Уважаемые читатели! Если вы нуждаетесь в консультации специалиста по вопросам открытия и организации бизнеса (предпринимательскому праву), онлайн-кассам, рекомендуем сразу обратиться к нашим квалифицированным практикующим юристам:

Москва и область: +7 (499) 455-12-46

Санкт-Петербург и область:

biz-faq.ru

Заполнение трудовых книжек в примерах

Изменение фамилии

Пример внесения записи в трудовую книжку об изменении фамилии в связи со вступлением в брак

Пример внесения записи в трудовую книжку об изменении фамилии в связи с расторжением брака

Пример внесения записи в трудовую книжку об изменении фамилии на основании паспорта (при изменении фамилии по желанию работника)

Специальность и образование

Пример внесения в трудовую книжку дополнения в сведения о специальности работника

Пример дополнения записей в трудовой книжке об образовании, профессии, специальности

Пример дополнения записей в трудовой книжке об образовании на основании диплома бакалавра и сведений о специальности на основании диплома специалиста

Прием на работу

Пример внесения записи в трудовую книжку о приеме на работу после службы в армии

Пример внесения записи в трудовую книжку о приеме на работу после окончания школы, колледжа, ВУЗа

Перевод

Пример внесения записи в трудовую книжку о переводе в другое структурное подразделение (без изменения наименования должности)

Пример внесения записи в трудовую книжку о переводе на другую должность

Пример внесения записи в трудовую книжку о переводе в другое структурное подразделение на другую должность

Повышение квалификации

Пример внесения записи в трудовую книжку о присвоении работнику нового разряда

Пример внесения записи в трудовую книжку об установлении второй и последующих профессий, специальности или иной квалификации

Пример внесения записи в трудовую книжку об обучении

Совместительство

Пример внесения записи в трудовую книжку о работе по совместительству

Пример внесения записи в трудовую книжку о работе по совместительству в предшествующий период

Пример внесения записи в трудовую книжку о работе по совместительству (2)

Пример внесения записи в трудовую книжку о работе по совместительству (3)

Пример внесения записи в трудовую книжку о работе по совместительству в той же организации

Пример внесения записей в трудовую книжку в случае, когда работа по совместительству является для работника основной

Переименование организации

Пример внесения записи в трудовую книжку о переименовании организации

Увольнение

Пример внесения записи в трудовую книжку об увольнении

Пример внесения записи об увольнении в трудовую книжку при наличии уважительных причин

Пример внесения записи в трудовую книжку о приеме и увольнении при заключении срочного трудового договора

Пример внесения записи в трудовую книжку об увольнении и приеме на работу в порядке перевода в другую организацию

Пример внесения записи в трудовую книжку о прекращении трудового договора в связи со смертью работника

Дубликат и вкладыш

Пример оформления титульного листа дубликата трудовой книжки

Пример оформления отметки в трудовой книжке о выдаче вкладыша

Пример оформления работающему сотруднику дубликата трудовой книжки, которая была утрачена по вине организации

Пример оформления дубликата трудовой книжки по последнему месту работы

Стаж

Пример внесения записи в трудовую книжку о восстановлении непрерывного трудового стажа

Пример внесения записи в трудовую книжку о невключении времени работы в период отбытия наказания в виде исправительных работ в непрерывный трудовой стаж

Исправление ошибок

Пример исправления ошибки в трудовой книжке, допущенной в наименовании организации

Пример исправления ошибки в трудовой книжке, допущенной в наименовании организации (2)

Пример исправления ошибочной записи в трудовой книжке, сделанной в другой организации

Пример исправления записи, ошибочно внесенной в трудовую книжку другого работника

Пример исправления записи, внесенной в трудовую книжку ошибочно

Пример исправления записи в трудовой книжке с ошибочный указанием даты приказа

Пример исправления записи в трудовой книжке с ошибочной датой приема на работу

Пример исправления ошибочной записи в трудовой книжке сделанной в данной организации

Пример исправления ошибочной записи в трудовой книжке обнаруженной при увольнении работника

Пример исправления записи в трудовой книжке по истечению определенного периода после увольнения работника, если исправление вносится организацией, допустившей ошибку

Награждения и Поощрения

Пример внесения записи о награждении в трудовую книжку старого образца

Пример внесения записи о награждении в трудовую книжку нового образца

Пример внесения записи о поощрении в трудовую книжку старого образца и завершение ведения этого раздела при увольнении

Пример исправления ошибочно внесенной записи в трудовую книжку о награждении

Руководитель организации

Пример внесения записи в трудовую книжку о назначении на должность руководителя акционерного общества

Пример внесения записи в трудовую книжку о назначении на должность руководителя унитарного предприятия

Пример внесения записи в трудовую книжку о назначении на должность руководителя общества с ограниченной ответственностью

Пример внесения записи в трудовую книжку о переводе на должность руководителя акционерного общества, работника ранее принятого в организацию

Пример внесения записи в трудовую книжку о работе по совместительству (внешнему) руководителя организации

Пример внесения записи в трудовую книжку об увольнении руководителя организации

Оформление руководителя организации

Авторы:
Андреева В.И. 
Педченко Л. А.
по материалам журнала “Справочник кадровика”

hr-portal.ru

Записи в трудовой книжке. Образцы записей в трудовой книжке

Запись в трудовой книжке о военной службе, об обучении

Оформление в трудовой книжке записи о военной службе

В графе 1 раздела «Сведения о работе» проставляется порядковый номер записи, в графе 2 – дата внесения записи (число, месяц, год – цифрами), в графе 3 – период и место службы, например: «С 20.10.2004 по 10.10.2006 находился в рядах Российской Армии», в графе 4 – наименование документа (основания внесения записи) – военный билет, его серия и номер.

