Содержание

Оформление должностной инструкции по ГОСТу

В сфере трудового законодательства РФ должностная инструкция не является обязательным документом в связи с тем, что круг обязанностей в рамках ст.57 ТК РФ можно оговорить и в договоре о сотрудничестве.

Но многие компании, тем не менее, работают по старинке, и по сей день предпочитают создавать инструкцию, забывая о том, что с момента подписания она приобретает статус локального документа, который оформляется уже в соответствии с законом.

Что это за документ?

Трудовой кодекс РФ не содержит ни единого упоминания о должностной инструкции в прямом смысле, но вот в иносказательном некоторые нормы ТК РФ ссылаются на инструкцию.

В частности, в ст.15 ТК РФ сказано, что работнику должны быть поручены именно те обязанности, которые входят в его трудовую функцию и определены локальными актами компании. Также своеобразное упоминание об инструкции содержится и в ст.56 ТК РФ.

При этом в силу ст.22 ТК РФ работодатель имеет право на создание локальных актов, которые будут регулировать работу предприятия уже в соответствии со спецификой, конечно при отсутствии аналогичных норм федерального уровня и с соблюдением правил, оговоренных ст.8 ТК РФ, подразумевающей полное соблюдение прав работника даже на локальном уровне.

Таким образом, оформление должностной инструкции, пускай и косвенно, но рассматривается законодательством в качестве одного из документов.

Назначение

Несмотря на то, что в ТК РФ определение должностной инструкции отсутствует, указанный документ можно охарактеризовать как своеобразный перечень круга обязанностей по должности, введенной в действие штатным расписанием.

При этом в инструкции кроме основных направлений деятельности оговариваются и полномочия работника в тех или иных случаях, и определяются границы прав и меры ответственности.

Также помимо вышеуказанных сведений ДИ содержит и некоторые требования и условия к самому сотруднику, а именно:

  • его квалификации;
  • перечню знаний в определенной области;
  • владению информацией по отдельно взятой нормативной базе;
  • соподчиненности.

Следует отметить, что инструкция при ее оформлении помогает решить ряд задач:

  • избежать конфликтных ситуаций в споре об исполнении тех или иных заданий;
  • ограничить работодателя в требованиях вменения обязанностей, которые должности не присущи и в принципе не входят в трудовую функцию;
  • разграничить обязанности по тождественным должностям в соответствии с участками работы.

Классификация

Основной особенностью должностной инструкции является ее создание к определенной должности, а не по отношению к личности труженика. То есть указанный документ изначально разрабатывается на основании конкретных должностей, присутствующих в штатном расписании, таким образом, полностью охватывая весь объем работы на предприятии с его дальнейшим распределением между специалистами и работниками.

Однако в ряде случае допускается оформление инструкции под определенного сотрудника, что возможно при совмещении нескольких должностей либо поручении заданий, которые ранее не были вменены работнику.

То есть можно выделить два типа ДИ:

  • индивидуальная;
  • типовая.

Кто разрабатывает?

Как правило, в создании практически любого локального акта участвует юрист учреждения.

Но так как речь идет именно о кадровой документации, к разработке инструкций могут быть привлечены и следующие специалисты:

  • менеджер по персоналу;
  • специалист из отдела, по которому инструкции и разрабатываются, — к примеру, тот же бухгалтер либо же экономист для уточнения обязанностей по узкопрофильной области.

Оформление должностной инструкции по ГОСТу в 2018 году

Несмотря на то, что прямой регламентации по созданию должностной инструкции закон не содержит, определенные правила именно при создании организационно-распорядительной документации имеются.

Так, Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст утвержден ГОСТ, применяемый при создании унифицированных форм кадровой документации, к которой инструкция, кстати, и относится.

Также при разработке ДИ к каждой должности за основу берутся нормы ЕТКС, в которых приведены и требования к той или иной должности, и типовой перечень обязанностей.

Основные требования

Следует отметить, что с даты подписания сторонами инструкция будет являться локальным документом, нормы которого обязаны соблюдать как работодатель, так и сотрудник.

Именно поэтому при разработке указанного документа ошибок допускать нельзя, в противном случае в рамках ст.8 ТК РФ инструкция может быть признана недействительной, что в свою очередь повлечет за собой уже другие сложности.

То есть ДИ изначально должна быть создана как с учетом ГОСТа, так и рекомендаций по ЕТКС, а также содержать определенные атрибуты, присущие локальной документации, включающей в себя не только подписи сторон и обязательное утверждение, но и типовые разделы с соблюдением определенной структуры.

Порядок и правила

Безусловно, должностная инструкция является локальным актом, в котором вплотную используются нормы трудового права, что предопределяет распространение требований ст.8 ТК РФ на указанный документ.

То есть одним из основных правил при создании ДИ является полное соблюдение прав предоставленных работникам в рамках трудовых правоотношений, учитывая, что противоречие в виде нарушения той же трудовой функции может привести к отмене инструкции.

При этом, не менее важным является и порядок создания указанного документа, имеющего юридическую силу и дающего возможность использовать инструкция не только в качестве инструмента регулирования трудового процесса, но и веского аргумента в спорных ситуациях.

То есть ДИ как минимум должна быть разработана с учетом вышеперечисленных документов и быть утверждена в рамках правил, оговоренных Постановлением №65-ст.

Форма и структура

Есть нормы ГОСТа Р 6.30-2003 на основании которых и разработана типовая форма должностной инструкции с учетом норм ЕТКС по каждой отдельно взятой отрасли.

Естественно разработана и типовая структура документа, которая оформляется в соответствии с унифицированными требованиями Постановления №65-ст.

В частности, во исполнение п.3.20 текст инструкции должен излагаться на государственном языке с обязательным нумерованием страниц.

Также в рамках указанного пункта повествование ведется от третьего лица, несмотря на то, что реквизиты организации указываются.

И конечно, при оформлении должностной инструкции по ГОСТу используются нормы раздела 4, который регламентирует базовые отступы от левого и правого края.

Разделы и реквизиты

Как правило, порядок создания должностной инструкции на многих предприятиях аналогичен, учитывая, что указанный документ разрабатывается на основании тех же ЕТКС.

Именно поэтому инструкции и содержат следующие разделы:

  • общие требования, в которых указывается квалификация, определенные навыки и знания по должности;
  • непосредственный функционал, включающий в себя перечень основных задач, поставленных перед отделом и круг обязанностей по отдельно взятой вакансии;
  • права сторон, объясняющие границы полномочий и допуск к определенным отраслям хозяйственной деятельности компании;
  • взаимодействие с другими отделами либо учреждениями в рамках исполнения порученных заданий;
  • полномочия, если речь идет о заместителе директора, который в период отпуска руководителя может исполнять определенный круг обязанностей, допустим, подписывать финансовые документы и вести прием и увольнение сотрудников;
  • ответственность, которая может выражаться как в общих фразах по неисполнению вмененных обязанностей, так и конкретное указание дисциплинарного наказания за те или иные проступки.

Также наряду с вышеперечисленными разделами должностная инструкция должна содержать в себе реквизиты компании, а именно, ее наименование, почтовый адрес и код.

Как оформить титульный лист?

Любой документ подобного типа начинается с титульного листа, который оформить правильно не менее важно, чем последующее содержание инструкции.

Так, титул должен содержать:

  • название организации;
  • наименование документа;
  • должность;
  • год издания документа;
  • регистрационный номер;
  • место издания;
  • гриф об утверждении.

Образец (примеры)

Структура документа выглядит так:

Образцы должностных инструкций представлены ниже и их можно скачать в качестве типовых форм.

Должностная инструкция бухгалтера

Должностная инструкция главного бухгалтера

Должностная инструкция менеджера по продажам

Должностная инструкция секретаря-референта

Должностная инструкция специалиста

Должностная инструкция юриста

Утверждение

В рамках закона порядка издания и утверждения должностной инструкции не создано. Именно поэтому при решении указанного вопроса следует руководствоваться нормами Постановления №65-ст.

В п.3.16 сказано, что инструкция может быть утверждена двумя способами, а именно:

При этом, если речь идет только об одной или нескольких инструкциях возможно использовать только гриф, однако в больших компаниях с достаточно солидным штатом, подписать и проштамповать все документы будет накладно по времени, именно поэтому желательно использовать общий приказ.

