Какие документы нужны для правильного оформления командировок?

С 8 января 2015 года перестали быть обязательными командировочное удостоверение, служебное задание, отчет о выполненной в командировке работе. По-прежнему нужно издавать решение (приказ, распоряжение) руководителя о направлении сотрудника в командировку.

Кроме того, с 8 августа 2015 года Постановлением № 771 отменена обязанность вести журналы учета работников, выбывающих в служебные командировки, и прибывших в организацию, в которую они командированы.

Помимо старых и знакомых есть и новые документы. Так, еще с 8 января можно для указания сроков нахождения в командировке, которая совершена на личном транспорте, использовать служебную записку с приложением подтверждающих документов. А с 8 августа этот документ можно применять и в случаях, когда сотрудник передвигался на служебном автомобиле или ездил по доверенности.

Как оформить приказ (решение, распоряжение)?

Форма приказа о направлении в командировку может быть как унифицированная № Т-9 (№ Т-9а), так и самостоятельно разработанная организацией. В случае использования формы №Т-9 встает вопрос о заполнении поля Основание _________.

Если организация продолжает использовать такой документ, как служебное задание, в поле Основание _________ можно указать номер и дату служебного задания.

Если служебное задание не оформляется, то в приказе можно указать другой документ, на основании которого работник направляется в командировку (например, служебную записку непосредственного руководителя о направлении в командировку и пр.)

Поле Основание _________ можно оставить незаполненным, если работодатель не оформляет никаких иных документов.

Можно ли продолжать использовать командировочное удостоверение?

В связи с изменениями, внесенными с 08.01.2015 в Постановление Правительства РФ от 13.10.2014 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», работодатели больше не должны оформлять такие документы как командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о проделанной в командировке работе. Однако при этом закон не устанавливает запрет на использование этих документов. Таким образом, работодатели были освобождены от обязательного оформления указанных документов, но не потеряли права на их использование.

Статья 252 НК РФ позволяет подтверждать расходы документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. К ним относятся, в том числе, приказ о командировке, проездные документы и др.

Возможность применения командировочного удостоверения может быть предусмотрена как в кадровых локальных нормативных актах организации (например, в Положении о командировках), так и в учетной политике организации. При этом форма командировочного удостоверения при необходимости может быть изменена или дополнена.

Как подтвердить фактический срок командировки?

Для выплаты суточных работнику необходимо определить продолжительность его командировки. В пункте 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (в ред. Постановления № 1595) указаны два способа определения фактических сроков командировки:

• на основании проездных документов;
• на основании служебной записки, если поездка осуществлялась на личном, служебном транспорте или автомобиле, используемом по доверенности.

Поэтому в случае использования автомобиля работник указывает даты в служебной записке, которую составляет по возвращении на работу. Даты, указанные в служебной записке, необходимо подтвердить с помощью путевых или маршрутных листов, кассовых чеков, счетов, квитанций и других документов, подтверждающих, что сотрудник ехал именно по этому маршруту. Отметим, что факт использования автомобиля необходимо закрепить в решении руководителя. Об этом также говорится в пункте 7 Постановления № 749.

Как определить срок командировки, если сотрудник добирался на попутке или пользовался услугами сторонней организации? Эти ситуации не упомянуты в пункте 7 Постановления № 749, тем не менее на практике они возможны. Четких правил здесь нет, но мы можем дать свои рекомендации.

Как и прежде, в 2015 году основанием для направления работника в командировку является соответствующий приказ руководителя организации, в котором указывается начальная и конечная даты командировки, включая время нахождения работника в пути.

Этот документ можно использовать в качестве подтверждения длительности командировки в совокупности с другими бумагами в зависимости от конкретной ситуации.

Услуги транспортной компании. Акт об оказании услуг (другой документ в соответствии с договором), служебная записка с подтверждающими документам.

Попутный транспорт. Служебная записка с подтверждающими документам.

Как заполнить авансовый отчет?

Форма авансового отчета утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. Порядок заполнения содержится в Указаниях по применению и заполнению форм, которые утверждены этим же постановлением. С 1 января 2013 года унифицированная форма авансового отчета не обязательна. Поэтому ее можно изменить по своему усмотрению. 

В соответствии с пунктом 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 фактические даты командировки подтверждаются проездными билетами, а в их отсутствии (поездка совершается на автомобиле) – служебной запиской с приложением документов, подтверждающих срок командировки (путевой лист, квитанции, чеки и пр.).

Следовательно, в авансовом отчете для подтверждения расхода суточных можно сослаться на билеты (рис. 1) или служебную записку (рис. 2), представленную сотрудником, в которой указаны даты командировки.

Рис. 1

Рис. 2

Как оформить командировку

Крупным компаниям необходимо отправлять своих сотрудников для переговоров и решения других вопросов в сторонние организации, расположенные в удаленных городах. Директору компании и руководителю структурного подразделения необходимо оформить документы на командировку . Сначала пишется задание, а потом оформляется заказ на командировку .

Вам понадобится

• документы предприятия, данные отправленного в командировку сотрудника, бумага А4, компьютер, ручка.

Инструкция

одна

Решение об отправке определенного сотрудника в командировку принимает первое лицо компании на основании меморандума руководителя структурного подразделения. В сервисном задании прописывается цель поездки.

