Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, образец и правила заполнения

Копия трудовой книжки может понадобиться человеку во многих случаях, например, для получения ипотечного кредита или загранпаспорта. Но для того чтобы она имела юридическую силу, ее нужно заверить в установленном порядке.

Правила заверения трудовой книжки

В законодательстве нет конкретных правил, как должна выглядеть копия трудовой книжки, заверенная работодателем. Образец можно составить на основе рекомендаций по делопроизводству, в частности в ГОСТе 6.30-2003, в пункте 3.26 можно найти следующие рекомендации:

1. На копии проставляют гриф «Верно».
2. Ставят должность и фамилию с инициалами, лица заверившего документ и его подпись.
3. Указывают дату заверения.
4. Ставят печать.

Организация может сама определить, какой печатью ей заверять копию, то есть можно использовать не только гербовую, но и печать отдела кадров. Но при этом нужно знать, для чего нужна копия, поскольку многие организации, например, некоторые банки, требуют наличие именно гербовой печати.

Данный стандарт действует только до 01.07.2018 года, затем он будет заменен на ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем вышеуказанные требования дополняются указанием места хранения оригинала документа.

Стоит отметить, что многие организации заверяют копию надписью «Копия верна», хотя такая формулировка и не упоминается в вышеуказанных стандартах, но при этом прямого запрета ее использовать нет, хотя если следовать правилам надпись «Верно» будет более правильной.

Как заверить трудовую книжку: пошаговая инструкция

Процедура заверения трудовой книжки выглядит следующим образом:

1. Работник просит предоставить ему надлежащим образом заверенную копию его трудовой.
2. Изготовление копии трудовой. Данный процесс не регламентирован, копию можно сделать и от руки, но в настоящее время в основном используют ксерокопию.
3. На каждом листе ксерокопии проставляют реквизиты заверения.
4. Отметка о том, что в настоящее время работник продолжает трудиться делают на последней странице.

Согласно законодательству копию нужно изготовить и выдать работнику в течение трех рабочих дней.

Кто имеет право заверять копию трудовой книги?

При определении, того, кто может заверить копия трудовой нужно руководствоваться Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X, который действует и в настоящее время. В нем сказано, что копии документов должны заверяться либо руководителем, либо уполномоченными на то должностными лицами.

Может ли это сделать главный бухгалтер?

Если следовать вышеуказанным правилам, то следует, что главный бухгалтер не имеет права заверять копии трудовых, если только он не назначен ответственным за их ведение и хранение.

Кто заверяет трудовую книгу генерального директора?

Трудовую книжку генерального директора заверяет кадровик, у которого хранится оригинал данного документа.

Как заверяется копия трудовой книжки декретнице?

Поскольку за женщиной, находящейся в декретном отпуске, сохраняется место работы, то ее трудовая хранится у работодателя. А соответственно копии этого документа заверяются и выдаются ей в общем порядке.

Примеры заверений трудовой книжки в зависимости от цели

Помимо обычных реквизитов заверения иногда требуется на копии поместить дополнительную информацию.

Запись «работает по настоящее время»

Самое часто встречающееся требование — это запись о том, что работник продолжает работать на момент получения копии трудовой. Она ставится после реквизитов заверения.

Некоторые кадровики отдельно заверяют ее своей подписью и печатью.

Ксерокопия

В настоящее время ксерокопирование это самый часто используемый метод изготовлений копии трудовой. Ее заверение происходит в общем порядке.

Законодательно это не установлено, но ксерокопия трудовой делается по принципу: каждый разворот на отдельном листе

Для загранпаспорта

Копия трудовой отсутствует в перечне документов, необходимых для получения загранпаспорта. Если ее все-таки предоставляют, то она заверяется в общем порядке.

Для кредита в банке

Копия трудовой для получения кредита заверяется согласно требованиям конкретного банка, как правило, в реквизитах заверения добавляется надпись о том, что сотрудник продолжает трудовую деятельность.

Для пенсионного фонда

В ПФР копия заверяется в общем порядке. Помимо этого, сейчас работодателям разрешено выдавать оригинал трудовой для предоставления в Пенсионный Фонд.

Срок выдачи заверенной копии трудовой книжки

Срок выдачи копии трудовой составляет три рабочих дня.

Отсчет начинается на следующий день после подачи заявления о ее получении. Последним днем считается третий день.

Сколько действует заверенная копия трудовой книги?

Законодательство не устанавливает срок действия копии трудовой книжки. Как правило, он ограничивается тем периодом, который устанавливают органы, в которые этот документ предоставляется. Например, срок действия при предоставлении в соцстрах начинается от 10 дней.

Как заверить трудовую книжку, если не работаешь, либо трудовая на руках?

Если трудовая работника находится у него на руках, но он трудоустроен, то копию ему делает работодатель.

В противном случае способ заверения зависит от требований, которые предъявляются к этому документу. Если нужна нотариальная копия, то ее соответственно заверяет нотариус.

В противном случае работник сам может это сделать. Например, налоговая служба принимает, заверенный таким образом документ, это разрешает статья 93 НК РФ.

Порядок заверения нужно узнавать в каждом конкретном случае.

