Образец объяснительной записки | Делопроизводство

Если вам когда-либо потребуется написать объяснительную записку, то сделайте это правильно. Здесь вы сможете прочитать о рекомендациях, которые будут весьма полезны для взаимодействия с высоким начальством. Конечно будут приведены образцы объяснительной записки.

Для начала надо определиться, что есть такое объяснительная записка. На имя руководителя можно составить докладную записку, а можно объяснительную. Отличие заключается в отсутствии в последнем случае выводов и предложений, а вот оформление внешне похожее (смотрите образец).

Объяснительная записка разъясняет руководству точку зрения составителя данного документа на интересующее событие. Этим событием может быть невыполнение задания (в полном объеме или в указанный срок), нарушение трудовой дисциплины (опоздание на работу или прогул).

А также объяснительная дает пояснения любых сложившихся ситуаций на работе с неоднозначным на первый взгляд толкованием причин, приведших к некому (не совсем ожидаемому для руководства) результату. Образцы таких ситуаций можно посмотреть в комментариях после статьи.

Есть еще одна функция объяснительной записки – может пояснять содержание другого документа (проект, отчет и т.д.). Тогда объяснительная записка оформляется к такому документу как приложение и подписывает его руководитель организации.

Как правильно написать объяснительную записку

В случае дисциплинарного проступка в соответствии с ТК РФ (кому интересно ст. 193) работодатель обязан предложить сотруднику написать объяснительную. Вы должны знать, что сотрудник не обязан давать каких-либо пояснений. Тем не менее, работодатель сможет применить дисциплинарное взыскание, составив акт об отказе.

Поэтому обычно лучше написать объяснительную записку. Возможно тогда вы сможете расставить нужные вам акценты в произошедшем, лояльность продемонстрируете. И вовсе не обязательно вы окажетесь в чем-то виновным.

Сначала в тексте следует перечислить факты, имеющие непосредственное отношение к рассматриваемой ситуации. Затем уже излагают причины, приведшие к негативному исходу дела (ведь объяснительную не приходится писать в случае победы и триумфа).

Писать следует сухим канцелярским языком, постарайтесь выразить все-таки свои мысли покороче. Лучше избегать любой эмоциональности. Излагать нужно только факты, непосредственно относящиеся к делу. Подумайте над тем, чтобы объяснение звучало веско и аргументировано, избегайте при этом неправды и оправданий. Полезным бывает обсуждение ситуации с умными людьми (коллеги, друзья, родственники).

Допускается написать объяснительную записку в рукописной форме, подписывает работник ее составивший. Состав реквизитов документа посмотрите на приведенном образце.

Образцы составления объяснительной записки

Объяснительна записка – образец об опоздании на работу

Отдел рекламы                                                                                Директору «Знамение»

                                                                                                       П.Г. Вентиль

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

07.10.2014 № 18

Об опоздании на работу

07.10.2014 я опоздала на работу на 2 часа по причине транспортной аварии. Выданную транспортным предприятием справку прилагаю.

Менеджер                                                                                        К.Ю. Живанец

 

 

Объяснительная записка – образец по вопросам основной деятельности

Отдел информационных                                                                   Директору ООО «Разъем»
технологий                                                                                      О.Л. Частикову

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

13.12.2014 № 31

О причинах переноса даты
проведения семинара

Семинар по эффективному использованию комплекса «Писк» 12.12.2014 не состоялся по просьбе его участников в связи с невозможностью добраться до места его проведения в срок из-за отмены авиарейса.

По договоренности сторон дата проведения семинара перенесена на 15.12.2014.

Начальник отдела                                                                            Ю.Н. Кошкин

Требование написать объяснительную записку вовсе не означает «конец игры». Мне самой на работе приходилось несколько раз писать объяснительные по вопросам основной деятельности. Восторга это конечно не вызывало, но, тем не менее, последствий для меня никаких не было. Просто руководство получило дополнительную информацию к размышлению. Иными словами если объяснительная записка вами написана, то вовсе не обязательно дальше последует выговор или увольнение (если речь идет не о полной неадекватности естественно).

В комментариях продолжают задавать вопросы о примерах написания объяснительных записок. Поэтому я думаю, что будет весьма полезным делом в следующей публикации расширить границы и привести еще примеры объяснительных в различных конкретных ситуациях (смотрите еще больше образцов по ссылке).

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 613 комментария

Оставить комментарий

delo-ved.ru

➤ Докладные и объяснительные записки образец бланк

Разного рода записки — существенная часть внутреннего документооборота организации. Подскажем, как без ошибок составить и оформить докладную и объяснительную записки. Скачайте готовые образцы.

Скачайте 5 готовых образцов:

В каких случаях составляют докладные и объяснительные записки

Для оперативного обмена информацией между подразделениями, отдельными сотрудниками и обратной связи с руководством в организации составляют разного рода записки. Докладная записка, объяснительная записка, служебная записка — пример внутренних документов, на основе которых принимают кадровые и производственные решения.

