Приказ об электронном документообороте — Контур.Диадок — СКБ Контур

У представителей организаций, которые пока не перешли на электронный документооборот, могут возникать вопросы, как максимально быстро перевести компанию на ЭДО, регламентировать этот процесс и какими правовыми актами обеспечить. 

Переход на ЭДО проходит в несколько этапов.

1. Оценка текущей ситуации. Сначала понадобится определить, что изменить в привычном процессе работы с документами, чтобы перейти на ЭДО.
2. Подготовка к переходу на ЭДО. В компании создают план по внедрению, расписывают ожидания и требования к системе. 
3. Создание регламента работы с ЭДО. Здесь понадобится оформить внутренние документы для перехода: приказ о внедрении электронного документооборота и соответствующее положение.
4. Инструктаж. Персонал компании необходимо подготовить к новому формату обмена документами. Можно разработать инструкции и сценарии работы, а также провести обучение сотрудников, вовлеченных в документооборот.   
5. Внедрение ЭДО. После того как документы оформлены, процессы настроены и сотрудники обучены, можно приступать к переходу на цифровой формат работы. 

Разберем подробнее, какие внутренние документы следует подготовить:

• приказ о внедрении системы электронного документооборота;
• положение о переходе на электронный документооборот;
• базу знаний с инструкциями и сценариями работы для обучения.

Все перечисленное нужно, чтобы система ЭДО начала функционировать в организации на законных основаниях.

Начните работать с электронными документами в Контур.Диадоке

Подключиться

Приказ о переходе на электронный документооборот

Чтобы организация начала использовать ЭДО официально, понадобится выпустить приказ о переходе на электронный документооборот.

Его оформляют от непосредственного руководителя и доводят до сведения всех подчиненных. 

Четкого образца приказа о переходе на электронный документооборот нет, документ составляют произвольно, но он должен содержать следующую информацию: 

• дата перехода компании на ЭДО; 
• нормативные документы, помогающие сотрудникам ориентироваться в новых процессах: регламенты работы, инструкции и т. д.;
• список людей, которые будут использовать систему электронного документооборота и отвечать за нее;
• способ и длительность обучения представителей организации. 

Пример приказа о внедрении ЭДО можно найти в интернете и адаптировать его под свою компанию. 

Положение о переходе на электронный документооборот

Положение о переходе на ЭДО потребуется, чтобы собрать вместе акты, регламентирующие переход организации на новый формат работы. 

Документ создается на непосредственного руководителя организации. В него должна входить следующая информация: 

• дата начала действия положения;
• информация об операторе и функциональных возможностях системы ЭДО, на которую переходит организация;
• регламент ввода документов, правила работы, ответственные лица, конфиденциальность;
• ссылки на нормативные акты: № 63-ФЗ, № 149-ФЗ, № 402-ФЗ и т. д.

Устоявшейся формы документа нет, образцы и примеры можно найти в интернете. 

Работа с первичными документами

Отдельно регламентируются первичные учетные документы. Для перевода их в электронный вид понадобится вписать это в учетную политику организации:

• указать возможность работы с электронными документами;
• зафиксировать правила работы с системой ЭДО, в том числе способы хранения и обмена;
• установить перечень электронных документов;
• указать ответственных за подписание документов коллег.

Переходите на ЭДО, настраивайте ваши бизнес-процессы в Контур.Диадоке

Подключиться

Вопрос-ответ

Нужно ли выпускать отдельный приказ для кадрового электронного документооборота

После перехода на кадровый ЭДО работа с документами ускоряется: сотрудники получают их в электронном виде и подписывают своей электронной подписью в системе ЭДО. Не придется приходить в отдел кадров или отправлять туда распечатанные документы.

Внедрение кадрового ЭДО также регламентируется рядом документов: приказ и положение об электронном документообороте, регламент использования электронной подписи, изменения в локальные нормативные акты, соглашение с сотрудниками. Оформить данные документы можно по аналогии с приказом и положением, выпущенным при переходе на ЭДО с контрагентами.  

Что еще нужно оформить для обмена документами по ЭДО между организациями

Чтобы обмениваться документами с контрагентами, организации подписывают соглашение об обмене электронными документами между юрлицами. Там указывают все особенности взаимодействия. 

Установленного образца документа нет. Обычно указывают реквизиты, предмет соглашения, условия взаимодействия, формат документов, порядок работы с файлами, обязательства сторон.

Обменивайтесь документами онлайн с контрагентами в Контур.Диадоке

Подключиться

Электронный документооборот в организации | Делопроизводство

Зачем организации переходить на электронный документооборот? Ведь не только потому, что это модно. К тому же это может оказаться довольно затратным делом, а как скоро окупиться? Как понять, что необходимость изменений в ведении делопроизводства настала? Статья написана с целью ответа на все эти вопросы, оценки преимуществ и недостатков для делопроизводителя, а также работающих с документами исполнителей. И давайте посмотрим, что принесет для организации в целом переход на электронный документооборот.

Впечатления привожу с точки зрения делопроизводителя от использования системы электронного документооборота (СЭД) со значительным объемом документооборота в крупной организации, где я непосредственно тружусь. Не буду приводить название СЭД, чтобы не агитировать в чью-либо пользу, я не занимаюсь распространением этих систем. Если вы пришли к выводу о необходимости перехода на электронный документооборот, то только вам решать какая система подходит вашей компании. Я только стремлюсь предоставить информацию к размышлению.

Негативные стороны ведения электронного документооборота

Первое что приходит в голову – очень, очень муторно закрывать регистрационные карточки документов работающим с ними исполнителям, учитывая, что на каждый документ создается отдельная карточка. Причем правильно закрывать (в срок, с отметкой об исполнении и т.д.). Без этого теряется эффект от использования электронного документооборота.

Система не редко зависает или работает не достаточно быстро (сидишь и смотришь на «зависший» экран), иногда что-то может «слететь» (срочно зовем администратора, значит, какое-то время потеряно).

И избавиться от этого не удается в течение всего времени (несколько лет уже) применения электронного документооборота. К тому же постоянно идут какие-то доработки используемого программного продукта. Денежные затраты на его покупку были не такие уж маленькие, в процессе эксплуатации системы тоже появляются дополнительные затраты.

Новые люди в организации не в состоянии сразу полноценно ринуться в круговорот работы – сначала обучение принципам электронного документооборота с использованием установленной системы. Имеется в виду, что приходится обучать не только делопроизводителя, а вообще всех вновь принятых и имеющих доступ в организации сотрудников к компьютеру. Здесь еще следует учитывать сопротивление людей нововведениям.

Тем не менее, несмотря на все отрицательные стороны, сейчас представить себе работу в офисе без системы электронного документооборота просто немыслимо.

Преимущества электронного документооборота

Посмотрим, что же такого полезного привнес электронный документооборот на примере нашей организации.

Обеспечен эффективный поиск нужного документа в любой момент времени, когда включен компьютер в офисе (всегда в рабочее время, ну или почти всегда). Значит, эффективно налажена оперативная работа с документами – исполнение, контроль, анализ и т.д.

Прозрачность работы с документами и эффективный контроль исполнительской дисциплины – как сотрудник, так и руководство может в любой момент узнать, сколько и какие именно документы находятся на исполнении у каждого конкретного специалиста, а также просрочен ли срок выполнения поручения (в том числе с помощью формирования различных отчетов и журналов). В результате исполнительская дисциплина явно улучшилась.
 

 
За счет автоматизации работ резко сократилось время взаимодействия сотрудников на бестолковые разъяснения что, кому и когда сделать, затем на повторное согласование этих действий (сейчас поручения в электронном виде), а также произошло ускорение движения информационного потока за счет автоматизации процессов регистрации, наложения резолюции, направления на ознакомление, согласование документов, анализа деятельности по отдельным направлениями и т.

п. Вывод – однозначно повысилась эффективность деятельности, как отдельного сотрудника, так и организации в целом.

Уменьшились затраты организации на хранение документов за счет их сокращения на бумажных носителях. А вот бумаги расходуется все-таки не намного меньше. В наши дни приходится отправлять адресатам в основном документы на бумажных носителях (электронный документооборот и массовое использование ЭЦП еще только впереди).

Думаю, что даже перечисленных преимуществ достаточно, чтобы, по крайней мере, задуматься о возможности перехода на электронный документооборот. Чтобы грамотно выбрать подходящую систему электронного документооборота именно под ваши индивидуальные потребности необходимо знать об основных параметрах выбора СЭД. Продолжение темы последует.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 10 комментариев

Отказ от ЭДО — Диадок

Можно ли отказать контрагенту, который хочет перейти на ЭДО

Организации внедряют электронный документооборот для долгого применения в будущем. Конечно, они заинтересованы в том, чтобы как больше партнеров и клиентов также перешли на цифру. Ведь только в этом случае удастся выстроить удобный и выгодный обмен электронными документами.

Нередко руководители компаний заранее анализируют количество своих контрагентов, подключенных к ЭДО. При этом процесс присоединения продолжается и позже — с помощью писем-приглашений. Получатель такого сообщения может согласиться на предложение, но решение отказаться тоже правомерно.

Согласие обеих сторон на ЭДО и их свобода в этом решении оговариваются в законе № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и Гражданском кодексе России.

Основные причины отказа от электронного документооборота

Объясняя отказ от электронного документооборота, руководители компаний называют схожий перечень причин. Большинство построено на непроверенных фактах и заблуждениях, из-за чего реальная картина процесса перехода на ЭДО серьезно искажается.

Итак, перечислим самые частые причины отказа от ЭДО:

• Документы в электронном виде небезопасны: будет сложно гарантировать сохранность и конфиденциальность данных.

Напротив, при ЭДО контрагентам не страшны махинации и манипуляции. Все документы и действия с ними отражаются в единой системе ЭДО, в процессе не задействованы посторонние, а электронная подпись гарантирует, что в файл не вносились изменения после подписания. Требования предъявляются и к архивам. К примеру, в системе ЭДО Контур.Диадок копии файлов хранятся на разных серверах. Даже сбой на одном из них не затронет сохранность документа.

• Электронный документооборот нужен только большим компаниям.

Эффект от цифровизации виден и в небольших организациях, поскольку из административных расходов сразу «выпадают» затраты на бумагу, печать, курьерские и почтовые услуги. Сотрудники смогут быстрее обрабатывать данные и получат больше свободного времени на другие задачи.

• Возрастут налоговые риски, возникнут сложности во взаимодействии с контролирующими госорганами.

Государственные структуры все активнее переходят на цифру и реже принимают документы на бумажном носителе. Причем ФНС в этом вопросе — передовое ведомство: налоговая давно внедрила возможность, а в ряде случаев и обязанность сдачи электронной отчетности. Точно так же ПФР, ФСС, Росстат, суды, другие органы готовы принимать многие документы, завизированные квалифицированной электронной подписью.

Благодаря ЭДО сокращаются расхождения с контрагентами, а значит, станет меньше налоговых проверок. Представлять документы по требованию налоговой тоже будет проще — в Диадоке можно быстро найти и выгрузить нужные файлы.

• Переход на ЭДО будет долгим и болезненным.

Действительно, на крупных предприятиях внедрение электронного делопроизводства может занять несколько месяцев. Особенно в том случае, если ЭДО подключается через сложную интеграцию с учетной системой. Но есть и другие варианты — веб-версия Диадока или модуль для 1С. Веб-версию не нужно устанавливать,  достаточно просто открыть в браузере, а пользоваться ей можно бесплатно, без какой-либо абонентской платы. Готовый модуль Диадока для 1С вы сможете скачать и самостоятельно настроить всего за 15 минут. Интерфейс в этих решениях интуитивно понятный, сотрудникам не потребуется много времени на знакомство с сервисом.  