2

На основании рабочего задания директор пишет приказ. В заголовке документа необходимо указать полное наименование организации в соответствии с учредительными документами или фамилию, имя и отчество физического лица для индивидуального предпринимателя.В середине листа формата А4 заглавными буквами печатается название документа. Приказу присваивается табельный номер и дата публикации, что соответствует дате принятия решения об отправке сотрудника в командировку .

3

После фразы «отправить в командировку » заполнить поля заказа, предназначенные для данных специалиста. Руководитель указывает имя, фамилию и отчество сотрудника, отправляемого в командировку , его должность, наименование структурного подразделения, в котором работает сотрудник.Записываются дополнительные реквизиты организации, в которую совершается командировка (страна, город, название предприятия).

четыре

Согласно служебным запискам указывается продолжительность командировки специалиста, дата начала и окончания командировки (день, месяц, год).

пять

В командировку сотрудник направляется в организацию с определенной целью, поэтому в приказе следует кратко указать это, подчеркнуть важность поездки.

6

Находясь в командировке, компания должна платить сотруднику, так как сотрудник должен находиться в другом городе для ведения бизнеса. За счет каких средств совершается поездка, прописывается в заказе.

7

Этот документ выдается директором организации и подписывается им соответственно с указанием должности, фамилии и инициалов.

восемь

Кадровики должны ознакомить специалиста, отправленного в командировку , с приказом.Сотрудник пишет свою фамилию, инициалы, подписи и дату подписания.

11 этапов деловой поездки

Если вам повезет, в какой-то момент вашей карьеры вы сможете отправиться в командировку – и это может быть очень весело.

Однако, как и в любом другом случае, в каждой поездке вы проходите разные этапы. Вот моя разбивка на 11 основных частей:

1) Упаковка:

Первым элементом подготовки к командировке является упаковка – что вы собираетесь надеть и в каком порядке? Если вы организованы, вы сделаете это за несколько дней до работы, в противном случае это будет 11 часов вечера перед работой.

Сколько пар брюк мне взять? Мне нужна умная рубашка или просто рубашка-поло? Мне действительно нужно четыре пары обуви? Почему мой чемодан внезапно стал очень маленьким?

https://twitter.com/kenkenalyssa/status/621807875589931009

Есть так много вопросов, и МАЛО ВРЕМЕНИ НА НАШИ ОТВЕТЫ. Вы должны проснуться завтра в 4 утра, чтобы попасть в аэропорт пораньше.

2) Пытаюсь найти свой паспорт:

По какой-то причине, когда вы собираетесь в поездку – по делам или на отдых – вы всегда ищите свой паспорт в последнюю очередь.

Следовательно, почему из всего этого никогда не найти?

Его всегда кладут на стол в задней комнате сарая… или что-то в этом роде. Ну, вы думали, что положили его сюда, прежде чем обнаружите, что кто-то положил его в случайную сумку на чердаке (о существовании которой вы не подозревали) или хранит под микроволновой печью на кухне.

Когда бы вы ни искали свой паспорт, его всегда находит кто-то другой – ваш партнер, сосед по дому, собака…

После того, как вы упакованы и ваш паспорт найден, вы готовы к работе.Теперь вы можете либо поспать, либо отправиться в аэропорт.

3) Встреча команды в аэропорту:

У вас есть чемодан, билет и паспорт (плюс книжка на самолет), и у вас есть такси или поезд до аэропорта.

Далее вам нужно найти свою команду (или коллегу) – это если вы не едете в одиночку, и тогда вы просто будете искать табло отправления и свой выход на посадку.

Как только вы пройдете через охрану, у вас в голове начнут закручиваться вопросы: сколько времени вам нужно уйти, прежде чем вы подойдете к воротам? У тебя есть время позавтракать? Вам действительно нужна эта книга от WH Smith? Почему вы всегда склонны покупать новые наушники?

Пора расслабиться и подождать, пока ваш рейс и самолет будут готовы.

4) Выпить пинту в баре:

Иногда, чтобы успокоить нервы перед большим перелетом, вы делаете глоток ледяного пива (или бокала вина). Это будет происходить независимо от того, какое сейчас время суток – 5:00 или 19:00.

После того, как вы выпили, вы направляетесь к выходу и готовитесь к посадке в самолет, и одна загадка остается нерешенной: почему люди выстраиваются в очередь, чтобы сесть в самолет, если у нас все и так есть места?

Конечно, если у вас есть билет и место, вам не нужно сначала садиться в самолет? Неважно – пора подключиться к Spotify и включить свой любимый альбом.

5) Первый вход в гостиничный номер:

После того, как ваш самолет приземлился (или прибыл ваш поезд), вы направляетесь в отель. К сожалению, у вас не было выбора при бронировании, но Андреа из Accounts забронировала вам двухместный номер с ванной комнатой, так как она большая ваша поклонница.

Вы регистрируетесь на стойке регистрации, получаете ключ и несете багаж до дверей. Волнение слишком велико – вам не терпится открыть дверь и посмотреть, насколько велика кровать.Будет ли телевизор 48 дюймов или 50 дюймов? Будете ли вы принимать ванну И душ? Есть ли балкон?

Чего вы ждете? ОТКРОЙ ЭТУ ДВЕРЬ.

В тот момент, когда вы открываете дверь, возникает смесь радости и полного страха. Кровать и телевизор огромные, у вас есть и ванна, и душ, но интерьер ужасный – кто выбрал эти ковры и обои?

6) Встреча:

У вас потрясающий номер в отеле (в ужасных тонах), вы находитесь в другом месте, нежели обычный офис, и, по секрету, вам не нужно работать в обычные часы.

