Организация командировок

Согласования, переговоры о бронировании, командировочные удостоверения, учет расходов, согласно трудового распорядка, оформление виз в случае выезда за границу Российской Федерации, последующий сбор учетной документации – у каждой командировки, помимо прямых целей, есть обратная бюрократическая сторона.

Независимо от количества выезжающих, организацию поездок персонала практичнее передать одному исполнителю. Так устраняются несогласованности в действиях между ответственными отделами и структурными подразделениями внутри компании, заметно сокращается время на подготовку делового визита и расходы на отчетный период.

КАК ДОСТИГАЕТСЯ ОПТИМИЗАЦИЯ РАСХОДОВ?

• Профессиональные знания

Прямые договора с авиакомпаниями (Россия, зарубежные), отелями, гостиницами.

• Cобственное ПО

Программа автоматического поиска предложений, учета расходов, ведения документации под собственным аккаунтом.

• Aккредитация в IATA

Аккредитация в Международной Ассоциации Авиаперевозчиков, партнерство с глобальной сетью BCD Travel

ОРГАНИЗАЦИЯ ЗАРУБЕЖНЫХ КОМАНДИРОВОК

Темп, четкое следование датам деловой поездки, грамотное бюджетирование и отчетность о денежных средствах – всё это не имеет значения, если не уложиться в срок оформления визы. ГК Аэроклуб имеет аккредитацию в посольствах 15 стран и является официальным корпоративным партнером ФГУП «Паспортно-визовый Центр» УФМС РФ.

На протяжении 22-х лет работы по организации командировок, деловых визитов, корпоративных выездов и других мероприятий внутрироссийского и международного статусов нами заявлен стандарт, которого придерживаются и другие игроки рынка по предоставлению организационных услуг.

Комплексное предложение по организации

Содействие в получении виз для загранкомандировки

Подготовка и согласование маршрута следования

Бронирование билетов на самолет

Бронирование железнодорожных билетов

Бронирование проживания, подтверждение 24 часа

Обеспечение трансфера по требуемым объектам пути

VIP сопровождение пребывания

КОМАНДИРОВКИ ПО РОССИИ

Поездки бизнес-статуса внутри Российской Федерации для граждан страны не нуждаются в визовом обеспечении. Упрощается также и согласование всех маршрутов, приобретение билетов. В случаях, когда речь заходит об организации поездки для отдела или целого филиала компании, особенно стоит положиться на исполнителя, способного не упустить деталей и предоставить подробный отчет о расходовании средств.

Оказываем содействие в организациях командировок с большим числом участников, с возможностью приобретения проездных документов единым видом транспорта.

Для полного доступа к информации об организации командировок специалистами Аэроклуб разработана единственная на рынке программа TIME

• интеграция с финансовыми системами
• оптимизация бюджетов поездки
• показ структуры расходов
• полная защита персональных данных

АУДИТ И КОНСАЛТИНГ

Учет документационного обеспечения, информация о нормативных правовых актах, гарантиях и льготах, налогах и сборах, консультации о постановлениях правительства, имеющих прямое или косвенное влияние на реализацию проектов. Экономия с программами снижения расходов на бизнес-поездки – до 30%. Подробнее

ДЕЛОВЫЕ ВИЗИТЫ В РОССИЮ ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН

Обеспечение легального и комфортного нахождения на протяжение всего периода рабочей поездки для не имеющих российского гражданства партнеров вашей компании.

В числе прочих возможностей ГК Аэроклуб – содействие в получении визы с необходимым для продуктивной поездки статусом (деловая, рабочая). Также регистрация прибывшего специалиста: отметка о постановке на учет в органах миграционного контроля.

КОМАНДИРОВКИ РУКОВОДИТЕЛЕЙ

Топ-менеджерам, генеральному директору, начальнику подразделения и всем, имеющим непосредственное отношение к статусу управления, в ряде случаев требуются особые условия в течение всего периода поездки. К ним относятся возможные продления сроков визита, назначение срочных изменений расписания, маршрута, возникновение других поручений, не входящих в утвержденный план.

В непредвиденные события визита могут входить

• организация встречи зарубежного партнера
• переговоров на нейтральной территории
• расходы по найму временного персонала (трансфер, обслуживание, консалтинг, специалист по бездокументному обслуживанию, другое)

Управлять всеми событиями во время командировок, следить за дополнительными расходами и своевременно оформлять нормативные акты и другую распорядительную документацию по организации командировок можно с помощью онлайн системы TIME

Организация командировок сотрудников различных фирм

 

Одним из направлений деятельности ООО “Бесконечный полет” является организация командировок сотрудников различных фирм по территории России и за границу. Благодаря большому опыту работы, профессиональному подходу к решению сложных задач, широкой сети контактов по всему миру и проверенным партнерам мы оперативно и качественно организуем любую деловую поездку.

 

Во многих фирмах, работники которых часто вынуждены ездить в командировки по России или за границу, организацией поездок, как правило, занимаются специалисты по персоналу (а в некоторых – сами командированные). Такой подход нельзя назвать современным и эргономичным, поскольку люди, по сути, занимаются совершенно не своим делом. Кроме того, из-за недостатка профессиональных знаний по вопросу организации поездок часто расход средств на командировки за рубеж значительно возрастает. Гораздо экономней и правильней предоставить организацию поездок профессионалам, которые работают именно в этой области и сумеют не только быстро организовать командировку, но и оптимизировать расходы компании на деловые поездки сотрудников.

Организация командировок в нашем исполнении – эксклюзивная услуга, поскольку для каждой поездки разрабатывается собственный маршрут и составляется отдельная программа с учетом сроков командировки и цели поездки.

 

Организуя командировку, мы берем на себя:

• разработку маршрута следования;
• заказ и бронирование железнодорожных и авиабилетов;
• подбор вариантов проживания в зависимости от бюджета;
• визовое сопровождение;
• оформление и предоставление всех отчетных документов;
• сопровождение клиента на протяжении всей командировки.

 

Служебные поездки руководителя

Более подробно стоит остановиться на таком направлении работы, как командировка руководителя компании и ее подготовка. Организацией таких командировок занимается персональный менеджер, за которым закрепляется заказ с момента поступления в нашу компанию. Из исходной информации вам потребуется сообщить только сроки поездки и пункт назначения. Специалист обработает запрос и в течение нескольких часов предоставит вам на выбор возможные маршруты следования несколькими видами транспорта, варианты проживания, примерную культурную программу.

Персональный менеджер будет контролировать командировку на всех этапах: от разработки маршрута до завершения поездки.

 

Организуя командировки за границу или поездки руководителя по России, мы:

• подготовим маршрут следования;
• закажем железнодорожные и авиабилеты;
• закажем обслуживание в VIP-зале аэропорта;
• забронируем номера в отелях с подтверждением брони за 24 часа;
• организуем встречу, трансфер и сопровождение в пункте назначения.

 

Комплексное обслуживание – гарантия качества и оптимизация расходов на командировки

Работая в области организации командировок не первый год, мы привыкли ценить время наших клиентов и экономить их средства.

 

Поэтому мы предлагаем компаниям комплексное обслуживание, включающее в себя:

• организацию служебных командировок и оптимизацию бюджета, предназначенного для этого направления;
• наиболее выгодный выбор маршрутов;
• организацию железнодорожных перевозок и индивидуальных чартерных рейсов;
• бронирование номеров в отелях любой страны мира по контрактным ценам;
• трансфер к месту проживания;
• аренду автомобилей в городах России и за рубежом;
• организацию приема иностранных и российских партнеров вашей компании в любых городах России с VIP-обслуживанием в аэропортах.

 

Организация командировки руководителя компании – ALLTERRA TRAVEL

Помимо выполнения стандартных для любого секретаря обязанностей, секретарь руководителя занимается вопросами планирования и организации рабочего времени начальника. Если в штате компании нет тревел-координатора, то довольно часто именно личный секретарь шефа занимается подготовкой его командировки.

Рассмотрим алгоритм правильной организации бизнес-поездки для руководителя, определим, в чем заключается процесс подготовки, на что необходимо обратить особое внимание, какие моменты являются вопросами первостепенной важности и как устроить заграничную командировку.

Подготовка деловой поездки для руководителя — это в принципе непростое поручение, которое усложняется необходимостью осуществления его в сжатые сроки да еще и при том, что секретарь никогда сам не бывал в населенном пункте назначения. Итак, разберемся в вопросах быстрой и качественной подготовки командировки руководителя.

 

Что входит в процесс подготовки

• Получив от начальства распоряжение подготовить для него командировку, не суетитесь и не впадайте в панику;
• В первую очередь, подробно выясните у руководителя какова цель поездки и ее подробности;
• Cледует учесть длительность пребывания начальника в населенном пункте назначения, передвижение каким транспортом для него является максимально удобным, с каким событием связана поездка и в каком районе города будет проводиться мероприятие.
• Когда известны пожелания и требования, остается организовать поездку таким образом, чтобы она полностью им соответствовала.

Правильным шагом, будет обратиться за помощью в компанию, занимающеюся организацией деловых поездок.

 

Транспорт

Не забудьте спросить у самого руководителя, какой вид транспорта предпочтителен им для путешествий. Если речь идет об организации поездки в пределах Российской Федерации, то выбирать можно между поездом и самолетом. После того, как с видом транспорта вопрос решен, необходимо выяснить, есть ли свободные места на требуемые дни и скоординировать время отъезда с руководителем. Далее остается только забронировать билеты в две стороны.

Если заранее не удалось уточнить у шефа его предпочтения по виду транспорта, рассмотрите все возможные варианты как для поезда, так и для самолета.

Проживание

Прежде, чем бронировать номер в одной из гостиниц города, уточните, в какой его части будет проходить деловое мероприятие. В основном все презентабельные события проходят в центральной части города, либо в предельной близости к центру, соответственно, и отель необходимо выбирать находящийся неподалеку.

Но, не лишним будет все-таки уточнить, возможно шеф не захочет проживать в шумном центре и тогда необходимо искать гостиницу в одном из ближайших спальных районах.

Выбрать отель и забронировать номер помогут специальные сайты, имеющие рейтинг. Пользуясь данными сервисами вы точно не ошибетесь с правильностью выбора. Важный момент, о котором не стоит забывать при бронировании – это организация трансфера.

Подготовка заграничной командировки

Самое сложное, что ожидает в процессе организации бизнес-поездки за пределы РФ — оформление визы. Как сделать так, чтобы процесс прошел максимально просто и безошибочно?

Прежде всего необходимо заняться сбором пакетов документов. Перечень требуемой документации можно посмотреть на сайте посольства и здесь же ознакомиться с условиями получения визы. Не лишним будет и телефонный звонок в посольство с целью уточнения не произошло ли каких-либо изменений, которые они не успели отразить на официальном сайте.

Также по телефону узнайте условия подачи документов, необходима ли доверенность, не забудьте уточнить правила оплаты визового сбора и на когда можно записаться сейчас.

Форму анкеты, необходимой для заполнения, можно найти на официальном сайте, здесь же имеются все руководства по ее правильному оформлению.