Подписание

Как правило, должностная инструкция создается к должности, а не к конкретному работнику.

При этом, при трудоустройстве каждый последующий специалист не только должен быть ознакомлен с оговоренным актом, но и должен поставить свою подпись.

А так как множество неразборчивых росписей очередного труженика могут внести путаницу, желательно к инструкции прикрепить ознакомительный листок в виде таблички всего на несколько граф.

Ниже представлен образец:

Порядок внесения изменений

В случае, если направления деятельности учреждения меняются, и круг обязанностей штатного сотрудника изменяется либо расширяется, издается приказ о внесении изменений в некоторые пункты.

При этом, если инструкция видоизменяется кардинально, издается уже новая в другой редакции.

Кстати, в рамках корректировки можно оформить дополнение к должностной инструкции по типовому образцу.

Пример представлен ниже:

Инструкция заместителя директора по УВР (допсоглашение)

Нюансы подготовки

Конечно, в общем порядок создания инструкции не выглядит особо сложным, учитывая, что за основу достаточно взять:

  • типовой образец;
  • ЕТКС.

Однако в ряде случаев даже простой процесс может вызвать определенные трудности в некоторых ситуациях.

У ИП

В частности, в рамках ТК РФ индивидуальный предприниматель обязан соблюдать нормы ТК РФ, поэтому при необходимости и большом объеме труда оформить инструкции на каждого работника будет целесообразно с использованием вышеописанных правил.

Однако если занятость у ИП предполагает разовый либо периодический характер, достаточно будет срочного договора с указанием всех основных условий сотрудничества.

При совмещении должностей

Как правило, инструкция создается не под сотрудника, а для определенной должности с учетом норм, закрепленных в ЕТКС.

При этом, если по решению руководства и с согласия труженика предстоит совмещение двух должностей возможно два варианта, в частности:

  • оформление именной инструкции, действие которой будет распространяться только на одного сотрудника, а не на последующих, после его увольнения;
  • ознакомление с обеими инструкциями по двум должностям с одновременным изданием приказа о совмещении и доплате.

Хранение

Согласно п.657 Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 трудовые договоры, а также иные соглашения и инструкции относятся к документации по личному составу, срок хранения которых составляет 75 лет.

При этом, до передачи в архив инструкции находятся в отделе кадров в двух либо единственном экземпляре.

То есть, если компания состоит из многих структурных подразделений, разрабатывается три экземпляра, один из них подкладывается под положение о них же, второй хранится в отделе кадров, а третий — уже у сотрудника.

Если же учреждение сравнительно невелико, работник кадров хранит только один экземпляр, а вот второй выдается труженику под роспись на руки.

Распространенные ошибки

Как правило, мало кто из кадровых работников подходит к созданию должностных инструкций с большим рвением и энтузиазмом.

Наоборот, многие относятся к их оформлению как к формальности, что собственно впоследствии и приводит к сложностям.

В частности, кадровики берут за основу типовые инструкции, забывая о специфике компании, что в будущем приводит к спору уже с самими работниками, которые не желают исполнять обязанности, не присущие их должности либо же не включенные изначально.

Также еще одной ошибкой при оформлении ДИ является невключение в состав создателей узкопрофильных специалистов, учитывая, что только они способны конкретизировать определенные задания и порядок разрешения тех или иных ситуаций, — к примеру, те же вопросы взаимодействия с иными структурами.

Советы и рекомендации

В рамках Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 должностная инструкция может быть создана двумя путями, а именно:

  • в качестве приложения к основному договору о взаимном сотрудничестве;
  • в виде отдельного документа.

В первом случае любое внесение изменений требует не только сложной процедуры, но и исполнения норм ст.72 ТК РФ, подразумевающей как минимум согласие работника.

А вот во втором, внести изменения либо же издать инструкцию в новой версии будет гораздо проще, учитывая, что понадобится только приказ об утверждении ДИ с грамотным обоснованием нововведений и, опять же, согласие сотрудника.

Также при оформлении должностной инструкции следует учитывать нормы вышеперечисленных нормативных актов во избежание проблем с сотрудниками и ошибки, приведенные в предыдущем разделе, особенно в части формального подхода к формированию перечня непосредственных обязанностей и привлечению специалиста в определенной отрасли.

Должностные инструкции
Поделиться

buhdzen.ru

Правила оформления должностных инструкций

Оформление должностных инструкций должно производиться в строгом соответствии с общим порядком оформления нормативно-распорядительных документов. Соблюдение порядка оформления должностных инструкций позволит обеспечить юридическую значимость этого внутреннего регламента.

Из статьи вы узнаете:

Правила и порядок оформления должностных инструкций в 2017 году

В законодательстве отсутствует такое понятие, как «должностная инструкция», этот вид нормативного документа разрабатывается на локальном уровне – инструкции действуют только в пределах одного конкретного предприятия. Но в ОКУД — общероссийском классификаторе управленческой документации они упоминаются  среди документов, относящихся к классу организационно-распорядительных. Этот класс предназначен для организационно-нормативного регулирования деятельности предприятия. Таким образом, должностная инструкция является одним из важнейших нормативных документов, регулирующих и регламентирующих трудовую функцию, определяемую конкретной должностью.

Оформление должностной инструкции, хоть и не является обязательным требованием, установленным на уровне закона, как показывает практика, необходимо как работодателю, так и работнику. На должностную инструкцию, как на нормативный документ и тот, и другой могут сослаться в случае возникновения конфликтных ситуаций и трудовых споров.

Она может служить основанием оправдания расходов на заработную плату, если налоговая инспекция потребует обосновать те значения, которые указаны в штатном расписании.

Разработка и оформление должностных инструкций в 2017 году на предприятии может регулироваться в соответствии с теми требованиями, которые работодатель вправе установить самостоятельно. Такой регламент может быть утвержден в виде инструкции или методических рекомендаций.

Правила оформления должностных инструкций в 2017 году

Справка

Как правило, в должной инструкции содержатся следующие разделы:

  1. Общие положения;
  2. Должностные обязанности;
  3. Права по должности;
  4. Ответственность.

При оформлении должностной инструкции следует учесть, что текст ее не должен быть слишком большим. Если документ расположен на нескольких страницах, каждая из них должна быть обязательно пронумерована. Для нумерации используются арабские цифры, их проставляют в нижнем колонтитуле, по центру страницы. Нумерация сквозная по всему документу. Для нумерации разделов и подразделов используются римские цифры. Пункты и подпункты инструкции названий не имеют и нумеруются внутри разделов арабскими цифрами.

Текст инструкции печатается только на одной стороне листа. При этом установлены следующие границы текста: верхняя и нижняя равны 2 см, правая — 1,5 см, левая — 3 см. Как правило для текста используется шрифт Times New Roman Cyr или Arial размером 14 или 12 пт соответственно.

Оформление должностной инструкции, как и всякого юридически значимого документа, должно соответствовать требованиям государственных стандаров. В то же время, поскольку должностная инструкция является внутренним нормативно-распорядительным документом, допускается, например визы согласования проставлять в нижней части обратной стороны на последнем листе. Визироваться инструкция также может полистно.

Единственное условие — все допустимые варианты оформления этого документа установить внутренним регламентом — методическими указаниями или инструкцией по составлению.

Справка

Порядок оформления должностных инструкций

Как правило, разработку и оформление должностных инструкций в 2017 году инициирует руководитель предприятия, издав соответствующий приказ, которым назначаются ответственные за это должностные лица.

Проект документа необходимо согласовать с отделом нормоконтроля и юридической службой. Нормоконтроль проверит, правильно ли оформлен документ, соответствует ли он требованиям стандартов, а юристы оценят его содержание на соответствие положениям действующего трудового законодательства. Если это необходимо, документ может быть согласован с профсоюзным комитетом работников предприятия или иным представительным органом сотрудников.

В некоторых случаях порядок оформления должностных инструкций в организации может предусматривать согласование с руководством других структурных подразделений, в штатном расписании которых есть такая должность, или руководством головной организации, курирующей деятельность предприятия.

После согласования должностная инструкция утверждается руководителем предприятия или назначенным по его приказу иным должностным лицом. Затем документ должен быть прошнурован, пронумерован, заверен печатью предприятия. Хранятся оригиналы должностных инструкций, как правило, в кадровой службе. Их хранение регламентируется внутренним нормативным актом, устанавливающим порядок ведения делопроизводства в организации.

