Что нас ждет если изменят срок хранения документов по личному составу :: Статьи и публикации :: Архивное дело

Что нас ждет если изменят срок хранения документов по личному составу

Законодательная инициатива, исходящая от Росархива посредством Минкульта РФ, о сокращении сроков хранения дел по личному составу с 75 лет до 20 лет, вызывает некоторые сомнения и вот почему:

1. Видов документов по личному составу множество. Любой кадровый работник подтвердит, что объем кадрового делопроизводства велик. Это не только личные дела и лицевые счета, но и приказы о назначении, увольнении и перемещении, наградные дела, трудовые контракты и соглашения, и ряд других документов, с постоянным сроком хранения и сроком в 75 лет, согласно Перечню, 2010.

2. Закон об Архивном деле дает определение документов по личному составу, как архивные документы, отражающие трудовые отношения работника и работодателя, тем самым указывая на объемность этого понятия.

3. Возникает противоречие положений законопроекта о сокращении сроков хранения документов по личному составу и сроков хранения, которые установлены Перечнем, 2010 в отношении документов по личному составу.

Хранение документов по личному составу с 75 летним сроком:

1. Приказы, распоряжения; документы к ним по личному составу о приеме, переводе, перемещении, увольнении

2. Приказы, распоряжения; документы к ним по личному составу об аттестации, повышении квалификации, присвоении званий

3. Приказы, распоряжения; документы к ним по личному составу о поощрении, премировании, награждении

4. Приказы, распоряжения; документы к ним по личному составу об отпусках с тяжелыми условиями труда, об уходе за ребенком, об отпуске без сохранения заработной платы

5. Приказы, распоряжения; документы к ним по личному составу о перемене фамилии

6. Приказы, распоряжения; документы к ним по личному составу о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках; о командировках с вредными и тяжелыми условиями труда.

7. Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел.

8. Личные карточки работников, в том числе временных работников.

9. Выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом.

10. Переписка по вопросам реабилитации (политической, профессиональной, медицинской) работников

11. Документы (заявление работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных

12. Акты приема-передачи личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих при переходе на другую работу.

13. Акты расследования профессиональных заболеваний и отравлений

14. Документы (акты, заключения, справки и др.), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда

15. Документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях

16. Списки лиц, работающих на производстве с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда

17. Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий.

18. Тарификационные ведомости

19. Уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел.

20. Книги, журналы, карточки учета: а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений в) выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним

Документы по личному составу с постоянным сроком хранения:

1. Личные дела Руководителей организации.

2. Коллективные договоры.

3. Документы о служебных проверках государственных гражданских служащих и муниципальных служащих.

4. Протоколы заседания комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских и муниципальных служащих и урегулированию конфликтов.

5. Документы о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению почетных званий, присуждению премий.

6. Документы о награждении иностранными орденами и медалями.

7. Ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным наградам взамен утраченных.

8. Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки (по месту разработки и утверждения – постоянно).

4. В попытке Росархива сократить расходы на хранение документов с 75 до 20 лет есть возможность нарушить права граждан на получение информации частного характера, причем не только об уровне дохода для назначения пенсии. Не понятно почему документы по личному составу привязали только к персонифицированного учету в Пенсионном фонде РФ. По-видимому, законодатель предполагает установить предельный срок в 20 лет для всех видов документов по личному составу.

Вот как законодатель объясняет свою позицию в пояснительной записке к Законопроекту:

Законопроект подготовлен в целях оптимизации и сокращения физических объемов ведомственного архивного хранения документов по личному составу – приказов, личных дел, бухгалтерских лицевых счетов. С целью документационного обеспечения пенсионных прав граждан в соответствии с действующими правилами срок хранения документов составляет 75 лет. На 2009 год только в организациях, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, хранилось более 122 млн. дел по личному составу. При этом на хранение в государственные и муниципальные архивы в 1991- 2009 годах в результате массовых ликвидаций организаций было принято около 33 млн. дел по личному составу.

В соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. No 27-ФЗ “Об индивидуальном персонифицированном учете в системе обязательного пенсионного страхования”, в настоящее время создана и ведется информационная база индивидуального персонифицированного учета, пополняются ее сведения в отношении каждого застрахованного лица в период его трудовой̆ деятельности. Таким образом, созданы все необходимые условия для назначения в будущем трудовой̆ пенсии по старости. Расчет пенсии производится самим Пенсионным фондом Российской̆ Федерации по электронным базам данных и документам его ведомственных архивов. Таким образом, отпадает необходимость хранить документы о заработках граждан на бумажных носителях в других архивах.

