Содержание

Куда подшивать заявления и справки?

Natalya писал(а):

Добрый день! У меня возник вопрос. У нас маленькая негосударственная организация. Штат -27 человек. Куда подшивать заявления сотрудников? Заявления о приеме, увольнении, продлении труд. договоров - в ЛД. Это понятно! А если это заявления об отпуске, об отзыве из отпуска, о переносе отпуска? И еще! Можно ли писать заявления не по унифицированной форме, а по старинке. Т.е. слово "Заявление" посередине, и не нумеровать. Всего-то 27 человек нумеровать как-то влом! Тем более, что я так и вела уже где-то год (начиная с января 2008г.). И куда подшивать справки с места работы, учитывая, что у меня их всего две за год, а также докладные записки, учитывая, что у меня их всего одна за год! Наверное, в папку приказов? Это так важно? Заранее спасибо за ответ!
Извините, может, не в тему. Но если Вам влом регистрировать заявления "каких-то 27 человек", у меня и слов для выражения возмущения не хватает. Что бы Вы сказали, если бы Вам пришлось регистрировать заявления, контракты, договора, расписки о получении трудовой книжки, сами трудовые книжки, личные дела, карточки Т-2, больничные, докладные и и т.д. и т.п. "каких-то" 260 человек? Наверное, Вы бы просто не оказались в такой ситуации, правда? Что же до унифицированных форм, то они едины для всех организаций любых форм собственности и любого количества сотрудников. Для докладных заведите отдельную папочку. И для заявлений на отпускную тематику тоже. А можете всё свалить в одну кучу Думаю, какая-нибудь проверялка когда-нибудь будет этому очень рада.

kadrovik.by

Где хранятся заявления работника на очередной отпуск

Если работодатель со всей строгостью подходит к вопросам кадрового делопроизводства, без письменного заявления сотрудники не уходят даже в ежегодный оплачиваемый отпуск. Но в большинстве коммерческих организаций очередной отпуск «по расписанию» предоставляется на основании актуального графика, а заявление подается в отдел кадров лишь в исключительных случаях — например, если сотрудник хочет взять отпуск за свой счет в связи с особыми обстоятельствами или планирует уходить в «декрет». Чтобы избежать ошибок в оформлении процедуры, нужно четко знать, какого мнения во всех вышеперечисленных случаях придерживается закон. Подробнее о сроке хранения заявлений на отпуск читайте в статьях: Когда необходимо заявление на отпуск Если сотрудник уходит в ежегодный отпуск по графику, в котором указаны точные даты начала и завершения отпускного периода, никакие дополнительные заявления не нужны.

Срок хранения заявлений на отпуск

Внимание

Вопрос юристу: Ответ юриста на вопрос : сколько хранятся заявления на отпускЗдравствуйте! Работник сам решает когда ему пойти в отпуск по уходу за ребенком. Это «разрешает» статья 256 ТКРФ, в которой сказано, что по заявлению женщины ей предоставляется отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.


Поэтому, какую дату вы укажете в заявлении, с такой даты и можете находиться в отпуске.——————————————————————— Сколько хранится заявление на отпуск без сохранения заработной платы… Вопрос юристу: Ответ юриста на вопрос : сколько хранятся заявления на отпускне более 5 лет——————————————————————— ЗА СКОЛЬКО ДНЕЙ, ПО ЗАКОНУ, СОТРУДНИК ДОЛЖЕН НАПИСАТЬ ЗАЯВЛЕНИЕ НА ОТПУСК?… Вопрос юристу: Ответ юриста на вопрос : сколько хранятся заявления на отпускПо закону сотрудник вообще не должен писать заявление на отпуск.

Где хранить заявления на отпуск работников

В избранноеОтправить на почту Срок хранения заявлений на отпуск и соответствующих им приказов строго регламентирован. Мы расскажем, какими нормативно-правовыми актами (НПА) устанавливаются порядок и сроки хранения распорядительной и кадровой документации.

Какими НПА регулируются сроки хранения документации Срок хранения приказов и заявлений по отпускам Итоги Какими НПА регулируются сроки хранения документации Все компании и предприниматели должны хранить документы, образующиеся в ходе деловой активности. Нормативно-правовая база регулирования сроков и правил хранения документации представлена:

  • законом «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
  • приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526;
  • приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Помимо этих НПА есть еще отдельные требования к хранению документов для юрлиц:

  • для ООО ст.
    12 и п. 1 ст.

Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?