Законодательная база

truddogovor.ru

образец заполнения в 2018 году

Если трудовая книжка утеряна или пришла в негодность, то ее необходимо восстановить. Новый документ будет иметь такую же юридическую силу, но на нем уже будет стоять пометка о том, что это дубликат.

В каких ситуациях возможна выдача дубликата

Дубликат трудовой книжки заполняется в следующих случаях:

1. Утеря трудовой книжки владельцем или работодателем, в том числе и массовая утрата трудовых в силу чрезвычайных обстоятельств.
2. Трудовая книжка пришла в негодность и ей нельзя пользоваться (порвана, обожжена, залита водой и т. д.).
3. В трудовую внесена ошибочная запись либо запись которую признали недействительной по решению судебных органов. В данной ситуации дубликат оформляется, только если этого требует владелец книжки.

В законодательстве сказано, что в случае утери книжки человек должен обратиться к последнему (действующему) работодателю и написать заявление о выдаче дубликата. Но вместе с тем нормативные акты не содержат указаний на то, что работник понесет наказание, если не будет восстанавливать трудовую, а просто заведет новый бланк.

Документы для указания записей о стаже

Все сведения вносятся в дубликат только на основании должным образом оформленных документов, которые доказывают тот или иной период работы.

К таким документам можно отнести:

1. Справки и выписки из приказов от предыдущих работодателей, у которых работник трудился.
2. Справки из государственных учреждений, которые могут подтверждать стаж (архив, Пенсионный фонд).
3. Решения суда о восстановлении стажа работы.

Если на какой-то из периодов работы нет доказательных документов, то его не вносят в дубликат. Также нельзя вносить сведения о работе на основании показаний свидетелей.

Образец заявления на выдачу дубликата

Если трудовая книжка утеряна по вине владельца, то есть, в момент, когда она находилась у него на руках, ему нужно обратиться к прежнему работодателю и написать заявление с просьбой восстановить документ.

Заявление пишется на имя руководителя предприятия в свободной форме.

Пример текста заявления может выглядеть следующим образом: «Прошу оформить мне дубликат трудовой книжки в связи с утерей оригинала документа».

В случае когда работник хочет получить дубликат взамен трудовой, в которую внесена неверная запись, он пишет заявление в организацию, которая сделала эту запись. Как правило, это текущий работодатель.

Работодатель не может оказать работнику (даже бывшему) в оформлении дубликата трудовой книжки.

Как заполняется документ

Дубликат оформляют на обычном бланке трудовой книжки. Лицевая часть заполняется также, с одной лишь разницей: вверху страницы делается пометка о том, что это дубликат.

Многие работодатели делают запись на форзаце дубликата о том, когда он выдан и какую книжку заменил (серия и номер). Но в законодательстве нет такого требования относительно дубликатов. Данные сведения должны вноситься непосредственно в заменяемую трудовую в том случае, когда причиной замены выступает наличие в ней неправильной (признанной недействительной) записи.

Какова последовательность действий для оформления дубликата

Для того чтобы получить дубликат трудовой нужно:

1. Определить организацию, которая должна этим заниматься. Если человек официально трудоустроен на момент утери, то этим занимается текущий работодатель. В остальных случаях эта обязанность ложится на последнего работодателя, в случае его ликвидации на последнего действующего работодателя.
2. Написать заявление об оформлении и выдаче дубликата.
3. Собрать все подтверждающие документы. Сбором документов занимается сторона, виновная в утере книжки, но при этом законодатель обязывает работодателя оказывать работнику содействие в сборе документов.

После того как собраны все документы заполняется сам дубликат трудовой.

Какие сведения заносятся в бланк

Как уже было сказано выше, лицевая часть заполняется так же, как и в трудовой книжке. Поэтому дубликат трудовой книжки, образец заполнения 2018 года будет отличаться от трудовой только надписью «Дубликат», сделанной в правом верхнем углу. В других разделах записи будут иметь незначительные отличия.

Стаж

В первую очередь пишут полный рабочий стаж, который подтвержден документально. В этой записи указывают суммарное количество лет, месяцев и дней работы (числом и прописью). Не нужно указывать работодателей и должности, на которых работал человек.

После этого перечисляют все места работы, о которых есть сведения.

Записи делают даже если не хватает каких-либо сведений (дат приема, реквизитов приказа и т. д.), в этом случае соответствующие строки остаются пустыми.

Также вносятся сведения о переводе, если есть соответствующие документы.

Места работы

Места работы заполняют в хронологическом порядке начиная с самого дальнего по времени, то есть в таком порядке, в каком они были внесены в утерянной книжке.

При этом наименование организации не выносится шапкой до записи о приеме на работу. Запись будет выглядеть следующим образом: «Принята в Общество с ограниченной ответственностью „Крокус“ на должность бухгалтера».

Далее следует запись об увольнении.

Таким образом, перечисляются все места работы, кроме того, на котором оформляется дубликат. Соответственно период работы у этого работодателя не вносится и в общий трудовой стаж, указанный в первой строке.

Запись о работе в организации, которая выписывает дубликат, вносится по правилам, предусмотренным для обычной трудовой книжки.

После этого все записи заверяются печатью организации и подписью ответственного лица.

Если запись делается работодателем, у которого работник продолжает трудиться, то записи не заверяются печатью и подписью, это нужно будет сделать только при увольнении.

