Проект новой редакции Перечня типовых управленческих архивных документов

30 марта 2018 года на официальном сайте Федерального архивного агентства (Росархива) в разделе «Проекты» размещен для публичного обсуждения проект новой редакции «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (см. http://archives.ru/sites/default/files/2018-03-project-perechen.doc ).

Замечания и предложения можно направить в срок до 1 мая 2018 года в Росархив по электронному адресу: [email protected]

Проект состоит из 12 разделов в которые включено 675 статей.

Мой комментарий: Я несколько раз внимательно прочитала проект Перечня, и сначала никак не могла сообразить, что же меня в нём напрягает. После седьмого прочтения (!) наконец поняла – проект пытается объединить трудносовместимые нормы, которые установлены в различных законодательно-нормативных актах Российской Федерации.

Проект перечня не учитывает того, что у нас сейчас в сфере государственного управления и деловой деятельности можно выделить несколько «блоков», которые регулируются по-разному, начиная с уровня законодательства:

• Система государственного и муниципального управления, – а значит, и система соответствующего документирования – регламентируется отдельными законодательными и нормативными актами;


• Деятельность коммерческих и унитарных организаций от момента их создания до ликвидации (и, соответственно, документирование их деятельности) регламентированы целым блоком федеральных законов и подзаконных нормативно-правовых актов, причем для каждой правовой формы организации – это отдельный закон, и требования этих законов могут существенно различаться. Данный пласт документов практически никак не пересекается с документацией государственных органов;


• Блоки по отдельным видам управления, таким, как бухгалтерский и налоговый учет, трудовые отношения и т.п., которые в нашей стране регулируются едиными для всех законами, например, Трудовым Кодексом. Соответственно, и требования к документам и документированию можно выделить единые (хотя для государственных служащих, например, при оформлении трудовых отношений есть дополнительные требования).

И вот представьте себе, что из всего этого огромного массива требований к документированию методом «научного тыка» кусками вырваны отдельные виды документов и вперемешку включены в проект Перечня …

Понятно, что значительная часть статей не вызовет каких-то вопросов и споров, в первую очередь там, где речь идет о традиционных управленческих документах. Но как только речь заходит о документах коммерческих организациях, вопросы возникают на каждом шагу.

Приведу один пример:

Проект Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

58. Документы (справки, докладные, служебные записки, предложения к повестке дня, извещения, приглашения, рекламные проспекты, переписка)

по подготовке и проведению заседаний представительных (коллегиальных) органов организаций, собраний акционеров, съездов, конгрессов, пленумов, конференций, «круглых» столов, совещаний, торжественных приемов, встреч – 5 л.

59. Документы (программы, доклады, выступления, сообщения, повестки, тематические фотоальбомы, фонодокументы, видеодокументы, переписка) заседаний представительных (коллегиальных) органов организаций, собраний акционеров, съездов, конгрессов, пленумов, конференций, «круглых» столов, совещаний, торжественных приемов, встреч:
а) по месту проведения – 5 л. ЭПК
б) в других организациях – До минования надобности

Мне кажется, что нелогично в один пункт объединять документы общего собрания акционеров (именно так называется этот орган управления акционерным обществом), которое является, согласно ст. 48 федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»,

«высшим органом управления общества» – и документы круглых столов и приемов! 🙂

С моей точки зрения, традиционная идеология разработки и использования перечней такого типа безнадежно устарела и не отвечает требованиям времени. Сейчас изменения в законодательстве, в том числе и изменения к требованиям документирования деятельности как государственных органов, так и коммерческих организаций, идут «без перерыва на обед». В этих условиях давно пора поменять концепцию составления, актуализации и использования Перечней, начав с разработки проекта новой концепции и его публичного обсуждения.

Как мне кажется, пытаться составить вручную силами двух-трех человек Перечень, охватывающий все виды управленческой документации во всех сферах деятельности, нереально. Еще более нереально надеяться, что хотя бы через год после начала работы над ним он в полной мере будет соответствовать действительности. У нас в 2018 году собираются вновь переписать более 50 основополагающих законов, включая Гражданский кодекс! От печатного документа нужно переходить к созданию и непрерывному ведению постоянно актуализируемой базы данных.

