Содержание

Приказ о документообороте в организации: образец 2018 года

В основе функционирования любого предприятия лежат организационные и распорядительные документы. Один из основополагающих – это приказ о документообороте в компании в 2018 году. Как его организовать с нуля, подготовив такой приказ? Рассказываем и приводим подробный образец.

Унифицированные формы к применению не обязательны

Понятно, что деятельность любой организации следует регламентировать. Все факты хозяйственной деятельности должны быть документально подтверждены. Без правильно организованного документооборота деятельность компании затруднительна. Более того – такой подход опасен! Документы, подтверждающие факты хозяйственной жизни, требуют на проверках контролирующие органы – трудовая инспекция, налоговая инспекция и т. д. Поэтому приказом по предприятию нужно утвердить порядок организации документооборота.

В настоящее время обязательное применение унифицированных документов, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, отменено. По общему правилу коммерческие организации могут разработать нужные формы самостоятельно (Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ <О бухучёте>).

Однако на практике, разрабатывая собственные формы, имеет смысл воспользоваться унифицированными документами как основой для создания собственных образцов.

Распоряжение о документообороте: как выглядит образец

Как было сказано, один из основополагающих документов предприятия – приказ об утверждении документооборота. В этом распоряжении руководитель компании утверждает, в частности, перечень первичных учетных документов, которые будет использовать организация, а так же их формы (бланки). Помимо этого, приказом назначают ответственных лиц, которые будут подписывать утвержденные документы.

Заметим, что иногда вместо данного приказа утверждают положение о документообороте или иной аналогичный локальный акт. Несмотря на другое название – суть документа не меняется.

Образец приказа о документообороте может выглядеть так:

 

В Приложении № 1 к приказу об утверждении документооборота будут приведены разработанные формы документов. Например, в этом Приложении можно привести формы путевых листов легковых и грузовых автомобилей.

Обязательные реквизиты

Все первичные формуляры должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные для таких документов. К ним относят (ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ <О бухучёте>):

  • название;
  • дата составления;
  • название организации, которая составила;
  • место оформления;
  • описание операций, действий и т. п.;
  • название должности ответственного лица (лиц), его подпись и расшифровка подписи.

Без указанных реквизитов первичные документы не обладают юридической силой.

Микропредприятия освобождены от локальных актов

Напомним, что с 2017 года организации и индивидуальные предприниматели, отнесённые к микропредприятиям, могут отказаться от утверждения внутренних нормативных документов, содержащих сведения о трудовых отношениях с работниками.

Также см. «Отменяем локальные акты приказом: образец».

Например, можно не заводить:

  • правила трудового распорядка;
  • положение об оплате труда;
  • положение о премировании и т. п.

Главное – включить все необходимые условия в типовые трудовые договоры с сотрудниками (ст. 309.1, 309.2 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 27.08.2016 № 858).

Также см. «Заключаем типовой трудовой договор: алгоритм действий».

blogkadrovika.ru

Образец приказа по документообороту — Юридическое бюро

Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству это один из локальных нормативных актов, который имеется практически на каждом предприятии. Несмотря на то, что он не входит в число обязательных, руководители стремятся его принять, чтобы оптимизировать работу с документами. Рассмотрим подробнее, как утвердить инструкцию по делопроизводству и правильно подготовить соответствующий приказ.

Содержание рассматриваемого локального нормативного акта регулирует статья 8 ТК РФ. В ней сказано, что принимать такие нормы могут любые работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. Локальные нормативные акты должны соответствовать положениям Трудового кодекса и не могут ухудшать положение работника.

Порядок разработки инструкции по делопроизводству

Существующее законодательство не обязывает руководителей предприятий принимать данный нормативный акт. Тем не менее, он имеет важный практический характер, поскольку позволяет оптимизировать и упорядочить алгоритм работы с документами в организации. Обычно разработка этого документа состоит из нескольких этапов:

  1. Сбор и анализ информации – производится на основе опроса руководителей подразделений, а также нормативно-методической документации.
  2. Подготовка текста.
  3. Согласование с заинтересованными сотрудниками – фиксируется путем составления листа согласования.
  4. Утверждение.
  5. Ввод в действие.

Инструкция по делопроизводству наделяется юридической силой после издания приказа о ее утверждении.

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Законодательством не предусматривает унифицированную форму данного приказа, поэтому руководители составляют его самостоятельно. Однако, существуют рекомендации по его содержанию, выработанные на практике. В обязательном порядке он должен содержать:

  • полное и краткое наименование организации;
  • название документа;
  • регистрационный номер;
  • дату издания;
  • заголовок;
  • текст;
  • подписи и визы руководителя и заинтересованных сотрудников.

В приказ включают сведения о порядке исполнения, кто его контролирует, а также сфера действия. Во вступительной части обосновывается необходимость издания документа и его назначение. Например, применяется фраза: «В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства». Можно применить и другую мотивировку, но после нее указать наименование предприятия, а также слово «приказываю».

Текст поручительной части может быть разделен на несколько пунктов. В первом содержится непосредственно указание о введении инструкции. Во втором пункте предписывается ознакомить с ней всех заинтересованных сотрудников. Третий пункт посвящен указанию ответственного за контроль исполнения указаний лица. Чаще все руководитель оставляет эту ответственность за собой. К приказу прилагается сама инструкция, о чем должна быть отметка в первом пункте текста, в верхней его части. Стоит помнить, что оба документа необходимо хранить вместе. Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству представлен ниже.

После того как документ подписан руководителем, он проходит процедуру регистрации, а всем ответственным сотрудникам отсылаются его копии вместе с приложением. Кроме того, персонал должен быть ознакомлен с текстом акта под роспись. Для этого может быть составлен лист ознакомления или использован журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.

