Содержание

Восстановление кадрового учета (порядок проверки если учет не вели)

Иногда в мелких компаниях кадровый учет может вестись не должным образом. Это может быть связано, например, с отсутствием в штате кадрового специалиста. В этом случае в определенный момент может потребоваться восстановление кадрового учета. Как это сделать подробно рассмотрим в статье.

Восстановление кадрового учета

Необходимость в восстановлении кадрового учета возникает, как правило, в мелких компаниях, которые изначально не придавали данному вопросу должного внимания. Однако, с ростом компании требуется приведение всех документов в порядок, включая и кадровую документацию.

Первое, что потребуется сделать это определить перечень документов (из тех, которые обязаны быть в организации в отделе кадров) в компании есть, а каких нет. В данный перечень входят документы, которые:

  • должны быть в каровой работе обязательно;
  • при определенных обстоятельствах должны быть обязательно;
  • являются необязательными.

Нужно будет составить список документов, которых в организации нет и которые потребуется вновь разработать для восстановления учета.

Верни от государства свои деньги!
Уменьшение НДФЛ и получение налогового вычета!
Простое заполнение налоговой декларации 3-НДФЛ за 3 минуты
Перейдите в онлайн сервис, который является партнером нашего сайта ↓

100% получить налоговый вычет

Определение ответственных лиц

Далее потребуется определить ответственных за документы лиц. Для восстановления кадрового учета потребуется определить, кто в организации и каким образом отвечает за документы.Отдельно следует определить кто является ответственным за ведение, хранение и учет трудовых книжек. Этому сотруднику потребуется вносить в книжки все необходимые записи, которые не были внесены своевременно, а при необходимости и исправления. На данного сотрудника в компании должен быть издан приказ, которым назначена ответственность за ведение, хранение и выдачу трудовых.

Также потребуется определиться с тем, кто будет участвовать в составлении документов, процессе их утверждения, а также кто вправе подписывать документы.

Проверка локальных нормативных актов компании

Для восстановления в компании кадрового учета проверить потребуется следующие локальные акты:

  1. Штатное расписание. Если при проверке выяснится, что штатного расписания в компании нет, то его потребуется составить и утвердить. Если расписание в компании есть, но оно устарело, то потребуется составить новое. При его составлении нельзя допускать нарушения, так как последующие кадровые документы, как правило, составляются в соответствии со штаткой.
  2. Правила внутреннего трудового распорядка (Правила). Далее следует проверить не только Правила, но и имеющиеся в компании иные локальные акты. При проверке выясняется соответствует ли их содержание законодательству, учредительным документам, коллективному договору (другим документам), а также действительности. Все несоответствия нормам сообщаются руководству, после чего вносят изменения.

Проверка правильности принятия на работу сотрудников

Первым делом следует проверить правильно ли оформлен руководитель компании. Если он вовсе не оформлен, то это необходимо сделать, так как он является первым работником компании. Из оформляемых документов должно быть понятно с какой даты директор трудится в компании.

После этого проводится проверка оформления работников. До непосредственного подписания трудовых соглашений работники должны быть ознакомлены с локальными документами компании. Если это в компании не проводилось, то необходимо под подпись ознакомить работников.

Затем проводится проверка трудовых договоров. При проверке следует учитывать следующее:

  • трудовой договор должен быть заключен абсолютно с каждым работником;
  • условия трудового соглашения должны соответствовать действующему законодательству;
  • условия трудового договора должны соответствовать реальности.

Для удобства лучше разработать бланк трудового договора и согласовать его с руководителем. После этого с каждым из работников следует заключить трудовой договор, если раньше их не было.

Важно! При заключении трудового договора следует указывать настоящую дату, а не прошлую, так как оформление отношений происходит в реальном времени.

Трудовые договора также следует проверить на соответствие законодательству. Иногда в договорах не указываются некоторые обязательные условия, которые должны в них быть согласно 57 статье ТК РФ. Также проверить необходимо соответствуют ли условия договора локальным актам компании и реальности. Например, размер зарплаты работника и даты выплаты зарплаты. Если нарушения договорах выявлены, то потребуется их устранить, например, путем составления допсоглашений.