Важно

В статье «Как подготовить кадровые документы к передаче в архив» эксперт разъясняет порядок проведения экспертизы и рассказывает, как передать на хранение электронные документы. Советуем также прочесть статью «Как выявлять и уничтожать устаревшие документы», чтобы знать алгоритмы и способы уничтожения бумажных и электронных носителей с истекшими сроками хранения.


Справка Где хранятся заявления на отпуск сотрудников Безусловно, соблюдать срок хранения заявлений на отпуск работников необходимо. Но не менее важно соблюдать законодательные требования к условиям хранения кадровой документации.
Обеспечение сохранности и возможности последующего использования документов по личному составу (как в текущей деятельности организации, так и для удовлетворения социально-правовых запросов граждан) — прямая обязанность работодателя. Читайте об этом в статье «В компании нет архива.

Где хранить заявление на отпуска?

Если же организация установила в правилах документооборота, что приказы и заявления на отпуск включены в личное дело, то хранят такие бумаги либо 50 лет, либо 75 лет — в зависимости от того, созданы они позже или раньше 2003 года (ст. 656 приказа № 558).

  • Исключение по срокам хранения приказов на отпуск составляют отпуска работников со специфичными условиями труда (вредными, опасными, тяжелыми), а также по уходу за детьми и отпуска без содержания — тогда приказы и заявления нужно держать в архиве 50 или 75 лет (также в зависимости от года издания).

Узнайте больше об организации архива в компании в этой статье. Итоги Приказы и заявления на ежегодный отпуск в общем случае хранят 5 лет.

Период, на протяжении которого хранятся заявления и приказы на отпуск

Инфо

Чаще всего приказы и заявления содержатся в личном деле трудящегося. Они также могут храниться в специальной папке. Законодательством четко определено место, где хранить официальные бумаги.

Этим местом является архив. Обычно заявления на отдых хранятся 75 лет. Для людей, имеющих высокую и ответственную должность (начальник предприятия, сотрудник с государственной должностью, ученой степенью), должно осуществляться постоянное хранение личных дел.

Любое поданное трудящимся заявление будет храниться в течение 5 лет, если предприятие не создает дела о каждом трудящемся в организации. ФЗ № 125 от 22 октября 2004 года и Постановление Правительства Российской Федерации обозначили перечень обязанностей, которые должны выполнять фирмы, чтобы обеспечить сохранность официальных бумаг.
Ст. 3 ФЗ № 125 дает определение понятию «архивный документ».

Образец заявления

Например, типовое заявление о предоставлении очередного оплачиваемого отпуска выглядит следующим образом: Скачать чистый бланкСкачать в .doc Скачать заполненный образецСкачать в .doc А если освобождение от работы «за свой счет» потребовалось сотруднику в связи с семейными обстоятельствами, можно составить такой лаконичный документ: Скачать чистый бланкСкачать в .doc Скачать заполненный образецСкачать в .doc В наше время многие совмещают работу с получением профессионального образования, поэтому время от времени нуждаются в освобождении от производственных обязанностей для посещения лекций или сдачи экзаменов в вузе. Такой отпуск называется учебным. Подробности — в заметке «Какие гарантии предусмотрены для сотрудника, который совмещает работу с обучением».

Срок хранения заявления на отпуск

Срок подачи заявления в Вашем случае законодательством не установлен. Вы необходимо указать в заявлении дату начала отпуска и подать заявление перед началом отпуска.
Работодатель в свою очередь обязан предоставить вам отпуск. Согласно ст. 136 ТК РФ, работодатель обязан оплатить отпуск не позднее, чем за три дня до его начала. И чтобы у работодателя была возможность произвести оплату без задержек, лучше всего вам подавать заявление заранее.——————————————————————— Могу ли я сейчас написать заявление на отпуск с последующим увольнением если я устроился сюда в ноябре 2013 года?… Вопрос юристу: Ответ юриста на вопрос : сколько хранятся заявления на отпускПраво на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя.

Сколько хранятся заявления на отпуск

Головорукова Алексея Фёдоровича Заявление Прошу вас предоставить мне ежегодный отпуск на 28 календарных дней с 01 сентября 2017 года. 15 августа 2017 года подпись За сколько дней подается? За какое время пишется заявление на отпуск, то конкретного утверждённого срока по написанию не существует на законодательном уровне. Однако наниматель имеет право внести огласку во внутренние регламенты, согласно которым будет установлено определённое количество дней (срок написания заявления до начала отпуска). Взяв во внимание тот факт, что бухгалтерия должна рассчитать и начислить оплату отпускных не позже 3-х дней до отпуска, то можно сделать вывод, что срок подачи заявления — 4 дня. В крупных компаниях сотрудникам рекомендуется заранее готовиться к предстоящему отпуску и составлять заявление своевременно для того, чтобы были сделаны соответственными начисления.