• Слишком мало контрагентов перешли на обмен электронными документами.

Для начала это утверждение стоит проверить — в этом поможет, например, специальный сервис Диадока. В нем можно узнать, кто из контрагентов уже в Диадоке, — для этого введите название компании или ИНН. Если нужный поставщик или клиент окажется не в списке, ему можно направить приглашение в сервисе. 

Стоит отметить, что в период ограничений из-за пандемии все больше компаний начали переходить на электронный документооборот. Это помогло им быстро перестроить бизнес-процессы и уйти на удаленку без прекращения работы с документами. Системы ЭДО обеспечивают доступ к файлам с любого устройства.

Эксперты Диадока помогут с привлечением контрагентов: расскажут, как подобрать эффективный способ рассылки приглашений к электронному документообороту, поделятся шаблонами писем, новостей и скриптами разговора. Если же партнер уже работает через ЭДО, но использует систему другого оператора, для обмена документами понадобится лишь настройка роуминга. 

При этом подключение к электронному документообороту не обязывает компанию начинать онлайн-обмен документами со всеми контрагентами сразу. Все зависит от конкретного решения, в Диадоке вы можете как пригласить контрагентов к ЭДО, так и отказаться от взаимодействия.

Поможем безболезненно перейти на ЭДО и перевести контрагентов

Оставить заявку

Как оформить отказ от электронного документооборота

Если вы пока не готовы переходить на ЭДО с кем-то из контрагентов, отказать нужно так, чтобы соблюсти деловой этикет и в будущем вернуться к вопросу перехода на ЭДО.

Ответное письмо может быть составлено в свободной форме — никаких регламентов в этом отношении нет. Но для оформления аргументированного и вежливого отказа можно обратиться к правилам составления официальной корреспонденции. Они предполагают следующее:

• Текст должен состоять из трех условных частей: вступления, основного раздела и заключения. В начале письма напишите обращение и заголовок, в основной части сообщите об отказе, а в конце укажите дату и поставьте подпись.
• Стоит придерживаться сдержанного, лаконичного стиля. Сообщать об отказе нужно максимально корректно и грамотно, но конкретно и прямо. При этом необязательно объяснять свою мотивацию, но указание причины будет только плюсом.
• Желательно выразить благодарность за предложение и оказанное внимание, а также дать понять, что вы не против продолжать сотрудничество.
• Оформить письмо с отказом можно как на простом листе бумаги, так и на бланке организации с реквизитами и логотипом. Для придания официального статуса документ может подписать уполномоченный сотрудник. Перед отправкой в адрес организации поставьте на документе номер и дату.

Другая ситуация, если в вашей компании уже налажен ЭДО, но руководитель не планирует настраивать обмен электронными документами с конкретным контрагентом. В этом случае отказать можно как с помощью письма, так и в самой системе ЭДО. К примеру, в Диадоке вы можете просто не принять приглашение от кого-то из партнеров — и продолжить «бумажное» взаимодействие.

Образец письма об отказе от ЭДО

Утвержденной формы письма об отказе от электронного документооборота нет. Однако с приведенными выше рекомендациями можно составить свой вариант. Ориентируйтесь на следующий образец:

Главному бухгалтеру ООО «Компания»

Иванову И.И.

Ответ на предложение о переходе на электронный документооборот

Уважаемый Иван Иванович!

Благодарим за проявленное внимание к нашей компании и приглашение перейти на электронный документооборот в рамках нашего взаимодействия. Мы ознакомились с темой и внимательно изучили ее аспекты, узнали, кто из наших контрагентов пользуется такими системами и почему.

К сожалению, вынужден сообщить, что пока мы не готовы принять данное предложение. Нас устраивает действующий документооборот бумажными версиями документов, и в ближайшее время мы не рассчитываем на изменения в работе нашей компании.

Надеемся на ваше понимание и на то, что это не повлияет на дальнейшее сотрудничество. Мы с радостью продолжим работу в прежнем ключе.

Главный бухгалтер ООО «Фирма»                  ____________________                                Петров П.П.

Что делать в случае отказа контрагента перейти на ЭДО

Если контрагент отказал вам в переходе на электронный документооборот, есть несколько вариантов действий. Первый — не делать ничего и продолжить взаимодействие в привычном бумажном формате. Второй — вовсе отказаться от партнерства с контрагентом, что может быть не лучшим исходом для обеих сторон.

Всегда можно попробовать переубедить партнера, особенно если нет уверенности в том, что он откажется еще раз. Узнайте причину отказа, приведите аргументы и поделитесь своим опытом. Как правило, в компаниях руководствуются причинами:

• Через ЭДО работает мало контрагентов. На сайте Диадока вы можете заранее проверить по ИНН/КПП, кто уже работает в системе или имеет техническую возможность. С учетом результатов этой проверки будет проще принять решение. 
• Приглашать каждого бизнес-партнера к ЭДО индивидуально — это долго. Чтобы сократить время на эту процедуру,  можно сделать массовую рассылку приглашений в Диадоке, составление писем облегчат готовые шаблоны.
• Нужны финансовые вложения. На деле переход на ЭДО не требует больших затрат и лишних средств, тем более что сэкономленное на административных расходах компенсирует ваши вложения.

Еще одним аргументом на чаше весов в пользу ЭДО послужит принятая в конце 2020 года «Концепция электронного документооборота в хозяйственной деятельности». Документ был разработан ФНС совместно с бизнес-сообществом и стал дополнительным доказательством взятого государством курса на цифровизацию.

Основание концепции — сформулированный комплексный подход к регулированию в области ЭДО. Она описывает цели и указывает основные направления развития ЭДО в России. В документ включен план мероприятий, среди которых:

• проработка порядка взаимодействия при обмене электронными документами,
• создание форматов электронных документов, которые использует бизнес,
• развитие информационной системы ФНС и другое.

Реализация концепции, по планам правительства, позволит уже до конца 2024 года перевести в электронную форму 95 % счетов-фактур и 70 % транспортных и товарных накладных. Предполагается, что с 2022 года общее количество электронных документов ежегодно будет расти не менее чем на 20 %.

Развеем мифы, ответим на вопросы и наладим удобный ЭДО

Подключиться

возможности, преимущества, внедрение в компании

• Владимир Андреев
• 1 ноября 2020
• Статьи

Обязательный элемент «цифровой» инфраструктуры современного предприятия или организации — это система документооборота. Работу с внешними и внутренними документами относят к наиболее сложноорганизованному, трудоёмкому и «проблемному» участку деятельности предприятий. Электронные решения дают возможность существенно упростить и оптимизировать её.

 

Использование специализированных систем, в частности внедрение электронного документооборота, актуально как для компаний коммерческого сектора, так и государственных учреждений. Первым они открывают перспективы по повышению прибыльности, отдачи от работы, а для вторых будут эффективным решением задач по оптимизации потоков информации и бумаг, межведомственному взаимодействию и работы с обращениями граждан.

Система электронного документооборота (СЭД) — необходимость, а не опция. Большинство сегодняшних компаний создают офисные бумаги в цифровом виде, но, из-за несовершенства процессов обмена информацией сотрудники вынуждены распечатывать их, передавать в «физическом» виде и терять время и силы на ненужную рутину. Неэффективный формат бывает трудно поменять — для этого необходимо автоматизировать деятельность фирмы комплексно, но результат превысит все ожидания. Грамотно организованная СЭД или ЕСМ-система (система управления контентом организаций), включающая правильно подобранные сервисы электронного документооборота, поможет наладить управление информацией и потоками документов на всех уровнях и стадиях существования.

Общие сведения об элементах и структуре СЭД

Изначально создаваясь как инструмент традиционного делопроизводства и его автоматизации, сегодня СЭД развились в многофункциональные, комплексные продукты. Система электронного документооборота — это решение, которое:

• обеспечивает процесс создания и перемещения внутрифирменной документации в электронном виде;
• обрабатывает поступающую корреспонденцию и внешние нормативно-распорядительные документы;
• упрощает контроль над документопотоками;
• помогает эффективно управлять отношениями с партнерами, клиентами и так далее.

В компании СЭД обеспечивает работу со всеми документами в электронной форме — любым набором информации, сохраненном или переданном на ПК. Их необходимо сопровождать атрибутами на своеобразных «карточках», которые идентифицируют единицу.

Документооборот в электронной форме — это способ централизованно организовать работу с бумагами, где большинство регистров и операций представлены в электронном виде. Соответственно, система, управляющая им, представляет собой решение с инструментарием – комплексом сервисов электронного документооборота – для осуществления всех процедур по созданию, изменению, поиску документов и поддержке взаимодействия между сотрудниками компании.

Иногда её называют EDMS (Electronic Document Management System) или вышеупомянутой ЕСМ, но эти термины несколько шире, чем СЭД — к последней необходимо добавить средства обеспечения сохранности информации, ввода бумажных документов в цифровую среду, обработки мультимедийного контента и так далее. Система электронного документооборота базируется на потоках работ — Workflow, представляющих собой действия сотрудников в границах выделенного бизнес-процесса.

В процессе собственной эволюции СЭД постепенно «научились» сопровождать и обеспечивать бизнес-логику всего жизненного цикла документа, а потом – автоматизировать сквозные бизнес-процессы, связанные с документооборотом, частично принимая на себя функции BPM-систем (Business Process Management).

С 2017 года развивается концепция CSP (Content Service Platform), для которой характерен отказ от монолитной архитектуры систем прежних поколений в пользу платформы, которая поставляется в виде набора сервисов. Современные СЭД, включая Docsvision, представляют собой CSP-платформы, которые объединяют и поддерживают работу сервисов, необходимых для конкретной компании на данном этапе её жизненного цикла и с учётом специфических задач. При этом платформа оставляет возможность в любой момент добавить новый сервис, обновить или доработать отдельный модуль. Это позволяет одновременно и эксплуатировать систему, и развивать её без необходимости ставить на паузу производственные и бизнес-процессы.

Выбрать оптимальную по набору сервисов редакцию Docsvision, ознакомиться со стоимостью модулей и вариантами лицензирования можно на странице «Стоимость Docsvision и сравнительные характеристики редакций».

Достоинства СЭД

Существующая базовая структура СЭД зарекомендовала себя как действенный, эффективный механизм, который удобен для предприятий и учреждений любого масштаба. Рынок СЭД активно развивается, так как и государственный сектор (активный потребитель), и бизнес-структуры заинтересованы в сервисах электронного документооборота. Также развитию систем способствует расширение сферы применения электронных подписей и увеличенное внимание к вопросам безопасности информации. Эффективно решать их можно при помощи качественных и продуманных программ.

Современная система документооборота имеет множество достоинств — она:

• обеспечивает прозрачность документопотока и всех бизнес-процессов компании — все действия и перемещения бумаг можно отследить и контролировать;
• повышает дисциплину труда и исполнения задач — прозрачные системы удобны для фиксации результатов и факта отклика на требование;
• сокращает временные затраты на каждодневный рутинный труд — не нужно подолгу искать, согласовывать бумаги, оборот их ускоряется;
• защищает информацию от утечки, обеспечивая безопасность данных и строгое разграничение прав доступа;
• основана на принципах, оговоренных в стандартах качества ISO;
• легко внедряется среди сотрудников — при условии грамотно организованной системы обучения персонала;
• даёт предприятию конкурентные преимущества, помогает поддерживать и развивать внутрикорпоративную культуру и так далее.

Система электронного документооборота (СЭД) включает, в том числе, управление нормативными регистрами. Поэтому её работа должна быть организована в соответствии с требованиями законодательства.