Проверка приказов о приеме на работу

Форму приказа, которым работника принимают на работу работодатель может утвердить самостоятельно. При этом за основу можно взять формы Т-1 и Т-1а. Издан приказ должен быть на каждого работника. Его содержание должно соответствовать условия трудового соглашения. С приказом работник должен быть ознакомлен под подпись. Также необходимо проверить заведены ли по каждому работнику личные карточки и правильно ли они заполнены.

Проверка трудовых книжек

При проверке трудовых потребуется выяснить:

  • на каждого ли сотрудника есть трудовая книжка;
  • правильность заполнения трудовой;
  • ведется ли Книга учета движения трудовых книжек.

При необходимости работникам заводятся трудовые книжки, вносятся записи и устраняются неверные записи.

Проверка правильности оформления совмещений, перемещений и отстранений

При оформлении совмещения работодатели могут допустить следующие ошибки:

  • отсутствие документально оформление;
  • поручение дополнительной работы без согласия работника;
  • оформление совместительства вместо совмещения;
  • иные ошибки.

После проверки на наличие ошибок, их потребуется устранить.

При оформлении переводов возможны следующие ошибки:

  • нет письменного согласия работника;
  • отсутствует приказ о переводе;
  • приказ есть, но работник с ним не ознакомлен;
  • нет записи в трудовой книжке.

Если при проверке ошибки были обнаружены, то их потребуется устранить.

Если при проверке трудовых соглашений будут выявлены перемещения сотрудников, то потребуется проверить указано ли подразделение, к которое работник принят. Также следует иметь ввиду, что при перемещении любые условия трудового договора остаются без изменения, если же они имеются, то это уже перевод и от работника потребуется получить согласие.

Каждый вид увольнения имеет определенный порядок увольнения. При проверке следует выяснить по каждому увольнению наличие всех документов, например, приказ об увольнении. Однако, даже если его нет, задним числом составить его уже не получится, но о нарушениях нужно будет сообщить руководителю. По увольнениям также проверяется выдача трудовых книжек и расчет. Если при проверке обнаружатся трудовые уже уволенных сотрудников, то потребуется составить этим сотрудникам уведомление о необходимости явиться за трудовой. Эти уведомления направляются работникам по почте (Читайте также статью ⇒ Список обязательных кадровых документов на предприятии).

Важно! Если расчет при увольнении с работником произведен не в полном объеме, то таких работников потребуется вызвать для расчета.

Проверка документов, устанавливающих рабочее время

Для проверки потребуется собрать документы, устанавливающие и регулирующие рабочее время. К ним относят: коллективные и трудовые договора, допсоглашения, график работы, правила трудового распорядка и иные документы. В этих документах частыми являются следующие ошибки:

  • противоречия между документами;
  • ни одним документом не определен режим рабочего времени;
  • документы, которыми установлено рабочее время составлены неправильно.

Важно! Проверить также потребует наличие табеля учета рабочего времени. Если нет, то его следует завести. Если он есть, то проверка рабочего времени проводится по каждому сотруднику.

Если в компании было введено неполное рабочее время, то следует проверить правильность оформления соответствующих документов, а также наличие оснований для этого. Проверяется также правильность привлечения работников к ночной и сверхурочной работе, работе в выходные и праздничные дни. Имеются ли согласия работников и оформлялись ли соответствующие приказы.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓
Юридическая Консультация бесплатная
Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик

Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

online-buhuchet.ru

Восстановление кадрового учета пошаговая инструкция

Восстановление кадрового учета пошаговая инструкция

По результатам анализа кадрового делопроизводства в компании стало очевидно, что кадровый учет и документооборот нуждаются в восстановлении. В статье приводится опыт формирования системы кадрового учета и делопроизводства в рекрутинговой компании ООО «Сто регионов».

Эффективный персонал — главное конкурентное преимущество любой компании. Строительство, финансы, вопросы материально-технической базы и сбыт, безусловно, важны, но именно люди, грамотные профессионалы обеспечивают беспроблемную работу организации по всем направлениям. Как организовать отбор претендентов на вакансии предприятия, чтобы остановиться на действительно лучших?

Восстановление кадрового учета — пошаговая инструкция

  • сотрудник в письменном виде уведомляется об отсутствии заключенного с ним при трудоустройстве ТД и необходимости его составить;
  • текущей датой составляется ТД с указанием реальной даты трудоустройства подчиненного и актуального оклада, и визируется действующим руководством. К нему прикладывается уведомление штатной единицы, объясняющее расхождение в датах.

