Случай 1. Период командировки включает выходной день

Практически в каждой организации бывают случаи, когда командировка начинается в середине одной недели и заканчивается на следующей неделе или через неделю, т. е. выходные дни (суббота и воскресенье) попадают в период нахождения работника в командировке.

В такой ситуации возможны следующие варианты:

• сотрудник в выходной день действительно отдыхал;
• ситуация сложилась так, что возникла неотложная потребность выхода на работу в выходной день;
• необходимость работы в выходной известна заранее.

Случай 2. Невыход на работу по неизвестной причине

Еще одна типичная ситуация – по неизвестной причине сотрудник не вышел на работу. Далее мы рассмотрим  пример, когда он не появился на основном рабочем месте после командировки.

Если не обратить на это внимание и начислить зарплату, то потом, когда ситуация прояснится и сотрудник принесет больничный лист, произойдет сторнирование излишне начисленной зарплаты. В такой ситуации в следующем месяце может быть начислена отрицательная сумма. С точки зрения начисления зарплаты – все верно. Но порядок формирования отчетности не допускает отрицательной расчетной базы. Во избежание ее возникновения надо стараться своевременно отрабатывать все отклонения от графика работы и минимизировать перерасчеты в следующих периодах. Особенно, если речь идет о стыке кварталов. 

Рекомендуем не появившемуся в нужный день на своем рабочем месте сотруднику зафиксировать неявку по невыясненной причине.

Даже если есть информация о том, что сотрудник болеет, а у расчетчика нет уверенности, что лист нетрудоспособности будет сдан в бухгалтерию до конца месяца. Поэтому, чтобы не произошло начисление излишней зарплаты, укажем пока «неявки». Если больничный будет представлен в этом же месяце – просто удалим созданный документ Неявки, а если сотрудник принесет его в следующем месяце – документ Неявки будет учтен автоматически.

Случай 3. Сотрудник заболел в командировке

При направлении сотрудника организации в командировку ему была начислена оплата по среднему (в связи с командировкой).

Но обстоятельства сложились таким образом, что в этот период работник заболел, и командировка была отработана им не полностью. В этом случае нам необходимо будет рассчитать больничный и пересчитать командировочные.

Случай 4. Отзыв из отпуска по производственной необходимости

Согласно графику отпусков сотрудник уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск, который переходит на следующий месяц. Ему начислены и выплачены отпускные. Но в следующем периоде руководство издает распоряжение об отзыве работника из отпуска в связи с производственной необходимостью.

Таким образом, дата окончания отпуска сотрудника переносится.

Случай 5. Сотрудник заболел во время отпуска

Никто не хотел бы, чтобы такая ситуация возникла, но жизнь вносит свои коррективы. Сотрудник  ушел в ежегодный оплачиваемый отпуск, ему начислены и выплачены отпускные.

Находясь в отпуске, он заболел. Сотрудник принес лист нетрудоспособности и ему продлили отпуск.

Далее мы подробно остановимся на ситуациях, когда учет отпусков регистрируется кадровыми и расчетными документами.

Типичные сложные ситуации учета отпусков, командировок и больничных

В организациях часто возникают ситуации, когда сотрудник отсутствует на рабочем месте. Изначально причина отсутствия была определена и деньги начислены, но потом у отсутствующего сотрудника или поменялась причина неявки или изменились сроки. Эти изменения вызывают необходимость проведения перерасчетов.

Случай 1. Период командировки включает выходной день

Практически в каждой организации бывают случаи, когда командировка начинается в середине одной недели и заканчивается на следующей неделе или через неделю, т. е. выходные дни (суббота и воскресенье) попадают в период нахождения работника в командировке.

В такой ситуации возможны следующие варианты:

• сотрудник в выходной день действительно отдыхал;
• ситуация сложилась так, что возникла неотложная потребность выхода на работу в выходной день;
• необходимость работы в выходной известна заранее.

Случай 2. Невыход на работу по неизвестной причине

Еще одна типичная ситуация – по неизвестной причине сотрудник не вышел на работу. Далее мы рассмотрим  пример, когда он не появился на основном рабочем месте после командировки.

Если не обратить на это внимание и начислить зарплату, то потом, когда ситуация прояснится и сотрудник принесет больничный лист, произойдет сторнирование излишне начисленной зарплаты. В такой ситуации в следующем месяце может быть начислена отрицательная сумма. С точки зрения начисления зарплаты – все верно. Но порядок формирования отчетности не допускает отрицательной расчетной базы. Во избежание ее возникновения надо стараться своевременно отрабатывать все отклонения от графика работы и минимизировать перерасчеты в следующих периодах. Особенно, если речь идет о стыке кварталов. 

Рекомендуем не появившемуся в нужный день на своем рабочем месте сотруднику зафиксировать неявку по невыясненной причине.

Даже если есть информация о том, что сотрудник болеет, а у расчетчика нет уверенности, что лист нетрудоспособности будет сдан в бухгалтерию до конца месяца. Поэтому, чтобы не произошло начисление излишней зарплаты, укажем пока «неявки». Если больничный будет представлен в этом же месяце – просто удалим созданный документ Неявки, а если сотрудник принесет его в следующем месяце – документ Неявки будет учтен автоматически.

Случай 3. Сотрудник заболел в командировке

Но обстоятельства сложились таким образом, что в этот период работник заболел, и командировка была отработана им не полностью. В этом случае нам необходимо будет рассчитать больничный и пересчитать командировочные.

Случай 4. Отзыв из отпуска по производственной необходимости

Согласно графику отпусков сотрудник уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск, который переходит на следующий месяц. Ему начислены и выплачены отпускные. Но в следующем периоде руководство издает распоряжение об отзыве работника из отпуска в связи с производственной необходимостью.

Таким образом, дата окончания отпуска сотрудника переносится.

Случай 5. Сотрудник заболел во время отпуска

Никто не хотел бы, чтобы такая ситуация возникла, но жизнь вносит свои коррективы. Сотрудник  ушел в ежегодный оплачиваемый отпуск, ему начислены и выплачены отпускные.

Находясь в отпуске, он заболел. Сотрудник принес лист нетрудоспособности и ему продлили отпуск.

Далее мы подробно остановимся на ситуациях, когда учет отпусков регистрируется кадровыми и расчетными документами.

Порядок оформления сложных ситуаций по учету отпусков, командировок и больничных в программе “1С:Зарплата и управление персоналом 8”

Рассмотрим перечисленные ситуации на сквозных примерах с их последовательным отражением в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

Пример 1 (случай 1)

Прежде всего сверимся с производственным календарем: 21 января – суббота, 22 января – воскресенье, 16 рабочих дней в январе всего по норме. Из них 5 дней Андреев будет точно в командировке и на рабочем месте – 11 дней.

Оформляем в кадровом учете документ Приказ на командировку.

Формируем расчетный документ Оплата по среднему заработку и рассчитываем его. По среднему оплачено 5 дней. Начисляем зарплату в организации.

В соответствии с календарем за работу на основном рабочем месте по окладу будет оплачено 11 дней (рис. 1).

Рис.

В ходе работ в командировке выяснилось, что сотруднику Андрееву непременно придется работать и в субботу и в воскресенье, иначе будет сорван весь план командировки.

Напомним, что согласно статье 113 ТК РФ работа в выходные и нерабочие праздничные дни запрещается, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ. К таким случаям относятся работы, заранее непредвиденные, от срочного выполнения которых зависит в дальнейшем нормальная работа организации в целом или ее отдельных структурных подразделений. В соответствии со статьей 153 ТК РФ работа в выходной день оплачивается не менее чем в двойном размере.

В нашем примере это как раз срочные непредвиденные работы в выходные – 21 и 22 января. Чтобы их оплатить вносим документ Оплата праздничных и выходных дней организаций. Для каждого дня указываем двойную оплату (т. е. Оплату праздничных и выходных дней и Доплату за работу в праздничные и выходные дни).

В табеле видим, что количество дней командировки остается прежним – 5, а два выходных, оплаченных в двойном размере, добавляются к отработанному времени, и мы видим, что отработано стало 13 дней – 11 дней по окладу и 2 дня в двойном размере (рис. 2).

