Содержание

пошаговая инструкция, документы и рекомендации

Трудовая книжка является основным документом, который подтверждает рабочий стаж человека. А с наступлением пенсионного возраста дает право на получение достойной пенсии. Но что делать, если по каким-то причинам трудовая была утеряна или испорчена? Можно ли заменить документ, и как оформить дубликат трудовой книжки. Выясним главные аспекты данного вопроса.

Определение

Трудовой книжкой называют персональный документ, подтверждающий информацию об официальном трудоустройстве и производственном стаже гражданина.

Вся информация об этом документе изложена в ст. 66 Трудового кодекса. Бланк трудовой должен отражать следующую информацию о работнике:

  1. Личные данные.
  2. Данные о выполняемой работе.
  3. Информацию о переводах, награждениях и увольнениях.
  4. Наименования документов, на которые ссылаются все действия.

Когда оформляется дубликат трудовой книжки, он должен соответствовать оригиналу и содержать всю ту информацию, которая была указана в первичном экземпляре.

Исключением могут являться случаи, когда в документе были указаны неверные данные или запись невозможно восстановить.

Когда выдается

Дубликат книжки выдается, когда использование оригинала становится невозможным. К таким случаям относят:

  • утерю сотрудником;
  • утерю работодателем;
  • порчу документа;
  • внесение неверных данных, касающихся увольнения или перевода.

Каждый из пунктов имеет свои особенности.

Если оригинал отсутствует, вместо утерянной трудовой книжки выдается дубликат. Особенности выдачи заключаются в написании сотрудником заявления об оформлении дубликата, внесения оплаты за бланк трудовой, если документ утерян по вине сотрудника.

В некоторых случаях человек может заметить пропажу трудовой не сразу, а через некоторое время после увольнения и при попытке устроиться на новую работу. Что делать, если «старый» работодатель не хочет оформлять дубликат, ссылаясь на давность увольнения? Законодательно не утверждены сроки давности по выдаче дубликатов трудовой. Поэтому сотрудник должен настаивать на выдаче повторного документа или обратиться в суд.

Как оформить дубликат трудовой книжки, если оригинал пришел в негодность (сгорел, порвался, испачкался, намок)? Следует сделать запрос на последней работе с просьбой о выдаче повторного документа. На титульном листе книжки должна стоять отметка, что это дубликат и стоять отметка о выдаче нового бланка. В случае, когда записи в связи с порчей трудовой удалены или стерты, сотрудник должен предъявить документы, заверяющие трудовой стаж.

При утрате бланка трудовой работодателем рабочий стаж сотрудника может подтвердить комиссия. Ей необходимо предоставить документы или их копии, которые могут подтвердить сведения о профессии и местах работы. Если таковые документы отсутствуют, комиссия может составить акт, основанный на показаниях нескольких свидетелей, знающих достоверную информацию о трудоустройстве гражданина.

Оформление

Оформить дубликат трудовой книжки может любой гражданин, имеющий официальный трудовой стаж, вне зависимости от причин ее порчи или утери. Дубликат бланка трудовой является таким же официальным документом, обладающим юридической силой, как и сам оригинал документа.

Выдачей дубликатов может заниматься либо работодатель, либо лицо, уполномоченное на выдачу трудовых, вкладышей и дубликатов. Обычно это работник отдела кадров или бухгалтер. В редких случаях, секретарь (если компания маленькая).

Документы, которые необходимы для выдачи повторной трудовой книжки, предоставляются гражданином, но организация обязана всячески посодействовать в их получении.

Стоимость

Согласно нормам ведения и хранения трудовых книжек, гражданин, утративший бланк трудовой, обязан сообщить об этом работодателю с последней работы. При этом руководитель организации должен выдать заявившему лицу дубликат трудовой не позже 15 дней после написания заявления.

По установленным законодательством нормам, за дубликат трудовой книжки, образец заполнения которого должен быть у руководителя или уполномоченного лица, организация имеет право взимать плату, соответствующую расходам на приобретение бланка повторного документа.

Плата не берется только в следующих случаях:

  • при утрате работодателем всех трудовых книжек в результате непредвиденных обстоятельств;
  • при неверном заполнении титульного листа;
  • при порче, случившейся не по вине сотрудника.

Следовательно, организация имеет право брать плату за предоставление дубликата с уже уволившегося сотрудника или если работник сам виноват в порче или утрате документа.

Алгоритм

Рассмотрим алгоритм того, как можно оформить дубликат трудовой книжки. При этом порядок оформления установлен законодательными нормами:

  1. Лицо, утратившее бланк трудовой, должно написать письменное заявление в последнюю организацию, где гражданин работал или работает.
  2. Организация по данному заявлению собирает сведения о трудовом стаже человека.
  3. Подписывается приказ о выдаче дубликата трудовой книжки.
  4. Бланк дубликата оформляется с учетом установленных правил, вносится информация, соответствующая оригиналу документа.
  5. Информация о выданном повторно документе заносится в журнал учета бланков трудовых.
  6. Готовый документ гражданин получает, поставив подпись в журнале о его получении.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки – образец:

Документы

Чтобы получить дубликат трудовой, необходимо собрать и предоставить ряд документов, которые могли бы подтвердить трудовую деятельность гражданина. Если таковые отсутствуют, организация может обратиться в пенсионный фонд с запросом о том, какая деятельность велась и в какие периоды.

В случае массовой потери трудовых организация создает комиссию, которая будет выявлять рабочий стаж сотрудников путем запросов и обработки данных, исходя из предоставленной ими информации.

Как оформить дубликат трудовой книжки? Для начала следует написать заявление, где должны быть указаны:

  • причина утраты;
  • просьба о выдаче повторного документа;
  • дата составления, подпись гражданина.

Заявление может быть написано от руки или в печатном виде. Некоторые организации держат готовые бланки для написания подобных заявлений.

Как оформить дубликат трудовой книжки – образец заявления:

После одобрения и принятия заявления руководитель организации должен издать приказ о выдаче дубликата.

Приказ должен:

  • содержать номер;
  • содержать основные тезисы, закрепляющие основание для выдачи дубликата;
  • издаваться только в печатном виде;
  • передаваться на ознакомление лицу, запросившему дубликат;
  • иметь подпись гражданина, которому выдается дубликат.

Если вышеперечисленные требования не соблюдаются, выдача дубликата трудовой считается недействительной.

Чтобы подтвердить рабочий стаж, во внимание принимаются следующие документы:

  1. Личное дело.
  2. Приказы о принятии на работу, переводе, увольнении.
  3. Удостоверения гражданина.
  4. Трудовые договора.
  5. Расчетная книжка.

Какие сведения вносятся в дубликат

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки? Начать оформление следует с заполнения титульного листа бланка, который должен содержать актуальную информацию. Сюда относится:

  • фамилия, имя и отчество гражданина;
  • дата рождения;
  • наличие и вид образования;
  • профессия.

Достоверность этих данных должна быть подтверждена документально. А именно для заполнения должны быть предоставлены паспорт и документ об образовании.

На титульном листе ставится подпись гражданина, получающего дубликат, и уполномоченного лица, а также печать организации.

Дубликат трудовой книжки – образец заполнения титульного листа:

Далее нужно внести информацию о стаже трудовой деятельности. Для этого в графе 3, в блоке «Сведения о работе», необходимо указать общий стаж работы. Эти сведения не заверяются печатью и подписью.

Следом заполняются все графы по порядку:

  • дата поступления на работу;
  • информация о должности, организации, основаниях увольнения или перевода;
  • сведения о документе, на основании которого данные занесены.

В дубликат трудовой заносятся только те записи, которые подтверждаются документально. Иная информация не записывается. Все записи необходимо делать синей или черной ручкой, помарки, ошибки или сокращения не допускаются, в верхнем углу повторного документа пишется «Дубликат».

Сроки выдачи

Как уже выяснилось, весь процесс оформления дубликата начинается с написания заявления. Ответ от работодателя в виде предоставления дубликата должен поступить в течение 15 дней с момента подачи заявления. Это же правило распространяется и на бывшего работодателя, к которому работник может обратиться после увольнения. Здесь законодательство не предусматривает сроков давности.

Некоторые нюансы

Бывают случаи, когда организация оформляет дубликат бланка трудовой, а через некоторое время сотрудник находит оригинал документа. В этой ситуации официальный статус может иметь только один документ, который последним зафиксирован в журнале учета бланков трудовых. Соответственно, это будет дубликат. Оригинал работник может оставить на случай, если понадобится документальное подтверждение рабочего стажа в каких-либо органах.

Записи в дубликатах заверяются следующим образом:

  • данные о стаже уполномоченный сотрудник не заверяет ни подписью, не печатью;
  • после внесения всех сведений о предыдущих работах ставятся подписи уполномоченного лица и работника, а также печать компании.

Недействительная запись

Как оформить дубликат трудовой книжки, если запись в оригинале признана недействительной? Данный факт предусмотрен пунктом 1.2 Инструкции. Обычно такая запись выявляется либо после увольнения сотрудника, либо когда он запрашивает копию документа. При выявлении ошибки сотруднику необходимо написать заявление о выдаче дубликата без записи, которая признана недействительной.

Далее повторный документ оформляется по тем же правилам, что и в остальных случаях. И соответственно, он не будет содержать записей, признанных недействительными.

Если сотрудник уволился

Как сделать дубликат трудовой книжки, если сотрудник уволился?

Следует сразу сказать, что со стороны работодателя будет неправомерным, если он откажет гражданину в выдаче дубликата трудовой только на основании того, что тот уже уволился, а также не может предоставить данные о периоде работы после увольнения.

Организация обязана выдать дубликат на основании поданного сотрудником заявления, независимо от того, работает он в данной компании или нет. К тому же, законодательство не предусматривает таких оговорок, что гражданин обязан предоставлять информацию о работе, которая осуществлялась после увольнения.

Дубликат выдается такому гражданину на общих основаниях.

Книга учета

После того как дубликат трудовой книжки заполнен, сведения о нем вносят в журнал учета трудовых. Так как повторный документ имеет ту же юридическую силу, что и оригинал, следовательно, и правила его учета и хранения будут такие же. Отличие только в пометке «дубликат».

Трудовая книжка является важным документом, который подтверждает не только деятельность человека, но и является гарантом будущих пенсионных начислений. И даже несмотря на то что законодательство позволяет оформлять дубликаты утерянных или испорченных оригиналов, которые имеют ту же юридическую силу, все-таки лучше быть внимательным и осмотрительным с оригинальной трудовой книжкой. Ведь сбор информации может занять немало времени, а по каким-либо причинам некоторая информация вообще может быть утеряна. Поэтому важно бережно содержать, вести, хранить данный документ.

fb.ru

Как оформить дубликат трудовой книжки

Трудовая книжка — особый документ. Она крайне важна и для самих работников, и для работодателей. В ней фиксируются данные о принятии на работу и об увольнении, повышении по службе, а также сведения о наградах и иных поощрениях.

Кроме всего прочего, это документ строгой отчетности.

Но на каких основаниях человеку может потребоваться ее дубликат? И как его можно получить? Об этом и иных аспектах проблемы расскажет данная статья.

Почему возникает необходимость получения дубликата

Оформление дубликата трудовой книжки — вынужденная процедура. Иногда ее называют «восстановлением» документа, но этот термин не имеет ни юридического, ни просто логического смысла. Речь именно о создании «двойника», дубликата. Рассмотрим, каковы причины, приводящие к необходимости подобных действий:

  • потеря документа самим обладателем трудовой книжки либо работодателем;
  • умышленная или случайная порча, приведшая к тому, что записи сложно (невозможно) прочесть;
  • массовая потеря документации в результате стихийного бедствия, пожара либо иного ЧП;
  • наличие в трудовой книжке записи, признанной впоследствии неправомерной, например, о причинах или самом факте перевода или увольнения.

Если в утере или порче виновен работодатель

Выдача дубликата трудовой книжки, утраченной работодателем — явление нечастое, но все же случаются и такие казусы. Оформляясь на работу в новую организацию, на предприятие, человек отдает этот важный документ на хранение кадровикам компании или ее руководителю.

Это ответственное лицо тоже порой проявляет безответственную халатность. Если трудовая книжка пропала или серьезно пострадала по вине вышеуказанных лиц, сотрудник имеет право даже привлечь их к административной ответственности. Но главное: потребовать от виновников самим оформить дубликат, для чего им потребуется собрать все необходимые справки, выписки, копи приказов и другую информацию от прежних работодателей.
Если документ цел, но в него вкралась неточность, ошибка, работодатель или его сотрудники внесли неправомерную запись, то дубликат будет составить еще проще, перенеся старые записи из оригинала.

Если она утрачена или испорчена работником

Оформлением дубликата трудовой книжки при утере или порче его самим владельцем обязан заниматься именно он. На руки мы получаем этот документ, чаще всего, когда увольняемся из одной организации и планируем устраиваться в другую, когда выходим на заслуженный отдых и должны заняться оформлением пенсии.

В иных особых случаях, если документ нам зачем-то потребовался, но увольняться мы не собираемся, работодатель не имеет право выдавать на руки оригинал. Только заверенную копию. Иначе, в случае утери или порчи книжки, ответственность будет и на самом работнике, и на том ответственном лице, что допустило оплошность.

Если этот документ строгой отчетности будет утрачен или серьезно испорчен по собственной невнимательности работника, то перед тем, как оформить дубликат трудовой книжки, рассеянному владельцу придется писать заявление и самому собирать все требуемые в данной ситуации подтверждающие справки.

Еще одна вероятная ситуация: вы пришли на новое место работы и уверяете руководителя, что трудовая потеряна, но у вас нет времени заниматься ее дублированием. Если вас действительно будут готовы взять в эту компанию, то тут в подобной ситуации могут лишь завести новую трудовую книжку, где первой записью станет именно прием на работу здесь.

Какие данные потребуется восстановить

Заявление об утрате трудовой и необходимости дубликата можно составить в произвольной форме. Хотя нередко организации разрабатывают собственные образцы соответствующих бланков, которые помогают быстро и четко изложить суть задачи.

Как сделать дубликат трудовой книжки, расписано в постановлении Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 года. Там оговорены сроки работы над этим документом: дубликат должен быть выдан работодателем не позднее 15 дней с момента подачи сотрудником заявления. 2018 год не является исключением, все правила остаются в силе.

Только, требуя от руководства компании выдать вам этот документ в установленные сроки, не забывайте: если трудовую потеряли вы сами, то прежде чем оставлять заявление, соберите все нужные бумаги:

  • справки из архивов;
  • данные налоговой службы, трудовой инспекции, ПФР;
  • копии трудовых контрактов, заключенных ранее;
  • справки от предыдущих нанимателей;
  • выписки из приказов о приеме на работу и увольнении или их заверенные копии в случаях, когда это необходимо.

Как заполняется дубликат

Очень важно соблюсти все правила, как заполнить дубликат трудовой книжки. Напомним: это документ строгой отчетности, и ошибки могут свести на нет все усилия, потраченное время: ту же работу придется делать «на бис», оформляя очередной дубликат.

Первое правило: вверху на титульном листе дубликата обязательно должна стоять надпись «Дубликат».

Второе: не забудьте о возможных переменах в личных данных обладателя трудовой книжки. Скажем, человек за прошедшее время мог получить высшее образование или попросту сменить фамилию. Это надо учесть при внесении персональных данных.

Третье: то, о чем говорилось выше. Неважно, по чьей вине документ был утрачен. В любом случае, внесение данных в дубликат возможно не со слов «потерпевшего», а исключительно на основании тех справок, копий документов, которые мы уже перечислили выше. Иначе никаких записей о предыдущих местах работы новый наниматель не внесет, да и старый тоже.

Единственный вариант, если по каким-то причинам вы не желаете, не можете заниматься восстановлением прежних данных — это начать «с чистого листа», с новой трудовой книжки. Однако потом нехватка трудового стажа может существенно уменьшить размер вашей пенсии.

Первой записью раздела о работе будет величина общего трудового стажа человека, полученная до момента оформления на работу к новому работодателю, оформляющему дубликат.

Дальше наниматель или сотрудник отдела кадров эту информацию детализирует, расписывает на основании полученных справок, даты работы человека в разных предшествующих организациях. Обязательно вносятся ссылки на документы, ставшие основанием для фиксации тех или иных данных.

Очень важный момент для кадровиков и руководителей: эти предшествующие восстанавливаемые данные нельзя нумеровать! Запись под номером 1 в дубликате может быть лишь о приеме сотрудника на работу именно в ту компанию, где и заводится дубликат.

Закончив заполнение документа документ, специалист по кадрам (либо руководитель организации) вносит дату его оформления в специальную книгу учета движения таких бланков. Последняя процедура, завершающая процесс: подпись сотрудника в особой графе этой книги учета. Так он визирует факт получения дубликата.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки

Статья отредактирована в соответствии с действующим законодательством 04.06.2018

Тоже может быть полезно:

Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегам

Уважаемые читатели! Материалы сайта TBis.ru посвящены типовым способам решения налоговых и юридических вопросов, но каждый случай уникален.

Если вы хотите узнать, как решить именно ваш вопрос — обращайтесь в форму онлайн консультанта. Это быстро и бесплатно! Также вы можете проконсультироваться по телефонам: МСК - 74999385226. СПБ - 78124673429. Регионы - 78003502369 доб. 257

Комментарии

Добавить комментарий

Нажимая на кнопку "Отправить" вы подтверждаете, что ваш комментарий не содержит персональных данных в любой их комбинации

Вопросы и ответы в комментариях даются пользователями сайта и не носят характера юридической консультации. Если вам необходима юридическая консультация, рекомендуем получить ее, задав вопрос по телефонам, указанным выше, или через эту форму

.

tbis.ru

образец заполнения в 2019 году

Если трудовая книжка утеряна или пришла в негодность, то ее необходимо восстановить. Новый документ будет иметь такую же юридическую силу, но на нем уже будет стоять пометка о том, что это дубликат.

В каких ситуациях возможна выдача дубликата

Дубликат трудовой книжки заполняется в следующих случаях:

  1. Утеря трудовой книжки владельцем или работодателем, в том числе и массовая утрата трудовых в силу чрезвычайных обстоятельств.
  2. Трудовая книжка пришла в негодность и ей нельзя пользоваться (порвана, обожжена, залита водой и т. д.).
  3. В трудовую внесена ошибочная запись либо запись которую признали недействительной по решению судебных органов. В данной ситуации дубликат оформляется, только если этого требует владелец книжки.

В законодательстве сказано, что в случае утери книжки человек должен обратиться к последнему (действующему) работодателю и написать заявление о выдаче дубликата. Но вместе с тем нормативные акты не содержат указаний на то, что работник понесет наказание, если не будет восстанавливать трудовую, а просто заведет новый бланк.

Документы для указания записей о стаже

Все сведения вносятся в дубликат только на основании должным образом оформленных документов, которые доказывают тот или иной период работы.

К таким документам можно отнести:

  1. Справки и выписки из приказов от предыдущих работодателей, у которых работник трудился.
  2. Справки из государственных учреждений, которые могут подтверждать стаж (архив, Пенсионный фонд).
  3. Решения суда о восстановлении стажа работы.

Если на какой-то из периодов работы нет доказательных документов, то его не вносят в дубликат. Также нельзя вносить сведения о работе на основании показаний свидетелей.

Образец заявления на выдачу дубликата

Если трудовая книжка утеряна по вине владельца, то есть, в момент, когда она находилась у него на руках, ему нужно обратиться к прежнему работодателю и написать заявление с просьбой восстановить документ.

Заявление пишется на имя руководителя предприятия в свободной форме.

Пример текста заявления может выглядеть следующим образом: «Прошу оформить мне дубликат трудовой книжки в связи с утерей оригинала документа».

В случае когда работник хочет получить дубликат взамен трудовой, в которую внесена неверная запись, он пишет заявление в организацию, которая сделала эту запись. Как правило, это текущий работодатель.

Работодатель не может оказать работнику (даже бывшему) в оформлении дубликата трудовой книжки.

Как заполняется документ

Дубликат оформляют на обычном бланке трудовой книжки. Лицевая часть заполняется также, с одной лишь разницей: вверху страницы делается пометка о том, что это дубликат.

Многие работодатели делают запись на форзаце дубликата о том, когда он выдан и какую книжку заменил (серия и номер). Но в законодательстве нет такого требования относительно дубликатов. Данные сведения должны вноситься непосредственно в заменяемую трудовую в том случае, когда причиной замены выступает наличие в ней неправильной (признанной недействительной) записи.

Какова последовательность действий для оформления дубликата

Для того чтобы получить дубликат трудовой нужно:

  1. Определить организацию, которая должна этим заниматься. Если человек официально трудоустроен на момент утери, то этим занимается текущий работодатель. В остальных случаях эта обязанность ложится на последнего работодателя, в случае его ликвидации на последнего действующего работодателя.
  2. Написать заявление об оформлении и выдаче дубликата.
  3. Собрать все подтверждающие документы. Сбором документов занимается сторона, виновная в утере книжки, но при этом законодатель обязывает работодателя оказывать работнику содействие в сборе документов.

После того как собраны все документы заполняется сам дубликат трудовой.

Какие сведения заносятся в бланк

Как уже было сказано выше, лицевая часть заполняется так же, как и в трудовой книжке. Поэтому дубликат трудовой книжки, образец заполнения 2019 года будет отличаться от трудовой только надписью «Дубликат», сделанной в правом верхнем углу. В других разделах записи будут иметь незначительные отличия.

Стаж

В первую очередь пишут полный рабочий стаж, который подтвержден документально. В этой записи указывают суммарное количество лет, месяцев и дней работы (числом и прописью). Не нужно указывать работодателей и должности, на которых работал человек.

После этого перечисляют все места работы, о которых есть сведения.

Записи делают даже если не хватает каких-либо сведений (дат приема, реквизитов приказа и т. д.), в этом случае соответствующие строки остаются пустыми.

Также вносятся сведения о переводе, если есть соответствующие документы.

Места работы

Места работы заполняют в хронологическом порядке начиная с самого дальнего по времени, то есть в таком порядке, в каком они были внесены в утерянной книжке.

При этом наименование организации не выносится шапкой до записи о приеме на работу. Запись будет выглядеть следующим образом: «Принята в Общество с ограниченной ответственностью „Крокус“ на должность бухгалтера».

Далее следует запись об увольнении.

Таким образом, перечисляются все места работы, кроме того, на котором оформляется дубликат. Соответственно период работы у этого работодателя не вносится и в общий трудовой стаж, указанный в первой строке.

Запись о работе в организации, которая выписывает дубликат, вносится по правилам, предусмотренным для обычной трудовой книжки.

После этого все записи заверяются печатью организации и подписью ответственного лица.

Если запись делается работодателем, у которого работник продолжает трудиться, то записи не заверяются печатью и подписью, это нужно будет сделать только при увольнении.

Все оригиналы документов, подтверждающих стаж, возвращаются работнику.

Сроки выдачи

В законодательстве сказано, что работодатель должен оформить дубликат в течение 15 дней с момента получения заявления, но на практике это не всегда возможно, особенно если работник сменил много мест работы. В такой срок очень сложно успеть оформить все запросы и получить ответы.

Для того чтобы соблюсти этот срок хотя бы формально, можно договориться с работником, что он проставит дату в заявлении, только после того, как будут собраны все документы.

Какая плата взимается за выдачу документа

В случае если трудовая утеряна по вине работника, он должен оплатить стоимость нового бланка трудовой книжки. Во всех остальных случаях (утеря по вине работодателя, массовая утрата по вине сторонних обстоятельств и т. д.) расходы на приобретение бланка ложатся на работодателя.

Законодательная база

truddogovor.ru

Пример заполнения дубликата трудовой книжки

                     Дубликат трудовой книжки
                                                    Титульный лист
Дубликат
Трудовая книжка ТК N 6985428
        Гуртова
Фамилия ----------------------------------------------------------
    Антонина
Имя --------------------------------------------------------------
         Григорьевна
Отчество ---------------------------------------------------------
              15.03.1975
Дата рождения ----------------------------------------------------
                             (число, месяц, год)
            высшее
Образование ------------------------------------------------------
                         бухгалтер
Профессия, специальность -----------------------------------------
__________________________________________________________________
                "13" сентября 2009 г.
Дата заполнения --------------------------------------------------
                             (число, месяц, год)
                         Гуртова
Подпись владельца книжки -----------------------------------------
                           Подпись лица, ответственного за ведение
                                       трудовых книжек
                                           Волкова
    М.П.                   ---------------------------------------
                                        (разборчиво)

Сведения о работе ТК N 8604301

-------T----------------T-----------------------T-----------------¬
¦  N   ¦      Дата      ¦ Сведения о приеме на  ¦  Наименование,  ¦
¦записи+-----T-----T----+ работу, переводе на   ¦  дата и номер   ¦
¦      ¦число¦месяц¦ год¦   другую постоянную   ¦  документа, на  ¦
¦      ¦     ¦     ¦    ¦ работу, квалификации, ¦    основании    ¦
¦      ¦     ¦     ¦    ¦увольнении (с указанием¦    которого     ¦
¦      ¦     ¦     ¦    ¦   причин и ссылкой на ¦     внесена     ¦
¦      ¦     ¦     ¦    ¦ статью, пункт закона) ¦     запись      ¦
+------+-----+-----+----+-----------------------+-----------------+
¦   1  ¦        2       ¦            3          ¦        4        ¦
+------+-----T-----T----+-----------------------+-----------------+
¦      ¦     ¦     ¦    ¦Общий стаж до          ¦                 ¦
¦      ¦     ¦     ¦    ¦поступления в общество ¦                 ¦
¦      ¦     ¦     ¦    ¦с ограниченной         ¦                 ¦
¦      ¦     ¦     ¦    ¦ответственностью "Гром"¦                 ¦
¦      ¦     ¦     ¦    ¦3 года 5 месяцев 12    ¦                 ¦
¦      ¦     ¦     ¦    ¦дней                   ¦                 ¦
+------+-----+-----+----+-----------------------+-----------------+
¦   1  ¦  03 ¦  04 ¦2004¦Общество с ограниченной¦                 ¦
¦      ¦     ¦     ¦    ¦ответственностью       ¦                 ¦
¦      ¦     ¦     ¦    ¦"Елена" (ООО "Елена")  ¦                 ¦
¦      ¦     ¦     ¦    ¦Принята на должность   ¦Приказ от        ¦
¦      ¦     ¦     ¦    ¦бухгалтера             ¦03.04.2004 N 14-к¦
+------+-----+-----+----+-----------------------+-----------------+
¦   2  ¦  10 ¦  01 ¦2006¦Переведена на должность¦Приказ от        ¦
¦      ¦     ¦     ¦    ¦главного бухгалтера    ¦10.01.2006 N 1-н ¦
+------+-----+-----+----+-----------------------+-----------------+
¦   3  ¦  12 ¦  09 ¦2008¦Трудовой договор       ¦Приказ от        ¦
¦      ¦     ¦     ¦    ¦расторгнут по          ¦12.09.2008 N 24-н¦
¦      ¦     ¦     ¦    ¦инициативе работника,  ¦                 ¦
¦      ¦     ¦     ¦    ¦пункт 3 части 1 статьи ¦                 ¦
¦      ¦     ¦     ¦    ¦77 Трудового кодекса   ¦                 ¦
¦      ¦     ¦     ¦    ¦Российской Федерации   ¦                 ¦
¦      ¦     ¦     ¦    ¦Общество с ограниченной¦                 ¦
¦      ¦     ¦     ¦    ¦ответственностью       ¦                 ¦
¦      ¦     ¦     ¦    ¦"Гром" (ООО "Гром")    ¦                 ¦
+------+-----+-----+----+-----------------------+-----------------+
¦   4  ¦  13 ¦  09 ¦2008¦Принята на должность   ¦Приказ от        ¦
¦      ¦     ¦     ¦    ¦бухгалтера             ¦13.09.2008 N 11-к¦
L------+-----+-----+----+-----------------------+------------------

dogovor-obrazets.ru

оформление при утере, образец заполнения и заявление

Трудовая книжка является очень важным документом, ведь в ней содержится информация о стаже работы, начиная с первого трудового дня. На её страницах фиксируются сведения о местах и сроках работы, трудовых наградах, и, что самое важное, она указывает величину стажа, когда человек выходит на пенсию.

К сожалению, как и любую вещь, трудовую книжку можно испортить или потерять. Что же делать тем, с кем произошла эта неприятность? Ответ один – оформлять дубликат трудовой книжки. Конечно, если в документе имеется лишь одна запись о непродолжительной работе, то быстрей и проще завести новый. При следующем трудоустройстве будет оформлена новая книжка, записи в ней начнутся с текущей работы, а предыдущий стаж будет утрачен (ч.5, ст.65 ТК РФ).

Разумеется, такой сценарий не устроит владельцев солидного профессионального стажа, и они будут вынуждены делать дубликат своей потерянной трудовой. Подробности описаны в Постановлении Правительства РФ №225 «О трудовых книжках», опубликованном 16.04.2003.

Какие документы необходимы при утере

Согласно этому постановлению работник, потерявший или утративший в связи с иными причинами свою трудовую книжку, может сделать её дубликат, обратившись с соответствующим письменным заявлением к своему работодателю, последнему на момент потери книжки. За 15 дней с момента принятия заявления ему должны выдать готовый дубликат.

Основанием для этого в данном случае является любая информация о работе в данной организации, которая подтверждена документально. Это могут быть приказы о зачислении работника на должность, об увольнении, зарплатные ведомости и пр. Что касается бумаг, подтверждающих предыдущий стаж, то их придётся самостоятельно собрать и предоставить кадровикам, делающим дубликат. Могут потребоваться такие документы:

  • Изданные на бывших местах работы различные приказы и постановления, например, об оформлении на работу и увольнении, или переводе на новую должность. Разрешается принести заверенные копии таких документов или таким же способом заверенные выписки из них.
  • Если организации, где прежде трудился работник, больше не существуют, потребуется предоставить справки из госархивов.
  • Трудовые договоры с организациями, где человек работал ранее, если они сохранились в письменном виде.
  • Справки с бывшего места работы, например, о длительности общего стажа.
  • Зарплатные ведомости.
  • Лицевые счета работника, где подтверждается его рабочая деятельность.
  • Решение суда, касающееся установления стажа.

Все копии документов, предоставленных работником для получения дубликата взамен потерянной трудовой книжки, непременно должны быть заверенными у работодателя, выдавшего этот документ. Неподтверждённые сведения нельзя указать в дубликате (п. 32, абзац 5 Постановления «О трудовых книжках»).

Если книжку потерял работник, то все необходимые справки, выписки и документы с бывших мест работы он должен собрать сам, а работодатель, делающий дубликат, обязан ему в этом помогать, например, обратиться с запросом о высылке необходимых сведений к кадровикам с прежних рабочих мест. Основание – п. 7.2, абзац 7 Инструкции №69, утверждённой Постановлением Минтруда от 10.10.2003. Если же в потере виноват работодатель, то все заботы, связанные со сбором информации, берёт на себя он сам.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки

От возможности потерять трудовую книжку никто не застрахован, поэтому рекомендуется каждый раз при смене работы делать ксерокопию этого документа, заверять в отделе кадров и держать дома. Это нетрудно, но такая заблаговременная забота поможет подстраховаться и в случае потери быстро сделать дубликат.

  Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки скачать (Размер: 28,5 KiB | Скачиваний: 1 768)

Отличная статья 0

mirblankov.ru

➤ Выписка из трудовой книжки образец

Чтобы подтвердить стаж, должность или место работы при обращении в банк, посольство и другие инстанции, может понадобиться помощь работодателя. Узнайте, как оформить документ со всеми необходимыми сведениями по новому ГОСТу.


Скачайте полезный документ:


Для чего нужна выписка о стаже из трудовой книжки 

Стаж работника подтверждается трудовой книжкой. Оригинал документа хранится у работодателя с момента трудоустройства работника и вплоть до прекращения трудового договора с ним. На руки выдается только в редких, оговоренных в законе случаях — например, для предъявления в ПФР для назначения пенсионного пособия. Для всех остальных случаев оформляется копия, справка, выписка из трудовой книжки. Образец заверяется печатью работодателя и подписью начальника отдела кадров или иного лица, ответственного за выдачу, чтобы у принимающей инстанции не было сомнений в подлинности документа и актуальности содержащихся в нем сведений. 

Когда может понадобиться документ

Обычно ее запрашивают для предъявления третьим лицам. Например, в другую компанию, где еще не успевший уволиться с прежнего места работы сотрудник проходит собеседование и должен подтвердить стаж, или в банк — для получения кредита или оформления ипотеки. Документ содержит персональные данные и выдается только на основании письменного заявления работника. 

Внимание! Если через некоторое время сотрудник, недавно получивший выписку, повторно обратится с аналогичной просьбой, отказывать ему нельзя.

За сколько дней нужно выдать документ

Закон требует выдавать сотруднику выписки и другие документы, связанные с работой, в течение трех дней с момента получения письменного запроса, не взимая за это плату (ст. 62 ТК РФ). В крупных компаниях с большим количеством персонала такие запросы в службу кадров могут поступать ежедневно.

Чтобы быстро подготовить документы к выдаче и не допустить ни одной ошибки в процессе их оформления, актуализируйте инструкцию по кадровому делопроизводству с учетом нового ГОСТа Р 7.0.97-2016, утвержденного приказом Росстандарта №2004-ст от 8.12.2016 и вступившего в силу с 1 июля 2018 года. Что для этого нужно и с чего конкретно следует начать, расскажет эксперт журнала «Кадровое дело». 


Как сделать выписку из трудовой книжки: образец + инструкция 

Выписка из трудовой книжки — бланк с данными о профессии, трудовом стаже, прошлых этапах карьеры и текущей должности работника. Единой унифицированной формы для таких случаев не существует, поэтому каждая организация самостоятельно решает, как должна выглядеть и заверяться выписка из трудовой книжки (образец заполнения рекомендуется распечатать, чтобы кадровик хранил его на рабочем месте и при необходимости сверялся). Обычно используется фирменный бланк работодателя с его реквизитами и контактными данными, но можно напечатать выписку и на обычном листе формата А4. 

Образец документа вы можете скачать в начале статьи >> 

Как сделать выписку из трудовой книжки: пошаговая инструкция 

Шаг 1. Зарегистрируйте заявление, принятое от сотрудника. Сразу же отсчитайте три дня с даты регистрации, чтобы определить крайний срок оформления выписки. Если через три дня документ не будет готов, работодатель нарушит требования статьи 62 ТК РФ.

Шаг 2. Заполните «шапку» выписки. Укажите полное и сокращенное название организации, если бланк не фирменный, а чуть ниже — тип документа, на основании которого составляется выписка, и ее порядковый номер. Обязательно укажите дату оформления трудовой книжки и сведения о ее владельце, скопированные с титульного листа оригинала: фамилию, имя и отчество, дату рождения, уровень полученного образования, профессию (специальность).

Шаг 3. Заполните основную часть. Рекомендуется оформлять ее в виде таблицы, поделенной на четыре графы — точно так же, как страница в оригинальном бланке, в разделе «Сведения о работе». Записи копируйте полностью, без сокращений и аббревиатур, с указанием порядковых номеров и дат. Не забывайте каждый раз ссылаться на приказы и другие документы, на основании которых были сделаны записи. Все сведения в выписке должны в точности совпадать с оригиналом.

Шаг 4. Заверьте выписку и проставьте текущую дату. Документ без даты и заверительных реквизитов у работника могут не принять. Придется снова тратить время, только теперь уже на переоформление. Чтобы не допускать ошибок, ориентируйтесь на образец выписки из трудовой книжки (скачать типовую форму можно в начале статьи). 

