Перечню типовых управленческих документов последний – Об утверждении “Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения” (с изменениями на 16 февраля 2016 года), Приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 года №558
Приказ Минкультуры от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности…»
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 25 августа 2010 года № 558
Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения
(с изменениями на 16 февраля 2016 года)
Документ с изменениями, внесенными:
приказом Минкультуры России от 16 февраля 2016 года № 403
(Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 17.03.2016, № 0001201603170030).
В документе учтено:
решение Верховного Суда Российской Федерации от 4 февраля 2015 года № АКПИ14-1405.
В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4 и частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст.4169; 2006, № 50, ст.5280; 2007, № 49, ст.6079; 2008, № 20, ст.2253), а также подпунктом 5.2.9 Положения о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 29.05.2008 № 406 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, № 22, ст.2583; № 42, ст.4825; № 46, ст.5337; 2009, № 3, ст.378; № 6, ст.738; № 25, ст.3063),
приказываю:
1. Утвердить прилагаемый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.
________________
Приказ без приложения опубликован в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2010, № 38. – Прим.ред.
2. Настоящий приказ вступает в силу по истечении десяти дней после дня его официального опубликования.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра А.Е.Бусыгина.
Врио Министра
А.Е.Бусыгин
Зарегистрировано
в Министерстве юстиции Российской Федерации
8 сентября 2010 года,
регистрационный № 18380
Приложение
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения
(с изменениями на 16 февраля 2016 года)
I. Общие положения
1.1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее в тексте – Перечень) подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст.4169; 2006, № 50, ст.5280; 2008, № 20, ст.2253), с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов. *1.1)
1.2. Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее – документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее в тексте – организации) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.
1.3. Перечень состоит из 12 разделов:
– раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;
– разделы 2-4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;
– раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;
– раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;
– раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;
– раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;
– раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;
– раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению Правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;
– раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;
– раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).
1.4. Перечень имеет 4 графы.
В графе № 1 Перечня указаны номера статей. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация.
В графе № 2 Перечня приведены виды документов. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин “документы”, а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.
В графе № 3 Перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
В графе № 4 Перечня приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов.
1.5. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.
II. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения
Скачать полный текст документа с приложением
| Номер статьи | Вид документа | Срок хранения документов <*> | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
<*> Срок хранения “постоянно” применяется в соответствии с п. 2.4 Указаний. Отметка “ЭПК” применяется в соответствии с п. 2.8 Указаний. | |||
| 1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ | |||
| 1.1. Распорядительная деятельность | |||
| 1 | Законодательные, иные нормативные акты (законы, указы, постановления, распоряжения, решения) Президента Российской Федерации, законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления: | <1> Относящиеся к деятельности организации – пост. | |
| а) по месту разработки | Пост. | ||
| б) в других организациях | До минования надобности <1> | ||
| 2 | Проекты нормативных актов Президента Российской Федерации, исполнительных органов государственной власти, судебных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления: | ||
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
| б) в других организациях | До минования надобности | ||
| 3 | Инициативные предложения, внесенные в органы государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления; документы (докладные записки, заключения, справки и др.) по их разработке | Пост. | |
| 4 | Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; документы (обзоры, доклады, расчеты, заключения, справки и др.) по их выполнению | Пост. | |
