Положение по делопроизводству – ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2018
Положение о делопроизводстве. Делопроизводство
Стоит сказать – положение о делопроизводстве
Локальные акты организации, регламентирующие делопроизводство
На основании законодательных и правовых актов Российской Федерации, государственных стандартов и нормативно-методических документов межотраслевого действия каждая организация (учреждение, предприятие) должна создать внутренние организационные документы по делопроизводству. Эти документы создаются для того, ɥᴛᴏбы установить название, структуру, состав подразделений, объем работы службы делопроизводства и ее работников.
К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус службы делопроизводства, относится положение о службе делопроизводства.
Стоит сказать – положение — правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы.
Стоит сказать – положение о службе делопроизводства конкретной организации (учреждения, предприятия, фирмы) создается с целью закрепления задач, функций, прав и обязанностей, выполняемых в процессе ее работы.
Разработка положения о делопроизводстве
Стоит сказать – положение разрабатывается на базе примерных положений, кᴏᴛᴏᴩые
Другой пример: делопроизводственная служба наряду со всеми ϲʙᴏими функциями реализует работу по подготовке документов на командировки сотрудников организации. Кстати, эта функция должна выполняться кадровой службой, но если в ϶ᴛᴏй организации сложилось такое распределение обязанностей, то в положении о службе делопроизводства эту функцию надо закрепить
Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД.
Разделы положения о делопроизводстве
Отметим, что текст каждого раздела излагается по пунктам, кᴏᴛᴏᴩые нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела.
В разделе «Общие положения» записывают отдельным пунктом точное название службы делопроизводства, ее место в организационной структуре организации (фирмы), степень самостоятельности службы.
Далее в положении указывается наименование должности руководителя службы (начальник, заведующий, управляющий), а также порядок назначения и оϲʙᴏбождения его от должности, требования к его квалификации и стажу практической работы.
В случае если в делопроизводственной службе есть специализированные участки (экспедиция, группа контроля и др.), то следующий пункт положения должен содержать перечисление всех звеньев организационной структуры службы делопроизводства.
Следующим пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, кᴏᴛᴏᴩыми служба делопроизводства руководствуется в ϲʙᴏей работе. При ϶ᴛᴏм вначале перечисляются законодательные и правовые акты РФ, нормативно-методические и нормативно-технические документы межотраслевого действия, затем организационные и распорядительные документы организации (фирмы).
В случае если служба делопроизводства имеет ϲʙᴏю печать (печати), в положении дается ее описание, условия ее хранения и использования.
Второй раздел положения называется «Цель и задачи». В ϶ᴛᴏм разделе должны быть записаны общая цель и основные задачи службы делопроизводства.
Третий раздел будет основным в положении. Стоит заметить, что он содержит всестороннюю характеристику деятельности службы делопроизводства и называется «Функции». В раздел включают описание всех видов работы, кᴏᴛᴏᴩые выполняются службой делопроизводства.
Раздел «Ответственность» содержит перечисление основных позиций, за кᴏᴛᴏᴩые несет ответственность делопроизводственная служба.
К примеру, в конкретном положении ϶ᴛᴏт раздел может быть сформулирован следующим образом:
«Канцелярия несет ответственность за:
- состояние работы документации организации;
- ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙие документации требованиям правовых и нормативных документов;
- достоверность информации».
Возможно в ϶ᴛᴏм разделе выделение персональной ответственности руководителя. К примеру, «Заведующий канцелярией несет персональную ответственность за:
- организацию работы канцелярии;
- утечку информации;
- работу с кадрами» и т.д.
Пятый раздел положения «Права» содержит перечисление прав, кᴏᴛᴏᴩые закрепляются за службой в целом для реализации возложенных на нее задач и функций. К примеру, служба делопроизводства может быть наделена правами:
- проверять организацию работы с документами в структурных подразделениях;
- требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их составления;
- запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения ϲʙᴏих функций, и т.д.
Чтобы установить разграничение прав службы в целом и ее руководителя, в ϶ᴛᴏм разделе могут быть установлены персональные права руководителя службы делопроизводства. К примеру, подписывать, утверждать, визировать определенные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и оϲʙᴏбождать от занимаемых должностей работников службы делопроизводства (или представлять документы для данных процедур), применять меры поощрения или взыскания и т.д.
В разделе «Взаимоотношения с другими структурными подразделениями» закрепляют наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделениями, кᴏᴛᴏᴩые возникают в ходе выполнения ее задач и функций. Как правило, в ϶ᴛᴏм разделе фиксируются отношения с отделом кадров, секретариатом коллегиального органа, функциональными структурными подразделениями, юридическим отделом, хозяйственными структурами, информационными (компьютерными) центрами.
Стоит сказать – положение разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации (фирмы).
Стоит сказать – положение оформляется на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с кᴏᴛᴏᴩыми в нем закреплены взаимосвязи.
Стоит сказать – положение будет документом длительного действия, может не переиздаваться несколько лет. Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изменении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда, а также внедрении новой технологии, так как при ϶ᴛᴏм происходит перераспределение функций между структурными подразделениями.
xn--80aatn3b3a4e.xn--p1ai
Положение об отделе делопроизводства предприятия: бланк, образец 2019
____________________________________________________ (полное фирменное наименование, место нахождения предприятия)
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель ___________
________________________
“___”__________ _____ г.
ПОЛОЖЕНИЕ об отделе делопроизводства предприятия
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Отдел делопроизводства (далее – отдел) является структурным подразделением ________ “__________________” (далее – предприятие).
1.2. Отдел создан на основании приказа руководителя N _____ от “___”_________ _____ г.
1.3. Работники отдела назначаются и освобождаются от должности на основании решения руководителя по представлению начальника отдела.
1.4. Сотрудники отдела должны знать и руководствоваться в своей работе следующим:
– Конституция Российской Федерации;
– постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;
– Единая государственная система делопроизводства 1 ; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
– структура предприятия, учреждения, организации; организация делопроизводства; схемы документооборота;
– порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив;
– системы организации контроля за исполнением документов;
– оргтехника и другие технические средства управленческого труда;
– основы экономики, организации производства, труда и управления;
– основы трудового законодательства;
– правила и нормы охраны труда;
– локальные акты предприятия.
1.5. В отделе должны быть документы и материалы по следующим вопросам:
– методические материалы по организации делопроизводства, схемы документооборота;
– порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
– сроки и порядок сдачи дел в архив;
– Единая государственная система делопроизводства;
– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
– структура предприятия и его подразделений;
– системы организации контроля за исполнением документов;
– методы эффективного применения оргтехники и других технических средств управленческого труда;
– правила внутреннего трудового распорядка;
– правила и нормы охраны труда, пожарной безопасности.
2. СТРУКТУРА ОТДЕЛА
2.1. Структуру и штаты отдела утверждает руководитель предприятия.
2.2. Руководство отделом осуществляет начальник отдела.
2.3. В состав отдела входят (указать должность):
– документовед 1 ;
– делопроизводитель 2 ;
– ________________________________________________________.
