Согласно приказу Правительства Российской Федерации № 749 от 2008 года осуществляется документальное оформление, которое требуется при направлении в служебную поездку сотрудника предприятия (командировка).

Зимой 2015 года руководством страны было принято весомое упрощение в правилах ведения документации для командировок.

До принятия поправок руководителю, чтобы отправить служащего в командировку, требовалось оформить служебный документ, где фиксировалось место, назначение и количество времени на командировку (служебное задание). Также составлялся приказ на сотрудника, отправляющегося в поездку. Проводилась выдача свидетельства, где отмечалось время приезда в нужное место и отъезд (командировочное удостоверение).

Каждое передвижение командировочного отмечалось в документации. По прибытию из командировки работник письменно составлял отчет по выполненному заданию и выписку по всем денежным затратам. К отчетным документам прилагались обоснованные дополнения. Благодаря изменению закона об оформлении командировок, в нынешнем году эта схема упрощена.

Как оформляется зарубежная командировка за пределы РФ — читайте здесь.

Когда вступило в действие поправка законодательного документа Правительства России 2014 года № 1595, уменьшилось количество сопроводительных бумаг. Поэтому процедура документального сопровождения командировок отныне делается намного быстрее. В результате произошла отмена удостоверения для командировки, отчета о поездке и составлении служебного задания. Это уменьшило работу в отделе кадров, но в бухгалтерском отчете должно быть документальное подтверждение использованных финансов.

Также советуем прочитать статью — командировочные расходы и их учет в бухгалтерии.

Проведение документов для командировки в 2016 году

Документальная регистрация командировки обязательно начинается с составления приказа о назначении откомандирования. В данном документе указывается цель данной поездки.

Применение свидетельства для командировок, составление отчета и задания в этом году делается на усмотрение руководства. Когда предприятие ведет документирование по прежнему порядку, то это должно закрепляться в отдельном акте.

Оформление приказа на командировку

При составлении бумаг о командировке применяется форма приказа № Т-9. Также руководитель может применить собственный тип документа необходимый в поездку. В приказе должно обязательно указываться:

• название организации
• вид документа и дата издания
• данные специалиста и должность
• пункт прибытия
• начало и завершение командировки
• задача поездки
• предприятие финансирующее затраты

Документ заверяется руководством данного предприятия.

Скачать бланк и образец приказа о направлении в командировку.

Согласно принятому постановлению Правительства РФ, ведение журнала учета командированных является необязательным.

Документы, подтверждающие расходы

Временной промежуток командировки подтверждается проездными документами, которые предоставляет сотрудник после поездки. Когда такие бумаги отсутствуют, реальное время пребывания служащего в командировке можно подтвердить договором аренды жилплощади.

Если сотрудник находился в гостинице, то доказательством есть талоны об оплате за номер. Когда нет таких документов, составляется служебная записка, в которой принимающая сторона подтверждает срок пребывания командированного.

При назначении служащего в поездку составляется приказ, выдается часть денег на жилье, дорогу и другие траты. В табеле формы № Т-12 и Т-13 отмечается командировка специалиста путем постановки буквенного кода К.

По приезду сотрудник в течение 3 дней должен представить авансовый отчет по предоплате с прилагающими документами по всем расходам. Если служащий использовал свой автомобиль, составляется служебная записка.

Ведение авансового отчета в 2016 году осталось неизменным, так как это единственный документ, с помощью которого делается выплата по растратам командировки.

Оплата поездки для частных предприятий осуществляется согласно локальному нормативному акту.

Для государственных и муниципальных организаций размер и распределение выплат производится по постановлению Правительства РФ № 729.

Благодаря изменениям документальное оформление командировки стало более упрощенным.

rabotniks.ru

Документы для оформления командировки | Полезная информация

В прошлом материале – Командировочные расходы: гарантии, компенсации, налогообложение мы рассмотрели какие расходы обязан работодатель возместить работнику, направленному в служебную командировку. Нормирование таких расходов, а также их налогообложение. Сейчас поговорим о документальном оформлении командировки.
Правильное оформление документов, является гарантией того, что впоследствии не придется столкнутся с претензиями со стороны налогового инспектора о правомерности принятия расходов, связанных с командировкой, к налоговому учету.