Рис. 2

Но предположим, что заранее было известно, что для эффективного использования рабочего времени в командировке, для обеспечения непрерывного процесса запланированных работ нужно будет выйти на работу и в субботу 21 января, и в воскресенье 22 января. Тогда перед направлением в командировку следует уведомить работника об изменении его графика работы на январь.

Назначим субботу и воскресенье для Андреева рабочими днями, а выходные предоставим по возвращении из командировки – 30, 31января.

В программе заполним документ Ввод индивидуальных графиков работы организации (рис. 3).

Рис. 3

А раз суббота и воскресенье (21, 22 января) для Андреева обычные рабочие дни по его индивидуальному графику, то при расчете командировки за период с 19 по 25 января оплачено по среднему будет 7 дней. А оплата по окладу рассчитается за 9 дней – ведь понедельник 30 и вторник 31 января у Андреева законные (по его графику) выходные. Табель будет иметь следующий вид – см. рис. 4.

Рис. 4

Продолжение примера 1 (случай 2) 

Сотрудник Андреев находился в командировке с 19 по 25 января, и ожидалось, что 26 января он появится на своем рабочем месте. Этого не случилось.

В отделе кадров рекомендуется это зафиксировать кадровым документом Неявки и болезни организаций.

С 26.01.2012 Андреев отсутствует по невыясненной причине. Впоследствии оказывается, он болеет. И если документ, подтверждающий его болезнь, будет представлен в течение расчетного периода, то заменим содержимое поля Состояние на Болеет. И, возможно, укажем дату выхода на работу в следующей строке. Но в примере подошел к концу месяц, надо рассчитывать зарплату, а документа, оправдывающего неявку Андреева, у расчетчика нет. Поэтому на основании этого кадрового документа вносим расчетный документ Невыходы в организации. Дату окончания невыходов установим последним днем месяца, чтобы за эти дни не насчитался оклад.

Напомним, что при занесении больничного листа в следующем месяце, программа-то отработает правильно. Суммы, начисленные в текущем месяце, автоматически уменьшатся на излишне насчитанные суммы за дни пребывания на больничном. С точки зрения расчета все будет правильно. Но мы можем при этом получить отрицательную расчетную базу, которую не пропускают программы проверки 2-НДФЛ и персонифицированного отчета. Поэтому для нас важно не допускать начисления лишних сумм своевременно. При начислении зарплаты оклад считается только за период до командировки и табель имеет вид, представленный на рисунке 5.

Рис. 5

Продолжение примера 1 (случай 3) 

В следующем месяце, в феврале, наш сотрудник выходит на работу и приносит документ – листок нетрудоспособности. И дата начала болезни – 23 января. Напомним, что командировка у сотрудника до 25 января была. Оказывается, он ее не отработал – заболел. Заносим документ Начисление по больничному листу.

Результат расчета больничного будет зависеть от настройки вытеснений в видах расчетов Отсутствие по невыясненной причине и Оплата по среднему заработку. Вид расчета Оплата больничных листов и Оплата больничных листов за счет работодателя указаны в числе вытесняющих начислений (закладка Прочие в основном начислении Оплата по среднему заработку).

При расчете больничного листа происходит сторнирование начисленного ранее за дни болезни.

В нашем примере образования «красных» сумм в расчетной базе избежать не удалось. Ведь если бы сотрудник предупредил до окончания расчетного месяца, что не отработал запланированную командировку, документ неявок был бы внесен не с 26, а с 23 января. Командировку пересчитали бы сразу в январе. Отрицательная расчетная база не создалась бы. В связи с этим нужно вести разъяснительную работу среди сотрудников о том, что они обязаны уведомлять об изменении причин отсутствия на рабочем месте своевременно. А работники отдела кадров должны отрабатывать такие ситуации в программе незамедлительно. Тогда расчетчики, начисляя зарплату, в большинстве случаев сумеют избежать образования отрицательной расчетной базы.

Пример 2 (случай 4)

Для регистрации в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» этого случая в кадровом учете из документа Отпуска организаций, проведенного в январе, создаем новый, исправительный (нажав на кнопку Исправить в левом нижнем углу окна). В новом документе указываем новую дату окончания отпуска – 05.02.2012.

Проведение этого документа обязательно, только если в настройках параметров учета установлено, что учет остатков отпусков ведется кадровыми документами (Настройка параметров учета – закладка Кадровый учет).

Далее нужно создать аналогично исправительный расчетный документ. Надеемся, что отрицательной расчетной базы в феврале не возникнет, ведь сторнированные начисленные отпускные могут компенсироваться начисленным окладом. По крайней мере, следует проследить в такой ситуации за расчетной базой.

Пример 3 (случай 5)

В этом случае отпуск следует продлить. В Правилах об очередных и дополнительных отпусках (далее – Правила), утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169, говорится о случаях переноса и продления отпуска. Так, в пункте 17 Правил закреплено, что в некоторых случаях (например, случай временной нетрудоспособности работника, удостоверенной больничным листком) очередной или дополнительный отпуск должен быть перенесен на другой срок или продлен. А в пункте 18 Правил уточняется, что если во время пребывания работника в отпуске наступили причины, мешающие ему быть в отпуске, то срок его возвращения автоматически удлиняется на соответствующее количество дней, причем «работник обязан немедленно уведомить об этом нанимателя. …При удлинении отпуска вследствие временной нетрудоспособности добавочные дни нанимателем не оплачиваются».

Речь идет о расчете среднего заработка. Если отпуск перенести, то изменится дата начала отпуска, относительно которой рассчитывается средний заработок. Нужно сторнировать сумму отпуска, начисленную за дни болезни и рассчитать новый отпуск. При этом есть вероятность, что сумма вновь рассчитанного отпуска будет меньше первичной, и мы получим отрицательную расчетную базу. При удлинении отпуска не меняется дата начала отпуска – значит, не меняется и средний заработок. Поэтому сумма, сторнированная за время больничного, будет в точности равна начисленной вновь. И сумма по отпуску не изменится, что и имелось в виду в словах: «При удлинении отпуска вследствие временной нетрудоспособности добавочные дни нанимателем не оплачиваются».

В статье 124 ТК РФ говорится, что решение вопроса о продлении или переносе отпуска на другой срок определяется работодателем с учетом пожеланий работника.

Кроме того, в письме ФСС РФ от 05.06.2007 № 02-13/07-4830 указывается, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен.

При обработке в программе продления отпуска из-за болезни обратите внимание на настройку параметров учета остатков отпусков: Настройка параметров учета – закладка Кадровый учет – флажок Кадровыми приказами или Расчетными документами. В случае если установлен учет Кадровыми приказами, то занесение больничного листа, исправление расчетного документа Начисление отпуска сотрудникам организаций не влияют на учет дней, а потребность проведения исправительного кадрового приказа на продление отпуска регламентируется внутренним регламентом документооборота. Издавать такой приказ нет необходимости, поскольку по закону продлевается отпуск автоматически. Количество дней отпуска не меняется, и при заполнении формы Т-2 отображать этот перенос не требуется. Ведь тогда реальное количество дней от даты начала до даты окончания отпуска не соответствует количеству дней отпуска и может вызвать неоднозначное прочтение формы Т-2 в дальнейшем. Исправительные расчетные документы проводить необходимо, независимо от установленного варианта учета остатка дней отпуска, ведь они влияют на расчет всего периода. 

Если же принято решение не о продлении, а о переносе отпуска, то ясно, что это новый период, на это требуется и кадровый приказ и фиксирование в карточке Т-2.

Занесенный документ Начисление по больничному листу автоматически сторнирует дни отпуска и начисленные за эти дни суммы, при условии настроенных вытеснений. Доначисление отпуска при его продлении можно выполнить двумя способами. Можно завести исправительный документ Начисление отпуска сотрудникам организаций, изменив в нем дату окончания.

А можно внести новый расчетный документ, указав в нем новый продляемый период, но сохранив при этом прежним значение реквизита Дата начала отпуска.

*    *    *

Для того чтобы случаи пересечения дат различных документов всякий раз не вызывали затруднений, в организации следует продумать и закрепить формально регламент документооборота, четко разделив в нем обязанности кадровиков и расчетчиков по обработке документов.