3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОТДЕЛА
Основными задачами отдела являются:
– обеспечение организации делопроизводства на предприятии в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива;
– организация и обеспечение функционирования в структурных подразделениях предприятия Единой системы делопроизводства;
– организация и обеспечение единого порядка работы с документами;
– совершенствование форм и методов делопроизводства;
– осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов в структурных подразделениях предприятия, анализ исполнительской дисциплины;
– организация работы с исходящей и входящей корреспонденцией;
– систематизация и хранение документов текущего архива;
– учет объема документооборота;
– разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков;
– организация методической помощи в работе с документами в структурных подразделениях предприятия;
– подготовка документов к передаче в архив.
4. ФУНКЦИИ ОТДЕЛА
В соответствии с возложенными на него задачами отдел осуществляет следующие функции:
4.1. Организует в целом делопроизводство на предприятии.
4.2. Разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и документной информацией, способствующие сокращению сроков прохождения и исполнения документов; принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом.
4.3. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых на предприятии.
4.4. Обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству предприятия.
4.5. Проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
4.6. Осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней.
4.7. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
4.8. Организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники) изготовление, копирование, оперативное размножение документов.
4.9. Осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях предприятия.
4.10. Ведет учет объема документооборота.
4.11. Организует работу по приему руководством предприятия посетителей по личным вопросам, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.
4.12. Принимает участие в организации технического обслуживания созываемых руководством предприятия совещаний и заседаний.
4.13. Организует и проводит мероприятия по повышению квалификации должностных лиц, занятых документационным обеспечением деятельности предприятия.
4.14. Осуществляет методическое руководство деятельностью других структурных подразделений по вопросам делопроизводства.
4.15. Ведет в рамках своей компетенции делопроизводство, осуществляет формирование и отправление/получение корреспонденции и другой информации по электронным каналам связи.
4.16. Организует ведение нормативно-справочной информации, относящейся к функциям отдела.
4.17. Обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну, и иных сведений ограниченного распространения.
4.18. Осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности отдела.
Возложение на отдел функций, не относящихся к делопроизводству, не допускается.
5. ПРАВА
Отдел делопроизводства для решения возложенных на него задач имеет право:
– осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях предприятия, о результатах проверок докладывать руководству;
– запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений предприятия необходимые документы для выполнения возложенных на отдел функций;
– запрашивать от руководства и структурных подразделений предприятия необходимые документы по вопросам, связанным с реализацией возложенных на отдел прав и обязанностей;
– требовать от руководителей структурных подразделений предприятия выполнения установленных правил работы с документами, входящей и исходящей корреспонденцией, своевременного исполнения распоряжений руководства предприятия;
– вносить руководству предприятия предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами в структурных подразделениях и администрации предприятия;
– возвращать исполнителям на доработку ответы, подготовленные с нарушением установленных требований;
– привлекать специалистов структурных подразделений предприятия к подготовке проектов методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и архива.
6. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СО СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ПРЕДПРИЯТИЯ
6.1. В процессе производственной деятельности предприятия отдел постоянно взаимодействует со следующими структурными подразделениями:
- ____________________________________________________________________, (указать структурные подразделения) - ____________________________________________________________________, - ____________________________________________________________________, - ____________________________________________________________________.
6.2. По вопросам, относящимся к его компетенции, отдел оказывает содействие всем подразделениям предприятия.
7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
7.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных Положением на отдел задач и функций несет начальник отдела.
7.2. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.
7.3. Начальник и другие сотрудники отдела несут персональную ответственность за соответствие оформляемых ими документов и операций с корреспонденцией законодательству Российской Федерации.
8. КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА
8.1. Своевременное и качественное выполнение поставленных целей и задач.
8.2. Качественное выполнение функциональных обязанностей.
Начальник отдела делопроизводства
_________________________________
Согласовано: юридическая служба
_______________________________
_______________/_______________
С данным Положением ознакомлен(а) _________ (_____________)
/Прошить и скрепить подписью уполномоченного лица с расшифровкой, указанием должности, печатью предприятия./
Источник – Кабанов О.М.
blank-obrazets.ru
Положение об отделе делопроизводства предприятия
__________________________________________________________________
(полное фирменное наименование, место нахождения предприятия)
УТВЕРЖДАЮ Руководитель ___________ ________________________ “___”__________ _____ г.
ПОЛОЖЕНИЕ
об отделе делопроизводства предприятия
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Отдел делопроизводства (далее – отдел) является структурным подразделением ________ “__________________” (далее – предприятие).
1.2. Отдел создан на основании приказа Руководителя N _____ от “__”_________ ____ г.
1.3. Работники отдела назначаются и освобождаются от должности на основании решения Руководителя по представлению начальника отдела.
1.4. Сотрудники отдела должны знать и руководствоваться в своей работе следующим:
– Конституция Российской Федерации;
– постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;
– Единую государственную систему делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
– структуру предприятия, учреждения, организации; организацию делопроизводства; схемы документооборота;
– порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив;
– системы организации контроля за исполнением документов;
– оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;
– основы экономики, организации, производства труда и управления;
– основы трудового законодательства;
– правила и нормы охраны труда;
– локальные акты предприятия.
1.5. В отделе должны быть документы и материалы по следующим вопросам:
– методические материалы по организации делопроизводства, схемы документооборота;
– порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
– сроки и порядок сдачи дел в архив;
– единая государственная система делопроизводства;
– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
– структура предприятия и его подразделений;
– системы организации контроля за исполнением документов;
– методы эффективного применения оргтехники и других технических средств управленческого труда;
– правила внутреннего трудового распорядка;
– правила и нормы охраны труда, пожарной безопасности.
2. СТРУКТУРА ОТДЕЛА
2.1. Структуру и штаты отдела утверждает руководитель предприятия.
2.2. Руководство отделом осуществляет начальник отдела.
2.3. В состав отдела входят (указать должность):
– документовед;
– делопроизводитель;
– __________________________________________.
3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОТДЕЛА
Основными задачами отдела являются:
– обеспечение организации делопроизводства на предприятии в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива;
– организация и обеспечение функционирования в структурных подразделениях предприятия единой системы делопроизводства;
– организация и обеспечение единого порядка работы с документами;
– совершенствование форм и методов делопроизводства;
– осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов в структурных подразделениях предприятия, анализ исполнительской дисциплины;
– организация работы с исходящей и входящей корреспонденцией;
– систематизация и хранение документов текущего архива;
– учет объема документооборота;
– разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков;
– организация методической помощи в работе с документами в структурных подразделениях предприятия;
– подготовка документов к передаче в архив.
4. ФУНКЦИИ ОТДЕЛА
В соответствии с возложенными на него задачами отдел осуществляет следующие функции:
4.1. Организует в целом делопроизводство на предприятии.
4.2. Разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и документной информацией, способствующие сокращению сроков прохождения и исполнения документов; принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом.
4.3. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых на предприятии.
4.4. Обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству предприятия.
4.5. Проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
4.6. Осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней.
4.7. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
4.8. Организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники) изготовление, копирование, оперативное размножение документов.
4.9. Осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях предприятия.
4.10. Ведет учет объема документооборота.
4.11. Организует работу по приему руководством предприятия посетителей по личным вопросам, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.
