Содержание

Номенклатура дел секретаря

ГОСТ Р ИСО 15489-1- 2007УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (Общие требования)госстандарт1,12 MB588
ГОСТ Р 51141-98ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО Термины и определения (Издание официальное)госстандарт504,32 KB693
Инструкция по делопроизводствуИнструкция по делопроизводству в Администрации города Омска. Может быть использована в качестве примера для организации делопроизводства на предприятиистандарт488,93 KB605
Закон РФ N 149-ФЗФедеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информациизакон56,79 KB311
Об акционерных обществахФедеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ (ред. от 29.12.2012) "Об акционерных обществах"закон886,53 KB270
ОК 011-93Общероссийский классификатор управленческой документации (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299) - ред. от 26.09.2013 классификатор1,96 MB491
Указания ГоскомстатаУказания Госкомстата по применению и заполнению унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплатыинструкция35,69 KB375
Форма Т-1Приказ (распоряжение) о приеме работника на работушаблон14,71 KB683
Форма Т-2Личная карточка работникашаблон26,18 KB511
Форма Т-2ГМСЛичная карточка государственного (муниципального) служащегошаблон25,68 KB277
Форма Т-3Штатное расписаниешаблон16,35 KB549
Форма Т-4Учетная карточка научного, научно-педагогического работникашаблон17,43 KB254
Форма Т-5Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работушаблон15,10 KB357
Форма Т-6Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникушаблон14,79 KB473
Форма Т-7График отпусковшаблон15,59 KB501
Форма Т-8Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении)трудового договора с работником (увольнении)шаблон14,88 KB353
Форма Т-9Приказ (распоряжение)о направлении работника в командировкушаблон14,65 KB458
Форма Т-10Командировочное удостоверение. шаблон27,38 KB362
Форма Т-10аСлужебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.шаблон15,70 KB330
Форма Т-11Приказ (распоряжение) о поощрении работникашаблон43,00 KB366
Форма Т-12Табель учета рабочего времени и расчета оплаты трудашаблон152,00 KB416
Форма Т-13Табель учета рабочего временишаблон51,00 KB425
Форма Т-49Расчетно-платежная ведомостьшаблон94,00 KB313
Форма Т-51Расчетная ведомостьшаблон50,50 KB314
Форма Т-54Лицевой счетшаблон47,00 KB307
Форма Т-54аЛицевой счет (свт). Форма N Т-54а применяется при автоматизированной обработке учетных данных средствами вычислительной техники (свт) с использованием специальных программ и содержит условно-постоянные реквизиты, необходимые для расчета заработной платы. шаблон35,00 KB250
Форма Т-60Записка-расчет о предоставлении отпуска работникушаблон43,50 KB307
Форма ТД-1Трудовой договор по форме N ТД-1 применяется для оформления соглашения между работником и работодателем (юридическим или физическим лицом) при приеме работника на работу. Унифицированная форма код по ОКУД 0301014.шаблон31,96 KB344
Форма 00Договор подряда. Согласно договора подряда одна сторона - Подрядчик обязуется выполнить по заданию другой стороны - Заказчика определенную работу и сдать ее результат заказчику, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его. шаблон38,50 KB283
Форма Т-61Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)шаблон40,00 KB288
Форма Т-73Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работышаблон33,00 KB320
Правила по составлению инструкции по ДППриказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 8 ноября 2005 г. N 536 г. Москва 'О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти'приказ236,90 KB290
Инструкция 01Должностная инструкция начальника отдела кадровинструкция54,50 KB480
Инструкция 02Должностная инструкция начальника производственного отделаинструкция50,50 KB264
Инструкция 03Должностная инструкция начальника технического отделаинструкция49,50 KB282
Инструкция 04Должностная инструкция начальника финансового отделаинструкция53,00 KB237
Инструкция 05Должностная инструкция начальника хозяйственного отделаинструкция49,00 KB331
Инструкция 06Инструкция по ведению делопроизводстваинструкция151,00 KB714
Положение 01Положение о генеральном директоре ЗАОположение95,00 KB253
Положение 02Положение о дисциплинароной и материальной ответственностиположение62,50 KB342
Положение 02Положение о дисциплинароной и материальной ответственностиположение62,50 KB342
Положение 04Положение о порядке оформления приема и увольнения сотрудниковположение52,00 KB320
Положение 05Положение о производственном отделе предприятияположение92,50 KB258
Положение 07Положение об отделе кадров предприятияположение54,50 KB480
Положение 06Положение об отделе делопроизводства предприятияположение52,00 KB436
Правила 01Правила внутреннего трудового распорядка для работниковправила122,50 KB424
Устав 01УСТАВ закрытого акционерного общества - туристической компанииустав180,00 KB249
Устав 02Устав ЗАОшаблон171,50 KB266
Устав 03Устав ОООшаблон158,00 KB310
Анкета 01АНКЕТА для приема на работуанкета27,77 KB566
Заявление Заявление о приеме на работушаблон24,71 KB603

office-profi.ru

Номенклатура дел | Секретарь Клуб

заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются пере-ходящими , они вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же ин-дексом.

к заголовкам дел для группировки электронных документов применяются общие требования. только в графе «примечания» в номенклатуре дел следует указать вид носи-теля и место его хранения.

третья графа (количество дел, томов, частей) заполняется в конце года, так как может оказаться, что под одним заголовком будет заведено не одно, а несколько дел - то-мов, (объем дела не должен превышать 250 листов).