Что касается внутренних перемещений (в пределах одного субъекта), то согласия работника на них не требуется в том случае, если они не влияют на определенные сторонами трудовых отношений условия трудового договора (ст. 72.1 ТК). Если же в ТД отмечено наименование подразделения, перемещение в другой отдел требует получения согласия.

Кадровый учет с нуля пошагово

Итак, форма Т-3. Утверждается она для удобства, как правило, на календарный год. Но, если компания зарегистрирована в середине года, то возможно составление штатного расписания по конец текущего или по конец следующего. Если планы развития ЮЛ четко определены, то целесообразнее заполнить “штатку” сразу на перспективу. Тогда как для остальных эффективнее будет прописать в форме Т-3 только необходимые на первое время позиции.

Все же основная масса компаний — это ООО. В деятельности ООО предусмотрена большая свобода действий, нежели для муниципальных или бюджетных учреждений. Госорганизации более формализованы и большинство решений спускаются из министерств (к примеру, штатное для районных администраций).

Восстановление кадрового учета пошаговая инструкция

В частности, нужно выяснить, кто отвечает за ведение, хранение, учёт трудовых книжек. Ведь именно этот человек будет вносить в трудовые книжки недостающие записи и исправления. В компании должен быть приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Если в связи с доверением Вам кадровой работы, таким ответственным нужно назначить Вас, то позаботьтесь об издании такого приказа на Вас. Бланки и образцы нужных Вам приказов можно взять в «Пакете Кадровика» в разделе «Образцы документов» или на нашем сайте в разделах «Кадровые приказы» или «Приказы по основной деятельности».

В-3. Проверьте, вручен ли каждому работнику один экземпляр его трудового договора. Согласно ст. 67 ТК РФ получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Поэтому, если обнаружите, что работникам не вручены их экземпляры трудовых договоров, то вручите их работникам под подпись.

Восстановление кадрового делопроизводства с нуля: пошаговая инструкция

Некоторые кадровики сталкиваются с ситуацией, когда необходимо проводить восстановление кадрового делопроизводства с нуля. После того, как стало ясно, что в организации не хватает некоторых документов, необходимо выполнять все по четкому алгоритму. Какому – разберем в статье.

  • как провести восстановление кадрового делопроизводства с нуля;
  • как восстановить локальные нормативные акты;
  • что необходимо делать с трудовыми книжками сотрудников при восстановлении кадрового делопроизводства с нуля.

Восстановление кадрового учета 2018: пошаговая инструкция

Ошибки при ведении трудовых книжек, отсутствие книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, ненадлежащее ее ведение чревато штрафами при проверке Гострудинспекции. Прочитайте: ГИТ наказывает за неправильную пломбу на книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

  • ото всех ли работников, работающих по основной работе, приняты трудовые книжки,
  • заведены ли трудовые книжки работникам, принятым на работу впервые,
  • правильно ли оформлены трудовые книжки, правильно ли внесены записи в трудовые книжки
  • заполнены ли соответствующие графы в Книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Восстановление кадрового учета

В любом случае, предстоит проделать масштабный объем работ, который, волей-неволей, придется возложить на профессионалов. Сотрудники компании «АИВ» неоднократно показывали себя в деле, поэтому имеют положительную репутацию, которой бесконечно дорожат. Для нас нет различий между клиентами — помощь, которую оказывает наша организация, всегда имеет одинаковую степень качества.

Следующим шагом станет исправление выявленных ошибок. Комплекс работ будет включать создание, восстановление и исправление личных дел, приказов, локальных нормативных актов, трудовых договоров и пр. Количество материалов, нуждающихся в обработке, зависит от выявленных рисков.

Что включает в себя кадровое делопроизводство в ООО и для ИП

Интересно, что если ООО обязаны вести документацию по установленной форме, то индивидуальные предприниматели могут вести некоторые документы в произвольном порядке. Все зависит от того, какие конкретно отношения тот или иной документ регулирует. Однако, большинство документации ведется по унифицированным формам, поэтому предпринимателям лучше выбирать именно этот вариант. К тому же это позволяет лучше систематизировать весь документооборот, связанный с управлением кадрами.

В то же время, для ИП кадровое дело должно быть организовано только тогда, когда он нанимает сотрудников и осуществляет выплату заработной платы. При этом предприниматель не создает трудовой договор в отношении себя, поскольку работник и работодатель в данном случае – одно лицо.

