи,
  • дата заверения,
  • поставить печать – для отправки копии документа в другую организацию.

Образец заверения копий документов:

Подлинник документа в деле ООО «Красавица» № 01-03 за 2014 год.

Верно
Ведущий специалист
отдела кадров                                       Подпись                Т.В. Краснополянская
28.12.2014                 Печать

 

 
Единых требований к заверению копий многостраничных документов на настоящий момент не существует (скреплению листов, оформлению текста надписи на наклейте и т.д.). Из своего опыта могу сообщить, чтобы заверить копию многостраничного документа обычно поступают таким образом:

  • листы нумеруются,
  • затем они скрепляются нитью или металлической скобкой,
  • на место скрепления наноситься бумажная наклейка при помощи клея,
  • на наклейке оформляется надпись о количестве листов («Всего в копии 46 листов», «Прошито и пронумеровано 25 листов» и т.д.), проставляется подпись заверяющего с расшифровкой,
  • нужна печать (обычно оттиск захватывает только часть наклейки).

Но допускается листы не скреплять, а заверять многостраничную копию документа при помощи отметки «Верно» отдельно на каждом листе.

Теперь вы знаете, как правильно заверить копию документа.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 115 комментариев

delo-ved.ru

Как правильно заверить копию документа? "Копия верна"

               

Казалось бы, чего проще – скопировать информацию с бумажного носителя. Всё, что для этого необходимо – это немного времени и устройство типа сканера или ксерокса. В повседневной жизни люди таким способом и поступают. Если эти данные носят информационный, ознакомительный, развлекательный или любой иной характер, то никаких проблем здесь не возникает.

Никому не придёт в голову сверять информацию, например, на ксерокопии какого-нибудь рецепта с данными оригинала. Но ситуация выглядит совсем по-другому, когда речь заходит о копиях документов.

Очень часто в различных инстанциях требуют предоставления какого-либо документа, справки, подтверждения в нескольких экземплярах. Но ведь оригинальный вариант любого документа существует в единственном числе и поэтому изготовление копий является безальтернативным способом в этом случае.

Иногда будет вполне достаточно просто изготовить ксерокопию документа или отсканировать его. Но иногда могут потребоваться заверенные копии. Первое, что приходит на ум, это использование услуг нотариуса. Но не всегда это рационально. Во-первых, из-за высокой стоимости подобной операции и, во-вторых, может быть достаточно и упрощённого варианта заверения.

Именно поэтому в организациях, где оформляются документы, существует ещё один вариант подтверждения идентичности копий документов без использования услуг нотариуса. Имеется в виду проставление на бумажной копии документа печати с текстом «копия верна».

Печать с подобным текстом придаёт документу юридическую значимость. Любая справка, акт, любой другой документ получают полную законную силу и могут рассматриваться, как полноценный заменитель оригинала.

Понятно, что заверенных копий можно сделать сколько угодно, и каждая такая копия будет, во-первых, полностью идентичной оригиналу и, во-вторых, иметь точно такую же значимость.

Печать, которой заверяют документы, в большинстве случаев имеет текст «копия верна». Хотя это не является обязательным требованием, и текст может быть другим, например, «верно» или «копия». Юридический портал bukva-zakona.com акцентирует ваше внимание на том, что сама по себе печать на любом документе не будет значить ничего. Для того чтобы документ (точнее копия документа) обрёл юридическую силу, кроме того что на нём нужно проставить штамп, необходимо наличие подписи того лица, которое имеет полномочия на заверение. Обычно в организациях, такими полномочиями обладают работники кадровой службы, секретари, делопроизводители.

Для подтверждения идентичности копий официальных бумаг с помощью печати «копия верна» существуют определённые правила, соблюдение которых не позволит никому усомниться в юридической значимости этих официальных бумаг.

1. Текст должен быть читаем, понятен и не допускать двояких толкований.

2. На копии не должно быть следов подчисток, исправлений или других отметок, способных заподозрить внесение изменений по сравнению с оригиналом.

3. Оттиск должен быть проставлен на каждом листе. Если листов в копии много, то разрешается поступать следующим образом. Все листы прошиваются и нумеруются. На последнем листе проставляется оттиск штампа и делается запись о количестве пронумерованных и прошнурованных листов и ставится одна печать «копия верна».