в четвертой графе (срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню) проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи согласно типовому или ведомственному перечню документов. если используют несколько перечней, то в графе «примечания» нужно указать их названия.

основным перечнем является «перечень типовых управленческих документов, об-разующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (м., 2000).

но данный перечень не охватывает полный состав документов, образующихся во всех отраслях (ведомствах) страны. поэтому в ряде отраслей созданы ведомственные пе-речни, которые содержат заголовки дел, отражающих все участки деятельности системы органов, входящих в данное ведомство.

при включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения ус-танавливается эпк соответствующего архивного учреждения по представлению архива и цэк (эк) организации.

кроме срока хранения, в данной графе должна проставляться ссылка на порядковый номер статьи. например: «постоянно, ст. 6-а.».

пятая графа (примечания) заполняется в течение года, если нужно сделать отметки:

• о заведении дел,

• о переходящих делах на следующий год,

• о передаче дел в другое структурное подразделение или в другую организацию,

• о выделении дел к уничтожению,

• о лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях и т.п.

при помещении в дело первого документа в номенклатуре дел в графе «примеча-ния», делается отметка о заведении дела («дело заведено»). это позволит в конце года точно знать количество фактически заведенных дел.

в том случае, если организация имеет сезонный характер деятельности (театры, учебные заведения и другие), специфика ведения делопроизводства такова. ряд отделов (канцелярия, отдел кадров, бухгалтерия) формируют дела в течение календарного года, то есть с 1 января. а в других отделах делопроизводственный год начинается и оканчивает-ся в соответствии с сезонностью деятельности. например, в школе дела учебной части формируются с 1 сентября. это отражается в номенклатуре дел в 5 графе. в таких органи-зациях номенклатура дел на следующий год составляется в конце предыдущего сезона.

ниже приведен пример индивидуальной номенклатуры дел конкретной организации. но это только пример, он неполный по ряду причин. во-первых, номенклатура дел – это достаточно объемный документ. даже приведенный пример занимает несколько страниц, а ведь в ао «эврика», чью номенклатуру дел мы показываем, не три, а восемь структур-ных подразделений. во-вторых, номенклатуры дел во всех организациях разные. конеч-но, в крупной компании с большим документооборотом и большим количеством сотруд-ников будет заведено намного больше дел, чем в организации, где работают 10 человек. кроме того, никакими правилами не регламентируется, где именно должны храниться не-которые организационно-учредительные документы, такие как штатное расписание или должностные инструкции специалистов, - в службе доу или в отделе кадров.

составляя свою номенклатуру дел, сделайте ее такой, с какой вам удобно будет работать!

ао «эврика»

утверждаю

генеральный директор

номенклатура дел

а.а. беляев

20.12.2003 № 01 25.12.2003

москва

на 2004 год

ин-декс дела заголовок

дела

(тома, части) количество

дел (томов,

частей) срок хранения

дела, тома, части

и номера статей

по перечню примечания

1 2 3 4 5

01- служба документационного обеспечения управления

(служба доу)

01-01 устав акционерного общества, учреди-тельный договор 1 постоянно,

ст.13, 14 типовой

перечень

дело заведено

01-02 положения о структурных подразделе-ниях 1 постоянно,

ст.16 дело заведено

01-03 постановления совета директоров по основной деятельности 1 постоянно,

ст.5-а дело заведено

01-04 протоколы совещаний руководства по основной деятельности 2 постоянно,

ст.5-а дело заведено

01-05 протоколы общих собраний акционеров 1 постоянно,

ст.5-ж дело заведено

01-06 протоколы общих собраний сотрудников акционерного общества 1 постоянно,

ст.5-д дело заведено

01-07 распоряжения по административно-хозяйственным вопросам 1 5 лет,

ст. 6-в дело заведено

01-08 докладные записки сотрудников руко-водству о пропускном режиме 5 лет,

ст. 469

01-09 сводная номенклатура дел акционерно-го общества 1 постоянно,

ст. 67 дело заведено

01-10 резервный номер

01-11 резервный номер

02 – финансовый отдел

02-01 годовой финансовый план 1 постоянно,

ст. 135-а дело заведено

02-02 квартальные финансовые планы 1 5 лет,

ст. 135-в дело заведено

02-03 месячные финансовые планы 3 1 год,

ст. 135-г дело заведено

02-04 документы о финансировании всех ви-дов деятельности структурных подраз-делений (справки, бюджетные поруче-ния, заявки и др.) 5 5 лет, эпк,

ст. 113 дело заведено

02-05 годовые сметы административно-хозяйственных и управленческих расхо-дов, расчеты к ним 1 постоянно,

ст. 112-а дело заведено

02-06 квартальные сметы административно-хозяйственных и управленческих расхо-дов, расчеты к ним 1 5 лет,

ст. 112-б дело заведено

02-07 переписка об изменении расходов на содержание аппарата управления 5 лет,

ст. 117

02-08 годовой отчет ао об основной деятель-ности 1 постоянно,

ст. 114-б дело заведено

02-09 квартальные отчеты об основной дея-тельности 1 5 лет,

ст. 114-в дело заведено

02-10 документы о соблюдении финансовой дисциплины (акты, докладные записки, обоснования и др.) 1 5 лет,

ст. 118 дело заведено

02-11 документы об открытии, оплате теку-щих и расчетных счетов (положения, карточки, переписка) 1 5 лет,