Здравствуйте, подскажите пожалуйста сколько храниться заявление на прописку в паспортном столе… Вопрос юристу: На какой максимальный срок я могу написать заявление на отпуск за свой счёт… Вопрос юристу: Ответ юриста на вопрос : сколько хранятся заявления на отпускЗдравствуйте. По ст.128 ТК РФ подавайте——————————————————————— Сколько дней по закону работодатель имеет право рассматривать моё заявление на отпуск авансом перед декретом?… Вопрос юристу: Ответ юриста на вопрос : сколько хранятся заявления на отпускИ в соответствии со ст.123 ТК РФ Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.

Т.е.

dolgoteh.ru

Как правильно архивировать заявления на отпуск и приказ

Как и где нужно хранить приказы на отпуск? После того, как в кадровую службу и непосредственному руководителю поступает заявление сотрудника о желании уйти в отпуск, ответственным лицом составляется приказ, который в дальнейшем визируется работодателем и отправляется на хранение. Такие документы располагаются в архиве в течение нескольких лет, при этом, допускается составлять определенные папки, в которые вносятся приказы о предоставлении отпуска, рассортированные по определенному структурному подразделению, году или по фамилиям работников. После истечение определенного периода хранения на приказы недлительного хранения допускается составить специальный акт, после чего документы уничтожаются.

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

По истечении срока хранения данные дела уничтожаются с оформлением акта об уничтожении. — Приказы по личному составу оформляются и хранятся в отделе управления персоналом предприятия. Они также различаются по срокам хранения. Внимание: Приказы о приеме, увольнении и перемещении сотрудника внутри предприятия со сроком хранения 75 лет.
Сюда же подшиваются приказы о смене фамилии, долгосрочной командировке, длительном временном переводе работников и пр. Данные документы регистрируются в журнале, имеют сквозную нумерацию и литеру (чаще всего «л-с», «к»).
В конце года такие приказы систематизируются по алфавиту с нумерацией страниц и внутренней описью, далее переплетаются в дела и вместе с журналом регистрации их сдают в архив. — В отдельное дело оформляются приказы на отпуска (очередные, без сохранения заработной платы и пр.), краткосрочные командировки и переводы, они хранятся 5 лет.

Подготовка документов по личному составу к архивному хранению

Коллеги, с которыми мы встречаемся в процессе консультационной деятельности, высказывают мнение, что, наоборот, удобнее вести личные дела абсолютно всех работников организации, поскольку все документы о трудовых отношениях с конкретным работником у работодателя хранятся вместе, как комплекс. И сотрудники, назначенные ответственными за ведение, учет и хранение личных дел, сталкиваются сейчас с такими проблемами:

  • во-первых, с проблемой архивно-технической обработки личных дел, поскольку в процессе их подготовки к сдаче в архив «вспомогательные» заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и командировках, как правило, должны быть изъяты из личного дела.
  • во-вторых, копии персональных документов работников (страниц паспорта, СНИЛС, свидетельства ИНН, свидетельств о браке и рождении детей), которые по привычке формируются в личные дела, не должны в них храниться, т.к.

Сколько хранятся приказы на отпуск

10 лет) и временных сроков < 10 лет. Например, приказы о приеме, увольнении и др. со сроком хранения 75 лет должны быть помещены отдельно от приказов об ежегодных отпусках, командировках, которые хранятся 5 лет. При этом приказы с одинаковым сроком хранения допускается для облегчения их поиска в дальнейшем (особенно при большом документообороте) дополнительно подразделять на отдельные дела.

Например, приказы об ежегодных отпусках могут составлять самостоятельное дело, о командировках – другое, хотя все они имеют пятилетний срок хранения. Хочу еще раз напомнить, что каждое самостоятельное дело должно быть внесено в номенклатуру дел организации.

Инфо

При наличии приложения к приказу они формируются вместе – сначала приказ, затем приложение. В то же время основания к приказам по личному составу помещаются отдельно от них.

Где хранить заявление на отпуска?

Как оформить ежегодный отпуск Если дело, в котором хранятся приказы, занимает более 250 страниц формата А4, то такая папка разбивается на несколько томов и сортируется по алфавиту в нескольких отдельных папках. На обложке папок обозначаются порядковые буквы алфавита, даты первого и последнего приказа, начальный и конечный регистрационный номер документа.