Внесение изменений в инструкцию по делопроизводству

Обычно рассматриваемый нормативный акт принимается на несколько лет. Однако, изменение структуры предприятия или порядка документооборота, может привести к необходимости внесения изменений. Они вводятся посредством приказа руководителя. При этом общая концепция документа практически не отличается от первоначального варианта. За исключением того, что в нем указывается, что предыдущая версия не актуальна и утратила силу. Стоит помнить, что при внесении изменений, необходимо повторить процедуру разработки проекта и его согласования.

m.ppt.ru

Приказ о документообороте на предприятии образец — Популярные загрузки

Приказы в организации виды и особенности

Помітили помилку? Виділіть її та натисніть ctrlenter, щоб повідомити нас про це і безкоштовно отримуйте на пошту електронні версії свіжих статей, новини і акції нові правила діловодства організація документообігу та виконання документів нові правила діловодства у державних органах і органах місцевого самоврядування використання будь-яких матеріалів, розміщених на сайті, дозволяється за умови посилання на портал buhgalter. График документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверки и обработки документом, выполняющиеся каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями. Среди новшеств обязательный вводный инструктаж недавно принятых на работу сотрудников и проведение учений по го.

Кстати, график документооборота это часть системы внутреннего контроля, и каждая организация должна наладить внутренний контроль хозяйственной деятельности. Суммарное количество входящих документов и созданных организацией за определенный период (месяц, квартал, год) составляет. Существенным пунктом такого положения является распределение полномочий между сотрудниками по ведению отчетности на местах, и сбору информации или в специальный отдел или старшему по делопроизводству, обычно к главному бухгалтеру предприятия. Положение о документообороте как документ может быть создано на самом предприятии с учетом специфики трудовой деятельности, руководствуясь инструкцией от г.

  • Доверенность на получение выписки из банка
  • Образец заполнения анкеты форма 4 для допуска к гостайне
  • Представление на учителя на соответствие занимаемой должности образец
  • Акт порчи имущества при затоплении образец
  • 442 постановление правительства рф об электроэнергетике

посреди новшеств неотклонимый вводный инструктаж не так давно принятых на работу служащих и проведение учений по го. Количественному учету подлежат все без исключения документы поступившие (в том числе нерегистрируемые), отправляемые и внутренние. График документооборота является одним из частей системы внутреннего контроля п. Просто в данном случае все характеристики в отчетности будут нулевые.

веб-сайт представляет верно структурированную, направленную на определенную тематику информацию для директоров и управляющих компаний, бухгалтеров, юристов, банкиров, программистов. Приказы о наложении взысканий на работников приказы (распоряжения) о.

Образцы приказов — документооборот на

Львиная толика документов первичка, которая непременно должна пройти через бухгалтерию. Если да, то используйте 2-ой эталон в случае необходимости можно дополнительно добавить в приказ поручения, сроки, определенных исполнителей.

В целях формирования сезонной коллекции обуви весна-лето-2002 и в согласовании с методикой проведения рекламных исследовательских работ, утвержденной генеральным директором г. Для управляющего принципиально организовать на предприятии. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя генерального директора общества баринова о. Вающим деятельность компаний различных форм принадлежности и.

аннотация по делопроизводству обычно действует в организации в течение долгого периода времени (хоть несколько лет). истинное положение о документообороте создано и утверждено для внедрения в (дальше — положение (. Документооборот это движение служебных документов в учреждении от даты. При этом на документе делается отметка о снятии с контроля. Не забудьте раздельно указать в графике сроки передачи документов по командировкам. к примеру, должностная аннотация кладовщика после внесения конфигураций может смотреться так (конфигурации выделены курсивом).

domelochei.com

Образец приказа об утверждении документооборота

Унифицированные формы к применению не обязательны

Понятно, что деятельность любой организации следует регламентировать. Все факты хозяйственной деятельности должны быть документально подтверждены. Без правильно организованного документооборота деятельность компании затруднительна. Более того – такой подход опасен! Документы, подтверждающие факты хозяйственной жизни, требуют на проверках контролирующие органы – трудовая инспекция, налоговая инспекция и т. д. Поэтому приказом по предприятию нужно утвердить порядок организации документооборота.

В настоящее время обязательное применение унифицированных документов, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, отменено. По общему правилу коммерческие организации могут разработать нужные формы самостоятельно (Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ ).

Однако на практике, разрабатывая собственные формы, имеет смысл воспользоваться унифицированными документами как основой для создания собственных образцов.

Распоряжение о документообороте: как выглядит образец

Как было сказано, один из основополагающих документов предприятия – приказ об утверждении документооборота. В этом распоряжении руководитель компании утверждает, в частности, перечень первичных учетных документов, которые будет использовать организация, а так же их формы (бланки). Помимо этого, приказом назначают ответственных лиц, которые будут подписывать утвержденные документы.

Образец приказа о документообороте может выглядеть так:

Обязательные реквизиты

Все первичные формуляры должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные для таких документов. К ним относят (ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ):

  • название;
  • дата составления;
  • название организации, которая составила;
  • место оформления;
  • описание операций, действий и т. п.;
  • название должности ответственного лица (лиц), его подпись и расшифровка подписи.

Без указанных реквизитов первичные документы не обладают юридической силой.

Микропредприятия освобождены от локальных актов

Напомним, что с 2017 года организации и индивидуальные предприниматели, отнесённые к микропредприятиям, могут отказаться от утверждения внутренних нормативных документов, содержащих сведения о трудовых отношениях с работниками.

Например, можно не заводить:

  • правила трудового распорядка;
  • положение об оплате труда;
  • положение о премировании и т. п.

Главное – включить все необходимые условия в типовые трудовые договоры с сотрудниками (ст. 309.1, 309.2 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 27.08.2016 № 858).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

blogkadrovika.ru

Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»

Документы как создаются внутри организации, так и поступают извне. Львиная доля документов — первичка, которая обязательно должна пройти через бухгалтерию. И порой бухгалтеру приходится буквально «вытрясать» из других подразделений эти документы. Мы расскажем, как организовать документооборот, чтобы документы попадали в бухгалтерию вовремя.

Что такое документооборот и зачем он нужен

За свой «жизненный» путь документ проходит несколько стадий: создание, обработка, передача на хранение и уничтожение. Это и есть документооборот. Регламентировать этот процесс можно с помощью графика документооборота, инструкции по документообороту, положения о документообороте и т. д. Но большинство организаций используют именно график документооборот а Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105 .