Кадровое делопроизводство: как эффективно организовать деятельность компании

После найма на работу директора определяется количество должностей (рабочих мест), необходимых для нормального функционирования предприятия, компании или организации. На основании полученных цифр и с учётом производственного цикла, а также других особенностей деятельности юридического лица разрабатывается штатное расписание.

Обычно это человек, получивший должность в качестве совместителя — главный бухгалтер либо секретарь руководителя. Но на больших предприятиях вопросы в этой сфере решаются целым кадровым отделом, так как требуется обработать большие объёмы документации, а затем следить за её правильным ведением.

Кадровое делопроизводство на предприятии

Первое, что нужно сделать при создании кадрового документооборота с нуля это определиться, какие именно документы должны быть. Есть документы, которые в обязательном порядке должны быть на каждом предприятии, а есть те, которые требуются только для выполнения определенного вида работ или деятельности компании.

Именно он затем заключает трудовые договора с остальными сотрудниками. Если должность директора выборная, по конкурсу, то трудовой договор с ним заключает председатель выборного органа, если на предприятии есть учредители, то договор подписывают они. Если руководитель является одновременно единственным учредителем или индивидуальным предпринимателем, то он подписывает трудовой договор и за работника и за работодателя.

firstjurist.ru

Восстановление кадрового учета | АК АЛЬТЕРНАТИВА

Ведение кадрового учета — один из важнейших элементов хозяйственной деятельности организации любой формы собственности. В соответствии с требованиями законодательства РФ, кадровый учет должен вестись с самого начала существования компании, независимо от формы собственности. Нужно помнить, что при неправильном ведении кадровой документации или отсутствии кадрового учета вовсе предусмотрены различные штрафные санкции.

Если Вы обнаружили, что, по каким-либо причинам, документы по кадровому учету компании содержатся в беспорядке или часть документов была утрачена, мы предлагаем воспользоваться услугой — восстановление кадровой документации.

Специалисты Аутсорсинговой компании «Альтернатива» помогут восстановить отсутствующие или неправильно оформленные кадровые документы и привести документацию в соответствие с требованиями законодательства РФ.

Восстановление кадровой документации включает в себя несколько этапов:

На первом этапе необходимо провести кадровый аудит. Это необходимо для того, чтобы оценить объем работ по восстановлению кадровой документации. По итогам проверки выявляются ошибки ведения кадрового делопроизводства, отсутствующие документы и акты; специалистами АК «Альтернатива» будут даны рекомендации по дальнейшему ведению документооборота в организации клиента.

На втором этапе осуществляется подготовка недостающих документов, а имеющаяся документация приводится в соответствие с требованиями законодательства РФ. Восстановление кадровой документации включает в себя: составление и оформление трудовых договоров, приказов о приеме на работу, личных карточек, оформление трудовых книжек, приказов, регистрация трудовых договоров, регистрация движения трудовых книжек и прочее.

На третьем этапе осуществляется консультирование сотрудников клиента по вопросам оформления кадровых документов (если это необходимо).

Стоимость услуг и длительность процедуры восстановления кадрового учёта определяется для каждого предприятия индивидуально в зависимости от объема и сложности проводимых работ.

alt-nn.ru

Восстановление кадрового учета

Восстановление кадрового учёта (делопроизводства) — это полное или частичное восстановление кадровой документации в соответствии с требованиями Трудового Кодекса РФ и на основании унифицированных форм первичной учетной документации по учету кадров, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

С помощью компании Стерх Консалтинг Сервис Вы сможете:

  • сформировать полный пакет документов, который должен быть в организации согласно Трудовому Кодексу РФ;

  • защитить себя от штрафов и претензий контролирующих органов;

  • оценить работу кадровой службы, выявить типичные ошибки  в ведении кадровой документации и принять меры по их ликвидации и предотвращению.

Услуга по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета) особенно актуальна в следующих ситуациях:

  • организация долгое время развивалась, наращивала штат, но кадровой документации не уделяла должного внимания;

  • вы хотите проверить работу кадровой службы, либо кадровая служба по собственной инициативе проводит самопроверку вследствие большой загрузки текущими делами;

  • бывшие или действующие работники намереваются предъявить вам претензии, относящиеся к трудовым отношениям между вами и ними или уже предъявили такие претензии.

