Содержание

Как внести запись в трудовую книжку о переименовании подразделения — Оперсонале

Содержание статьи

В структуре предприятия могут происходить различные изменения, которые необходимо отразить в штатном расписании, трудовом соглашении и трудовой книжке. Поэтому нужно знать, как внести запись в трудовую книжку о переименовании подразделения.

Часто изменяются наименования отделов, филиалов, подразделений, служб, дирекций, факультетов, кафедр и так далее. Например, «Отдел правового обеспечения и работы с документацией» может быть переименован в «Юридический департамент по вопросам законодательства и заключения контрактов». Департаменты могут назвать дирекциями или управлениями и наоборот.

В этих случаях требуется выполнить необходимые записи в трудовой книжке на основании требований законодательства, то есть Трудового кодекса, Инструкции и Правил. В третьем разделе Инструкции указано, что информацию о любых изменениях в названии занимаемой должности, отдела (подразделения) или всей организации, которые включены в соответствии с утвержденной процедурой в штатный состав и квалификационные справочники, нужно довести до сведения персонала, а затем сделать должные изменения в трудовых книжках на основании письменного решения администрации.

Если федеральное законодательство предусматривает наложение каких-либо ограничений или обеспечение льгот в связи с работой на определенной должности и/или в определенных подразделениях, то их наименования должны совпадать с названиями, указанными в квалификационных справочниках. Поэтому так важно точно указывать наименование (и переименование) отделов, должностей, профессий и специальностей.

Перевод или переименование?

Если в штатный состав официально внесены все изменения (переименования), то в трудовой книжке надо произвести аналогичную запись примерно в такой форме: «Радиологический отдел службы безопасности» переименован в «Отдел радиационной безопасности».

Некоторые кадровики считают, что записи об изменении названия отдела должны оформляться таким же образом, как записи о переводе работника в другое подразделение.

Для такого мнения есть некоторые основания, так как перевод работника в другой отдел считается изменением одного из существенных условий трудового договора, которым и является название подразделения.

Расшифровывая эту сложную формулировку, можно сказать, что название отдела (подразделения, службы, дирекции) и должности, занимаемой работником, указаны в договоре, поэтому они являются его существенными условиями. А любое изменение существенных условий договора (при этом неважно, какую именно работу выполняет человек) традиционно считается переводом среди старых кадровиков и именно так и оформляется в трудовой книжке из-за того, что в Инструкции не разработано четкое определение по этому поводу.


Действительно, в Инструкции нет указаний на такие записи, как «отдел … переименован». Поэтому зачастую изменение названия отдела, управления, дирекции или подразделения оформляют как перевод. Тем не менее, более разумно написать в трудовой не «Переведен в Отдел радиационной безопасности», а так, как указано выше.

Хотя в Инструкции нет ясной формулировки записи в трудовой книжке вследствие изменения названия отдела, надо различать изменение самого отдела от изменения названия отдела, в котором работает сотрудник.

Изменение самого отдела (его состава, функций и так далее) повлечет за собой запись о переводе. Изменение названия отдела будет считаться трансформацией существенных условий трудового договора, которые не имеют отношения к переводу и не требуют обязательного согласия сотрудника.

Изменение названия отдела (если условие о работе в конкретном отделе было включено в договор, подписанный с работником) может классифицироваться как модификация его условий (абзац 3 части 2, абзац 2 части 4 статьи 57 Трудового кодекса РФ).

Эти изменения могут быть выполнены:

  • по соглашению между работником и администрацией;
  • по приказу работодателя в связи с трансформацией организационных условий работы (статья 74 Трудового кодекса РФ).

Если трудовые обязанности и функции сотрудников не изменились после изменения названий должностей или отделов, и в реальности сотрудники не переходят в другие отделы (то есть не было слияния или реорганизации отделов), то в этой ситуации не надо регистрировать перевод.

Переименование и реорганизация

В некоторых случаях на предприятии происходит реорганизация, но сотрудники все равно не переходят в новые подразделения, а остаются на своих рабочих местах и продолжают выполнять свои ранее определенные функции и обязанности.

Например, в компании было два комбината, а теперь остался только один, потому что второй комбинат продали (закрыли, ликвидировали и так далее). Обратите внимание, что сотрудники оставшегося комбината продолжают работать на старых местах, и функции, которые они выполняют, не изменились.

Но в компании выполнена реорганизация, и множество подразделений подверглись переименованию. Например, «Аффинажный цех Комбината №1» стал именоваться просто «Аффинажным цехом», «Механические мастерские Комбината №1» стали просто «Механическими мастерскими» и так далее.

А в противоположном случае, если один комбинат разделился на два, или один отдел превратился в четыре службы, должен оформляться перевод, так как работники действительно переходят в другое подразделение.

Законодательная база

В Инструкции нет указаний на оформление записи об изменении названия подразделения, но есть порядок выполнения записи о переименовании организации (п.п. 3.1 и 3.2).

Пунктом 3.1 предусмотрено, что записи о названии должности или специальности с указанием необходимой квалификации должны выполняться на основании официально утвержденного штатного состава компании.

Законодательство требует известить работника о любых переменах, сделанных в квалификационных справочниках и штатном составе компании, в соответствии с установленной процедурой, а затем должные изменения следует произвести в трудовой книжке сотрудника на основании письменного решения администрации.

В пункте 3.2 определено, что если название компании изменилось в то время, когда сотрудник работал на этом предприятии, то необходимо отразить это в записи индивидуальной строкой в третьей графе раздела о работе примерно в такой форме: «ЗАО «Факел» с 21.07.2010 переименовано в ТОО «Пламя», а в четвертой графе следует указать основание для такого переименования – официально утвержденное решение, постановление или распоряжение администрации, а также их реквизиты.

Форма записи в трудовой книжке

Запись в трудовую книжку о переименовании подразделения выполняется индивидуальной строкой в третьей графе раздела о работе.

Например, возможна такая запись: «Дирекция материально-технического обеспечения» с 01.06.2010 переименована в «Отдел логистики», а в четвертой графе следует указать основание переименования – решение или постановление администрации об изменении штатного состава, а также его реквизиты. Первую и вторую графы следует оставить пустыми.

Таким образом, изменение названия отдела оформляется в трудовой аналогично изменению названия должности.

В графе о работе надо произвести запись о том, что «отдел А» переименован в «отдел Б». Например, «Служба информационных технологий» переименована в «Отдел информационных технологий», а должности и функции сотрудников остались прежними.

Записи в трудовой книжке об изменении названия должности и отдела можно сформулировать следующим образом:

  • «Должность «начальник отдела кадров» с 01.08.2012 переименована в «менеджер по работе с человеческими ресурсами»;
  • «Подразделение «служба технической поддержки пользователей» с 11.09.2013 переименовано в «Отдел технического обслуживания потребителей»;
  • «Факультет инженеров связи и телекоммуникаций» переименован с 25.02.2014 в «Факультет телекоммуникаций, мобильной связи и инженерии».

Точные названия отделов указываются в утвержденном должным образом штатном расписании и соответствующем приказе администрации. Если в трудовой была запись о прежнем названии отдела, то необходимо произвести запись об изменении указанного названия.

Важность переименования

Надо обязательно указывать в трудовой книжке изменения в названии отделов во избежание проблем с будущим подтверждением стажа. Также важно указывать информацию о переименовании подразделения, потому что это может быть связано с предоставлением различных льгот.

Руководство компании обязано определить производство, к которому относится выполняемая работа, подтвердить занятость работника в определенном отделе, дирекции или подразделении и установить соответствие названия должности работника профессии, предусмотренной специальными списками производств, работ и профессий, дающих право на льготное обеспечение.

Вот почему так важно правильно выполнять записи в трудовой книжке о переименовании подразделения.

Как сделать запись в трудовой книжке о переименование должности/отдела: образец

Трудовую книжку заводят в начале рабочей деятельности. И она сопровождает человека на протяжении всей жизни. В этом документе фиксируют основные важные события, связанные с трудоустройством, изменением места работы, должности, названия всей организации или ее отдела. При этом любая информация должна быть внесена в документ в точном соответствии с установленными правилами. Образец переименования должности в трудовой книжке смотрите в конце статьи.

Как зафиксировать изменение названия должности

В ходе работы руководитель предприятия может менять штатное расписание по своему усмотрению. Например, когда деятельность фирмы расширяется, меняется наименование занимаемых сотрудниками позиций.

К примеру, человек трудится продавцом-консультантом, и после реорганизации подразделения станет менеджером отдела продаж. Образец записи в его трудовой о переименовании должности обязательно отражает это изменение – старое и новое название должности полностью.

Прежде чем зафиксировать изменение должности в образце трудовой книжки, работодатель обязан правильно оформить такое переименование. Сделать это необходимо в 3 этапа:

1 Составить допсоглашение к ранее заключенному трудовому договору. Оно должно быть подписано работодателем и сотрудником.
2 Издать приказ, в котором закрепляют новое название должности работника. В приказе должно быть записано, из-за чего было проведено переименование. К примеру, причиной может быть сокращение штата или иное изменение штатного расписания.
3 Внести соответствующие изменения в личную карточку сотрудника и иные кадровые документы. После этого информацию фиксируют в трудовой книжке.

Также см. «Переименование должности без изменения трудовой функции: как оформить».

Единой точной формулировки для этого нет, поэтому информацию можно вносить в условно-свободной форме. Так, в трудовой книжке ставят дату изменения, порядковый номер записи, а в 3-м столбце необходимо написать, что название должности изменено. В последнем столбце указывают номер приказа, из-за которого было проведено переименование.

Далее показан образец переименования должности в трудовой книжке:

№ записи Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число месяц год
1 2 3 4
        Общество с ограниченной ответственностью «Гуру» (ООО «Гуру»)  
1 17 08 2016 Принят в дирекцию на должность главного юриста Приказ от 17.08.2016 № 08/16
2 25 09 2018 Должность «главный юрист» переименована в «ведущий юрист-заместитель директора по правовым вопросам» Приказ от 25.09.2018 № 39/18
           

Как отразить изменение названия отдела

При реорганизации предприятия приходится также делать в трудовой книжке запись о переименовании отдела. Однако её вносят не всегда: если при приеме на работу название отдела не было указано, то и при реорганизации его вписывать не нужно.

ПРИМЕР

Широкова была принята на должность продавца, о чем была сделана запись в её трудовой книжке.

Если изначально не было указано, что она будет работать в отделе косметики, то при переводе в отдел продовольственных товаров никаких дополнительных записей в трудовую книжку делать не нужно.

Если же название отдела – существенное условие трудоустройства, то и запись в трудовой о переименовании отдела нужно делать обязательно. Это необходимо, если после перестройки структуры компании старый отдел был полностью упразднен, объединен с другим структурным подразделением или просто получил новое наименование.

В этом случае в трудовой книжке ставят дату и порядковый номер записи, после чего фиксируют информацию о том, что сотрудник был принят на работу в конкретный отдел с указанием должности на предприятии. В четвертой графе указывают номер приказа, по которому старое название подразделения было заменено на новое.

Как исправить ошибку при заполнении

Даже опытные кадровики иногда делают ошибки при заполнении трудовых книжек. Для их устранения нельзя зачеркивать или замазывать неверные данные. Для этого обязательно вносят строку о признании записи за определенным номером недействительной, после чего нужно вписать верную информацию.

Любые неточности при заполнении книжек станут причиной претензий со стороны контролирующих органов при проверке. Кроме того, они могут привести к серьезным неприятностям для сотрудника в дальнейшем.

Также см. «Отмена записи в трудовой книжке: образец».

 

Образец записи, вносимой в трудовую книжку работника при переименовании отдела

  • АКТУАЛЬНЫЙ КОММЕНТАРИЙ
  • ЭКСПРЕСС-КОНСУЛЬТАЦИЯ
  • ОФОРМЛЯЕМ ДОКУМЕНТЫ ПРАВИЛЬНО
  • ПОЛЕЗНАЯ ПРАКТИКА
  • ПОЛЕЗНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
  • ПОЛЕЗНАЯ ПРАКТИКА
  • ЮРИДИЧЕСКАЯ ЗАЩИТА
  • АЛГОРИТМЫ КАДРОВЫХ ДЕЙСТВИЙ
  • Переименование должности в трудовой книжке (образец)

    Можно рассматривать переименование должности в трудовой книжке как образец кадровых корректировок в пределах одного предприятия. Сотрудник остается работать на том же месте, продолжает выполнять те же функции, но меняется название его должности. Иногда это связано с переименованием структурного подразделения, например, когда «руководитель отдела кадров» становится «руководителем отдела персонала». В других случаях работодатель считает необходимым изменить наименование должности для более акутального звучания и т.д. В любом случае с переименованием должности происходит существенное изменение условий трудового договора, требующее соответствующего уведомления сотрудника и издания приказа. Также закон требует отражать переименование в трудовой книжке наемного работника.

    Изменение должности в трудовой книжке: образец записи

    Трудовой кодекс предписывает заносить в книжки работников сведения об их трудовой деятельности (66-я ст. ТК РФ). Переименование должности сотрудника, как один из фактов его рабочей «биографии», также должно отражаться в документе. Без этого в государственных ведомствах может возникнуть непонимание, почему гражданин был принят на одну должность, а уволен с другой.

    Подробный инструктаж по ведению трудовых книжек персонала содержится в Постановлении Министерства труда от 10.10.2003 № 69 (ред. от 31.10.2016). В нем поясняется (п. 3.1), что все должности в трудовых необходимо указывать в полном соответствии со штатным расписанием. И если оно меняется, в частности, корректируются названия должностей, делается запись в трудовой о переименовании должности, образец которой может быть таким:

    1

    2

    3

    4

     

     

     

     

    Общество с ограниченной ответственностью «Белый лебедь» (ООО «Белый лебедь»)

     

    1

    12

    04

    2017

    Принят в отдел развития на должность специалиста по продажам

    Приказ от 12.04.2017 № 09-К

    2

    01

    03

    2019

    Наименование должности «специалист по продажам» с 01.03.2019г. изменено на «менеджер по продажам»

    Приказ от 01.03.2019 № 11-Ш

    В Инструкции по ведению трудовых книжек не сказано, как именно нужно заполнять документ при переименовании штатной должности. В частности, не разъяснено, нужно ли заполнять первые две графы, то есть проставлять порядковый номер и дату записи. Поэтому кадровики действуют по аналогии, но у каждого она своя.

    В нашем примере первые графы тоже заполняются, по аналогии с тем, как надлежит делать запись в трудовой книжке при изменении квалификации, разряда и т.п. (абз.6, п.3.1 Инструкции) - обычно применяется такой вариант оформления. Однако некоторые кадровики полагают, что следует применять другую аналогию и заполнять трудовую книжку так же, как при переименовании организации, не заполняя 1-ю и 2-ю графы.

    Переименование должности в трудовой книжке (образец приведен выше) потребует указания реквизитов локального акта, на основе которого была произведена корректировка (приказ руководителя).

    Переименование должности: что еще надо оформить

    Перед тем, как внести запись в трудовую книжку работника, работодателю следует совершить ряд предварительных действий:

    1. Работнику за 2 месяца направляют уведомление о предстоящих изменениях в штатном расписании в части наименования его должности.

    2. С работником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору, где указывается новое название его должности. Этого требует 72-я статья Трудового кодекса РФ.

    3. Руководителем организации издается приказ, где сообщается об изменении наименования должности конкретного сотрудника. В документе прописывается причина такой корректировки (например: «в связи с изменением штатного расписания компании»).

    4. Информация о новом названии должности вносится в трудовую книжку.

    Записи, внесенные в трудовую книжку подчиненного, обязательно дублируются в личной карточке работника.

    Является ли переименование должности переводом

    Если изменение названия должности не сопровождается изменением трудовых обязанностей сотрудника, переводом это не считается (ст.72.1 Трудового кодекса). Менять функции работника, то есть переводить на другую должность, без его согласия запрещено. Но ст.74 ТК РФ разрешает работодателю в одностороннем порядке изменять организационные и технологические условия труда подчиненных, если выполняемая ими работа остается прежней. Он должен письменно уведомить работника о грядущих изменениях, в том числе, и изменении названия его должности (минимум за 2 месяца). Обычно заключения допсоглашения достаточно, чтобы считать, что сотрудник на это согласен.

    Читайте также: Ошибка в трудовой: как исправить (образец)

    Переименование должности в трудовой книжке

    Переименование должности в трудовой книжке - образец такой записи иногда требуется сотрудникам кадровых отделов небольших организаций, т. к. данная правовая ситуация не носит распространенного характера. Как правильно переименовать должность и в каких случаях это можно сделать, узнаете из настоящей статьи.

    Основания для переименования должности

    Работник принимается в штат организации всегда на определенную должность. Это является важным условием и обязательно включается в его договор с работодателем. Это следует из ст. 57 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ). Работодатель может менять штатное расписание организации по своему усмотрению. Закон не содержит каких-либо ограничений. Но если работодатель проводит такие процедуры, то он должен согласовать это со своим сотрудником и внести соответствующие изменения в трудовой договор.

    Однако ст. 74 ТК РФ позволяет работодателю и в одностороннем порядке изменить название должности работника, но при этом его трудовая функция должна остаться неизменной. Основаниями для переименования должности могут выступать:

    • перемены в организационной структуре организации;
    • изменение законодательства;
    • оптимизация деятельности организации в сфере управления и иные.

    Важно отметить, что если работник в судебном порядке будет обжаловать изменение условий трудового договора в части переименования должности, то обязанность по доказыванию того, что такое изменение было вызвано переменой организационных условий труда, ложится на работодателя. Данное положение закреплено в п. 21 постановления Пленума Верховного суда РФ «О применении судами РФ Трудового кодекса РФ» от 17.03.2004 № 2.

    Порядок переименования должности

    Процедура переименования должности довольно проста. Работодатель на каждом этапе должен неукоснительно соблюдать требования правовых норм, регулирующих те или иные действия, касающиеся взаимоотношений с работником. Порядок действий работодателя выглядит следующим образом:

    Стоит отметить правовую важность извещения сотрудника о предстоящих переменах. Не просто так законом на это отводится такой длительный срок — 2 месяца. Известить сотрудника можно лично, но с проставлением подписи самого сотрудника на извещении или посредством почтового отправления. Дата извещения является ключевым моментом, от которого отсчитывается предусмотренный законом срок до вынесения приказа.

    Важно учитывать, что в ходе этой процедуры работодатель не может вносить никакие в изменения в должностную инструкцию, изменяющие непосредственные обязанности сотрудника. Иначе это будет переводом на другую должность и впоследствии может быть оспорено заинтересованным лицом.

    Как внести запись в трудовую книжку: образец

    Вносить запись в трудовую книжку о переименовании должности можно только на основании распорядительного документа, иначе такая запись будет считаться недействительной. Какой-либо образец переименования должности в трудовой книжке законодательными актами, регулирующими ведение трудовых книжек, не предусмотрен. Следовательно, оформлять запись следует исходя из общих правил заполнения трудовых книжек, которые содержатся в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003 № 69.

    Нужно быть очень внимательным во время проставления самой отметки о переименовании. Запись должна быть ясной, полной, выполнена без ошибок и точно соответствовать распоряжению руководителя. Образец записи в трудовой книжке о переименовании должности может выглядеть следующим образом: «Наименование должности “юрист по претензионной работе” с 10.02.2018 переименовано на “юрисконсульт”».

    Произведенные изменения в трудовой заверяются подписью уполномоченного лица. Подробнее о заполнении трудовой книжки вы узнаете из статьи «Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек».

    Важно отметить, что если должность должна быть переименована по решению суда, например работник обратился с таким требованием по какому-либо основанию, то запись в трудовой книжке делается не на основании такого решения, а на основании приказа работодателя, вынесенного исходя из решения суда.

    Образец записи в трудовую о переименовании должности можно скачать по ссылке: Переименование должности в трудовой книжке - образец.

    ***

    Таким образом, необходимость в переименовании должности может возникнуть по разным причинам, но в любом случае это будет изменением условий договора. Поэтому для того, чтобы в будущем не возникло претензий со стороны работника, работодатель должен строго следовать порядку, установленному законом. Важно помнить, что переименование должности не является переводом, так как обязанности работника не меняются.

    ***

    Статья оказалась полезной? Подписывайтесь на наш канал RUSЮРИСТ в Яндекс.Дзен!

    Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
    Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

    Запись в трудовой книжке о переименовании организации: образец 2019 года

    Наименование фирмы несет в себе большой смысл. Оно является отражением основной деятельности организации, ее внутреннее устройство и сущность. По названию можно легко идентифицировать компанию. Это имя, которое остается с фирмой на протяжении всего срока ее существования и тесно с ней связанно. Именно поэтому так трудно переименовать компанию. К тому же не всегда понятно, как сделать запись в трудовой книжке о переименовании организации. А если запись оформлена неверно, будет ли она обладать законной силой? Ответим на самые главные вопросы и приведем корректный образец записи 2019.