Приказ о направлении в служебную командировку

Основанием для приказа является служебное задание. Ранее, такое распоряжение составляли по унифицированной форме №Т-9 или Т-9а. С 2013 года можно использовать самостоятельно разработанные формы документов, а можно по прежнему использовать унифицированные формы, дополняя их по усмотрению графами для необходимых сведений.
В распоряжении указываются данные направляемого в командировку работника, его должность, место назначения, а также сведения, связанные со служебным заданием.
Указывается длительность командировки, дата отправления транспортного средства – начало командировки, дата прибытия – последний день командировки.

Обратите внимание!
Командировка может оплачиваться не только отправляющей, но и принимающей стороной, с последующим распределением расходов между организациями.
Если в командировку направляется работник, который в другой организации работает по совместительству, работодатели организаций, в которых трудится такой работник, заключают между собой соглашение о направлении работника в служебную командировку.
Каждый из работодателей издает соответствующий приказ о направлении в командировку, указывая в соответствующем разделе источники, из которых будут возмещаться расходы, со ссылкой на соглашение сторон (работодателей).
Подписанный руководителем приказ предъявляется работнику для ознакомления. Работник должен подтвердить факт ознакомления с документом своей подписью.
На основании приказа составляется следующий документ.

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку скачать бланк

Командировочное удостоверение

Первый документ, который оформляется после решения руководителя о направлении работника в служебную командировку – командировочное удостоверение. В этом документе указывается дата отправления работника в командировку, а также дата прибытия на рабочее место.
На его основании организация включает в состав расходов суточные, выдаваемые работнику, в сумме исходя из количества дней пребывания в командировке. Также удостоверение является подтверждением факта пребывания работника в месте назначения, поскольку в нем ставятся соответствующие отметки, и наделяет командированного сотрудника соответствующими полномочиями. Помимо вышесказанного, это удостоверение применяют для учета и оплаты труда.

Документ заполняется отделом или работником, занимающийся кадрами, визируется руководителем и передается работнику. На обратной стороне удостоверения ставятся отметки о прибытии в организацию, куда направлен работник, а также отметка об убытии. 

По возвращению на место работы заполненное удостоверение передается в бухгалтерию. Также работник передает авансовый отчет и прикладывает к нему «расходные» документы.

Командировочное удостоверение скачать бланк

Служебное задание

На основании решения руководителя оставляется план командировок, откуда и берутся сведения для оформления служебного задания.
Для служебного задания всегда применялась унифицированная форма №Т-10а. В данном документе указывается конкретные цели и задачи, возлагаемые на командированного работника, а также впоследствии, на основании письменного отчета, отражаются результаты командировки.
Вернувшийся из командировки работник составляет письменный отчет, на основании которого заполняется графа 12 формы Т-10а. Также составляет авансовый отчет и передает его в бухгалтерию.

Служебное заданиескачать бланк

Авансовый отчет

Этот документ служит отчетом об израсходованных суммах, в данном случае, работником, находившимся в командировке.
Перед началом командировки, работнику выдаются денежные средства на предстоящие расходы под отчет. Основанием для выдачи таких средств служит приказ руководителя, с указанием лиц, которым можно выдавать денежные средства под отчет, указываются сроки, в течение которых, работники должны отчитаться по израсходованным суммам.
Теперь, для выдачи подотчетных средств, требуется получить заявление от работника. Командированному работнику средства могут быть выданы на основании командировочного удостоверения, либо на основании распоряжения руководителя.
Авансовый отчет составляют по унифицированной форме №АО-1. Эта форма состоит из двух сторон и заполняется в одном экземпляре.
При заполнении отчета, к каждой потраченной сумме, прикладываются подтверждающие документы, реквизиты которых вносятся в соответствующие графы на обратной стороне документа.
Остатки неизрасходованной суммы сдаются в бухгалтерию, с оформлением записи в авансовом отчете. Если работник израсходовал больше денег, чем ему было выдано, в документе указывается сумма перерасхода, которую возмещают работнику из кассы организации. 

Авансовый отчет скачать бланк

В таком порядке всем организациям следует оформлять документы, если работники направляются в командировку. Между тем, в деловой практике бывают разные ситуации. Как быть, если что-то пошло не по правилам?
Давайте рассмотрим, какие бывают случаи.