Специалисты Стерх Консалтинг Сервис помогут Вам в короткие сроки и с высоким качеством восстановить кадровое делопроизводство (кадровый учет) организации в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Сроки оказания услуги по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета) зависят от количества работников и количества лет, за которые необходимо провести восстановление.

Работа по восстановлению кадрового учета ведется по следующей схеме:

  1. Сбор первичной информации о Вашей компании, потребности и желаемых результатов от проведения восстановления кадрового учета
  2. Согласование сроков и стоимости предоставления услуги
  3. Заключение договора
  4. Выезд специалиста Стерх Консалтинг Сервис к Вам в компанию для проведения утвержденных работ

Восстановлению кадрового учета включает в себя:

  • Приведение всех документов в соответствие с утвержденным в договоре параметрам;
  • Полноценные и укомплектованные личные дела работников;
  • исправление неправильных и составление недостающих.Формирование Приказов по личному составу и по основной деятельности
  • Составление формы графика отпусков
  • Разработка и внедрение новых форм трудовых договоров, дополнительных соглашений при выявлении необходимости
  • Заполнение штатного расписания
  • Составление формы табеля учета рабочего времени
  • Исправление неверно заполненных, заполнение незаполненных командировочных документов
  • Исправление неверно заполненных, заполнение незаполненных трудовых книжек
  • Разработка локальных нормативно — правовых актов (положений, регламентов и инструкций), в том числе: Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о материальной ответственности работников, Положение о персональных данных работника, Положение об оплате труда, Положение о коммерческой тайне, Положение о должностных инструкциях и т.д.
  • Внесение изменений; составление должностных инструкций по всем видам работников
  • Заполнение журналов учета, при отсутствии каких-либо журналов необходимо их докупить
  • Полный инструктаж Ваших кадровиков по ведению кадрового учета в Вашей компании.

Таким образом Вы получаете:

  1. Полностью комплектные личные дела работников с удобными титульными листами

  2. Заполненные полностью личные карточки Т-2 всех работников
  3. Восстановленные приказы по личному составу и по основной деятельности, исправленные неправильные и составленные недостающие

  4. Составленные и утвержденные графики отпусков
  5. Полностью соответствующие действующему законодательству и максимально защищающие работодателя трудовые договоры. Разработанные формы дополнительных соглашений на большинство встречающихся в практике случаев изменений
  6. Оформленное штатное расписание
  7. Оформленные табели учета рабочего времени за прошедший период, инструктаж по ведению на будущие периоды
  8. Восстановленные и оформленные командировочные документы

  9. Оформленные и заполненные в соответствии с действующим законодательством трудовые книжки, неверные записи исправлены
  10. Полный пакет локальных нормативных актов, требуемых согласно Трудовому Кодексу РФ и полностью соответствующих действующему законодательству. Локальные акты максимально защищают интересы работодателя
  11. Подробные и конкретные должностные инструкции по всем видам работников, где четко определено какие действия и документы и в какие сроки работник готовит/производит, кому передает, перед кем, в каких формах и в какие сроки отчитывается и т.д.
  12. Заполненные журналы учета организации, включая журналы учета трудовых книжек, трудовых договоров, служебных записок, выдачи коммерческой тайны и т.д.

 Закажите предварительный расчет стоимости услуги прямо сейчас,  заполнив форму ON – LINE заказа.

Стоимость услуг

grajdanstva.net

Восстановление кадрового учёта в Санкт-Петербурге

Консалтинговая группа «Юрлидер» предлагает произвести восстановление кадрового учета на любом предприятии, осуществляющем деятельность в Санкт-Петербурге и области. Необходимость в подобной работе возникает, как правило, при появлении проблем во взаимоотношениях компании с собственными сотрудниками или Трудовой инспекцией. Другой причиной может стать желание руководителя избежать возникновения указанных трудностей в будущем. Очевидно, что такой подход следует признать грамотным и эффективным.

Перечень мероприятий по восстановлению кадрового учета

Далеко не каждая организация может позволить себе содержать кадровика в штате. Поэтому достаточно часто на условиях аутсорсинга приглашаются специализированные компании. Квалифицированные и опытные сотрудники нашей фирмы готовы в кратчайшие сроки произвести восстановление кадрового учета, последовательно выполнив следующие виды работ:

  • аудит текущего состояния кадрового делопроизводства. Главная цель – выявление наиболее слабых мест и имеющихся проблем;
  • определение объемов необходимых работ и согласование их с заказчиком. По результатам составляется коммерческое предложение, устраивающее по срокам и стоимости обе стороны;
  • выполнение намеченных работ в соответствии с утвержденными сроками и перечнем мероприятий.