Все оригиналы документов, подтверждающих стаж, возвращаются работнику.

Сроки выдачи

В законодательстве сказано, что работодатель должен оформить дубликат в течение 15 дней с момента получения заявления, но на практике это не всегда возможно, особенно если работник сменил много мест работы. В такой срок очень сложно успеть оформить все запросы и получить ответы.

Для того чтобы соблюсти этот срок хотя бы формально, можно договориться с работником, что он проставит дату в заявлении, только после того, как будут собраны все документы.

Какая плата взимается за выдачу документа

В случае если трудовая утеряна по вине работника, он должен оплатить стоимость нового бланка трудовой книжки. Во всех остальных случаях (утеря по вине работодателя, массовая утрата по вине сторонних обстоятельств и т. д.) расходы на приобретение бланка ложатся на работодателя.

Законодательная база

truddogovor.ru

Копия трудовой книжки заверенная работодателем — образец

Нередко (например, при подаче заявки на ипотечный кредит) сотрудникам требуется копия трудовой книжки, заверенная работодателем, образец правильного оформления которой будет рассмотрен в нашей статье. Заверенная копия также необходима при оформлении субсидий, загранпаспорта и в иных случаях. Неправильно заверенный документ может стать причиной потраченного впустую времени и нервов, потому существуют правила заверения трудовой и только ограниченный круг сотрудников организации могут заверять документ.

Правила заверки копии трудовой книжки

В трудовую книжку вносятся сведения о датах трудоустройства с указанием должности, об особых награждениях и поощрениях, о переводе на другую должность, а также о дате и причине увольнения. Согласно законодательству, оригинал этого документа должен храниться у работодателя на протяжении всего периода работы сотрудника. Именно поэтому при необходимости предоставления сведений о трудовой занятости либо о стаже работы, сотрудник может получить только копию. Однако просто скопировать документ будет недостаточно, его обязательно нужно заверить. Иначе он не имеет никакой законной силы.

Правила заверки копии трудовой книжки предусматривают осуществление этой процедуры на текущем месте работы в отделе кадровой службы предприятия. Сделать это также может как начальник отдела, так и другой специалист отдела кадров. В некоторых организациях, где не предусмотрено наличие отдела кадров, эта обязанность возложена на бухгалтера. Также заверить трудовую может руководитель организации.

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Схема копии трудовой книжки заверенная работодателем образец

Рассмотрим, как правильно заверить копию трудовой книжки и образец заполнения. Первым делом необходимо скопировать все страницы, начиная с титульной. Копии не снимают с тех листов, где отсутствуют записи. Также необходимо, чтобы продублированные листы были надлежащего качества с читаемым текстом. Масштаб должен соответствовать размеру документа-оригинала.

Следующим этапом будет непосредственно заверка. Согласно правилам, заверка трудовой книжки состоит в проставлении на заключительном листе следующих записей:

• копия верна;
• продолжает работать по настоящее время;
• должность уполномоченного сотрудника;
• подпись уполномоченного сотрудника;
• расшифровка подписи;
• дата заверки.

Помимо этого, необходимо проставить оттиск печати организации на всех листах. Правильно проставленная печать должна одновременно захватывать часть скопированного текста и подпись заверяющего лица. В противном случае, если печать будет стоять на «пустом» месте листа, не захватывая записи, документ может быть признан недействительным.

Также необходимо на всех листах указать:

• копия верна;
• подпись заверяющего сотрудника;
• расшифровку подписи;
• должность заверяющего сотрудника;
• дату заверки.

Рассмотрим, как заверяется копия трудовой книжки, чтобы не проставлять записи на всех листах. Для этого нужно скопировать все листы, после чего сшить их все вместе и пронумеровать. Нитка выводится на последний лист и проклеивается с помощью небольшого бумажного бланка. На этом бланке проставляется количество прошитых листов, подпись и расшифровка подписи заверяющего сотрудника. Также необходимо проставить печать, она должна захватывать одновременно часть бланка с подписью (саму подпись) и последний лист документа, к которому приклеен бланк.

При этом оригинал можно как скопировать, так и набрать на компьютере и распечатать. Такой вариант также приемлем, особенно когда в оригинале содержатся записи, сделанные неразборчивым почерком. Неразборчивый дубликат, даже если она оформлена правильно, могут не принять по месту требования. Поэтому набранный на компьютере и грамотно заверенный документ, несмотря на трудоемкость, может стать выходом из подобной ситуации.

Заявление на выдачу копии трудовой книжки

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки 

Во многих организациях (особенно это касается небольших предприятий) для получения копии достаточно обратиться в кадровую службу или к руководителю в устной форме. Для крупных предприятий с большой численностью работников требуется составить на имя директора компании или начальника кадровой службы заявление на выдачу копии трудовой книжки. Образец заполнения заявления может предоставить специалист отдела кадров.

В тексте заявления нужно обозначить просьбу о выдаче. Помимо этого, дополнительно указывается причина, в связи с которой работнику необходим данный документ. После сдачи заявления работником, составляется приказ. Темой приказа является заверка и выдача работнику его заверенной трудовой книжки.

