Новый порядок кассовых операций и выдачи денег под отчет: 5 важных нововведений

19.08.2017 вступили в силу поправки, изменившие порядок кассовых операций и упростившие выдачу денежных средств под отчет, которые регулируются Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Поправки были внесены Указанием Центробанка от 19.06.2017 № 4416-У. Всего предусмотрено 5 важных нововведений. Рассказываем.

Выдача денег под отчет в любой момент

Поправки внесены в пп.6.3 Порядка ведения кассовых операций. До внесения изменений выдача денег сотруднику, который не отчитался по предыдущему подотчету, была чревата наложением штрафа по ст. 15.1 КоАП РФ.

Подотчетное лицо обязано было не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который были выданы деньги под отчет, предъявить главному бухгалтеру авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Отчет проверялся в бухгалтерии и утверждался руководителем организации. После этого производился окончательный расчет. При этом выдача новых денег под отчет была возможна исключительно при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной сумме.

Теперь такое правило упразднено. Наличие у сотрудника задолженности больше не является препятствием для выдачи под отчет новых денежных сумм. Для их выдачи достаточно оформления распорядительного документа. Между тем, накапливать долги сотрудникам все же не рекомендуется. Дело в том, что проверяющие (ИФНС и ФСС) могут расценить такую задолженность как доход сотрудника и доначислить на нее страховые взносы и НДФЛ. Поэтому долги по подотчетным суммам лучше гасить своевременно и без задержек.

Выдача денег под отчет без заявлений

Поправки внесены в пп.6.3 Порядка ведения кассовых операций. Ранее выдача денег под отчет (на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации или индивидуального предпринимателя), осуществлялись строго на основании заявления сотрудника. К примеру, для того, чтобы приобрести для компании офисные принадлежности или технику, сотрудник должен был писать заявление в произвольной форме. Заявление должно было содержать запись о сумме наличных денег, сроке, на который они выдаются, а также подпись руководителя организации.

Теперь заявления на выдачу подотчетных сумм не требуется. Деньги сотруднику можно выдать из кассы, или перевести на его «зарплатную» карточку на основании распорядительного документа. Центробанк не уточняет, что является таким документом. Соответственно, деньги можно выдавать на основании любого распоряжения руководства организации. Например, приказа директора о направлении сотрудника в командировку. При этом, как и раньше сотрудники смогут получать подотчетные деньги на основании своего заявления. Поправки оставляют такую возможность.

Оформление кассовой книги уполномоченным лицом

Поправки вносятся в абз. 3 пп.4.6 Порядка ведения кассовых операций. В соответствии с ранее действующим порядком, все записи в кассовой книге осуществлялись строго кассиром. Кассир вносил в книгу записи по каждому приходному и расходному кассовому ордеру, оформленному на полученные и выданные наличные деньги.

Теперь круг лиц, которые могут заполнять кассовые книги, существенно расширен. По сути, вести книги сможет любой уполномоченный на это сотрудник организации. Для этого потребуется издать соответствующее распоряжение или приказ, уполномочивающий сотрудника на внесение записей в книгу.

БУХ.1С теперь в мессенджере Telegram! Присоединиться к каналу можно по ссылке: https://t.me/buhru (или набрать@buhru в строке поиска в Telegram).

Возврат денег без ордера

Поправки вносятся в пп.4.1 Порядка ведения кассовых операций. До изменений выдача наличных денег из кассы, например, при возврате товара покупателем проводилась по расходным кассовым ордерам. По каждой возвращаемой покупателю сумме организация обязана была составлять расходный ордер (п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Теперь составлять в таких случаях отдельные расходные ордеры не потребуется. Согласно поправкам, все ордеры могут оформляться по окончании проведения кассовых операций. То есть в конце рабочей смены на основании фискальных документов (кассовых чеков, оформленных онлайн-кассой). Иными словами, для выдачи денег за возвращенный товар достаточно будет оформить чек, содержащий отметку о возврате (признак – «возврат прихода»).

Больше обязанностей у кассира

Поправки вносятся в абз. 4 пп. 4.6 Порядка ведения кассовых операций и касаются изменения порядка сверки данных, которые содержатся в кассовой книге.