Сокращение сроков временного хранения документов по личному составу, созданных после регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в соответствии с Федеральным законом “Об индивидуальном персонифицированном учете в системе обязательного пенсионного страхования”, с 75 лет до 20 лет позволит сократить расходы на их содержание в государственных и муниципальных архивах, в архивах органов государственной̆ власти и местного самоуправления, организациях независимо от формы собственности.

Как видно, речь идет только о документах, подтверждающих заработок, а как же быть с другими документами по личному составу?! Если Росархив смущает дублирование информации об уровне дохода в ПФ РФ в единой системе персонифицированного учета и видит в этом избыточность, тогда уместно говорить только о тех видах документов, которые подтверждают уровень дохода исключительно в рамках трудовых отношений.

archivekeeping.ru

К вопросу о сроках хранения документов по личному составу – Статьи об архивном деле, документообороте, делопроизводстве

Одной из важнейших проблем архивного дела на современном этапе является решение вопросов организации хранения огромного массива документов, который имеет обобщенное название «документы по личному составу».

Этот комплекс образуется и накапливается в течение всей трудовой жизни человека и документы, входящие в него, отражают, практически, все стороны его трудовой деятельности.

Состав видов документов достаточно разнообразен. К ним относятся: комплекс документов непосредственно фиксирующих трудовую деятельность:

• кадровая документация;
• документы, отражающие форму вознаграждения человека за труд – зарплаты, премии, надбавки за те или иные условия труда, т. е. бухгалтерская документация;
• документы, в которых находят отражение образование и повышение квалификации работника;
• документы, фиксирующие случаи производственного и трудового травматизма и удостоверяющие работу в условиях вредного производства, дающие право на льготы, досрочную пенсию, в том числе и за инвалидность, полученную в процессе труда;
• учетные документы – специальные учетные формы, регистрирующие наличие, ведение и движение всех видов документов по личному составу в организации, в том числе и выдачу их в иные организации или непосредственно работнику.

Данный комплекс документов, объединенных одним общим понятием – документы по личному составу, образуется в разных структурных подразделениях (участках работы) организации. Многие виды этих документов относятся к персональным данным человека. И все эти документы содержат информацию, защищающую социальные права человека и работника.

Лишь несколько категорий документов из перечисленных, которые указаны в соответствующих статьях Перечней типовых видов документов (1967, 1989, 2000, 2010 гг.), имеют постоянный срок хранения и входят в состав Архивного фонда РФ.

Уточнение оптимальных сроков хранения для документов по личному составу – одна из наиболее значимых проблем, решение которой имеет первостепенное значение для дальнейшей организации работы и хранения документов по личному составу. Решение по данному вопросу принимают ЭПК органов управления архивным делом субъектов РФ и ЦЭПК при федеральном органе управления архивным делом.

Безусловно, при определении сроков хранения данных видов документов и историки, и архивисты, и источниковеды исходили и исходят из принципа «не навреди», имея в виду как социальную, так и историческую значимость документов по личному составу.

Парадоксальным образом, обеспечение сохранности и длительности сроков хранения документов, отражающих все аспекты жизни, трудовой и общественной деятельности человека отвечало интересам правоохранительных и карательных органов страны. Использование информации, содержащейся в этих документах, с учетом того, что каждый шаг гражданина фиксировался документально, значительно облегчало выполнение ими своих функций.

Думается, что во многом в силу вышеназванных причин и были установлены столь высокие (75 лет) сроки хранения документов по личному составу.

Однако сегодня с полным основанием может быть поставлен вопрос о возможности пересмотра срока хранения документов по личному составу за весь исторический период с точки зрения практической целесообразности.

Анализ показывает, что для подтверждения трудовой деятельности гражданина, получаемого им вознаграждения и иных льгот, необходим лишь небольшой состав документов, которые должны быть представлены в отделение пенсионного фонда отдела социальной защиты. Это, прежде всего, трудовые книжки, копии приказов и распоряжений по личному составу, карточки по форме Т2, лицевые счета, ведомости, документы, подтверждающие особые, вредные условия труда, документы по государственным и ведомственным наградам, дающие право на льготы.

Информация других видов документов по личному составу имеет лишь косвенное применение и может быть использована только как дополнительный источник.