Как оформить командировку, если она совмещается с отпуском — СКБ Контур

Работодатель обязан возмещать сотруднику расходы на проезд к месту командировки и обратно до работы. Но путь работника не всегда выглядит как «Екатеринбург — Москва — Екатеринбург». Случается, что появляется промежуточное звено — отпуск в Праге. В статье обсудим 4 ситуации, в которых отпуск совпадает с командировкой. Расскажем, как грамотно оформить документы и компенсировать затраты на проезд, чтобы не попасть под санкции.

Командировка во время отпуска

Отзываем сотрудника из отпуска

Вызвать сотрудника из отпуска и направить в командировку можно только с его  согласия (ст. 125 ТК РФ). Прервать таким образом можно только ежегодный оплачиваемый отпуск или отпуск по уходу за ребенком. 

Сотрудник может отказаться и с чистой совестью отдыхать дальше. Это его право, поэтому штрафовать или грозить увольнением ни в коем случае нельзя.

Но даже если обстоятельства экстренные, а сотрудник согласен, прервать отпуск можно не всегда. Нельзя отзывать из отпуска работников:

• несовершеннолетних;
• работников вредных или опасных производств;
• беременных.

Чтобы прервать отпуск, руководитель составляет приказ об отзыве сотрудника и запрашивает его согласие на это.

Пересчитываем отпускные

Отпускные сотруднику выплачивают за 3 дня до начала отпуска. Если он прерван, сотрудник часть отпускных возвращает. Вернуть их можно одним из трёх способов:

1. Принять наличными через кассу.
2. Вычесть из зарплаты.
3. Учесть в командировочных расходах.

Работник сам решает, какой вариант ему больше подходит.

Рассчитать командировочные и отпускные за 3 минуты

Решаем, как быть с неизрасходованными днями отпуска

Остаток отпуска сотрудник может использовать в любое время в течение рабочего года: хоть сразу после командировки, хоть присоединить к отпуску в следующем году. Информацию о переносе отпуска зафиксируйте в графике отпусков.

Дополнительно корректируется личная карточка и табель рабочего времени.

Далее оформляйте командировку по классическому сценарию: составьте приказ и выплатите суточные, деньги на дорогу и проживание.

Компенсируем расходы на проезд

Если в отпуске сотрудник находился в другом городе, то при отправке в командировку  в его пути будет не два пункта, а больше. Заглянем в письмо Минфина от 17.01.2017 № 03-04-06/1546, чтобы решить, как оплачивать проезд в каждом случае.

Вариант 1. Работник решил отгулять оставшийся отпуск сразу после командировки 

Его путь выглядит как «Прага — Москва — Прага — Екатеринбург». Работодатель обязан оплатить перелет из Праги в Москву, а дальше работник платит за себя сам. Конечно, компания может оплатить сотруднику дорогу в Прагу как обратный билет, но нельзя учесть это в расходах для расчёта прибыли. Кроме того, с выплаты придётся удержать НДФЛ и страховые взносы.

В этом случае желательно не оформлять перелет «Прага — Москва — Прага» одним билетом. Чтобы учесть перелет «Прага — Москва» в расходах, понадобится выделить его стоимость и обосновать её налоговой. С этим поможет компания, в которой покупали билеты.

Вариант 2. Сотрудник из места командировки возвращается в место работы

Его путь выглядит как «Прага — Москва — Екатеринбург». Все расходы на проезд работодатель может возместить и учесть в расходах. Выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Выплачиваем суточные и принимаем авансовый отчёт

Когда после командировки сотрудник не возвращается на работу, а отправляется в отпуск, днём завершения командировки считается последний день перед отпуском. Суточные выплачиваются по этот день, а дни в дальнейших переездах не оплачиваются.

Авансовый отчет можно сдать после возвращения из отпуска. На его сдачу дается три рабочих дня сотрудника. Отсчет начинается с дня, в который он возвращается на работу (п.  26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Отпуск во время командировки

Оформляем отпуск

Случается, что отпуск совмещается с командировкой. Это нормальная ситуация: даже за неделю может случиться что-то, что заставит сотрудника отлучиться.

Оформлять внезапный оплачиваемый отпуск опасно. Работодатель обязан выплатить отпускные за три дня до начала отпуска. Исключений из этого правила нет, а за нарушение положен штраф. Поэтому, если сотрудник просится в оплачиваемый отпуск, а трёх дней на выплату отпускных нет, лучше оформить отпуск без сохранения зарплаты (ст. 136 ТК РФ).

Работник не может уйти в отпуск самовольно, работодатель должен дать на это согласие. Но отказать в отпуске за свой счёт нельзя, если работник:

• участник ВОВ;
• пенсионер;
• инвалид;
• супруг или родитель военнослужащего, пожарника, работника СИЗО и т.п.
• отбывает по предусмотренным ТК РФ или коллективному договору обстоятельствам: свадьба, рождение ребенка, смерть родственника (ст. 128 ТК РФ).

Отпуск оформляется как обычно, а командировку прерывают приказом, в котором прописаны конкретные сроки прерывания. После отпуска командировка возобновляется.

Считаем, что можно учесть в расходах

Бухгалтер рассчитывает суточные за фактические дни командировки до и после отпуска. Если отпуск оплачиваемый, дополнительно считает отпускные. Платить суточные и компенсировать расходы на время пути в отпуск, отпуска и возвращения в командировку не нужно, так как сотрудник в этот период не занят работой.

Путь работника в этой ситуации включает сразу четыре переезда (четыре билета): «Екатеринбург — Москва — Прага — Москва — Екатеринбург». Работодателю не обязательно компенсировать все. Нужно возместить переезд из Екатеринбурга в Москву и обратно — эти затраты можно учесть в расходах по прибыли и не удерживать с выплаты НДФЛ и страховые взносы. 

За поездку в Прагу работник платит сам. Можно компенсировать, но тогда нельзя учесть в расходах: придется платить все налоги. Об этом говорится в том же письме Минфина от 17.01.2017 № 03-04-06/1546.

После командировки в отпуск

Работник может остаться в отпуске сразу после командировки, не возвращаясь на рабочее место. Это не запрещено законом. Но, как и в предыдущем случае, не стоит забывать выплачивать отпускные за три дня до начала отдыха.

Возможны два варианта отпуска после командировки: отпуск в другом городе или стране и отпуск в городе командировки. Разница кажется существенной, ведь во втором случае работник возвращается на работу из города, в котором выполнял трудовые обязанности. Но давайте посмотрим, что по этому поводу говорит Минфин (письмо от 25.06.2019 № 03-04-06/46418).

Вариант 1. Работник отправляется из места командировки в другой город или страну, а уже оттуда возвращается на место работы

Его маршрут выглядит как «Екатеринбург — Москва — Прага — Екатеринбург» и включает три переезда. 

Работодатель обязан оплатить только один билет — от Екатеринбурга до Москвы. Его стоимость можно включить в расходы. Он не признается выгодой сотрудника, поэтому НДФЛ и взносы с него не удерживаются.

Следующие два билета — до места отпуска и обратно к месту работу — оплачивает сотрудник. Если работодатель захочет их компенсировать, то сформирует работнику экономическую выгоду. С неё придётся удержать НДФЛ и взносы. Такую компенсацию нельзя учесть в расходах организации.

Последним днём командировки считается последний день перед отпуском. Со следующего дня оплачивать и компенсировать расходы сотрудника не нужно.

Бесплатно сдать отчётность за сотрудников через интернет

Вариант 2. Работник проводит отпуск в месте командировки и оттуда же возвращается на работу

Его маршрут выглядит как «Екатеринбург — Москва — Екатеринбург».

День окончания командировки — это последний день перед отпуском, поэтому платить суточные и компенсировать дальнейшие расходы работодатель не обязан. Из этого следует и то, что сотрудник возвращается домой из отпуска, а не из командировки. Дополнительно это подтверждается приказом об отпуске и тем, что дата окончания командировки и обратного билета не совпадают.

Работодатель не должен оплачивать обратный проезд работника. А если всё-таки компенсирует, то не сможет учесть это как компенсацию командировочных расходов сотрудника. Дополнительно со стоимости билета придется удержать НДФЛ и доначислить страховые взносы, так как он признаётся экономической выгодой работника.

Чтобы не возникло проблем с налоговой, рекомендуем не оформлять переезд одним билетом, даже если вы решили компенсировать сотруднику затраты. Выделить путь до командировки из общей стоимости будет проблематично: придётся обращаться в компанию, которая продала билет.