Важно

В том случае, когда на предприятии работает большое количество штатного состава, допускается формировать папки по определенным видам приказов, то есть, отдельно по отпускам, по командировкам или взысканиям. Так же следует помнить, что документы, служащие основанием для выдачи приказа в архивные папки к самим приказам не прикрепляются, а хранятся в другом месте.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Внимание

Кому полагается ежегодный оплачиваемый отпуск Допускается ли хранить вместо оригинала приказа (в случае его утери) ксерокопию? В архиве должны находиться исключительно оригиналы локальных документов предприятия, а ксерокопии допускается сберегать лишь в случае, если это копии личных документов сотрудника (паспорт, диплом, трудовая книжка). Если приказ по какой-то причине был утерян, директору необходимо составить внеочередной документ, который должен пройти привычную процедуру регистрации и помещение на хранение в определенную архивную папку.


Помимо прочего, не допускается внесение каких-либо изменений в уже составленные документы и зарегистрированные в журнале. В случае необходимости, требуется составлять отдельное распоряжение с указанием актуальной информации.
Только не забудьте, что если обучение осуществляется за счет самой организации или отпуск без сохранения заработной платы длительный, например, по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет, то соответствующие приказы и документы-основания будут иметь 75-летний (или 50-летний, если документы были созданы в период, начиная с 2003 г.) срок хранения, и могут быть сформированы в личное дело работника (см. дела № 03-10 и 03-11 в Примере). Срок «Пост.*» в ПТУД и в нашем Примере означает, что в небольшой коммерческой организации личные дела руководителей имеют срок хранения «до ликвидации организации».

Организация работы с документами в учреждениях регламентируется нормативными правовыми документами: инструкциями, правилами, положениями и др., в которых изложен порядок составления номенклатур дел, формирования дел, оформления дел и составления научно-справочного аппарата к ним, подготовки дел к архивному хранению. Основными нормативными документами, в которых установлены общие требования по этим вопросам, являются Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Росархива № 68 от 27 ноября 2000 г. и Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Подготовка документов по личному составу к длительному хранению начинается на стадии составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве.

Как правильно архивировать заявления на отпуск и приказ

Удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству Форум кадровиков. Кадровое делопроизводство » Кадровое делопроизводство Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем, а главное — у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи.

Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи.

И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др. Также для Вас чат кадровиков Отписаться от сообщений с форума Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума.

В любом случае, все приказы в действующей организации делятся на приказы по основной и хозяйственной деятельности и приказы по личному составу. — Приказы по основной и хозяйственной деятельности, как правило, хранятся у секретаря (если другое не оговорено отдельным распоряжением). На него же возлагается обязанность по регистрации, хранению и архивации этих приказов.

Документы различаются и по срокам хранения. Приказы по основной деятельности предприятия (по организационной структуре, по утверждению штатного расписания, внесению в него изменений и пр.) имеют строк хранения – постоянно. По истечению календарного года они сдаются в архив предприятия.

Приказы по хозяйственным и оперативным вопросам имеют срок хранения 5 лет. Они имеют сквозную нумерацию без литеры. Если объем издаваемых на предприятии приказов большой, тогда в течение года их делят на тома.

strahovanie58.ru

Можно ли хранить в личном деле копии заявления на отпуск или только оригиналы? | Вопросы подписчиков

можно ли хранить в личном деле копии заявления на отпуск или только оригиналы и нужно ли их хранить вообще

Ответ на вопрос:

Рассмотрев ваш вопрос можно сказать следующее, конкретный порядок ведения документооборота в организации, в т.ч. ведения и хранения кадровых документов организация устанавливает самостоятельно с учетом требований законодательства. Действующее законодательство не содержит требований о конкретном порядке хранения документов и вопрос хранить заявления с приказами вместе или раздельно - каждый работодатель решает по своему усмотрению. При решении данного вопроса следует учитывать, что если хранить документы вместе, то в последствии их надо будет хранить 75 лет (по большему сроку хранения документа). Если же заявления и приказы рассортировывать по отдельным папкам, то дела с заявлениями можно будет уничтожать гораздо раньше, чем дела с приказами, которые относятся к документам более длительного хранения. Т.е. отличие только в данном моменте, а в остальном вопрос надо решать по удобству пользования внутри самой организации.

На практике, ряд организация хранит все заявления в личных делах соответствующих сотрудников.

В заключение обратим Ваше внимание, что все сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.


Интересная информация о том, Где хранится трудовая книжка размещена здесь.