Стоит проанализировать в течение каких сроков возможно реальное использование документов по личному составу основной массы потребителей этой информации.

Несложные расчеты показывают, что трудовая деятельность человека, как правило – 35-45 лет от его общего жизненного цикла. Если даже трудовая деятельность начата с 16 лет, в соответствии с действующим трудовым законодательством, гражданин достигает пенсионного возраста в 60 лет. Следовательно, его трудовая деятельность с учетом всех составляющих (один год за два и т. д.) длится максимум 50 лет. При выходе на пенсию любой гражданин собирает документы, фиксирующие его трудовые отношения во всех организациях, где он работал, с учетом требований пенсионного и социального законодательства РФ. Практика показывает, что после оформления пенсий, последующие обращения к этим документам крайне редки.

Уже сейчас выходят на пенсию граждане, начавшие свою трудовую деятельность в конце 60-х годов ХХ века. То есть, уже в течение 35-45 лет создаются их документы по личному составу (здесь необходимо также учесть десятилетнюю разницу в возрасте мужчин и женщин. Даже, прибавив для перестраховки еще 5 лет, выходим на пятидесятилетний срок хранения этих документов. Но ведь в действующих нормативных актах установлен срок хранения 75 лет с момента ухода с последнего места работы, т. е. фактически получается, что гражданин ушел с места работы в 1980 году в возрасте 50 лет, однако его документы по личному составу должны будут храниться в организации до 2055 года!

На сколько это реально и целесообразно, а главное выполнимо. На наш взгляд эти запредельные сроки хранения уже являются излишним отягощением для всех юридических лиц – хранителей документов по личному составу.

Таким образом, можно сделать предварительный вывод о том, что для подтверждения социальных прав граждан вполне

достаточен срок хранения документов по личному составу не более 50 лет. Вопросы изучения историко-культурного и источниковедческого значения этих документов требует отдельного анализа и рассмотрения. Однако, по нашему мнению, к ним может быть отнесена лишь небольшая группа документов по личному составу и, прежде всего личные дела и частично карточки по форме Т2.

Вместе с тем, имея в виду общую сложность проблемы, ее важный социальный аспект, можно подходить к ее решению поэтапно, в частности, рассмотрев возможности снижения сроков хранения для отдельных категорий документов по личному составу, имеющих косвенное и справочное значение, информация которых непосредственно не влияет на решение правовых вопросов пенсионного обеспечения граждан и иных льгот.

Безусловно, все предлагаемые решения о возможности изменения сроков хранения документов по личному составу должны быть в обязательном порядке согласованы с соответствующими государственными и федеральными органами исполнительной власти, Пенсионным фондом РФ, научной общественностью, в результате чего должны быть выработаны единые подходы к решению этой сложной проблемы. 

                                                                                                                                

Альбрехт Б. В.

специалист по архивоведению и
делопроизводству

naar.ru

Хранение кадровых документов в организации

ОРГАНИЗАЦИЯ ТЕКУЩЕГО ХРАНЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Кадровые документы обладают высокой социальной значимостью, так как служат документальным подтверждением трудового стажа работника, а также прав работника на социальное обеспечение, например по старости и инвалидности. В связи с этим большинство кадровых документов имеют длительный или постоянный срок хранения и используются в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов

О том, как осуществляется организация текущего хранения кадровых документов в организации, читайте в представленном материале.

Главной задачей хранения кадровой документации в организации является ограничение несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и эффективный поиск необходимой информации.

Правовое регулирование порядка и сроков хранения кадровых документов осуществляется на основе Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558.

Под текущим хранением понимается хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив. Текущее хранение дел осуществляется по месту их формирования. Текущее хранение также делится на:

— хранение документов в процессе их исполнения;

— хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения находятся у исполнителя, который хранит их в специальных папках. На данных папках содержатся надписи “На подпись”, “Срочно” и другие, а также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел.

Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровых службах организаций все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу: о приеме на работу, поощрениях, взысканиях, увольнении и так далее — дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников.

Рассмотрим порядок организации текущего хранения личных дел:

— личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;

— обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;

— текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение;

— личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке.

Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета и других осуществляется, как правило, в помещениях кадровых служб организаций, которые должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися. Копии номенклатуры дел, размещенные на шкафах, а на корешках обложек дел — номера дел в соответствии с номенклатурой облегчат поиск документов.

