Содержание

Запись в трудовой книжке о приеме на работу, образец

Статья рассказывает, как корректно сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу, какие требования нужно учитывать.

Правовое регулирование

Порядок оформления на работу образец указывается в Инструкции по заполнению трудовых книжек и Правилах ведения трудовых книжек.

7 основных правил внесения записей следующие.

  1. Не затягивать с заполнением. Сведения заполняются не позднее со дня принятия приказа директором компании.
  2. Дублировать информацию из текстов распоряжений и приказов.
  3. Использовать арабские цифры.
  4. Не сокращать информацию.
  5. Записывать данные на русском языке.
  6. Вносить данные на другом языке вслед за русскими записями, если используется другой язык.
  7. Знакомить специалиста с каждой записью под роспись. Запись об ознакомлении делается в личной карточке.

Записывается информация, когда специалист принимается на срок более пяти дней.

Как правильно вносить информацию

Кадровик делает запись в трудовую книжку о приеме на работу в определенной последовательности.

Таблица указывает, как корректно записать данные при приеме нового сотрудника.

Номер графыСодержание
3Полное и сокращенное название фирмы согласно учредительным документам.
1Номер записи. Нумерация проставляется после того, как было указано название фирмы.
2Дата трудоустройства. Пишется 05.06.2017, если человек устроился 5 июня 2018 года.
3Снова заполняется третья графа. Уточняется название подразделения и должность принимаемого специалиста.
4Пишутся реквизиты распоряжения, принятого при поступлении на работу.

Должность нельзя писать в свободной форме. Каждая организация имеет штатное расписание. Согласно этому документу и нужно указывать должность.

Важно! Бланк заполняется согласно квалификационным справочникам, если именно благодаря своей должности человек получает право на льготы. Например, дается льготная пенсия, денежные выплаты.

Если кадровик ошибется и сделает неправильную запись, у человека возникнут проблемы при назначении пенсии. Специалисты пенсионного отделения откажутся включать работу в льготный стаж.

Один справочник должностей утвержден Минтрудом. Постановление № 37 датировано августом 1998 года. Второй справочник был утвержден в 1985 году. Госкомтруд и Секретариат ВЦСПС совместно приняли постановление №31/3-30.

Нюансы указания должностей

Когда вносится запись в трудовой книжке о приеме на работу, нужно различать два понятия – должность и профессия. Чтобы заполнить трудовую книжку используются квалификационные справочники и Общероссийский классификатор профессий, принятый Госкомстатом. Постановление № 367 датировано 26 декабрем 1994 года. При заполнении трудовой книжки эти документы берутся за руководство.

Когда делается запись в трудовой книжке о приеме сотрудника на работу, возникает вопрос, как корректно написать – принят или назначен. Эти слова не являются синонимами: назначить на должность можно директора или руководителя филиала, а остальные работники просто принимаются на должность. В ООО случаи назначения прописываются в учредительных документах.

Данные об оформлении на работу в трудовой книжке отличаются для мужчин и женщин. Отличается форма глагола: для мужчин пишут «Принят», для женщин – «Принята».

Важно! Пишутся должность и дата трудоустройства в образец заполнения трудовой книжки при приеме специалиста на работу. Неправильно указывать иные условия – срок договора, наличие испытательного срока.

Когда фирма имеет длинное название, то написание займет много времени. Есть способ, как ускорить внесение записи в трудовой книжке. Если заказать штамп с наименованием, то писать длинные названия не придется. В 2018 году запись с названием компании или штамп должны полностью поместиться в третьей графе. Ошибкой будет, если штамп захватывает соседние графы.

Как действовать, если принят сотрудник с бланком старого образца

Можно сделать запись о приеме в старый бланк, поскольку он сохраняет юридическую силу. Используется старый бланк, если он выдавался с 1975 по 2004 год. Когда бланк заведен до 2004 года, данные вносятся при наличии свободного места. Если в 2018 году банк заканчивается, то выдается вкладыш. Далее информация указывается в нем.

Распространенные ошибки

На 2018 год четко регламентируется порядок оформления бланков, но иногда допускаются ошибки.

7 основных ошибок оформления.

  1. Не указывается, где учился или служил человек до поступления на работу.
  2. Есть разница, когда человек начинает деятельность впервые или просто продолжаются записи. Получение трудовой книжки ­­– важный момент. Кадровик пишет сведения об обучении или прохождении военной службы. Как основания используются диплом и военный билет.
  3. Указывается, что человек ранее не работал. В 2018 году Инструкция осталась прежней – лишняя информация не пишется.
  4. Некорректно вносится название работодателя.
  5. В произвольной форме вносить данные запрещено. Образец записи отражает название из учредительных документов. Образец записи включает полное название и сокращенное. Правильно внести сокращенное название в скобках рядом с полным наименованием. Когда человек принят на работу к частному предпринимателю, вписываются ФИО нанимателя.
  6. Ставится цифра 0 перед порядковым номером.В 2018 году, как и ранее, ставится нумерация 1, 2, и так далее. Цифры 01, 02 являются некорректными.
  7. Ошибочно вносится дата приема на работу. Следует указывать именно первый рабочий день, а не день заполнения трудовой книжки.

Когда заполняется трудовая книжка, даты первой записи и дата заполнения титульного листа могут отличаться. Титульный лист нужно оформить не позднее недели после первого трудоустройства. Первая информация пишется, когда специалист первый день вышел на работу.

Перед тем как оформить нового специалиста, нужно проверить, подлинный ли бланк. Данные не вносятся, если обнаружится подделка.

Как исправить ошибки

Не всегда получается оформить документ правильно, поэтому приходится исправлять ошибки.

Пример. Специалист кадровой службы решал в компании «Торгтехника вопросы», как сделать запись сотрудникам. Некорректно указал фамилию на титульном листе. Придется вносить поправки. Делается исправление: ошибочная запись зачеркивается, и рядом корректно пишется фамилия принятого специалиста. Далее заполняется обратная сторона обложки. Пишутся причины исправления и реквизиты основания.

