Любой документ должен быть зарегистрирован при попадании на предприятие, прежде всего, для того, чтобы не быть потерянным. Для регистрации документов существуют специальные журналы. Командировочные удостоверения, которые сдают работники при возвращении из командировки, должны быть зарегистрированы в специальном журнале, порядок заполнения которого мы разберем в этой статье. 

Возвращаясь из командировки, работник в течение трех дней должен сдать следующие документы: авансовый отчет с указанием потраченной суммы, командировочное удостоверение с указанием мест, где он побывал, служебное задание с отчетом о проделанной работе. Ответственный сотрудник (обычно это кадровый работник) должен зарегистрировать и подшить эти документы для хранения.

Журнал регистрации предназначен для учета удостоверений командируемых сотрудников.

Для регистрации других документов также могут быть применены различные регистрационные журналы:

Образец заполнения

Ответственный за ведение и хранение журнала – это кадровый работник, иные сотрудники предприятия могут имеет доступ к этому документу только в случае соответствующего письменного распоряжения.

На обложке должны быть указаны следующие данные:

• Название предприятия;
• Дата начала ведения документа;
• Рядом должна присутствовать графа для указания даты окончания ведения журнала, здесь будет проставлена дата в тот момент, когда регистрационная книга закончится.
• После получения от работника, вернувшегося из командировки, командировочного удостоверения, его нужно зарегистрировать в журнале.

Регистрация удостоверения предполагает заполнение специальной таблицы, в которой нужно указать:

• Фамилия, имя, отчество работника, на которого оформлено удостоверение;
• Должность этого работника;
• Место, куда ездил командируемый;
• Номер удостоверения;
• Фамилия, инициалы, должность сотрудника, подписавшего удостоверительный документ;
• Фактическое время выбытия и прибытия из командировки;
• Подпись работника, сдавшего удостоверение. Данная подпись значит, что работник ознакомлен с записью в журнале регистрации и согласен с ней.

Скачать образец командировочного удостоверения можно здесь.

Пример оформления

Образец журнала регистрации командировочных удостоверений – скачать.

blandoc.ru

Журнал учета работников выбывающих в служебные командировки 2018

Сотрудника организации направляют в командировку. Кадровый специалист сомневается, какие документы нужно оформить. Дело в том, что это первая командировка в компании за несколько лет, и многое могло измениться. Один из вопросов, возникших у кадровика, касается журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки. В 2018 году обязателен он для заполнения или нет? Наши специалисты подскажут ответ на этот вопрос.

Обязателен только приказ

Несколько лет назад, направляя сотрудника в командировку, нужно было составлять множество разнообразных документов. В том числе, подготовить служебное задание, командировочное удостоверение и сделать запись в журнал учета работников. Однако с 8 января 2015 года заполнение данных документов перестало быть обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 №1595). В настоящее время использование этих форм остается целиком на усмотрение организации (подробнее об этом см., «Командировка оформляем документы 2018»).

Служебная командировка должна быть оформлена приказом (п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749). Приказ о направлении в командировку можно составить, используя унифицированную форму или самостоятельно разработанный бланк (подробнее об этом см., «Составляем приказ о направлении с служебную командировку (образец 2017)»).

Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Направить в командировку можно только сотрудника, с которым заключен трудовой договор. Объясняется это тем, что трудовое законодательство не распространяется на лиц, с которыми у компании заключены гражданско-правовые договоры (ст. 11 ТК РФ). Значит, и командировками в понимании Трудового кодекса служебные поездки исполнителей по договорам гражданско-правового характера не являются (подробнее об этом см., «Служебная поездка внештатного сотрудника командировкой не является»).

Принимая решение о командировке того или иного сотрудника нужно помнить о том, что:

Журнал заполняют по желанию

Итак, с 2015 года заполнять журнал учета работников, выбывающих в командировки, необязательно (п. 3 постановления Правительства РФ от 29.07.2015 № 771, приказ Минтруда России от 17.09.2015 № 646н). Однако, если компании удобно продолжать применять данный документ, то это можно делать добровольно.

Любая командировка связана с расходами. Так как сотрудник направляется в служебную поездку по инициативе организации, то понесенные им расходы должны быть возмещены. В частности, компания должна компенсировать:

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилья;
• суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
• иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.

Подробнее об этом см., «Возмещаем сотруднику командировочные расходы».