Если на командировочном удостоверении не проставлены отметки

Такое возникает часто. Например, сотрудник был командирован не в организацию, а ездил на переговоры с физическим лицом.
Ведь если налоговый инспектор при проверке обнаружит такой документ, то, вероятнее всего, что командировочные расходы исключат из налогооблагаемой базы и придется доплачивать налог на прибыль и пени и, возможно, штрафы.
Для того, чтобы принять расходы к учету по такому документу и не столкнуться с претензиями проверяющих, подготовьте следующие документы:

• Служебное распоряжение о направлении в командировку, с указанием соответствующих данных;
• Должным образом оформленное задание, с указанием цели командировки;
• Документы на проезд туда и обратно, с датой, совпадающей с той, которая указана в остальных документах;
• Отчет работника о результатах командировки;
• Документы из гостиницы, в которой проживал командированный работник, подтверждающие дату и сроки командировки.

Если работник направлен в заграничную командировку

С 2012 года функции налогового агента, в случае направления работника в заграничную командировку, сняты с работодателя. Работник, в случае продолжительной командировки за рубежом, свои доходы декларирует самостоятельно.
Расходы подтверждаются в обычном порядке. Если подтверждающие документы составлены на иностранном языке, должен быть оформлен простой построчный перевод. Суммы расходов, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли, соответствующим образом и учитываются возникающие курсовые разницы. Для подтверждения расходов на электронный билет, должен быть предоставлен соответствующий документ.

Если работник направлен в однодневную командировку

В таком случае суточные не выдаются работнику. Если организация выплачивает все таки суточные, то при проверке эту сумму засчитывают в доход работнику и соответственно, облагают налогом на доходы физических лиц. Поскольку суточные предназначены для покрытия личных расходов командированного сотрудника, законодательством установлено, что эти выплаты производятся только в тех случаях, когда длительность командировки составляет более 24 часов.
Остальные расходы: проезд работника «туда и обратно», проживание оплачиваются в обычном порядке. Также, за работником сохраняется средний заработок.
Если же работодатель выплатил суточные за однодневную командировку, то при проверке, во избежание доначисления налогов, можно привести следующий довод: поскольку работник направлен в командировку в интересах и по распоряжению руководителя, у работника, в данном случае, отсутствует экономическая выгода.

Если работнику возмещать питание вместо суточных

Хоть это и практикуется в некоторых организациях, действующее законодательство не предусматривает такую возможность. Поэтому, практика показывает, что и в этом случае, контролеры доначисляют НДФЛ, вменяя такое возмещение в доход работника. А поскольку возмещение питания законодательством также не предусмотрено, то и в налоговом учете эти суммы в расходы включать нельзя. Поэтому еще будет доначислен налог на прибыль.

Не нашли ответ на свой вопрос в данном материале? Командировка – разбираем неоднозначные ситуации. В данном материале собраны все, полученные нами, вопросы по данной теме. Если и там не найдете ответ – пишите нам. Мы вместе разберемся с вашей ситуацией. Самые интересные случаи будут вынесены в отдельную тему.

наверх

Полезные материалы:

Командировочные расходы: гарантии, компенсации, налогообложение

Расчет отпускных в 2013 году

Больничный для совместителя

Наглядный пример расчета больничного в 2013 году

Расчет больничного в 2013 году

Расчет пособий по беременности и родам в 2013 году

Наглядный пример расчета пособий по беременности и родам

Справочник по детским пособиям

На какие выплаты можно направлять зарплату работника

Таблица штрафов за нарушение трудового законодательства

Все работодатели должны проводить аттестацию рабочих мест

Выплачиваете зарплату в конвертах? Этот материал для вас

Изменения законодательства о страховых взносах

Новые правила расчета детских поссобий и декретных в 2013 году

Последние разъяснения Минфина о детских пособиях

paruscbp.ru

Как оформить командировку сотруднику: инструкция для бухгалтера

Зачастую работа предприятия не может ограничиться местом постоянного трудоустройства сотрудников. Руководителям приходится отправлять работников в командировку для выполнения служебных заданий. В связи с этим, каждый бухгалтер обязан знать, как оформить командировку сотруднику. В данной статье мы расскажем, какие документы оформляются при назначении командировки (обязательные, дополнительные), как составить приказ на командировку, как выдать деньги под отчет, как составить командировочное удостоверение, как оформить и сдать авансовый отчет, как вернуть в кассу неиспользованные деньги, как компенсировать работнику перерасход средств.

Как оформить командировку сотруднику: обязательные и дополнительные документы

В законодательстве регулярно что-либо меняется, и после вступления в законную силу последних изменений обязательными остались только следующие документы, касающиеся оформления командировок сотрудникам:

Следующие документы не обязательны для оформления, но, если руководство компании посчитало нужным их составлять, то соответствующее положение должно присутствовать в локальных нормативных актах фирмы (например, в Положении о командировках):

Как оформить командировку сотруднику: инструкция для бухгалтера

Далее подробно и пошагово рассмотрим, как грамотно оформить командировку работника, какие и как составить документы.