Нельзя использовать замазку для исправления, если не удалось решить, как заполнить документ. Нужно соблюдать правила внесения изменений.

Ошибки в годе рождения также нужно исправлять. Неправильная дата зачеркивается одной чертой. Рядом пишется правильный год. Затем ответственный работник кадровой службы заверяет информацию своей подписью и печатью.

По-другому корректируются записи о трудовой деятельности. Вместо зачеркиваний делается уточнение. Уточняющая надпись вносится следующей строкой. Пишется, что информация недействительна, и затем делается верная запись. Реквизиты основания ставятся в четвертом столбце.

Когда ошибку допустили по прежнему месту работы, там и должны сделать исправления. Самостоятельно нельзя ничего исправлять.

Вопросы по оформлению

Несмотря на то, что порядок строго регламентирован, на практике все равно возникают вопросы. Ответы на вопросы по кадровому делопроизводству представлены в таблице.

ПроблемаРешение
На прежнем месте работы человеку поставили размашистую печать при увольнении. Печать заняла соседние строки. Можно ли вносить информацию о трудоустройстве поверх печати?На оттиске печати писать нельзя. Место для внесения данных – соседние графы. Когда бланк заканчивается, оформляется вкладыш.
Ошибочно указан номер приказа в трудовой книжке. Можно ли зачеркнуть ошибочные данные?Зачеркивать нельзя. Запись признается недействительной, рядом вносится верный номер приказа.
Новый специалист сообщил, что потерял документ о трудоустройстве. Принес справки и просит выдать дубликат. Можно ли выполнить просьбу?Дубликат выдавать нельзя. Ситуация не входит в перечень оснований для выдачи дубликата, поэтому выдается новый бланк. Продублировать бланк вправе только бывший работодатель.
Как внести данные о работе частному предпринимателю?Человек работает сам на себя. Трудовая книжка отражается только работу по договору. По этой причине запись не вносится.

Резюме

  1. Когда устраивается новый сотрудник, нужно сделать запись.
  2. Должность указывается согласно квалификационным справочникам.
  3. Название фирмы вписывается из учредительных документов. Для ускорения кадровой работы можно использовать штамп с названием компании.
  4. Инструкция указывает, как правильно сделать запись в трудовой книжке.
  5. Ошибочные записи зачеркивать нельзя. Информация признается недействительной, и ниже пишется правильный вариант.

kadrovyhdel.ru

Правильно оформленная запись в трудовой книжке о приеме на работу

Содержание статьи

Перед тем как сделать  запись в трудовой книжке о приеме на работу работнику кадровой службы необходимо определить — будет ли трудовая книжка оформлена впервые или ее заполнения будет представлять собой продолжение заполнения уже имеющегося документа.

Как свидетельствуют результаты проводимых проверок кадровых служб, наиболее существенные ошибки допускаются в разделе сведения о работе, поэтому следует обратить особое внимание на правильное и достоверное внесение сведений в данный раздел.

Особенности заполнения раздела «Сведения о работе» впервые

Внесение сведений о службе

Если до нынешнего трудоустройства сотрудник проходил военную службу, перед тем  как сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу необходимо указать соответствующие сведения о службе. Отражению подлежит информация о службе, проходимой в соответствии с Федеральным законом от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», службе в органах внутренних дел и в других, предусмотренных законодательством случаях,

Пример:

1 /13.02.2013 / Служба в вооруженных силах Российской Федерации с 20.11.2007 по 21.11.2009 /

Военный билет МН № 150612.

Общество с ограниченной ответственностью «Земля»

(ООО»Земля»)

2 / 13.02.2013 / Принят в бухгалтерию на должность бухгалтера  /  Приказ от 13.02.2013 № 61 к

Указание стажа

Необходимо обратить внимание, что внесение информации о том, что работник не имел стажа до поступления на работу, не требуется.  Отражение подобных сведений не предусмотрено ни Инструкцией, ни Правилами.

Внесение записей о приеме


Правильная запись в трудовой книжке о приеме на работу должна производиться в следующей последовательности.

Заголовок

Название работодателя указывается в графе 3 раздела, который содержит сведения работе, отдельной строчкой. Поскольку название организации считается заголовком, напротив него (в 1 и 2 графе) не указываются ни порядковый номер, ни дата. Наименование работодателя должно быть указано в полном и сокращенном варианте.

Пример  как правильно внести запись в трудовую книжку о приеме на работу :

Общество с ограниченной ответственностью » Кипарис»

(ООО «Кипарис»)

              1 / 01.02.2013 / Принят водителем/ Приказ от 01.02.2013 № 16-к

В соответствии с требованиями статьи 66 ТК РФ, работодатели, являющиеся юридическими лицами, обязаны вести трудовые книжки на всех работающих свыше 5 дней сотрудников. При определении реквизитов, являющихся наименованием организации, следует обратиться пункту п. 3.8 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации».

Указанный документ предусматривает следующие требования относительно правильного названия юридического лица:

  • Наименование должно быть закреплено в ее учредительных документах;
  • Название должно быть указано полностью, без каких либо сокращений;
  • Если в учредительных документах присутствует сокращенное наименование организации, оно должно приводиться в скобках под полным наименованием или после него.

В случае если работодатель является индивидуальным предпринимателем, должны указываться его фамилия, имя и отчество.

Пример того,  как правильно внести запись в трудовую книжку о приеме на работу к индивидуальному предпринимателю:

Индивидуальный предприниматель Сергеев Иван Петрович

5 / 10.07.2012 / Принят товароведом / Приказ от 10.07.2012 № 7-к

Номер

Непосредственно под заголовком, без пропуска дополнительной строчки, в графу 1 вносится порядковый номер.  Номера с 1 по 9 не требуют добавления 0 перед соответствующей цифрой.