Оформление в трудовой книжке записи об обучении

Записи о времени обучения в ВУЗе, начиная с 01.12.2003 года, уже не вносятся в трудовую книжку.

Вносятся сведения об обучении на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации.

В графе 1 раздела «Сведения о работе» проставляется порядковый номер записи, в графе 2 – дата внесения записи (число, месяц, год – цифрами), в графе 3 – период и место обучения, например: «В период с 03.11.2011 по 24.11.2011 обучался на курсах повышения квалификации в Московском институте открытого образования», в графе 4 – наименование приказа руководителя либо другого документа (основания внесения записи), его дата и номер.

Запись в трудовой о приеме на работу

При приеме на работу в графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается полное и сокращенное (при его наличии) наименование организации либо полное наименование индивидуального предпринимателя – его фамилия, имя отчество. Следует отметить, что данная запись не нумеруется.

Затем ниже следует непосредственно запись о приеме: в графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 – дата приема (число, месяц, год – цифрами), в графе 3 – запись «Принят/а в отдел <наименование структурного подразделения> на должность <наименование должности>», в графе 4 – наименование документа (основания внесения записи), его дата и номер.

Запись в трудовой о переводе

При переводе на другую должность внутри одной и той же организации в графе 1 раздела «Сведения о работе» проставляется порядковый номер записи, в графе 2 – дата перевода (число, месяц, год – цифрами), в графе 3 – запись «Переведен/а в отдел <наименование структурного подразделения> на должность <наименование должности>» или «Назначен/а на должность <наименование должности>», в графе 4 – наименование документа (основания внесения записи), его дата и номер.

Временные переводы в трудовую не записываются.

Запись об увольнении, увольнении переводом в трудовой книжке

При расторжении трудового договора в графе 1 раздела «Сведения о работе» проставляется порядковый номер записи, в графе 2 – дата увольнения (число, месяц, год – цифрами), в графе 3 – запись о причине увольнения со ссылками на соответствующие статьи Трудового кодекса Российской Федерации (ст. 77, 81 ТК РФ) или другого федерального закона, в графе 4 – наименование документа (основания внесения записи), его дата и номер. Датой увольнения считается последний день работы сотрудника.

Записи заверяются подписями работодателя или ответственного лица, печатью организации и подписью владельца трудовой книжки.

• Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации;
• Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации;
• Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации;
• Уволен по собственному желанию в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации;
• Уволен за прогул, подпункт «а» пункта 6 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации;
• Уволен в связи с ликвидацией предприятия, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации;
• Уволен в связи с неудовлетворительным результатом испытания, часть 1 статьи 71 Трудового кодекса Российской Федерации;
• Уволен в порядке перевода по просьбе работника (либо с согласия работника) в <полное наименование организации>, пункт 5 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Записи о награждениях

При награждениях за трудовые заслуги в графе 3 раздела «Сведения о награждении (поощрении)» указывается полное и сокращенное (при его наличии) наименование организации либо полное наименование индивидуального предпринимателя – его фамилия, имя отчество. Следует отметить, что данная запись не нумеруется.

Затем ниже следует непосредственно запись о награждении: в графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 – дата награждения (число, месяц, год – цифрами), в графе 3 – запись, чем награжден и за что, в графе 4 – наименование документа (основания внесения записи), его дата и номер.

Образец заполнения титульного листа можно просмотреть и скачать в статье Инструкция по заполнению трудовых книжек.

working-papers.ru

образцы заполнения в трудных ситуациях

Источник: журнал «Главбух»

Из-за ошибки в трудовой книжке сотрудник может потерять стаж, который так нужен ему для хорошей пенсии. Поэтому сделать запись в трудовой важно правильно. Вот только на деле не всегда удается подобрать идеальную формулировку. Мы подготовили для вас образцы записей в трудовую книжку для различных ситуаций.

Работник увольняется по своей инициативе или по другой причине

Начнем с самой распространенной ситуации, когда требуется внести запись в трудовую книжку — увольнение. И сразу дадим подсказку: причину, по которой вы расторгаете трудовой договор, формулируйте точно так же, как это основание прописано в Трудовом кодексе РФ. Ну или в другом федеральном законе, если это какой-то особый случай (ч. 5 ст. 84.1 этого кодекса). А завершите эту запись ссылкой на номер статьи, ее часть и пункт, где обозначена соответствующая причина увольнения.

Допустим, вы увольняете работника по его собственному желанию. Тогда, делая запись об этом в трудовой книжке, нужно сослаться на пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ. Ведь именно так требует поступать пункт 15 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее — Правила).

Ваш сотрудник берет отпуск перед увольнением по своему желанию? В таком случае сама запись о причине расторжения трудового договора будет такой же, как обычно. Только днем увольнения поставьте именно дату окончания отпуска (ч. 2 ст. 127 Трудового кодекса РФ). Это число укажите в графе 2 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки, даже если оно выпадает на выходной или праздник.

Но, само собой, рассчитать работника и выдать ему документы вы должны в его последний рабочий день, который предшествует отпуску (письмо Роструда от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1). Поэтому в графе 4 той же строки можете отразить реквизиты приказа о прекращении трудового договора или о предоставлении отпуска с последующим увольнением.