    Нормативно-правовая база

    Хотя смена названия в трудовых книжках и связана с трудовыми отношениями, в этом случае Трудовой кодекс РФ помочь не сможет. Обращаться необходимо к Гражданскому кодексу, а именно статье 54. В ней сказано, что у любой организации должно быть наименование. Если же происходит смена названия, то это уже относится к пункту 3 статьи 52 ГК РФ, где сказано, что перед тем как новое название вступит в силу, оно должно быть изменено во всей документации компании. В том числе и в трудовых книжках сотрудников.

    При внесении новой записи в трудовую книжку, должны быть соблюдены следующие правила:

    • почерк заполняющего документ сотрудника должен быть максимально понятен и аккуратен, а также запись не должна содержать грамматических ошибок;
    • разрешено использовать строго синюю или черную пасту. Прочие расцветки запрещены;
    • разрешено вносить записи лишь на русском языке либо прочих языках республик входящих в состав РФ. Записи на прочих языках недопустимы.

    В каких ситуациях переименование фирмы отражать в трудовой книжке

    Причин для внесения записи об изменении названия фирмы может быть несколько, например:

    • поменялась сфера деятельности или структура компании;
    • изменилась юридическая форма;
    • произошла реорганизация поглощение либо разделение компании.

    В каждом из перечисленных случаев смена названия должна фиксироваться в трудовых книжках сотрудников. Говоря простым языком – любые изменения наименования в учредительной документации, отражаются и в трудовой. Они должны вноситься незамедлительно, сразу после того как вышел соответствующий приказ.

    Как в трудовую книгу должна вноситься запись

    Чтобы оформить запись в трудовой книжке о переименовании организации необходимо выполнять следующие пошаговые действия:

    1. Из архива личных дел организации извлечь все трудовые книги сотрудников.
    2. Подробно ознакомиться с приказом об изменения названия компании.
    3. Трудовая книга открывается на развороте, на котором была внесена последняя запись о зачислении работника в штат.
    4. В крайней колонке слева выставляется порядковый номер записи;
    5. Далее выставляется дата несения записи, например «1.02.2017».
    6. В третьей колонке требуется написать старое наименование организации, затем дату изменения названия и новое название. Например, «ООО Буренка. 1.02.2017г ООО Овцепас».
    7. После этого проставляется печать фирмы и роспись директора.
    8. В правом нижнем углу должна быть проставлена дата и номер приказа.

    Процесс внесения записи в трудовую книгу никак не зависит от формы юридического лица (ООО, ОАО, ЗАО). Правила одинаковы для всех. Приведем образец записи о переименовании организации в трудовой книжке. Он актуален и в 2019 году:

    Заполнением трудовых книжек должен заниматься сотрудник отдела кадров. Именно он несет ответственность за сохранность и заполнение трудовых. Запись должна быть максимально понятной, лаконично написанной, без каких-либо зачеркиваний и исправлений.

    Должен ли издаваться внутренний приказ для изменения записи

    Внутренний приказ относится к числу основных документов компании. Соответственно он должен быть издан перед внесением новых записей в трудовые книжки. Каждый сотрудник должен знать, что записи имеют под собой основания в виде соответствующего документа. Обычно приказ выносится за один день до внесения изменений в трудовые книжки. Заметим, что речь идет именно о приказе о переименовании организации, а не о приказе о внесении каких-либо записей в трудовые книжки.

    Изменение названия никак не должно отражаться на деятельности сотрудников. Они обязаны добросовестно исполнять свои трудовые обязательства. А вот работник отдела кадров обязан следить за правильным внесением записей в трудовые книжки.

    Переименование организации - образец записи в трудовой книжке

    В каких случаях происходит изменение наименования юридического лица?

    Согласно п. 3 ст. 1473 ГК РФ каждая организации должна иметь название, которое указывается в уставных документах. Но иногда в ходе деятельности фирмы возникают ситуации, когда ей приходится изменять наименование. Причины для этого могут быть самыми разными:

    • реорганизация с выделением нового юридического лица либо, наоборот, слияние двух предприятий;
    • желание собственника поменять старое название компании на более звучное;
    • изменение организационно-правовой формы собственности.

    Независимо от причины изменения названия прежде всего необходимо внести изменения в ЕГРЮЛ и уставные документы — только после этого компания будет считаться переименованной.

    Смена названия влечет за собой необходимость произвести соответствующие изменения в документах организации, в том числе и кадровых.

    Основания для внесения изменений в трудовую книжку

    Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, в трудовой книжке каждого работника должно содержаться полное наименование организации и сокращенный вариант (при наличии). При этом нельзя внести только сокращенное наименование, не указывая полное.

    Значит, после того как предприятие, где трудится сотрудник, изменило свое название, это нужно отразить в трудовой книжке.

    Подробности о порядке заполнения трудовых книжек узнайте здесь.

    Основанием для внесения изменений в трудовую книжку будет являться внутренний распорядительный документ о смене названия. Это может быть приказ, постановление, решение собрания учредителей и т. д.

    Только после издания этого документа можно вносить новые записи в трудовую книжку.

    ВНИМАНИЕ! С 2020 года сотрудники вправе выбирать способ ведения трудовой книжки: бумажный или электронный. Если сотрудник выбрал электронный вариант, то информацию о переименовании организации нужно отразить и в СЗВ-ТД.

    Как правильно это сделать, пошагово разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Типовую ситуацию. Это бесплатно.

    Основные требования к внесению записей в трудовую книжку

    При внесении изменений в трудовую книжку работника необходимо руководствоваться Инструкцией по заполнению трудовых книжек:

    • Записи в трудовой книжке делаются только чернилами синего, фиолетового или черного цвета; использование других цветов недопустимо.
    • Запись должна быть сделана разборчивым подчерком, без фактических и орфографических ошибок.
    • Все числовые записи вносятся только арабскими цифрами.
    • Все записи вносят полностью, сокращения недопустимы.
    • Нельзя делать исправления в записях путем зачеркивания или заштриховывания ошибки, нельзя пользоваться корректором.

    Все эти правила в равной степени будут относиться и к внесению изменений о наименовании организации.

    Порядок внесения записи об изменении названия работодателя в трудовую книжку

    Информация вносится в пустую строку, которая следует после последней записи, независимо от того, что это за запись (например, о приеме и увольнении с работы по внешнему совместительству).

    Графы 1 и 2 трудовой книжки не заполняются.

    В 3-ю графу трудовой книжки, там, где указываются сведения о работе, вносится запись о переименовании. В ней должны содержаться следующие сведения:

    • старое наименование полностью;
    • новое наименование полностью;
    • дата переименования;
    • причина переименования;

    Пример записи в трудовой книжке о переименовании организации по желанию владельца:

    Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» переименовано в общество с ограниченной ответственностью «Незабудка» с 01.06.2021 в связи с внесением изменений в уставные документы.

    Пример внесения записи в трудовую книжку при реорганизации с выделением нового юридического лица:

    Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» реорганизовано с выделением юридического лица в общество с ограниченной ответственностью «Незабудка» с 01.06.2021.

    Пример внесения записи в трудовую книжку при смене организационно-правовой формы предприятия:

    Открытое акционерное общество «Ромашка» переименовано в публичное акционерное общество «Ромашка» с 01.06.2021 в связи с внесением изменений в уставные документы организации.

    В 4-й графе ставится основание для переименования, его наименование, дата и номер, например: приказ от 01.06.2017 № 58.

    Порядок записи информации о внесении изменений в трудовую книжку при смене наименования организации регламентируется п. 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек и не зависит от формы собственности организации.

    Нюансы внесения записи в трудовую книжку о переименовании организации

    В зависимости от того, по какой причине произошла смена наименования работодателя, в некоторых случаях изменять записи надо будет не у всех сотрудников.

    Пример

    Произошла реорганизация, и предприятие «Ромашка» присоединило к себе предприятие «Незабудка». Соответственно, новое юридическое лицо будет теперь носить наименование «Ромашка». Изменения в трудовую книжку необходимо будет внести только работникам «Незабудки», вносить новые записи работникам «Ромашки» нет необходимости, поскольку наименование их работодателя не изменилось.

    Указанный пример не стоит путать с ситуацией, когда одна организация ликвидируется, а ее работники принимаются в другую переводом. В этом случае не будет никаких записей об изменении. Работника нужно будет уволить из одного предприятия и принять в другое с указанием основания.

    Часто допускаемые ошибки при внесении записи об изменении наименования компании

    При внесении записи могут быть допущены следующие ошибки:

    • Проставление в колонке 1 порядкового номера записи. Согласно Инструкции нумеруются только записи, содержащие сведения о работе: приеме, переводе, присвоении новой специальности и увольнении.
    • Проставление в колонке 2 даты внесения записи или даты изменения названия организации — в данном случае дата переименования будет указана в колонке 3.
    • Заверение внесенной записи печатью — печать организации ставится только при увольнении работника.

    Данные ошибки не являются грубыми, и поэтому при их допущении исправлений не производится.

    К грубым ошибкам, которые нужно исправить, относятся следующие:

    • фактическая ошибка в наименовании старого или нового названия организации;
    • ошибка в дате переименования организации;
    • ошибка в записи об основании для внесения изменений.

    Эти ошибки необходимо исправить сразу после их обнаружения.

    Алгоритм исправления допущенных ошибок

    Порядок исправления ошибок в записи о переименовании организации:

    • Неправильная запись не зачеркивается, правильные данные вносятся ниже.
    • В следующей незаполненной строке указывается: «В наименовании (записи) допущена ошибка».
    • Затем делается правильная запись — полностью, даже если ошибка была допущена в реквизитах приказа.

    Исправление не заверяют ни печатью, ни подписью.

    Образец такой записи см. в типовой ситуации от КонсультантПлюс.Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

    Исправление можно вносить на любом этапе работы, даже если после записи, где была допущена ошибка, уже сделаны другие записи.

    Подробнее об этом можно прочесть в статье «Как внести исправление в трудовую книжку — образец».

    Итоги

    При переименовании организации записи в трудовых книжках сотрудников необходимо делать в обязательном порядке. Изменения вносятся только после того, как новое название будет зафиксировано в уставных документах. Основанием для внесения записи в трудовую книжку служит внутренний приказ о переименовании и необходимости внесения изменений во внутренние документы. Изменения вносят в порядке, установленном Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

    Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
    Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

    Глава 16 Язык манипулирования данными SQL - Проектирование баз данных - 2-е издание

    Эдриен Ватт и Нельсон Энг

    Язык обработки данных SQL (DML) используется для запроса и изменения данных базы данных. В этой главе мы опишем, как использовать операторы команд SELECT, INSERT, UPDATE и DELETE SQL DML, определенные ниже.

    • SELECT - для запроса данных в базе данных
    • INSERT - для вставки данных в таблицу
    • UPDATE - для обновления данных в таблице
    • DELETE - для удаления данных из таблицы

    В операторе SQL DML:

    • Каждое предложение в операторе должно начинаться с новой строки.
    • Начало каждого пункта должно совпадать с началом других пунктов.
    • Если предложение состоит из нескольких частей, они должны располагаться в отдельных строках и иметь отступ под началом предложения, чтобы показать взаимосвязь.
    • Буквы верхнего регистра используются для обозначения зарезервированных слов.
    • Строчные буквы используются для обозначения пользовательских слов.

    Оператор или команда SELECT позволяет пользователю извлекать данные из таблиц на основе определенных критериев.Он обрабатывается в следующей последовательности:

    SELECT DISTINCT item (s)
    FROM table (s)
    WHERE predicate
    GROUP BY field (s)
    ORDER BY поля

    Мы можем использовать оператор SELECT для создания списка телефонов сотрудников из таблицы Employees следующим образом:

    ВЫБЕРИТЕ имя, фамилию, телефон
    ОТ сотрудников
    ЗАКАЗАТЬ ПО ФАМИЛИ

    Это действие отобразит фамилию, имя и номер телефона сотрудника из таблицы «Сотрудники», представленной в таблице 16.1.

    Фамилия Имя Телефон
    Хаганс Джим 604-232-3232
    Вонг Брюс 604-244-2322

    Таблица 16.1. Таблица сотрудников.

    В следующем примере мы будем использовать таблицу Publishers (Таблица 16.2). (Вы заметите, что Канада неправильно написана в поле Publisher Country для Example Publishing и ABC Publishing.Чтобы исправить неправильное написание, используйте оператор UPDATE для стандартизации поля страны в Канаде - см. Оператор UPDATE далее в этой главе.)

    г.
    Имя издателя Город издателя Издательство Провинция Страна издателя
    Acme Publishing Ванкувер г. до н.э. Канада
    Пример публикации Эдмонтон AB Кнада
    ABC Publishing Торонто НА Canda

    Таблица 16.2. Таблица издателей.

    Если вы добавите имя и город издателя, вы должны использовать оператор SELECT, за которым следует имя поля, разделенное запятой:

    ВЫБЕРИТЕ PubName, город
    ОТ Издательства

    Это действие отобразит имя и город издателя из таблицы «Издатели».

    Если вы хотите просто указать имя издателя под отображаемым именем city, вы должны использовать оператор SELECT с без запятой , разделяя pub_name и city:

    ВЫБЕРИТЕ PubName город
    ИЗ Издательства

    Выполнение этого действия отобразит только pub_name из таблицы Publishers с заголовком «city».Если вы не укажете запятую, SQL Server предполагает, что вам нужно новое имя столбца для pub_name.

    Оператор SELECT с критериями WHERE

    Иногда вам может понадобиться сфокусироваться на части таблицы Publishers, например только на издателях, которые находятся в Ванкувере. В этой ситуации вы должны использовать оператор SELECT с критерием WHERE, т. Е. WHERE city = ‘Vancouver’.

    Эти первые два примера показывают, как ограничить выбор записей критерием WHERE с помощью BETWEEN.Каждый из этих примеров дает одинаковые результаты для товаров в магазине, где в наличии от 20 до 50 наименований.

    Пример № 1 использует количество, qty МЕЖДУ 20 и 50 .

    ВЫБЕРИТЕ StorID, кол-во, TitleID
    ИЗ продаж
    ГДЕ кол-во МЕЖДУ 20 и 50 (включая 20 и 50)

    Пример № 2, с другой стороны, использует qty> = 20 и qty <= 50 .

    SELECT StorID, qty, TitleID
    FROM Sales
    WHERE qty> = 20 и qty <= 50

    Пример № 3 показывает, как ограничить выбор записей критерием WHERE с помощью NOT BETWEEN.

    ВЫБЕРИТЕ StorID, кол-во, TitleID
    ИЗ продаж
    ГДЕ кол-во НЕ МЕЖДУ 20 и 50

    Следующие два примера показывают два разных способа ограничения выбора записей с помощью критерия WHERE с использованием IN, каждый из которых дает одинаковые результаты.

    Пример № 4 показывает, как выбрать записи, используя Province = как часть оператора WHERE.

    SELECT *
    FROM Publishers
    ГДЕ область = «BC» ИЛИ область = «AB» ИЛИ область = «ON»

    Пример № 5 выберите записи, используя Province IN как часть оператора WHERE.

    SELECT *
    FROM Publishers
    ГДЕ провинция IN («BC», «AB», «ON»)

    Последние два примера показывают, как можно использовать NULL и NOT NULL для выбора записей. Для этих примеров будет использоваться таблица «Книги» (не показана), которая содержит поля с названиями «Название», «Количество» и «Цена» (книги). У каждого издателя есть таблица "Книги", в которой перечислены все его книги.

    В примере № 6 используется NULL.

    ВЫБЕРИТЕ цену, название
    ИЗ Книг
    ГДЕ цена НУЛЬ

    В примере № 7 используется NOT NULL.

    ВЫБЕРИТЕ цену, название
    ИЗ Книг
    ГДЕ цена НЕ НУЛЕВАЯ

    Использование подстановочных знаков в предложении LIKE

    Ключевое слово LIKE выбирает строки, содержащие поля, соответствующие указанным частям символьных строк. LIKE используется с данными типа char, varchar, text, datetime и smalldatetime. Подстановочный знак позволяет пользователю сопоставлять поля, содержащие определенные буквы. Например, подстановочный знак «провинция» = «N%» предоставит все провинции, начинающиеся с буквы «N».abcdef])

    Таблица 16.3. Как указать подстановочные знаки в операторе SELECT.

    В примере № 1 LIKE ‘Mc%’ выполняет поиск всех фамилий, начинающихся с букв «Mc» (например, McBadden).

    ВЫБЕРИТЕ Фамилию
    ИЗ сотрудников
    ГДЕ Фамилия КАК "Mc%"

    Например, № 2: LIKE ‘% inger’ ищет все фамилии, оканчивающиеся на буквы inger (например, Ringer, Stringer).

    ВЫБЕРИТЕ Фамилию
    ИЗ сотрудников
    ГДЕ Фамилия КАК "% inger"

    В примере № 3: LIKE ‘% en%’ выполняет поиск всех фамилий, содержащих буквы “en” (e.г., Беннетт, Грин, Макбадден).

    ВЫБЕРИТЕ Фамилию
    ИЗ сотрудников
    ГДЕ Фамилия КАК "% en%"

    Оператор SELECT с предложением ORDER BY

    Вы используете предложение ORDER BY для сортировки записей в результирующем списке. Используйте ASC для сортировки результатов в порядке возрастания и DESC для сортировки результатов в порядке убывания.

    Например, с ASC:

    ВЫБРАТЬ *
    ИЗ сотрудников
    ЗАКАЗАТЬ ПО HireDate ASC

    И с DESC:

    ВЫБЕРИТЕ *
    ИЗ Книг
    ЗАКАЗАТЬ по типу, цене УБЫТКУ

    Оператор SELECT с предложением GROUP BY

    Предложение GROUP BY используется для создания одной выходной строки для каждой группы и производит итоговые значения для выбранных столбцов, как показано ниже.

    ВЫБРАТЬ тип
    ИЗ книг
    ГРУППА ПО типу

    Вот пример использования вышеуказанного оператора.

    ВЫБЕРИТЕ тип КАК "Тип", МИН (цена) КАК "Минимальная цена"
    ИЗ книг
    ГДЕ роялти> 10
    ГРУППА ПО типу

    Если оператор SELECT включает критерий WHERE, где цена не равна нулю ,

    ВЫБЕРИТЕ тип, цена
    ИЗ Книг
    ГДЕ цена не нулевая

    , то оператор с предложением GROUP BY будет выглядеть так:

    ВЫБЕРИТЕ тип КАК "Тип", МИН (цена) КАК "Минимальная цена"
    ИЗ книг
    ГДЕ цена не равна нулю
    ГРУППА ПО типу

    Использование COUNT с GROUP BY

    Мы можем использовать COUNT, чтобы подсчитать, сколько элементов находится в контейнере.Однако, если мы хотим подсчитать разные предметы в отдельные группы, например, шарики разных цветов, мы должны использовать функцию COUNT с командой GROUP BY.

    Приведенный ниже оператор SELECT показывает, как подсчитывать группы данных с помощью функции COUNT с предложением GROUP BY.

    ВЫБРАТЬ СЧЕТЧИК (*)
    ИЗ книг
    ГРУППА ПО типу

    Использование AVG и SUM с GROUP BY

    Мы можем использовать функцию AVG, чтобы получить среднее значение для любой группы, и SUM, чтобы получить результат.

    Пример № 1 использует ФУНКЦИЮ AVG с типом GROUP BY.

    ВЫБРАТЬ СРЕДНЕЕ (кол-во)
    ИЗ книг
    ГРУППА ПО типу

    Пример № 2 использует функцию СУММ с типом ГРУППА ПО.

    ВЫБРАТЬ СУММУ (кол-во)
    ИЗ книг
    ГРУППА ПО типу

    Пример № 3 использует функции AVG и SUM с типом GROUP BY в операторе SELECT.

    ВЫБЕРИТЕ «Общий объем продаж» = SUM (количество), «Средний объем продаж» = AVG (количество), stor_id
    ИЗ продаж
    ГРУППА ПО ИДЕНТИФИКАЦИИ ИДЕНТИФИКАЦИИ ЗАКАЗА ПО «Общие продажи»

    Ограничение строк с HAVING

    Предложение HAVING можно использовать для ограничения строк.Это похоже на условие WHERE, за исключением того, что HAVING может включать агрегатную функцию; ГДЕ не может этого сделать.

    Предложение HAVING ведет себя так же, как предложение WHERE, но применимо к группам. В этом примере мы используем предложение HAVING, чтобы исключить группы с провинцией «BC».

    ВЫБЕРИТЕ au_fname КАК «Имя автора», провинция как «Провинция»
    ОТ авторов
    ГРУППА ПО au_fname, провинция
    ИМЕЕТ провинцию <> «BC»

    INSERT заявление

    Оператор INSERT добавляет строки в таблицу.Кроме того,

    • INSERT указывает таблицу или представление, в которое будут вставлены данные.
    • Column_list перечисляет столбцы, на которые будет воздействовать INSERT.
    • Если столбец опущен, необходимо указать каждое значение.
    • Если вы включаете столбцы, они могут быть перечислены в любом порядке.
    • VALUES определяет данные, которые вы хотите вставить в таблицу. ЗНАЧЕНИЯ не требуется.
    • Столбцы со свойством IDENTITY не следует явно указывать в столбце_список или предложении_значений.

