www.samso.ru

Утверждение положения о командировках | Статьи

Практически любая компания иногда направляет своих работников в служебные командировки. При этом хозяйственная деятельность некоторых фирм невозможна без частых командировок сотрудников. Во время служебных поездок у работника могут возникать ситуации, связанные с финансовыми тратами. Урегулировать спорные ситуации призвано положение о командировках.

Из этой статьи вы узнаете:

• порядок утверждения положения о командировках;
• содержание приказа об утверждении положения о командировках;
• порядок внесения изменений в положение о командировках.

Порядок утверждения положения о командировках

Иногда сотрудники компаний по поручению работодателя направляются в служебные поездки в другой населенный пункт или даже за границу. Такая поездка, связанная с выполнением рабочих заданий, считается командировкой.

Как оформить Положение о командировках

Как и любая поездка, командировка связана с определенными расходами. Законодательство гарантирует направленному в командировку сотруднику возмещение дорожных расходов, питания, проживания и некоторых других затрат, связанных со служебными обязанностями. Однако предусмотренный законодательством перечень возмещаемых затрат невелик, в то время как в реальности затраты могут быть самыми разными, и порой непредвиденными.

Для урегулирования возникающих в ходе командировки ситуаций с учетом специфики служебных заданий на предприятии создается положение о командировках. Данный документ призван предусмотреть, обосновать и гарантировать компенсацию часто востребованных в командировке дополнительных услуг, а также регулировать прочие нюансы служебных поездок.

Командировка

Положение о служебных командировках не является обязательным документом. Оно издается в случае, если порядок оформления командировок на предприятии имеет свои особенности, не упомянутые в законодательстве.

Поскольку положение о командировках является локальным актом, которому должны следовать обе стороны трудовых отношений, этот документ должен отвечать определенным требованиям. В частности, он не должен противоречить ТК РФ, Постановлению Правительства РФ от 13.10.2008 №749 (регулирует порядок предоставления командировок), а также не может ущемлять права работников.

Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку

Положение о служебных командировках должно определять:

• порядок направления работников в командировки;
• перечень документов, оформляемых при направлении в командировку;
• размер суточных выплат командируемым работникам;
• нормы возмещения командировочных расходов;
• другие вопросы, связанные с командировками.

Расходы в командировке: чем подтвердить и как оплатить

Таким образом, в положении о командировках можно определить следующие разделы (структура примерная):

• общие положения;
• порядок направления в командировки;
• сроки командировок и режим поездок;
• документальное оформление командировок;
• права и обязанности командированного работника;
• командировочные расходы;
• оплата труда и гарантии работникам;
• порядок предоставления отчетности;
• заключительные положения.

Подготовкой положения о командировках занимается кадровая служба. Отдельные пункты должны согласовываться с бухгалтерией и экономическим отделом предприятия. Положение утверждается руководителем предприятия и вводится в действие приказом.

Вахтовый метод работы. Не путаем с командировкой

Читайте по теме в электронном журнале

Составляем приказ об утверждении положения о командировках

Приказ об утверждении положения о служебных командировках может содержать примерно следующий текст:

В соответствии со статьями 166–168 Трудового кодекса Российской Федерации и Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749, в целях упорядочения выезда сотрудников (наименование предприятия) в служебные командировки приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение о служебных командировках (Приложение 1).
2. (Должность, ФИО) ознакомить персонально руководителей структурных подразделений с Положением о служебных командировках.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на (должность, ФИО).

Приказ подписывается руководителем предприятия.

Как оплатить пребывание сотрудника в командировке

Как внести изменения в положение о командировках?

С течением времени утвержденное положение о командировках может потребовать пересмотра и внесения изменений. Это может быть вызвано, например, расширением предприятия, изменением его финансового положения, ростом цен на транспорт и гостиничные услуги и т.п.

Для того чтобы внести изменения в положение о командировках, потребуется докладная записка с приведением расчетов по реальным расходам. Такая записка может поступить от главного бухгалтера или от начальника экономического отдела.

На основании докладной записки издается приказ или распоряжение руководителя с требованием разработать новое положение о командировках с учетом поступивших данных. Далее в положение вносятся необходимые поправки, которые утверждаются отдельным приказом.

www.kdelo.ru

Образец положения о командировках – служебные путешествия, пример приказа, особенности в бюджетных учреждений, ситуация на 2018 год, для ИП

Любая компания осуществляет экономическую деятельность, взаимодействуя с другими партнерскими организациями. При этом происходит подбор поставщиков, сотрудничество с которыми является взаимовыгодным, с которыми заключаются договора, чему обязательно предшествует переговорный период.

Учитывая это, многие работники подобных структур для осуществления своих основных обязанностей вынуждены ездить в служебные командировки. Поскольку в законодательстве федерального значения по данному вопросу закреплены только общие правила, порядок, по которому подобные поездки должны происходить, требует отдельного разъяснения.