Тем не менее, пришло время по той причине, по которой вы пришли: на встречу.

Ваш наряд переделан, у вас самая широкая улыбка, и ваше рукопожатие и вступительная фраза (которую вы практиковали сегодня утром в зеркале) готовы – пора заняться делом!

Когда вы подъезжаете к конференц-залу, вы думаете о своей комиссии, которая может появиться с другой стороны, и готовитесь сделать ее БОЛЬШОЙ.

7) Ужин:

Ваша встреча завершена, и клиент доволен.Вы вздохнули с облегчением и теперь можете подготовиться к предстоящему вечеру.

Теперь самое интересное – пришло время, чтобы ваши хозяева выпили и поужинали (или отведали вина и пообедать) со всеми блюдами местной кухни, с которыми вы можете справиться. Вы выберете суши или стейк? Сколько напитков – это слишком много? Сможете ли вы пройти через весь стол из 16 человек и поздороваться со всеми до единого? Стоит попробовать.

8) Карьерный смех:

В любой рабочей ситуации это происходит всегда.

Ваш клиент рассказывает анекдот, который на самом деле не смешной, но вы должны смеяться, потому что хотите сохранить клиента (и свою работу). Это не настоящий смех, это не большой смех, но технический термин – «карьерный смех».

https://twitter.com/LanceCox1/status/431793049640136704

Помните, вы хотите, чтобы все были счастливы, и после сегодняшнего вечера вам больше не придется смеяться над одной и той же шуткой (до следующего раза).

9) Напиваться за ужином:

Ой ой.Как бы вы ни старались – вас все время кормят вином, водкой или абсентом, и в итоге вы выпиваете слишком много. Глоток.

Утром у вас будет сильно болеть голова, и вам лучше быть осторожным в том, что вы говорите, поскольку вы не хотите испортить всю тяжелую работу, которую вы проделали своей карьерой смехом.

Давайте попробуем насладиться (и запомнить) остаток вечера.

10) Спать в уютной кровати:

Тяжелая работа окончена – вы пришли на встречу, вы заключили сделку, вы развлекались за ужином, и у вас был фантастический день.

На одну ночь вы будете вдали от всех отвлекающих факторов – вашего партнера, вашего питомца, этого грузовика, который всегда проезжает мимо в час ночи, – и вы можете наслаждаться большой удобной кроватью для себя, любезно предоставленной кем-то другим.

Как ты будешь спать? Морская звезда – это путь вперед, правда?

11) Просыпаясь в надежде, что вы ничего не сказали, за что вас уволят:

Ой ой. Кажется, что твоя голова залита свинцом, а глаза не хотят открываться.

Я правда так сказал? Осмелюсь ли я вернуться к работе? Осмелюсь ли я когда-нибудь покинуть этот номер в отеле? Нет, снова спать.Какая отличная поездка.

Заявление об ограничении ответственности: эта статья, очевидно, немного увлекательна, и на нее не повлияли никакие реальные командировки или клиенты.

Командировки – Минэкономики

Когда нужно отправлять сотрудников в командировку?

• Командировка связана со сменой места работы сотрудника и возникает, когда бизнес компании временно требует выполнения определенных функций за пределами назначенного места работы.По сути, командировка требует выполнения той же функции вне постоянного места работы. Оценка этих потребностей производится работодателем и оформляется письменным распоряжением о командировке.

• Деловая поездка может быть в пределах страны, в которой находится компания, или за границей.

• Закон также разрешает командировки для оказания услуги, предусмотренной ст. 121 а ТК РФ.Дополнительная информация о командировках этого типа доступна здесь.

Сколько длится командировка?

• Максимальная продолжительность разовой командировки составляет 30 календарных дней.

• Если продолжительность командировки превышает 30 календарных дней, сотрудник должен дать явное согласие, и стороны договорились о по крайней мере тех же минимальных условиях труда в период командировки, что и те, которые предоставляются сотрудникам, выполняющим те же самые или аналогичная работа в стране, куда состоится командировка.

Какова процедура отправки сотрудника в командировку?

Назначение командировки происходит на основании письменного распоряжения работодателя (или уполномоченного лица).В заказе должно быть указано:

• ФИО и должность назначенного лица;

• Пункт назначения командировки;

• ФИО лица / руководителя, отправляющего сотрудника в командировку;

• Задача, которую должен выполнить сотрудник в командировке;

• Суточные, путевые расходы и проживание;

• Продолжительность командировки.

Перед выездом приказ должен быть подписан уполномоченным лицом и скреплен печатью компании, отправляющей сотрудника в командировку.

Во время командировки работодатель обязан выплатить работнику следующие компенсации:

• Командировочные расходы – это расходы на дорогу до места назначения и обратно.Эти расходы представляют собой фактические затраты, понесенные в соответствии с порядком командировки по наиболее короткому и экономически выгодному маршруту.

• Суточное – выплачивается на питание и повседневные расходы во время отсутствия сотрудника в командировке. Минимальное пособие составляет 20 левов за каждый день командировки, но эта сумма варьируется в зависимости от страны, в которую сотрудник направляется в командировку.

• Расходы на проживание – они покрывают фактическую суточную сумму в пределах лимита, утвержденного работодателем.Размер надбавки устанавливается работодателем в приказе о командировке.