| 5 | Протоколы, постановления, решения, рекомендации, стенограммы заседаний; документы (справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки, бюллетени голосования <1>, доверенности и др.) к ним: | <1> До прекращения деятельности акционерного общества; после прекращения – ЭПК | |
| а) коллегиального исполнительного органа организации (коллегии, совета, дирекции, правления и др.) | Пост. <2> | <2> Присланные для сведения – до минования надобности | |
| б) контрольных (ревизионных) органов организации (советов, комиссий и др.) | Пост. <2> | ||
| в) научных, экспертных, методических, консультативных органов организации (комитетов, комиссий, советов и др.) | Пост. <2> | ||
| г) совещаний у руководителя организации | Пост. <2> | ||
| д) собраний трудовых коллективов организации | Пост. <2> | ||
| е) собраний структурных подразделений организации | 5 л. ЭПК | ||
| ж) общих собраний акционеров, пайщиков | Пост. | ||
| 6 | Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним: | <1> Присланные для сведения – до минования надобности <2> О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках – 5 л. | |
| а) по основной деятельности | Пост. <1> | ||
| б) по личному составу | 75 л. <2> ЭПК | ||
| в) по административно – хозяйственным вопросам | 5 л. | ||
| 7 | Проекты приказов, распоряжений | 1 г. | |
| 8 | Документы (постановления, решения, рекомендации, протоколы, стенограммы) международных, всероссийских, ведомственных и межведомственных, отраслевых съездов, конгрессов, конференций, совещаний, семинаров: | ||
| а) по месту проведения | Пост. | ||
| б) в других организациях | До минования надобности | ||
| 9 | Документы (справки, отчеты, доклады, обзоры, переписка) о реализации решений съездов, конгрессов, конференций, совещаний, семинаров | Пост. | |
| 10 | Правила, инструкции, регламенты, методические указания и рекомендации: | <1> После замены новыми | |
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
| б) в других организациях | 3 г. <1> | ||
| 11 | Проекты правил, инструкций, регламентов, методических указаний и рекомендаций; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке и применению | 3 г. <1> ЭПК | <1> После утверждения |
| 12 | Переписка с исполнительными органами государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления по основным вопросам деятельности | 5 л. ЭПК | |
| 1.2. Организационные основы управления | |||
| 13 | Уставы, положения организации (типовые и индивидуальные): | <1> После замены новыми | |
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
| б) в других организациях | 3 г. <1> | ||
| 14 | Учредительные договоры, изменения и дополнения к ним, протоколы учредительных собраний негосударственных организаций, списки учредителей (участников) | Пост. | |
| 15 | Свидетельства о регистрации, ликвидации организации, разрешения, уведомления на открытие филиалов, представительств | Пост. | |
| 16 | Положения о структурных подразделениях организации; коллегиальных исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических, консультативных органах; о филиалах, представительствах | Пост. | |
| 17 | Проекты уставов, положений; документы (справки, докладные записки, предложения, отзывы) по их разработке | 3 г. <1> ЭПК | <1> После утверждения |
| 18 | Структуры и схемы организации управления; пояснительные записки к ним: | ||
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
| б) в других организациях | До замены новыми | ||
| 19 | Документы (лицензии, квоты, протоколы, решения, книги регистрации и др.) о лицензировании деятельности организации | Пост. | |
| 20 | Перечни видов лицензируемой деятельности: | ||
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
| б) в других организациях | До замены новым | ||
| 21 | Документы (сертифи | ||
www.zakonprost.ru
| Номер статьи | Вид документа | Срок хранения документов <*> | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
<*> Срок хранения “постоянно” применяется в соответствии с п. 2.4 Указаний. Отметка “ЭПК” применяется в соответствии с п. 2.8 Указаний. | |||
| 1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ | |||
| 1.1. Распорядительная деятельность | |||
| 1 | Законодательные, иные нормативные акты (законы, указы, постановления, распоряжения, решения) Президента Российской Федерации, законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления: | <1> Относящиеся к деятельности организации – пост. | |
| а) по месту разработки | Пост. | ||
| б) в других организациях | До минования надобности <1> | ||
| 2 | Проекты нормативных актов Президента Российской Федерации, исполнительных органов государственной власти, судебных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления: | ||
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
| б) в других организациях | До минования надобности | ||
| 3 | Инициативные предложения, внесенные в органы государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления; документы (докладные записки, заключения, справки и др.) по их разработке | Пост. | |