Дата

Что касается указания даты трудоустройства, она должна вноситься в графу 2. Следует помнить, что датой приема является дата первого рабочего дня и ни в коем случае не дата внесения сведений.  Ошибочное внесение сведений о начале работы повлечет за собой неправильный  расчет трудового стажа.

Неопытных кадровиков не должно смущать то, что дата первичного оформление трудовой книжки, проставляемая на титульном листе и дата начала работы могут не совпадать.  Такое несоответствие может быть вызвано тем, что оформление титульного листа при первичном трудоустройстве должно быть произведено не позднее недельного срока со дня трудоустройства.  Между тем как в содержательной части сведений, указывается фактическая дата начала работы.  Таким образом, учитывая указанные обстоятельства, несоответствие вполне может иметь место.

Сведения о работе

Сведения о наименовании структурного подразделения и должности вносятся в графу 3. Следует отметить, что структурное подразделение должно быть указано только при условии, что оно отражено в трудовом договоре,  между тем как наименование должности, специальности и профессии происходит в любом случае.

Перед тем  как сделать запись в трудовую книжку о приеме на работу необходимо удостовериться в том, что название должности соответствует наименованию, указанному в  штатном расписании.

Следует обратить внимание на случаи, когда в соответствии с ТК РФ при выполнении обязанностей по некоторым должностям, профессиям или специальностям положены определенные льготы (компенсации) или предусмотрены какие-либо ограничения. При указанных обстоятельствах, наименование должности должно  строго соответствовать названию, указанному в квалификационных справочниках.

Основание для внесения сведений

Далее в четвертую графу вносятся реквизиты (дата и номер) приказа в соответствии с которым сотрудник принят на работу.

Следует обратить внимание, что все записи удостоверяются подписью и печатью работодателя  только при увольнении сотрудника.  Заверка каждой сделанной записи прямо противоречит пункту 3.1 Инструкции.

 Как правильно заполнить трудовую книжку при приеме на работу  в части внесения сведений

Очень часто на практике встречается распространенная ошибка, когда вносимая в книжку запись содержит лишнюю информацию. При этом кадровики руководствуется пунктом 10 Правил, который содержит требование о точном соответствии вносимых сведений тексту приказа.

В результате неправильного понимания требований данного пункта, вносятся сведения о заключении трудового договора с испытательным сроком, период испытательного срока, продолжительность периода трудоустройства, характер выполняемых обязанностей и даже причины по которым временно отсутствует основной работник.

Сотруднику кадровой службы необходимо понимать, что запись о приеме должна представлять собой краткую выписку из приказа. В данной выписке необходимо указать структурное подразделение и должность, на которую был принят сотрудник у данного работодателя.  Именно эта информация должна строго соответствовать тексту приказа.  Отражение других сведений, тем более переписывание всего текста приказа дословно в трудовую книжку работника — не допустимо.

opersonale.ru

Трудовая книжка прием на работу, заполнение трудовой при приеме

В трудовую книжку вносятся различные данные о приеме на работу, об увольнении, о переводе. Самое большое число записей относится именно к записям о приеме на работу, ведь именно с этой записи обычно начинается Оформление трудовой книжки  занимает немного времени, если знать определенные правила. В связи с тем, что прием на работу — это одна из самых популярных записей в трудовой, то её посвящен отдельный вопрос.

Отметим, что если работодателем является физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем, то не может выдавать новые трудовые книжки и делать записи (в том числе о приеме на работу).

 

Оформление титульного листа

Если трудовая книжка новая и записей не содержит, то начать необходимо с титульного листа трудовой книжки. Для оформления титульного листа потребуется паспорт работника, документ об образовании и сам бланк пустой трудовой книжки На титульном листе указывается следующая информация:

  • фамилия, имя и отчество работника
  • дата рождения работника
  • уровень образования (например, высшее профессиональное)
  • профессия и специальность указываются согласно диплому об образовании
  • дата составления трудовой книжки
  • подпись сотрудника, который завел трудовую
  • печать организации

Образец заполнения титульного листа трудовой книжки

 

Трудовая книжка титульный лист

 

Запись в трудовой о приеме на работу

Запись в трудовой книжке о приеме на работу может быть выполнен только на основании приказа. Сделать запись необходимо в течение 5 дней. Никаких сокращений в записях не производится. Например, вместо «приказ» нельзя писать «пр.» и так относительно всех полей.

Первое, что делается — это вносится информация о названии организации в полном и сокращенном виде (если сокращенное название есть). Например, общество с ограниченной ответственностью «Отпуск-ТК.РУ» (ООО «Отпуск-ТК.РУ») или индивидуальный предприниматель Иванов Иван Ивановчи. Номер записи при этом не ставится никакой! 

После названия организации ставится номер записи (поле 1). 

А напротив записи (поле 1) ставится дата, должна указываться только цифрами. Недопустимо указывать октябрь, необходимо указать 10 месяц, например: 03.10.2015.

В третье поле вносится информация о должности или специальности. Если название специальности (работы или должности) подразумевает предоставление определенных льгот, то название должны четко соответствовать требованиям квалификационного справочника. Например, «электросварщик ручной сварки» будет являться верным названием специальности, за которую положены льготы. Помимо должности в третье поле вносится информация о структурном подразделении организации, если конкретное структурное подразделение является существенным условием трудового договора.

В четвертое поле вносится запись о дате и номере приказа. Например, приказ от 16.03.2015 №147.

Образец заполнения трудовой книжки о приеме на работу

запись о приеме на работу в трудовой книжке

 

Как видно из примера, ничего сложного в заполнении трудовой книжки нет. Однако, отметим некоторые особенности при заполнении трудовой о приеме на работу:

  • Особое внимание следует уделить названию должности, специальности или профессии с указанием квалификации. Ведь неверное указание должно может вызвать у работника трудности в дальнейшем при получении пенсии.
  • В трудовую книжку не вносится информация об испытательном сроке, срочном трудовом договоре и тому подобной информации. Согласно инструкции о заполнении трудовой книжки в трудовую вносится лишь информация о структурном подразделении и должности (специальности), но не о сроках или иной информации из трудового договора. 
  • Не следует путать назначение и принятие на должность. Назначают на должность только в случаях определенных уставом или иным локальным нормативным актом компании. Например, назначают директора. Принимают на должность в остальных случаях (большинство). Например, принимают бухгалтеров, программистов, инженеров и так далее.