После отпуска в командировку

Работника можно направить в командировку сразу после отпуска, не дожидаясь его возвращения на рабочее место. За счёт этого можно сэкономить. Допустим, сотрудник отдыхал в Праге, а в командировку ему нужно в Берлин. Добраться из Праги до Берлина гораздо дешевле, чем из Екатеринбурга.

Эта ситуация самая простая: нет никаких нюансов оформления документов. Отпуск заканчивается стандартно, а затем работник отправляется в командировку. 

Проблема состоит в том, что билет приобретается по месту отпуска сотрудника, а не по месту работы. К тому же, оплатив работнику путь «Прага — Берлин — Екатеринбург», работодатель оплачивает его возвращение из отпуска. Можно ли учитывать это в расходах? 

Когда сразу после окончания отпуска сотрудник отправляется в командировку, её первым днём считается день, следующий за последним днём в приказе об отпуске. Работодатель должен заранее перечислить сотруднику аванс на оплату проезда, жилья и суточные.

Билеты на проезд от места отдыха до места командировки и обратно до работы не облагаются НДФЛ и взносами и учитываются в расходах как компенсация командировочных расходов (письмо Минфина от 09.11.2018 № 03-04-06/80946).

Совмещение командировки и отпуска — частая ситуация. Чтобы не запутаться и в будущем не переплачивать по налогу на прибыль, следуйте нормам НК РФ. Для удобства — схема.

Елизавета Кобрина, экономист, редактор-эксперт

Командировка во время отпуска \ Акты, образцы, формы, договоры \ Консультант Плюс

Подборка наиболее важных документов по запросу Командировка во время отпуска (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

10 советов по организации вашего первого bleisure-путешествия

Bleisure может быть самой крутой тенденцией в истории деловых поездок. В сегодняшней ситуации, когда рабочая сила всегда на связи, втиснуть немного удовольствия в командировку — это не только весело и причудливо, но и очень разумный способ максимально использовать время отпуска и увидеть мир. Тем не менее, это не меняет того факта, что произнести это невыносимое слово вслух (или даже написать его) абсолютно отвратительно.Прямо там с причудливым, я полагаю.

Тем не менее, концепция bleisure travel стала популярной в индустрии в последние несколько лет. На самом деле, оказалось, что это больше, чем просто мимолетная причуда, поскольку 20% деловых путешественников совершили поездку на отдых, а 7% всех деловых поездок на самом деле являются поездками на отдых.

Так что же такое bleisure travel? Для непосвященных bleisure — это сочетание деловых и туристических поездок. По сути, он описывает тенденцию все большего числа корпоративных путешественников, которые решают продлить свою деловую поездку в личных целях.

Логика проста: поскольку компания берет на себя расходы на перелет, а вам все равно приходится страдать от смены часовых поясов, почему бы не остаться еще на пару ночей, чтобы насладиться пейзажем? За последнее десятилетие границы работы и личной жизни все больше стирались, поэтому вполне справедливо, что теперь сотрудники могут выделять немного личного времени на свои деловые поездки.

Но чего никто не предвидел, так это того, что компании также получают выгоду от bleisure travel. Если сотрудник прибывает в пункт назначения на несколько дней раньше, он лучше отдохнет и приспособится к часовому поясу после долгого перелета и сможет произвести лучшее впечатление.Если деловые путешественники решат продлить свое пребывание, развлекательная часть их поездки станет для них пряником, стимулирующим их к более эффективному выполнению своей работы.

Наиболее важно то, что компании, которые позволяют своим сотрудникам добавлять отдых к своим деловым поездкам, получают более высокую удовлетворенность сотрудников и сокращают текучесть кадров без каких-либо дополнительных затрат. Это беспроигрышный вариант и основная причина, по которой процент поездок на отдых с деловой составляющей неуклонно растет в течение последних 5 лет.

*Данные из отчета Travel Weekly о потребительских тенденциях за 2016 год

Итак, поскольку все так делают, давайте подробнее рассмотрим, как вы можете организовать свое первое путешествие на bleisure и избежать распространенных ошибок, которые могут саботировать ваши планы. Мы выслушали и поговорили с сотнями клиентов TravelPerk, и здесь вы можете найти лучшие практики, которыми они с нами поделились:

10 советов по организации вашего первого отпуска

1. Первый бизнес

bleisure — это здорово, но оно абсолютно не может и не должно даваться за счет труда.В конце концов, бизнес — это главная причина, по которой вы отправились в эту поездку. Это означает, что, как бы мы ни хотели добавить отдых к деловым поездкам, это может не всегда сработать, поэтому не заставляйте.

Например, если вы направляетесь на стартовую встречу с новым клиентом и знаете, что проект начнется сразу же, имеет сжатые сроки и требует вашего участия, возможно, не тяните следующие 7 дней. попить коктейли на пляже, пока ваши товарищи по команде работают как сумасшедшие.

Таким образом, полная прозрачность в отношениях с коллегами и коллегами зачастую так же важна, как и с начальством.Каждый раз, когда вы планируете потратить немного личного времени на деловую поездку, будьте честны и открыты со своими товарищами по команде и начальством перед поездкой. Убедитесь, что они первыми услышат это от вас, чтобы ваши селфи в Instagram на Французской Ривьере не оставили у них неприятного привкуса во рту.

2. Выходные — ваш друг

Большинство путешественников превращают свои деловые поездки в отдых, пользуясь выходными. Если вы можете выбрать день деловой поездки, спланируйте ее так, чтобы она начиналась в понедельник или заканчивалась в пятницу.Таким образом, вы можете просто приехать в субботу накануне или уехать в воскресенье после завершения вашего бизнеса.

Это позволит вам остаться на выходные до или после и насладиться городом без необходимости брать драгоценный оплачиваемый отпуск. Для недельных поездок вы можете включить в свою поездку два бесплатных выходных.

3. Ищите «оконные» дни

В Германии это называется «Брюкентаг». В Испании это «Пуэнте». В США они просто называют их 3-дневными выходными, потому что праздничные дни перенесены на понедельник, но, черт возьми, они великолепны. Какое бы название вы ни выбрали, «день окна» происходит, когда национальный выходной день выпадает на середину недели, и они могут быть находкой, когда они совпадают с поездкой bleisure.

Если вы можете втиснуть деловую поездку между праздничными и выходными днями, вы можете легко получить три дня путешествия в другую страну, не теряя ни одного дня оплачиваемого отпуска. Имейте в виду, что национальные праздники обычно связаны с завышенными расходами на перелет и проживание в отеле, поэтому обязательно бронируйте заранее и получите справедливую цену, соответствующую политике вашей компании в отношении поездок.

4. Используйте отпуск с умом

Для большинства сотрудников и менеджеров оплачиваемый отпуск дорог. Это особенно верно для США, поскольку они не получают обязательных оплачиваемых дней отпуска, в то время как большинство стран ЕС предлагают не менее 20 оплачиваемых выходных дней в год. Это не означает, что деловые путешественники уже не используют их, на самом деле, все наоборот: почти 9 из 10 деловых путешественников заявляют, что они берут личный отпуск для своей деловой поездки, чтобы добавить компонент отдыха, и большинство на самом деле берут один или два выходных дня, чтобы насладиться посещением места назначения.

Таким образом, речь идет не об исключении оплачиваемых отпусков из ваших планов на отдых, а о разумном их включении. Объедините их с оконными днями или выходными, и вы легко сможете провести 9 дней за границей, не тратя слишком много денег или оплачиваемый отпуск.

5. Думайте нестандартно (и не ограничивайтесь вашим бизнесом)

Вам не обязательно оставаться в одном и том же месте во время поездки на отдых и по делам. Фактически, 27% путешественников добавляют еще один город в свою деловую поездку в целях отдыха.Это имеет смысл, особенно в Европе, где разные страны и культуры всегда находятся в нескольких минутах езды на поезде.

Например, если вы уже летите из Бостона в Брюссель, вы можете легко добраться до близлежащих городов, таких как Амстердам, Париж или Лондон, за час или два. Интересно, что самыми популярными направлениями для отдыха в США являются Калифорния и Флорида, а Барселона, Лиссабон и Ницца возглавляют список для людей, ведущих бизнес в Европе.