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

График документооборота является одним из элементов системы внутреннего контроля (СВК) п. 41 Федерального правила (стандарта) аудиторской деятельности № 8, утв. Постановлением Правительства от 23.09.2002 № 696 . Чем выше надежность СВК, тем выше вероятность получения аудиторского заключения с минимальным количеством замечаний.

Бухгалтерия больше всех остальных подразделений заинтересована в наличии такого документа и соблюдении установленных им правил, поскольку из-за несвоевременного получения первички операции в учете отражаются не в том периоде, в котором они совершены, а порой возникают даже ошибки, которые исправлять приходится по правилам ПБУ 22/2010. Например, если водитель-экспедитор вовремя не передал накладные в бухгалтерию, то впоследствии это придется исправлять как ошибку, потому что в целом для организации это не новая информация, а новая она только для бухгалтера, получившего документ с опозданием. Кроме того, чтобы принять к вычету НДС по счетам-фактурам, своевременно полученным организацией, но оказавшимся в бухгалтерии только в следующем квартале, по мнению налоговиков, надо подать уточненк у Письмо ФНС от 30.03.2012 № ЕД-3-3/[email protected] .

Именно с помощью графика документооборота можно назначить ответственных за составление и передачу документов лиц, а также установить конкретные сроки по передаче первички в бухгалтерию. Это позволит бухгалтеру получать документы вовремя. Кроме того, бухгалтеру не придется объяснять каждому сотруднику, какие документы и в какой срок надо сдавать в бухгалтерию.

Кстати, график документооборота — это часть системы внутреннего контроля, и каждая организация должна наладить внутренний контроль хозяйственной деятельности. Этого требует новый Закон о бухучет е ст. 19 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ .

Разрабатываем график документооборота

Унифицированной формы графика нет — каждой организации надо самостоятельно ее разработать. И чем больше организация, чем больше у нее видов деятельности, тем подробнее должен быть график.

Определяемся с документами

На первом этапе нужно очертить круг документов, которые образуются в процессе деятельности организации. Кроме ежедневной первички по кассе, МПЗ и кадровому учету, включите в график и документы по операциям, которые случаются нечасто (например, по представительским мероприятиям и рекламным акциям). Правильное оформление этих документов имеет большое значение для признания расходов.

В графике надо описать и процесс движения документов, подтверждающих определенные факты хозяйственной жизни, о наступлении которых бухгалтер может не знать, но отразить которые в учете обязан.

Поясним на примере. В бухгалтерском и налоговом учете кредиторскую задолженность перед ликвидированным поставщиком нужно списать в доходы на дату внесения в ЕГРЮЛ записи о его ликвидаци и п. 6 ПБУ 4/99 ; п. 16 ПБУ 9/99 ; подп. 18 ст. 250 НК РФ . Но следить за процессом ликвидации контрагента бухгалтер не обязан просто потому, что это не его задача. Значит, о ликвидации должен сообщить работник, в сферу компетенции которого входит работа с кредиторской задолженностью. И таких ситуаций множество. Подобные сведения могут представляться в бухгалтерию в виде справок или служебных записок, которые также надо включить в график документооборота. В нашем примере ответственный работник должен представить выписку из ЕГРЮЛ.

Назначаем ответственных лиц

С первичными документами все просто. Работники, в должностные обязанности которых входит составление первички, отвечают за ее правильное оформлени е п. 6 ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . Этих же работников надо назначить ответственными за передачу документов в бухгалтерию. Чем меньше посредников между составителем документа и бухгалтерией, тем больше шансов, что документ не потеряется и поступит вовремя.

Чтобы распределить ответственность за оформление и передачу служебных записок или справок, внутри каждого подразделения назначьте ответственного. Например:

  • проблемные должники — старший менеджер по продажам;
  • решения собрания участников организации — старший юрисконсульт;
  • определение рыночной стоимости имущества –– ведущий специалист отдела маркетинга по согласованию с руководителем производственно-технического отдела;
  • данные об очередных отпусках для расчета величины соответствующего оценочного обязательства (резерва) — руководитель отдела кадров;
  • определение срока полезного использования основного средства — ведущий специалист производственно-технического отдела.

Если не назначить ответственное должностное лицо, то в случае утери документа или нарушения срока его представления спросить будет не с кого. А значит, и поставленных целей бухгалтер не добьется.

Устанавливаем сроки

Срок, в который конкретный работник должен передать документы в бухгалтерию, пожалуй, самое важное в графике документооборота. Этот срок можно установить как определенное число месяца или количество дней, прошедших со дня составления или исполнения документа. Также надо учесть, что бухгалтеру может понадобиться не один день для обработки полученных документов и переноса данных из них в регистр. Например, в организации день выплаты заработной платы установлен 7-го числа. Бухгалтер расчетной группы начисляет заработную плату по всем подразделениям, и все документы по учету рабочего времени должны быть обработаны, допустим, к 5-му числу месяца. Поэтому поступить в бухгалтерию табели учета рабочего времени, приказы о премировании и т. п. должны не позже 1-го числа месяца.

Не забудьте отдельно указать в графике сроки передачи документов по командировкам. Ведь не секрет, что некоторые сотрудники имеют привычку до последнего держать документы у себя и отчитываются с опозданием, даже не подозревая, что срок для представления отчета установлен законодательно. Поэтому в графике документооборота пропишите для них обязанность отчитаться в трехдневный срок после окончания командировк и п. 26 Постановления Правительства от 13.10.2008 № 749 .

Итак, список документов подготовлен, сроки прохождения по подразделениям установлены, а ответственные лица назначены. Переходим к оформлению.

Выбираем способ оформления

График документооборота можно оформить в виде текста, таблицы или схемы. Если организация небольшая и документов мало, то подойдет текстовая форма. Некоторые бухгалтеры предпочитают составлять схему движения каждого документа, потому что это наглядно, просто и информативно. Но классический способ оформления графика — таблица, где каждая строка содержит сведения об одном документе. Разрабатывать график лучше в программе Excel, так как при обработке данных удобно использовать некоторые ее функции.