 

Как видно, запись о приеме на работу в трудовой книжке сделать достаточно легко, для этого необходимо лишь следовать приведенным инструкциям, примерам и образцам.

otpusk-tk.ru

Правильно оформленная запись в трудовой книжке о приеме на работу

Перед тем как сделать  запись в трудовой книжке о приеме на работу работнику кадровой службы необходимо определить —} будет ли трудовая книжка оформлена впервые или ее заполнения будет представлять собой продолжение заполнения уже имеющегося документа.

Как свидетельствуют результаты проводимых проверок кадровых служб, наиболее существенные ошибки допускаются в разделе сведения о работе, поэтому следует обратить особое внимание на правильное и достоверное внесение сведений в данный раздел.

Особенности заполнения раздела «Сведения о работе» впервые

Внесение сведений о службе

Если до нынешнего трудоустройства сотрудник проходил военную службу, перед тем  как сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу необходимо указать соответствующие сведения о службе. Отражению подлежит информация о службе, проходимой в соответствии с Федеральным законом от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», службе в органах внутренних дел и в других, предусмотренных законодательством случаях,

Пример:

1 /13.02.2013 / Служба в вооруженных силах Российской Федерации с 20.11.2007 по 21.11.2009 /

Военный билет МН № 150612.

Общество с ограниченной ответственностью «Земля»

(ООО»}Земля»})

2 / 13.02.2013 / Принят в бухгалтерию на должность бухгалтера  /  Приказ от 13.02.2013 № 61 к

Указание стажа

Необходимо обратить внимание, что внесение информации о том, что работник не имел стажа до поступления на работу, не требуется.  Отражение подобных сведений не предусмотрено ни Инструкцией, ни Правилами.

Внесение записей о приеме

Правильная запись в трудовой книжке о приеме на работу должна производиться в следующей последовательности.

Заголовок

Название работодателя указывается в графе 3 раздела, который содержит сведения работе, отдельной строчкой. Поскольку название организации считается заголовком, напротив него (в 1 и 2 графе) не указываются ни порядковый номер, ни дата. Наименование работодателя должно быть указано в полном и сокращенном варианте.

Пример  как правильно внести запись в трудовую книжку о приеме на работу :

Общество с ограниченной ответственностью »} Кипарис»}

(ООО «}Кипарис»})

              1 / 01.02.2013 / Принят водителем/ Приказ от 01.02.2013 № 16-к

В соответствии с требованиями статьи 66 ТК РФ, работодатели, являющиеся юридическими лицами, обязаны вести трудовые книжки на всех работающих свыше 5 дней сотрудников. При определении реквизитов, являющихся наименованием организации, следует обратиться пункту п. 3.8 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации».

Указанный документ предусматривает следующие требования относительно правильного названия юридического лица:

  • Наименование должно быть закреплено в ее учредительных документах}
  • Название должно быть указано полностью, без каких либо сокращений}
  • Если в учредительных документах присутствует сокращенное наименование организации, оно должно приводиться в скобках под полным наименованием или после него.

В случае если работодатель является индивидуальным предпринимателем, должны указываться его фамилия, имя и отчество.

Пример того,  как правильно внести запись в трудовую книжку о приеме на работу к индивидуальному предпринимателю:

Индивидуальный предприниматель Сергеев Иван Петрович

5 / 10.07.2012 / Принят товароведом / Приказ от 10.07.2012 № 7-к

Номер

Непосредственно под заголовком, без пропуска дополнительной строчки, в графу 1 вносится порядковый номер.  Номера с 1 по 9 не требуют добавления 0 перед соответствующей цифрой.

Дата

Что касается указания даты трудоустройства, она должна вноситься в графу 2. Следует помнить, что датой приема является дата первого рабочего дня и ни в коем случае не дата внесения сведений.  Ошибочное внесение сведений о начале работы повлечет за собой неправильный  расчет трудового стажа.

Неопытных кадровиков не должно смущать то, что дата первичного оформление трудовой книжки, проставляемая на титульном листе и дата начала работы могут не совпадать.  Такое несоответствие может быть вызвано тем, что оформление титульного листа при первичном трудоустройстве должно быть произведено не позднее недельного срока со дня трудоустройства.  Между тем как в содержательной части сведений, указывается фактическая дата начала работы.  Таким образом, учитывая указанные обстоятельства, несоответствие вполне может иметь место.

Сведения о работе

Сведения о наименовании структурного подразделения и должности вносятся в графу 3. Следует отметить, что структурное подразделение должно быть указано только при условии, что оно отражено в трудовом договоре,  между тем как наименование должности, специальности и профессии происходит в любом случае.

Перед тем  как сделать запись в трудовую книжку о приеме на работу необходимо удостовериться в том, что название должности соответствует наименованию, указанному в  штатном расписании.

Следует обратить внимание на случаи, когда в соответствии с ТК РФ при выполнении обязанностей по некоторым должностям, профессиям или специальностям положены определенные льготы (компенсации) или предусмотрены какие-либо ограничения. При указанных обстоятельствах, наименование должности должно  строго соответствовать названию, указанному в квалификационных справочниках.

Основание для внесения сведений

Далее в четвертую графу вносятся реквизиты (дата и номер) приказа в соответствии с которым сотрудник принят на работу.

Следует обратить внимание, что все записи удостоверяются подписью и печатью работодателя  только при увольнении сотрудника.  Заверка каждой сделанной записи прямо противоречит пункту 3.1 Инструкции.