Использовать можно как форму журнала учета командировок, утвержденную приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 №739н, так и произвольно разработанный компанией бланк.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

blogkadrovika.ru

Журнал учета выдачи командировочных удостоверений (пример) 2018

                                                       14   апреля     9
                                               Начат "--" -------- 200- г.
                                         Окончен "__" ____________ 200_ г.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
¦ N ¦ Фамилия, ¦Занимаемая¦    Место   ¦      Номер     ¦ Фамилия, имя, ¦           дата          ¦ Подпись лица, ¦
¦п/п¦   имя,   ¦ должность¦командировки¦командировочного¦    отчество   +-------------------------+  получившего  ¦
¦   ¦ отчество ¦          ¦            ¦  удостоверения ¦  и должность  ¦фактического¦фактического¦командировочное¦
¦   ¦          ¦          ¦            ¦                ¦     лица,     ¦   выбытия  ¦  прибытия  ¦ удостоверение ¦
¦   ¦          ¦          ¦            ¦                ¦  подписавшего ¦            ¦            ¦               ¦
¦   ¦          ¦          ¦            ¦                ¦командировочное¦            ¦            ¦               ¦
¦   ¦          ¦          ¦            ¦                ¦ удостоверение ¦            ¦            ¦               ¦
+---+----------+----------+------------+----------------+---------------+------------+------------+---------------+
¦ 1 ¦     2    ¦     3    ¦      4     ¦        5       ¦       6       ¦      7     ¦      8     ¦       9       ¦
+---+----------+----------+------------+----------------+---------------+------------+------------+---------------+
¦ 1 ¦ Романова ¦ Менеджер ¦   Москва   ¦       13       ¦   Бухгалтер   ¦ 15.04.2009 ¦ 22.04.2009 ¦ Романова О.Н. ¦
¦   ¦   Ольга  ¦          ¦            ¦                ¦  Орлова О.Е.  ¦            ¦            ¦               ¦
¦   ¦Николаевна¦          ¦            ¦                ¦               ¦            ¦            ¦               ¦
+---+----------+----------+------------+----------------+---------------+------------+------------+---------------+
¦ 2 ¦  Петров  ¦ Начальник¦    Томск   ¦       14       ¦   Бухгалтер   ¦ 26.05.2009 ¦ 06.06.2009 ¦  Петров О.А.  ¦
¦   ¦   Олег   ¦  отдела  ¦            ¦                ¦  Орлова О.Е.  ¦            ¦            ¦               ¦
¦   ¦Алексеевич¦   сбыта  ¦            ¦                ¦               ¦            ¦            ¦               ¦
----+----------+----------+------------+----------------+---------------+------------+------------+----------------

vse-documenty.ru

Журнал учета выдачи командировочных удостоверений

ЖУРНАЛ

учета выдачи командировочных удостоверений

Начат “___”___________ _____ г.

Окончен “___”_____________ _____ г.

------T-----------T------------T-------------T--------------T--------------------T--------------------------T-------------¬

¦ NN  ¦  Ф.И.О.   ¦ Занимаемая ¦    Место    ¦Номер команди-¦ Ф.И.О. и должность ¦           Дата           ¦Подпись лица,¦

¦ п/п ¦           ¦  должность ¦ командировки¦  ровочного   ¦ лица, подписавшего +------------T-------------+ получившего ¦

¦     ¦           ¦            ¦             ¦ удостоверения¦  командировочное   ¦Фактического¦Фактического ¦ командиро-  ¦

¦     ¦           ¦            ¦             ¦              ¦    удостоверение   ¦   выбытия  ¦  прибытия   ¦   вочное    ¦

¦     ¦           ¦            ¦             ¦              ¦                    ¦            ¦             ¦удостоверение¦

+-----+-----------+------------+-------------+--------------+--------------------+------------+-------------+-------------+

¦  1  ¦     2     ¦     3      ¦      4      ¦      5       ¦         6          ¦     7      ¦      8      ¦     9       ¦

+-----+-----------+------------+-------------+--------------+--------------------+------------+-------------+-------------+

¦     ¦           ¦            ¦             ¦              ¦                    ¦            ¦             ¦             ¦

+-----+-----------+------------+-------------+--------------+--------------------+------------+-------------+-------------+

¦     ¦           ¦            ¦             ¦              ¦                    ¦            ¦             ¦             ¦

+-----+-----------+------------+-------------+--------------+--------------------+------------+-------------+-------------+

¦     ¦           ¦            ¦             ¦              ¦                    ¦            ¦             ¦             ¦

+-----+-----------+------------+-------------+--------------+--------------------+------------+-------------+-------------+

¦     ¦           ¦            ¦             ¦              ¦                    ¦            ¦             ¦             ¦

L-----+-----------+------------+-------------+--------------+--------------------+------------+-------------+--------------

dogovor-obrazets.ru

Как вести журнал регистрации командировочных удостоверений | Статья

Несмотря на то, что с января 2015 года отменена обязанность работодателей по заполнению командировочных удостоверений и служебных заданий, Журнал учета работников, выбывающих в командировку, по-прежнему используется. Многим кадровикам он известен как Журнал регистрации командировочных удостоверений. Как работать с этим журналом и в чем его польза?