Для ознакомления работнику, с которым заключается трудовой договор, выдают заверенную копию документа. Такие же копии хранятся у руководителей подразделений, которые выдают их работникам, если тем потребуется уточнить выполняемую трудовую функцию.

В действие должностные инструкции вступают с момента утверждения, если иное не оговаривается в их тексте. Юридическую силу документ не теряет до того момента, пока в действие не будет введена новая должностная инструкция. После того, как работник поставил подпись, удостоверяющую факт его ознакомления с инструкцией, ее требования для него становятся обязательными для выполнения.

Читайте по теме в электронном журнале

Рекомендации ГОСТ по оформлению должностных инструкций

Поскольку на государственном уровне оформление должностных инструкций не регламентируется никакими нормативами, при их  разработке следует руководствоваться теми общими требованиями, которые устанавливают следующие ГОСТы:

  • ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст).
  • ГОСТ 2.105-95 «Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам», содержащий требования к порядку разработки и смысловому содержанию, в том числе, документов, имеющих нормативно-распорядительное назначение;
  • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», в нем приведен перечень обязательных реквизитов.

Обратите внимание: ГОСТ Р 6.30-2003  будет действовать до 30 июня 2018 года, вместо него в действие будет введен ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Можно упомянуть еще один документ, который, хоть и не является стандартом, но поможет сформулировать требования и смысловое наполнение той или иной должностной инструкции. Это Единый квалификационный справочник, в котором приведен перечень должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 21.07.1998 г. №37.

Читайте также:

Как сделать выписку из должностной инструкции

Выписка из должностной инструкции может потребоваться, например, в случае, когда нужно будет предоставить информацию по запросу судебного органа, рассматривающего трудовой спор работника с предприятием.

Выписки, в том числе и из должностных инструкций в 2017 году оформляются в  соответствии с требованиями Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 №9779. Они должны быть напечатаны на бланке предприятия, на котором уже указаны такие реквизиты, как его наименование и справочные сведения об организации. Выписку необходимо заверить подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью.

В текстовой части выписки нужно указать наименование документа, например: «Выписка из должностной инструкции» с указанием названия конкретной должности. Кроме того, необходимо указать дату выдачи выписки и упомянуть о том, что оригинал испрашиваемого документа хранится на  предприятии.

Как правило, оформление выписок из должностных инструкций регламентируется локальным нормативным актом работодателя — методическими указаниями или инструкцией по делопроизводству.

Образцы оформления должностных инструкций

Ниже представлен образец оформления должностной инструкции и показано расположение реквизитов этого документа для общего случая.


Текстовое содержание полей образца представлено в таблице.

Номер поля

реквизита

Текстовое содержание поля реквизита

1

Предназначено для указания полного наименования предприятия — разработчика инструкции

2

Место расположения грифа утверждения. При его заполнении слово УТВЕРЖДАЮ пишется без кавычек прописными буквами. Обязанность по утверждению такого рода документов руководитель организации, как правило, оставляет за собой или же назначает приказу ответственное лицо, которому такое право передает. В этом же поле должна быть указана должность лица, утвердившего документ, а также — его подпись, расшифровка и дата утверждения

3

Размещается текстовое содержание инструкции.

4

Размещается ссылка на тот локальный нормативный акт работодателя, в соответствии с которым должностная инструкция была разработана

5

Размещается подпись руководителя структурного подразделения, для которого разработана должностная инструкция. В этом поле также должно быть указано полное наименование его должности, стоять его подпись с расшифровкой и датой подписания документа.

6

Содержит гриф согласования, в его верхней строчке пишется слово СОГЛАСОВАНО без кавычек и прописными буквами. Ниже указываются должности лиц, с которыми согласовывается документ, и оставлено место для размещения их подписей, расшифровок и дат подписания.

7

Размещается надпись «С инструкцией ознакомлен». В этом поле также должны быть указаны фамилия, инициалы работника, занимающего данную должность, стоять его подпись и дата ознакомления

Наличие всех указанных в таблице реквизитов и их правильное расположение позволит придать должностной инструкции юридическую силу после того, как она будет введена в действие приказом руководителя предприятия.

Шаблон должностной инструкции приведен ниже.

Скачать шаблон >>> 

Читайте также:

www.sekretariat.ru

Правила оформления должностной инструкции

Правила оформления должностной инструкции, их строгое соблюдение, являются гарантией юридической значимости этого важного локального регламента. Оформление должностной инструкции в соответствии с государственными требованиями позволяет обеспечить смысловую значимость документа, служит подтверждением его подлинности.

Из статьи вы узнаете:

  • какие установлены требования к оформлению должностной инструкции;
  • какими регламентами следует руководствоваться при оформлении и составлении должностных инструкций;
  • какие обязательные реквизиты необходимо заполнить в соответствии с правилами оформления должностной инструкции;
  • какие основные разделы необходимо включить в должностную инструкцию и что в них указать.

Требования к оформлению должностной инструкции

Должностная инструкция не входит в перечень документов, наличие которых законом определяется как обязательное. Но необходимость такого вида регламентов не вызывает сомнения уже ни у кого. По своей сути, должностные инструкции являются локальными нормативными актами, разработка которых позволяет решить следующие управленческие и производственные задачи:

  • четко определить должностные обязанности для каждой рабочей единицы, числящейся в штатном расписании с учетом особенностей конкретного рабочего места и задач, стоящих перед работником;
     
  • разграничить должностные обязанности, определить взаимосвязи по должности, установить служебную иерархию и подчиненность;
     
  • обосновать возмещение работнику некоторых видов расходов, обусловленных выполнением его должностных обязанностей;
     
  • установить четкие и понятные квалификационные требования к должности и критерии оценки эффективности выполнения обязанностей и соответствия занимаемой должности;
     
  • установить права и обязанности работника, определить зону его ответственности и оговорить наказание, предусматриваемое за нарушение должностных обязанностей.

Понятно, что этот юридический документ, регламентирующий выполнение трудовой функции каждого работника предприятия, должен быть составлен и оформлен в соответствии с установленными требованиями. Правила и порядок оформления должностной инструкции также могут регламентироваться отдельным локальным нормативным актом работодателя. Например, Положением о должностных инструкциях.

Должностная инструкция — локальный нормативно-правовой акт, ее действие не выходит за рамки предприятия-разработчика. Ознакомить работника с этим регламентом работодатель обязан на этапе подписания трудового договора, еще до того, как будет издан приказ о приеме на работу.

Ставя свою подпись на этом документе, работник свидетельствует о своем согласии выполнять те требования и обязанности, нести ответственность, оговариваемые должностной инструкцией. Поэтому оформление должностной инструкции должно производиться в строгом соответствии с государственными стандартами, поскольку выполнение этого требования обеспечивает юридическую силу такого регламента.

Читайте по теме в электронном журнале

Регламенты, устанавливающие правила оформления должностной инструкции

Как уже было сказано, для того, чтобы подпись работника на этом документе давала возможность работодателю требовать исполнения положений этого нормативного акта, он должен иметь юридическую силу. Какие условия содержания и оформления документа для этого должны быть выполнены, сказано в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Согласно ему, юридическая значимость документа определяется совокупностью следующих характерных признаков:

  • соответствие положений документа нормам действующего законодательства;
  • соответствие компетенции предприятия-разработчика на составление и принятие такого рода нормативных актов;
  • соответствие требованиям оформления.

То есть, соблюдение установленных на общегосударственном уровне правил оформления должностных инструкций — одно из основных условий их юридической значимости. Регламентами государственного уровня являются ГОСТы — государственные стандарты, устанавливающие требования к оформлению деловых бумаг, в том числе, должностных инструкций, правила оформления для них изложены в ГОСТ Р 6.30-2003. Действие этого стандарта прекращается с 1 июля 2017 года, вместо него начнет действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Обратите внимание: Положения должностной инструкции не должны ухудшать условий труда и положения работников по сравнению с теми, что гарантируются законом.

Читайте также:

Должностная инструкция: правила оформления реквизитов

Согласно  ГОСТ Р 6.30-2003, каждый из типов организационно-распорядительных документов должен иметь заполненные реквизиты, расположение которых на листе также имеет значение. Поскольку должностная инструкция — документ, предназначенный для внутреннего использования, некоторые из обязательных реквизитов на нем могут отсутствовать. Так, например, нет смысла проставлять на инструкции логотип компании, указывать справочные данные о ней, в том числе код по ОКПО или регистрационный номер ОГРН.

