Содержание

Взыскание суммы неизрасходованного командировочного аванса c работника

Полное описание

В силу ст. 166 ТК РФ, служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.

Положениями «Об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749, определено, что в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем (п. 6).

На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в пункте 15 настоящего Положения (п.

7).

Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации (п.10).

Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 11).

В соответствии с п.4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» № 373-П от 12.10.2011 г., принятого Центральным Банком России, подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Аналогичные нормы содержатся и в п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 года N 749

В силу положений ст. 238 ТК РФ, п. 15 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16 ноября 2006 N 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю», работник обязан возместить лишь прямой действительный ущерб, причиненный работодателю, под которым понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе находящегося у работодателя имущества третьих лиц, если он несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение или восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам.
Таким образом, исходя из анализа действующего законодательства, регулирующего спорные правоотношения, следует, что материальная ответственность может быть применена к работнику при наличии одновременно четырех условий: прямого действительного ущерба, противоправности поведения работника, вины работника в причинении ущерба, причинной связи между противоправным поведением работника (действиями или бездействием) и наступившим ущербом.

При этом в ст. 243 ТК РФ перечислены случаи, когда на работника может быть возложена полная материальная ответственность, в частности, в соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 243 ТК РФ в случае недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу.

Согласно, п.п. 4.1, 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» № 373-П от 12.10.2011 г., принятого Центральным Банком России, выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводится указанными лицами по расходным кассовым ордерам; для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, работнику под отчет расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.


Согласно ст.248 ТК РФ если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом.

В соответствии с частью 2 статьи 392 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба (в вашем случае срок исковой давности истек в 2010 году)

Срок для защиты нарушенного права работодателя, установленный нормами Трудового кодекса Российской Федерации, является специальным, в связи с чем общий срок исковой давности, установленный Гражданским кодексом Российской Федерации, к рассматриваемым правоотношениям не применяется.

В Постановлении Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 N 52 "О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю" отмечается, что судья не вправе отказать в принятии искового заявления по мотиву пропуска работодателем годичного срока, исчисляемого со дня обнаружения причиненного ущерба (ч. 2 ст. 392 ТК РФ).

Если работодатель пропустил срок для обращения в суд, судья может отказать в иске по этому основанию только в том случае, если о пропуске срока до вынесения решения заявлено ответчиком (работником), а истец (работодатель) не представил доказательств, что срок пропущен по уважительной причине. Иными словами, для принятия решения об отказе в иске суд должен удостовериться в соблюдении одновременно двух условий.

К уважительным причинам пропуска срока могут быть отнесены исключительные обстоятельства, не зависящие от воли работодателя и препятствовавшие подаче искового заявления. Наличие таких причин служит основанием для восстановления срока и рассмотрения спора по существу.

Бухтоярова Ю.А.

Юридическая компания

Возмещение расходов в командировке: содержание и условия выплат

Выбрать журналАктуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложенияАктуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения: учет в сельском хозяйствеБухгалтер Крыма: учет в унитарных предприятияхБухгалтер Крыма: учет в сельском хозяйствеБухгалтер КрымаАптека: бухгалтерский учет и налогообложениеЖилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложениеНалог на прибыльНДС: проблемы и решенияОплата труда: бухгалтерский учет и налогообложениеСтроительство: акты и комментарии для бухгалтераСтроительство: бухгалтерский учет и налогообложениеТуристические и гостиничные услуги: бухгалтерский учет и налогообложениеУпрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложениеУслуги связи: бухгалтерский учет и налогообложениеОплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложениеАвтономные учреждения: акты и комментарии для бухгалтераАвтономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложениеБюджетные организации: акты и комментарии для бухгалтераБюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложениеКазенные учреждения: акты и комментарии для бухгалтераКазенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложениеОплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: акты и комментарии для бухгалтераОтдел кадров государственного (муниципального) учрежденияРазъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфереРевизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учрежденийРуководитель автономного учрежденияРуководитель бюджетной организацииСиловые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение

20192020

НомерЛюбой

Электронная версия

Работник не отчитался о выданных под отчет денежных средствах.

Возникает ли у работника доход, подлежащий налогообложению НДФЛ?

Не подлежат налогообложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах установленных норм), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов. Конкретный перечень расходов работника, освобождаемых от налогообложения, установлен абз. 12 п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ и включает в себя, в частности, расходы на проезд до места назначения и обратно, суточные, расходы на наем жилого помещения (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов на проезд и наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п. 10 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13. 10.2008 N 749, далее — Положение).

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд и об иных расходах, связанных с командировкой (п. 26 Положения).

В случае непредставления работником работодателю авансового отчета об израсходованных в связи с командировкой суммах денежные средства, выданные работнику организации под отчет, не могут рассматриваться как выплаты, произведенные в возмещение командировочных расходов, соответственно, оснований для применения к полученным доходам норм п. 3 ст. 217 НК РФ об освобождении от налогообложения сумм возмещения командировочных расходов не имеется (п. 1 Письма Минфина России от 01.02.2018 N 03-04-06/5808).

На основании изложенного можно сделать вывод, что соответствующие суммы необходимо включить в доход работника, подлежащий налогообложению НДФЛ.

Вместе с тем необходимо учитывать, что положениями НК РФ не установлено правило о том, что несоблюдение работником сроков сдачи авансового отчета по командировке влечет автоматическую переквалификацию суммы выданного аванса в доход, подлежащий налогообложению НДФЛ.

Следует отметить, что согласно судебной практике выданные под отчет денежные средства не являются экономической выгодой работника и не являются его доходом, так как не переходят в собственность работника и не относятся к доходам физических лиц (см., например, Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 19.07.2016 N Ф10-2385/2016).

Таким образом, выданные под отчет суммы на командировку нельзя квалифицировать в качестве экономической выгоды и объекта налогообложения по НДФЛ, поскольку они являются задолженностью работника перед работодателем (ст.

ст. 41, 209 НК РФ).

При этом работодатель вправе удержать из заработной платы работника суммы неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (ст. 137 ТК РФ).

Соответственно, в случае невозможности взыскания задолженности с работника, например, в связи с истечением срока исковой давности по ней либо прощением организацией долга в отношении выданного ему аванса на командировочные расходы соответствующие суммы должны облагаться НДФЛ (см. Письмо Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610, Постановление ФАС Поволжского округа от 13.03.2014 по делу N А65-15313/2013).

 

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс  

Вопрос: Работник после возвращения из командировки не отчитался о выданных под отчет денежных средствах. Возникает ли у работника доход, подлежащий налогообложению НДФЛ? (Консультация эксперта, 2018) {КонсультантПлюс}

Шпаргалка для бухгалтера: практика применения сентябрьских изменений в порядке возмещения командировочных расходов

Шпаргалка для бухгалтера: практика применения сентябрьских изменений в порядке возмещения командировочных расходов | GB. BY http://www.gb.by/url/31241

Дата публикации: 10 октября 2019

Дополнительные материалы:

You can highlight and get a piece of text that will get a unique link in your browser.

Спасибо! Форма заявки отправлена!

Бухгалтерский портал GB.BY
приветствует вас!

Кто обеспечивает перевод документов, полученных в ходе зарубежной командировки?

Сотрудник организации направлен в командировку за рубеж. По приезду он предоставил авансовый отчет и первичные документы, подтверждающие произведенные им расходы, которые оформлены на иностранном языке. Организация требует от сотрудника построчного перевода всех представленных им первичных документов. Сотрудник не владеет в совершенстве иностранным языком и поэтому вынужден обратиться в компанию, осуществляющую переводы. Однако у него остались сомнения, а прав ли работодатель? На вопрос «может ли организация выдвигать подобные требования своим сотрудникам» отвечает Елена Пшеничная, ведущий эксперт по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения «Ю-Софт»

Что обязан сотрудник

Работник после возвращения из командировки обязан представить работодателю в течение 3-х рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой (п. 26 Положения о командировках).

Обязанности организации намного шире

А вот обязанности организации, в частности, в связи с командировкой, намного шире. Прямой обязанностью организации является документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, которое осуществляется организацией на русском языке. Это относится к любого рода обязательствам, при этом первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения № 34-н).

Другими словами, для того, чтобы организация имела возможность отразить в учете расходы, связанные с командировкой, она должна иметь документы на русском языке.

Расходами организации, учитываемыми при исчислении прибыли, признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (п. 1 ст. 252 НК РФ). Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

А вот под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы.

Другими словами, в ситуации, когда командированный сотрудник предоставил в качестве подтверждения своих расходов документы, оформленные в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, т.е. оформленными на иностранном языке, то он ничего не нарушил, а лишь выполнил свою обязанность по предоставлению авансового отчета с прилагаемыми к нему документами.

А что же организация? А вот как раз у организации и возникает обязанность по переводу предоставленных документов на русский язык, поскольку, в противном случае, она просто банально не сможет их учесть в составе расходов.

При этом следует отметить, что порядок перевода первичных учетных и иных документов на русский язык действующим законодательством РФ не установлен.

Поэтому такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации, которые обладают специальными знаниями и на которых возложена такая обязанность в рамках исполнения должностных обязанностей, в том числе и от руки. Такие разъяснения были даны Минфином России еще в 2012 году. В последующие периоды Минфин не высказывал противоположную позицию, поэтому мы смело можем руководствоваться разъяснениями 2012 года.

И, кстати, если организация своими силами не имеет возможности перевести документы, то она вправе заключить договор со сторонней организацией или физическим лицом, которыми и будут оказаны услуги перевода. А понесенные затраты организация сможет учесть при исчислении прибыли.

Полагаем, что критерий экономической обоснованности расходов здесь налицо и претензий от проверяющих органов не поступит. Ведь если документы, представленные командированным сотрудником, не будут переведены, то затраты на командировку не будут считаться документально подтвержденными, и, как следствие, не смогут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль.

Так кто же прав?

Учитывая все вышеизложенное, полагаем, что требование может быть правомерно только в том случае, если на данного командированного сотрудника обязанность по переводу возложена в рамках исполнения должностных обязанностей, и он обладает для этого специальными знаниями. В противном случае — требования неправомерны.

Иметь построчный перевод необходимо организации, чтобы учесть расходы, связанные с командировкой, при исчислении налога на прибыль. А обязанностью командированного сотрудника является лишь своевременное предоставление авансового отчета и прилагаемых к нему документов.

31.205-46 Путевые расходы. | Приобретение. GOV

(a) Затраты на транспорт, проживание, питание и непредвиденные расходы.

(1) Расходы, понесенные персоналом подрядчика по официальной деятельности компании, допустимы с учетом ограничений, содержащихся в этом подразделе. Затраты на транспортировку могут основываться на пробеге, фактически понесенных расходах или на их комбинации, при условии, что использованный метод приводит к разумной оплате.Затраты на проживание, питание и непредвиденные расходы могут основываться на суточных, фактических расходах или их комбинации, при условии, что используемый метод приводит к разумной оплате.

