Надо ли знакомить работников под роспись с графиком документооборота – График документооборота в бухгалтерии образец 2018

Содержание

График документооборота в бухгалтерии образец 2018

Составленный график документооборота в бухгалтерии – залог правильной отчетности.

Вся документация, поступающая в организацию, создается либо на самом предприятии, либо заходит извне. Большая часть из поступающих документов на бухгалтерском термине называется первичка, которая в обязательном порядке в первой очередности проходит именно через бухгалтерию. Каждый специалист, работающий в бухгалтерских отделах на крупных и более мелких предприятиях, знает, как порой бывает трудно добиться своевременного поступления столь нужного для отчетности документа. И именно труженики бухгалтерии в первую очередь заинтересованы в наличии графика документооборота.

Что такое график документооборота

Любые документы, поступающие на предприятие или создающиеся в нем, проходят несколько стандартных этапов:

создание документации;
обработка документации;
архивация документации;
уничтожение документации.

Этот закономерный процесс и носит название – документооборот. Как и любое другое действие на предприятии, на котором со скрупулезностью относятся к ведению документации, и этот процесс должен быть зафиксирован. Регламентировать документооборот можно с помощью:

положения о документообороте;
графика документооборота;
инструкции документооборота.

Учитывая наибольшую удобность, большинство компаний и предприятий, а, точнее, их бухгалтерские отделы, используют и в 2018 году именно график документооборота. Единой формы графика не существует, он создается в индивидуальном порядке для каждой конкретной организации с учетом абсолютно всех направлений деятельности данного предприятия. И желательно не только для бухгалтерии, а и для любого другого отдела, в работе у которого имеется определенный объем документации.

Вот, к примеру, образец графика документооборота отдела кадров:

Если вернуться к бухгалтерии, то это подразделение любого предприятия, имеет наибольшую ответственность за правильно составленную документацию. Ведь именно по их документам сдается отчетность во все государственные службы и инстанции. И если вдруг какой-нибудь из отделов не предоставит бухгалтеру очень важный документ, который не будет учтен до начала составления отчетности, то до сдачи придется переделать всю работу с самого нуля. Или же предоставить в налоговую службу, так называемую уточненку, после выявления не вошедшего в отчетность документа, так как в отчетность следующего раза внести его нет возможности из-за не состыковки даты. Например, отчетность в налоговую службу была сдана в первом квартале 2018 года и после ее сдачи на столе у бухгалтера «появилась» служебная записка о расходах на рекламную акцию, проведенную именно в тот период, за который отчет уже ушел в работу к налоговикам. А вставить ее в отчет за следующий квартал – не по правилам, так как искажается картина по реальным расходам в определенный отрезок времени.

Учитывая такие факторы риска, приходим к тому, что наличие графика документооборота в бухгалтерии является неотъемлемой частью системы внутреннего контроля в любой организации.

График документооборота в бухгалтерии в 2018 году

Как говорилось выше, найти стандартный образец графика документооборота нет возможности, соответственно к его составлению следует приложить усилия самим работникам отделов. Самый подробный график должен быть, конечно же, у бухгалтерии с учетом всех без исключения пунктов деятельности разных отделов предприятия.

На следующем этапе следует собрать сведенья обо всех документах, которые создаются во время деятельности предприятия. В этот список в обязательном порядке вносятся не только ежедневные, но и периодические, даже, можно сказать, совсем редкие бумаги.

Также при составлении графика обязательно вписывается сам процесс движения документов. Не оставляются без внимания даже те факторы деятельности предприятия, которые не контролируются бухгалтерией, но должны быть внесены в отчетности. Обычно подтверждением таких действий являются служебные записки или справки, которые также включаются в график документооборота.

Ответственность за первичную документацию

Так повелось традиционно, что для обработки первичной документации при бухгалтерии нанимаются отдельные работники. В их обязанности входит прием документов и последующая их передача по назначению. Так сказать, некие посредники между предприятием и бухгалтерами.

Пример оформления графика документооборота

Способ оформления графика – сугубо личное дело каждого. Кому-то, например, удобнее в виде таблицы.

А кто-то предпочитает составлять подобный документ в виде списка или схемы.

В каждом из этих способов имеются свои плюсы.

Для небольшой организации с не разносторонней деятельностью, лучшим вариантом графика станет текстовое оформление, которое не займет много времени.

Для крупного предприятия с разносторонней деятельность, идеальным помощником в ведении бухгалтерии станет составленный график документооборота в виде таблицы. Так как именно в таком варианте графика можно детально прописать информацию о каждом документе. На практике такие виды графика легко создаются при помощи таблиц Excel, позволяющей легко редактировать данные.

А более наглядным вариантом передвижения документации на предприятии является схематическое исполнение.

Внедряем сроки подачи документов в практику

После основной проделанной работы, остается установить сроки подачи документов для работников разных отделов и подразделений предприятия. В этом вопросе все так же, как и с выбором оформления, зависит от удобности. Можно установить сроки подачи документации в определенные числа рабочего календарного месяца или дни недели. Или же – на протяжении строго определенного промежутка времени, после создания.

Оповещение сотрудников

Если предприятие небольшое, то с ознакомлением работников с графиком документооборота бухгалтерии сложностей не возникнет. С предприятием, штат сотрудников которого весьма внушителен, дело обстоит немного сложнее. Но также решается.

Наименее трудоемким процессом ознакомления работающих на предприятии для бухгалтера станет составление дополнительного листа к графику, в котором будут проставляться подписи всех членов трудового коллектива, которые ознакомились с данным документом. Но к сожалению, этот вариант может внести некоторую путаницу и недопонимание в вопросах: что и когда сдавать.

Наиболее понятным и простым способом может стать индивидуальная выписка для каждого работника или подразделения. При помощи функций все той же любимой работниками офисов программы Excel, можно без лишних хлопот проделать данную операцию. И вручить сотрудникам под подпись о получении и ознакомлении.

Для того чтобы сроки подачи документов соблюдались можно ввести положение о снижении премий. И этот способ будет хорошей мотивацией для подачи документации в установленный срок.

Скачать образец бланка и пример графика документооборота в бухгалтерии

paperdoc.ru

График документооборота

График документооборота – это индивидуально разработанная схема взаимодействия всех его подразделений от момента создания (получения) документа до момента его передачи в архив (в места хранения).

График документооборота может быть составлен как для каждого структурного подразделения предприятия (например, для бухгалтерии), так и для того или иного нормативного либо внутреннего распорядительного документа (например, относительно заключения договоров).

За его основу берется перечень работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. График документооборота составляется в виде таблицы, на основе которой, в случае необходимости, могут быть созданы разного рода схемы и графики.

Существуют следующие виды графиков документооборота:

-типовые,

-унифицированные,

-индивидуальные.

Применение типовых и унифицированных графиков практикуется в основном на предприятиях, подчиняющихся одному органу управления. Индивидуальные графики разрабатываются для отдельно функционирующего предприятия.

График документооборота должен предусматривать оптимальное количество подразделений и обрабатывающих его лиц и время работы над ним.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

График или положение о документообороте

Сроки, в которые работник должен сдать первичку, и ответственность за просрочку нужно четко прописать в графике документооборота или специальном положении. Из него должно быть понятно, кто, в какие сроки и кому передает те или иные документы, кто их подписывает. Составить график главный бухгалтер должен сам, ведь ему виднее, когда и какой документ нужен. А руководителю компании достаточно утвердить этот график своим приказом.