| 4 | Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; документы (обзоры, доклады, расчеты, заключения, справки и др.) по их выполнению | Пост. | |
| 5 | Протоколы, постановления, решения, рекомендации, стенограммы заседаний; документы (справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки, бюллетени голосования <1>, доверенности и др.) к ним: | <1> До прекращения деятельности акционерного общества; после прекращения – ЭПК | |
| а) коллегиального исполнительного органа организации (коллегии, совета, дирекции, правления и др.) | Пост. <2> | <2> Присланные для сведения – до минования надобности | |
| б) контрольных (ревизионных) органов организации (советов, комиссий и др.) | Пост. <2> | ||
| в) научных, экспертных, методических, консультативных органов организации (комитетов, комиссий, советов и др.) | Пост. <2> | ||
| г) совещаний у руководителя организации | Пост. <2> | ||
| д) собраний трудовых коллективов организации | Пост. <2> | ||
| е) собраний структурных подразделений организации | 5 л. ЭПК | ||
| ж) общих собраний акционеров, пайщиков | Пост. | ||
| 6 | Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним: | <1> Присланные для сведения – до минования надобности <2> О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках – 5 л. | |
| а) по основной деятельности | Пост. <1> | ||
| б) по личному составу | 75 л. <2> ЭПК | ||
| в) по административно – хозяйственным вопросам | 5 л. | ||
| 7 | Проекты приказов, распоряжений | 1 г. | |
| 8 | Документы (постановления, решения, рекомендации, протоколы, стенограммы) международных, всероссийских, ведомственных и межведомственных, отраслевых съездов, конгрессов, конференций, совещаний, семинаров: | ||
| а) по месту проведения | Пост. | ||
| б) в других организациях | До минования надобности | ||
| 9 | Документы (справки, отчеты, доклады, обзоры, переписка) о реализации решений съездов, конгрессов, конференций, совещаний, семинаров | Пост. | |
| 10 | Правила, инструкции, регламенты, методические указания и рекомендации: | <1> После замены новыми | |
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
| б) в других организациях | 3 г. <1> | ||
| 11 | Проекты правил, инструкций, регламентов, методических указаний и рекомендаций; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке и применению | 3 г. <1> ЭПК | <1> После утверждения |
| 12 | Переписка с исполнительными органами государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления по основным вопросам деятельности | 5 л. ЭПК | |
| 1.2. Организационные основы управления | |||
| 13 | Уставы, положения организации (типовые и индивидуальные): | <1> После замены новыми | |
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
| б) в других организациях | 3 г. <1> | ||
| 14 | Учредительные договоры, изменения и дополнения к ним, протоколы учредительных собраний негосударственных организаций, списки учредителей (участников) | Пост. | |
| 15 | Свидетельства о регистрации, ликвидации организации, разрешения, уведомления на открытие филиалов, представительств | Пост. | |
| 16 | Положения о структурных подразделениях организации; коллегиальных исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических, консультативных органах; о филиалах, представительствах | Пост. | |
| 17 | Проекты уставов, положений; документы (справки, докладные записки, предложения, отзывы) по их разработке | 3 г. <1> ЭПК | <1> После утверждения |
| 18 | Структуры и схемы организации управления; пояснительные записки к ним: | ||
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
| б) в других организациях | До замены новыми | ||
| 19 | Документы (лицензии, квоты, протоколы, решения, книги регистрации и др.) о лицензировании деятельности организации | Пост. | |
| 20 | Перечни видов лицензируемой деятельности: | ||
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
| б) в других организациях | До замены новым | ||
| 21 | Документы (сертификаты, свидетельства, аттестаты, представления, протоколы, положения, книги регистрации и др.) по аттестации, аккредитации, сертификации | Пост. | |
| 22 | Документы (постановления, протоколы, уставы, планы, балансы, акты, договоры, контракты, свидетельства и др.) о приватизации | Пост. <1> | <1> При наличии в организации подлинников копии документов – до минования надобности |
| 23 | Договоры о правах и обязанностях: | <1> После истечения срока действия договора | |
| а) с руководителем организации | Пост. | ||
| б) с членами коллегиальных исполнительных и др. органов организации в) с другой организацией | 5 л. <1> ЭПК 5 л. <1> | ||
| ЭПК | |||
| 24 | Реестры акционеров | Пост. | |
| 25 | Реестры владельцев ценных бумаг | Пост. | |
| 26 | Списки аффилированных лиц, списки лиц, имеющих право на дивиденды | Пост. | |
| 27 | Документы (сертификаты, свидетельства о регистрации акций, акты) на прием – передачу акций (пакетов акций) | Пост. | |
| 28 | Договоры о продаже – покупке акций акционерами | 5 л. <1> ЭПК | <1> После истечения срока действия договора |