4. Кроме оттиска необходимо наличие подписи и расшифровки этой подписи того лица, которое заверяло документ.

5. Заверять копию может только то лицо, которое имеет соответствующие полномочия.

6. Рядом со штампом должна быть информация о месте нахождения оригинала того документа, копию которого заверяют.

Каким способом должна быть заверена копия необходимо заранее уточнить в той инстанции, куда она будет представляться. Например, рассмотрение гражданских дел в судах требует множества подтвердительных документов и их копий. Но практически никогда эти копии не нуждаются в нотариальном заверении. Печать «копия верна» проставляет секретарь суда при приёме пакета документов и этим свидетельствует, что копия полностью идентична оригиналу.

Копии некоторых документов, например, завещания, требуют однозначного нотариального заверения и проставление штампа «копия верна», даже с соблюдением всех правил, не сделает эту копию хоть сколько значимой с юридической точки зрения. Тем более что ни одно уполномоченное на подпись лицо, не будет проставлять штамп со своей росписью на копиях, если знает, что эти документы следует заверять другим способом.

Таким образом, в заверении документов с использованием штампа «копия верна» нет ничего сложного. Обычным гражданам достаточно знать общие правила этого. А все нюансы и тонкости должны быть известны тем лицам, которые непосредственно имеют полномочия на заверение документов.


    

bukva-zakona.com

Как правильно заверить копию копия верна

Как правильно заверить копию копия верна

Естественно, во всех подобных ситуациях предоставляется сертификата, но является ли данная копия надлежащим образом заверенной — этот вопрос у предприятий-держателей копий сертификатов возникает достаточно часто, ведь наличие сертификата или декларации (или их копий) при осуществлении торговли обязательно.

Кто может заверить копию сертификата?

Правила продажи отдельных видов товаров, п.

Заверение копий документов

Должностное лицо банка может изготовить и заверить копии с оригинальных документов, представленных клиентом (его представителем) для открытия банковского счета, а именно: Устав и изменения к уставу; Учредительный договор; Свидетельства, выданные Налоговым органом; Лицензии; Выписки из ЕГРЮЛ; Документы, удостоверяющие личность; Приказы; Протоколы общих собраний.

Как заверить копию документа надлежащим образом

4 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО)), для участия организации в конкурсе (аукционе) (Пункт 2 ст. 35, п. 2 ст. 41.3 Федерального закона от 21.07.2005 N 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд») и т.д. При этом бухгалтер нередко сталкивается с требованием заверить «в установленном порядке», «должным образом» или просто «надлежаще».

Как правильно заверить копию трудовой книжки для получения кредита?

Требуется приготовить для процедуры нотариального заверения паспорт или другой, который подтверждает вашу личность. Когда таких документов нет, вы можете использовать доверенность. Когда все правила соблюдены (установлена личность, соблюдены требования, выдвигаемые законом к заверяемой документации), нотариус ксерокопирует трудовую книжку и заверяет ее в соответствии с установленным образцом.

Помощь: Оформление и заверение копий документов

Характерной особенностью является то, что она не содержит личной подписи лица, подписавшего подлинник (наименование его должности и расшифровка подписи при этом воспроизводятся полностью). В связи с этим копия документа в большинстве случаев подлежит заверению.

Соответствие документа подлиннику оформляется с помощью реквизита «отметка о заверении копии», который располагается ниже реквизита «Подпись» и состоит из следующих элементов: слова «Верно», которое пишется с прописной буквы, наименования должности и личной подписи лица, заверившего, расшифровки подписи и даты.

Шпаргалка делопроизводителя

Так как же заверить копии документов?

Согласно ГОСТ Р 6.30–2003 реквизит отметка о заверении копии документа оформляется следующим образом:

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: Согласно ГОСТ Р 6.30–2003 копию документа допускается заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

black-lev.ru

как правильно заверить копию копия верна

Как правильно заверить копию трудовой книжки. В пункте 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, указано: «Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки». Выписка из трудовой книжки обязательно должна включать в себя копию (например, ксерокопию) первой страницы, где указываются название документа, фамилия, имя, отчество владельца, год рождения, образование и профессия и т. д. Далее делаются копии тех выборочных страниц, которые нужны. Таким образом, копия и выписка отличаются по объему – копия содержит копии всех заполненных страниц трудовой книжки, а выписка только выборочную информацию. Каждая страница ТК заверяется одинаково, т.е. вы должны написать: \"Копия верна. Должность, роспись, ФИО и дата\" и поставить печать. И так на КАЖДОМ листе! Только на последнем листе запись у вас будет такая: \"Копия верна. Работает по н/время. Должность, роспись, ФИО и дата\".