В течение 3 дней после возвращения из командировки работник обязан представить отчет о проделанной работе. Его / ее руководитель должен предоставить отзыв на отчет в течение 5 дней.

Кто оплачивает командировочные расходы, когда задание находится в рамках оказания услуг?

• Направление работника в командировку болгарским работодателем осуществляется за счет работодателя (передающей стороны) и осуществляется на основании соглашения, подписанного между работодателем и другой стороной – пользователем услуг.

• Назначение командировки составляет:

– Компания, зарегистрированная в соответствии с законодательством Болгарии, которая обеспечивает временную работу в другой стране; или

– Компания, предоставляющая временные рабочие задания, зарегистрированная в соответствии с законодательством соответствующей страны назначения.

Каковы условия командировки в рамках оказания услуг?

• Командировка в рамках оказания услуг может иметь место при наличии трудовых отношений между двумя сторонами в течение периода, в течение которого предполагается продолжить командировку.

• Во время командировки сотруднику предоставляются как минимум те же минимальные условия труда, что и у сотрудников, выполняющих ту же или аналогичную работу в стране назначения, включая вознаграждение, рабочее время, оплачиваемый ежегодный отпуск, пр.

Командировочные расходы, оплачиваемые работодателем

Командировочные расходы – это расходы, которые сотрудник несет во время командировок компании. Бизнес компании может включать, например, конференции, выставки, деловые встречи, встречи с клиентами, ярмарки вакансий, тренинги и коммерческие звонки.

Расходы могут включать проживание, компенсацию личного пробега на автомобиле, перелеты, наземный транспорт, чаевые посыльным, питание, чаевые официантам, обслуживание номеров и другие непредвиденные расходы, с которыми сотрудник может столкнуться в дороге.

Расходы, которые возмещает организация, указаны в политике компании в отношении деловых поездок. Ознакомьтесь с политикой вашей компании, потому что такие различные расходы, как химчистка и абонемент в тренажерный зал, могут быть покрыты сотрудникам, находящимся в длительных поездках, в дополнение к ожидаемым транспортным расходам, проживанию и питанию.

Командировочные расходы сотрудников по долгосрочным контрактам

При использовании долгосрочного жилья для путешествующих сотрудников многие работодатели также предоставляют возможности для посещения семьей сотрудника, когда сотрудник находится в длительных поездках по делам. Когда сотрудника направляют в другую компанию на временной основе, работодатели иногда оплачивают посещение семьи сотрудника через определенные промежутки времени. Это предохраняет бремя удаленной работы от неблагоприятных последствий для семейных отношений.

Работодатели стремятся предоставить выгодные варианты для сотрудников, которые находятся вдали от дома и семьи в течение длительных периодов времени. Вам необходимо воспользоваться любыми привилегиями на поездки, которые предлагает ваш работодатель, чтобы укрепить моральный дух и преданность сотрудников.

Развлечение клиентов на конференциях, торговых звонках и посещениях объектов – это еще один возмещаемый расход, но знайте политику своей компании, чтобы не превышать лимитов, установленных на расходы на развлечения. Например, компании часто устанавливают ограничение на то, что вы можете потратить на то, чтобы пригласить клиента на обед.

Также ознакомьтесь с политикой вашей компании в отношении начисления миль авиакомпаний. Различается. Некоторые компании позволяют сотрудникам накапливать авиационные мили, которые они затем могут использовать для личных семейных поездок. У других накапливается банк путевых миль, которые они используют для покрытия дополнительных деловых поездок сотрудников. Опять же, очень важно знать политику вашей компании.

Как работодатели оплачивают командировочные расходы сотрудников?

Обычно организации оплачивают командировочные расходы сотрудников этими тремя способами.

Кредитные карты предприятия

Кредитные карты выдаются сотрудникам, которым приходится часто ездить по делам. Сотрудники могут взимать большую часть расходов, которые они несут в командировке, с кредитной карты компании. Для компенсации непредвиденных расходов, таких как чаевые и фаст-фуд, сотрудникам необходимо будет заполнить отчет о расходах, когда они вернутся из поездки.

Платежные карты удобны для сотрудников, поскольку им не нужно привозить наличные для оплаты деловых расходов до возмещения расходов.Тем не менее, узнайте о политике вашей компании; вам все равно может потребоваться сдать квитанции и другую подтверждающую документацию, даже если вы списываете эти расходы с кредитной карты.

наличными:

Организации, не имеющие кредитных карт компании, требуют, чтобы сотрудники заполняли отчет о возмещении расходов по каждой статье, пока сотрудник находится в разъездах. Обычно они требуют квитанций и некоторого уровня обоснования каждого расхода.

Лишь изредка организация просила сотрудников заплатить за дорогостоящие вещи, такие как авиабилеты, и добиваться возмещения позже.Заказ на покупку компании или кредитная карта компании позволят оплатить крупные расходы авансом. Но сотрудники часто вынуждены оплачивать повседневные командировочные расходы наличными из своего кармана, которые позже возмещаются.

Суточные

Суточные – это суточные в размере определенной суммы денег, которые выдается сотруднику для покрытия всех расходов. Сотрудник несет ответственность за правильный выбор командировочных расходов в рамках параметров суммы денег, которые ему или ей выделяются ежедневно.

Некоторые компании платят напрямую за транспорт и жилье, но выплачивают командировочным сотрудникам суточные на все другие расходы, включая питание и наземный транспорт. Известно, что сотрудники недооценивают расходы, чтобы удержать лишние деньги из суточных. Компании обычно позволяют это.