В сейфе руководителя отдела кадров должны храниться трудовые книжки работников, печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов.

Работникам кадровой службы не рекомендуется при любой продолжительности выхода из помещения оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, а также работающий компьютер. В конце рабочего дня работники кадровой службы должны поместить все массивы документов, находящихся в процессе их исполнения, в металлический шкаф, закрыть его и опечатать. Ключи от шкафов сдаются руководителю отдела кадров под роспись в соответствующем журнале.

Черновики и редакции документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются, для этого может применяться специальная бумагорезальная машина. Компьютеры в конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети.

Технология хранения и учета кадровой документации предполагает обязательную роспись работников, подтверждающую получение на руки копий и выписок из них.

Для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения их использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организациях создается архив.

В архивный фонд организации попадает лишь часть документов, он не включает в себя документы с кратким сроком хранения (до 10 лет включительно). Архивный фонд организации состоит из документов долговременного хранения (свыше 10 лет) и постоянного хранения, включая документы по личному составу, которые имеют экономическое, социальное, политическое, культурное, историческое и иное значение. Передача дел в архив осуществляется по графику, утвержденному руководителем организации или работодателем. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными Решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., организация должна обеспечить архив специально оборудованным помещением и кадрами.

Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Для этого в помещении архива устанавливают металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и тому подобное.

Изъятие документов из дела с постоянным сроком хранения допускается в исключительных случаях и производится на основании распорядительного документа руководителя организации с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

В целях обеспечения сохранности документов по личному составу увольняемых работников в результате реорганизации или ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан учредителям вновь образующихся коммерческих и некоммерческих организаций можно рекомендовать включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также по своевременной передаче их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица.

Порядок и сроки хранения трудовых книжек регулируются Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 “О трудовых книжках”. Так, бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано по окончании каждого месяца представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.

Ответственность за организацию работы по хранению кадровых документов, первичных учетных документов несет работодатель. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Сроки хранения документов, приведенные в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Все документы по личному составу должны обязательно сдаваться в архив организации.

Таким образом, действия коммерческой организации, не являющейся государственным или муниципальным унитарным предприятием, по обеспечению хранения документов, в том числе кадровых документов, являются следующими:

— проверка требований нормативных правовых актов, установивших сроки хранения конкретных видов документов;

— хранение документов;

— для организаций — источников комплектования — по истечении сроков хранения проведение совместно с уполномоченным органом государственной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, Госархивом экспертизы ценности ряда документов на предмет включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

— хранение документов Архивного фонда Российской Федерации либо передача их на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей либо в организацию Российской академии наук;

— для организаций, которые не являются источниками комплектования, по истечении временных сроков хранения архивные документы подлежат экспертизе и могут быть уничтожены либо храниться в архиве организации.

Читайте также:

О поощрении работника О назначении премии (премировании) Об установлении надбавок и доплат к основной окладной части О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы О предоставлении отпуска по уходу за ребенком Об изменении фамилии/имени О присвоении чина (муниципальным и государственным служащим) О повышении разряда работника О расследовании несчастных случаев с работниками О направлении в командировки без выезда в другие страны (от месяца и более) О направлении в командировки в другие страны О прохождении практики студентами (при наличии официальных выплат) О предоставлении очередного отпуска 5 лет О предоставлении больничного О прохождении практики студентами (без выплат) О направлении в командировку без выезда в другие страны (сроком до 1 месяца) О взыскании Как видно из таблицы, срок хранения приказов о приеме на работу, как и об увольнении, составляет 75 лет.

Приказы по личному составу: сроки хранения

• приказы об отпусках;
• распоряже

ivanklimov.ru

Сроки хранения документов

Завалились бумагами? Ищете, где их хранить? Может, пора уже пересмотреть их и безбоязненно уничтожить те, которые можно? А какие можно?

Из статьи вы узнаете:

Сроки хранения 

Все документы также можно будет разделить на три категории: временного, долговременного и постоянного сроков хранения. К категории временного хранения относятся документы, срок сохранности которых не превышает десяти лет. Долговременная документация должна храниться в организации от 10 (включительно) и более лет (например, 75 лет). Соответственно, бумаги с постоянным сроком не имеют ограничений по длительности их хранения (а после ликвидации организации их следует сдавать на хранение в государственный или муниципальный архив).