Копия трудовой 11 апреля 2012Анна Руденко Posts: 1082. Хочу доказать Как правильно писать на копии трудовой: КОПИЯ ВЕРНА или ВЕРНО??? … В консультанте написано, что надо писать ВЕРНО , хотя мне кажется, что КОПИЯ ВЕРНА. --Будьте сами собой. 0 • ссылка. forum.kdelo.ru›messages.aspx?TopicID=5180 копия еще.

В банк???? Копия верна. Должность заверяющего, подпись расшифровка подписи. Дата. На последней страничке, где стоит отметка приема на работу пишите следующий номер. Работает по настоящее время. Свою подпись.... На все подписи ставите печать организации

копию заверить? это просто: снимается копия всех страниц, на последней странице с записью, на следующей строчке, пишется дата, \"работает по настоящее время\", подпись бухгалтера с должностью и расшифровкой и печать отдела кадров

лучше бы на всех страницах подпись и печать, это назвается парафирование, и сплошная нумерация пунктов (чтобы лишнего не вставили или не убрали)

а я люблю прошитые документы - когда на титульном листе пишется \"копия\", а на последнем на бумажке, которая приклеена на нитки - сколько листов прошито, подпись с расшифровкой и печать

на всех страницах и подпись и печать

ага! варианта два: 1) ставится печать и подпись на каждом листе 2) договор прошивается, на нитки клеется бумажка, на которой пишется: \"прошнуровано, пронумеровано, например, 5 (пять) листов\" -> печать, подпись

заверить документ имеет право ТОЛЬКО тот, кто такое право имеет. чаще всего -это директор. на его подпись и печать ставится.

Та вроде обычно заверяет хозяин документа (дата подпись)

Документ заверяется у нотариуса в присутствии владельца документа. В отдельных случаях заверяется в канцелярии предприятия. При этом ставится печать.

Кадры могут заверить документ, юрист фирмы.

делайте ип и не парьтесь...штрафы минимальны...

знаете еще есть небольшой нюанс...смотря в какой орган вам это требуется....потому что так в принципе действительно печать подпись директора.... а если вам в какую нибудь инстанцию то заверить лучше у нотариуса конечно

Как заверить копии документов При подготовке документов для регистрации компании, и затем. в процессе работы, часто возникает необходимость в копиях тех или иных документов, которые не могут быть переданы в чужие руки. Для того, чтобы заверить копию документа, нужно проставить на ней печать и подпись, удостоверяющую подлинность. Если в компании есть печать «Копия верна», то проставляется она. Если нет, то соответствующую надпись пишут от руки и ставят печать организации, должность, фамилию, имя, отчество и подпись лица, заверившего документы. Как разъяснила на «горячей линии» «Налоговые проверки» Светлана Давидчук, заместитель начальника отдела контрольной работы УФНС России по Московской области, такой порядок следует из пункта 2 статьи 93 Налогового кодекса. Кроме того, можно вести реестр, в котором указывать, какие документы, в каком виде оформлены (папка, книга, журнал и т. д.), на скольких листах компания передает их в налоговую инспекцию. По словам г-жи Давидчук, можно заверить сразу всю пачку представляемых документов. Для этого их нужно пронумеровать и в конце написать «прошито столько-то листов» и сделать заверительную надпись. Источник: Audit-it --------------------------------------------------------------------------------

обычно в правом нижнем углу от руки или штамп - копия верна, подпись руководителя организации и печать организации.

в нижнем левом углу на свободном от текста месте. КОПИЯ ВЕРНА. ДИРЕКТОР А.И.ИВАНОВ (подпись, печать)

на каждой странице отметка \"копия верна\", роспись уполномоченного лица, печать. На первой странице ИНН и ОГРН организации. На последней запись о том, что работник работает в данной организации по настоящее время, должность уполном. лица, подпись, расшифровка подписи и дата заверения тр. книжки. Копия действительна в течении 30 дней

смотря куда вы заверяете...У разных банков требования разные. Вообще сверху справа ставится штамп \"копия\", а в самом низу пишут: \"Верно. Начальник отдела кадров Иванова И.И., подпись\" Дата.Печать. На самой последней страничке копии пишут \"По настоящее время работает\" И опять заверяется.