ст. 121 дело заведено

02-12 резервный номер

02-13 резервный номер

03 – служба персонала

03-01 распорядительные документы и инструк-тивные письма государственных органов и вышестоящих организаций по вопро-сам работы с кадрами 2 до минования надобности,

ст. 1 «б»

дело заведено

03-02 должностные инструкции работников 1 постоянно,

ст. 35 «а» переходящее

дело

03-03 приказы по личному составу 1 75 лет эпк,

ст. 6 «б» дело заведено

03-04 журнал учета приказов по личному со-ставу (прием, перевод, увольнение, по-ощрение) 1 75 лет,

ст.358-а дело заведено

03-05 утвержденное штатное расписание и из-менения к нему 1 постоянно,

ст. 32 "а" дело заведено

03-06 табель учета рабочего времени 1 1 год,

ст. 281 дело заведено

03-07 графики предоставления отпусков 1 1 год,

ст. 356 дело заведено

03-08 приказы о предоставлении отпусков, ко-мандировании и взысканиях 1 5 лет,

ст. 6-в дело заведено

03-09 журнал учета приказов об отпусках, ко-мандировках и взысканиях 1 3 года,

ст. 358-г дело заведено

03-10 основания к приказам по личному соста-ву 3 5 лет,

ст. 343 дело заведено

03-11 личные дела работников 10 75 лег эк,

ст. 337 «6» переходящее дело

03-12 журнал учета личных дел 1 75 лет,

ст. 358-д переходящее

дело

03-13 личные карточки работников (форма № т-2) 1 75 лет эк,

ст. 339 переходящее

дело

03-14 журнал учета личных карточек 1 75 лет,

ст. 358-д переходящее

дело

03-15 трудовые книжки работников до востребова-ния, ст. 342

03-16 книга учета и движения выдачи трудо-вых книжек и вкладышей к ним 1 50 лет,

ст. 358 «е» переходящее

дело

03-17 журнал регистрации трудовых догово-ров 1 75 лет,

ст. 358 «д» дело заведено

03-18 правила внутреннего трудового распо-рядка 1 1 год,

ст. 407 после замены новыми

переходящее

дело

03-19 статистический отчет по труду (форма 1-т). годовой. копия 1 постоянно,

ст, 199 «6» подлинник в бухгалтерии

дело заведено

03-20 резервный номер

03-21 резервный номер

руководитель службы доу м.п. седова

20.12.2003

зав. архивом

_______________ и.и. орлова

20.12.2003

согласовано

протокол эк

от 21.12.2003 № 15

в приведенном примере порядковый номер дела указан в пределах структурного подразделения, то есть нумерация дел финансового отдела начинается с номера 01. при составлении сводной номенклатуры дел возможно продолжение нумерации дел. в этом случае первое дело финансового отдела будет иметь номер 02-13, так как номенклатура дел службы доу заканчивается делом номер 01-11. номера дел с 02-12 до 02-24 – это де-ла финансового отдела, а дела службы персонала (03) начинаются с номера 03-25.

по окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного (отдельно) сроков хра-нения.

итоговая запись составляется по следующей форме:

итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________году в организации

по срокам хранения всего в том числе:

переходящих с отметкой "эпк"

1 2 3 4

постоянно

временно (свыше 10 лет)

временно (до 10 лет включительно)

итого:

наименование должности

руководителя службы доу

дата

подпись

расшифровка подписи

итоговые сведения переданы в архив.

наименование должности

передавшего сведения

дата

подпись

расшифровка подписи

 

secretary-club.ru

Типовая номенклатура дел организации 2018

Основные блоки документов

  • Организационные документы устанавливают общие принципы работы внутри компании.
  • С помощью распорядительных документов сотрудникам ставятся задачи. Таковыми могут быть: внесение изменений в штатное расписание, предоставление отпуска, наложение дисциплинарного взыскания и т.д.
  • Информационно-расчетные документы позволяют вести учет персональных данных, трудовой деятельности работника.
  • Методические документы не являются обязательными, упрощают управление структурными подразделениями внутри компании.

Необходимо выделить внутреннюю переписку: это могут быть служебные записки о привлечении работника к дисциплинарному взысканию либо, наоборот, к поощрению, ходатайство о переводе на вышестоящую должность. Такой вид документов позволяет документально оформить принятое кадровое решение.

Журналы (книги) регистрации ведутся для учета кадровой документации. Зачастую таким видам документов не придают большого значения, упуская из виду важность, заключающуюся в их юридической силе при трудовых (судебных) спорах с работником.

Понимая, к какому блоку относятся те или иные документы, формируем перечень для кадровой службы, учитывая степень значимости.

Не все предусмотренные трудовым законодательством РФ документы перечислены в утвержденном Приказом Перечне. В частности, там нет приказов, уведомлений.

Типовая номенклатура дел организации, перечень

В номенклатуре государственных организаций, имеющих сложную структуру управления, заголовки дел располагаются в следующей последовательности:

  1. Распорядительная документация вышестоящих организаций (федеральные законы, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ).
  2. Локальные нормативные акты.
  3. Распорядительная документация (постановления, распоряжения, приказы, протоколы, инструкции и т.п.).
  4. Переписка по различным вопросам.
  5. Учетные документы, в состав которых входят личные дела работников, личные карточки формы № Т-2, отчеты, картотеки и регистрационные журналы.