Знакомить с общим графиком документооборота всех сотрудников необязательно. Для каждого можно подготовить выписку, которая касается лично его. В ней нужно перечислить документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и наименования подразделений, в которые должны быть переданы документы.

1.Нужен ли небольшому предприятию график документооборота?

2. Что такое документооборот?

3. Зачем нужен документооборот?

4. Как разрабатывается график документооборота

5. Зачем в бухгалтерии нужен график документооборота?

1.Нужен ли небольшому предприятию график документооборота?

2. Что такое документооборот?

3. Зачем нужен документооборот?

4. Как разрабатывается график документооборота

5. Зачем в бухгалтерии нужен график документооборота?

1.Нужен ли небольшому предприятию график документооборота?

2. Что такое документооборот?

3. Зачем нужен документооборот?

4. Как разрабатывается график документооборота

5. Зачем в бухгалтерии нужен график документооборота?

1.Нужен ли небольшому предприятию график документооборота?

2. Что такое документооборот?

3. Зачем нужен документооборот?

4. Как разрабатывается график документооборота

5. Зачем в бухгалтерии нужен график документооборота?

1.Нужен ли небольшому предприятию график документооборота?

2. Что такое документооборот?

3. Зачем нужен документооборот?

4. Как разрабатывается график документооборота

5. Зачем в бухгалтерии нужен график документооборота?

1.Нужен ли небольшому предприятию график документооборота?

2. Что такое документооборот?

3. Зачем нужен документооборот?

4. Как разрабатывается график документооборота

5. Зачем в бухгалтерии нужен график документооборота?

1.Нужен ли небольшому предприятию график документооборота?

2. Что такое документооборот?

3. Зачем нужен документооборот?

4. Как разрабатывается график документооборота

5. Зачем в бухгалтерии нужен график документооборота?

1.Нужен ли небольшому предприятию график документооборота?

2. Что такое документооборот?

3. Зачем нужен документооборот?

4. Как разрабатывается график документооборота

5. Зачем в бухгалтерии нужен график документооборота?

1.Нужен ли небольшому предприятию график документооборота?

2. Что такое документооборот?

3. Зачем нужен документооборот?

4. Как разрабатывается график документооборота

5. Зачем в бухгалтерии нужен график документооборота?

1.Нужен ли небольшому предприятию график документооборота?

2. Что такое документооборот?

3. Зачем нужен документооборот?

4. Как разрабатывается график документооборота

5. Зачем в бухгалтерии нужен график документооборота?

1.Нужен ли небольшому предприятию график документооборота?

2. Что такое документооборот?

3. Зачем нужен документооборот?

4. Как разрабатывается график документооборота

5. Зачем в бухгалтерии нужен график документооборота?

1.Нужен ли небольшому предприятию график документооборота?

2. Что такое документооборот?

3. Зачем нужен документооборот?

4. Как разрабатывается график документооборота

5. Зачем в бухгалтерии нужен график документооборота?

1.Нужен ли небольшому предприятию график документооборота.

-На небольших предприятиях значительно упорядочить обмен документами между сотрудниками и бухгалтерией можно с помощью обычных памяток. Как правило, они составляются для водителей, экспедиторов, а также работников, получающих денежные средства под отчет или отправляющихся в командировку. Помимо перечисления комплекта документов, которые должен привезти работник, памятка должна содержать и указания на то, как должны быть оформлены эти документы. Кроме того, совсем нелишним будет напомнить в ней и об обязанности сотрудника отчитаться за выданные деньги в течение трех дней по истечении срока, на который они выданы, либо в такой же срок после возвращения из командировки. Как показывает практика наших аудиторских проверок, наличие таких памяток существенно экономит время бухгалтера и, как следствие, ошибок в отчетности становится меньше.

-На крупных предприятиях оптимизация документооборота начинается, как правило, с составления графика документооборота. Из него должно быть понятно, кто, в какие сроки и кому сдает те или иные документы, кто их подписывает. При этом работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер, а утверждает своим приказом руководитель предприятия.

2. Что такое документооборот?

За свой «жизненный» путь документ проходит несколько стадий: создание, обработка, передача на хранение и уничтожение. Это и есть документооборот. Регламентировать этот процесс можно с помощью графика документооборота, инструкции по документообороту, положения о документообороте и т. д. Но большинство организаций используют именно график документооборота.

3. Зачем нужен документооборот?

4. Как разрабатывается график документооборота?

Унифицированной формы графика нет — каждой организации надо самостоятельно ее разработать. И чем больше организация, чем больше у нее видов деятельности, тем подробнее должен быть график.

5.Зачем в бухгалтерии нужен график документооборота?

Он позволяет объяснить сотрудникам порядок работы с документами, а также оптимизировать документооборот. Кроме того, в ряде случаев утвержденный график движения бумаг поможет снизить налоговые риски.

1.Какие существуют виды графиков документооборота?

2.Что такое график документооборота?

3. Срок сдачи приходных и расходных ордеров?

1.Какие существуют виды графиков документооборота?

-типовые,

-унифицированные,

-индивидуальные.

2.Что такое график документооборота?

это индивидуально разработанная схема взаимодействия всех его подразделений от момента создания документа до момента его передачи в архив

3.Срок сдачи приходных и расходных ордеров?

В день его составления

1.Какие существуют виды графиков документооборота?

-типовые,

-унифицированные,

-индивидуальные.

2.Что такое график документооборота?

3.Срок сдачи приходных и расходных ордеров?

В день его составления

1.Какие существуют виды графиков документооборота?

-типовые,

-унифицированные,

-индивидуальные.

2.Что такое график документооборота?

3.Срок сдачи приходных и расходных ордеров?

В день его составления

1.Какие существуют виды графиков документооборота?

-типовые,

-унифицированные,

-индивидуальные.

2.Что такое график документооборота?

3.Срок сдачи приходных и расходных ордеров?

В день его составления

1.Какие существуют виды графиков документооборота?

-типовые,

-унифицированные,

-индивидуальные.

2.Что такое график документооборота?

3.Срок сдачи приходных и расходных ордеров?

В день его составления

1.Какие существуют виды графиков документооборота?

-типовые,

-унифицированные,

-индивидуальные.

2.Что такое график документооборота?

3.Срок сдачи приходных и расходных ордеров?

В день его составления

1.Какие существуют виды графиков документооборота?

-типовые,

-унифицированные,

-индивидуальные.

2.Что такое график документооборота?

3.Срок сдачи приходных и расходных ордеров?

В день его составления

1.Какие существуют виды графиков документооборота?

-типовые,

-унифицированные,

-индивидуальные.

2.Что такое график документооборота?

3.Срок сдачи приходных и расходных ордеров?

В день его составления

1.Какие существуют виды графиков документооборота?

-типовые,

-унифицированные,

-индивидуальные.

2.Что такое график документооборота?

3.Срок сдачи приходных и расходных ордеров?

В день его составления

1.Какие существуют виды графиков документооборота?

-типовые,

-унифицированные,

-индивидуальные.

2.Что такое график документооборота?

3.Срок сдачи приходных и расходных ордеров?

В день его составления

1.Какие существуют виды графиков документооборота?

-типовые,

-унифицированные,

-индивидуальные.

2.Что такое график документооборота?

3.Срок сдачи приходных и расходных ордеров?

В день его составления

1.Какие существуют виды графиков документооборота?