| 29 | Журналы, книги учета работы с акциями и выдачи выписок из реестра акционеров | Пост. | |
| 30 | Положения о долевой собственности, выпуске и распределении акций, ценных бумаг, образцы акций, проспект эмиссии акций | Пост. | |
| 31 | Документы (подписные листы, заявки на приобретение акций, листы подтверждения, карточки учета доходов акционеров и др.) по акционированию | 5 л. ЭПК | |
| 32 | Штатные расписания организации, изменения к ним: | ||
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
| б) в других организациях | 3 г. | ||
| 33 | Проекты штатных расписаний; документы (справки, предложения, заключения, переписка) по их разработке и изменению | 3 г. <1> ЭПК | <1> После утверждения |
| 34 | Штатные расстановки | 75 л. | |
| 35 | Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (должностные инструкции): а) типовые (примерные) | ||
| – по месту разработки и утверждения | Постоянно | ||
| – в прочих организациях | 3 г. <1> | <1> После замены новыми. | |
| Закон прост: Наименования подпунктов приведены в соответствии с официальным текстом документа. | |||
| в) индивидуальные (персональные) | 75 л. ЭПК <1> | <1> В составе личных дел. | |
| (в ред. Решения Росархива от 27.10.2003) | |||
| 36 | Приемо – сдаточные акты; приложения к ним (за исключением инвентаризационных документов, предусмотренных ст. 192), составленные при смене: | <1> После смены должностного, материально – ответственного лица | |
| а) руководителя организации | Пост. | ||
| б) должностных ответственных и материально ответственных лиц | 5 л. <1> | ||
| 37 | Документы (доклады, положения о правопреемственности, отчеты, справки, акты, заключения) о реорганизации, переименовании организации | Пост. | |
| 38 | Документы (протоколы, | ||
www.zakonprost.ru
Перечень типовых управленческих документов: особенности использования и согласования
Перечень типовых управленческих документов применяется при составлении номенклатуры дел организации. Как правильно согласовать проект типового управленческого документа, расскажем в статье.
Из статьи вы узнаете:
Согласование проекта типового управленческого документа с профильными специалистами – особая процедура. Она сопровождает подготовку каждой организационно-распорядительной деловой бумаги. При согласовании текст корректируют на основе замечаний, уточнений, дополнений специалистов.
Согласование бывает:
- внутреннее – с должностными лицами внутри организации;
- внешнее – с должностными лицами других организаций.
Рассмотрим внутреннее согласование деловых бумаг. Особое внимание обратим на роль в этом процессе делопроизводственного подразделения.
Как применяют перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения
Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения применяется при составлении номенклатуры дел и при согласовании деловых бумаг.
Правила согласования деловых бумаг прописывают в локальных нормативных актах. Например, в Инструкции по делопроизводству, Положении о службе делопроизводства, Регламенте работы с документами организации.
Системы менеджмента качества (СМК) на базе международных стандартов уделяют повышенное внимание управлению документацией. В частности, согласованию проектов деловых бумаг заинтересованными лицами. Это правило находим, например, в пункте 4.2.3 (а) международного стандарта ISO 9001:2008 «Системы менеджмента качества. Требования». Стандарт рекомендует «официальное одобрение деловых бумаг с точки зрения их достаточности до выпуска».
Почему не стоит пренебрегать этим требованием? Это одно из распространенных несоответствий, которое выявляют при аудите систем менеджмента качества. Приведем пример такого несоответствия. Для этого обратимся к тексту приказа «О формировании Совета по этике»:
В чем выражается несоответствие? В листе согласования к приказу АО «Экватор» от 15.04.2016 № 305 «О формировании Совета по этике» нет визы согласования начальника юридической службы Петрова К. Г. Инструкция по делопроизводству любой организации требует обязательного согласования проектов распорядительных деловых бумаг. Во-первых, с начальником юридической службы. Во-вторых, с должностными лицами, функции которых отражены в тексте. А Петров К. Г., согласно приказу, входит в состав членов Совета по этике.
Читайте по теме в электронном журнале
Какие изменения в перечень типовых управленческих архивных документов внесены 2017 году
В соответствии с предложением Центрального банка Российской Федерации о сокращении срока хранения паспортов сделок, установленного статьей 453 Перечня типовых управленческих архивных деловых бумаг, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558 (зарегистрирован Минюстом России 8 сентября 2010 г., регистрационный N 18380), согласованным с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве, министр культуры В.Р. Мединский приказал дополнить статью 453 Перечня типовых управленческих архивных деловых бумаг, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, примечанием следующего содержания: “В кредитных организациях – 15 лет”.