    Синтаксис оператора INSERT:

    INSERT [INTO] Имя_таблицы | имя представления [список_столбцов]
    ЗНАЧЕНИЯ ПО УМОЛЧАНИЮ | values_list | выберите выписку

    При вставке строк с помощью оператора INSERT применяются следующие правила:

    • При вставке пустой строки (‘‘) в столбец varchar или text вставляется один пробел.
    • Все столбцы char заполняются справа до заданной длины.
    • Все конечные пробелы удаляются из данных, вставленных в столбцы varchar, за исключением строк, содержащих только пробелы.Эти строки усекаются до одного пробела.
    • Если оператор INSERT нарушает ограничение, значение по умолчанию или правило, или если это неправильный тип данных, оператор завершается ошибкой, и SQL Server отображает сообщение об ошибке.

    Когда вы указываете значения только для некоторых столбцов в column_list, со столбцами, у которых нет значений, может произойти одно из трех:

    1. Значение по умолчанию вводится, если столбец имеет ограничение DEFAULT, если значение по умолчанию привязано к столбцу или если значение по умолчанию привязано к базовому пользовательскому типу данных.
    2. NULL вводится, если столбец допускает значения NULL и для столбца не существует значения по умолчанию.
    3. Отображается сообщение об ошибке и строка отклоняется, если столбец определен как NOT NULL и значение по умолчанию не существует.

    В этом примере INSERT используется для добавления записи в таблицу авторов издателя.

    INSERT INTO Authors
    VALUES ('555-093-467', 'Martin', 'April', '281 555-5673', '816 Market St.,', 'Vancouver', 'BC', 'V7G3P4', 0)

    В следующем примере показано, как вставить частичную строку в таблицу Publishers со списком столбцов.Столбец страны имеет значение по умолчанию Канада, поэтому его не нужно включать в свои значения.

    INSERT INTO Publishers (PubID, PubName, город, провинция)
    VALUES («9900», «Acme Publishing», «Vancouver», «BC»)

    Чтобы вставить строки в таблицу со столбцом IDENTITY, следуйте приведенному ниже примеру. Не указывайте значение IDENTITY или имя столбца в списке столбцов.

    INSERT INTO jobs
    VALUES («DBA», 100, 175)

    Вставка определенных значений в столбец IDENTITY

    По умолчанию данные не могут быть вставлены непосредственно в столбец IDENTITY; однако, если строка была случайно удалена или в значениях столбца IDENTITY есть пробелы, вы можете вставить строку и указать значение столбца IDENTITY.

    IDENTITY_INSERT опция

    Чтобы разрешить вставку с определенным значением идентификатора, параметр IDENTITY_INSERT может использоваться следующим образом.

    SET IDENTITY_INSERT jobs ON
    INSERT INTO jobs (job_id, job_desc, min_lvl, max_lvl)
    VALUES (19, ’DBA2’, 100, 175)
    SET IDENTITY_INSERT jobs OFF

    Вставка строк с помощью оператора SELECT

    Иногда мы можем создать небольшую временную таблицу из большой таблицы. Для этого мы можем вставлять строки с помощью оператора SELECT.При использовании этой команды нет проверки на уникальность. Следовательно, в приведенном ниже примере может быть много строк с одинаковым pub_id.

    В этом примере создается временная таблица меньшего размера Publishers с помощью оператора CREATE TABLE. Затем INSERT с оператором SELECT используется для добавления записей в эту временную таблицу Publishers из таблицы publis.

    CREATE TABLE dbo.tmpPublishers (
    PubID char (4) NOT NULL,
    PubName varchar (40) NULL,
    city varchar (20) NULL,
    region char (2) NULL,
    country varchar (30) NULL DEFAULT ('' Canada ')
    )
    INSERT tmpPublishers
    SELECT * FROM Publishers

    В этом примере мы копируем подмножество данных.

    ВСТАВИТЬ tmpPublishers (pub_id, pub_name)
    SELECT PubID, PubName
    FROM Publishers

    В этом примере данные издателей копируются в таблицу tmpPublishers, а в столбце страны указывается Канада.

    ВСТАВИТЬ tmpPublishers (PubID, PubName, город, провинция, страна)
    SELECT PubID, PubName, city, Province, «Canada»
    FROM Publishers

    Оператор UPDATE

    Оператор UPDATE изменяет данные в существующих строках путем добавления новых данных или изменения существующих данных.

    В этом примере оператор UPDATE используется для стандартизации поля страны как Канада для всех записей в таблице Publishers.

    ОБНОВЛЕНИЕ Издатели
    УСТАНОВИТЕ страну = «Канада»

    В этом примере размер роялти увеличивается на 10% для тех сумм роялти от 10 до 20.

    ОБНОВЛЕНИЕ roysched
    НАБОР роялти = роялти + (роялти * .10)
    ГДЕ роялти МЕЖДУ 10 и 20

    Включение подзапросов в оператор UPDATE

    Сотрудники из таблицы «Сотрудники», нанятые издателем в 2010 году, получают повышение до высшей должности для своего типа работы.Вот как будет выглядеть оператор UPDATE.

    ОБНОВЛЕНИЕ сотрудников
    SET job_lvl =
    (ВЫБЕРИТЕ max_lvl ИЗ вакансий
    WHERE employee.job_id = jobs.job_id)
    WHERE DATEPART (год, employee.hire_date) = 2010

    УДАЛИТЬ заявление

    Оператор DELETE удаляет строки из набора записей. DELETE называет таблицу или представление, содержащее строки, которые будут удалены, и только одна таблица или строка могут быть указаны в списке одновременно. WHERE - это стандартное предложение WHERE, ограничивающее удаление выбранными записями.

    Синтаксис DELETE выглядит следующим образом.

    УДАЛИТЬ [ИЗ] {table_name | view_name}
    [предложение WHERE]

    Правила для оператора DELETE:

    1. Если вы опустите предложение WHERE, все строки в таблице будут удалены (кроме индексов, таблицы, ограничений) .
    2. DELETE нельзя использовать с производной таблицей, в которой есть предложение FROM, именующее более одной таблицы. (Удаление может затронуть только одну базовую таблицу за раз.)

    Ниже приведены три различных оператора DELETE, которые можно использовать.

    1. Удаление всех строк из таблицы.

    УДАЛИТЬ
    ИЗ Скидки

    2. Удаление выбранных строк:

    УДАЛИТЬ
    ИЗ ПРОДАЖ
    ГДЕ stor_id = ‘6380’

    3. Удаление строк на основе значения в подзапросе:

    УДАЛИТЬ ИЗ продаж
    ГДЕ title_id IN
    (ВЫБРАТЬ title_id ИЗ книг, ГДЕ type = ‘mod_cook’)

    В SQL Server есть множество встроенных функций, например:

    1. Агрегат: возвращает сводные значения
    2. Преобразование: преобразует один тип данных в другой
    3. Дата: отображает информацию о дате и времени
    4. Математический: выполняет операции с числовыми данными
    5. Строка: выполняет операции над символьными строками, двоичными данными или выражениями
    6. Система: возвращает особую информацию из базы данных
    7. Текст и изображение: выполняет операции с данными текста и изображения

    Ниже вы найдете подробное описание и примеры для первых четырех функций.

    Агрегатные функции

    Агрегатные функции выполняют вычисление набора значений и возвращают одно или сводное значение. В таблице 16.4 перечислены эти функции.

    НАЗНАЧЕНИЕ ОПИСАНИЕ
    СРЕДНЕЕ Возвращает среднее значение всех значений или только значений DISTINCT в выражении.
    СЧЕТ Возвращает количество ненулевых значений в выражении.Если указано DISTINCT, COUNT находит количество уникальных ненулевых значений.
    СЧЕТ (*) Возвращает количество строк. COUNT (*) не принимает параметров и не может использоваться с DISTINCT.
    МАКС Возвращает максимальное значение в выражении. MAX можно использовать с числовыми, символьными столбцами и столбцами с датой и временем, но не с битовыми столбцами. Для символьных столбцов MAX находит наибольшее значение в последовательности сортировки. MAX игнорирует любые нулевые значения.
    МИН Возвращает минимальное значение в выражении. MIN можно использовать с числовыми, символьными столбцами и столбцами с датой и временем, но не с битовыми столбцами. Для символьных столбцов MIN находит наименьшее значение в последовательности сортировки. MIN игнорирует любые нулевые значения.
    СУММ Возвращает сумму всех значений или только значений DISTINCT в выражении. СУММ может использоваться только с числовыми столбцами.

    Таблица 16.4 Список агрегатных функций и описаний.

    Ниже приведены примеры каждой из агрегатных функций, перечисленных в таблице 16.4.

    Пример №1: AVG

    ВЫБЕРИТЕ СРЕДНЮЮ (цена) КАК "Средняя цена титула"
    ИЗ Книг

    Пример № 2: COUNT

    ВЫБЕРИТЕ СЧЕТ (PubID) КАК "Количество издателей"
    ИЗ издателей

    Пример № 3: COUNT

    ВЫБЕРИТЕ СЧЕТ (провинция) КАК «Количество издателей»
    ИЗ издателей

    Пример № 3: COUNT (*)

    ВЫБРАТЬ СЧЕТЧИК (*)
    ИЗ сотрудников
    ГДЕ job_lvl = 35

    Пример № 4: MAX

    SELECT MAX (HireDate)
    ИЗ сотрудников

    Пример 5: MIN

    ВЫБЕРИТЕ МИН (цена)
    ИЗ Книги

    Пример № 6: SUM

    ВЫБРАТЬ СУММУ (скидка) КАК «Всего скидок»
    ИЗ скидок

    Функция преобразования

    Функция преобразования преобразует один тип данных в другой.

    В приведенном ниже примере цена, содержащая две девятки, преобразована в пять символов. Синтаксис этого оператора: SELECT ‘Дата‘ + CONVERT (varchar (12), getdate ()).

    SELECT CONVERT (int, 10.6496)
    SELECT title_id, price
    FROM Books
    WHERE CONVERT (char (5), price) LIKE ‘% 99%’

    В этом втором примере функция преобразования изменяет данные на тип данных с другим размером.

    SELECT title_id, CONVERT (char (4), ytd_sales) как «Продажи»
    FROM Books
    WHERE введите LIKE «% cook»

    Функция даты

    Функция даты создает дату, добавляя интервал к указанной дате.Результатом является значение datetime, равное дате плюс количество частей даты. Если параметр даты является значением smalldatetime, результатом также будет значение smalldatetime.

    Функция DATEADD используется для добавления и увеличения значений даты. Синтаксис этой функции - DATEADD (datepart, number, date).

    ВЫБРАТЬ ДАТУ ДОБАВИТЬ (день, 3, дата найма)
    ИЗ сотрудников

    В этом примере используется функция РАЗНДАТ (datepart, date1, date2).

    Эта команда возвращает количество «границ» части даты, пересеченных между двумя указанными датами.Метод подсчета пересеченных границ делает результат, предоставляемый функцией DATEDIFF, согласованным для всех типов данных, таких как минуты, секунды и миллисекунды.

    SELECT DATEDIFF (день, HireDate, «30 ноября 1995 г.»)
    ИЗ сотрудников

    Для любой конкретной даты мы можем проверить любую часть этой даты от года до миллисекунды.

    Части даты (DATEPART) и сокращения, распознаваемые SQL Server, и допустимые значения перечислены в таблице 16.5.

    ДАТА ЧАСТЬ СОКРАЩЕНИЕ ЗНАЧЕНИЯ
    Год г.г 1753-9999
    Квартал кв. 1-4
    Месяц мм 1-12
    День года dy 1-366
    День dd 1-31
    неделя нед 1-53
    будний день DW 1-7 (вс.-Сб.)
    Час чч 0-23
    Минуты миль 0-59
    Вторая сс 0-59
    Миллисекунда мс 0-999

    Таблица 16.5. Аббревиатуры и значения частей даты.

    Математические функции

    Математические функции выполняют операции с числовыми данными.В следующем примере указана текущая цена каждой книги, проданной издателем, и какой бы она была, если бы все цены выросли на 10%.

    ВЫБРАТЬ Цена, (цена * 1,1) КАК «Новая цена», название
    ИЗ Книги
    ВЫБРАТЬ «Квадратный корень» = Квадрат (81)
    ВЫБРАТЬ «Закругленный» = КРУГЛЫЙ (4567,9876,2)
    ВЫБРАТЬ ЭТАЖ (123,45)

    Объединение двух или более таблиц - это процесс сравнения данных в указанных столбцах и использования результатов сравнения для формирования новой таблицы из соответствующих строк.Оператор соединения:

    • Задает столбец из каждой таблицы
    • Сравнивает значения в этих столбцах строка за строкой
    • Объединяет строки с подходящими значениями в новую строку

    Хотя сравнение обычно проводится на предмет равенства - значений, которые точно совпадают, - также могут быть указаны другие типы объединений. Все различные соединения, такие как внутреннее, левое (внешнее), правое (внешнее) и перекрестное соединение, будут описаны ниже.

    Внутреннее соединение

    Внутреннее соединение соединяет две таблицы в столбце с одинаковым типом данных.Возвращаются только строки, в которых совпадают значения столбцов; несогласованные строки отбрасываются.

    Пример № 1

    SELECT jobs.job_id, job_desc
    FROM jobs
    INNER JOIN Сотрудники ON employee.job_id = jobs.job_id
    WHERE jobs.job_id <7

    Пример № 2

    ВЫБЕРИТЕ авторы.au_fname, авторы.au_lname, books.royalty, title
    ОТ авторов ВНУТРЕННЕЕ СОЕДИНЕНИЕ titleauthor НА авторы.au_id = titleauthor.au_id
    ВНУТРЕННЕЕ СОЕДИНЕНИЕ книги НА titleauthor.title_id = books.title_id
    ГРУППА ПО авторам .au_lname, авторам.au_fname, title, title.royalty
    ЗАКАЗАТЬ ПО авторам .au_lname

    Левое внешнее соединение

    Левое внешнее соединение указывает, что должны быть возвращены все левые внешние строки. Все строки из левой таблицы, которые не соответствуют указанному условию, включаются в набор результатов, а выходные столбцы из другой таблицы устанавливаются в NULL.

    В этом первом примере используется новый синтаксис для левого внешнего соединения.

    ВЫБРАТЬ издателей.pub_name, books.title
    FROM Publishers
    LEFT OUTER JOIN Книги на publishers.pub_id = books.pub_id

    Это пример левого внешнего соединения с использованием старого синтаксиса.

    ВЫБЕРИТЕ publishers.pub_name, books.title
    FROM Publishers, Books
    WHERE publishers.pub_id * = books.pub_id

    Соединение правое наружное

    Правое внешнее соединение включает в свой набор результатов все строки из правой таблицы, которые не удовлетворяют указанному условию. Выходные столбцы, соответствующие другой таблице, имеют значение NULL.

    Ниже приведен пример использования нового синтаксиса для правого внешнего соединения.

    ВЫБЕРИТЕ titleauthor.title_id, developers.au_lname, developers.au_fname
    FROM titleauthor
    ПРАВИЛЬНОЕ ВНЕШНЕЕ СОЕДИНЕНИЕ авторов НА titleauthor.au_id = developers.au_id
    ORDERY BY au_lname

    Этот второй пример показывает старый синтаксис, используемый для правого внешнего соединения.

    ВЫБЕРИТЕ titleauthor.title_id, авторы.au_lname, авторы.au_fname
    ОТ titleauthor, авторы
    ГДЕ titleauthor.au_id = * авторы.au_id
    ЗАКАЗАТЬ ПО au_lname

    Полное внешнее соединение

    Полное внешнее соединение указывает, что если строка из любой таблицы не соответствует критериям выбора, эта строка включается в набор результатов, а ее выходные столбцы, соответствующие другой таблице, устанавливаются в NULL.

    Вот пример полного внешнего соединения.

    ВЫБЕРИТЕ books.title, publishers.pub_name, publishers.province
    FROM Publishers
    ПОЛНОЕ ВНЕШНЕЕ СОЕДИНЕНИЕ Книги НА books.pub_id = publishers.pub_id
    ГДЕ (publishers.province <> «BC» и publishers.province <> «ON»)
    ЗАКАЗАТЬ books.title_id

    Крестовина

    Перекрестное соединение - это продукт, объединяющий две таблицы. Это соединение возвращает те же строки, как если бы не было указано предложение WHERE. Например:

    SELECT au_lname, pub_name,
    FROM Authors CROSS JOIN Publishers

    агрегатная функция : возвращает сводные значения ASC : возрастающий порядок

    функция преобразования : преобразует один тип данных в другой

    cross join : продукт, объединяющий две таблицы

    функция даты : отображает информацию о дате и времени

    Оператор DELETE : удаляет строки из набора записей

    DESC : в порядке убывания

    полное внешнее соединение : указывает, что если строка из любой таблицы не соответствует критериям выбора

    GROUP BY : используется для создания одной выходной строки для каждой группы и производит итоговые значения для выбранных столбцов

    внутреннее соединение : соединяет две таблицы в столбце с одинаковым типом данных

    Оператор INSERT : добавляет строки в таблицу

    левое внешнее соединение : указывает, что должны быть возвращены все левые внешние строки

    математическая функция : выполняет операции с числовыми данными

    правое внешнее соединение : включает все строки из правой таблицы, которые не соответствуют указанному условию

    SELECT statemen t: используется для запроса данных в базе данных

    строковая функция : выполняет операции над символьными строками, двоичными данными или выражениями

    системная функция : возвращает особую информацию из базы данных

    текстовые и графические функции : выполняет операции с текстовыми и графическими данными

    Оператор UPDATE: изменяет данные в существующих строках путем добавления новых данных или изменения существующих данных

    подстановочный знак : позволяет пользователю сопоставлять поля, содержащие определенные буквы.

    Для вопросов с 1 по 18 используйте образец базы данных PUBS, созданный Microsoft. Чтобы загрузить сценарий для создания этой базы данных, перейдите на следующий сайт: http://www.microsoft.com/en-ca/download/details.aspx?id=23654.

    1. Показать список дат публикации и названий (книг), которые были опубликованы в 2011 году.
    2. Отобразите список заголовков, классифицированных как традиционные или современные. Воспользуйтесь таблицей "Книги".
    3. Показать всех авторов, имена которых состоят из пяти букв.
    4. Отображение из таблицы «Книги»: тип, цена, pub_id, название о книгах, выпущенных каждым издателем. Переименуйте тип столбца в "Категория книги". Сортировать по типу (по убыванию), а затем по цене (по возрастанию).
    5. Отобразите title_id, pubdate и pubdate плюс три дня, используя таблицу "Книги".
    6. Используя функции dateiff и getdate, определите, сколько времени в месяцах прошло с момента публикации книг в таблице «Книги».
    7. Перечислите идентификаторы заголовков и количество всех книг, проданных более 30 копий.
    8. Показать список всех фамилий авторов, которые живут в Онтарио (ON) и городах, где они живут.
    9. Показать все строки, содержащие 60 в поле Payterms. Воспользуйтесь таблицей продаж.
    10. Показать всех авторов, имена которых состоят из пяти букв, оканчиваются на O или A и начинаются на M или P.
    11. Показать все заголовки стоимостью более 30 долларов, начинающиеся с буквы T или имеющие идентификатор издателя 0877.
    12. Отобразить из таблицы «Сотрудники» столбцы имени (fname), фамилии (lname), идентификатора сотрудника (emp_id) и уровня должности (job_lvl) для сотрудников с уровнем должности выше 200; и переименуйте заголовки столбцов в «Имя», «Фамилия», «ИДЕНТИФИКАЦИЯ №» и «Уровень должности».”
    13. Отобразить роялти, роялти плюс 50% как «роялти плюс 50» и title_id. Воспользуйтесь таблицей Ройшеда.
    14. Используя функцию STUFF, создайте строку «12xxxx567» ​​из строки «1234567.»
    15. Отобразить первые 40 символов каждого заголовка вместе со среднемесячными продажами этого заголовка на текущий момент (ytd_sales / 12). Используйте таблицу заголовков.
    16. Показать, для скольких книг установлены цены.
    17. Показать список поваренных книг со средней стоимостью для всех книг каждого типа.Используйте GROUP BY.
    1. Операторы реляционного множества UNION, INTERSECT и MINUS работают правильно только в том случае, если отношения совместимы с объединением. Что означает «совместимость с союзом» и как вы проверяете это условие?
    2. В чем разница между UNION и UNION ALL? Напишите синтаксис для каждого.
    3. Предположим, у вас есть две таблицы, «Сотрудники» и «Сотрудники_1». Таблица «Сотрудники» содержит записи для трех сотрудников: Алисы Кордосы, Джона Кретчакова и Энн Макдональд.Таблица Employees_1 содержит записи для сотрудников: Джона Кретчакова и Мэри Чен. Учитывая эту информацию, каков будет результат запроса UNION? Перечислите выходные данные запроса.
    4. Учитывая информацию о сотрудниках в вопросе 3, каковы выходные данные запроса UNION ALL? Перечислите выходные данные запроса.
    5. Учитывая информацию о сотрудниках в вопросе 3, каковы выходные данные запроса INTERSECT? Перечислите выходные данные запроса.
    6. Учитывая информацию о сотрудниках в вопросе 3, каковы выходные данные запроса EXCEPT? Перечислите выходные данные запроса.
    7. Что такое перекрестное соединение? Приведите пример его синтаксиса.
    8. Объясните эти три типа соединения:
      1. соединение левое наружное
      2. соединение правое наружное
      3. полное внешнее соединение
    9. Что такое подзапрос и каковы его основные характеристики?
    10. Что такое коррелированный подзапрос? Привести пример.
    11. Предположим, что таблица Product содержит два атрибута: PROD_CODE и VEND_CODE. Значения PROD_CODE: ABC, DEF, GHI и JKL.Им соответствуют следующие значения для VEND_CODE: 125, 124, 124 и 123 соответственно (например, значение ABC PROD_CODE соответствует значению 125 VEND_CODE). Таблица Vendor содержит единственный атрибут VEND_CODE со значениями 123, 124, 125 и 126. (Атрибут VEND_CODE в таблице Product является внешним ключом для VEND_CODE в таблице Vendor.)
    12. Учитывая информацию в вопросе 11, каков будет результат запроса для следующего? Показать значения.
      1. Запрос UNION на основе этих двух таблиц
      2. Запрос UNION ALL на основе этих двух таблиц
      3. Запрос INTERSECT на основе этих двух таблиц
      4. Минус-запрос на основе этих двух таблиц
    1. Показать список всех названий и номеров продаж в таблицах «Книги» и «Продажи», включая названия, не имеющие продаж.Используйте соединение.
    2. Показать список фамилий авторов и всех связанных заголовков, опубликованных каждым автором, отсортированных по фамилии автора. Используйте соединение. Сохраните его как представление с именем: Опубликованные авторы.
    3. Используя подзапрос, отобразите всех авторов (укажите фамилию, имя, почтовый индекс), которые получают 100% гонорар и проживают в Альберте. Сохраните его как представление под названием AuthorsView. При создании представления переименуйте фамилию и имя автора как «Фамилия» и «Имя».
    4. Покажите магазины, в которых не продавалось название Is Anger the Enemy?
    5. Показать список наименований магазинов для продаж после 2013 г. (Дата заказа больше 2013 г.).Отображение названия магазина и даты заказа.
    6. Показать список названий книг, продаваемых в магазине, под названием «News & Brews». Отображение названия магазина, заголовков и дат заказа.
    7. Укажите общий объем продаж (кол-во) по названию. Отобразите столбцы общего количества и заголовка.
    8. Список общих продаж (кол-во) по типу. Отобразите общее количество и тип столбцов.
    9. Список общих продаж (кол-во * цена) по типу. Отобразите общую стоимость в долларах и введите столбцы.
    10. Подсчитайте общее количество типов книг по издательству.Показать имя издателя и общее количество типов книг для каждого издателя.
    11. Показать имена издателей, у которых нет книг. Только отображаемое имя издателя.

