Новости кадровику - Консультант пульсКонсультант пульс

Нормами ТК установлено, что при заключении трудового договора трудоустраивающееся лицо предъявляет работодателю, помимо других документов, документ об образовании и (или) о квалификации или наличии с...

Труд охранников защитили Так, приказом Минтруда России от 28 июля 2017 г. № 601н были утверждены Правила по охране труда при осуществлении охраны (защиты) объектов и (или) имущества. Указанные нормы ...

СОУТ: нужно ли проводить при сезонных и временных работах? На этот вопрос чиновники Минтруда России ответили в письме от 28 августа 2017 г. № 15-1/ООГ-2410. Так, по общему правилу, на вновь созданном...

Законодатели в Трудовом кодексе уточнили понятия о неполном рабочем времени, режиме труда и отдыха, а также установили новый порядок оплаты за работу в выходные и праздничные дни (Федеральный закон №...

Предлагается выходные дни 6 и 7 января (суббота и воскресенье), совпадающие с нерабочими праздничными днями, в соответствии с частью второй статьи 112 кодекса, перенести на 9 марта и 2 мая. Кроме тог...

Производственный календарь 2018 Праздничные, рабочие и выходные дни в 2018 году     — Новый 2018 год (новогодние праздники) — 1 — 9 января;     — Рождество Христово в 2018 год...

Расчет пособий в 2017 году Пособия по временной нетрудоспособности (больничные), по беременности и родам (декретные), ежемесячное пособие по уходу за ребенком рассчитывают исходя из среднего заработк...

Копия и дубликат трудовой книжки Копия трудовой книжки может понадобиться в любой момент. Например для предъявления  в паспортный стол или посольство. С этой просьбой он обратится в свой отдел кадров...

Росстат напомнил, что в 2016 году выборочному федеральному статистическому обследованию о численности и потребности организаций в работниках по форме 1-Т (проф) будут подлежать около 68 тыс. организа...

Согласно Федеральному закону от 3.07.2016 №272-ФЗ усилена административная ответственность за невыплату или неполную выплату заработной платы в установленный срок, а также других выплат, осуществляем...

consultantpuls.ru

Кадровый портал — официальный сайт по кадровому делопроизводству

21 декабря 2018

Каждый работник кадровой службы знает о необходимости вести воинский учет в организации и своевременно отчитываться об этом. Пошаговая инструкция на 2019 год поможет разобраться в нюансах процедуры и запомнить порядок действий 23774

Что такое табельный номер, откуда он берется и обязателен ли? Читайте в нашей статье, узнайте, можно ли использовать номера уволенных сотрудников 2340

Увольнение переводом в другую организацию часто практикуют компании-холдинги. Узнайте, кому это выгодно и как правильно оформить процедуру, скачайте образцы нужных документов 2058

Поощрение отличившихся работников позитивно влияет на трудовой процесс. Читайте о том, как написать характеристику на бухгалтера для награждения, какие сведения в ней отразить и кто ее составляет. Скачайте готовый образец 1933

Первичный инструктаж минимизирует время адаптации нового сотрудника и обеспечивает соблюдение техники безопасности. Читайте о том, кто и как его проводит, скачайте образцы всех необходимых документов

918

20 декабря 2018

С 1 января 2019 года минимальный размер оплаты труда повысится. Узнайте, каким стал МРОТ, скачайте таблицу МЗП по регионам 17674

Согласно уставу организации руководитель может избираться на должность на различные промежутки времени. О том, в каких ситуациях требуется специальное решение о продлении полномочий директора и как оно оформляется, читайте в нашей статье, скачайте образец 36

Трудовые споры нередко возникают на предприятиях. Чтобы не привлекать к внутренним конфликтам ГИТ и прокуратуру, обычно создают комиссию по трудовым спорам. В статье читайте о порядке ее созыва и оформлении деятельности 58

Все чаще кадровикам при приеме на работу предъявляют поддельные дипломы. Как законно можно проверить документ об образовании? В статье рассказываем обо всех способах 42378

Что такое служебная тайна и где она применяется? В чем ее отличие от профессиональной? Как ее защитить и какова ответственность за разглашение? Обо всем читайте в нашей статье

54384

19 декабря 2018

Многие кадровики путаются в видах оплаты труда и в том, какие из них выгоднее для работника и для работодателя. Читайте о том, в каких случаях применяется повременно-премиальная оплата, каков порядок перехода и актуальные примеры расчета 59

18 декабря 2018

Работодателям осталось менее 10 дней, чтобы успеть провести спецоценку. С 1 января за непроведение грозят крупные штрафы. Подробности читайте в нашей статье, узнайте точные сроки и периодичность проведения мероприятия 1006

17 декабря 2018

Какая информация относится к коммерческой тайне? Кто и как ее определяет? Обо всем читайте в нашей статье 81

www.pro-personal.ru

Статьи для кадровиков

Московская область:

  • Москва
  • Балашиха
  • Домодедово
  • Дубна
  • Электросталь
  • Клин
  • Коломна
  • Королёв
  • Люберцы
  • Мытищи
  • Орехово-Зуево
  • Подольск
  • Пушкино
  • Раменское
  • Серпухов
  • Химки
  • Чехов
  • Щёлково

Краснодарский край:

  • Краснодар
  • Анапа
  • Армавир
  • Белореченск
  • Геленджик
  • Гулькевичи
  • Ейск
  • Кропоткин
  • Крымск
  • Лабинск
  • Новокубанск
  • Новороссийск
  • Сочи
  • Тимашёвск
  • Тихорецк
  • пос. Лазаревское
  • пгт Новомихайловский

Ростовская область:

  • Ростов-на-Дону
  • Азов
  • Аксай
  • Батайск
  • Белая Калитва
  • Волгодонск
  • Зерноград
  • Каменск-Шахтинский
  • Миллерово
  • Новочеркасск
  • Новошахтинск
  • Сальск
  • Таганрог
  • Шахты
  • х. Новоспасовка
  • ст-ца Егорлыкская
  • п. Целина

Башкортостан:

  • Уфа
  • Белорецк
  • Белебей
  • Бирск
  • Дюртюли
  • Ишимбай
  • Кумертау
  • Мелеуз
  • Нефтекамск
  • Октябрьский
  • Салават
  • Сибай
  • Стерлитамак
  • Туймазы
  • Янаул
  • с. Бакалы
  • с. Буздяк
  • с. Месягутово
  • с. Новобалтачево
  • с. Старосубхангулово

Алтай:

  • Горно-Алтайск

Алтайский край:

  • Барнаул
  • Бийск
  • Яровое

Вологодская область:

  • Вологда
  • Великий Устюг
  • Череповец

Воронежская область:

  • Воронеж
  • Борисоглебск
  • Лиски
  • Россошь

Еврейская АО:

  • с. Амурзет

Иркутская область:

  • Ангарск
  • Иркутск

Забайкальский край:

  • Чита

Калужская область:

  • Калуга
  • Обнинск

Камчатский край:

  • Елизово
  • Петропавловск-Камчатский

Карачаево-черкесская республика:

  • Черкесск

Кемеровская область:

  • Кемерово
  • Междуреченск
  • Новокузнецк

Коми:

  • Сыктывкар
  • Воркута
  • с. Усть-Кулом

Красноярский край:

  • Красноярск

Крым:

  • Джанкой
  • Евпатория
  • Севастополь
  • Симферополь
  • Ялта
  • Феодосия
  • Саки
  • пгт. Черноморское

Курганская область:

  • Курган
  • Шадринск

Новосибирская область:

  • Новосибирск
  • Бердск

Омская область:

  • Омск

Оренбургская область:

  • Оренбург
  • Бугуруслан
  • Орск
  • Новотроицк
  • Ясный

Пермский край:

  • Березники
  • Пермь

Приморский край:

  • Владивосток
  • Арсеньев
  • Артём
  • Большой Камень
  • Находка
  • Партизанск
  • Спасск-Дальний
  • Уссурийск

Самарская область:

  • Самара
  • Тольятти

Саратовская область:

  • Саратов
  • Балаково
  • Балашов
  • Энгельс
  • Маркс
  • Вольск
  • р.п. Духовницкое

Северная Осетия-Алания:

  • Владикавказ
  • пос. Заводской

Республика Дагестан:

  • Махачкала
  • с. Акуша

Республика Ингушетия:

  • Магас

Ставропольский край:

  • Ставрополь
  • Пятигорск
  • Лермонтов

Тамбовская область:

  • Тамбов

Татарстан:

  • Казань
  • Азнакаево
  • Набережные челны

Хабаровский край:

  • Хабаровск

Ханты-Мансийский АО:

  • Нижневартовск
  • Сургут

Челябинская область:

  • Челябинск
  • Златоуст
  • Магнитогорск

Ямало-Ненецкий АО:

  • Новый Уренгой
  • Салехард

Чувашия:

  • Чебоксары
  • Канаш

Магаданская область:

  • Магадан

Тульская область:

  • Тула
  • Новомосковск

Тюменская область:

  • Тюмень
  • Заводоуковск
  • Ишим

Другие города:

  • Абакан
  • Анадырь
  • Архангельск
  • Астрахань

Другие города:

  • Белгород
  • Благовещенск
  • Брянск
  • Владимир
  • Великий Новгород
  • Великие Луки
  • Волгоград
  • Екатеринбург
  • Йошкар-Ола
  • Иваново
  • Ижевск
  • Липецк

Другие города:

  • Калининград
  • Кингисепп
  • Киров
  • Кострома
  • Курск
  • Кызыл
  • Майкоп
  • Мурманск

Другие города:

  • Нальчик
  • Нижний Новгород
  • Орел
  • Пенза
  • Петрозаводск
  • Ржев
  • Рязань
  • Санкт-Петербург
  • Саранск
  • Смоленск

Другие города:

  • Томск
  • Тверь
  • Улан-Удэ
  • Ульяновск
  • Элиста
  • Южно-Сахалинск
  • Якутск
  • Ярославль
  • Грозный

otchetonline.ru

«Кадровое дело» — Практический журнал по кадровой работе

16 декабря 2018

Реально ли прекратить трудовой договор по инициативе работодателя без негативных правовых последствий? Пояснения, таблицы с перечнями допустимых оснований и готовый образец приказа на увольнение вы найдете в статье. 2127

15 декабря 2018

Уведомление о прибытии иностранного гражданина отправляется всякий раз, когда сотрудник-иностранец въезжает на территорию РФ. Правила, сроки и готовые образцы заполнения типовой формы — в статье. 1190

Эксперты подробно расскажут р причинах увольнения и основаниях прекращения трудового договора. В статье вы найдете анкету анализа основных мотивов увольнения, образцы документов, которые предстоит оформить при расторжении трудовых отношений. 2665

14 декабря 2018

Правила работы с иностранцами периодически меняются. Как же правильно составить трудовой договор с иностранным работником? 5515

13 декабря 2018

Прием иностранцев — процедура непростая. Действия кадровика будут зависеть от статуса иностранца и информации в его разрешительных документах. Частая ситуация — прием на работу иностранца с патентом. 3895

Приказ об увольнении по собственному желанию относится к обязательному документу, заполняемому работодателем. Как его составить, какую форму использовать, об этом расскажут эксперты. В статье вы найдете образец приказа, расчетчик даты ухода по инициативе работника. 19897

12 декабря 2018

Прием на работу иностранца вызывает много трудностей даже у опытных специалистов. В этом вопросе недостаточно знать Трудовой кодекс РФ, нужно свести воедино нормы нескольких федеральных законов. Воспользуйтесь пошаговой инструкцией оформления иностранцев на работу. Эксперт ответил на 3 актуальных вопроса о приеме на работу иностранных граждан. 1634

Все, что необходимо знать кадровику про уведомление о заключении трудового договора с иностранцем: куда сдавать, как правильно заполнять и отправлять, сколько дней отводится на оформление. 486

Как уволить сотрудника, который не планирует уходить из компании? Как правильно сформулировать причину увольнения, ссылаясь на нормы ТК, чтобы не проиграть суд? Ответы, подсказки и образцы документов вы найдете в статье. 2177

11 декабря 2018

Увольнение по инициативе работника — одна из наиболее частых кадровых процедур. Расскажем, как ее корректно оформить, каких правил придерживаться и где взять образцы обязательных документов. 61829

9 декабря 2018

Ученический договор бывает двух видов — на переобучение и профессиональное обучение. Узнайте, как заключить выгодный ученический договор и скачайте бесплатные образцы договоров. 56236

8 декабря 2018

Чтобы избежать переквалификации гражданско-правовых отношений в трудовые и не платить штрафы за неправильное оформление, нужно знать, что такое договор ГПХ. Эксперты расскажут, о важных сроках и обязательных документах. 5766

Расскажем, в каких случаях заключают гражданско-правовой договор и можно ли рассматривать его как альтернативу трудовому. Скачайте все необходимые образцы договора ГПХ. 6371

7 декабря 2018

В момент заключения и расторжения договора ГПХ кадровики часто допускают ошибки. Расскажем, как прекратить гражданско-правовой договор с исполнителем без негативных правовых последствий. 271

6 декабря 2018

Эксперты расскажут, как правильно оформить документ, какой образец срочного трудового договора использовать, приведут пример трудового договора с определенным периодом действия. В статье вы найдете несколько идеальных формулировок для срочного трудового договора, рекомендованных Рострудом. 10222

www.kdelo.ru

Агентство Кадровик - Новости

10 апреля 2018 года вступает в силу Приказ Минздрава России от 28.11.2017 N 953н «О внесении изменений в Порядок выдачи листков нетрудоспособности, утвержденный приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 29 июня 2011 г. N 624н» (зарегистрирован в Минюсте России 28 марта 2018 г. N 50556, опубликован на официальном интернет-портале правовой информации 30.03.2018).

Установлено, что листок нетрудоспособности будет выдаваться также иностранным гражданам и лицам без гражданства, временно пребывающим в Российской Федерации (за исключением высококвалифицированных специалистов в соответствии с Федеральным законом от 25 июля 2002 г. N 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации»).

Но основные изменения касаются порядка выдачи больничного по уходу за ребенком.

Листок нетрудоспособности будет выдаваться по уходу за больным ребенком в возрасте до 7 лет - за весь период лечения ребенка в амбулаторных условиях или совместного пребывания с ребенком в медицинской организации при оказании ему медицинской помощи в стационарных условиях. То есть ограничение по количеству дней болезни такого ребенка отменяется.

При уходе за ребенком-инвалидом листок нетрудоспособности тоже будет выдаваться за весь период лечения ребенка в амбулаторных условиях или совместного пребывания с ребенком в медицинской организации при оказании ему медицинской помощи в стационарных условиях. И уходить на больничные в таких случаях можно до 18-летия ребенка-инвалида (вместо нынешних 15 лет).

Также на три года (с 15 до 18 лет ребенка) увеличен период получения больничных при уходе за детьми, инфицированными вирусом иммунодефицита человека, при их болезни, связанной с поствакцинальным осложнением, онкологией.

 

Источник: https://www.kadrovik-praktik.ru

 

www.unitnn.ru

Кадровое делопроизводство ведет секретарь-референт

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2011, N 8

КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ВЕДЕТ СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ

Руководитель небольшой фирмы, не имеющей в своем штате менеджера по кадрам, может возложить обязанность ведения кадрового документооборота на плечи секретаря. Если отнестись к этому безответственно, то можно в результате получить штрафы и судебные иски. Но можно и подойти к организации деятельности секретаря с умом и сделать процесс безболезненным для обеих сторон.

В России с развитием рыночной экономики и поддержкой малого предпринимательства появилось большое количество мелких фирм и индивидуальных предпринимателей. Но, увы, как показывает статистика, далеко не каждый руководитель небольшой частной фирмы, численный состав персонала которой едва дотягивает хотя бы до 20 сотрудников, считает обязательным заниматься кадровым делопроизводством. В то же время обязательность документирования информации закреплена Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (ред. от 06.04.2011), а касательно кадрового документоведения - рядом соответствующих статей Трудового кодекса РФ.

Но задачей этой статьи не является агитация работодателей "бросить все насущные дела и бежать оформлять документы по личному составу". Оставим это на совести руководителей данных организаций и не будем "отнимать хлеб" у органов государственного надзора и контроля за соблюдением трудового законодательства.

Наша статья призвана помочь работодателям, желающим войти в число законопослушных и честных по отношению к своим сотрудникам компаний, но чей небольшой бюджет не позволяет расширять штат персонала должностью специалиста по кадрам и уж тем более отделом по работе с персоналом.

Зачастую в таких фирмах обязанности по ведению кадрового делопроизводства делят между собой руководитель организации и главный бухгалтер. Для таких организаций целесообразным будет делегировать ряд функций, связанных с ведением кадровой документации и кадрового учета офис-менеджеру или секретарю-референту, в зависимости от названия должности по штатному расписанию. Естественно и обязательно - внести перечень этих функций в должностную инструкцию данного работника или, на худой конец, в трудовой договор в раздел "Обязанности работника". Например, в списке должностных обязанностей можно внести такую запись:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ... │

│ n) Вести кадровое делопроизводство: │

│ 1) оформлять приказы по личному составу; │

│ 2) вести личные дела работников; │

│ 3) вести трудовые книжки работников; │

│ 4) оформлять трудовые договоры и изменения к ним; │

│ 5) вести табель учета рабочего времени; │

│ 6) выдавать справки о трудовом стаже и заработной плате │

│ и т. д. │

│ ... │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Следует отметить, что контролем за соблюдением требований охраны труда, согласно ст. 217 ТК РФ, должен заниматься либо сам работодатель - индивидуальный предприниматель (лично), либо организация или специалист, оказывающие услуги в области охраны труда, привлекаемые работодателем по гражданско-правовому договору, либо служба охраны труда, либо специалист по охране труда или иной уполномоченный работодателем работник, с обязательным наличием соответствующей подготовки или опыта работы в этой области.

Но прежде чем вносить изменения в трудовой договор или в должностную инструкцию секретаря-референта, необходимо издать приказ за подписью руководителя организации о передаче полномочий по ведению кадрового документооборота секретарю-референту с полным перечнем передаваемых обязанностей.

Итак, вы юридически закрепили за своим секретарем-референтом обязанности ведения кадрового делопроизводства. Что же дальше? С чего должен начать их выполнение сам секретарь?

Цитируя ТК РФ: ст. 217 "Служба охраны труда в организации"

Акт о передаче-приеме дел

Даже если организация существует всего несколько дней - это значит, что в ней уже есть и ведется документация по личному составу (приказы по личному составу, трудовые книжки работников, трудовые договоры и т. д.). Вопрос только: как именно ведется и что именно есть из кадровых документов? Поскольку обязанности по кадровому делопроизводству до передачи их секретарю-референту выполнялись другими сотрудниками, то необходимо составить акт о передаче-приеме дел. Основанием для его составления являются распорядительные документы о причинах передачи-приема дел. Акт составляется комиссией, состав которой утверждается приказом руководителя организации [1, с. 438].

В тексте акта описываются проделанная работа и ее результаты в виде перечня конкретных пунктов. Если заинтересованных сторон несколько, то и экземпляров акта должно быть несколько. Если есть дополнения к акту, то они выполняются в виде приложения.

Закрываем бреши

Как видно из рис. 1, при передаче-приеме дел был установлен ряд недочетов. В связи с этим секретарю-референту следует в кратчайшие сроки выяснить причину отсутствия документов и убрать эти недочеты.

Образец акта о приеме-передаче дел

ООО "Витаин"

---------------------------------------------------------------------------

наименование организации

Акт

02.03.2011 5

---------- N ---

о приеме-передаче дел

Составлен комиссией:

Председатель: Генеральный директор Аванесян А. С.

Коммерческий директор Зорин К. Р.

Члены комиссии: ---------------------------------------

Главный бухгалтер Алексеева Н. Н.

---------------------------------------

Секретарь-референт Суворова Е. П.

---------------------------------------

Должности, фамилии, инициалы работников

Алексеева Н. Н. передала, а Суворова Е. П. приняла

составили акт о том, что -------------------------------------------------

фамилия, имя, отчество

дела по ведению кадрового документооборота.

---------------------------------------------------------------------------

При передаче-приеме дел установлено (указать несоответствие описи,

отсутствие документов, записей и т. д.):

1. В личном деле инженера Комарова О. Я. нет копии документа об образовании.

---------------------------------------------------------------------------

2. Отсутствует трудовая книжка уборщицы Мироновой Г. П.

---------------------------------------------------------------------------

Приняты (перечень личных дел):

1. Личные дела сотрудников ООО "Витаин" согласно прилагаемому перечню -

---------------------------------------------------------------------------

9 шт.

---------------------------------------------------------------------------

2. Трудовые книжки сотрудников ООО "Витаин" согласно прилагаемому перечню -

---------------------------------------------------------------------------

9 шт.

---------------------------------------------------------------------------

Составлен в 1 экз.

Приложение: 1. Перечень дел работников ООО "Витаин" на 1 л.

2. Перечень трудовых книжек работников ООО "Витаин" на 1 л.

Алексеева Н. Н. Алексеева

Дела передал(а) ----------------- -------------------

подпись расшифровка подписи

Суворова Е. П. Суворова

Дела принял(а) ----------------- -------------------

подпись расшифровка подписи

Аванесян А. С. Аванесян

Председатель комиссии ----------------- -------------------

подпись расшифровка подписи

Зорин К. Р. Зорин

Члены комиссии ----------------- -------------------

подпись расшифровка подписи

Рис. 1

Ко всему прочему необходимо знать, какие кадровые документы должны вестись в организации в обязательном порядке (табл. 1), и при их отсутствии следует заняться их оформлением.

Таблица 1

Перечень кадровых документов, обязательный для ведения

в организациях всех форм собственности [2]

Наименование
документа

Комментарии

Ссылка на
нормативный акт и
номер
унифицированной
формы в Альбоме
унифицированных
форм первичной
учетной
документации по
учету труда и его
оплаты

Срок хранения,
согласно Перечню
типовых
документов,
образующихся в
деятельности
организации, с
указанием сроков
хранения

Трудовые книжки

На всех
сотрудников (за
исключением
совместителей)

Трудовой кодекс
РФ, ст. 66

Хранятся до
востребования,
согласно п. 664
Перечня.
Невостребованные -
75 л.

Трудовые договоры

Со всеми
сотрудниками
организации
(включая
совместителей,
временных
работников и т. д.)

Трудовой кодекс
РФ, ст. 68

Со сроком хранения
75 лет (ЭПК <1>),
согласно п. 657
Перечня

Штатное
расписание

Утверждается
приказом по
основной
деятельности.
Изменения вносятся
также при помощи
таких приказов

Унифицированная
форма Т-3

С постоянным
сроком хранения,
согласно п. 71
Перечня

Приказы по
личному составу
(прием, перевод,
увольнение,
долгосрочные
российские и
зарубежные
командировки)

1. Трудовой
кодекс РФ,
ст. ст. 68, 62.
2.
Унифицированные
формы Т-1, Т-1а,
Т-5, Т-5а, Т-8,
Т-8а

Со сроком хранения
75 лет (ЭПК),
согласно п. 19 (2)
Перечня

Заявления
сотрудников
(прием, перевод,
увольнение),
включаемые в
состав личных дел

Оформляются в
случаях,
предусмотренных
трудовым
законодательством
для
документирования
инициативы или
просьбы работника

Трудовой кодекс
РФ, ст. ст. 80,
128, 127, 122

С постоянным
сроком хранения -
для руководителей
организации,
согласно п. 656
Перечня.
Со сроком хранения
75 лет (ЭПК) - для
остальных
работников,
согласно п. 656
Перечня

Правила
внутреннего
трудового
распорядка

Могут быть
оформлены как
приложение к
коллективному
договору, ТК РФ,
ст. 190.
Содержание правил
определено ст. 189
ТК РФ

Трудовой кодекс
РФ, ст. 189

С постоянным
сроком хранения,
согласно п. 27
Перечня

Положение
(инструкция) или
другие формы
оформления работы
с персональными
данными
сотрудников

ТК РФ не
устанавливает
четкую форму
оформления данных
документов, это
может быть приказ,
расписки,
положение,
инструкции,
соглашение и др.

Трудовой кодекс
РФ, п. 8 ст. 86

С постоянным
сроком хранения,
согласно п. 655
Перечня

График отпусков

Утверждается
работодателем не
позднее чем за две
недели до
наступления
следующего
календарного года

1. ТК РФ,
ст. 123.
2.
Унифицированная
форма Т-7

Со сроком хранения
1 год, согласно
п. 693 Перечня

Приказы по
отпускам

Должны быть
оформлены не
позднее 3 дней до
начала отпуска,
для того чтобы
работодатель мог
соблюсти
требования ст. 135
ТК РФ об оплате
отпускных

Унифицированные
формы Т-6, Т-6а

Со сроком хранения
5 лет, согласно
п. 19 (2) Перечня

Личные карточки
Т-2

На всех
сотрудников
организации,
включая временных
работников.
Заполняются не
позднее первого
дня работы

1. Постановление
Правительства РФ
от 16.04.2003
N 225 "О трудовых
книжках" (ред. от
19.05.2008;
далее -
Постановление
N 225), п. 12.
2.
Унифицированная
форма Т-2

Со сроком хранения
75 лет (ЭПК),
согласно п. 658
Перечня

Табель учета
рабочего времени

Определяется
требованием
трудового
законодательства
вести точный учет
фактически
отработанного
времени каждым
сотрудником

1. ТК РФ,
ст. ст. 91 и 99.
Унифицированные
формы Т-13, Т-12

Со сроком хранения
5 лет, согласно
п. 586 Перечня

Положение об
оплате труда и
премировании
работников

Точное
наименование
документа в
законодательных и
нормативных актах
не установлено

ТК РФ,
ст. ст. 135, 144

С постоянным
сроком хранения,
согласно п. 411
Перечня

Приказ о
направлении
работника в
командировку

Унифицированные
формы Т-9, Т-9а

Со сроком хранения
75 лет (ЭПК) - для
длительных
внутрироссийских и
зарубежных
командировок,
командировок для
работников с
тяжелыми, вредными
и опасными
условиями труда,
согласно п. 19 (2)
Перечня.
Со сроком хранения
5 лет - для
краткосрочных
внутрироссийских и
зарубежных
командировок,
согласно п. 19 (2)
Перечня

Командировочные
удостоверения

Унифицированная
форма Т-10

Со сроком хранения
5 лет, согласно
п. 668 Перечня

Инструкция по
охране труда

Порядок обучения
по охране труда и
проверки знаний
требований охраны
труда работников
организаций
(Постановление
Минтруда и
социального
развития РФ от
13.01.2003 N 1,
п. 2.1.3)

С постоянным
сроком хранения,
согласно п. 27
Перечня

--------------------------------

<1> ЭПК - экспертно-проверочная комиссия. Отметка "ЭПК" в Перечне означает, что часть документов могут быть отнесены к сроку хранения "постоянно".

Сроки хранения определяются в соответствии с Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утв. Главархивом СССР 15.08.1988 (ред. от 31.07.2007), либо с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558. Раздел 7 Перечня 2010 г. включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда.

Среди рекомендуемых локальных нормативных актов, которые нужны в организации деятельности по управлению персоналом, следует назвать положение о персонале.

Перечень основной информации, необходимой для ведения и оформления кадровых документов из табл. 1, представлен в табл. 2.

Таблица 2

Основные нюансы оформления и ведения кадровых документов

Наименование документа

Комментарии

Трудовые книжки

Ведение трудовых книжек регламентируется Правилами
ведения и хранения трудовых книжек, изготовления
бланков трудовой книжки и обеспечения ими
работодателей (утв. Постановлением N 225).
Заполнение трудовых книжек осуществляется согласно
Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв.
Постановлением Правительства РФ от 10.10.2003
N 69)

Трудовые договоры

Согласно ст. 67 ТК РФ:
- трудовой договор на нового сотрудника
оформляется в письменной форме не позднее
3 рабочих дней со дня фактического допущения
работника к работе;
- трудовой договор составляется в 2 экз., каждый
из которых подписывается сторонами: один экземпляр
передается работнику, другой - хранится у
работодателя.
Трудовые договоры желательно хранить в отдельной
папке

Штатное расписание

Утверждается приказом (распоряжением) по основной
деятельности руководителя организации или
уполномоченного им лица. Аналогичным образом
вносятся изменения в штатное расписание

Приказы по личному
составу (прием,
перевод, увольнение,
долгосрочные
российские и
зарубежные
командировки)

Порядок нумерации приказов по личному составу не
регламентирован.
Нумеруются и хранятся отдельно от приказов по
основной деятельности.
Копии приказов или выписки по ним подшиваются в
личные дела сотрудников

Заявления сотрудников
об увольнении по
собственной
инициативе, отпуске

Подшиваются в личные дела сотрудников

Правила внутреннего
трудового распорядка

Текст документа должен быть доступен каждому
сотруднику организации (вывешивается в организации
на видном месте).
Каждого принимаемого на работу в организацию
сотрудника необходимо ознакомить с правилами
внутреннего трудового распорядка под роспись.
Организация может самостоятельно определить
содержание правил, но с учетом всех обязательных
разделов и положений, указанных в ст. 189 ТК РФ

Положение (инструкция)
или другие формы
оформления работы с
персональными данными
сотрудников

При составлении данного документа работодателю
необходимо соблюсти следующие требования [2,
с. 95]:
1. Документов должно быть как минимум два (на
основании точной формулировки п. 8 ст. 86 ТК РФ,
где указано множественное число слова "документ").
2. Под каждым документом сотрудники, допущенные к
работе с персональными данными сотрудников, должны
поставить собственноручную подпись

График отпусков

Чтобы избежать конфликтов по принудительному
отправлению в отпуск и уменьшить кадровый
документооборот, целесообразнее привлекать самих
сотрудников к разработке проекта графика отпусков
и согласовывать его с ними.
При заполнении графика лучше отдать предпочтение
указанию точной даты отпуска, поскольку в этом
случае при его предоставлении уже не потребуется
написание заявления об отпуске, т. к. он будет
предоставлен "автоматически" по графику путем
издания приказа

Приказы по отпускам

Наличие оформленного и подписанного с обеих сторон
приказа об отпуске нивелирует возможность
возникновения спорных и щекотливых ситуаций между
работодателем и работником.
Копии приказов по отпускам или выписки по ним
подшиваются в личные дела сотрудников

Личные карточки Т-2

Кроме Инструкции Госкомстата России по применению
и заполнению форм первичной учетной документации
по учету труда и его оплаты, других правил по
заполнению личных карточек нет. Поэтому
заполняющий должен по-своему решать сложные
вопросы по их заполнению

Табель учета рабочего
времени

При ведении табеля учета рабочего времени
необходимо руководствоваться следующими правилами
[2, с. 153]:
1. Учет явок на работу и ухода с нее ведется по
организации в целом или отдельно по структурным
подразделениям.
2. Включение в табель и исключение из него
работников производятся на основании первичных
документов по учету кадров (приказов о приеме на
работу, трудовых договоров).
3. Каждому работнику присваивается табельный
номер, который проставляется во всех документах по
учету труда и заработной платы и сохраняется за
работником при любых перемещениях внутри
организации

Положение об оплате
труда (о премировании,
о надбавках, о
вознаграждении за год)

Разрабатывается, чтобы избежать конфликты по
вопросу справедливости оплаты труда и упорядочить
работу с дополнительными выплатами

Приказ о направлении
работника в
командировку

Составляя приказ о направлении работника в
командировку, необходимо помнить, что в
унифицированной форме подлежат заполнению все
строки, графы и столбцы. Забыв указать сведения в
приказе, можно лишить возможности юристов и
бухгалтеров организации доказать, что поездка
действительно являлась служебной командировкой, а
следовательно, обосновать правильность исчисления
отдельных налогов [1, с. 200]

Инструкция по охране
труда

Текст документа должен быть доступен каждому
сотруднику организации (вывешивается в организации
на видном месте).
Каждого принимаемого на работу в организацию
сотрудника необходимо ознакомить с инструкцией по
охране труда под роспись

Для установления системы и порядка работы с документами, а также для защиты интересов работодателя в судебных спорах все существующие в компании документы должны быть письменно зарегистрированы.

Система регистрации кадровой документации

Количество журналов (книг учета), которые необходимо вести внутри компании, напрямую зависит от особенностей ее деятельности. Ниже представлен список журналов, которые должны существовать в любой организации независимо от сферы ее деятельности и ее размеров и внутренний вид которых регламентирован нормативными актами (табл. 3) либо внутренний вид которых не регламентирован нормативными актами (табл. 4).

Таблица 3

Журналы, обязательные для оформления и ведения

в кадровых службах организаций, внутренний вид которых

регламентирован нормативными актами [2]

Наименование
журнала

Комментарии

Ссылка на нормативный акт и срок
хранения, согласно Перечню типовых
документов, образующихся в
деятельности организации,
с указанием сроков хранения

Книга учета
движения
трудовых
книжек и
вкладышей к
ним

Должны быть
пронумерованы,
прошнурованы и
скреплены подписью
руководителя
предприятия и сургучной
печатью

1. Трудовой кодекс РФ, ст. 66.
2. Постановление Министерства труда
и социального развития РФ от
10.10.2003 N 69 "Об утверждении
Инструкции по заполнению трудовых
книжек"; далее - Инструкция по
заполнению трудовых книжек
(определяет разлиновку (внутренний
вид) данного журнала).
3. Со сроком хранения 75 лет,
согласно п. 695 Перечня

Журнал учета
мероприятий
по контролю

Должен быть прошит,
пронумерован и
удостоверен печатью
юридического лица

1. Федеральный закон от 26.12.2008
N 294-ФЗ "О защите прав юридических
лиц и индивидуальных
предпринимателей при проведении
государственного контроля (надзора)
и муниципального контроля" (ред. от
21.04.2011), п. 9 ст. 16.
2. Со сроком хранения 5 лет,
п. п. 176, 177 Перечня

Таблица 4

Журналы, обязательные для оформления и ведения

в кадровых службах организаций, внутренний вид которых

не регламентирован нормативными актами [2]

Наименование журнала

Ссылка на нормативный акт и срок хранения,
согласно Перечню типовых документов,
образующихся в деятельности организации, с
указанием сроков хранения

Книга учета трудовых
договоров, изменений и
дополнений к ним

Со сроком хранения 75 лет, согласно п. 695
Перечня

Журнал учета приказов по
личному составу

Со сроком хранения 75 лет, согласно п. 258
Перечня

Журнал учета документов по
основной деятельности
организации

С постоянным сроком хранения, согласно п. 258
Перечня

Журнал учета отпусков

Со сроком хранения 3 года, согласно п. 695
Перечня

Журнал учета
военнообязанных и лиц,
подлежащих призыву

1. Федеральный закон от 28.03.1998 N 53-ФЗ "О
воинской обязанности и военной службе" (ред.
от 28.12.2010), ст. 8;
Постановление Правительства РФ от 27.11.2006
N 719 "Об утверждении Положения о воинском
учете".
2. Со сроком хранения 3 года (после
увольнения), согласно п. 695 Перечня

Журналы учета прибытия/
выбытия при командировании
сотрудников

Со сроком хранения 5 лет, согласно п. 695
Перечня.
Со сроком хранения 10 лет - для зарубежных
командировок, согласно п. 695 Перечня

Журнал ознакомления с
инструкцией (прохождения
инструктажа) по охране
труда

Со сроком хранения 10 лет, согласно п. 626
Перечня

Для того чтобы журналы (книги) учета выполняли не только функцию регистрации документов, но и могли служить доказательством в случае конфликта того, что документ действительно был создан в определенный период времени и не мог быть вписан позднее, рекомендуется соблюдать следующие правила оформления данных журналов:

1. Должны иметь твердую обложку (для соблюдения срока хранения).

2. Должны иметь клеевой переплет (для доказательства невозможности или затруднительности удаления листа либо добавления листа в существующий журнал).

3. Все страницы должны быть пронумерованы от начала до конца.

4. Журнал должен быть прошит.

5. Должен содержать заверительную запись, которая состоит из указания названия журнала, количества прошитых, пронумерованных страниц (цифрами и прописью), должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации и даты оформления журнала.

6. Должен быть удостоверен печатью юридического лица и подписью руководителя организации (за исключением первых двух книг учета трудовых книжек (табл. 3), которые должны быть удостоверены сургучной печатью, согласно Постановлению N 225, п. 41).

В данной статье мы показали только лишь начальный этап организации работы секретаря-референта в части ведения кадрового делопроизводства, поскольку начинать любое дело всегда сложно и непонятно, за что следует браться прежде всего.

Библиографический список

1. Труханович Л. В., Щур Д. Л. Справочник по кадровому делопроизводству. 5-е изд., перераб. М.: Дело и Сервис, 2007.

2. Митрофанова В. В. Оформляем кадровые документы: настольная книга практика. М.: Альфа-Пресс, 2006.

Л. Кондратьева

Секретарь-референт

ООО "Станкопласт Холдинг"

Москва

Подписано в печать

08.07.2011

hr-portal.ru