Как оформить командировку сотруднику: составление приказа на командировку

Важно! Если сотрудник отправляется в командировку на личном автомобиле, данный факт указывается в обязательном порядке в тексте Приказа о направлении его в служебную поездку или в текст дополнительного распоряжения.

Поскольку с недавних пор составление служебного задания стало необязательным, при его отсутствии в реквизитах приказа на командировку можно указывать сведения о распоряжении начальства или служебной записке. В крайнем случае, строку можно оставить незаполненной — это не будет считаться нарушением. Командированный сотрудник должен поставить свою подпись на приказе, подтверждающую факт ознакомления с его положениями.

Предприятие может использовать для оформления Приказа самостоятельно разработанную форму бланка или унифицированный бланк Т-9 (Т-9а в случае отправки в поездку нескольких работников). Перейдите по ссылке, чтобы посмотреть ⇒ Образец Приказа на командировку (2018 год) Т-9 и Образец Приказа на командировку (2018 год) Т-9а.

Как оформить командировку сотруднику: выдача денег под отчет

Важно! Сумма суточных и компенсаций по командировочным расходам должна быть прописана во внутренних нормативных актах компании. Бухгалтер должен опираться на положения локальных актов.

Перед тем, как работник отправится в служебную поездку, бухгалтеру нужно выдать ему из кассы предприятия деньги на покупку проездных документов, аренду жилого помещения и на иные цели на основании Приказа руководства о направлении в командировку. Если сотрудник собственноручно оформил служебную записку с расчетом предполагаемой суммы затрат, бухгалтеру следует проверить, имеется ли на бумаге подпись директора.

Также должны быть выплачены суточные за каждый день пребывания в командировке. При этом нельзя забывать о том, что при наличии на фирме валютного счета, при отправки подчиненного в заграничную командировку суточные ему выдаются в рублях за каждый день пребывания в России и в валюте — за каждый день пребывания за рубежом. За день, на который совершено пересечение границы, суточные выплачиваются в рублях, если речь о возвращении из поездки в Россию, и в валюте, если сотрудник, наоборот, въезжает в иностранное государство. Если валютного счета на фирме не имеется, общая сумма выдается в рублях, а работник сам покупает валюту в обменном пункте (но на бухгалтерских счетах отражается как операция в рублях, так и в валюте).

Как оформить командировку сотруднику: составление командировочного удостоверения (при необходимости)

Ни форма журнала сотрудников, уехавших в командировку, ни командировочное удостоверение больше не являются обязательными документами. Поэтому, если руководство фирмы приняло решение использовать данные документы, необходимо также определиться с тем, какой бланк будет использован — унифицированный или самостоятельно разработанный на предприятии. В командировочном удостоверении можно прописать служебное задание, расчет суточных, отчет о проделанной работе. В унифицированной форме имеется место для печатей принимающей сотрудника стороны, но их проставлять необязательно, как и не обязательно вообще заполнять бумагу.

Перейдите по ссылке, что посмотреть ⇒ Образец командировочного удостоверения на бланке по форме № Т-10.

Как оформить командировку сотруднику: оформление и сдача авансового отчета

Важно! Когда сотрудник передаст в бухгалтерию авансовый отчет, работник бухгалтерии обязан сделать отметку на специальном отрывном корешке документа и вернуть его вернувшемуся из командировки подчиненному. Так он сможет доказать, что действительно передал бумагу.

Авансовый отчет должен быть подан работником в течение 3 дней с момента возвращения из поездки. К нему прикладывается отчет о проделанной работе, если такое требование прописано в локальных нормативных актах компании. Сам авансовый отчет оформляется на унифицированном бланке по форме № ОА-1. Вместе с документом необходимо получить от работника доказательства несения затрат в период поездки:

Перейдите по ссылке, чтобы посмотреть ⇒ Образец авансового отчета (2018 год).

Как оформить командировку сотруднику: возврат в кассу неиспользованных сумм (при наличии)

В том случае, если работник потратил во время командировки не все выданные ему деньги, он должен вернуть их в бухгалтерию в течение 3 дней с момента оформления авансового отчета. Бухгалтер должен составить приходный кассовый ордер. Перейдите по ссылке, чтобы посмотреть ⇒ Образец приходного кассового ордера (2018 год).