Необходимо таким образом продумать процедуру установления сроков хранения, чтобы всем упомянутых в законодательно-нормативной базе видам документов эти сроки устанавливались официально и были согласованы с Росархивом. Если не хватает собственных идей о том, как это можно сделать, существует соответствующий зарубежный опыт, которым можно воспользоваться.

Я бы также предложила подумать над тем, чтобы принять решение о разработке Перечня частями небольшого объёма, посвященными отдельному направлению деятельности – как это делалось у нас в прошлом веке при разработке самых первых Перечней, и как это делается сегодня во многих странах мира. Сегодняшняя реальность такова, что ни Росархив, ни ВНИИДАД не имеют в своем распоряжении необходимого количества специалистов, чтобы разом качественно подготовить Перечень в полном объёме.

Источник: Официальный сайт Федерального архивного агентства
http://www.rusarchives.ru/novosti/novosti-rosarhiva/30-03-2018-federalnoe-arhivnoe-agentstvo-informiruet

rusrim.blogspot.com

ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Утверждаю
Руководитель Федеральной
архивной службы России
В.П.КОЗЛОВ
6 октября 2000 года
ПЕРЕЧЕНЬ
ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ
В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ
(в ред. решения Росархива от 27.10.2003)
—–T———————————T———–T————-¬
¦Но- ¦ Вид документа ¦Срок хране-¦ Примечание ¦
¦мер ¦ ¦ния доку- ¦ ¦
¦ста-¦ ¦ментов ¦ ¦
¦тьи ¦ ¦ ¦ ¦