И, если служебную записку составляют, чтобы указать на имеющиеся технологические недостатки, мешающие качественному исполнению трудовых обязанностей, то цели, с которыми составляют докладные и объяснительные записки иные. Как правило, такого рода записки касаются кадровых вопросов, случаев нарушения трудовой дисциплины или недобросовестного отношения к выполнению трудовой функции.

Обратите внимание! Докладные и объяснительные записки являются парными документами. В первых – фиксируют факт происшествия, во-вторых – виновники случившегося объясняют причины, по которым это произошло. 

Вопрос: Нужно ли знакомить сотрудника с докладными записками на него? Ответ эксперта «Системы кадры»: Работодатель обязан ознакомить сотрудника с локальными нормативными актами, которые непосредственно связаны с его трудовой деятельностью (ст. 22 ТК). Докладные записки — это ненормативные акты, они фиксируют… Смотреть ответ эксперта

Когда и кто составляет докладные

Докладную записку составляет на имя вышестоящего руководителя непосредственный начальник работника, допустившего нарушение трудовой дисциплины. Такую записку составляют и в случае форс мажорных обстоятельств, аварии или несчастного случая, когда виновных в происшествии еще необходимо выявить.

То, как оперативно должна быть составлена и подана на рассмотрение руководителя докладная записка, зависит от случившегося. Так, докладная записка о прогуле должна быть составлена только после того, как сотрудник не появился на своем рабочем месте в течение четырех часов подряд. Если произошел несчастный случай или по вине работника было допущено нарушение технологии, докладная записка составляется сразу же после того, как пострадавшему оказана помощь и устранены допущенные работником нарушения. 

Докладная записка об отсутствии сотрудника на рабочем месте

Скачать образец

В некоторых случаях докладную записку может составить и работник, который находился в простое. Такая записка содержит информацию о случившемся простое с указанием причин, которые делают невозможным продолжение работы. 

Докладная записка сотрудника о простое

Скачать образец документа

Докладная записка обязательно содержит не только изложение фактов, но и выводы и предложения. Их составляют в ситуациях, когда принятие решения по данному случаю является прерогативой вышестоящего руководителя. 

Кто и для чего составляет объяснительные

Объяснительную записку всегда составляет работник, виновный в нарушении. В документе он должен объяснить причины своих действий или бездействия. Этот документ является обязательным, и работодатель не имеет законного права принимать решение о вынесении наказания, не истребовав от работника объяснений в письменном виде.

Работник может отказаться от дачи объяснений, но в таком случае и факт того, что пояснения с него были потребованы, и то, что он отказался их представить, должны быть засвидетельствованы актами. Но в большинстве случаев написание объяснительной записки в интересах самого работника. Это дает ему возможность частично, а иногда и полностью, снять с себя вину за произошедшее. 

Объяснительная записка о причинах совершения виновных действий

Скачать образец

Общие правила оформления докладной и объяснительной записки

Несмотря на то, что докладная записка, объяснительная записка, служебная записка относятся к внутренним документам, к их оформлению предъявляются общие требования, установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016. Выполнение этих требований, а также заполнение обязательных реквизитов делает записку юридически значимым документом, на основании которого принимаются управленческие и кадровые решения. 

Подсказка от журнала «Справочник секретаря». Расположение реквизитов на докладной записке

Скачать образец

При оформлении докладных и объяснительных записок, также, как и при оформлении других внутренних документов, к обязательным относят следующие реквизиты:

• наименование структурного подразделения, в котором составлена записка;
• наименование типа записки;
• дата составления документа и его регистрационный номер;
• должность, фамилия и инициалы должностного лица-адресата записки;
• тема сообщения;
• текстовая часть;
• отметка о наличии приложений;
• виза;
• подпись автора записки с указанием должности. 

Содержание текстовой части записки излагают кратко и по существу. Обязательно указывать дата и точное время случившегося, при этом следует избегать каких-либо оценок — только факты и подтверждающие справочные данные. Допускается использовать обращение «Уважаемый …», а также заключительную этикетную фразу «С уважением…». При этом следует использовать только одно — либо обращение, либо заключительную фразу.

Виза на документе, относящемся к внутреннему документообороту, проставляет должностное лицо, которое вправе принимать или участвовать в принятии решения по данному вопросу. Это может быть:

• главный бухгалтер;
• руководители структурных подразделений;
• заместитель руководителя, курирующий данное направление деятельности компании или структурное подразделение;
• руководитель организации. 

Докладные и объяснительные записки обязательно регистрируют, этот факт отражают в журнале регистрации внутренних документов. Работник вправе потребовать, чтобы на его экземпляре объяснительной записки также был проставлен регистрационный номер.