-типовые,

-унифицированные,

-индивидуальные.

2.Что такое график документооборота?

3.Срок сдачи приходных и расходных ордеров?

В день его составления

studfiles.net

Первичные учетные документы: документооборот в бухгалтерии

Что такое документооборот и зачем он нужен

За свой “жизненный” путь документ проходит несколько стадий: создание, обработка, передача на хранение и уничтожение. Это и есть документооборот. Регламентировать этот процесс можно с помощью графика документооборота, инструкции по документообороту, положения о документообороте и т.д. Но большинство организаций используют именно график документооборота (Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105).

Бухгалтерия больше всех остальных подразделений заинтересована в наличии такого документа и соблюдении установленных им правил, поскольку из-за несвоевременного получения первички операции в учете отражаются не в том периоде, в котором они совершены, а порой возникают даже ошибки, которые исправлять приходится по правилам ПБУ 22/2010. Например, если водитель-экспедитор вовремя не передал накладные в бухгалтерию, то впоследствии это придется исправлять как ошибку, потому что в целом для организации это не новая информация, а новая она только для бухгалтера, получившего документ с опозданием. Кроме того, чтобы принять к вычету НДС по счетам-фактурам, своевременно полученным организацией, но оказавшимся в бухгалтерии только в следующем квартале, по мнению налоговиков, надо подать уточненку (Письмо ФНС России от 30.03.2012 N ЕД-3-3/1057@).
Именно с помощью графика документооборота можно назначить ответственных за составление и передачу документов лиц, а также установить конкретные сроки по передаче первички в бухгалтерию. Это позволит бухгалтеру получать документы вовремя. Кроме того, бухгалтеру не придется объяснять каждому сотруднику, какие документы и в какой срок надо сдавать в бухгалтерию.

Рассказываем руководителю
График документооборота является одним из элементов системы внутреннего контроля (СВК) (Пункт 41 Федерального правила (стандарта) аудиторской деятельности N 8, утв. Постановлением Правительства РФ от 23.09.2002 N 696). Чем выше надежность СВК, тем выше вероятность получения аудиторского заключения с минимальным количеством замечаний.

Кстати, график документооборота – это часть системы внутреннего контроля, и каждая организация должна наладить внутренний контроль хозяйственной деятельности. Этого требует новый Закон о бухучете (Статья 19 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Разрабатываем график документооборота

Унифицированной формы графика нет – каждой организации надо самостоятельно ее разработать. И чем больше организация, чем больше у нее видов деятельности, тем подробнее должен быть график.

Определяемся с документами

На первом этапе нужно очертить круг документов, которые образуются в процессе деятельности организации. Кроме ежедневной первички по кассе, МПЗ и кадровому учету, включите в график и документы по операциям, которые случаются нечасто (например, по представительским мероприятиям и рекламным акциям). Правильное оформление этих документов имеет большое значение для признания расходов.

В графике надо описать и процесс движения документов, подтверждающих определенные факты хозяйственной жизни, о наступлении которых бухгалтер может не знать, но отразить которые в учете обязан.

Поясним на примере. В бухгалтерском и налоговом учете кредиторскую задолженность перед ликвидированным поставщиком нужно списать в доходы на дату внесения в ЕГРЮЛ записи о его ликвидации (Пункт 6 ПБУ 4/99; п. 16 ПБУ 9/99; п. 18 ч. 2 ст. 250 НК РФ). Но следить за процессом ликвидации контрагента бухгалтер не обязан просто потому, что это не его задача. Значит, о ликвидации должен сообщить работник, в сферу компетенции которого входит работа с кредиторской задолженностью. И таких ситуаций множество. Подобные сведения могут представляться в бухгалтерию в виде справок или служебных записок, которые также надо включить в график документооборота. В нашем примере ответственный работник должен представить выписку из ЕГРЮЛ.

Назначаем ответственных лиц

С первичными документами все просто. Работники, в должностные обязанности которых входит составление первички, отвечают за ее правильное оформление (Пункт 6 ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). Этих же работников надо назначить ответственными за передачу документов в бухгалтерию. Чем меньше посредников между составителем документа и бухгалтерией, тем больше шансов, что документ не потеряется и поступит вовремя.

Чтобы распределить ответственность за оформление и передачу служебных записок или справок, внутри каждого подразделения назначьте ответственного. Например:

проблемные должники – старший менеджер по продажам;
решения собрания участников организации – старший юрисконсульт;
определение рыночной стоимости имущества – ведущий специалист отдела маркетинга по согласованию с руководителем производственно-технического отдела;
данные об очередных отпусках для расчета величины соответствующего оценочного обязательства (резерва) – руководитель отдела кадров;
определение срока полезного использования основного средства – ведущий специалист производственно-технического отдела.

Если не назначить ответственное должностное лицо, то в случае утери документа или нарушения срока его представления спросить будет не с кого. А значит, и поставленных целей бухгалтер не добьется.

Устанавливаем сроки

Срок, в который конкретный работник должен передать документы в бухгалтерию, пожалуй, самое важное в графике документооборота. Этот срок можно установить как определенное число месяца или количество дней, прошедших со дня составления или исполнения документа. Также надо учесть, что бухгалтеру может понадобиться не один день для обработки полученных документов и переноса данных из них в регистр. Например, в организации день выплаты заработной платы установлен 7-го числа. Бухгалтер расчетной группы начисляет заработную плату по всем подразделениям, и все документы по учету рабочего времени должны быть обработаны, допустим, к 5-му числу месяца. Поэтому поступить в бухгалтерию табели учета рабочего времени, приказы о премировании и т.п. должны не позже 1-го числа месяца.

Не забудьте отдельно указать в графике сроки передачи документов по командировкам. Ведь не секрет, что некоторые сотрудники имеют привычку до последнего держать документы у себя и отчитываются с опозданием, даже не подозревая, что срок для представления отчета установлен законодательно. Поэтому в графике документооборота пропишите для них обязанность отчитаться в трехдневный срок после окончания командировки (Пункт 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Итак, список документов подготовлен, сроки прохождения по подразделениям установлены, а ответственные лица назначены. Переходим к оформлению.

Выбираем способ оформления

График документооборота можно оформить в виде текста, таблицы или схемы. Если организация небольшая и документов мало, то подойдет текстовая форма. Некоторые бухгалтеры предпочитают составлять схему движения каждого документа, потому что это наглядно, просто и информативно. Но классический способ оформления графика – таблица, где каждая строка содержит сведения об одном документе. Разрабатывать график лучше в программе Excel, так как при обработке данных удобно использовать некоторые ее функции.

Какой бы способ вы ни выбрали, информацию нужно представить так, чтобы график было удобно читать вашим сотрудникам, ответственным за движение документа. Поэтому документы в графике необходимо располагать по определенному принципу, например в алфавитном порядке, тогда легко можно будет найти любой документ.

Этот вариант оформления удобен тем, что таблица охватывает весь перечень документов и ею будут пользоваться все сотрудники. Но если документов очень много, то график будет громоздким и сложным для восприятия. Поэтому такая форма оптимальна для небольших организаций.

График документооборота (по формам документов) может выглядеть так.