Особенности

Если организация небольшая и не имеет вышестоящей, то номенклатура дел начнется с внутренних документов. За ними следуют документы по личному составу (приказы, трудовые договора, личные карточки и т.п.).

Трудовые договора в номенклатуре могут фигурировать отдельно в том случае, если не ведутся личные дела. Договора, так же как и соглашения в этом случае, хранятся соответственно.

Говоря об обязательных документах, нужно принимать во внимание специфику работы организации. Если имеются особые условия труда, то в перечень необходимо включить дополнения.

Типовая номенклатура дел образовательного учреждения, образец

скачать

Понимая, на какие категории делятся документы, учитывая особенности и специфику организации, принимая во внимание законодательную базу, кадровик или делопроизводитель и составляет перечень, в котором будут отражены все документы кадровой службы.

clubtk.ru

Номенклатура дел организации: Образец

Благодаря корректному оформлению дел организации, а также ответственному хранению можно достаточно быстро найти любой документ – это возможно благодаря номенклатуре, образец которой, актуальный для 2017 — 2018 года, приведен в статье.

Назначение и виды

Само по себе понятие номенклатура означает некий перечень однородной информации (названий, кодов, шифров и т.п.), сгруппированной по определенным признакам. Каждая единица информации (элемент) подобен другим по некоторым формальным признакам (например, по названию). В случае с документооборотом элементом номенклатуры является отдельное дело.

Дело чаше всего является отдельным документом, имеющим собственное название, номер и дату создания (подписи). Нередко под одним делом имеется в виду сразу несколько документов, сгруппированных по единому признаку – например, в личном деле сотрудника можно найти сразу несколько бумаг, имеющих к нему прямое отношение.

Таким образом, номенклатура дел – это перечень дел, т.е. их названий, расположенных в определенном порядке. В 2017 — 2018 можно использовать любой образец, который будет наиболее удобен для поиска необходимой информации.

Основное назначение

Основное назначение документа – в систематизированном учете информации. Благодаря упорядоченному расположению разнородной документации сотрудники получают несколько удобных возможностей:

  1. Именно благодаря ей можно обоснованно распределить все бумаги по папкам с указанием соответствующего признака группирования (по алфавиту, по датам, по сферам применения).
  2. Перечень всегда составляется по определенным правилам – поэтому каждое дело имеет единообразную маркировку, благодаря которой уже по названию документа можно понять его назначение.
  3. По маркировке можно и быстро обнаружить необходимые документы, не тратя лишнее время.
  4. В соответствии с маркировкой также присваивают номера/названия вновь создаваемым документам.
  5. Номенклатура представляет собой учетный документ, в котором приводятся названия дел временного хранения – не более 10 лет.
  6. Её используют для проведения описей дел. В результате можно легко определить, какие бумаги уже утратили силу в связи с истечением времени хранения. Благодаря этому экономится место на складе.
  7. Наконец, благодаря ней можно исключить риск потери каких-либо бумаг, что особенно актуально в случае проведения проверки

Разновидности

В зависимости от силы действия этого документа выделяют несколько его типов:

  1. Типовая – это внутренний нормативный документ, который строго предписывает правила оформления, учета и хранения всех бумаг в данной компании, филиале или отделе. Как правило, составляется единая номенклатура на всю организацию (по образцу 2017 или иным образцам).
  2. Примерная служит только условным образцом, т.е. ее правила не имеют строго характера – их можно рассматривать как рекомендации к оформлению.
  3. Индивидуальная составляется по тому или иному отделу, структурному подразделению компании. Она позволяет учесть индивидуальные особенности документов конкретной сферы назначения (личные дела сотрудников, карточки учета материалов и т.п.).

Порядок составления

Есть два варианта разработки:

  1. Можно обратиться в специальную компанию, которая с учетом пожеланий фирмы разработает наиболее подходящий перечень. Благодаря такой услуге можно сэкономить много времени и получить достаточно удобную систему.
  2. Можно составить ее самостоятельно, и этот вариант более трудоемкий, но он предпочтительнее первого. Причина в том, что именно внутри организации сотрудники могут разработать перечень названий бумаг наиболее правильно, с учетом конкретных особенностей документооборота в организации, сложившихся на практике.

Чтобы разработать собственный образец номенклатуры, следует придерживаться следующего порядка:

  1. Ответственность за составление возлагается на уполномоченных сотрудников. На крупных предприятиях подобными вопросами занимается специальный отдел (канцелярия, секретариат, методический отдел и др.).
  2. Намечают общие категории документов, которые ежегодно издаются в компании в достаточно большом количестве (т.е. не штучно, а потоком): общие, кадровые, бухгалтерские, отчетные и др.
  3. Определяют специфику бумаг в каждом отделе и структурном подразделении (названия, сроки хранения, группировка).
  4. Намечают общие правила в системе наименования документов – названия, нумерация, прочие обозначения.
  5. Группируют бумаги в зависимости от требуемого срока хранения – как правило, создают две группы: до 10 лет включительно и более 10 лет.
  6. Составляют проект, согласовывают ее с ответственными лицами – как правило, назначается внутренняя экспертная комиссия.
  7. Приступают к разработке номенклатуры, в которой будут перечисляться названия дел организации по образцу 2017 — 2018 года.
  8. Готовые примеры будущего документа утверждаются комиссией, а затем руководством, после чего её утверждают и издают соответствующий приказ, вводящий ее в действие.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Составляется 4 экземпляра: рабочий вариант (он дублируется в электронном виде, доступен для всех работников), экземпляр для архива компании, экземпляр для государственного архива, а также 1 вариант для службы делопроизводства (секретариата).

