Регистрация командировочных удостоверений образец | buh-nds.ru

Из статьи Вы узнаете: 1. Какие поездки сотрудников признаются служебными командировками 2. Что изменилось в порядке оформления служебных командировок в 2015 году. 3. Какими документами оформляется служебная командировка. Несмотря на огромное количество средств дистанционного общения, без личного присутствия при решении рабочих вопросов иногда просто не обойтись. Поэтому служебные командировки сотрудников практикуются не только в крупных организациях, имеющих филиалы и обособленные подразделения, но и в сравнительно небольших компаниях. При этом, независимо от масштабов организации-работодателя, направление сотрудников в командировки должно быть оформлено по всем правилам.

Командировочное удостоверение – как правильно заполнить

Образец заполнения журнала регистрации командировочных удостоверений № п/п Фамилия, имя и отчество командированного работника Дата и номер командировочного удостоверения Дата получения командировочного удостоверения работником Подпись работника 12 Сергеев Николай Иванович 07.04.2015 № 31 07.04.2015 Сергеев Однако, по нашему мнению, использование специальной формы для регистрации непосредственно командировочных удостоверений в настоящее время нерационально, поскольку фактически будет происходить дублирование информации, внесенной в Журнал учета работников, выбывающих в командировки (см. Образец журнала командировочных удостоверений). Вам также будут интересны материалы: Командировка по-новому.

Командировочное удостоверение. бланк и образец заполнения формы т-10

Поэтому за работодателем сохраняется право:

• требовать от работника выполнения в командировке служебного поручения;
• требовать представления результатов выполненной работы, если это предусмотрено служебным поручением. Например, если сотрудник головной организации командирован в обособленное подразделение для проведения процедур внутреннего контроля, то работодатель вправе требовать от него предоставления результатов такого контроля;
• привлекать работника к дисциплинарной ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него в период командировки трудовых обязанностей.

Кроме того, работодатель может предусмотреть оформление отчета о выполненном в командировке задании в локальном акте о командировках, а также самостоятельно разработать форму такого отчета.

Журнал регистрации командировок образец бланк

Инфо

В нынешних условиях рыночной экономики большинство работников организаций вынуждены отправляться в командировки для выполнения своих трудовых обязанностей. Каждая организация обязана вести учет командировочных удостоверений, как выбывших сотрудников, так и прибывших к ним в командировку.

Внимание

Законодательно ведение такого журнала закреплено Приказом Минздравсоцразвития России № 739н от 11.09.2009 г. Основные моменты ведения журнала учета командировок В соответствии с законодательством РФ руководитель организации назначает приказом ответственное лицо за ведение журнала командировок, а также внесение отметок в командировочные удостоверения работников.

Журналы регистрации командировок должны храниться в организациях не менее пяти лет с того дня, когда они были заведены. Чаще всего, вести журнал регистрации командировок назначают работников кадровой службы или бухгалтера.

Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно

Некоторые нюансы Как оформить поездку на несколько сотрудников сразу (бригаду)? В случае составления приказа о направлении в командировку сразу нескольких сотрудников (бригады) удобнее воспользоваться унифицированной формой № Т-9а – приказом о командировке группы работников. Нужно ли готовить все бумаги при поездке длительностью 4 часа? Командировкой считается задание на определенный срок, выполняемое вне места постоянной работы сотрудником, чья деятельность не имеет постоянный разъездной характер и не связана с экспедициями. Если в приказе на поездку указывается срок длительностью 4 часа в местность, удаленную от постоянного места работы, командировку необходимо оформлять в соответствии с законодательными нормами. Но в случае краткосрочной поездки работнику не будут начисляться расходы на проживание и суточные.

Как вести журнал регистрации командировочных удостоверений

Далее присваиваем документу номер и дату Мы рекомендуем придерживаться правила: у командировочного удостоверения, служебного задания и приказа о командировании реквизиты должны быть одинаковыми. Во-первых, это позволит избежать путаницы и лишней работы, а во-вторых, эти документы неразрывно связаны между собой, одного без другого не бывает, поэтому такая нумерация обоснована. 3. Записываем фамилию, имя, отчество командируемого работника и его табельный номер 4. Вносим сведения о структурном подразделении и должности командируемого 5. Пишем, куда командируется сотрудник 6. Пишем цель его командирования 7. Указываем количество календарных дней командировки и период поездки по датам 8. Указываем паспортные данные сотрудника 9. Далее подписываем командировочное удостоверение у руководителя организации После подписи первого лица переходим к заполнению оборотной стороны бланка 10.

Положения об особенностях направления работников в служебные командировки):

• проездные документы (авиа-, ж/д- билеты и т.д.), или
• служебная записка с приложенными оправдательными документами (путевой лист, кассовые чеки, квитанции и т.д.) – в случае проезда на личном транспорте.

Срок служебной командировки рассчитывается как период со дня выезда сотрудника в командировку по день приезда их нее. При этом днем выезда является день отправления транспортного средства (автобуса, поезда, самолета и т.д.) от места постоянной работы сотрудника, а днем приезда – день прибытия транспортного средства.