штамп для документов,и фраза копия верна такому-то документу хранящемуся там-то дата подпись

По-моему просто ставим штамп или пишем \"копия верна\", указываем должность с ФИО и подпись заверяющего. Все.
Да, про печать забыла. Ее тоже надо.

Совсем правильно: Ваша должность, Фамилия И.О., подпись и дата. Но обычно пишут только фамилию и подпись

На копии документа лицо имеющее право на заверение копий документов пишет на каждой странице: Копия верна далее должность заверяющего лица и его подпись. На эту надпись ставится канцелярская печать организации или какя у Вас там есть

если в документе несколько листов, на каждой странице \"Копия верна, подпись. печать, дата\", они все прошиваются канцелярской ниткой, на последнюю страницу на оборот выводятся концы ниток, на них приклеивается бумажка с надписью \"Копия....верна. Всего прошито и пронумеровано 10 (Десять) листов. Фамилия, должность, Подпись и печать заверяющего сотрудника и организации.

jurdiskus.ru

Штамп "Копия верна": образец. "Копия верна": образец для заверения документов

Сегодня где угодно могут понадобиться заверенные копии оригинальных документов. Кто-то просто не хочет носить с собой оригиналы, а кому-то может понадобиться копия для предоставления по месту требования. Причем это должна быть не просто ксерокопия, а заверенный образец. Копия верна только в том случае, когда заверение прошло по правилам.

Копия и оригинал

Копия - это точное воспроизведение общего вида и содержания оригинала, но им не является. Чтобы копию можно было предоставить по месту требования (по месту учебы, в госорганы, по месту работы), ее нужно должным образом заверить. Сделать это может уполномоченное лицо. На копии не должно быть никаких изменений или нечетких записей, также на ней ставится штамп «копия верна» (образец будет рассмотрен далее).

Когда требуется заверение

Прежде чем заверять какую-либо копию, нужно узнать, в какую организацию ее следует предоставить и для каких целей. Потому что правильно заверенный документ – залог быстро поданных бумаг, без переоформления и исправления.

Если речь идет о копиях для госорганов (к примеру, нужно получить лицензию), то их заверение намного строже. Лучше с самого начала выяснить, каковы предписания конкретной организации. То есть как надо заверять копии конкретно для них. Иначе придется все переделывать.

Если копия нужна для внутреннего пользования, то заверение идет по принятым стандартам. В организации могут заверить паспорт, свидетельства из ЗАГСа, дипломы, трудовые книжки. Для последних особенно актуален штамп «копия верна» (образец на документах представлен далее).

Подготовка документов

Копия документа может быть сделана либо при помощи копировального аппарата, либо при помощи распечатки отсканированной копии.

Рассмотрим подготовку копии на примере трудовой книжки. Главный момент здесь - чтобы копия четко отражала всю информацию с оригинала. Текст должен читаться, все подписи, печати и изображения должны быть видны. Если необходимо сделать копию нескольких страниц из трудовой, то все листы нужно прошить и пронумеровать (на последнем листе на месте склейки указывается общее количество всех листов).

Еще один вариант – это заверение не всего документа, а выписки из него. Этим занимается уполномоченный сотрудник: он делает копии и соответственно заверяет их. Штамп «копия верна» трудовой книжки (образец представлен выше) действителен только с печатью организации и подписью уполномоченного лица.

Кто может заверить

Самым надежным способом заверения копий является обращение к нотариусу. Нотариус может заверить те копии документов, которые были выданы в организации, при условии, что составлен документ по всем законодательным нормам, и он является действительным на момент обращения к специалисту. Также ставится на образец «Копия верна», если в оригинальном документе нотариусом была заверена подпись. В основном это доверенности или представительство в судебных организациях.

Те копии, которые делаются внутри организации, могут заверяться руководителем или другим ответственным лицом, имеющим на это полномочия. Как правило, это секретарь, делопроизводитель, сотрудник отдела кадров или бухгалтер. Право заверения копий обычно прописывается в должностной инструкции специалиста или в специально изданном указе. Если копия заверена тем лицом, у которого нет на это права, документ может быть признан недействительным.