Ответственность за выдачу требуемого документа возлагается на сотрудника отдела кадров либо на бухгалтера. Согласно статье 62 ТК РФ, при наличии письменного заявления, в обязанности работодателя входит выдача на безвозмездной основе требуемых копий документов, связанных с трудовой деятельностью, не позднее трех дней с даты подачи запроса.

Как заверить копию выписки

В некоторых случаях требуется предоставление выписки из трудовой книжки. Когда нужно предоставить данные, касающиеся только отдельных записей или периодов. В таком случае необходимо скопировать первый титульный лист с личными данными и те листы, где находятся нужные записи.

Заверяется выписка так же, как и полная копия: проставляется печать, подпись ответственного лица, расшифровка подписи, должность и дата заверки.

Для получения выписки нужно обратиться в отдел кадров или к другому уполномоченному лицу (бухгалтеру, руководителю организации) с устным обращением или письменным заявлением на имя главы предприятия или начальника отдела кадров.

Сколько действительна копия трудовой книжки

Копия, заверенная на предприятии, считается действительной на протяжении календарного месяца. В том случае, если за этот месяц в оригинал были внесены какие-либо записи, она считается недействительной.

При этом, если бланк заверен нотариально, он остается действителен до того времени, пока в оригинал документа не будут внесены новые записи.

Немаловажным является тот факт, что на всех страницах должны стоять оригинальные печати и подписи. Т.е. скопированная печать или подпись автоматически делает документ недействительным.

Иногда случается, что дубликат требуется человеку, который нигде не работает в данный период, в частности, это относится к пенсионерам. Чтобы заверить книжку, в данном случае можно сделать копию со всех листов оригинала и обратиться в кадровую службу по последнему месту работы. Специалисты кадровой службы (либо бухгалтер или руководитель) смогут осуществить процедуру заверки согласно законодательству.

Также можно заверить копию нотариально. При наличии оригинала на руках, можно скопировать его и обратиться для заверки к нотариусу. Для этого потребуется документ, удостоверяющий личность, например, паспорт. Проделать данную процедуру может и третье лицо по доверенности.

Как правильно сделать копию трудовой книжки следует знать не только ответственным лицам, но и работнику, которому она требуется. Это позволит избежать потраченного зря времени, тогда не нужно будет повторно делать копию и заверять ее.

ktovdele.ru

особенности заполнения и образец :: BusinessMan.ru

Являясь необходимым и важным документом, трудовая книжка может подтвердить не только трудовой стаж человека, но и помочь правильно рассчитать его будущую пенсию. К сожалению, бывают ситуации, в связи с которыми бланк трудовой может быть испорчен или утерян. Тогда нужно в срочном порядке делать дубликат трудовой книжки. Зачем это нужно, рассмотрим далее.

Понятие

Под трудовой книжкой понимают индивидуальный документ, который может подтвердить информацию о трудоустройстве (при условии, что оно официальное) и производственном стаже работы. Все данные излагаются с учетом ст. 66 ТК РФ.

Трудовая книжка содержит в себе следующие данные:

1. Личные данные.
2. Информация об исполняемой работе.
3. Данные о переводах, увольнениях и наградах.
4. Информация о документах, которые являются основаниями для записей в трудовой.

Образец дубликата трудовой книжки должен полностью совпадать с оригиналом и включать в себя всю информацию, которая была указана в первом экземпляре. Исключением являются те факты, когда записи были оспорены в суде или информация была утеряна и не подлежит восстановлению.

В каких случаях выдают

Оформление дубликата трудовой книжки происходит только в том случае, когда эксплуатация оригинала становится невозможной. К таковым случаям относят:

• утеря документа самим сотрудником;
• утеря документа работодателем;
• порча бланка;
• занесение неправильной информации, которая касается увольнения или перевода.

Каждый из перечисленных случаев имеет свои особенности.

В случае когда оригинала трудовой нет, сотруднику выдают дубликат. Для этого он должен написать заявление с просьбой оформить повторный документ, заплатить за новый бланк (если трудовая потеряна или испорчена по вине сотрудника). Иногда пропажу можно заметить не сразу, а через какое-то время: после увольнения с предыдущей работы и при устройстве на новое место.

А что делать, если предыдущий работодатель не желает делать дубликат по причине давности увольнения? Так как законодательно не предусмотрено, в течение какого времени можно обращаться по месту старой работы за дубликатами документов, бывший сотрудник должен настаивать на оформлении повторного документа, если оригинал трудовой пришел в негодность. Или же обратиться в суд.

Выдача дубликата трудовой книжки происходит только по запросу. На титульном листе должна быть пометка, что это дубликат. Чтобы восстановить сведения, гражданин должен предъявить документы, подтверждающие личные данные и заверяющие рабочий стаж.

Если трудовая утеряна работодателем, то рабочий стаж может подтвердить специальная комиссия. Члены комиссии должны представить документы или копии, подтверждающие информацию о специализации и тех местах, где трудился сотрудник. Если и таких документов нет, то комиссия составляет акт на показаниях свидетелей, имеющих достоверную информацию о трудовой деятельности данного сотрудника.

Оформление

Оформление дубликата трудовой книжки (образец представлен далее) происходит в тех случаях, когда гражданин имел официальное трудоустройство и здесь не играет роли, утерян бланк или испорчен.