+—-+———————————+———–+————-+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+—-+———————————+———–+————-+
¦ ——————————– ¦
¦ Срок хранения “постоянно” применяется в соответствии с п.¦
¦2.4 Указаний. Отметка “ЭПК” применяется в соответствии с п. 2.8¦
¦Указаний. ¦
¦ ¦
¦ 1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ¦
¦ ¦
¦ 1.1. Распорядительная деятельность ¦
¦ ¦
¦ 1¦Законодательные, иные нормативные¦ ¦ Относящи-¦
¦ ¦акты (законы, указы,¦ ¦еся к деяте- ¦
¦ ¦постановления, распоряжения,¦ ¦льности орга-¦
¦ ¦решения) Президента Российской¦ ¦низации -¦
¦ ¦Федерации, законодательных,¦ ¦пост. ¦
¦ ¦исполнительных органов¦ ¦ ¦
¦ ¦государственной власти, судебных¦ ¦ ¦
¦ ¦органов Российской Федерации,¦ ¦ ¦
¦ ¦субъектов Российской Федерации,¦ ¦ ¦
¦ ¦органов местного самоуправления: ¦ ¦ ¦
¦ ¦а) по месту разработки ¦Пост. ¦ ¦
¦ ¦б) в других организациях ¦До минова- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ния надоб- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ности ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 2¦Проекты нормативных актов¦ ¦ ¦
¦ ¦Президента Российской Федерации,¦ ¦ ¦
¦ ¦исполнительных органов¦ ¦ ¦
¦ ¦государственной власти, судебных¦ ¦ ¦
¦ ¦органов Российской Федерации,¦ ¦ ¦
¦ ¦субъектов Российской Федерации,¦ ¦ ¦
¦ ¦органов местного самоуправления: ¦ ¦ ¦
¦ ¦а) по месту разработки и¦Пост. ¦ ¦
¦ ¦утверждения ¦ ¦ ¦
¦ ¦б) в других организациях ¦До минова- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ния надоб- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ности ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 3¦Инициативные предложения,¦Пост. ¦ ¦
¦ ¦внесенные в органы¦ ¦ ¦
¦ ¦государственной власти Российской¦ ¦ ¦
¦ ¦Федерации, субъектов Российской¦ ¦ ¦
¦ ¦Федерации, органы местного¦ ¦ ¦
¦ ¦самоуправления; документы¦ ¦ ¦
¦ ¦(докладные записки, заключения,¦ ¦ ¦
¦ ¦справки и др.) по их разработке ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 4¦Поручения Президента Российской¦Пост. ¦ ¦
¦ ¦Федерации, Правительства¦ ¦ ¦
¦ ¦Российской Федерации, органов¦ ¦ ¦
¦ ¦государственной власти Российской¦ ¦ ¦
¦ ¦Федерации, субъектов Российской¦ ¦ ¦
¦ ¦Федерации, органов местного¦ ¦ ¦
¦ ¦самоуправления; документы¦ ¦ ¦
¦ ¦(обзоры, доклады, расчеты,¦ ¦ ¦
¦ ¦заключения, справки и др.) по их¦ ¦ ¦
¦ ¦выполнению ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 5¦Протоколы, постановления,¦ ¦ До прек- ¦
¦ ¦решения, рекомендации,¦ ¦ращения дея- ¦
¦ ¦стенограммы заседаний; документы¦ ¦тельности ак-¦
¦ ¦(справки, доклады, информации,¦ ¦ционерного ¦
¦ ¦докладные записки, сводки,¦ ¦общества; ¦
¦ ¦выписки, бюллетени голосования¦ ¦после прекра-¦
¦ ¦, доверенности и др.) к ним: ¦ ¦щения – ЭПК ¦
¦ ¦а) коллегиального исполнительного¦Пост. ¦ Прислан- ¦
¦ ¦органа организации (коллегии,¦ ¦ные для све- ¦
¦ ¦совета, дирекции, правления и¦ ¦дения – до ¦
¦ ¦др.) ¦ ¦минования на-¦
¦ ¦б) контрольных (ревизионных)¦Пост. ¦добности ¦
¦ ¦органов организации (советов,¦ ¦ ¦
¦ ¦комиссий и др.) ¦ ¦ ¦
¦ ¦в) научных, экспертных,¦Пост. ¦ ¦
¦ ¦методических, консультативных¦ ¦ ¦
¦ ¦органов организации (комитетов,¦ ¦ ¦
¦ ¦комиссий, советов и др.) ¦ ¦ ¦
¦ ¦г) совещаний у руководителя¦Пост. ¦ ¦
¦ ¦организации ¦ ¦ ¦
¦ ¦д) собраний трудовых коллективов¦Пост. ¦ ¦
¦ ¦организации ¦ ¦ ¦
¦ ¦е) собраний структурных¦5 л. ЭПК ¦ ¦
¦ ¦подразделений организации ¦ ¦ ¦
¦ ¦ж) общих собраний акционеров,¦Пост. ¦ ¦
¦ ¦пайщиков ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 6¦Приказы, распоряжения; документы¦ ¦ Прислан- ¦
¦ ¦(справки, сводки, информации,¦ ¦ные для све- ¦
¦ ¦доклады и др.) к ним: ¦ ¦дения – до ¦
¦ ¦а) по основной деятельности ¦Пост. ¦минования на-¦
¦ ¦б) по личному составу ¦75 л. ¦добности ¦