На многостраничном документе виза проставляется на обороте последнего листа, на одностраничном — под подписью автора. По истечении календарного года внутренние документы подшиваются в дела. Срок их хранения составляет 5 лет.

Какие документы входят в состав внутренней переписки и как правильно оформить их по новому ГОСТу, расскажет эксперт журнала «Справочник секретаря». 

Итог: К составлению и оформлению докладных и объяснительных записок предъявляют общие требования, установленные ГОСТ. Особое внимание при составлении следует уделить текстовой части, содержащей факты, предложения, объяснения случившегося, поскольку на ее основе будут приниматься кадровые решения.

www.sekretariat.ru

Объяснительная записка – образец

Объяснительная записка – это документ, который содержит в себе объяснения причинно-следственной связи, при возникновении ряда событий, ситуаций или конфликтов, в отношении которых ведется расследование, выяснение или исследование руководством.

Отметим, что объяснительная записка пишется в свободной форме, но для того, чтобы нежелательных последствий было как можно меньше, а документ был оформлен грамотно, нужно соблюдать некоторые правила.

Сегодня, мы расскажем вам о том, как пишется объяснительная записка, образец, которой вы сможете скачать на нашем сайте.

Объяснительная записка – образец оформления

Для того чтобы объяснительная записка была корректной и правильно составленной необходимо следовать некоторым правилам. Итак:

• В шапке документа указывают должность, фамилию, имя и отчества, того, кому предназначается записка. Затем следует указать свои данные – фамилию, имя, отчество, должность. Далее в центре листа пишут название документа – объяснительная записка. Потом следует текст объяснений. Документ подписывается и ставится дата.
• Чтобы избежать неверного толкования, лучше писать объяснительную записку на компьютере. Текс записки должен быть лаконичным, не содержать лишних эмоций и размером в половину листа формата А4.  Если возникла серьезная конфликтная ситуация, то возможно следует обратиться за консультацией к юристу, который грамотно составит документ.
• Текст записки должен быть четким, последовательным и лаконичным, не содержащим сумбурных объяснений.  Начинают записку с описания ситуации, которая произошла, затем указывают обстоятельства дела, участников ситуации, подробно описывают событийную часть. Также необходимо указать дату и время описанных фактов. После этого, описывают причины, по которым произошел инцидент, объясняют свое поведение. Объяснение должно быть подкреплено фактами и аргументами.

Объяснительная записка – особенности составления

Согласно законодательству Российской Федерации, статья 193 Трудового кодекса, требовать от вас объяснительную записку может исключительно работодатель. Ни начальник отдела, ни ревизор не имеют таких полномочий.

Сотрудник вправе отказаться от предоставления объяснений, в таком случае, составляется акт. Но если у вас произошла конфликтная ситуация, то лучше написать объяснения, независимо от того, кто виноват в том или ином случае.

При написании объяснений помните о следующих нюансах:

• Так как написанное, обычно, легко проверить, то в объяснительной записке следует писать правду. Если вас уличат во лжи, то улучшению ситуации это не поспособствует, а только усугубит ваше положение.
• Не стоит в ситуации обвинять других сотрудников, лучше никого не обвинять, а указывать исключительно факты. Так как остальных участников тоже попросят предоставить объяснения, а лишние недоброжелатели также не помогут при решении проблемы.
• Никогда не указывайте в записке, что тот или иной случай произошел ввиду вашей некомпетентности или непрофессионализма. При оформлении на должность вы подписывали должностную инструкцию, где четко сформулированы ваши обязанности. В объяснительной лучше ссылаться на текст должностной инструкции, на ваши обязанности и если инцидент произошел по вашей вине, то следует указать, что вы неверное трактовали те или иные понятия.
• Если ваша вина подтверждена и очевидна, то при объяснении лучше всего сослаться на внешние факторы, например, на проблемы со здоровьем или высокий уровень загруженности. В том случае, необходимо, объяснение закончить признанием вины и обещанием, что подобная ситуация впредь не повторится.
• Если вы в конфликте или инциденты не виновны, в таком случае, вам следует указать свою позицию и предоставить аргументы и факты, необоснованности обвинений. Лучше если объяснения будут подкреплены документам делопроизводства – приказами, актами, должностной инструкцией, договором и прочее.

Есть объяснительные записки, которые пишут для пояснения содержания других документов. Этот вид записок нельзя путать с теми, которые мы рассмотрели вы. Такие записки обычно пишут к научным работам, исследовательским материалам, дипломам и так далее.

Объяснительная записка – образец скачать

Далее, вы можете скачать образцы объяснительных записок:

• Образец объяснительной записки об опоздании на работу
• Объяснительная записка образец в школу
• Образец объяснительной записки о пропуске занятий
• Объяснительная записка образец отсутствие на рабочем месте

cryptopilot.ru