Дубликат имеет ту же юрсилу, что и оригинал документа. Выдавать дубликаты может непосредственно сам руководитель или лицо, уполномоченное на эти действия. В большинстве случаев это сотрудник отдела кадров, бухгалтер или секретарь. Все документы, которые предъявляются для оформления повторного бланка, должен представить сам работник. Но даже несмотря на это, компания обязана всячески содействовать работнику для их получения (если того требуют обстоятельства).

Цена вопроса

Учитывая нормы ведения и хранения трудовых, об утрате бланка гражданин должен сообщить руководителю с последней работы. При этом руководитель обязан выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней с момента написания соответствующего заявления.

По установленным законодательством правилам, организация может взимать с сотрудника денежную плату за бланк трудовой. Оплата не берется в том случае, если:

• утрата документов произошла работодателем по непредвиденным обстоятельствам;
• неверно был заполнен титульный лист;
• порча документа произошла не по вине работника.

Таким образом, компания может взять денежное вознаграждение за дубликат, если утеря книжки или ее порча произошли по вине обращающегося лица.

Дубликат трудовой книжки (пример оформления бланка) представлен в статье.

Пошаговая инструкция

Рассмотрим подробнее пошаговую инструкцию к тому, как получить дубликат трудовой книжки. Как оформить повторный документ и четкий порядок, прописаны в трудовом законодательстве. Что нужно сделать:

1. Гражданин, утративший документ, должен написать заявление в ту организацию, которая считается последним местом официального трудоустройства.
2. Предприятие по поданному заявлению обязано собрать необходимые сведения о трудовом стаже гражданина.
3. Подписывается приказ (дубликат трудовой книжки может быть выдан только на основании приказа).
4. Трудовая должна быть оформлена с учетом определенных правил: информация должна вноситься в соответствии с оригиналом.
5. Информация о дубликате должна быть занесена в книгу учета.
6. После получения готового документа гражданин должен расписаться в его получении в специальном журнале.

Необходимая документация

Для того чтобы получить дубликат трудовой, нужно собрать ряд документов, подтверждающих рабочий стаж гражданина. Если их нет, то компания может сделать запрос в ПФР.

В случае массовой утери документов руководство компании должно создать комиссию, задачей которой будет являться выяснение, велась ли трудовая деятельность, наличие стажа через запросы и обработка данных.

Первое, что нужно сделать гражданину, – написать заявление, где должно быть указано:

• причина отсутствия бланка;
• просьба о выдаче дубликата;
• дата написания и подпись.

Заявление можно написать как от руки, так и напечатать. Большинство компаний могут иметь готовые бланки для написания заявлений.

Как оформить дубликат трудовой книжки? Образец заполнения заявления подскажет основные нюансы.

После того как заявление рассмотрено, руководитель готовит приказ об оформлении дубликата. В приказе должно быть указано:

• номер документа;
• основные тезисы, которые закрепляют основания для выдачи документа;
• сам документ издается только в письменном виде;
• прежде чем требовать подпись лица, приказ должен быть передан ему на ознакомление.

Если вышеуказанные требования не соблюдаются, выданный документ считается недействительным.

Для подтверждения рабочего стажа принимаются такие документы, как:

• личное дело работника;
• приказы о приеме, увольнении, переводе;
• удостоверения;
• трудовые договоры;
• расчетная книжка.

Вносимые сведения

Как правильно оформляется дубликат трудовой книжки? Прежде всего, начинать нужно с заполнения первого листа, где должна содержаться только актуальная информация. К таким сведениям относят:

• полные реквизиты сотрудника;
• дата рождения;
• вид образования и его наличие;
• профессия или специальность.

Достоверность перечисленных данных должна быть подтверждена документами. Следовательно, гражданин должен предъявить паспорт и документ об образовании. На первом листе также ставятся подписи работника, который получает дубликат, и ответственного лица, а также штамп компании.

Далее в бланке трудовой нужно указать количество рабочего стажа. Для этого в третьей графе в сведениях о работе вносится запись об общем стаже. Такие сведения не заверяются штампом и подписью.

Следующими заполняются остальные графы по порядку: когда сотрудник поступил на работу, сведения о его должности и об организации, основания для увольнения или перевода.

В дубликате должны быть отражены только те сведения, которые можно подтвердить документально. Другая информация не вносится.

Все записи делаются синей или черной пастой. Не допустимы ошибки, помарки, сокращения.

В повторно выданном документе в правом верхнем углу на титульном листе должно быть написано «Дубликат».

Сроки

Как было сказано ранее, процесс оформления повторного документа начинается с подачи заявления. На заполнение дубликата трудовой книжки законодательство отводит 15 дней. Именно в течение этого времени дубликат должен быть предоставлен сотруднику. Это же правило распространяется и для бывших работников. Причем трудовое право не предусматривает сроков давности для обращения гражданина за дубликатом трудовой.

Важные моменты

Есть ситуации, когда руководитель оформил дубликат трудовой, а сотрудник находит оригинал. В подобных случаях формальный статус может иметь только один документ, который последний был зафиксирован в журнале учета. Следовательно, это дубликат.

Оригинал можно оставить на случай, если понадобится официальное подтверждение трудового стажа в каких-либо органах.

Выдача после увольнения

Как сделать дубликат трудовой книжки в случае, если работник уже уволился? Законодательством предусмотрен тот факт, что работодатель не может отказать гражданину только на тех основаниях, что он уже не работает в данной организации или не имеет возможности предоставить информацию о местах работы после увольнения.

Предприятие должно выдать дубликат документа на основании заявления. При этом нигде не указан тот факт, что гражданин должен предъявлять информацию о той деятельности, которую он вел после увольнения. Дубликат должен быть выдан на общих основаниях.

Учет документа

После того как повторный документ заполнен, информация о нем вносится в специальный журнал учета. В связи с тем, что дублирующий документ носит ту же юрсилу, что и оригинал, правила его ведения, хранения и учета должны быть соответствующими. Единственное отличие – это пометка о том, что это дубликат.

Бланк трудовой книжки считается важным документом, подтверждающим не только трудовую деятельность человека на протяжении всей его жизни, но и являющимся гарантом его дальнейших пенсионных начислений.

И несмотря на то что законом предусмотрено оформление дубликатов на утерянные или испорченные оригиналы, лучше все-таки быть осмотрительнее и внимательнее в обращении с собственной трудовой книжкой. Ведь сбор информации и необходимых сведений занимает немало времени, а некоторая информация вообще может быть потеряна. Поэтому нужно бережно относиться к такому роду документов, следить за его ведением и хранением.

businessman.ru

Копия заверенной работодателем трудовой книжки – образец

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, – образец ее пригодится, чтобы сделать все правильно, если с соответствующей просьбой обратился штатный работник. Как заверить копию трудовой книжки? Для чего она может ему понадобиться? Об этом — в нашей статье.

 

Для чего нужна копия трудовой книжки

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Заверение копии трудовой книжки: образец

Итоги

 

Для чего нужна копия трудовой книжки

Есть вполне конкретные обстоятельства, когда у сотрудника может возникнуть потребность получить заверенную копию трудовой книжки:

• Во-первых, если он хочет взять кредит в банке. Банк в данном случае будет анализировать все факты его трудовой истории, с тем чтобы определить, насколько надежен потенциальный заемщик и сможет ли он регулярно и в полном объеме оплачивать взятые на себя обязательства.
• Заверенная копия может понадобиться при выходе сотрудника на пенсию, чтобы вычислить его пенсионный стаж, на основании которого ПФР рассчитает ему размер ежемесячной пенсии.

Подробнее о пенсионном стаже и о том, как его рассчитать, см. в статье «Что такое страховой стаж для пенсии?».

• Если работник по состоянию здоровья должен получить инвалидность, в медицинском учреждении, в которое он обратится, также потребуют заверенную копию трудовой.

Важно! Независимо от причины обращения с просьбой выдать заверенную копию трудовой книжки работодатель не может не отреагировать на запрос. В силу ст. 62 ТК РФ он должен выдать работнику по его просьбе любой документ (в заверенном виде), относящийся к работе специалиста. Причину такого запроса сотрудник вправе и не оглашать.

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Снять копию с рассматриваемого документа для специалистов кадрового отдела фирмы труда не составит. Но как заверить копию трудовой книжки?

Каких-либо специальных требований в этом отношении законодатель не предусмотрел. Вместе с тем некоторые общие положения можно найти в ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденном постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст.

Так, в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 указано, что после проверки соответствия сведений копии оригиналу следует проставить: «Верно». Однако часто на практике компании вместо этого указывают: «Копия верна».

Обратите внимание! Хотя напрямую ГОСТом такой вариант не предусмотрен, на практике второй вариант не ведет автоматически к недействительности копии, поскольку ГОСТ Р 6.30-2003 — документ рекомендательный, а не источник права (разд. 1 ГОСТ Р 6.30-2003).

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Такие отметки следует проставить на каждом листе копии (т. е. на каждом копируемом развороте).

Непосредственно само заверение происходит после того, как копию подпишет работник отдела кадров, ответственный за учет трудовых книжек на предприятии (п. 45 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). При этом, помимо Ф. И. О., он должен указать свою должность, расшифровать подпись, а также проставить дату, когда произошло заверение (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003).

Важно! Заверить такую копию фирма может любой печатью на свой выбор (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003).

А на последней странице надо не забыть сделать запись: «Работает по настоящее время», после чего ответственное лицо должно ее подписать.

Заверение копии трудовой книжки: образец

Соблюдение указанных выше несложных правил позволит фирме выполнить требования ст. 62 ТК РФ и через 3 дня предоставить работнику корректную копию его трудовой книжки, заверенную в надлежащем порядке.

Скачать образец, как заверить копию трудовой книжки, вы можете на нашем сайте.

 

Скачать образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем.

О том, как в 2016 году заполнять непосредственно саму трудовую книжку, см. в статье «Порядок заполнения трудовой книжки – образец 2015-2016».

Итоги

Заверенная копия трудовой книжки может потребоваться специалисту во многих случаях:

• при получении кредита;
• для расчета размера пенсии и др.