Плюсы работы с консалтинговой группой «Юрлидер»

Восстановление кадрового учета, выполняемое нашей компанией на условиях аутсорсинга, предоставляет клиентам несколько очевидных преимуществ:

  • экономия средств, достигаемая гибкой системой ценообразования и доступным уровнем установленных цен;
  • отсутствие необходимости создания собственного отделка кадров и вызванных этим существенных расходов;
  • гарантия получения качественной услуги, что обеспечивается 10-ю годами продуктивной и крайне успешной работы нашей организации на рынке кадровых и бухгалтерских услуг.




Высокое качество услуги
Мы тщательно контролируем внутренние процессы и всегда достигаем качественного результата

Сотрудники
Мы привлекаем специалистов разных профилей для того, чтобы покрыть весь комплекс задач при работе с клиентами и достичь максимальной эффективности

Высокий уровень сервис
Мы предоставляем максимально комфортные условия для лёгкой и результативной работы с нашей компанией.

Прозрачность процессов и цен на услуг
Вы всегда в курсе, как проходит процесс работы, на какие этапы он делится, и как рассчитывается стоимость каждой услуги.

Возврат к списку

liderconsult.ru

Восстановление кадрового учета » Компания «ЭКСПЕРТ». Бухгалтерское обслуживание и бухгалтерские услуги в Санкт-Петербурге.

Восстановление кадрового учета

Не дожидайтесь штрафов!

Восстановление кадрового учета обойдется Вам дешевле, чем потенциальная возможность получения штрафных санкций.

При этом заказ услуги восстановления кадрового учета у нас позволит Вам не увеличивать численность кадровой службы при ее наличии для восстановления предыдущих периодов.

Когда это необходимо

Восстановление кадрового учета в организации необходимо при частичной утере или порче кадровых документов, невозможности сдачи отчета в ПФР по причине частичного отсутствия сведений по сотрудникам, в случаях, если кадровая информация носит устаревший характер или произошли изменения в Трудовом законодательстве.

Подробнее

Восстановление кадрового учета обычно включает в себя следующие виды работ:

  • Документирование процедуры приема на работу, которая включает составление и оформление следующих видов документов:
    • трудовой договор
    • приказ (распоряжение) о приеме работника на работу
    • табель учета рабочего времени
    • личная карточка Т-2
    • документы личного дела
    • оформление трудовой книжки
  • Составление обязательных локальных нормативных актов, к которым относится:
    • штатное расписание
    • график отпусков
  • Составление должностных инструкций, которые являются локальным актом, устанавливающим организационно-правовое положение работника в структуре организации или ее структурного подразделения
  • Составление приказов:
    • по основной деятельности постоянного срока хранения, таких как приказ «об утверждении штатного расписания организации», приказ «о проведении аттестации работников организации» и т.д.
    • по административно-хозяйственным вопросам со сроком хранения 5 лет, таких как приказ «об оказании работнику организации материальной помощи», приказ «о перенесении выходных дней в связи с праздничными датами» и т.д.
    • по личному составу со сроком хранения 75 лет, таких как приказ «об объявлении работнику организации благодарности за досрочное выполнение заданий», приказ «о приеме на работу», приказ «об установлении надбавки к должностному окладу», приказ «об изменении фамилии сотрудницы организации в связи с вступлением в брак», приказ «об увольнении работника», приказ «о переводе работника на другую работу», приказ о предоставлении работнику отпуска без сохранения заработной платы» и т.д.
    • по личному составу со сроком хранения 5 лет, таких как приказ «о предоставлении работнику ежегодного оплачиваемого отпуска», приказ «о направлении работника в командировку», приказ «о предоставлении работнику учебного отпуска» и т.д.
  • Составление и ведение книг: «Книги регистрации трудовых договоров», «Книги регистрации приказов по личному составу», «Книги регистрации личных карточек», «Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них»

expert-1.ru

Восстановление КДП на предприятии в 2018 году

Шаг 1. Определяем список самого необходимого

Для восстановления КДП придется провести аудит состояния дел. Вначале определим перечень основных документов. В каждой организации, сколько бы работников в ней ни было, должны быть:

Этот не полный список, но то основное, с чего можно начать. Когда этот этап будет окончен, перечень расширится, но об этом позже.