Сроки хранения документов в организации мы обнаружим в нормативных актах, например, в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, а сроки хранения архивных документов – в Федеральном законе от 02.03.2016 № 43-ФЗ.

Причем, сроки устанавливаются для всех видов документов: они не зависят от того, в какой форме был создан документ: бумажной или электронной. Возможность и длительность использования документов определяется значимостью имеющейся в них информации. Для документации, отобранной для временного сохранения, важно установить, в течение какого времени она может понадобиться. Именно поэтому определение сроков хранения отдельных документов является одной из самых важных задач экспертизы ценности документов, которая проводится в соответствии с Методическими рекомендациями.

Так, для документов по личному составу, которые созданы до 2003 года, предусмотрены следующие сроки хранения в соответствии с Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ:

в госорганах, органах местного самоуправления и организациях, которые передают документы в гос. и муниципальные архивы – 75 лет со дня создания;

в архивах, куда поступают документы от ликвидированных госорганов, органов местного самоуправления – с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания;

в иных организациях – 75 лет со дня создания (не менее).

Для созданных после 2003 года установлен срок хранения в 50 лет.

Читайте по теме в электронном журнале

Порядок сдачи в архив

Документы в архив должны передаваться ежегодно по итогам экспертизы ценности. Они должны быть оформлены в дела в соответствии с их сроками хранения и наименованием. Следует учитывать, что в архив помещаются деловые бумаги, дела по которым уже завершены. В противном случае документы должны оставаться на текущем хранении до следующего года.

Кроме того, следует помнить, что важно не только сохранить бумаги, но и обеспечить их ценность – читаемость и использование в будущем. Мало просто свалить их в кучу, не заботясь о их состоянии. Архивы предъявляют множество требований при передаче им документов, а также оказывают услуги по подготовке к передаче в рамках отдельного договора услуг.

Более подробно о процессе передачи в архив документов читайте тут

Читайте также:

Порядок хранения

Процессы хранения документов различаются в зависимости от того, текущее это хранение или архивное. Текущее подразумевает, что они используются в работе, находятся «под рукой» и это вовсе не означает, что их не надо хранить. Обязательно надо, тем более, что многие из них могут составлять коммерческую или иную тайну. А за несоблюдение порядка обращения (в частности, хранения) документов предусмотрена ответственность (как дисциплинарная, так и иная).

Текущее сохранение осуществляется по правилам, устанавливаемым организацией самостоятельно. Для этого ведется и утверждается номенклатура дел. Сроки хранения документов в делопроизводстве определяются на основании вышеуказанных нормативных актов, а также внутренних документов (которые не должны противоречить нормативным, разумеется).

Справка

Архивный порядок имеет другую цель и иные условия. Архивная деятельность осуществляется на основании:

1. Федерального закона 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; – «Основных правил работы архивов организации», одобренных  решением Росархива от 06.02.2002;
    
2. Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Подробнее о порядке хранения читайте здесь

Документы длительного срока хранения теоретически можно хранить и на предприятии. Сроки хранения архивных документов в организации точно такие же, как и при хранении в специализированных архивах.

Что касается, например, документов по личному составу (кадровых), то здесь работодатель обязан обеспечить хранение документов. Поэтому следует позаботиться об ограничении доступа третьих лиц (запирающиеся шкафы, сейфы, помещения с ограниченным доступом, закрепление в локальных актах функционала об ответственности за сохранность и т.д.). Понятно, что для удобства и порядка необходимо сгруппировать документы по видам, по срокам их изготовления или по иным удобным организации критериям. Нормативно здесь правила группирования не установлены.

Порядок сохранности бухгалтерских документов в организации устанавливается в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105. При этом разница в сроках хранения таких документов объясняется различиями в степени важности, необходимости для исчисления и уплаты налогов, осуществления бухгалтерского учета. Те первичные документы, в соответствии с которыми исчисляются и отчисляются налоги и страховые взносы, согласно НК РФ, должны сохраняться на предприятии не менее четырех лет. К таким документам относятся те, которыми подтверждается  получение доходов, произведенные предприятием расходы и выплаты в бюджет по налогам. В то же время, согласно закону о бухучете, порядок сохранности документов бухгалтерского учета, предполагает пятилетний минимальный срок их хранения и соответствие правилам  организации государственного архивного дела. Подробности здесь

Ликвидируемые организации обязаны передать на сохранность в специализированный архив документацию, которая подлежит длительному или постоянному хранению. Для этого заключается договор, регулирующийся нормами ГК РФ об оказании услуг.