Знайте политику своего работодателя в отношении командировочных расходов

Сотрудникам, которые путешествуют по делам, рекомендуется быть в курсе политики компании в отношении командировок и расходов, покрываемых для возмещения расходов.Расходы, выходящие за рамки политики, обычно не возмещаются и не покрываются.

Квитанции требуются большинству компаний, за исключением тех, которые выплачивают суточные. У вашей компании также, вероятно, есть форма, которую, как они ожидают, сотрудники будут использовать для возврата командировочных расходов.

Чтобы не упустить возмещаемые расходы, сотрудникам часто дается крайний срок, к которому они должны подать отчет о расходах и сдать соответствующие квитанции. У финансового отдела есть инструкции, которые помогут ему оставаться в курсе.

Если у вас есть вопросы о том, что составляет соответствующие командировочные расходы в вашей организации, обратитесь к своему руководителю и в отдел кадров. Вы же не хотите тратить деньги и получать сюрприз позже.

Работодатели используют командировки в качестве поощрения сотрудников

Некоторые работодатели начали использовать командировки в качестве стимула для сотрудников. Когда сотрудники вознаграждаются поездками от своей компании за достижение цели, поощрительные поездки повышают как лояльность сотрудников, так и вовлеченность на рабочем месте.

Упрощение оформления документов, связанных с командировками

8 января 2015 года вступило в силу Постановление Правительства России от 29 декабря 2014 года № 1595, упрощающее порядок оформления командировок. ^[1] .

Таким образом, по состоянию на 08.01.2015 аннулированы следующие документы, оформление которых ранее было обязательным:

1. Командировка справки

Теперь фактическая продолжительность пребывания сотрудника в месте командировки, которая ранее определялась с помощью справок о командировке, будет рассчитываться на основании проездных документов или служебных записок сотрудника вместе с подтверждающими документами (накладная, накладные, квитанции, кассовые чеки). ), если поездка в место командировки осуществлялась личным автотранспортом.

2. Командировки

Ранее цель командировки указывалась в командировочных заданиях и приказах об отправке сотрудника в командировку. С отменой обязанности составлять командировочные задания, достаточно будет указать цель командировки в приказе об отправке сотрудника в командировку, подписанном сотрудником, подтверждающим, что он был проинформирован об этом. содержание.

3 . Отчеты о выполнении командировки

Несмотря на отмену обязательного отчета сотрудника о выполнении командировки, мы рекомендуем сохранить обязанность сотрудника по предоставлению таких или аналогичных отчетов по запросу работодателя.Это позволит вам следить за достижением сотрудниками целей, поставленных перед ними работодателем при отправке их в командировку. Мы рекомендуем реализовать обязанность сотрудников предоставлять такие отчеты в Политике командировок вашей компании.

Внесение вышеуказанных изменений в законодательство позволяет значительно упростить кадровую работу и освобождает компанию от обязанности предоставлять ряд дублирующих документов.

Рекомендации

Рекомендуем внести изменения во внутреннюю политику вашей компании, регулирующие отправку сотрудников в командировки (т.ж .: Политика командировок, Правила внутреннего распорядка), с целью приведения их в соответствие с изменениями в трудовом законодательстве.

Специалисты Awara с радостью ответят на любые вопросы, связанные с документированием отправки ваших сотрудников в командировки как по России, так и за границу, а также помогут внести соответствующие изменения во внутреннюю политику вашей компании.

[1] Указанным постановлением отменены или внесены изменения в постановление Правительства России от 13 октября 2008 г.749 «Об особенностях направления работников в командировки» и Постановление Правительства России от 26 декабря 2005 г. № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранная валюта в официальных представительствах в зарубежных странах для сотрудников, заключивших трудовой договор на работу в федеральных государственных органах, сотрудников средств государственного бюджета Российской Федерации и федеральных государственных учреждений ».

Политика компании в отношении поездок | Работоспособный

Краткое изложение политики и цель

Политика компании в отношении командировок описывает наши положения в отношении командировок компании. Мы объясним, какие расходы мы возместим и как. Мы также дадим указания нашим сотрудникам правильно отслеживать свои расходы во время поездок.

Область применения

Эта политика распространяется на всех наших сотрудников. В этой политике под словом «путешествие» мы понимаем командировку в другой город, чем тот, в котором вы находитесь.Мы также учитываем любую поездку на автомобиле, поезде или автобусе, продолжительность которой превышает час.

Эта политика не касается ежедневных поездок в офис и обратно по работе. Мы возмещаем командировочные расходы на основании контракта или соглашения каждого сотрудника с нашей компанией.

Элементы политики

Вам, как нашему сотруднику, может потребоваться поездка для служебных целей. Сюда входят поездки по адресу:

• Встречи с клиентами или партнерами.
• Посещайте мероприятия, например конференции, где вы представляете нашу компанию.
• Посетите офисы нашей компании в других местах.
• Проведение исследований или проведение бесед / лекций / презентаций от имени нашей компании.

Для такой поездки мы возместим расходы на проезд и проживание, а также суточные.

Юридические / медицинские расходы

Если вам необходимо поехать в страны, которым для въезда нужна виза или другие документы, мы покроем все соответствующие расходы (за исключением расходов на выдачу паспортов).То же самое относится к медицинским расходам, таким как медицинская страховка для путешественников, вакцинация или обследование. Все эти расходы мы оплатим напрямую, вам ничего не нужно будет делать.