Некоторое время назад произошла замена определенных законодательных норм, касающихся служебных поездок. О данных изменениях будет полезно узнать не только тем, кто только собирается разработать Положение про командировки в собственной организации, но также тем, кто уже имеет подобный документ и использует его в работе на протяжении длительного времени. Это поможет избежать недопонимания с сотрудниками, а также контролирующими органами.

Определение терминов согласно нормам Закона

Согласно нормативным документам, под командировкой понимается выполнение задания, которое работнику поручил его работодатель. При этом предполагается, что выполняться оно должно не на основном месте работы особы, а за пределами компании в другом городе России или же за рубежом.

Сотруднику предоставляются определенные гарантии, которые предусмотрены на законодательном уровне. Они призваны обеспечить его нужды, которые возникают у человека во время служебной поездки. Это подразумевает оплату расходов на проезд, проживание, питание и прочие траты, которые могут возникнуть в ходе достижения поставленной руководством цели.

Учитывая тот факт, что расходы сотрудника компенсируются за счет бюджета организации, а Налоговым законодательством предусмотрен очень скудный перечень допустимых трат, многие структуры, учитывая специфику своей работы и ход поездок, разрабатывают Положения о служебных поездках. Именно этот документ дает возможность обосновать покрытие многих дополнительных расходов во время командировки.

Перечень типовых документов и локальных актов

Порядок, по которому предоставляются командировки, регламентирован правительственным постановлением №749 от 2008 года, в котором определена:

• длительность поездки;
• компенсация проезда, проживания, расходов на питание;
• в каком порядке происходит компенсации расходов на поездки за границу.

Эти же расходы закреплены в статье 264 Российского Налогового кодекса. В законодательных документах освещаются нюансы покупки билетов и видов транспорта, которые могут быть использованы, размер аванса, возможность болезни сотрудника во время командировки и прочие моменты.

Однако, в документах федерального значения сложно учесть все нюансы и предусмотреть полный перечень трат, которые могут возникнуть у представителей различных организаций. В связи с этим многие предприятия создают Положения, в котором возможно учесть все нюансы осуществления поездок служебного характера.

Статья 264. Прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией

Например, статья 264 НК определяет, что сотрудник, который находится в командировке, не имеет права пользоваться услугами ресторана в гостинице, а это исключает возможность проведения дружеского обеда с партнерами. Еще один запрет – услуги химчистки, поскольку они принадлежат к дополнительным услугам гостиницы. Однако, часто командировка связана с посещением объектов строительства, где очень просто испачкаться.

Это только малая часть дополнительных трат, которые могут возникнуть в командировке. В связи с этим каждое предприятие имеет возможность с учетом своего прежнего опыта работы и специфики деятельности отразить все необходимые моменты в Положении про командировки.

Нужно отметить, что образец положения о командировках не удастся найти в Приказе №558 Министерства культуры, которым закреплен список Типовой документации и локальных актов, заведение которых является обязательным на каждом предприятии. Поэтому утверждение такого документа является доброй волей руководства каждой компании.

Назначение

Положение про командировки – внутренний локальный акт компании, который применяется параллельно с другими подобными документами, среди которых положение про оплату труда, про премирование и т.д.

Назначение данного документа – установить и закрепить различные факторы: виды служебных поездок, характер и размер расходов, которые будут возмещены, транспорт, который может использоваться во время командировки и прочие тонкости.

С точки зрения налогового учета разработка подобного документа дает возможность без всяких опасений признавать различные траты, как командировочные, и давать обоснование их размеру в расходах, когда рассчитывается налог на прибыль.

В любой организации или в ИП нет необходимости составлять подобное положение, если работники структуры не направляются в служебные командировки, более того такие поездки не планируются.

Порядок разработки и приказ об утверждении

Документы локального характера разрабатываются структурными подразделениями компании. Положение про командировки чаще всего готовится сотрудниками бухгалтерии, после чего оно визируется в юротделе фирмы. Поскольку данный документ является важным в жизнедеятельности каждой компании, руководитель издает соответствующий приказ, которым утверждается положение. После этого все сотрудники обязаны ознакомиться с ним под подпись.

К положению могут быть прикреплены типовые документы, участвующие в документообороте, который связан с командировками. Допускается разработка форм на предприятии, поскольку законодательно не закреплено требование использовать унифицированные бланки.

Таким образом, положение про командировки помогает упорядочить учет и документооборот в организации. Используя его, можно регламентировать решение вопросов, которые связаны с направлением сотрудников в служебные поездки.

Скачать образец служебной записки, подтверждающей срок командировки

Если положение будет оформлено четко и правильно, это избавит работодателя от множества проблем, которые связаны с оплатой расходов на командировку.