Из этой статьи вы узнаете:

• каким образом оформляется направление работника в командировку по новым правилам;
• каким образом заполнять журнал регистрации работников, выбывающих в командировки;
• обязательно ли вести журнал регистрации командировочных удостоверений.

Образцы документов

Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации

Приказ о направлении сотрудника в командировку

Служебная записка об использовании личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно к месту работы

Письменное согласие сотрудника на командировку

Командировочное удостоверение

После отмены обязательного оформления командировочного удостоверения и служебного задания процедура оформления направления работника в командировку упростилась. Кадровые работники теперь избавлены от части «бумажной» работы. Однако для многих работодателей прежний порядок оформления командировки представляется наиболее приемлемым, поскольку он довольно привычен и позволяет контролировать периоды командировки и выполнение работником служебного задания. В этом случае порядок оформления командировок (с составлением командировочного удостоверения и служебного задания) следует зафиксировать в локальном акте организации.

Документы, оформляемые при направлении в командировку в 2015 году

Теперь, после того как в РФ командировочное удостоверение и служебное задание были отменены, при направлении работника в командировку работодателю надо:

1. Издать приказ о направлении работника в командировку. Этот приказ можно составить по форме № Т-9 или № Т-9а.

Читайте по теме в электронном журнале

2. Выдать работнику аванс на оплату расходов на проезд, наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п.10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение о командировках)).

3. Сделать запись в журнале учета работников, выбывающих в командировку.

4. В табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13) проставить отметки о нахождении работника в командировке. Дни нахождения в командировке обозначаются буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06». Количество отработанных часов не проставляется.

5. После возвращения сотрудника из командировки, получить от него документы, подтверждающие расходы. Вернувшись из командировки, работник обязан в течение трех рабочих дней предоставить работодателю авансовый отчет (форма № АО-1). Отметим, что в 2015 году (после отмены командировочного удостоверения и служебного задания) составлять авансовый отчет по-прежнему необходимо.

6. По возвращении из командировки, работник должен составить служебную записку. Этот документ надо оформить в том случае, если сотрудник едет в командировку на личном автомобиле.

Подробно об оформлении документов читайте в статье Отмена командировочного удостоверения и служебного задания.

Регистрация командировочных удостоверений

В данное время работодатель по-прежнему должен вести Журнал учета работников, выбывающих в командировку. Журнал ведется в порядке, утвержденном приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н. Отметим, что поскольку этот журнал содержит графу «Дата и номер командировочного удостоверения» многие использовали его именно в качестве регистрации командировочных удостоверений и называют эту форму Журнал регистрации командировочных удостоверений.

Инструкции по кадровой работе

С введением нового порядка оформления командировок форма Журнала не изменилась и по-прежнему содержит графу, в которой указывается командировочное удостоверение. Основная функция Журнала – вести учет работников, направленных в командировку.

Важно!

До внесения соответствующих изменений в форму Журнала в графе «Командировочное удостоверение» можно указывать номер и дату приказа о направлении в командировку. Организации, которые продолжают оформлять командировки по прежним правилам, в эту графу Журнала вносят дату и номер командировочного удостоверения.

Образец заполнения журнала учета работников, выбывающих в командировки

ЖУРНАЛ

учета работников, выбывающих в служебные командировки

из командирующей организации

Общество с ограниченной ответственностью «АСТРА»

(наименование организации)

Если же организация по-прежнему при направлении работников в командировки выписывает командировочные удостоверения, учет командировочных удостоверений можно вести с помощью специально разработанного журнала. Многие работодатели полагают, что использование специальной формы облегчает документооборот. Журнал регистрации командировочных удостоверений работодатель вправе разработать самостоятельно.

Образец заполнения журнала регистрации командировочных удостоверений

Однако, по нашему мнению, использование специальной формы для регистрации непосредственно командировочных удостоверений в настоящее время нерационально, поскольку фактически будет происходить дублирование информации, внесенной в Журнал учета работников, выбывающих в командировки (см. Образец журнала командировочных удостоверений).

Вам также будут интересны материалы:

Командировка по-новому. Без командировочных удостоверений и служебных заданий

Командировка в табеле учета рабочего времени

Как продлить командировку, если сотрудник заболел

Служебные командировки: отвечаем на наболевшие вопросы

Что необходимо знать и помнить при оформлении командировки? Пять шагов

www.kdelo.ru