Плата за медицинское обслуживание в связи с дорожно-транспортными происшествиями может покрываться компенсационным страхованием работников. В противном случае мы можем частично или полностью возместить вам ваши медицинские расходы.

Транспортные расходы

Если вы путешествуете с компанией, вы имеете право на оплачиваемые компанией билеты на самолет в [ премиум-эконом-класс ].Руководители могут путешествовать [ бизнес-классом ]. Если вам нужно путешествовать другим транспортным средством (поездом, лодкой или автобусом), вы имеете право на место [ премиум ]. Мы возместим билеты в обе стороны, питание (как включено в стоимость билета) и один багаж, а также ручную кладь в случае перелета на самолете. Дополнительные расходы, такие как дополнительный багаж или покупка товаров беспошлинной торговли, следует покрывать самостоятельно.

Ваша поездка должна быть забронирована как минимум [ за две недели ] заранее, если это не непредвиденная поездка.Поговорите с нашим [ офис-менеджером / специалистом по персоналу / финансовым менеджером / и т. Д. ], и они забронируют билеты напрямую. Они должны сначала попросить вашего менеджера дать письменное разрешение. Затем они будут сотрудничать с вами, чтобы забронировать подходящий транспорт в удобное время в зависимости от цели вашей поездки.

Если у вас есть причина бронировать транспорт самостоятельно (например, для накопления бонусных миль на личную карту), обсудите это со своим менеджером. Вам понадобится их одобрение для выбранных вами тарифов, чтобы они не были излишне дорогими.Чтобы получить возмещение этих расходов, [ отправьте их в наше программное обеспечение для расчета расходов ].

Если вы планируете путешествовать на машине, мы возместим все расходы на бензин и дорожные сборы. Мы также заплатим максимум [ 100 ] на расходы во время поездки на еду, безалкогольные напитки и другие предметы первой необходимости. Сохраните все квитанции и [ отправьте их в нашу программу учета расходов ].

Местный транспорт

По прибытии в пункт назначения вы можете воспользоваться такси, чтобы передвигаться по окрестностям в деловых целях.Всегда запрашивайте квитанции, и мы возместим стоимость проезда:

• От аэропорта / вокзалов до отеля и обратно.
• Куда бы вы ни отправились для корпоративных целей (например, конференц-залы, обеды с клиентами или клиентские офисы), и оттуда.

Транспортные расходы на поездки в музеи или другие места в личных целях не возмещаются.

Если вы предпочитаете пользоваться общественным транспортом, купите билет (в один конец или на несколько дней, если применимо) и [ отправьте квитанцию ​​в нашу программу учета расходов ].

Вы также можете арендовать автомобиль, если планируете много поездок по городу (например, если вы планируете увидеть большое количество клиентов). В этих случаях вы можете либо поговорить с нашим [ офис-менеджером / специалистом по персоналу / финансовым менеджером / и т. Д. ], чтобы они могли арендовать для вас автомобиль, либо вы можете арендовать свой собственный в городе, в который вы поедете (вы должны купить страховку тоже). Имейте в виду, что мы возместим плату только за арендуемый автомобиль [ компактный, двух- или четырехдверный, с автоматической коробкой передач, с бензиновым двигателем.]

Жилье

Если вы путешествуете с компанией, вы имеете право остановиться в [ 3-звездочном отеле или лучшем отеле в районе ]. Наш [ офис-менеджер / специалист по персоналу / финансовый менеджер / и т. Д. ] забронирует для вас номер и оплатит ваше пребывание. Мы могли бы заключить контракт с отелем, чтобы получить скидку. Если вы планируете остаться дольше по личным причинам, вам придется оплатить дополнительное пребывание самостоятельно, но вы можете воспользоваться скидкой.Попросите нашего [ офис-менеджера / главного кадрового менеджера / финансового менеджера / и т. Д. ] сообщить вам об этом.

Мы не возмещаем любые дополнительные расходы, связанные с проживанием в номере. Мы можем сделать исключение, если вам необходимо обновить номер по причинам, не зависящим от вас (например, неисправность, из-за которой ваша комната становится непригодной, и нет комнаты с равной стоимостью). В этом случае вам следует немедленно связаться с нашим [ офис-менеджером / специалистом по персоналу / финансовым менеджером / и т. Д. ], чтобы они нашли лучшее решение и организовали оплату.

Если вы хотите остановиться в более дорогом жилье по определенной причине (например, чтобы быть ближе к семье, которая живет поблизости), вам придется оплатить разницу самостоятельно.

Путешествие с лицом, не работающим по найму

Наша политика позволяет вам делить номер, забронированный компанией, с партнером, другом или членом семьи, который хочет поехать с вами, если это не влечет дополнительных расходов для нашей компании. Например, если мы уже забронировали для вас комнату, в которой достаточно места, вы можете принять у себя партнера, друга или члена семьи.Помните, что вы несете финансовую ответственность за любые расходы или ущерб, понесенные этим человеком.

Мы не возмещаем расходы вашего попутчика за всю поездку. Единственное исключение – это тарифы на такси, которые не зависят от количества людей в поездке.

Расходы в поездке

Во время деловой поездки вы имеете право на возмещение расходов на обед и ужин в размере не более [ $ 20 ] за один прием пищи. Если вы путешествуете с лицом, не являющимся сотрудником, мы возместим только вашу часть счета, поэтому не забудьте разделить свои счета или запросить отдельные квитанции.

