Содержание

Оформление командировки в 2019 году

Командировка представляет собой поездку в область, удаленную от основного рабочего места. Она осуществляется сотрудником на основании приказа директора предприятия.

Работнику при поездке служебного характера должны быть компенсированы все затраты, связанные с ней: оплата найма жилья, билетов на самолет или поезд и дополнительные расходы.

Целью командировки является выполнение задания, связанного с трудовой деятельностью.

Подобная поездка может быть как плановой, так и внеплановой. В ее рамках сотрудник может уехать за границу или остаться в РФ.

Вне зависимости от вида командировки и ее срока, оформляться она должна на основании действующих законодательных актов.

Что нужно знать?

Период нахождения служащего в месте командировки определяется на основании предоставленных им после возвращения из поездки документов о проезде.

Сотрудник может предоставить нанимателю следующие бумаги:

  • квитанции об оплате проезда;
  • путевой лист;
  • кассовые чеки.

Работнику, отправленному в подобную поездку, должны быть выплачены суточные. Это компенсация, выплачиваемая за каждый календарный день пребывания в командировке по долгу службы.

Норма суточных и порядок их выплаты могут определяться локальным нормативном актом, действующем на предприятии, или коллективным договором.

Нормативная база

Организация служебной поездки работника регулируется в России следующими основными законодательными актами:

  • в соответствии с 168 статьей ТК РФ работнику должны быть компенсированы расходы на дорогу, найм жилья и прочие траты;
  • на основании 167 ст. ТК РФ за сотрудником во время его отсутствия на рабочем место сохраняется должность и средний заработок;
  • размер среднего заработка во время командировок служащих рассчитывается на основании правил, приведенных в 139 статье Трудового кодекса;
  • особенности исчисления средней зарплаты также представлены в ПП РФ № 922;
  • ПП РФ № 749 устанавливает, что длительность командировки может определяться нанимателем исходя из трудности, объема и прочих нюансов служебного задания;
  • ПП РФ № 729 определяет размеры и порядок компенсации расходов сотруднику;
  • ПП РФ № 812 устанавливает порядок выплат и величину суточных начислений в иностранной валюте, а также надбавок к ним.

Вопросы налогообложения выплат сотрудникам в командировках регулирует Налоговый кодекс.

Оформление командировки в 2019 году

Служебная командировка может быть оформлена для работников, осуществляющих деятельность на основании трудового договора.

Ее оформление возможно в случае, если труд сотрудника не связан с регулярными разъездами (к примеру, работа курьера или водителя).

Запрещается по желанию нанимателя отправлять в поездку, связанную со служебными обязанностями, следующих категорий работников:

  • лиц младше 18 лет;
  • беременных работниц;
  • женщин, имеющих малышей возрастом младше 3 лет;
  • сотрудников, осуществляющих постоянный присмотр и уход за заболевшими членами семьи, при этом факт болезни должен быть подтвержден медицинскими справками;
  • сотрудников, которые имеют несовершеннолетних детей-инвалидов.

При этом некоторые категории работников все же могут быть отправлены в служебную поездку с собственного согласия, при условии, что это не запрещено им на основании заключений из медучреждений.

Служебной

В командировку может быть направлен работник, официально трудоустроенный в фирме и не относящийся к тем категориям сотрудников, кого запрещено направлять в служебные поездки.

Без уважительных причин такой служащий не имеет право отказаться от командировки. При отказе без веских оснований работник может быть наказан.

Какие предусмотрены виды наказаний:

  • выговор;
  • замечание;
  • увольнение.

На личном автомобиле

При направлении в командировку сотрудника на личном автомобиле порядок ее оформления не изменяется.

Однако появляется необходимость в составлении дополнительных документов ‒ маршрутного листа и служебной записки.

Они необходимы для расчета выплат сотруднику, поскольку при поездке на личном авто он не сможет предоставить нанимателю по возвращении такие бумаги, как авиа или ж/д билеты.

Без суточных

Существуют ситуации, при которых работодатель может не выплачивать сотруднику суточные:

  1. Когда служащий направляется в однодневную поездку по России.
  2. Когда работник направляется в служебную поездку на несколько дней, однако, при этом имеет возможность каждый день возвращаться домой и не проживать в месте командирования.

Последний вид служебных поездок необходимо отличать от разъездной работы.

При разъездной работе сотрудник регулярно трудится вне места нахождения нанимателя. В пример можно привести работу водителей, которые занимаются междугородними перевозками.

На 1 день

В случае однодневной поездки суточные работнику не выплачиваются, а компенсируется только проезд.

Если командировка задерживается на более длительный срок, то работодатель обязан произвести расчет суточных.

Местной

Выполнение поручения нанимателя в том же городе, в котором находится организация, не является командировкой. Такая процедура может называться служебным поручением в другой фирме.