При этом от фирмы требуется следование некоторым несложным правилам:

• проставить на каждом листе копии надпись: «Верно / Копия верна»;
• на последнем листе добавить запись: «Работает по настоящее время»;
• после чего подписать все листы от имени ответственного специалиста компании и заверить оттиском печати.

nalog-nalog.ru

Как заверить копию трудовой книжки: образец и основные правила

Согласно действующему трудовому законодательству оригиналы трудовых книг хранятся по месту основной работы каждого работающего гражданина. Ответственность за сохранность документов такого типа несёт руководство предприятия или организации, то есть, работодатель. Неудивительно, что оригиналы не выдаются на руки работникам до момента расторжения с ними договора (увольнения).

Но как быть работникам, которым необходимо оформить документы, в которых фигурирует информация об имеющемся трудовом стаже? А также лицам, желающим получать субсидии или оформляющим кредит? Во всех перечисленных ситуациях требуется копия книжки, заверенная по всем правилам. Обычно оформлением копий занимаются сотрудники кадрового отдела либо опытные менеджеры (если идёт речь о компании).

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

Функции документа

Основные функции копии мало чем отличаются от оригинала — обе формы документа подтверждают, что данный гражданин трудоустроен, отработал определённый срок, имеет профессию с должной квалификацией и за такой труд он получает соответствующую плату.

Копию часто называют выпиской — это одно и то же. Оформляется документ согласно правительственному постановлению под номером 225, изданному в апреле 2003 года (седьмой пункт).

Как производится заверение?

Инициатором выдачи заверенной копии всегда является сам работник, нуждающийся в таком документе. Согласно указанному выше правительственному постановлению сотрудник обращается к руководству с соответствующим заявлением, в котором кратко излагает просьбу выдать копию книжки.

Важно понимать, что оригинал работник вправе получить только в одном случае — в день окончательного расчёта. Во всех других случаях необходимо оформить копию.

Заявление можно подать как руководству, так и начальнику кадрового отдела, если таковой имеется у данного юридического лица. Если идёт речь о небольшой компании, то выдачей копии будет заниматься менеджер либо другое лицо, наделённое полномочиями на подобные действия.

Согласно правительственному постановлению под номером 225 копия должна быть выдана уполномоченным лицом не позднее трёх дней с момента подачи заявления. В отдельных случаях возможна выдача копии после устного уведомления непосредственного руководителя, но это исключение из правил, а не распространенная практика. Чаще устное уведомление используется в мелких компаниях или организациях, где все знают друг друга в лицо, и где есть взаимное доверие.

Также следует понимать, что не всегда требуется выдача полной копии.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

Иногда достаточно копий отдельных страниц или одной страницы — всё зависит от конкретного случая. Например, иногда достаточно скопировать страницы, освещающие трудовую деятельность в определённые периоды. В таком случае ксерокопируется первая страница, по которой видно, о каком именно работнике идёт речь. А затем дополнительно копируется страница со стажем.

Так как ксерокопия выглядит блёкло и некоторые записи трудно разобрать (они написаны от руки), предпочтительнее набрать текст на компьютере — это облегчит чтение копии.

Особенности заверения

Любая копия (сделанная на ксероксе или набранная на компьютере) будет недействительной без правильного заверения. Юридическую силу документ приобретает только после внесения специальных отметок в предусмотренных для этого местах.

Уполномоченное лицо оставляет надпись «копия верна», затем ставит подпись и печать. Указание фамилии, имени и отчества человека, производившего заверение, производится в обязательном порядке!

Если эта отметка ставится на последней странице, вносится запись «работает в настоящее время», и производится стандартное заверение (подпись, расшифровка, дата, печать).

Чтобы копия считалась действительной, сотруднику кадрового отдела или другому уполномоченному лицу необходимо следить за правильностью постановки печати — она частично накрывает подпись и текст (нельзя ставить на пустом месте!).

Право на заверение копий имеет:

• руководство предприятия или организации;
• менеджер, занимающийся работой с кадрами в небольших фирмах;
• начальник кадрового отдела;
• главный бухгалтер, если он уполномочен на выдачу копий.

Если книжка копируется целиком, заверение производится на первой и последней странице. Также допускается заверение только одной последней страницы.

Для этого все листки прошиваются, а концы нитей выводятся на тыльную сторону документа. После чего нити закрепляются при помощи клея и квадратного куска чистой бумаги. На этом листке указывается число заверяемых листков, а затем вносится стандартная запись. Например: «Копия верна, главный бухгалтер Иванова Александра Викторовна, 24 марта 2016 года».

Образец документа

Правильно выполненная запись содержит следующую информацию (для копии всей книжки):

• После последней записи на странице книжки ставится порядковый номер.
• Вносится пометка, что сотрудник «работает по настоящее время».
• Вносится дата, в которую делалась данная запись.
• Вносится должность сотрудника, уполномоченного на выдачу копий.
• Вносится его фамилия, имя и отчество.
• Ставится печать организации, предприятия или учреждения.

Заверенная копия трудовой книги выглядит так:

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Автор статьи

Юрист

 

 

zakonguru.com

Дубликат трудовой книжки – образец заполнения 2018

Основываясь на положениях ст. 66 ТК РФ, документом, по которому можно подтвердить стаж работы каждого человека, является трудовая книжка. Случаются ситуации, когда по какой — либо причине происходит утрата либо искажение представленного свидетельства. В такой ситуации есть возможность получить его официальную копию. Какой порядок оформления такого документа? Что для этого может понадобиться, и какое заполнение считается правильным в 2018 году? Далее рассмотрим все нюансы представленного процесса.