Относительно копий заявления:

Законодательством не предусмотрено хранение копий заявлений на отпуск. Таким образом, заявления на отпуск можно хранить способом, который предусмотрен в вашей организации, например, в личных делах работников, а копии заявлений делать не нужно.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Нужно ли заявления об увольнении, отпуске, о приеме или переводе подкреплять к приказам или их необходимо хранить отдельно

Н.З. Ковязина

По общему правилу приказы формируются в дела по видам (в одно дело по основной деятельности, в другие по личному составу) и хронологии (п. 3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Конкретный порядок ведения документооборота в организации, в том числе ведения и хранения кадровых документов, организация устанавливает самостоятельно с учетом требований законодательства. Действующее законодательство не содержит требований о конкретном порядке хранения документов, поэтому вопрос совместного или раздельного хранения заявлений с приказами каждый работодатель решает по своему усмотрению.

При этом необходимо учитывать, что для приказов по личному составу и для заявлений предусмотрены различные сроки хранения – 75 лет и 5 лет соответственно. Пятилетний срок установлен и для других документов-оснований к приказам по личному составу (докладные, служебные, объяснительные записки, заявления, представления и др.), если они не хранятся в составе личных дел.

Таким образом, если осуществлять хранение данных документов вместе, то впоследствии их необходимо хранить 75 лет (по большему сроку хранения документа). Если же заявления и приказы группировать по отдельным делам, то дела с заявлениями можно будет уничтожать гораздо раньше, чем дела с приказами, которые относятся к документам более длительного хранения.

Такой вывод следует из пунктов 656, 665 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

КСС «Система Кадры» 2015

2.Ответ: Обязательно ли сотруднику писать заявление на отпуск

Н.З. Ковязина

Если сотрудник берет очередной отпуск по графику, в котором указана точная дата начала отпуска, писать заявление на отпуск необязательно. Если сотрудник хочет уйти в отпуск не в те дни, что указаны в графике, или в графике нет точных дат начала и окончания отпуска, то он должен написать заявление в произвольной форме.


Читайте о том, Сколько хранятся приказы на отпуск, чтобы не совершать ошибок.


Также заявление необходимо, если отпуск берет новый сотрудник, который принят на работу после утверждения графика.

КСС «Система Кадры» 2015

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

15.07.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт Системы Кадры

www.kdelo.ru

Делаю ЛИЧНЫЕ ДЕЛА сотрудникам, формирую все документы посмотрите, скажите что не так, может будет удобнее по другому?!!!

Поскольку Трудовой кодекс не обязывает работодателя вести личные дела работников, вы вправе сделать это так, как вам удобно. Можно в документах организации оговорить порядок оформления ЛД, например, в Положении о кадровой службе, Положении о персональных данных работников или в Стандарте по управлению персоналом. У нас в ЛД подшиваются ксерокопии документов, которые работник предъявляет при приеме на работу, результаты медосмотра, заявление о приеме на работу, экземпляр трудового договора, экземпляр приказа о приеме на работу, согласие на обработку персональных данных. Далее по ходу работы - самые ключевые документы - экземпляры дополнительных соглашений к ТД, приказов о переводах, документы по аттестации работника, экземпляры приказов об изменении разряда / категории и т. п. Приказы (обязательно экземпляр каждого приказа, не пропуская) подшиваем по порядку в дела (сегрегаторы) по тематическому признаку. Каждому такому делу с приказами соответствует дело, куда подшиваются заявления работников или служебные записки должностных лиц, на основании которых изданы соответствующие приказы. Чтобы не было путаницы, такие заявления и сл. записки подшиваются не хронологически по дате написания, а по номерам приказов, для которых они послужили основанием. Внизу каждого заявления или сл. записки от руки прописываются реквизиты приказа. Очень удобно ориентироваться! Заявления на отпуск в ЛД не подшиваем, ЛД распухнет от таких подробностей. По номеру приказа о предоставлении отпуска работнику (его можно быстро найти, к примеру, в Личной карточке работника) , заявление моментально найдется в нужном деле, как и сам приказ. Как-то так.