Структура документа на 2018 год

В 2018 году командировочное законодательство было изменено. Отказались от командировочных удостоверений, служебных заданий и отчетов про командировки. Однако, если в локальном положении работодатель предусматривает заполнение подобных документов, это не будет считаться нарушением закона.

Скачать образец Положения о служебных командировках

При составлении в 2018 году подобного документа в его состав можно включать такие моменты:

• введение в общие положения круга сотрудников, на которых распространяется действие документа; разъяснение того, какая командировка является служебной, а какие поездки к таковой не относятся;
• в разделе, который посвящен срокам поездки и ее режиму, можно указать, какова минимальная/максимальная длительность, определить фактический срок пребывания и рабочий график, который должен использоваться в ходе визита; также должны быть даны указания, как вести себя работнику при возникновении непредвиденной ситуации, например, в случае болезни;
• раздел, касающийся документального оформления поездки, может содержать порядок, который используются при взаимодействии службы; формы документов, которые составляются в организации, в том числе отчет, который должен предоставить сотрудник после возвращения из командировки;
• в разделе, в котором отображаются гарантии сотрудникам, может быть, например, предусмотрена повышенная оплата труда в праздничный или выходной день и пр.;
• важным является раздел про командировочные расходы, в нем следует конкретизировать, какие траты, понесенные в ходе служебной поездки, будут компенсированы работнику.

Образец Положения о служебных командировках:

Право работника на отказ

При разработке положения нужно учесть и перечислить все случаи, при которых сотрудник имеет право отказаться от поездки, а также ситуации, при которых отправлять работника в поездку запрещено законом. Это даст возможность минимизировать трудовые конфликты и поможет работниками отстоять свои законные интересы и права.

Согласно положений статьи 259 Российского Трудового кодекса запрещено отправлять в поездки сотрудниц, которые находятся в положении, работников, которые работают по ученическому контракту, если поездка не имеет отношения к ученичеству (ст. 203 ТК РФ), и работников фирмы, которые не достигли совершеннолетия (ст. 268).

Статья 203. Время ученичества

Статья 268. Запрещение направления в служебные командировки, привлечения к сверхурочной работе

В последнем случае действует исключение, если речь идет о командировке творческих работников, перечень которых утвержден правительственным постановлением №252 от 2007 года.

Существует также отдельная группа работников, которые могут самостоятельно принимать решение о том поедут они или нет в командировку. Их воля должна быть изложена в письменном виде.

Статья 259 ТК определяет, что к ним относятся:

• женщины, чьим детям еще не исполнилось трех лет;
• мать или отец, которые сами занимаются воспитанием детей до 5 лет;
• особы, которые имеют детей-инвалидов;
• работники, которые ухаживают за больными родственниками при наличии соответствующего медицинского заключения.

Статья 259. Гарантии беременным женщинам и лицам с семейными обязанностями при направлении в служебные командировки

Статья 264 дает право выбора особам, которые являются опекунами/попечителями несовершеннолетних детей.

Остальные работники, которые не принадлежат ни к одной из перечисленных категорий, в случае отказа от командировки рискуют получить дисциплинарное взыскание. Статья 192 Российского ТК определяет, что работник считается совершившим дисциплинарный поступок в случае, когда он не исполнил или выполнил плохо возложенные на него трудовые обязанности.

Статья 192. Дисциплинарные взыскания

Из этого следует, что отказ работника от служебной поездки будет расценен как нарушение трудовой дисциплины, которое влечет за собой наложение дисциплинарной ответственности. Самое строгое наказание, которое может ожидать особу, увольнение.

Образец положения о командировках для бюджетных и коммерческих организаций

Образец положения о командировках, независимо от того, разработан документ в бюджетном учреждении или коммерческой организации, обычно содержит такие ключевые разделы:

Отсюда вы узнаете, можно ли иметь две трудовые книжки одновременно.

Как выглядит должностная инструкция главного бухгалтера — смотрите далее.

buhuchetpro.ru

Приказ об изменении сроков командировки. Образец и бланк 2018-2019

Приказ об изменении сроков командировки, образец и бланк которого можно скачать сразу после этого абзаца, издается отдельно и пригодится в случае, когда даты командировки сотрудника смещаются в ту или иную сторону.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа об изменении сроков командировки .docСкачать образец приказа об изменении сроков командировки .doc

Сроки командировки могут измениться как по инициативе работодателя, так и ввиду чрезвычайных ситуаций. Не стоит сбрасывать со счетов и обстоятельства, в которые может попасть сотрудник.

Как бы то ни было, исправлять уже изданные и зарегистрированные приказы недопустимо. Для корректировки сроков командировки необходим новый приказ.