В некоторых случаях на практике применяется термин «местная командировка». При направлении работника с каким-либо поручением, за ним сохраняют рабочее место и средний оклад в фирме, где он трудоустроен.

При этом никакие расходы из тех, что предусмотрены в 168 статье ТК РФ, ему не оплачиваются.

В выходной день

Считается, что во время обычных служебных поездок сотрудник использует выходные и праздничные дни для отдыха. Поэтому по возвращении из поездки никакая компенсация в форме дополнительных выходных дней или их оплаты для сотрудника не предусматривается.

Существуют и исключения из этого правила ‒ это те выходные и праздничные дни, в которые сотрудник командируется специально для выполнения конкретной работы.

За такие дни служащий вправе получить дополнительные дни отдыха или увеличенный размер оплаты труда.

За границу

Выплата сотруднику суточных при отправлении в служебную поездку за пределы РФ имеет свои особенности.

Так, в случае однодневных командировок за рубеж, суточные сотруднику полагаются, в отличие от аналогичных поездок по России.

При этом они должны рассчитываться как 50% от величины подобной компенсации в день, предусмотренной для заграничных поездок работников.

Необходимые документы

Служебная поездка сотрудника должна быть оформлена при помощи необходимых документов. Причем часть из них составляется до командировки, а часть ‒ после нее.

Оформление командировки в 2019 году сопровождается составлением следующих обязательных бумаг:

  1. Приказа нанимателя о направлении сотрудника или группы сотрудников в служебную поездку. Для составления данной бумаги имеются стандартные формы ‒ №Т-9 и №Т-9a (для одного человека и нескольких, соответственно).
  2. Поручения для командировки с отчетом о выполнении ‒ для документа предусмотрена форма №Т-10а.
  3. Командировочного удостоверения. Это бумага для служащего, составляемая по форме №Т-10.
  4. Маршрутного листа.
  5. Доверенности.
  6. Журналов учета.

Бланк приказа о направлении в командировку формы Т-9 здесь,

бланк приказа о направлении в командировку формы Т-9а здесь,

образец написания приказа о направлении в командировку здесь.

Недавно произошли изменения, которые внесли нововведения в положения о правилах направления сотрудников предприятий в служебные поездки.

Эти изменения сделали весь процесс документирования процедуры более упрощенным в связи с тем, что уменьшилось число необходимых бумаг.

Так, в текущем году не являются обязательными при оформлении командировки следующие документы:

  • маршрутный лист;
  • командировочное удостоверение;
  • отчет о совершенной поездке;
  • доверенность и журналы учета.

Отчетные документы, составляемые после возвращения служащего:

  1. Авансовый отчет по форме №АО-1 о потраченных во время служебной поездки средствах.
  2. Отчет о поездке.
  3. Служебная записка.

Маршрутный лист

При использовании во время командировки транспортного средства, принадлежащего компании, или личного авто сотрудника, должен быть оформлен маршрутный лист.

В эту бумагу вносятся следующие данные:

  • даты начала и окончания поездки;
  • цель поездки;
  • наименование фирмы, где работает сотрудник;
  • номер документа;
  • ФИО работника, его должность;
  • штамп, удостоверяющий о пройденном медосмотре;
  • госномер и марка авто;
  • маршрут.

Бланк маршрутного листа здесь,

образец заполнения маршрутного листа здесь.

Служебная записка

Служебная записка представляет собой особую бумагу, которая удостоверяет факт нахождения командированного работника на месте, а также даты его отъезда и приезда из поездки.

Ее оформление требуется в следующих случаях:

  • если служащий отправляется в командировку на арендованном, личном авто или на машине, принадлежащей организации;
  • если работник не имеет при себе документацию, которая могла бы подтвердить присутствие факта его проживания или проезда.

Бумага, в основном, требуется для начисления суточных, поскольку для их расчета требуется знать точное время, которое сотрудник провел в поездке.

Образец написания служебной записки здесь.

Доверенность

Доверенность может потребоваться, например, если сотрудник уезжает в служебную поездку на автомобиле третьего лица.

Компания может оформить выплаты за проезд в качестве компенсации за пользование личным имуществом во время служебной поездки.

При этом подобную компенсацию может получить как собственник транспортного средства, так и работник, использующий его на основании доверенности.

Авансовый отчет

В авансовом отчете сотрудник отчитывается о своих затратах. К бумаге необходимо приложить квитанции и чеки на оплату проживания и проезда, питания и прочих расходов.

Что обычно указывается в этом документе:

  • его номер;
  • размер аванса, выданного работнику;
  • дата предоставления аванса;
  • ФИО и должность работника, получившего аванс;
  • сумма потраченных средств;
  • при наличии остатка денег ‒ его величина;
  • документы, удостоверяющие расходы.