Какой бы способ вы ни выбрали, информацию нужно представить так, чтобы график было удобно читать вашим сотрудникам, ответственным за движение документа. Поэтому документы в графике необходимо располагать по определенному принципу, например в алфавитном порядке, тогда легко можно будет найти любой документ.

Этот вариант оформления удобен тем, что таблица охватывает весь перечень документов и ею будут пользоваться все сотрудники. Но если документов очень много, то график будет громоздким и сложным для восприятия. Поэтому такая форма оптимальна для небольших организаций.

График документооборота (по формам документов) может выглядеть так.

glavkniga.ru

Образцы основных документов делопроизводства

Классификация документов в делопроизводстве

Для успешного управления документооборотом нужно выделить основные виды и подвиды имеющихся документов. В современном офисе, кроме привычных бумаг, есть и электронные письма, которые также являются частью системы управления. Итак, основные виды документов в делопроизводстве:

1. Входящие, т.е. пришедшие извне:

  • письма, в том числе электронные
  • запросы
  • уведомления
  • распоряжения вышестоящих организаций
  • рекламная информация и др.

2. Исходящие, т.е. направленные из организации:

  • письма, в том числе электронные
  • запросы и ответы на запросы
  • счета, акты
  • доверенности
  • справки, копии по запросу
  • отчеты и др.

3. Внутренние, не выходящие за пределы предприятия:

  • приказы, распоряжения
  • регламенты
  • договоры
  • конфиденциальные и имеющий гриф «ДСП» — для служебного пользования
  • служебные записки, заявления
  • журналы учета и т.д.

Внутренние документы также могут передаваться и регистрироваться в электронном виде. Но не всегда это приемлемо: важные регламенты, особенно кадровые, требующие ознакомления сотрудников, должны быть распечатаны и подписаны.

Ведение электронных журналов регистрации становится все более популярным способом учета. Такие журналы должны быть защищены от внесения изменений «задним числом», тогда они смогут вызвать доверие в случае спорных ситуаций.

Когда поручено вести делопроизводство, образцы документов будут очень кстати. Многие из них составляются в свободной форме, с соблюдением корпоративных правил оформления, если таковые имеются. Но иметь под рукой некоторые образцы очень удобно.

Образец запроса

Образец благодарственного письма

Образец информационного письма

Образец приказа на выделение материальной помощи

Образец приказа по основной деятельности

Образец справки

Образец уведомления

Организация ведения делопроизводства в соответствии с правилами

Коммерческие организации обычно сами определяют внутренние правила документооборота. Могут быть разработаны фирменные бланки со специальным дизайном. Порой утверждают несколько их видов для разных целей. Но нельзя забывать, что существуют правила оформления документов в делопроизводстве — ГОСТ 2018 года, его номер Р 7.0.97-2016. Он вступает в силу с 1 июля 2018 года, и регулирует ряд требований к оформлению документации. Конечно, в точности исполнять все требования должны секретариаты госструктур, но некоторые изменения стоит учесть всем.

В соответствии с ГОСТом, выданные копии должны заверяться с указанием организации и дела, в котором хранится подлинник.

Также следует придерживаться стандарта в отношении регистрации входящих документов в делопроизводстве. Для этого в обязательном порядке ведется специальный журнал, куда записываются все поступающие бумаги. Журнал должен содержать графы: дата, номер, наименование, откуда получен, кому адресован или поручен руководством. Номер в соответствии с записью в журнале и датой указывается на входящем документе.

Исходящие деловые бумаги регистрируются аналогично. Для них также должен быть заведен журнал. Точное ведение записей в журналах регистрации является очень важным. Оно играет важную роль, если оспариваются сроки исполнения документов в делопроизводстве, даты поручений, потери важных бумаг, при возникновении судебных споров, а также помогает наладить исполнительскую дисциплину в организации.

Оформление писем также необходимо производить с учетом основных требований: в нем должны присутствовать основные реквизиты, наименование, адрес, телефон, подпись руководителя или ответственного лица. Составляются они на фирменном бланке, этот стандарт распространяется на все исходящие письма и справки.

clubtk.ru

Популярное:

  • Заявление работодателя о приеме на работу Заявление о приеме на работу по совместительству Для того, чтобы начать работать в качестве совместителя, необходимо написать соответствующее заявление. Оформляется оно на имя руководителя компании, в которой соискатель желает […]
  • Обучение в барнауле на юриста Вузы Барнаула МФПУ СИНЕРГИЯ - все формы обучения - идет набор! Гос. диплом + приложение UNESCO. Эффективный вуз. Более 100 направлений подготовки! Трудоустройство. Высшее образование в крупнейшем вузе Сибири Более 100 […]
  • Нужна ли касса ип на патенте Нужен ли кассовый аппарат ИП на патенте Форма собственности и режим налогообложения определены. На повестке дня вопрос о кассе: стоит ли заморачиваться по поводу ее установки и регистрации, когда рабочий процесс в самом разгаре? […]
  • Социология конфликта учебное пособие Институт социологии Российской академии наук 117218, г. Москва, ул. Кржижановского, д. 24/35, к. 5 Тел.: 8 (495) 719-09-40 Факс: 8 (495) 719-07-40 E-mail:[email protected] www.sociology-institute.ru 117218, г. Москва, […]
  • Субсидии бизнесу в республике башкортостан Уполномоченный по защите прав предпринимателей в Республике Башкортостан официальный сайт Первое лицо Уполномоченный по защите прав предпринимателей в Республике Башкортостан Портал государственных и муниципальных услуг МВД […]
  • Купля продажа в сосновая Купить квартиру на улице Сосновая, Одинцово, Одинцовский район, Московская область Форма поиска 2-комнатная 67.6/39.3/11.5 м&sup2 Одинцовский р-н., Одинцово, Сосновая ул., 10 2 этаж 19-этажного дома балкон Санузел: […]
  • Правила еэк оон no 8 Правила еэк оон no 8 Настоящие Правила применяются к задним опознавательным для: сочлененных транспортных средств классов II и III категории М2; транспортных средств категории N3, за исключением тягачей, буксирующих […]
  • Правило для админов в кс 16 Реальные пацаны - Форум игровых серверов Counter Strike 1.6 Правила Для Админов Сервера Реальные Пацан. Нравится Не нравится Pickwick 27 авг. 2013 Запрещено: 1 . Материться и оскорблять игроков на наших серверах. 2 . […]

advokat343.ru

Приказ об утверждении и введении в действие графика документооборота: бланк, образец 2018

             ________________________________________________
(полное наименование юридического лица)

ПРИКАЗ

"___"__________ ____ г.                                     N _____________

г. _______________

[Об утверждении и введении в действие]
графика документооборота

В целях организации надлежащего документооборота

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.  Утвердить  прилагаемый  график  документооборота  в  ______________
___________________________________   и   ввести   его    в    действие   с
(наименование юридического лица)
"___"__________ ____ г.

2. Всем структурным подразделениям и работникам _______________________
(наименование юридического лица)

в работе с документами  руководствоваться  требованиями,  установленными  в
графике документооборота, с момента введения его в действие.
3. ___________________________________________ обеспечить тиражирование
(должность, фамилия, имя, отчество лица,
ответственного за документооборот)

графика  документооборота  и  его  передачу  в  структурные   подразделения
___________________________________ до "___"__________ ____ г.
(наименование юридического лица)

4.  Контроль  за  исполнением  требований  графика  документооборота  в
____________________ возложить на ________________________________________.
(должность, фамилия, имя, отчество лица,
ответственного за документооборот)

5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на ____________
_____________________________________________________________________.
(должность, фамилия, имя, отчество)

Руководитель: __________________ _____________________________
(личная подпись)          (расшифровка)

согласовано:
____________________________ ____________________________
(должность)                  (должность)

____________________________ ____________________________
(подпись, расшифровка)       (подпись, расшифровка)

____________________________ ____________________________
(дата)                       (дата)

ознакомлены:
____________________________ ____________________________
(должность)                  (должность)

____________________________ ____________________________
(подпись, расшифровка)       (подпись, расшифровка)

____________________________ ____________________________
(дата)                       (дата)

Источник - Кабанов О.М.

blank-obrazets.ru

Приказ по предприятию о документообороте

Приказ о документообороте между бухгалтерией и отделом продаж

Сообщений: 6 303

№_______ _____ 200 года

1. Утвердить график документооборота (Приложение 1).

3. Возложить контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота на главного бухгалтера.

4. Требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб организации.

Приказ по предприятию о документообороте

Наша рассылка

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Поскольку задачи и функции по своему характеру могут быть и основными, и оперативными, то приказы по основной деятельности классифицируются как:

  • приказы по основной деятельности — издаются в рамках выполнения главных стратегических, организационных задач
  • приказы по административно-организационной деятельности — касаются оперативных административных и хозяйственных вопросов

Все виды приказов по основной деятельности должны регистрироваться. Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами.

Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Компания «Кадры в порядке» разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации. В зависимости от объема документооборота могут применяться различные виды журналов.

ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Полномочия и ответственность

Организационная структура и штатное расписание

Утверждение и введение в действие локальных нормативных актов

Охрана труда и техника безопасности

Положение о документообороте дата введения

Инструкция — нормативный документ, регламентирующий организационные, хозяйственные, финансовые и иные стороны деятельности Общества. Дата последнего обновления Настоящее Положение является нормативным документом, устанавливающим единую систему документирования и работы с организационно-правовыми документами в Обществе, которые служат только для внутреннего использования.

Приказы по ведению бухгалтерского учета в организации

Принятые в организации формы первичных документов необходимо распечатать, завизировать у руководителя и приложить к приказу.

Приказ о применяемых формах бухгалтерских и налоговых регистров.

Данные первичных документов подлежат систематической регистрации в бухгалтерских регистрах.

Формы бухгалтерских регистров должен утвердить руководитель организации. Обязательными реквизитами бухгалтерских регистров являются: Если в организации применяются формы бухгалтерских и налоговых регистров, которые содержатся в бухгалтерской программе, используемой организацией, этот факт необходимо отразить в Приказе.

Положение о документообороте организации (примерная форма)

Каждому техническому специалисту: строителю, проектировщику, энергетику, специалисту в области охраны труда.

Дома, в офисе, в поездке: ваша надежная правовая поддержка, всегда и везде.

Каждому техническому специалисту: строителю, проектировщику, энергетику, специалисту в области охраны труда.

Дома, в офисе, в поездке: ваша надежная правовая поддержка, всегда и везде.

Приказ об установлении сроков предоставления в бухгалтерию первичных документов и отчетности ответственными работниками структурных подразделений организации

Трудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных. Как грамотно составить договор займа Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов.

yuridicheskayakonsulitatsiya.ru

Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию» | Журнал «Главная книга»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 22 февраля 2013 г.

Содержание журнала № 5 за 2013 г.

О.В. Кулагина, эксперт по налогообложению

Документы как создаются внутри организации, так и поступают извне. Львиная доля документов — первичка, которая обязательно должна пройти через бухгалтерию. И порой бухгалтеру приходится буквально «вытрясать» из других подразделений эти документы. Мы расскажем, как организовать документооборот, чтобы документы попадали в бухгалтерию вовремя.

Что такое документооборот и зачем он нужен

За свой «жизненный» путь документ проходит несколько стадий: создание, обработка, передача на хранение и уничтожение. Это и есть документооборот. Регламентировать этот процесс можно с помощью графика документооборота, инструкции по документообороту, положения о документообороте и т. д. Но большинство организаций используют именно график документооборотаПоложение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105.

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

График документооборота является одним из элементов системы внутреннего контроля (СВК)п. 41 Федерального правила (стандарта) аудиторской деятельности № 8, утв. Постановлением Правительства от 23.09.2002 № 696. Чем выше надежность СВК, тем выше вероятность получения аудиторского заключения с минимальным количеством замечаний.