Образец записи в трудовую книжку об увольнении работника «по собственному» вы найдете далее в статье. А набор формулировок для других распространенных оснований для расторжения трудового договора мы привели в таблице ниже.

Внешний совместитель переводится в основной штат

Предположим, сотрудник, который числится у вас внешним совместителем, увольняется с основного места работы. А ваша организация принимает его в свой штат на полную ставку. В таком случае превращение совместителя в основного работника оформляют одним из двух способов.

Первый вариант — уволить с должности по совместительству и принять уже на основную работу. Тут вы сделаете две привычные записи: об увольнении и следом о приеме на работу.

Второй способ — подписать дополнительное соглашение к действующему трудовому договору. В этом документе вы зафиксируете новые условия о статусе работника, времени работы и оплате труда. А запись о переводе внесете в книжку. Разберем этот вариант на примере распространенной ситуации: совместитель становится основным работником в той же должности.

Что именно вы запишете в трудовой, будет зависеть от того, вносил ли предыдущий работодатель, когда был основным, сведения о совместительстве.

Запись о совместительстве в книжке есть. В этом случае после информации об увольнении с прежней основной работы вам надо написать полное и, если есть, сокращенное наименование вашей компании. И ниже в графе 3 сделайте запись о том, что работа в должности становится основной, и укажите, с какого числа. В графу 4 той же строки впишите реквизиты приказа о переоформлении на основную работу. Такие разъяснения содержит и письмо Роструда от 22 октября 2007 г. № 4299-6-1.

Записи о совместительстве в трудовой книжке нет. Если запись о совместительстве в книжке отсутствует, то в графе 3 вам понадобится вписать, что сотрудник принят на должность с первого дня совместительства. И следом указать период работы в таком статусе. А в графе 4 той же строки — реквизиты приказов о приеме на работу по совместительству и переоформлении на основную работу.

Изменились название, организационно-правовая форма компании

Вот еще возможная ситуация — компания меняет свое название. Или после реорганизации превращается из ООО в ЗАО. Как быть в таких случаях, подсказывает пункт 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек. В графе 3 раздела «Сведения о работе» надо написать о происшедших изменениях и отметить их дату. А в графе 4 той же строки приведите основание — приказ или другое решение работодателя, его дату и номер. Графы 1 и 2 не заполняйте, то есть номер и дату записи не ставьте.

К слову, так же надо внести записи в трудовые книжки сотрудников, когда их работодатель-предприниматель меняет фамилию. Формулировка может быть такой: «Индивидуального предпринимателя Кузнецову Елену Михайловну с 30 июля 2013 года считать индивидуальным предпринимателем Самойловой Еленой Михайловной».

В трудовой книжке пропустили запись

Вы по какой-то причине пропустили запись в трудовой книжке, например о переводе сотрудника на другую работу. Конечно, эти сведения надо отразить. Но как это сделать? Сейчас подскажем.

Итак, внесите пропущенную запись после всех заполненных строк в разделе «Сведения о работе». Ведь отменять те записи, которые по хронологии должны были следовать за ней, оснований нет. Признать недействительной можно только неправильную или неточную запись (п. 30 Правил, п. 1.2 Инструкции).

Правила и Инструкция предусматривают всего три даты, которые требуется вносить в графу 2: день приема на работу, увольнения и внесения записи. Очевидно, что напротив недостающей записи можно отразить только дату ее внесения. А вот дату пропущенного события можно зафиксировать в графе 3 той же строки.

По тому же алгоритму действуйте и в том случае, если приходится восстанавливать запись уже после увольнения работника. Только прежде нужно отразить наименование вашей компании. А после записи должны стоять печать, подпись кадровика и самого работника.

Ошибочно вписали не тот номер записи, не ту должность, фамилию…

Допустим, вы второпях внесли в трудовую книжку нового работника запись о приеме с тем же порядковым номером, что был в предыдущей об увольнении. Или ошиблись в наименовании должности, допустили опечатку в фамилии работника… Все эти погрешности надо обязательно исправить.

После ошибочной записи сделайте еще одну — в ней признайте неверную запись недействительной, а затем внесите правильную.

А вот если, увольняя работника, вы нечаянно завизировали записи в трудовой книжке штампом «для документов», то это не страшно. Просто рядом с его оттиском поставьте круглую печать компании. Только сделайте это обязательно, поскольку подтвердить запись можно строго основной печатью организации.

otchetonline.ru

Как сделать запись в трудовой книжке? Примеры в картинках

С 16 ноября 2016 года ставить печать в трудовой книжке не обязательно если организация от неё отказалась (Приказ Минтруда от 31 октября 2016 г. № 588н и 589н.).

В 2015 году печать для организаций сделали необязательной, однако в трудовых книжках её всё равно надо ставить.

Трудовой кодекс

Статья 309. Документы, подтверждающие период работы у работодателей – физических лиц

Работодатель – физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Работодатель – физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Документом, подтверждающим период работы у такого работодателя, является трудовой договор, заключенный в письменной форме».

Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

«По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю»

Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

«Если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

… трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; …

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования оформляются работодателем.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку».

Статья 66. Трудовая книжка

«Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству».

Статья 80. Расторжение трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию)

«…В последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника и произвести с ним окончательный расчет…»

Статья 84.1. Общий порядок оформления прекращения трудового договора

«…В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 настоящего Кодекса. По письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.

Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона.

В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом “а” пункта 6 части первой статьи 81 или пунктом 4 части первой статьи 83 настоящего Кодекса, и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с частью второй статьи 261 настоящего Кодекса. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника».