Наименование документа	Количество экземпляров	Создание документа		Представление документа			Ответственный за обработку документа	Срок хранения	Место хранения
Наименование документа	Количество экземпляров	Кто отвечает за создание и оформление	Кто утверждает (визирует, подписывает)	Кто	Кому	В какой срок	Ответственный за обработку документа	Срок хранения	Место хранения
Платежное поручение	1	Старший бухгалтер	Руководитель, главный бухгалтер	Старший бухгалтер	Операционист банка	Ежедневно, не позднее 15.00	Старший бухгалтер	5 лет с 1 января года, следующего за годом составления	До окончания календарного года – каб. 301, далее – каб. 308
Приходный ордер М-4	1	Кладовщик	Кладовщик, работник, сдающий материалы на склад, или представитель поставщика	Кладовщик	Бухгалтер по участку МПЗ	10-го, 20-го и 30-го числа месяца	Бухгалтер по участку МПЗ	5 лет со дня списания оприходованных по нему ценностей
Приходный кассовый ордер КО-1	1	Кассир	Главный бухгалтер, кассир	Кассир	Старший бухгалтер	Ежедневно в конце рабочего дня	Старший бухгалтер	5 лет с 1 января года, следующего за годом составления
Путевой лист грузового автомобиля	1	Менеджер по логистике	Менеджер по логистике, механик	Водитель	Бухгалтер по участку МПЗ	Ежедневно	Бухгалтер по участку МПЗ	5 лет с 1 января года, следующего за годом составления

Другой вариант – расположить документы с привязкой:

(или) к хозяйственной операции;

(или) к должностям и профессиям;

(или) к структурным подразделениям.

Например, для каждой хозяйственной операции описывается блок документов, которые необходимо составить, их движение, ответственные лица, сроки и места хранения. Сами документы внутри блока можно расположить в порядке их составления. Такой график удобен для восприятия, так как вся нужная информация для конкретного сотрудника или структурного подразделения сгруппирована в одном месте. Минусы такой подачи информации – в многократном повторении одних и тех же первичных документов для разных операций, например кассовых ордеров, платежных поручений, бухгалтерских справок, счетов-фактур. Поэтому составление такого графика займет больше времени, но зато из него легко сделать выписку для конкретного сотрудника. В качестве образца можно использовать такой график.

Наименование операции	Наименование документа	Количество экземпляров	Создание документа		Представление документа			Ответственный за обработку документа	Срок хранения	Место хранения
Наименование операции	Наименование документа	Количество экземпляров	Кто отвечает за создание и оформление	Кто утверждает (визирует, подписывает)	Кто	Кому	В какой срок	Ответственный за обработку документа	Срок хранения	Место хранения
Оплата счетов, выставленных поставщиками	Счет на оплату	1	Менеджер отдела закупок	Руководитель отдела закупок	Менеджер отдела закупок	Главный бухгалтер	В день наложения визы руководителем отдела закупок	–	5 лет с 1 января года, следующего за годом оплаты	До окончания календарного года – каб. 301, далее – каб. 308
	Перечень планируемых платежей	1	Главный бухгалтер	Руководитель	Главный бухгалтер	Старший бухгалтер	Ежедневно, не позднее 12.00	Старший бухгалтер	1 год с даты составления
	Платежное поручение	1	Старший бухгалтер	Руководитель, главный бухгалтер	Старший бухгалтер	Операционист банка	Ежедневно, не позднее 15.00	Старший бухгалтер	5 лет с 1 января года, следующего за годом составления

Готовый график должен утвердить и ввести в действие руководитель своим приказом.

Внедряем в практику

Теперь переходим к этапу “оповещения”. Каждый сотрудник, участвующий в документообороте, должен знать, что, как и когда он обязан делать. Есть два варианта:

(или) оформить дополнительный лист к графику документооборота, где сотрудники будут оставлять свои подписи, свидетельствующие об ознакомлении с графиком.

Трудозатраты бухгалтера по этому варианту минимальны, но сотруднику будет сложно запомнить что, кому и в какие сроки он должен передавать;

(или) сделать выписки из графика для каждого работника и раздать под расписку. Быстро сделать для работника выписку из графика поможет функция Excel “Данные – Фильтр – Автофильтр”. Документы, которые относятся ко всем сотрудникам сразу, например больничные листы, авансовые отчеты, нужно также включить в выписку, поставив несколько фильтров с условием “или”.

Но этого мало, надо, чтобы документ неукоснительно соблюдался всеми подразделениями. Для успешного внедрения нововведений:

(или) внесите изменения в должностные инструкции сотрудников: дайте ссылку на график документооборота, пропишите в обязанностях соблюдение сроков представления документов. Например, должностная инструкция кладовщика после внесения изменений может выглядеть так (изменения выделены курсивом).

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Кладовщика

2. Должностные обязанности:
– принимает материальные ценности;
– проверяет соответствие принимаемых на хранение материалов сопроводительным документам;
– составляет документы в соответствии с графиком документооборота на прием и списание материалов;
– ведет учет наличия материалов на складе и ведение отчетной документации по их движению;
– участвует в проведении инвентаризаций.
Кладовщик обязан:
– находиться на рабочем месте в специальной одежде;
– соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;
– соблюдать сроки представления документов, установленные графиком документооборота.

(или) закрепите обязанность соблюдать сроки передачи документов приказом по организации, если должностных инструкций у вас нет.

ПРИКАЗ

В целях организации рационального документооборота
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Всем сотрудникам ООО “Калинка” при составлении, получении, оформлении и передаче документов руководствоваться графиком документооборота.
2. Неукоснительно соблюдать сроки передачи документов, установленные графиком документооборота.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера.

Можно внести в положение о премировании условие о снижении размера премии или депремировании, если сроки передачи документов будут нарушаться. Это крайняя мера, но наказание рублем обычно самое действенное.

Обмен опытом
Косничева Лариса Александровна, главный бухгалтер ООО “ММ Индастри”
“Сложность при внедрении графика документооборота заключается еще и в том, что не все сотрудники готовы его соблюдать. Одним из действенных способов обязать работников соблюдать график является варьирование размера премии. Например, в нашей компании в положении о премировании установлен порядок начисления премии в зависимости от полученных результатов. И там же определены случаи, когда и на сколько размер премии может быть снижен. В частности, как одно из оснований для снижения размера премии мы указали следующее: “Нарушение сроков, установленных приказами и распоряжениями администрации, при сдаче финансовых документов в бухгалтерию”. Такая мера позволила добиться 100%-ной передачи в бухгалтерию счетов-фактур до 15-го числа месяца”.

* * *

При использовании графика документооборота нередко выявляется несбалансированность некоторых сроков. Например, документ долго находился на согласовании, а срок его представления уже прошел. Частая ситуация: появляются новые виды деятельности, документы по которым не учтены в графике документооборота. Например, организация начала работать с векселями или с электронными деньгами. Предусмотреть все нюансы заранее невозможно, но ничего страшного в этом нет: вы можете вносить в график изменения, постепенно совершенствуя его.

Февраль 2013 г.

Документы по теме:

www.mosbuhuslugi.ru

Обязан ли работодатель ознакомить работников с графиком отпусков | Журнал «Главная книга»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 22 июля 2011 г.

Содержание журнала № 15 за 2011 г.

Е.А. Шаповал, юрист, к. ю. н.

Мы благодарим Татьяну Альбертовну Калинину, ведущего экономиста Сыктывкарского филиала ОАО «Промсвязьбанк», за предложенную тему материала.