4.12. Принимает участие в организации технического обслуживания созываемых руководством предприятия совещаний и заседаний.
4.13. Организует и проводит мероприятия по повышению квалификации должностных лиц, занятых документационным обеспечением деятельности предприятия.
4.14. Осуществляет методическое руководство деятельностью других структурных подразделений по вопросам делопроизводства.
4.15. Ведет в рамках своей компетенции делопроизводство, осуществляет формирование и отправление/получение корреспонденции и другой информации по электронным каналам связи.
4.16. Организует ведение нормативно-справочной информации, относящейся к функциям отдела.
4.17. Обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну, и иных сведений ограниченного распространения.
4.18. Осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности отдела.
Возложение на отдел функций, не относящихся к делопроизводству, не допускается.
5. ПРАВА
Отдел делопроизводства для решения возложенных на него задач имеет право:
– осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях предприятия, о результатах проверок докладывать руководству;
– запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений предприятия необходимые документы для выполнения возложенных на отдел функций;
– запрашивать от руководства и структурных подразделений предприятия необходимые документы по вопросам, связанным с реализацией возложенных на отдел прав и обязанностей;
– требовать от руководителей структурных подразделений предприятия выполнения установленных правил работы с документами, входящей и исходящей корреспонденцией, своевременного исполнения распоряжений руководства предприятия;
– вносить руководству предприятия предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами в структурных подразделениях и администрации предприятия;
– возвращать исполнителям на доработку ответы, подготовленные с нарушением установленных требований;
– привлекать специалистов структурных подразделений предприятия к подготовке проектов методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и архива.
6. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СО СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ПРЕДПРИЯТИЯ
6.1. В процессе производственной деятельности предприятия отдел постоянно взаимодействует со следующими структурными подразделениями:
- ________________________________________________________________,
(указать структурные подразделения)
– _______________________________________________________________,
– _______________________________________________________________,
– _______________________________________________________________.
6.2. По вопросам, относящимся к его компетенции, отдел оказывает содействие всем подразделениям предприятия.
7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
7.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных Положением на отдел задач и функций несет начальник отдела.
7.2. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.
7.3. Начальник и другие сотрудники отдела несут персональную ответственность за соответствие оформляемых ими документов и операций с корреспонденцией законодательству Российской Федерации.
8. КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА
8.1. Своевременное и качественное выполнение поставленных целей и задач.
8.2. Качественное выполнение функциональных обязанностей.
Начальник отдела делопроизводства
__________________________________
Согласовано: юридическая служба
____________________________
_____________/______________
/Прошить и скрепить подписью уполномоченного лица с расшифровкой, указанием должности, печатью предприятия./
dogovor-obrazets.ru
Типовое положение о ведении делопроизводства по…
Действующий
1. Настоящее Типовое положение разработано в соответствии с постановлением Совета Министров СССР от 13 октября 1981 г. N 986 “О порядке ведения делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях”.
На основе настоящего Типового положения министерствами и ведомствами СССР и Советами Министров союзных республик разрабатываются и утверждаются положения (инструкции) о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в соответствующих государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях, с учетом особенностей их деятельности.
2. Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на специально назначенных для этого должностных лиц.
Личную ответственность за состояние делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях несут их руководители. Они систематически проверяют порядок ведения делопроизводства в соответствующих государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях и принимают меры к совершенствованию этой работы.
3. Все поступающие в государственные органы, на предприятия, в учреждения и организации предложения, заявления и жалобы граждан должны быть приняты, учтены, централизованно зарегистрированы на регистрационно-контрольных карточках (форма прилагается) в день их поступления.Конверты к ним сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения предложения, заявления и жалобы, а также в других необходимых случаях.
При личном приеме граждан их письменные и устные предложения, заявления и жалобы также подлежат централизованной регистрации на регистрационно-контрольных карточках.
Регистрационный индекс предложения, заявления, жалобы указывается в регистрационном штампе, место проставления и форма которого определяются ГОСТом 6.39-72. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего предложения, заявления, жалобы (например, Д-401). Регистрационный индекс может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность предложений, заявлений и жалоб граждан.
4. Повторным предложениям, заявлениям и жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный индекс первого предложения, заявления, жалобы. В правом верхнем углу повторных предложений, заявлений и жалоб и на регистрационно-контрольных карточках делается отметка “Повторно” и подбирается вся предшествующая переписка.
Повторными следует считать предложения, заявления и жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления, предложения, жалобы истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
Предложения, заявления и жалобы одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в один и тот же государственный орган, на одно и то же предприятие, в учреждение, организацию, учитываются под регистрационным индексом первого предложения, заявления, жалобы с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например, Д-401/1, Д-401/2, Д-401/3).
5. Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек и картотек определяется исходя из необходимости обеспечения учета, справочной работы, контроля за исполнением поручений по предложениям, заявлениям и жалобам и их анализа. Картотеки могут формироваться по расположенным в алфавитном порядке фамилиям лиц, от которых поступили предложения, заявления и жалобы, по тематике вопросов, затронутых в письмах.
В необходимых случаях может вестись алфавитный указатель фамилий граждан, от которых поступили предложения, заявления и жалобы.
6. Контроль за своевременным разрешением предложений, заявлений и жалоб граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечивать своевременное, правильное и полное рассмотрение писем и исполнение решений, принятых по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
Письма граждан, направленные в государственные органы, предприятия, учреждения, организации различными адресатами, требующими сообщить результаты рассмотрения предложения, заявления, жалобы, берутся на особый контроль. В этом случае на всех экземплярах регистрационно-контрольных карточек и на предложениях, заявлениях, жалобах в месте, установленном ГОСТом 6.39-72, проставляется штамп “Контроль” или знак контроля “К”.
Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению предложения, жалобы, заявления. Решение о снятии с контроля предложений, заявлений и жалоб граждан принимают руководители и другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и организаций, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение писем граждан.
7. Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан дают руководители и другие уполномоченные должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и организаций. Ответ может быть дан в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в регистрационно-контрольной карточке.
Индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела (по номенклатуре), в которое подшивается переписка по данному вопросу.
Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему законодательству.
8. Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и организаций должны систематически анализировать и обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, а также совершенствования работы государственных органов, предприятий, учреждений и организаций.
Материалы для анализа и обобщения подготавливают должностные лица, ведущие делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан, и оформляют их в виде аналитических справок, которые представляются руководителям государственных органов, предприятий, учреждений и организаций ежегодно к 15 января. Аналитические справки текущего характера составляются по мере надобности.
9. Предложения, заявления, жалобы граждан должны быть возвращены после их разрешения должностным лицам, ведущим делопроизводство по предложениям, заявлениям, жалобам граждан, со всеми относящимися к ним материалами и экземпляром регистрационно-контрольной карточки для централизованного формирования дела и картотеки. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.
На каждом предложении, заявлении, жалобе после окончательного решения и его исполнения должна быть надпись “В дело” и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.
Предложения, заявления и жалобы граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, а также документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел государственного органа, предприятия, учреждения, организации.
Документы в этих делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое предложение, заявление, жалоба и все документы по их рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного предложения, заявления, жалобы или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.