вообще все, что касается определенного работника - лучше подшивать в его личное дело, пусть даже это будут и копии: приказов по приеме/увольнении, переводе на новую должность, взысканиях, всех заявлений и проч. Лишним точно не будет, и не упустите ничего важного из вида

мне оч интересно, откуда пошло, что заявления и приказы на отпуск, должны храниться в личном деле? если должна быть папка с приказами и папка, куда подшиваются завления, поступающие от работников после их регистрации. Могу дать совет: ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ, ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ В ГОС. ОРГАНАХ, УЧРЕЖДЕНИЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯ ХВСЕХ ФОРМ СОБСТВЕННОСТИ

touch.otvet.mail.ru

образец, правила заполнения формы и другое

Преобладающее большинство работников организаций хоть раз в жизни писало заявление на отпуск. Этот документ обычно составляется в произвольной форме. Текст не представляет собой ничего сложного. Тем не менее существует определённая структура заявления на отпуск, а законодательством РФ довольно чётко прописан порядок его подачи.

Когда нужно писать заявление на отпуск

В Трудовом кодексе РФ предоставление отпуска всем наёмным работникам зафиксировано как обязательное требование. Каждый трудящийся Российской Федерации, если он не относится к льготным категориям, имеет право на ежегодные 28 календарных дней отпуска. Кроме этого, существует довольно много льготников, которым полагается дополнительный отпуск. Это граждане, работающие на Крайнем Севере, медики, учителя, учёные, несовершеннолетние, беременные женщины, инвалиды и другие категории работников.

Логичным было бы ожидать, что обязательным условием предоставления отпуска также является заявление на отпуск. Однако это не совсем так. Заявление на отпуск, с точки зрения закона, необходимо предъявлять в обязательном порядке только в двух случаях:

  1. При первом отпуске на новом предприятии, когда работник ещё не включён в имеющийся график отпусков.
  2. При внеочередном отпуске.

В заявлении на внеочередной отпуск необходимо обязательно указать:

  • причины отпуска;
  • период отпуска;
  • оплачивается отпуск организацией или берётся за свой счёт.

Если на предприятии имеется график отпусков и работник идёт в очередной отпуск согласно этому графику, то писать заявление не обязательно (ст. 123 ТК РФ). В этом случае руководство компании обязано за две недели предупредить работника о дате начала положенного отпуска. Заявление на отпуск можно написать от руки или оформить на компьютере

В обычном порядке отпуск можно требовать после отработки на новом месте работы не менее шести месяцев. Отпуск может быть разделён на несколько периодов. Однако согласно трудовому законодательству один из этих периодов не может быть меньше чем 14 дней. Оставшуюся половину отпуска можно раздробить на любые интервалы. Например, с согласия работодателя разрешается взять отпуск 14 раз по одному дню (ст. 125 ТК РФ).

А вот время написания заявления на внеочередной отпуск Трудовым кодексом не уточняется. В этом случае работник должен согласовать свой отпуск с руководством предприятия, которое определяет возможность замены работника, законченность определённого цикла производства или рассматривает другие обстоятельства.

И также по согласованию с руководством компании работник может попросить о предоставлении ему отпуска с последующим увольнением.

Процедура оформления

Как уже указывалось, документ пишется в произвольной форме от руки или печатается на компьютере. Законодательно утверждённых, стандартных форм бланков для заявления на отпуск не существует. Некоторые предприятия используют собственные шаблоны заполнения.

Структура документа

Структура заявления типична для большинства подобных документов. В 2018 году она не претерпела никаких изменений. Заявление состоит из трёх частей:

  • шапки;
  • текста;
  • подписей.

Шапка документа оформляется в верхнем правом углу белого листа бумаги, обычно стандартного листа А4. Сначала указывается точная должность руководителя предприятия и его Ф. И. О. Под реквизитами начальника пишутся Ф. И. О. заявителя и его должность с указанием цеха, участка или иного подразделения, в котором он работает.

Если на предприятии существует чёткий график предоставления отпусков, то оформление заявления на отпуск не обязательно

В тексте необходимо указать:

  • вид отпуска;
  • его длительность;
  • временные рамки;
  • кто оплачивает.

В конце документа ставятся подпись и дата его составления.

Заявление для доноров

Порядок оформления заявления на отпуск лицам, добровольно сдающим кровь, регулируется ФЗ № 125 от 20.07.2012. Согласно этому закону, доноры имеют право на три выходных:

  1. День прохождения медицинского осмотра перед сдачей крови.
  2. День забора крови.
  3. Любой другой день по выбору работника для компенсации потраченного здоровья.

Факт прохождения медицинской комиссии с последующей сдачей крови подтверждается медицинским учреждением посредством специальной справки по форме 401/у. На основании этой справки работнику, сдавшему кровь, автоматически предоставляется два дня оплачиваемого отпуска. Ещё один день оплачиваемого отпуска ему даётся для реабилитации. Этот день может быть присоединён к периоду отпуска или взят в течение года после акта донорства в любое другое удобное для работника время по согласованию с руководством предприятия.