(2) За исключением случаев, предусмотренных в параграфе (а) (3) данного подраздела, расходы, понесенные на проживание, питание и непредвиденные расходы (как они определены в правилах, указанных в пунктах (а) (2) (i) - (iii) настоящего раздела) считаются разумными и допустимыми только в той степени, в которой они не превышают на ежедневной основе максимальные ставки суточных, действующие во время поездки, как указано в -

(i) Федеральные правила путешествий, предписанные Управлением общих служб для поездок в прилегающие Соединенные Штаты, доступны по подписке по адресу -

Заведующий документами

U. С. Государственное издательство

Вашингтон, округ Колумбия 20402

Инвентарный № 922-002-00000-2;

(ii) Совместное положение о поездках, Том 2, Гражданский персонал Министерства обороны, Приложение А, предписанное Министерством обороны для поездок на Аляску, Гавайи и отдаленные районы США, доступное по подписке по адресу: -

Заведующий документами

U.С. Государственное издательство

Вашингтон, округ Колумбия 20402

Инвентарный № 908-010-00000-1; или

(iii) Стандартизированные правила (государственные гражданские лица, иностранные территории), раздел 925 «Максимальные суточные для проезда в зарубежные районы», предписанные Государственным департаментом, для поездок в районы, не указанные в подпункте (a) (2) (i) ) и (ii) этого параграфа, доступными по подписке по адресу: -

.

Заведующий документами

U.С. Государственное издательство

Вашингтон, округ Колумбия 20402

Инвентарный № 744-008-00000-0.

(3) В особых или необычных ситуациях допустимы фактические расходы, превышающие указанные выше максимальные ставки суточных, при условии, что такие суммы не превышают более высокие суммы, разрешенные для федеральных гражданских служащих, как это разрешено в правилах, указанных в (а) (2) (i), (ii) или (iii) настоящего раздела.Чтобы такие более высокие суммы были допустимыми, должны быть выполнены все следующие условия:

(i) Должно существовать одно из условий, требующих утверждения метода фактических расходов, как указано в правилах, упомянутых в параграфах (a) (2) (i), (ii) или (iii) этого раздела.

(ii) Письменное обоснование использования более высоких сумм должно быть одобрено должностным лицом организации подрядчика или назначенным лицом, чтобы гарантировать, что полномочия должным образом управляются и контролируются для предотвращения злоупотреблений.

(iii) Если возникает необходимость воспользоваться полномочиями по использованию метода более высоких фактических затрат повторно или на постоянной основе в определенной области, подрядчик должен получить предварительное одобрение от сотрудника по контракту.

(iv) Документация, подтверждающая фактические понесенные затраты, должна соответствовать установленной практике подрядчика, с учетом пункта (а) (7) настоящего раздела, и при условии, что требуется квитанция по каждому расходу в размере 75 долларов.00 или больше. Утвержденное обоснование, требуемое параграфом (a) (3) (ii) данного раздела и, если применимо, параграфом (a) (3) (iii) этого раздела, должно быть сохранено.

(4) Пункты (a) (2) и (3) данного раздела не включают в себя правила, указанные в пунктах (a) (2) (i), (ii) и (iii) этого раздела, в целом. . Сюда включены только максимальные ставки суточных, определения проживания, питания и непредвиденных расходов, а также нормативное покрытие, касающееся особых или необычных ситуаций.

(5) Предварительное соглашение (см. 31.109) в отношении соблюдения параграфов (а) (2) и (3) данного подраздела может быть полезным и желательным.

(6) Максимальные ставки суточных, указанные в параграфе (а) (2) данного подраздела, как правило, не являются разумной ежедневной оплатой -

(i) Когда не понесены расходы на проживание; и / или

(ii) В дни неполной поездки ( e. г., день отъезда и возвращения).

При таких обстоятельствах обычно требуется соответствующая корректировка в сторону понижения максимальной ставки суточных. Хотя эти корректировки не нужно рассчитывать в соответствии с Федеральными правилами поездок или Правилами совместных поездок, они должны приводить к разумной оплате.

(7) Затраты допустимы только в том случае, если задокументирована следующая информация -

(i) Дата и место (город, населенный пункт или другое подобное обозначение) расходов;

(ii) Цель поездки; и

(iii) Имя лица, находящегося в командировке, и его должность или отношение к подрядчику.

(b) Затраты на авиабилеты, превышающие самые низкие цены на авиабилеты, доступные подрядчику в обычные рабочие часы, недопустимы, за исключением случаев, когда такое размещение требует обходных маршрутов, требует поездки в нерациональные часы, чрезмерно затягивает поездку, приводит к увеличению затрат, что компенсирует экономию на транспортировке , не соответствуют физическим или медицинским потребностям путешественника или недоступны для выполнения требований миссии. Однако для того, чтобы расходы на авиабилеты, превышающие указанные выше, были допустимыми, применимые условия, изложенные выше, должны быть задокументированы и обоснованы.

(в)

(1) «Стоимость проезда воздушным судном, принадлежащим, арендованному или зафрахтованным подрядчиком», как используется в этом параграфе, включает стоимость аренды, фрахтования, эксплуатации (включая персонал), технического обслуживания, амортизации, страхования и прочего. сопутствующие расходы.

(2) Расходы на проезд на воздушном судне, принадлежащем подрядчику, арендованном или зафрахтованном подрядчиком, ограничиваются допустимым тарифом на самолет, описанным в пункте (b) данного раздела, для пункта назначения полета, за исключением случаев, когда поездка на таком воздушном судне специально требуется спецификацией контракта. , срок или условие, или более высокая сумма утверждается должностным лицом по контракту. Более высокая сумма может быть согласована, когда применимо одно или несколько обстоятельств для оправдания более высокой, чем разрешенная стоимость авиабилета, перечисленных в параграфе (b) данного раздела, или когда было заключено предварительное соглашение в соответствии с параграфом (c) (3) этого раздела. выполнен.Во всех случаях поездки на самолетах, принадлежащих, арендованных или зафрахтованных подрядчиком, должны быть полностью документированы и обоснованы. По каждому воздушному судну, принадлежащему, арендованному или зафрахтованному подрядчику, используемому для любых деловых целей, которые прямо или косвенно оплачиваются или закрепляются за государственным контрактом, подрядчик должен вести и предоставлять манифесты / журналы для всех полетов на таких воздушных судах компании. . Как минимум, в манифесте / журнале должно быть указано -

(i) Дата, время и пункты отправления;

(ii) пункт назначения, дата и время прибытия;

(iii) имя каждого пассажира и родство с подрядчиком;

(iv) Разрешение на поездку; и

(v) Цель поездки.

(3) Если предлагается предварительное соглашение (см. 31.109), можно рассмотреть следующее:

(i) Доступны ли регулярные коммерческие авиалинии или другие подходящие, менее дорогостоящие объекты для путешествий в разумные сроки, с разумной периодичностью и удобно обслуживают требуемые пункты назначения.

(ii) Приведет ли повышенная гибкость в планировании к экономии времени и более эффективному использованию персонала, что перевесит дополнительные командировочные расходы.

(d) Затраты на автомобили, принадлежащие или арендованные подрядчиком, как используются в этом параграфе, включают затраты на аренду, эксплуатацию (включая персонал), техническое обслуживание, амортизацию, страхование и т. Д. Эти затраты допустимы, если они разумны, для степень использования автомобилей для бизнеса компании. Та часть стоимости предоставленных компанией автомобилей, которая относится к личному использованию сотрудниками (включая транспортировку на работу и с работы), является компенсацией за личные услуги и не допускается, как указано в пункте 31.205-6 (м) (2).

Налог на деловые поездки с умом

Знаете ли вы, что работодатели могут вычитать командировочные расходы сотрудников, включая суммы на питание и проживание, если и работодатель, и работник строго соблюдают налоговые правила? И наоборот, если правила , а не , будут облагаться налогом для работника и полностью подчиняться требованиям FICA и удержания налога на заработную плату.

Как правило, работодатели могут вычесть обычные и необходимые деловые расходы, уплаченные или понесенные в течение налогового года при ведении любой торговли или бизнеса.К вычитаемым расходам относятся расходы, понесенные сотрудником, находящимся вне дома по делам или по бизнесу, за исключением любых щедрых или экстравагантных расходов.

Определение того, подлежат ли расходы вычету и необлагаемости

Чтобы определить, не будут ли расходы облагаться налогом для работника и не будут ли они подлежать удержанию, следует задать следующий вопрос: были ли расходы оплачены работнику или от его имени в рамках «подотчетного плана или не подотчетного плана»?

Обычные и необходимые деловые расходы вычитаются работодателем и не облагаются налогом для работника, если они оплачиваются по плану подотчетности.Правила IRS определяют план подотчетности как план, в котором (1) работник получает аванс или возмещение расходов, которые ему или ей были оплачены или понесены при выполнении услуг в качестве сотрудника работодателя; (2) работник должен надлежащим образом отчитаться перед своим работодателем о расходах в разумные сроки; и (3) работник должен вернуть любое излишек возмещения или пособия в течение разумного периода времени.

Хотя аванс или возмещение расходов по «плану без учета ответственности» будет вычитаться работодателем, они будут рассматриваться как компенсация работнику и подлежат удержанию FICA и подоходного налога.Поэтому важно, чтобы работодатели соблюдали надлежащие процедуры бухгалтерского учета, чтобы сотрудники могли надлежащим образом и своевременно сообщать о своих командировочных расходах.

Правило вычета Кэтчелла для командировочных расходов

Существует одно условие, при котором все обычные и необходимые расходы, связанные с командировкой, подлежат вычету. Эта общая возможность удержания достигается, когда сотрудники уезжают по делам на ночь. Если сотрудник не остался ночевать, то в качестве деловой перевозки вычитается только стоимость поездки.Однако, если сотрудник остался на ночь в каком-либо месте вдали от своего дома, то поездка рассматривается как деловая поездка, и расходы на проезд, проживание и 50% питания вычитаются. Чтобы деловая поездка считалась квалифицированной деловой поездкой, (1) она должна включать ночную поездку; (2) работник должен уехать из дома; (3) поездка должна осуществляться исключительно или преимущественно по обычным и необходимым деловым причинам; и (4) работник должен временно отсутствовать дома (подробнее о периоде времени будет сказано позже).

Тест на сон или отдых на предмет удержания

В правилах IRS не говорится, что сотрудник должен находиться вдали от заката до рассвета, но в правилах говорится, что поездка должна быть продолжительной, требующей сна или отдыха, чтобы сотрудник мог продолжить работу. При определенных условиях местные не щедрые расходы, понесенные в связи с проживанием в ночное время в командировке, могут быть вычтены. Например, расходы на проживание, понесенные сотрудником для участия в добросовестной деловой встрече, конференции, учебном мероприятии или другом деловом мероприятии, подлежат вычету.Однако в этих случаях срок проживания не может превышать пяти дней и не может повторяться чаще, чем один раз в календарный квартал.