¦ ¦ ¦ЭПК ¦ О предос-¦
¦ ¦в) по административно-хозяйствен-¦5 л. ¦тавлении оче-¦
¦ ¦ным вопросам ¦ ¦редных и ¦
¦ ¦ ¦ ¦учебных от- ¦
¦ ¦ ¦ ¦пусков, де- ¦
¦ ¦ ¦ ¦журствах, ¦
¦ ¦ ¦ ¦взысканиях, ¦
¦ ¦ ¦ ¦краткосрочных¦
¦ ¦ ¦ ¦внутрироссий-¦
¦ ¦ ¦ ¦ских команди-¦
¦ ¦ ¦ ¦ровках – 5 л.¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 7¦Проекты приказов, распоряжений ¦1 г. ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 8¦Документы (постановления,¦ ¦ ¦
¦ ¦решения, рекомендации, протоколы,¦ ¦ ¦
¦ ¦стенограммы) международных,¦ ¦ ¦
¦ ¦всероссийских, ведомственных и¦ ¦ ¦
¦ ¦межведомственных, отраслевых¦ ¦ ¦
¦ ¦съездов, конгрессов, конференций,¦ ¦ ¦
¦ ¦совещаний, семинаров: ¦ ¦ ¦
¦ ¦а) по месту проведения ¦Пост. ¦ ¦
¦ ¦б) в других организациях ¦До минова- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ния надоб- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ности ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 9¦Документы (справки, отчеты,¦Пост. ¦ ¦
¦ ¦доклады, обзоры, переписка) о¦ ¦ ¦
¦ ¦реализации решений съездов,¦ ¦ ¦
¦ ¦конгрессов, конференций,¦ ¦ ¦
¦ ¦совещаний, семинаров ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 10¦Правила, инструкции, регламенты,¦ ¦ После за-¦
¦ ¦методические указания и¦ ¦мены новыми ¦
¦ ¦рекомендации: ¦ ¦ ¦
¦ ¦а) по месту разработки и¦Пост. ¦ ¦
¦ ¦утверждения ¦ ¦ ¦
¦ ¦б) в других организациях ¦3 г. ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 11¦Проекты правил, инструкций,¦3 г. ¦ После ут-¦
¦ ¦регламентов, методических¦ЭПК ¦верждения ¦
¦ ¦указаний и рекомендаций;¦ ¦ ¦
¦ ¦документы (заключения,¦ ¦ ¦
¦ ¦предложения, справки, докладные¦ ¦ ¦
¦ ¦записки, переписка) по их¦ ¦ ¦
¦ ¦разработке и применению ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 12¦Переписка с исполнительными¦5 л. ЭПК ¦ ¦
¦ ¦органами государственной власти¦ ¦ ¦
¦ ¦Российской Федерации, субъектов¦ ¦ ¦
¦ ¦Российской Федерации, органами¦ ¦ ¦
¦ ¦местного самоуправления по¦ ¦ ¦
¦ ¦основным вопросам деятельности ¦ ¦ ¦
¦ ¦
¦ 1.2. Организационные основы управления ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ 13¦Уставы, положения организации¦ ¦ После за-¦
¦ ¦(типовые и индивидуальные): ¦ ¦мены новыми ¦
¦ ¦а) по месту разработки и¦Пост. ¦ ¦
¦ ¦утверждения ¦ ¦ ¦
¦ ¦б) в других организациях ¦3 г. ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 14¦Учредительные договоры, изменения¦Пост. ¦ ¦
¦ ¦и дополнения к ним, протоколы¦ ¦ ¦
¦ ¦учредительных собраний¦ ¦ ¦
¦ ¦негосударственных организаций,¦ ¦ ¦
¦ ¦списки учредителей (участников) ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 15¦Свидетельства о регистрации,¦Пост. ¦ ¦
¦ ¦ликвидации организации,¦ ¦ ¦
¦ ¦разрешения, уведомления на¦ ¦ ¦
¦ ¦открытие филиалов,¦ ¦ ¦
¦ ¦представительств ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 16¦Положения о структурных¦Пост. ¦ ¦
¦ ¦подразделениях организации;¦ ¦ ¦
¦ ¦коллегиальных исполнительных,¦ ¦ ¦
¦ ¦контрольных, научных, экспертных,¦ ¦ ¦
¦ ¦методических, консультативных¦ ¦ ¦
¦ ¦органах; о филиалах,¦ ¦ ¦
¦ ¦представительствах ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 17¦Проекты уставов, положений;¦3 г. ¦ После ут-¦
¦ ¦документы (справки, докладные¦ЭПК ¦верждения ¦
¦ ¦записки, предложения, отзывы) по¦ ¦ ¦
¦ ¦их разработке ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 18¦Структуры и схемы организации¦ ¦ ¦
¦ ¦управления; пояснительные записки¦ ¦ ¦
¦ ¦к ним: ¦ ¦ ¦
¦ ¦а) по месту разработки и¦Пост. ¦ ¦
¦ ¦утверждения ¦ ¦ ¦
¦ ¦б) в других организациях ¦До замены ¦ ¦
¦ ¦ ¦новыми ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 19¦Документы (лицензии, квоты,¦Пост. ¦ ¦
¦ ¦протоколы, решения, книги¦ ¦ ¦
¦ ¦регистрации и др.) о¦ ¦

ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ (утв. Росархивом 06.10.2000)  »

Законодательство РФ »

www.lawmix.ru

Перечень типовых управленческих архивных документов 2017

Sorry, the page you are looking for is currently unavailable.

Please try again later.

If you are the system administrator of this resource then you should check the error log for details.

При возврате товара оплаченного банковской картой кому остается чек продажи

Получить разрешение на временное проживание

Как правильно написать претензию на возврат качественного товара

Что такое электронное ТСЖ? Чем отличается от ГИС ТСЖ? Электронное ТСЖ, это еще один ресурс, который позволяет следить за тем, как осуществляется деятельность управляющих организаций в нашей стране. Главное его отличие от ГИС ТСЖ состоит в том, что регистрация на данном портале не обязательна, а государственные органы не контролируют ситуацию на сайте. Жильцы также не могут вносить предложения и просьбы. По сути данный ресурс просто на просто вобрал в себя информацию об имеющихся ТСЖ по регионам с их контактными данными и сферами действия. Нужно ли заводить личный кабинет ТСЖ? В данном профиле совсем не обязательно заводить личный документ, однако если вы хотите всячески способствовать росту и развитию своего товарищества, то не отказывайтесь от такой регистрации. Так о вашем товариществе узнает как можно больше людей и возможно, жители ближайших домов также захотят войти в ваше сообщество.

Перечень типовых управленческих архивных документов

О государственных закупках Текст распорядительной части приказа по личному составу разбивается на разделы и пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точкой. Он состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. В констатирующей части должны быть изложены цели и причины издания приказа.

В распорядительной – перечислены конкретные задания, исполнители и сроки исполнения. Кроме того, обязательно должны быть перечислены основания для издания приказа. Обратите внимание, что дата приказа и регистрационный номер пишутся от руки после завершения процедуры оформления приказа.

Ведь как можно заранее присвоить номер и дату документу, который еще не подписан? Вполне возможно, что проект приказа будет переделываться, а за это время в книге регистрации нумерация уйдет далеко вперед. Статья об ознакомлении с приказом под роспись поможет вам не допускать ошибок в работе.

Действующие сроки хранения бухгалтерских документов в 2017 году (таблица)

По поводу копии паспорта – ее лучше не хранить в отделе кадров. Наша позиция подтверждается судебной практикой по данному вопросу. Подробнее о личном деле сотрудника читайте здесь: Так, Арбитражный суд Ростовской области в ноябре 2013 года рассмотрел дело № А53-12557/2013 в котором Управление Роскомнадзора по Ростовской области предъявило претензии филиалу ООО «МЕТРО Кэш энд Керри», в кадровых делах которого оно обнаружило копии паспортов и военных билетов, а также фотографии. Суть спора В апреле 2013 года Управлением Роскомнадзора по Ростовской области была проведена плановая выездная проверка филиала общества ООО «МЕТРО Кэш энд Керри» в г. Ростове-на-Дону. При проведении проверки было выявлено, что общество нарушает обязательные требования в сфере обработки персональных данных: проводит обработку персональных данных, избыточных по отношению к заявленным целям их обработки.

Изменения в перечень типовых управленческих архивных документов 2018 для

К сведению СвернутьПоказать В бухгалтерском учете испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей списывают с забалансового счета 006 «Бланки строгой отчетности»:

• Кредит 006 – списаны испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей в них.

Пример 4 Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них СвернутьПоказать Сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей, вносят в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей (п. 41 Правил). Форма указанной книги приведена в приложении № 1 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Образец заполнения см. в Примере 5.

Каковы стандартные сроки хранения бухгалтерских документов

Для них сфера влияния нормативного акта распространяется на некоторую наиболее значимую документацию, образовавшуюся в ходе коммерческой деятельности. Соблюдать срок и порядок их хранения входит в обязанности таких компаний. Перечень не просто регламентирует продолжительность нахождения дела в архиве, но и определяет ответственность за обеспечение сохранности.

Законодательная база российской федерации

Видимо, осознав это, законодатели с 18.06.2017 внесли серьезные изменения в статью 22.1 закона № 152-ФЗ «Об архивном деле». Теперь закон говорит, что срок, указанный в перечнях, отсчитывается с 1 января года, следующего за годом, в котором документ завершен. Формулировка не совсем очевидна — поэтому разберем задачу на примере документов по личному составу.