Бланк отчета по командировке здесь,

образец заполнения отчета по командировке здесь.

Возмещение расходов

За работником во время его служебной поездки сохраняется средний заработок.

Сотруднику, направленному в командировку, также производится оплата расходов, связанных с проживанием, проездом, а также дополнительными тратами.

Размер затрат сотрудника подсчитывается на основании предоставленных им чеков и квитанций. Подобные расходы не облагаются НДФЛ, а также страховыми взносами.

В соответствии с НК РФ, НДФЛ не взимается с суточных, если они не превышают 700 р. в день ‒ для поездок по России и 2500 р. в день ‒ для зарубежных поездок.

Если суточные, выплачиваемые работнику, больше данных лимитов, то они считаются прибылью и подлежат обложению НДФЛ по ставке в 13%.

В текущем году работодателям рекомендуется устанавливать величину суточных не больше установленных в соответствии с НК РФ лимитов, поскольку крупные суммы подлежат еще и обложению страховыми взносами (кроме взносов, связанных с травматизмом).

На видео о порядке оформления

nam-pokursu.ru

Командировка - оформление документов 2016

Главная » Командировка » Командировка — оформление документов


Согласно приказу Правительства Российской Федерации № 749 от 2008 года осуществляется документальное оформление, которое требуется при направлении в служебную поездку сотрудника предприятия (командировка).

Зимой 2015 года руководством страны было принято весомое упрощение в правилах ведения документации для командировок.

До принятия поправок руководителю, чтобы отправить служащего в командировку, требовалось оформить служебный документ, где фиксировалось место, назначение и количество времени на командировку (служебное задание). Также составлялся приказ на сотрудника, отправляющегося в поездку. Проводилась выдача свидетельства, где отмечалось время приезда в нужное место и отъезд (командировочное удостоверение).

Каждое передвижение командировочного отмечалось в документации. По прибытию из командировки работник письменно составлял отчет по выполненному заданию и выписку по всем денежным затратам. К отчетным документам прилагались обоснованные дополнения. Благодаря изменению закона об оформлении командировок, в нынешнем году эта схема упрощена.

Как оформляется зарубежная командировка за пределы РФ — читайте здесь.

Когда вступило в действие поправка законодательного документа Правительства России 2014 года № 1595, уменьшилось количество сопроводительных бумаг. Поэтому процедура документального сопровождения командировок отныне делается намного быстрее. В результате произошла отмена удостоверения для командировки, отчета о поездке и составлении служебного задания. Это уменьшило работу в отделе кадров, но в бухгалтерском отчете должно быть документальное подтверждение использованных финансов.

Также советуем прочитать статью — командировочные расходы и их учет в бухгалтерии.

Проведение документов для командировки в 2016 году

Документальная регистрация командировки обязательно начинается с составления приказа о назначении откомандирования. В данном документе указывается цель данной поездки.

Применение свидетельства для командировок, составление отчета и задания в этом году делается на усмотрение руководства. Когда предприятие ведет документирование по прежнему порядку, то это должно закрепляться в отдельном акте.

Оформление приказа на командировку

При составлении бумаг о командировке применяется форма приказа № Т-9. Также руководитель может применить собственный тип документа необходимый в поездку. В приказе должно обязательно указываться:

  • название организации
  • вид документа и дата издания
  • данные специалиста и должность
  • пункт прибытия
  • начало и завершение командировки
  • задача поездки
  • предприятие финансирующее затраты

Документ заверяется руководством данного предприятия.

Скачать бланк и образец приказа о направлении в командировку.

Согласно принятому постановлению Правительства РФ, ведение журнала учета командированных является необязательным.

Документы, подтверждающие расходы

Временной промежуток командировки подтверждается проездными документами, которые предоставляет сотрудник после поездки. Когда такие бумаги отсутствуют, реальное время пребывания служащего в командировке можно подтвердить договором аренды жилплощади.

Если сотрудник находился в гостинице, то доказательством есть талоны об оплате за номер. Когда нет таких документов, составляется служебная записка, в которой принимающая сторона подтверждает срок пребывания командированного.

При назначении служащего в поездку составляется приказ, выдается часть денег на жилье, дорогу и другие траты. В табеле формы № Т-12 и Т-13 отмечается командировка специалиста путем постановки буквенного кода К.

По приезду сотрудник в течение 3 дней должен представить авансовый отчет по предоплате с прилагающими документами по всем расходам. Если служащий использовал свой автомобиль, составляется служебная записка.

Ведение авансового отчета в 2016 году осталось неизменным, так как это единственный документ, с помощью которого делается выплата по растратам командировки.

Оплата поездки для частных предприятий осуществляется согласно локальному нормативному акту.