Правила предоставления визового разрешения зависит от его вида: деловая или туристическая. Вторая требует лишь визовогосодействия отеля, в котором будет проживать ваш начальник. Чаще всего выдается виза только лишь на период брони в гостинице.

Чтобы получить деловую визу, необходимо приглашение от представителей принимающей стороны. Оформление ее значительно сложнее. Необходимо предоставление посольству подтверждения деловых контактов. Потому, если поездка будет одноразовой, то логичнее получить визу туриста. Если начальник рассчитывает бывать в стране не редко, то не избежать оформления деловой визы. Важно учитывать запрет на занятие коммерцией на территории чужогогосударства лицам, попавшим в нее в качестве туриста.

Организация командировок руководителя

При организации командировки на руководителя применяются те же правила, что и на рядовых сотрудников, но при этом имеется ряд особенностей.

Директор может быть собственником предприятия, сам принимать решение о необходимости и сроках поездки, а если он является наемным работником, то все зависит от полномочий, данных учредителем.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

На время отсутствия директора должен быть назначен работник, имеющий право подписи на важных документах.

Цель командировки для руководителя

Любые действия руководства направлены на развитие, повышение эффективности работы и прибыли предприятия. Целями поездки, которые указывают в приказах или служебной записке, могут быть:

• участие в конференциях;
• присутствие при проверке работы филиалов контролирующими органами;
• поиск новых направлений работы;
• открытие подразделений в других городах и странах;
• заключение договоров о сотрудничестве;
• обмен успешным опытом.

Как оформить командировку руководителю?

Приказ на директора оформляется на основании служебного задания или без него. Это зависит от того, какой порядок установлен в организации.

В 2018 году оно составляется по стандартной форме 10-а, или свободной. В нем указывают цель поездки и кратко описывают, какие задачи должен решить директор во время нее.
Затем оформляется приказ, для которого можно использовать традиционную форму Т-9 или произвольную.

Организация командировок и деловых поездок руководителя поручается, как правило, секретарю. Он разрабатывает проекты приказов, план мероприятий по указанию начальника. Секретарь-референт готовит материалы по темам предстоящих докладов и выступлений. Бухгалтерия рассчитывает сумму авансового платежа с учетом размера суточных, транспортных и представительских расходов.

Начальника снабжают канцелярскими товарами, сувенирами с логотипами, рекламной продукцией, памятными подарками от фирмы для вручения на выставках и переговорах.

План командировки руководителя – образец

В программу поездки руководителя входит подробный перечень мероприятий, расписанный по времени, в котором указаны:

• организации, которые нужно посетить, с указанием точного адреса, номеров телефонов для связи;
• ФИО, должности лиц, с которыми назначены встречи, а также дополнительные сведения;
• цели, для осуществления которых планируются мероприятия;
• приемы, на которых обязательно нужно присутствовать.

Секретарь сообщает информацию принимающей стороне о времени прибытия начальника. Планом удобнее пользоваться, если он оформлен должным образом, в виде таблицы. Он необходим, чтобы не упустить что-то важное в напряженном графике работы, для отчетности.

Его изготавливают в двух экземплярах: для руководителя и его секретаря. По нему и служебному заданию разрабатывается маршрут, заказываются билеты, машины для встречи, гостиничные номера, предварительно просчитывают затраты.

Поездка может быть местная, по городу, зарубежная. Если руководитель выезжает за границу, решается вопрос о необходимости переводчика, оформляются визы.

Приказ о командировке руководителя – образец

С 2013 года можно применять для приказа свободную иди стандартную форму Т-9.
В нем указывается название организации, город, дата, номер. Включаются пункты от лица начальника о том, что он убывает в командировку, на кого возлагает свои обязанности, дается распоряжение бухгалтерии о начислении положенных средств. Обязательно включают пункт назначения и сроки поездки. В конце ставится подпись начальника.

Скачать бланк

Скачать образец

Оформление замены на время командировки руководителя

Уезжая в командировку, руководитель обязан делегировать свои полномочия заместителю, а именно:

• заключение трудовых договоров;
• ведение переговоров;
• подписание приказов;
• увольнение сотрудников и другие.

Право подписи передается по доверенности, самый большой срок ее действия составляет три года, доверенное лицо имеет право отказаться от нее в любой момент.

Сотрудник, который будет заместителем, должен оформить согласие в письменной форме. Издаются приказы:

• о поручении замещающему лицу дополнительных задач;
• о передаче ему полномочий на время отсутствия директора.

За этот период бухгалтерия должна начислять разницу в окладах данному работнику.

Командированный может выбирать заместителя сам или по согласованию с учредителями, нормативными документами, в которых могут быть специальные указания, тогда в приказе на них дается ссылка.

За директором, находящимся в поездке, сохраняется его место работы, заработная плата.

Кто должен подписать командировочные документы если в командировку едет руководитель

Подготовка руководителя к командировке отличается от оформления ее обычному работнику тем, что он отдает распоряжение о своей поездке и подписывает документы. Они готовятся секретарем или отделом кадров, визируются главным бухгалтером. Директор сам определяет срок поездки, если на этот счет нет особых распоряжений собственника.

В заключение нужно сказать, что в 2018 году порядок организации командировок упрощен. Отменили командировочное удостоверение, необязательным стало составление:

• служебного задания;
• журнала убывших в командировку.

Кроме формы Т-9, приказ можно написать в произвольной форме, с обязательным указанием необходимых реквизитов.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Загрузка…

Подготовка командировок руководителя

Подробности

Категория: Организация секретарского обслуживания

Для секретаря руководителя подготовка руководителя к команди­ровке является обязательной функцией. Он готовит проекты приказов о командировках, выписы­вает командировочные удостоверения, регистрирует их в журнале.

 

Помимо приказа о командиров­ке и выписки командировочного удостоверения секретарь руководителя составляет вместе с ним и печатает программу командировки. В про­грамме указываются организации, отделы, лица (с указанием должнос­ти, фамилии, имени и отчества) и время встречи с ними руководителя, мероприятия, на которых он будет присутствовать. Название организа­ции должно быть точно выверено, указываются ее адрес и телефоны. Должны быть указаны телефоны должностных лиц, с которыми предсто­ит встреча. Копия программы остается у секретаря. Поэтому он всегда знает, где находится руководитель и в случае необходимости может с ним связаться.

Секретарь-референт может подготовить документы или реферат для доклада (выступления) руководителя, проекты договоров, необходимые справки и т.д.

Кроме того, секретарь должен детально проработать маршрут ру­ководителя, увязав его с расписанием самолетов, автобусов и т.д. Он заказывает билеты, гостиницу, выясняет, как к ней проехать. В случае отсутствия в структуре организации службы протокола секретарь обес­печивает визовую поддержку.

 

Руководитель должен быть снабжен необходимыми канцелярски­ми принадлежностями (блокнотами, ручками, папками и т.п.). При необходимости секретарь заботится о сувенирах для поездки руководи­теля.

 

После возвращения руководителя секретарь обрабатывает матери­алы командировки: перепечатывает документы, размножает их, переда­ет соответствующим структурным подразделениям и сотрудникам. В обязанности секретаря входит и оформление отчета о командировке.

Деловая поездка: как правильно отправить сотрудника в командировку :: РБК Pro

Как правильно оформить служебную командировку, выдать работнику аванс, возместить командировочные расходы, не нарушая трудового и налогового законодательства, рассказала Юлия Бусыгина, эксперт «Контур.Школы», учебного центра «СКБ Контур»

Фото: RossHelen / Shutterstock

Как отличить командировку от туризма

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК). Поездка признается служебной командировкой, если выполняются одновременно пять условий. Работодателям нужно о них знать, чтобы избежать нарушений трудового и налогового законодательства.

Условие 1. Командировка должна носить производственный характер, то есть работник направляется для решения задач, связанных с ведением бизнеса компании.

Условие 2. В командировку направляется только работник, с которым заключен трудовой договор. Лица, работающие по гражданско-правовому договору на выполнение работ или оказание услуг, в командировки не направляются.

Условие 3. Работник командируется по письменному распоряжению руководителя, обычно по приказу. В нем обязательно указывают цель и срок командировки.

Условие 4. Срок командировки определяется не только исходя из объема, сложности, других особенностей служебного поручения, но и из принципа целесообразности. Несмотря на то что законодательно срок не ограничен, он не может быть чересчур длительным. Сложно представить, что поручение работодателя выполняется, например, шесть месяцев или даже год.

Пример

Компания планирует выход на новые рынки. Директор поручил заместителю организовать работу в другом регионе: арендовать офис, открыть обособленное подразделение, принять на работу сотрудников, решить другие вопросы. Предположительно, потребуется полгода, все это время заместитель будет проживать в другом регионе.

Командировка в этом случае не оформляется, поскольку нет единичной задачи, которую можно выполнить в короткий срок. Подходящий вариант — оформить временный перевод сотрудника на работу в другую местность. Если организация работы в других регионах входит в трудовые обязанности заместителя директора, то о командировке тоже говорить не приходится.

Условие 5. Сотрудник выполняет служебное поручение вне места постоянной работы.

Документальное оформление

Как организовать командировки для молодежи

В ближайшие годы подавляющее большинство работников в мире составят люди, родившиеся в период с середины 1980-х до середины 1990-х гг. У представителей этого поколения другое представление о путешествиях и командировках, нежели у старших поколений. Какие требования к командировкам предъявляют миллениалы и как сделать командировки молодежи максимально эффективными?

1. Совмещение работы и отдыха (bleisure). Работнику предоставляют возможность совместить командировку с коротким отдыхом. Например, компания разрешает командированному сотруднику остаться в новом городе на выходные, взять на время поездки с собой детей или супруга. Возможность совершать такие поездки играет все более важную роль для специалистов-миллениалов.

2. Гибкий выбор условий командировки. Если работодатель отправляет молодого сотрудника в командировку, тот хочет влиять на параметры поездки, например выбрать отель из списка предложенных вариантов – изучить отзывы в интернете и остановиться на лучшем для себя.

3. Гибкий рабочий график в командировке. Молодому специалисту может быть удобнее работать из коворкинга рядом с отелем, а не ездить в местный офис компании каждый день.

4. Использование сервисов совместного потребления. Миллениалы, как никто, вовлечены в экономику совместного потребления (sharing economy). Они не любят уравниловку и стремятся получить уникальный опыт как в туристической, так и в деловой поездке. Поэтому возможности остановиться в апартаментах, а не в гостинице, использовать не такси, а приложения райдшеринга ценятся миллениалами.

5. Применение технологий. Процесс организации командировок раньше выглядел так: у работодателя были договоры с одним или несколькими туристическими агентствами. Компания посылала им запросы на бронирование авиа- и железнодорожных билетов, гостиниц и т. п. Агентство предлагало варианты, руководство компании делало выбор, затем давало распоряжение об оплате. Бронирование завершалось, когда деньги от компании поступали на расчетный счет туристического агентства. Эта схема не учитывает предпочтения миллениалов. Они привыкли самостоятельно бронировать билеты и гостиницы на время отпуска онлайн и хотят, чтобы процедуры бронирования для командировок были такими же.