Изменение дома и дублирование расходов

Допускаются вычеты из командировочных расходов, поскольку эти расходы дублируют расходы, обычно понесенные на дому сотрудника или, в частности, в его или ее налоговом доме. Следовательно, работник не может требовать вычетов за питание и проживание, если у него или нее нет дома для налоговых целей, и он не уезжает из него на ночь.Соответственно, вычеты не допускаются, когда деловой человек спит в местной гостинице, вместо того, чтобы вернуться в свой соседний дом, поскольку налоговый дом не изменился во время ночевки.

Налоговые правила отличаются, если работник не имеет постоянного места жительства. Например, коммивояжер, который переезжает с места на место, создавая свой «дом», где бы он ни остановился, не имеет постоянного места жительства, и поэтому, поскольку у него не будет дублирующих расходов, вычеты за питание и проживание не допускаются.

Путешествие должно быть временным

IRS постановило, что срок пребывания работника вне дома должен быть временным. За исключением сотрудников определенных профессий, сотрудник не будет рассматриваться как временно отсутствующий дома, если командировка превышает один год. Если первоначально предполагается, что трудоустройство вне дома в одном месте продлится один год или меньше, но позднее ожидается, что этот срок превысит один год, трудоустройство будет рассматриваться как временное до даты, когда ожидания работника изменились.Наконец, IRS считает, что «перерывы в работе» продолжительностью три недели или менее не «останавливают часы» при применении ограничения временного рабочего места на один год.

Вычет международных командировочных расходов

Что касается международных поездок, сотрудник может вычесть невозмещенные деловые расходы, если он находится вне своего дома в США на период не более одного года. После более чем года проживания за границей правила исключения заработанного за границей дохода предоставят некоторую налоговую льготу, позволяя сотруднику исключить доход, полученный за границей, с учетом годового ограничения, поскольку он не сможет вычесть бизнес вне дома затраты.

Заключение

По мере приближения лета и планирования отпуска в надежде найти идеальное сочетание веселья и отдыха, возможно, сейчас хорошее время подумать о том, как мы можем спланировать наши деловые поездки, чтобы добиться оптимальной экономии налогов. Если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужны разъяснения по расходам на деловые поездки, свяжитесь с Лиз МакГрат по телефону 212.897.6409 или обратитесь к своему консультанту Friedman.

Основные положения политики в отношении поездок

Путешественники UCI обязаны соблюдать правила , касающиеся командировочных расходов и расходов на развлечения .Приведенные ниже основные моменты представляют собой наиболее часто встречающиеся правила и рекомендации, о которых должен знать каждый путешественник.

Список ниже также включает информацию о том, какие квитанции необходимы для возмещения. Для получения дополнительной информации по этой теме см. Вспомогательную документацию.

Рассмотрите возможность использования Connexxus для бронирования путешествий

Бронирование рейса или поездки на поезде

  • Бронируйте только билеты на автобус или эконом-класс. Бизнес-класс, первый класс или другие более дорогие услуги (приоритетная или ранняя посадка, дополнительное пространство для ног, место в ряду у выхода, места Plus), как правило, не подлежат возмещению. Команда Travel рекомендует использовать Connexxus для бронирования тарифов UC.
  • Не использовать пакетные предложения. Как правило, они не подлежат возмещению и не подлежат оплате за страхование поездки. В пакетных предложениях часто не разделяются расходы на гостиницу, стоимость авиабилетов и автомобилей.
  • Дополнительные сборы: При условии, что они разрешены источником финансирования, следующие сборы авиакомпаний подлежат возмещению в соответствии с политикой UCI:
    • Сборы за зарегистрированный багаж и ручную кладь
    • Ранний заезд (т.е. Ранняя регистрация заезда Southwest Airlines)
    • Стоимость выбора места в экономическом классе
  • Квитанция: Маршрутная квитанция с указанием оплаты, класса тарифа, имени пассажира и номера билета.

Зарегистрируйтесь для получения бесплатных туристических льгот

  • Вы должны зарегистрироваться: Калифорнийский университет предоставляет бесплатные льготы на проезд всем бизнес-путешественникам UC, включая страхование от различных несчастных случаев и происшествий, но вы должны зарегистрировать свою поездку в UCOP. Это делается автоматически, если вы бронируете через Connexxus (за исключением Southwest Airlines).
  • Веб-сайт UC Away: Если вы бронируете поездку за пределами Connexxus или у Southwest Airlines, вам следует зарегистрировать поездку на веб-сайте UC Away.

Аренда автомобиля

  • Арендуйте автомобиль, когда это более рентабельно, чем другие средства, например такси. Предел среднего размера. Используйте Connexxus для бронирования специальных тарифов UC, доступных от Enterprise, Hertz и National.
  • Страхование. Бронирование автомобилей в трех упомянутых выше компаниях по аренде автомобилей включает страховое покрытие, поэтому откажитесь от любой дополнительной страховки - LDW-Loss Damage Waiver, CDW-Collision Damage Waiver, SLI-Supplemental Liability Insurance. См. Страницу «Аренда автомобиля» для ознакомления с исключениями, которые применяются за пределами 48 смежных штатов и для международных поездок.
  • Квитанция: Детализированная квитанция.

Использование частного транспорта

  • На личном автомобиле. Используйте свой личный автомобиль, если это дешевле, чем аренда автомобиля, такси или альтернативный транспорт, или если это экономит время.
  • Ставка возмещения пробега указана здесь и покрывает общие расходы на топливо / газ, смазку, буксировку, ремонт, замену, шины, амортизацию, страхование и т. Д.
  • Требование к квитанции: Предоставьте маршрут Mapquest или Google Maps с указанием пройденного расстояния. Некоторым агрегатам может потребоваться журнал пробега.

Наземный транспорт вместо полета

  • Если было получено предварительное разрешение, вы можете использовать наземный транспорт по личным причинам, даже если самые низкие из доступных авиабилетов являются наиболее экономичными. Общая сумма возмещения не может превышать сумму, эквивалентную самой низкой стоимости авиабилета плюс местный транспорт до терминалов и обратно.
  • Требование к поступлению: Сравнение затрат.

Проживание в гостинице

  • Аренда комнаты: Для поездок продолжительностью менее 30 дней в пределах континентальной части США фактическая сумма возмещения расходов на проживание составляет до 275 долларов за ночь без учета налогов и сборов.Ставка проживания должна быть разумной для местности, куда вы отправляетесь. Когда путешественник не может обеспечить проживание по цене 275 долларов за ночь или меньше, он должен предоставить дополнительную документацию, такую ​​как сравнение цен, в непосредственной близости от места встречи. Сравнение цен следует проводить во время бронирования.
  • Забронируйте с помощью Connexxus или корпоративной проездной карты. Вы ​​можете запросить оплату на вашу туристическую карту до конца поездки, чтобы избежать штрафов за просрочку платежа.Не сотрудники могут запросить предоплату проживания со стороны Университета.
  • Обновления обычно не подлежат возмещению.
  • Квитанция: Детализированная квитанция (гостиничный фолиант).

Проживание с семьей или друзьями

  • Вы можете остаться с другом или членом семьи в поездке, но вы не можете им платить. Безналичный подарок, такой как цветы, продукты или обед в ресторане, разрешен, но не может превышать 75 долларов (для любого подарка на сумму более 25 долларов требуется квитанция).Ограничение: 1 подарок за все время пребывания (не 1 подарок за ночь).
  • Квитанция: Квитанция на безналичный подарок> 25 долларов (включая налог).

Аренда комнат у физических лиц

  • Они должны быть настроены как поставщик. Вам могут быть возмещены расходы на аренду комнаты у физического лица вместо гостиницы, но физическое лицо сначала должно быть назначено в качестве продавца (требуется W-9) в университете, даже если компенсация будет произведена вам. Любой договор аренды должен заключаться между вами и арендодателем.
  • Требование о получении: Квитанция и W-9

Оплата питания во время коротких поездок по континентальной части США

  • Ограничение на питание и непредвиденные расходы (M&IE) - это максимальная сумма, которую путешественники UCI могут требовать ежедневно на питание и непредвиденные расходы (чаевые) во время краткосрочных деловых поездок по континентальной части США.
  • Заявите только о фактически понесенных разумных расходах, не превышающих текущий лимит в день для поездок продолжительностью более 24 часов и менее 30 дней.При однодневных поездках расходы на питание не возмещаются.
  • Когда нужны квитанции? Департаменты должны напоминать своим путешественникам, что возмещению подлежат только фактически понесенные расходы .

Оплата питания за пределами континентальной части США или в длительных поездках

  • Per Diems разрешены в этих ситуациях; для всех заграничных поездок, путешествий по территории Аляски, Гавайев и Соединенных Штатов (OCONUS) и внутренних командировок на 30 и более человек. Суточные основаны на опубликованной ставке для конкретного места на питание, проживание и чаевые по обслуживанию. Путешественникам должно быть возмещено фактических расходов до суточных.
  • Для конкретных ставок обратитесь к этим калькуляторам:
  • Требования к квитанции: Нет, не должны превышать суточные.

Запросы на получение аванса

Авансы наличными предназначены для покрытия сметных расходов (обычно только на питание и проживание), которые предполагается понести во время деловой поездки.

  • Владельцы корпоративных карт: Путешественники должны использовать свою корпоративную карту для получения денежных авансов на покрытие расходов, понесенных в связи с официальными командировками Университета.
  • Некорпоративные держатели карт: Путешественники, которые не могут получить денежный аванс с помощью корпоративной карты, могут запросить денежный аванс в Университете в соответствии с процедурами, установленными на территории кампуса. Политика UCI Accounts Payable:
    • Только активные сотрудники с профилем TEM могут запрашивать и получать денежный аванс.
    • Создайте документ разрешения на поездку, чтобы запросить аванс наличными.
    • Сверьте документ о разрешении на поездку с компенсацией командировочных расходов по завершении деловой поездки UCI.
    • Неиспользованный аванс наличными необходимо вернуть в Университет.
    • Авансы наличными должны быть учтены в течение 45 дней после завершения поездки.

Путешествие в Штаты с ограничениями AB 1887

  • Законопроект о собрании № 1887 запрещает использование государственных средств для поездок в штаты, принявшие после 26 июня 2015 года закон, который (1) разрешает дискриминацию по признаку сексуальной ориентации, гендерной идентичности и гендерного самовыражения; или (2) отменили существующие государственные или местные средства защиты от такой дискриминации.Список штатов, в которых действуют ограничения на поездки, можно найти на веб-сайте генерального прокурора штата: https://oag. ca.gov/ab1887.
  • Дополнительную информацию можно найти на странице AB 1887.