 Как правильно заполнить трудовую книжку при приеме на работу  в части внесения сведений

Очень часто на практике встречается распространенная ошибка, когда вносимая в книжку запись содержит лишнюю информацию. При этом кадровики руководствуется пунктом 10 Правил, который содержит требование о точном соответствии вносимых сведений тексту приказа.

В результате неправильного понимания требований данного пункта, вносятся сведения о заключении трудового договора с испытательным сроком, период испытательного срока, продолжительность периода трудоустройства, характер выполняемых обязанностей и даже причины по которым временно отсутствует основной работник.

Сотруднику кадровой службы необходимо понимать, что запись о приеме должна представлять собой краткую выписку из приказа. В данной выписке необходимо указать структурное подразделение и должность, на которую был принят сотрудник у данного работодателя.  Именно эта информация должна строго соответствовать тексту приказа.  Отражение других сведений, тем более переписывание всего текста приказа дословно в трудовую книжку работника —} не допустимо.

hr-portal.ru

Заполнение трудовой книжки при приеме на работу – образец 2018

Рабочие отношения сторон регулируются государством. По закону, работодатель обязан правильно принять и оформить нового сотрудника. Оформление начальной документации заключается в обоюдных обязанностях сторон. Будущий сотрудник должен предоставить указанный пакет бумаг, подтверждающий его квалификацию и опыт. Заявление о приеме завершает действия работника. Наниматель, после выраженного письменного желания гражданина приступить к работе, закрепляет свою волю распоряжением о пополнении штата. Кадровые работники обязаны внести соответствующую ситуации запись в трудовую книжку.

Правильное заполнение трудовой книжки при приеме на работу

Внесение письменных сведений в трудовую книжку — это весьма ответственное дело. Сам бланк является строго отчетным, поэтому выбросить испорченный и завести новый весьма трудно. По этой причине оформление документа о начале работы должно быть правильным и без помарок. Трудовой кодекс РФ обязывает нанимателя оформлять записи при приеме, перемещении и увольнении сотрудника. Указанная обязанность закреплена в статье 66. Наниматель должен уметь не только правильно оформлять записи о приеме на работу, но и иметь возможность предоставить и заполнить новый бланк по необходимости.
Новые бланки выдаются:

  • Тем, кто только начинает свою рабочую деятельность.
  • Кто потерял данный документ.

Учет и выдача нового документа или дубликата также является обязанностью нанимателя.

Скачать текст 66 статьи ТК РФ

Правила заполнения трудовой книжки при приеме на работу

Правила ведения документа описаны в Постановлении Правительства РФ №2258 2003 года и Постановлении Минтруда №69 того же года. Оформляющему записи необходимо знать основные нюансы работы с трудовыми книжками:

  • Писать необходимо синими или черными шариковыми ручками.
  • Заполнение в РФ производится исключительно на русском языке.
  • Вносимые сведения должны быть основаны приказом и полностью ему соответствовать.
  • Даты и номера пишутся арабскими цифрами.

Записанное должно быть внесено четким разборчивым почерком. В документе недопустимы подтирания или исправления.

Порядок заполнения трудовой книжки при приеме на работу

Порядок ведения книжки при приеме на работу определен законодательно и не может быть нарушен. Он выглядит следующим образом:

  • Производится прием документов для оформления работника. В перечне документов обязательным пунктом является предоставление трудовой книжки.
  • Создается приказ о приеме нового работника в коллектив. Приказ визируется генеральным директором предприятия.
  • На основании изданного распоряжения производится запись: при оформлении соглашения в течение 5 дней после начала работы; при расторжении соглашения в день увольнения.
  • Каждое новое внесение должно быть закреплено личной росписью владельца.
  • Все внесенные сведения дублируются в карточке, там также проставляется обязательная роспись.

Принятые временно сотрудники также должны оформляться соответствующим образом. А вот работающие по совместительству могут лично изъявлять желание о заполнении или не заполнении документа.

Оформление трудовой книжки при приеме на работу впервые — образец 2018

Первичное оформление бланка требует не только заполнения граф о заключении рабочих отношений, но и заполнения титульного листа. Правильность внесения записей описана в статье 65 ТК РФ. Принятому первично сотруднику необходимо выдать новый бланк. Его выдача фиксируется в журнале учета трудовых книжек.

Заполнение титульного листа должно производиться на основании предоставленного удостоверения личности. Из паспорта переносится Ф.И.О. и дата рождения сотрудника. Совершеннолетним сотрудникам вносятся сведения о полученном к этому моменту образовании. Там же проставляются сведения о приобретенной профессии и присвоенной специальности. Записи о профессии должны быть основаны исключительно на предоставленных документах об образовании. Внизу страницы ставятся подписи заполняющего и владельца, которые скрепляются печатью предприятия.

Скачать текст 65 статьи ТК РФ

Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу 2018

Имея соответствующие инструкции не трудно оформить записи. Для этого необходимо просто следовать следующим правилам:

  • В графе о рабочих сведениях вносится запись о наименовании принимающей организации. Эта строка как бы отделяет одну запись от другой.
  • Ниже начинаем вносить поэтапно сведения по графам слева направо.
  • Проставляем порядковый номер.
  • Дата преступления к обязанностям. Должна быть идентична указанной в приказе.
  • Данные о должности.
  • Номер приказа, регламентирующий вступление в должность.
  • Дата подписанного распоряжения.

Скачать образец заполнения трудовой 

Похожие записи

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

legionfg.ru

запись при приеме на работу и увольнении

Сегодня большинство предпринимателей сталкиваются с проблемой найма персонала. Само собой, это влечет за собой и оформление соответствующей документации. Опытные кадровики, конечно, знают, как заполняется трудовая книжка. Однако не все начинающие бизнесмены могут открыть эту вакансию. Так что, ознакомимся с основами правильного оформления сотрудников подробнее.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта слева или звоните по телефону

8 (800) 511-91-49
Это быстро и бесплатно!