Если сотрудник не может вернуть денежные средства в кассу в положенный срок, в течение месяца у нанимателя имеется возможность взыскать сумму из его заработной платы. Сотрудник может и сам дать письменное согласие на взыскание задолженности, после чего руководитель издает приказ. Следует помнить, что, если не произвести удержание в течение 30 дней с момента окончания срока добровольного возврата денег, придется подавать исковое заявление в суд и получать назад деньги только в судебном порядке. И еще — нельзя взыскать сумму, превышающую 20% зарплаты работника.

Как оформить командировку сотруднику: компенсация перерасхода средств (если таковой имеется)

Если выясняется, что вернувшийся из командировки работник потратил денег больше, чем ему было выдано, бухгалтер должен разобраться, обоснованы ли лишние затраты. Об обоснованности расходов будут говорить:

• грамотно составленный авансовый отчет;
• наличие всех правильно оформленных документов, свидетельствующих о несении сотрудником затрат;
• наличие причин для несения дополнительных расходов по неотложным обстоятельствам.

Если траты необоснованны, компенсация работнику не выплачивается. Если руководство согласно на возмещение затрат, бухгалтер выдает наличные из кассы на основании расходного кассового ордера (смотреть Образец заполнения расходного кассового ордера) в течение 3 дней с момента оформления сотрудником авансового отчета. Если нет возможности сразу выдать всю сумму, составляется график погашения задолженности перед сотрудником, который должен быть подписан обеими сторонами соглашения. В противном случае подчиненный вправе подать исковое заявление и взыскать не только долг, но и проценты.

Читайте также статью ⇒ «Новое в расчете командировочных в 2018 году».

Экспертное мнение к вопросу о том, какая может быть установлена длительность командировки

На сегодняшний день не действует ни одного законодательного акта, который не утратил бы силу, определяющего минимальную и максимальную продолжительность командировок — заграничных или внутрироссийских.

Длительность служебной поездки должна быть прописана в Распоряжении руководства о направлении работника в командировку. Продолжительность поездки должна быть обоснована — она определяется на основании объемов и сложности производственных целей (служебного задания) и времени, которое целесообразно выделить на осуществление данных работ.

В том случае, если внутренними нормативными актами установлена необходимость издания служебного задания, то в нем непременно должна быть прописана длительность командировки. Если в дальнейшем возникает необходимость сокращения периода пребывания в поездке или, наоборот, продления командировки, нужно издавать отдельное Распоряжение начальства.

Эксперты Федеральной налоговой службы напоминают о том, что следует разграничивать понятия командировки, разъемного характера работ и перевода работника в другую местность — это три различных понятия. Соответственно, в расходы при расчете налога на прибыль нельзя отнести затраты, не относящиеся к оплате именно командировочных расходов.

Читайте также статью ⇒ «Положение о командировках 2018 году«.

Законодательное регулирование

Типичные ошибки:

Ошибка: Бухгалтер оформил неоплачиваемый отпуск внутреннему совместителю, отправленному в командировку.

Комментарий: Внутреннему совместителю, уехавшему в командировку, нельзя оформлять основной или дополнительный отпуск. Необходимо оформить дополнительный отпуск с содержанием к ежегодному отпуску на период пребывания в поездке.

Ошибка: Работодатель отправил в командировку сотрудника, пребывающего в основном ежегодном отпуске.

Комментарий: Если имеется производственная необходимость отправить в командировку сотрудника, находящегося в отпуске, необходимо отозвать его из отпуска (если закон не запрещает отзывать из отпуска работника особой категории) и внести корректировки в график отпусков.

Ответы на распространенные вопросы о том, как оформить командировку сотруднику

Вопрос №1: Каких сотрудников фирмы запрещено отправлять в командировку даже с их письменного согласия?

Ответ: К такой категории работников относятся работники, принятые в организацию по ученическому договору, несовершеннолетние сотрудники (кроме представителей творческих профессий и спортсменов), беременные женщины, подписавшие трудовой контракт.

Вопрос №2: Каких сотрудников фирмы можно направить в служебную поездку только с их письменного согласия?

Ответ: Предварительное получение письменного согласия на командировку требуется в отношении инвалидов (если командировки запрещены положениями индивидуальной программы реабилитации), работников, ухаживающих за членом семьи, родителей детей-инвалидов, одиноких матерей и отцов с детьми младше 5 лет, работников с детьми младше 3 лет, матерей малолетних детей.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик

Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик