Личная карта работника (форма Т-2)

Оформление нового сотрудника – довольно кропотливый процесс, который требует специальной подготовки. Со стороны работодателя этим занимается отдел кадров. Менеджер по персоналу обязан проверять все документы, представленные потенциальным сотрудником организации.

Примером таких документов могут служить:

• паспорт;
• свидетельство об образовании;
• СНИЛС и т.д.

Сотрудникам, которые пришли устраиваться на работу в компанию, нужно учитывать, что представление ложных документов или информации может повлечь уголовную ответственность.

После того, как все представленные документы будут проверены, а также будет вынесено решение о найме сотрудника, начальником отдела кадров готовится приказ об оформлении сотрудника, и на него должно быть заведена личная карта работника, которые используются с целью учета персонала.

Также на основании этих карт составляется картотека персонала. Расположение карточек зависит от количества работников в организации. Они группируются либо по структурным подразделениям, либо по алфавиту.

Что это за документ

Личная карта сотрудника – это специальный документ, который создается для систематизации информации в отделе кадров о каждом сотруднике организации.

Эта карточка имеет форму, которая устанавливается трудовым законодательством:

Форма Т-2	Используется при оформлении большинства сотрудников.
Форма Т-2ГС	Может использоваться только для оформления работников на госслужбу.
Форма Т-4	Предназначена при оформлении на работу научных сотрудников.

В ней содержится вся доступная информация о работнике. На каждого сотрудника личная карта оформляется один раз, а хранится весь период его работы на предприятии. Менеджер по персоналу указывает в ней все действия, которые касаются владельца карточки: поощрение, больничный, отпуск, перемещение и т.д. Все внесенные изменения должны подтверждаться росписью сотрудника.

Несмотря на то, что существует унифицированная форма личной карты сотрудника, многие специалисты спорят насчет того, какой вид она должна иметь. Многие утверждают, что предприятие может само выбирать форму, но такая позиция противоречит законодательству.

Процесс оформления личной карты работника начинается после того, как руководителем организации был подписан приказ о найме сотрудника.

Образец заполнения 1-6 п. в личной карточке сотрудника

Основания для заполнения формы Т-2

Основанием, для того, чтобы начать заполнение личной карты работника являются такие документы:

• приказ о зачислении;
• паспорт;
• трудовая книжка;
• СНИЛС;
• свидетельство об образовании;
• ИНН;
• военный билет;

Документы, необходимые для оформления сотрудника, могут меняться в зависимости от организации, в которую устраивается человек. Отдел кадров вправе потребовать любую информацию, касающуюся работника.

Вся предоставленная информация используется для составления личного дела и личной карты. Если существует необходимость, то менеджер по персоналу может задавать дополнительные вопросы.

Перед подписанием личной карты сотрудник вправе с ней ознакомиться. Вести личные карты сотрудников можно как на электронном, так и на бумажном носителе. Этот вопрос решается руководителем организации.

Чтобы сдать бухгалтерский баланс за 2018 год, нужно воспользоваться новым бланком для передачи сведений о балансе компании.

Образец заполнения штатного расписания на год можно посмотреть здесь.

Какая информация указывается?

Многие специалисты считают, что любой сотрудник должен уметь составлять личную карту. Главным отличием такой карты от личного дела является то, что она – упрощенный вариант организации всех сведений о вновь поступившем сотруднике. Также они должны быть заведены на всех работников, вне зависимости от его должности, в то время как личные дела не обязательно заводить для вспомогательного персонала.

В личной карте работника должна быть указана такая информация:

• Вся информация о сотруднике, примером является: Ф.И.О., информация о месте и дате рождения, указывается гражданство, уровень образования, полученная специальность, место проживания, сведения о составе семьи. При устройстве на некоторые должности, отделу кадров могут еще потребоваться сведения о близких родственниках и наличие судимости у них.
• Информацию о воинском учете.
• Информация по процессу работы. Например, о приеме на работу, перемещении, повышении квалификации, об отпусках и увольнении.

Пример оформления личной карточки сотрудника п. 7-12

Порядок заполнения личной карты работника

Личная карта сотрудника заполняется в течение всего времени работы. Некоторые сведения вносятся при поступлении на работу, часть добавляется в рабочем процессе, а завершается ведение личной карты введением реквизитов постановления об увольнении.

Особенности личной карты сотрудников состоят в следующем:

• вносимые в нее сведения должны быть документально подтверждены;
• некоторые данные сотрудников подлежат кодированию, а необходимые шифры берутся их классификаторов;
• личные карты содержат данные, разглашение которых сотрудниками кадровой службы запрещено;
• личная карта обязательно подтверждается подписями владельца.

Если личная карточка оформляется с использованием программ, к примеру, как 1С, то необходимые коды будут подобраны автоматически. Табельный номер личной карты будет ей присвоен в день принятия на работу сотрудника и не может быть изменен.

Графа, называющаяся «Алфавит» предназначается для систематизации документации в общей папке. В графе «Характер» указывается постоянная ли работа или же временная.

Пример оформления раздела №2 личной карточки работника

Образец

Новичкам, при оформлении личной карты лучшим помощником будет служить уже составленный образец, который довольно просто найти на просторах интернета.

Личные карты формы Т-2 состоят из нескольких разделов, подразделяющихся на пункты:

Первый раздел	Сюда вносятся общие данные о сотруднике: в п.1 вносятся ФИО будущего сотрудника; в п.2,3 указывается дата и место рождения соответственно; в п.4 вносится гражданство сотрудника; п.5 содержит информацию о знании иностранных языков; в п.6 вносится информация об образовании; В следующих пунктах указывается информация о стаже работы. В завершении первого раздела указывается реквизиты паспорта, адрес регистрации, а также номер телефона для связи. Этот раздел содержит данные о договоре предприятия с сотрудником. Как говорилось выше, шифры, необходимые при оформлении карты можно узнать в соответствующих источниках. Все данные берутся из представленных документов.
Второй	Предназначается для мужчин и включает в себя информация о воинском учете.
Третий	Таблица о поступлении на работу и перемещении. Здесь должна быть указана должность вновь поступившего работника, его зарплата, основание для принятия. В этом разделе также ставится подпись работника.
Четвертый и пятый	Имеет название «Аттестация». Он заполняется, так же как и 5 раздел, имеющий название «Повышение квалификации», уже во время работы. Сюда вносятся все данные об обучении работников, полученной специальности, повышении их квалификации.
Шестой	Вносятся данные о переподготовке сотрудников, а также основания, на которых переподготовка была произведена.
Седьмой	Включает все награды и поощрения, которые были присуждены сотруднику. Обязательно должен быть указан номер и дата приказа о награждении.
Восьмой	Сюда включается вся информация об отпусках. Также там указывается период отпуска и приказ, на основании которого сотрудник пошел в отпуск.
Девятый	Здесь должны быть указаны социальные льготы, и порядок их предоставления работнику.
Десятый	Завершающим разделом личной карты является информация об увольнении. Начальником отдела кадров вносятся данные об уходе работника в день увольнения. В конце документа ставится его подпись и подпись владельца личной карты.

Образец заполнения раздела №3 личной карточки сотрудника

Бланк для скачивания

Несмотря на условное название «Личная карта», этот документ состоит из нескольких страниц, которые содержат тематические блоки и скрепляются между собой.

Ниже, для примера, приведен фрагмент 1 раздела личной карты формы Т-2, а полный бланк этой формы можно найти в интернете:

Унифицированная форма № Т-2

Утверждена Постановлением Госкомстата России

от 05.01.2004 № 1

			Код
	Форма по ОКУД		0301002
		по ОКПО

(наименование организации)

Когда составлена	Табельный номер	Иденти­фика­цион­ный номер налого­платель­щика	Номер страховки	Алфа­вит	Характер работы	Разновидность работы	Пол

Личная карточка работника:

1. I. ОБЩАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Трудовое соглашение	номер
	дата

										Код
2. Дата рождения
3. Место рождения								по ОКАТО
4. Гражданство								по ОКИН
5. Знание иностранного языка								по ОКИН
								по ОКИН
6. Образование								по ОКИН

Хранение

Процесс хранения личных документов персонала регламентируется законодательством. Они должны храниться в специальных папках для хранения бумаг. Личные дела и приказы о найме на работу хранятся порознь с личными карточками, так же как и документы действующих и уволенных сотрудников.

Поскольку в таких документах содержатся персональные данные каждого сотрудника, хранить их нужно в помещении, недоступном для посторонних людей и желательно в шкафу, который бы закрывался на ключ.

Храниться подобные документы должны в течение всего времени работы сотрудника, после того, как он ушел с работы, они 1 год хранятся в отделе кадров, а потом будут переданы в архив на хранение в течение 75 лет. Любую документацию желательно хранить в темном и сухом помещении, чтобы минимизировать вероятность их порчи.

buhuchetpro.ru

Личная карточка работника (форма Т-2)

Личная карточка работника (форма Т-2)

 

Открыть в формате Word , в формате Excel

Унифицированная форма № Т-2

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. № 1

			Код
	Форма по ОКУД		0301002
		по ОКПО
наименование организации

Дата составле- ния	Табель- ный но- мер	Идентификационный номер налогоплательщика	Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования	Алфа- вит	Характер работы	Вид работы (основная, по совмести- тельству)	Пол (мужской, женский)

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА
работника

I . ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

Трудовой договор	номер
	дата

1.

Фамилия

Имя

Отчество

Код

2.

Дата рождения

день, месяц, год

3.

Место рождения

по ОКАТО

4.

Гражданство

по ОКИН

5.

Знание иностранного языка

по ОКИН

наименование

степень знания

по ОКИН

6.

Образование

по ОКИН

среднее (полное) общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное

Наименование образовательного учреждения	Документ об образовании, о квалифика-  ции или наличии специальных знаний				Год окончания
	наименование	серия	номер
Квалификация по документу об образовании	Направление или специальность по документу
				Код по ОКСО

Наименование образовательного учреждения	Документ об образовании, о квалифика-  ции или наличии специальных знаний						Год окончания
	наименование			серия	номер
Квалификация по документу об образовании	Направление или специальность по документу
						Код по ОКСО
Послевузовское профессиональное образование						Код по ОКИН
			аспирантура, адъюнктура, докторантура

Наименование образовательного, научного учреждения			Документ об образовании, номер, дата выдачи			Год окончания
			Направление или специальность по документу
				Код по ОКСО
							Код
7.	Профессия				по ОКПДТР
		основная			по ОКПДТР
		другая

 

2-я страница формы № Т-2

8.

Стаж работы (по состоянию на

У

Ф

20

г. ):

Общий		дней		месяцев		лет
Непрерывный		дней		месяцев		лет
Дающий право на надбавку за выслугу лет		дней		месяцев		лет
		дней		месяцев		лет

9.

Состояние в браке

Код по ОКИН

10. Состав семьи:

Степень родства (ближайшие родственники)	Фамилия, имя, отчество	Год рождения
1	2	3

11.

Паспорт:

№

Дата выдачи

У

Ф

г.

Выдан

наименование органа, выдавшего паспорт

Дата регистрации по месту жительства			У		Ф				г.
Номер телефона

II . СВЕДЕНИЯ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ

						6.	Наименование военного
1.	Категория запаса					комиссариата по месту жительства
2.	Воинское звание
3.	Состав (профиль)					7.	Состоит на воинском учете:
4.	Полное кодовое обозначение ВУС						а) общем (номер команды, партии)
5.	Категория годности к военной службе						б) специальном
						8.
							отметка о снятии с воинского учета

Работник кадровой службы
	должность		личная подпись		расшифровка подписи

Работник
	личная подпись

 

3-я страница формы № Т-2

III . ПРИЕМ НА РАБОТУ
И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ

Дата	Структурное подразделение	Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации	Тарифная ставка (оклад), надбавка, руб	Основание	Личная подпись владельца трудовой книжки
1	2	3	4	5	6

IV . АТТЕСТАЦИЯ

Дата аттестации	Решение комиссии	Документ (протокол)		Основание
		номер	дата
1	2	3	4	5

V . ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ

Дата		Вид повышения квалификации	Наименование образовательного учреждения, место его нахождения	Документ (удостоверение, свидетельство)			Основание
начала обучения	окончания обучения			наимено- вание	серия, номер	дата
1	2	3	4	5	6	7	8

VI . ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКА

Дата		Специальность (направление, профессия)	Документ (диплом, свидетельство)			Основание
начала обучения	окончания обучения		наимено- вание	номер	дата
1	2	3	4	5	6	7

 

4-я страница формы № Т-2

VII . НАГРАДЫ (ПООЩРЕНИЯ), ПОЧЕТНЫЕ ЗВАНИЯ

Наименование награды (поощрения)	Документ
	наименование	номер	дата
1	2	3	4

VIII . ОТПУСК

Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.)	Период работы		Количество календарных дней отпуска	Дата		Основание
	с	по		начала	окончания
1	2	3	4	5	6	7

IX . СОЦИАЛЬНЫЕ ЛЬГОТЫ,
на которые работник имеет право в соответствии с законодательством

Наименование льготы	Документ		Основание
	номер	дата выдачи
1	2	3	4

X . ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ

XI . ОСНОВАНИЕ ПРЕКРАЩЕНИЯ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА (УВОЛЬНЕНИЯ)

Дата увольнения

У

Ф

20

г.

Приказ (распоряжение) №

от

У

Ф

20

г.

Работник кадровой службы
	должность		личная подпись		расшифровка подписи

Работник
	личная подпись

Вид документа: 

Ключевые слова: 

Рубрика: 

Опубликовано 2008-12-21 18:01 пользователем HRPR2

hr-portal.ru

Личная карточка работника по форме Т-2

«Личная карточка работника форма Т-2 скачать» — такой запрос вводят в поисковики сотрудники кадровых служб, чтобы найти унифицированный документ, который в обязательном порядке оформляется на каждом предприятии. Как правильно заполнить такую карточку и какие сведения в ней указываются, расскажем в этой статье.

Фото: Фотобанк Лори

Как заполнить личную карточку сотрудника

Бланк личной карточки работника (форма Т-2)

Как заполнить личную карточку сотрудника 

Оформить данный документ потребуется на каждого сотрудника, работающего на предприятии.

Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (в ред. от 25.03.2013) содержит ссылки на этот документ, а постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1 утверждена его форма.

Личная карточка Т-2 включает все данные о сотруднике, в том числе его профессиональных успехах.

Личная карточка работника Т-2 может заполняться как от руки аккуратным почерком, так и с применением автоматизированных систем.

Не допускается наличие в карточке опечаток, ошибок, кроме принятых зачеркиваний, например при внесении информации о перемене фамилии.

Личная карточка работника по форме Т-2 заполняется работодателем и хранится в его отделе кадров, а затем в архиве. При поступлении на работу ее оформляют, а при увольнении закрывают и передают на постоянное хранение.

Допускается заведение новой карточки, если старая пришла в негодность. При этом на старом бланке ставится соответствующая отметка.

Карточка заполняется на основании следующих документов:

1. Трудовой книжки;
2. Страхового свидетельства;
3. Диплома;
4. Паспорта;
5. ИНН;
6. Военного билета;
7. Других документов (например, водительских прав, медицинской книжки и т. д.). 

Кроме того, в ней отражаются:

1. Реквизиты распоряжения о приеме на работу;
2. Информация о трудовом договоре;
3. Номер телефона сотрудника;
4. Его уровень владения иностранными языками.

Бланк личной карточки работника (форма Т-2) 

Личная карточка делится на 11 разделов:

1. Общие сведения о лице.
2. Воинский учет. Информация указывается в том случае, если сотрудник считается военнообязанным.
3. Прием на работу, переводы на другую работу. Заполняется на основании трудовой книжки.
4. Аттестация. Переписывается информация из аттестата и его реквизиты.
5. Повышение квалификации. Раздел формируется на основе свидетельств о повышении квалификации.
6. Профессиональная переподготовка. Удостоверяется сертификатом или свидетельством о получении образования.
7. Награды, почетные звания. Фиксируются все виды поощрений и профессиональные достижения.
8. Отпуск. Раздел содержит данные обо всех его видах, которыми сотрудник воспользовался, работая на предприятии.
9. Льготы. Например, группа по инвалидности.
10. Иные сведения. Например, реквизиты заграничного паспорта работника.
11. Раздел о прекращении трудовых отношений. Подлежит заполнению только после увольнения сотрудника. В нее вносятся реквизиты приказа, а также причины увольнения. 

Если какие-либо данные отсутствуют либо в том или ином разделе будет отрицательный ответ, это поле необходимо оставить незаполненным.

Отдельные поля личной карточки заполняются путем кодирования реквизитов. При указании неверных чисел или кодов, не имеющих к ней отношения, карточка может быть признана испорченной.

Достоверность всех сведений, указанных в личной карточке, а также вносимых в нее корректив гражданин подтверждает своей подписью.

Образец заполнения личной карточки Т-2 можно скачать здесь: Личная карточка работника – образец заполнения. 

Личная карточка Т-2 — документ стандартной формы, который содержит основную информацию относительно сотрудника. Заполняется на основании предъявленных документов.

Автор: RusЮрист

rusjurist.ru