Шаг 2. Анализируем имеющиеся документы

Эта задача вроде бы несложная — собрать все, что имеется, рассортировать по видам и сравнить со списком. Но это если большинство документов есть в наличии. Когда документов много, но трудно понять, чего не хватает, можно поступить так: чтобы систематизировать собранную информацию, составьте таблицу со списком работников и отмечайте, что имеется на каждого из них, а что нет. По мере восстановления в таблице можно делать пометки, так объем сделанной работы будет заметен, так же как и оставшиеся пробелы. Актуальный список сотрудников можно взять у бухгалтера по расчету заработной платы.

Начать разумно со штатной расстановки, а если она не составлялась, сделать ее можно, имея список отделов с фамилиями и должностями, наверняка он есть у руководства или главного бухгалтера.

Шаг 3. Восстанавливаем историю трудовых отношений

Отсутствие трудовых договоров — частое явление в компаниях, пренебрегающих КДП. Что уж говорить об изменениях к ним. И даты приемов на работу, и изменения условий обычно известны бухгалтерии. Зачастую учет ведется в 1С или другой аналогичной программе, которая позволяет сформировать отчет с датами начала работы. Кадровые изменения также можно отследить в этой программе. Определите, какие изменения должны были оформляться дополнительным соглашением, и что из этого было составлено. Внесите все данные в таблицу и сравните с тем, что есть в наличии.

Если трудового договора нет

Его необходимо заключить. В зависимости от ситуации в компании вариантов может быть два:

  1. Генеральный директор не менялся, и можно восстановить договоры задним числом.
  2. Руководство сменилось, и взять подпись директора за прошедший период негде.

В обоих вариантах начать процедуру лучше так: составить письменное уведомление сотруднику о том, что с ним не был заключен трудовой договор при приеме на работу и необходимо это сделать.

Если руководство сменилось, порядок действий таков: договор составляется текущей датой, указывается реальная дата начала работы (пусть даже несколько лет назад) и действующий оклад, подписывает его действующий директор. Прикладываем уведомление о необходимости заключить договор, оно объяснит несовпадение дат.

Если договор есть, но нет изменений к нему

Исходим из соображений целесообразности. Для сотрудника, работающего многие годы, за которые неоднократно сменилось руководство, сделать все доп. соглашения вряд ли получится. Поэтому восстанавливаем с того момента, с которого это не вызывает трудностей, так, чтобы текущие условия были согласованы и с работником, и с гендиректором. В компании, не менявшей руководителей, восстанавливаем все по максимуму.

Шаг 4. Восстанавливаем Т-2 и кадровые приказы

Личные карточки по форме Т-2 — обязательный кадровый документ. Удобнее всего их распечатывать из вспомогательных кадровых и бухгалтерских программ, эта форма там имеется. Но чтобы личные данные были полными, их нужно вначале туда ввести. Поэтому нужно проверить заполнение уже имеющихся форм и определить, чего не хватает по каждому сотруднику. Распечатать Т-2 на каждого работающего имеет смысл потому, что в ней отражаются все отпуска, прием и переводы за весь период работы. Подписывая договоры, ознакомьте работников под подпись также и с Т-2.

В имеющиеся в наличии формы Т-2 просто допишите вручную недостающую информацию.

Перечень кадровых приказов отражается в журнале, он может быть и электронным. Удобнее отслеживать их наличие, разделив на виды. Не забудьте, что приказы на отпуск хранятся 3 года, более ранние восстанавливать не нужно. А вот прием и увольнение нужно возродить полностью. Там, где подписи взять уже невозможно, подшейте в дело неподписанный приказ с пометкой «восстановлено». Если и работник, и руководитель работают, подпишите все документы.

Шаг 5. Уведомляем работников

Собирать подписи под документами с давно прошедшей датой непросто, это вызывает много вопросов, а иногда и недовольство коллектива. Поэтому издаем приказ о проведении кадрового аудита и приведении КДП к нормам ТК РФ за весь период работы организации. Знакомим с содержанием приказа всех сотрудников лично или через руководителей, разъясняем, что точность и правильность всех договоров и приказов в интересах работников. Так они смогут подтвердить свой стаж, зарплату и профессиональные навыки.