Можно ставить не только штамп «копия верна». Образец от руки также будет считаться действительным, но только на условиях, указанных выше.

Порядок

Достоверность копии обычно подтверждают при помощи печати организации, специального штампа «Копия верна» (образец далее) и подписи ответственного сотрудника. В частых случаях используется именно готовый штамп, после проставления которого остается вписать дату. Редко копию заверяют вручную.

Фраза «Копия верна» - наиболее употребляемая в заверяемых документах, но используется и просто «Верно».

Также существуют правила для заверения документа, состоящего из нескольких листов. Необходимо:

  1. Все страницы нужно пронумеровать.
  2. Готовый экземпляр прошить.
  3. В конце документа наклеивается небольшой лист с информацией о количестве прошитых и пронумерованных страниц.
  4. Проставляется печать и подпись.

Допустимо заверение каждой страницы, если нет желания прошивать.

Когда нужен нотариус

Для некоторых организаций важно, чтобы копии прошли именно нотариальное заверение. Это считается самым надежным способом избавить себя от подделок и дополнительного переоформления бумаг. Чем же заверение копии у нотариуса отличается от проставления аналогичного штампа в организации? На образец «Копия верна» в нотариальной конторе ставится только после тщательной сверки подлинности оригинала и правомочности его выдачи. Стоимость такой процедуры сугубо индивидуальна в разных нотариальных конторах.

Нотариус может и отказать в заверении документов. Это может случиться, если:

  • оригинал вызывает сомнения, присутствуют явные следы подделки;
  • текст документа неразборчив, непонятен, имеет приписки, расплывчатые печати, исправления, о которых не было сказано, повреждения, потертости;
  • печать на оригинале сделана при помощи факсимиле;
  • документ заламинирован, был выдан за рубежом и нелегален;
  • оригинал является меддокументом или содержит информацию, являющуюся государственной тайной.

Ну и основное, когда действительно необходима помощь нотариуса, - это перевод и заверение иностранных документов. Сам нотариус, конечно, не занимается переводом подобных документов, но ставит на переведенный образец «копия верна».

Переводами обычно занимаются специальные бюро. Дальше иностранный гражданин может использовать на территории России либо сам заверенный оригинал, либо копию, также заверенную у нотариуса. Подобный документ может понадобиться при устройстве на работу, при бракосочетании на территории РФ, при осуществлении каких-либо сделок. Поэтому от того, насколько правильно осуществлен перевод и заверен документ, может зависеть исход любого дела.

Если заранее учитывать все нюансы и правильно подготавливать документы, то в дальнейшем при их подаче в соответствующие инстанции не возникнет никаких проблем.

fb.ru

фото образец как правильно заверить

Копия документа – аналогичный тип документации, обеспечивающий 100%-е воспроизведение данных подлинного образца, а также часть внешних признаков или параметров в полной мере.

Требование, предъявляемое к копии, заключается в том, что она должна воспроизводить основные реквизиты основной документации. Оформление копии осуществляется на бланке или на типовом листе, текст подлинника в полной мере повторяется.

Рассмотрим ситуации, когда копия верна на документах: образец, фото таких случаев и особенности составления бумаг.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта слева или звоните по телефону

8 (800) 511-91-49
Это быстро и бесплатно!

Особенности документа

Характерная особенность копий заключается в отсутствии личной подписи владельца, который подписал подлинник.

При этом наименование информационного листа, а также расшифровка подписи должны быть воспроизведены в полной мере.

В связи с отсутствием подлинной подписи какой-либо из сторон, копия нуждается в заверении.

Факт того, что копия имеет полное соответствие подлиннику, отмечается посредством особого реквизита, именуемого как «отметка о заверении», расположенного под подписью. В ее составе находится несколько важных элементов:

  • слово «Верно», написанное с прописной буквы;
  • указание наименования лица, заверившего экземпляр;
  • подпись уполномоченного лица для заверения;
  • расшифровка подписи;
  • указание даты заверения.

Компания вправе провести заверение только документов, которые были созданы в ее рамках. Если ведется речь о сторонних компаниях, то заверение допустимо только при наличии соответствующего разрешения от тех организаций. Если таковое отсутствует, можно заниматься изготовлением копий в процессе решения нескольких вопросов, перечень которых ограничен:

На практике часто применяется вид копий, при котором материалы в автоматическом режиме получают заверение, причем это относится ко всем экземплярам. Такие элементы носят название умноженных экземпляров.

