Организация внутреннего документооборота

Новости по теме

Правильно организовать внутренний документооборот не менее важно, чем наладить работу с входящими и исходящими письмами. В статье мы определим основные виды внутренней документации и подробно рассмотрим вопросы внутренней переписки, унификации форм и правил работы с документами.

Правильно организовать внутренний документооборот не менее важно, чем наладить работу с входящими и исходящими письмами. В статье мы определим основные виды внутренней документации и подробно рассмотрим вопросы внутренней переписки, унификации форм и правил работы с документами.

Общий массив документов организации можно разделить на три большие группы:

– внутренние, обеспечивающие решение управленческих задач в компании, в которой были созданы;

– входящие, поступающие из сторонних организаций, от физических лиц и органов государственной власти;

– исходящие, направляемые за пределы компании, в которой были созданы.

Таким образом, под внутренними документами мы будем понимать те из них, которые никогда не выйдут за пределы своей «родной» компании. Организация внутреннего документооборота производится для того, чтобы наладить работу с данными документами, сделать ее максимально эффективной и быстрой на всех стадиях жизненного цикла документа, от подготовки проекта до отправки на хранение.

Особенность внутренних документов в том, что на этапе их подготовки и оформления они проходят по маршрутам исходящих, а на этапе исполнения – входящих.

При этом следует помнить, что от правильного выполнения делопроизводственных процессов относительно каждого конкретного документа зависит его, документа, юридическая сила.

Внутренняя переписка

Внутри организации переписка между подразделениями ведется, как правило, путем направления адресатам служебных или докладных записок. Писем отделы друг другу не пишут! Обменяться между собой письмами могут, например, два обособленных подразделения одной организации.

Служебные/докладные записки и письма составляются по правилам создания документов, установленным внутри организации.

Просим обратить внимание на то, что без необходимости заниматься перепиской внутри одной организации не стоит. Особенно это касается служебных записок. Вот что говорится по этому поводу в Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (утв. приказом Федеральной таможенной службы от 18.10.2004 № 160).

Как служебные записки, так и письма проходят обязательную процедуру регистрации. После рассмотрения адресатом они получают резолюцию и отправляются к исполнителю, который должен выполнить свое задание в установленный срок. Исполненный документ отправляется на хранение. Таким образом, путь внутренних информационно-справочных документов ничем не отличается от тех, что поступили в компанию извне. Отличие может быть, например, в сроке исполнения: зачастую для внутренних документов он намного меньше.

Помощники на местах

Работник, ответственный за делопроизводство в каждом структурном подразделении компании, способен оказать ощутимую помощь секретарю организации или службе ДОУ. Ответственный за делопроизводство является звеном между секретарем руководителя (канцелярией) и своим начальником и совмещает эту работу со своей основной трудовой функцией.

Работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, назначаются путем издания приказа за подписью руководителя организации.

Единые правила для всех

Большую роль при организации внутреннего документооборота компании играет стремление к единообразию правил делопроизводства и форм документов. К сожалению, порой доходит до того, что в одной организации разные отделы используют разные варианты бланков документов, вносят информацию только в им одним ведомые журналы и крайне неохотно отвечают на вопросы о том, где находится тот или иной попавший к ним документ. Такого допускать нельзя: система делопроизводства должна быть централизованной.

Основной документ, регламентирующий правила делопроизводства внутри организации, – Инструкция по делопроизводству.

---

Подробные рекомендации, примеры и образцы приказов вы найдете в статье специалиста по ДОУ и кадровому делопроизводству Евгении Кожановой в № 7 журнала “Справочник секретаря и офис-менеджера”

Соблюдение дисциплины в области работы с документами поможет организации свести к минимуму потери важных документов на пути к исполнителю, а также сделать в целом систему делопроизводства более прозрачной и эффективной.

www.sekretariat.ru

Приказ об утверждении графика документооборота | Статьи

Каждая организация должна сопровождать собственную деятельность посредством создания внутренних локальных актов. За документы отвечают определенные лица, которым важно знать, каким образом организовывается документооборот и какие распоряжения начальников необходимо относить к их регламентации.

Из представленной ниже статьи вы сможете узнать:

• нужно ли составлять график документооборота на предприятии и, если да, то каким образом его грамотно оформить;
• каким образом издается приказ об утверждении графика документооборота;
• какие этапы обращения документооборота можно отразить в графике.