Статья 234. Обязанность работодателя возместить работнику материальный ущерб, причиненный в результате незаконного лишения его возможности трудиться

«Работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате:

… задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника».

ipipip.ru

Инструкция по заполнению трудовых книжек — образец

В законодательстве Российской Федерации существует несколько правовых актов, содержащих инструкции по заполнению трудовых книжек (далее – ТК), их ведению и хранению. Правила ведения включают в себя, прежде всего, требования к оформлению записей в данном документе. Рассмотрим эти требования.

Правила заполнения трудовых книжек

В настоящий момент в обороте делопроизводства имеются ТК трех видов. Это книжки 2004, 1973 и 1938 годов выпуска. Независимо от года выпуска, правовой статус этих документов не изменился, поэтому менять их на книжки нового образца не нужно.

Российское законодательство посредством правовых актов, предъявляет определенные требования к ведению, заполнению и хранению трудовых книжек граждан.

Правила внесения записей:

• Согласно правилам заполнения, вся информация записывается аккуратным почерком шариковой или гелевой ручкой, содержащей светостойкие и водостойкие чернила черного, синего или фиолетового цвета. Это защищает написанную информацию от повреждения. Необходимость данной меры обусловлена тем, что срок использования трудовой книжки достаточно большой (до 75 лет), а информация, отраженная в ней, представляет ценность.
• Также, согласно Инструкции по правильному заполнению и ведению, в данном документе неприемлемо сокращения слов. Такие слова как «приказ», «распоряжение», «пункт» и т.д. вносятся полностью, независимо от желания и возможностей специалиста. Этим требованием специалисты отдела кадров, иногда, пренебрегают, нарушая тем самым правила заполнения трудовых книжек.
• Одним из условий по правильному заполнению и, является необходимость пронумеровать каждую запись. Специалист, заполняющий трудовую книжку, должен в определенной, предназначенной для этого графе, указать порядковый номер каждой записи.

Инструкция по ведению записей в трудовой книжке

Несмотря на многонациональность нашей родины, инструкция по ведению трудовых книжек обязывает заполнять документ на русском языке. Республики, входящие в состав Российской Федерации, имеют права дублировать записи на своем языке, если он признан для данной территории официальным.

Как правильно заполнить трудовую книжку, или состав записей:

• Запись сведений о работнике. В документе отражаются следующие персональные данные владельца: ФИО, дата его рождения, информация о его образовании, профессии, специальности.
• Запись сведений о стаже. Это наиболее объемная информация документа, содержит данные об обязанностях сотрудника, переводе на другую работу или должность, увольнение, присвоение нового разряда, повышении квалификации. Помимо этого, отражается информация о времени учебы, о прохождении службы в рядах российской армии, об отбывании наказания. Данные сведения размещаются в соответственной графе, как показано на образце в конце статьи.

Как заполнить раздел записей сведений о награждениях работника? Для отражения этой информации выделен специальный раздел: «Сведения о награждении». Вся история рабочей доблести нашла свое отражение на страницах данного документа: государственные награды, присвоение почетных званий, почетные грамоты, награждение нагрудными знаками, дипломами, другие виды поощрении.

Содержание записей трудовой

• Сведения, вносимые в документ должны быть максимально полными и включать в себя: порядковый номер, дату внесения записи, ссылку на документ – основания
• Информация, внесенная в документ, должна отражать истинное положение дел.
• Персональные данные работника (ФИО), согласно Инструкции по правильному заполнению, вносится в именительном падеже. Не допускается сокращения данной информации, замены ее инициалами.
• Даты пишутся полностью, арабскими цифрами, при этом, используется двухзначное обозначение дней и месяцев (09, а не 9) и четырехзначное обозначение года (2003 г., а не 03 г.).
• На титульном листе ставится разборчивая подпись ответственного лица, и заверяется печатью.
• При выдаче дубликата, сверху титульного листа ставятся соответственные записи. Они могут быть написаны от руки, либо проштампованы.

Правила ведения трудовых книжек

• Внесение записей в ТК работника обязательно только для тех сотрудников, для которых данное предприятие – основное место работы.
• Руководитель предприятия обязан трудоустроить сотрудника и, соответственно внести запись в ТК, если его стаж более пяти дней.
• При оформлении отношений с работодателем посредством договора, вносить записи в ТК работника нет необходимости.

Примите к сведению:

1. Правильное заполнение предусматривает, что этот документ заводится сотруднику работодателем на предприятии, являющемся для него первом месте работы. Заполняется документ в присутствии его будущего владельца не позднее семи дней с момента устройства на работу. Независимо от лица, оформлявшего данный документ, ответственность за правильное заполнение и ведение, несет руководитель предприятия.
2. Бланки предыдущих годов выпуска имеют такую же юридическую силу, как и нового, и не подлежат обмену. Однако, заполнять их необходимо в соответствии с новыми требованиями.
3. В период рабочей деятельности формуляр хранится у работодателя как документ строгой отчетности. Руководитель предприятия несет полную ответственность за хранение и ведение документа.
4. В случае прекращения с работником отношений, вносится запись об увольнении, и документ выдается на руки в этот же день. Если произошла задержка выдачи по вине работодателя, тогда изменяется дата увольнения.

Трудовая книжка – это юридический документ, отражающий весь трудовой путь владельца. Она в некотором роде является лицом работника, поэтому правила оформления трудовой книжки следует строго соблюдать.