6. Сосредоточьтесь на зарубежных и дальних поездках

Чтобы получить максимальную отдачу от ваших путешествий, сосредоточьте свои усилия на дальних и международных поездках.Есть причина, по которой только 2% путешественников добавляют отдых к своему путешествию, когда путешествуют между Парижем и Лондоном, но ошеломляющие 24% делают это, путешествуя из Лондона в Сан-Франциско.

По сути, вы «экономите» больше всего денег на дальнемагистральных рейсах, поскольку ваша компания оплачивает счета. Кроме того, вы можете легко отправиться в соседний город в любой день, когда захотите, но летать в Японию или Бразилию на выходные немного экзотичнее (и дороже).

7. Посетите друзей (или возьмите их с собой)

Джек Джонсон был прав: «Всегда лучше, когда мы вместе».Приятно взять кофе с молоком и круассан, глядя на Эйфелеву башню, отдохнуть на Южном пляже Майами или пересечь Тауэрский мост в Лондоне по пути обратно в отель, но гораздо приятнее, если вы можете поделиться всем этим. переживания с близким другом или любимым человеком.

Вероятно, поэтому более 50% путешественников bleisure берут с собой партнера, друга или члена семьи. Кроме того, даже если вы не можете взять кого-либо с собой в путешествие, вы все равно можете поделиться впечатлениями с кем-то, кто вам нравится, запланировав свое путешествие на время, когда по делам вы отправитесь в город, где живет хороший друг.

8. Используйте все возможности

В Риме поступай как римляне. Исследуйте местные кафе в вашем районе вместо того, чтобы брать еще одно светлое жаркое в знакомом Starbucks. Выйдите из дома и посетите музеи и осмотрите достопримечательности вместо того, чтобы смотреть следующий эпизод «Игры престолов» в номере отеля. Неудивительно, что три основных занятия во время bleisure-поездок: осмотр достопримечательностей, гастрономия (еда) и культура (искусство, музей и т. д.).

В конце концов, вы хотите максимально использовать свое время в новом городе, и этот эпизод GoT будет ждать вас по пути домой.

9. Побалуйте себя

Учитывая, что огромные расходы на перелет выбиваются из вашего бюджета, почему бы не побаловать себя в приятном путешествии? Повышение категории до роскошного пентхауса. Побалуйте себя новейшим рестораном, отмеченным звездой Мишлен. Подарите себе полный спа-день и личного массажиста. Забронируйте игру на поле для гольфа PGA. Каким бы ни был ваш яд, имейте в виду, что вы, возможно, больше не вернетесь таким образом, и вы живете только один раз!

10. Упаковывайте с умом

Очевидно, что упаковка для деловой поездки с ночевкой отличается от упаковки для поездки на отдых, которая может длиться девять дней и включать два выходных дня.Самое сложное, вероятно, решить, брать ли ручную кладь или сдавать багаж. Простое решение часто может состоять в том, чтобы выбрать меньший чемодан для ручной клади и получить больше места для упаковки, добавив рюкзак или деловую сумку.

Упакуйте универсальную одежду, которая может сойти как за деловую, так и за повседневную, и ознакомьтесь с нашими самыми сокровенными секретами деловой упаковки, как профессионал. Наконец, если нет возможности проверить багаж, убедитесь, что это соответствует вашей политике в отношении поездок, и, в худшем случае, вы можете просто заплатить небольшой сбор за зарегистрированный багаж самостоятельно.

Контрольный список

Теперь, когда вы знаете, как максимизировать эффективность вашего следующего путешествия, используйте этот контрольный список на этапе планирования, чтобы убедиться, что вы все предусмотрели:

• Вы предупредили своего босса и товарищей по команде, что добавляете личное время в свою командировку?
• Близятся ли выходные и праздничные дни к дате вашей поездки?
• Можете ли вы использовать несколько оплачиваемых отпусков, чтобы продлить свое пребывание?
• Есть ли какие-нибудь места рядом с местом вашей работы, которые вы хотели бы посетить?
• Какие самые продолжительные командировки в вашем графике?
• Можете ли вы привести с собой своего партнера и есть ли у вас друзья, проживающие в одном из будущих деловых направлений?
• Какие основные достопримечательности и культурные мероприятия стоит посетить в пункте вашего назначения?
• Какую часть сэкономленных на перелете расходов вы хотите добавить в бюджет на поездки?
• Вам нужно проверить свои сумки?
• Можете ли вы помочь нам придумать лучшее слово для этой темы, чем «Bleisure»?

Мы пропустили что-то важное? Дайте нам знать в комментариях или кричите на нас в социальных сетях Facebook, Twitter или Linkedin.

7 советов, как успешно совмещать деловые поездки с развлечениями

Совмещать работу и развлечения в современном быстро меняющемся мире не всегда легко. Ожидания изобилуют карьерными обязанностями и напряженным социальным графиком, не говоря уже о тенденции общества всегда быть подключенным к сети. Выкроить время для отпуска может быть проблемой, поэтому имеет смысл стратегически планировать отпуск с учетом рабочих поездок, если это возможно.

Вместо того, чтобы просто справляться с проблемами, связанными с поездками, такими как аэропорты, аренда автомобилей, смена часовых поясов и ожидания от конференций, почему бы не превратить обязательства в возможности?

Вот несколько способов превратить отдых в деловую поездку.

1. Запланируйте дополнительные дни отпуска во время рабочей поездки

Немного «радости жизни» может многое сделать для вашей души, и вам может понадобиться что-то веселое, чего вы с нетерпением ждете. Если у вас уже запланирована деловая поездка, почему бы не запланировать дополнительный день или два (или три!), чтобы уделить столь необходимое время себе? Часть того, что делает деловые поездки стрессовыми, — это чувство спешки с встречи на встречу, не имея времени на себя. Если вы сможете убедить свою компанию добавить несколько дней к вашему путешествию, вы получите заряд волнения, чтобы не только лучше выполнять свою работу, но и получать выгоду от ваших путешествий.

2. Посетите конференцию в идеальном месте

Если ваш бизнес предлагает возможность выбирать конференции, которые вы посещаете, почему бы не выбрать одну из них в прекрасном месте? Если есть конкретная бизнес-тема или опыт, который вас интересует для достижения личных целей и карьерного роста, посмотрите, предлагаются ли в течение года варианты проведения конференций. А если у вас нет контроля над пунктом назначения вашей деловой поездки, воспользуйтесь преимуществами мероприятий и услуг, предлагаемых в вашем отеле или на курорте, поскольку, скорее всего, съезд проходит в крупном центре, таком как Нью-Йорк, Лас-Вегас, Даллас, Сан-Франциско, Вашингтон, округ Колумбия. C., Лондон, Токио или Париж.

3. Станьте исследователем

Каким бы заманчивым ни было затаиться в своей комнате с ноутбуком, чтобы заказать обслуживание номеров, посмотреть телевизор или закончить эти отчеты TPS, вы должны попытаться извлечь выгоду из своей поездки. Будь то Эйфелева башня или второй по величине в мире гамбол резинки, скорее всего, поблизости есть на что посмотреть.

4. Встретьтесь с друзьями и семьей

Деловая поездка может предоставить прекрасную возможность посетить своих людей.Даже если ваш пункт назначения не находится в том же городе, что и ваш друг или член семьи, вы можете уточнить у своей компании, можно ли забронировать билет на рейс, соединяющий вас с кем-то, кого вы знаете. Просто убедитесь, что вы «согласились» с вашим боссом и заплатите разницу в цене, если таковая имеется.

5. Воспользуйтесь фитнес-центром

Тренировки высвобождают эндорфины, которые могут улучшить ваше настроение или снять напряжение во время путешествия. Поскольку деловые поездки могут быть стрессовыми, почему бы не позаниматься спортом или не искупаться в бассейне в отеле? Выделение часа или даже 20 минут на то, чтобы снять стресс во время напряженной поездки, может иметь решающее значение, когда речь идет о здоровом образе жизни.

6. Делайте то, что делает вас счастливым

Если вы находитесь в отеле, который предлагает гольф, ультрасовременную кухню или спа-салон, постарайтесь воспользоваться этим местом. Даже если на поход по магазинам или туристическую поездку требуется пара часов, не забудьте поставить себя в приоритет. Запланированный звонок домой или тренировка, которая является частью вашего распорядка дня, — это то, что нельзя игнорировать.