Порядком оформления должностной инструкции предусматривается наличие на ней следующих обязательных реквизитов:

  • наименование компании, конкретного подразделения;
  • код формы документа по ОКУД — для должностной инструкции это 0253051;
  • наименование документа «Должностная инструкция» с указанием конкретной должности, для которой она разработана;
  • место и дата составления документа;
  • регистрационный номер;
  • грифы утверждения и согласования;
  • текстовая часть;
  • подпись должностного лица, разработавшего должностную инструкцию;
  • поле, предназначенное для проставления подписей ознакомленных с документом работников.

Требования к оформлению текстовой части документа стандартные — верхнее и нижнее поля должны быть шириной не менее 20 мм, правое — не менее 10мм, левое — не менее 30 мм.

Основные разделы должностной инструкции

В соответствии с требованиями к оформлению должностной инструкции, документ должен содержать несколько разделов. Каждый из этих разделов должен быть посвящен подробному рассмотрению одного из основных вопросов:

  1. Перечень и содержание трудовых функций, видов выполняемых по данной должности работ;
  2. Права и полномочия работника с их кратким описанием;
  3. Ответственность, предусмотренная за невыполнение или ненадлежащее выполнение трудовых обязанностей.

Общий вид должностной инструкции представлен ниже.

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Правила составления должностных инструкций при заполнении их текстовой части предусматривают использование канцеляризмов, специальных терминов и устоявшихся в деловой и профессиональной среде речевых оборотов, штампов. Такой стиль изложения позволяет избежать неоднозначности толкования смысла, делает текст максимально понятным для восприятия специалистом.

Должностные обязанности

С введением такого понятия, как профессиональные стандарты, существенно облегчился процесс составления должностных инструкций. Весь функционал, свойственный для определенной профессии, специальности или должности в профстандартах расписывается с высокой степенью подробности. В некоторых случаях, есть смысл объединить в должностной инструкции обязанности, описываемые несколькими профстандартами, если должность работника предусматривает частичное выполнение функций по каждому из них.

Кроме профстандартов, используются единые квалификационные справочники, требования к должностям, прописанные в них, также могут применяться при написании должностных инструкций. Правилами составления предусматривается, что в разделе «Должностные обязанности» необходимо дать подробное и четкое описание тех функций и обязанностей, которые работник должен выполнять ежедневно, еженедельно, ежемесячно.

В это описание необходимо включить упоминание методов и технологий, используемых для достижения требуемого результата. Кроме этого, можно установить порядок исполнения трудовых обязанностей, их приоритетность, а также оговорить этические нормы взаимодействия с коллегами и заказчиками.

 

Права

В этом разделе необходимо установить те права, которыми работник должен пользоваться для эффективного выполнения своих обязанностей. Правила составления должностных инструкций предусматривают обязательное включение этого раздела, поскольку у сотрудника должно быть четкое понимание того, что он имеет право требовать от коллег и руководства, чтобы избежать нареканий к качеству своей работы. Среди основных прав, которые делегируются работнику, можно перечислить:

  • принятие решений, обеспечивающих успешное, своевременное и качественное выполнение трудовых обязанностей;
  • принятие участия в разработке методики повышения качества работы;
  • вносить предложения по повышению качества работы и совершенствованию технологического процесса;
  • повышать свой уровень образования и квалификации.

Обязанности

Правилами оформления должностной инструкции предполагают, что в этом разделе будут установлены виды ответственности за нарушение требований данного регламента, а также за несоблюдение сроков выполнения или несвоевременное выполнение производственных поручений, иные нарушения дисциплины труда. В разделе может быть приведен перечень возможных проступков работника с указанием тех видов ответственности, которая предусматривается за каждый из них. Следует учесть, что наказание должно быть не только адекватно совершенному проступку, но и соответствовать тем мерам, которые предусматривает Трудовой кодекс РФ.

Обратите внимание: В должностной инструкции нельзя устанавливать те виды ответственности и наказаний, упоминания о которых в трудовом законодательстве нет.

Читайте также:

www.sekretariat.ru

Оформление должностной инструкции: образец

Этот документ относится к внутренним обязательным актам, регулирующим деятельность предприятия. Такие инструкции обычно регламентируют особенности управления, отчетности, обеспечения и координирования деятельности сотрудников. Поэтому не следует забывать про общие правила оформления должностных инструкций.

Особенности

Современное делопроизводство требует составления согласованных и непротиворечивых локальных актов. Их разрабатывают для достижения трех целей:

  1. создать организационно-правовую основу для служащих;
  2. повысить уровень ответственности;
  3. увеличить производительность труда.

Каждый образец оформления должностной инструкции имеет свои нюансы. При этом каких-либо единых правил закон не устанавливает.

Этот правовой акт должен успешно выполнять следующие задачи:

  • рационально распределять обязанности между сотрудниками с учетом их уровня квалификации, знаний, производительности труда и других особенностей;
  • обеспечивать своевременный контроль над качеством выполнения трудовых обязанностей;
  • определять права всех сторон;
  • давать конкретные критерии оценки качества труда.

Должностные инструкции обычно разрабатывают руководители структурных подразделений фирмы на основе выполняемых сотрудником функций и внутренних правил компании.

Требования к оформлению должностной инструкции

Рассматриваемый документ является локальным нормативно-правовым актом, поэтому имеет свою специфику. Его оформляют в трех экземплярах:

  • 1-й – передают сотруднику отдела кадров и прилагают к штатному расписанию;
  • 2-й – остается у начальника структурного подразделения, так как в его обязанности входит контролировать качество работ;
  • 3-й – отдают работнику организации, для которого предназначена должностная инструкция.

Должностная инструкция может выступать приложением к трудовому договору или быть издана отдельно. При необходимости содержание согласуют с профсоюзом.

Вот основные требования, которые нужно учитывать в процессе составления текста:

  • однозначность – информация должна излагаться так, чтобы не возникало двусмысленных толкований;
  • информационная емкость;
  • убедительность – фразы должны быть убедительными и логически обоснованными;
  • освещение всех основных вопросов, касающихся деятельности сотрудника.

Что включать в должностную инструкцию

По общепринятым форматам, документ должен раскрывать все вопросы, которые касаются трудовой деятельности служащего. При подготовке содержания рекомендуем руководствоваться постановлением Минтруда № 37. Это Квалификационный справочник должностей, содержащий общие характеристики для всех них. Текст нужно только адаптировать для конкретной организации.

Основные разделы должностной инструкции:

  1. Общие положения.
  2. Должностные обязанности.
  3. Права работника.
  4. Документы для руководства при исполнении трудовых обязанностей.
  5. Порядок взаимоотношений с персоналом.
  6. Ответственность работника.
  7. Критерии оценки качества работы.

В заключительной части ставится подпись, дата вступления в силу. Также см. «Должностная инструкция для заместителя главбуха».

Как оформить должностную инструкцию: этапы

В зависимости от сложности документа его составлением могут заниматься начальники отделов или непосредственно руководители организаций. Такая процедура может потребоваться:

  1. если открывается новый филиал или подразделение;
  2. при введении новой должности;
  3. при изменении трудовых функций.

На основании правил, установленных государственными стандартами, в [составе инструкции] должны присутствовать такие реквизиты:

  • название предприятия – указывают полностью в соответствии с учредительными документами;
  • дата утверждения;
  • регистрационный внутренний номер;
  • гриф, придающий юридическую значимость;
  • отметка о наличии приложения – ставят при наличии такого условия в ней, когда должностная инструкция является приложением к отдельным распорядительным документам;
  • виза руководителя – включает должность и название отдела предприятия. Ее располагают ниже подписи.

На первом этапе оформления документа подготавливают предварительный вариант содержания с учетом:

  1. требований руководителя;
  2. квалификационного справочника должностей;
  3. профстандарта (если принят для этой профессии и в какой-то части обязателен). Также см. «Профессиональные стандарты: инструкция по применению».

На втором этапе проект согласовывают с начальниками отделов, которых он касается. При необходимости вносятся поправки.