Для государственных и муниципальных организаций размер и распределение выплат производится по постановлению Правительства РФ № 729.

Благодаря изменениям документальное оформление командировки стало более упрощенным.


Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

+7 (499) 653-60-72 доб.445 - Москва - ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 - Санкт-Петербург - ПОЗВОНИТЬ

Задайте вопрос бесплатно здесь - если вы проживаете в другом регионе.

Это быстро и бесплатно!

rabotniks.ru

Документы для оформления командировки | Полезная информация

В прошлом материале - Командировочные расходы: гарантии, компенсации, налогообложение мы рассмотрели какие расходы обязан работодатель возместить работнику, направленному в служебную командировку. Нормирование таких расходов, а также их налогообложение. Сейчас поговорим о документальном оформлении командировки.
Правильное оформление документов, является гарантией того, что впоследствии не придется столкнутся с претензиями со стороны налогового инспектора о правомерности принятия расходов, связанных с командировкой, к налоговому учету.

Приказ о направлении в служебную командировку

Основанием для приказа является служебное задание. Ранее, такое распоряжение составляли по унифицированной форме №Т-9 или Т-9а. С 2013 года можно использовать самостоятельно разработанные формы документов, а можно по прежнему использовать унифицированные формы, дополняя их по усмотрению графами для необходимых сведений.
В распоряжении указываются данные направляемого в командировку работника, его должность, место назначения, а также сведения, связанные со служебным заданием.
Указывается длительность командировки, дата отправления транспортного средства – начало командировки, дата прибытия – последний день командировки.

Обратите внимание!
Командировка может оплачиваться не только отправляющей, но и принимающей стороной, с последующим распределением расходов между организациями.
Если в командировку направляется работник, который в другой организации работает по совместительству, работодатели организаций, в которых трудится такой работник, заключают между собой соглашение о направлении работника в служебную командировку.
Каждый из работодателей издает соответствующий приказ о направлении в командировку, указывая в соответствующем разделе источники, из которых будут возмещаться расходы, со ссылкой на соглашение сторон (работодателей).
Подписанный руководителем приказ предъявляется работнику для ознакомления. Работник должен подтвердить факт ознакомления с документом своей подписью.
На основании приказа составляется следующий документ.

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку скачать бланк

Командировочное удостоверение

Первый документ, который оформляется после решения руководителя о направлении работника в служебную командировку – командировочное удостоверение. В этом документе указывается дата отправления работника в командировку, а также дата прибытия на рабочее место.
На его основании организация включает в состав расходов суточные, выдаваемые работнику, в сумме исходя из количества дней пребывания в командировке. Также удостоверение является подтверждением факта пребывания работника в месте назначения, поскольку в нем ставятся соответствующие отметки, и наделяет командированного сотрудника соответствующими полномочиями. Помимо вышесказанного, это удостоверение применяют для учета и оплаты труда.

Документ заполняется отделом или работником, занимающийся кадрами, визируется руководителем и передается работнику. На обратной стороне удостоверения ставятся отметки о прибытии в организацию, куда направлен работник, а также отметка об убытии. 

По возвращению на место работы заполненное удостоверение передается в бухгалтерию. Также работник передает авансовый отчет и прикладывает к нему «расходные» документы.

Командировочное удостоверение скачать бланк

Служебное задание

На основании решения руководителя оставляется план командировок, откуда и берутся сведения для оформления служебного задания.
Для служебного задания всегда применялась унифицированная форма №Т-10а. В данном документе указывается конкретные цели и задачи, возлагаемые на командированного работника, а также впоследствии, на основании письменного отчета, отражаются результаты командировки.
Вернувшийся из командировки работник составляет письменный отчет, на основании которого заполняется графа 12 формы Т-10а. Также составляет авансовый отчет и передает его в бухгалтерию.

Служебное заданиескачать бланк

Авансовый отчет

Этот документ служит отчетом об израсходованных суммах, в данном случае, работником, находившимся в командировке.
Перед началом командировки, работнику выдаются денежные средства на предстоящие расходы под отчет. Основанием для выдачи таких средств служит приказ руководителя, с указанием лиц, которым можно выдавать денежные средства под отчет, указываются сроки, в течение которых, работники должны отчитаться по израсходованным суммам.
Теперь, для выдачи подотчетных средств, требуется получить заявление от работника. Командированному работнику средства могут быть выданы на основании командировочного удостоверения, либо на основании распоряжения руководителя.
Авансовый отчет составляют по унифицированной форме №АО-1. Эта форма состоит из двух сторон и заполняется в одном экземпляре.
При заполнении отчета, к каждой потраченной сумме, прикладываются подтверждающие документы, реквизиты которых вносятся в соответствующие графы на обратной стороне документа.
Остатки неизрасходованной суммы сдаются в бухгалтерию, с оформлением записи в авансовом отчете. Если работник израсходовал больше денег, чем ему было выдано, в документе указывается сумма перерасхода, которую возмещают работнику из кассы организации. 