На каком языке составлять справку

И сама выписка, и все реквизиты, подтверждающие ее подлинность, оформляются только на русском языке (ст. 62 ТК РФ). Если работник просит перевести документ на английский или любой другой иностранный язык, например, для получения визы или трудоустройства в зарубежную компанию, объясните, что это не входит в обязанности работодателя. Получив выписку на руки, сотрудник всегда может перевести ее за свой счет и заверить у нотариуса в соответствии с положениями статьи 35 Основ законодательства РФ о нотариате. 

Читайте в «Системе Кадры»:

Как заверяется выписка из трудовой книжки: образец 

Юридическую силу имеет только заверенная по всем правилам выписка из трудовой книжки (скачать бланк с примером правильной заверки можно в начале статьи). Порядок заверения закреплен пунктом 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016.

В нижней части документа пишется от руки слово «Верно» и ставятся подписи ответственных должностных лиц (сотрудника, оформившего выписку, и генерального директора компании). Каждая подпись должна сопровождаться расшифровкой и указанием должности. Личная подпись сотрудника, получившего выписку, в данном случае не нужна. А вот круглая печать, если она используется компанией, должна присутствовать. 

Образец оформления выписки из трудовой книжки: заверка

Образец документа вы можете скачать в начале статьи >> 

Справки и выписки, выданные работникам, можно заверять не только основной печатью организации, но и печатью кадровой службы, если такая возможность предусмотрена локальными нормативными актами. Подробнее о печати в трудовой читайте в статье

Вывод

Каждый сотрудник имеет право обращаться к работодателю за выписками из трудовой книжки и других документов, связанных с работой. Если в отдел кадров поступило такое заявление, выдайте по всем правилам оформленную и заверенную выписку в трехдневный срок, чтобы не нарушать статью 62 ТК РФ.

www.kdelo.ru

Образец заполнения дубликата трудовой книжки в 2019 году

Образец заполнения дубликата трудовой книжки в России в 2019 году дает возможность исключить вероятности занесения в документ недостоверных либо ошибочных сведений.

Основной документацией, которая способна подтвердить наличие у человека официального стажа работы, принято считать трудовую книжку.

В случае его утраты возникает необходимость оформить дубликат. Рассмотрим подробней особенности его заполнения в 2019 году.

Основные моменты

Основные особенности и подробное разъяснение о трудовых книжках изложены в статье 66 ТК РФ.

В соответствии с правилами трудового законодательства, в документе должны быть указаны такие сведения, как:

  • персональная информация о самом сотруднике;
  • разновидность выполняемой работы;
  • подробные сведения относительно переводов, увольнениях и награждениях;
  • основания прекращения трудового соглашения.

Дубликат, обладающий равную юридическую значимость с подлинником, должен обязательно включать в себя сведения, которые полностью соответствуют первоначальному документу.

Исключением являются только ситуации, при которых были выявлены изначально указанные недостоверные сведения и записи, из-за невозможно их восстановить по причине отсутствия документального подтверждения.

В каких случаях он требуется

Говоря о необходимости оформления дубликата трудовой книжки и занесения в него соответствующих сведений, то в соответствии с нормами законодательства РФ это возможно по такой причине, как:

  • утеря документа сотрудником. К примеру, в общественном транспорте, на улице и так далее;
  • выявлен факт непригодности трудовой книжки;
  • выявлен факт наличия в документе недостоверных сведений, к примеру, указание о недействительности увольнения либо же перевода и так далее;
  • банальная потеря трудовой книжки.

Иными словами, дубликат нужен при невозможности использования оригинала документа. Необходимо обращать внимание на многочисленные особенности, которые напрямую зависят от оснований для оформления дубликата рассматриваемого документа.

Где можно оформить

Все без исключения граждане, которые обладают официальным стажем работы, оставляют за собой право восстановить трудовую книжку, вне зависимости от оснований утраты либо порчи, поскольку у физических лиц в обязательном порядке должен быть документ, подтверждающий персональную деятельность.

В данном случае речь идет об оформлении дубликата. Это единственная документация, которая обладает аналогичной юридической значимости.

Необходимо обращать внимание на то, что оформлением дубликата вправе заниматься исключительно работодатели, в частности уполномоченные лица отдела кадров.

Документы, которые необходимы с целью подтверждения стажа работы с предыдущих мест, должны быть предоставлены сотрудникам.

Одновременно с этим нынешний работодатель может оказать всяческое содействие в оформлении в максимально сжатые сроки.

Законодательная база

Процесс оформления дубликата устанавливается многочисленными актами, которые были утверждены Постановлением Министерства труда России, в частности:

  1. Трудовым Кодексом.
  2. Инструкцией по заполнению необходимыми данными трудовую книжку.
  3. Правила хранения и ведения трудовых книжек.

Ознакомиться со всей необходимой указанной выше документацией можно здесь:

  1. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225.
  2. Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.
  3. Постановление Минтруда РФ от 24.06.1994 N 50.

В указанной документации подробно изложены многочисленные ситуации и способы дублирования подлинности.

Помимо указанной выше нормативно-правовой документации, нередко используется и Порядок относительно установления опыта официальной занятости в случае утраты трудовой книжки.

Образец правильного заполнения дубликата трудовой книжки

Процесс занесения необходимых сведений в дубликат трудовой книжки обладает многочисленными особенностями, о которых необходимо знать с целью исключения вероятности возникновения различного недопонимания.

Благодаря этому можно с первого разу составить дубликат в надлежащем виде. Рассмотрим подробней, как правильно завести дубликат.

Какие потребуются документы для записей

Изначально необходимо обращать внимание на то, что соответствующие записи должны быть сделаны на основании имеющейся либо же полученной от сотрудника информации относительно последнего трудоустройства.