Стандарты и правовая база для СЭД

Конкретных стандартов или законов для электронных бизнес-систем в отечественном правовом поле немного, и при разработке СЭД её создатели ориентируются на разнообразные нормативные документы для «классического» делопроизводства. Среди основных нормативно-регулирующих актов стоит назвать:

• федеральное законодательство об электронной подписи (63-ФЗ), об информации и её защите (149-ФЗ), о персональных данных (152 и 363-ФЗ) и так далее;
• отраслевые правила и требования — приказы Росстандарта и Росархива, письма Минюста РФ, Минфина РФ и других государственных органов;
• постановления федерального и региональных правительств;
• стандарты и ГОСТы по делопроизводству, архивам, системам распорядительной документации — Р 7. 0.8-2013, ГОСТ Р 7.0.97-2016 и другие.

Иногда нормативные акты противоречат друг другу, а правила носят рекомендательный характер, и разработчики стараются делать СЭД компании максимально адаптивной и гибкой. Также нужно учитывать постоянно изменяющиеся требования к работе с электронными подписями, что критически важно для сохранения юридической значимости электронного документооборота. Необходимо, чтобы все официальные электронные бумаги организации были легитимны, достоверность их легко определялась. Всё это нужно предусмотреть при принятии решения, какую систему электронного документооборота внедрять для корпоративного использования.

Функциональные возможности СЭД

Задачи системы электронного документооборота сегодня уже вышли далеко за контур «классического делопроизводства», и это значительно повышает требования даже к базовой функциональности СЭД. Подробно об этом можно прочитать в буклете «Актуальные задачи современной СЭД», а кратко можно сформулировать, что система должна обеспечивать все следующие функции:

• управление документацией — ввод и регистрация, повседневная работа, контроль потоков;
• связь с бумажным документооборотом;
• организованный поиск и получение данных и документов — быстрый, в соответствии с уровнем допуска;
• отслеживание актуальности документации (особенно, внешней, входящей) и архивирование устаревших документов;
• поддержка должного уровня информационной безопасности;
• простой и интуитивно понятный для конечных пользователей интерфейс программы.

Система электронного документооборота должна быть оснащена удобными инструментами настройки, локализации, хорошо масштабироваться. Важно, чтобы разработчик предусмотрел возможности организации единой СЭД в географически удалённых друг от друга подразделениях компании. В системе необходимо организовать упорядоченный электронный обмен информацией между иерархическими уровнями, а также грамотно внедрить её на реальном предприятии.

Внедрение СЭД и оценка её эффективности

Компания Docsvision предлагает качественные и современные сервисы электронного документооборота для решения задач по организации и поддержке электронной работы с документами. Мы обеспечиваем комплексный подход: вместе с самим программным продуктом предоставляем весь спектр поддержки по внедрению решений, обучению персонала и сервисному обслуживанию СЭД.

Скачать буклет бесплатноВнедрение электронного документооборота на предприятии — важный этап, на нём происходит окончательная «шлифовка» системы и настройка её под прикладные задачи заказчика.

Обычно внедрение состоит из следующих этапов:

• исследования текущей ситуации в компании, создания плана внедрения;
• перенос спроектированного продукта на реальные мощности компании — система СЭД адаптируется под них;
• тестирование работоспособности настроенного продукта;
• обучение руководства и персонала — методом «шоковой терапии» или постепенно;
• эксплуатация и корректировки в её процессе, масштабирование, решение текущих задач.

Система документооборота должна также быть бизнес-эффективной и окупить вложения в неё. Для такой оценки можно использовать методики расчёта возврата инвестиций в IT-проекты и, в общем смысле, в любые нематериальные активы. Необходимо учитывать, насколько активно к работе привлекались сторонние эксперты, какова отдача от их вмешательства, каковы перспективы относительно дальнейшей прибыльности. Можно столкнуться с ситуацией, когда расчёт эффективности обойдется заказчику дороже, чем сама СЭД, но делать это нужно.

Стоит учесть, что традиционные методики оценки недостаточно точно определяют результат — внимание уделяют затратам на покупку и внедрение, не учитывая оптимизацию работы различных отделов, ускорение обработки документов (и снижение риска штрафов за несоблюдение сроков ответа на запросы), более простое принятие оперативных решений благодаря доступу к любому срезу информации. Примеры оценки бизнес-эффекта внедрения СЭД можно посмотреть в кейсах реализованных проектов наших клиентов. Рассматривать эффективность СЭД необходимо в комплексе, вместе с процессами и бизнес-выгодой от их автоматизации.

Помимо общего функционала платформа Docsvision предлагает готовые прикладные решения для внутреннего и внешнего (с покупателями и поставщиками) документооборота, договорного документооборота, электронного архива и хранения всех видов контента предприятия, кадрового документооборота, делопроизводства, цифрового управления процессами и командой.

Готовые решения СЭД →

Владимир Андреев

Президент компании «ДоксВижн»

Научитесь документировать процессы

По мере роста вашего бизнеса растет и его сложность. Есть больше шагов, больше людей и больше вещей, которые не всегда могут быть организованы наиболее эффективным образом.

Переосмысление того, как работает ваш бизнес, может показаться сложной задачей, но это обязательно приведет к значительному повышению эффективности. Документирование процесса – первый шаг к этому!

Это простое руководство по документации процесса поможет вам сделать это правильно.

Читайте дальше, чтобы найти;

Что такое технологическая документация?

Документация

Process предоставляет подробное описание того, как выполнять бизнес-процесс.

Включает все типы документов, поддерживающих процесс, например

• полисы
• контрольные списки
• учебные пособия
• формы
• скриншоты
• ссылки на другие приложения
• карты процессов

Он используется в качестве руководства, чтобы помочь сотрудникам на всех уровнях, включая лиц, принимающих решения, и заинтересованных лиц, быстро понять процессы компании.

Зачем это нужно? : Важность технологической документации

Документирование процесса поможет вам достичь 5 ключевых вещей:

1) Помогает улучшить процессы. Выявление узких мест и неэффективности путем документирования точных процессов. Вы быстро увидите, какие процессы нужно улучшить или от которых нужно избавиться.

2) Помогает обучать сотрудников. Вы можете использовать документы процесса, чтобы помочь новым сотрудникам понять свои должностные обязанности и ознакомиться с процессами, в которых они будут участвовать.Даже опытные сотрудники могут обращаться к этим документам всякий раз, когда хотят убедиться в правильности выполнения процесса.

3) Помогает сохранить знания компании. Вести записи о процессах, известных лишь немногим специалистам в их выполнении. Таким образом, даже когда они уходят, новички могут легко возобновить работу.

4) Помогает снизить риски и поддерживать последовательность операций .

5) Подробная технологическая документация также является важной частью патентов и коммерческих секретов .

Кто участвует в технологической документации

В технологической документации есть 3 ключевые роли владельцев. В некоторых случаях один и тот же человек может играть все три роли.

Как документировать процессы

Использование пошагового метода документирования процесса поможет вам выполнить его быстро.

Шаг 1. Определите процесс и назовите его

Выясните, какой процесс вы собираетесь задокументировать в первую очередь. Определите его цель (почему и как процесс принесет пользу организации) и дайте краткое описание процесса.

Шаг 2: Определите объем процесса

Дайте краткое описание того, что включено в процесс, а что выходит за рамки процесса или что не входит в него.

Шаг 3: Объясните границы процесса

Где начинается и заканчивается процесс? Что заставляет его запускаться? И как узнать, когда это будет сделано? Четко определите эти границы.

Шаг 4: Определите выходы процесса

Определите, что будет произведено в процессе или какой результат будет достигнут после его завершения.

Шаг 5: Определите входы процесса

Перечислите, какие ресурсы необходимы для выполнения каждого из этапов процесса.

Шаг 6: мозговой штурм шагов процесса

Соберите всю информацию о шагах процесса от начала до конца. Либо начните с того, что запускает процесс, либо начните в конце процесса и проследите шаги до начальной точки.

В сеансе мозгового штурма должны участвовать те, кто непосредственно отвечает за задачи процесса, или кто-то с обширными знаниями о них, поскольку они могут предоставить точные данные.

Шаг 7. Последовательная организация шагов

Возьмите список шагов, которые вы придумали, и разместите их в последовательном порядке, чтобы создать последовательность операций.

Сведите количество шагов к минимуму, и если шаг включает более одной задачи, перечислите их под основным шагом.

Шаг 8: Опишите, кто участвует

Определите каждого человека, который будет отвечать за задачи процесса . Определите их роли. Не забывайте упоминать название должности, а не имя.

Также обратите внимание на тех, кто ссылается на документ . Напишите его так, чтобы любой сотрудник, обладающий достаточными знаниями, мог его прочитать и понять.

Шаг 9: Визуализируйте процесс

Это сделано для повышения ясности и удобочитаемости вашей документации. Используя блок-схему процесса, аккуратно визуализируйте этапы процесса, которые вы определили ранее.

Шаг 10: Запишите исключения из нормального технологического процесса

Бизнес-процесс не всегда может следовать одному и тому же потоку по разным причинам.Упомяните об этих исключениях и о том, какие шаги будут предприняты для их устранения.

Шаг 11: Добавьте контрольные точки и измерения

Определите, где могут возникнуть риски в процессе, и добавьте контрольные точки, чтобы помочь владельцу процесса при мониторинге процесса.

Установите измерения, чтобы определить эффективность процесса и помочь улучшить его.

Шаг 12: Обзор и тестирование процесса

Соберите всех участников и ознакомьтесь с схемой процесса, которую вы составили.Есть ли какие-нибудь пропущенные шаги? Все в порядке? После этого протестируйте процесс и посмотрите, не пропустили ли вы что-нибудь.

Советы и приемы: передовые методы документирования процессов

• Держите документ простым и кратким . Хотя это должно быть технически точным , должно быть легко отслеживаемым .

• Имейте надлежащий план для обновления документов , когда / если процесс изменится. Обязательно просматривайте не реже одного раза в год .

• Или назначьте владельца процесса , который может проводить регулярные проверки и уведомлять других об изменениях.

• Храните отдельную документацию для каждого процесса, чтобы избежать путаницы.

• При первом документировании процессов избегайте одновременного охвата всей организации. Начните с одного процесса в отделе или с основного процесса, общего для всей организации.

• Храните документы в месте, которое легко доступно любому, кто его ищет.

• Убедитесь, что легко можно отредактировать при необходимости, а новую версию можно легко распространить среди всех участников.

• Храните документы онлайн в центральном месте с помощью инструмента документирования процесса. Это автоматически поможет с двумя вышеупомянутыми передовыми практиками.

• Используйте соответствующие примеры , графику, цветовую кодировку, снимки экрана, несколько платформ и т. Д.как необходимо.

• Убедитесь, что технологическая документация соответствует существующим стандартам вашей организации.

• Если вы выделяете поток процесса в устном формате, всегда уравновешивает его графикой – блок-схема процесса.

• Добавьте дорожки к блок-схемам бизнес-процессов , чтобы различать различные роли процессов, временные рамки и т. Д.

• Создайте руководство по документации процесса , которое каждый может использовать как стандартный шаблон для документирования процесса.

• Используйте существующие документальные материалы , записи, интервью, тематические исследования, полевые дневники сотрудников проекта и знания сотрудников для сбора информации для документации процесса.

Что вам нужно: преимущества технологической документации

• Помогите собрать всех на одной странице, предоставив общий вид этапов процесса . Общий вид необходим для согласованности .

• Помогает определить идеальные условия для эффективного сотрудничества и производительности .

• Помогает определять узкие места и неэффективность процессов (даже в тех «хорошо отлаженных» процедурах), которые в противном случае могут остаться незамеченными.