Ранее кассир в конце рабочего дня обязан был сверить данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов. А также обязан был вывести в кассовой книге сумму остатка наличных денег и проставить в ней подпись. Теперь же данные кассовой книги сверяются не только с данными приходных и расходных ордеров, но и с фактической суммой наличных денег в кассе.

buh.ru

Подотчетные средства: выдача и отчет

Операции по приобретению работниками по поручению работодателя или от его имени товаров, работ или услуг довольно распространены в деятельности предприятий. В данной статье поговорим о правовой основе отношений с подотчетными лицами, сроках выдачи наличных под отчет, заполнении авансовых отчетов и сроках их подачи, а также рассмотрим много других вопросов, связанных с подотчетными средствами.

 

Обязано ли предприятие выдавать денежные средства под отчет работнику для выполнения производственно-хозяйственного поручения?

 

В зависимости от того, входит ли приобретение товаров (работ, услуг) для нужд предприятия в трудовые обязанности работника, отношения, возникающие между таким работником — подотчетным лицом и его работодателем, могут иметь трудовой либо гражданско-правовой характер.

Если такие отношения имеют трудовой характер, т. е. выполнение производственно-хозяйственного поручения, как-то закупка товарно-материальных ценностей либо сельхозпродукции, входит в обязанности, предусмотренные трудовым договором (должностной инструкцией) работника, то отношения, возникающие в рамках такого поручения, должны регулироваться КЗоТ. В этом случае работник в соответствии со ст. 21 и 30 КЗоТ обязан лично выполнить поручение работодателя, а работодатель предоставить денежные средства, которые будут израсходованы в связи с выполнением такого поручения. Подтверждением тому, что расходы понесены по поручению работодателя, в данном случае могут быть письменное распоряжение руководителя, служебная записка либо другой документ, завизированный руководителем, а также доверенность на приобретение товарно-материальных ценностей

.

Если приобретение товаров (работ, услуг) не входит в трудовые обязанности работника, то в этом случае следует обратиться к нормами гражданско-правового законодательства и, в частности, к гл. 68 «Поручение» ГКУ. Согласно ч. 1 ст. 1000 ГКУ по договору поручения (может быть заключен в письменной либо в устной форме*) одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия. Для осуществления таких действий предприятие-доверитель обязано (ст. 1007 ГКУ):

— выдать поверенному (работнику) доверенность, которая оформляется в простой письменной форме;

обеспечить поверенного средствами, необходимыми для исполнения поручения;

возместить поверенному расходы, связанные с исполнением поручения;

— немедленно принять от поверенного все полученное им в связи с выполнением договора поручения.

* Несоблюдение сторонами письменной формы сделки, установленной законом,

не влечет за собой ее недействительность (ч. 1 ст. 218 ГКУ).

В свою очередь, работник-поверенный должен (ч. 1 ст. 1006 ГКУ):

— после выполнения поручения или в случае прекращения договора поручения до его выполнения немедленно вернуть доверителю доверенность, срок которой не истек, и предоставить отчет об исполнении поручения и подтверждающие документы, если это требуется по условиям договора и характеру поручения;

— немедленно передать доверителю все полученное в связи с выполнением поручения.

То есть, выполнив поручение, работник обязан отчитаться перед работодателем о сумме понесенных им расходов в связи с выполнением поручения. Форма такого отчета ГКУ не установлена. Мы, со своей стороны, рекомендуем использовать форму Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденную приказом Минфина от 05.12.2012 г. № 1276 (далее — Отчет об использовании подотчетных средств). К такому отчету следует также приложить оригиналы документов, подтверждающих факт понесенных работником расходов в связи с выполнением поручения и размер таких расходов.

 

Нужно ли учитывать 10-тысячное ограничение при выдаче работнику наличности из кассы под отчет и на командировку?

 

Нет, не нужно. Дело в том, что данное ограничение распространяется на расчеты предприятий (предпринимателей) между собой, но не распространяется на расчеты предприятий (предпринимателей) с физическими лицами (п.п. «а» п. 2.3 Положения № 637).

Учитывая это, предприятие вправе выдать любую сумму наличными из кассы, необходимую для покрытия командировочных расходов работника либо для приобретения подотчетным лицом товаров (работ, услуг) для нужд предприятия.

 

Учитывается ли 10-тысячное ограничение при приобретении подотчетным лицом товаров (работ, услуг) для нужд предприятия за наличные?

 

Да, учитывается. Объясним почему.

Напомним, что согласно п. 2.3 Положения № 637 и постановлению № 32 предельная сумма наличного расчета одного предприятия (предпринимателя) с другим предприятием (предпринимателем), проводимая в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам, не должна превышать 10000 грн. Платежи сверх установленной предельной суммы должны проводиться исключительно в безналичной форме.