Путешествие на Кубу, Иран, Северную Корею, Судан или Сирию

Международные поездки - Руководство по информационной безопасности

Отрицательный результат теста на COVID-19, необходимый для поездки в Соединенные Штаты начиная с 26 января

Государственный департамент США и U.Центры по контролю и профилактике заболеваний (CDC) напоминают всем путешественникам, что начиная с завтрашнего дня, 26 января, все воздушные пассажиры в возрасте двух лет и старше, прибывающие в Соединенные Штаты, должны предоставить доказательство отрицательного результата теста на COVID-19 или доказательство выздоровления. COVID-19 перед посадкой. Этот приказ распространяется как на иностранных граждан, так и на граждан США. Для получения дополнительной информации о требованиях к тестированию посетите: Требование о подтверждении отрицательного результата теста на COVID-19 или восстановления после COVID-19 для всех авиапассажиров, прибывающих в США | CDC .

Граждане США должны пересмотреть решение о несущественных поездках за границу. Те, кто должен выехать за границу после выполнения этого приказа, должны внимательно учитывать следующее:

  • У вас могут возникнуть проблемы с доступом к тесту. Доступность тестирования и время выполнения теста сильно различаются по всему миру. Посетите веб-сайт посольства США для информации о планируемых пунктах назначения для получения информации о вариантах тестирования. Какой у вас есть план, чтобы убедиться, что вы можете пройти тест, который соответствует требованиям, чтобы прийти домой вовремя?
  • Вы можете получить положительный результат и остаться за границей. Многие люди, инфицированные вирусом, вызывающим COVID-19, не имеют симптомов и не знают, что являются носителями вируса. Если вы получите положительный результат, вы не сможете вернуться домой, как планировали. Какой у вас план на случай, если вы не сможете вернуться домой в течение нескольких недель? Где ты остановишься? Как вы оплатите свое пребывание?
  • У вас могут быть трудности с доступом к медицинской помощи или ее финансированием. Путешественникам следует знать, что доступность и качество медицинской помощи в разных странах различаются, и что частная медицинская страховка может не покрывать расходы, понесенные за границей.Покроет ли ваша медицинская страховка госпитализацию или другие медицинские расходы за границей? Есть ли у вас туристическая страховка, покрывающая медицинскую эвакуацию в США, и включает ли она COVID-19 в качестве страхового покрытия?

Департамент и CDC продолжают настоятельно рекомендовать гражданам США пересмотреть решение о поездках за границу и отложить все второстепенные поездки. Если вы должны выехать за границу, вам следует полностью ознакомиться со всеми рекомендациями Государственного департамента по поездкам в пункты назначения, в которые вы путешествуете.state.gov и зарегистрируйтесь в программе Smart Traveler Enrollment Program (http://STEP.state.gov), чтобы получать важные новости из ближайшего посольства или консульства США. Вы должны получить туристическую страховку, которая покроет медицинскую эвакуацию, в том числе в связи с COVID-19, в Соединенные Штаты в случае серьезного заболевания. Мы также призываем тех, кто намеревается поехать за границу, ознакомиться с рекомендациями CDC по поездкам для конкретных стран и их общими рекомендациями во время пандемии COVID-19, которые доступны по адресу https: //www.cdc.gov / coronavirus / 2019-ncov / travellers / index.html. Граждане США за рубежом также должны внимательно следить за рекомендациями местных органов здравоохранения и иммиграционных властей по месту их нахождения.

По вопросам прессы обращайтесь по адресу [email protected]

командировочных расходов | Политика | USC

26 апреля 2019 г.

Целью данной политики является обеспечение разумных, обычных и необходимых командировочных расходов для ведения официальной университетской деятельности.Эта политика распространяется на поездки всех сотрудников при исполнении ими своих служебных обязанностей. Положения этой политики также могут применяться к физическим лицам, не являющимся сотрудниками, которым разрешено путешествовать за счет университета.

Политика

Политика университета заключается в том, чтобы оплачивать или возмещать преподавателям, персоналу или другим уполномоченным лицам, совершающим поездку, необходимые расходы, понесенные при ведении бизнеса университета. Все платежи или возмещения должны производиться через финансовую систему университета.Для возмещения некоторых командировочных расходов может потребоваться дополнительное одобрение декана или вице-президента университета.

Отделения университета могут применять более строгие правила, и такие ограничения должны контролироваться на уровне отделов.

Правительство Непозволительные расходы не могут быть оплачены или возмещены с использованием спонсируемого счета проекта. См. Https://policy.usc.edu/sponsored-project-funded-expense-provisions-expenditures/.

Туристическая управляющая компания

Предпочтительный метод организации деловых поездок - через компанию по управлению поездками (TMC) USC, в том числе для официальных гостей университета (USC Travel).

Транспорт

Авиаперелет

Университет оплатит стоимость коммерческого авиабилета эконом-классом (автобусом) для официальных поездок в университет. Когда деловая поездка требует использования неограниченных авиабилетов, это должен быть самый дешевый неограниченный авиабилет.

Путешествие первым и бизнес-классом разрешается только при следующих обстоятельствах:

  • Предварительное письменное разрешение получено от президента или соответствующего старшего вице-президента;
  • Такая поездка необходима по документально подтвержденным медицинским причинам с предварительного разрешения старшего коммерческого директора или менеджера; или
  • Автобусный класс недоступен, и альтернативные графики движения могут привести к изменению маршрута в нерабочее время, чрезмерно длительной поездке или к дополнительным расходам, которые могут компенсировать экономию на транспортировке (необходимо предоставить подтверждающие документы).

Ни при каких обстоятельствах не допускается оплата путевых расходов бизнес-классом или первым классом на счет спонсируемого проекта. Расходы, превышающие базовые наименее дорогие неограниченные возможности проживания, должны быть за счет университетской школы или факультета, на который возложена поездка.

Когда федеральные средства используются для зарубежных поездок, билеты необходимо приобретать в соответствии с Законом о полетах Америки / Соглашением об открытом небе. Этот закон предусматривает, что билеты должны быть приобретены для авиаперелетов по адресу:

.
  • A U.Авиаперевозчик под флагом S. или
  • Иностранный перевозчик, действующий в соответствии с соглашением о код-шеринге авиаперевозчика под флагом США, и билеты или документация для электронных билетов идентифицируют идентификационный код авиаперевозчика под флагом США и номер рейса.

Такие перевозчики должны использоваться, если путешественник не может документально подтвердить, что такие перевозчики были «недоступны», поскольку доступность определяется федеральными правилами. Подтверждение недоступности должно быть зарегистрировано в Департаменте контрактов и грантов до покупки.

Не все спонсоры принимают соглашение об открытом небе; перед бронированием любых неамериканских перевозчиков уточните условия и положения в Департаменте контрактов и грантов.

Путешествие по железной дороге

Университет оплатит проезд эконом-классом на официальные поездки в университет. Использование рельсов бизнес-класса разрешено на неограниченных счетах, когда использование бизнес-класса необходимо для обеспечения бронирования места (например, Amtrak).

Вертолетная служба

Использование вертолетов между Лос-Анджелесом и офисами университета на острове Каталина разрешается с предварительного письменного разрешения старшего коммерческого директора.

Использование любых других вертолетных услуг разрешено только:

  • В экстренных случаях;
  • Когда это единственный вид транспорта; или
  • С предварительного письменного одобрения президента или соответствующего старшего вице-президента.

Частный самолет

Использование частных или арендованных самолетов для университетской деятельности запрещено, если только это не одобрено президентом или соответствующим старшим вице-президентом.

Транспортные средства

Личный транспорт

Автомобиль, находящийся в частной собственности, может использоваться для университетской деятельности, если это наиболее подходящий вид транспорта, например, для поездок по городу.Использование личного автомобиля не может быть использовано для длительных поездок, которые приводят к более высокой общей стоимости (пробег + питание + проживание) для университета, чем перелет в экономическом классе туда и обратно.

Физическим лицам будут возмещены расходы по текущему тарифу Налогового управления США (IRS). Возмещение личного пробега покрывает все расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства, включая обслуживание, техническое обслуживание, страховку, амортизацию и бензин.

Прокат автомобилей

Университет возместит путешественникам стоимость аренды автомобиля, а также связанные с этим расходы на аренду автомобиля (например,г., бензин). Аренда или покупка микроавтобусов и внедорожников, вмещающих более десяти пассажиров, строго запрещены.

Соблюдение правил вождения автотранспортных средств

Лица, использующие частные или арендованные автомобили для поездок по университетским делам, должны соблюдать применимые законы о вождении транспортных средств в регионе, в котором они находятся.

Нарушение правил дорожного движения, приводящее к наложению штрафов, например, помимо прочего, штрафы за движение или парковку, является личной ответственностью путешественника, и любые связанные с этим расходы не подлежат возмещению, независимо от того, были ли расходы понесены в частном или арендованном автомобиле .

Питание

Если командировка в университет включает, по крайней мере, одну ночь проживания, расходы на питание и проживание следует сообщать одним из следующих четырех методов:

  • Метод A (предпочтительный) - фактические расходы на проживание и питание
  • Метод B - суточные на проживание и питание (внутренние) или суточные на питание (международные)
  • Метод C - суточное проживание и суточное питание (домашнее)
  • Метод D - суточное проживание и суточное питание (международное)

Выбранный метод должен использоваться на протяжении всей поездки.

Запросы на оплату проживания и питания, превышающие максимально допустимую сумму, требуют одобрения декана или вице-президента.

Все четыре метода разрешены для спонсируемых проектов. Тем не менее, путешественники по спонсируемому проекту должны ознакомиться с условиями спонсируемого проекта, чтобы определить, требуются ли специальные ставки (например, государственные награды иногда требуют использования государственных суточных). Путешественники имеют право требовать возмещения расходов, суточных или суточных, начиная с даты отъезда и включая дату возвращения.

Обоснование командировочных расходов

Неограниченные счета

Университет требует, чтобы квитанции использовались для обоснования командировочных расходов, когда единичные расходы составляют 75 долларов или более, а также для всех операций с отелями. Квитанции не требуются для следующего:

  • единовременные расходы менее 75 долларов США
  • на блюда местной или интернациональной кухни при подаче заявки на метод B
  • на питание и проживание при подаче заявки на метод C
  • на питание и проживание при подаче заявки на Способ D

Транспортные и вспомогательные расходы должны указываться отдельно и не считаются частью расходов на проживание и питание путешественника, независимо от используемого метода.

Счета спонсируемых проектов

Квитанции требуются на все суммы, если они имеются в продаже.

Отсутствующие квитанции

Если требуется квитанция, которую невозможно получить или она утеряна, лицо, понесшее расходы, должно заполнить Декларацию о пропавшей квитанции. Подробная информация об этом процессе доступна на странице квитанций веб-сайта Business Services.

Страхование

Автомобиль

Водители, использующие свои личные автомобили для деловых поездок в университет, должны иметь собственное комплексное автострахование / страховку на случай столкновения в установленном законом минимальном размере, требуемом законодательством региона, в котором они управляют.Физическим лицам будет возмещена стоимость использования их личных транспортных средств по университетской ставке миль, которая должна включать стоимость страховки.