Молодые люди должны иметь возможность влиять на параметры поездки – от перелета до размещения, пользоваться удобными инструментами бронирования. Возможность совмещать приятное с полезным и оставаться в интересном городе на пару выходных дней станет мощным дополнительным преимуществом. В то же время у компаний имеются свои ограничения и требования к оформлению документов для командировок, не допускающие самотека и полной свободы действий. Как найти компромисс? Работодателю следует разработать политику деловых поездок и описать все важные ограничения. Обычно это:

сроки подачи заявок на поездки;

правила отчетности после поездки;

ограничения по стоимости и типу билетов.

Процесс выработки этой политики следует сделать открытым, привлечь к ее разработке юристов, бухгалтеров, руководителей отделов. Перед введением политики деловых поездок следует провести опрос сотрудников, чтобы выслушать их предложения и в случае необходимости внести изменения.

Командировки, сочетающиеся с отдыхом, могут стать одним из инструментов продвижения HR-бренда работодателя среди молодежи. Однако современное трудовое законодательство не готово к совмещению деловых поездок с днями отдыха. Например, компания не сможет оплатить сотруднику суточные за те дни, что он находился в поездке после окончания ее обязательной части: это противоречит правилам оформления командировок. В принципе, компания имеет право не оплачивать и обратный билет. Время в самолете считается частью командировки, а по факту она уже давно завершена. Оплатить обратный билет и проживание работника после фактического завершения командировки можно приказом руководителя компании. Но бухгалтерии придется поломать голову над тем, как проводить время в пути в табеле. Проще заплатить сотруднику премию, из которой он сам оплатит проживание и дорогу домой. Но нужно заранее установить время выплаты премии (до или после командировки) и ее обоснование (например, за профессиональные достижения, а не просто «на билеты»).

Собираетесь в командировку? Вот как это сделать

За несколько дней до последней бизнес-конференции, которую я посетил в Лас-Вегасе, у меня в голове возник миллион различных сценариев того, что могло пойти не так: Что, если моя сумка потеряется в аэропорту? Я забронировал правильный рейс? Что, если пойдет дождь и я не взяла с собой зонтик?

Вы можете позволить своим сотрудникам испытать эту умеренную форму паники и разобраться в ней по ходу дела ИЛИ вы можете дать им фору и поделиться этими советами, которые я усвоил в процессе.Некоторые из них могут показаться очевидными, но вы будете удивлены, насколько легко разобраться в основах:

Упакуйте соответственно. Утром, когда мы собирались отправиться в Лас-Вегас, мой босс прислал мне текстовое сообщение, в котором говорилось, что погода будет 109 градусов. Нет, это не опечатка. Летом в Лас-Вегасе царит жестокость. Благодаря этому дружелюбному сообщению моего босса я сразу же упаковал чемодан заново, чтобы не таять в пустыне.

Еще одна вещь, необходимая для любой деловой поездки – зарядное устройство для компьютера и / или мобильного телефона.Если вы похожи на меня, вы не можете позволить себе провести без телефона или компьютера даже несколько часов. Всегда проверяйте (и еще раз проверяйте), что они у вас упакованы и готовы за день или ночь перед отъездом. Если вы спешите с встречи на встречу, у вас может не быть времени зарядить свой телефон. Вот тогда действительно может пригодиться портативное зарядное устройство.

Я бы также рекомендовал упаковывать как можно легче, чтобы не проверять сумку. Вы не только избежите дополнительных сборов, но и рискуете потеряться.Покупка новой одежды и всякой всячины для 2-3-дневной поездки может быть утомительной (не говоря уже о дорогостоящей).

❑ Проверьте погоду
❑ Упакуйте слои
❑ Возьмите с собой зарядные устройства (бонус, если у вас есть портативное зарядное устройство)
❑ Упакуйте визитные карточки и любые другие деловые материалы
❑ Ручная сумка

Забронируйте поездку заранее (а затем перепроверьте, чтобы подтвердить). Это кажется очевидным, но нет ничего хуже, чем выйти из аэропорта и оказаться в часовой очереди такси (кто-нибудь из LaGuardia?).Обязательно заранее ознакомьтесь со всеми логистическими аспектами поездки, особенно если у вас назначена встреча в тот же день, что и время прибытия / отъезда. Нет ничего более неприятного, чем опоздать на встречу, потому что вы не знали, как добраться до офиса. Забронируйте автосервис заранее, знайте, где вы собираетесь, и планируйте дополнительное время для любых лежачих полицейских по пути. Имейте под рукой какие-либо подтверждения бронирования, чтобы не тратить время на поиски этих деталей.

❑ Адрес пункта назначения (или направления из аэропорта)
❑ Транспортные услуги изучены или запланированы
❑ Имейте под рукой номера бронирования

Отслеживайте свои покупки. В зависимости от продолжительности поездки сумма денег, которую вы потратите, может быть довольно значительной. Если вы используете корпоративную кредитную карту, сделайте одолжение своему боссу и соберите квитанции для всех покупок, которые вы совершаете. Если вы используете свои собственные деньги, чтобы получить возмещение позже, сделайте себе услугу и сохраните эти квитанции.Никто не хочет проглотить 150 долларов, потраченных на то, чтобы пригласить потенциального клиента на ужин. Храните эти квитанции в одном месте, фотографируйте каждую квитанцию ​​на случай, если вы их потеряете, и используйте время в пути, чтобы организовать их.

❑ Собирайте чеки (и фотографируйте, если вы их потеряете!)

Имейте план, но оставайтесь гибкими. Независимо от того, насколько тщательно вы спланировали каждую деталь своего маршрута, в ходе поездки неизбежно произойдет какое-то неожиданное событие.Может быть, вы сломаете каблук и вам придется снова носить шлепанцы с костюмом… Может быть, в вашем отеле нет доступа к Wi-Fi, и вы вынуждены проводить эту виртуальную встречу в переполненной кофейне…. Возможно, потенциальный клиент пролил на вас кофе, заставляя вас весь день носить костюм с пятнами кофе (на самом деле это случилось с вашим коллегой). Как бы то ни было, что-то случится, и вы не можете допустить, чтобы это помешало вашей поездке. Постарайтесь преодолеть эти препятствия, чтобы сосредоточиться на целях, которые вы поставили перед поездкой.

Попробуйте повеселиться. Конечно, цель любой деловой поездки – принести пользу вашей компании. Это не значит, что вы не можете повеселиться. Если у вас есть время, осмотрите достопримечательности и познакомьтесь с культурой того города, в котором вы находитесь. Деловые поездки – прекрасная возможность создать воспоминания с коллегами и вместе изучить что-то новое.

По мере того, как вы и ваша команда собираетесь в командировку, я рекомендую поговорить с вашими попутчиками, чтобы убедиться, что ваши базы прикрыты на дорогу.

командировок: предупреждение для начальников: отправка сотрудников в командировки может повысить продуктивность

Начальство прислушивается: отправка сотрудников в командировки на самом деле полезна для бизнеса. Поездки по работе – это часть нашей работы, и недавний опрос, проведенный в Индии, США и Китае, показывает, что 90 процентов индийцев чувствуют мотивацию выполнять больше работы, когда они путешествуют по делам.

Около 72% индийских деловых путешественников вынуждены работать дольше во время деловых поездок.Но это не просто работа для них: 91% считают, что деловые поездки – это время, чтобы зарядиться энергией как в профессиональном, так и в личном плане. Фактически, 90 процентов говорят, что деловые поездки научили их навыкам, которые они могут использовать для решения проблем в личной жизни. А когда у вас нет домашних обязанностей, многие участники опроса сказали, что они позволяют себе немного побаловать себя. Около 61% бизнес-путешественников пробуют местную кухню, а 33% признались, что злоупотребляют спиртным при просмотре телевизора.

Дар времени: что горячие боссы предпочли бы делать с дополнительным часом каждый день

Если бы у меня был дополнительный час…

Время – это тот драгоценный товар, которого у этих компаний никогда не будет достаточно.Но что, если бы они могли добавить к своему дню еще 60 минут? Вот что они будут делать. (Текст: Гинда Алвес)

Шашват Гоенка

Заведующий сектором, Spencer’s Retail

«Я бы уделил еще немного времени своим увлечениям. Я хочу заниматься фотографией ».

Арун Айер

Председатель, Лоу Линтас

«Я бы потратил лишний час в свой день, играя в бадминтон. Я уже играю раз в неделю, но хотел бы иметь возможность делать это ежедневно.

Аваантика Каккар

Партнер, Сирил Амарчанд Мангалдас

«Я бы потратил это на чтение. Я прочитаю все, что угодно – даже заднюю часть бутылки с кетчупом. Я люблю литературу и ежегодно читаю романы Джейн Остин. Моя любимая Эмма.

Абхишек Мохла

Глава отдела продаж и маркетинга Hindalco Industries Ltd

«Я бы потратил лишний час на покупки. Я бы потратил их на таких сайтах, как Amazon и Flipkart.”

командировка: предупреждение для начальников: отправка сотрудников в командировки может повысить продуктивность

Начальство прислушивается: отправка сотрудников в командировки действительно полезна для бизнеса. Поездки по работе – это часть нашей работы, и недавний опрос, проведенный в Индии, США и Китае, показывает, что 90 процентов индийцев чувствуют мотивацию выполнять больше работы, когда они путешествуют по делам.

Около 72% индийских деловых путешественников вынуждены работать дольше во время деловых поездок.Но это не просто работа для них: 91% считают, что деловые поездки – это время, чтобы зарядиться энергией как в профессиональном, так и в личном плане. Фактически, 90 процентов говорят, что деловые поездки научили их навыкам, которые они могут использовать для решения проблем в личной жизни. А когда у вас нет домашних обязанностей, многие участники опроса сказали, что они позволяют себе немного побаловать себя. Около 61% бизнес-путешественников пробуют местную кухню, а 33% признались, что злоупотребляют спиртным при просмотре телевизора.

Дар времени: что горячие боссы предпочли бы делать с дополнительным часом каждый день

Если бы у меня был дополнительный час…

Время – это тот драгоценный товар, которого у этих компаний никогда не будет достаточно.Но что, если бы они могли добавить к своему дню еще 60 минут? Вот что они будут делать. (Текст: Гинда Алвес)

Шашват Гоенка

Заведующий сектором, Spencer’s Retail

«Я бы уделил еще немного времени своим увлечениям. Я хочу заниматься фотографией ».

Арун Айер

Председатель, Лоу Линтас

«Я бы потратил лишний час в свой день, играя в бадминтон. Я уже играю раз в неделю, но хотел бы иметь возможность делать это ежедневно.

Аваантика Каккар

Партнер, Сирил Амарчанд Мангалдас

«Я бы потратил это на чтение. Я прочитаю все, что угодно – даже заднюю часть бутылки с кетчупом. Я люблю литературу и ежегодно читаю романы Джейн Остин. Моя любимая Эмма.

Абхишек Мохла

Глава отдела продаж и маркетинга Hindalco Industries Ltd

«Я бы потратил лишний час на покупки. Я бы потратил их на таких сайтах, как Amazon и Flipkart.”

Отраслевые эксперты оценивают будущее деловых поездок

COVID-19 имел далеко идущие последствия для индустрии туризма, изменив фундаментальное поведение путешественников. Компании, особенно те, которые возглавляют миллениалы, такие как Facebook и Twitter, быстро переключились на удаленную работу. Внедрение видеоконференцсвязи ускорилось, и было доказано, что ее эффективность в значительной степени заменяет личные встречи. Несмотря на такие инициативы, как зеленые полосы, правительственные ограничения и соображения заботы о клиентах сегодня сильно сдерживают деловые поездки.

В какой степени эти события, вызванные Covid, будут обращены вспять после пандемии и что останется? Как текущий кризис влияет на траекторию предыдущих событий, касающихся благополучия и устойчивости сотрудников?

Сначала плохие новости: мы не можем предсказать будущее. Возможны и взаимосвязаны бесконечные развития.

Хорошие новости: мы можем оценить степень (не) уверенности в потенциальных будущих сценариях. Сценарии с низкой неопределенностью позволяют оценить влияние деловых поездок на будущее.Напротив, сценарии с высокой неопределенностью очень изменчивы и не могут быть надежно предсказаны.

Спрашиваем у оракула Delphi

Чтобы получить такое представление о будущем, мы обратились к экспертам по путешествиям в нашей сети, попросили их прогнозы и выявили несоответствия и области консенсуса.

Наша группа экспертов состояла из 25 профессионалов высокого уровня, которые были тщательно сбалансированы, чтобы представлять экосистему Travel and Mobility Tech. В их число входят представители Amadeus, BCD Travel, Skift, Plug & Play, FTE Innovation & Startup Hub, DigginTravel, GeoSure и других ведущих компаний или организаций из более широкой экосистемы путешествий.

В ходе двух раундов опроса, основанных на методологии исследования Delphi, мы попросили экспертов количественно оценить вероятность 35 утверждений и прокомментировать свой выбор. Количественные ответы были даны по 5-балльной шкале Лайкерта от «очень вероятно» до «крайне маловероятно», что позволило нам рассчитать экспертный консенсус как меру (не) уверенности. Более подробную информацию о нашей методологии можно найти в конце этой статьи.

Данные утверждения были получены на основе первоначальных интервью и относятся к четырем основным темам:

1. Виртуализация работы
2. Благополучие сотрудников
3. Проблемы устойчивого развития
4. Расширение прав и возможностей путешественников

Мы считаем, что эти четыре темы являются определяющими элементами, формирующими будущее бизнеса путешествовать.

Вот десять всеобъемлющих гипотез, которые мы исследовали, и их соответствующие оценки достоверности, основанные на том, пришла ли группа экспертов по путешествиям к консенсусу или нет.

Каждое из этих утверждений мы рассмотрим более подробно в этой статье.

Виртуализация работы

По мере того, как COVID-19 распространился по всему миру, компании начали использовать инструменты удаленной работы и видеоконференцсвязи, которые традиционно были скорее привилегией, чем необходимостью. По данным Nemertes Research, крупнейший в мире эксперимент по работе на дому имел разную степень успеха: 35% компаний планируют предложить варианты удаленной работы после пандемии, а еще 35% компаний рассматривают возможность гибкой работы.Мы изучили последствия этого перехода к виртуализации для будущего деловых поездок.

1/10:

Удаленная работа остается с глобально распределенной рабочей силой.

Ответы нашей экспертной группы убедительно свидетельствуют о том, что глобальная рабочая сила будет более распределена и что доля удаленной работы из дома или вне офиса увеличится по сравнению с временами, существовавшими до COVID.

По мнению наших экспертов, движущей силой данной разработки являются:

• Культура работы, более дружественная к удаленному персоналу
• Активный саморекламу дестинаций как удобных для удаленной работы для привлечения цифровых кочевников
• Возможность для сотрудников переехать из крупных городов в более дешевые и менее людные места.

Многие эксперты ожидают увеличения гибкости в отношении рабочего времени и места, что позволит каждому сотруднику выбрать лучший вариант индивидуально. Значение традиционных штаб-квартир может уменьшиться. По иронии судьбы, более распределенная рабочая сила может стимулировать спрос на деловые поездки для личных встреч, требующих поездок.

«Я вижу модель, в которой рекомендуется проводить периодические встречи команды лицом к лицу, чтобы способствовать некоторому социальному взаимодействию вокруг них (обед или напитки) и поддерживать чувство принадлежности, а также конкретные индивидуальные встречи. такие занятия, как обсуждение развития талантов или оценки результатов работы, чтобы повысить близость и вовлеченность.Что касается встреч с клиентами, следует также отдавать предпочтение периодическим личным встречам, чтобы укрепить отношения ». – Рено Николь · Старший вице-президент Business Travel APAC в Amadeus .

2/10:

Виртуальное взаимодействие все больше дополняет традиционные деловые поездки, что ведет к гибридному будущему.

Более совершенные коммуникационные технологии в ближайшие годы могут рассматриваться как открывающие новые возможности, дополняющие традиционные деловые поездки, так и потенциальные заменители, представляющие угрозу для отрасли.Хотя обе точки зрения содержат определенную долю правды, наши экспертные данные показывают, что дополнительные возможности довольно очевидны, в то время как угроза замены остается неопределенной и требует более дифференцированного понимания.

Эксперты рассказали о новых мотивах деловых поездок, которые могут возникнуть после пандемии:

«Семинары по инновациям и стратегии внутри организации и с внешними партнерами; оперативные группы экспертов по тушению пожаров в дочерних обществах; необъявленные аудиторские визиты; гибридные собрания, которые объединяют людей физически в одном месте и связаны с аналогичной центральной установкой в ​​другом регионе посредством виртуальных встреч; поездки внутри страны в производственные фирмы, специализирующиеся на живых виртуальных мероприятиях.” – Торстен Кридт · Старший вице-президент по решениям и продуктам в Европе компании BCD Travel.

Эксперты также предвидят рост гибридных форм человеческого взаимодействия, сочетающих виртуальное взаимодействие с традиционными физическими встречами. Ожидается, что конференции будут уменьшаться в физическом размере, но увеличиваться в виртуальных каналах, которые рассматриваются как дополнение, а не полная замена.

«В то время как компании и сотрудники видят ограничения текущих виртуальных мероприятий, модели и исполнение становятся лучше и открывают посещаемость со стороны людей, которые не смогли бы путешествовать (из-за стоимости, времени и т. Д.). Личные встречи с ключевыми партнерами по-прежнему важны для конкретных случаев использования. До тех пор, пока может быть достигнут правильный сетевой эффект, по крайней мере ключевой персонал будет лично присутствовать на этих мероприятиях ». – Торстен Кридт · Старший вице-президент по решениям и продуктам в Европе, BCD Travel .

3/10:

Степень и темпы замещения деловых поездок технологиями остаются неопределенными.

Предполагаемая вероятность замены деловых поездок коммуникационными технологиями у разных экспертов неодинакова и дает плохой консенсус.В то время как некоторые эксперты указывают на широкое распространение видеоконференцсвязи и виртуальных встреч во время кризиса Covid, другие утверждают, что технологической зрелости недостаточно для замены многих типов деловых поездок после пандемии. Почти половина участников группы заявили, что на нынешнем этапе развития технологий деловые поездки вряд ли будут заменять большинство целей.

«Дело не только в том, чтобы находиться в одной комнате, но и в проявлении приверженности. Что делать, если вы работаете над многомиллионным контрактом и предлагаете масштабирование, в то время как ваши конкуренты летят, чтобы увидеть потенциального клиента лично.Как вы думаете, кто выглядит более преданным? » – Доктор Воутер Гертс · Старший аналитик-исследователь Skift.

Степень замещения деловых поездок цифровыми инструментами остается неясной и различается в зависимости от мотивов поездки. С появлением сетей 5G проблемы, связанные с задержкой, могут быть решены быстро, но способность налаживать более прочные отношения и налаживать связи между людьми с помощью онлайн-инструментов остается ключевой областью возможностей для индустрии путешествий и высоких технологий.

Мотивы, которые требуют более тесного сотрудничества и укрепления доверия между заинтересованными сторонами, вероятно, будет труднее заменить цифровыми инструментами в долгосрочной перспективе, поскольку интимный личный опыт труднее воспроизвести.

4/10:

Ожидается устойчивое сокращение всех деловых поездок, но его величина различается в зависимости от мотивов поездок.

Эксперты прогнозируют убыток во всех категориях поездок после кризиса. Крупномасштабные встречи, поощрительные мероприятия, конференции и выставки (MICE), корпоративные тренинги и мероприятия по построению команды, вероятно, будут иметь самое сильное снижение. Сценарии, в которых физическое присутствие имеет решающее значение для оценки – например, личные встречи по продажам, изучение местоположения, мониторинг состояния и поиск новых продуктов и поставщиков – показали меньшее снижение, при этом более половины экспертов дали оценку «без изменений».

«Вместо того, чтобы отправлять всех в глобальную штаб-квартиру на специальное мероприятие (например, обучение), более вероятно, что штаб-квартира отправит некоторых специалистов в региональные офисы для проведения обучения. Другими словами, корпорации будут стремиться к тому, чтобы наименьшее количество людей путешествовало для достижения одних и тех же целей. Эти 1-2 человека, которые в конечном итоге отправятся в поездку, определяют новую категорию путешествий, которой не было до COVID ». – Лио Чен · Управляющий директор, Центр инноваций в сфере туризма и гостеприимства, Plug & Play .

5/10:

Ограничения на поездки и подорванное доверие путешественников сильно стимулируют сокращение и технологическую замену деловых поездок.

Комментарии экспертов показывают, что степень замещения деловых поездок технологиями сильно ускорила пандемия Covid, вызванная запретами на поездки, растущим страхом перед инфекцией и общим подрывом уверенности путешественников. Оценить эти эффекты пандемии и сделать прогнозы относительно того, будут ли эти эффекты продолжительными или временными, сложно, поскольку разногласия между экспертами указывают на высокую степень неопределенности.

В частности, не удалось прийти к единому мнению о том, приведут ли эти длительные ограничения на поездки, карантинные требования и меры тестирования к снижению готовности к международным деловым поездкам в долгосрочной перспективе.

Без сомнения, такие изменения в нашей рабочей жизни повлияют на рынок деловых поездок. Эксперты прогнозируют снижение частоты деловых поездок по всем выявленным мотивам поездок, что убедительно свидетельствует о продолжительном сокращении числа деловых путешественников.

«Пока будут карантин и другие ограничения, это существенно повлияет на« желание »путешествовать. Ограничения, безусловно, являются наиболее «влиятельными», когда дело доходит до принятия решения о поездке ». – Изток Франко · Основатель DigginTravel .