День отъезда в командировку (прибытия из командировки) определяется по времени отправления транспортного средства: до 24:00 часов включительно – текущие сутки, а после 00:00 часов – следующие сутки (абз. 2 п.

Журнал учета выдачи командировочных удостоверений

Важно

Главное, чтобы данные табеля учета рабочего времени позволяли правильно рассчитать оплату труда командированного сотрудника: выплаты за рабочие дни командировки в размере среднего заработка (ст. 167 ТК РФ), а также оплата труда в выходной или нерабочий праздничный день за соответствующие дни командировки (ст. 153 ТК РФ). 6. Ведение журнала учета командированных сотрудников Работодатели должны вести учет работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, в специальном журнале.

Форма журнала и Порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки, утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н в соответствии с п. 8 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки.

Бланк командировочного удостоверения 2017

Некоторые сотрудники могут направляться в командировку только с их письменного согласия:

• женщины, имеющие ребенка в возрасте до трех лет;
• опекуны несовершеннолетних детей;
• работники, являющиеся родителями-одиночками ребенка в возрасте до пяти лет;
• работники, в чьих семьях есть дети инвалиды;
• работники, осуществляющие уход за больными родственниками;
• работники, выдвигающие свою кандидатуру на выборы.

Кроме того, согласно установленным законодательством правилам, направлять в командировку запрещено:

• инвалидов;
• беременных женщин;
• сотрудников моложе 18 лет;
• сотрудников, с которыми заключен ученический договор.

Командировочная поездка должна сопровождаться отчетностью и подтверждаться документально.

Журнал регистрации командировочных удостоверений образец

Кто оформляет командировочное удостоверение Заполнением формы Т-10 должен заниматься либо специалист кадровой службы предприятия, либо сотрудник бухгалтерии, либо иное уполномоченное лицо. Оформление проводится на основании изданного приказа о командировке за подписью руководителя организации. ФАЙЛЫСкачать пустой бланк командировочного удостоверения по форме Т-10 .docСкачать образец заполнения командировочного удостоверения по форме Т-10 .doc Порядок оформления Т-10 Стандартный бланк Т-10 представляет из себя документ с двумя сторонами. На титульном листе прописываются общие сведения об организации, сотруднике и командировке, на оборотной странице – проставляются подписи и печати организаций, в которые направлялся командировочный.

Регистрация командировочных удостоверений образец скачать

С внесением изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации») с 2015 года процедура документального оформления служебных командировок в большей степени регламентируется самим работодателем. Указанные изменения заметно упростили оформление командировок, но, вместе с тем, поставили работодателя перед непростым выбором: какие документы действительно необходимы при оформлении командировок, а без каких вполне можно обойтись? С ответом на этот вопрос Вы, наверняка, уже определились, прочитав статью. А в следующей статье рассмотрим, какие выплаты положены командированному сотруднику и какие расходы можно отнести к «командировочным».

buh-nds.ru

2.5. Журнал учета выдачи командировочных удостоверений

Учет командировочных удостоверений также ведется с помощью специального журнала. В нем отражается, когда и кому было выдано командировочное удостоверение, а также время пребывания работника в командировке.

В данном разделе мы рассмотрим порядок ведения журнала учета выдачи командировочных удостоверений, разработанного непосредственно специалистами отдела кадров организации.

Документом, удостоверяющим время пребывания в командировке, время прибытия в пункт назначения и время выбытия из него является командировочное удостоверение.

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы (другим уполномоченным работником) на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку и является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, которое определяется по времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него.

Несмотря на то что Положение N 749 такой нормы не содержит, специалисты Минфина России разъясняют, что командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник возвращается из командировки в день отъезда. На это указывает Письмо Минфина России от 24 апреля 2008 г. N 03-03-06/2/45.

В случае командировки за границу командировочное удостоверение необязательно. Даты въезда в страну и выезда из нее указываются в заграничном паспорте командированного работника. По возвращении из командировки ксерокопию страниц паспорта с отметками о пересечении границы следует приложить к авансовому отчету.

Время пребывания работника в зарубежной командировке определяется на основании дат, указанных в проездных документах, и по соответствующим отметкам в заграничном паспорте.

Учет командировочных удостоверений ведется с помощью специального журнала – журнала учета выдачи командировочных удостоверений.

По каждому работнику в данном журнале приводятся следующие реквизиты:

– номер позиции по порядку;

– фамилия, имя и отчество командированного работника;

– занимаемая должность;

– место командировки;

– номер командировочного удостоверения;

– фамилия и инициалы лица, подписавшего командировочное удостоверение;

– дата фактического выбытия работника в командировку и дата фактического прибытия из командировки;

– подпись лица, получившего командировочное удостоверение.

Обложки журналов изготавливаются на плотной бумаге преимущественно формата А4 по следующей форме:

С момента заведения журнала учета на лицевой стороне в соответствующей графе делается запись о дате его заведения и первом порядковом номере данного журнала. Графы на последующих страницах разрабатываются с таким расчетом, чтобы была возможность отразить в них требуемые сведения. В зависимости от того, сколько граф на последующих страницах журнала, применяется книжная или альбомная ориентация обложки и листов.

Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне) либо на каждой странице журнала. Кроме того, эти данные можно указать на последней странице журнала.

Лицо, ответственное за ведение журнала
должность		фамилия, имя, отчество

Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений. Для этого используются следующие способы:

1. Журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью (сургучной, мастичной) и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации.

2. Листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись по следующему образцу:

В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано
и скреплено печатью		листов
Начальник отдела кадров
(подпись)		(расшифровка подписи)
“___” ___________________ 200_ г.

Все записи в журнале учета выдачи командировочных удостоверений делаются чернилами (пастой) синего, фиолетового или черного цвета. Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются. Если все же необходимо внести исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Это допустимо в том случае, если в журнале есть графа “Примечание”. Тогда в нее вносится следующая запись:

Исправлено в графе 6
(подпись)		(расшифровка подписи)
00.00.0000

Журналы учета выдачи командировочных удостоверений являются документами внутреннего пользования и не могут передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров. Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом учета должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.

В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. По окончании журнала учета на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала.

На данный журнал Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, утвержденным Росархивом от 6 октября 2000 г., установлен срок хранения – 5 лет.

 

Пример. Рассмотрим пример заполнения журнала учета выдачи командировочных удостоверений.

 

                                                       14   апреля     9

                                                Начат “–” ——– 200- г.

                                          Окончен “__” ____________ 200_ г.

N п/п	Фамилия, имя,   отчество	Занимаемая должность	Место   командировки	Номер     командировочного удостоверения	Фамилия, имя, отчество   и должность  лица,     подписавшего командировочное удостоверение	дата		Подпись лица, получившего  командировочное удостоверение
						фактического выбытия	фактического прибытия
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	Романова Ольга  Николаевна	Менеджер	Москва	13	Бухгалтер   Орлова О.Е.	15.04.2009	22.04.2009	Романова О.Н.
2	Петров  Олег   Алексеевич	Начальник отдела  сбыта	Томск	14	Бухгалтер   Орлова О.Е.	26.05.2009	06.06.2009	Петров О.А.

biglibrary.ru

Журнал регистрации командировочных удостоверений образец

8 апреля 2014      Кадровые

По возвращении из служебной командировки, работник обязан представить отчетную документацию и сдать командировочное удостоверение в отдел кадров. На эту процедуру сотруднику дается 3 рабочих дня. Журнал регистрации нужен для учета командировочных удостоверений. В нем отображают сведения о дате выдачи удостоверения, получившего его лица, номере и времени пребывания сотрудника в служебной поездке.

Помимо удостоверения работник также должен предоставить авансовый отчет о потраченной сумме (скачать образец отчета можно здесь), служебное задание (скачать заполненный образец служебного задания).

В конце статьи вы можете скачать примерный образец журнала регистрации командировочных удостоверений.

Скачать другие регистрационные журналы и книги: для регистрации трудовых книжек – скачать, для регистрации приказов – скачать образец, для платежных ведомостей – скачать.

Образец оформления

Журнал ведется отделом кадров организации. На его обложке должно быть указано наименование организации и дата начала ведения, а также присутствует графа, куда вносится запись об окончании. Журнал командировочных удостоверений предназначен для внутреннего использования. Допуск к пользованию и данным могут иметь только сотрудники отдела кадров. Работники иных подразделений могут получить доступ к журналу учета только в случае распоряжения начальника кадрового одела.

Руководителем отдела кадров назначается ответственное лицо за ведение журнала регистрации командировочных удостоверений. В его присутствии начальники других отделов или другие должностные лица могут ознакомиться с данными регистрационной книги. Ответственное лицо также отвечает за его хранение. Когда журнал учета заканчивается, на обложке в специальной графе ставится дата окончания ведения.

В соответствии с приказом Федерального архивного агентства, срок хранения регистрационного журнала составляет 5 лет.

Заполнение бланка журнала не вызывает, как правило, никаких проблем. После сдачи сотрудником командировочного удостоверения нужно провести регистрацию. В специальную таблицу вносятся сведения о сдавшем документ лице и данные самого удостоверения.

Для каждого документа отводится отдельная строка, куда вносится информация в следующей последовательности:

1. ФИО сотрудника,
2. занимаемая должность,
3. место командировки,
4. номер командировочного удостоверения,
5. ФИО и должность подписавшего документ лица.

Затем указывается время командировки (дата фактического выбытия и прибытия). Под датой выбытия следует понимать день, когда командируемый покинул постоянное место работы, а датой прибытия считается день приезда в населенный пункт, где находится работа. Последняя графа таблицы отведена для подписи сдавшего удостоверение сотрудника. Своей подписью работник подтверждает, что ознакомился с занесенными в журнал сведениями и согласен с ними.

Журнал регистрации командировочных удостоверений — скачать образец.

moiblanki.ru