Бухгалтерия больше всех остальных подразделений заинтересована в наличии такого документа и соблюдении установленных им правил, поскольку из-за несвоевременного получения первички операции в учете отражаются не в том периоде, в котором они совершены, а порой возникают даже ошибки, которые исправлять приходится по правилам ПБУ 22/2010. Например, если водитель-экспедитор вовремя не передал накладные в бухгалтерию, то впоследствии это придется исправлять как ошибку, потому что в целом для организации это не новая информация, а новая она только для бухгалтера, получившего документ с опозданием. Кроме того, чтобы принять к вычету НДС по счетам-фактурам, своевременно полученным организацией, но оказавшимся в бухгалтерии только в следующем квартале, по мнению налоговиков, надо подать уточненкуПисьмо ФНС от 30.03.2012 № ЕД-3-3/[email protected]

Именно с помощью графика документооборота можно назначить ответственных за составление и передачу документов лиц, а также установить конкретные сроки по передаче первички в бухгалтерию. Это позволит бухгалтеру получать документы вовремя. Кроме того, бухгалтеру не придется объяснять каждому сотруднику, какие документы и в какой срок надо сдавать в бухгалтерию.

Кстати, график документооборота — это часть системы внутреннего контроля, и каждая организация должна наладить внутренний контроль хозяйственной деятельности. Этого требует новый Закон о бухучетест. 19 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Разрабатываем график документооборота

Унифицированной формы графика нет — каждой организации надо самостоятельно ее разработать. И чем больше организация, чем больше у нее видов деятельности, тем подробнее должен быть график.

Определяемся с документами

На первом этапе нужно очертить круг документов, которые образуются в процессе деятельности организации. Кроме ежедневной первички по кассе, МПЗ и кадровому учету, включите в график и документы по операциям, которые случаются нечасто (например, по представительским мероприятиям и рекламным акциям). Правильное оформление этих документов имеет большое значение для признания расходов.

В графике надо описать и процесс движения документов, подтверждающих определенные факты хозяйственной жизни, о наступлении которых бухгалтер может не знать, но отразить которые в учете обязан.

Поясним на примере. В бухгалтерском и налоговом учете кредиторскую задолженность перед ликвидированным поставщиком нужно списать в доходы на дату внесения в ЕГРЮЛ записи о его ликвидациип. 6 ПБУ 4/99; п. 16 ПБУ 9/99; подп. 18 ст. 250 НК РФ. Но следить за процессом ликвидации контрагента бухгалтер не обязан просто потому, что это не его задача. Значит, о ликвидации должен сообщить работник, в сферу компетенции которого входит работа с кредиторской задолженностью. И таких ситуаций множество. Подобные сведения могут представляться в бухгалтерию в виде справок или служебных записок, которые также надо включить в график документооборота. В нашем примере ответственный работник должен представить выписку из ЕГРЮЛ.

Назначаем ответственных лиц

С первичными документами все просто. Работники, в должностные обязанности которых входит составление первички, отвечают за ее правильное оформлениеп. 6 ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Этих же работников надо назначить ответственными за передачу документов в бухгалтерию. Чем меньше посредников между составителем документа и бухгалтерией, тем больше шансов, что документ не потеряется и поступит вовремя.

Чтобы распределить ответственность за оформление и передачу служебных записок или справок, внутри каждого подразделения назначьте ответственного. Например:

  • проблемные должники — старший менеджер по продажам;
  • решения собрания участников организации — старший юрисконсульт;
  • определение рыночной стоимости имущества –– ведущий специалист отдела маркетинга по согласованию с руководителем производственно-технического отдела;
  • данные об очередных отпусках для расчета величины соответствующего оценочного обязательства (резерва) — руководитель отдела кадров;
  • определение срока полезного использования основного средства — ведущий специалист производственно-технического отдела.

Если не назначить ответственное должностное лицо, то в случае утери документа или нарушения срока его представления спросить будет не с кого. А значит, и поставленных целей бухгалтер не добьется.

Устанавливаем сроки

Срок, в который конкретный работник должен передать документы в бухгалтерию, пожалуй, самое важное в графике документооборота. Этот срок можно установить как определенное число месяца или количество дней, прошедших со дня составления или исполнения документа. Также надо учесть, что бухгалтеру может понадобиться не один день для обработки полученных документов и переноса данных из них в регистр. Например, в организации день выплаты заработной платы установлен 7-го числа. Бухгалтер расчетной группы начисляет заработную плату по всем подразделениям, и все документы по учету рабочего времени должны быть обработаны, допустим, к 5-му числу месяца. Поэтому поступить в бухгалтерию табели учета рабочего времени, приказы о премировании и т. п. должны не позже 1-го числа месяца.

Не забудьте отдельно указать в графике сроки передачи документов по командировкам. Ведь не секрет, что некоторые сотрудники имеют привычку до последнего держать документы у себя и отчитываются с опозданием, даже не подозревая, что срок для представления отчета установлен законодательно. Поэтому в графике документооборота пропишите для них обязанность отчитаться в трехдневный срок после окончания командировкип. 26 Постановления Правительства от 13.10.2008 № 749.

Итак, список документов подготовлен, сроки прохождения по подразделениям установлены, а ответственные лица назначены. Переходим к оформлению.

Выбираем способ оформления

График документооборота можно оформить в виде текста, таблицы или схемы. Если организация небольшая и документов мало, то подойдет текстовая форма. Некоторые бухгалтеры предпочитают составлять схему движения каждого документа, потому что это наглядно, просто и информативно. Но классический способ оформления графика — таблица, где каждая строка содержит сведения об одном документе. Разрабатывать график лучше в программе Excel, так как при обработке данных удобно использовать некоторые ее функции.

Какой бы способ вы ни выбрали, информацию нужно представить так, чтобы график было удобно читать вашим сотрудникам, ответственным за движение документа. Поэтому документы в графике необходимо располагать по определенному принципу, например в алфавитном порядке, тогда легко можно будет найти любой документ.

Этот вариант оформления удобен тем, что таблица охватывает весь перечень документов и ею будут пользоваться все сотрудники. Но если документов очень много, то график будет громоздким и сложным для восприятия. Поэтому такая форма оптимальна для небольших организаций.

График документооборота (по формам документов) может выглядеть так.

Другой вариант — расположить документы с привязкой:

  • <или>к хозяйственной операции;
  • <или>к должностям и профессиям;
  • <или>к структурным подразделениям.