«Некоторые потенциальные путешественники будут отложены из-за страха, но компании будут стремиться внушить доверие через общение и политику. Другие будут очень рады снова отправиться в путешествие, поскольку они жаждут опыта и сотрудничества, при условии, что это будет так же безопасно, как посещение офиса.” – Торстен Кридт · Старший вице-президент по решениям и продуктам в Европе, BCD Travel .

Наш взгляд TNMT на виртуализацию работы:

 Удаленная работа никуда не денется, и все более распределенная рабочая сила повлияет на мир деловых поездок. Возникновение новых целей, связанных с поездками, таких как поездки в штаб-квартиру компании или физические встречи для создания команды, может подпитывать деловые поездки, в то время как растущее знакомство с удаленной работой может сделать традиционные цели поездок устаревшими.Поразительным результатом этого исследования является очевидная необходимость различать гибридные формы взаимодействия: (1) где виртуализация дополняет физические деловые поездки, и (2) полномасштабная замена путешествий, когда виртуализация заменяет деловые поездки.

Гибридизация виртуального и физического взаимодействия в бизнес-контексте идет полным ходом. Когда мы думаем о гибридных мероприятиях с виртуальными прямыми трансляциями, процессах продаж, сочетающих виртуальные живые демонстрации и физические переговоры, или удаленных технических командах, которые работают виртуально, но собираются физически один раз в год для создания команды, гибридные режимы работы с большой вероятностью будут формировать ближайшее будущее во многих отраслях.

Консенсус экспертов по гибридизации подтверждается динамикой рынка, которая показывает впечатляющую когорту будущих стартапов. Чтобы получить обзор наиболее многообещающих стартапов в сфере виртуальной работы, которые бросают вызов потребностям в деловых поездках, взгляните на нашу таблицу лидеров «100 виртуальных стартапов».

Однако вопрос о том, будут ли деловые поездки в конечном итоге полностью заменены виртуальным взаимодействием, подвержен большой неопределенности и требует гораздо более дифференцированного взгляда.

Согласно разрозненному мнению наших экспертов о замещении, мы делаем различие между ближайшим, средним и долгим будущим, а также по мотивам деловых поездок.В ближайшем будущем ограничения на поездки и подорванное доверие путешественников будут по-прежнему сильно сдерживать степень замещения, когда дело касается деловых поездок. Хотя у индустрии туризма нет средств предотвратить виртуальную замену по необходимости, она может подтолкнуть рычаги, чтобы помочь возобновить интерес к деловым поездкам с помощью инновационных продуктов и услуг, которые обеспечивают соответствие и помогают повысить доверие путешественников (например, интегрированные процессы тестирования Covid, информация о путешественниках платформы или самообслуживания, расширяющие возможности путешественников).В средне- и долгосрочном будущем технологическая зрелость станет ключевым фактором замещения путешествий за счет виртуализации. Covid способствовал взрывному росту инструментов видеоконференцсвязи и виртуального сотрудничества, но прошлогодний опыт также выявил недостатки: налаживание личных отношений и доверия по-прежнему проще на физических встречах, а технические трудности могут стоить встречи эффективности и нервов. Между тем, мы наблюдаем быстрое развитие технологий в смежных областях, таких как NLP, AR / VR, аватары и тому подобное.В конечном итоге технологии должны стать достаточно зрелыми, чтобы удовлетворять многие потребности, которые в настоящее время требуют деловых поездок.

Мы ожидаем постепенного перехода к замене, но скорость трудно предсказать - это может занять десятилетия.

И последнее, но не менее важное: виртуальная замена не влияет на все цели путешествия одинаково. Поездки для социального взаимодействия (например, для создания команды, укрепления доверия или демонстрации обязательств перед клиентом) с меньшей вероятностью будут заменены поездками для простого обмена информацией.Это изменение влияния замены в зависимости от цели поездки подтверждается отчетами Cartrawler и других. Мы ожидаем продолжения сдвига в соответствующих долях основных мотивов деловых поездок. В конце концов, некоторые мотивы поездок устареют из-за замены, в то время как могут появиться новые (например, связанные с удаленной работой), что в конечном итоге изменит потребности клиентов независимо от изменений в общем размере рынка. 

Благополучие сотрудников

Перед пандемией меры работодателей по обеспечению здоровья и безопасности сотрудников проявлялись в правилах заботы о здоровье и некоторых добровольных правилах оздоровления, направленных на удовлетворенность сотрудников.По мере распространения пандемии COVID-19 большинство компаний во всем мире ввели запрет на международные поездки для своих сотрудников, при этом здоровье и безопасность стали приоритетом номер один. В ходе опроса 4850 бизнес-путешественников на 23 рынках, проведенного Concur, 96% путешественников сообщили, что хотели бы принять меры безопасности, прежде чем они вернутся в дорогу, такие как обязательные медицинские осмотры и ограничение поездок только критическими поездками. Мнения наших экспертов о благополучии сотрудников в контексте деловых поездок позволяют сделать два вывода.

6/10:

Обязанность по уходу теперь является фактором гигиены, который может открыть новые возможности для новых услуг.

Эксперты прогнозируют вероятное повышение важности заботы о деловых путешественниках даже после пандемии, что делает их важным фактором, который необходимо учитывать, чтобы обеспечить возможность будущих деловых поездок для всех сотрудников. Соответствующая готовность платить открывает возможности для новых продуктов и услуг, которые помогают сотрудникам выполнять обязанности осторожности.

Некоторые эксперты отмечают, что обязанность проявлять осторожность будет иметь особое значение для малых и средних предприятий (МСП), которые раньше, возможно, уделяли меньше внимания этой теме.

«Рыночный стандарт обслуживания изменился, и теперь он более заметен также для небольших и средних компаний. Независимо от размера, ни один работодатель не может игнорировать свою обязанность проявлять заботу, потому что его сотрудники более осведомлены о своих правах и уверены, что просят об этом ». – Торстен Кридт · Старший вице-президент по решениям и продуктам в Европе, BCD Travel .

На основании нашей экспертной оценки мы пришли к выводу, что забота теперь стала фактором гигиены, а не просто необходимостью.Компаниям необходимо будет сделать дополнительный акцент на своих моральных и юридических обязательствах по защите сотрудников. Деловые путешественники должны быть в курсе и осознавать обязанности по уходу.

7/10:

Продолжается переход к политике обеспечения благополучия для удовлетворения сотрудников и удержания талантов.

Выходя за рамки темы заботы о здоровье, политика, направленная на благополучие сотрудников как в офисе, так и в командировке, росла до пандемии. Некоторые компании использовали их как стратегию для удержания лучших талантов перед лицом меняющейся демографической группы сотрудников миллениума.Такие особенности, как получение большей гибкости в маршрутах поездки, возможность включения досуга, субсидии на диетическое питание, членство в международных тренажерных залах или возможность выбирать уникальные варианты проживания, а не те же старые бизнес-отели, – вот несколько примеров инициатив в области оздоровления во время путешествий. Эксперты сходятся во мнении, что показатели благополучия будут иметь решающее значение для удовлетворения сотрудников.

Некоторые эксперты отмечают, что призывы к реализации большего числа программ благополучия, чтобы противостоять стрессовым факторам, связанным с путешествиями, связаны с ожиданиями миллениалов, указывая на то, что изменение демографии вызывает тенденцию.

«Я рассматриваю это как продолжение сдвига, начавшегося до Covid, когда миллениалы ставят культуру и опыт на первое место, чтобы присоединиться к компании или остаться в ней, и что организации должны учитывать в своих стратегиях привлечения и удержания талантов». – Рено Николь · Старший вице-президент Business Travel APAC в Amadeus .

Хотя все эксперты признают повышенное внимание к благополучию, некоторые не считают это решающим фактором после пандемии.Экономическая рациональность считается доминирующей, и увеличение доходов может по-прежнему оставаться ключевым приоритетом для компаний, сильно пострадавших от пандемии. Более того, предоставление сотрудникам большей гибкости в выборе поездок рассматривается как возможное средство улучшения благополучия.

«Хотя благополучию будет уделяться больше внимания, чем раньше, я считаю, что основным драйвером для большинства компаний будет получение доходов и экономическое восстановление после кризиса. При этом у сотрудников может быть больше выбора в отношении того, участвовать ли им в международной деловой поездке или нет.” – Райан Гхи · Глава отдела стратегии и развития FTE Innovation & Startup Hub .

Мы можем сделать вывод, что необходимо четкое различие между политикой заботы и благополучия, нацеленной на удовлетворение требований сотрудников. Обязанность соблюдать осторожность становится фактором гигиены во время деловых поездок. Политику благополучия следует рассматривать как мотивирующий фактор, который помогает сохранить определенный пул талантов, но является необязательным в контексте деловых поездок. Консенсус экспертов по обоим факторам указывает на то, что в будущем можно ожидать довольно определенных событий.

Наш взгляд TNMT на тенденцию благополучия

 По мнению наших экспертов, возрастающая важность заботы как фактора гигиены очевидна. Деловые поездки, которые сильно усугубляются нынешней пандемией, требуют от всех компаний мер предосторожности. К ним относятся актуальная информация о безопасности и «необходимые» инструменты для путешествий, такие как тестирование на коронавирус и тому подобное. В то время как специальные ресурсы и мероприятия по уходу уже присутствовали в более крупных организациях до пандемии, малым и средним предприятиям может быть сложно выполнить все новые требования.Индустрия деловых поездок должна удовлетворять растущую потребность в обязанности проявлять заботу и внедрять продукты и услуги, которые позволят, в частности, малым и средним предприятиям совершать деловые поездки без необходимости создавать крупные организации, выполняющие обязанности по уходу, внутри компании. Хотя обязанность проявлять осторожность должна выполняться всеми работодателями, решение проблемы благополучия сотрудников, выходящей за рамки юридических обязательств, может быть отличительным фактором. Приобретение и удержание талантов являются ключевыми факторами, побуждающими работодателей к обеспечению благополучия, но не все пулы талантов имеют одинаковые ожидания и потребности.Мы считаем, что благополучие имеет особое значение для молодых, высокообразованных сотрудников, которые составляют лишь (растущую) часть общей рабочей силы. Соответственно, важность благосостояния, вероятно, будет сильно различаться между отраслями и отдельными компаниями, что делает фокус для индустрии туризма возможностью, но не необходимостью. Конкретные возможности могут возникнуть в отношении услуг, направленных на решение психических и социальных проблем, выходящих за рамки традиционных областей политики благополучия, которые борются со стрессовыми факторами деловых поездок, такими как нарушение режима сна, задержка рейсов и поездов, напряженный график встреч и пребывание в незнакомой обстановке. .Само по себе путешествие (например, выезд на работу в компании, выезд на работу) - это инструмент для команд, позволяющий снизить стресс и построить более крепкие отношения, обеспечивая благополучие распределенной рабочей силы в долгосрочной перспективе. 

Проблемы устойчивого развития

Экологичность была ключевой тенденцией для путешествий до пандемии.

Тем не менее, наши эксперты демонстрируют дифференцированные и расходящиеся взгляды на влияние устойчивости на деловые поездки, что указывает на высокую степень неопределенности в отношении будущего развития.