Авансовый отчет скачать бланк

В таком порядке всем организациям следует оформлять документы, если работники направляются в командировку. Между тем, в деловой практике бывают разные ситуации. Как быть, если что-то пошло не по правилам?
Давайте рассмотрим, какие бывают случаи.

Если на командировочном удостоверении не проставлены отметки

Такое возникает часто. Например, сотрудник был командирован не в организацию, а ездил на переговоры с физическим лицом.
Ведь если налоговый инспектор при проверке обнаружит такой документ, то, вероятнее всего, что командировочные расходы исключат из налогооблагаемой базы и придется доплачивать налог на прибыль и пени и, возможно, штрафы.
Для того, чтобы принять расходы к учету по такому документу и не столкнуться с претензиями проверяющих, подготовьте следующие документы:

  • Служебное распоряжение о направлении в командировку, с указанием соответствующих данных;
  • Должным образом оформленное задание, с указанием цели командировки;
  • Документы на проезд туда и обратно, с датой, совпадающей с той, которая указана в остальных документах;
  • Отчет работника о результатах командировки;
  • Документы из гостиницы, в которой проживал командированный работник, подтверждающие дату и сроки командировки.

Если работник направлен в заграничную командировку

С 2012 года функции налогового агента, в случае направления работника в заграничную командировку, сняты с работодателя. Работник, в случае продолжительной командировки за рубежом, свои доходы декларирует самостоятельно.
Расходы подтверждаются в обычном порядке. Если подтверждающие документы составлены на иностранном языке, должен быть оформлен простой построчный перевод. Суммы расходов, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли, соответствующим образом и учитываются возникающие курсовые разницы. Для подтверждения расходов на электронный билет, должен быть предоставлен соответствующий документ.

Если работник направлен в однодневную командировку

В таком случае суточные не выдаются работнику. Если организация выплачивает все таки суточные, то при проверке эту сумму засчитывают в доход работнику и соответственно, облагают налогом на доходы физических лиц. Поскольку суточные предназначены для покрытия личных расходов командированного сотрудника, законодательством установлено, что эти выплаты производятся только в тех случаях, когда длительность командировки составляет более 24 часов.
Остальные расходы: проезд работника «туда и обратно», проживание оплачиваются в обычном порядке. Также, за работником сохраняется средний заработок.
Если же работодатель выплатил суточные за однодневную командировку, то при проверке, во избежание доначисления налогов, можно привести следующий довод: поскольку работник направлен в командировку в интересах и по распоряжению руководителя, у работника, в данном случае, отсутствует экономическая выгода.

Если работнику возмещать питание вместо суточных

Хоть это и практикуется в некоторых организациях, действующее законодательство не предусматривает такую возможность. Поэтому, практика показывает, что и в этом случае, контролеры доначисляют НДФЛ, вменяя такое возмещение в доход работника. А поскольку возмещение питания законодательством также не предусмотрено, то и в налоговом учете эти суммы в расходы включать нельзя. Поэтому еще будет доначислен налог на прибыль.

Не нашли ответ на свой вопрос в данном материале? Командировка – разбираем неоднозначные ситуации. В данном материале собраны все, полученные нами, вопросы по данной теме. Если и там не найдете ответ - пишите нам. Мы вместе разберемся с вашей ситуацией. Самые интересные случаи будут вынесены в отдельную тему.

наверх


Полезные материалы:


Командировочные расходы: гарантии, компенсации, налогообложение

Расчет отпускных в 2013 году

Больничный для совместителя

Наглядный пример расчета больничного в 2013 году

Расчет больничного в 2013 году

Расчет пособий по беременности и родам в 2013 году

Наглядный пример расчета пособий по беременности и родам

Справочник по детским пособиям

На какие выплаты можно направлять зарплату работника

Таблица штрафов за нарушение трудового законодательства

Все работодатели должны проводить аттестацию рабочих мест

Выплачиваете зарплату в конвертах? Этот материал для вас

Изменения законодательства о страховых взносах

Новые правила расчета детских поссобий и декретных в 2013 году

Последние разъяснения Минфина о детских пособиях

paruscbp.ru

Как оформить командировку сотруднику: инструкция для бухгалтера

Зачастую работа предприятия не может ограничиться местом постоянного трудоустройства сотрудников. Руководителям приходится отправлять работников в командировку для выполнения служебных заданий. В связи с этим, каждый бухгалтер обязан знать, как оформить командировку сотруднику. В данной статье мы расскажем, какие документы оформляются при назначении командировки (обязательные, дополнительные), как составить приказ на командировку, как выдать деньги под отчет, как составить командировочное удостоверение, как оформить и сдать авансовый отчет, как вернуть в кассу неиспользованные деньги, как компенсировать работнику перерасход средств.