Срок хранения документов по личному составу Личное дело в организации начинает формироваться, что очевидно, в момент поступления работника на работу, и заканчивается — днем его увольнения. Пример 1 Приказ об увольнении работника был датирован 10.06.2016. Срок хранения такого личного дела исчисляется с 01.01.2017.

Обратите внимание! В соответствии с новой редакцией закона № 152-ФЗ личные дела, завершенные до 2003 года, должны храниться 75 лет, а завершенные позже — 50 лет.

Перечень архивных документов с указанием сроков хранения 2017 для детских садов

Сделать это достаточно просто, ведь многие граждане имеют профиле в данном портале. После того как вы зарегистрировали себя как физическое лицо, можно приступить к регистрации ТСЖ. Делается это путем прохождения в пункт меню создать и затем организацию.

Система официального сайта сама подскажет вам какие данные нужно вводить, то есть инструкцию по заполнению. После того как два пункта действий пройдено, вернитесь на сайт ГИС ТСЖ. Там вы также указываете регистрационные данные, ставится электронная подпись председателя.

Также сам председатель может добавить в систему и другое должностное лицо, с целью всестороннего контроля ситуации на сайте. Как осуществляется размещение информации в ГИС ЖКХ для ТСЖ? Информация размещается путем создания записи в соответствующих пунктах меню, которые имеют единую тематику с публикуемыми вами данными.

Согласование проекта типового управленческого документа с профильными специалистами – особая процедура. Она сопровождает подготовку каждой организационно-распорядительной деловой бумаги. При согласовании текст корректируют на основе замечаний, уточнений, дополнений специалистов.

• внутреннее – с должностными лицами внутри организации;
• внешнее – с должностными лицами других организаций.

Рассмотрим внутреннее согласование деловых бумаг. Особое внимание обратим на роль в этом процессе делопроизводственного подразделения.

Как применяют перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения

Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения применяется при составлении номенклатуры дел и при согласовании деловых бумаг.

Правила согласования деловых бумаг прописывают в локальных нормативных актах. Например, в Инструкции по делопроизводству, Положении о службе делопроизводства, Регламенте работы с документами организации.

Системы менеджмента качества (СМК) на базе международных стандартов уделяют повышенное внимание управлению документацией. В частности, согласованию проектов деловых бумаг заинтересованными лицами. Это правило находим, например, в пункте 4.2.3 (а) международного стандарта ISO 9001:2008 «Системы менеджмента качества. Требования». Стандарт рекомендует «официальное одобрение деловых бумаг с точки зрения их достаточности до выпуска».

Почему не стоит пренебрегать этим требованием? Это одно из распространенных несоответствий, которое выявляют при аудите систем менеджмента качества. Приведем пример такого несоответствия. Для этого обратимся к тексту приказа «О формировании Совета по этике»:

В чем выражается несоответствие? В листе согласования к приказу АО «Экватор» от 15.04.2016 № 305 «О формировании Совета по этике» нет визы согласования начальника юридической службы Петрова К. Г. Инструкция по делопроизводству любой организации требует обязательного согласования проектов распорядительных деловых бумаг. Во-первых, с начальником юридической службы. Во-вторых, с должностными лицами, функции которых отражены в тексте. А Петров К. Г., согласно приказу, входит в состав членов Совета по этике.

Какие изменения в перечень типовых управленческих архивных документов внесены 2017 году

В соответствии с предложением Центрального банка Российской Федерации о сокращении срока хранения паспортов сделок, установленного статьей 453 Перечня типовых управленческих архивных деловых бумаг, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558 (зарегистрирован Минюстом России 8 сентября 2010 г., регистрационный N 18380), согласованным с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве, министр культуры В.Р. Мединский приказал дополнить статью 453 Перечня типовых управленческих архивных деловых бумаг, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, примечанием следующего содержания: “В кредитных организациях – 15 лет”.

Для внутреннего согласования есть специальный реквизит – «Виза согласования документа».

Виза согласования включает:

• подпись и должность лица, визирующего документ;
• расшифровку подписи и дату подписания (ГОСТ Р 6.30-2003).