Третий этап предполагает утверждение должностной инструкции руководителем предприятия. Кроме того, требуется наличие подписи начальника отдела кадров и структурного подразделения, для которого предназначен документ. После этого происходит ознакомление сотрудника с содержанием (под роспись) и лиц, которых могут коснуться произошедшие изменения.

Также см. «Ознакомление с должностной инструкцией: порядок и сроки».

Далее по ссылке можно ознакомиться с образцом оформления должностной инструкции для позиции главного бухгалтера в фирме. Скачать образец.

Как внести изменения в должностную инструкцию

В процессе трудовой деятельности обязанности работника могут меняться. Такая ситуация возникает, например, при изменении цели компании или расширении сферы услуг. При существенной коррекции функционала потребуется сделать поправки в должностной инструкции, чтобы в дальнейшем избежать множества конфликтов. Расскажем, как как оформить все изменения.

Последовательность действий такова:

  1. Подготовка новой должностной инструкции с учетом всех нюансов. Обязательное условие – соответствие нормам действующего законодательства.
  2. Издают приказ, на основании которого происходит утверждение документа.
  3. Ознакомление заинтересованных служащих с содержанием обновленной инструкции. А от ответственного за выполнение трудовых функций понадобится получить подпись и письменное согласие о сотрудничестве на новых условиях.
  4. Составление и подписание дополнительного соглашения к трудовому договору. Один экземпляр передают служащему.

По окончании всех формальностей сотрудник приступает к выполнению обязанностей на новых условиях соглашения.

Заметим, что должностная инструкция не является индивидуальным личным документом для конкретного работника. Ее составляют согласно определенной должности, и она вообще не содержит имен. При несоблюдении этого условия работодателю придется переделать документ при увольнении служащего.

Также см. «Должностная инструкция для бухгалтера по зарплате».

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

buhguru.com

Правила оформления должностной инструкции

Для оформления должностной инструкции используют реквизиты, которые являются обязательными для бланка, предназначенного для оформления внутренних документов.

Состав реквизитов должностной инструкции в соответствии с предписаниями ГОСТа включает:

Наименование организации-автора (разработчика) документа должно указываться полностью, в точном соответствии с наименованием, закрепленным в ее учредительных документах. Уточним, что наименования организаций, относящихся к ведению субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) собственный государственный язык, должны указываться на обоих языках.

Непосредственно над полным наименованием организации-автора (разработчика) указывается сокращенное либо, в отсутствие такового, полное наименование вышестоящей организации (органа управления (власти)) (при их наличии).

Сокращенное наименование организации-автора (разработчика) указывается в тех случаях, когда оно закреплено в ее учредительных документах.

Наименование обособленного структурного подразделения организации-филиала, территориального отделения, представительства и пр.-указывается, если именно оно является автором (разработчиком) документа.

Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000-«Организационно-распорядительная документация»). Код должностной инструкции, как элемента организационно-распорядительной документации: 0253051.

Наименование вида документа располагается ниже последней строки реквизита «Наименование организации» на одну-две строки. Для отображения наименования вида документа может быть использован шрифт в полужирном и (или) прописном начертании: ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ (ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ).

Дата документа-это реквизит, в котором зафиксировано время утверждения, подписания документа. В рассматриваемом нами случае это дата утверждения должностной инструкции (об утверждении документа и соответствующем реквизите см. ниже). Дата документа указывается непосредственно после его утверждения должностным лицом с соответствующими полномочиями. Дата документа располагается на одну-две строки ниже реквизита «Наименование вида документа» с учетом вида бланка, на котором производится оформление должностной инструкции.

Регистрационный номер документа-это номер, присвоенный ему в соответствии с правилами регистрации документов в организации. Уточним, что регистрационный номер должностной инструкции, помимо порядкового номера, присвоенного документу в составе функциональной подгруппы (подгруппы инструкций в составе группы организационно-нормативной документации), может включать и иные условные цифровые обозначения, как-то: индекс дела (в составе которого предполагается хранить контрольный экземпляр должностной инструкции) по номенклатуре дел организации, условное буквенное обозначение наименования вида документа, информация об исполнителе документа и др.

Регистрационный номер документа дополняется условным обозначением номера «N» и указывается на одной строке с реквизитом «Дата документа» (правее последнего) непосредственно после утверждения проекта должностной инструкции-с поступлением на регистрацию с учетом вида бланка, на котором производится оформление должностной инструкции.

Место составления документа указывается в том случае, если это не представляется возможным определить по реквизиту «Наименование организации»-например, если в наименовании организации не упоминается соответствующая информация. Напротив, из наименования «Негосударственное образовательное учреждение «Московский центр детского творчества» следует, что местом составления должностной инструкции является г. Москва и, следовательно, в этом случае нет необходимости применять данный реквизит при оформлении документа.

Место составления или издания должностной инструкции указывается в соответствии с принятой системой административно-территориального деления, при этом для юридических лиц местом составления документа, как правило, является место его нахождения, определяемое по месту государственной регистрации (по так называемому юридическому адресу) организации. Наименования населенных пунктов, указываемые в качестве места составления должностной инструкции, в необходимых случаях могут быть дополнены общепринятыми сокращениями.

Гриф утверждения документа — это реквизит, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. В общем случае гриф утверждения должностной инструкции включает: слово УТВЕРЖДАЮ (в прописном начертании, без кавычек), наименование должности лица, уполномоченного утвердить должностную инструкцию, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия, а также дата утверждения, оформленная в соответствии с вышеизложенными правилами, но чаще словесно-цифровым способом). В отношении должностных инструкций применение подобного подхода оправданно, если необходимо одновременно ввести в действие более чем одну должностную инструкцию. Кроме того, приказами вышестоящих организаций (органов управления (власти)), могут утверждаться должностные инструкции первых лиц (руководителей) организаций, занимающих по отношению к указанным организациям (органам) подчиненное положение.

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу лицевой стороны первого (титульного) листа должностной инструкции.

Заголовок к тексту должен кратко и точно отражать содержание и функциональное назначение документа. Заголовок к тексту должностной инструкции должен быть согласован с наименованием документа и обычно формулируется в родительном падеже (например, «должностная инструкция бухгалтера»).

Заголовок к тексту располагается на одну или две строки ниже реквизита «Место составления документа». При расположении реквизита принимается во внимание вид бланка, на котором выполнено оформление документа.

Текст должностной инструкции содержит основное смысловое содержание документа. В соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации текст должностной инструкции может составляться на государственном языке Российской Федерации либо на государственных языках субъектов Российской Федерации.

Как отмечалось ранее, для должностной инструкции наиболее типично изложение ее основного смыслового содержания в виде связного текста, представляющего собой грамматически и логически согласованную информацию о полномочиях, взаимоотношениях и ответственности соответствующего должностного лица (категории работников).

При включении таблиц в текст должностной инструкции следует:

  • снабдить графы и строки таблицы заголовками, выраженными именами существительными в именительном падеже;
  • согласовать имеющиеся в таблице подзаголовки граф и строк с заголовками.

Основные элементы структуры текста должностной инструкции-разделы-должны иметь названия и нумерацию, выполненную римскими цифрами. Для отображения названий разделов может быть использован шрифт в прописном начертании: ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ. Точки в конце заголовков не проставляются.

Пункты и подпункты названий не имеют и нумеруются в составе соответствующих разделов арабскими цифрами.

Если должностная инструкция разработана на основании (во исполнение) документов (например, организационно-распорядительных) других организаций (органов управления (власти)) либо ранее изданных документов (к примеру, типовой должностной инструкции), то об этом следует сделать соответствующее упоминание в тексте.

Текст должностной инструкции располагается на одну или две строки ниже последней строки реквизита «Заголовок к тексту» с выравниванием по ширине. При расположении текста должностной инструкции на двух и более страницах последние, за исключением титульной (первой), снабжаются нумерацией. Нумерация страниц документа производится в возрастающем порядке арабскими цифрами. Номера страниц указываются посередине верхнего поля. Точки после цифр, обозначающих номера страниц, не ставятся.

Отметка о наличии приложения применяется при оформлении должностной инструкции в следующих двух случаях:

Должностная инструкция, выполняющая функцию основного документа, имеет приложение (приложения). Если приложение (приложения) к документу упоминаются по тексту должностной инструкции, то отметка о наличии приложения оформляется одной-двумя строками ниже последней строки реквизита «Текст», например, следующим образом: «Приложение: на 3 листах в 1 экземпляре».