Как оформить командировку сотруднику: обязательные и дополнительные документы

В законодательстве регулярно что-либо меняется, и после вступления в законную силу последних изменений обязательными остались только следующие документы, касающиеся оформления командировок сотрудникам:

Наименование документа

Описание
Приказ о направлении сотрудника в командировку (распоряжение руководства)

Основная бумага, в которой изначально определены продолжительность поездки, сам факт направления в командировку. Оформляется на фирменном бланке компании или по унифицированной форме Т-9.

Авансовый отчет

При помощи данной бумаги сотрудник доказывает факт несения затрат в ходе поездки. К документу прикладываются оправдательные бумаги — чеки, договора и т.д. Оформляется по унифицированной форме АО-1.

Следующие документы не обязательны для оформления, но, если руководство компании посчитало нужным их составлять, то соответствующее положение должно присутствовать в локальных нормативных актах фирмы (например, в Положении о командировках):

Наименование документа

Описание
Командировочное удостоверение

Документ составляется для простановки печатей принимающей командированного сотрудника стороной. Разрешается разработать бланк, в который сразу можно было бы внести данные удостоверения, авансового отчета и служебного задания.

Служебная записка

Пригождается для доказательства несения расходов на содержание личного автомобиля, эксплуатируемого в служебных целях.
Служебное задание

Документ для подробного описания производственной задачи, которая должна быть выполнена в ходе пребывания в командировке. Существует унифицированная форма Т-10а.

Журнал командированных сотрудников

Документ для учета работников, пребывающих в служебных поездках. Пригождается, если фирма регулярно отправляет работников в командировки.
Отчет о выполнении служебного задания

Документ, необходимый для внесения вернувшимся из поездки работником сведений о проделанной в командировке работе. Иногда указываются причины, по которым выполнить задание не удалось.

Как оформить командировку сотруднику: инструкция для бухгалтера

Далее подробно и пошагово рассмотрим, как грамотно оформить командировку работника, какие и как составить документы.

Как оформить командировку сотруднику: составление приказа на командировку

Важно! Если сотрудник отправляется в командировку на личном автомобиле, данный факт указывается в обязательном порядке в тексте Приказа о направлении его в служебную поездку или в текст дополнительного распоряжения.

Поскольку с недавних пор составление служебного задания стало необязательным, при его отсутствии в реквизитах приказа на командировку можно указывать сведения о распоряжении начальства или служебной записке. В крайнем случае, строку можно оставить незаполненной — это не будет считаться нарушением. Командированный сотрудник должен поставить свою подпись на приказе, подтверждающую факт ознакомления с его положениями.

Предприятие может использовать для оформления Приказа самостоятельно разработанную форму бланка или унифицированный бланк Т-9 (Т-9а в случае отправки в поездку нескольких работников). Перейдите по ссылке, чтобы посмотреть ⇒ Образец Приказа на командировку (2018 год) Т-9 и Образец Приказа на командировку (2018 год) Т-9а.

Как оформить командировку сотруднику: выдача денег под отчет

Важно! Сумма суточных и компенсаций по командировочным расходам должна быть прописана во внутренних нормативных актах компании. Бухгалтер должен опираться на положения локальных актов.

Перед тем, как работник отправится в служебную поездку, бухгалтеру нужно выдать ему из кассы предприятия деньги на покупку проездных документов, аренду жилого помещения и на иные цели на основании Приказа руководства о направлении в командировку. Если сотрудник собственноручно оформил служебную записку с расчетом предполагаемой суммы затрат, бухгалтеру следует проверить, имеется ли на бумаге подпись директора.

Также должны быть выплачены суточные за каждый день пребывания в командировке. При этом нельзя забывать о том, что при наличии на фирме валютного счета, при отправки подчиненного в заграничную командировку суточные ему выдаются в рублях за каждый день пребывания в России и в валюте — за каждый день пребывания за рубежом. За день, на который совершено пересечение границы, суточные выплачиваются в рублях, если речь о возвращении из поездки в Россию, и в валюте, если сотрудник, наоборот, въезжает в иностранное государство. Если валютного счета на фирме не имеется, общая сумма выдается в рублях, а работник сам покупает валюту в обменном пункте (но на бухгалтерских счетах отражается как операция в рублях, так и в валюте).

Как оформить командировку сотруднику: составление командировочного удостоверения (при необходимости)

Ни форма журнала сотрудников, уехавших в командировку, ни командировочное удостоверение больше не являются обязательными документами. Поэтому, если руководство фирмы приняло решение использовать данные документы, необходимо также определиться с тем, какой бланк будет использован — унифицированный или самостоятельно разработанный на предприятии. В командировочном удостоверении можно прописать служебное задание, расчет суточных, отчет о проделанной работе. В унифицированной форме имеется место для печатей принимающей сотрудника стороны, но их проставлять необязательно, как и не обязательно вообще заполнять бумагу.