Назначение и характеристики

Современная трудовая книга является важным документом, позволяющим вести учет стажа работника. Вообще, функции по ведению таких бумаг возлагаются на кадровика либо руководителя предприятия. Эти данные учитывает ПФ РФ при начислении гражданам пенсии по достижении ими определенного возраста. Поэтому для любого человека важно правильное оформление трудовой книжки при приеме на работу впервые. Образец внесения записей такого рода мы обязательно приведем для вас немного ниже.

Трудовая книжка — очень важный документ для любого человека, поэтому умение правильно ее заполнить будет необходимо для кадровика или руководителя компании

Вообще, подобные деловые бумаги становятся неотъемлемым атрибутом для любого сотрудника. Помните, предпринимателю, принявшему решение укомплектовать рабочий штат, потребуется крайне ответственно подойти к решению задач на этом этапе. Безусловно, здесь вам очень пригодятся знания, когда, как правильно сделать запись в трудовой книжке. Образец о приеме на работу сотрудников, представленный в статье, сделает немного понятнее представленную информацию и поможет оформить все правильно.

Заполняем новый документ

Все нюансы, связанные с ведением книжек трудового стажа сотрудников, регулирует ТК РФ (ст.66, глава 10, 11). Кроме того, о правильном оформлении документа можно узнать из Постановления Правительства РФ №225 (16 апреля 2003 г.). Также 10 октября 2003 года были изданы Инструкции по правильному заполнению трудовых.

Принимая на работу молодого специалиста, следует правильно заполнить титульный лист трудовой

Обычно специалисты уже имеют определенный опыт работы, а, значит, предоставляют частично заполненную трудовую. Однако нередко случаются ситуации, когда бизнесмен предпочитает комплектовать штат молодыми специалистами, которые пока не могут похвастать наличием стажа. В таких случаях придется заполнить документ с нуля. Итак, его титульная страница состоит из таких позиций:

  • инициалы работника;
  • его дата рождения;
  • степень образования;
  • полученная специальность;
  • дополнительная информация о квалификации;
  • дата оформления с подписью должностного лица;
  • печать компании.

Далее, потребуется оформить первые страницы документа. Здесь нужно указать номер записи в первом ряду, дату вступления сотрудника в свои рабочие обязанности во втором разделе, его должность в третьем столбце. Обратите внимание, что основанием для любых действий по изменению комплектации персонала будет внутренний приказ предприятия. Само собой, его номер и название вы также должны указать в последней графе, идущей сразу за столбцом о занимаемой должности. Заполнение трудовых книжек в примерах (фото) обязательно поможет предпринимателю ознакомиться с образцовым оформлением этой важной бумаги. 

Вся эта информация фиксируется в документе лишь на основании предоставленных работником доказательств. Как правило, это паспорт и диплом.  Для мужчин, проходивших службу в рядах вооруженных сил, нужен и военный билет. Кроме того, иногда требуется и свидетельство о браке. Обычно это бывает при смене фамилии сотрудника.

Учитывайте, что данные положено вносить фиолетовыми, синими либо черными пастами. Причем цифры должны быть арабскими, а сокращения – недопустимы. Само собой, книга заполняется разборчиво и аккуратно, без исправлений и лишних помарок.

Нюансы оформления

Несомненно, любой сотрудник отдела кадров знает все детали ведения правильных записей. Главное, стараться вносить данные, соблюдая точность и аккуратность. Причем обязательным атрибутом записи о трудоустройстве либо увольнении становится оттиск печати предприятия с указанием его адреса и реквизитов. Поскольку ИП могут и не использовать штамп, они могут заменить его прописыванием этой информации от руки.

Пример, как следует вести запись в трудовой книжке

Выше уже было отмечено, что все записи об изменениях вносятся исключительно на основании приказов. Причем в тексте необходимо сослаться на этот документ, указав его порядковый номер. Окончательным этапом становится подписание книги работником и должностным лицом, ведущим записи.

Кроме того, важно соблюдать и сроки внесения записи в трудовую книжку о приеме на работу в порядке перевода сотрудника. Как правило, они не должны превышать семи дней. Причем перед записью о приеме должны присутствовать пометки, сделанные предыдущим работодателем, где ссылаются на вашу компанию. Само собой, должен присутствовать и приказ об этом.

Нередки ситуации, когда достойный труд работника может быть отмечен благодарностью от руководства. Другим распространенным случаем считается повышение в должности. Все эти моменты обязательно следует отобразить в книге учета стажа, опять же, ссылаясь на соответствующий документ. Правда, финансовые награждения и премии не потребуют ведения подобных записей.

Немного о правках документа

Еще один момент касается внесений правок на титульной странице. Безусловно, исправления информации в этом документе недопустимо, но, все же, есть некоторые случаи, когда оно будет уместным, например, смена фамилии. Так, ответственному лицу потребуется просто перечеркнуть данные, указанные в документе ранее, и внести исправления поверх предыдущей записи. При этом на изнанку обложки непременно следует записать номер документа, ставшего основанием таких изменений.

Иногда случается оплошность и по вине кадровика, например, путаница с датами. В подобных ситуациях уместно внести исправления таким образом: нумеруем нашу запись следующим номером. Далее, проставляем дату, в графе о должности прописываем, что ранее сделанная запись недействительна и уточняем правильные данные. Последняя графа с номером приказа потребует простановки номера соответствующего документа.

Вкратце ознакомившись с информацией, как правильно заполнить трудовую книжку при приеме на работу (образец ООО, ИП вы можете посмотреть в галерее), рассмотрим отдельные тонкости ведения этой важной для сотрудника бумаги. Сегодня для большинства людей частая смена рабочего места не является редкостью. Поэтому весьма распространенной становится ситуация, когда заканчиваются графы, предназначенные для внесения изменений о нем. Здесь категорически запрещено продлевать записи в непредназначенных для этого разделах. Правильным решением становится добавление дополнительного элемента – вкладыша.