Если в компании имеется положение о командировках, то это значительно упростит процесс увеличения или уменьшении срока командировки работника. В положении может быть четко прописан алгоритм действий, которого нужно придерживаться. Например:

1. Сотрудник пишет служебную записку. В ней он указывает причины, которые его задерживают (или перестали задерживать), а также новую желаемую дату окончания командировки. Если это инициатива работодателя, то от него работнику присылается письменное уведомление о продлении.
2. На основе служебной записки формируется положение, согласно которому срок пребывания сотрудника в другом городе изменяется.
3. Руководитель организации (или другой работник организации: заместитель руководителя, кадровик и пр.) согласовывает все моменты, касающиеся пребывания работника в командировке с руководителем принимающей стороны.
4. Руководитель предприятия издает приказ об изменении сроков командировки. Один из экземпляров приказа направляется командированному сотруднику на подпись.



5. Происходит возвращение командированного работника в новую дату, а затем ему начисляются положенные командировочные выплаты.

Законодательная база

Каждая конкретная ситуация увеличения или уменьшения длительности командировки требует особого подхода. Но подход ко всем один. Что касается того, какими документами стоит руководствоваться в том или ином случае, то полностью раскрывают правовые аспекты оформления документа:

• Трудовой кодекс. Информация о командировках подробно изложена в 24 и 166 его статьях.
• 264 статья Налогового кодекса.
• ПП №749.
• КоАП в 27 подпункте 5 статьи.

Инициатива работника

В большинстве случаев у командировки меняется срок по инициативе руководителя организации либо по непредвиденным обстоятельствам. Но иногда ситуация складывается так, что работник сам вынужден задержаться, по своей инициативе, а чаще – по необходимости.

Если его задерживает болезнь, то он обязан предоставить начальнику листок нетрудоспособности.

Если же он просто не выполнил поставленные перед ним задачи в срок и нуждается для выполнения в дополнительном времени, то командировка, конечно, увеличивается. Но по возвращении финансовый отдел организации будет иметь все основания для наложения штрафных санкций.

Нужно ли согласие сотрудника

Для того чтобы отправить в командировку сотрудника (или нескольких), работодатель не обязан заручаться его согласием заранее. Распоряжения руководителя могут устраивать работника или нет, но подчиниться его приказу он обязан, если не хочет лишиться работы.

Поэтому приказ об изменении сроков командировки тоже может издаваться без письменного согласия. Из этого правила имеется ряд исключений. Трудовой кодекс предполагает, что так безапелляционно принимать решения работодатель может, только если сотрудник не принадлежит к одной из этих категорий:

• Женщины, имеющие детей до 3 лет.
• Матери-одиночки и отцы-одиночки, у которых есть дети, не достигшие 5-летнего возраста.
• Под опекой работника любого пола находится ребенок младше 5 лет.
• Опекуны или родители ребенка-инвалида.
• Работник, опекающий больного члена семьи.

Причем подпись самого работника под приказом может не обозначать, что он согласен со всеми пунктами документа. Эта подпись всего лишь значит, что он был ознакомлен с содержанием. Эта юридическая тонкость частенько используется при судебных разбирательствах работника с работодателем.

По этой причине будет необходимо оформить письменное согласие сотрудника для соблюдения его гражданских прав.

Если срок сократился

Нужно учитывать, что командировочные сутки заканчиваются в 23.59 и начинаются в 00.00. Если работник выполнил задачу раньше и захотел вернуться, то издается приказ, сотрудник приезжает в город своего основного места работы.

Если он приехал на несколько дней (или на 1 день) раньше заранее запланированного срока, то на следующий день он должен явиться на место службы. Если он не явился, то это считается пропуском рабочего дня.

Работодатель вправе назначить денежное поощрение за быстро проделанную работу или не назначать. Он вправе предоставить своему работнику внеочередной оплачиваемый выходной на это время. Но если никаких бумаг по этому поводу не оформляется, а сотрудник закончил выполнение своих обязанностей в командировке раньше срока, то он по закону на следующий день обязан явиться на место службы.

Командировочные выплаты

Оплата производится бухгалтерией по факту пребывания сотрудника в командировке. Сколько по времени фактически он выполнял там свои обязанности, на столько дней и будут выплачены командировочные.

Виды командировок и срок хранения приказа

Вся документация относительно командировок, включая описываемый приказ, хранится либо 5 лет, либо 75. Это будет зависеть от того, какой тип командировки был задействован организацией.

Если командировка была долгосрочная (она длилась дольше 6 месяцев), то придется сохранить в архивах приказ 75 лет. Если же длительность была маленькая – не больше пары месяцев – то уничтожать документ организация имеет право после 5 лет хранения. Исключение – вредные условия труда. При них всегда документация хранится 75 лет. Приказ об изменении сроков командировки – не исключение.

assistentus.ru

Приказ о положении о командировках