Когда дело доходит до встреч с клиентами (например, ужинов), мы полностью возмещаем счет, включая чаевые. Самый старший сотрудник, участвующий в собрании, должен оплатить счет и представить расходы на возмещение. Мы рассчитываем на то, что вы разместите разумные заказы. Если вы превысите [ $ 150 ] на человека за один прием пищи, вы должны получить разрешение нашего [ CFO ] на оплату расходов.

Что вам нужно сделать

Мы просим вас руководствоваться здравым смыслом, путешествуя с целью компании.Не переусердствуйте с тратами на еду и напитки. Всегда просите квитанции и держите их в порядке.

Когда вы вернетесь из поездки, отправьте все расходы в нашу программу расходов в течение [ два месяца ]. Если у вас была причина не указывать расходы в течение этого периода, поговорите со своим менеджером. Они утвердят ваши расходы на возмещение. Вы получите деньги вместе со следующей зарплатой после утверждения вашего менеджера.

Деловые поездки растут, но соблюдение требований сложно

Новое исследование указывает на рост числа деловых поездок внутри США, хотя работодатели по-прежнему сталкиваются с изменяющимся лоскутным одеялом федеральных, государственных и местных законов и постановлений, связанных с коронавирусом, влияющих на рабочие поездки.

Согласно опросу 827 компаний по всему миру, проведенному с 5 по 9 августа Global Business Travel Association (GBTA), торговой группой в Вашингтоне, округ Колумбия, 74 процента респондентов сообщили, что весь или большая часть внутреннего бизнеса их организаций поездки были сокращены. Тем не менее, это прогресс – 93 процента респондентов сообщили о сокращении внутренних деловых поездок в апреле.

«Ситуация с деловыми поездками в США по-прежнему остается сложной, но мы действительно видим небольшие проблески восстановления здесь и там, – сказал Дэйв Хилфман, временный исполнительный директор GBTA.

Опрос показал, что 74 процента организаций сообщили, что начали разрабатывать план восстановления после поездки, а 31 процент планируют предоставить своим путешественникам средства индивидуальной защиты (СИЗ), а еще 20 процентов потребуют от сотрудников предоставить свои собственные СИЗ, чтобы путешествовать.

«В условиях пандемии для возвращения к нормальному режиму деловых поездок, вероятно, потребуется несколько элементов», – сказал Хильфман. «Компаниям нужна уверенность в том, что поездки безопасны, что тестирование доступно, результаты сообщаются своевременно и что мировая экономика имеет положительные тенденции.Как только эти элементы встанут на свои места и если мы увидим реальный прогресс в области вакцины против COVID-19, я ожидаю, что деловые поездки будут положительными ».

Бенджамин Хан, адвокат Сейфарта в Атланте, сказал, что с начала пандемии работодателям пришлось полагаться на видеоконференцсвязь и другие инструменты удаленного рабочего места, чтобы заменить личные встречи, которые часто приводят к деловым поездкам. Он добавил, что работодатели, рассматривающие возможность возобновления деловых поездок, сталкиваются с конкурирующими обязательствами, в том числе с обеспечением безопасности своих сотрудников, соблюдением развивающегося набора прибылей законы о работе и стимулирование роста бизнеса.

«Хотя не существует универсального подхода или правильного ответа при решении вопроса о том, следует ли и как возвращать работников в командировки, существуют практические соображения, которые могут помочь предприятиям в этом», – сказал Хан. «Принимая во внимание эти практические соображения, работодатели могут легче предвидеть и адаптироваться к правовому ландшафту, касающемуся COVID-19 и деловых поездок».

Проверка соблюдения правил в отношении командировок

Дуг Декстер, партнер юридической фирмы Farella в Сан-Франциско, сказал, что работодатели должны проявлять осторожность в отношении деловых поездок.

«Самый безопасный подход – запретить поездки, связанные с работой, но для работодателей, для которых поездки важны, реализация продуманной политики в отношении командировок может помочь снизить риск того, что сотрудники заболеют или передадут болезнь другим людям», – сказал он. . «В качестве отправной точки работодатели должны убедиться, что поездка действительно необходима».

Нельзя избежать некоторых деловых поездок, но работодатели должны учитывать при принятии решения о возможности удаленной конференц-связи, решая, действительно ли поездка важна.

«Если есть веские основания для вывода о том, что поездка имеет важное значение, работодатели все равно должны рассмотреть возможность отказа от поездок, сделать поездку необязательной, требовать предварительного одобрения руководства и документально фиксировать в письменной форме, что любой сотрудник, согласившийся на поездку, делает это добровольно», – сказал Декстер. . «Некоторые сотрудники могут испытывать дискомфорт в поездках либо потому, что они сами подвергаются более высокому риску заражения COVID-19, либо потому, что живут с кем-то, кто подвергается более высокому риску заражения вирусом.«

Он добавил, что работодателям, которые требуют от сотрудников поездки, возможно, потребуется защитить это требование в ответ на различные судебные иски, в том числе:

• Компенсация работникам, если работник заболеет во время поездки. Право работника на этот тип требований будет варьироваться в зависимости от действующего законодательства штата.
• Дискриминация по инвалидности или неспособность приспособиться к инвалидности. Работодатели могут потребовать от сотрудников выезжать в районы без ограничений, но должны учитывать, оправдывает ли отказ сотрудника от поездки разумное приспособление в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями.