Образец внесения правок в ошибочно сделанную запись

Не стоит забывать, что любая допущенная вами ошибка при оформлении книги потребует от работника письменного подтверждения вашей оплошности даже после его увольнения. Поэтому чтобы избежать ненужных проблем, старайтесь внимательно подходить к делу. Не забывайте, все изменения в информацию, содержащуюся в титульном листе, можно внести лишь после получения от сотрудника официального документа, который сможет опровергнуть изложенное ранее.

Другие важные моменты

Как вы уже знаете, при отсутствии свободного места для отметок в графе о непосредственном рабочем стаже, трудовая книга дополняется вкладышем. Отметку о его наличии фиксируют либо в конце соответствующего раздела, либо на последней странице самого документа. Также в трудовую потребуется внести пометку, состоящую из номера вкладыша. Причем это дополнение будет действительно лишь вместе с основным документом.

Когда свободное место в нужном параграфе трудовой книжки заканчивается, ее дополняют вкладышем, делая при этом пометку в основном документе

Изучая образец правильного заполнения трудовой книжки при приеме на работу, увольнении, пример записи, порядок их внесения и другие важные детали, важно знать, как правильно действовать при потере этого документа работником. Так, сотрудник должен подать специальное заявление о выдаче ему дубликата. На протяжении 15 дней кадровики изготавливают аналог утерянной книжки, просто суммируя предыдущий рабочий стаж. При этом особые пометки (награды и достижения) вписываются полностью в предназначенный для них раздел.

Когда ваш работник совмещает несколько рабочих вакансий на разных предприятиях, бумаги о трудоустройстве всегда находятся по основному месту, где он числится. Там же положено и отметить факт наличия дополнительной должности, которую он занимает в другой фирме.

Заводить трудовую книжку на сотрудника нужно после непрерывного посещения им рабочего места в течение пяти дней

Вообще, после регулярного посещения сотрудником вашей компании на протяжении пяти дней, его положено официально оформить. Правда, иногда случаются прецеденты, когда работник покидает должность сразу по прошествии этого срока, а приказ на его зачисление уже подписан и сделана соответственная запись в трудовой. Как быть в подобных случаях? Опытные кадровые специалисты говорят, что здесь уместно издать приказ, аннулирующий трудовые отношения с конкретным человеком, и зафиксировать эти данные в трудовой книге сотрудника.

Схема действий при увольнении персонала

Теперь рассмотрим некоторые важные аспекты, касающиеся должного оформления разрыва трудовых контрактов. Эти положения прописаны в ст.77 ТК. Кроме того, некоторую факты об этом содержит и ст.127 там же. Закон гласит, что последний день нахождения на своей должности работника и будет датой его увольнения. Если персонал уходит по обоюдному согласию сторон либо по собственному желанию, предусмотрены и другие форматы расчета последнего рабочего дня.

Например, при неиспользованном периоде отпуска, сотрудник подает заявление с просьбой снять его с должности по окончании отпускного периода. Таким образом, фактически он покинет рабочее место немного раньше, чем вы официально зафиксируете такой факт. Само собой, увольнение по причине нарушений сотрудником режима работы компании или закона (все эти ситуации перечислены в ТК РФ) не даст ему права использовать подобную возможность.

Что касается непосредственного отображения информации в документе, запись ведется в установленном порядке, как и при найме. Только в третьей графе потребуется указать, что сотрудник уволен по конкретной статье, предусмотренной действующим законом. После внесения данных, работодателю следует выдать документ нанимателю. Если это невозможно сделать при личной встрече, придется выслать бывшему работнику уведомление и выслать книжку почтой.

Невостребованные трудовые книжки положено сохранять в течение двух лет на предприятии, а затем сдавать их в архив

Наконец, все документы, которые остались у бизнесмена, следует сохранять порядка двух лет. Затем их потребуется поместить в архив. Как видите, даже такой, казалось бы, несложный процесс нуждается в достаточно ответственном подходе и знании основ законодательства страны.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
8 (800) 511-91-49
Это быстро и бесплатно!

vashbiznesplan.ru

Запись в трудовой книжке о приеме на работу: образцы заполнения |

Опубликовал: admin в Бизнес 08.03.2018 324 Просмотров

Обязанность делать записи в трудовой книге относится к полномочиям работодателя или сотрудника отдела кадров, если данный отдел вообще имеется.

При попадании к работодателю и соответствующем заключении трудового договора, работник оставляет у работодателя свою трудовую книжку или же заводит ее впервые и имеет право забрать только по факту увольнения.

Многие работники ошибочно полагают, что во внесении записи в трудовую нет ничего сложного. Казалось бы, что может быть сложного в том, чтобы написать в бланке дату приема на работу и увольнения.

Но на самом деле сотрудник отдела кадров или же работодатель должны знать множество нюансов, которые касаются внесения каждой записи. Сам вид записи будет зависеть от должности работника и от множества других факторов, которые так или иначе влияют на вносимую запись.

Нельзя недооценивать труд работника отдела кадров, поэтому в помощь начинающим кадровикам, а также для общего просвещения работников, в этой статье мы рассматриваем разные ситуация внесения записи в трудовую книгу.

Прием на работу сотрудника занятие очень ответственное. Помимо того, что нового работника необходимо быстро ввести в курс дела, для того что бы он как можно скорее стал выполнять свою трудовую функцию, необходимо также правильно оформить его трудовой документ.

Многие работодатели или сотрудники отдела кадров по неаккуратности или из-за отсутствия опыта не редко делают ошибочные записи при заполнении трудовой. Из-за этого работнику приходится менять не только один бланк трудовой, но и книжку полностью.

Поэтому, в особенности, если это ваш первый опыт, вы должны отнестись к заполнению трудовой книжки как можно более грамотно.

Для того, чтобы заполнить трудовую книжку о приеме на работу, для начала нужно ознакомиться с титульным листом. В этой информации вы должны найти соответствие с паспортными данными работника и только после этого заполнять бланк.