Начальник службы делопроизводства

Плигина Е. С. Плигина

Как быть при несогласии визирующего с представленным текстом или его частями? Визу дополняют надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п. 7 не согласен», «Замечания прилагаются» и т. п.:

Начальник финансового отдела

Не согласен И. К. Королев

Если у визирующего есть замечания, оформляют приложение к документу. Замечания излагают на отдельном листе, их подписывают и прикрепляют к документу.

Есть и ситуации, когда документ визируют повторно. Например, при внесении в него существенных изменений. Если в документ вносят уточнения, не меняющие сути, повторное визирование не нужно.

1. подлинник документа остается в организации. Визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника;
2. подлинник отправляется из организации. Визы ставят в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Оформить визы согласования можно на отдельном листе согласования. Не забудьте указать, к какому документу этот лист относится. А именно: наименование документа, его автора, дату и номер.

По усмотрению организации допустимо полистное визирование документа и его приложения.

С кем согласовывают проекты типовых управленческих документов

Как определяют круг согласующих лиц? Как правило, исходя из конкретной управленческой ситуации и вида документа. Другая ситуация складывается при документировании типовых, повторяющихся ситуаций. Укажите в Инструкции по делопроизводству, с кем согласовывают деловые бумаги конкретных видов и разновидностей. Эту информацию внесите и в должностные инструкции работников в раздел «Должностные обязанности».

1. исполнитель, подготовивший проект;
2. руководитель структурного подразделения – разработчика;
3. должностные лица, к компетенции которых относятся рассматриваемые вопросы;
4. руководители финансовой или бухгалтерской службы;
5. руководитель юридической службы или юрисконсульт;
6. заместитель руководителя организации, курирующий подразделение;
7. если бумагу подписывает руководитель организации.

Какие деловые бумаги согласовывают со службой делопроизводства?

Нередко в листы согласования включают начальника службы делопроизводства. Это и не случайно. Ведь служба делопроизводства управляет бумагами в организации.

Какие деловые бумаги согласовывают со службой делопроизводства? Это – проекты локальных нормативных и распорядительных деловых бумаг и деловые письма.

Согласование внутренних нормативных документов

Внутренние нормативные деловые бумаги (регламенты, положения, инструкции и др.) вводят в действие приказом по организации. Они регламентируют внутренние процессы и взаимодействие между структурными подразделениями. Сотрудники обязаны их исполнять.

В крупных организациях этими бумагами занимается специальное подразделение. Например, служба управления качеством. Тогда руководитель службы делопроизводства визирует только относящиеся к своему отделу проекты деловых бумаг. В других организациях внутренними нормативными документами управляет служба делопроизводства. Порядок их разработки, согласования и утверждения устанавливают в Инструкции по делопроизводству. Тогда деловые бумаги обязательно согласует руководитель службы.

Что проверяет руководитель делопроизводственного подразделения?

1. Структуру и правильность оформления;
2. Храктер изложения;
3. Соблюдены ли требования к процедуре разработки и согласования.

Контроль соблюдения требований к содержанию и оформлению (то есть п. 1 и 2) называют нормоконтролем. На листе согласования иногда бывает специальная отметка для подписи нормоконтролера. Ответственность за нормоконтроль прописывают в приказе или должностной инструкции. За него отвечает сотрудник службы делопроизводства – делопроизводитель или инспектор. Он и ставит свою подпись на листе согласования.

Согласование распорядительных документов

Распорядительные документы занимают особое место в системе документации. Они фиксируют обязательные для исполнения управленческие решения. Качество распорядительных деловых бумаг – один из показателей эффективности службы делопроизводства. Поэтому уделите им особое внимание.

Порядок разработки и согласования распорядительных деловых бумаг устанавливают в специальном разделе Инструкции по делопроизводству.

Рекомендуем документально распределить ответственность. Исполнители, разрабатывающие проект приказа, отвечают за его качество. Служба делопроизводства обеспечивает контроль корректности его оформления. Контроль должен быть как на стадии согласования, так и на этапе регистрации.

Виза начальника службы делопроизводства подтверждает:

Текст отвечает нормам официально-делового стиля.