8/10: Путешественники могут иметь более широкое понимание и осведомленность об устойчивости, но остается неясным, будут ли предприятия действовать в соответствии с этим.

Движение #travelshaming было вызвано климатической повесткой дня и вдохновлено плаванием Греты Тунберг через Атлантический океан. Среди наших экспертов нет единого мнения о влиянии COVID на корпоративную политику в отношении поездок с точки зрения устойчивого развития, что свидетельствует о том, что вопросы климата и здоровья по-разному влияют на деловые поездки.

«#travelshaming имеет сильные корни в Европе. COVID-19 делает людей менее склонными к путешествиям, но между ними нет особого взаимодействия, поскольку последний вызывает кризис общественного здравоохранения, который оказывает гораздо более глубокое влияние на людей ». – Лио Чен · Управляющий директор, Центр инноваций в сфере туризма и гостеприимства, Plug & Play .

«Движение позора путешествий было реальным, но я не уверен, насколько оно повлияло на реальное поведение во время путешествий (особенно за пределами Скандинавии и особенно в деловых поездках).То же самое будет после кризиса. Будут заданы вопросы, но я не уверен, сколько реальных эффектов на земле мы увидим ». – Д-р Воутер Гертс · Старший аналитик-исследователь Skift Research .

В то время как предпочтения потребителей меняются по мере увеличения осведомленности об устойчивости, эксперты полагают, что большинство изменений в поведении пользователей или корпоративной политике в отношении поездок будет вызвано регуляторным давлением со стороны правительств.

«Кризис Covid-19, связанный со здоровьем общества, усилил восприятие устойчивости и повысил внимание к ответственности.Однако ответственность за уменьшение воздействия на окружающую среду будет возложена на отрасль, авиакомпании и производителей оборудования. Ответственность за корпоративные поездки будет не только в том, чтобы управлять этим ». – Аноним .

Наш взгляд TNMT на устойчивость

 Растущие опасения по поводу устойчивости были одной из ключевых тенденций, влияющих на туристическую отрасль до кризиса. Фактически, мировой поисковый интерес к компенсации выбросов CO2 в поездках увеличился более чем в четыре раза в 2019 году, как мы анализировали ранее.В то время как соответствующие общественные дебаты несколько остыли во время кризисов, отрасль не претерпела принципиальных изменений в отношении потребления энергии или выбросов CO2. Мы полагаем, что общественное давление в пользу более экологичных путешествий, вероятно, усилится и приведет к изменениям. Однако интенсивность обеспокоенности по поводу устойчивости различается по всему миру, и Европа, скорее всего, будет лидером в этой динамике. Точные механизмы того, как социальное давление будет проявляться в изменениях в деловых поездках, еще предстоит выяснить, но последние события и данные показывают, что наиболее вероятным путем является регулирование, а не индивидуальные потребительские решения или политика компании в отношении поездок.
Наше недавнее исследование «Путешественники не согласны с принципами экологичности» показывает, что потребители, как правило, не вкладывают деньги в то, что им нужно, когда дело доходит до оплаты более экологичных путешествий - по крайней мере, пока. Стоимость, по-видимому, остается ключевым фактором для принятия решений о поездках на индивидуальном уровне. На уровне компании данные экспертов рисуют аналогичную картину. В то время как осведомленность об устойчивости растет, экономические причины, вероятно, перевешивают озабоченность по поводу устойчивости, когда речь идет о корпоративных поездках. На политическом и регулирующем уровне лица, принимающие решения, мотивированы по-разному и, похоже, действуют под давлением общества.Инициатива Франции по запрету полетов на короткие расстояния, а также налоги на выбросы CO2 и авиацию в Германии являются убедительными индикаторами для ужесточения регулирования, касающегося устойчивости - новые инициативы, подобные этим, неизбежны и будут продолжать перетасовывать карты и менять правила игры в индустрии туризма. Мы считаем, что активное сокращение выбросов CO2 в продуктах для деловых поездок является не только этическим императивом, но и стратегической необходимостью. 

Расширение прав и возможностей путешественников

Мы определили расширение прав и возможностей путешественников, т.е.е. предоставление путешественникам возможности самостоятельно управлять своим выбором путешествий и поездками, что было ключевой тенденцией ранее, например, в нашем анализе «Самые большие болевые точки в авиапутешествиях и способы их решения». Взгляды экспертов на расширение прав и возможностей путешественников согласуются с этим наблюдением и позволяют сделать два важных вывода.

9/10:

Хотя в ближайшем будущем поездки в целом будут строго регулироваться, индивидуальные путешественники получат все больше возможностей благодаря заботе и техническому самообслуживанию.

Глобальная вспышка Covid вызвала внезапную остановку деловых поездок с закрытыми границами и строгими ограничениями на передвижение. Однако пандемия не является равномерной по всему миру. Мы наблюдаем сильные региональные различия в масштабах заражения, времени распространения и эффективности контрмер. Наши эксперты пришли к единому мнению, что в ближайшем будущем правила и положения о поездках станут все более нестабильными и ограничительными из-за неравных способов восстановления и отсутствия международной координации.

«Политика в отношении поездок, вероятно, будет гораздо ближе связана с рекомендациями иностранного офиса страны о поездках. Все может измениться в последнюю минуту ». – Д-р Воутер Гертс · Старший аналитик-исследователь Skift Research .

«На протяжении всего кризиса международная координация была очень слабой, и это, вероятно, будет продолжаться, по крайней мере, в краткосрочной перспективе». – Райан Ги · Глава отдела стратегии и развития FTE Innovation & Startup Hub .

В то время как путешествия в целом, вероятно, будут подвергаться возрастающим ограничениям, обратное может быть верно для отдельных путешественников, когда дело доходит до решений о поездках. Эксперты видят сдвиг в сторону предоставления сотрудникам возможности принимать добровольные решения о поездках в краткосрочной перспективе.

«Я думаю, что у сотрудников будет больше свободы при принятии решения о поездке». – Майкл Беккер · Генеральный директор GeoSure .

Однако в долгосрочной перспективе некоторые эксперты прогнозируют, что потребности бизнеса снова станут ключевым фактором для командировок сотрудников, потенциально обращая вспять расширение прав и возможностей временных путешественников.

«В краткосрочной перспективе поездки будут ограничены необходимыми поездками, но как только кризис будет разрешен, поездки снова начнут расти, поскольку технологии не могут заменить ценность личных встреч, чтобы сделать бизнес и наладить отношения. Мы уже видим отложенный спрос на внутренних рынках, где были сняты ограничения на поездки ». – Рено Николь · Старший вице-президент Business Travel APAC в Amadeus .

Еще один ключевой фактор, который следует учитывать при принятии решений о поездках и расширении прав и возможностей путешественников, – это самообслуживание на основе технологий.Помимо широко распространенных онлайн-сервисов для управления бронированием, некоторые аэропорты и авиакомпании недавно представили новое поколение самообслуживания, ориентированное на бесконтактное взаимодействие. Взгляды наших экспертов на решения для бесконтактных платежей и цифрового обслуживания указывают на то, что пандемия ускорила общий сдвиг в сторону бесконтактного и бесконтактного обслуживания, указывая на будущее цифрового самообслуживания, которое позволит безопасно путешествовать.

Таким образом, появление цифровых самообслуживаний представляется довольно очевидным, и можно представить себе будущее, в котором деловые путешественники будут самостоятельно управлять своими поездками с помощью цифровых инструментов.Однако многие эксперты указывают на некоторые ограничения самообслуживания и подчеркивают необходимость взаимодействия с людьми в сложных требованиях к обслуживанию.

«Я считаю, что пандемия ускорит (или уже есть) ускорит развитие цифровых бесконтактных сценариев; а другие страны перенимают некоторые из уже широко распространенных сценариев из Китая или Азии ». – Изток Франко · Основатель DigginTravel.

10/10:

Гибридная модель, объединяющая как цифровые инструменты самообслуживания, так и человеческое взаимодействие, вероятно, сохранится для управления деловыми поездками.

Поскольку пандемия распространилась по всему миру и вызвала отмену и задержку рейсов, корпорации обратились за помощью к специалистам, чтобы справиться с проблемами.

«Во многом из-за обязанности соблюдать осторожность (…), использование цифровых технологий было гораздо менее полезным при нестандартных операциях. Пока не будет доказано обратное, человеческое взаимодействие, которое работает круглосуточно, без выходных, с небольшим временем ожидания и услугами консьержа, будет сильной опорой для крупных TMC ». – Лио Чен · Управляющий директор, Центр инноваций в сфере туризма и гостеприимства, Plug & Play .

Более того, наши результаты показывают, что многие корпоративные путешественники по-прежнему предпочитают общение с людьми, когда дело касается обслуживания, несмотря на все более мощные инструменты самообслуживания.

«Это была тенденция до Covid-19 и будет продолжаться после этого, когда путешественник хочет иметь возможность делать все, что он может, самостоятельно, когда и где они хотят, получая доступ к персонализированной и актуальной информации. Но они также хотят иметь доступ к экспертам по путешествиям по тем же каналам, если они захотят.” – Рено Николь · Старший вице-президент по деловым поездкам в Азиатско-Тихоокеанском регионе в Amadeus .

При совместном рассмотрении роста цифрового самообслуживания с его ограничениями и предпочтениями деловых путешественников группа экспертов указывает на довольно определенное будущее текущей гибридной модели , объединяющей как цифровые инструменты самообслуживания, так и человеческое обслуживание для управления деловыми поездками.

Наш взгляд TNMT на «Empowered Traveler»

 Когда путешественники подвергались серьезным нарушениям правил передвижения, включая запреты на поездки и ограничения на полеты в начале пандемии, мы видели, как многие корпорации обращались к компаниям по управлению поездками (TMC) за помощью в безопасном возвращении своих сотрудников в свои страны.Менеджеры по командировкам оказались очень ценными в чрезвычайных обстоятельствах, которые довели системы управления командировками до предела. «Человеческий подход» в обслуживании позволяет индивидуально решать индивидуальные проблемы. Тем не менее, наступила эпоха массовой настройки. Мы видим масштабируемую персонализацию продуктов и услуг с помощью технологий в различных отраслях образования, фитнеса и электронной коммерции. В индустрии туризма такие стартапы, как Tourlane, применяют принцип массовой настройки к планированию поездок и бизнесу турагентов.Аналогично деловым поездкам мы ожидаем появления цифровых самообслуживаний, которые позволят путешественнику настроить опыт путешествия в соответствии с его потребностями. Вместо того, чтобы полностью заменять человеческое обслуживание, мы изначально ожидаем дальнейшего роста гибридных моделей, которые объединяют масштабируемые цифровые решения с человеческим обслуживанием и обеспечивают более персонализированные предложения (подумайте о чат-ботах, которые легко интегрируют человеческих агентов, когда ИИ достигает своего предела). В среднесрочной и долгосрочной перспективе цифровые решения самообслуживания созреют и в конечном итоге заменят текущие задачи менеджеров по командировкам.