    Глава 16 Язык манипулирования данными SQL - Проектирование баз данных - 2-е издание

    Эдриен Ватт и Нельсон Энг

    Язык обработки данных SQL (DML) используется для запроса и изменения данных базы данных. В этой главе мы опишем, как использовать операторы команд SELECT, INSERT, UPDATE и DELETE SQL DML, определенные ниже.

    • SELECT - для запроса данных в базе данных
    • INSERT - для вставки данных в таблицу
    • UPDATE - для обновления данных в таблице
    • DELETE - для удаления данных из таблицы

    В операторе SQL DML:

    • Каждое предложение в операторе должно начинаться с новой строки.
    • Начало каждого пункта должно совпадать с началом других пунктов.
    • Если предложение состоит из нескольких частей, они должны располагаться в отдельных строках и иметь отступ под началом предложения, чтобы показать взаимосвязь.
    • Буквы верхнего регистра используются для обозначения зарезервированных слов.
    • Строчные буквы используются для обозначения пользовательских слов.

    Оператор или команда SELECT позволяет пользователю извлекать данные из таблиц на основе определенных критериев. Он обрабатывается в следующей последовательности:

    SELECT DISTINCT item (s)
    FROM table (s)
    WHERE predicate
    GROUP BY field (s)
    ORDER BY поля

    Мы можем использовать оператор SELECT для создания списка телефонов сотрудников из таблицы Employees следующим образом:

    ВЫБЕРИТЕ имя, фамилию, телефон
    ОТ сотрудников
    ЗАКАЗАТЬ ПО ФАМИЛИ

    Это действие отобразит фамилию, имя и номер телефона сотрудника из таблицы «Сотрудники», представленной в таблице 16.1.

    Фамилия Имя Телефон
    Хаганс Джим 604-232-3232
    Вонг Брюс 604-244-2322

    Таблица 16.1. Таблица сотрудников.

    В следующем примере мы будем использовать таблицу Publishers (Таблица 16.2). (Вы заметите, что Канада неправильно написана в поле Publisher Country для Example Publishing и ABC Publishing.Чтобы исправить неправильное написание, используйте оператор UPDATE для стандартизации поля страны в Канаде - см. Оператор UPDATE далее в этой главе.)

    г.
    Имя издателя Город издателя Издательство Провинция Страна издателя
    Acme Publishing Ванкувер г. до н.э. Канада
    Пример публикации Эдмонтон AB Кнада
    ABC Publishing Торонто НА Canda

    Таблица 16.2. Таблица издателей.

    Если вы добавите имя и город издателя, вы должны использовать оператор SELECT, за которым следует имя поля, разделенное запятой:

    ВЫБЕРИТЕ PubName, город
    ОТ Издательства

    Это действие отобразит имя и город издателя из таблицы «Издатели».

    Если вы хотите просто указать имя издателя под отображаемым именем city, вы должны использовать оператор SELECT с без запятой , разделяя pub_name и city:

    ВЫБЕРИТЕ PubName город
    ИЗ Издательства

    Выполнение этого действия отобразит только pub_name из таблицы Publishers с заголовком «city».Если вы не укажете запятую, SQL Server предполагает, что вам нужно новое имя столбца для pub_name.

    Оператор SELECT с критериями WHERE

    Иногда вам может понадобиться сфокусироваться на части таблицы Publishers, например только на издателях, которые находятся в Ванкувере. В этой ситуации вы должны использовать оператор SELECT с критерием WHERE, т. Е. WHERE city = ‘Vancouver’.

    Эти первые два примера показывают, как ограничить выбор записей критерием WHERE с помощью BETWEEN.Каждый из этих примеров дает одинаковые результаты для товаров в магазине, где в наличии от 20 до 50 наименований.

    Пример № 1 использует количество, qty МЕЖДУ 20 и 50 .

    ВЫБЕРИТЕ StorID, кол-во, TitleID
    ИЗ продаж
    ГДЕ кол-во МЕЖДУ 20 и 50 (включая 20 и 50)

    Пример № 2, с другой стороны, использует qty> = 20 и qty <= 50 .

    SELECT StorID, qty, TitleID
    FROM Sales
    WHERE qty> = 20 и qty <= 50

    Пример № 3 показывает, как ограничить выбор записей критерием WHERE с помощью NOT BETWEEN.

    ВЫБЕРИТЕ StorID, кол-во, TitleID
    ИЗ продаж
    ГДЕ кол-во НЕ МЕЖДУ 20 и 50

    Следующие два примера показывают два разных способа ограничения выбора записей с помощью критерия WHERE с использованием IN, каждый из которых дает одинаковые результаты.

    Пример № 4 показывает, как выбрать записи, используя Province = как часть оператора WHERE.

    SELECT *
    FROM Publishers
    ГДЕ область = «BC» ИЛИ область = «AB» ИЛИ область = «ON»

    Пример № 5 выберите записи, используя Province IN как часть оператора WHERE.

    SELECT *
    FROM Publishers
    ГДЕ провинция IN («BC», «AB», «ON»)

    Последние два примера показывают, как можно использовать NULL и NOT NULL для выбора записей. Для этих примеров будет использоваться таблица «Книги» (не показана), которая содержит поля с названиями «Название», «Количество» и «Цена» (книги). У каждого издателя есть таблица "Книги", в которой перечислены все его книги.

    В примере № 6 используется NULL.

    ВЫБЕРИТЕ цену, название
    ИЗ Книг
    ГДЕ цена НУЛЬ

    В примере № 7 используется NOT NULL.

    ВЫБЕРИТЕ цену, название
    ИЗ Книг
    ГДЕ цена НЕ НУЛЕВАЯ

    Использование подстановочных знаков в предложении LIKE

    Ключевое слово LIKE выбирает строки, содержащие поля, соответствующие указанным частям символьных строк. LIKE используется с данными типа char, varchar, text, datetime и smalldatetime. Подстановочный знак позволяет пользователю сопоставлять поля, содержащие определенные буквы. Например, подстановочный знак «провинция» = «N%» предоставит все провинции, начинающиеся с буквы «N».abcdef])

    Таблица 16.3. Как указать подстановочные знаки в операторе SELECT.

    В примере № 1 LIKE ‘Mc%’ выполняет поиск всех фамилий, начинающихся с букв «Mc» (например, McBadden).

    ВЫБЕРИТЕ Фамилию
    ИЗ сотрудников
    ГДЕ Фамилия КАК "Mc%"

    Например, № 2: LIKE ‘% inger’ ищет все фамилии, оканчивающиеся на буквы inger (например, Ringer, Stringer).

    ВЫБЕРИТЕ Фамилию
    ИЗ сотрудников
    ГДЕ Фамилия КАК "% inger"

    В примере № 3: LIKE ‘% en%’ выполняет поиск всех фамилий, содержащих буквы “en” (e.г., Беннетт, Грин, Макбадден).

    ВЫБЕРИТЕ Фамилию
    ИЗ сотрудников
    ГДЕ Фамилия КАК "% en%"

    Оператор SELECT с предложением ORDER BY

    Вы используете предложение ORDER BY для сортировки записей в результирующем списке. Используйте ASC для сортировки результатов в порядке возрастания и DESC для сортировки результатов в порядке убывания.

    Например, с ASC:

    ВЫБРАТЬ *
    ИЗ сотрудников
    ЗАКАЗАТЬ ПО HireDate ASC

    И с DESC:

    ВЫБЕРИТЕ *
    ИЗ Книг
    ЗАКАЗАТЬ по типу, цене УБЫТКУ

    Оператор SELECT с предложением GROUP BY

    Предложение GROUP BY используется для создания одной выходной строки для каждой группы и производит итоговые значения для выбранных столбцов, как показано ниже.

    ВЫБРАТЬ тип
    ИЗ книг
    ГРУППА ПО типу

    Вот пример использования вышеуказанного оператора.

    ВЫБЕРИТЕ тип КАК "Тип", МИН (цена) КАК "Минимальная цена"
    ИЗ книг
    ГДЕ роялти> 10
    ГРУППА ПО типу

    Если оператор SELECT включает критерий WHERE, где цена не равна нулю ,

    ВЫБЕРИТЕ тип, цена
    ИЗ Книг
    ГДЕ цена не нулевая

    , то оператор с предложением GROUP BY будет выглядеть так:

    ВЫБЕРИТЕ тип КАК "Тип", МИН (цена) КАК "Минимальная цена"
    ИЗ книг
    ГДЕ цена не равна нулю
    ГРУППА ПО типу

    Использование COUNT с GROUP BY

    Мы можем использовать COUNT, чтобы подсчитать, сколько элементов находится в контейнере.Однако, если мы хотим подсчитать разные предметы в отдельные группы, например, шарики разных цветов, мы должны использовать функцию COUNT с командой GROUP BY.

    Приведенный ниже оператор SELECT показывает, как подсчитывать группы данных с помощью функции COUNT с предложением GROUP BY.

    ВЫБРАТЬ СЧЕТЧИК (*)
    ИЗ книг
    ГРУППА ПО типу

    Использование AVG и SUM с GROUP BY

    Мы можем использовать функцию AVG, чтобы получить среднее значение для любой группы, и SUM, чтобы получить результат.

    Пример № 1 использует ФУНКЦИЮ AVG с типом GROUP BY.

    ВЫБРАТЬ СРЕДНЕЕ (кол-во)
    ИЗ книг
    ГРУППА ПО типу

    Пример № 2 использует функцию СУММ с типом ГРУППА ПО.

    ВЫБРАТЬ СУММУ (кол-во)
    ИЗ книг
    ГРУППА ПО типу

    Пример № 3 использует функции AVG и SUM с типом GROUP BY в операторе SELECT.

    ВЫБЕРИТЕ «Общий объем продаж» = SUM (количество), «Средний объем продаж» = AVG (количество), stor_id
    ИЗ продаж
    ГРУППА ПО ИДЕНТИФИКАЦИИ ИДЕНТИФИКАЦИИ ЗАКАЗА ПО «Общие продажи»

    Ограничение строк с HAVING

    Предложение HAVING можно использовать для ограничения строк.Это похоже на условие WHERE, за исключением того, что HAVING может включать агрегатную функцию; ГДЕ не может этого сделать.

    Предложение HAVING ведет себя так же, как предложение WHERE, но применимо к группам. В этом примере мы используем предложение HAVING, чтобы исключить группы с провинцией «BC».

    ВЫБЕРИТЕ au_fname КАК «Имя автора», провинция как «Провинция»
    ОТ авторов
    ГРУППА ПО au_fname, провинция
    ИМЕЕТ провинцию <> «BC»

    INSERT заявление

    Оператор INSERT добавляет строки в таблицу.Кроме того,

    • INSERT указывает таблицу или представление, в которое будут вставлены данные.
    • Column_list перечисляет столбцы, на которые будет воздействовать INSERT.
    • Если столбец опущен, необходимо указать каждое значение.
    • Если вы включаете столбцы, они могут быть перечислены в любом порядке.
    • VALUES определяет данные, которые вы хотите вставить в таблицу. ЗНАЧЕНИЯ не требуется.
    • Столбцы со свойством IDENTITY не следует явно указывать в столбце_список или предложении_значений.

    Синтаксис оператора INSERT:

    INSERT [INTO] Имя_таблицы | имя представления [список_столбцов]
    ЗНАЧЕНИЯ ПО УМОЛЧАНИЮ | values_list | выберите выписку

    При вставке строк с помощью оператора INSERT применяются следующие правила:

    • При вставке пустой строки (‘‘) в столбец varchar или text вставляется один пробел.
    • Все столбцы char заполняются справа до заданной длины.
    • Все конечные пробелы удаляются из данных, вставленных в столбцы varchar, за исключением строк, содержащих только пробелы.Эти строки усекаются до одного пробела.
    • Если оператор INSERT нарушает ограничение, значение по умолчанию или правило, или если это неправильный тип данных, оператор завершается ошибкой, и SQL Server отображает сообщение об ошибке.

    Когда вы указываете значения только для некоторых столбцов в column_list, со столбцами, у которых нет значений, может произойти одно из трех:

    1. Значение по умолчанию вводится, если столбец имеет ограничение DEFAULT, если значение по умолчанию привязано к столбцу или если значение по умолчанию привязано к базовому пользовательскому типу данных.
    2. NULL вводится, если столбец допускает значения NULL и для столбца не существует значения по умолчанию.
    3. Отображается сообщение об ошибке и строка отклоняется, если столбец определен как NOT NULL и значение по умолчанию не существует.

    В этом примере INSERT используется для добавления записи в таблицу авторов издателя.

    INSERT INTO Authors
    VALUES ('555-093-467', 'Martin', 'April', '281 555-5673', '816 Market St.,', 'Vancouver', 'BC', 'V7G3P4', 0)

    В следующем примере показано, как вставить частичную строку в таблицу Publishers со списком столбцов.Столбец страны имеет значение по умолчанию Канада, поэтому его не нужно включать в свои значения.

    INSERT INTO Publishers (PubID, PubName, город, провинция)
    VALUES («9900», «Acme Publishing», «Vancouver», «BC»)

    Чтобы вставить строки в таблицу со столбцом IDENTITY, следуйте приведенному ниже примеру. Не указывайте значение IDENTITY или имя столбца в списке столбцов.

    INSERT INTO jobs
    VALUES («DBA», 100, 175)

    Вставка определенных значений в столбец IDENTITY

    По умолчанию данные не могут быть вставлены непосредственно в столбец IDENTITY; однако, если строка была случайно удалена или в значениях столбца IDENTITY есть пробелы, вы можете вставить строку и указать значение столбца IDENTITY.

    IDENTITY_INSERT опция

    Чтобы разрешить вставку с определенным значением идентификатора, параметр IDENTITY_INSERT может использоваться следующим образом.

    SET IDENTITY_INSERT jobs ON
    INSERT INTO jobs (job_id, job_desc, min_lvl, max_lvl)
    VALUES (19, ’DBA2’, 100, 175)
    SET IDENTITY_INSERT jobs OFF

    Вставка строк с помощью оператора SELECT

    Иногда мы можем создать небольшую временную таблицу из большой таблицы. Для этого мы можем вставлять строки с помощью оператора SELECT.При использовании этой команды нет проверки на уникальность. Следовательно, в приведенном ниже примере может быть много строк с одинаковым pub_id.

    В этом примере создается временная таблица меньшего размера Publishers с помощью оператора CREATE TABLE. Затем INSERT с оператором SELECT используется для добавления записей в эту временную таблицу Publishers из таблицы publis.

    CREATE TABLE dbo.tmpPublishers (
    PubID char (4) NOT NULL,
    PubName varchar (40) NULL,
    city varchar (20) NULL,
    region char (2) NULL,
    country varchar (30) NULL DEFAULT ('' Canada ')
    )
    INSERT tmpPublishers
    SELECT * FROM Publishers

    В этом примере мы копируем подмножество данных.

    ВСТАВИТЬ tmpPublishers (pub_id, pub_name)
    SELECT PubID, PubName
    FROM Publishers

    В этом примере данные издателей копируются в таблицу tmpPublishers, а в столбце страны указывается Канада.

    ВСТАВИТЬ tmpPublishers (PubID, PubName, город, провинция, страна)
    SELECT PubID, PubName, city, Province, «Canada»
    FROM Publishers

    Оператор UPDATE

    Оператор UPDATE изменяет данные в существующих строках путем добавления новых данных или изменения существующих данных.

    В этом примере оператор UPDATE используется для стандартизации поля страны как Канада для всех записей в таблице Publishers.

    ОБНОВЛЕНИЕ Издатели
    УСТАНОВИТЕ страну = «Канада»

    В этом примере размер роялти увеличивается на 10% для тех сумм роялти от 10 до 20.

    ОБНОВЛЕНИЕ roysched
    НАБОР роялти = роялти + (роялти * .10)
    ГДЕ роялти МЕЖДУ 10 и 20

    Включение подзапросов в оператор UPDATE

    Сотрудники из таблицы «Сотрудники», нанятые издателем в 2010 году, получают повышение до высшей должности для своего типа работы.Вот как будет выглядеть оператор UPDATE.

    ОБНОВЛЕНИЕ сотрудников
    SET job_lvl =
    (ВЫБЕРИТЕ max_lvl ИЗ вакансий
    WHERE employee.job_id = jobs.job_id)
    WHERE DATEPART (год, employee.hire_date) = 2010

    УДАЛИТЬ заявление

    Оператор DELETE удаляет строки из набора записей. DELETE называет таблицу или представление, содержащее строки, которые будут удалены, и только одна таблица или строка могут быть указаны в списке одновременно. WHERE - это стандартное предложение WHERE, ограничивающее удаление выбранными записями.

    Синтаксис DELETE выглядит следующим образом.

    УДАЛИТЬ [ИЗ] {table_name | view_name}
    [предложение WHERE]

    Правила для оператора DELETE:

    1. Если вы опустите предложение WHERE, все строки в таблице будут удалены (кроме индексов, таблицы, ограничений) .
    2. DELETE нельзя использовать с производной таблицей, в которой есть предложение FROM, именующее более одной таблицы. (Удаление может затронуть только одну базовую таблицу за раз.)

    Ниже приведены три различных оператора DELETE, которые можно использовать.

    1. Удаление всех строк из таблицы.

    УДАЛИТЬ
    ИЗ Скидки

    2. Удаление выбранных строк:

    УДАЛИТЬ
    ИЗ ПРОДАЖ
    ГДЕ stor_id = ‘6380’

    3. Удаление строк на основе значения в подзапросе:

    УДАЛИТЬ ИЗ продаж
    ГДЕ title_id IN
    (ВЫБРАТЬ title_id ИЗ книг, ГДЕ type = ‘mod_cook’)

    В SQL Server есть множество встроенных функций, например:

    1. Агрегат: возвращает сводные значения
    2. Преобразование: преобразует один тип данных в другой
    3. Дата: отображает информацию о дате и времени
    4. Математический: выполняет операции с числовыми данными
    5. Строка: выполняет операции над символьными строками, двоичными данными или выражениями
    6. Система: возвращает особую информацию из базы данных
    7. Текст и изображение: выполняет операции с данными текста и изображения

    Ниже вы найдете подробное описание и примеры для первых четырех функций.

    Агрегатные функции

    Агрегатные функции выполняют вычисление набора значений и возвращают одно или сводное значение. В таблице 16.4 перечислены эти функции.