Если же должностная инструкция имеет приложение, не упоминаемое по тексту, то отметка о его наличии оформляется следующим образом: «Приложение: график обхода и осмотра охраняемого объекта на 1 листе в 1 экземпляре».

Отметка о наличии приложения, в свою очередь, имеющего приложение, оформляется следующим образом: «Приложение: график обхода и осмотра охраняемого объекта и приложение к нему, всего на 2 л.».

Отметим также, что приложения в составе документа должны быть подписаны исполнителями (разработчиками) приложений или их непосредственными начальниками (руководителями структурных подразделений, в которых разрабатывались те или иные приложения). Подпись (подписи) под приложением оформляется в соответствии с правилами, предусмотренными для оформления реквизита «Подпись» (см. ниже).

Должностная инструкция является приложением к другому документу, например организационно-распорядительному (приказу), в соответствии с которым она утверждена и (или) введена в действие. В этом случае соответствующая отметка располагается в правом верхнем углу титульного листа должностной инструкции.

Отметка включает слово «Приложение», отделенное от него пробелом знак «N», дополненный через пробел арабской цифрой, указывающей на порядковый номер приложения, наименование вида документа, к которому прилагается должностная инструкция, его дата и регистрационный номер.

Для отображения отметки, как это предусмотрено ГОСТом, может быть использован шрифт в прописном начертании: ПРИЛОЖЕНИЕ. Допускается центрировать это слово, а также наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки реквизита в пределах зоны его расположения.

Подпись-реквизит документа, представляющий собой оформленную надлежащим образом собственноручную подпись уполномоченного должностного лица. Элементами данного реквизита, помимо собственноручной подписи (личной подписи), являются:

  • наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на соответствующем бланке),
  • расшифровка подписи, включающая инициалы и фамилию лица, подписавшего документ.

Подпись располагается на одну или две строки ниже последней строки реквизита «Отметка о наличии приложения».

В современном делопроизводстве используется электронная цифровая подпись (ЭЦП). Этот аналог собственноручной подписи придает электронному документу юридическую сил, равную юридической силе документа на бумажном носителе. Для начала работы с этим реквизитом нужно оформить документы для получения ЭЦП.

Гриф согласования документа-реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с содержанием последнего. Данный реквизит применяется только в тех случаях, когда проект должностной инструкции по тем или иным обстоятельствам подлежит внешнему согласованию с заинтересованными сторонами, в том числе в целях оценки обоснованности содержания проекта, соответствия его законодательству, нормативно-правовым актам и управленческим решениям, принятым ранее соответствующими организациями (органами управления (власти)).

Гриф согласования документа включает слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами), наименование должности лица, с которым производится согласование, включая наименование организации, интересы которой данное лицо уполномочено представлять, его подпись, а также дату согласования. При наличии у заинтересованных сторон возражений по содержанию проекта должностной инструкции гриф согласования документа не подписывается до урегулирования этого вопроса между организацией-автором (разработчиком) и организацией, с которой производится согласование.

Гриф согласования документа располагается одной-двумя строками ниже последней строки реквизита «Подпись». В отдельных случаях (например, при необходимости одновременного согласования значительного количества однотипных документов, объединенных в один документационный пакет) допускается оформление реквизита на отдельном листе-так называемом листе согласования.

В подобном случае на проекте документа непосредственно перед реквизитом «Подпись» (на свободном месте) указывается: «Лист согласования прилагается». Заполненный лист согласования подписывается и датируется уполномоченным должностным лицом организации-автора (разработчика) документа, после чего прилагается к проекту документа и вместе с последним представляется на подпись.

Визы (виза) согласования документа-реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица организации-автора (разработчика) документа с содержанием последнего. Данный реквизит применяется только в тех случаях, когда проект должностной инструкции по тем или иным обстоятельствам подлежит внутреннему согласованию с заинтересованными должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия, в том числе в целях оценки обоснованности содержания проекта, соответствия его локальным актам и управленческим решениям, принятым ранее организацией.

Виза согласования документа включает наименование должности лица, с которым производится согласование, включая наименование структурного подразделения, его подпись, а также дату согласования. При наличии у заинтересованных сторон возражений (замечаний, предложений) по содержанию проекта должностной инструкции (в целом или его отдельным положениям) об этом делается соответствующая отметка.

Виза согласования документа располагается на одну или две строки ниже последней строки реквизита «Гриф согласование», а в его отсутствие-ниже последней строки реквизита «Подпись».

В крупных организациях с развернутыми организационными структурами проекты документов организации, как правило, направляются на внутреннее согласование должностным лицам финансовой, экономической и иных служб, юристу организации, а также заместителю руководителя организации, в ведении которого находится вопрос (направление) деятельности, затрагиваемое в содержании проекта документа. Замечания (предложения) к проекту документа могут быть представлены заинтересованными сторонами на отдельных листах, прилагаемых к проекту документа и предварительно подписанных и датированных соответствующими должностными лицами организации.

В связи с тем что должностная инструкция представляет собой внутренний организационно-нормативный документ организации, подлинник (первый экземпляр) которой применяется исключительно в организации, допускается оформление виз согласования в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Кроме того, по усмотрению организации допускается полистное визирование документа.

Отметка о заверении копии документа оформляется только на копиях должностных инструкций. Реквизит включает заверяющую надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его подпись, а также дату заверения. Применение оттиска печати для заверения копий документов допускается по усмотрению организации. Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа, а также номер телефона, по которому с ним при необходимости можно связаться. Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Идентификатор электронной копии документа включает наименование файла на машинном носителе, а также дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Идентификатор электронной копии документа располагается в левом нижнем углу каждой страницы документа, например: Sekretar:\\E:\Общие документы\Должностные инструкции\\Менеджер отдела продаж.rtf.

instrukzii.ru

Правила составления должностных инструкций

Должностная инструкция – это организационно-распорядительный документ компании, в котором:

  • указывается трудовая функция работника;
  • определяются его основные трудовые права и обязанности в организации:
  • система подчинения;
  • взаимодействие с работниками других структурных подразделений;
  • ответственность при осуществлении трудовой деятельности.

Разработать ее можно самостоятельно или руководствоваться при этом тарифно-квалификационными справочниками. Единый тарифно-квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденный постановлением Правительства РФ от 31.10.2002 № 787, не единственный документ, который можно использовать. Существуют также соответствующие документы Минздравсоцразвития России, и более ранние – Минтруда, Госкомтруда и т. д. Они в основном регулируют правила, связанные с отраслевыми особенностями труда работников.

Общие правила

В шапке должностной инструкции пишут название организации, наименование документа, дату и место его подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения.

Заголовок к тексту должен быть согласован в родительном падеже с наименованием документа. Например, «Должностная инструкция (кого?) главного бухгалтера». Впрочем, это относится ко всем управленческим документам.

Руководитель структурного подразделения разрабатывает и подписывает должностные инструкции. Утверждает эти документы руководитель организации. Если есть необходимость, то их можно согласовать с юридической службой или другими структурными подразделениями.

Каждого работника нужно ознакомить с его должностной инструкцией под поспись, пометка о которой находится на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования. Расписка включает:

  • слова «С инструкцией ознакомлен»;
  • личную подпись работника;
  • инициалы и фамилию;
  • дату ознакомления.

Положения должностной инструкции должны конкретизировать обязанности и виды работ, выполняемых по той или иной должности, исключая их неоднозначное толкование. Глаголы следует употреблять в изъявительном наклонении: «выполняет», «организует», «составляет» и т. д. При споре сотрудник не сможет заявить, что действия из инструкции он делать «мог», но не был обязан. Требования к тексту должностной инструкции – полнота определения задач, четкая формулировка функций и обязанностей.

Заполнение основных разделов должностной инструкции

Теперь рассмотрим, что именно следует писать в каждом из разделов должностной инструкции.

Раздел I «Общие положения» содержит наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней:

  • название структурного подразделения;
  • подчиненность работника;
  • порядок назначения и освобождения от должности, замещения должности в период временного отсутствия работника;
  • требования к профессиональной подготовке и квалификации.

В этом же разделе отдельным пунктом перечисляют законодательные, нормативные и нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться работник в своей профессиональной деятельности.