График документооборота на предприятии

Сам по себе график документооборота подразумевает описание процедуры, начинающейся составлением документов и заканчивающийся отправкой бланков на хранение в архив. Данный график должен быть рациональным и практичным, дабы у ответственных за документооборот лиц не возникало проблем и сложностей при выполнении своих обязанностей.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Скачать все приказы

Все действия и методики, позволяющие регулировать трудовую деятельность самого предприятия и его сотрудников, отражаются в документах и распорядительных актах. Существует определенный порядок издания приказов и поручений руководителями организаций, о содержании которых они должны уведомлять трудовой коллектив заранее.

Так, к примеру, приказы об увольнении издаются лишь после того, как сотрудник будет поставлен в известность о данном факте не позднее двух месяцев перед предстоящим событием и у него не имеется законных оснований оспорить принятое руководителем решение. Изменения в трудовом распорядке или корректировки системы оплаты труда работников так же должны подкрепляться приказами и содержать согласие подчиненных трудоустроенных граждан, оформленные в письменном виде.

Кадровым специалистам, которые почти всегда являются ответственными за важные внутренние локальные акты, необходимо четко следить за тем, чтобы подотчетные бланки издавались заранее, не содержали ошибок во время ведения и хранились в соответствии с правилами, установленными законодательством. Соответственно, в компаниях должен быть принят определенный график ведения и хранения документов, который устанавливается и утверждается непосредственным руководителем фирмы путем подписания определенного приказа.

Читайте по теме в электронном журнале

Приказ об утверждении графика документооборота

Утверждение графика документооборота происходит посредством издания приказа, который подписывается директором фирмы и должен быть обязательно предоставлен к ознакомлению всем сотрудникам компании. Форма такого приказа государственными положениями не утверждена, но он обязательно должен содержать следующую информацию:

• кто из работников несет ответственность за те или иные документы;
• когда внутренние акты вступают в силу;
• каков порядок из исполнения;
• как документы требуется вести и хранить;
• какая ответственность возлагается за несвоевременное и некачественное исполнение прямых обязанностей ответственными за документооборот сотрудниками.

В качестве компенсации за нанесенный финансовый ущерб из-за неправомерных действий сотрудников во время выполнения обязанностей, касающихся документооборота, работодатель имеет полное право взыскать необходимую сумму из заработной платы провинившегося ответственного лица. Но если начальник не был составлен соответствующий график и не был выпущен приказ, регламентирующий его юридическую силу, то тут виновным является сам директор фирмы, который не позаботился о грамотном оформлении трудовой деятельности своих подчиненных. На безответственного директора возлагаются штрафные санкции, величина которых устанавливается в зависимости от тяжести нарушения трудового законодательства, обнаруженного во время проверки.

Какие этапы обращения документооборота можно отразить в графике?

Работодатель вправе вносить в график документооборота определенные пункты по собственному усмотрению, но в большей части случаев в данном графике отображаются следующие моменты:

• как правильно составляются и оформляются документы;
• когда и как производится проверка формы и их содержания;
• каков процесс утверждения документации;
• кто выступает в качестве ответственного за его ведение лица;
• по какой процедуре необходимо передавать документы между разными структурными подразделениями;
• как осуществляется контроль за соблюдением графика;
• каким образом документы передаются на хранение в архив.

Важно максимально четко и понятно описать все порядки и нормы, которыми должны руководствоваться сотрудники учреждения во время ведения документов. От того, насколько грамотно будет составлен текст графика и приказа зависит не только зарплата каждого отдельно взятого работника, но и общий доход учреждения в целом.

Рекомендуем материалы по теме:

1. Как организовать документооборот в кадровой службе;
2. Как организовать документооборот в кадровой службе;
3. Примеры KPI для специалиста по кадровому документообороту ;
4. Умный график отпусков: как превратить формальный документ в помощника;
5. Отдел кадров и бухгалтерия: как не допустить профессиональных споров;
6. Сокращение штата отменяется: как оформить.

www.kdelo.ru

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство. Образец

Если объемы подлежащей к заполнению документации внушительны либо они увеличились и существующий штат сотрудников с ним не справляется, то необходим приказ о назначении ответственного за делопроизводство. Образец и бланк этой бумаги прикреплен.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о назначении ответственного за делопроизводство .docСкачать образец приказа о назначении ответственного за делопроизводство .doc

В большинстве случаев в небольших организациях делопроизводством занимается секретарь. Но иногда в организации вообще нет секретаря, а нужен человек, который бы оформлял принципиально важные для компании документы, либо секретарь есть, но он не справляется с тем объемом документации, которую необходимо заполнить, оформить, отправить и пр.

Назначить ответственным можно любого сотрудника организации, на усмотрение руководителя.