Заодно можно попросить всех принести недостающие документы: трудовые книжки, дипломы об образовании, свидетельства о рождении детей и т. д.

Конечно, начинать шаг 5 нужно, когда все документы для подписей готовы.

Шаг 6. Смотрим, в каком состоянии трудовые книжки

Для начала нужно выяснить, есть ли в компании совместители, на которых трудовые книжки не ведутся. На всех остальных трудовые книжки должны быть в наличии, и в них должны быть внесены записи о работе и переводах (постоянных). Кроме этого, проверьте наличие журнала учета движения трудовых книжек и записи в нем. От того, в каком это все состоянии, зависит порядок ваших действий. Бывает, что в журнале запись имеется, а самого документа нет. Возможно, он утерян, а возможно, просто выдан на руки в нарушение всех правил. Это предстоит выяснить по каждому случаю. Еще одна нередкая ситуация — требовалось завести новую трудовую, а бланки закончились. Время шло, а вопрос так и не был доведен до конца. В результате новый кадровик разыскивает несуществующий документ.

Журнал учета трудовых книжек — обязательный документ, если он не велся или имеет нестандартную форму, не опломбирован, стоит завести новый. В него переносятся данные на всех работающих сотрудников с датами их приема. В старом журнале делается пометка «данные перенесены в журнал установленной формы» с датой и подписью кадрового работника.

Шаг 7. Создаем или корректируем штатное расписание, графики отпусков, табели

Все указанные документы можно восстановить в любое время, сложность заключается лишь в сборе подписей в графике отпусков.

Делать множество изменений к старому штатному расписанию не имеет смысла, так что составляем актуальное, утверждаем приказом.

График отпусков за прошедший год составляем по факту использованных отпусков, данные о них есть у бухгалтера, который выплачивал отпускные. За предыдущие годы воссоздавать графики отпусков не нужно, так как хранятся они всего 1 год. За текущий год утверждаем от середины декабря прошлого года, вносим даты прошедших и планируемых отпусков.

Табели учета рабочего времени иногда делает бухгалтер, если они не распечатывались, нужно сделать это. Программа 1С позволяет формировать табели за любой период.

Шаг 8. Принимаем локальные нормативные акты

К обязательным ЛНА относятся Правила внутреннего трудового распорядка и Положение о премировании, если премии когда-либо выплачивались.

Правила трудового распорядка можно взять типовые, дополнив текст особенностями организации. Обязательно нужно ознакомить с ними всех сотрудников под подпись. Не будет нарушением, если вы сделаете это текущей датой, важно, что требование закона выполнено.

Положение о премировании лучше обсудить с руководством и главным бухгалтером. Подготовьте стандартный текст и попросите внести коррективы. С этим документом также нужно ознакомить всех работников.

Стоит проверить также наличие Положения о защите персональных данных, если его нет, нужно его разработать, приложить согласие сотрудников на обработку таких данных и подписать с каждым сотрудником.

Шаг 9. Как быть с уже уволенными

Эта ситуация всегда вызывает затруднения: работники уже уволились, а их документы оформлены неправильно, подписей нет и взять их теперь негде. Как быть? Самый логичный путь — заархивировать все в том виде, в котором есть. Как правило, проверяющие интересуются работающим персоналом, и старые ошибки не будут выявлены. На случай если пробелы всплывут, составьте акт о передаче дел и о том, в каком состоянии они передавались. Или издайте приказ о восстановлении КДП. Так вы снимете с себя ответственность за те нарушения, что были допущены до начала вашей работы в организации.

Шаг 10. Расширяем список

Когда самое важное уже сделано, можно заняться и остальными делами. Проверьте наличие документов по направлению охраны труда и воинскому учету.

  1. На кого возлагались эти обязанности?
  2. Была ли проведена специальная оценка по условиям труда?
  3. Есть ли вредность на предприятии?
  4. Ведутся ли журналы учета кадровых документов?
  5. Есть ли приказы на командировки?
  6. Менялись ли фамилии у сотрудниц?
  7. Правильно ли оформлены документы на «декретниц»?

Вопросов может быть еще много, ведь восстановить КДП — это еще не все, нужно еще продолжать его качественно вести.

Как восстановить кадровое делопроизводство на предприятии, видео

clubtk.ru