    НАЗНАЧЕНИЕ ОПИСАНИЕ
    СРЕДНЕЕ Возвращает среднее значение всех значений или только значений DISTINCT в выражении.
    СЧЕТ Возвращает количество ненулевых значений в выражении.Если указано DISTINCT, COUNT находит количество уникальных ненулевых значений.
    СЧЕТ (*) Возвращает количество строк. COUNT (*) не принимает параметров и не может использоваться с DISTINCT.
    МАКС Возвращает максимальное значение в выражении. MAX можно использовать с числовыми, символьными столбцами и столбцами с датой и временем, но не с битовыми столбцами. Для символьных столбцов MAX находит наибольшее значение в последовательности сортировки. MAX игнорирует любые нулевые значения.
    МИН Возвращает минимальное значение в выражении. MIN можно использовать с числовыми, символьными столбцами и столбцами с датой и временем, но не с битовыми столбцами. Для символьных столбцов MIN находит наименьшее значение в последовательности сортировки. MIN игнорирует любые нулевые значения.
    СУММ Возвращает сумму всех значений или только значений DISTINCT в выражении. СУММ может использоваться только с числовыми столбцами.

    Таблица 16.4 Список агрегатных функций и описаний.

    Ниже приведены примеры каждой из агрегатных функций, перечисленных в таблице 16.4.

    Пример №1: AVG

    ВЫБЕРИТЕ СРЕДНЮЮ (цена) КАК "Средняя цена титула"
    ИЗ Книг

    Пример № 2: COUNT

    ВЫБЕРИТЕ СЧЕТ (PubID) КАК "Количество издателей"
    ИЗ издателей

    Пример № 3: COUNT

    ВЫБЕРИТЕ СЧЕТ (провинция) КАК «Количество издателей»
    ИЗ издателей

    Пример № 3: COUNT (*)

    ВЫБРАТЬ СЧЕТЧИК (*)
    ИЗ сотрудников
    ГДЕ job_lvl = 35

    Пример № 4: MAX

    SELECT MAX (HireDate)
    ИЗ сотрудников

    Пример 5: MIN

    ВЫБЕРИТЕ МИН (цена)
    ИЗ Книги

    Пример № 6: SUM

    ВЫБРАТЬ СУММУ (скидка) КАК «Всего скидок»
    ИЗ скидок

    Функция преобразования

    Функция преобразования преобразует один тип данных в другой.

    В приведенном ниже примере цена, содержащая две девятки, преобразована в пять символов. Синтаксис этого оператора: SELECT ‘Дата‘ + CONVERT (varchar (12), getdate ()).

    SELECT CONVERT (int, 10.6496)
    SELECT title_id, price
    FROM Books
    WHERE CONVERT (char (5), price) LIKE ‘% 99%’

    В этом втором примере функция преобразования изменяет данные на тип данных с другим размером.

    SELECT title_id, CONVERT (char (4), ytd_sales) как «Продажи»
    FROM Books
    WHERE введите LIKE «% cook»

    Функция даты

    Функция даты создает дату, добавляя интервал к указанной дате.Результатом является значение datetime, равное дате плюс количество частей даты. Если параметр даты является значением smalldatetime, результатом также будет значение smalldatetime.

    Функция DATEADD используется для добавления и увеличения значений даты. Синтаксис этой функции - DATEADD (datepart, number, date).

    ВЫБРАТЬ ДАТУ ДОБАВИТЬ (день, 3, дата найма)
    ИЗ сотрудников

    В этом примере используется функция РАЗНДАТ (datepart, date1, date2).

    Эта команда возвращает количество «границ» части даты, пересеченных между двумя указанными датами.Метод подсчета пересеченных границ делает результат, предоставляемый функцией DATEDIFF, согласованным для всех типов данных, таких как минуты, секунды и миллисекунды.

    SELECT DATEDIFF (день, HireDate, «30 ноября 1995 г.»)
    ИЗ сотрудников

    Для любой конкретной даты мы можем проверить любую часть этой даты от года до миллисекунды.

    Части даты (DATEPART) и сокращения, распознаваемые SQL Server, и допустимые значения перечислены в таблице 16.5.

    ДАТА ЧАСТЬ СОКРАЩЕНИЕ ЗНАЧЕНИЯ
    Год г.г 1753-9999
    Квартал кв. 1-4
    Месяц мм 1-12
    День года dy 1-366
    День dd 1-31
    неделя нед 1-53
    будний день DW 1-7 (вс.-Сб.)
    Час чч 0-23
    Минуты миль 0-59
    Вторая сс 0-59
    Миллисекунда мс 0-999

    Таблица 16.5. Аббревиатуры и значения частей даты.

    Математические функции

    Математические функции выполняют операции с числовыми данными.В следующем примере указана текущая цена каждой книги, проданной издателем, и какой бы она была, если бы все цены выросли на 10%.

    ВЫБРАТЬ Цена, (цена * 1,1) КАК «Новая цена», название
    ИЗ Книги
    ВЫБРАТЬ «Квадратный корень» = Квадрат (81)
    ВЫБРАТЬ «Закругленный» = КРУГЛЫЙ (4567,9876,2)
    ВЫБРАТЬ ЭТАЖ (123,45)

    Объединение двух или более таблиц - это процесс сравнения данных в указанных столбцах и использования результатов сравнения для формирования новой таблицы из соответствующих строк.Оператор соединения:

    • Задает столбец из каждой таблицы
    • Сравнивает значения в этих столбцах строка за строкой
    • Объединяет строки с подходящими значениями в новую строку

    Хотя сравнение обычно проводится на предмет равенства - значений, которые точно совпадают, - также могут быть указаны другие типы объединений. Все различные соединения, такие как внутреннее, левое (внешнее), правое (внешнее) и перекрестное соединение, будут описаны ниже.

    Внутреннее соединение

    Внутреннее соединение соединяет две таблицы в столбце с одинаковым типом данных.Возвращаются только строки, в которых совпадают значения столбцов; несогласованные строки отбрасываются.

    Пример № 1

    SELECT jobs.job_id, job_desc
    FROM jobs
    INNER JOIN Сотрудники ON employee.job_id = jobs.job_id
    WHERE jobs.job_id <7

    Пример № 2

    ВЫБЕРИТЕ авторы.au_fname, авторы.au_lname, books.royalty, title
    ОТ авторов ВНУТРЕННЕЕ СОЕДИНЕНИЕ titleauthor НА авторы.au_id = titleauthor.au_id
    ВНУТРЕННЕЕ СОЕДИНЕНИЕ книги НА titleauthor.title_id = books.title_id
    ГРУППА ПО авторам .au_lname, авторам.au_fname, title, title.royalty
    ЗАКАЗАТЬ ПО авторам .au_lname

    Левое внешнее соединение

    Левое внешнее соединение указывает, что должны быть возвращены все левые внешние строки. Все строки из левой таблицы, которые не соответствуют указанному условию, включаются в набор результатов, а выходные столбцы из другой таблицы устанавливаются в NULL.

    В этом первом примере используется новый синтаксис для левого внешнего соединения.

    ВЫБРАТЬ издателей.pub_name, books.title
    FROM Publishers
    LEFT OUTER JOIN Книги на publishers.pub_id = books.pub_id

    Это пример левого внешнего соединения с использованием старого синтаксиса.

    ВЫБЕРИТЕ publishers.pub_name, books.title
    FROM Publishers, Books
    WHERE publishers.pub_id * = books.pub_id

    Соединение правое наружное

    Правое внешнее соединение включает в свой набор результатов все строки из правой таблицы, которые не удовлетворяют указанному условию. Выходные столбцы, соответствующие другой таблице, имеют значение NULL.

    Ниже приведен пример использования нового синтаксиса для правого внешнего соединения.

    ВЫБЕРИТЕ titleauthor.title_id, developers.au_lname, developers.au_fname
    FROM titleauthor
    ПРАВИЛЬНОЕ ВНЕШНЕЕ СОЕДИНЕНИЕ авторов НА titleauthor.au_id = developers.au_id
    ORDERY BY au_lname

    Этот второй пример показывает старый синтаксис, используемый для правого внешнего соединения.

    ВЫБЕРИТЕ titleauthor.title_id, авторы.au_lname, авторы.au_fname
    ОТ titleauthor, авторы
    ГДЕ titleauthor.au_id = * авторы.au_id
    ЗАКАЗАТЬ ПО au_lname

    Полное внешнее соединение

    Полное внешнее соединение указывает, что если строка из любой таблицы не соответствует критериям выбора, эта строка включается в набор результатов, а ее выходные столбцы, соответствующие другой таблице, устанавливаются в NULL.

    Вот пример полного внешнего соединения.

    ВЫБЕРИТЕ books.title, publishers.pub_name, publishers.province
    FROM Publishers
    ПОЛНОЕ ВНЕШНЕЕ СОЕДИНЕНИЕ Книги НА books.pub_id = publishers.pub_id
    ГДЕ (publishers.province <> «BC» и publishers.province <> «ON»)
    ЗАКАЗАТЬ books.title_id

    Крестовина

    Перекрестное соединение - это продукт, объединяющий две таблицы. Это соединение возвращает те же строки, как если бы не было указано предложение WHERE. Например:

    SELECT au_lname, pub_name,
    FROM Authors CROSS JOIN Publishers

    Ключевые термины

    агрегатная функция : возвращает сводные значения

    ASC : в порядке возрастания

    функция преобразования : преобразует один тип данных в другой

    cross join : продукт, объединяющий две таблицы

    функция даты : отображает информацию о дате и времени

    Оператор DELETE : удаляет строки из набора записей

    DESC : в порядке убывания

    полное внешнее соединение : указывает, что если строка из любой таблицы не соответствует критериям выбора

    GROUP BY : используется для создания одной выходной строки для каждой группы и производит итоговые значения для выбранных столбцов

    внутреннее соединение : соединяет две таблицы в столбце с одинаковым типом данных

    Оператор INSERT : добавляет строки в таблицу

    левое внешнее соединение : указывает, что должны быть возвращены все левые внешние строки

    математическая функция : выполняет операции с числовыми данными

    правое внешнее соединение : включает все строки из правой таблицы, которые не соответствуют указанному условию

    SELECT statemen t: используется для запроса данных в базе данных

    строковая функция : выполняет операции над символьными строками, двоичными данными или выражениями

    системная функция : возвращает особую информацию из базы данных

    текстовые и графические функции : выполняет операции с текстовыми и графическими данными

    Оператор UPDATE: изменяет данные в существующих строках путем добавления новых данных или изменения существующих данных

    подстановочный знак : позволяет пользователю сопоставлять поля, содержащие определенные буквы.

    Упражнения

    Для вопросов с 1 по 18 используйте образец базы данных PUBS, созданный Microsoft. Чтобы загрузить сценарий для создания этой базы данных, перейдите на следующий сайт: http://www.microsoft.com/en-ca/download/details.aspx?id=23654.

    1. Показать список дат публикации и названий (книг), которые были опубликованы в 2011 году.
    2. Отобразите список заголовков, классифицированных как традиционные или современные. Воспользуйтесь таблицей "Книги".
    3. Показать всех авторов, имена которых состоят из пяти букв.
    4. Отображение из таблицы «Книги»: тип, цена, pub_id, название о книгах, выпущенных каждым издателем. Переименуйте тип столбца в "Категория книги". Сортировать по типу (по убыванию), а затем по цене (по возрастанию).
    5. Отобразите title_id, pubdate и pubdate плюс три дня, используя таблицу "Книги".
    6. Используя функции dateiff и getdate, определите, сколько времени в месяцах прошло с момента публикации книг в таблице «Книги».
    7. Перечислите идентификаторы заголовков и количество всех книг, проданных более 30 копий.
    8. Показать список всех фамилий авторов, которые живут в Онтарио (ON) и городах, где они живут.
    9. Показать все строки, содержащие 60 в поле Payterms. Воспользуйтесь таблицей продаж.
    10. Показать всех авторов, имена которых состоят из пяти букв, оканчиваются на O или A и начинаются на M или P.
    11. Показать все заголовки стоимостью более 30 долларов, начинающиеся с буквы T или имеющие идентификатор издателя 0877.
    12. Отобразить из таблицы «Сотрудники» столбцы имени (fname), фамилии (lname), идентификатора сотрудника (emp_id) и уровня должности (job_lvl) для сотрудников с уровнем должности выше 200; и переименуйте заголовки столбцов в «Имя», «Фамилия», «ИДЕНТИФИКАЦИЯ №» и «Уровень должности».”
    13. Отобразить роялти, роялти плюс 50% как «роялти плюс 50» и title_id. Воспользуйтесь таблицей Ройшеда.
    14. Используя функцию STUFF, создайте строку «12xxxx567» ​​из строки «1234567.»
    15. Отобразить первые 40 символов каждого заголовка вместе со среднемесячными продажами этого заголовка на текущий момент (ytd_sales / 12). Используйте таблицу заголовков.
    16. Показать, для скольких книг установлены цены.
    17. Показать список поваренных книг со средней стоимостью для всех книг каждого типа.Используйте GROUP BY.

    Дополнительные вопросы (союз, пересечение и минус)

    1. Операторы реляционного множества UNION, INTERSECT и MINUS работают правильно только в том случае, если отношения совместимы с объединением. Что означает «совместимость с союзом» и как вы проверяете это условие?
    2. В чем разница между UNION и UNION ALL? Напишите синтаксис для каждого.
    3. Предположим, у вас есть две таблицы, «Сотрудники» и «Сотрудники_1». Таблица «Сотрудники» содержит записи для трех сотрудников: Алисы Кордосы, Джона Кретчакова и Энн Макдональд.Таблица Employees_1 содержит записи для сотрудников: Джона Кретчакова и Мэри Чен. Учитывая эту информацию, каков будет результат запроса UNION? Перечислите выходные данные запроса.
    4. Учитывая информацию о сотрудниках в вопросе 3, каковы выходные данные запроса UNION ALL? Перечислите выходные данные запроса.
    5. Учитывая информацию о сотрудниках в вопросе 3, каковы выходные данные запроса INTERSECT? Перечислите выходные данные запроса.
    6. Учитывая информацию о сотрудниках в вопросе 3, каковы выходные данные запроса EXCEPT? Перечислите выходные данные запроса.
    7. Что такое перекрестное соединение? Приведите пример его синтаксиса.
    8. Объясните эти три типа соединения:
      1. соединение левое наружное
      2. соединение правое наружное
      3. полное внешнее соединение
    9. Что такое подзапрос и каковы его основные характеристики?
    10. Что такое коррелированный подзапрос? Привести пример.
    11. Предположим, что таблица Product содержит два атрибута: PROD_CODE и VEND_CODE. Значения PROD_CODE: ABC, DEF, GHI и JKL.Им соответствуют следующие значения для VEND_CODE: 125, 124, 124 и 123 соответственно (например, значение ABC PROD_CODE соответствует значению 125 VEND_CODE). Таблица Vendor содержит единственный атрибут VEND_CODE со значениями 123, 124, 125 и 126. (Атрибут VEND_CODE в таблице Product является внешним ключом для VEND_CODE в таблице Vendor.)
    12. Учитывая информацию в вопросе 11, каков будет результат запроса для следующего? Показать значения.
      1. Запрос UNION на основе этих двух таблиц
      2. Запрос UNION ALL на основе этих двух таблиц
      3. Запрос INTERSECT на основе этих двух таблиц
      4. Минус-запрос на основе этих двух таблиц

    Дополнительные вопросы (использование объединений)

    1. Показать список всех названий и номеров продаж в таблицах «Книги» и «Продажи», включая названия, не имеющие продаж.Используйте соединение.
    2. Показать список фамилий авторов и всех связанных заголовков, опубликованных каждым автором, отсортированных по фамилии автора. Используйте соединение. Сохраните его как представление с именем: Опубликованные авторы.
    3. Используя подзапрос, отобразите всех авторов (укажите фамилию, имя, почтовый индекс), которые получают 100% гонорар и проживают в Альберте. Сохраните его как представление под названием AuthorsView. При создании представления переименуйте фамилию и имя автора как «Фамилия» и «Имя».
    4. Покажите магазины, в которых не продавалось название Is Anger the Enemy?
    5. Показать список наименований магазинов для продаж после 2013 г. (Дата заказа больше 2013 г.).Отображение названия магазина и даты заказа.
    6. Показать список названий книг, продаваемых в магазине, под названием «News & Brews». Отображение названия магазина, заголовков и дат заказа.
    7. Укажите общий объем продаж (кол-во) по названию. Отобразите столбцы общего количества и заголовка.
    8. Список общих продаж (кол-во) по типу. Отобразите общее количество и тип столбцов.
    9. Список общих продаж (кол-во * цена) по типу. Отобразите общую стоимость в долларах и введите столбцы.
    10. Подсчитайте общее количество типов книг по издательству.Показать имя издателя и общее количество типов книг для каждого издателя.
    11. Показать имена издателей, у которых нет книг. Только отображаемое имя издателя.

    Как создать форму заказа в Excel

    Как создать простую форму заказа в Excel с выпадающим списком продуктов. После выбора продукта формулы показывают цена. Получите бесплатную книгу, чтобы узнать, как она работает.

    Форма заказа Excel

    На снимке экрана ниже вы можете увидеть заполненную форму заказа с раскрывающимися списками для выбора продуктов.Следующие шаги объясняют, как создать эту форму заказа.

    В разделе загрузок вы можете получить

    • начальный файл для этого руководства со списками клиентов и продуктов, напечатанными на листах
    • и заполненная версия рабочей книги формы заказа Excel.

    Видео: Как сделать форму заказа в Excel

    Посмотрите, как создать форму заказа в Excel, в этом пошаговом видео.Письменные инструкции находятся под видео.

    Хронология видео
    • 00:00 Вступление
    • 01:00 3 л.
    • 02:26 Таблицы Excel
    • 03:27 Именованные диапазоны
    • 05:34 Начать форму заказа
    • 06:21 Добавьте заголовки
    • 06:58 Выпадающие списки продуктов
    • 07:43 Узнать цену
    • 08:59 Добавить ВПР
    • 10:09 Всего строк
    • 11:26 Всего
    • 12:06 Добавить форматирование
    • 13:01 Выпадающий список клиентов
    • 13:49 Поиск клиентов
    • 15:15 Комбинированный поиск
    • 17:44 Окончательное форматирование
    • 18:34 Получить файл-образец

    Настройка рабочей книги

    Для начала создайте два листа в новой книге:

    1. Откройте новую пустую книгу
    2. Переименовать Лист1 как Форма заказа
    3. Вставьте другой лист и переименуйте его в Продукты

    Создание списка продуктов

    Затем выполните следующие действия, чтобы создать таблицу поиска с названиями продуктов и ценами.Список будет отформатирован как именованная таблица Excel, и будут добавлены именованные диапазоны.

    Введите список
    1. На листе Продукты , введите список продуктов и цен, как показано ниже, начиная с ячейки A1
    Форматирование в виде таблицы Excel
    1. Выберите любую ячейку в списке продуктов
    2. На ленте Excel щелкните вкладку Главная
    3. В группе «Стили» щелкните «Форматировать как таблицу».
    4. Щелкните стиль таблицы, который вы хотите использовать
    5. Убедитесь, что диапазон продуктов в таблице правильный - он должен быть $ A $ 1: $ B $ 6
    6. Поставьте галочку в окошке My Table Has Headers (она должна быть отмечена автоматически)
    7. Нажмите ОК

    Список продуктов теперь отформатирован в виде таблицы с контуром и стрелками раскрывающегося списка в строке заголовка.Узнайте больше о таблицах Excel и о том, как они работают.

    Назовите список продуктов

    Затем выполните следующие действия, чтобы присвоить имя ячейкам в столбце A. Чтобы узнать больше об именах Excel, перейдите к Назовите страницу диапазона.

    1. Выберите список продуктов в ячейках A2: A6 (НЕ включайте цены в столбец B)
    2. Щелкните поле имени слева от панели формул
    3. Введите имя диапазона из одного слова - ProductList - затем нажмите клавишу Enter

    Назовите справочную таблицу продукта

    Затем выполните следующие действия, чтобы присвоить имя таблице поиска.Строка заголовка не включается.

    1. Выберите все названия продуктов и цены в ячейках A2: B6 - НЕ включайте заголовки.
    2. Щелкните поле имени слева от панели формул
    3. Введите имя диапазона из одного слова - ProductLookup - затем нажмите клавишу Enter

    Начать форму заказа

    Чтобы запустить форму заказа, выполните следующие действия, чтобы добавить заголовки:

    1. Введите заголовок «Форма заказа» в ячейку B2
    2. Форматировать шрифт заголовка и размер шрифта
    3. Сделайте столбец А достаточно узким, например.грамм. Ширина 1.00 (13 пикселей)
    4. В ячейке E2 введите эту формулу, чтобы отобразить текущую дату: = СЕГОДНЯ ()
    5. Отформатируйте ячейку даты - в этом примере день-месяц
    6. В ячейках с B9 по E9 введите заголовки столбцов: Продукт, Цена, Кол-во, Итого
    7. Выберите ячейки от B9 до E14 и примените параметр «Все границы» из списка «Границы».
    8. Уменьшить высоту строк 1, 3 и 8 примерно до 4,5 (6 пикселей)

    Создание раскрывающихся списков продуктов

    Следующим шагом будет создание раскрывающиеся списки на листе формы заказа, чтобы упростить ввод продукта.Дополнительная информация о создании раскрывающихся списков в Data Страница "Введение в валидацию".