7. Возьми свою семью

Если ваш супруг или даже ваши дети могут присоединиться к вам в продолжительной поездке, вы также можете рассмотреть эту возможность.Вы не хотите отвлекаться от своей рабочей задачи, поэтому убедитесь, что вы запланировали приезд своей семьи, когда это не будет прерывать ваши рабочие обязанности. Отели часто предлагают развлекательные услуги для разных возрастов, а услуги по уходу за детьми можно получить на таких сайтах, как Care.com или на местных ресурсах.

Оптимизированные бизнес-решения помогут вам и вашим сотрудникам получать еще больше удовольствия от поездок. Узнайте, как упростить процесс бронирования путешествий .

7 советов, которые необходимо знать перед планированием групповой поездки

Групповые поездки могут быть как лучшими, так и худшими. Они могут стать одним из самых удивительных моментов в нашей жизни, когда мы связываемся с нашими попутчиками и вспоминаем о групповой поездке на долгие годы. Другие, ну… не очень.

Путешествие в группе может означать шутки, интересные истории, больше информации о том, как путешествовать, и много смеха.

К сожалению, это обычно также предполагает более точное планирование и большую организованность , что может привести к напряжению, нерешительности и плохому планированию.

Мы любим групповые путешествия, поэтому хотим помочь вам спланировать лучшую групповую поездку и сделать ее одной из лучших!

Будь то поездка на школьные каникулы, вечеринка с друзьями, групповой пеший поход или посещение фестиваля – при планировании групповой поездки необходимо учитывать множество факторов.

Вот семь советов, как правильно спланировать групповую поездку:

Скачать электронную книгу

Полное руководство по расширению бизнеса туроператора

150-страничное руководство, охватывающее все: от создания успешного туристического бренда до предоставления лидирующих на рынке услуг

Как спланировать групповую поездку

1.Иметь лидера (или двух)

В идеальном мире вы могли бы организовать групповую поездку как, ну, группу. Но на самом деле лучше назначить одного-двух руководителей группы, хотя бы просто для того, чтобы быть в курсе того, как продвигается планирование и что нужно делать дальше.

Если один человек в качестве лидера кажется вам слишком большим, вы также можете назначить разных людей, отвечающих за различные аспекты групповой поездки. Например, один человек для проживания, один для изучения деятельности и развлечений и т. д.Вы по-прежнему можете обсудить и согласовать окончательный выбор в группе, но это будет означать, что не вся работа выполняется одним человеком и что все действительно организовано!

Используйте сильные стороны членов вашей группы. Если есть кто-то, кто любит планировать, то пусть он идет впереди (но поддержите его, если он попросит о помощи, конечно!), а если вы все нерешительны, назначьте лицо, принимающее решения, или разработайте метод для принятия решений. Легче разобраться со всем этим в самом начале и не тратить время в отпуске на то, чтобы придумать, как что делать!

2.Согласовать бюджет

Одним из самых сложных моментов при планировании групповых поездок часто является бюджет, потому что у людей могут быть очень разные представления о том, сколько денег они хотели бы потратить во время путешествия.

Как группа, вы должны согласовать бюджет поездки и придерживаться его .

Максимальный бюджет на нужды поездки, такие как проживание, означает, что ни для кого не будет сюрпризов, когда дело доходит до оплаты групповой поездки! Конечно, некоторые опыты могут быть необязательными, чтобы члены группы могли решить, хотят они участвовать или нет, но убедитесь, что это тоже ясно.

Подумайте о том, чтобы иметь общий котел денег, когда вы путешествуете в группе, особенно если вы останавливаетесь в жилье, где вы можете покупать себе еду и напитки и готовить вместе. Это будет проще, чем постоянно думать, как разделить счета в дороге.

3. Забронируйте билеты или путешествуйте первым

Стоимость авиабилетов или наземного транспорта может резко возрасти по мере приближения даты поездки, плюс места могут заполниться, не оставив места для большой группы.

Когда вы планируете групповую поездку , убедитесь, что вы бронируете поездку заранее , чтобы получить лучшие предложения и убедиться, что у вас достаточно места для всей группы.

Проверьте, существует ли групповой тариф , которым вы можете воспользоваться, если путешествуете поездом или автомобильным транспортом.

Проработайте детали, например, как вы доберетесь из аэропорта до места проживания и как будете передвигаться. Стоит ли арендовать автомобиль? Если это так, вам, возможно, придется прибыть заранее, так как минивэны и более крупные автомобили, как правило, быстро бронируются.

4. Рассмотреть альтернативное жилье

Выбор места для проживания при планировании групповой поездки — важное решение, которое может существенно изменить ваше путешествие.

Размещение — это не только отели, и на самом деле они не обязательно являются лучшим вариантом для группы, если только вы не ищете отдых на курорте по системе «все включено».

Пребывание в квартире или доме в группе дает вам возможность готовить еду для группы и проводить время вместе, не теснясь в одном маленьком гостиничном номере! Вы также можете остановиться в некоторых удивительных домах и по более доступным ценам, чем отели.

5. Иметь место для составления планов и приема платежей

Наличие центрального места, где все участники групповой поездки могут получить доступ к плану групповой поездки, является ключом к информированию всех. Планировщик групповых поездок поможет держать всех в курсе того, что происходит, когда и что им нужно делать.

Еще лучше использовать платежную систему, чтобы принимать платежи и платить тем, кому нужно, и избавиться от всех этих проблем, связанных с определением того, кто кому что должен. С WeTravel вы можете бесплатно создать свою поездку, поделиться ею с другими членами группы и организовать платежи для группы в одном централизованном месте всего за несколько простых шагов.

Поощряйте всех быть на борту с маршрутом и планом группового путешествия. Коммуникация — ключ к отличному планированию групповой поездки.

6. Предварительное планирование некоторых мероприятий

Взгляните на лучшие развлечения в выбранном вами месте и подумайте о том, чтобы заранее спланировать некоторые мероприятия, особенно если вы большая группа.

Если вы хотите посетить какие-либо туры, вы можете получить групповую скидку . Иногда вам абсолютно необходимо бронировать заранее, если у вас больше определенного количества людей, и было бы обидно упустить то, что группа действительно хочет сделать, потому что это не было забронировано достаточно быстро!

Не будьте слишком амбициозны и усердны в планировании каждую секунду или день, иногда самые лучшие вещи случаются случайно, и вам не нужно добавлять стресса в отпуск!

7.Разделить

Тот факт, что вы путешествуете в компании, не означает, что вам нужно все время быть вместе. У каждого будут разные представления о том, что нужно увидеть или чем заняться.

Если вы не можете прийти к единому мнению, разделитесь, как все хотят. Одна группа может захотеть провести день на пляже, а другая пойти в музей.

И не бойтесь отправиться в одиночестве во время групповой поездки, если есть что-то, что вы действительно хотите сделать, а больше никто не делает. Это и ваш отпуск, так что идите домой ни о чем не жалея!

Выяснение того, как спланировать групповую поездку, может вызвать стресс, поэтому вместо этого используйте эти советы для групповых поездок, которые помогут вам организовать поездку и получить от нее удовольствие! После того, как вы завершили процесс планирования групповой поездки, вы можете наслаждаться предвкушением самого отпуска.

Убедитесь, что все знают о вашем маршруте и всех деталях. Это легко сделать, если вы создадите свое путешествие бесплатно на WeTravel, а затем соберете вещи, расслабитесь и расслабитесь!

Лучшие советы, которые помогут вам подготовиться к деловой поездке

Летние каникулы закончились.Пришло время вернуться к работе и возобновить нашу повседневную жизнь. Не смешно. Я слышу тебя. Для некоторых из нас рутина означает, что мы должны подготовиться к командировке. Вы готовы?

Не оставляйте все на последний момент. Командировки достаточно напряженные, без дополнительной задачи решения любых непредвиденных ситуаций, которые могут возникнуть, пока мы находимся в дороге. Правильная подготовка перед отъездом сделает вашу командировку более продуктивной. Мы подготовили список основных вещей, которые вам нужно знать при подготовке к командировке.

Прочтите политику командировок вашей компании

Само собой разумеется, что знание правил вашей компании необходимо для планирования деловой поездки. Убедитесь, что вы используете рекомендуемые советы и инструменты бронирования, страховое покрытие и лимиты расходов, чтобы предотвратить несанкционированные расходы.