Обратите внимание, что для акционерных обществ законом установлены особые требования, касающиеся сроков и порядка хранения деловых бумаг. 16.07.2003 г. было принято специальное постановление ФКЦБ №03-33/пс, регламентирующее порядок хранения документов акционерных обществ. Дело в том, что предприятия данной формы собственности используют в своей деятельности ценные бумаги. К ним законодательством предъявляются особые требования к условиям и срокам хранения.

Читайте также:

www.sekretariat.ru

Срок хранения документов по личному составу. | Вопросы подписчиков

Каков срок хранения документов, являющихся основанием для подготовки приказов по личному составу (заявлений, справок, служебных запсиок и т.п.)?В п.19 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558указно, что “приказы по личному составу, документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним храняться 75 лет”.Правильно ли я понимаю что данняя норма устанавливает равный срок хранения для приказов по лчиному составу и для документов-оснований к ним: заявлений о приеме, увольнении,переводе и т.п.?

Ответ на вопрос:

Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности. Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.

Все разновидности документов по кадровому обеспечению, а также сроки их хранения приведены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

При этом, статья 665 указанного перечня содержит следующий вид документа “Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел ” со сроком хранения 5 лет. Следовательно, можно сделать вывод, что, по сути, в данной папке вполне возможно хранить докладные и служебные записки, которые служат основанием для документального оформления приказов.

В свою очередь, в соответствии со статьей 656 указанного перечня “Личные дела работников” хранятся 75 лет. Следовательно, можно сделать вывод, что если докладные, объяснительные записки, протоколы по премированию и заявления сотрудников хранятся непосредственно в личном деле работника, то хранить данные документы необходимо также как и само личное дело, т.е. 75 лет.

Таким образом, по нашему мнению, докладные, объяснительные записки, протоколы по премированию и заявления сотрудников можно хранить как в папке “Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел ” со сроком хранения 5 лет, так и непосредственно в Личном деле каждого сотрудника со сроком хранения 75 лет.

Что касается п. 19 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, то по нашему мнению данный пункт не относит перечисленные документы к основаниям для документального оформления приказов.

---

Вам будет полезно узнать о Приказах по личному составу в материале по ссылке.

---

Подробности в материалах Системы:

Документы обязательные для хранения

Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.

Сроки хранения документов

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях. Их нужно хранить только пять лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.

Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

---

Эксперт делится важной информацией о Сроке хранения приказов на командировку в материале по ссылке.

---

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

Условия хранения документов

Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы). Рекомендации к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., и Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19. Коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно (абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., п. 1.1 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19).

Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации. Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители (по мере устаревания прежних носителей). Об этом говорится в пункте 4.4.2.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

С целью обеспечения эффективного хранения документов (как в бумажном, так и в электронном виде) организация может создать свой собственный архив (п. 1.1.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Документы с истекшим сроком хранения можно уничтожить (п. 2.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

<…>

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

1. Ответ:Как хранить документы в кадровой службе
2. Нормативно-правовая база: Приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

II. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документа*	Примечания
* Срок хранения “постоянно” (далее – Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет. Срок хранения “до минования надобности” не может быть менее одного года.Отметка “ЭПК” (“ЦЭК”, “ЭК”) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения “постоянно”.
1	2	3	4
665	Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел	5 л.

14.11.2014г.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Вартанова,

эксперт кадровой справочной системы «Система Кадры»

www.kdelo.ru

Сколько времени должны храниться документы по личному составу

“Кадровик. Кадровое делопроизводство”, 2008, N 11

Вопрос: Сколько времени должны храниться документы по личному составу? И что с ними делать по окончании срока хранения?

Ответ: Отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”. В соответствии с архивным законодательством документы по личному составу хранятся 75 лет. По истечении срока хранения эти документы могут быть уничтожены, но вся процедура уничтожения должна быть соответствующим образом организована и документально оформлена.

Если ответить укрупненно, то должна быть произведена экспертиза ценности документов по личному составу, отбор, опись, составление акта и уже потом непосредственно передача документов на уничтожение.