/ суть обсуждения / Работодатель не позднее чем за 2 недели до нового года обязан утвердить график отпусков на следующий годст. 123 ТК РФ. Бывает, что работодатель утвердил график отпусков, но не поставил о нем в известность работников. И только за 2 недели до начала отпуска уведомил работника о дате начала отпуска. Один из наших читателей поинтересовался, обязан ли работодатель знакомить работников под роспись с этим графиком после его утверждения и может ли работник отказаться уходить в отпуск по графику, если он не был в курсе планов начальства.

/ анализ ситуации / В ТК РФ сказано лишь то, что работодатель должен известить каждого работника об отпуске под роспись не позднее чем за 2 недели до его началаст. 123 ТК РФ.

Вместе с тем график отпусков — это документ, принимаемый работодателем в порядке, установленном для локальных нормативных актов, и обязательный как для работника, так и для работодателяст. 372, ст. 123 ТК РФ. И, как известно, работодатель обязан знакомить работников под роспись с документами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностьюст. 22 ТК РФ. Ведь пока работодатель не доведет до сведения работника содержание документа, он не будет обязательным для работника и работник не может его исполнять. Это нам подтвердили и в Роструде.

Из авторитетных источников

АНОХИН Алексей Васильевич

Начальник Правового управления Федеральной службы по труду и занятости

“График отпусков — это локальный нормативный акт, обязательный для принятия и исполнения как работодателем, так и работникамист. 123 ТК РФ. Это означает, что ни работодатель, ни работник не вправе в одностороннем порядке изменить установленное графиком время ухода в отпуск. Работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностьюст. 22 ТК РФ. В связи с этим утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников. В случае если работника не устраивает время отпуска, установленное в графике, он может попросить работодателя изменить его. С согласия работника время ухода в отпуск может быть изменено и по инициативе работодателя”.

То есть работодатель обязан ознакомить каждого работника с графиком отпусков любым удобным способом, но желательно под роспись.

А вот отказаться уходить в отпуск и письменно потребовать перенести его на другой срок работник может, только если работодательст. 124 ТК РФ:

<или>письменно уведомил его о начале отпуска позднее чем за 2 недели до его начала;
<или>выплатил ему отпускные позже чем за 3 дня до начала отпуска.

Кроме того, могут отказаться уйти в отпуск работники, которые имеют право на предоставление отпуска в удобное для них время, если при составлении графика отпусков работодатель не учел их пожелания. В частности, этост. 123 ТК РФ:

Вывод

Если вам не нужны конфликты с работниками, то ознакомьте их с графиком отпусков после его утверждения. Ведь это сделать не сложно. И не нужно бояться, что сотрудники начнут возмущаться. Какие работодатель установит сроки ухода работников в отпуск, в такие работники обязаны будут уходить в него (кроме нескольких исключений). Но у работников хотя бы появится возможность спланировать отпуск заранее (купить билеты и путевки).

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Кадры / оплата труда»:

2019 г.

В 2019 год — с новым МРОТ, № 1Работодатели должны отпускать работников на диспансеризацию, № 1

2018 г.

Директор-участник не отчитывается о подотчетных средствах, № 9Злободневные вопросы о расчетах с работниками, № 9Предрейсовые медосмотры обязательны не только для работников-водителей, № 9Увольнение по взаимному согласию, № 9Нюансы увольнения беременных по соглашению сторон, № 9Кому можно платить зарплату в валюте, № 9
Подотчетник не отчитался: что с НДФЛ и взносами, № 8Тест: особенности работы у предпринимателя, № 8Трудовые договоры: что вызывает вопросы у трудинспекторов, № 8Срочный договор у «малышей»: считаем работников, № 8Как выглядит дискриминация при подборе персонала, № 8
Налоговые последствия материальной помощи работникам, № 7Тест: как правильно перечислять зарплату сотрудникам, № 7Увольнение работника, имеющего ребенка-инвалида: есть особенности, № 7
Зарплатная просрочка: может длиться, может не длиться, № 6Оплачиваем добросовестный труд, переработки и штрафы, № 6
Разъяснения Роструда: что нового, № 5Параллельные миры: работа и «детский» отпуск, № 5Если сотрудник допущен к работе лицом, на то не уполномоченным, № 5
Материальный ущерб при правонарушении работника, № 4Принимаем на работу стажера, № 4
Тест: что беременным позволено на работе, № 3Штраф за бывшего госслужащего: как снизить или избежать, № 3Совместитель превращается в основного работника, № 3Защищаем секреты фирмы от разглашения работниками, № 3
Годовые премии в «зарплатной» отчетности, № 24«Кодируем» табель правильно, № 24Увольнение женщины-совместителя льготной категории, № 24Суббота 29 декабря и понедельник 31 декабря «меняются местами»: о чем надо помнить, № 24Выплаты работникам, которые выгодно начислить в декабре, № 24
Учет рабочего времени: считаем переработки, № 23Традиции января: праздничные будни и продолжение каникул, № 23«Новогодняя» зарплата: до или после?, № 23Выдаем работнику документы, «связанные с работой», № 23
Как составить Политику обработки персональных данных, № 22
Фотографии граждан: что нужно знать компании, № 21«Фотографические» страсти, № 21Уплата за работника его личных имущественных налогов, № 21
Новый отчет в центр занятости: слухи и реальность, № 20Как оформить повышение зарплаты сотруднику, № 20Психиатрическое освидетельствование работников, № 20Когда можно уволить беременную «срочницу», № 20
Региональный минимум как зарплатный ориентир, № 2«Зарплатные» последствия январских праздников, № 2Тест: все, что вы хотели знать о расчетных листках, № 2
Неэтичное поведение на работе: что это и как бороться, № 19Сокращение отсутствующих работников, № 19У работодателей может появиться новая ежеквартальная отчетность, № 19Работодатель не должен предлагать сокращаемому работнику временно свободные должности, № 19Не понравилось резюме соискателя: можно ли не объяснять почему, № 19
Где зарплатный минимум выше федерального МРОТ, № 18Берем сотрудников с ограниченными возможностями, № 18Директор ООО «просрочен», а нового не избрали? Продолжает руководить прежний директор, № 18
Переезд на работу в другую местность: о подъемных и не только, № 17Аренда жилья для иногороднего работника: как учесть, № 17
Оплата за выходной: если работа не основная, № 16КС: оплату за работу в выходной не считают исходя из голого оклада, № 16О чем работник должен сообщать бухгалтеру, № 16Как с помощью электронной пропускной системы доказать прогул, № 16
Готовим выписки из СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, № 15Заверяем копию раздела 3 расчета по взносам, № 15Самопроверки работодателей и снижение категории риска, № 15Копии и выписки из СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и РСВ для уволенного, № 15Когда можно не выплачивать премии работникам, № 15Пленум ВС о «малышах» и не только, № 15Тест: различные удержания из выплат работникам, № 15Как устранить ошибки во вкладыше в трудовую книжку, № 15Равнение на воинский учет, № 15
Труд водителей: изучаем изменения, № 13Трудовые гарантии для сотрудниц с детьми, № 13Недетские вопросы о юных работниках, № 13Приостановка работы на время ЧМ: что с зарплатой, № 13
Если к вам пришли студенты для прохождения практики, № 12Ненормированный рабочий день: о чем надо знать, № 12
Что может не понравиться трудинспекции в ПВТР, № 11Удерживать ли алименты с НДФЛ, возвращенного работнику после вычета, № 11Штрафы за нарушение режима труда и отдыха водителей, № 11С отправкой трудовой книжки по почте лучше не затягивать, № 11Неправильный интервал между выплатами частей зарплаты в ПВТР тоже нарушение, № 11
Перевод декретницы на другую должность: как оформить, № 10Когда выплачиваемая работникам компенсация питания и проезда облагается взносами, № 10Путевка на отдых за счет фирмы: что с налогами, № 10Трудовая дискриминация: мнение судов, № 10

2017 г.