Забронируйте проживание заранее

Наиболее популярные города для бизнеса имеют уровень загрузки более 70%. Поэтому вполне вероятно, что ваш любимый отель будет полностью забронирован на несколько недель вперед. Подумайте о бронировании отеля, как только ваша поездка будет подтверждена.В среднем деловые путешественники бронируют проживание за 17 дней. Так почему бы не войти в Hotelzon прямо сейчас и не попробовать?

Подготовить расписание

Повестки дня обычно упаковываются во время командировки. Хорошо продуманный маршрут и расписание помогут вам быть более продуктивными в дороге. Тем не менее, ваш график должен быть достаточно гибким, чтобы оставить время на непредвиденные обстоятельства.

Упакуйте только то, что вам нужно

Всегда берите с собой только ручную кладь. Не тратьте время на багажную стойку.Сомневайтесь в каждой жидкости, которая может не пройти через службу безопасности аэропорта, и выбирайте одежду, которая сочетается друг с другом, чтобы расширить свой дорожный гардероб.

Будьте готовы к путешествию

Если вы часто путешествуете, ускорьте сбор вещей, имея всегда готовый набор туалетных принадлежностей для путешествий.

Принесите визитки

В цифровом обществе визитные карточки являются устойчивым аналогом.

Сок не закончится

Всегда оставайтесь на связи.Не забудьте все необходимые шнуры и адаптеры для подключения всех ваших электронных устройств, но также не забудьте HDMI или аналогичные адаптеры для подключения к устройству для презентаций.

Проверьте свою ленту новостей

Путешествуй как местный житель. Если вы посещаете новый город, обратитесь к социальным сетям, чтобы найти советы о ресторанах, местах для посещения и мероприятиях в нерабочее время. Максимально используйте свое свободное время и превратите поездку в увлекательное приключение.

Используйте хэштеги событий

Вы посещаете конференцию или мероприятие? Узнайте хэштег мероприятия и начните общение в Интернете перед поездкой.

Оставайтесь в кибербезопасности

Прежде чем покинуть офис, убедитесь, что ваши устройства зашифрованы. Сделайте резервную копию ваших данных перед отъездом.

Настройте личную точку доступа

Отмена платы за роуминг в ЕС делает нас менее зависимыми от общедоступных сетей Wi-Fi. Вместо этого используйте телефонное соединение в качестве личной точки доступа.

Загрузите ваши любимые выпуски и подкасты

Долгий перелет? Загрузите какое-нибудь развлечение и следите за своим любимым шоу.

Как извлечь максимальную пользу из командировки в одиночку

Независимо от того, насколько гламурна работа или насколько интересен пункт назначения, деловая поездка может быть сложной задачей. Дорога из аэропорта в самолет, из офиса в гостиницу может утомить вас, и не всегда легко перемещаться по незнакомому городу, жить на чемоданах или влиться в местную жизнь, когда вы устали. самостоятельно. Неудивительно, что так много дорожных воинов заканчивают тем, что каждый вечер уединяются в своих гостиничных номерах, чтобы посмотреть кабельное телевидение и заказать обслуживание номеров по завышенным ценам.

Но так быть не должно. Деловые поездки предоставляют завидную возможность увидеть разные места за копейки компании. С восторженным мышлением и некоторым предварительным планированием вы можете быть поражены тем, что вы можете обнаружить за несколько часов между встречами или в начале или в конце деловой поездки. Для действительно полезного опыта крайне важно, чтобы вы нашли способы взаимодействовать с пунктом назначения, чтобы вы не чувствовали себя аутсайдером. Но как? Мы попросили группу странствующих деловых путешественников поделиться своими лучшими крупицами мудрости.

Не бойтесь составлять план

Первый шаг — оценить доступное время простоя. «Если я уезжаю куда-то на несколько недель, я хочу составить себе расписание того, как я буду проводить время, особенно по выходным, чтобы мне не пришлось сидеть в отеле за работой, потому что это может легко случиться», — говорит Марта Эмбри, чья работа в международной некоммерческой организации здравоохранения заставляет ее совершать многонедельные поездки в Африку.

Не думайте, что в командировке нужно начинать с малого.Когда Эмбри посетила Кампалу, Уганда, она решила посетить рынок Овино, крупнейший рынок подержанной одежды в мире. «Это совершенно сумасшедшее место. Вы не можете беспокоиться о личном пространстве, потому что люди хватают вас за руку и говорят: «Подойди, посмотри на это». Ты просто набит людьми», — говорит она. «Когда я был в Найроби, я устроил однодневное сафари. В Найроби есть национальный парк прямо за городом, и я подумал, что было бы безумием оказаться там и не увидеть некоторых животных, если бы у меня была возможность.”

Что делать, если у вас нет роскоши целого свободного дня? «Время — это то, что отличает делового путешественника от другого путешественника», — говорит Ромен Обанель, соучредитель Jack and Ferdi, нового приложения, которое предоставляет деловым путешественникам персональные рекомендации на основе их симпатий и антипатий, того, где они находятся и сколько времени проводят в пути. время у них есть. «В командировке у вас, как правило, странные карманы времени. Ваша доступность рассеяна, — говорит он. «У вас может быть час между двумя встречами, или у вас может быть некоторое время перед последней встречей и возвращением домой.”

Если вам нужны рекомендации по ресторанам и достопримечательностям, будьте конкретны. «Многие люди, особенно женщины, не могут сформулировать, чего они на самом деле хотят, — говорит Пэм Элворд, менеджер по рекламе из Атланты. «Подумайте об этом так: в вашем путешествии есть маленькое окно, которое может сделать вас счастливым. Выясните, что сделает вас счастливым, и сформулируйте, что это такое, а затем приступайте к делу».

7 советов по планированию деловой поездки вашего босса

Сколько боссов сами устраивают путешествия? Правильно: эту задачу берут на себя их помощники.

И это большая ответственность. Успешное выездное мероприятие требует дальновидности и тщательного планирования, от заказа лимузина в аэропорту до составления маршрута. И хотя это сложно, вы можете предпринять шаги, чтобы уменьшить стресс и сделать их счастливыми, пока вы делаете их приготовления. В конце концов, это идеальный шанс продемонстрировать свои навыки и способности, завоевав доверие и доверие своего босса.

Вот несколько советов, которые помогут вам эффективно организовать деловые поездки вашего работодателя.

Вот список вещей, которые нужно проверить, чтобы убедиться, что командировка вашего босса прошла успешно.

Прежде чем вы начнете планировать свое путешествие, узнайте, как они любят путешествовать.

• Какое место в самолете они предпочитают? Ряд? Окно? Перед самолетом? Середина?
• Они хотят отдать предпочтение собственному удобству и комфорту или сэкономить деньги компании?
• Они предпочитают распечатку маршрута или цифровой файл?
• Есть ли у них планы до или после встречи/конференции?

Ответы на эти вопросы облегчат планирование эффективного маршрута, поскольку вы и ваш начальник будете на одной волне.

Создание маршрута вашего работодателя означает точное знание того, где человек должен быть и когда. Тщательно продумай, как твой начальник будет:

• Прибытие в город назначения.
• Добраться до отеля.
• Путешествие из отеля к месту назначения.
• Познакомьтесь с их контактом.
• Проезд из отеля в аэропорт.
• Добраться до дома.

Как только вы узнаете особенности поездки, вы можете подготовить список всего, что вам нужно сделать.Кроме того, спросите своего начальника, есть ли какие-либо незапланированные прогулки или особые мероприятия, которые вам нужно сделать, которые еще не включены в расписание.

После того, как вы обсудили их предпочтения и выяснили их маршрут, вам нужно приступить к бронированию. Это может включать в себя путешествие по воздуху, железной дороге, автомобиле или лодке, в зависимости от того, куда они направляются и что они будут делать.

Итак, важно подумать о путешествии от двери к двери и сбалансировать время в пути с удобством и общей стоимостью.Представьте себе шаги, которые они будут делать из пункта А в пункт Б, и подумайте о продолжительности путешествия. Кроме того, учитывайте время, которое им потребуется для заполнения документов в различных точках. Сравните цены, чтобы получить лучшее предложение для путешествия от начала до конца.