Совмещение и доплата

Если же такой приказ – способ увеличить заработную плату сотруднику за возросшее количество обязанностей, то указывать конкретную сумму в приказе будет нарушением.

Для того чтобы юридически грамотно оформить такую надбавку и за увеличение выполняемой работы, нужно подписать два документа: приказ о назначении плюс приказ об установлении персональной надбавки (относится к категории документов по личному составу).

В приказе не должна указываться сумма надбавки, так как это будет являться разглашением персональных данных (а на это работник согласия в большинстве случаев не пишет при устройстве на работу). Вот почему требуется второй документ. Ведь приказ о назначении ответственного за делопроизводство проходит в качестве приказа по основной деятельности, и его данные доступны всем.

Смена работника

Существуют ситуации, когда приказ требует внесения в него изменений. Например, существующий специалист увольняется, идет на повышение и т.д. И на его место приходит другой человек. Новичка следует ввести в курс дела о его обязанностях, издать документ о корректировке приказа, заручиться подписью «свежего» работника. Так приказ будет иметь юридическую силу.

Своевременная корректировка подобного рода документа – это уменьшение вероятности для руководителя получить предупреждение либо быть привлеченным к административной ответственности в виде штрафа.

Составные части приказа

Документ не имеет унифицированной формы, но в нем в обязательном порядке должны упоминаться:

• Наименование организации, реквизиты.
• Дата подписания.
• Город.
• С какой целью издается приказ. Подразумевается свободная формулировка. В образце она звучит как «оптимизация делопроизводства». Это словосочетание является самым распространенным и логичным в этой ситуации.
• С какого числа сотрудник приступает к выполнению этих обязанностей. Подразумевается, что это дополнительные обязанности и нагрузка на назначенного работника увеличивается.

• Какие именно обязанности возлагаются.
• Кто будет исполнять эти обязанности при временном отсутствии назначенного. Если такового работника нет, то просто пишут о том, что руководитель при этом подпишет соответствующее указание.
• В случае если за обязанности полагается доплата, руководитель ссылается на внутренний трудовой распорядок организации. Указывать сумму в тексте нежелательно.
• За кем остается контроль за выполнением пунктов документа.

Завершают бумагу подписи назначенного, руководителя организации. А также нужны «автографы» всех упоминающихся в приказе о назначении ответственного за делопроизводство лиц.

Перечисление обязанностей

Самый лучший вариант, когда в организации имеется должностная инструкция на данную должность. В приказе достаточно дать ссылку на эту бумагу, а в самой инструкции – прописать все обязанности, которые берет на себя назначаемый работник. Но если таковой нет, то можно перечислить эти обязанности непосредственно в приказе (благо он подразумевает свободную форму изложения).

К сведению! Еще один вариант перечислить обязанности работника – это принять инструкцию по делопроизводству, в которой прописан функционал работника.

Варианты использования

В крупных организациях также существует отдельный приказ о назначении ответственного за кадровое делопроизводство. Это связано с тем, что штат там больше, следовательно, и объем заполняемой документации по личному составу. Каждая организация вправе самостоятельно определяться с наименованием и количеством должностей. Также следует учитывать, что назначение ответственного за делопроизводство будет актуально в организациях с несколькими филиалами. Ошибочно полагать, что при наличии секретариата в головной организации структурным подразделениям нет необходимости беспокоиться о ведении разного рода бумаг.

Для того чтобы на юридическом уровне закрепить в обязанностях руководителя конкретного подразделения ответственность за ведение разного рода документов, и существует приказ о назначении ответственного за делопроизводство, образец которого доступен для скачивания вверху страницы.

Юридические аспекты

За документооборот и делопроизводство несет ответственность изначально руководитель. А назначенный сотрудник является ответственным лишь за процесс его ведения. То есть такие аспекты, как штат, оплата, количество служб делопроизводства, определяет целиком и полностью руководитель. Подчиненный только ведет, поддерживает работоспособность системы документооборота.

В 2016 году была поправлена статья 15.11 КоАП РФ. В ней говорится о том, что наказание на неверное хранение документов (а это часть делопроизводства) постигнет ответственного в виде штрафа, а при повторных нарушениях – дисквалификации. Там есть формулировка «должностное лицо». Им может быть как руководитель, так и сотрудник его организации.