Для внутреннего согласования есть специальный реквизит – «Виза согласования документа».
Виза согласования включает:
- подпись и должность лица, визирующего документ;
- расшифровку подписи и дату подписания (ГОСТ Р 6.30-2003).
ПРИМЕР
Начальник службы делопроизводства
Плигина Е. С. Плигина
07.06.2016
Как быть при несогласии визирующего с представленным текстом или его частями? Визу дополняют надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п. 7 не согласен», «Замечания прилагаются» и т. п.:
ПРИМЕР
Начальник финансового отдела
Не согласен И. К. Королев
Королев 27.05.2016
Если у визирующего есть замечания, оформляют приложение к документу. Замечания излагают на отдельном листе, их подписывают и прикрепляют к документу.
Есть и ситуации, когда документ визируют повторно. Например, при внесении в него существенных изменений. Если в документ вносят уточнения, не меняющие сути, повторное визирование не нужно.
Справка
Место простановки виз:
- подлинник документа остается в организации. Визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника;
- подлинник отправляется из организации. Визы ставят в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Оформить визы согласования можно на отдельном листе согласования. Не забудьте указать, к какому документу этот лист относится. А именно: наименование документа, его автора, дату и номер.
По усмотрению организации допустимо полистное визирование документа и его приложения.
С кем согласовывают проекты типовых управленческих документов
Как определяют круг согласующих лиц? Как правило, исходя из конкретной управленческой ситуации и вида документа. Другая ситуация складывается при документировании типовых, повторяющихся ситуаций. Укажите в Инструкции по делопроизводству, с кем согласовывают деловые бумаги конкретных видов и разновидностей. Эту информацию внесите и в должностные инструкции работников в раздел «Должностные обязанности».
Справка
Как правило, документ визирует:
- исполнитель, подготовивший проект;
- руководитель структурного подразделения – разработчика;
- должностные лица, к компетенции которых относятся рассматриваемые вопросы;
- руководители финансовой или бухгалтерской службы;
- руководитель юридической службы или юрисконсульт;
- заместитель руководителя организации, курирующий подразделение;
- если бумагу подписывает руководитель организации.
Какие деловые бумаги согласовывают со службой делопроизводства?
Нередко в листы согласования включают начальника службы делопроизводства. Это и не случайно. Ведь служба делопроизводства управляет бумагами в организации.
Какие деловые бумаги согласовывают со службой делопроизводства? Это – проекты локальных нормативных и распорядительных деловых бумаг и деловые письма.
Согласование внутренних нормативных документов
Внутренние нормативные деловые бумаги (регламенты, положения, инструкции и др.) вводят в действие приказом по организации. Они регламентируют внутренние процессы и взаимодействие между структурными подразделениями. Сотрудники обязаны их исполнять.
В крупных организациях этими бумагами занимается специальное подразделение. Например, служба управления качеством. Тогда руководитель службы делопроизводства визирует только относящиеся к своему отделу проекты деловых бумаг. В других организациях внутренними нормативными документами управляет служба делопроизводства. Порядок их разработки, согласования и утверждения устанавливают в Инструкции по делопроизводству. Тогда деловые бумаги обязательно согласует руководитель службы.
Справка
Что проверяет руководитель делопроизводственного подразделения?
- Структуру и правильность оформления;
- Храктер изложения;
- Соблюдены ли требования к процедуре разработки и согласования.
Контроль соблюдения требований к содержанию и оформлению (то есть п. 1 и 2) называют нормоконтролем. На листе согласования иногда бывает специальная отметка для подписи нормоконтролера. Ответственность за нормоконтроль прописывают в приказе или должностной инструкции. За него отвечает сотрудник службы делопроизводства – делопроизводитель или инспектор. Он и ставит свою подпись на листе согласования.
Читайте также:
Согласование распорядительных документов
Распорядительные документы занимают особое место в системе документации. Они фиксируют обязательные для исполнения управленческие решения. Качество распорядительных деловых бумаг – один из показателей эффективности службы делопроизводства. Поэтому уделите им особое внимание.