Образец заполнения трудовой книжки

ktovdele.ru

инструкция по ведению кадрового учета, правила внесения записи в трудовую книжку, сроки, исправления и образец заполнения

Трудовая книжка является документом, который информирует всех заинтересованных лиц о местах и сферах работы человека. Поэтому крайне важно соблюдать все правила внесения записей в трудовую книжку работника в отношении мест работы и образования. Кроме того, очень важно правильно отмечать в трудовой книжке основания, согласно которым человек был уволен с предприятия или переведен на другую должность.

Законодательная база

Правила внесения записей в трудовую книжку регулируются различными правовыми нормативными актами. К ним относятся следующие документы:

• Трудовой кодекс РФ: 66-я статья – “О понятии трудовой книжки и ее содержании”, 83-я статья – расторжение трудового контракта по обстоятельствам, которые не зависят от волеизъявления сторон, 192-я и 193-я статьи – применение дисциплинарных взысканий и их запись в книжку.
• Постановление Правительства № 225 о правилах хранения и ведения книжек о трудовой деятельности (далее – Правила).
• Постановление Министерства по труду № 69 о требованиях к заполнению различных документов (далее – Инструкция).
• Письмо от Роструда № 656-6-0, раскрывающее ответственность за ненадлежащее хранение трудовых книжек.
• Кодекс административных правонарушений: статья 5.27, рассматривающая ответственность за несоблюдение норм законодательства в сфере труда (в том числе в отношении трудовых книжек).

Указанные акты в той или иной мере регулируют правила внесения записей в трудовую книжку. Их должны четко выполнять работники кадровых служб предприятий и организаций.

Общие требования к ведению книжек о трудовой деятельности

Порядок внесения записей в трудовую книжку определен в большей степени в Постановлениях Правительства и Министерства по труду № 225 и 69 соответственно. Согласно указанным актам, есть несколько требований, касающихся заполнения и хранения рассматриваемого типа документов.

Правила внесения записей в трудовую книжку должны отвечать следующим требованиям:

• Все данные о работнике вносятся в документ на основании изданного работодателем приказа или распоряжения в течение недели с момента издания акта соответствующей формы. Если речь идет об увольнении сотрудника, датой внесения записи в трудовую книжку является день увольнения.
• Все записи о трудовой деятельности, вносимые в книжку, должны соответствовать в точности тексту изданного для этого приказа или распоряжения.
• Сроки для внесения записи в трудовую книжку указываются цифрами арабского типа (двузначные – для числа и месяца, четырехзначные – для обозначения года).

• Делать какие-то сокращения в процессе внесения различных записей в документ категорически запрещено. Неверным образцом внесения записи в трудовую книжку может служить следующий пример: «пр. от 01.01.01 № 001-ок». Правильно надо записывать «приказ от 01.01.2001 № 001-ок».
• Записи любого характера вносятся в трудовую книжку на языке, являющемся государственным для России, – на русском. Исключения составляют случаи, когда речь идет о какой-либо республике, входящей в состав Федерации, если их государственный язык отличается от русского. В этом случае организация-работодатель вправе вносить записи на обоих языках, согласно шестому пункту правил хранения и ведения книжек о трудовой деятельности. В связи с тем, что ни законодательного закрепления особенностей оформления трудовых книжек и внесения записей, ни образца не представлено, действуют правила заполнения на русском языке.
• Каждая запись, которая вносится в книжку о трудовой деятельности, должна быть составлена при условии ознакомления с ней сотрудника под роспись. Расписываться необходимо в личной карточке формы Т-2, в которой информация дублируется. Указанная карточка составляется и заполняется, в соответствии с Постановлением № 1 Госкомстата от 5 января 2004 года, утверждающим унифицированную форму первичной документации учета и оплаты труда (образец оформления трудовых книжек и внесения записей дан ниже).

Существуют случаи, когда информация по разным причинам не вносится в книжку о трудовой деятельности, то есть имеет место фиксация пропущенных данных. Если внесение исправлений в документ российским законодательством допускается, а порядок этих действий закреплен третьим разделом Правил, то в отношении восстановления не вписанных (пропущенных) сведений нормативных правил и требований нет.

Согласно двадцать седьмому пункту Правил, выявленные ошибки устраняются тем работодателем, который их допустил. Законодательство допускает, что исправления может внести нынешний руководитель сотрудника при наличии документа от бывшего начальника, который допустил ошибку. При внесении соответствующей записи необходимо указать реквизиты документа, в котором отражены данные, не внесенные в документ.

Перечень вносимых сведений

Правильное внесение записи в трудовую книжку подразумевает соблюдение принятых норм заполнения документа такого типа. Занесению подлежат следующие сведения:

• Первая графа (заголовок «Номер записи») – проставляется порядковый номер соответствующих фиксируемых данных.
• Вторая графа (заголовок «Дата») – записывается число, месяц и год внесения соответствующих фиксируемых данных.
• Третья графа (заголовок «Сведения о работе») – вносится запись о назначении на должность или принятии на работу с указанием конкретного структурного подразделения, профессии и специальности. Также записывается наименование (полное) предприятия и сокращенное название (при наличии) в соответствии с уставными документами.
• Четвертая графа (заголовок «Наименование, номер и дата документа, являющегося основой для внесения записи») – записываются реквизиты приказа, на основании которого делается соответствующая пометка в трудовой книжке.

Если имеет место внесение записи в трудовую книжку об образовании, эти сведения указываются выше данных о приеме на работу.

Сведения, вносимые в документ при приеме и переводе

Правила занесения соответствующих сведений в рассматриваемый документ включают обязанность работодателя по внесению основных данных в документ и соблюдению порядка их создания. Указанные нормы определяют не только фиксацию рабочих перестановочных моментов, но и внесение записей в трудовую книжку об образовании.