Первый из них обычно печатается на бланке, после прохождения процедуры заверения становится подлинником, а остальные превращаются в копии. Заверение и подтверждение в данном случае предполагает подписание, регистрацию, установление печати.

Процесс оформления разных видов копий может быть различным.

Во-первых, эти экземпляры могут быть разделены на несколько категорий.

  • Выписка, представленная копией элемента документа. Распространенным на практике является процесс выписок по личным составам, используемых при формировании личного дела каждого сотрудника. Оформление осуществляется на общем бланке, благодаря чему процесс воспроизведения основных реквизитов заметно сокращается.
  • Отпуск. Еще один элемент воспроизведения копий, осуществляемый уполномоченными лицами и упрощающий процедуру ведения дел в рамках предприятий различного типа и плана.

Так, порядок заверений копий документов организации достаточно прост, если разобраться в совершении этого процесса более детально.

Новые правила и нормативы

Процесс работы службы по приему кадров нередко сопровождается необходимостью создания копии того или иного документа. Не так давно в рамки этого явления были введены изменения, в связи с которыми важно изучить процесс детально.

Порядок оформления

Чтобы документ обрел силу юридического характера, необходимо чтобы при его оформлении присутствовали реквизиты (обязательно):

  1. Наименование компании;
  2. Название и описание структурного подразделения;
  3. Дата проведения процедуры;
  4. Индекс регистрации процесса;
  5. Подпись уполномоченного лица.

Эти правила заверения копий документов утверждены в Инструкции касательно оформления документации.

До того как были внесены изменения, было отмечено, что для обретения копией юридической силы требуется заверение, однако порядок этого процесса не уточнялся.

Уполномоченные лица

В рамках новых законодательных требований к копии предъявляется необходимость воспроизведения всех реквизитов документации, включая реквизитов самого бланка.

Копия должна быть засвидетельствована посредством подписи уполномоченного сотрудника фирмы, о чем свидетельствует пункт Инструкции.

Рассматривая ответ на вопрос о том, кто имеет право заверять копии документов в организации, можно отметить, что в качестве такого сотрудника может выступать главный служащий в отделе кадров – начальник или же работник, которому, на основании норм законодательства, были предоставлены правомочия на совершение подобных действий.

Важно знать! Должностное лицо, которое является уполномоченным (это может быть сам руководитель организации или его заместители, начальник структурного подразделения и помощники, специалист или работник, имеющий право на принятие отдельных решений), должен выполнять все свои трудовые обязательства.

Указание основных сведений

Копия документа, в которой воспроизведены частично нужные реквизиты, имеющая заверение в юридическом порядке, представляет собой выписку из документа. Оформление, как уже отмечалось, проводится на общем бланке.

В документации указывается непосредственно слово «Выписка» и имеет отношение к названию. Отметка о том, что копия заверена, наносится под реквизит «Подпись». Рассмотрим образец, как правильно заверить копию документа, ставя печать «Копия верна».

Пример копии

ВЕРНО

Всего в копии прошито, пронумеровано и скреплено печатью 8 листов. Неоговоренных исправлений в копии нет.

Начальник службы по кадрам

Подпись _________/А. Б. Сидоров

14.07.2015

Копии документов, которые предоставляются физическим и юридическим лицам, их официальным представителям, а также отдельные выписки из них, стоит оформлять на основании данных Инструкции.

Если имеет место быть пересылка документации в другие организации, в том числе и ее копий, и это требуется для решения задач, связанных с законными интересами и правами обратившихся лиц, необходимо, чтобы на пересылаемых документах была печать компании.

Вывод

Таким образом, заверенная копия документа – это одна из его разновидностей (может быть в нескольких экземплярах), которая полностью или частично воспроизводит основные данные и реквизиты, а также имеет соответствующие подписи уполномоченных лиц о том, что все указанные в копии данные верны.

Заверенная копия наделяется юридической силой. Правильное оформление заверения влечет отсутствие проблем с законодательными нормами.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
8 (800) 511-91-49
Это быстро и бесплатно!

vashbiznesplan.ru