• Четко задокументированный процесс экономит время и предотвращает ошибки , устраняя путаницу и предоставляя четкие инструкции.

• Снижает затраты и ненужное расходование ресурсов .

• Помогает улучшить общее качество процессов и качество результатов.

• Помогает повысить продуктивность и удовлетворенность сотрудников .

• Поскольку четко прописано, как должны выполняться процессы, упрощает передачу работы на аутсорсинг.

• Документация процесса также помогает легко автоматизировать процессы при необходимости.

Шаблоны документации для Easy Starter

В основном , отображение процесса помогает представить документированную информацию, такую ​​как этапы процесса, роли процесса, входы и выходы, в в виде упрощенного изображения .

Ниже приведены шаблоны блок-схем процессов / шаблоны отображения процессов, которые вы можете быстро редактировать в режиме онлайн с информацией о ваших организационных процессах. Щелкните шаблон, чтобы открыть его в редакторе Creately.

Шаблон 1

Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете

Шаблон 2

Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете

Шаблон 3

Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете

Шаблон 4

Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете

Отзыв о Easy Guide to Process Documentation

Это руководство по документации процесса охватывает все, что вам нужно знать для правильного документирования процесса.Следуйте этапам документирования процесса, которые мы обсудили выше, и используйте шаблоны блок-схем процесса, чтобы обеспечить качественный процесс документирования.

В нашем Сообществе вы можете найти больше шаблонов блок-схем процессов.

В нашем следующем руководстве мы обсудим методы улучшения процессов, которые помогут вам легко оптимизировать свои бизнес-процессы.

Присоединяйтесь к более чем тысячам организаций, которые используют Creately для мозгового штурма, планирования, анализа и успешного выполнения своих проектов.

Начните здесь

20+ простых в редактировании шаблонов технологических документов

В любой организации решающее значение для успеха имеет уверенность в том, что задачи выполняются определенным образом. Или, другими словами, вам нужна система документирования процессов, чтобы гарантировать, что члены команды будут в курсе, процедуры эффективны и что компания прибыльна.

Но если вы не знакомы с тем, как создать документ процесса, эти 20+ шаблонов документации процесса могут вам помочь.Вы можете легко настроить шаблон с помощью простых в редактировании шаблонов Venngage и редактора перетаскивания мышью самостоятельно или вместе с коллегой, используя нашу функцию совместной работы в реальном времени.

НАЧАТЬ СОЗДАТЬ БЕСПЛАТНО

Нажмите, чтобы прыгнуть вперед:

Как лучше всего документировать процессы?

Какой бы формат вы ни использовали, лучший способ документировать ваши процессы – это использовать целостный подход, обращая внимание не только на физические шаги, но и на то, почему процесс вообще существует.Точный метод может отличаться в зависимости от ваших процессов, но вот хорошая отправная точка:

• Шаг 1: Назовите процесс
• Шаг 2: Определите область действия
• Шаг 3: Определите начало и конец процесса
• Шаг 4: Определите входы и выходы процесса
• Шаг 5: Определите лиц или отделы, ответственные за выполнение процесса, и определите, кто в организации отвечает за мониторинг и улучшение процесса, если необходимо
• Шаг 6: Определите идеальные шаги, необходимые для завершения процесса
• Шаг 7: Для целей документирования процесса визуальные элементы идеально подходят, поэтому определите, какой тип визуализации документации процесса лучше всего. Популярные варианты включают, среди прочего, блок-схемы, контрольные списки и стандартные рабочие процедуры.
• Шаг 8: Определите, целесообразно ли когда-либо отклоняться от процесса и, если да, опишите сценарии, при которых это может произойти.
• Шаг 9: Применяйте процесс на практике и отслеживайте его успех или неудачу; подумайте, какие шаги можно предпринять, чтобы улучшить и реализовать их, снова проверив на предмет успеха

Мы объясняем процесс более подробно в нашем блоге о документации процесса.Проверить это:

Как создать технологический документ?

С Venngage для бизнеса легко и просто создать документ процесса, используя один из шаблонов на этой или другой странице из нашей обширной библиотеки. Принимая во внимание описанные выше шаги, выберите формат, который лучше всего описывает ваш процесс, и настройте шаблон с учетом вашей информации.

Помните, что не каждый шаг, который мы перечислили выше, применим к каждому процессу, и часто нет необходимости подробно описывать процессы или процедуры, но все зависит от того, что, по вашему мнению, будет лучше всего работать для вашей организации.

Узнайте о других способах использования визуальной коммуникации для повышения эффективности обучения и развития.

Примеры документации по процедурам

Давайте рассмотрим примеры некоторых из наиболее распространенных и эффективных типов документации по процедурам, включая шаблоны, которые вы можете начать настраивать сегодня.

СОЗДАТЬ ШАБЛОН

Этот шаблон блок-схемы процесса является отличным примером визуального подхода к пошаговой процедуре.Он подробный, что помогает сотрудникам понять нюансы проблемы, но дизайн гарантирует, что за ним по-прежнему легко следить.

СОЗДАТЬ ШАБЛОН

Документация процесса часто бывает подробной, но может быть и простой, как в этом примере контрольного списка. Простые шаги помогут убедиться, что каждый элемент в списке заполнен. Хотя он может не подходить для длительной или сложной процедуры, он отлично подходит для простых задач.

Хотите настроить этот шаблон и сделать его своим брендом? Имея бизнес-аккаунт, пользователи Venngage могут добавлять цвета своего бренда в My Brand Kit и применять свой бренд к любым шаблонам одним щелчком мыши:

Стандартные рабочие процедуры могут быть частью технологического документа. Ознакомьтесь с этим шаблоном СОП для процесса требования о расходах сотрудников:

СОЗДАТЬ ШАБЛОН

Этот шаблон стандартной рабочей процедуры был создан для описания процедуры заявления о расходах, но он может применяться к любому рабочему процессу, в котором задействовано несколько отделов. Обратите внимание, как есть стороны и у сотрудника, и у отдела кадров.

СОЗДАТЬ ШАБЛОН

Эта схема рабочего процесса – идеальный способ держать многофункциональную команду в рабочем состоянии и работать над достижением одной цели.А темный, современный подход к дизайну позволяет сосредоточиться на шагах, необходимых для завершения процесса.

Вернуться к содержанию

Шаблоны рабочего процесса

Помощь сотрудникам в визуализации рабочего процесса – отличный способ помочь им зафиксировать процесс в памяти, а в некоторых случаях это может помочь им увидеть, как они вписываются в более крупную организацию. Это особенно верно для процессов, в которых задействовано несколько отделов.

СОЗДАТЬ ШАБЛОН

Этот шаблон рабочего процесса описывает шаги, необходимые для управления проектами в организации, но легко увидеть, как его можно применить к любому процессу, который включает получение утверждения предложения или плана.Он может быть идеальным для консалтинговой или другой клиентской организации.

СОЗДАТЬ ШАБЛОН

Используйте этот шаблон в качестве основы для любой электронной коммерции, прямой поставки или других сценариев розничной торговли, которые включают заказы, оплату и логистику.

СОЗДАТЬ ШАБЛОН

Канбан – это инструмент управления проектами, который помогает членам команды визуализировать этапы процесса, поэтому он идеально подходит для документирования процесса. Этот пример разбит на две команды, что показывает, насколько эффективным может быть такой шаблон для больших команд.

СОЗДАТЬ ШАБЛОН

В этой инфографике рабочего процесса используется визуализация данных путем масштабирования горизонтальной гистограммы в зависимости от того, сколько времени должен занять каждый шаг в процессе. Это идеальный способ визуализации проекта, который займет несколько недель или даже месяцев с параллельной работой.

СОЗДАТЬ ШАБЛОН

На этой иллюстрированной диаграмме процесса показана диаграмма обработки заказа, включая то, что происходит, если платеж отклонен, а также что происходит, когда заказ не доставлен.

Вернуться к содержанию

Шаблоны технологических схем

Блок-схемы

являются одними из самых интуитивно понятных визуальных элементов, которые вы можете использовать для документирования своих процессов, а Venngage предлагает десятки интересных шаблонов, которые идеально подходят для вашей организации.

СОЗДАТЬ ШАБЛОН Блок-схемы

имеют тенденцию к технической стороне, и главная причина заключается в том, что они обычно используются для описания жестких процедур, которые нельзя изменять.Хорошим примером этого является этот шаблон, созданный для описания прав пациента, которые защищены федеральным законом.

Для процесса, в котором задействованы разные отделы, лучше всего, если один человек из каждого отдела сможет вмешаться и создать документ процесса. Venngage для бизнеса упрощает вам сотрудничество с коллегами в режиме реального времени над дизайном:

Давайте посмотрим на другой шаблон документа процесса в виде блок-схемы:

СОЗДАТЬ ШАБЛОН Блок-схемы

могут помочь убедиться, что политики справедливо применяются в организации, как в этом шаблоне, охватывающем предполагаемые поведенческие проблемы сотрудников.

СОЗДАТЬ ШАБЛОН Блок-схемы

также могут использоваться для принятия решений, когда возможны несколько результатов. В приведенном выше примере вопрос заключается в том, что делать, если вы думаете, что у вас может быть COVID-19, но этот шаблон легко увидеть, как применимый к любому процессу принятия решений на рабочем месте.

СОЗДАТЬ ШАБЛОН

Поиск и устранение неисправностей – прекрасная возможность использовать блок-схему для документирования процедуры. Хотя не все шаги будут предприняты, разрушение процесса для достижения решения означает охват всех возможностей.

СОЗДАТЬ ШАБЛОН

Блок-схемы документации процессов особенно полезны в кризисной ситуации, поскольку они обеспечивают четкие, действенные шаги, которые люди могут предпринять, а не паниковать. В этом шаблоне цветной ключ указывает, какая команда отвечает за какие действия.

Вернуться к содержанию

Шаблоны контрольных списков процессов

Контрольные списки процессов

– это простой, но эффективный способ убедиться, что каждый шаг в процедуре соблюден, и некоторые исследования показали, что контрольные списки полезны для сохранения вещей в памяти.

СОЗДАТЬ ШАБЛОН

Этот шаблон контрольного списка проектов можно легко настроить в соответствии с вашими бизнес-процессами, чтобы вы могли быть уверены, что все ваши проекты будут выполнены вовремя и в рамках бюджета.

СОЗДАТЬ ШАБЛОН Контрольные списки

– полезное дополнение к любой библиотеке документации процессов, но они особенно полезны для процессов, которые необходимо повторять регулярно, например, этот шаблон ежемесячного аудита SEO.

СОЗДАТЬ ШАБЛОН Контрольные списки

также позволяют сделать сложные и непосильные задачи, такие как аудит компании, выполнимыми.Это помогает сохранить мотивацию членов команды, а не чувствовать себя подавленными тяжестью проекта.

СОЗДАТЬ ШАБЛОН

Рассмотрите возможность разбивки пунктов контрольного списка по их назначению. Например, в этом шаблоне контрольного списка, описывающем этапы процесса контент-маркетинга, задачи организованы в зависимости от того, к какому результату, ориентированному на читателя, они подключаются.

СОЗДАТЬ ШАБЛОН

Не каждый процесс, который вам нужно документировать, происходит ежедневно, ежемесячно или даже ежегодно. Но чтобы быть уверенным, что все в вашей организации работают по одному и тому же сценарию, полезно рассмотреть процедуры, которые могут быть нечастыми, например, помощь удаленным сотрудникам в настройке их домашних рабочих мест.

Дополнительные шаблоны контрольных списков можно найти по телефону:

Вернуться к содержанию

Стандартные шаблоны рабочих процедур

Стандартные рабочие процедуры принимают разные формы, в том числе некоторые другие, уже упомянутые здесь. Контрольные списки, блок-схемы и диаграммы процессов можно рассматривать как примеры стандартных рабочих процедур, если они используются для обеспечения согласованности задач в рамках всей организации.

СОЗДАТЬ ШАБЛОН

Стандартная документация по рабочим процедурам, как правило, серьезна и формальна, и этот пример матрицы эскалации не исключение. Такие средства обучения особенно полезны для обслуживания клиентов или групп звонков, но их также можно создать для разрешения внутренних споров.

СОЗДАТЬ ШАБЛОН Шаблоны руководств по эксплуатации

полезны для установления ответственности в документации процесса.Это соглашение об использовании оборудования может быть изменено, чтобы охватить пароли учетных записей социальных сетей для маркетинговых групп или банковскую информацию для бухгалтерских групп.

СОЗДАТЬ ШАБЛОН

Стандартные рабочие процедуры документов также могут помочь убедиться в том, что члены команды хорошо обучены, чему и призвана эта действенная еженедельная повестка дня. Такая структура помогает гарантировать, что каждому члену команды уделяется одинаковый уровень внимания, что может уравнять игровое поле на рабочем месте.

СОЗДАТЬ ШАБЛОН Шаблоны встреч

также могут помочь менеджерам предоставить полезную обратную связь для членов команды, а также обсудить с ними их более широкие карьерные цели. Вовлеченность сотрудников – одна из главных причин использовать Venngage для бизнеса при создании шаблонов документации процессов.

СОЗДАТЬ ШАБЛОН

Эта матрица эскалации описывает для членов группы обслуживания клиентов шаги, которые они должны предпринять в случае жалоб клиентов.Предотвращение мелких проблем до того, как они станут серьезными, делает всех счастливыми и готовыми к задаче.

Вернуться к содержанию

Шаблон документации Microsoft Word

Хотя мы до сих пор показывали вам типы шаблонов документации по процессам, доступные в Venngage, мы должны отметить, что наша платформа – не единственный способ обеспечить документирование важнейших бизнес-процедур. (Мы, конечно, думаем, что это лучший вариант, и объясним почему.)

Microsoft Word, одна из ведущих программ обработки текстов в мире, в последние годы расширила свои визуальные возможности.Теперь пользователи могут вставлять диаграммы и даже интеллектуальные диаграммы, которые автоматически меняют свой внешний вид при добавлении нового контента.

Но даже с этими улучшениями реальность такова, что Word предназначен для написания, а документация по процессам лучше всего, когда члены команды могут визуализировать шаги, которые им необходимо предпринять. Давайте посмотрим на настоящий пример, который мы создали, чтобы показать, насколько ограничены дизайнерские возможности Word.

Блок-схема в Word с использованием интеллектуальной графики

Мы создали эту блок-схему в Word, используя интеллектуальные инструменты для рисования программы, и, хотя это был быстрый процесс, мы не думаем, что он может сравниться с оригиналом, который очень нагляден и интересен, как вы можете видеть ниже:

СОЗДАТЬ ШАБЛОН

Вернуться к содержанию

Шаблон блок-схемы Документов Google

Google также недавно выпустил некоторые инструменты дизайна, которые он называет Google Drawings.Хотя они предлагают преимущества других инструментов Google Диска, таких как документы, таблицы и другие, например Word, конечному продукту не хватает визуальной привлекательности, доступной в Venngage.

Шаблон блок-схемы рисунков Google

Имея на выбор всего несколько возможных шаблонов, нет простого способа достичь тех же результатов, которые могут быть достигнуты с Venngage для бизнеса с помощью чертежей Google.

Вкратце: документация процесса может помочь обучить членов команды и убедиться, что все сделано правильно

Организация документации по процессам с использованием привлекательных и простых для понимания визуальных элементов, таких как блок-схемы, контрольные списки и многое другое, может улучшить сохранение информации и помочь обеспечить соблюдение всех этапов.

Нет опыта в дизайне? Не стоит беспокоиться. Просто начните регистрировать бесплатную учетную запись Venngage и убедитесь сами, насколько легко настроить шаблон документации процесса с помощью редактора Venngage.

НАЧАТЬ СОЗДАТЬ БЕСПЛАТНО

Как (и зачем) документировать рабочие процессы [3 простых шага]

Рабочие процессы – очень важная часть вашего бизнеса.

Черт возьми, вы даже можете возразить, что рабочие процессы ЯВЛЯЮТСЯ вашим бизнесом .

Это повторяемые задачи, которые ваш бизнес должен выполнять для достижения какой-то бизнес-цели, и если все будет сделано правильно, они сделают вашу организацию значительно более эффективной.

Однако, чтобы получить максимальную отдачу от рабочих процессов, вам необходимо их задокументировать – и мы здесь, чтобы научить вас, как это сделать.

Итак, что такое рабочий процесс?

Термин «рабочий процесс» окружен множеством загадок. Как и большинство модных бизнес-словечек, его часто путают с другими терминами.

Немного о Tallyfy

Хотите автоматизировать задачи между коллегами или клиентами? Вы нашли для этого подходящее приложение! С Tallyfy вы можете автоматизировать задачи и бизнес-процессы за считанные минуты.

Вернемся к остальной части этой статьи!

Чем, например, рабочий процесс отличается от процесса или процедуры?

Дело в том, что рабочие процессы – это не просто набор последовательных задач (это процесс) – это всего лишь , одна его часть.

Рабочий процесс также должен отвечать на вопросы « кто? »и« когда? ”

Что такое Tallyfy?

Tallyfy помогает вам документировать и автоматизировать задачи между коллегами и клиентами

Щелкните здесь, чтобы узнать о Tallyfy

Чтобы лучше понять, что такое рабочие процессы, давайте разберем его на примере из реальной жизни. Допустим, ваша организация занимается публикацией. Вот как будет выглядеть рабочий процесс…

Шаг 1	Писатель создает первый черновик статьи
Шаг 2	Редактор , в течение следующих 2 дней , отзывы он и дает обратную связь
Шаг 3	Модуль записи выполняет итерации статьи, пока она не будет готова
Шаг 4	Дизайнер создает графические изображения для статьи в течение 2-3 дней после того, как статья готова
Шаг 5	Как только статья будет полностью готова, маркетолог загружает ее в WordPress, оптимизирует для Google и публикует сообщение.

Почему документооборот – 4 основные причины

Теперь вы, вероятно, думаете: «Все это кажется довольно простым, какой смысл документировать?» Что ж, вот несколько способов, которыми документирование рабочих процессов может помочь вашему бизнесу…

Адаптация

Каждый раз, когда вы нанимаете нового сотрудника, вам нужно научить его, как именно вы выполняете свои рабочие процессы…

• Каков порядок шагов?
• Какие задачи составляют рабочий процесс?
• Кто какой задачей владеет?
• Каковы сроки выполнения каждой задачи?

Если в вашей компании используется только и один рабочий процесс , это будет довольно просто. Однако это случается редко. Вместо того, чтобы стоять через плечо сотрудника и следить за тем, чтобы он все делал правильно, вы можете просто предоставить доступ к соответствующему документу рабочего процесса.

Это помогает им перейти на значительно быстрее , а также сэкономить время как для сотрудника, так и для его руководителя.

Стандартизация рабочего процесса

Без документированного рабочего процесса ваши сотрудники будут выполнять его с некоторыми вариациями. Это означает, что, поскольку нет четкого способа выполнения рабочего процесса, они будут делать это так, как сочтут нужным.

Чаще всего это неэффективный .

Если не установлен крайний срок для какой-либо задачи процесса, например, вашим сотрудникам может потребоваться больше времени, чем необходимо (замедление всего рабочего процесса).

Или у некоторых сотрудников могут быть более эффективные средства выполнения рабочего процесса, который требует меньше времени или создает больше результатов.

Наличие документированного рабочего процесса устанавливает наилучшие методы его выполнения, гарантируя, что процесс завершится с максимальной эффективностью.

Стандартизация процессов и рабочих процессов может улучшить вашу производительность, качество продукции и даже моральный дух сотрудников. Изучите «как» и «почему» с нашим руководством по стандартизации процессов.

Улучшение и оптимизация

Если ваша организация не практикует непрерывное совершенствование процессов, ваши рабочие процессы, вероятно, будут не столь эффективны, как потенциально могли бы быть.

Наличие документированных рабочих процессов значительно упрощает анализ рабочего процесса, поиск улучшений и их внедрение.Это еще более важно, если в процессе много шагов и владельцев задач.

Изложение рабочего процесса на бумаге дает вам лучшее представление о том, как улучшить или оптимизировать процесс. Вы могли бы, например, осознать, что определенный этап процесса можно полностью пропустить. Или вы даже можете автоматизировать определенные аспекты процесса.

Хранение ноу-хау

Для организаций, у которых нет документированных рабочих процессов, их внутренняя база знаний становится нестабильной. Что произойдет, например, если ключевой сотрудник уволится? Или, что еще хуже, несколько сотрудников (которые работали над определенным процессом) уходят одновременно.

В конечном итоге вы теряете знания о том, как выполнять этот рабочий процесс, а также какие-либо передовые методы его правильного выполнения. Так что вам придется разбираться во всем этом с нуля, что приведет к потере времени, усилий и денег.

Тем не менее, если ваши рабочие процессы задокументированы, это гарантирует, что таких ситуаций никогда не произойдет.

Как документировать рабочие процессы за 3 простых шага

Теперь, когда вы знаете, почему вы должны документировать рабочие процессы, давайте перейдем к вопросу «как?»

Существует 2 наиболее распространенных способа документирования рабочих процессов…

Блок-схема процесса – Использование ручки и бумаги или какого-либо графического программного обеспечения для создания блок-схемы рабочего процесса.Так, например…

Создать блок-схему процесса очень просто – просто нарисуйте блок-схему с каждым блоком, содержащим одну задачу.

Программное обеспечение для рабочих процессов – Специальная система для управления рабочими процессами. Вы можете использовать такое программное обеспечение, как Tallyfy, для отображения, отслеживания и автоматизации рабочих процессов.

В дополнение к преимуществам документирования рабочего процесса, о которых мы упоминали ранее, программное обеспечение рабочего процесса также позволяет автоматизировать коммуникационный аспект рабочего процесса.

Вместо того, чтобы вашим сотрудникам постоянно перераспределять задачи, программа сделает это за вас.то есть, как только сотрудник, ответственный за задачу №1, выполнил свою работу, следующая задача автоматически назначается следующему в очереди сотруднику (который получает push-уведомление, информирующее его об этом).

Вы также можете установить крайние сроки для каждой задачи, чтобы рабочий процесс завершился вовремя.

Если в процессе есть какие-либо узкие места, сотрудники могут использовать программное обеспечение, чтобы сообщить об этом соответствующим руководителям или менеджерам.

Если вы хотите использовать Tallyfy для документирования своих процессов, вот как вы это сделаете…

Шаг № 1: Определите рабочий процесс и шаги

Если вы только начинаете с документации рабочего процесса, вам следует выбрать наиболее важные рабочие процессы для вашего бизнеса (т.е. те, которые имеют наибольшее влияние).

Хотя может показаться, что документировать рабочий процесс самому быстрее и проще, всегда лучше проконсультироваться с опытными сотрудниками, которые работали над этим процессом в течение длительного времени.

В конце концов, именно они знают, как лучше всего выполнять рабочий процесс.

Затем перечислите точные задачи, из которых состоит рабочий процесс. Включите всю важную информацию – кто отвечает за каждый шаг, каковы должны быть крайние сроки для каждой задачи и любые мелкие детали, которые могут помочь с выполнением задачи.

Шаг № 2: Пригласите коллег

Чтобы получить максимальную отдачу от программного обеспечения рабочего процесса, вам необходимо подключить своих коллег, чтобы вы могли назначать соответствующие задачи.

Поскольку каждое решение для рабочего процесса полностью отличается как с точки зрения настройки, так и с точки зрения использования, мы дадим вам более общее представление о том, как начать работу, рассмотрев процесс настройки для платформы Tallyfy.

Итак, первый шаг – войти в Tallyfy здесь (или создать учетную запись).

Затем нажмите кнопку «Создать» и нажмите «Пригласить коллегу…».

Вы увидите всплывающее окно с запросом контактных данных сотрудника.

Повторяйте это, пока все ваши сотрудники не будут включены в систему. На этом этапе вы можете приступить к созданию своих шаблонов рабочего процесса…

Шаг № 3: Создание шаблона рабочего процесса

Во-первых, перейдите к «Создать новый шаблон…»

Затем выберите имя для вашего шаблона и начните заполнять шаги для процесса…

Как задано, вы также можете начать заполнять ключевые детали в рамках каждого шага. Вы можете, например, установить крайние сроки, ввести описание шага, назначить его конкретному сотруднику и так далее.

Когда у вас будет готовый шаблон процесса, перейдите в «библиотеку шаблонов» и нажмите «Запустить процесс». Программное обеспечение возьмет на себя его отсюда – все, что вам нужно сделать сейчас, это расслабиться.

Мониторинг и улучшение рабочих процессов

Когда вы закончите документирование рабочих процессов, вы можете подумать, что пора прекратить работу и похлопать себя по плечу.

Ну не совсем так. Документация – это только первый шаг – чтобы получить максимальную отдачу от рабочих процессов, вам необходимо постоянно отслеживать их производительность и улучшать все, что в ваших силах.

Чтобы узнать больше о том, как это сделать, ознакомьтесь со следующими статьями:

• Управление бизнес-процессами (BPM) – Управление бизнес-процессами – самая популярная методология анализа и улучшения процессов. Вы можете убедиться, что все ваши процессы работают на должном уровне, пройдя их через жизненный цикл BPM.
• Инструменты и рамки для улучшения процессов – Не знаете, как проводить анализ процессов? Или, может быть, вы не можете придумать улучшения процесса? Эти инструменты и фреймворки могут помочь!

Что такое технологическая документация: полное руководство с шаблоном

Что такое технологическая документация?

Документация процесса – это подробное описание того, как выполнять процесс.В документе процесса изложены точные шаги, необходимые для выполнения задачи или процесса от начала до конца.

Область документирования процесса зависит от того, как сотрудники выполняют процесс, а не от того, что это за процесс. Документация процессов важна для любого бизнеса, потому что она повышает согласованность и позволяет вашим сотрудникам учиться как на своих успехах , так и на своих ошибках .

Преимущества документации процесса

Документация процесса помогает:

• Экономия времени и денег
• Уменьшение количества ошибок
• Создание стандартизации
• Повышение квалификации сотрудников
• Повышение эффективности рабочих мест
• Поиск дополнительных способов дальнейшего улучшения процессы
• Улучшение рабочих процессов аналитически

Документация процесса – это текущая документация процесса во время выполнения проекта или задачи и никоим образом не является окончательным отчетом.Это помогает анализировать каждый шаг процесса и предоставлять контекст для улучшения процесса.

Каждая организация стремится к успеху и со временем расти. Единственный способ узнать, достаточно ли хорош бизнес-процесс, который вы используете, – это следить за на каждом этапе и анализировать, получать отзывы и предлагать изменения для улучшения. Только тогда бизнес сможет работать на полную мощность и расти быстрее.

Подробнее: Лучшие инструменты онлайн-документации по программному обеспечению

Зачем вам нужна технологическая документация?

Когда дело доходит до создания новых процессов или доработки существующих, нет лучшего способа сделать это, чем задокументировать процессы.Ниже перечислены основные преимущества , которых организация стремится достичь путем документирования своих процессов:

1. Улучшение процесса

Большинство компаний используют повторяющиеся бизнес-процессы для выполнения работы. Люди часто преуменьшают важность записи шагов процесса и полагаются на свою «память» или «догадки» при выполнении задач.

Часто это верный путь к катастрофе. Маловероятно, что вы внесете улучшения в процесс, если не знаете:

• Какие бизнес-процессы выполняются
• Какова роль каждого шага в процессе
• Какова роль вашего co -работники находятся в технологическом цикле
• Как процесс влияет на на общую прибыль бизнеса

Чтобы знать, что делать, вы должны знать , с чего начать .

Документация процесса, таким образом, обеспечивает вид «орлиным глазом» на процесс и помогает предприятиям разрабатывать новые стратегии и тактики для повышения эффективности на рабочем месте.

2. Используйте его как учебный материал

Документация процесса также является важным руководством по обучению для новых сотрудников. Документация действует как «план » для новых сотрудников и помогает им быстрее освоиться с новыми ролями.

Это значительно экономит время менеджеров, которым в противном случае пришлось бы объяснять подробные процессы новым сотрудникам.

Это ускоряет кривую обучения в геометрической прогрессии и предоставляет все ресурсы, необходимые для понимания рабочего процесса, в одном месте. Это помогает им понять свою роль и то, как она вписывается в общую организацию.

Подробнее: Как создать невероятное учебное руководство (шаблон в комплекте)

3. Уменьшить операционную неоднозначность

Еще одна ключевая причина документирования процессов – устранить любую двусмысленность роли и ответственности в рабочее место.В документах бизнес-процесса четко указано:

• Задачи, необходимые для завершения процесса
• Индивидуальные роли и обязанности
• Человек , назначенный для выполнения задачи
• Как выполнить задачу

Эта задокументированная методология снижает много неразберихи на рабочем месте.

Любой может получить доступ к документу процесса в любое время, поскольку он действует как центральное хранилище знаний и информации для всей организации.Такая прозрачность предотвращает возникновение напряженности внутри команд.

4. Сохранение ключевых знаний

Одним из часто упускаемых из виду преимуществ документирования процессов является ее способность сохранять важную информацию и знания.

Записывая каждый шаг, каждый в команде знает, как выполняется конкретный процесс. Поэтому, когда « высококлассный » или критически важный сотрудник увольняется, он / она не берет с собой знаний о процессе.

5. Анализ

Документация процесса упрощает для управленческих команд анализ и сравнение предыдущих версий процесса с новыми, а также вычисление эффективности, снижение затрат и анализ других важных показателей.

Это помогает руководству понять, приносят ли их усилия те результаты, на которые они надеялись, или им следует попробовать другой подход.

Уроки, извлеченные из документации по процессам, также могут быть перенесены на другие процессы, что может сэкономить много времени и денег.

Подробнее: Как создать более умный справочник сотрудника

[/ vc_column_text]

Какова цель документирования процесса?

Цель или цель документации процесса – отслеживать текущего процесса с целью его улучшения в будущем. Идея состоит в том, чтобы изучить документацию, проанализировать предпринятые шаги и предложить изменения и улучшения.

Документация процесса помогает:

• Улучшение процесса Эффективность
• Обнаружение недостатков
• Улучшение процесса качество
• Сокращает время , затрачиваемое на завершение процесса
• Сокращает затраты
• Обеспечивает прямой видимости задействованным сотрудникам

Подробнее: Что такое документ о требованиях к программному обеспечению

Кто все задействован в технологической документации?

В документации бизнес-процессов участвуют три стороны:

• Внутренняя группа (также известная как команда проекта)
• Заинтересованные стороны
• Внешние стороны

1.Команда проекта

Команда проекта несет ответственность за документацию процесса. Документирование процесса во время его выполнения гарантирует, что команда проекта осознает свои усилия и постоянно учится.

Он также гарантирует, что ни один из шагов процесса не останется незамеченным и будет правильно записан. Однако вы также можете нанять или включить в команду специалиста только с целью документирования процессов.

Таким образом, команде проекта не нужно время от времени прерывать свой поток, чтобы документировать каждый шаг – специалист может позаботиться об этом на расстоянии.

Подробнее: 20 лучших онлайн-инструментов для совместной работы для команд

2. Заинтересованные стороны

Заинтересованная сторона – это лицо, имеющее прямую или косвенную заинтересованность в компании. Заинтересованная сторона – это любое лицо, организация, социальная группа или общество в целом.

Любые заинтересованные стороны, вовлеченные в конкретный проект, должны быть вовлечены в процессную документацию. Это помогает им анализировать шаги, предпринятые в любом процессе, и соответственно давать отзывы или предложения.

3. Внешние стороны

Вы даже можете привлечь посторонних к части документации вашего процесса.

Это помогает получить объективную и справедливую оценку деловой практики и открывает новые перспективы. Наблюдение за вещами на расстоянии иногда дает ясность и возможность найти более эффективные способы что-то делать.

Как создать технологическую документацию?

Сложность технологической документации зависит от масштаба документируемого процесса .Если это более короткий процесс, его относительно легче задокументировать, поскольку он включает меньшее количество людей, заинтересованных сторон и общее количество шагов.

Однако, если это широкомасштабный процесс, включающий как внутренние, так и внешние заинтересованные стороны из разных отделов и специальностей, документация процесса может оказаться довольно сложной .

Следовательно, нам необходимо иметь определенные руководящие принципы или дорожную карту, чтобы гарантировать, что документация процесса выполняется эффективно, независимо от размера и объема процесса.

Ниже приведены некоторые ключевых шагов , которые ваша команда должна выполнить при подготовке документации бизнес-процесса.

1. Объем

Прежде всего, определите объем документа процесса. Объем отвечает на вопросы, например, какой процесс будет охвачен, каковы цели проекта, какие изменения должны быть внесены (если таковые имеются) и т. Д.

2. Необходимые ресурсы

Опишите ресурсы, которые команда потребности для завершения процесса, который вы хотите описать (требуются входные данные).Вам также необходимо описать выходы или то, что производится в конце документации процесса.

3. Знайте свою аудиторию

Если вы не знаете, кто ваша аудитория и каковы ее ожидания от документации процесса, вы зря теряете время. Только когда вы будете знакомы с аудиторией, вы сможете создать документ, отвечающий их требованиям.

4. Опишите задействованную команду

Опишите членов команды, участвующих в процессе.Опишите их роли и обязанности, чтобы внести ясность.

5. Сбор информации

Информация часто собирается посредством мозгового штурма о шагах, необходимых для выполнения действия среди вовлеченных членов команды. Он также может включать мнения или опыт заинтересованных сторон и посторонних лиц.

6. Собираем все вместе

После того, как вы убедились, что все шаги, необходимые для выполнения процесса от начала до конца, отмечены, самое время организовать их в формате последовательного списка.

Убедитесь, что шаги организованы в соответствии с фактическим образом, , в котором они работают (обрабатываются), выполняется. Четко и кратко запишите шаги, которые будут полезны вашим коллегам. Сделайте документы процесса удобными для чтения с помощью маркеров, заголовков, таблиц, диаграмм и т. Д.

7. Блок-схема

Пришло время визуализировать список действий вашей команды в виде блок-схемы. Визуальное представление шагов, задействованных в процессе, позволяет посторонним лицам и сотрудникам других отделов легко понять, как выполняется процесс.Это также помогает новым сотрудникам быстро усвоить информацию и быстро приступить к работе.

8. Получите обратную связь

Поделитесь документацией по процессу с коллегами и заинтересованными сторонами и попросите их попробовать выполнить процесс самостоятельно.