Если руководитель подписал приказ о назначении ответственного за делопроизводство и документ имеет юридическую силу, то за все нарушения, которые могут быть выявлены в ходе проверок, несет ответственность назначенное лицо.

assistentus.ru

Приказ по предприятию о документообороте

Утвердить перечень должностных лиц, ответственных за внутренний электронный документооборот по подразделениям (ЦФО) Университета, а также адреса электронной почты, используемые подразделениями для получения (отправки) информации в рамках внутреннего документооборота, в соответствии с приложением №2 к настоящему приказу. 3. Утвердить в соответствии с приложением № 3 к настоящему приказу: · перечень должностных лиц Университета, ответственных за внешний электронный документооборот по направлениям деятельности, а также адреса электронной почты, используемые Университетом для получения (отправки) информации в целях внешнего документооборота; · перечень должностных лиц Университета, ответственных за своевременность подготовки и качество электронных документов по направлениям деятельности, направляемых в адрес внешних пользователей. 4.

Образец приказа об утверждении документооборота

Инфо

Утвердить срок обработки электронного документа подразделениями – получателями не более 1 рабочего дня с даты его рассылки. 5. Проректору по информатизации в срок до 01.03.2013 г.

обеспечить: · размещение на сайте Университета электронного шаблона листа рассылки для распорядительных и нормативных документов Университета на бумажных носителях; · перечней адресов электронной почты, утвержденных настоящим приказом в целях совершенствования электронного документооборота; · выдачу ключей доступа к вновь созданным почтовым ящикам должностным лицам, ответственным за электронный документооборот; · проведение контрольной электронной рассылки. 6. Начальнику административно-кадрового управления обеспечить проведение актуализации перечней должностных лиц, ответственных за электронный документооборот, не реже одного раза в месяц.

7.

Положение о документообороте организации

Внимание

Документы, поступившие в Организацию по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются Службой делопроизводства непосредственно в структурные подразделения. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не только адресование документа соответствующему должностному лицу.

Важно

Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа руководителю Организации или заместителям руководителя в соответствии с установленным в Организации распределением обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами для вынесения указания по исполнению документа. 2.4. Регистрация поступающих документов. Поступающие в Организацию документы регистрируются Службой делопроизводства только после их предварительного рассмотрения.

2.4.1.

Положение о документообороте организации (примерная форма)

Организации для передачи документов непосредственно в структурное подразделение, минуя руководство; — документы, поступившие в Организацию в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления в течение часов. В случае поступления документов в нерабочее время сроки обработки документов и передачи их на участок регистрации или в структурные подразделения начинаются с первого рабочего часа следующего рабочего дня; — в случае обнаружения некомплектности документа, повреждения документа или конверта (упаковки) Служба делопроизводства устанавливает их причины, при необходимости связывается с производителем (отправителем) документа, принимает необходимые меры для устранения выявленных недостатков.

При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним, порчи всего или части документа Служба делопроизводства составляет акт в трех экземплярах.

Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

Учет и анализ объемов документооборота. 2.2. Прием и первичная обработка поступающих документов. Прием и обработку поступающей в Организацию корреспонденции осуществляет Служба делопроизводства.

При этом Служба делопроизводства: — проверяет правильность адресов поступающих документов, правильность доставки и комплектности документов. Ошибочно доставленную корреспонденцию Служба пересылает по принадлежности; — вскрывает принятую корреспонденцию (за исключением корреспонденции с отметкой на конверте «Лично»), сортирует документы на подлежащие и не подлежащие регистрации; — конверты от поступившей корреспонденции сохраняет и прилагает к документам в случаях, если календарный штемпель на конверте должен служить доказательством времени отправки или получения данного документа или если адрес отправителя указан только на конверте.

Приложения

Более того – такой подход опасен! Документы, подтверждающие факты хозяйственной жизни, требуют на проверках контролирующие органы – трудовая инспекция, налоговая инспекция и т. д. Поэтому приказом по предприятию нужно утвердить порядок организации документооборота.
В настоящее время обязательное применение унифицированных документов, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, отменено. По общему правилу коммерческие организации могут разработать нужные формы самостоятельно (Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ <О ).

Однако на практике, разрабатывая собственные формы, имеет смысл воспользоваться унифицированными документами как основой для создания собственных образцов. Распоряжение о документообороте: как выглядит образец Как было сказано, один из основополагающих документов предприятия – приказ об утверждении документооборота.

Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»

При направлении документа нескольким исполнителям ответственность за подготовку материала несет исполнитель, указанный в резолюции первым. Остальные исполнители обязаны представить необходимые материалы ответственному исполнителю в согласованные с ним сроки.

Ответ должен быть завизирован всеми исполнителями, перечисленными в резолюции. 2.5.4. Документы, поступившие из Службы делопроизводства в структурные подразделения, там вторично не регистрируются.