Бретт Бартлетт, партнер офиса Сейфарта в Атланте, отметил, что Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) и другие законы штата и местные законы о заработной плате и часах также необходимо учитывать в отношении деловых поездок во время пандемии. «Закон FLSA, а также законы штата и местные законы о заработной плате и часах в разной степени влияют на обстоятельства, при которых почасовая оплата сотрудников должна оплачиваться, среди прочего, за поездки, ожидание, а также установку и снятие оборудования», – сказал он. «Точно так же законы о заработной плате и часах также регулируют вопрос о том, должны ли и как сотрудникам получать компенсацию деловых расходов.Работодатели также могут учитывать время, потраченное на поездки, и разбивать это время на отдельные виды деятельности ».

Хан добавил, что требование о поездках сотрудников в сильно пострадавшие страны или районы на территории США может привести к возникновению обязательства работодателя в соответствии с общими обязанностями Закона о безопасности и гигиене труда. пункт, который требует, чтобы работодатели обеспечивали безопасное рабочее место

Государственные и местные ограничения

Организации должны знать о многих действующих государственных и местных ограничениях.В некоторых штатах введены обязательные карантинные условия или требования к отрицательному тестированию на COVID-19 для людей, путешествующих из штатов с высоким уровнем положительных результатов. Некоторые северо-восточные штаты требуют, чтобы путешественники подтвердили соответствие требованиям штата, прежде чем заселиться в жилье. Массачусетс объявил о ежедневном гражданском штрафе в размере 500 долларов за несоблюдение обязательного карантинного требования штата. Исключения из карантинных требований различаются, но в большинстве штатов есть исключения для основных работников и важных поездок.

«Работодателям рекомендуется пересматривать ограничения на поездки в штате и на местном уровне при рассмотрении любого типа деловой поездки», – сказала Делани Буш, адвокат бостонского офиса Минца. “В некоторых штатах может потребоваться прибытие выезжающих за границу путешественников и возвращение жителей на карантин на 14 дней, а в других штатах может продолжаться работа в соответствии с предписаниями о пребывании дома. Работодатели должны продолжать проверять CDC [Центры по контролю и профилактике заболеваний ] руководство по поездкам, отслеживание перебоев в транспорте и распространения COVID-19 и соответствующее обновление своей политики в отношении деловых поездок.

Декстер сказал, что политика в отношении командировок должна включать инструкции для сотрудников по ознакомлению со всеми соответствующими государственными и местными требованиями и мерами предосторожности в отношении того, куда направляется сотрудник, и должна отговаривать сотрудников от посещения предприятий с высокой степенью риска, таких как рестораны, бары или тренажерные залы, во время простоя.

Поездки за границу

Международные деловые поездки имеют свои особенности, включая ограничения на въезд за границу или карантин для путешественников из США, посещающих другие страны, а также ограничения в США.С. после возвращения из-за границы. «CDC рекомендует компаниям, которым требуются международные деловые поездки, повышенные меры предосторожности, особенно в связи с серьезными проблемами, связанными с репатриацией американских сотрудников из-за границы в свете отмены рейсов и пограничных ограничений», – сказал Буш.

«По мере развития условий вспышки COVID-19 поездки в определенные страны или выезд из них могут оказаться невозможными, безопасными или целесообразными», – продолжила она. «Если сотрудники выезжают за пределы Соединенных Штатов, работодатели должны иметь планы и методы, позволяющие сотрудникам обращаться за медицинской помощью в случае необходимости в стране назначения.Работодатели также должны быть готовы к тому, что сотрудники, совершающие международные деловые поездки, могут столкнуться с существенными задержками при отправлении или прибытии. Создание планов действий в чрезвычайных обстоятельствах сейчас, включая удаленную работу и жилье для сотрудников, которые не могут вернуться в США дольше, чем ожидалось, сведет к минимуму возможность операционных разочарований ».

Безопасность прежде всего

Сотрудникам, проявляющим симптомы COVID-19, должно быть строго запрещено – из путешествия, – сказал Декстер.«Работодатели могут также рассмотреть вопрос о том, чтобы потребовать от любого сотрудника, отправляющегося в командировку по работе, подтвердить в письменной форме, что у них нет симптомов COVID-19 и что в последнее время не был диагностирован COVID-19», – добавил он.

Если сотрудник совершает поездку, ему должны быть предоставлены СИЗ. Это может включать в себя маску для лица или маску, перчатки, дезинфицирующее средство для рук и дезинфицирующие салфетки, сказал Декстер. «Чтобы снизить риск заражения сотрудников COVID-19 во время путешествий, работодатели могут пересмотреть меры предосторожности, которые принимают перевозчики, и выбрать перевозчиков с самыми строгими гарантиями.Например, это может включать выбор авиакомпании, которая ограничивает пассажиропоток на коммерческих рейсах, требует использования тканевых покрытий для всех пассажиров и сокращает или отменяет обслуживание продуктов питания и напитков “.

Работодатели также должны иметь протокол для сотрудников, возвращающихся из «Наиболее осторожным подходом было бы, чтобы сотрудник работал из дома в течение двух недель, чтобы свести к минимуму риск заражения кого-либо еще», – сказал Декстер. «Работодатели также могут потребовать от сотрудников пройти тестирование на COVID-19 перед возвращением на рабочее место, чтобы при условии, что тестирование связано с работой и соответствует бизнес-потребностям, и любые наличные расходы возмещаются.