Например, для каждой хозяйственной операции описывается блок документов, которые необходимо составить, их движение, ответственные лица, сроки и места хранения. Сами документы внутри блока можно расположить в порядке их составления. Такой график удобен для восприятия, так как вся нужная информация для конкретного сотрудника или структурного подразделения сгруппирована в одном месте. Минусы такой подачи информации — в многократном повторении одних и тех же первичных документов для разных операций, например кассовых ордеров, платежных поручений, бухгалтерских справок, счетов-фактур. Поэтому составление такого графика займет больше времени, но зато из него легко сделать выписку для конкретного сотрудника. В качестве образца можно использовать такой график.

Готовый график должен утвердить и ввести в действие руководитель своим приказом.

Внедряем в практику

Теперь переходим к этапу «оповещения». Каждый сотрудник, участвующий в документообороте, должен знать, что, как и когда он обязан делать. Есть два варианта:

  • <или>оформить дополнительный лист к графику документооборота, где сотрудники будут оставлять свои подписи, свидетельствующие об ознакомлении с графиком.

Трудозатраты бухгалтера по этому варианту минимальны, но сотруднику будет сложно запомнить что, кому и в какие сроки он должен передавать;

  • <или>сделать выписки из графика для каждого работника и раздать под расписку. Быстро сделать для работника выписку из графика поможет функция Excel «Данные — Фильтр — Автофильтр». Документы, которые относятся ко всем сотрудникам сразу, например больничные листы, авансовые отчеты, нужно также включить в выписку, поставив несколько фильтров с условием «или».

Выписка из графика документооборота с использованием в столбце «Представление документа → Кто» одновременно двух фильтров «специалист сервисного отдела» и «работник» с условием «или» в программе выглядит так.

Но этого мало, надо чтобы документ неукоснительно соблюдался всеми подразделениями. Для успешного внедрения нововведений:

  • <или>внесите изменения в должностные инструкции сотрудников: дайте ссылку на график документооборота, пропишите в обязанностях соблюдение сроков представления документов. Например, должностная инструкция кладовщика после внесения изменений может выглядеть так (изменения выделены курсивом).
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
кладовщика

...

2. Должностные обязанности:

...

— принимает материальные ценности;

— проверяет соответствие принимаемых на хранение материалов сопроводительным документам;

— составляет документы в соответствии с графиком документооборота на прием и списание материалов;

— ведет учет наличия материалов на складе и ведение отчетной документации по их движению;

— участвует в проведении инвентаризаций.

Кладовщик обязан:

— находиться на рабочем месте в специальной одежде;

— соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;

— соблюдать сроки представления документов, установленные графиком документооборота.

  • <или>закрепите обязанность соблюдать сроки передачи документов приказом по организации, если должностных инструкций у вас нет.

ПРИКАЗ

В целях организации рационального документооборота

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Всем сотрудникам ООО «Калинка» при составлении, получении, оформлении и передаче документов руководствоваться графиком документооборота.

2. Неукоснительно соблюдать сроки передачи документов, установленные графиком документооборота.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера.

Можно внести в положение о премировании условие о снижении размера премии или депремировании, если сроки передачи документов будут нарушаться. Это крайняя мера, но наказание рублем обычно самое действенное.

ОБМЕН ОПЫТОМ

КОСНИЧЕВА Лариса Александровна

Главный бухгалтер ООО «ММ Индастри»

“Сложность при внедрении графика документооборота заключается еще и в том, что не все сотрудники готовы его соблюдать. Одним из действенных способов обязать работников соблюдать график является варьирование размера премии. Например, в нашей компании в положении о премировании установлен порядок начисления премии в зависимости от полученных результатов. И там же определены случаи, когда и на сколько размер премии может быть снижен. В частности, как одно из оснований для снижения размера премии мы указали следующее: «Нарушение сроков, установленных приказами и распоряжениями администрации, при сдаче финансовых документов в бухгалтерию». Такая мера позволила добиться 100%-й передачи в бухгалтерию счетов-фактур до 15-го числа месяца”.

***

При использовании графика документооборота нередко выявляется несбалансированность некоторых сроков. Например, документ долго находился на согласовании, а срок его представления уже прошел. Частая ситуация: появляются новые виды деятельности, документы по которым не учтены в графике документооборота. Например, организация начала работать с векселями или с электронными деньгами. Предусмотреть все нюансы заранее невозможно, но ничего страшного в этом нет: вы можете вносить в график изменения, постепенно совершенствуя его.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

2018 г.
  1. Гарантии в договоре: от налоговых убытков и не только, № 4
  2. Оформляем доверенность правильно, № 3
  3. В новый год со «старым» директором, № 24
  4. Как организовать работу с персональными данными сотрудников, № 23
  5. Применяем УПД с середины года, № 2
  6. Новшества «оформительского» ГОСТа, № 19
  7. Грамотное письмо контрагенту облегчит бухгалтеру работу, № 17
  8. Заверение копий документов: новые правила, № 12
  9. Нумерация документов с нового года, № 1
2017 г.
  1. Риски внедоговорной поставки: если договор и накладная «не дружат», № 11
2016 г.
  1. Электронный документ — не просто созданный на компьютере, № 5
  2. Оформляем приказ о возложении обязанностей главбуха на директора, № 4
  3. Передаем учет аутсорсеру, № 3
  4. Документооборот, № 24
  5. Восстанавливаем утраченные документы, № 20Бухгалтерские документы: составляем, заполняем, подписываем, № 20
  6. В электронную подпись желательно включить отметку о времени, № 15
  7. ФНС может принимать электронные документы только утвержденных форматов, № 13
  8. Исправляем бухгалтерскую первичку, № 10

glavkniga.ru

Приказ об установлении сроков предоставления в бухгалтерию первичных документов и отчетности ответственными работниками структурных подразделений организации - образец РБ 2018. Белформа

Наименование организации

ПРИКАЗ

________________ N _______________

Место издания

Об установлении сроков предоставления

в бухгалтерию первичных документов

и отчетности ответственными работниками

структурных подразделений организации

В целях организации документооборота организации, оптимизации сроков прохождения первичных документов и отчетности в организации,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Установить в организации порядок и сроки представления в бухгалтерию первичных документов и отчетности ответственными лицами структурных подразделений согласно приложению.