Как сделать дубликат трудовой книжки при утере?

Дубликат имеет такую же значимость, как и оригинальное удостоверение трудящегося (и на него тоже оформляется соответствующая расписка при увольнении). Если имеет место утрата свидетельства, тогда имеется возможность сделать его официальную копию. Для этого рекомендуется обратиться по последнему месту работы, где в обязательном порядке имеет место хранение информации.

Для оформления работник пишет заявление на выдачу трудовой книжки у последнего работодателя, где фиксирует свою просьбу. Только получив его, руководитель сначала выдает копию или выписку с трудовой, а уже потом в течение 15 дней оформляет сам необходимый документ. Выдача дубликата трудовой книжки происходит после издания приказа со стороны организации. Также по инструкции осуществляется внесение сведений, содержащихся в книге учета.

Кто делает дубликат трудовой книжки? Предоставлением акта занимается непосредственно наниматель, а оформление и заполнение документа осуществляет отдел кадров. Подобный порядок установлен и при выдаче копии вкладыша, если тот был потерян, либо по другим причинам, указанным в законодательстве. Относительно информации о стаже на других предприятия, то ее должен предоставлять сам сотрудник. Однако руководитель обязуется содействовать в ее получении.

Какие документы нужны для оформления дубликата трудовой книжки?

Следуя установленным правилам из Постановления Правительства РФ, чтобы сделать официальную копию, одного заявления недостаточно. Для реализации данной процедуры необходимо предоставить в организацию документы, свидетельствующие о стаже профессиональной деятельности, полученном на предыдущих местах службы. Перечень документации представляет собой следующее:

• Приказы, свидетельствующие о трудоустройстве на других предприятиях. Например, те, которые оформлялись при приеме на службу или при увольнении;
• Письменные трудовые договоры;
• Справки с мест бывшей работы, которые содержат информацию о стаже труда;
• Ведомости, подтверждающие получение заработной платы;
• Постановление судебных инстанций относительно установления продолжительности профессиональной активности.

Все копии вышеуказанных документов обязательно должны быть заверены у нанимателя, который их выдает.

Можно ли выдать дубликат трудовой книжки на основании копии трудовой книжки?

Правила заполнения и хранения книжки фиксируют данные о том, что ее дубликат можно сделать на основе заявления работника. Кроме последнего работодателя, закон не запрещает обращаться и другим лицам, у которых гражданин работал ранее. При этом он может предъявить копию книжки, дающую право на выдачу такого документа.

Однако независимо от ее предоставления, чтобы восстановить записи, работник дополнительно должен предоставить надлежащие акты, полученные на предыдущих местах службы. При этом их получением занимается работник, если трудящийся сам виновен в утере или порче рабочего удостоверения. При вине работодателя, этим вопрос занимается он, а не работник.

Дубликат трудовой книжки — образец заполнения 2018

Оформление дубликата трудовой книжки по последнему месту работы осуществляется по установленному образцу заполнения. Записи в дубликате трудовой книжки указываются все те, которые имели место в оригинальном варианте свидетельства. Соответственно он определяет все разделы, которые утверждены ранее в оригинале документа. На первой странице обязательно указывается, что это дубликат. Записи в нем содержатся следующие:

• Номер порядковый;
• Дата оформления нового акта;
• Сведения, содержащие данные о трудоустройстве, увольнении, получении квалификации, переводе, о наградах;
• Данные о документе, дающем основание на внесение записи.

При оформлении также обязательно следует учитывать актуальную информацию о личных данных работника. То есть, например, если была изменена фамилия, либо было получено дополнительное образование, то в документе надлежит указывать именно эти данные.

Скачать образец заполнения дубликата трудовой книжки

Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки – образец

Изготовление этого документа может происходить только при написании заявления работником, кроме случаев вины работодателя. Содержание представленного обращения должно содержать такую информацию:

• Указание должности и ФИО работодателя, которому оно направляется, а также ФИО работника, от которого оно исходит;
• Информация об утере, порче или других причинах, из-за которых происходит оформление;
• Просьба о его выдаче или внесении определенных записей;
• Дата и подпись.

Заявление можно написать как от руки, так и предоставить печатный вариант. Некоторые предприятия предоставляют готовые бланки для заполнения.

Скачать образец заявления на выдачу дубликата трудовой книжки

Приказ о выдаче дубликата трудовой книжки — образец

Копия рабочего удостоверения подчиненного может быть выдана после одобрения заявления и издания соответствующего распоряжения, который содержит в себе следующую информацию:

• Номер приказа и дата;
• Основания, дающие право на получение копии рабочего свидетельства;
• Подпись работодателя и трудящегося.

Оформление приказа допускается только в печатном виде. После его оформления, с ним обязательно должны ознакомить подчиненного, написавшего заявление на получение документа. Чтобы оформить соответствующее распоряжение можно воспользоваться специально разработанным бланком. В пустые поля требуется внести необходимые данные.

Таким образом, при утере, искажении удостоверения трудящегося и прочих обстоятельствах работник вправе сделать ее дубликат, обратившись непосредственно к руководителю или на предыдущие места службы. Однако для внесения записей необходимо предоставить информацию о стаже, который был получен в других организациях.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

www.samso.ru