    1. На листе Форма заказа выберите ячейки B10: B14
    2. На вкладке «Данные» ленты Excel щелкните «Проверка данных».
    3. В раскрывающемся списке Разрешить выберите Список
    4. В поле Source введите: = ProductList
    5. Нажмите кнопку ОК.

    Добавить информацию о ценах

    Формулы в столбце C вернут цену для каждого выбранного продукта. в форме заказа.Формула объединяет две функции Excel - ВПР и IF .

    • Формула IF проверяет ячейку продукта и, если она пуста, возвращает пустую строку "", поэтому ячейка цены выглядит пустой: IF (B10 = "", "",
    • Формула VLOOKUP пытается найти выбранный продукт в таблице ProductLookup.
      • Если продукт найден, формула возвращает цену для этого продукта из 2-го столбца таблицы: ВПР (B10, ProductLookup, 2, FALSE)
      • Щелкните эту ссылку, чтобы узнать больше о VLOOKUP

    Выполните следующие действия, чтобы добавить формулу в столбец Цена:

    1. В ячейке B10 выберите продукт из раскрывающегося списка
    2. На листе Форма заказа выберите ячейки C10: C14
    3. Введите формулу:
      = ЕСЛИ (B10 = "", "", ВПР (B10, ProductLookup, 2, FALSE))
    4. Нажмите Ctrl + Enter, чтобы ввести формулу во все выбранные ячейки.

    Вычислить итоговую сумму строки

    Количество будет введено в столбец D, а общая сумма строки будет рассчитана в столбец E. Формула заключена в формулу ЕСЛИ, чтобы избежать нулевого значения. расчет, если ни один товар не был выбран в строке.

    1. На листе Форма заказа выберите ячейки E10: E14
    2. Введите формулу: = IF (C105 = "", "", C10 * D10)
    3. Нажмите Ctrl + Enter, чтобы ввести формулу во все выбранные ячейки.

    Итого заказ

    Функция СУММ используется для суммирования всех строк в Форме заказа.

    1. На листе Форма заказа выберите ячейку E16
    2. Введите формулу: = СУММ (E10: E14)
    3. Нажмите Enter, чтобы заполнить формулу.

    Форматирование бланка заказа

    Добавьте границы ячеек и форматирование шрифта, чтобы сделать форму заказа более привлекательной, и проста в использовании.

    1. Добавьте цвет заливки в столбцы B и D, где требуется ввод данных.
    2. Отформатировать шрифты заголовков полужирным шрифтом
    3. Отформатируйте дату по желанию.
    4. Добавьте форматирование валюты в столбцы Цена и Итого, а также в ячейку Сумма заказа

    Добавить список клиентов

    Если у вас есть постоянные клиенты, вы можете добавить лист с именами своих клиентов. и адреса.Затем выберите имя клиента в форме заказа и их адрес заполняется автоматически.

    Добавить список клиентов

    1. Вставьте новый рабочий лист и назовите его «Клиенты»
    2. На листе «Клиенты» в строке 1 и в заголовках «Имя», «Улица», Город, Пров, Почтовый индекс.
    3. В следующих строках введите данные для нескольких клиентов.
    4. Сделать ячейки заголовков полужирными шрифтом

    Форматирование в виде таблицы Excel
    1. Выберите любую ячейку в списке клиентов
    2. На ленте Excel щелкните вкладку Главная
    3. В группе «Стили» щелкните «Форматировать как таблицу».
    4. Щелкните стиль таблицы, который вы хотите использовать
    5. Убедитесь, что диапазон таблицы клиентов правильный - он должен быть $ A $ 1: $ E $ 5
    6. Добавьте отметку в окошке My Table Has Headers (она должна быть отмечена автоматически, так как заголовок выделен жирным шрифтом)
    7. Нажмите ОК
    Назовите список клиентов

    Затем выполните следующие действия, чтобы назвать ячейки в столбце A.Чтобы узнать больше об именах Excel, перейдите на страницу «Назовите диапазон».

    1. Выберите список клиентов в ячейках A2: A5 (НЕ включайте ячейку заголовка)
    2. Щелкните поле имени слева от панели формул
    3. Введите имя диапазона из одного слова - CustList - затем нажмите клавишу Enter

    Назовите таблицу поиска клиентов

    Затем выполните следующие действия, чтобы присвоить имя таблице поиска.Строка заголовка не будет включена.

    1. Выберите все имена и адресную информацию в ячейках A2: E5 - НЕ включайте заголовки.
    2. Щелкните поле имени слева от панели формул
    3. Введите имя диапазона из одного слова - CustLookup - затем нажмите клавишу Enter

    Создать раскрывающийся список клиентов и поиск

    Затем выполните следующие действия, чтобы добавить раздел «Отправить» вверху формы заказа.

    1. В ячейке B4 введите: Отправить по адресу:
    2. В ячейке B5 добавьте список проверки данных с CustList в качестве источника
    3. В ячейке B6 введите эту формулу, чтобы получить почтовый адрес клиента, если ячейка B5 не пуста:
      = IF (B5 = "", "", VLOOKUP (B5, CustLookup, 2, FALSE))
    4. В ячейке B7 введите следующую формулу, которая будет искать город, провинцию и почтовый индекс для выбранного имени клиента, если ячейка B5 не пуста.Оператор & объединяет результаты в одну ячейку с запятой после города и пробелом после области:
      = IF (B5 = "", "", VLOOKUP (B5, CustLookup, 3, FALSE) & ", "& ВПР (B5, CustLookup, 4, FALSE) &" "& ВПР (B5, CustLookup, 5, FALSE))
    5. Чтобы проверить формулы, выберите клиента из раскрывающегося списка в ячейка B5, а информация об адресе должна появиться в ячейках B6 и B7.

    Платежный адрес (необязательно)

    Чтобы добавить усовершенствование к заполненной форме заказа, выполните следующие действия, чтобы добавить раздел «Кому счет» справа от раздела «Кому отправить».В разделе будет флажок, запускающий небольшой макрос.

    • Чтобы использовать тот же адрес, установите флажок, чтобы поставить отметку. Макрос копирует адрес доставки в раздел Bill To.
    • Чтобы очистить адрес для выставления счета, снова установите флажок, чтобы снять флажок.

    ПРИМЕЧАНИЕ : Эта дополнительная функция и макрос находятся в файле образца адреса выставления счетов . Заполненная форма заказа не содержит макросов.

    Сохранить файл

    В разделе Bill To используются макросы, поэтому выполните следующие действия, чтобы сохранить книгу с поддержкой макросов.

    • В верхней части Excel щелкните вкладку Файл
    • Слева нажмите Сохранить как
    • В правом верхнем углу в раскрывающемся списке выберите книгу Excel с поддержкой макросов (* .xlsm) в качестве типа файла.
      • ПРИМЕЧАНИЕ. Вы можете выбрать двоичную книгу Excel (* .xlsb), если предпочитаете
    • (Необязательно) Введите другое имя и нажмите Обзор, чтобы выбрать другую папку для файла.
    • Щелкните кнопку Сохранить.
    Добавить счет в раздел

    Вот шаги для добавления раздела "Счет" в верхней части формы заказа.

    • Выберите ячейки «Доставить в», B5: E7, и измените границу на «Без границы»
    • Выберите ячейки B5: C7 и измените границу на внешние границы
    • Выберите ячейки D5: E7 и измените границу на внешние границы
    • В ячейке D4 введите Bill to: и отформатируйте курсивом
    • .
    Добавить флажок
    • Щелкните вкладку Разработчик на ленте Excel.Если его не видно, выполните следующие действия.
    • Щелкните стрелку команды «Вставить» и в разделе «Элементы управления формы» щелкните инструмент «Флажок».
    • Щелкните ячейку E4, чтобы добавить флажок
    • При необходимости наведите указатель мыши на границу флажка и перетащите его в правильное положение справа от заголовка «Кому счет».
    • Щелкните правой кнопкой мыши флажок и выберите «Изменить текст».
    • Удалите текст по умолчанию и введите: То же, что и Доставка в .
    Установить флажок
    • Добавьте новый лист в книгу и назовите лист Admin
    • Выберите ячейку A1 и измените ее границу на Внешние границы
    • Измените цвет заливки на серый, чтобы показать, что ячейку нельзя изменять вручную
    • В ячейке B1 введите метку: То же, что и Доставка в
    • Вернитесь к листу формы заказа, щелкните правой кнопкой мыши флажок и выберите Управление форматом
    • На вкладке «Управление» щелкните поле «Ссылка на ячейку».
    • В книге щелкните вкладку "Администратор", затем щелкните ячейку A1
    • Нажмите OK, чтобы закрыть диалоговое окно «Форматировать объект».
    Проверить связь
    • Щелкните рабочий лист вне флажка, чтобы снять флажок
    • Установите флажок, чтобы добавить флажок, затем перейдите на страницу администратора.
      • В ячейке A1 должно отображаться значение ИСТИНА, если флажок установлен.
      • Если флажок снят, в ячейке A1 будет показано ЛОЖЬ
    Имя диапазонов ячеек

    Затем вы создадите 3 именованных диапазона - для ячеек получателя и получателя счета и связанной ячейки на листе администратора.Эти имена будут использоваться в макросе флажка.

    • На листе формы заказа выберите ячейки B5: C7
    • Щелкните поле "Имя" слева от панели формул.
    • Введите имя из одного слова для этого диапазона - ShipTo - и нажмите клавишу Enter.
    • На листе формы заказа выберите ячейки D5: E7
    • Щелкните поле "Имя" слева от панели формул.
    • Введите имя из одного слова для этого диапазона - BillTo - и нажмите клавишу Enter
    • Затем перейдите на страницу администратора и выберите ячейку A1
    • Щелкните поле имени и введите имя BillLink , затем нажмите Enter
    • .

    ПРИМЕЧАНИЕ : Чтобы просмотреть определения этих имен, перейдите на вкладку «Формулы» на ленте Excel и щелкните команду «Диспетчер имен»

    Добавить макрос
    • На листе формы заказа щелкните правой кнопкой мыши флажок и выберите Назначить макрос
    • Нажмите кнопку «Создать», откроется окно редактора Visual Basic с модулем кода
    • .
    • В этом модуле кода есть пустая процедура макроса с именем вашего флажка.
    • Удалить эту процедуру (3 строки - от Sub до End Sub)
    • Затем скопируйте код Bill To Macro под
    • Вставьте скопированный код в модуль кода, где вы только что удалили старый код.
    • Закройте окно редактора Visual Basic, чтобы вернуться в Excel
    Счет для макроса, код

    Вот как работает макрос:

    • Если ячейка A1 на листе администратора (BillLink) содержит ИСТИНА,
      • скопируйте адрес доставки (ShipTo) в раздел биллинга (BillTo)
    • Если ячейка содержит ЛОЖЬ,
      • очистить содержимое раздела биллинга.
     Sub ChangeBillAddress ()
    Dim wsDE как рабочий лист
    Dim wsA как рабочий лист
    Dim rngBill As Range
    Диапазон Dim rngShip As
    Dim rngLink As Диапазон
    
    Установить wsA = Sheets ("Администратор")
    Установите wsDE = Sheets («Форма заказа»)
    Установите rngBill = wsDE.Range ("BillTo")
    Установите rngShip = wsDE.Range ("ShipTo")
    Установите rngLink = wsA.Range ("BillLink")
    
    Если rngLink = True, то
      rngBill.Value = rngShip.Value
    Еще
      rngBill.ClearContents
    Конец, если
    Концевой переводник 
    Назначьте новый макрос

    Наконец, выполните следующие действия, чтобы назначить новый макрос флажку:

    • На листе формы заказа щелкните правой кнопкой мыши флажок и выберите Назначить макрос
    • В списке макросов нажмите ChangeBillAddress
    • Нажмите кнопку ОК, чтобы назначить этот макрос флажку.
    Проверить макрос
    • Перед тестированием макроса сохраните книгу , на случай, если что-то пойдет не так
    • Щелкните на листе формы заказа вне флажка, чтобы снять его.
    • Установите флажок, чтобы добавить флажок, и адрес доставки должен быть скопирован в раздел выставления счетов.
    • Установите флажок, чтобы снять флажок, и содержимое раздела биллинга должно быть очищено.
    Окончательная корректировка

    Вот несколько окончательных корректировок, которые вам, возможно, придется внести, чтобы заполнить раздел биллинга.

    • При необходимости расширьте столбцы, чтобы освободить место для адресных строк.
    • Измените форматирование ячеек, чтобы ячейки адреса выставления счетов были выровнены по левому краю и имели правильный размер шрифта.
    • Переместите флажок так, чтобы он находился справа от метки Счета

    Скачать рабочую тетрадь

    1. Start : Чтобы следовать руководству по форме заказа в Excel, загрузите заархивированный образец файла Excel Order Form Start.В нем есть листы с образцами продуктов и клиентов, поэтому вам не нужно их вводить. Файл имеет формат xlsx и не содержит макросов
    2. Завершено : Чтобы увидеть, как работает заполненная форма заказа Excel, загрузите заархивированный образец файла заполненной формы заказа Excel. Файл имеет формат xlsx и не содержит макросов
    3. Платежный адрес : чтобы увидеть заполненную форму заказа с флажком «Платежный адрес», загрузите заархивированный файл с образцом флажка «Платежный адрес» в форме заказа.Этот файл имеет формат xlsm и содержит макрос, который запускается при установке флажка.

    Дополнительные уроки

    Ввод данных рабочего листа Форма

    Создать каплю Вниз список

    Функция ВПР

    Именованные диапазоны

    Флажок

    , VBA

    Использование структурированных ссылок с таблицами Excel

    При создании таблицы Excel Excel присваивает имя таблице и каждому заголовку столбца в таблице.Когда вы добавляете формулы в таблицу Excel, эти имена могут отображаться автоматически, когда вы вводите формулу и выбираете ссылки на ячейки в таблице вместо того, чтобы вводить их вручную. Вот пример того, что делает Excel:

    Вместо использования явных ссылок на ячейки

    Excel использует имена таблиц и столбцов

    = Сумма (C2: C7)

    = СУММ (Отдел продаж [Сумма продаж])

    Эта комбинация имен таблицы и столбца называется структурированной ссылкой.Имена в структурированных ссылках изменяются всякий раз, когда вы добавляете или удаляете данные из таблицы.

    Структурированные ссылки также появляются при создании формулы вне таблицы Excel, которая ссылается на данные таблицы. Ссылки могут облегчить поиск таблиц в большой книге.

    Чтобы включить в формулу структурированные ссылки, щелкните ячейки таблицы, на которые вы хотите сослаться, вместо того, чтобы вводить ссылку на их ячейки в формуле. Давайте воспользуемся данными из следующего примера, чтобы ввести формулу, которая автоматически использует структурированные ссылки для расчета суммы комиссии с продаж.

    Продажа Человек

    Регион

    Продажа Сумма

    % Комиссия

    Сумма комиссии

    Джо

    Север

    260

    10%

    Роберт

    Юг

    660

    15%

    Мишель

    Восток

    940

    15%

    Эрих

    Запад

    410

    12%

    Дафна

    Север

    800

    15%

    Грабить

    Юг

    900

    15%

    1. Скопируйте образец данных из приведенной выше таблицы, включая заголовки столбцов, и вставьте их в ячейку A1 нового листа Excel.

    2. Чтобы создать таблицу, выберите любую ячейку в диапазоне данных и нажмите Ctrl + T .

    3. Убедитесь, что в поле Моя таблица есть заголовки установлен флажок, и нажмите ОК .

    4. В ячейке E2 введите знак равенства ( = ) и щелкните ячейку C2.

      В строке формул после знака равенства отображается структурированная ссылка [@ [Sales Amount]] .

    5. Введите звездочку ( * ) сразу после закрывающей скобки и щелкните ячейку D2.

      В строке формул после звездочки отображается структурированная ссылка [@ [% Комиссия]] .

    6. Нажмите Введите .

      Excel автоматически создает вычисляемый столбец и копирует формулу вниз по всему столбцу, корректируя ее для каждой строки.

    Что происходит, когда я использую явные ссылки на ячейки?

    Если вы вводите явные ссылки на ячейки в вычисляемом столбце, может быть сложнее увидеть, что вычисляет формула.

    1. На образце рабочего листа щелкните ячейку E2

    2. В строке формул введите = C2 * D2 и нажмите Введите .

    Обратите внимание, что хотя Excel копирует формулу вниз по столбцу, он не использует структурированные ссылки.Если, например, вы добавите столбец между существующими столбцами C и D, вам придется изменить формулу.

    Как изменить имя таблицы?

    Когда вы создаете таблицу Excel, Excel создает имя таблицы по умолчанию (Таблица1, Таблица2 и т. Д.), Но вы можете изменить имя таблицы, чтобы сделать его более значимым.

    1. Выберите любую ячейку в таблице, чтобы отобразить вкладку Работа с таблицами > Дизайн на ленте.

    2. Введите желаемое имя в поле Имя таблицы и нажмите Введите .

    В нашем примере данных мы использовали имя DeptSales .

    Используйте следующие правила для имен таблиц:

    • Используйте допустимые символы Всегда начинайте имя с буквы, символа подчеркивания ( _ ) или обратной косой черты ( \ ).В остальной части имени используйте буквы, цифры, точки и символы подчеркивания. Вы не можете использовать «C», «c», «R» или «r» для имени, потому что они уже обозначены как ярлык для выбора столбца или строки для активной ячейки, когда вы вводите их в Имя или Перейти к ящику .

    • Не использовать ссылки на ячейки Имена не могут совпадать со ссылкой на ячейку, например Z $ 100 или R1C1.

    • Не используйте пробел для разделения слов В имени нельзя использовать пробелы. В качестве разделителей слов можно использовать символ подчеркивания ( _ ) и точку (, ). Например, DeptSales, Sales_Tax или First.Quarter.

    • Используйте не более 255 символов Имя таблицы может содержать до 255 символов.

    • Используйте уникальные имена таблиц Повторяющиеся имена не допускаются.Excel не различает заглавные и строчные буквы в именах, поэтому, если вы вводите «Продажи», но уже имеете другое имя под названием «ПРОДАЖИ» в той же книге, вам будет предложено выбрать уникальное имя.

    • Используйте идентификатор объекта Если вы планируете использовать сочетание таблиц, сводных таблиц и диаграмм, рекомендуется добавить к именам префикс типа объекта. Например: tbl_Sales для таблицы продаж, pt_Sales для сводной таблицы продаж и chrt_Sales для диаграммы продаж или ptchrt_Sales для сводной диаграммы продаж.Это сохраняет все ваши имена в упорядоченном списке в диспетчере имен.

    Правила синтаксиса структурированных ссылок

    Вы также можете вручную вводить или изменять структурированные ссылки в формуле, но это поможет понять синтаксис структурированных ссылок. Давайте рассмотрим следующий пример формулы:

    = SUM (DeptSales [[# Totals], [Sales Amount]], DeptSales [[# Data], [Commission Amount]])

    Эта формула имеет следующие структурированные справочные компоненты:

    • Имя таблицы: DeptSales - это настраиваемое имя таблицы.Он ссылается на данные таблицы без каких-либо заголовков или итоговых строк. Вы можете использовать имя таблицы по умолчанию, например Table1, или изменить его, чтобы использовать собственное имя.

    • Спецификатор столбца: [Сумма продаж] и [Сумма комиссии ] - это спецификаторы столбца, которые используют имена столбцов, которые они представляют. Они ссылаются на данные столбца без заголовка столбца или итоговой строки. Всегда заключайте спецификаторы в скобки, как показано.

    • Спецификатор элемента: [#Totals] и [#Data] - это специальные спецификаторы элемента, которые относятся к определенным частям таблицы, таким как итоговая строка.

    • Спецификатор таблицы: [[#Totals], [Sales Amount]] и [[#Data], [Commission Amount]] - это спецификаторы таблицы, которые представляют внешние части структурированной ссылки.Внешние ссылки следуют за именем таблицы, и вы заключаете их в квадратные скобки.

    • Структурированная ссылка: (DeptSales [[# Totals], [Sales Amount]] и DeptSales [[# Data], [Commission Amount]]] - это структурированные ссылки, представленные строкой, которая начинается с имени таблицы и заканчивается спецификатором столбца.

    Для создания или редактирования структурированных ссылок вручную используйте следующие правила синтаксиса:

    • Используйте скобки вокруг спецификаторов Все спецификаторы таблиц, столбцов и специальных элементов должны быть заключены в соответствующие скобки ([]).Спецификатор, содержащий другие спецификаторы, требует, чтобы внешние совпадающие скобки заключали в них внутренние совпадающие скобки других спецификаторов. Например: = DeptSales [[продавец]: [регион]]

    • Все заголовки столбцов представляют собой текстовые строки. Но они не требуют кавычек, когда используются в структурированной ссылке. Числа или даты, например 2014 или 01.01.2014, также считаются текстовыми строками. Вы не можете использовать выражения с заголовками столбцов.Например, выражение DeptSalesFYSummary [[2014]: [2012]] не будет работать.