Поскольку подотчетное лицо, закупающее товары (работы, услуги) за наличные для нужд предприятия, действует от имени такого предприятия, то оно может приобрести товары (работы, услуги) у одного продавца на сумму не более 10000 грн. в день.

Однако учитывая, что количество предприятий (предпринимателей), с которыми осуществляются расчеты в течение дня, не ограничивается, то подотчетное лицо может приобретать товары (работы, услуги) у нескольких предприятий (предпринимателей), при условии, что сумма таких расчетов с каждым из них не превысит 10000 грн. в день.

Также следует обратить внимание на то, что 10-тысячное ограничение распространяется и на случаи, когда подотчетное лицо, действующее от лица предприятия, осуществляет расчет с предприятием (предпринимателем)-поставщиком

через кассу банка. Ведь п. 2.5 Положения № 637 установлено, что в ситуации, когда предприятия (предприниматели) и физические лица осуществляют наличные расчеты без открытия текущего счета путем внесения в банки наличности для дальнейшего ее перечисления на счета других предприятий (предпринимателей) или физических лиц, такие расчеты для плательщиков средств являются наличными, а для получателей средств — безналичными. Поэтому подотчетному лицу, рассчитывающемуся за товары (услуги, работы), приобретаемые для нужд предприятия, путем внесения наличных средств в кассу банка (другого финансового учреждения, предоставляющего услуги по переводу денег, или предприятия почтовой связи), необходимо помнить, что сумма перевода не может превышать 10000 грн. Отметим, что мнения о том, что 10-тысячное ограничение наличных расчетов одного предприятия (предпринимателя) с другим предприятием (предпринимателем) распространяется на наличные расчеты, которые осуществляются как через их кассы, так и через кассы банков, других финансовых учреждений, предоставляющих услуги по переводу денег, и предприятий почтовой связи, придерживается и НБУ (см.
п. 8 письма от 01.03.2005 г. № 11-111/680-1907
) и сами налоговики (см. консультацию в Единой базе налоговых знаний (далее — ЕБНЗ), размещенной на официальном сайте Миндоходов www.minrd.gov.ua в подкатегории 07.17.

 

Нужно ли учитывать 10-тысячное ограничение при проведении командированным работником расчетов в командировке?

 

Подпунктом «в» п. 2.3 Положения № 637 установлено, что ограничение по предельной сумме наличных расчетов в течение 1 дня в размере 10000 грн. не распространяется на использование средств, выданных на командировку. То есть работник, находясь в командировке, вправе оплачивать наличными проезд, проживание, питание, а также другие расходы, непосредственно связанные с командировкой, без уч

buhgalter.com.ua

Подотчетные средства: выдача и учет. Бухгалтер 911, № 3, Октябрь, 2014

Выдача подотчетных денежных средств для покупки товаров (работ, услуг и т. п.) — одна из самых распространенных операций. В этой статье предлагаем вам освежить в памяти правила ее осуществления.

покупки за счет предприятия,
«кассовые» ограничения

Кому можете выдать средства под отчет?

Как правило, денежные средства в подотчет выдают работникам для выполнения производственно-хозяйственных поручений (в том числе в рамках командировок).

Но их можно выдать и неработнику (например, учредителю). НБУ и Минфин соглашаются с этим (письмо НБУ от 16.09.2013 г. № 11-112/13017, письмо Минфина от 13.02.2007 г. № 31-34000-30-25/2774). Но учтите: отношения с лицом-неработником будут строиться на основании договора поручения (гл. 68 ГКУ). Напоминаем, что он считается действительным и в том случае, если заключен в устной форме (ч. 1 ст. 218 ГКУ). Отчитаться за израсходованные средства неработникобязан в те же сроки и в том же порядке, что и работники предприятия — путем подачи авансового отчета и подтверждающих документов (письмо НБУ от 16.09.2013 г. № 11-112/13017).

Как выдать средства под отчет?

Подотчетные деньги можно как выдать в наличной форме, так и перечислить на корпоративную карточку.

Зачислить подотчетные средства можно и на личную карточку подотчетного лица. При этом напоминаем: п. 7.7 Инструкции № 492* запрещает использовать текущие счета физлиц для предпринимательских операций. Мы убеждены, что этот запрет касается использования текущего с

i.factor.ua