Это важный шаг в процессе документирования, поскольку он помогает определить потенциальных лазеек, или исправлений в документации, позволяя взглянуть на документ со стороны.

Визуальное представление процесса помогает членам команды увидеть процесс в ином свете и узнать, не упустили ли они что-то.

9. Улучшение

Пришло время оптимизировать шаги и добавить улучшений , предложенных коллегами, заинтересованными сторонами или другими членами команды.

Промойте и повторяйте, пока ваш процесс не будет полностью оптимизирован и эффективен. Продолжайте добавлять изменения в документ, когда найдете новую стратегию или тактику для улучшения вашего процесса.

10. Сделайте доступным

Когда вы будете удовлетворены результатами, предоставьте документацию соответствующим сотрудникам и заинтересованным сторонам компании. Попросите их свободно высказывать свои ценные предложения и отзывы.

Шаблон документации по процессу, чтобы облегчить жизнь!

Чтобы сделать эту процедуру проще простого, у нас есть для вас хорошо оборудованный шаблон! С этим шаблоном документации по процессу вам не нужно беспокоиться о том, что можно и чего нельзя делать, достаточно нескольких простых щелчков мышью и Boom! готово .

🎥Посмотрите это видео, чтобы узнать больше👇

Заключительные слова и передовой опыт

В современном быстро меняющемся цифровом мире продуктивность является нормой. Все хотят опередить конкурентов, выполняя работу быстро, эффективно и с меньшими затратами. Они хотят использовать минимум ресурсов и в то же время поддерживать первоклассное качество.

Таким образом, документирование процессов становится ключевым фактором успеха любого отдела или организации в целом.

1. Это помогает сохранить знания о процессах и гарантирует, что информация не будет потеряна, когда ключевой сотрудник увольняется.
2. Документация также помогает новым сотрудникам понять свою роль и место в цепочке создания стоимости.
3. Уменьшает неоднозначность операций.
4. Он предоставляет проектным группам план для внесения изменений в процесс, выявления ошибок и недостатков и определения лучших способов выполнения работы.

Вот некоторые из передовых методов, которые следует учитывать при создании и распространении документации процесса:

• Документ процесса должен храниться в центральном хранилище .
• Он должен быть легко доступен любому сотруднику организации.
• Это должно быть написано ясно и кратко, с надлежащим форматированием.
• Необходимо регулярно обновлять с изменениями, внесенными в процессы.
• Обратная связь играет решающую роль в улучшении процесса. Убедитесь, что нет препятствий для обратной связи и предложений по улучшению процесса. Отзыв должен быть рассмотрен через установленный период времени (т.е. раз в полгода), чтобы быть уверенным, что к мнению других прислушиваются.
• Создайте отдельных документов для различных процессов, чтобы упростить понимание и усвоение, а не один документ.
• Всегда используйте блок-схемы для объяснения шагов, происходящих в процессе. Вы также можете добавлять снимки экрана, графики, диаграммы, таблицы и другую графику, чтобы сделать его максимально понятным.
• Сделайте доступным только последний документ .

И все, ребята! Что вы думаете о документации процесса? Считаете ли вы это неотъемлемой частью бизнес-процесса? Дайте нам знать в комментариях ниже!

Дополнительная информация:

Руководство для экспертов по рабочим процессам управления документами

Большинство компаний имеют дело с утомительными, тяжелыми документами задачами в повседневной работе. С отчетами о расходах, заказами на закупку, формами приобретения и заработной платой, требующими утверждения или изменения при переходе от одного отдела к другому, бизнес-операции могут казаться бесконечными.

Рабочий процесс управления документами, на первый взгляд, в точности соответствует названию. Это система, используемая для создания, отслеживания, редактирования, хранения и управления документами, связанными с бизнес-процессом.

Проблемы с ручным управлением документами

Без рабочего процесса управления документами сотрудник будет:

1. Посмотреть некий товар нужен
2. Заполнить форму заявки
3. Передайте форму их менеджеру
4. Ждать утверждения
5. Отправить форму в бухгалтерию
6. Подождите, пока бухгалтерия одобрит
7. Бухгалтерия создает заказ на поставку
8. Дождитесь отправки заказа на поставку

В зависимости от структуры вашей компании могут быть некоторые отличия, но вы их понимаете.Это не только громоздко, но и часто перескакивает с одного стола на другой, что приводит к большой вероятности того, что документы могут потеряться в случайном порядке.

Если документы неуместны или упускаются из виду, это также замедляет ваш бизнес. Как вы знаете, медленные операции влияют на производительность и рост.

Программное обеспечение для управления документами

– популярное решение этих проблем.

Что такое программное обеспечение для управления документами?

Программное обеспечение для управления документами создает рабочие процессы, которые помогают оптимизировать процессы.Документы никуда не денутся. Они становятся цифровыми и их можно обрабатывать более эффективно. Обеспечивая электронный документооборот, бумажные документы становятся наименьшим общим знаменателем для передачи информации; за счет уменьшения перетасовки бумаги, в свою очередь, уменьшается ненадежность и неэффективность, связанные с этим методом передачи.

Оптимизация перетасовки бумаги

Программное обеспечение для управления документами, такое как M-Files и SharePoint, заменяет груды документов электронными версиями, позволяя пользователям редактировать, утверждать, хранить и передавать на этом цифровом носителе.Пользователи могут просматривать документы, которые находятся в их очереди на проверку, создавать новый документ, следовать по пути к документу, который они создали, и многое другое. Для каждой остановки процесса есть значок, позволяющий легко увидеть статус и местоположение документа. Кроме того, все документы просматриваются и сохраняются в программном обеспечении, и просматривать их так же просто, как нажимать или нажимать «одобрить».

Улучшение процесса

С помощью программного обеспечения для управления документооборотом пользователи знают, когда у них есть работа, а менеджеры могут отслеживать каждый шаг в рабочих процессах.Предупреждения можно настроить до:

• Извещать пользователя о работе
• Уведомлять менеджеров (и других уровней пользователей) о выполнении определенных шагов
• Оповещать пользователей, если этап рабочего процесса занимает больше времени, чем запланировано

Но управление документами не только помогает предотвратить ошибки. Это также помогает автоматизировать сложные процессы и предотвращает потерю информации в случайном порядке. Помните пример того, как выглядит процесс, когда он выполняется вручную? С программным обеспечением для управления документами все выглядит иначе.Если сотрудник замечает, что товар необходим, он может:

1. Сгенерировать соответствующую форму
2. Заполните форму
3. Отправьте форму лицу, дающему окончательное одобрение

И да, все остальные участники цепочки, которые будут проверять или вносить изменения, будут уведомлены программой об активной форме. Вместо того, чтобы перетасовывать (и ждать) с одного стола на другой, документ сразу же попадает в нужное место.

Настройка документооборота

Документооборот можно настроить для пересылки документа после утверждения (например, формы заявки) и автоматического создания уведомления, которое отправляется соответствующему лицу.Установка определенных параметров также может сделать работу еще более плавной.

Например, если заказ на покупку превышает 1000 долларов, отправьте документ лицу X; если она ниже 1000 долларов, отправьте человеку Y. Программное обеспечение для управления документами способно на многое, поэтому процессы могут быть настолько простыми или сложными, насколько это необходимо.

Программное обеспечение для документооборота также упрощает и упрощает просмотр общей картины. Вы можете видеть, у каких сотрудников есть очередь работы, а у кого меньше нагрузки, что делает усилия по перераспределению более эффективными.Большой вид изображения помогает продвигать проекты.

Каковы преимущества рабочего процесса управления документами?

Программное обеспечение для управления документооборотом приносит пользу предприятиям за счет повышения внутренней производительности, сотрудничества, морального духа и подотчетности. Это также уменьшает ресурсы, необходимые для выполнения работы.

Все это вместе помогает сэкономить деньги и улучшить чистую прибыль. И если вам интересно, самое большое преимущество рабочего процесса управления документами – это уверенность в том, что все будет работать правильно и эффективно.Программное обеспечение для управления документами обеспечивает:

• Центральный узел, где хранятся все важные документы
• Система безопасности, в которой только утвержденное лицо может просматривать документ
• Гибкость для удовлетворения потребностей любого бизнеса
• Легкий доступ к материалам, которым сотрудники должны правильно выполнять свою работу с первого раза

Как определить и улучшить рабочий процесс управления документами

Решения

для управления документами призваны предоставить вашей компании лучшие возможности для управления бизнесом и организации.Как мы установили, внедрение решения для управления документами дает вашей компании ряд преимуществ. Но если они сделаны неправильно, эти усилия могут создать больше головной боли, чем решить. Оценив свой текущий рабочий процесс и стиль управления документами, вы, скорее всего, сможете внедрить эффективные решения для своей компании.

Вот несколько вопросов и идей, которые помогут вам выбрать решение для рабочего процесса управления документами.

Есть ли у вас протоколы безопасности?

Соответствие отраслевым требованиям безопасности документов и нормативные требования будут играть роль при выборе решения для вашего бизнеса.Например, медицинским фирмам нужно что-то, соответствующее HIPAA (Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования). Независимо от того, обрабатывает ли ваша компания конфиденциальные записи пациентов или занимается налоговой / бухгалтерской документацией от частных лиц или других фирм, жизненно важно, чтобы ваше решение для документооборота предоставляло надежные инструменты для безопасной передачи и хранения конфиденциальных документов.

Цените ли вы сотрудничество?

Collaboration позволяет сотрудникам обмениваться файлами и редактировать групповые документы в режиме реального времени.Это избавляет от необходимости перемешивать и отслеживать несколько версий одного и того же документа. Выбирая новое решение для документооборота, вам необходимо оценить важность инструментов для совместной работы для вашей компании.

• Вам нужно / хотите обмениваться документами в режиме реального времени?
• Важно ли коллективное редактирование?

Ответы на эти вопросы помогут вашему бизнесу найти правильное решение.

Нужен ли доступ сторонним поставщикам?

При анализе доступа к бизнес-документам необходимо учитывать два ключевых фактора: внутренний и внешний доступ.С внутренней точки зрения, есть ли в компании потребность в предоставлении сотрудникам доступа как на месте (через рабочие станции в сети компании), так и с мобильного через безопасное соединение в веб-браузере, смартфоне или планшете?

А как насчет внешних сторонних поставщиков? Если у вас есть клиенты, покупатели или поставщики, которым требуется доступ к вашим документам, вам понадобится система, которая обеспечит им безопасный доступ. Одним из таких примеров может быть веб-портал, который дает вашей компании возможность проталкивать документы через веб-сайт, чтобы обеспечить безопасный доступ клиентов.

А как насчет интеграции?

Возможно, вам понадобится решение для управления документооборотом, способное интегрироваться с другими системами в вашем офисе. Например, если вы управляете бухгалтерской фирмой, система управления документами, которая легко интегрируется с QuickBooks, может значительно повысить эффективность. Кроме того, вы можете обнаружить, что желательна интеграция с вашей электронной почтой.

Сохранение файлов и очистка документов

У каждой компании своя политика хранения и удаления записей.В то время как некоторым фирмам необходимо хранить документы месяцами, если не годами, другим нет необходимости в долгосрочном хранении. В любом случае необходимо будет правильно утилизировать документы, когда они больше не нужны. В зависимости от политик и нормативных требований, применяемых в вашей отрасли, решение для документооборота может помочь в этом процессе.

Правильное решение для рабочего процесса позволит вашим сотрудникам установить твердую политику в отношении периодов хранения документов при создании новых файлов. Он также может установить систему для проверки файлов перед очисткой, а также предоставить инструкции по уничтожению резервных и архивных версий документов.