    Используйте скобки вокруг заголовков столбцов со специальными символами Если есть специальные символы, весь заголовок столбца должен быть заключен в квадратные скобки, что означает, что в спецификаторе столбца требуются двойные скобки. Например: = DeptSalesFYSummary [[Total $ Amount]]

    Вот список специальных символов, которым требуются дополнительные скобки в формуле:

    Вот список специальных символов, которым требуется escape-символ (‘) в формуле:

    Используйте пробел, чтобы улучшить читаемость в структурированной ссылке. Вы можете использовать пробелы, чтобы улучшить читаемость структурированной ссылки.Например: = DeptSales [[Продавец]: [Регион]] или = DeptSales [[# заголовков], [#Data], [% комиссии]]

    Рекомендуется использовать один пробел:

    Справочные операторы

    Для большей гибкости при указании диапазонов ячеек вы можете использовать следующие операторы ссылок для объединения спецификаторов столбцов.

    Это структурированная ссылка:

    относится к:

    С помощью:

    Какой диапазон ячеек:

    = Отдел продаж [[продавец]: [регион]]

    Все ячейки в двух или более соседних столбцах

    : (двоеточие) оператор диапазона

    A2: B7

    = DeptSales [сумма продаж], DeptSales [сумма комиссии]

    Комбинация двух или более столбцов

    , (запятая) оператор объединения

    C2: C7, E2: E7

    = Отдел продаж [[продавец]: [Сумма продаж]] Отдел продаж [[регион]: [% комиссии]]

    Пересечение двух и более столбцов

    (пробел) оператор пересечения

    B2: C7

    Спецификаторы специальных предметов

    Чтобы ссылаться на определенные части таблицы, например, только на строку итогов, вы можете использовать любой из следующих специальных спецификаторов элементов в своих структурированных ссылках.

    Спецификатор этого особого предмета:

    относится к:

    # Все

    Вся таблица, включая заголовки столбцов, данные и итоги (если есть).

    #Data

    Только строки данных.

    #Headers

    Только строка заголовка.

    # Итого

    Только итоговая строка. Если ничего не существует, возвращается ноль.

    # Эта строка

    или

    @

    или

    @ [Название столбца]

    Только ячейки в той же строке, что и формула.Эти спецификаторы нельзя комбинировать с другими специальными спецификаторами элементов. Используйте их для принудительного неявного поведения пересечения для ссылки или для переопределения неявного поведения пересечения и ссылки на отдельные значения из столбца.

    Excel автоматически заменяет спецификаторы #This Row на более короткие спецификаторы @ в таблицах, содержащих более одной строки данных. Но если в вашей таблице только одна строка, Excel не заменяет спецификатор #This Row, что может привести к неожиданным результатам вычислений при добавлении дополнительных строк.Чтобы избежать проблем с расчетами, убедитесь, что вы ввели несколько строк в таблицу, прежде чем вводить какие-либо структурированные справочные формулы.

    Уточняющие структурированные ссылки в вычисляемых столбцах

    При создании вычисляемого столбца для создания формулы часто используется структурированная ссылка. Эта структурированная ссылка может быть неполной или полной. Например, чтобы создать вычисляемый столбец под названием «Сумма комиссии», в котором рассчитывается сумма комиссии в долларах, вы можете использовать следующие формулы:

    Тип структурированной ссылки

    Пример

    Комментарий

    Неквалифицированный

    = [Сумма продаж] * [% комиссии]

    Умножает соответствующие значения из текущей строки.

    Полностью квалифицированный

    = DeptSales [сумма продаж] * DeptSales [% комиссии]

    Умножает соответствующие значения для каждой строки для обоих столбцов.

    Общее правило, которому следует следовать: если вы используете структурированные ссылки в таблице, например, при создании вычисляемого столбца, вы можете использовать неквалифицированную структурированную ссылку, но если вы используете структурированную ссылку вне table, вам необходимо использовать полностью квалифицированную структурированную ссылку.

    Примеры использования структурированных ссылок

    Вот несколько способов использования структурированных ссылок.

    Это структурированная ссылка:

    относится к:

    Какой диапазон ячеек:

    = Отдел продаж [[# Все], [Сумма продаж]]

    Все ячейки в столбце «Сумма продаж».

    C1: C8

    = Отдел продаж [[# заголовков], [% комиссии]]

    Заголовок столбца% комиссии.

    D1

    = Отдел продаж [[# Всего], [Регион]]

    Сумма в столбце «Регион».Если строки итогов нет, возвращается ноль.

    B8

    = Отдел продаж [[# Все], [Сумма продаж]: [% комиссии]]

    Все ячейки в сумме продаж и% комиссии.

    C1: D8

    = DeptSales [[# данных], [% комиссии]: [сумма комиссии]]

    Только данные столбцов% комиссии и суммы комиссии.

    D2: E7

    = Отдел продаж [[# заголовков], [регион]: [размер комиссии]]

    Только заголовки столбцов между регионом и суммой комиссии.

    B1: E1

    = Отдел продаж [[# Всего], [Сумма продаж]: [Сумма комиссии]]

    Итоги суммы продаж в столбцах «Сумма комиссии».Если строки итогов нет, возвращается ноль.

    C8: E8

    = Отдел продаж [[# заголовков], [# данных], [% комиссии]]

    Только заголовок и данные% комиссии.

    D1: D7

    = Отдел продаж [[# эта строка], [размер комиссии]]

    или

    = DeptSales [@Commission Amount]

    Ячейка на пересечении текущей строки и столбца «Сумма комиссии».Если используется в той же строке, что и заголовок или итоговая строка, это вернет #VALUE! ошибка.

    Если вы введете более длинную форму этой структурированной ссылки (#This Row) в таблицу с несколькими строками данных, Excel автоматически заменит ее более короткой формой (@). Оба они работают одинаково.

    E5 (если текущая строка 5)

    Стратегии работы со структурированными ссылками

    При работе со структурированными ссылками учитывайте следующее.

    • Использование автозаполнения формул Вы можете обнаружить, что использование автозаполнения формул очень полезно при вводе структурированных ссылок и для обеспечения использования правильного синтаксиса. Дополнительные сведения см. В разделе Использование автозаполнения формул.

    • Решите, нужно ли создавать структурированные ссылки для таблиц в полувыделении По умолчанию, когда вы создаете формулу, щелчок по диапазону ячеек в таблице частично выбирает ячейки и автоматически вводит структурированную ссылку вместо диапазона ячеек в формуле.Такое поведение частичного выбора значительно упрощает ввод структурированной ссылки. Вы можете включить или выключить это поведение, установив или сняв флажок Использовать имена таблиц в формулах в диалоговом окне Файл > Параметры > Формулы > Работа с формулами .

    • Используйте книги с внешними ссылками на таблицы Excel в других книгах Если книга содержит внешнюю ссылку на таблицу Excel в другой книге, эта связанная исходная книга должна быть открыта в Excel, чтобы избежать #REF! ошибки в целевой книге, содержащей ссылки.Если вы сначала откроете целевую книгу и # ССЫЛКА! появляются ошибки, они будут устранены, если вы затем откроете исходную книгу. Если вы сначала откроете исходную книгу, вы не увидите кодов ошибок.

    • Преобразование диапазона в таблицу и таблицы в диапазон При преобразовании таблицы в диапазон все ссылки на ячейки меняются на их эквивалентные абсолютные ссылки стиля A1. При преобразовании диапазона в таблицу Excel не заменяет автоматически ссылки на ячейки этого диапазона на их эквивалентные структурированные ссылки.

    • Отключение заголовков столбцов Заголовки столбцов таблицы можно включать и отключать с помощью таблицы Вкладка «Дизайн» > Строка заголовка . Если вы отключите заголовки столбцов таблицы, это не повлияет на структурированные ссылки, в которых используются имена столбцов, и вы по-прежнему сможете использовать их в формулах. Структурированные ссылки, которые относятся непосредственно к заголовкам таблицы (например, = DeptSales [[# Headers], [% Commission]] ), приведут к #REF.

    • Добавление или удаление столбцов и строк в таблице Поскольку диапазоны данных таблицы часто меняются, ссылки на ячейки для структурированных ссылок настраиваются автоматически. Например, если вы используете имя таблицы в формуле для подсчета всех ячеек данных в таблице, а затем добавляете строку данных, ссылка на ячейку корректируется автоматически.

    • Переименование таблицы или столбца При переименовании столбца или таблицы Excel автоматически изменяет использование этой таблицы и заголовка столбца во всех структурированных ссылках, которые используются в книге.

    • Перемещение, копирование и заполнение структурированных ссылок Все структурированные ссылки остаются неизменными при копировании или перемещении формулы, в которой используется структурированная ссылка.

      Примечание. Копирование структурированной ссылки и заполнение структурированной ссылки - это не одно и то же. При копировании все структурированные ссылки остаются неизменными, а при заполнении формулы полностью определенные структурированные ссылки корректируют спецификаторы столбцов, как ряды, как показано в следующей таблице.

    Если направление заполнения:

    А ​​при заливке вы пресс:

    Тогда:

    вверх или вниз

    Ничего

    Нет настройки спецификатора столбца.

    вверх или вниз

    Ctrl

    Спецификаторы столбца настраиваются как ряд.

    справа или слева

    Нет

    Спецификаторы столбца настраиваются как ряд.

    Вверх, вниз, вправо или влево

    Смена

    Вместо перезаписи значений в текущих ячейках, значения текущих ячеек перемещаются и вставляются спецификаторы столбцов.

    Нужна дополнительная помощь?

    Вы всегда можете спросить эксперта в техническом сообществе Excel, получить поддержку в сообществе Answers или предложить новую функцию или улучшение в Excel User Voice.

    Связанные темы

    Обзор таблиц Excel
    Видео: создание и форматирование таблицы Excel
    Суммируйте данные в таблице Excel
    Форматирование таблицы Excel
    Изменение размера таблицы путем добавления или удаления строк и столбцов
    Фильтр данных в диапазоне или таблице
    Преобразовать таблицу в диапазон
    Проблемы совместимости таблиц Excel
    Экспорт таблицы Excel в SharePoint
    Обзоры формул в Excel

    Используете вычисляемые поля Tableau? Это сэкономит ваше время.

    При работе с Tableau аналитик данных очень часто записывает одни и те же вычисляемые поля снова и снова для различных книг. Эта повторяющаяся задача не только отнимает много времени, но и увеличивает риск написания непоследовательных вычислений. Это может быть особенно актуально при работе с командой аналитиков, которые работают над совместными проектами. Это решение пытается заполнить этот пробел, используя функциональность, которая изначально доступна в Tableau и поддерживается на 100% - без XML-хаков.Для начала давайте обсудим некоторые малоизвестные особенности Tableau.

    Использование функции копирования / вставки Tableau

    В Tableau можно делать следующее:

    • Копирование / вставка листов из одной книги в другую (переносит связанный источник данных)
    • Копирование / вставка / дублирование вычисляемых полей в единый источник данных / книгу
    • Копирование / вставка вычисленных полей из одного источника данных в другой в той же книге
    • Копирование / вставка вычисляемых полей из одной книги в другую книгу

    Последний пункт является ключевым.Поскольку Tableau позволяет нам копировать / вставлять вычисляемые поля из одной книги в другую, мы можем создать единую книгу «вычисляемых полей», которая содержит все общие функции.

    Как создать шаблонную книгу вычисляемых полей

    Сначала создайте книгу Tableau, используя очень простой источник данных, например лист Excel с одной записью с полем даты, строковым измерением и мерой. Оттуда создайте каждое вычисляемое поле, которое вы обычно используете (и любые параметры, которые к ним относятся).Затем пройдите и сгруппируйте расчеты по папкам. Это позволяет вам лучше организовать расчеты, когда они вам понадобятся позже. Наконец, просмотрите и добавьте комментарии ко всем вычисляемым полям (дополнительные сведения появятся позже). Затем сохраните книгу как «книгу расчетов».

    Как пользоваться книгой расчетов

    Теперь, когда у вас есть книга расчетов, следующий шаг - научиться ее использовать. Каждый раз, когда вы создаете новую книгу, открывайте книгу расчетов.

    После того, как вы это сделаете, следующим шагом будет решение, какие вычисления вам нужны для ваших текущих требований. После того, как вы решили, есть два варианта.

    1. Нажмите CTRL + щелкните на каждом вычислении, которое вы хотите перенести.

    2. Если вы хотите перенести все вычисления в папку, нажмите SHIFT + щелчок, а затем перейдите к последнему вычисленному полю в папке и щелкните. Это будет включать все расчеты в папке.

    3.Следующий шаг - скопировать их. Щелкните правой кнопкой мыши любое вычисляемое поле и выберите параметр «Копировать».

    4. После копирования вычисляемых полей вернитесь к своей новой книге (я называю ее целевой книгой). Оказавшись там, я щелкаю правой кнопкой мыши на панели «Данные» и выбираю опцию «Вставить».

    Теперь будут перенесены все вычисляемые поля, которые вы скопировали из книги вычислений.

    А как насчет красных восклицательных знаков?

    Теперь вы можете заметить в этом что-то странное.Очень много вычислений с красным восклицательным знаком. Почему это? Что ж, при использовании этого метода есть одна оговорка, но, к счастью, это очень легко исправить. В вашей книге расчетов все ваши вычисления даты будут ссылаться на имена полей из источника данных, который вы использовали для создания книги расчетов. Например, в моем случае многие функции данных указывают на поле с именем [Дата]:

    Проблема в том, что в моей целевой книге нет поля [Дата]; есть поле [Дата заказа], и я собираюсь его использовать.Итак, для Tableau это неверные вычисления. Как это исправить? Легко, вы можете просто переименовать [Дата заказа] в [Дата]. Когда вы создаете вычисляемые поля в Tableau, Tableau ищет имена полей. Изменив целевое поле на имя поля в вашей книге вычислений, Tableau устранит проблему зависимости. Чтобы переименовать поле, просто щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Переименовать».

    После переименования [Дата заказа] в [Дата] Tableau удаляет все ошибки зависимостей, и вычисления становятся действительными.

    Что делать, если вам нужно, чтобы это поле называлось [Дата заказа]? Без проблем! Просто переименуйте его обратно в [Дата заказа]. Когда вы переименовываете поля в книге, Tableau автоматически обновляет все вычисления, которые также используют это поле.

    Теперь вы можете заметить еще одну вещь: когда вы копируете / вставляете вычисления с параметрами, Tableau инстинктивно знает, как перенести эти параметры с вычислением.

    Итак, теперь вы не только сэкономили время на записи вычисляемых полей, но и сэкономили время на воссоздании параметров.Еще одна удивительная вещь, которую Tableau делает, когда вы копируете / вставляете из одной книги в другую, - это переносит метаданные, такие как комментарии. Теперь вы не только сэкономили время на написании расчетов и параметров, но и сэкономили время на документации. Лучшая часть: ваша документация по расчетам остается единообразной для всех книг.

    5 быстрых советов по созданию собственной вычислительной книги

    1. Выбирайте интуитивно понятные имена: Я люблю называть свои базовые вычисления в соответствии с их функцией.Это помогает мне, когда я копирую / вставляю их в другую книгу. По имени я знаю, что такое вычисляемые поля, и могу быстро решить, нужны ли они мне (если вам нужно более функциональное имя, вы можете просто переименовать его в целевой книге). 2. Избегайте вложенных вычислений: Поскольку мы не можем создавать подпапки в Tableau, их трудно поддерживать в порядке. Вы можете облегчить это с помощью хороших соглашений об именах, но это может вызвать проблемы. 3. Напишите комментарии: Для своих комментариев я хотел бы добавить две части информации: краткое описание функции вычисляемых полей и самих вычислений.Примечание. Когда вы меняете имена полей, комментарий не обновляется. Итак, вы хотите, чтобы имена полей были согласованными, например [Дата]. Это просто, чтобы показать конструкцию вычисляемого поля для быстрой справки. 4. Знайте, когда не копировать / вставлять calcs: Вероятно, вам все равно придется создавать свои собственные вычисляемые поля в целевой книге. Это действительно помогает сэкономить время для часто используемых функций, но могут быть случаи, когда вы имеете дело с данными / требованиями, которые просят вас создать сложные вычисления (например, вложенные LOD).В подобных ситуациях лучше создавать вычисления в целевой книге, чем пытаться копировать / вставлять их. 5. Делайте то, что работает для вас: Что наиболее важно, это ВАША рабочая тетрадь по вычислениям, поэтому создавайте вычисления, которые работают для вас (или вашей команды). Постарайтесь, чтобы все было последовательно, но то, что подходит для вашей ситуации. Я обнаружил, что использование этого метода сэкономило мне много времени за несколько месяцев. А если вы работаете в команде, это также позволяет вам вести последовательные вычисления в ваших рабочих книгах.Лучшая часть этого: никаких взломов XML. Это на 100% в пределах того, что вы можете делать в Tableau.

    Вероятно, лучшее соглашение об именах файлов из когда-либо существовавших

    С ростом использования таких систем, как SharePoint, которые поощряют совместную работу, важно, чтобы папки, документы и записи имели единообразные и логичные имена, чтобы их можно было найти, идентифицировать и извлечь как можно быстрее и проще. Приведенное ниже соглашение об именах основано на работе Энн Томпсон из Эдинбургского университета, однако все ошибки принадлежат мне.

    DO

    1. Для разделения слов используйте заглавные буквы, а не пробелы.

    Правильно Неправильно
    Имя файла Управление рисками
    RPODirectory
    Risk_management
    Управление рисками
    RPO_Directory
    Справочник по аутсорсингу процесса найма
    Пояснение Подчеркивание и пробелы могут затруднить поиск файла.Их удаление уменьшает длину имени файла, но при использовании заглавных букв для различения слов имя файла по-прежнему легко узнаваемо. Если в именах файлов используются аббревиатуры с заглавной буквы, аббревиатура должна быть заглавной, а первая буква следующего слова также должна быть заглавной.

    2. Имена файлов должны быть короткими, но содержательными.

    Правильно Неправильно
    Имя файла 2015 Глобальный рынокПоделиться The_2015_Staffing_and_Talent_Engagement_Global_market_ ​​share_report
    Пояснение Длинные имена файлов означают длинные пути к файлам, а длинные URL-адреса, которые увеличивают вероятность ошибки, труднее запомнить и распознать.Некоторые слова добавляют длину имени файла, но не влияют на значение, например такие слова, как «the», «a» и «and». Если оставшееся имя файла по-прежнему имеет значение в контексте файлового каталога, эти элементы могут быть удалены.

    3. При использовании даты в имени файла всегда указывайте дату «назад вперед» в следующем формате: ГГГГ или ГГГГММ или ГГГГММДД

    Правильно Неправильно
    Имя файла 20150201Agenda
    201502Agenda
    2015Agenda
    1 февраля 2015 г.
    Пояснение Перевод дат назад на передний план означает, что хронологический порядок записей сохраняется, когда имена файлов перечислены в каталоге файлов.Это помогает при попытке получить последнюю датированную запись.

    4. Расположите элементы в имени файла наиболее подходящим способом для извлечения записи.

    Правильно Неправильно
    Имя файла /… / Cttee / 20140630Agenda

    или

    /… / События / Вебинар20140630
    /… / Cttee / Agenda30March3014

    или

    / Events / 30062014Webinar
    Пояснение Элементы, которые должны быть включены в имя файла, должны быть упорядочены в соответствии со способом, которым запись будет извлекаться в ходе повседневной работы.Например, если записи извлекаются по дате, элемент даты должен появиться первым. Если записи извлекаются в соответствии с их описанием, первым должен появиться элемент описания.

    5. При включении числа в имя файла всегда указывайте его как двузначное число, а не как одно.

    Правильно Неправильно
    Имя файла OfficeProceduresV01
    OfficeProceduresV02
    OfficeProceduresV03
    OfficeProceduresV04
    OfficeProceduresV05
    OfficeProceduresV06
    OfficeProceduresV07
    OfficeProceduresV08
    OfficeProceduresV09
    OfficeProceduresV10
    OfficeProceduresV09
    Упорядоченные файлы Office
    OfficeProceduresV1
    OfficeProceduresV10
    OfficeProceduresV11
    OfficeProceduresV2
    OfficeProceduresV3
    OfficeProceduresV4
    OfficeProceduresV5
    OfficeProceduresV6
    OfficeProceduresV7
    OfficeProceduresV8
    OfficeProceduresV9
    900u
    Пояснение Чтобы сохранить числовой порядок, когда имена файлов содержат числа, важно включать ноль для чисел 0–9.Это помогает получить последний номер записи. т.е. 01, 02… 99, если это не год или другое число, состоящее более чем из двух цифр.

    6. Если номер версии применим, он всегда должен указываться в имени файла записи, чтобы можно было легко идентифицировать и извлечь самую последнюю версию.

    Правильно Неправильно
    Имя файла 2014RPOInsightV3draft
    2014RPOInsightFinal
    OrgHier2014V02.xls
    OrgHier2014V03.xls
    OrgHier2014Final.xls
    RPO_Insight_2 March_2014
    RPO_ Insight _15_March_2014
    Org_Hier_2014_v2.xls
    Org_Hier_2014_v3.xls
    Org_Hier_2014_v4.xls
    Пояснение Некоторые записи проходят несколько версий, которые впоследствии могут быть просмотрены и обновлены. Важно уметь различать эти различные проекты и окончательную версию, давая каждому из них свой номер и обозначение.