Экспертиза ценности документов представляет собой изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ. При проведении экспертизы ценности документов осуществляют:

– отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;

– отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой “до минования надобности”, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

– выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Для осуществления экспертизы в организации приказом создается постоянно действующая экспертная комиссия. В N 7 журнала “Кадровик. Кадровое делопроизводство” было опубликовано примерное Положение об экспертной комиссии. В ее состав целесообразно включить наиболее опытных специалистов, хорошо знающих состав и содержание образующихся в организации документов, а также значение и ценность заключенной в них информации. Обязательно в состав комиссии должен быть включен руководитель отдела ДОУ и архива (или лицо, ответственное за архив организации). Председателем комиссии может быть назначен (чаще всего так и происходит на практике) заместитель руководителя организации, который курирует вопросы делопроизводства и архива.

Совместно с архивным органом организации экспертная комиссия:

– определяет порядок отбора документов на хранение и уничтожение;

– организует экспертизу ценности документов;

– осуществляет контроль за ее проведением, уделяя основное внимание документам, подлежащим передаче в государственные архивы.

По документам, отобранным экспертной комиссией на хранение, должна быть составлена опись. Остальные документы, если они не подлежат передаче в государственные архивы или если в них отпала практическая надобность и по ним истекли сроки хранения, могут быть уничтожены подразделением организации, отвечающим за ведение архива, после утверждения описей. О факте уничтожения документов должен быть составлен соответствующий акт, подписанный руководителем организации.

Если орган исполнительной власти указал на необходимость согласования перечня документов, подлежащих уничтожению, с вышестоящей организацией, то акты на уничтожение этих документов направляются для рассмотрения в эту организацию.

Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы в установленном порядке передаются на уничтожение, например, организациям, занимающимся заготовкой вторичного сырья, с целью переработки на бумажных фабриках. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными.

Нарушение установленных сроков хранения кадровых документов является незаконным и влечет за собой ответственность в установленном Законом порядке.

Е.Галкина

К. э. н.,

доцент

кафедры управления персоналом

ГУУ

Подписано в печать

12.10.2008

сроки хранения документов по личному составу

hr-portal.ru

Документы явившиеся основанием к приказам по личному составу срок хранения

Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством, а не с даты создания (п. 2 ст. 21.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, об отпуске без сохранения зарплаты и другие приказы по личному составу, а также заявления сотрудников, если они хранятся в их личных делах, в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они закончены делопроизводством до 1 января 2003 года. Если указанные документы закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.

Документы-основания к приказам по личному составу

С учетом того что лишь некоторые компании способны работать долгое время после открытия, можно сказать, что бумаги долговременного хранения должны не уничтожаться на постоянной основе. Почему? Дело в том, что кадровые приказы подобной категории хранятся 75 лет. И только по истечении данного срока можно заняться уничтожением.

Лишь некоторым корпорациям удается проработать более указанного срока. Коротко ли? А какие установлены сроки хранения кадровых документов, относящихся к категории кратковременных? Подобная документация еще может пройти этап уничтожения без закрытия или ликвидации организации. Кратковременные документы обычно хранятся 5 лет. В некоторых случаях (если это прописано в уставе) — 10.

Но не более того. Об учете и хранении Сколько хранятся те или иные приказы по личному составу? Ответить на этот вопрос не составит труда.

Срок хранения оснований к приказам по личному составу 2018

Все документы по личному составу в обязательном порядке проходят регистрацию. Если этого не сделать, можно не хранить ту или иную бумагу. Нет регистрации — нет документа. Что подразумевается под данным процессом? Регистрация приказов по личному составу — это перенос реквизитов, написанных на документах, в специализированные документационные формы с последующим присвоением номера и проставлением даты утверждения бумаги в качестве учтенной.
То есть и при бумажной интерпретации, и при электронной необходимо присвоить каждому приказу цифровое обозначение. А также записать его в том или ином виде. Это обязательный пункт. Записываются данные в журналах учета приказов по личному составу.

Также занесение имеет место в электронные базы данных и архивы. Только так можно в полной мере осуществить учет и хранение документов. В компаниях предусматривается свободный выбор формы сохранения документации.

Приказы по личному составу: сроки хранения

Расчет пенсии производится самим Пенсионным фондом РФ по электронным базам данных и документам его ведомственных архивов. Информационная база индивидуального персонифицированного учета, заработала в полном объеме в 2003 г. По мнению Правительства РФ, сокращение сроков временного хранения документов по личному составу с 75 до 20 лет позволит сократить расходы на их содержание в государственных и муниципальных архивах, в архивах органов государственной власти и местного самоуправления, организациях независимо от формы собственности.
Кроме того, в данных архивах появятся дополнительные площади для приема документов постоянного срока хранения. При обсуждении законопроекта «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» в первых чтениях для документов, созданных после 2003 г., предлагалось установить срок хранения 20 лет.