Перейдите по ссылке, что посмотреть ⇒ Образец командировочного удостоверения на бланке по форме № Т-10.

Как оформить командировку сотруднику: оформление и сдача авансового отчета

Важно! Когда сотрудник передаст в бухгалтерию авансовый отчет, работник бухгалтерии обязан сделать отметку на специальном отрывном корешке документа и вернуть его вернувшемуся из командировки подчиненному. Так он сможет доказать, что действительно передал бумагу.

Авансовый отчет должен быть подан работником в течение 3 дней с момента возвращения из поездки. К нему прикладывается отчет о проделанной работе, если такое требование прописано в локальных нормативных актах компании. Сам авансовый отчет оформляется на унифицированном бланке по форме № ОА-1. Вместе с документом необходимо получить от работника доказательства несения затрат в период поездки:

Перечень документов

Что доказывают
Счет из отеля, договор об аренде квартиры (комнаты, дома), квитанция об оплате гостиничного номера. Должно быть указано количество дней пребывания в жилом помещении, цена 1 дня проживания, дополнительные услуги (завтрак).

Факт оплаты съемного жилья.

Билеты, квитанции, чеки, распечатки электронных билетов, посадочные талоны, квитанция за оплату постельных принадлежностей.

Факт осуществления поездки по купленным проездным документам.
Бланки, билеты, чеки.

Факт пользования услугами частных перевозчиков (такси).

Путевой лист, чеки с АЗС, служебная записка.

Факт проезда в командировку на личном автомобиле.
Служебная записка (с указанием факта отсутствия подтверждающих расходы документов).

Факт утраты документов об оплате жилья и проезда.

Квитанция об оплате услуг связи и т.д.

Факт несения прочих расходов.

Перейдите по ссылке, чтобы посмотреть ⇒ Образец авансового отчета (2018 год).

Как оформить командировку сотруднику: возврат в кассу неиспользованных сумм (при наличии)

В том случае, если работник потратил во время командировки не все выданные ему деньги, он должен вернуть их в бухгалтерию в течение 3 дней с момента оформления авансового отчета. Бухгалтер должен составить приходный кассовый ордер. Перейдите по ссылке, чтобы посмотреть ⇒ Образец приходного кассового ордера (2018 год).

Если сотрудник не может вернуть денежные средства в кассу в положенный срок, в течение месяца у нанимателя имеется возможность взыскать сумму из его заработной платы. Сотрудник может и сам дать письменное согласие на взыскание задолженности, после чего руководитель издает приказ. Следует помнить, что, если не произвести удержание в течение 30 дней с момента окончания срока добровольного возврата денег, придется подавать исковое заявление в суд и получать назад деньги только в судебном порядке. И еще — нельзя взыскать сумму, превышающую 20% зарплаты работника.

Как оформить командировку сотруднику: компенсация перерасхода средств (если таковой имеется)

Если выясняется, что вернувшийся из командировки работник потратил денег больше, чем ему было выдано, бухгалтер должен разобраться, обоснованы ли лишние затраты. Об обоснованности расходов будут говорить:

  • грамотно составленный авансовый отчет;
  • наличие всех правильно оформленных документов, свидетельствующих о несении сотрудником затрат;
  • наличие причин для несения дополнительных расходов по неотложным обстоятельствам.

Если траты необоснованны, компенсация работнику не выплачивается. Если руководство согласно на возмещение затрат, бухгалтер выдает наличные из кассы на основании расходного кассового ордера (смотреть Образец заполнения расходного кассового ордера) в течение 3 дней с момента оформления сотрудником авансового отчета. Если нет возможности сразу выдать всю сумму, составляется график погашения задолженности перед сотрудником, который должен быть подписан обеими сторонами соглашения. В противном случае подчиненный вправе подать исковое заявление и взыскать не только долг, но и проценты.

Читайте также статью ⇒ «Новое в расчете командировочных в 2018 году».

Экспертное мнение к вопросу о том, какая может быть установлена длительность командировки

На сегодняшний день не действует ни одного законодательного акта, который не утратил бы силу, определяющего минимальную и максимальную продолжительность командировок — заграничных или внутрироссийских.

Длительность служебной поездки должна быть прописана в Распоряжении руководства о направлении работника в командировку. Продолжительность поездки должна быть обоснована — она определяется на основании объемов и сложности производственных целей (служебного задания) и времени, которое целесообразно выделить на осуществление данных работ.