Заключение

Covid-19 – не первая глобальная пандемия и не будет последней. Деловые поездки вернутся, как и раньше, но, возможно, совсем иначе, чем мы предполагали. С помощью этого исследования мы надеялись собрать лучшие умы в нашей отрасли, чтобы представить различные мнения и дать рекомендации относительно будущего деловых поездок. Выявленные вероятные будущие разработки, характеризующиеся низкой степенью неопределенности, позволяют игрокам отрасли заранее планировать и корректировать свой портфель продуктов и услуг.

Такое предварительное планирование невозможно для областей с высокой неопределенностью, которые также были нанесены на карту в этой статье. Адаптивность и способность выявлять и отслеживать изменения в окружающей среде – это факторы, которые помогают игрокам отрасли справляться с высокой неопределенностью. И последнее, но не менее важное: будущее не предопределено, а является следствием всех наших действий. Мы можем и должны совместно формировать его, чтобы бизнес-поездки после коронавируса стали лучше, чем когда-либо.

Мы хотели бы поблагодарить всех участвующих отраслевых экспертов за их ценный вклад.

Джойс Хуанг и Доктор Стефан Нотельфер (авторы)

---

Методология

При составлении набросков возможных вариантов будущего ключевым моментом является устранение неявной неопределенности. В отличие от рисков или наблюдаемых тенденций, которые можно напрямую вывести из прошлых и настоящих данных, неопределенность сложнее понять. В подходе, вдохновленном методологией Delphi, мы полагаемся на внутреннее согласие и несогласие тщательно подобранной группы из 25 отраслевых экспертов, чтобы оценить достоверность некоторых ключевых тенденций, определить их основные движущие силы и обозначить области высокой неопределенности, которые к ним сложно подготовиться.

Три раунда согласования консенсуса

Мы использовали модифицированный метод Delphi, включающий один раунд экспертных интервью и два последующих раунда опросов для согласованной оценки.

В первом раунде мы провели полуструктурированные интервью с сбалансированной подгруппой из десяти экспертов, чтобы понять и определить основные движущие силы, которые будут влиять на будущее деловых поездок. Результаты интервью были объединены с ранее выявленными тенденциями и исследованиями, чтобы составить список из 35 утверждений о будущем деловых поездок.

Затем отчеты были представлены всем экспертам во втором раунде. Каждого эксперта попросили количественно оценить вероятность каждого утверждения и прокомментировать свой выбор. Количественные ответы давались по 5-балльной шкале Лайкерта от «очень вероятно» до «крайне маловероятно». Между экспертами не было возможности взаимодействия.

Третий раунд был еще одним опросом с теми же экспертами, что и во втором раунде. Мы представили 15 новых утверждений, основанных на качественных ответах второго раунда, и представили групповые результаты второго раунда.Аналогично второму раунду каждого участника попросили оценить новые утверждения и повторно оценить предыдущие утверждения с низким показателем консенсуса группы, что позволило достичь консенсуса в группе.

На протяжении всего процесса эксперты не были знакомы с другими экспертами, и результаты второго раунда были представлены анонимно, чтобы предотвратить доминирование влиятельных лиц или дополнительные нежелательные эффекты.

Пример утверждения и ответа

После кризиса COVID-19 внутренний туризм, который был вызван кризисом, останется бумом для местных игроков отрасли, поскольку горячие точки для активного отдыха будут располагаться вдали от переполненных городских центров.

Насколько вероятно это произойдет:

• A Очень вероятно
• B Вероятно
• C Возможно
• D Маловероятно
• E Очень маловероятно

Почему вы выбрали этот вариант?

Как мы измеряем (не) уверенность

Степень консенсуса между экспертами интерпретируется как измеримый показатель степени (не) определенности соответствующих утверждений.Мы измеряем консенсус как степень вариации ответов с использованием стандартного отклонения. Шкала Лайкерта была закодирована целыми числами от 1 (очень маловероятно) до 5 (очень вероятно). Чем ниже стандартное отклонение, тем выше консенсус. Мы классифицировали консенсус в соответствии со следующими пороговыми значениями:

• 0 ≤ x ≤ 0,5 (высокий консенсус)
• 0,5
• 1
• 2

Высокая степень эксперта Консенсус в отношении гипотез о будущем развитии указывает на довольно низкую неопределенность, что позволяет игрокам туристической индустрии заранее планировать, готовиться и приспосабливаться к вероятным событиям.

Гипотезы, достигающие низкой степени экспертного согласия, особенно ценны для планирования стратегии и сценариев, поскольку их результат не может быть легко предсказан и может зависеть от результата и воздействия других основных факторов. Качественные комментарии эксперта дают ценную информацию о природе таких основополагающих факторов.

Как подготовиться к командировке

Вот список советов, которые помогут вам пережить первую командировку как профессионал.Thomson Reuters

У вас все отлично. Фактически, вы его убиваете. Вы получили диплом, устроились на работу и готовы начать подниматься по служебной лестнице. У вас так хорошо получается, что начальник пригласил вас в командировку. Проблема в том, что вы никогда не были в командировке и не знаете, чего ожидать.

Может быть, вы мало путешествовали.Возможно, вам нужно провести большую презентацию или встретиться с важным клиентом. Вы нервничаете. Это понятно.

Вот список советов, которые помогут вам пережить первую командировку как профессионал. Вы в надежных руках.

Перед тем, как уйти

Бенджамин Франклин однажды сказал: «Не подготовившись, вы готовитесь к провалу». Он, должно быть, много ездил в командировки, потому что был мертв. Подготовка – это ключ к успешному путешествию, и большая часть этой подготовки происходит до того, как вы выйдете из дома.

Составьте контрольный список упаковки.

Находиться вдали от дома означает не иметь доступа ко всему, к чему вы привыкли, поэтому проведите серьезный мозговой штурм за несколько дней до поездки. Запишите все, что вам понадобится, включая одежду, туалетные принадлежности и все, что вам понадобится для работы из офиса. Вы же не хотите прийти на важную встречу и понять, что нужный файл находится в 500 милях от вас.

Избегайте проверки багажа.

Конечно, гигантский чемодан позволяет упаковать больше, но таскать тяжелый багаж через чужой город – это кошмар. Для большинства деловых поездок все, что вам понадобится, – это ручная кладь на колесиках и сумка через плечо. Вы даже можете упаковать костюм в ручную кладь, если аккуратно сложите его. Чем меньше вещей вам придется таскать с собой во время путешествия, тем лучше.

Flickr / Джонатан Мюллер

Одевайтесь для работы, которую хотите.

Путешествуя по работе, вы становитесь лицом своего работодателя. Неважно, будете ли вы общаться с клиентами или руководителями в фирме, вам нужно произвести хорошее впечатление, а это значит, что нужно одеться. Если у вашей компании нет правил в отношении одежды для деловых поездок, планируйте одеваться не хуже, чем в офисе, а возможно, и лучше.

Принесите удобную обувь.

Путешествие по воздуху можно назвать «полетом», но оно требует удивительного количества ходьбы. А это значит, что важно заботиться о своих ногах.Ваша обувь должна хорошо выглядеть, но при этом она должна быть достаточно удобной, чтобы в аэропортах, конференц-центрах или на городских улицах не образовывались волдыри.

Принесите визитки.

Когда вы встречаетесь с людьми по работе, важно налаживать хорошие отношения. Вручение визитной карточки, когда вы расстаетесь, – ожидаемая вежливость. Если у вас еще нет визитных карточек, спросите своего начальника или секретаря отдела, могут ли они заказать вам перед отъездом.

Silicon Prairie News

Принесите блокнот.

Собираетесь ли вы на встречу или на конференцию, вам нужно будет делать заметки. Печатать заметки на ноутбуке или смартфоне, когда с вами разговаривают, – грубо. Будьте старомодны и используйте вместо этого блокнот.

Всегда держите список важной информации о себе.

Список должен включать ваше расписание рейсов, название и адрес вашего отеля, а также сведения о ваших деловых встречах. Когда вы паркуетесь в аэропорту, также добавляйте в список место, где вы припарковались. Храните эту информацию в приложении для заметок на телефоне или на листе бумаги в кошельке.В командировке этот список – ваша жизнь, поэтому относитесь к нему соответственно.

Дайте копию своего маршрута кому-нибудь из дома, кому можно доверять.

Жизнь продолжается, пока вы в дороге, поэтому важно, чтобы ваши друзья и семья знали, где вы находитесь, в случае возникновения чрезвычайной ситуации. Отправьте информацию о своем рейсе и отеле своей девушке, родителям или ответственному соседу по комнате.

REUTERS / Michaela Rehle

Прибытие в аэропорт пораньше.

Никто не будет винить вас, если ваш рейс отменят, но если вы опоздали на самолет из-за того, что проспали? Это неловко и может даже доставить вам неприятности. Возьмите с собой материалы для чтения, чтобы скоротать время, и отправляйтесь в аэропорт пораньше.

Если вы часто путешествуете, держите полностью укомплектованную сумку с туалетными принадлежностями.

Не забудьте упаковать крем для бритья, ChapStick и контактный раствор – это хлопотно. Если вы путешествуете чаще, чем один раз в год, вам лучше покупать дорожные бутылки с необходимыми вещами и держать их наготове, когда вы уедете за город.Не забудьте положить жидкости в отдельный пакет на молнии, чтобы пройти проверку безопасности.

По прибытии

Поздравляем, вы добрались до пункта назначения! Верите вы или нет, но это была легкая часть. Вы здесь, чтобы работать, так что теперь ваше время сиять. Вот как.

Вешайте одежду.

Чемоданы хорошо переносят вашу одежду, но они еще лучше умеют ее мять. Первое, что вам нужно сделать, когда вы доберетесь до своего гостиничного номера, – это повесить одежду.Если ваша одежда помялась, а у вас есть время, воспользуйтесь утюгом и гладильной доской в ​​комнате, чтобы вернуть ее в хорошее состояние.

Знаете, что хуже, чем не договориться о встрече из-за задержки вашего рейса? Не приходите на встречу, потому что опоздали на рейс. Доберитесь до аэропорта, имея достаточно свободного времени.

Business Insider

Ешьте дешево.

Если вы ужинаете в одиночестве, поищите где-нибудь, где можно будет купить по разумной цене. Пятизвездочные рестораны отлично подходят для развлечения клиентов, но ваш работодатель будет признателен, если вы не потратите пачку их денег каждый раз, когда приближается время еды.

Освежите свои навыки светской беседы.

Поездка по работе почти всегда связана с встречами с важными людьми, а это значит, что вам придется вести светскую беседу. У экстравертов здесь не будет особых проблем, но интровертам, возможно, придется подтолкнуть себя к общению.Чем больше людей вы впечатляете, тем больше у вас шансов продвинуться в компании. Чтобы узнать о светской беседе, нажмите здесь.

Не пей слишком много.