В Законе о донорстве не существует положения, обязывающего работника предупреждать о своём намерении сдать кровь. Даже если, не зная о том, что работник сдаёт кровь, руководство начало процесс его увольнения за прогул, предъявленной справки о сдаче крови вполне достаточно для прекращения этой процедуры с последующей оплатой.

Однако на практике и руководству, и самому донору удобнее оформлять отгулы подачей заявления на отпуск. Это заявление оформляется согласно общим правилам в свободной форме, с использованием аналогичного заглавия. В тексте заявления указывается просьба о предоставлении дня или дней отгулов с указанием причины, то есть для сдачи крови. Заявление составляется в произвольной форме, указывается основание для отгула и прилагается медицинская справка

К заявлению прикладывается справка из медицинского учреждения по форме 401/у.

На основании заявления издаётся приказ о предоставлении оплачиваемых дней отпуска. Эти дни фиксируются в табеле рабочего времени в виде буквенного или цифрового кода:

  • «Г» («23») для обозначения дня самого акта донорства;
  • «ОВ» («27») для указания других дней отгулов, связанных с донорством.

Порядок постановки резолюции руководителя

В Трудовом кодексе РФ правила визирования заявления на отпуск не регулируются, так как этот вопрос не относится к сфере трудовых отношений. Оформление резолюции руководителя под заявлением на отпуск относится к области стандартов делопроизводства, выполняется на добровольной основе и не носит нормативного характера. Допустимы такие формулировки: «не возражаю», «согласовано», «в приказ» и т. д. Рядом с этими словами ставятся подпись руководителя и дата визирования.

В ситуации с заявлением на отпуск директор предприятия (или непосредственный руководитель работника) ставит на документ свою резолюцию, которая по сути является поручением непосредственным исполнителям организовать осуществление задачи, указанной в подписанном документе. Например, на отпускном заявлении ставится резолюция, чтобы был оформлен соответствующий приказ, бухгалтерия рассчитала отпускные и т. д. Резолюция руководителя важна, когда запрашивается внеплановый отпуск

Таким образом, резолюцию полезно ставить, даже если речь идёт об оплачиваемом ежегодном отпуске, так как она вписывается в порядок требований ГОСТ Р 6.30–2003 о необходимости резолюции на большинстве видов заявлений работников. Казалось бы, в этой ситуации исполнение заявления не подлежит сомнению и не зависит от воли руководителя. Но дело в том, что отпуск может не состояться, и в случае отсутствия резолюции ответственность за его срыв может возлагаться на директора.

И тем более резолюция необходима, когда выполнение заявления не является автоматическим, а зависит от руководителя. Например, работник в срочном порядке просит внеочередной отпуск по семейным обстоятельствам, требующий согласия руководства.

Отзыв заявления

Отзыв заявления на отпуск преимущественно производится при следующих ситуациях:

  1. Работник по своей личной инициативе просит перенести время очередного отпуска.
  2. Условия предоставления отпуска были нарушены администрацией организации.

В первом случае просьба работника о переносе или временной отмене отпуска, полагающегося ему согласно графику отпусков, вступает в некоторое противоречие со ст. 123 ТК РФ. Согласно этой статье, о начале отпуска сотрудник должен быть извещён под расписку не позднее чем за две недели. Если такая расписка существует, то положительный или отрицательный ответ на просьбу об отмене отпуска целиком зависит от воли руководителя.

Другое дело, когда такого предупреждения не было или если работнику по вине администрации компании не были своевременно выплачены отпускные. Тогда работник может воспользоваться ст. 124 ТК РФ и на полном основании подать заявление о переносе отпуска. Отказ директора в таком случае будет нарушением трудового законодательства. Для переноса или отмены очередного ежегодного отпуска необходима подача заявления

Порядок хранения

Заявления на отпуск подшиваются в личные дела работников, хранящиеся в отделе кадров. Сроки хранения заявлений зависят от видов отпусков (ФЗ № 43 от 02.03.2016):

  • 5 лет — ежегодные оплачиваемые отпуска;
  • 5 лет — отпуска для учёбы;
  • 5 лет — перенос очередных отпусков;
  • 75 лет — отпуска для работников на опасных производствах;
  • 75 лет — отпуска без содержания по уходу за ребёнком.

Заявления и приказы на отпуска для удобства сдачи в архив подшиваются в отдельных папках. По истечении сроков хранения документов специальной экспертной комиссией проводится их инвентаризация. Комиссия составляет акт, на основании которого документация с истёкшими сроками хранения уничтожается.