Оформляем кадровые документы в случае смерти работника, № 9Выплаты семье умершего работника и их налогообложение, № 9
Увольнение работников по результатам аттестации, № 8Премия работнику: право или обязанность?, № 8Оформляем кадровые моменты в кадровых документах, № 8
Бухгалтер в компании с учеником, № 7Оформляем работу в период отпуска по уходу, № 7Дополнительное вознаграждение сдельщикам за неотработанные праздники, № 7Зарплата окладникам за первую половину мая, № 7
Решаем нестандартные вопросы при простое, № 6Как уволить работников компании-банкрота, № 6Одна должность — разные оклады: можно ли так?, № 6
Заполняем типовые трудовые договоры на микропредприятиях, № 5Оплата работы в предпраздничный день, № 5Переводим на другую работу по медицинским показаниям, № 5Если «медицинский» перевод не получился, № 5ЛНА или типовой трудовой договор?, № 5«Медицинский» перевод будущей мамы на другую работу, № 5Подача в ПФР сведений на будущего пенсионера, № 5Льготы для беременных сотрудниц, № 5
Подотчет не возвращен: НДФЛ и взносы, № 4Суточные сверх норм + увольнение: как быть с НДФЛ, № 4Кандидаты на должность водителей — зона особого внимания, № 4Разбираемся с выплатами при увольнении, № 4
Как распознать экс-госслужащего, № 3Уведомляем о приеме экс-госслужащего, № 3Увольнение: организационные вопросы, № 3Экс-госслужащий: конфликт интересов, № 3
Образцы заявлений работников: топ-5 по популярности, № 24Индексация зарплаты: выводы Верховного суда, № 24Оплатили работникам спортзал — не забудьте начислить налоги и взносы, № 24
«Новогодняя» работа, отпуска и премии, № 23Оплата жилья иногороднего работника: что с налогами и взносами, № 23
Зарплатная индексация: личное дело работодателя?, № 21Тест: оформляем и оплачиваем совмещение должностей, № 21Новогодние каникулы с последующим увольнением, № 21Штрафовать сотрудников за рабочие проступки нельзя, № 21
Кадровая бухгалтерия, № 20Улыбайтесь, вас снимают на видео!, № 20Страсти вокруг медкнижки, № 20Можно ли отказать в приеме на работу без военного билета, № 20
Оформляем и оплачиваем время простоя, № 2Расчет 6-НДФЛ: в какой строке что отразить, № 2
Кадровые будни: премируем, наказываем, № 19Аванс по зарплате: удобнее расчетный или фиксированный?, № 19Работник-инвалид: закрываем квоту, № 19
Как сформулировать условие о зарплате в трудовом договоре, № 18Отдел кадров в ведении бухгалтера, № 18Будет ли штраф за досрочную выплату зарплаты, № 18
Работник-инвалид: трудовые нюансы, № 17Региональные праздники: что делать работодателю, № 17
Можно ли принять на работу с выходного дня, № 16
Работник в счет зарплаты покупает у фирмы имущество, № 15Зарплатные удержания: что изменилось, № 15Премия для директора: разбираем отдельные ситуации, № 15Перевод к другому работодателю, № 15У сотрудника рабочий день (смена) больше 8 часов: нужна ли отработка за «донорский» выходной, № 15
Работники «на дистанции»: есть нюансы, № 14Тест: с кем держать ухо востро при приеме на работу, № 14Документы «навынос» для увольняющегося работника, № 14Отстранение от работы или «виновный» простой: главное — не перепутать, № 14Устраняем неправильную печать в трудовой книжке, № 14Когда работник-донор теряет один законный выходной, № 14
Директор — на особом кадровом счету, № 13Неполное время и оплата работы в выходные: новые правила, № 13Если дата окончания срочного трудового договора пришлась на выходной день, № 13
Если начало отпуска приходится на первые дни месяца, № 12МРОТ увеличился: что нужно сделать, № 12Кадровые подсказки для бухгалтера, № 12Разовый перенос даты выплаты зарплаты, № 12
«Донорский» выходной день: что нужно знать, № 11Считаем компенсацию руководителю за увольнение, № 11
Командировочные при повышении квалификации, № 10Премии уволившимся сотрудникам: налогообложение и отражение в отчетности, № 10Невыплата компенсации за задержку зарплаты грозит работодателю штрафом, № 10
Кого и зачем направят на независимую оценку квалификации, № 1«Наркосправка» при приеме на работу, № 1Работников можно направить на оценку квалификации, № 1Начисление годовой премии в декабре, № 1

glavkniga.ru

Как ознакомить сотрудников с графиком работы? | Вопросы подписчиков

Уважаемые коллеги, Прошу проконсультировать по вопросу ознакомления работников с графиком работы (гибкий режим рабочего времени или сменная работа).Возможен ли следующий вариант:В конце года выпускается приказ по компании, сотрудники подписывают указанный приказ на самом листе приказа.Формулировка приказа (на бланке компании):_________________________________________________________________________________________________ПРИКАЗ № 10об утверждении графика работы на 2016 годг. Мытищи 01.12.2015ПРИКАЗЫВАЮ:1. Утвердить график работы для работников Магазина Мытищи на 2016г., приведенный в приложениях 1-12 к настоящему приказу.2. Всех вновь принятых работников в 2016 году знакомить с графиками работы под подпись в Трудовом договоре.3. Контроль за исполнением графика оставляю за собой.Генеральный директор К.А. КручининNп/п Ф.И.О. работника Должность Дата Личная подпись работника1 Степанов Алексей Юрьевич Администратор 2 Шаталов Алексей Александрович Администратор 3 Рыбакова Елена Павловна Кассир 4 Пелевин Андрей Николаевич Кладовщик ____________________________________________________________________________________________________Соответственно все новые сотрудники будут подписывать ознакомление с графиками работы в трудовых договорах:С графиком сменности для: Смена 1 ознакомлен (а), согласен (-сна), обязуюсь выполнять ____________________/ Ежов М.В. /подпись Фамилия И.О. Заранее спасибо!Софья

Ответ на вопрос:

Да, это правомерно.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Скачать все приказы

Действующим законодательством конкретно не прописан порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами, графиками сменности и т.п. Поэтому работодатель вправе самостоятельно установить соответствующий порядок, в том числе, процедуру ознакомления, описанную в Вашем вопросе (ст. 8, 22 ТК РФ). Это правомерно и не противоречит действующему законодательству.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ситуация: В каких случаях работодатель не обязан соблюдать месячный срок для ознакомления сотрудника с графиком сменности

Комментарий адвоката Тамары Куценко по электронному документообороту / Приказы работодателя / Шереметьевский Профсоюз Летного Состава

11 мая 2015 г.

Как было сказано в предыдущей статье, трудовое законодательство (ст. 22 ТК РФ) предусматривает обязанность работодателя знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами(ЛНА), непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Как правило, от лица работодателя в этом вопросе выступает специалист по кадрам, в отдельных случаях знакомить работников с определенными документами могут и руководители структурных подразделений или иные уполномоченные лица, обозначенные в соответствующих приказах(распоряжениях) работодателя и имеющие данные полномочия в должностной инструкции.