Как разработать документ самостоятельно: видео инструкция

Создать бумагу можно и своими силами. Подробная инструкция поможет в этом.

Образец и пример 2017 — 2018

Как уже говорилось выше с 2017 года можно пользоваться собственной формой. Как правило, перечень представляют в табличном виде с пятью графами.

графа содержание
1 индексы, обозначающие каждое дело – индекс должен отражать обозначение филиала и конкретного отдела предприятия; каждый индекс является уникальным
2 заголовки группируются в зависимости от их важности, а также на основе внутренних взаимосвязей между разными бумагами; при этом все названия должны быть конкретными ( название вида «разные документы» – недопустимо)
3 количество томов с делами фиксируется по факту в конце каждого календарного года
4 срок хранения дел – до 10 лет, более 10 лет, постоянно
5 в примечаниях фиксируют решения о передаче документов, их уничтожении и прочих изменениях с указанием даты

Порядок работы

В организации важно наладить постоянную, эффективную работу с делами, для чего и составляется номенклатура по рассмотренному выше образцу. Для этого соблюдают правила:

  1. Унифицируются формы запросов разных бумаг от представителей отделов, филиалов, структурных подразделения компании.
  2. Постоянно фиксируется факты перемещения бумаг, их уничтожения и любых других изменений.
  3. В конце каждого года (4 квартал) разрабатывается номенклатура для следующего года – как правило, она ничем не отличается от предыдущего.
  4. Также в конце каждого года вносится итоговая запись по всем документам, заведенным в уходящем году. Они группируются в зависимости от предполагаемой длительности их хранения. Запись визируется подписью секретаря и начальника канцелярии (или иного руководителя). Затем она передается в архив.

Таким образом, в 2018 году организация сама вправе выбрать образец и правила ведения номенклатуры ее дел. Благодаря систематизированному перечню бумаг найти любую из них можно в максимально короткие сроки, что особенно актуально для крупных предприятий с очень большим документооборотом.

2ann.ru

Образец номенклатуры дел организации | Делопроизводство

В данной статье приведен образец номенклатуры дел организации. На его примере легко понять, как заполнить основную табличную форму и оформить документ в целом. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел был рассмотрен в предыдущей статье.

Закрытое акционерное                                                                      УТВЕРЖДАЮ
общество «Большая капля»                                                               Директор
(ЗАО «Большая капля»)                                                                     __________ И.О. Фамилия

                                                                                                      24.12.2010

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

24.12.2010       № 1
г. Самара

На 2011 год

01. Канцелярия

01-01 Учредительные документы и устав общества Постоянно
ст. 50 а,
51-53
Перечень типовых управленческих архивных документов…
(М., 2010)
01-02 Положения об органах управления (общем собрании акционеров, совете директоров, правлении) Постоянно
ст. 57 а
Переходящее с 2009 г.
01-03 Штатные расписания и изменения к ним Постоянно
ст. 71 а
Переходящее с 2009 г.
01-04 Положения о структурных подразделениях Постоянно
ст. 55 а
Переходящее с 2009 г.
01-05 Приказы директора по основной деятельности Постоянно
ст. 19 а
01-06 Приказы директора по административно-хозяйственным вопросам 5 лет
ст. 19 в
01-07 Протоколы общих собраний акционеров и документы к ним Постоянно1
ст. 18 и
1Бюллетени голосования – до прекращения деятельности АО; после прекращения – ЭПК
01-08 Инструкция по делопроизводству Постоянно
ст. 27 а
Переходящее с 2009 г.
01-09 Номенклатура дел Постоянно
ст. 200 а
01-10 Переписка по вопросам основной деятельности 5 лет ЭПК
ст. 35, 256
01-11 Резервный номер  
01-12 База данных регистрации входящих документов 5 лет
ст. 258 г
В электронной форме
01-13 База данных регистрации исходящих документов 5 лет
ст. 258 г
В электронной форме

02. Отдел кадров

02-01 Должностные инструкции сотрудников 75 лет
ст. 77 а
02-02 Штатные расписания и изменения к ним. Копии 3 года
ст. 71 б
Подлинники в деле 01-03
02-03 Приказы директора по основной деятельности. Копии До минования надобности
ст. 19 а
Подлинники в канцелярии в деле 01-05
02-04 Приказы директора по личному составу (о приеме, перемещении, увольнении и др.) 75 лет ЭПК
ст. 19 б
02-05 Приказы директора о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков 5 лет
ст. 19 б

Начальник канцелярии                                                                                    К.Е. Турчинская

Ответственный за архив
__________ А.О. Боровичка
20.12.2010

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от 22.12.2010 № 3


 

Вы можете скачать представленный пример номенклатуры дел коммерческой организации, которая не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива.

С помощью приведенного образца номенклатуры дел организации вы теперь имеете возможность составить и правильно оформить свой вариант. Осталось только пояснить методику заполнения граф таблицы – это смотрите в следующей статье на этом сайте.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 232 комментария

delo-ved.ru

Номенклатура дел отдела кадров на 2018 год - образец

Номенклатура дел отдела кадров на 2018 год может понадобиться любой фирме-работодателю. Как ее правильно составить и в чем заключается специфика ее использования, расскажем в нашей статье.