В соответствии с нормами трудового законодательства, подтвердить факт предыдущей официальной занятости можно с помощью:

  • справок, которые включают в себя сведения относительно оснований предоставления. Иными словами, речь идет о реквизитах всевозможных распоряжений относительно факта приема и увольнения с компании, а также возможного перевода с занимаемых должностей;
  • Приказов и распоряжений в форме выписок;
  • персонально оформленных надлежащим образом дел и карточек;
  • персональных лицевых счетов физических лиц;
  • документов из бухгалтерии относительно начисления заработной платы в установленном размере;
  • профсоюзных билетов и так далее.

Необходимо помнить, что кроме указанной документации, подтвердить факт официального трудоустройства ранее можно с помощью трудовых договоров либо иных подобных бумаг, включающих данные относительно периода занятости.

Также нужно помнить о том, что руководство компании оставляет за собой право всеми силами оказывать всяческое содействие работникам в кротчайшем оформлении документов с целью подтверждения стажа работы.

С предоставленной всей необходимой документации уполномоченные лица должны сделать копии, а заверенные подлинники возвращаются на хранение собственнику.

Сведения, которые заносятся в бланк

Применяя полученные сведения, непосредственный работодатель должен внести соответствующие записи.

Среди них может быть и информация относительно имеющихся наград. Если же документация не включает в себя необходимые значения, то нужно указывать только достоверные сведения.

Пример рассматриваемого дубликата трудовой книжки по причине утраты по правилам заполнения имеет вид:

Изначально нужно указать суммарный стаж работы Который официально подтвержден у работника до момента трудоустройства к конкретному работодателю. Данные заносятся ответственным лицом за выдачу дубликата
В первом поле должен быть указан порядковый номер записи В большинстве случаев указывается № 1
Во второй графе Отображаются данные относительно даты возникшего события
В третьей графе указывают сведения относительно занимаемой должности Данные о непосредственном работодателе в рассматриваемом документе должны быть внесены после указания времени (в отличии от подлинника). После этого начинает действовать общепринятый порядок — полное название места ведения деятельности предшествующие графе 2
После этого следует перечисление документации Данные в которых предоставили возможность сделать соответствующую запись о стаже и деятельности в целом

Помимо сведений относительно официального трудоустройства, возникает необходимость указывать данные относительно возможного увольнения.

В данном случае, указанный ниже образец заполнения полностью будет соответствовать указанной очередности действий.

По завершению внесения сведений в рассматриваемый документ, в соответствии с нормами российского законодательства, непосредственный работодатель должен будет сделать копии со всех без исключения справок, распоряжений и иных типов бумаг, перед возвратом подлинников самому сотруднику.

Аналогичные действия подлежат дублированию, и при наличии острой необходимости нужно будет оформить дубликат самого вкладыша в трудовую книжку.

В случае неверного занесения необходимых записей непосредственным работодателем в рассматриваемый документ, по нормам российского федерального и трудового законодательства допускается возможность просто сменить дубликат, исправив при этом некорректно указанную информацию.

Видео: как сделать запись в трудовой книжке


К сведению — процедура предоставления и восстановления дубликата подлежит обязательной фиксации в специальной книге пол учету оборота трудовых книжек. Обязательно в такой книге должна проставляться дата и персональная подпись сотрудника.

Пример оформления ТК

Для исключения вероятности занесения различных ошибок рекомендуется использовать имеющиеся примеру.

В частности, образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере можно скачать здесь.

Крайне важно в период составления дубликата исключать допущения каких-либо ошибок и опечаток, поскольку в таком случае документ считается таким, как недействительным со всеми вытекающими юридическими последствиями.

Можно ли восстановить вкладыш

Изначально необходимо обращать внимание на то, что ситуации с возможной утратой вкладыша нормами российского законодательства не регулируются.

По этой причине, если был факт утраты сотрудником такого типа документа, возникает необходимость составить и передать непосредственному работодателю соответствующую объяснительную, после чего только восстанавливается вкладыш и в дальнейшем подшивается надлежащим образом.

Немного иначе ситуация обстоит с утратой самой трудовой книжки. В случае наличия подобной ситуации, сотруднику в обязательном порядке необходимо будет составить соответствующее заявление непосредственному работодателю с требованием оформить дубликат.

Одновременно с этим, факт утраты самого вкладыша может повлечь за собой возникновение серьезных проблем, причем для самого собственника.

Во многом это связано с возможными сложностями:

  • в оформлении потребительских замов в финансовых учреждениях;
  • невозможность оформить загранпаспорт;
  • проблемы в оформлении визы и так далее.

Помимо этого не стоит забывать о вероятном возникновении проблем с представителями Пенсионного фонда.

Во многом это связано с тем, что указанный фонд в обязательном порядке затребует официально заверенную копию трудовой книги и вкладыша в частности.

Кроме того, крайне важно обращать внимание на такие немаловажные особенности, как:

При возникновении каких-либо ошибок Категорически запрещается заносить в документ многочисленные виды исправлений. В данной ситуации речь может идти только о полной утилизации
Изначально возникает необходимость сделать во вкладыш соответствующие записи И только после этого есть возможность подшивать его к дубликату трудовой книжки. В случае игнорирования такого правила, нужно будет повторно делать всю процедуру
Рассматриваемый тип вкладыша подлежит составлению таким же образом Как и сам дубликат трудовой книжки
В случае отсутствия подлинности документа Рассматриваемый вкладыш не несет за собой какой-либо юридической значимости — исключительно в сочетании с трудовой книжкой
По нормам российского законодательства допускается возможность перенесения необходимых данных с трудовой книги В восстановленный вкладыш
Корректировка фамилии в случае ее изменения К примеру, по причине замужества осуществляется во вкладыше таким же образом, как и в самой книжке
Если же по каким-либо причинам непосредственный работодатель не смог Проставить в конкретном документе персональную печать, то наемному работнику нужно будет обязательно обратиться по данному вопросу к уполномоченному представителю кадровой службы с целью официального заверения. При этом отказ не допустим в данной ситуации

Напоследок хотелось бы отметить — процесс формирования дубликата трудовой книжки не влечет за собой сложностей для самого составителя.

Достаточно только придерживаться стандартных разработанных правил занесения соответствующих записей и исключить допущения каких-либо ошибок и опечаток.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

jurist-protect.ru