Университет требует, чтобы была приобретена дополнительная страховка ответственности на сумму 1 миллион долларов при транспортировке студентов на арендованном автомобиле, вмещающем более семи человек (один водитель + шесть пассажиров). Эта политика применяется ко всем видам аренды микроавтобусов и внедорожников, включая аренду автомобилей через контрактные компании по аренде автомобилей.Такое дополнительное страхование ответственности будет оплачено или возмещено USC.

Для сотрудников USC, занимающихся университетским бизнесом, в университете действует полис самострахования, покрывающий аренду автомобилей в пятидесяти штатах США и округе Колумбия. Франшиза может применяться в соответствии с процедурами, установленными Службой управления рисками. Полис самострахования USC покрывает только арендную плату сотрудников.

Сотрудникам не следует приобретать LDW / CDW (которая покрывает любой ущерб арендованному автомобилю) или страховку ответственности (которая покрывает телесные повреждения и материальный ущерб за пределами арендованного транспортного средства) для автомобилей, арендованных для внутреннего бизнеса, даже при использовании неконтрактной компании по прокату автомобилей .Однако сотрудники, зависящие от полиса самострахования университета, должны иметь страховой сертификат Risk Management.

USC не имеет самострахования при аренде за границу, включая аренду в Канаде. Кроме того, цены на аренду автомобилей по контракту не включают международное страхование. Таким образом, бизнес-путешественники USC, арендующие автомобили за пределами 50 штатов США и округа Колумбия, должны приобрести страховку, которая будет возмещена USC.

Заболевания, травмы или другие чрезвычайные ситуации

Перед отъездом путешественники USC должны иметь всю контактную информацию для экстренных случаев USC , а также быть знакомы с порядком действий университета в чрезвычайных ситуациях для деловых поездок.

Страхование путешествий

Поскольку университет предоставляет значительную страховку для путешественников, дополнительная туристическая страховка не будет оплачиваться или возмещаться университетом, за исключением случаев, когда дополнительное страховое покрытие было заранее одобрено Управлением рисками или Службой управления поездками и корпоративными картами.

Утерянный или украденный багаж

Деловые путешественники из университетов, чей багаж утерян или украден, должны возместить стоимость утерянного багажа и содержимого багажа либо через поставщика услуг, ответственного за потерю (например, авиакомпанию), либо через Visa, если билет (авиакомпания, железная дорога и т. Д.) ) был приобретен либо по туристической карте, либо по заказу на покупку.

Когда все меры по возмещению затрат от поставщиков и / или Visa исчерпаны, университет возмещает путешественнику потерянные вещи с одобрения старшего коммерческого директора.

Обратите внимание, что страховой полис университета покрывает претензии, связанные с кражей, если сумма превышает 25 000 долларов США (по каждому случаю), и по убыткам, если сумма ущерба превышает 5000 долларов США (по факту). С Управлением рисками следует обращаться только в том случае, если потери украденного или потерянного багажа превышают указанные пороговые значения.

Прочие ограничения на командировочные расходы

Ниже приведены примеры, не являющиеся исчерпывающим списком, различных командировочных расходов, не разрешенных за счет средств университета, поскольку они не считаются необходимыми расходами, понесенными непосредственно в результате выполнения сотрудниками служебных обязанностей или деятельности университета:

  • Одежда и аксессуары
  • Путешествие с компаньоном - исключения требуют предварительного письменного разрешения президента или соответствующего старшего вице-президента (если такое разрешение предоставлено, расходы будут считаться налогооблагаемой дополнительной льготой и будут отражены в W-2 сотрудника как доход)
  • Плата за программу для часто летающих пассажиров - расходы на участие в программе для часто летающих пассажиров не возмещаются университетом
  • Штрафы за просрочку платежа по туристической карте USC - если не может быть четко продемонстрировано, что университет виноват в обработке платежа, для всех запросов на просрочку платежа по карте Travel Card требуется одобрение декана или вице-президента.
  • Багаж - багаж, приобретенный для университетской поездки или мероприятия, не будет оплачен или возмещен университетом, за исключением багажа, необходимого для перевозки принадлежащих университету предметов, таких как материалы для выставки
  • Фильмы
  • Личная гигиена, такая как, помимо прочего, массаж, уход за волосами, маникюр и т. Д., которое может быть предпринято во время деловой поездки (или мероприятия) или во время подготовки к ней
  • Личная командировка в сочетании с командировкой в ​​университет - личная часть не будет оплачиваться или возмещаться университетом

Путешествие в страны с санкциями США

Все преподаватели и сотрудники USC должны связаться с офисом главного юрисконсульта для получения юридической проверки и одобрения, прежде чем участвовать в какой-либо деятельности, связанной с университетом, в странах, подпадающих под действие СШАсанкции федерального правительства, включая командировочные или другие операции. Ссылки на правительственные сайты с текущими предупреждениями о поездках можно найти на странице Duty of Care .

Участие в программе для постоянных путешественников

Разрешено участие в программах для часто летающих пассажиров или частых путешествий, связанных с поездками. Мили и баллы из таких программ могут быть сохранены человеком. Однако вознаграждения, полученные в отелях в результате группового бронирования, принадлежат университету и не могут быть удержаны отдельным лицом.Кроме того, университет не возмещает стоимость каких-либо баллов частых путешественников, использованных для командировок в университет.

Процедуры

Процедуры командировочных расходов можно найти на странице возмещения расходов на веб-сайте бизнес-услуг.

Ответственный офис

Деловые услуги

https://businessservices.usc.edu
(213) 740-2716

Выдан

Джеймс Стейтен
Старший вице-президент по финансам и главный финансовый директор

Полное руководство по корпоративной политике в отношении поездок для малого бизнеса

Для крупных корпораций характерна длинная, подробная корпоративная политика в отношении поездок, но как насчет малого бизнеса?

Может показаться, что малому бизнесу не нужны подробные инструкции по командировкам и управлению расходами, но конкретные и легкодоступные правила в отношении командировок могут действительно принести пользу компаниям во многих отношениях.Политика в отношении путешествий может не только помочь вам сократить командировочные расходы, но и придать вашим деловым путешественникам больше уверенности и ясности при бронировании поездок.

Может показаться сложным создание корпоративной политики в отношении поездок с нуля, но мы здесь, чтобы помочь!

Что такое корпоративная политика в отношении поездок?

Успешная корпоративная политика в отношении командировок поддерживает все аспекты вашей программы командировок, от планирования и бронирования поездок до поддержки на дороге, регистрации и возмещения командировочных расходов, а также сбора данных, которые облегчают составление бюджета и бизнес-планирование.

Хорошо продуманная корпоративная политика в отношении командировок и расходов - это инвестиция в рост бизнеса, более гибкое управление финансами и улучшение отношений с сотрудниками ... если она основана на передовом опыте.

Когда вы разрабатываете политику в отношении командировок, охватывающую все аспекты корпоративных поездок, вы показываете своим сотрудникам, что вы заботитесь о них и их опыте командировки.

Вы также даете им инструкции, которые облегчат их жизнь, и процесс, позволяющий быстрее возместить их командировочные и непредвиденные расходы.А кто не хочет быстрее возвращать деньги?

Почему малому бизнесу нужна корпоративная политика в отношении поездок?

Даже если ваша компания мало путешествует, чем раньше вы начнете разрабатывать политику в отношении командировок и расходов, тем лучше вы окажетесь.

Почему? Потому что, если вы сможете вовлечь своих деловых путешественников в свою программу путешествий на раннем этапе, вы повысите соответствие и в конечном итоге сэкономите деньги своей компании.

Но это еще не все.Политика корпоративных поездок для малого бизнеса дает массу преимуществ.

  • Малый бизнес превращается в средний и крупный бизнес, и если у вас уже есть корпоративная политика в отношении командировок, новые сотрудники будут знать о вашей политике в отношении поездок, поэтому вам не нужно будет беспокоиться об обратном пути, когда у вас много путешественников привыкли бронировать, как хотят.
  • Бронирование билетов будет выполняться намного быстрее, и вы не будете тратить время на то, чтобы решать, одобрить ли конкретный рейс или отель.
  • Сотрудники будут бронировать все в одном и том же месте в инструменте, где бы вы ни указали в политике командировок. Это исключает ненужные (т. Е. Не соответствующие политике) расходы и расходы, которые фактически не подлежат возмещению.
  • Прогнозирование командировочных расходов становится намного проще, если ваша программа командировок организована в рамках политики, имеющей четкие руководящие принципы.

Все это отлично подходит для финансовой команды, но почему ваши путешественники должны заботиться о них?

Многим компаниям, у которых нет управляемой программы путешествий, трудно убедить путешественников отказаться от бронирования напрямую у авиакомпаний и бизнес-отелей.

Им нравятся их знакомые стратегии бронирования, и они не хотят менять свои привычки.

Но формализованная корпоративная политика в отношении командировок на самом деле приносит пользу вашим сотрудникам так же, как и вашей финансовой команде.

  • Вы можете предоставить своим сотрудникам доступ к корпоративной карте и не беспокоиться о том, что они перерасходят. Это избавит их от необходимости ежемесячно заполнять отчеты о командировочных расходах. (Это бонус и для вас!)
  • Путешественники могут иметь независимость и бронировать все, что им подходит, в рамках политики в отношении поездок.Им не нужно проходить долгий процесс утверждения.
  • Если вы развернете программное обеспечение для управления корпоративными поездками вместе со своей политикой в ​​отношении поездок, ваши путешественники смогут увидеть все варианты в одном месте и им не придется рыскать по Интернету в поисках лучшего предложения.

Малые предприятия обычно более жестко контролируют бюджеты и расходы всей компании.

При внедрении официальной политики командировок вы можете сократить расходы там, где их необходимо сократить, и убедитесь, что ваши сотрудники бронируют билеты в рамках вашего прогнозируемого бюджета командировок.Затраты на командировки обычно являются вторыми по величине расходами для компании после только заработной платы. Представьте, как здорово было бы тратить меньше денег на командировочные расходы и иметь более организованный и формализованный процесс.

Но как вы туда попали?

Как составить эффективную корпоративную политику в отношении поездок

Когда вы начинаете составлять политику в отношении поездок, есть много информации, которую нужно проанализировать и оценить. Делайте это шаг за шагом, чтобы не перегружать себя.

1. Спросите около

Поговорите с сотрудниками, которые сейчас чаще всего путешествуют. Узнайте, что им нравится в текущем процессе, а что нет.

«Ключевое» для тех, кто часто путешествует, может отличаться от того, что является наиболее важным с точки зрения менеджмента. Их мнение гарантирует, что ваша политика в отношении поездок будет актуальной и практичной. Ваша команда с гораздо большей вероятностью последует за ним.