    7. Используйте понятные имена папок

    Правильно Неправильно
    Имя файла Европа / Венгрия /
    Companes / Adecco / Счета
    Ноэль /
    Разное /
    Пояснение Имена папок должны указывать на содержимое папки и отражать выполняемые вами функции, действия и транзакции. Избегайте использования названий команд в качестве основы для названий папок, поскольку ваша организационная структура может измениться; и известные имена, такие как Разное.

    НЕЛЬЗЯ

    A. Даже если ваша операционная система позволяет вам, не сохраняйте файлы, содержащие эти символы *: \ / <> | "? []; = + & £ $. Вы можете столкнуться с трудностями при поиске или открытии их, поэтому их лучше избегать.

    B. Не используйте инициалы, сокращения и коды, которые обычно не понимаются.

    C. Избегайте использование общих слов, таких как «черновик» или «буква» в начале имен файлов, если только это не упростит получение записи.

    D. Избегайте ненужных повторов и избыточности в именах файлов и путях к файлам.

    Чтобы узнать больше об управлении записями, я предлагаю вам взглянуть на страницы Эдинбургского университета.

    Наконец, вы можете использовать эти приложения для именования файлов, если вам нужно переименовать много файлов:

    Как всегда, удачи и, пожалуйста, используйте раздел ниже, если у вас есть комментарии, критика или предложения.

    Советы по сводным таблицам | Exceljet

    Сводные таблицы - это механизм отчетов, встроенный в Excel.Это единственный лучший инструмент в Excel для анализа данных без формул . Вы можете создать базовую сводную таблицу примерно за одну минуту и ​​начать интерактивное изучение ваших данных. Ниже приведены более 20 советов, как максимально эффективно использовать этот гибкий и мощный инструмент.

    1. Сводную таблицу можно создать примерно за одну минуту

    Многие люди думают, что создание сводной таблицы сложно и требует много времени, но это просто неправда. По сравнению со временем, которое потребовалось бы для создания аналогичного отчета вручную, сводные таблицы работают невероятно быстро.Если у вас есть хорошо структурированные исходные данные, вы можете создать сводную таблицу менее чем за минуту. Начните с выбора любой ячейки в исходных данных:


    Пример исходных данных

    Затем выполните следующие четыре шага:

    1. На вкладке «Вставка» ленты нажмите кнопку «Сводная таблица»
    2. В диалоговом окне «Создание сводной таблицы» проверьте данные и нажмите «ОК».
    3. Перетащите поле «метка» в область «Ярлыки строк» ​​(например, клиент).
    4. Перетащите числовое поле в область значений (например,грамм. продажи)


    Базовая сводная таблица примерно за 30 секунд

    В приведенной выше сводной таблице показаны общие продажи по продуктам, но вы можете легко изменить порядок полей, чтобы показать общие продажи по регионам, по категориям, по месяцам и т. Д. Посмотрите видео ниже для быстрой демонстрации:

    Видео: Как быстро создать сводную таблицу

    2. Очистите исходные данные

    Чтобы свести к минимуму проблемы в будущем, убедитесь, что ваши данные в хорошем состоянии. В исходных данных не должно быть пустых строк или столбцов, а также промежуточных итогов.Каждый столбец должен иметь уникальное имя (только в одной строке) и представлять поле для каждой строки / записи в данных:


    Идеальные данные для сводной таблицы!

    Иногда может потребоваться добавить недостающие данные. Советы смотрите в этом видео:

    Видео: Как быстро заполнить недостающие данные

    3. Сначала посчитайте данные

    Когда вы впервые создаете сводную таблицу, сначала используйте ее для создания простого подсчета, чтобы убедиться, что сводная таблица обрабатывает данные так, как вы ожидаете.Для этого просто добавьте любое текстовое поле в качестве поля значения. Вы увидите очень маленькую сводную таблицу, которая отображает общее количество записей, то есть общее количество строк в ваших данных. Если это число имеет для вас смысл, можете идти. Если число не имеет для вас смысла, возможно, сводная таблица неправильно считывает данные или данные были определены неправильно.


    300 имен означает, что у нас 300 сотрудников. Проверять.

    4.Планируйте перед сборкой

    Хотя перетаскивание полей вокруг сводной таблицы и наблюдение за тем, как Excel выдает еще одно необычное представление данных - это очень весело, вы можете очень легко попасть в непродуктивные кроличьи норы. Через час это уже не так весело. Прежде чем приступить к строительству, запишите, что вы пытаетесь измерить или понять, и набросайте несколько простых отчетов в блокноте. Эти простые заметки помогут вам разобраться в огромном количестве доступных вам вариантов.Будьте проще и сосредоточьтесь на вопросах, на которые вам нужно ответить.

    5. Используйте таблицу для данных, чтобы создать «динамический диапазон»

    Если вы используете таблицу Excel для исходных данных вашей сводной таблицы, вы получаете очень приятное преимущество: диапазон данных становится «динамическим». Динамический диапазон будет автоматически расширяться и сжиматься в таблице при добавлении или удалении данных, поэтому вам не придется беспокоиться о том, что в сводной таблице отсутствуют последние данные. Когда вы используете таблицу в качестве сводной таблицы, сводная таблица всегда будет синхронизироваться с вашими данными.

    Чтобы использовать таблицу для сводной таблицы:

    1. Выберите любую ячейку в данных, используйте сочетание клавиш Ctrl-T для создания таблицы
    2. Нажмите кнопку Суммировать со сводной таблицей (TableTools> Дизайн)
    3. Обычное построение сводной таблицы
    4. Прибыль: данные, которые вы добавляете в таблицу, автоматически появятся в сводной таблице при обновлении.

    Видео: используйте таблицу для следующей сводной таблицы


    Создание простой таблицы из данных с помощью (Ctrl-T)


    Теперь, когда у нас есть таблица, мы можем использовать Summarize with a Pivot Table

    6.Используйте сводную таблицу для подсчета вещей

    По умолчанию в сводной таблице учитываются любые текстовые поля. Это может быть действительно полезной функцией во многих общих деловых ситуациях. Например, предположим, что у вас есть список сотрудников, и вы хотите подсчитать их количество по отделам? Чтобы получить разбивку по отделам, выполните следующие действия:

    1. Обычное создание сводной таблицы
    2. Добавить отдел в виде метки строки
    3. Добавить поле имени сотрудника как значение
    4. В сводной таблице будет отображаться количество сотрудников по отделам


    Распределение сотрудников по отделам

    7.Показать итоги в процентах

    Во многих сводных таблицах вам нужно отображать процент, а не количество. Например, возможно, вы хотите показать разбивку продаж по продуктам. Но вместо того, чтобы показывать общие продажи для каждого продукта, вы хотите показать продажи как процент от общих продаж. Предполагая, что у вас есть поле «Продажи» в ваших данных, просто выполните следующие действия:

    1. Добавить продукт в сводную таблицу как метку строки
    2. Добавить продажи в сводную таблицу как значение
    3. Щелкните правой кнопкой мыши поле «Продажи» и установите для параметра «Показать значения как» значение «% от общей суммы»

    См. Совет ниже «Добавление поля в сводную таблицу более одного раза», чтобы узнать, как одновременно отображать общие продажи и продажи как процент от общей суммы.


    Изменение отображения значения на% от общего


    Сумма сотрудников в процентах от общей

    8. Используйте сводную таблицу для создания списка уникальных значений

    Поскольку сводные таблицы суммируют данные, их можно использовать для поиска уникальных значений в поле. Это хороший способ быстро увидеть все значения, которые появляются в поле, а также найти опечатки и другие несоответствия. Например, предположим, что у вас есть данные о продажах и вы хотите увидеть список всех проданных продуктов.Для создания списка товаров:

    1. Обычное создание сводной таблицы
    2. Добавить товар в виде ярлыка строки
    3. Добавьте любое другое текстовое поле (категорию, клиента и т. Д.) В качестве значения
    4. Сводная таблица покажет список всех продуктов, которые появляются в данных о продажах


    Все продукты, которые появляются в данных, перечислены (включая опечатку)

    9. Создайте автономную сводную таблицу

    Когда вы создали сводную таблицу из данных на том же рабочем листе, вы можете удалить данные, если хотите, и сводная таблица продолжит работать в обычном режиме.Это связано с тем, что сводная таблица имеет сводный кэш , который содержит точную копию данных, используемых для создания сводной таблицы.

    1. Обновите сводную таблицу, чтобы обеспечить актуальность кеша (Инструменты сводной таблицы> Обновить)
    2. Удалить рабочий лист, содержащий данные
    3. Обычное использование сводной таблицы

    Видео: Как сделать автономную сводную таблицу

    10. Сгруппируйте сводную таблицу вручную

    Хотя сводные таблицы автоматически группируют данные разными способами, вы также можете группировать элементы вручную в свои собственные настраиваемые группы.Например, предположим, что у вас есть сводная таблица, в которой показано распределение сотрудников по отделам. Предположим, вы хотите дополнительно сгруппировать отделы проектирования, исполнения и поддержки в группу 1, а отделы продаж и маркетинга - в группу 2. Группа 1 и группа 2 не отображаются в данных, это ваши собственные настраиваемые группы. Чтобы сгруппировать сводную таблицу в специальные группы, Группа 1 и Группа 2:

    1. Удерживая нажатой клавишу Control, выберите каждый элемент в первой группе
    2. Щелкните правой кнопкой мыши один из элементов и выберите «Группа» в меню.
    3. Excel создает новую группу «Группа1»
    4. Выберите Marketing and Sales в столбце B и сгруппируйте как указано выше
    5. Excel создает другую группу, «Группа2»


    Запуск группировки вручную


    Половина ручной группировки - Группа 1 завершена


    Завершение группировки вручную

    11.Сгруппируйте числовые данные в диапазоны

    Одна из самых интересных и мощных функций, которые есть в каждой сводной таблице, - это возможность группировать числовые данные в диапазоны или сегменты. Например, предположим, что у вас есть список результатов голосования, который включает возраст избирателя, и вы хотите суммировать результаты по возрастным группам:

    1. Обычное создание сводной таблицы
    2. Добавить возраст в качестве метки строки, проголосовать в качестве метки столбца и имя в качестве значения
    3. Щелкните правой кнопкой мыши любое значение в поле «Возраст» и выберите «Группа
    4. ».
    5. Введите 10 в качестве интервала в области ввода «По:».
    6. Когда вы нажмете ОК, вы увидите данные голосования, сгруппированные по возрасту в 10-летние периоды

    Видео: как сгруппировать сводную таблицу по возрастному диапазону


    Исходные данные об итогах голосования


    Группирование поля возраста в 10-летние периоды


    Выполнена группировка результатов голосования по возрастному диапазону

    12.Переименуйте поля для удобства чтения

    Когда вы добавляете поля в сводную таблицу, в сводной таблице будет отображаться имя, которое отображается в исходных данных. Имена полей значений будут отображаться с пометкой «Сумма» или «Количество», когда они будут добавлены в сводную таблицу. Например, вы увидите «Сумма продаж», «Количество регионов» и т. Д. Однако вы можете просто заменить это имя своим собственным. Просто выберите ячейку, содержащую поле, которое вы хотите переименовать, и введите новое имя.


    Переименовать поле, введя его вместо исходного имени

    13.Добавьте пробел в имена полей, когда Excel жалуется

    При попытке переименовать поля вы можете столкнуться с проблемой, если попытаетесь использовать точно такое же имя поля, которое отображается в данных. Например, предположим, что у вас есть поле с названием «Продажи» в исходных данных. В качестве поля значения оно отображается как Сумма продаж , но (разумно) вы хотите, чтобы оно отображало Продажи . Однако при попытке использовать Продажи Excel жалуется, что поле уже существует, и выдает сообщение об ошибке «Имя поля сводной таблицы уже существует».


    Excel не нравится ваше новое имя поля

    В качестве простого обходного пути просто добавьте пробел в конец имени нового поля. Вы не увидите разницы, и Excel не будет жаловаться.


    Добавление пробела к имени позволяет избежать проблемы

    14. Добавить поле в сводную таблицу более одного раза

    Есть много ситуаций, когда имеет смысл добавить одно и то же поле в сводную таблицу более одного раза. Это может показаться странным, но вы действительно можете добавить одно и то же поле в сводную таблицу более одного раза.Например, предположим, что у вас есть сводная таблица, в которой показано количество сотрудников по отделам.

    Подсчет работает нормально, но вы также хотите показать количество как процент от общего числа сотрудников. В этом случае самое простое решение - добавить одно и то же поле дважды в качестве поля значения:

    1. Добавьте текстовое поле в область значений (например, имя, имя и т. Д.)
    2. По умолчанию вы получите счетчик текстовых полей
    3. Добавьте то же поле еще раз в область значений
    4. Щелкните второй экземпляр правой кнопкой мыши и измените «Показать значения как» на «% от общей суммы».
    5. Переименуйте оба поля по своему усмотрению


    Настройка поля для отображения процента от общего количества


    Поле Имя было добавлено дважды

    15.Автоматически форматировать все поля значений

    Каждый раз, когда вы добавляете числовое поле в качестве значения в сводную таблицу, вы должны устанавливать числовой формат непосредственно в поле. У вас может возникнуть соблазн напрямую отформатировать значения, которые вы видите в сводной таблице, но это не очень хорошая идея, потому что это ненадежно при изменении сводной таблицы. Установка формата непосредственно в поле гарантирует, что поле будет отображаться в желаемом формате, независимо от того, насколько большой или маленькой становится сводная таблица.

    Например, представьте сводную таблицу, которая показывает разбивку продаж по регионам.Когда вы впервые добавляете поле «Продажи» в сводную таблицу, оно будет отображаться в общем числовом формате, поскольку это числовое поле. Чтобы применить формат номера учета к самому полю:

    1. Щелкните правой кнопкой мыши поле «Продажи» и выберите в меню «Параметры поля значения».
    2. Нажмите кнопку «Числовой формат» в появившемся диалоговом окне «Параметры поля значения».
    3. Установите формат «Учет» и нажмите «ОК» для выхода из
    4. .


    Настройка формата непосредственно в поле значения

    16.Разверните вниз, чтобы увидеть (или извлечь) данные, лежащие в основе всего

    Всякий раз, когда вы видите итог, отображаемый в сводной таблице, вы можете легко увидеть и извлечь данные, составляющие итог, путем «детализации». Например, предположим, что вы просматриваете сводную таблицу, в которой показано количество сотрудников по отделам. Вы видите, что в инженерном отделе 50 сотрудников, но вы хотите увидеть их настоящие имена. Чтобы увидеть 50 человек, составляющих это число, дважды щелкните число 50, и Excel добавит в вашу книгу новый лист, содержащий точные данные, используемые для расчета 50 инженеров.Вы можете использовать этот же подход для просмотра и извлечения данных за итогами, где бы вы ни видели их в сводной таблице.


    Дважды щелкните сумму, чтобы «развернуть»


    50 инженеров, автоматически извлекаемых на новый лист

    17. Клонируйте сводные таблицы, когда вам нужно другое представление

    После того, как вы настроили одну сводную таблицу, вы можете захотеть увидеть другое представление тех же данных. Конечно, вы можете просто изменить существующую сводную таблицу, чтобы создать новое представление.Но если вы создаете отчет, который планируете использовать и обновлять на постоянной основе, проще всего клонировать существующую сводную таблицу, чтобы всегда были доступны оба представления данных.

    Есть два простых способа клонировать сводную таблицу. Первый способ заключался в дублировании рабочего листа, содержащего сводную таблицу. Если у вас есть сводная таблица, настроенная на листе с заголовком и т. Д., Вы можете просто щелкнуть правой кнопкой мыши вкладку рабочего листа, чтобы скопировать рабочий лист в ту же книгу. Другой способ клонировать сводную таблицу - скопировать сводную таблицу и вставить ее в другое место.Используя эти подходы, вы можете сделать столько копий, сколько захотите.

    Когда вы клонируете сводную таблицу таким образом, обе сводные таблицы используют один и тот же сводный кеш . Это означает, что при обновлении любого из клонов (или оригинала) все связанные сводные таблицы будут обновлены.

    Видео: как клонировать сводную таблицу

    18. Отклонить сводную таблицу для независимого обновления

    После клонирования сводной таблицы вы можете столкнуться с ситуацией, когда действительно не хотите, чтобы клон был связан с тем же сводным кешем, что и оригинал.Типичный пример - после того, как вы сгруппировали поле даты в одну сводную таблицу, обновили и обнаружили, что вы также случайно сгруппировали то же поле даты в другой сводной таблице , которую не собирались изменять. Когда сводные таблицы используют один и тот же сводный кеш, они также разделяют группировку полей.

    Вот один из способов отменить клонирование сводной таблицы, то есть отсоединить ее от сводного кеша, который она разделяет с другими сводными таблицами на том же листе:

    1. Вырезать всю сводную таблицу до буфера обмена
    2. Вставить сводную таблицу в новую книгу
    3. Обновить сводную таблицу
    4. Снова скопировать в буфер обмена
    5. Вставить обратно в исходную книгу
    6. Отменить временную книгу

    Ваша сводная таблица теперь будет использовать свой собственный сводный кеш и не будет обновляться вместе с другими сводными таблицами в книге или использовать одну и ту же группировку полей.

    19. Избавьтесь от ненужных заголовков

    Макетом по умолчанию для новых сводных таблиц является компактный макет. Этот макет будет отображать «Ярлыки строк» ​​и «Названия столбцов» в качестве заголовков в сводной таблице. Это не самые интуитивно понятные заголовки, особенно для людей, которые не часто используют сводные таблицы. Простой способ избавиться от этих нечетных заголовков - переключить макет сводной таблицы с компактного на структурный или табличный. Это заставит сводную таблицу отображать фактические имена полей в виде заголовков в сводной таблице, что гораздо более разумно.Чтобы полностью избавиться от этих меток, найдите кнопку «Заголовки полей» на вкладке «Анализ» ленты «Инструменты сводной таблицы». Нажатие на эту кнопку полностью отключит заголовки.


    Обратите внимание на бесполезные и сбивающие с толку заголовки полей


    Переключение макета с компактного на контурный


    Заголовки полей в схеме Outline намного более понятны

    20. Добавьте небольшое пространство вокруг сводных таблиц

    Это простой совет по дизайну.Все хорошие дизайнеры знают, что приятный дизайн требует небольшого белого пространства. Пустое пространство просто означает пустое пространство, отведенное для того, чтобы дать макету передышку. После создания сводной таблицы вставьте дополнительный столбец слева и одну или две строки вверху. Это даст вашему сводному столу некоторую передышку и улучшит внешний вид. В большинстве случаев я также рекомендую отключить линии сетки на листе. Сама сводная таблица будет представлять собой четкую визуальную сетку, поэтому линии сетки за пределами сводной таблицы не нужны и будут просто создавать визуальный шум.


    Небольшое белое пространство делает ваши сводные таблицы более изысканными

    21. Избавьтесь от общих итогов строк и столбцов

    По умолчанию в сводных таблицах отображаются итоги как для строк, так и для столбцов, но вы можете легко отключить один или оба этих итога, если они вам не нужны. На вкладке «Сводная таблица» ленты просто нажмите кнопку «Итоги» и выберите нужные параметры.


    Вы можете удалить общие итоги как для строк, так и для столбцов

    22.Форматировать пустые ячейки

    Если у вас есть сводная таблица с большим количеством пустых ячеек, вы можете управлять символом, отображаемым в каждой пустой ячейке. По умолчанию в пустых ячейках вообще ничего не отображается. Чтобы установить свой собственный персонаж, щелкните правой кнопкой мыши внутри сводной таблицы и выберите параметры сводной таблицы. Затем убедитесь, что установлен флажок «Пустые ячейки как:», и введите символ, который вы хотите видеть. Имейте в виду, что этот параметр учитывает применяемый числовой формат. Например. если вы используете формат учетных чисел для поля числового значения и вводите ноль, вы увидите дефис «-», отображаемый в сводной таблице, поскольку именно так отображаются нулевые значения в формате учета.


    Для пустых ячеек установлено отображение 0 (ноль), а в числовом формате учета отображаются дефисы

    23. Отключите AutoFit при необходимости

    По умолчанию, когда вы обновляете сводную таблицу, столбцы, содержащие данные, корректируются автоматически, чтобы они лучше соответствовали данным. Обычно это хорошо, но это может свести вас с ума, если у вас есть другие вещи на листе вместе со сводной таблицей, или если вы тщательно отрегулировали ширину столбцов вручную и не хотите, чтобы они менялись.Чтобы отключить эту функцию, щелкните правой кнопкой мыши внутри сводной таблицы и выберите «Параметры сводной таблицы». На первой вкладке параметров (или вкладке макета на Mac) снимите флажок «Автоподгонка ширины столбца при обновлении».


    Параметр автозаполнения столбцов сводной таблицы для Windows


    Параметр автозаполнения столбцов сводной таблицы для Mac

    .