Главное требование для записи соответствующих данных в документ – соблюдение срока для фиксации необходимых сведений. Срок внесения записи в трудовую книжку составляет не более пяти дней.

Особенности фиксации информации заключаются в следующем:

1. В третьей графе (сведения о работе) – должны записываться данные о названии и организационно-правовой форме предприятия. Если у организации имеется сокращенное наименование, оно должно указываться здесь же в скобках. Сокращенное название должно соответствовать уставным документам (например, если сокращенное название организации указывается без кавычек, в трудовой книжке необходимо его записывать так же). В некоторых случаях организации с большим штатом применяют штамп, на котором оттеснено полное и сокращенное название предприятия. Законодательством это допускается.
2. В первой графе (номер соответствующей записи) записывается номер по порядку. Главным требованием к его фиксации является то, что запись должна располагаться напротив пустых клеток под названием (то есть номер проставляется не напротив названия учреждения, а на строке с будущим содержанием сведений).
3. Во второй графе (дата) – указывается число, месяц и год внесения соответствующей записи. Каждое число записывается в отдельной подграфе, согласно правилам, установленным законодательством.
4. В третьей графе (сведения о работе) – вносится запись о назначении или принятии на работу. Указывается не только должность, профессия и специальность, но и вид трудовой деятельности (основная или совместитель). Во втором случае имеет место внесение записи о совместительстве в трудовую книжку.
5. В четвертой графе (наименование, номер и дата документа, являющегося основой для внесения записи) фиксируются основные данные об изданном приказе (дата, номер и название).

Пример внесения записи в трудовую книжку: Иванов И. И. принят в ООО «Комфортные условия жизни» на должность секретаря руководителя, что зафиксировано в приказе о приеме на работу от 01.12.2017 № 312-ок. Нужно внести указанные сведения в рабочий документ Иванова И. И.

Внесение записей в трудовую книжку о специальности, должности и профессии осуществляется в соответствии с тем, как указанные сведения записаны в штатном расписании. Эта бумага является неотъемлемым документом в любой организации.

В некоторых случаях федеральным законодательством определены должности, специальности и профессии, которые сопровождаются предоставлением определенных льгот. В этом случае внесение записи для оформления трудовой книжки осуществляется в соответствии с квалификационными требованиями, указанными в соответствующих документах, утвержденных российским правительством.

Требования квалификационного характера зафиксированы в следующих правовых нормативных актах:

1. Единый справочник тарифно-квалификационного типа в отношении профессий и работ, которые были утверждены ранее в различных постановлениях Секретариата ВЦСПС и Госкомтруда в СССР. Единый документ был утвержден общим постановлением Секретариата ВЦСПС и Госкомтруда в СССР № 31/3-30 от тридцать первого января 1985 года.
2. Справочник квалификационного типа по должностям руководителей, служащих и специалистов № 37, который был утвержден постановлением Министерства труда двадцать первого августа 1998 года.

Если внесение записей в трудовую книжку совместителей и основных работников не будет соответствовать указанным требованиям, впоследствии у сотрудника могут появиться проблемы с назначением пенсии. Это касается спорных моментов о зачете определенных периодов работы, связанных с вредными трудовыми условиями, которые могут возникнуть из-за отсутствия зафиксированной должности в соответствующих списках.

Различия в понятиях «профессия» и «должность»

Чаще всего проблема внесения ошибочной записи в трудовую книжку связана с непонимание кадровыми сотрудниками различий в понятиях «профессия» и «должность». На практике такие неточности вызывают трудности с дальнейшим расчетом трудового стажа и других показателей.

Если с внесением записи в трудовую книжку об увольнении проблем обычно не возникает, то при трудоустройстве часто допускаются ошибки типа «принят на должность юрист», но это не должность, а профессия (должность – юрисконсульт). В данном случае правильнее будет указать «принят юристом» или «принят на должность юрисконсульт».

В некоторых случаях эти два понятия совпадают, но чаще всего они являются разными. Для разграничения необходимо иметь под рукой вышеуказанные единые справочники по должностям и профессиям. Также полезным правовым нормативным актом будет Общероссийский классификатор должностей, профессий и разрядов (тарифных) № 367. Указанный ОКПДТР утвержден Постановлением государственного стандарта России от двадцать шестого декабря 1994 года.

Изучение сего документа позволит избежать проблем при внесении записей в трудовую книжку, издании распоряжений приказов и заключении трудовых контрактов.

Различия в понятиях «принят» и «назначен»

Еще одним проблемным моментом является неверное употребление слов «назначен» и «принят».

Суть данного разграничения состоит в том, что понятие назначения на должность применяется в случаях, когда это необходимо и предусмотрено правовыми нормативными актами или локальными документами организации (положением или уставом). Например, назначить можно руководителя филиала или представительства конкретного предприятия. В остальных случаях применение термина «назначить на какую-либо должность» применять неправомерно.

Также серьезной ошибкой при употреблении указанных слов является то, что кадровые работники их не склоняют при трудоустройстве женщин. Правильное употребление в отношении сотрудников женского пола будет «назначена» и «принята».

В некоторых случаях сотрудники отдела кадров при внесении записи в трудовую книжку о совместительстве или приеме на основную работу не употребляют ни одно из вышеперечисленных слов, указывая в содержании текста «зачислен», что в корне неверно, так как слова с данной семантикой употребляется, только если речь идет о поступлении в учебное заведение.