2. Включите все важные элементы

  • Транспорт: параметры авиаперелетов, арендованных автомобилей, поездов и всего остального, что могут использовать ваши путешественники.
  • Жилье: Убедитесь, что они понимают, сколько им тратить на отели за ночь и могут ли они забронировать Airbnb для деловых поездок.
  • Еда: некоторые компании выплачивают суточные в соответствии с государственными постановлениями, другие действуют более гибко. Определите, каковы правила вашей компании.
  • Непредвиденные расходы: в дороге возникает много вещей. Может быть, в отеле, в котором кто-то остановился, нет Wi-Fi. Может, им нужно дать таксисту чаевые. В отношении этих вещей сложнее установить руководящие принципы, поэтому обязательно включите примеры утвержденных непредвиденных расходов, а также вещей, которые не будут одобрены.И затем поверьте, что ваши путешественники последуют этим примерам и примут наилучшее возможное решение.
  • Международные перелеты: Международные рейсы могут быть долгими, поэтому установите правила, когда путешественник может повысить класс обслуживания. Может, на рейсах более 6 часов они смогут летать премиум-экономом? Ваши путешественники часто летают в Азию? Если да, вы можете захотеть, чтобы они заказали бизнес-класс или первый класс, чтобы они могли спать в самолете.
  • Рекомендации по возмещению: через какое время после поездки они получат возмещение? Ваши сотрудники хотят вернуть свои деньги как можно скорее, поэтому заранее сформулируйте их ожидания.
  • Время: Насколько заранее следует договориться о поездке? Общее правило в путешествиях: чем раньше вы бронируете билет, тем лучше.
  • Кто бронирует поездки: некоторые компании заказывают поездки одним человеком для всех, в то время как другие предпочитают, чтобы путешественники бронировали билеты для себя. Убедитесь, что руководящие принципы по этому поводу ясны в вашей политике.
  • Обязанность по уходу: вы обязаны знать, где они находятся в любое время в случае возникновения чрезвычайной ситуации, перед своими путешественниками. Убедитесь, что ваша политика в отношении поездок объясняет им, как получить разрешение на конкретную поездку.Это также предупредит вас о том, когда они путешествуют, чтобы вы могли выполнять свои обязанности по уходу.

Каждая организация индивидуальна, поэтому важная информация для ваших путешественников не будет такой же, как для другой компании.

Частота, географический диапазон и причины командировок ваших сотрудников будут влиять на то, что следует выделить в вашей политике в отношении командировок. В любом случае сосредоточьтесь на элементах политики, которые чаще всего затрагивают большинство ваших деловых путешественников.

3.Хит основные моменты

Ваша корпоративная политика в отношении командировок должна быть краткой и ясной.

Представление ключевых элементов в виде маркированного списка упростит чтение отдельного листа. Хотя некоторые люди могут быть более склонны подчиняться, если понимают, почему ваша политика стоит, вы можете объяснить все это в полной версии, которую вы публикуете в Интернете.

Для одностраничного просмотра просто скажите: «По возможности пользуйтесь беспосадочными рейсами, если только рейс с остановками не стоит на 150 долларов меньше, чем самый дешевый вариант без пересадок.«

4. Используйте цифровой инструмент, чтобы упростить соблюдение требований

Путешественники высоко оценят корпоративную политику в отношении поездок. Но когда все в пути, мобильное / настольное приложение, такое как Lola.com, еще больше упрощает процесс для путешественников, а также для менеджеров по поездкам, финансовых специалистов и других внутренних отделов.

Все на одной странице. С инструкциями вашей компании, загруженными в платформу, сотрудники могут легко искать авиабилеты или отели, которые подходят им, а также компании, и они могут легко управлять квитанциями на возмещение расходов.

5. Упростите поиск политики в отношении поездок

Если вы не можете внедрить программное обеспечение для управления корпоративными командировками, обязательно разместите полную корпоративную политику в отношении командировок так, чтобы сотрудники могли легко получить к ней доступ.

Убедитесь, что все знают, где его найти, и разбейте его на разделы, по которым можно быстро перемещаться. Составьте оглавление, чтобы путешественники не тратили кучу дополнительного времени на чтение страниц информации в поисках ответа на один конкретный вопрос.

6. Продвигайте свою корпоративную политику в отношении поездок

Потребуется некоторое время подумать, чтобы создать политику, отвечающую потребностям как руководства, так и путешественников. Вы можете быть уверены, что ваши усилия будут оценены, как только станет известно. Проведите вечеринку по случаю открытия или найдите другой забавный способ объявить о существовании вашей корпоративной политики в отношении поездок и передать копию всем в руки. (Не забудьте поблагодарить людей, которые внесли свой вклад.)

Как узнать, пора ли внедрять корпоративную политику в отношении поездок?

Хотя универсального знака, говорящего о том, что пора внедрять политику в отношении командировок, не существует, определенно есть индикаторы, которые подтолкнут вас к принятию формализованной политики в отношении командировок и расходов.

  • У вас есть дополнительные люди, путешествующие каждый месяц на срок более 3 месяцев.
    Это не случайность, это закономерность. По мере того, как все больше и больше сотрудников начинают путешествовать, справляться с расходами на командировки становится все труднее. Если количество путешественников растет три месяца подряд, пора приступить к внедрению корпоративной политики в отношении командировок.
  • Вы постоянно получаете отчеты о расходах через несколько недель после наступления срока их оплаты. Когда отчеты о расходах сдаются с опозданием на 2 месяца, на серверной части требуется много работы, чтобы согласовать разницу в расходах.По сути, вы сообщили о неверных расходах на командировки, что нехорошо. Если это продолжает происходить с вами, разработайте политику в отношении поездок. Чем больше рекомендаций, тем лучше. Если сотрудники не могут вовремя получить вам свои квитанции, они не получат возмещения.
  • Сотрудники все время спрашивают вас, что им разрешено бронировать. Очевидно, у вас возникнут проблемы, если много времени тратится на утверждение бюджетов командировок для различных поездок. Если у сотрудников есть политика, которой нужно следовать, им не нужно будет приставать к вам каждый раз, когда возникает возможная поездка.
  • Кто-то несколько раз забронировал до смехотворно дорогой рейс или гостиницу.
    Всегда есть «последняя капля». Если у вас есть сотрудник, который постоянно выполняет заказы, выходящие за рамки комфортного бюджета вашей компании, вам необходимо немедленно остановить это. Соблюдение правил - огромное преимущество формализованной программы. Вы можете сразу заметить все, что выходит за рамки бюджета, и сразу отменить это. И помните, что это также входит в политику вашей компании в области управления персоналом.Путешествие принадлежит не только финансовой команде. Заручитесь поддержкой отдела кадров, чтобы ваши сотрудники неукоснительно соблюдали правила.
  • Отчетность о командировочных расходах превратилось в половину вашей работы (или даже больше!)
    Если ваша основная обязанность - бронирование и / или управление корпоративными поездками, вам не следует тратить на это половину своего времени. Политика корпоративных поездок может снять с вас большую часть этого бремени, поэтому у вас будет время сосредоточиться на других обязанностях.

Заключение

Может показаться сложным создание корпоративной политики в отношении поездок для малого бизнеса с нуля, но, как видите, это стоит времени и усилий, которые вы вложили в это.Упростить управление командировками и расходами - огромная задача, но как только у вас появятся эти руководящие принципы, вы можете рассчитывать на более строгое соблюдение правил, сокращение командировочных расходов и более счастливые командировочные сотрудники!

Как составить эффективную корпоративную политику в отношении поездок

Составление эффективной политики компании в отношении поездок, которая призвана помочь бизнес-путешественникам компании соблюдать ее процедуры бронирования и возмещения расходов, - непростая задача.

Ваш настраиваемый шаблон политики в отношении поездок

Как говорит нам Сюзанна Волко, советник по роскошным путешествиям и консультант Arden Road Travel, которая имеет более чем 20-летний опыт работы в сфере управления поездками и финансами, «написать политику T&E легко, если вы скажете:« Вы можете делать только это и никогда не делать этого ». , 'но мы все знаем, что путешествия никогда не бывают однозначными: есть оттенки серого (отмененные рейсы, улучшенные автомобили, отели и дорогая еда.Эти оттенки серого, как метко их описывает Волько, могут заставить некоторые компании задуматься, стоит ли затраченных усилий на создание политики в отношении путешествий.

На самом деле это еще одна причина для создания политик. Ваша компания не сможет контролировать дополнительные расходы на модернизированный автомобиль, если она не установила правила относительно типов автомобилей, которые сотрудники могут арендовать!

В то время как у многих крупных компаний есть корпоративные правила в отношении поездок, у более мелких компаний часто нет. Тем не менее, даже если у вас есть собственная компания из трех человек, а сотрудники ездят только два раза в год, вам следует подумать о создании политики.

причин, по которым вы должны создать политику в отношении поездок

Egencia, бренд корпоративного туризма, входящий в группу Expedia, провел в 2016 году глобальный опрос деловых путешественников с акцентом на политику компании в отношении поездок. Неудивительно, что исследование показало, что только 38% деловых путешественников удовлетворены политикой путешествий своей компании.

Что это значит для компаний? Путешественники, скорее всего, забронируют номер вне установленных правил, что будет стоить компании больше денег, или путешественники, по крайней мере, будут недовольны своим опытом деловых поездок, что может отразиться на их работе в компании, на встрече с клиентами или в их готовность остаться наемным работником.Важно создать корпоративную политику в отношении командировок, которой не только легко следовать и которая помогает компании контролировать расходы, но также учитывает потребности сотрудников.

Политика компании в отношении поездок дает множество преимуществ. Эффективная корпоративная политика в отношении командировок

  • Организует процесс бронирования поездок
  • Упрощает процедуру возмещения расходов путешественникам
  • Обеспечивает большую экономию (четкая политика + счастливые путешественники = более строгое соблюдение правил = экономия)
  • Помогает вашей компании избежать мошенничества
  • Защищает сотрудников с помощью четко изложенных процедур безопасности
Политика

в отношении путешествий может незначительно отличаться в зависимости от целей компании, практики поездок и культуры; однако мы собрали несколько практических советов, которые помогут компаниям любого размера разработать эффективную политику в отношении деловых поездок.


Что нужно сделать перед созданием корпоративных правил путешествия


Прежде чем вы даже подумаете о том, чтобы начать писать политику в отношении командировок, вам нужно будет найти поставщиков, которых вы предпочитаете, понять текущую практику поездок и установить цели.

1. Договаривайтесь о скидках на поездки, учитывая гибкость путешественников2. Проанализировать текущую практику организации поездок 3. Установите цели для своей политики в отношении поездок

Данные ясны. Сотрудникам нужно больше возможностей - больше гибкости - в процессе бронирования.Итак, прежде чем писать свою политику в отношении поездок, договаривайтесь о любых скидках на поездки с учетом этой концепции. Например, Натан Брукс, директор по обслуживанию клиентов в Egencia, предлагает «заключать контракты с ключевыми отелями в крупных городах, а не подписывать сделки в масштабах всей сети». Прежде чем вы сообщите сотрудникам в своей политике путешествий, что они должны бронировать номер с одним конкретным поставщика, подумайте о том, как предоставить им как можно больше возможностей, при этом обеспечивая экономию компании за счет договорных скидок.