В том случае, если внутренними нормативными актами установлена необходимость издания служебного задания, то в нем непременно должна быть прописана длительность командировки. Если в дальнейшем возникает необходимость сокращения периода пребывания в поездке или, наоборот, продления командировки, нужно издавать отдельное Распоряжение начальства.

Эксперты Федеральной налоговой службы напоминают о том, что следует разграничивать понятия командировки, разъемного характера работ и перевода работника в другую местность — это три различных понятия. Соответственно, в расходы при расчете налога на прибыль нельзя отнести затраты, не относящиеся к оплате именно командировочных расходов.

Читайте также статью ⇒ «Положение о командировках 2018 году«.

Законодательное регулирование

Типичные ошибки:

Ошибка: Бухгалтер оформил неоплачиваемый отпуск внутреннему совместителю, отправленному в командировку.

Комментарий: Внутреннему совместителю, уехавшему в командировку, нельзя оформлять основной или дополнительный отпуск. Необходимо оформить дополнительный отпуск с содержанием к ежегодному отпуску на период пребывания в поездке.

Ошибка: Работодатель отправил в командировку сотрудника, пребывающего в основном ежегодном отпуске.

Комментарий: Если имеется производственная необходимость отправить в командировку сотрудника, находящегося в отпуске, необходимо отозвать его из отпуска (если закон не запрещает отзывать из отпуска работника особой категории) и внести корректировки в график отпусков.

Ответы на распространенные вопросы о том, как оформить командировку сотруднику

Вопрос №1: Каких сотрудников фирмы запрещено отправлять в командировку даже с их письменного согласия?

Ответ: К такой категории работников относятся работники, принятые в организацию по ученическому договору, несовершеннолетние сотрудники (кроме представителей творческих профессий и спортсменов), беременные женщины, подписавшие трудовой контракт.

Вопрос №2: Каких сотрудников фирмы можно направить в служебную поездку только с их письменного согласия?

Ответ: Предварительное получение письменного согласия на командировку требуется в отношении инвалидов (если командировки запрещены положениями индивидуальной программы реабилитации), работников, ухаживающих за членом семьи, родителей детей-инвалидов, одиноких матерей и отцов с детьми младше 5 лет, работников с детьми младше 3 лет, матерей малолетних детей.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓
Юридическая Консультация бесплатная
Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик

Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

online-buhuchet.ru

Командировка: как правильно оформить?

ЛВ.САНКИНА,
канд. ист. наук, доц. кафедры документоведения РГГУ

Служебное задание


Приказ о направлении в командировку


Командировочное удостоверение

При оформлении командировки нужно заполнить несколько документов: служебное задание, приказ о направлении работника в командир ровку, командировочное удостоверение. Их формы включены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации, который разработан НИИстатинформ Госкомстата России на основании постановления Правительства РФ от 08.07.97 № 835 "О первичных учетных документах". Формы по учету труда и его оплаты, включенные в Альбом, утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учет труда и его оплаты".

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты распространяются на организации независимо от формы собственности
Цель регистрации любых документов - их учет

Служебное задание


Первым документом, который должен быть заполнен при направлении работника в командировку, является служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а). Служебное задание составляется и подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый. Подписанный документ передается в кадровую службу.
Служебное задание имеет реквизит "номер документа"; это значит, что оно должно быть зарегистрировано кадровой службой. Для кадровой службы служебное задание является основанием для издания приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а).

Пример оформления служебного задания.


После возвращения из командировки работник получает в кадровой службе служебное задание и заполняет его вторую часть (Р. 12) - краткий отчет о выполненной работе за период командировки. Эта часть документа согласовывается с руководителем структурного подразделения (необходима его виза) и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10), авансовым отчетом (форма № АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Приказ о направлении в командировку

Срок хранения приказов о командировании - 5 лет


Служебное задание является основанием для подготовки кадровой службой приказа о направлении работника в командировку. Его формы разработаны в двух вариантах: приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9), предназначенный для оформления командировки одного работника, приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а), который заполняется на нескольких командированных сотрудников.
Формы заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются: фамилия (фамилии) и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого (командируемых), а также цель, время и место (места) командировки.
При необходимости следует указать источники оплаты командировочных расходов и другие условия направления в командировку. Копия приказа передается в бухгалтерию, подлинник (оригинал) подшивается в дело, где хранятся все приказы о командировании.
Пример оформления приказа о направлении в командировку.

Командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение (форма № Т-10) является документом, удостоверяющим пребывание работника в служебной командировке, а именно время прибытия в пункт (пункты) назначения и время убытия из него (них).
В каждом пункте назначения делаются отметки о датах прибытия и убытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.
Командировочное удостоверение выписывается кадровой службой в одном экземпляре на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9).

Пример оформления командировочного удостоверения.


hr-portal.ru