При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные предложения, заявления и жалобы граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.
Обложка дела должна оформляться в соответствии с ГОСТом 17914-72.
10. Государственные органы, предприятия, учреждения и организации осуществляют хранение и использование в справочных и других целях предложений, заявлений и жалоб граждан.
Ответственность за сохранность документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан возлагается на руководителей государственных органов, предприятий, учреждений и организаций и должностных лиц, работающих с данной категорией документов.
Сроки хранения документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан определяются утвержденными в установленном порядке перечнями документов, образующихся в деятельности государственных органов, предприятий, учреждений и организаций. Как правило, устанавливается пятилетний срок хранения предложений, заявлений и жалоб граждан и документов, связанных с их рассмотрением и разрешением. В необходимых случаях постоянно действующей экспертной комиссией государственного органа, предприятия, учреждения, организации может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении наиболее ценных предложений граждан.
Решения экспертных комиссий об увеличении сроков хранения документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан и отборе их для хранения подлежат обязательному утверждению руководителями государственного органа, предприятия, учреждения, организации.
11. Дела, подлежащие постоянному, а также временному (свыше 10 лет) хранению, передаются в архив государственного органа, предприятия, учреждения, организации через год после завершения делопроизводства по ним. Дела, подлежащие временному хранению (до 10 лет включительно), передаются в архив по усмотрению руководителя государственного органа, предприятия, учреждения, организации.
По истечении установленных сроков хранения документы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан подлежат уничтожению в порядке, устанавливаемом Главным архивным управлением при Совете Министров СССР.
12. Действие настоящего Типового положения не распространяется на ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан, порядок рассмотрения которых установлен уголовно-процессуальным, гражданским процессуальным законодательством Союза ССР и союзных республик, Положением о порядке рассмотрения трудовых споров, Положением об открытиях, изобретениях и рационализаторских предложениях, Уставом связи и другим законодательством Союза ССР и союзных республик.к Типовому положению о ведении
делопроизводства по предложениям,
заявлениям и жалобам граждан
в государственных органах,
на предприятиях,
в учреждениях и организациях
контрольной карточке
dokipedia.ru
Положение об отделе делопроизводства предприятия 2019
____________________________________________________ (полное фирменное наименование, место нахождения предприятия)
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель ___________
________________________
“___”__________ _____ г.
ПОЛОЖЕНИЕ об отделе делопроизводства предприятия
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Отдел делопроизводства (далее – отдел) является структурным подразделением ________ “__________________” (далее – предприятие).
1.2. Отдел создан на основании приказа руководителя N _____ от “___”_________ _____ г.
1.3. Работники отдела назначаются и освобождаются от должности на основании решения руководителя по представлению начальника отдела.
1.4. Сотрудники отдела должны знать и руководствоваться в своей работе следующим:
– Конституция Российской Федерации;
– постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;
– Единая государственная система делопроизводства <*>; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
– структура предприятия, учреждения, организации; организация делопроизводства; схемы документооборота;
– порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив;
– системы организации контроля за исполнением документов;
– оргтехника и другие технические средства управленческого труда;
– основы экономики, организации производства, труда и управления;
– основы трудового законодательства;
– правила и нормы охраны труда;
– локальные акты предприятия.
1.5. В отделе должны быть документы и материалы по следующим вопросам:
– методические материалы по организации делопроизводства, схемы документооборота;
– порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
– сроки и порядок сдачи дел в архив;
– Единая государственная система делопроизводства;
– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
– структура предприятия и его подразделений;
– системы организации контроля за исполнением документов;
– методы эффективного применения оргтехники и других технических средств управленческого труда;
– правила внутреннего трудового распорядка;
– правила и нормы охраны труда, пожарной безопасности.
2. СТРУКТУРА ОТДЕЛА
2.1. Структуру и штаты отдела утверждает руководитель предприятия.
2.2. Руководство отделом осуществляет начальник отдела.
2.3. В состав отдела входят (указать должность):
– документовед <1>;
– делопроизводитель <2>;
– ________________________________________________________.
3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОТДЕЛА
Основными задачами отдела являются:
– обеспечение организации делопроизводства на предприятии в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива;
– организация и обеспечение функционирования в структурных подразделениях предприятия Единой системы делопроизводства;
– организация и обеспечение единого порядка работы с документами;
– совершенствование форм и методов делопроизводства;
– осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов в структурных подразделениях предприятия, анализ исполнительской дисциплины;
– организация работы с исходящей и входящей корреспонденцией;
– систематизация и хранение документов текущего архива;
– учет объема документооборота;
– разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков;
– организация методической помощи в работе с документами в структурных подразделениях предприятия;
– подготовка документов к передаче в архив.
4. ФУНКЦИИ ОТДЕЛА
В соответствии с возложенными на него задачами отдел осуществляет следующие функции:
4.1. Организует в целом делопроизводство на предприятии.
4.2. Разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и документной информацией, способствующие сокращению сроков прохождения и исполнения документов; принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом.
4.3. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых на предприятии.
4.4. Обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству предприятия.
4.5. Проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
4.6. Осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней.
4.7. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
4.8. Организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники) изготовление, копирование, оперативное размножение документов.
4.9. Осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях предприятия.
4.10. Ведет учет объема документооборота.
4.11. Организует работу по приему руководством предприятия посетителей по личным вопросам, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.
4.12. Принимает участие в организации технического обслуживания созываемых руководством предприятия совещаний и заседаний.
4.13. Организует и проводит мероприятия по повышению квалификации должностных лиц, занятых документационным обеспечением деятельности предприятия.
4.14. Осуществляет методическое руководство деятельностью других структурных подразделений по вопросам делопроизводства.
4.15. Ведет в рамках своей компетенции делопроизводство, осуществляет формирование и отправление/получение корреспонденции и другой информации по электронным каналам связи.
4.16. Организует ведение нормативно-справочной информации, относящейся к функциям отдела.
4.17. Обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну, и иных сведений ограниченного распространения.
4.18. Осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности отдела.
Возложение на отдел функций, не относящихся к делопроизводству, не допускается.
5. ПРАВА
Отдел делопроизводства для решения возложенных на него задач имеет право:
– осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях предприятия, о результатах проверок докладывать руководству;
– запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений предприятия необходимые документы для выполнения возложенных на отдел функций;
– запрашивать от руководства и структурных подразделений предприятия необходимые документы по вопросам, связанным с реализацией возложенных на отдел прав и обязанностей;
– требовать от руководителей структурных подразделений предприятия выполнения установленных правил работы с документами, входящей и исходящей корреспонденцией, своевременного исполнения распоряжений руководства предприятия;
– вносить руководству предприятия предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами в структурных подразделениях и администрации предприятия;
– возвращать исполнителям на доработку ответы, подготовленные с нарушением установленных требований;
– привлекать специалистов структурных подразделений предприятия к подготовке проектов методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и архива.
6. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СО СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ПРЕДПРИЯТИЯ
6.1. В процессе производственной деятельности предприятия отдел постоянно взаимодействует со следующими структурными подразделениями:
- ____________________________________________________________________,
(указать структурные подразделения)
- ____________________________________________________________________,
- ____________________________________________________________________,
- ____________________________________________________________________.6.2. По вопросам, относящимся к его компетенции, отдел оказывает содействие всем подразделениям предприятия.
7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
7.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных Положением на отдел задач и функций несет начальник отдела.
7.2. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.
7.3. Начальник и другие сотрудники отдела несут персональную ответственность за соответствие оформляемых ими документов и операций с корреспонденцией законодательству Российской Федерации.
8. КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА
8.1. Своевременное и качественное выполнение поставленных целей и задач.
8.2. Качественное выполнение функциональных обязанностей.
Начальник отдела делопроизводства
_________________________________
Согласовано: юридическая служба
_______________________________
_______________/_______________
С данным Положением ознакомлен(а) _________ (_____________)
/Прошить и скрепить подписью уполномоченного лица с расшифровкой, указанием должности, печатью предприятия./
——————————–
<1> Должностные обязанности и требования к квалификации документоведа установлены в подразделе “Документовед” раздела 1 “Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих”, утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37.
<2> Должностные обязанности и требования к квалификации делопроизводителя установлены в подразделе “Делопроизводитель” раздела 1 “Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих”, утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37.
<*> По вопросу применения положений Единой государственной системы делопроизводства см. “Методические рекомендации по практическому применению основных положений Единой государственной системы делопроизводства”.
vse-documenty.ru
Разделы положения о делопроизводстве — МегаЛекции
Положение о делопроизводстве
Локальные акты организации, регламентирующие делопроизводство
На основании законодательных и правовых актов Российской Федерации, государственных стандартов и нормативно-методических документов межотраслевого действия каждая организация (учреждение, предприятие) должна создать внутренние организационные документы по делопроизводству. Эти документы создаются для того, чтобы установить название, структуру, состав подразделений, объем работы службы делопроизводства и ее работников.
К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус службы делопроизводства, относится положение о службе делопроизводства.
Положение — правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы.
Положение о службе делопроизводства конкретной организации (учреждения, предприятия, фирмы) создается с целью закрепления задач, функций, прав и обязанностей, выполняемых в процессе ее работы.
Разработка положения о делопроизводстве
Положение разрабатывается на основе примерных положений, которые содержат максимальный набор функций службы. Однако для того чтобы положение отвечало своим задачам, оно должно быть конкретным, взаимосвязанным с реальными условиями деятельности службы делопроизводства. Разрабатывая положение, вполне допустимо исключение из типовых функций тех, которые в данной организации делопроизводственной службой не выполняются. Например, в организации создан центральный архив, в котором работают квалифицированные специалисты. Если архив не входит в структуру службы делопроизводства, он может выполнять функции: организация и проведение экспертизы ценности документов; разработка и согласование номенклатуры дел; контроль за формированием дел в структурных подразделениях; организация работы по подготовке и сдаче документов структурных подразделений на архивное хранение. В этом случае за службой делопроизводства эти функции в положении о службе не закрепляются
Другой пример: делопроизводственная служба наряду со всеми своими функциями выполняет работу по подготовке документов на командировки сотрудников организации. Эта функция должна выполняться кадровой службой, но если в этой организации сложилось такое распределение обязанностей, то в положении о службе делопроизводства эту функцию надо закрепить
Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД.
Разделы положения о делопроизводстве
Текст каждого раздела излагается по пунктам, которые нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела.
В разделе «Общие положения» записывают отдельным пунктом точное название службы делопроизводства, ее место в организационной структуре организации (фирмы), степень самостоятельности службы.
Далее в положении указывается наименование должности руководителя службы (начальник, заведующий, управляющий), а также порядок назначения и освобождения его от должности, требования к его квалификации и стажу практической работы.
Если в делопроизводственной службе есть специализированные участки (экспедиция, группа контроля и др.), то следующий пункт положения должен содержать перечисление всех звеньев организационной структуры службы делопроизводства.
Следующим пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе. При этом вначале перечисляются законодательные и правовые акты РФ, нормативно-методические и нормативно-технические документы межотраслевого действия, затем организационные и распорядительные документы организации (фирмы).
Если служба делопроизводства имеет свою печать (печати), в положении дается ее описание, условия ее хранения и использования.
Второй раздел положения называется «Цель и задачи». В этом разделе должны быть записаны общая цель и основные задачи службы делопроизводства.
Третий раздел является основным в положении. Он содержит всестороннюю характеристику деятельности службы делопроизводства и называется «Функции». В раздел включают описание всех видов работы, которые выполняются службой делопроизводства.
Раздел «Ответственность» содержит перечисление основных позиций, за которые несет ответственность делопроизводственная служба.
Например, в конкретном положении этот раздел может быть сформулирован следующим образом:
«Канцелярия несет ответственность за:
состояние работы документации организации;
соответствие документации требованиям правовых и нормативных документов;
достоверность информации».
Возможно в этом разделе выделение персональной ответственности руководителя. Например, «Заведующий канцелярией несет персональную ответственность за:
организацию работы канцелярии;
утечку информации;
работу с кадрами» и т.д.
Пятый раздел положения «Права» содержит перечисление прав, которые закрепляются за службой в целом для реализации возложенных на нее задач и функций. Например, служба делопроизводства может быть наделена правами:
проверять организацию работы с документами в структурных подразделениях;
требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их составления;
запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения своих функций, и т.д.
Чтобы установить разграничение прав службы в целом и ее руководителя, в этом разделе могут быть установлены персональные права руководителя службы делопроизводства. Например, подписывать, утверждать, визировать определенные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников службы делопроизводства (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания и т.д.
В разделе «Взаимоотношения с другими структурными подразделениями» закрепляют наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделениями, которые возникают в ходе выполнения ее задач и функций. Как правило, в этом разделе фиксируются отношения с отделом кадров, секретариатом коллегиального органа, функциональными структурными подразделениями, юридическим отделом, хозяйственными структурами, информационными (компьютерными) центрами.
Положение разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации (фирмы).
Положение оформляется на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.
Положение является документом длительного действия, может не переиздаваться несколько лет. Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изменении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда, а также внедрении новой технологии, так как при этом происходит перераспределение функций между структурными подразделениями.
_____ООО «ДИН»__________________________________________________
(полное фирменное наименование, место нахождения предприятия)
УТВЕРЖДАЮ Руководитель ____ПЕТУХОВ Н.В.________________________ “12_”___ДЕКАБРЯ__2009 г.
ПОЛОЖЕНИЕ
об отделе делопроизводства предприятия
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Отдел делопроизводства (далее – отдел) является структурным подразделением ____ООО “_ДИН_” (далее – предприятие).
1.2. Отдел создан на основании приказа Руководителя N 123_ от “10_”_ДЕКАБРЯ 2009 г.
1.3. Работники отдела назначаются и освобождаются от должности на основании решения Руководителя по представлению начальника отдела.
1.4. Сотрудники отдела должны знать и руководствоваться в своей работе следующим:
– Конституция Российской Федерации;
– постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;
– Единую государственную систему делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
– структуру предприятия, учреждения, организации; организацию делопроизводства; схемы документооборота;
– порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив;
– системы организации контроля за исполнением документов;
– оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;
– основы экономики, организации, производства труда и управления;
– основы трудового законодательства;
– правила и нормы охраны труда;
– локальные акты предприятия.