Один из лучших способов создать успешную политику - сначала понять текущую практику в вашей компании.Найдите время, чтобы составить карту, как сейчас покупают путешествия в вашей компании, и соберите как можно больше данных о методах работы с путешественниками. Как часто ваши путешественники бронируют билеты заранее? Когда они бронируют авиабилеты бизнес-класса и когда вообще бронируют ли они это? Используйте данные, чтобы понять предпочтения путешественников (еще лучше - спросите сотрудников об их предпочтениях), и используйте эту информацию, чтобы помочь вам составить политику, которая находит баланс между потребностями путешественников и сбережениями компании.

Когда вам поручают составить корпоративные инструкции по организации поездок, последнее, что вы, вероятно, захотите сделать, - это больше писать, но потратить некоторое время на то, чтобы перечислить свои цели для этих политик, и поработать с другими участниками компании над этими целями, может оказаться полезным.Ваша главная задача - помочь путешественникам забронировать поездку? Это безопасность? Вместо этого вас больше всего беспокоит, что сотрудники тратят деньги на предметы, которые не подлежат возмещению? Используйте эти приоритеты, чтобы помочь вам структурировать политику. Например, если компания больше всего обеспокоена невозмещаемыми товарами, разместите список невозмещаемых товаров на первой или около того странице полиса, чтобы его было трудно пропустить.


Пункты корпоративной политики в отношении поездок


Загрузите настраиваемый шаблон политики в отношении командировок здесь Существует множество переменных, которые могут повлиять на принятие решений о правилах командировок компании.Если вы являетесь человеком, которому поручено написать политику, вы можете оказаться втянутым в настоящий акт жонглирования, поскольку вы должны уравновесить потребности сотрудников с потребностями компании. Люди из отдела кадров, операций и финансов будут иметь свое мнение о правильных подходах. Хотя мы не можем порекомендовать именно тот подход, который подходит вашей компании, есть определенные пункты, которые должна охватывать каждая политика:

1. Категории расходов

Категории расходов, которые вы возместите путешественникам (или которые вы разрешите им бронировать с помощью мобильного инструмента бронирования или карты компании), будут составлять основную часть ваших полисов.Вы должны перечислить все пункты путешествия и развлечений (T&E), которые компания готова покрыть, а также любые ограничения или рекомендации по бронированию в этих категориях. Практически по всем категориям путешественникам нужно указать:

      • любые предпочтительные поставщики (авиакомпании, гостиничные сети, поставщики прокатных автомобилей), через которых они должны бронировать.
      • требование компании о предварительном бронировании . Многие компании требуют, чтобы сотрудники бронировали отели и авиабилеты как минимум за две недели.
      • веб-сайт , инструмент мобильного бронирования и / или TMC , который путешественник должен использовать для поиска поездок, и если использование технологии или TMC является обязательным или необязательным.
      • процесс платежа . Существуют ли определенные категории, для которых сотрудники должны использовать карту компании, а не личную карту? Все ли бронирования выполняются через мобильный инструмент бронирования?

Помимо перечисленных выше общих статей, вам нужно будет решить множество других вопросов, относящихся к каждой категории расходов.Вот наши советы для каждой категории:

АвиабилетыЖильеНаземный транспортАренда автомобилейЗамещениеКлиентские расходы на развлечения (питание, мероприятия)

Скорее всего, вы захотите начать с заявления, побуждающего путешественников бронировать билеты ответственно и по доступной цене. Вот что нам нравится от Общества управления человеческими ресурсами: «Ожидается, что путешественники получат самые низкие из доступных авиабилетов, которые в разумных пределах соответствуют потребностям деловых поездок». Конечно, слово «разумно» может толковаться путешественниками вольно, поэтому вам стоит сформулировать дополнительные правила.

Обязательно:

  • Укажите класс обслуживания. Вы захотите указать, при каких обстоятельствах (если таковые имеются) путешественник может забронировать билет первым классом, а не эконом-классом. Например, вы можете предложить эту роскошь для полетов продолжительностью более определенного количества часов и / или для руководителей высокого уровня.
  • Укажите, если у сотрудников есть собственные баллы для часто летающих пассажиров, или если компания сохраняет их для получения скидок.
  • Обязательно укажите любые расходы, которые будут нести путешественники, такие как сборы за дополнительный багаж или сборы за отмену бронирования.
Чтобы помочь вам контролировать расходы на проживание, вы можете рассмотреть возможность предоставления сотрудникам средней стоимости номера в популярных местах назначения компании и попросить их оставаться в пределах этого диапазона.

Также обязательно:

  • Определите тип помещения. Большинство компаний требуют, чтобы сотрудники бронировали стандартные номера, и требуют, чтобы повышение класса обслуживания принималось только в том случае, если компания не несет дополнительных затрат. Имейте в виду, что некоторые стандартные номера стоят дороже, если из них открывается вид на океан или другое преимущество.
  • Обозначьте дополнительные связанные расходы, которые будут покрываться. Определите, будет ли компания платить за мини-бар, Wi-Fi и т. Д.
Попросите сотрудников руководствоваться здравым смыслом при выборе вариантов наземного транспорта.

Другие подсказки:

  • Подумайте, разрешаете ли вы приложения для вызова пассажиров, такие как Uber и Lyft. Сообщите путешественникам об этом в своей политике и укажите подробности, например, не следует ли им использовать эти приложения во время повышения цен.
  • Всегда просите квитанции с датами.
  • Вы можете попросить сотрудников пользоваться общественным транспортом, когда это удобно.
Бронирование по самой низкой логической ставке должно применяться ко всем категориям расходов, но это особенно хорошее напоминание при аренде автомобилей, поскольку расходы могут значительно различаться в зависимости от типа автомобиля.

Вы хотите:

  • Укажите размер или тип разрешенного автомобиля. Иногда спецификации связаны с тем, сколько деловых путешественников путешествуют вместе.
  • Сообщите путешественникам, если вы требуете от них приобретения страховки при аренде автомобиля.
  • 3. Рассмотрите возможность использования личных автомобилей. Возможно, вам потребуется дать путешественникам инструкции по использованию собственных автомобилей, особенно если компания путешествует по делам в основном по стране.
Некоторые компании довольно четко формулируют свою политику в отношении питания. Они могут заявить, что не возмещают расходы на питание в течение любого времени после приземления обратного рейса пассажира. Такие правила могут показаться путешественникам слишком строгими, но они явно сэкономят деньги компании.Итак, решение часто сводится к пониманию корпоративной культуры.

Большинство политик включают следующее:

  • Требование, чтобы работник оставался в пределах допустимых суточных. Управление общих служб США теперь предлагает полезный инструмент суточных для расчета командировочных.
  • Справка об алкоголе. Некоторые компании возмещают алкоголь только тогда, когда в еде участвует клиент.
Деловой обед определяется в большинстве политик как прием пищи, во время которого деловой разговор происходит непосредственно перед, во время или сразу после еды.Очень важно напоминать сотрудникам, что их покупки должны быть разумными и целесообразными, поскольку эти расходы могут быстро выйти из-под контроля. Мероприятия также могут стоить больших денег и, вероятно, потребуют предварительного одобрения.

Полезные стратегии для рассмотрения:

  • Укажите, что самый старший из присутствующих сотрудников компании должен запросить возмещение.
  • Установите лимиты или диапазоны расходов. Если сотрудники выходят за определенный диапазон, их запрос на возмещение может быть направлен к кому-то более высокому, чем обычно утверждающий.
  • Фактор чаевых. Большинство компаний покрывают чаевые, но некоторые заявляют, что они не покрывают более 20%

2. Невозврат

В хорошей туристической политике компаний четко указано, за какие товары компания не возмещает расходы. Вот некоторые общие предметы, которые часто не покрывают компенсацию, включают:

      • Уход за детьми
      • Химчистка
      • Фильмы в номере
      • Сборы за смену авиакомпании
      • Парковочные талоны
      • Повышение класса предпочтительного места авиакомпании
      • Советы персонала отеля
      • Туалетные принадлежности или одежда, купленные во время путешествия
      • Интернат для домашних животных

Некоторые из этих статей могут быть указаны в категориях расходов, но для удобства путешественников полезно иметь полный список в виде отдельного раздела в отчете о расходах.

3. Отчетность о расходах и процесс возмещения расходов

В то время как некоторые компании предпочитают объяснять отчеты о расходах для каждой категории расходов в своей политике командировок, другие предлагают отдельный раздел, описывающий процесс отчетности по расходам. Независимо от того, какой подход вы выберете, есть некоторые общие вопросы, которые необходимо решить, и даже несмотря на то, что процесс отчетности о расходах сильно различается в разных компаниях - от бумажных форм до высокотехнологичных мобильных решений по тестированию и оценке, - ваша политика, вероятно, все равно должна будет решать следующие вопросы:

      • Какая документация (бланки, квитанции) необходима компании для возмещения расходов путешественнику?
      • В какие сроки путешественник должен подавать отчеты о расходах после поездки?
      • Как скоро сотруднику будет выплачена компенсация после подачи заявки?
      • Что произойдет, если сотрудники не соблюдают политики?
      • Требуется ли предварительное одобрение для любых категорий расходов?
      • Кто утверждает заявки на поездки или отчеты о расходах и какова их контактная информация?

К сожалению, некоторые бизнес-путешественники иногда искажают правду в отчетах о расходах.Фактически, опрос более 1000 деловых путешественников, проведенный компанией Chrome River в феврале 2016 года, показал, что мошенничество с отчетностью о расходах обходится американским компаниям более чем в 2,8 миллиарда долларов в год. Один из способов уменьшить количество случаев мошенничества с отчетами о расходах - это подробно изложить правила отчетности о расходах вашей политики в отношении командировок. При запросе подтверждения оплаты вам может потребоваться конкретная информация. Например, в Chron.com рекомендуется, чтобы компании «указывали, должны ли сотрудники представлять квитанции вместо выписок по кредитной карте для возмещения расходов» при запросе возмещения расходов на жилье.В выписке по кредитной карте может быть отражен только счет отеля полностью, в то время как в счете за номер будут указаны расходы на аренду фильмов и мини-бар, которые могут не быть оплачены компанией.

Обратите внимание, что многие компании устанавливают цену, по которой требуются квитанции, особенно на питание. Если заказ на питание находится в пределах суточных, многие не требуют квитанции. Это немного облегчает жизнь менеджерам по путешествиям / бухгалтерам.

4. Информация по технике безопасности

Важной целью политики деловых поездок любой компании должна быть защита безопасности сотрудников.Тем не менее, как показало исследование Egencia, безопасность и обязанности намного ниже политики, связанной с затратами, с точки зрения их частоты в корпоративной политике. Важно описать все процедуры безопасности во время поездок в ваших правилах, чтобы помочь вам выполнить обязанности вашей компании по обеспечению осторожности. Вы можете рассмотреть

  • Требование от путешественников указывать свои маршруты, чтобы вы всегда знали, где они будут находиться.
  • просят путешественников оставить вам номер телефона отеля.
  • предоставляет контактную информацию и ресурсы для путешественников в случае различных типов чрезвычайных ситуаций.
  • описывает любую страховку, которую компания застраховывает для путешествий.