Следующей ошибкой семантического типа является указание формы договора в содержании приказа, отраженном в трудовой книжке. Например, указание на срок действия договора (если он срочный) или подпись «срочный договор». Такая запись должна содержаться в приказе о приеме на работу, но не в трудовой. Это обусловлено тем, что при внесении записи в трудовую книжку об увольнении будет понятно, что договор был срочным.

Также частой ошибкой семантико-стилистического типа является указание на назначение испытательного срока при трудоустройстве. Эта информация не подлежит фиксации в трудовой книжке, так как она является лишней для такого типа документа.

Несмотря на точные указания в инструкции, определяющей содержание текста при внесении записей в трудовую книжку, многие сотрудники, занимающиеся заполнениями трудовых документов, допускают ошибки и недочеты.

Действия с трудовыми книжками старого образца

Часто у работодателей при приеме на работу возникает вопрос, что делать, если сотрудник хочет устроиться на предприятие, имея на руках трудовую книжку старой формы. В этом случае кадровые работники должны ориентироваться на Постановление Правительства Российской Федерации № 225, изданное 16 апреля 2003 года в отношении книжек о трудовой деятельности. Этот документ во втором пункте определяет, что новые образцы трудовых книжек применяются с первого января 2004 года.

Если работник трудоустраивается с документом старого образца, он является действительным и замене не подлежит. Книжки о трудовой деятельности были введены в действие в конце семидесятых годов двадцатого века. Поэтому указанное правило действует для работников, которые были трудоустроены на первое место работы до конца 2013 года.

Когда трудовая книжка старой формы закончится, оформляется вкладыш в нее. При этом вкладыш печатается на новой форме бланка.

Перечень сведений, вносимых при перемещении

При перемещении работника в рамках одного предприятия кадровые работники обязаны фиксировать это в книжке о трудовой деятельности.

В трудовую книжку могут вноситься следующие типы записей:

• Присвоение нового разряда, категории или класса.
• Перевод сотрудника на другую работу постоянного характера без смены работодателя.
• Изменение наименования организации.
• Изменение наименования профессия или должности, изменение названия структурного отдела.
• Время воинской службы.
• Время обучения при повышении квалификации, на курсах и так далее.

Сведения, вносимые в книжку в процессе трудовой деятельности сотрудника

С момента принятия человека на работу и до момента его увольнения может осуществлять внесение изменений в записи трудовой книжки или каких-либо промежуточных действий по кадровому перемещению работника в рамках одного предприятия.

В книжку о трудовой деятельности может вноситься целый ряд записей.

Присвоение нового разряда, категории или класса. Работодателем выносится распоряжение или приказ, на основании которого вносится соответствующая запись по правилам пункта 3.1. Инструкции. Например: “Иванова И.И. работает юрисконсультом 2 категории в ООО «Комфортные условия жизни». Приказом от 30.12.2017 № 533-ок ей присвоена 1 категория, о чем внесена соответствующая запись в трудовую книжку Ивановой И.И.”

Таким же образом отмечаются иные продвижения работника по службе, получение дополнительных профессий, специальностей, повышения квалификации и так далее. Например, может быть сделана следующая запись: “Юрисконсульт 1 категории Иванова И.И., работающая в ООО «Комфортные условия жизни», получила вторую профессию – делопроизводитель с присвоением 2 категории”.

Перевод сотрудника на другую работу постоянного характера без смены работодателя. Такая запись совершается в том случае, когда по нормам первой части 72.1 статьи Трудового кодекса осуществляется перемещение внутри организации. Такой перевод осуществляется в трех случаях: изменение трудовой рабочей функции, изменение структурного отдела, одновременное изменение функции и подразделения.

В случае изменения трудовых функций сотрудника возможно изменение профессии, должности или специальности, а также поручение другого типа работы. Примером такого перемещения может служить повышение в должности. Например: “Юрисконсульт Иванов И.И. переведен на освободившуюся должность начальника отдела”.

Изменение структурного отдела (подразделения). Подразумевает перевод в другой отдел в той же должности и с теми же должностными обязанностями. Например: “Бухгалтер расчетной группы ООО «Комфортные условия жизни» Иванов И.И. переведен в отдел по работе со сторонними организациями на должность, аналогичную занимаемой”.

Одновременное изменение функции и подразделения подразумевает перемещение внутри организации между отделами со сменой должности. Например: “Иванов И.И. принят на работу в отдел эксплуатации ООО «Комфортные условия жизни» на должность водителя. В дальнейшем он был переведен в юридический отдел на должность юрисконсульта”.

При временном переводе на другую должность в книжке о трудовой деятельности это не фиксируется. Некоторые ошибочно полагают, что все перемещения (даже незначительные) должны отмечаться в трудовой, а несоблюдение этого правила в дальнейшем влечет за собой внесение пропущенных записей в трудовую книжку. Это в корне неверно. Например, если юрисконсульт Иванов И. И. в период отпуска начальника юридического отдела назначается исполняющим его обязанности, это заносится в личное дело на основании приказа, но не фиксируется в книжке о трудовой деятельности.

Если различные изменения в работе сотрудника (изменение уровня зарплаты, смена трудового режима, перемещение на другое место работы или в другое отделение в том же районе, смена места выполнения рабочих действий и так далее) не влекут за собой изменение трудовых функций сотрудника, они не являются переводом, поэтому не вызывают необходимости вносить изменения в рассматриваемый в статье документ.