1.5. В отделе должны быть документы и материалы по следующим вопросам:
– методические материалы по организации делопроизводства, схемы документооборота;
– порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
– сроки и порядок сдачи дел в архив;
– единая государственная система делопроизводства;
– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
– структура предприятия и его подразделений;
– системы организации контроля за исполнением документов;
– методы эффективного применения оргтехники и других технических средств управленческого труда;
– правила внутреннего трудового распорядка;
– правила и нормы охраны труда, пожарной безопасности.
2. СТРУКТУРА ОТДЕЛА
2.1. Структуру и штаты отдела утверждает руководитель предприятия.
2.2. Руководство отделом осуществляет начальник отдела.
2.3. В состав отдела входят (указать должность):
– документовед;
– делопроизводитель;
– секретарь ДОУ.
3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОТДЕЛА
Основными задачами отдела являются:
– обеспечение организации делопроизводства на предприятии в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива;
– организация и обеспечение функционирования в структурных подразделениях предприятия единой системы делопроизводства;
– организация и обеспечение единого порядка работы с документами;
– совершенствование форм и методов делопроизводства;
– осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов в структурных подразделениях предприятия, анализ исполнительской дисциплины;
– организация работы с исходящей и входящей корреспонденцией;
– систематизация и хранение документов текущего архива;
– учет объема документооборота;
– разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков;
– организация методической помощи в работе с документами в структурных подразделениях предприятия;
– подготовка документов к передаче в архив.
4. ФУНКЦИИ ОТДЕЛА
В соответствии с возложенными на него задачами отдел осуществляет следующие функции:
4.1. Организует в целом делопроизводство на предприятии.
4.2. Разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и документной информацией, способствующие сокращению сроков прохождения и исполнения документов; принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом.
4.3. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых на предприятии.
4.4. Обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству предприятия.
4.5. Проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
4.6. Осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней.
4.7. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
4.8. Организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники) изготовление, копирование, оперативное размножение документов.
4.9. Осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях предприятия.
4.10. Ведет учет объема документооборота.
4.11. Организует работу по приему руководством предприятия посетителей по личным вопросам, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.
4.12. Принимает участие в организации технического обслуживания созываемых руководством предприятия совещаний и заседаний.
4.13. Организует и проводит мероприятия по повышению квалификации должностных лиц, занятых документационным обеспечением деятельности предприятия.
4.14. Осуществляет методическое руководство деятельностью других структурных подразделений по вопросам делопроизводства.
4.15. Ведет в рамках своей компетенции делопроизводство, осуществляет формирование и отправление/получение корреспонденции и другой информации по электронным каналам связи.
4.16. Организует ведение нормативно-справочной информации, относящейся к функциям отдела.
4.17. Обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну, и иных сведений ограниченного распространения.
4.18. Осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности отдела.
Возложение на отдел функций, не относящихся к делопроизводству, не допускается.
5. ПРАВА
Отдел делопроизводства для решения возложенных на него задач имеет право:
– осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях предприятия, о результатах проверок докладывать руководству;
– запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений предприятия необходимые документы для выполнения возложенных на отдел функций;
– запрашивать от руководства и структурных подразделений предприятия необходимые документы по вопросам, связанным с реализацией возложенных на отдел прав и обязанностей;
– требовать от руководителей структурных подразделений предприятия выполнения установленных правил работы с документами, входящей и исходящей корреспонденцией, своевременного исполнения распоряжений руководства предприятия;
– вносить руководству предприятия предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами в структурных подразделениях и администрации предприятия;
– возвращать исполнителям на доработку ответы, подготовленные с нарушением установленных требований;
– привлекать специалистов структурных подразделений предприятия к подготовке проектов методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и ахива.
6. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СО СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМРЕДПРИЯТИЯ
6.1. В процессе производственной деятельности предприятия отдел постоянно взаимодействует со следующими структурными подразделениями:
– ____бухгалтерия_____________________________________________________,
(указать структурные подразделения)
– ___отдел____кадров___________________________________________,
– ___основой ___отдел_____________________________________________,
– __юридический отдел_________________________________________.
6.2. По вопросам, относящимся к его компетенции, отдел оказывает содействие всем подразделениям предприятия.
7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
7.1. Всю полноту ответствености за качество и своевременность выполнения возложенных Положением на отдел задач и функций несет начальник отдела.
7.2. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.
7.3. Начальник и другие сотрудники отдела несут персональную ответственность за соответствие оформляемых ими документов и операций с корреспонденцией законодательству Российской Федерации.
8. КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА
8.1. Своевременное и качественное выполнение поставленных целей и задач.
8.2. Качественное выполнение функциональных обязанностей.
Начальник отдела делопроизводства
_____КОЗЮКИН Н.Б.______
Согласовано: юридическая служба
_ПРИХОДЬКО К.П.________
_____________/______________
| Должностная инструкция бухгалтера I. Общие положения 1. Бухгалтер относится к категории специалистов. 2. На должность: – бухгалтера назначается лицо назначается лицо имеющее среднее профессиональное (экономическое) образование без предъявления требований к стажу работы или специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по учету и контролю не менее 3 лет; – бухгалтера II категории – лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое) образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное (экономическое) образование и стаж работы в должности бухгалтера не менее 3 лет; – бухгалтера I категории – лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое) образование и стаж работы в ложности бухгалтера II категории не менее 3 лет. 3. Назначение на должность бухгалтера и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению главного бухгалтера. 4. Бухгалтер должен знать: 4.1. Законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие, методические и нормативные материалы по организации бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций и составлению отчетности. 4.2. Формы и методы бухгалтерского учета на предприятии. 4.3. План и корреспонденцию счетов. 4.4. Организацию документооборота по участкам бухгалтерского учета. 4.5. Порядок документального оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств. 4.6. Методы экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия. 4.8. Правила эксплуатации вычислительной техники. 4.9. Основы экономики, организации труда и управления. 4.10. Рыночные методы хозяйствования. 4.11. Законодательство о труде. 4.12. Правила внутреннего трудового распорядка. 4.13. Правила и нормы охраны труда. 5. Бухгалтер в своей работе руководствуется: 5.1. Положением о бухгалтерии организации. 5.2. Настоящей должностной инструкцией. 6. Бухгалтер подчиняется непосредственно главному бухгалтеру организации или руководителю соответствующего структурного подразделения главной бухгалтерии. 7. На время отсутствия бухгалтера (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на него обязанностей. II. Должностные обязанности Бухгалтер: 1. Выполняет работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализации продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности; расчеты с поставщиками и заказчиками, за предоставленные услуги и т.п.). 2. Участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов. 3. Осуществляет прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливает их к счетной обработке. 4. Отражает на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств. 5. Составляет отчетные калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг), выявляет источники образования потерь и непроизводительных расходов, подготавливает предложения по их предупреждению. 6. Производит начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, стразовых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, заработной платы рабочих и служащих, других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия. 7. Участвует: 7.1. В проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности организации по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, осуществления режима экономии и мероприятий по совершенствованию документооборота. 7.2. В разработке и внедрении прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники. 7.3. В проведении инвентаризаций денежных средств, товарно-материальных ценностей, расчетов и платежных обязательств. 