Композиционная структура и состав реквизитов соответствуют ГОСТ Р 6.30-2003 и Инструкции по делопроизводству.

Приказ не противоречит действующим в организации стандартам. Ссылки в тексте на распорядительные деловые бумаги актуальны. Особенно это касается ситуаций, когда приказом вносится изменение в ранее изданный приказ. Приведем пример.

Приказом АО «Экватор» от 15.04.2016 № 305 утвердили состав Совета по этике. После кадровых изменений нужно актуализировать состав Совета. Начальник службы делопроизводства получает проект на согласование:

В данном случае важно убедиться:

• действует ли приказ от 15.04.2016 № 305;
• не вносились ли ранее изменения в приказ;
• действительно ли исключаемые из Совета по этике Булыгин А. П. и Чернявская Ю. С. входили в его состав.

Хорошо, если вы ведете в электронном виде журнал регистрации приказов. Тогда информация об изменениях записывается в специальной графе. Подобную отметку необходимо сделать и в данном случае (см. пример ниже).

Проверьте, есть ли в проекте приказа поручение сотрудникам службы делопроизводства. Если есть, начальник службы визирует бумагу и в качестве руководителя заинтересованного подразделения.

В управленческой деятельности деловое письмо – инструмент информационного обмена. В чем предназначение письма, наделенного юридической силой? Письмо – гарантия выполнения обязательств, средство подтверждения договоренностей. А исходящее деловое письмо – еще и визитная карточка организации.

Ваше руководство заинтересовано в повышении уровня исходящей корреспонденции? Тогда рано или поздно встанет вопрос контроля качества деловых писем.

Обычно письма просматривает секретарь. Он возвращает исполнителю на доработку письма с ошибками или оформленные некорректно.

В крупных организациях проблему могут решать кардинальнее. Особенно если на практике уже возникали неприятные ситуации с неправильно составленными письмами. Согласование проектов деловых бумаг могут возложить на начальника службы делопроизводства.

При этом важно определить:

Какие письма согласовывает начальник службы делопроизводства?

Речь может идти только о бумагах, направляемых стратегическим партнерам или в вышестоящие организации. Либо обо всех письмах, оформляемых на бланке.

Что именно проверяет начальник службы делопроизводства в проекте делового письма?

Соблюдение требований к композиции, тексту, реквизитам письма и т. д.

Требования должны быть изложены, например, в Инструкции по делопроизводству.

Когда проводят согласование письма? Как минимум, в двух ситуациях. Первая – если оно затрагивает вопросы нескольких структурных подразделений. Вторая – если проект письма разрабатывали специалисты разных направлений деятельности. Отдельные виды деловых бумаг обязательно согласуют с определенными должностными лицами. Есть требования универсальные. Например, визирование гарантийных писем руководителями юридической и финансовой службы. А есть сложившиеся в конкретных организациях. Тогда список согласующих лиц устанавливают в Инструкции по делопроизводству или в приказе.

Для чего вообще нужно визирование деловых бумаг руководителем службы делопроизводства? Все просто. Именно его подразделение отвечает за:

• соблюдение установленных правил и технологий создания деловых бумаг;
• их качество (разработку форм деловых бумаг и мониторинг их использования в организации).

Конечно, задачи, права и ответственность подразделения и работника определяют Положение о подразделении и должностные инструкции. Но в локальных нормативных актах все равно надо прописать порядок согласования должностными лицами и их ответственность. Это поможет не только улучшить качество деловых бумаг, но и избежать конфликтных ситуаций.

Внимание, только СЕГОДНЯ! Загрузка…

amvtrade.ru

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558
“Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения”

В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4 и частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253), а также подпунктом 5.2.9 Положения о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 29.05.2008 № 406 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, № 22, ст. 2583; № 42, ст. 4825; № 46, ст. 5337; 2009, № 3, ст. 378; № 6, ст. 738; № 25, ст. 3063) приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

2. Настоящий приказ вступает в силу по истечении десяти дней после дня его официального опубликования.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра А.Е. Бусыгина.

 

Врио Министра	А.Е. Бусыгин
Зарегистрировано в Минюсте РФ 8 сентября 2010 г.
Регистрационный № 18380

standartgost.ru