2.5.5.

Документы, зарегистрированные в Канцелярии, передаются из одного структурного подразделения Организации в другое только через Канцелярию. 2.6. Обработка, исполнение документов, подготовка ответов.

2.6.1.

Положениео документах и документообороте в бухгалтерском учете

Порядок работы над документом в случаях, если исполнение документа поручено нескольким лицам: — функция ответственного исполнителя и функции соисполнителей в подготовке проекта документа распределяются руководителем, дающим поручение. Если функции не распределены, то функции распределяет первый (ответственный) исполнитель; — ответственный исполнитель созывает соисполнителей для выработки совместного решения; — порядок и срок представления проектов ответственному исполнителю определяет руководитель или сам ответственный исполнитель.
2.6.4. Проекты документов Организации готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма. 2.6.5.

В этом распоряжении руководитель компании утверждает, в частности, перечень первичных учетных документов, которые будет использовать организация, а так же их формы (бланки). Помимо этого, приказом назначают ответственных лиц, которые будут подписывать утвержденные документы.

Заметим, что иногда вместо данного приказа утверждают положение о документообороте или иной аналогичный локальный акт. Несмотря на другое название – суть документа не меняется.

Образец приказа о документообороте может выглядеть так: В Приложении № 1 к приказу об утверждении документооборота будут приведены разработанные формы документов. Например, в этом Приложении можно привести формы путевых листов легковых и грузовых автомобилей. Обязательные реквизиты Все первичные формуляры должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные для таких документов. К ним относят (ст.

Приказ по предприятию о документообороте

Документы, не требующие рассмотрения руководства, передаются начальникам структурных подразделений Организации в соответствии с содержанием документов. 2.5.2. После рассмотрения и наложения руководителем резолюции (резолюция включает фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату) документы возвращаются в Службу делопроизводства для перенесения указаний по исполнению документа в регистрационно-контрольную форму (РКФ), которая берет документ на контроль и передает исполнителю под расписку в журнале регистрации входящей корреспонденции с проставлением исполнителем даты получения. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то снимаются (сканируются) дополнительные копии документа по числу указанных исполнителей. Подлинник документа направляется исполнителю, указанному в резолюции первым. 2.5.3.
До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости — справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки. 2.6.6. Проекты документов визируются исполнителем (руководителем подразделения или его заместителем), при необходимости — работниками других структурных подразделений; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на листе согласования. 2.6.7. Работа с документами в структурных подразделениях Организации осуществляется на основании указаний по исполнению документов руководителя Организации, его заместителей, руководителя структурного подразделения. 2.6.8.

abm-a.ru

Приказ по предприятию о документообороте

Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»

Именно с помощью графика документооборота можно назначить ответственных за составление и передачу документов лиц, а также установить конкретные сроки по передаче первички в бухгалтерию. Это позволит бухгалтеру получать документы вовремя.

Кроме того, бухгалтеру не придется объяснять каждому сотруднику, какие документы и в какой срок надо сдавать в бухгалтерию.

Кстати, график документооборота — это часть системы внутреннего контроля, и каждая организация должна наладить внутренний контроль хозяйственной деятельности.

Положение о документообороте организации (примерная форма)

Каждому техническому специалисту: строителю, проектировщику, энергетику, специалисту в области охраны труда.

Дома, в офисе, в поездке: ваша надежная правовая поддержка, всегда и везде.

Каждому техническому специалисту: строителю, проектировщику, энергетику, специалисту в области охраны труда.

Дома, в офисе, в поездке: ваша надежная правовая поддержка, всегда и везде.

Первичные учетные документы: документооборот в бухгалтерии

Именно с помощью графика документооборота можно назначить ответственных за составление и передачу документов лиц, а также установить конкретные сроки по передаче первички в бухгалтерию. Это позволит бухгалтеру получать документы вовремя.

Кроме того, бухгалтеру не придется объяснять каждому сотруднику, какие документы и в какой срок надо сдавать в бухгалтерию. Кстати, график документооборота — это часть системы внутреннего контроля, и каждая организация должна наладить внутренний контроль хозяйственной деятельности.

Приказ по предприятию о документообороте

— принять к неукоснительному выполнению правила настоящего — провести работу по ознакомлению работников своих подразделений с правилами Положения по работе с документами; — выделить ответственное лицо за ведение делопроизводства в — возложить ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурном подразделении на его руководителей.

+ 200 образцов записей

>

myeconomist.ru