Порядок разработки и согласования распорядительных деловых бумаг устанавливают в специальном разделе Инструкции по делопроизводству.
Рекомендуем документально распределить ответственность. Исполнители, разрабатывающие проект приказа, отвечают за его качество. Служба делопроизводства обеспечивает контроль корректности его оформления. Контроль должен быть как на стадии согласования, так и на этапе регистрации.
Виза начальника службы делопроизводства подтверждает:
Текст отвечает нормам официально-делового стиля.
Композиционная структура и состав реквизитов соответствуют ГОСТ Р 6.30-2003 и Инструкции по делопроизводству.
Приказ не противоречит действующим в организации стандартам. Ссылки в тексте на распорядительные деловые бумаги актуальны. Особенно это касается ситуаций, когда приказом вносится изменение в ранее изданный приказ. Приведем пример.
Приказом АО «Экватор» от 15.04.2016 № 305 утвердили состав Совета по этике. После кадровых изменений нужно актуализировать состав Совета. Начальник службы делопроизводства получает проект на согласование:
В данном случае важно убедиться:
- действует ли приказ от 15.04.2016 № 305;
- не вносились ли ранее изменения в приказ;
- действительно ли исключаемые из Совета по этике Булыгин А. П. и Чернявская Ю. С. входили в его состав.
Хорошо, если вы ведете в электронном виде журнал регистрации приказов. Тогда информация об изменениях записывается в специальной графе. Подобную отметку необходимо сделать и в данном случае (см. пример ниже).
Проверьте, есть ли в проекте приказа поручение сотрудникам службы делопроизводства. Если есть, начальник службы визирует бумагу и в качестве руководителя заинтересованного подразделения.
Согласование деловых писем
В управленческой деятельности деловое письмо – инструмент информационного обмена. В чем предназначение письма, наделенного юридической силой? Письмо – гарантия выполнения обязательств, средство подтверждения договоренностей. А исходящее деловое письмо – еще и визитная карточка организации.
Ваше руководство заинтересовано в повышении уровня исходящей корреспонденции? Тогда рано или поздно встанет вопрос контроля качества деловых писем.
Обычно письма просматривает секретарь. Он возвращает исполнителю на доработку письма с ошибками или оформленные некорректно.
В крупных организациях проблему могут решать кардинальнее. Особенно если на практике уже возникали неприятные ситуации с неправильно составленными письмами. Согласование проектов деловых бумаг могут возложить на начальника службы делопроизводства.
При этом важно определить:
Какие письма согласовывает начальник службы делопроизводства?
Речь может идти только о бумагах, направляемых стратегическим партнерам или в вышестоящие организации. Либо обо всех письмах, оформляемых на бланке.
Что именно проверяет начальник службы делопроизводства в проекте делового письма?
Соблюдение требований к композиции, тексту, реквизитам письма и т. д.
Требования должны быть изложены, например, в Инструкции по делопроизводству.
Когда проводят согласование письма? Как минимум, в двух ситуациях. Первая – если оно затрагивает вопросы нескольких структурных подразделений. Вторая – если проект письма разрабатывали специалисты разных направлений деятельности. Отдельные виды деловых бумаг обязательно согласуют с определенными должностными лицами. Есть требования универсальные. Например, визирование гарантийных писем руководителями юридической и финансовой службы. А есть сложившиеся в конкретных организациях. Тогда список согласующих лиц устанавливают в Инструкции по делопроизводству или в приказе.
Для чего вообще нужно визирование деловых бумаг руководителем службы делопроизводства? Все просто. Именно его подразделение отвечает за:
- соблюдение установленных правил и технологий создания деловых бумаг;
- их качество (разработку форм деловых бумаг и мониторинг их использования в организации).
Конечно, задачи, права и ответственность подразделения и работника определяют Положение о подразделении и должностные инструкции. Но в локальных нормативных актах все равно надо прописать порядок согласования должностными лицами и их ответственность. Это поможет не только улучшить качество деловых бумаг, но и избежать конфликтных ситуаций.