 

Что представляет собой номенклатура дел кадровой службы

Обеспечение сохранности документов: чем поможет номенклатура

Нюансы составления номенклатуры дел кадровой службы

Структура номенклатуры отдела кадров

Утверждение номенклатуры дел кадровой службы

Где скачать образец номенклатуры дел отдела кадров на 2018 год

Итоги

 

Что представляет собой номенклатура дел кадровой службы

Через кадровую службу любой современной фирмы проходит огромное количество самых разных документов: локальных нормативных актов, карточек, трудовых книжек, договоров. И конечно, для их эффективного учета необходима систематизация документооборота.

Но даже если фирму теоретически устраивает ведение оборота кадровых документов вне системного подхода, в определенных случаях ей придется систематизировать его исходя из требований законодательства.

Дело в том, что в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации должны обеспечивать сохранность документов, классифицируемых как архивные (подлежащие сохранению в силу их значимости для владельца). К таковым правомерно отнести практически всю документацию, используемую в кадровом документообороте. Сохранность архивных документов должна обеспечиваться фирмой-работодателем в течение установленных законодательством сроков.

Больше о сроках, законодательно установленных для хранения архивных документов, вы узнаете из статьи «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

При этом способ исполнения требований закона № 125-ФЗ зависит от того, является организация государственной или частной:

  • Госструктурам при оптимизации документооборота необходимо следовать правилам, установленным решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — правила Росархива).
  • На частные фирмы действие данного НПА в общем случае не распространяется (только если они используют государственные документы). Но на практике многие частные фирмы все же следуют соответствующим правилам. Это обусловлено тем, что содержащиеся в них нормы весьма детально и эффективно регламентируют организацию документооборота, главным элементом которого является именно номенклатура дел.

Что же она собой представляет? Если следовать определению Росархива, под номенклатурой дел надо понимать составленный по установленной форме перечень наименований дел, формирующихся в процессе ведения организацией документооборота. Под делами в данном случае понимается категория однотипных документов, используемых в обороте фирмы. Если говорить о кадровой службе, это могут быть:

  • приказы;
  • договоры;
  • учетные документы;
  • карточки;
  • трудовые книжки и т. д.

В номенклатуре по требованиям Росархива обязательно указываются сроки хранения дел. Это позволяет фирме отслеживать, обеспечивается ли предусмотренная законом сохранность документов в течение установленных сроков.

В номенклатуре также могут фиксироваться иные сведения, используемые в целях повышения эффективности документооборота (например, индексы дел, количество их томов, служебные отметки и примечания). В этом заключается польза номенклатуры с точки зрения систематизации управления документами.

Обеспечение сохранности документов: чем поможет номенклатура

Обеспечение сохранности кадровых документов в течение установленных законом сроков — одна из ключевых задач кадровика. И использование номенклатуры может способствовать ее решению.

Для того чтобы хранить документы в течение установленного срока, кадровику нужно данный срок определить (для каждого дела) и сопоставить с используемыми типами документов.

Основными НПА, устанавливающими сроки хранения кадровых документов, можно назвать:

  • перечень типовых документов, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;
  • перечень типовых документов, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988.

В частности, нормы, устанавливающие сроки хранения кадровой документации, содержатся в разделе 8 перечня, утвержденного приказом № 558, а также разделе 6 перечня, введенного Главархивом СССР.

Следующая задача кадровика — провести экспертизу ценности используемых в документообороте источников. Посредством данной процедуры выявляются документы, которые:

  • должны быть оформлены в архив на длительное хранение;
  • могут быть переданы на оперативное хранение, а по истечении срока их размещения в организации — в установленном порядке уничтожены;
  • могут больше не храниться в организации вследствие истечения срока их хранения (или в силу того, что не представляют собой ценности для фирмы) и подлежат уничтожению.

Успешно решить рассматриваемую задачу кадровик сможет именно благодаря номенклатуре дел, поскольку ее структура включает всю необходимую информацию:

  • перечни категорий документов, сохранность которых нужно обеспечивать;
  • сроки их хранения, предусмотренные законодательством.

Нюансы составления номенклатуры дел кадровой службы

Выше мы отметили, что правила Росархива востребованы частными фирмами, хотя для них и необязательны. При составлении номенклатуры дел кадровик коммерческой организации вполне может опираться на нормы, утвержденные данным ведомством.

Так, Росархив предписывает госструктурам (а частным фирмам фактически рекомендует) составлять номенклатуру на предстоящий год. Желательно — в конце текущего года, с тем чтобы ввести ее в действие с 1 января следующего. В свою очередь, в конце следующего года нужно утвердить новую номенклатуру. И так каждый год.

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Разберемся, как это происходит на практике. Условимся, что фирма только что учреждена и действующей номенклатуры у нее нет. Каким может быть алгоритм действий кадровика по утверждению номенклатуры дел во вновь образованной организации?

Кадровику нужно сразу же после начала работы готовиться к составлению будущей номенклатуры. Данное направление его деятельности предполагает решение 2 основных задач:

  • классификацию документов, используемых в обороте, по категориям, то есть формирование дел;
  • определение сроков хранения дел в соответствии с НПА, указанными выше.

Если сроки хранения конкретной категории документов не указаны в приказе № 558, следует проверить, не зафиксированы ли они в перечне Главархива СССР. Данная последовательность обращения к НПА обусловлена тем, что первый источник права более новый и в соответствии с общепринятой юридической практикой следует сначала применять именно его.