Помните о мелких деталях. Нужна ли им камера хранения багажа? Не лучше ли прийти на день раньше, чтобы убедиться, что ваш начальник лучше подготовлен и хорошо отдохнул к первой встрече? Есть ли в полете Wi-Fi, чтобы ваш босс мог работать во время полета? Помните, чем тщательнее вы спланируете, тем спокойнее и увереннее будете вы оба.

Возможно, это очевидное предложение, но его стоит упомянуть, поскольку корпоративные поездки могут легко превысить выделенный бюджет. Отличный способ справиться с этим — разбить бюджет на небольшие суммы. Вы можете вносить изменения в зависимости от стоимости и важности каждого фактора, например проезда, питания и проживания.

Деловые поездки, как правило, требуют больших физических усилий, если они включают несколько пунктов назначения. Если ваш босс собирается в такую ​​поездку, вам нужно заранее организовать его наземный транспорт, чтобы сделать ее более управляемой. Заказ лимузина в аэропорту или автомобиля с водителем означает, что у вашего начальника есть специальный водитель, который доставит их из аэропорта в отель и на встречи. Это гарантирует, что их не будут беспокоить такси и, следовательно, не хватать времени.

Все мы знаем, как быстро все меняется в бизнесе. Встречи отменяются и должны быть перенесены быстро.Поэтому лучше покупать билеты с возвратом, когда это возможно, чтобы избежать ненужных трат. Это отмечает вас как дальновидного человека в глазах вашего босса.

Погода не может быть изменена по нашему усмотрению. Так что лучше всего проверять прогноз в каждом городе, в который едет ваш начальник. Например, если они летят в Нью-Йорк в январе, скорее всего, у них уже есть зимнее пальто. Но если они едут в теплую страну, убедитесь, что они взяли с собой легкую, прохладную, но профессиональную одежду.Зонт тоже всегда хорошая идея.

Теперь вы знаете, какие шаги нужно предпринять, планируя командировку для своего начальника. Они помогут вам подготовиться к путешествию, помня об их маршруте и комфорте. Обязательно поговорите со своим начальником, чтобы вы могли принять соответствующие меры.

Что такое объединение поездок и почему путешественники бронируют несколько поездок?

Планирование поездки обычно включает бронирование поездки в одно место за раз.

В настоящее время все больше людей бронируют две или даже три поездки на один и тот же период путешествия на случай, если проблемы, связанные с Covid, нарушат их предпочтительные планы.

Тенденция называется «складированием поездок» и предполагает бронирование более агрессивной поездки — скажем, поездки за границу или круиза — за которой следует поездка, отмена которой с меньшей вероятностью.

Планируя несколько поездок в разные географические районы, путешественники также могут выбрать поездку, соответствующую их уровню комфорта, ближе ко времени отъезда.

Когда это началось

Объединение поездок — «достаточно новая тенденция», — сказала Мисти Беллес, управляющий директор сети роскошных путешествий Virtuoso . По ее оценкам, это началось в период с мая по июнь, после того как в Соединенных Штатах была развернута вакцинация, а Европа начала открываться.

Эта тенденция набрала обороты летом, когда новые варианты Covid-19 начали нарушать планы поездок по всему миру, сказал Джошуа Буш, генеральный директор туристической компании Avenue Two Travel из Пенсильвании.

В общем и целом правила отмены бронирования остаются очень гибкими, что позволяет путешественнику иметь выбор. Но по мере того, как путешествия начинают возвращаться в более полноценном виде, вы можете заметить, что это немного меняется.

Misty Belles

управляющий директор, Virtuoso

Он сказал CNBC, что его клиенты иногда ждут от шести до девяти месяцев, чтобы отправиться в путешествие, только для того, чтобы их планы рухнули ближе к дате отъезда.

Согласно опросу, проведенному финансовым веб-сайтом FinanceBuzz, к началу августа более 50% американцев отменили или изменили планы поездок из-за дельта-варианта.

Пункты назначения плана А и Б

Один из клиентов Буша заказал круиз Silverseas из Афин в Рим в октябре и 10-дневную поездку на Гавайи за тот же период, сказал он CNBC.

«Дело в том, что… на самом деле Гавайи могут быть немного более сложными, чем поездка в Грецию», — сказал он, имея в виду заявление губернатора Гавайских островов Дэвида Иге на прошлой неделе о том, что путешественники должны держаться подальше от штата.

Джошуа Буш, генеральный директор Avenue Two Travel, сказал, что в этом году его компания заказала много путешественников в Кабо-Сан-Лукас, Мексика.

Дэнни Леман | Банк изображений | Getty Images

Мексика и острова Карибского бассейна также служат безопасным местом для американцев, потому что до них легко добраться, сказал Буш.

Беллес рассказала CNBC о путешественнике, который забронировал поездку в Португалию до того, как она снова открылась, с Флоридой в качестве запасного плана. Португалия вовремя открылась, и путешественник смог отправиться в путешествие по Европе. Она перенесла поездку во Флориду на конец года.

«По большому счету, правила отмены бронирования остаются очень гибкими, позволяя путешественникам иметь выбор», — сказал Беллес. «Но по мере того, как путешествия начинают возвращаться более полноценным образом, вы можете заметить, что это немного меняется».

Больше поездок, больше денег

Суммирование поездок работает для некоторых в отрасли: путешественники с большей вероятностью получат свой отпуск, а туристические агентства могут заработать больше денег, когда они это сделают. Журнал австралийского агентства «Travel Talk» в этом месяце опубликовал статью о тренде, озаглавленную «Что такое объединение поездок и как оно может принести вам деньги?»

Но отели, круизные компании и туристические компании, которые столкнулись с отменами, могут не так много выиграть.

Буш сказал, что для защиты отношений его компании с ее поставками одновременные поездки забронированы только для «небольшой группы наших самых лучших клиентов». По его словам, многие путешественники откладывают, а не отменяют свои поездки, а в других случаях отмену выполняют другие путешественники, которые бронируют в последнюю минуту.

“Тридцать процентов наших бронирований находятся в пределах пяти дней до вылета, что абсолютно неслыханно”, сказал он. «Даже внутри нашей компании мы можем восстановить многие из этих [отмененных] бронирований».

Буш сказал, что он обучил 115 советников своего агентства по всей стране, «как мы делаем это этично». Он добавил, что не верит, что негативное влияние будет достаточно большим, чтобы заставить отели изменить гибкую политику отмены бронирования, которая в первую очередь позволила этой тенденции процветать.

«Часть игры»

Джейсон Фридман, управляющий директор консалтинговой фирмы J.M. Friedman & Co., сказал, что, хотя объединение поездок может раздражать отели, это «часть игры».

«Если отель хочет продлить 24-часовую политику отмены без штрафных санкций, то нет ничего плохого в том, чтобы гость забронировал номер, а затем отменил его в соответствии с политикой», — сказал он.

Но гости тоже должны играть по правилам, сказал Фридман. Назвав это «улицей с двусторонним движением», он сказал, что гости также должны принимать плату за отмену бронирования и правила невозвратного депозита.

Накопление поездок приведет к тому, что цены на авиабилеты и отели вырастут для всех.

Тим Хентшель

Планировщик отелей

Он отличает накопление поездок от «призрачных бронирований», которые он описал как «скучающие люди взаперти, развлекающиеся», которые заказывают поездки, потому что за это нет штрафа.

“Есть люди, которые не собираются заканчивать бронирование”, сказал он. “Это не правильно.”

Тим Хентшель, соучредитель и генеральный директор компании HotelPlanner, занимающейся технологиями путешествий, сказал, что, хотя объединение поездок имеет смысл, могут быть и подводные камни.

«Путешественники также должны знать, что в отличие от бронирования столиков на три или четыре ужина, а затем решения за несколько часов до того, куда вы хотите отправиться, исходя из аппетита или удобства, суммирование поездок приведет к тому, что цены на авиабилеты и отели вырастут для всех», — сказал он. . «В отличие от ресторанов, отели и авиакомпании снижают свои цены по мере увеличения уровня заполняемости».

Подробнее о путешествиях и прививках от CNBC

Он сказал, что не ожидает, что групповые поездки будут популярны в отелях.

«Некоторые отели теперь могут начать взимать невозмещаемую плату за бронирование заранее, как это делают авиакомпании, а другие могут просто отменить свои правила отмены бронирования, чтобы удержать людей от двойного бронирования», — сказал Хентшель.