Изменение наименования организации

В этом случае вносить запись в книжку о трудовой деятельности обязательно. В противном случае у будущих работодателей и пенсионного отдела могут возникнуть сомнения относительно правомерности включения указанного периода работы в данной организации в рабочий стаж. Например, работник принят в ООО «Юридическая компания «Успех»», а уволен из ООО «Юридическая компания «Комфортные условия жизни».

Такая ситуация может повлечь за собой необходимость поиска и предоставления документов, которые могут подтвердить факт и период работы человека в указанных организациях и факт перехода одной организации в другую. Такими документами могут служить справки с работы или из государственных архивов и так далее.

Примером внесения записи в книжку о трудовой деятельности в подобных случаях может служить следующая запись: “ООО «Юридическая компания «Успех»» с 01.01.2016 переименована в ООО «Юридическая компания «Комфортные условия жизни»». Такая запись может вноситься вручную или с помощью штампа с соответствующим оттиском.

В последней графе фиксируется распоряжение, приказ или другой тип решения работодателя о переименовании, а также его реквизиты (номер и дата). Если запись вносится с помощью штампа с тиснением, необходимо, чтобы размер записи на штампе полностью помещался в третьей графе и не затрагивал четвертую. Иначе запись будет признана некорректной.

Если смена названия не сопровождается сменой организационно-правовой формы, расторгать трудовые отношения с сотрудниками не нужно. Если же изменяется организационно-правовая форма, тогда имеет место появление нового юридического лица. В этом случае перевод осуществляется путем увольнения из одной организации и приема в другую. Тогда в трудовую книжку вносится запись об увольнении и приеме на другую работу.

Заявление о внесении записи в трудовую книжку писать не нужно, если только работником не было обнаружено, что какая-то запись пропущена. Чаще всего пропускаются данные о получаемом ранее образовании. В этом случае производится внесение пропущенной записи в трудовую книжку. Образец выглядит просто. Запись делается под последними внесенными в трудовую книжку данными. Проставляется порядковый номер, число. Пишется содержание пропущенной информации. Проставляется номер документа (например, приказа), на основании которого производится данная корректировка. Если работник предоставил выписку с прежнего места работы, указывается ее номер и данные того, кто эту выписку заверил. Как правило, это руководитель прежнего предприятия, на котором не была внесена соответствующая запись.

Изменение наименования профессии или должности, изменение названия структурного отдела

В таких случаях запись вносится аналогично другим случаям на основании распоряжения или приказа работодателя, а также на основании других документов.

Время воинской службы

Согласно положениям федерального закона № 53 от 28 марта 1998 года, регулирующего особенности прохождения военной службы и осуществления воинской обязанности. Сюда же включается время службы в ОВД, в службе МЧС противопожарного направления, органах и учреждениях уголовно-исполнительного типа, органах полиции в сфере налогов, таможне, органах наркоконтроля.

Время обучения на повышение квалификации, курсах

Примером может служить следующая запись: “Юрисконсульт ООО «Комфортные условия жизни» Иванов И. И. был направлен работодателем на курсы по повышению квалификации в Российскую Академию профессиональной подготовки и повышения квалификационного уровня работников юридического направления по программе «Нововведения в законодательстве об авторском праве». После окончания обучения ему выдали свидетельство о повышения квалификационного уровня № 645 от 30.12.2017.

В некоторых случаях в трудовую книжку вносятся иные записи, если это установлено правовыми нормативными актам. Например, если гражданин был принят в организацию для выполнения работ исправительного типа без ограничения свободы, в книжку вносится запись о том, что данный трудовой период деятельности не включается в трудовой непрерывный стаж (22-й пункт Правил).

Внесение записей при реорганизации

Если имеет место реорганизация предприятия в форме присоединения, слияния, выделения, разделения или преобразования, при перемене собственника (например, перевод из муниципального в государственное ведение), а также смена подчиненности (подведомственности), необходимо вносить соответствующие записи в документ.

Первая часть семьдесят пятой статьи Трудового кодекса определяет, что при перемене собственника организационного имущества в течение трех месяцев допускается расторжение трудовых контрактов с определенным кругом работников. В этот круг на основании пятого пункта первой части восемьдесят первой статьи Трудового кодекса входят руководитель предприятия, заместители руководителя и главный бухгалтер. Расторжение трудовых соглашений с другими категориями сотрудников по инициативе нового собственника невозможно.

Согласно нормам пятой части семьдесят пятой статьи Трудового кодекса, если речь идет об изменении подчиненности или подведомственности, а также о реорганизации, трудовые контракты с сотрудниками расторжению по указанным основаниям не подлежат.

В любом из указанных случаев законодательство дает работнику право на расторжение рабочего контракта из-за отказа сотрудника от продолжения рабочей деятельности (на основании шестого пункта первой части семьдесят седьмой статьи Трудового кодекса РФ). Если работник не возражает работать у нового собственника, в его книжку о трудовой деятельности вносится запись, как при переименовании организации.

Если при смене собственника или по другим основаниям своевременно не была сделана соответствующая запись, сотрудниками службы кадров осуществляется внесение пропущенных записей в трудовую книжку.

Правильное заполнение трудовой книжки является гарантом того, что при расчете трудового непрерывного, страхового и общего типов стажа не возникнет вопросов и разногласий. Также отсутствие ошибок в заполнении книжки о трудовой деятельности позволит избежать проблем с Пенсионным фондом при обращении за назначением и начислением пенсии. Кроме того, правовой нормативный контроль за ведением и хранением указанных документов в случае выявления нарушений может привести к возникновению негативных последствий для руководителя и организации в целом.

fb.ru