2. Ответственность за своевременность и правильность оформления первичных документов и отчетности возлагается на ответственных работников подразделений. Руководителям структурных подразделений обеспечить выполнение приказа ответственными лицами своих подразделений, своевременное назначение новых ответственных лиц в случае временного отсутствия, увольнений или смены ранне назначенных ответственных лиц.

3. Контроль за соблюдением сроков представления и правильностью оформления предоставляемых в бухгалтерию ответственными лицами документов возложить на _____________________________.

Наименование должности
руководителя организации        Подпись        Расшифровка подписи
Главный бухгалтер
(работник бухгалтерии)          Подпись        Расшифровка подписи
Визы
С приказом ознакомлен:          Подпись        Расшифровка подписи
                                              Дата
                               Подпись        Расшифровка подписи
                                              Дата
                               Подпись        Расшифровка подписи
                                              Дата

Приложение
к приказу
от ______ N _____

---------------------------------------------------------------------------
¦ Наименование¦Ответственное¦Вид пред-¦Кому пред-¦  Срок   ¦    Подпись   ¦
¦ структурного¦лицо за сдачу¦ставления¦ставляется¦  пред-  ¦ответственного¦
¦подразделения¦ документов и¦         ¦          ¦ставления¦     лица     ¦
¦             ¦  отчетности ¦         ¦          ¦         ¦ структурного ¦
¦             ¦             ¦         ¦          ¦         ¦подразделения ¦
+-------------+-------------+---------+----------+---------+--------------+
¦             ¦             ¦         ¦          ¦         ¦              ¦
+-------------+-------------+---------+----------+---------+--------------+
¦             ¦             ¦         ¦          ¦         ¦              ¦
+-------------+-------------+---------+----------+---------+--------------+
¦             ¦             ¦         ¦          ¦         ¦              ¦
+-------------+-------------+---------+----------+---------+--------------+
¦             ¦             ¦         ¦          ¦         ¦              ¦
--------------+-------------+---------+----------+---------+---------------
КОММЕНТАРИЙ

Форма настоящего документа приведена в качестве примера и может применяться как основа при разработке аналогичной формы с учетом специфики деятельности организации.

belforma.net

Приложения

Приложение 1

Образцы документов Положение о документообороте

Приказ N____

О введении в действие Положения о документообороте

_______________________________________________________

(наименование организации)

г. ____________ "___" ____________ 200___г.

С целью упорядочения документооборота и организации делопроизводства

и строгого учета всей документации в группе компаний

Приказываю:

1. Ввести в действие настоящее Положение о документообороте.

2. Руководителям структурных подразделений:

- принять к неукоснительному выполнению правила настоящего

Положения;

- провести работу по ознакомлению работников своих подразделений с

правилами Положения по работе с документами;

- выделить ответственное лицо за ведение делопроизводства в

структурных подразделениях;

- возложить ответственность за организацию и состояние

делопроизводства в структурном подразделении на его руководителей.

3. Возложить на секретариат организационно-методическое руководство

и контроль за организацией и состоянием делопроизводства в компании и его

дальнейшим совершенствованием.

4. Секретариату сделать _________ (количество) копий Положения для

руководителей структурных подразделений.

5. Отделу хозяйственно-технического обслуживания заказать в возможно

короткие сроки необходимое количество экземпляров Положения для

использования в работе.

6. Контроль за исполнением настоящего приказа возлагаю на

_____________________________(Ф.И.О).

Генеральный директор _____________________(Ф.И.О)

Приложение

к приказу N___

от "___" _______ 200__г.

Положение

о документообороте

__________________ (наименование организации)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение устанавливает единый и обязательный для всех работников порядок ведения и организации документооборота.

1.2. Положение разработано в соответствии с задачами, стоящими перед Компанией, с учетом Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), законодательством Российской Федерации по архивному делу - ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"; ГОСТ 16487-83 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определение".

1.3. Правила, предусмотренные настоящим Положением, обязательны для всех работников группы Компаний.

1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства возлагается на руководителей структурных подразделений.

1.5. Непосредственное ведение и контроль исполнения делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на лиц, которым специально поручена эта работа (секретари) руководителем подразделения.

1.6. Организационно-методическое руководство, непосредственное ведение и контроль за организацией и состоянием делопроизводства в компании и его дальнейшее совершенствование осуществляет секретариат компании.

В этих целях секретариат инструктирует работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях компании, периодически проводит проверки состояния делопроизводства в подразделениях.

1.7. Требования работников секретариата по вопросам организации и ведения делопроизводства, контроля исполнения документов, а также по обработке документов обязательны для исполнения всеми подразделениями и должностными лицами компании. Спорные вопросы и конфликты по вопросам организации и ведения решаются юридической службой совместно с секретариатом.

1.8. Содержание поступающих и подготовленных в структурных подразделениях документов и материалов не подлежит оглашению лицам, не имеющим к ним отношения.

1.9. Настоящим Положением устанавливается смешанная система организации и ведения делопроизводства, сочетающая в себе принципы централизации и децентрализации при работе с документами.

1.10. Централизованно (через секретариат) осуществляются:

- организационное и методическое руководство постановкой делопроизводства в компании;

- регистрация входящих и исходящих документов;

- передача структурным подразделениям компании поступающих и внутренних документов;

- контроль за прохождением и исполнением документов, анализ корреспонденции;

- хранение документов в текущих делах и архиве компании.

1.11. Децентрализованно в структурных подразделениях компании выполняются следующие операции с документами:

- подготовка, оформление и исполнение входящих, исходящих и внутренних документов;

- согласование подготовленных документов;

- представление информации по документам и снятие их с контроля;

- хранение и исполнение документов, находящихся в текущей работе.

1.12. Руководители структурных подразделений должны ознакомить принятых работников со структурой компании, задачами и характером работы подразделений, а также с установленным порядком работы с документами и другими требованиями настоящего Положения.

studfiles.net