Читайте также:
www.sekretariat.ru
| Номер статьи | Вид документа | Срок хранения документов <*> | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
<*> Срок хранения “постоянно” применяется в соответствии с п. 2.4 Указаний. Отметка “ЭПК” применяется в соответствии с п. 2.8 Указаний. | |||
| 1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ | |||
| 1.1. Распорядительная деятельность | |||
| 1 | Законодательные, иные нормативные акты (законы, указы, постановления, распоряжения, решения) Президента Российской Федерации, законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления: | <1> Относящиеся к деятельности организации – пост. | |
| а) по месту разработки | Пост. | ||
| б) в других организациях | До минования надобности <1> | ||
| 2 | Проекты нормативных актов Президента Российской Федерации, исполнительных органов государственной власти, судебных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления: | ||
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
| б) в других организациях | До минования надобности | ||
| 3 | Инициативные предложения, внесенные в органы государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления; документы (докладные записки, заключения, справки и др.) по их разработке | Пост. | |
| 4 | Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; документы (обзоры, доклады, расчеты, заключения, справки и др.) по их выполнению | Пост. | |
| 5 | Протоколы, постановления, решения, рекомендации, стенограммы заседаний; документы (справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки, бюллетени голосования <1>, доверенности и др.) к ним: | <1> До прекращения деятельности акционерного общества; после прекращения – ЭПК | |
| а) коллегиального исполнительного органа организации (коллегии, совета, дирекции, правления и др.) | Пост. <2> | <2> Присланные для сведения – до минования надобности | |
| б) контрольных (ревизионных) органов организации (советов, комиссий и др.) | Пост. <2> | ||
| в) научных, экспертных, методических, консультативных органов организации (комитетов, комиссий, советов и др.) | Пост. <2> | ||
| г) совещаний у руководителя организации | Пост. <2> | ||
| д) собраний трудовых коллективов организации | Пост. <2> | ||
| е) собраний структурных подразделений организации | 5 л. ЭПК | ||
| ж) общих собраний акционеров, пайщиков | Пост. | ||
| 6 | Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним: | <1> Присланные для сведения – до минования надобности <2> О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках – 5 л. | |
| а) по основной деятельности | Пост. <1> | ||
| б) по личному составу | 75 л. <2> ЭПК | ||
| в) по административно – хозяйственным вопросам | 5 л. | ||
| 7 | Проекты приказов, распоряжений | 1 г. | |
| 8 | Документы (постановления, решения, рекомендации, протоколы, стенограммы) международных, всероссийских, ведомственных и межведомственных, отраслевых съездов, конгрессов, конференций, совещаний, семинаров: | ||
| а) по месту проведения | Пост. | ||
| б) в других организациях | До минования надобности | ||
| 9 | Документы (справки, отчеты, доклады, обзоры, переписка) о реализации решений съездов, конгрессов, конференций, совещаний, семинаров | Пост. | |
| 10 | Правила, инструкции, регламенты, методические указания и рекомендации: | <1> После замены новыми | |
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
| б) в других организациях | 3 г. <1> | ||
| 11 | Проекты правил, инструкций, регламентов, методических указаний и рекомендаций; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке и применению | 3 г. <1> ЭПК | <1> После утверждения |
| 12 | Переписка с исполнительными органами государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления по основным вопросам деятельности | 5 л. ЭПК | |
| 1.2. Организационные основы управления | |||
| 13 | Уставы, положения организации (типовые и индивидуальные): | <1> После замены новыми | |
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
| б) в других организациях | 3 г. <1> | ||
| 14 | Учредительные договоры, изменения и дополнения к ним, протоколы учредительных собраний негосударственных организаций, списки учредителей (участников) | Пост. | |
| 15 | Свидетельства о регистрации, ликвидации организации, разрешения, уведомления на открытие филиалов, представительств | Пост. | |
| 16 | Положения о структурных подразделениях организации; коллегиальных исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических, консультативных органах; о филиалах, представительствах | Пост. | |
| 17 | Проекты уставов, положений; документы (справки, докладные записки, предложения, отзывы) по их разработке | 3 г. <1> ЭПК | <1> После утверждения |
| 18 | Структуры и схемы организации управления; пояснительные записки к ним: | ||
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
| б) в других организациях | До замены новыми | ||
| 19 | Документы (лицензии, квоты, протоколы, решения, книги регистрации и др.) о лицензировании деятельности организации | Пост. | |
| 20 | Перечни видов лицензируемой деятельности: | ||
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
www.zakonprost.ru