8. Обеспечивает руководителей, кредиторов, инвесторов, аудиторов и других пользователей бухгалтерской отчетности сопоставимой и достоверной бухгалтерской информацией по соответствующим направлениям (участкам) учета. 9. Разрабатывает рабочий план счетов, формы первичных документов, применяемые для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, участвует в определении содержания основных приемов и методов ведения учета и технологии обработки бухгалтерской информации. 10. Подготавливает данные по соответствующим участкам бухгалтерского учета для составления отчетности, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив. 11. Выполняет работы по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации, вносит изменения в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных. 12. Участвует в формулировании экономической постановки задач либо отдельных их этапов, решаемых с помощью вычислительной техники, определяет возможность использования готовых проектов, алгоритмов, пакетов прикладных программ, позволяющих создавать экономически обоснованные системы обработки экономической информации. 13. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя. III. Права Бухгалтер вправе: 1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности. 2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями. 3. В пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению. 4. Запрашивать лично или по поручению главного бухгалтера от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей. 5. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет – то с разрешения руководителя). 6. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав. IV. Ответственность Бухгалтер несет ответственность: 1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации. 2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации. 3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации. С настоящей должностной инструкцией ознакомлен: Дата. Подпись. |
Новое сообщение
Рекомендуемые страницы:
Воспользуйтесь поиском по сайту:
megalektsii.ru
ПОЛОЖЕНИЕ О ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ. 1.Общие положения
Транскрипт
1 ПОЛОЖЕНИЕ О ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ 1.Общие положения 1.1. Настоящее Положение по делопроизводству в Киренском профессиональнопедагогическом колледже (далее – положение) устанавливает единую систему делопроизводства, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов. Положение разработано в соответствии с законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями Правительства РФ, государственными стандартами на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, нормативными документами Федеральной архивной службы России. Положение составлено на основе Типового положения по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной Росархивом г., Согласно ГОСТ Р «Делопроизводство и архивное дело» Руководство и контроль за ведением делопроизводства в колледже осуществляет специалист по кадрам Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на администрацию колледжа Непосредственное ведение делопроизводства возлагается на специалиста по кадрам, назначенного ответственным за эту работу, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству Специалист по кадрам несет ответственность за выполнение требований инструкции, за сохранность находящихся у него служебных документов. Об утрате документов немедленно докладывает руководителям структурных подразделений Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения директора колледжа При уходе специалиста по кадрам в отпуск, убытии в командировку имеющиеся у него документы по указанию директора передаются другому работнику (секретарю учебной части), который обязан принять меры к их своевременному исполнению. При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства производится передача дел и документов, о чем составляется приемо-сдаточный акт, который утверждается директором колледжа Положения распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники. 1
2 2.Документы колледжа 2.1. Колледж издает следующие документы: приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции В целях эффективного использования вычислительной техники (ВТ) в колледже устанавливаются единые правила оформления документов. Для сокращения количества применяемых форм документов в колледже разрабатываются унифицированные формы документов (УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в этой сфере деятельности задачами УФД включается в табель унифицированных форм документов колледжаперечень разрешенных к применению форм документов. Ведение табеля, внесение в него изменений, контроль за применением осуществляет специалистом по кадрам. 3.Правила подготовки и оформления документов 3.1. Документирование управленческой деятельности. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т. е. создании управленческих документов. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, и т. д.), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа [наименование организации – автора документа, название вида (унифицированной формы документа), дата, индекс, заголовок к тексту, текст, визы, подпись]. В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т. д Бланки документов. Документы должны, как правило, оформляться на бланках колледжа и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения (расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р “Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов”). Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм). Выбор формата бланка при подготовке документа определяется в зависимости от объема текста. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него должен иметь поля не менее, мм: 2,5 – левое; 1,5 – правое; 20 – верхнее; 20 – нижнее. Употребление бланков произвольной формы не разрешается. Допускается изготовление бланков в подразделениях на средствах множительной и вычислительной техники. Общий бланк используется дня изготовления любых видов документов, кроме письма (справка, протокол, акт). 2
3 3.3.Оформление реквизитов документов Наименование организации – автора документа. Наименование колледжа указывается в точном соответствии с Уставом. Сокращенное наименование помещается вслед за полным наименованием Название вида документа. Название документа, составленного или изданного колледжем должно соответствовать содержанию документируемого управленческого действия (приказ, протокол, акт, штатное расписание и т. д.). Название документа печатается прописными буквами, полужирным шрифтом Дата документа. Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, – дата его принятия; для документа, требующего его утверждения, – дата его утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат (без кавычек), например: 10 февраля 2013г Подпись документа. Документы, направляемые колледжем в вышестоящие органы и управления, подписываются директором. Документы, направляемые колледжем в адрес других организаций, учреждений и предприятий, могут подписываться другими ответственными за это лицами. В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают на одном уровне. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем Утверждение документа. Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются директором колледжа, вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах. Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения). При оформлении грифа утверждения необходимо соблюдать следующее: гриф утверждения помещается в правой верхней части документа, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения Адресование документа. Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу. При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица, их наименование пишут в именительном падеже. 3
4 При направлении документа должностному лицу название организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата – в дательном. 3.4.Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов Приказ. Приказ – правовой акт, издаваемый директором колледжа для решения основных и оперативных задач, стоящих перед учебным заведением. Приказ может быть издан лицом, исполняющим обязанности директора колледжа в случае его отсутствия. В приказах по основной деятельности решаются вопросы учебной, хозяйственной, финансовой деятельности, планирования, отчетности, учебно-воспитательного процесса, физического развития и т. п. Приказы должны оформляться на бланке колледжа в произвольной форме. Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения директора. Проекты приказов разрабатываются администрацией колледжа по поручению руководства или по собственной инициативе. Подготовка приказа включает в себя изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовку проекта приказа; согласование проекта; подписание директором, регистрацию. Распорядительные документы должны иметь заголовок, который начинается с предлога “О (Об)”. Например: Об утверждении…, О регистрации…, О создании… Оформляется приказ на бланке и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, заголовок, текст, подпись. Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Текст приказов в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (пишется вразрядку строчными буквами). При наличии двух частей приказа распорядительная часть отделяется от констатирующей словом ПРИКАЗЫВАЮ. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие. Текст распорядительной части делится на пункты, в которых указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом. Например, “Контроль за исполнением приказа оставляю за собой”. Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов, от пятого положения табулятора пишут слово “Приложение” с указанием наименования распорядительного документа, его даты, номера. При регистрации приказы нумеруются порядковыми номерами допускается нумерация через дробь если приказы изданы одной датой в пределах календарного года: – приказы по личному составу, приказы по текущей деятельности начинать нумерацию с начала года; – приказы по текущей деятельности студентов; – приказы о поощрении и взыскании студентов; – приказы, распоряжения по организации учебно- воспитательного процесса начинать нумерацию с начала учебного года Распоряжение. Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый директором колледжа по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам оперативного управления деятельностью колледжа (совещания, конференции и т. д.). Распоряжение не 4