Помимо упоминания актов общего действия (например, «соблюдение Трудового кодекса» или «соблюдение законодательства РФ») сюда надо включить перечень внутренних организационных и распорядительных документов. Это устав, приказы и распоряжения руководителя организации, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка и др.

В разделе II «Функции» или «Должностные обязанности» формулируется основная задача работника, которую он должен выполнить на своей должности, предмет его непосредственной ответственности, участок работы. Далее следует описать конкретные виды работ, из которых складывается выполнение трудовой функции.

Необходимо отметить, что состав работ в конкретной должностной инструкции всегда должен быть индивидуален.

Раздел III «Права» закрепляет круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него задач, а также порядок осуществления этих прав. Как правило, к ним относятся:

  • доступ работника к определенной информации;
  • принятие решений;
  • получение данных, необходимых в работе;
  • право визирования определенных видов документов;
  • право контроля за оформлением документов, работой подчиненных, за соблюдением трудовой дисциплины и т. д.

Содержание раздела «Права» напрямую взаимосвязано с набором функций. Оно устанавливает компетенцию конкретного работника и права, предоставляемые ему для выполнения возложенных на него обязанностей.

Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.

Раздел IV «Ответственность» раскрывает содержание и формы ответственности за результаты и последствия деятельности, а также за факты непринятия своевременных мер или действий, относящихся к обязанностям сотрудника. В инструкции может быть описана уголовная, административная, дисциплинарная и материальная ответственность.

Меры ответственности устанавливаются в соответствии с действующим законодательством и с учетом специфики работы организации. При подготовке этого раздела за основу следует брать разделы «Функции» и «Должностные обязанности», в соответствии с которыми и детализируется ответственность работника.

Какие дополнительные разделы можно включить

Также в должностную инструкцию можно включить раздел «Взаимоотношения (связи по должности)», которым регулируются производственные контакты между сотрудниками одного и разных отделов. Раздел поможет определить круг служебных связей. В этом же разделе могут перечисляться связи со сторонними организациями. Например, то, каким образом сотрудник обязан взаимодействовать с контрагентами и как информировать об этом своего руководителя.

Для повышения качества должностной инструкции целесообразно установить в этом разделе порядок и периодичность представления (а также получения) работником отчетов, планов и других документов.

В должностную инструкцию могут быть включены и иные разделы. Например, раздел «Оценка работы», где на основе разделов «Функции» и «Должностные обязанности» устанавливаются критерии оценки труда.

Советуем включать в должностную инструкцию раздел «Порядок пересмотра должностной инструкции». В нем можно установить срок действия или условия пересмотра должностной инструкции, в числе которых:

  • изменение организационной структуры;
  • пересмотр штатного расписания;
  • появление новых видов работы, ведущих к перераспределению должностных обязанностей;
  • внедрение новых технологий, меняющих характер работы.

Данный раздел располагают в конце текста должностной инструкции.

delovoymir.biz

Разработка должностных инструкций и правила оформления

Должностные инструкции, в соответствии с ОКУД, включены в группу документов, предназначенных для обеспечения организационно-нормативного регулирования работы предприятия. Они являются неотъемлемой частью комплекса организационно-распорядительной документации – системы документов, фиксирующих вопросы по управлению, взаимодействию, регулированию деятельности конкретных сотрудников или отдельных категорий работников. Рассмотрим далее основные правила оформления должностной инструкции в соответствии с ГОСТ.

Понятие

Должностная инструкция является письменным организационно-нормативным документом. В ней четко регламентируются вопросы по взаимодействию, управлению, отчетности, регулирования и обеспечения деятельности конкретного сотрудника организации. В должностных инструкциях устанавливается порядок применения положений отраслевого законодательства и локальных актов.

Назначение

Разработанные в соответствии с правилами, согласованные друг с другом, должностные инструкции позволяют достичь:

  1. Рационального разделения труда между сотрудниками.
  2. Равномерной загрузки работников.
  3. Оптимального распределения поручений (заданий) между сотрудниками с учетом уровня квалификации и сложности работы.
  4. Понимания служащими ответственности за совершенные ими действия.

Кроме этого, обеспечивается эффективный и своевременный контроль деятельности служащих.

Наличие должностных инструкций ускоряет обучение работников, принятых в штат и перемещенных на новую должность.

Взаимосвязь с другими документами

Должностная инструкция тесно связана с трудовым договором, а также актами, оформляющими дисциплинарные взыскания. В трудовом договоре могут содержаться отдельные ее положения, и многие наниматели считают, что этого документа достаточно для закрепления возложенных на работника полномочий и обязанностей. В Правилах оформления должностных инструкций, однако, указано, что если в договоре присутствует указание на то, что руководитель может поручать сотруднику не только обязанности, включенные в контракт, но и прочие, закрепленные в иных локальных актах, наличие должностной инструкции обязательно.

Особое значение этот документ имеет при урегулировании споров. В таких случаях при определении степени ответственности работника учитывается, насколько полно и точно он исполнял свои обязанности, закрепленные в должностной инструкции.

Особенности составления

Существуют определенные правила составления и оформления должностной инструкции.

Поскольку этот документ относится к группе локальных актов предприятия, его содержание, структура, стиль изложения должны соответствовать ряду специфических требований. Важнейшими из них являются убедительность и информационная емкость. Достичь ясности содержания можно, используя предельно точные формулировки и отдельных предложений, и текста в целом.

Информационная емкость обеспечивается за счет включения в содержание выражений, состоящих из минимума слов, но несущих максимальную смысловую нагрузку. Убедительность текста зависит, в первую очередь, от последовательности расположения смысловых компонентов, логической обоснованности структуры.

В Правилах разработки должностных инструкций и их оформления рекомендовано использовать в качестве основы положения КСДС (Квалификационного справочника должностей служащих). Их можно адаптировать к условиям работы любой организации или структурного ее подразделения.

Правила оформления должностной инструкции: образец

В настоящее время разработаны так называемые типовые инструкции для отдельных должностей. Они формируются с учетом специфики трудовой деятельности конкретных работников. Однако при этом существует определенный перечень вопросов, который должен быть отражен в документе.

Согласно Правилам оформления должностной инструкции (по ГОСТу 6.30-2003), в ней указываются:

  1. Название должности сотрудника, ее место в структуре организации.
  2. Статус служащего, порядок назначения на должность и снятия с нее.
  3. Уровень квалификации, необходимый для выполнения порученной работы.
  4. Требования к работнику (например, наличие специальных знаний).
  5. Трудовые функции, поручаемые сотруднику.
  6. Вид деятельности (конкретные операции), который будет осуществляться работником.
  7. Требования по ОТ (охране труда), выполнение которых обязательно для служащего.
  8. Перечень полномочий работника, краткое их описание.
  9. Порядок взаимодействия с другими сотрудниками.
  10. Меры ответственности, предусмотренные в отношении служащего в случае ненадлежащего исполнения или невыполнения возложенных обязанностей.
  11. Порядок изменения и правила оформления новой должностной инструкции.

Образец документа может прилагаться к пакету организационно-распорядительных актов предприятия.

Основные реквизиты

Во исполнение Правил оформления должностной инструкции в ГОСТ Р 6.30-2003 закреплен следующий перечень обязательных реквизитов документа:

  1. Название организации. Она выступает в качестве разработчика инструкции.
  2. Наименование документа.
  3. Дата составления.
  4. Регистрационный номер.
  5. Место составления.
  6. Гриф утверждения.
  7. Заголовок.
  8. Текст (содержание).
  9. Отметка о наличии приложений.
  10. Гриф (визы) согласования.
  11. Отметка о заверении экземпляра.
  12. Указание на исполнителя.
  13. Идентификатор электронного экземпляра.

Согласно Правилам оформления должностной инструкции по ГОСТ, в образец типового бланка предприятия, относящегося к ведению субъектов РФ, в которых русский является не единственным официальным языком, наименование указывается на всех официальных языках.

Над полным наименованием разработчика документа должно присутствовать сокращенное (или полное) название вышестоящей организации (структуры управления/власти), если она имеется. Краткое наименование предприятия указывается в инструкции, если оно закреплено в учредительной документации.

Название подразделения (обособленного в т. ч.) указывается, если оно выступает в качестве составителя.