Если ни в одном из утвержденных законодательно перечней сроки хранения тех или иных дел не определены, следует проконсультироваться на этот счет (сделав официальный запрос) с Росархивом. Самостоятельно определять сроки хранения документов не рекомендуется.

По мере осуществления данной работы специалист должен фиксировать выявляемые типы дел, а также предусмотренные законом сроки их хранения в специальном документе. Фактически он и будет прообразом будущей номенклатуры, а потому может полностью совпадать с ней по структуре.

Отдел кадров — структурное подразделение организации. Так что номенклатура дел (а до нее — временный документ, в котором классифицируются дела) может составляться по форме из приложения 8 к правилам Росархива, предназначенной для оформления номенклатуры дел в отдельном взятом структурном подразделении фирмы.

Основной элемент формы по приложению 8 — таблица, в которой отражаются:

  • индекс дела;
  • заголовок дела;
  • количество единиц хранения;
  • сроки хранения и номера статей по перечню;
  • примечания к номенклатуре.

Изучим специфику каждой из граф таблицы рекомендуемой формы номенклатуры подробнее.

Структура номенклатуры отдела кадров

Структура номенклатуры дел отдела кадров согласно приложению 8 к правилам Росархива выглядит следующим образом:

  • В 1-й графе таблицы фиксируются индексы дел. Как правило, они отражают:
    • с каким структурным подразделением или направлением деятельности фирмы коррелирует то или иное дело;
    • какой порядковый номер соответствует конкретному делу.
  • Например, если в номенклатуре фиксируется индекс 01–02, это может означать, что дело составлено в подразделении 01 (условно оно может соответствовать отделу кадров) и является группой документов типа 02 (условно они могут соответствовать срочным трудовым договорам).
  • 2-я графа номенклатуры по форме приложения 8 — это заголовки дел. Здесь указываются наименования конкретных категорий документов или дел (приказов, договоров, личных карточек и т. д.).
  • В 3-й графе номенклатуры фиксируется количество конкретных типов дел, находящихся на хранении в фирме. Данная графа заполняется в конце календарного года, когда кадровик будет точно знать количество дел, учет которых ведется фирмой.
  • В 4-й графе фиксируется срок хранения каждой категории документов, а также приводятся ссылки на статьи НПА, в которых данные сроки определены.
  • В 5-й графе могут быть сделаны примечания относительно использования документов, относящихся к определенному делу. Например, отражающие факт изъятия или уничтожения тех или иных документов.

Сформировав перечень категорий кадровых дел к концу года, специалист может приступать к официальному утверждению данного перечня в виде номенклатуры дел, которая будет использоваться с 1 января следующего года.

Утверждение номенклатуры дел кадровой службы

Номенклатура отдела кадров (структурного подразделения фирмы) должна быть частью сводной номенклатуры, составляемой для организации в целом. Сводная номенклатура, в свою очередь, может быть сформирована на основе формы, приведенной в приложении 7 к правилам Росархива.

Ее структура практически полностью совпадает с той, которая содержится в приложении 8. В таблице данной формы предусмотрены те же графы, что и в номенклатуре для структурного подразделения.

Использование и утверждение сводной номенклатуры в госструктурах — непременное условие легитимизации номенклатуры подразделений (включая кадровую службу).

Условимся, что наша частная фирма пользуется правилами Росархива также и с точки зрения применения сводной номенклатуры.

Если же частная фирма принимает решение максимально обеспечить соответствие процедуры утверждения номенклатуры нормам, зафиксированным в правилах Росархива, порядок действий будет следующим.

Кадровику нужно будет:

  • окончательно сформировать свою номенклатуру, внимательно проверить сведения, отраженные во временном учетном документе по форме из приложения 8, при необходимости откорректировать их;
  • согласовать сформированную номенклатуру с сотрудником, ответственным за ведение архива (скорее всего, это будет документовед фирмы), а также руководителем кадровой службы;
  • дождаться, пока аналогичным образом будут согласованы номенклатуры иных подразделений фирмы.

Ответственному за составление сводной номенклатуры специалисту следует:

  • собрать все утвержденные на уровне подразделений фирмы номенклатуры, после чего сформировать на основе имеющихся в них данных сводную номенклатуру по форме, утвержденной в приложении 7 к правилам Росархива;
  • согласовать сводную номенклатуру с документоведом;
  • утвердить сводную номенклатуру у руководителя фирмы.

Согласование либо утверждение номенклатур (кадровой, иных подразделений, сводной) может осуществляться посредством проставления на них подписей компетентных лиц. Но если требуется утверждение документа руководителем, лучше, если будет издан отдельный приказ.

В госструктурах сводная номенклатура согласуется с ведомственной, а также внутренней экспертными комиссиями. В частных фирмах такие подразделения, как правило, отсутствуют, поэтому текстовые блоки формы, где ставятся подписи заверяющих лиц, можно видоизменить, вставив туда блоки для визирования конкретными должностными лицами.

Где скачать образец номенклатуры дел отдела кадров на 2018 год

Загрузить образец номенклатуры дел кадровой службы предприятия, актуальный в 2018 году, вы можете на нашем портале.