Видео: предоставление очередного ежегодного отпуска

Заявление на отпуск является непременным атрибутом современного делопроизводства. При всей несложности его оформления необходимо учитывать определённые нюансы, пренебрежение которыми может обернуться неприятностями как для самого заявителя, так и для его работодателя.

Оцените статью: Поделитесь с друзьями!

biznes.guru

Где хранить заявления на отпуска работников

Марина [email protected] Республика, Минск #3[57953] 5 февраля 2009, 13:25 Спасибо, Люба. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… работник (гость) #4[57955] 5 февраля 2009, 13:35 Заявления об отпуске храню в папке с графиками отпусков, а о приёме и увольнении в ЛД. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Олинка [e-mail скрыт] Беларусь, Витебск #5[57970] 5 февраля 2009, 14:02 Так как в моей организации 90 сотрудников, на всех, в том числе рабочих, вести личные дела нецелесообразно, личные дела ведутся только на специалистов. Заявление о приеме и увольнении — это одна папка, заявления о предоставлении отпусков — другая . Всех этих заявлений срок хранения 3 года. У специалистов, у которых есть личные дела, заявления на прием на работу хранятся в этих делах.

Срок хранения заявлений на отпуск

Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).Состав документов личного дела в настоящее время установлен только для работников государственных органов и органов местного само­управления. Остальные организации (их кадровые службы и службы делопроизводства) самостоятельно разрабатывают и утверждают правила формирования личных дел (и не только) в зависимости от категорий работников и должностных уровней руководителей.

[attention]Не только в государственных органах и органах местного самоуправления, но и в коммерческих структурах сложилось правило «делового оборота», по которому в обязательном порядке формируются и ведутся личные дела руководителя организации, его заместителей, главного бухгалтера и внутреннего контролера / руководителя службы внутреннего контроля. Личные дела таких сотрудников имеют постоянный срок хранения по ст. [/attention]
656 а) ПТУД1.

Период, на протяжении которого хранятся заявления и приказы на отпуск

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… #6[57995] 5 февраля 2009, 15:28 Я заявления о приеме на работу и увольнении храню в личных делах, согласно «Инструкции по формированию, ведению и хранению личных дел»:6. При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:внутренняя опись документов личного дела;дополнение к личному листку по учету кадров;личный листок по учету кадров;автобиография;копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;заявление о приеме на работу.Копии заявлений о приеме/увольнении подшиваю к приказам, а также копии храню в папке «Входящая корреспонденция».Заявления на отпуск подшиваю к приказам.
Вот так.))) Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Где хранить заявление на отпуска?

Лизонька [email protected] Россия, Тольятти #7[326125] 11 мая 2012, 12:04 смотрю я на вас и думаю, это не столь важно где и как хранить заявления или у меня все неправильно?у нас все заявления прикрепляются к приказам, не складываются по личным делам, зачем они там? скажите, пожалуйста, если так нельзя Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… #8[326130] 11 мая 2012, 12:06 Ну лично для меня — так нельзя. Особенно об увольнении Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

[info]Меня очень много ругали и часто завидовали. Это не страшно, если ругают, значит жива. А завистников нет только у ничтожеств. Лучше иметь первых, чем быть вторым. [/info]
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?

Скорпион [e-mail скрыт] Беларусь, Гродно #8[58000] 5 февраля 2009, 15:48 В соответствии с утвержденной в организации номенклатуры дел.Вариант. За исключением тех заявлений, которые должны хранится в личных делах, все заявления по годам формируются в дела «Заявления работников ХХХХ год» и хранятся в архиве 3 года.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Вход на сайт

Что за это будет и как оперативно исправить ситуацию». К сожалению, далеко не каждая компания в состоянии выделить отдельное специализированное помещение под архив и штатную единицу для его обслуживания.

Поэтому работодатели нередко хранят документы, завершенные в делопроизводстве, в отделе кадров. Но сперва нужно убедиться, что помещение подходит для этой цели — оно должно быть сухим, неаварийным, пожаробезопасным, без доступа яркого солнечного света.

Резкие колебания температуры и влажности в архивном помещении недопустимы, в противном случае документы придут в негодность задолго до истечения срока хранения. Чтобы отделить архив от текущей документации, часть комнаты оборудуют сейфами или надежно запирающимися несгораемыми шкафами.
Доступ посторонних лиц к содержимому архива строго ограничивается.

jurist-company.com