Сроки хранения документов по личному составу: что изменилось?

Важно

Уже внутри каждой папки рекомендуется вести систематизацию по номерам приказов, а также по заглавной букве.Окончание учета Как быть после того, как истечет срок хранения того или иного документа в архивах? Специальная служба в компании производит проверку бумаг. Затем систематизирует их и выделяет определенные приказы для уничтожения. Обычно документы либо сжигаются, либо пропускаются через шредер.

Внимание

В любом случае, просто выбрасывать приказы нельзя. Следует именно уничтожить их. Чтобы отнести документы к тому или иному типу, привлекается специальная комиссия. Она оценивает важность приказов, присваивает им срок хранения.

И только потом уже происходит помещение их в архивы в той или иной форме.

Читайте также

• Кадровые документы организации.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Они включаются в опись дел по личному составу. На остальные приказы после истечения сроков их хранения можно составить по установленной форме акт об уничтожении документов (образец по ссылке приведен). Документы в организации, как правило, уничтожаются централизованно, поэтому их включают в сводный акт с другими документами всех подразделений организации. Содержание:

• Приказы по личному составу: срок хранения
• Приказы по личному составу: сроки хранения
• Срок хранения оснований к приказам
• Срок хранения приказов на отпуск

Приказы по личному составу: срок хранения Непосредственно к кадровой службе относятся следующие: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4.
Ниже рассмотрим таблицу с приведением примерного перечня кадровых документов.

Срок хранения приказов на отпуск

Но через короткий промежуток времени такие документы будут уничтожаться. Что можно отнести к данной категории? Документами кратковременного хранения называют приказы, которые оперативно регулируют выполнение сотрудником той или иной трудовой деятельности. То есть это не такие серьезные документы, как бумаги об увольнении или договор о приеме на работу.

Если конкретнее, то можно выделить:

1. Приказы о предоставлении отпуска.
2. Направления в недолгие командировки.
3. Документы, указывающие на разнообразные дисциплинарные взыскания.
4. Приказы о направлении кадров на обучение или курсы повышения квалификации.

Но это еще не все. Правила хранения изучаемых документов имеют множество особенностей и нюансов. Помимо уже рассмотренных вариантов, можно выделить временное хранение и постоянное.

Встречаются данные случаи не слишком часто.

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Также целесообразно обозначать дела индексом и буквенным обозначением. Как правило буква ставится через дефис от самого индекса дела. Так, дела с 75-летним сроком можно обозначить одной буквой, а 5-летние – другой.

Инфо

Подобная мера позволит в дальнейшем быстро и точно определить, какие документы входят в состав данного дела. Также следует упомянуть и о том, что каждый приказ по личному составу имеет обоснование, на основе которого он составляется. К примеру, для составления приказа об отпуске служит соответствующее заявление, для приказа о переводе на новую должность также должно присутствовать соответствующее заявление от работника и т.д.

Однако в случае сдачи приказов на хранение в архив их комплектование в дела осуществляется без сопутствующих документов. Как правило все обоснования хранятся отдельно, так как имеют отдельный срок хранения.
Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе приказа Росархива от 19 января 1995 года № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия». При установлении сроков в графе 4 номенклатуры дел ставится отметка:

• по данным протокола (ЭК), если таковой не имеется — приказ руководителя организации;
• «до минования надобности» или «до замены новыми», т.е. срок хранения устанавливается организацией самостоятельно (не менее 1 года).

Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению. ВАЖНО! Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо.
Временно и постоянно Временные документы — это любые приказы и распоряжения, которые не играют существенной роли для трудовой деятельности. Обычно они важны на определенный момент. И после того как в них отпадает надобность, уничтожаются. Также есть приказы постоянного хранения. Чаще всего из бумаг по личному составу можно выделить только личные дела руководителей и прочих должностных лиц, прописанных в уставе корпорации. Учет и хранение подобной документации осуществляется на постоянной основе. И уничтожается она только после закрытия компании. Долгие сроки Каковы сроки хранения приказов по личному составу? Уже было сказано, что многое зависит от того, о каких конкретно бумагах идет речь. Есть документация долговременного хранения. Она должна быть систематизирована и учтена по установленным правилам. И хранятся подобные документы длительное время.

alishavalenko.ru