Скачать образец номенклатуры дел отдела кадров на 2018 год

Итоги

Номенклатура дел отдела кадров предприятия — инструмент, использование которого, с одной стороны, необходимо в целях выполнения фирмой предусмотренных законом обязанностей, а с другой — позволяет значительно повысить эффективность документооборота.

Номенклатура на предстоящий год должна утверждаться с учетом изменений в структуре дел, происходящих в текущем году.

Узнать больше о специфике составления и использования номенклатуры дел на предприятии вы можете из статьи «Как составить номенклатуру дел в организации?».

nalog-nalog.ru

Пример номенклатуры дел предприятия

ГОСТ Р ИСО 15489-1- 2007УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (Общие требования)госстандарт1,12 MB588
ГОСТ Р 51141-98ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО Термины и определения (Издание официальное)госстандарт504,32 KB693
Инструкция по делопроизводствуИнструкция по делопроизводству в Администрации города Омска. Может быть использована в качестве примера для организации делопроизводства на предприятиистандарт488,93 KB605
Закон РФ N 149-ФЗФедеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информациизакон56,79 KB311
Об акционерных обществахФедеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ (ред. от 29.12.2012) "Об акционерных обществах"закон886,53 KB270
ОК 011-93Общероссийский классификатор управленческой документации (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299) - ред. от 26.09.2013 классификатор1,96 MB491
Указания ГоскомстатаУказания Госкомстата по применению и заполнению унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплатыинструкция35,69 KB375
Форма Т-1Приказ (распоряжение) о приеме работника на работушаблон14,71 KB683
Форма Т-2Личная карточка работникашаблон26,18 KB511
Форма Т-2ГМСЛичная карточка государственного (муниципального) служащегошаблон25,68 KB277
Форма Т-3Штатное расписаниешаблон16,35 KB549
Форма Т-4Учетная карточка научного, научно-педагогического работникашаблон17,43 KB254
Форма Т-5Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работушаблон15,10 KB357
Форма Т-6Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникушаблон14,79 KB473
Форма Т-7График отпусковшаблон15,59 KB501
Форма Т-8Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении)трудового договора с работником (увольнении)шаблон14,88 KB353
Форма Т-9Приказ (распоряжение)о направлении работника в командировкушаблон14,65 KB458
Форма Т-10Командировочное удостоверение. шаблон27,38 KB362
Форма Т-10аСлужебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.шаблон15,70 KB330
Форма Т-11Приказ (распоряжение) о поощрении работникашаблон43,00 KB366
Форма Т-12Табель учета рабочего времени и расчета оплаты трудашаблон152,00 KB416
Форма Т-13Табель учета рабочего временишаблон51,00 KB425
Форма Т-49Расчетно-платежная ведомостьшаблон94,00 KB313
Форма Т-51Расчетная ведомостьшаблон50,50 KB314
Форма Т-54Лицевой счетшаблон47,00 KB307
Форма Т-54аЛицевой счет (свт). Форма N Т-54а применяется при автоматизированной обработке учетных данных средствами вычислительной техники (свт) с использованием специальных программ и содержит условно-постоянные реквизиты, необходимые для расчета заработной платы. шаблон35,00 KB250
Форма Т-60Записка-расчет о предоставлении отпуска работникушаблон43,50 KB307
Форма ТД-1Трудовой договор по форме N ТД-1 применяется для оформления соглашения между работником и работодателем (юридическим или физическим лицом) при приеме работника на работу. Унифицированная форма код по ОКУД 0301014.шаблон31,96 KB344
Форма 00Договор подряда. Согласно договора подряда одна сторона - Подрядчик обязуется выполнить по заданию другой стороны - Заказчика определенную работу и сдать ее результат заказчику, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его. шаблон38,50 KB283
Форма Т-61Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)шаблон40,00 KB288
Форма Т-73Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работышаблон33,00 KB320
Правила по составлению инструкции по ДППриказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 8 ноября 2005 г. N 536 г. Москва 'О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти'приказ236,90 KB290
Инструкция 01Должностная инструкция начальника отдела кадровинструкция54,50 KB480
Инструкция 02Должностная инструкция начальника производственного отделаинструкция50,50 KB264
Инструкция 03Должностная инструкция начальника технического отделаинструкция49,50 KB282
Инструкция 04Должностная инструкция начальника финансового отделаинструкция53,00 KB237
Инструкция 05Должностная инструкция начальника хозяйственного отделаинструкция49,00 KB331
Инструкция 06Инструкция по ведению делопроизводстваинструкция151,00 KB714
Положение 01Положение о генеральном директоре ЗАОположение95,00 KB253
Положение 03Положение о материальном стимулировании работниковположение86,00 KB318
Положение 02Положение о дисциплинароной и материальной ответственностиположение62,50 KB342
Положение 04Положение о порядке оформления приема и увольнения сотрудниковположение52,00 KB320
Положение 05Положение о производственном отделе предприятияположение92,50 KB258
Положение 07Положение об отделе кадров предприятияположение54,50 KB480
Положение 06Положение об отделе делопроизводства предприятияположение52,00 KB436
Правила 01Правила внутреннего трудового распорядка для работниковправила122,50 KB424
Устав 01УСТАВ закрытого акционерного общества - туристической компанииустав180,00 KB249
Устав 02Устав ЗАОшаблон171,50 KB266
Устав 03Устав ОООшаблон158,00 KB310
Анкета 01АНКЕТА для приема на работуанкета27,77 KB566
Заявление Заявление о приеме на работушаблон24,71 KB603

office-profi.ru