5 должно содержать предписаний, носящих нормативный характер. Подготовка и оформление распоряжений проводится по тем же правилам, что и приказа Протокол. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части заполняются следующие реквизиты: “Председатель”, “Секретарь”, “Присутствовали”, “Повестка дня”. На бланке протокола эти реквизиты могут иметь типографское исполнение. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих* пунктам повестки дня Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается полностью. Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. 3.5.Служебное письмо. Все деловые письма можно разделить на констатирующие свершившийся факт и предваряющие возможность его свершения. Это письма-подтверждения, письманапоминания, письма-предупреждения, письма-извещения. Они не требуют ответа, но их наличие имеет юридическое значение. Есть письма, которые сопровождают материальные ценности или другие документы, так называемые “сопроводительные”. Обеспечивая предварительный обмен информацией, письмо помогает сторонам выяснить возможности для заключения разного рода договоров и актов. Поэтому в современном делопроизводстве письмо выступает как деловой документ, язык которого представляет известные трудности при стандартизации. Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы: а) письма, требующие письма-ответа; б) письма, не требующие письма-ответа. Для составления служебных писем используются бланки школы форматов А4; А5 3.6.Содержание и структура текст Содержание и структура текста строятся в зависимости от его функционального назначения (вида). Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Текст должен быть изложен в официально-деловом стиле в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, сплошного текста или в виде соединения этих структур. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки и подзаголовки, согласованные между собой. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и наследующих страницах печатаются только номера строк Содержание издаваемых распорядительных документов не должно противоречить изданным ранее или дублировать их Текст документа делится, как правило, на две части: в первой вводной (констатирующей) – излагается причина, цель составления документа, даются ссылки на основополагающие документы, во второй – содержатся выводы, предложения, просьбы, распоряжения В документах используется следующая форма изложения: 5
6 от первого лица в единственном числе – текст приказов, распоряжений и т. п., а также документы, исходящие от конкретных лиц (заявления, докладные записки): приказываю, прошу выделить, считаю необходимым; от первого лица множественного числа (переписка): просим направить, направляем на рассмотрение; от третьего лица множественного числа – нормативно-правовые акты (протоколы): слушали, выступили, решили В документах допускаются сокращения, установленные действующими правилами орфографии, или когда сокращения являются официальными названиями учреждения, предприятия, организации, например: «ГИБДД», «Сбербанк», “Водоканал” Порядок снятия и выдачи копий с документов Копии с документов выдаются с разрешения администрации и только с тех документов, которые были изданы в колледже и которые касаются служебной деятельности данного структурного подразделения При выдаче копии документ воспроизводится полностью (бланк колледжа, номер, дата, содержание и т. д.). В правом верхнем углу копии пишется слово “Копия”. При выдаче копии с копии следует писать “Копия с копии” При заверении копии документа внизу после полного воспроизведения текста пишется “Верно”, ставится должность, подпись лица, заверяющего копию, его инициалы и фамилия, дата заверения. При пересылке копии в другие учреждения или выдаче на руки отдельным лицам на ней следует проставлять печать. 4. Контроль за исполнением документов 4.1.Организация контроля Все поступающие на имя директора и в адрес колледжа документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской работы и исполнительской дисциплины, осуществляется с помощью автоматизированной системы контроля на базе ЭВМ Автоматизированному контролю подлежат приказы, решения советов, положения, а также документы, поступающие на имя директора колледжа, Документ считается исполненным, когда решены окончательно все поставленные в нем вопросы и соблюдены следующие сроки”. если в документе поставлен срок исполнения – в указанный срок; документы без указания срока исполнения – в месячный срок; если в документе имеется пометка “срочно”, – то в трехдневный срок; поручения без указания конкретной даты исполнения – в месячный срок. Срок исчисляется в календарных днях с даты подписания документа. 5.Порядок прохождения и исполнения поступающей корреспонденции 5.1.Вся корреспонденция, поступающая в колледж, принимается и регистрируется специалистом по кадрам. При приеме корреспонденции проверяется целостность конвертов, другой упаковки и правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в отделение связи. Корреспонденция, получаемая под расписку (с нарочным, заказная и т. п.), регистрируется в журнале. 6
7 5.2.При вскрытии конверта (упаковки) проверяются правильность адресования и наличие вложенных документов. При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю. 5.3.Передача документов из одного структурного подразделения в другое производится через специалиста по кадрам. 5.4.Документы, не требующие доклада руководству колледжа, направляются специалистом по кадрам для исполнения сотрудникам колледжа. Все поступившие документы должны докладываться руководству в день их поступления. 5.5.Получив документы на исполнение, сотрудник колледжа должен немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения. 5.6.Каждый сотрудник колледжа обеспечивает оперативность, качество исполнения и сохранность документов. 5.7.Передача документов от одного исполнителя к другому может производиться только через лицо, ответственное за делопроизводство. 6.Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутренних документов. 6.1.Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению), тиражированию и отправке. 6.2.До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился 6.3.Документы, подписанные директором н документы, подписанные администрацией, адресованные в вышестоящие организации, регистрируются. 6.4.Внутренние документы оформляются и исполняются (используются) в пределах колледжа. 6.5.Внутренние документы (докладные записки, справки, сводки и др.) рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены. 7.Учет и хранение печатей, штампов и бланков 7.1.Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов, удостоверения личности, командировочные и отпускные удостоверения, трудовые книжки. 7.2.Печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах. 7.3.Ответственность за хранение и использование печатей, штампов и бланков в структурных подразделениях несут секретари или лица, ответственные за ведение делопроизводства. Печать следует проставлять таким образом, чтобы оттиск захватил часть слов наименования должностного лица, подписывающего документ, и начало личной подписи. 7.4.Печати и штампы уничтожаются по акту. 7.5.Проверка наличия печатей, штампов и бланков, а также порядка их хранения и использования производится комиссией не реже одного раза в год одновременно с проверкой состояния делопроизводства. 7
8 8.Формирование дел 8.1.Формирование дел – группировка исполненных документов в делах соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дел Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности. Распорядительные документы группируются е дела по видам в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчет, и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. 9.Оформление дел 9.1. Дела колледжа подлежат оформлению при их заведении и по завершении года Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится специалистом по кадрам. 9.2.В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению; дела допускается хранить в скоросшивателях; не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерации в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором. 10.Оперативное хранение документов и дел 10.1.С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Специалист по кадрам несет ответственность за сохранность документов и дел. Дела, находятся в рабочих комнатах, или в отведенных для них помещениях, располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность. В целях повышения оперативности 8
9 поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел Выдача дел подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта – заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. 11.Передача дел в архив 11.1.Для обеспечения сохранности документов в учебном заведении создается архив В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу В своей деятельности архив руководствуется нормативными и методическими документами Федеральной архивной службы России Дела постоянного срока хранения передаются в архив по описям. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке; в исключительных случаях по решению руководства передаются в архив. Их передача, осуществляется по описям или номенклатурам дел Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом. 9
docplayer.ru