Выпивка часто доступна в неограниченном количестве на деловых мероприятиях. Может быть, трудно устоять, но важно не переусердствовать. Даже если ваши коллеги настаивают на этом, вы должны придерживаться одного или двух напитков за ночь. Выпейте пива или продолжайте доливать свою колу. Еще раз помните, что вы представляете свою компанию, когда путешествуете по работе.Никто не хочет иметь дело с кем-то, кого рвет на официантку и теряет сознание в холле.

Держите квитанции.

Большинство компаний возместят вам расходы, пока вы находитесь в пути. Возможно, у вас есть кредитная карта компании или ежедневные выплаты (так называемые «суточные»). В любом случае вам обычно нужно сохранять чеки от ресторанов, отелей и поездок на такси. Имейте в виду, что не все предлагают квитанции, поэтому вам, возможно, придется спросить (это особенно важно в такси).

Удачи!

Ваша первая командировка может показаться сложной, но при этом важно получать удовольствие. Если в вашем расписании есть место, найдите время, чтобы осмотреть город, встретиться с другом или просто расслабиться в кафе. Вы молоды, имеете оплачиваемую работу и посещаете новые места. Вот как выглядит успех – наслаждайся им.

Как извлечь максимальную пользу из индивидуальной деловой поездки

Независимо от того, насколько привлекательной работа или насколько захватывающим местом назначения, деловая поездка может быть сложной задачей.Утомительная поездка из аэропорта в самолет, из офиса в отель может утомить вас, и не всегда легко перемещаться по незнакомому городу, жить в чемодане или подключаться к местной жизни, когда вы самостоятельно. Неудивительно, что так много дорожных воинов в конце концов каждый вечер уходят в свои гостиничные номера, чтобы посмотреть кабельное телевидение и завышенное обслуживание номеров.

Но так быть не должно. Деловые поездки – это прекрасная возможность увидеть разные места за копейки компании. Обладая энтузиазмом и некоторым предварительным планированием, вы можете быть поражены тем, что вы можете обнаружить, проведя несколько часов между встречами или в начале или в конце деловой поездки.Для получения по-настоящему полезного опыта очень важно найти способы взаимодействовать с местом назначения, чтобы не чувствовать себя посторонним. Но как? Мы попросили группу странствующих деловых путешественников поделиться с ними лучшими самородками мудрости.

Не бойтесь составлять план

Первым делом необходимо оценить доступное время простоя. «Если я путешествую куда-то на несколько недель, я хочу составить себе график того, как я собираюсь проводить свое время, особенно по выходным, чтобы я не сидел в отеле на работе, потому что это может легко случиться », – говорит Марта Эмбри, чья работа в международной некоммерческой организации здравоохранения берет ее с собой в многонедельные поездки в Африку.

Не думайте, что вам нужно начинать с малого, путешествуя по делам. Когда Эмбри посетила Кампалу, Уганда, она решила попасть на рынок Овино, крупнейший рынок подержанной одежды в мире. «Это совершенно безумное место. Вы не можете беспокоиться о личном пространстве, потому что люди хватают вас за руку и говорят: «Подойдите, посмотрите на это». Вы просто забиты людьми », – говорит она. «Когда я был в Найроби, я совершил однодневное сафари. В Найроби есть национальный парк прямо за городом, и я подумал, что было бы безумием оказаться там [полностью] и не увидеть животных, если бы у меня была возможность.”

Что делать, если у вас нет роскоши провести целый свободный день? «Время – это то, что отличает делового путешественника от другого путешественника», – говорит Ромен Обанель, соучредитель Jack and Ferdi, нового приложения, которое предоставляет бизнес-путешественникам персональные рекомендации, основанные на их симпатиях и антипатиях, где они находятся и сколько время у них есть. «В командировке у вас часто бывает странное времяпрепровождение. Ваша доступность разбросана », – говорит он. «У вас может быть час между двумя встречами, или у вас может быть немного времени до вашей последней встречи и вашего рейса домой.”

Если вы ищете рекомендации по ресторанам и достопримечательностям, будьте конкретны. «Многие люди, и особенно женщины, не чувствуют себя комфортно, говоря, чего они на самом деле хотят», – говорит Пэм Алворд, руководитель отдела рекламы из Атланты. «Подумайте об этом так: в вашем путешествии есть небольшое окно, которое может сделать вас счастливым. Выясните, что сделает вас счастливым, и сформулируйте, что это такое, а затем сделайте это ».

Соберите все свои предварительные планы в одном месте с помощью проверенных на практике Google Maps, которые позволяют отточить информацию о различных типах предприятий и достопримечательностях в определенной области.«Я помечаю места звездочками, а затем пытаюсь сделать столько вещей, которые я хочу сделать в отмеченной звездочкой области за один раз», – говорит Стефани Джейнс, публицист классической музыки. «Это очень эффективно, если у меня есть всего несколько часов в месте».

Постоянное впечатление от отеля (и подарок за регистрацию) имеет большое значение для некоторых деловых путешественников, например, в Kimpton Rowan Palm Springs Hotel.

Laure Joliet

Район имеет такое же значение, как и отель.

Расположение является главным приоритетом для большинства индивидуальных деловых путешественников, которым, как правило, необходимо находиться рядом с местом проведения деловых встреч.«Если вы путешествуете по Африке и столицам, трафик настолько невероятный, что если вы едете через город, вам может потребоваться три часа, чтобы проехать 20 миль на такси. Вы не можете обойтись без этого, поэтому вам нужно оставаться рядом с тем местом, где вы собираетесь работать », – говорит Эмбри. А если вы окажетесь в не идеальном районе? Быстрое и простое решение, вероятно, уже есть на вашем телефоне. «Я с большей вероятностью выберу Uber, чем что-либо еще», – говорит Алворд.

Шесть советов, как сделать деловую поездку проще и эффективнее

Поездка по работе может быть утомительной и волнующей.Наша серия Work on the Fly исследует способы максимально использовать вашу командировку.

Это глобальный деловой мир, и поездки по работе стали более чем обязательными, чем когда-либо прежде. На самом деле, деловые поездки составляют огромную часть индустрии путешествий: в 2018 году жители США совершили 463,6 миллиона поездок с деловыми целями.

Но любой, кто действительно совершил деловую поездку, знает, насколько она может быть утомительной – в промежутках между авиаперелетами, жить из чемодана и быть на связи 24-7, когда вы встречаетесь с потенциальными партнерами, клиентами или покупателями.Когда WeWork объединился с компанией-участником American Express, чтобы предложить новым держателям карт American Express Business Platinum Card годовое членство в WeWork на сумму 2700 долларов, цель заключалась в том, чтобы утомленные деловые путешественники чувствовали себя в дороге как дома.

«Это естественное партнерство», – говорит Патни Клоос, вице-президент по партнерским отношениям American Express. «С помощью WeWork мы позволяем участникам нашей карты продуктивно работать, где бы они ни находились и когда им нужно».

Это особенно выгодно для предпринимателей, у которых нет системы безопасности крупных глобальных офисов, к которой можно было бы прибегнуть.По словам Марси Шиндер, руководителя отдела партнерства WeWork по всему миру, с тех пор, как это преимущество было введено в феврале, в WeWork было зарегистрировано 24 000 заказов рабочих мест от новых участников карт в 400 зданиях, в 100 городах на пяти континентах.

Итак, кто может лучше поделиться своим советом о деловых поездках, чем люди, которые этим зарабатывают на жизнь? Члены WeWork и руководители предприятий рассказывают о привычках, которые делают их рабочие поездки более легкими и эффективными:

1. Объедините свою упаковку

У частых деловых путешественников нет времени тратить время на упаковку огромных чемоданов или проверку багажа.«Я не знаю, куда я иду и как долго это займет, я собираюсь выяснить, как упаковать крошечный чемоданчик, и все», – говорит Карен Янг, генеральный директор и основатель Oui Shave, непосредственный представитель компании. производитель женской бритвенной экипировки и член бруклинского отделения WeWork Dumbo Heights. Поступая таким образом, добавляет она, вы избегаете риска приземления в другой стране без багажа – и участвуете в безумной гонке за все, от нижнего белья до мытья лица, за несколько минут до большого собрания (ситуация, в которой она оказалась, направляясь на встреча в Германии).

Легче сказать, чем сделать, поэтому «у меня есть контрольный список, который я храню в своем мобильном телефоне для всего, что мне нужно в командировке», – говорит Дар Вьяс, соучредитель и генеральный директор JukeBaux, приложения для краудсорсинговые плейлисты. Каждые две недели он путешествует на несколько дней, так что теперь его потребности удовлетворены. «Я дополню его, если узнаю, что в моем маршруте есть что-то особенное, но оно охватывает основы, поэтому мне не нужно об этом думать», – говорит он.

2. Сон в самолете

Конечно, сложно поймать ззз в тесном кресле самолета, но это лучшее, что вы можете сделать, чтобы избежать смены часовых поясов и сразу же удариться о землю при приземлении, – говорит Алан Лау, основатель обувного стартапа Gliss.Он регулярно ездит из Торонто, где живет; Нью-Йорк, где находится его компания; и Китай, где находится завод. «Я всегда работаю в нескольких часовых поясах, поэтому я действительно могу поспать в самолетах», – говорит он. «Я всегда ношу удобную свободную одежду и беру с собой подушку – подушку для шеи», – говорит он. «Когда вы так много путешествуете, вам определенно хочется чувствовать себя комфортно, когда вы спите».

3. Гидрат, гидрат, гидрат

Что может быть лучше обезвоживания, чем сидение в банке с несвежим воздухом буквально любое время? «Я всегда беру воду с собой, когда путешествую, – говорит Вьяс.Даже легкое обезвоживание может вызвать у вас головную боль, головокружение или головокружение и утомить вас – все это плохо, если вы пытаетесь продемонстрировать свою отличную игру на встрече на другом конце полета. «Я много пью, когда путешествую, и я думаю, что это помогает мне не чувствовать себя вялым», – добавляет Вьяс.

4. Найдите свой дзен

Любое место общественного транспорта в значительной степени противоположно нирване, но если вы можете расслабиться перед поездкой, это может быть не так неудобно.«Прежде чем отправиться в путешествие, я начал следить за тем, чтобы подходить для занятий йогой», – говорит Янг. «Подумайте об этом: вы буквально целую вечность сидите на этом месте. Вы просто удивитесь, насколько иначе вы выйдете из полета, если сделаете это. Я думаю, твое тело просто немного лучше справляется с этим, если бы раньше хорошо потянулось ». Психологические преимущества от счастья в линии TSA также довольно велики.

5. Будьте последовательны

Одна из самых сложных задач в деловой поездке – это работать с максимальной эффективностью, находясь в месте, где отсутствуют некоторые из домашних удобств.«Я не из тех, кто пытается исследовать разные отели каждый раз, когда путешествую, – говорит Клоос. «Я считаю очень важным знать, где я остановлюсь в конце напряженного рабочего дня, знать, где находится тренажерный зал, насколько поздно открывается ресторан и т. Д.». Это важные вещи, когда дело доходит до поддержания вашего обычного распорядка дня – например, упражнения и диета – но не обязательно то, о чем вы хотите много думать.