К сожалению, Трудовой кодекс не содержит ни определения локального акта, ни перечня документов, которые можно считать локальными актами.

Принято считать, что ЛНА – это принимаемые работодателем и содержащие правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение к неопределенному кругу лиц. Несомненно, локальными актами являются Правила внутреннего трудового распорядка, различные положения (о персональных данных, об оплате труда, об аттестации), инструкции по охране труда, штатное расписание и график отпусков и т.п.

Приказы же работодателя относятся к организационно-распорядительным документам, как и табели учета рабочего времени, графики сменности и др.

Не относятся к локальным нормативным актам коллективные договоры и соглашения, письма, содержащие информацию из СМИ, а также различной агитационной направленности. Так как отсутствует законодательное закрепление о сроках и форме ознакомления штата предприятия с графиком работы, то работодатель самостоятельно устанавливает срок и порядок, согласно которому каждый сотрудник знакомится с графиком работы.

Конечно желательно, чтобы работники знали заранее (желательно за 1 месяц до начала периода) о вводе такого графика. Для быстрого уведомления сотрудников необходимо использовать электронный документооборот.

На сегодняшний день, нормативных документов, разрешающих использование электронной подписи (ЭП) в кадровом документообороте, а также запрещающих ее использование как таковых нет. Между тем закон предусматривает, что положения ЛНА -должны быть непосредственно связаны с трудовой деятельностью работника. ФЗ-63 обеспечивает юридическую сиу документов подписанных ЭП. Поэтому для кадрового документооборота целесообразно было бы использовать усиленную ЭП, поскольку она позволяет подтвердить отсутствие внесения изменений в электронный документ после его подписания.

Для использования внутри компании простой ЭП будет достаточно внутреннего Регламента, определяющего правила использования такой подписи на электронных документах. С ознакомлением всех заинтересованных лиц и приказа по компании об использовании такого вида ЭП. Для электронных документов действует ГОСТ 6.10.4-84 “Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения”. Этот Стандарт устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, которые придают электронному документу юридическую силу, а также устанавливает порядок внесения в них изменений. Так электронный документ должен содержать:

– регистрационный номер;

– регистрационную дату;

– подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа или утвердившего документ;

– содержание документа;

– наименование организации – создателя документа;

– доверенная система обработки электронных документов (доверенное хранилище).

– местонахождение организации – создателя документа или почтовый адрес.

Возможно использование дополнительных реквизитов, главное, чтобы можно было однозначно идентифицировать. Компетентность автора документа должна подтверждаться уставом организации, должностными инструкциями и приказами об установлении соответствующих полномочий.

Электронный документ – информация, зафиксированная в форме, требующей применения компьютера или другой машины для ее обработки, и подпадающая под юридическое определение понятия “документ” в соответствии с законодательством.

Транспортирование (передача, пересылка и т.д.) документа на машинном носителе и машинограммы должно осуществляться с сопроводительным письмом и приобретают юридическую силу после выполнения требований стандарта и подписания сопроводительного письма. Подлинником документа на машинном носителе является первая по времени запись документа на машинном носителе и содержащая указание, что этот документ является подлинником.

Подлинником машинограммы является первый по времени напечатанный средствами вычислительной техники экземпляр документа на бумажном носителе и содержащий указание, что этот документ является подлинником.

Для ввода ЭП в документооборот организации достаточно внутреннего документа (п.1.ст.3.ФЗ 63 «Об электронной подписи»), регламентирующие использование ЭП в организации: приказ руководителя компании об использовании ЭП, приказ о назначении ответственного сотрудника или подразделения за использование ЭП в компании, положение об ЭП, регламент использования ЭП. В перечисленных документах необходимо, указать условия признания электронных документов ,подписанных ЭП, равнозначным документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью (ст.6.ФЗ 63 «Об электронной подписи»), указать кто будет оператором , какие документы возможно пересылать, какие нет и т.п.

К тому же переход на электронный документооборот это всего лишь право работника, которое не должно быть нарушено, поскольку никто не может заставить его использовать электронные средства идентификации.

Юридическую силу электронному документу, равно как и бумажному, придают следующие условия: во-первых, наличие в документе обязательных реквизитов и соблюдение правил отображения этих реквизитов, которые должны строго регламентироваться, во-вторых, компетентность автора создавать и подписывать документы такого рода (тоже должно быть закреплено в документах работодателя), в-третьих, гарантия целостности и подлинности.

Работодателю следует учитывать, что документы, касающиеся трудовых отношений с дистанционным работником (приказ о приеме на работу, правила внутреннего трудового распорядка, приказы о прекращении трудового договора, о переводе, листок временной нетрудоспособности и т.д.), все равно оформляются в бумажном виде.

Просто делается копия этих документов в электронной форме, которая заверяется квалифицированной электронной подписью работодателя и направляется дистанционному работнику на ознакомление. Именно эту копию работник и подписывает своей электронной подписью. Необходимо отметить, что трудовым законодательством не регламентируется порядок ознакомления работников с ЛНА и способы фиксации подписи работников. Работодатель вправе использовать любые удобные ему способы ознакомления.

На практике, ознакомление работников путем рассылки ЛНА по электронной почте или размещения на странице в Интернете, на информационных досках, в корпоративных изданиях и т.п., должно обязать стороны трудовых отношений направлять друг другу подтверждение получения электронного документа.

При этом ознакомление лиц, находящихся в это время в отпусках, служебных командировках, на «больничном» и т.п., обычно осуществляется в первый день их выхода на работу.

Согласно ч. 5 ст. 37 Конституции РФ каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируются установленные законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск. Ст. 106 ТК РФ содержит определение времени отдыха: это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению. Следовательно, в течение времени отдыха на работника не распространяется юрисдикция работодателя. Работник в это время не обязан выполнять задания и указания работодателя, требования локальных нормативных актов, в том числе, правил внутреннего трудового распорядка и т.п.

Однако, если работодатель оговаривает сроки ознакомления с документами, то они должны быть четко закреплены на уровне организации, и иметь определенную последовательность, и не противоречить действующему законодательству.

Поскольку трудовой договор – это не сделка, и применить к нему правила о сделках невозможно. Ведь основной признак трудового договора – это подчинение работника работодателю, его требованиям (требованиям локальный актов, утверждаемых работодателем, приказов, распоряжений), в трудовых отношениях. К тому же в п. 6 ст. 86 ТК РФ закреплено, что «при принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения».

Следовательно, информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями с конкретным работником и полученная электронным способом, не может быть положена в основу управленческого акта, а тем более оформлять юридические права и обязанности сторон или влечь какие-либо правовые последствия.

К тому же, кадровая документация должна беспрепятственно предъявляться государственным инспекторам труда при осуществлении ими надзорно-контрольной деятельности, а также другим проверяющим – специалистам пенсионного фонда, фонда социального страхования и др., а при отсутствии документов – будет означать нарушение законодательства о труде и будет наказываться в соответствии с КоАП РФ.

С позиции интересов работника, ведение кадровой документации на бумажных носителях способствует обеспечению сохранности документов о стаже (в том числе льготном), о заработке, что необходимо для назначения пенсии и т. п.

В соответствии со статьей 105 ТК РФ работодатель с учетом мнения профсоюза может принять ЛНА о разделении рабочего дня на части, поскольку основанием для такого разделения может служить особый характер труда (пилоты), различающегося по интенсивности в течение рабочего дня.