У некоторых TMC есть инструменты, позволяющие отслеживать путешественников во время их поездок. Согласно Buying Business Travel , большинство инструментов позволяют менеджерам по командировкам собирать данные о поездках и маршрутах, которые помогают найти путешественника в определенном городе или регионе, в отличие от использования GPS для постоянного отслеживания сотрудника.

Углубленное исследование, проведенное Carlson Wagonlit Travel в отношении политики в отношении поездок и соблюдения требований, показало, что 77% менеджеров по путешествиям говорят, что они не могут хорошо отслеживать путешественников в чрезвычайной ситуации, если они не используют назначенный канал бронирования.Более 1/3 путешественников не знают о связи между аварийным отслеживанием и бронированием через TMC. Основываясь на этих данных, если ваша компания использует такой инструмент, кажется важным напомнить путешественникам, что бронирование у предпочтительных поставщиков повышает их безопасность; рассказать путешественникам, как пользоваться инструментом; и устранять любые опасения по поводу конфиденциальности.


Советы профессионалов по вопросам политики в отношении поездок компании


Ваш настраиваемый шаблон политики в отношении поездок

Совместное использование экономики

Мы предлагаем вам учитывать шеринг-эконом при планировании своей политики в отношении поездок.В связи с ростом числа деловых путешественников, пользующихся услугами совместного пользования, такими как Airbnb и Uber, важно, чтобы путешественники знали, что вы думаете по этому поводу, независимо от того, согласны вы с их использованием или нет. Волко говорит: «Я считаю, что для экономики совместного потребления это огромный риск. Компания несет ответственность за заботу о компании, и, как менеджер по путешествиям, я не знаю, безопасен ли дом, квартира или другое место на Airbnb для наших сотрудников ». В статье Волько «10 причин, по которым Airbnb не подходит для деловых поездок» обсуждаются некоторые риски, связанные с разрешением сотрудникам использовать Airbnb, а наша серия из двух частей о включении экономики совместного использования в корпоративную политику в отношении поездок предлагает подробные стратегии включения экономики совместного использования. в политике путешествий.

Bleisure

также является важным фактором при составлении руководств по деловым поездкам. По мере того, как все больше путешественников добавляют дни к своим командировкам для проведения досуга, вашей компании будет неплохо установить правила, которые подготовят путешественников к выполнению их обязанностей, связанных с отдыхом. Wolko напоминает нам, что «вы можете сэкономить деньги компании, потратив день или два на личную поездку в командировку», например, когда перелет стоит меньше, если вы путешествуете в менее загруженный день.Ваша компания может рассмотреть вопрос о выделении личного времени, если это экономит деньги компании или когда ясно, когда заканчивается покрытие расходов компании и начинается покрывание путешественника.

Иерархия

Эксперты спорят о том, должна ли политика компании в отношении командировок быть иерархической (это означает, что к разным типам работников применяются разные правила). Некоторые утверждают, что не следует делать политику иерархической, потому что это порождает враждебность и труднее понять.В блоге Concur решения для управления командировками и расходами компания пишет: «Если продавец не может забронировать номер за 500 долларов, то и менеджер не сможет». Тем не менее, другие утверждают, что те, кто находится на более высоком уровне в компании, заслужили лояльность и в некоторых случаях заслуживают лучшего жилья или повышения класса обслуживания. Мы предлагаем вам изучить плюсы и минусы иерархии с участниками компании.


Рекомендации по составлению и организации политики в отношении поездок компании


Ваш настраиваемый шаблон политики в отношении поездок

Итак, у вас есть все необходимое: вы провели переговоры с поставщиками, проанализировали методы организации командировок и приняли ключевые решения в отношении рекомендаций по категориям расходов.Вы составили список предметов, не подлежащих возмещению, и подготовили информацию по технике безопасности. Остальное должно быть легко, правда?

Да и нет.

Эффективная политика компании в отношении командировок - это не только создание эффективных политик. Вы также должны хорошо их передать. Вот наши советы по составлению и организации вашего полиса:

1. Включите введение2. Сделайте организацию удобной для пользователей 3. Подберите свой тон к корпоративной культуре 4. Адаптируйте политики к инструменту корпоративного бронирования

Постарайтесь написать краткое введение в политику в отношении командировок, в котором дается обзор наиболее важных обязанностей сотрудника; цель политики; и важность следования политике.

Это ваш шанс сообщить самую важную информацию, чтобы сотрудники не могли сказать, что они ее упустили. Это также ваш шанс помочь сотрудникам понять, почему политика важна для благополучия компании и сотрудника.

Как сказал Том Уилкинсон, бывший президент TRW Travel & Expense Management и нынешний директор по обслуживанию поставщиков Concur, Business Travel News : «Вы зарабатываете поддержку в изменении политики, сообщая не только что, но и почему.Он предполагает, что такое утверждение, как «мы обязаны бронировать онлайн», практически «требует возражений», ЕСЛИ компания не объясняет решение как таковое: «потому что мы сэкономим время и деньги, защищая путешественников в дороге».

Таким образом, введение может стать эффективным подходом к соблюдению политики.

Вы помните, как в начале этой статьи мы предлагали вам установить цели для своей политики в отношении поездок, прежде чем ее создавать, и проанализировать данные о путешественниках? Пришло время использовать эти цели и данные для создания организационной стратегии политики.

Например, если ваша цель номер один - помочь путешественникам легко и эффективно бронировать поездку, организуйте политику в соответствии с вашими путешественниками. Является ли авиабилет наиболее часто бронируемой категорией путевых расходов? Перечислите это в первую очередь. Постарайтесь следовать инструкциям, которые путешественники будут выполнять при бронировании, начиная с бронирования и заканчивая отправкой документации о возмещении расходов.

Обязательно разбейте политику на короткие, удобные для пользователя разделы и рассмотрите легкое для понимания оглавление, которое поможет путешественникам сразу перейти к нужной информации.Подумайте также о способах использования изображений и дизайнерских стратегий, чтобы оживить политику.

Уилкинсон утверждает: «Если ваша политика не соответствует вашей культуре, путешественники не будут ей следовать, а менеджеры не будут ее применять». Это отличный совет, но, возможно, легче сказать, чем сделать. Один из способов убедиться, что ваша политика отражает культуру компании, - это, как предлагает Уилкинсон, прислушиваться к избирателям в компании. Когда вы пишете, помните об их предпочтениях. Если вы решите, что вам нужно обеспечить гибкость при бронировании, чтобы удовлетворить потребности избирателей, тогда ваш язык должен будет соответствовать.Давайте посмотрим на пример из политики в отношении поездок компании Seagate, компании, занимающейся решениями для хранения данных:

«Все сотрудники должны пользоваться услугами предпочитаемого нами поставщика».
Использование слова «должен» очень ясно (в отличие от «следует», которое может быть неправильно истолковано или неправильно использовано), а «использовать» - довольно формально. Поскольку здесь нет двусмысленности, компания, которая сосредоточена на экономии, предоставляемой поставщиками, найдет это утверждение очень полезным, но компания, которая хочет обеспечить гибкость и предложить более непринужденный тон, может вместо этого использовать такую ​​фразу, как «Мы ​​призываем сотрудников по возможности используйте наших предпочтительных поставщиков.”

Мы утверждали, что вам все равно нужны корпоративные правила в отношении поездок, даже если вы используете инструмент корпоративного бронирования. В конце концов, многие инструменты мобильного бронирования требуют, чтобы вы вводили свои правила, а вы не можете этого сделать, если их не существует. Политика по-прежнему будет использоваться для управления выбором, который вы делаете в мобильном инструменте, и вам нужно будет иметь правила в письменной форме на тот случай, если в инструменте мобильного бронирования нет параметров для определенных предпочтений или на случай, если путешественник захочет ознакомиться с политиками. .

Некоторые инструменты мобильного бронирования специализируются на политике командировок компании, что позволяет сотрудникам легко соблюдать их.Наш собственный продукт, Claire, позволяет компаниям или TMCS выбирать очень подробные правила, и как только они это делают, путешественники просто просматривают доступные бронирования, которые находятся в рамках политики. Вот политика отеля, которая позволяет пользователю выбирать такие элементы, как максимальная ставка за ночь или суточные, а также предпочитаемый тип номера.

Хотя у вас все равно должен быть полис, даже если вы используете новую технологию для бронирования или возмещения, обязательно изучите инструмент бронирования и выясните, какие элементы вы можете исключить.Например, хотя мы предложили сотрудникам отправить маршрут в целях безопасности, вы можете исключить это напоминание из своих правил, если мобильное приложение отслеживает путешественников или хранит маршруты.

Информирование сотрудников о политике компании в отношении поездок

Вы справились с задачей создать или обновить правила в отношении поездок вашей компании, но ваша работа еще не сделана! Если о политике никто не знает, то все эти усилия бессмысленны.

Исследование Egencia показало, что деловые путешественники предпочитают получать информацию о политике в интрасети компании, в инструменте бронирования или у организатора поездки, а не по электронной почте.Эта информация доказывает, что полезно разместить свою политику в отношении поездок во внутренней сети компании; для настройки правил в вашем мобильном инструменте бронирования; и обеспечить легкий доступ к этой информации для организаторов поездок. Тем не менее, мы думаем, что чем больше вы будете говорить, тем лучше. Несмотря на то, что только 13% участников опроса заявили, что электронная почта была их предпочтительным способом общения в рамках политики, для достижения этого процента стоит опубликовать информацию по электронной почте.

Загрузите настраиваемый шаблон политики в отношении поездок здесь

Соблюдение правил в отношении поездок

Последнее напоминание о создании эффективной политики в отношении поездок - думать о политике как о постоянно развивающемся документе.Потребности сотрудников изменятся; появятся новые технологии. Это, несомненно, повлияет на вашу политику, поэтому будьте открыты и обновляйте ее. По мере того, как технологии захватывают все больше аспектов вашей политики, тем короче и проще вы сможете хранить документ!

Также не забывайте о комфорте и безопасности сотрудников, обновляя правила. Если вы сосредоточитесь только на затратах, сотрудники могут не соблюдать политики. Фактически, исследование Egencia показало, что 54% ​​путешественников считают, что стоимость является наиболее важным фактором для их компании при бронировании путешествия.Эгенсия утверждает, что путешественники не желают «принимать политику, которая стоит им времени или комфорта или создает ненужные трудности, когда они находятся вдали от дома». Путешествие по делам может доставлять удовольствие, но также может вызывать стресс и одиночество. Помните об этом в процессе создания политики.

Дополнительные советы по соблюдению нормативных требований можно найти в нашей статье «Повысьте уровень соблюдения политики в отношении поездок вашей компании с помощью этих 5 стратегий».