Но в случае, если вы оформляете работнику трудовую по причине того, что это его первое рабочее место, вам будет необходимо самостоятельно заполнить титульный лист. Для этого вы должны написать в приготовленном месте имя, фамилию и отчество работника, а также его дату рождения, информацию об образовании и специализации.

Теперь, когда запись на заглавном листе оставлена, можно переходить к следующим пунктам.

Как правильно сделать запись в трудовую книжку о приеме на работу?

Чтобы правильно внести запись о приеме работника на совсем новую работу вам понадобится два документа. Первый – это трудовой договор работника, а второй документ, это приказ, изданный по организации.

В крайнем левом столбце укажите порядковый номер записи, и если ей предшествовала еще одна – отступить ровно одну строчку.

Далее, вам необходимо написать порядковый номер. В следующем столбце вы оставляете дату, когда была сделана запись.

Теперь вы уже можете написать, на какую именно должность принят работник, а также указать наименование организации, принимающей работника в свои ряды.

Теперь вам необходимо вписать номер приказа, а также дату его издания.

Только после этого вы можете ставить печать организации и просить работодателя оставить свою подпись. Только после этого работник считается официально трудоустроенным и за него начнут немедленно отчислять платежи.

Если говорить о дате приема на работу, то, как правило, официальной считается дата заключения непосредственного трудового договора между конкретным работником и работодателем. Но помимо этого, официальной датой также может считаться день, с которого трудовой договор вступит в силу, например, спустя выходные, начиная с понедельника.

Иногда печать в трудовой книге сопровождается наклейкой в виде голограммы. Как говорят многие кадровики, это дополнительная защита от недобросовестных работников.

В трудовой книжке не указывается такая информация как сумма оклада, размер зарплаты и другая подобная информация.

Но многие работодатели ошибочно заносят эти данные в бланк трудовой книжки, тем самым создавая возможность полной замены трудовой, что весьма невыгодно для работника.

При приеме на работу генерального директора в трудовую также вносится информация о дате и должности такого работника, однако документальным основанием для принятия будет являться не приказ, а решение учредителей компании.

Запись в трудовой книжке о приеме на работу генерального директора ООО — образец.

Если вы принимаете на работу водителя, то не стоит вписывать в трудовую марку автомобиля на которой он будет осуществлять свой труд. Гораздо важнее перед приемом на работу посмотреть результаты пройденной им медицинской комиссии и только после того начинать заполнять трудовую в общем порядке.

Если гражданина принимают на работу временно, данная запись также должна находиться в трудовой книжке. Многие полагают, что это не обязательно, ведь у работы есть свой срок, но, несмотря на это, временная работа должна найти свое отражение в трудовой.

Образец заполнения (оформления) трудовой книжке о приеме на работу временно.

Обязательно ли иметь трудовую книжку при приеме на работу? Часто работодатели принимают работников без трудовой. Для этого необходимо завести сотруднику трудовую, ведь он только начинает свой путь в сфере труда.

Расходы на покупку трудовой книжки ложатся на плечи организации, принявшего работника. Заглавный лист заполняется в соответствии с документами работника. Данные проверяются, вносится запись о принятии на работу и трудовая отправляется в личное дело.

Если трудовой договор является срочным, об этом также должно быть указано в записи о приеме на работу. В строке, где вы должны писать сведения о работе, вы должны указать наименование организации, должность и в конце записи указать, что вы приняты на определенную должность по срочному трудовому договору.

Если на должность вас перевели, это отражает запись в трудовой книге в столбце сведений о работе. Вы должны указать вашу новую должность, организацию в которую вас перевели и сообщить о том, что это перевод. Если же вас перевели внутри организации, то писать ее наименование нет надобности.

Запись в трудовой книжке о приеме на работу в порядке перевода образец.

Совместительство – это способ работы, при котором работник совмещает несколько видов занятости. О том, как именно делать запись в трудовой, поговорим в следующем пункте.

В трудовую книжку, при приеме по совместительству, мы вносим запись следующего характера: она должна содержать порядковый номер, дату приема на работу, а также упоминание о работе по совместительству. Также необходимо наличие вынесенного приказа.

Если вы допустили ошибку в трудовой о приеме на работу, например, неправильно указана дата приема на работу – не стоит отчаиваться. Трудовое законодательство допускает небольшие помарки в записи. Но если у вас есть неверная запись – ни в коем случае нельзя использовать корректор, кисть или стерку. Вам придется восстанавливать трудовую книжку работника на новых бланках, поэтому, как только допустили ошибку – ставьте об этом в известность работодателя и работника.

Если ошибка допущена в дате в одну цифру – ее можно исправить путем зачеркивания и вписывания новой. Если ошибка идет более чем в двух цифрах, трудовую книгу придется менять. Некоторые допускают и такой способ. Ставят следующим порядковым номером запись о том, что предыдущая запись неверна и следом переписывают правильный вариант.

Для того чтобы отменить запись о приеме на работу достаточно написать следующим пунктом о том, что предыдущая запись не является верной.

Образец исправление (аннулирование) записи в трудовой книжке о приеме на работу.

Как правильно заполнить трудовую книжку при приеме на работу к ИП? Если вы устраиваетесь на работу к индивидуальному предпринимателю, вам в первую очередь необходимо поинтересоваться, был ли у него опыт оформления трудовых. Обязательно посмотрите трудовую после заполнения. Заполнение трудовой книги в организации и у ИП отличаться не должно, разве, что названием места работы.

Пример (образец) оформления записи в трудовой книжке при приеме на работу к ИП.

Что делать, если работник не предоставил свою трудовую книгу при приеме на работу?

Если работник не предоставил трудовую по причине того, что еще никогда не получал ее, заведите ему новую, если же просто не может найти или потерял – отправьте его в пенсионный фонд для выдачи дубликата трудовой.

Посмотрите полезное видео, о том как заполнять трудовую книгу:

Как видите, заполнять трудовую совсем не сложно, если основываться на общепринятых правилах и быть внимательными.

mari-a.ru