Отношения вне рабочего времени, которое работник вправе использовать по своему усмотрению, не являются трудовыми и не могут регулироваться трудовым законодательством и тем более локальным нормативным актом.

Под рабочим временем понимается продолжительность рабочего дня, рабочей недели, установленная законодательством, а также время, которое трудящийся находится на предприятии в связи с выполняемой им работой. В зависимости от назначения рабочее время делится на время работы и время перерывов.

Под временем работы понимается часть рабочего дня, в течение которой производиться выполняемая работа. Под временем перерывов понимается часть рабочего дня, в течение которой трудовой процесс не осуществляется по различным причинам.

Считаю, что в любом случае работодатель не вправе требовать от работника выполнения каких-либо обязанностей, связанных с трудовыми отношениями, за пределами рабочего времени (за исключением случаев сверхурочной работы), то есть в течение времени отдыха работника. Чтобы снять все спорные вопросы по рабочему времени, лучше всего, по аналогии с приведенными примерами, подробно указать в правилах внутреннего трудового распорядка, какие именно периоды относятся к рабочему времени.

Также необходимо различать понятия “рабочее время” и “режим рабочего времени”. Рабочее время – это продолжительность времени работы (например, 40 часов, 36 часов и т.д.), а режим рабочего времени – это распределение установленной работникам нормы рабочих часов в конкретном календарном периоде.

Работодатель в соответствии с ч. 1 ст. 372 ТК обязан направить в выборный профсоюзный орган, представляющий интересы всех или большинства работников, проект правил внутреннего трудового распорядка. Выборный орган профсоюзной первичной организации в соответствии с ч. 2 ст. 372 ТК РФ обязан не позднее пяти рабочих дней с момента получения проекта указанного локального нормативного акта направить работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме. Если мотивированное мнение выборного профсоюзного органа не содержит согласия с проектом правил внутреннего трудового распорядка, либо содержит предложения по совершенствованию этого проекта, работодатель может согласиться с этим мотивированным мнением, либо обязан в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с выборным профсоюзным органом работников в целях достижения взаимоприемлемого решения (ч. 3 ст. 372 ТК РФ).
При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель вправе принять локальный нормативный акт, содержащий нормы трудового права, который может быть обжалован в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд.

Выборный орган профсоюзной организации также имеет право начать процедуру коллективного трудового спора в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации (ч. 4 ст. 372 ТК РФ). Государственная инспекция труда обязана в течение одного месяца со дня получения жалобы выборного органа первичной профсоюзной организации провести проверку и в случае выявления нарушения выдать работодателю предписание об отмене правил внутреннего трудового распорядка, обязательное для исполнения.

Подводя итог вышесказанному, хочу отметить, что независимо от того, установлена ли на предприятии система электронного документооборота, все кадровые документы, по которым трудовое законодательство, трудовой договор, коллективный трудовой договор требуют согласия работника, надо хранить на бумажном носителе, с подписями уполномоченных лиц и работника. Так как если хранить приказы по кадровому составу в электронном виде, а отдельно расписку работника об ознакомлении в бумажном варианте, то при возникновении конфликта работник может сказать, что был ознакомлен вовсе не с тем документом, который надлежащим образом сохранен в организации.

Также можно сделать однозначный вывод, что работник вправе обжаловать любое действие работодателя, нарушающие трудовые отношения в соответствующие инспекции.

Тамара Куценко, партнер международного проекта “Найдем адвоката”

www.shpls.org

здравствуйте, ежегодно организация составляет график отпусков на следующий год. Всех сотрудников под роспись знакомят с этим документом. Далее сотрудник пишет заявление на отпуск на основании графика отпусков, с которым он был ознакомлен. Обязана ли

здравствуйте, ежегодно организация составляет график отпусков на следующий год. Всех сотрудников под роспись знакомят с этим документом. Далее сотрудник пишет заявление на отпуск на основании графика отпусков, с которым он был ознакомлен. Обязана ли организация за 2 недели уведомлять в письменном виде под роспись сотрудников об отпуске по графику? И если этого организация не делает, какие штрафы ей грозят? И является ли ознакомление сотрудника с графиком отпусков под роспись после утверждения этого документа директором и наличия личного заявления на отпуск гарантом тому, что штрафные санкции к организации применять не будут?

Ответ на вопрос:

Заявление на отпуск не предусмотрено Трудовым кодексом – это не обязательный документ, а извещение работника о времени начала отпуска под роспись, не позднее чем за две недели до его начала – это требование Трудового кодекса. Таким образом, заявление работника не является альтернативой извещению работника о начале отпуска.

Очередность предоставления отпусков определяет график отпусков, а не заявление работника. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ч. вторая ст. 123 ТК РФ). Поэтому, наличие графика отпусков обязательно, так как требование о его наличии установлено Трудовым кодексом. Трудовым кодексом не установлено понятие «заявление работника», хотя, например, установлено, что ежегодный оплачиваемый отпуск, в случаях установленных статьей 124 Трудового кодекса, должен быть перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника (ч. первая ст. 124 ТК РФ). Однако требование к заявлению работников не определено. Анализ трудового законодательства позволяет сказать, что письменное заявление работника – это его официальное письменное обращение к работодателю, которое направлено на реализацию его прав и интересов или на устранение тех или иных недостатков в деятельности организации. Поэтому, с заявлением работник может обратиться, например, в случае переноса отпуска на другой срок.

Трудовым кодексом установлено, что о дате начала отпуска сотрудника нужно известить под подпись не позднее чем за две недели до его начала (ч. третья ст. 123 ТК РФ). Формы и способы извещения Трудовым кодексом не установлены, выбор за работодателем. Это может быть самостоятельно разработанная форма извещения или уведомления сотрудников, журнальная форма, ведомость, в графике отпусков предусмотреть дополнительный столбец «О дате начала отпуска извещен». Также в приказе на отпуск, если он издан не позднее чем за 2 недели до отпуска, можно предусмотреть дополнительную строку «О дате начала отпуска извещен». Главное – в любом из приведенных вариантов «извещение» исходит от работодателя.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ситуация: Нужно ли уведомить сотрудника о предстоящем отпуске, который запланирован в графике

О дате начала отпуска сотрудника нужно известить под подпись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Формы и способы такого извещения организация определяет самостоятельно. Это могут быть отдельные извещения или уведомления сотрудников, ознакомительные листы и ведомости, проекты приказов (распоряжений) и т. п.

Например, можно оформить уведомление о предстоящем отпуске в произвольной форме. Другой вариант: составить приказ об отпуске по форме № Т-6 или самостоятельно разработанной форме и ознакомить с ним сотрудников заранее: за две недели до начала отпуска.

Также можно унифицированную форму № Т-7 графика отпусков или самостоятельно разработанную форму дополнить двумя дополнительными графами. В одной из которых сотрудники будут расписываться в том, что им известна дата начала отпуска, а в другой – указывать дату уведомления о начале отпуска.

Требования законодательства о предварительном уведомлении сотрудника о дате начала отпуска во всех указанных выше случаях будут соблюдены.

Аналогичные разъяснения даны в письме Минтруда России от 30 июля 2014 г. № 1693-6-1, а также пункте 4 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1.

Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

24.06.2017

С уважением и пожеланием комфортной работы, Ирина Павлова,

эксперт Системы Кадры