Текущие процессы производства бумаги

И последнее, но не менее важное: проанализируйте, как ваша компания в настоящее время обрабатывает бумажные документы. Ваш бизнес уже стал безбумажным? Или все еще существуют определенные компоненты, такие как запросы на отгрузку и счета-фактуры, которые заполняются и отправляются на бумаге? Рабочий процесс управления документами может помочь вам управлять как бумажными, так и безбумажными документами, не создавая путаницы или беспорядка в офисе.

Выбор лучшей системы управления документами

Если вы работаете с поставщиком ИТ-услуг, хорошая фирма найдет время, чтобы задать вам эти и многие другие вопросы о вашем бизнесе, а затем поможет проанализировать информацию.Только после того, как ваш бизнес-стиль управления документами будет проанализирован, провайдер сможет выбрать решение для рабочего процесса, которое отвечает вашим текущим требованиям и повышает эффективность и продуктивность работы в офисе.

Поговорите со специалистом по управлению документами, чтобы обсудить возможности, доступные для вашего бизнеса.

7 шагов для автоматизации документооборота – Cloud Workflow – Flokzu

Прежде всего, документооборот – это «организованный и повторяемый образец бизнес-деятельности, обеспечиваемый систематической организацией ресурсов в процессы, которые преобразуют материалы, предоставляют услуги или обрабатывают информацию».

Каждая организация использует документооборот для выполнения повседневных задач. Следовательно, автоматизация документооборота с помощью BPMS может дать большие преимущества. Но вы можете не знать, с чего начать…

Вкратце, в этом посте мы суммируем 7 ключевых шагов для автоматизации документооборота . Вы можете использовать их как контрольный список для внедрения и централизации ваших бизнес-процессов во Flokzu.

Если вы выполните эти шаги, вы полностью автоматизируете свой документооборот, исключив бумаги, электронные таблицы Excel и неформальное общение (электронную почту, чаты и т. Д.)).

1) Выбор первого документооборота для автоматизации

Прежде всего, уместно начать с процесса правая . Выбранный рабочий процесс документооборота должен уравновешивать его сложность (поток документов, вовлеченные пользователи и т. Д.) И его важность для организации.

В идеале выберите процесс, который напрямую связан с ценностным предложением организации, чтобы мотивировать команду и увидеть немедленные результаты. Но его также должно быть относительно просто моделировать, поскольку это будет ваш первый автоматизированный рабочий процесс, и вы не хотите разочаровываться или разочаровываться.

2) Быстрое моделирование

Распознавайте основные этапы документооборота и не тратьте слишком много времени на детали. Главное здесь – создать простую диаграмму с использованием точных, но легко понятных обозначений.

Мы рекомендуем использовать BPMN (нотация BPM): интуитивно понятный международный стандарт. Кроме того, об этой нотации доступно много информации.

Flokzu использует BPMN, и наш мастер настройки проведет вас через процесс, когда это необходимо.Например, это рабочий процесс, смоделированный в Flokzu:

.

3) Определите участников документооборота

• • Во-первых, определите ключевых пользователей и роли, работающие над процессом.

• • Во-вторых, определите, какой пользователь и роль работают на каждом этапе рабочего процесса.

• Наконец, определите разрешения для пользователей и ролей. Другими словами, определите уровень доступа каждого участника: Читатель, Редактор, Исполнитель и т. Д.

Например, в Flokzu вы можете назначать User Task ролям, пользователям и даже динамически (во время выполнения):

4) Формы, связанные со ссылками

• • Определите, какие типы данных (или полей) имеют отношение к документообороту. Пример: рабочий процесс утверждения запроса на отпуск может включать форму для ввода дат, сведений о сотруднике и т. Д.

• • Определите, какие поля формы являются видимыми, редактируемыми или обязательными на каждом этапе рабочего процесса.

• Определите, какая информация или поля должны быть доступны для поиска для фильтрации или классификации информации.

Например, это форма процесса как часть автоматизированного документооборота в Flokzu. Другими словами, вы можете определить форму и поля, которые будут заполняться исполнителями:

5) Вложения в документообороте

• • Определите файлы, которые могут быть прикреплены к документообороту.

• Определите, нужно ли будет искать во вложениях.

6) Выберите правильный инструмент и автоматизируйте

• • В зависимости от требований, указанных выше, выберите подходящий инструмент, соответствующий вашим потребностям.
  • Существуют различные типы Документоориентированных: лучше всего подходят для административного использования. Flokzu разработан для документооборота и отвечает всем ранее определенным требованиям.

• • Ориентация на производство: больше подходит для промышленных компаний с интегрированным производственным оборудованием.Не рекомендуется для документооборота.

• Ориентация на интеграцию: подходит для меньшего количества человеческого взаимодействия и интеграции нескольких систем. Не идеально подходит для документооборота, но их можно интегрировать (например, Zapier для подключения к другим веб-приложениям)

7) Измерение выполнения документооборота

Через месяц после автоматизации документооборота (следуя вышеуказанным шагам) измерьте результаты, используя по крайней мере следующие ключевые показатели эффективности:

• • Процессы, инициированные в определенный период.

• • Среднее время, необходимое для завершения процесса

• Время, необходимое для каждого этапа. Это позволяет обнаружить возможные узкие места.

После улучшения и оптимизации документооборота внедрите его еще раз и повторите шаг измерения через месяц.

Эти циклы улучшения должны быть выполнены быстро. Вот почему Flokzu позволяет выполнять каждый шаг, не требуя дополнительного программирования или сложных настроек.Любой сотрудник организации сможет автоматизировать документооборот без помощи ИТ или технических знаний.

Здесь вы также можете запланировать рабочий сеанс, чтобы вместе смоделировать реальный процесс в вашей организации

Рабочий процесс управления документами и зачем он вам

Большинство организаций имеют дело с грудой документов, как физических, так и электронных. Система документооборота может помочь справиться с задачами, связанными с бумажной работой.

Многие системы могут создавать, отслеживать, редактировать, хранить и управлять документами организации, включая отчеты о расходах, заказы на закупку, контракты, формы расчета заработной платы, годовые отчеты и даже маркетинговые материалы.

Почему организациям нужен документооборот

Если вы не используете систему документооборота, работа с документами может быть невероятно утомительной.

Например, сотруднику может потребоваться заказать запасную часть для машины на заводе.Сотрудник должен заполнить форму заявки, которая должна быть одобрена их руководителем. Менеджер должен отправить форму в бухгалтерию, которая может потребовать ее отправить другому менеджеру.

После утверждения создается заказ на поставку, который отправляется обратно сотруднику, заполнившему форму заявки. В зависимости от структуры компании сотруднику может потребоваться отправить заказ на покупку другому лицу, отвечающему за оформление заказов.

Когда вы посмотрите на этот процесс заказа новой детали для машины – который, как вы думаете, будет простым – легко увидеть, где документ может проскользнуть сквозь трещины.Заявка могла быть отправлена ​​не тому лицу в бухгалтерии, или сотрудник мог забыть передать заказ на поставку в отдел закупок.

Из-за этих сбоев процесс заказа и установки запасной части может занять больше времени, чем необходимо. В результате цех будет менее продуктивным. И это всего лишь один пример множества бизнес-процессов, которые зависят от того, чтобы документы были доставлены нужному человеку и о них своевременно позаботились.

Рабочий процесс управления документами разбивает эти процессы на логические этапы и назначает их конкретным людям или системам, обычно с помощью программного обеспечения для управления документами.

Чтобы внедрить рабочие процессы управления документами, вы сначала должны выявить пробелы в ваших текущих процессах, которые затем предоставят вам возможности использовать технологии для улучшения вашей работы с физическими и электронными документами.

Как реализовать рабочий процесс управления документами

Создание надежного рабочего процесса управления документами, повышающего эффективность, – это гораздо больше, чем просто отказ от бумажных документов. Процесс – как вы сейчас работаете с документами и каково ваше идеальное видение документов – является строительным блоком для любой технологии или решения автоматизации, которое вы внедряете.

Если вы только начинаете, вам нужно будет наметить все, что происходит, от начала до конца, с помощью документа. Для этого может потребоваться участие заинтересованных сторон, таких как сотрудники и менеджеры, которые инициируют и утверждают документы, чтобы убедиться, что вы записали каждый шаг.

Процесс создания рабочего процесса выглядит примерно так:

• Назовите свой рабочий процесс.
• Определите начало и конец рабочего процесса (т. Е. Сотрудник запрашивает новую деталь, и деталь заказывается).
• Перечислите все, что необходимо для завершения процесса – задачи и действия, а также порядок, в котором задачи должны быть выполнены.
• Определите, кто вовлечен (т. Е. Сотрудник цеха, руководитель сотрудника, бухгалтерия и менеджер по закупкам).
• Изобразите это на блок-схеме, чтобы увидеть, как это разыгрывается визуально.
• Узнайте, где вы можете повысить эффективность своего рабочего процесса. В примере с запасной частью сотрудник в настоящее время может заполнять бумажную форму и вручную доставлять ее в почтовый ящик на столе своего менеджера.Внедрение простой автоматизации, такой как электронная форма для заполнения сотрудником, которая затем доставляется в почтовый ящик менеджера для утверждения, может ускорить процесс и устранить риск потери первого листка бумаги.

Эта первая часть автоматизации может стать катализатором для большего на протяжении всего рабочего процесса управления документами.

В какой-то момент в процессе покупки новой детали кто-то должен ввести информацию вручную: номер детали, отдел и любой собственный код расходов.Просто добавив в процесс электронную форму, вы сможете сэкономить много времени, которое обычно тратится на ввод данных.

Как найти правильное решение для рабочего процесса

Посмотрите на решения для рабочих процессов, которые можно интегрировать с вашими существующими системами, и, возможно, даже подумайте о системе документооборота.

Некоторые вещи, на которые стоит обратить внимание, включают

• Простой в использовании интерфейс, который позволяет перетаскивать элементы для создания рабочих процессов
• Возможность реплицировать рабочие процессы для аналогичных процессов
• Возможность масштабирования для добавления дополнительных рабочих процессов для большего количества процессов управления документами

Выберите инструмент, который поможет избежать ненужных шагов и сделает каждый процесс управления документами повторяемым и масштабируемым.

Преимущества решения для документооборота

После перехода на решение для рабочего процесса вы сможете выполнять несколько важных задач. Один из них создает и отправляет предупреждения, когда что-то нужно сделать.

Например, после того, как руководитель сотрудника отправит форму заявки в бухгалтерию, он получит предупреждение о том, что форма ожидает их утверждения. Если он не будет одобрен в течение определенного периода времени (который может быть установлен менеджером сотрудника или другим разумным лицом), они получат еще одно предупреждение о том, что элемент все еще находится на рассмотрении.

Вы также можете создавать собственные правила для документов и пересылать их соответствующему лицу. Например, если форма заявки предназначена для товара стоимостью менее 100 долларов, ее можно переслать младшему сотруднику бухгалтерии. Если сумма превышает эту сумму, она автоматически отправляется на утверждение менеджеру.

Если вы создаете контракты, запрос о стандартном соглашении о неразглашении (в котором часто используется один и тот же язык снова и снова) может быть направлен помощнику юриста в юридическом отделе, а индивидуальный контракт для нового клиента – юристу.

После внедрения решения для управления документооборотом вы заметите, что помимо повышения производительности вы также сможете сократить расходы, связанные с задержками и ошибками в оформлении документов. Например, вам не нужно беспокоиться о том, что вы заказываете не ту деталь для машины, потому что они не могут прочитать чей-то почерк.

Если вы обнаружите, что тонете в бумажной волоките или что эти документы создают узкое место в других бизнес-процессах, стоит взглянуть на рабочий процесс управления документами, чтобы повысить эффективность.