Наименование документа

Код и класс инструкции необязательно указывать в образце. В Правилах оформления должностной инструкции сказано только, что наименование документа должно соответствовать видам, установленным в ОКУД. Документ включен в класс “Организационно-распорядительная документация” (0200000). Код инструкции -0253051.

Название вида документа следует располагать с отступом на 2-3 строки вниз от последних слов в реквизите “Название организации”. Для написания используются заглавные буквы в полужирном начертании.

Дата документа

Этот реквизит указывает на календарное число, в которое инструкция была утверждена, подписана и пр. Как правило, при оформлении должностных инструкций проставляется дата их утверждения. Этот реквизит следует располагать с отступом на 1-2 строки вниз от названия вида документа.

Регистрационный номер

Он присваивается, согласно порядку регистрации документации, установленному на предприятии. Следует уточнить, что регистрационный код, кроме порядкового номера, установленного в рамках функциональной подгруппы, может содержать и другие цифровые обозначения. Речь, в частности, об:

  • индексе дела (в котором предполагается хранение контрольного экземпляра инструкции) по номенклатуре, принятой на предприятии;
  • условном буквенном обозначении названия вида документа;
  • информации об исполнителе и пр.

Регистрационный номер дополняется обозначением “№” и указывается в той же строке, что и реквизит “Дата документа” после утверждения.

Место составления документа

Как правило, при оформлении должностной инструкции в реквизите “Наименование организации” упоминается и место ее нахождения. Если соответствующих сведений нет, то отдельно указывается место составления документа. К примеру, из названия “Негосударственное образовательное учреждение Кировский центр творчества” следует, что организация расположена в г. Кирове. Соответственно, отдельно указывать место составления инструкции не нужно.

Согласно Правилам оформления, в должностной инструкции адрес составления (издания) приводится в соответствии с установленной системой административно-территориального деления. Для юрлиц местом оформления будет выступать непосредственный адрес нахождения (по юр. адресу). Названия населенных пунктов при необходимости дополняются общепринятыми сокращениями.

Утверждение документа

Его осуществляет должностное лицо, обладающее соответствующими полномочиями. Как правило, разработка должностных инструкций и их оформление возлагаются на начальника кадровой службы или юридического отдела. Утверждение же осуществляется руководителем организации. Обычно на документе указывается слово “Утверждаю” (без кавычек, прописными буквами), после него – название должности уполномоченного лица, подпись и ее расшифровка (фамилия, инициалы), а также дата утверждения. Этот реквизит размещают в верхней части документа справа на титульном листе.

Текст

В соответствии с Правилами оформления должностной инструкции, содержание документа излагается на русском языке и на официальных языках, принятых в тех или иных регионах страны.

Изложение осуществляется в форме связного текста, содержащего логически и грамматически согласованные сведения о полномочиях, ответственности, взаимоотношениях сотрудника (или категории служащих).

Если в текс предполагается включить таблицы, необходимо:

  1. Указать в графах и строках заголовки, выраженные существительными в именительном падеже.
  2. Согласовывать подзаголовки строк и граф с заголовками.

Ключевыми элементами структуры текста инструкции выступают разделы. У них должна быть нумерация римскими цифрами и наименования. Отображать названия можно прописными буквами. Точки в конце наименований не проставляются.

Если в составе разделов присутствуют пункты и подпункты, то они названий не имеют, а обозначаются арабскими цифрами.

Если инструкция разрабатывается на основании документов иных организаций (структур власти) либо уже изданных актов (например, типовой инструкции), в тексте должно присутствовать указание на это.

Содержание документа начинают излагать с отступом на 1-2 строки вниз от заголовка. Текст выравнивают по ширине.

Страницы нумеруются арабскими цифрами.

Указание на наличие приложений

Оно используется в 2-х случаях.

Первый случай, когда должностная инструкция является основным документом и имеет приложение (одно или несколько). При упоминании его в тексте, отметку о его наличии оформляют с отступом в 1-2 строки от последних слов текста. Выглядит упоминание может так: “Приложение: на 2 л. в 3 экз.”

Если приложение в тексте не упоминается, отметку оформляют так: “Приложение: график осмотра объекта на 2 л. в 2 экз.”

Если у приложения тоже есть приложение, оформление будет таким: “Приложение: график осмотра объекта и приложение к нему, всего на 3 л.”

Второй случай, когда должностная инструкция сама является дополнением к другому документу, к примеру, к приказу, на основании которого она утверждается или вводится в действие. В такой ситуации соответствующую отметку располагают в верхней части титульного листа справа. В ней должно содержаться слово “Приложение”, знак “№” с арабской цифрой (проставляется через пробел), указывающей на порядковый номер, название вида документа, к которому инструкция прилагается, его дата и регистрационный код. Можно использовать прописные буквы (“ПРИЛОЖЕНИЕ”), разместить слова по центру.

Подпись

Ее ставит уполномоченное должностное лицо. В состав этого реквизита входит не только собственноручная роспись служащего, но и:

  1. Название должности.
  2. Расшифровка подписи. Здесь указывается фамилия и инициалы.

Гриф согласования

Этот реквизит проставляется, если необходимо согласие заинтересованных лиц, не являющихся авторами инструкции. Согласование – результат оценки обоснованности содержания документа, его соответствия нормам права, управленческим решениям и пр.

В реквизите должно присутствовать слово “Согласовано” (прописными буквами без кавычек), название должности служащего, с которым это согласование осуществляется, наименование организации, от имени которой действует лицо, его подпись и дата. Если у заинтересованных лиц возникли возражения по содержанию документа, гриф согласования не подписывают. Визирование осуществляется после устранения недочетов и неясностей.

Реквизит следует располагать с отступом на 1-2 строки от реквизита “Подпись”. В некоторых случаях допускается его оформление на отдельном листе. К примеру, предприятию необходимо в одно время согласовать большое количество однотипных документов. В таких ситуациях оформляется “Лист согласования”. На проекте инструкции перед реквизитом “Подпись” разработчик должен сделать отметку “Лист согласования прилагается”.

Правила оформления должностной инструкции в Беларуси

Выше были рассмотрен общий порядок составления документа в России. Действующие в РБ правила оформления должностных инструкций лишь немногим отличаются от российского стандарта. Вместе с тем в отличие от РФ, в Беларуси отсутствует нормативный акт, закрепляющий их. В этой связи каждому предприятию приходится решать этот вопрос самостоятельно. Однако при этом организации должны учитывать требования, закрепленные в Инструкции по делопроизводству, утв. постановлением Минюста РБ в 2009 г. Кроме этого, предприятия должны соблюсти форму документа, включенную в УСОРД (Унифицированную систему организационно-распорядительной документации).

При оформлении должностных инструкций также используются:

  1. Единый квалификационный справочник должностей.
  2. Госстандарт РБ 6.38-2004.

Заключение

Разработка должностных инструкций может возлагаться на начальников кадровых служб или руководителей подразделений. Выбор зависит от сложности структуры и размера предприятия. Как правило, подготовка инструкций осуществляется при:

  1. Создании нового предприятия или его подразделения.
  2. Введении в штат новой должности. Такая ситуация может возникнуть, к примеру, при вступлении в силу изменений в штатном расписании.
  3. Изменении трудовой функции, возложенной на работника, либо других условий трудового договора. К примеру, это может быть увеличение объема полномочий в связи с расширением производства.

В настоящее время издано достаточно много рекомендаций и пояснений к правилам составления и порядку оформления должностных инструкций. Очень детальное описание, например, можно найти в справочнике Ю. М. Михайлова. Кратко технологию разработки инструкции можно разделить на следующие этапы:

  1. Разработка проекта инструкции в соответствии с требованиями работодателя и КСДС.
  2. Согласование предварительного варианта документа с начальниками подразделений, с которыми работник будет взаимодействовать.
  3. Корректировка и оформление окончательной редакции инструкции.
  4. Утверждение документа руководителем организации, регистрация в системе.
  5. Передача инструкций работникам, с которыми будет взаимодействовать сотрудник, должность которого описана в документе.
  6. Ознакомление с содержанием служащего, приступающего к трудовой деятельности по данной инструкции.

Если осуществляется разработка или изменение документа для сотрудника, уже находящегося на соответствующей должности, эти действия должны согласовываться с ним в обязательном порядке. Если служащий возражает, то работодателю необходимо руководствоваться положениями ТК, закрепляющими порядок изменения существенных условий договора.

fb.ru