Перевод на дистанционную работу – доп. соглашение (образец)

Трудовое законодательство допускает возможность выполнения трудовых функций сотрудниками дистанционно (удаленно), т. е. без привязки к рабочему месту. Важно, чтобы перевод на удаленную работу был правильно оформлен. Для этих целей к трудовому договору оформляется специальный документ – дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу. Отметим, что перевод сотрудников на удаленную работу имеет ряд преимуществ для работодателя, в частности, ему не придется проводить спецоценку труда и платить за аренду помещения.

Дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу: что это за документ?

Дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу (образец заполнения документа приведен ниже) содержит перечень изменений, которые вносятся в условия трудового договора. Изменения обязательно должны быть согласованы между работодателем и сотрудником. При переводе на удаленную работу нет необходимости расторгать трудовой договор и заключать новый, так как стороны уже находятся в трудовых отношениях.

Если инициатором изменений условий договора является работодатель, он обязан предупредить об этом сотрудника в письменной форме за 2 месяца (ст. 74 ТК РФ).

Дополнительное соглашение о переводе на работу дистанционно оформляют в двух экземплярах. Каждый экземпляр должен быть подписан работодателем и работником. Важно, чтобы документ был составлен именно в письменной форме (ст. 72 ТК РФ). Соглашение должно соответствовать всем требованиям, которые на законодательном уровне предъявляются к оформлению трудового договора.

Чем регулируется порядок оформления дополнительного соглашения о переводе на дистанционную работу?

Трудовые отношения с сотрудниками, которые работают дистанционно, регулируются нормами главы 49.1 ТК РФ (ст. ст. 312.1 – 312.5). В ст. 312.1 рассмотрены общие положения. В частности, здесь прописано, что именно является дистанционной работой и кого можно считать дистанционными работниками. Все основные моменты, которые нужно учитывать при изменении условий трудового договора, рассмотрены в ст.

312.2 и 74 ТК РФ.

Читайте также: Организация удаленного рабочего места

Как составить дополнительное соглашение

Допсоглашение о переводе на дистанционную работу не имеет унифицированной формы. Каждая организация, ИП составляет его на свое усмотрение, ориентируясь при этом на нормы гл. 49.1 ТК РФ и ст. 74 ТК РФ. Документ может иметь следующую структуру:

• В верхней части указывают наименование документа, присвоенный ему номер и реквизиты трудового договора, к которому заключается допсоглашение.
• Ниже указывают дату и место составления документа.
• После этого необходимо прописать сведения о сторонах трудовых отношений: полное наименование работодателя и Ф.И.О. его руководителя, Ф.И.О. работника.

Далее в тексте соглашения следует отобразить, какие именно изменения будут внесены в трудовой договор. Если условия изменяются бессрочно, нужно сделать отметку о том, что соответствующий пункт трудового договора будет излагаться в новой редакции, например: «Работник исполняет свою трудовую функцию дистанционно» и указать дату начала дистанционной работы. Если изменился перечень обязанностей, которые должен выполнять сотрудник, их также перечисляют в дополнительном соглашении. При необходимости делают отметки о режиме рабочего времени, порядке отправки результатов труда и других важных моментах.

Если остальные условия трудового договора остаются неизменными, в соглашении также указывают это.

Один экземпляр выдается работнику, а второй остается у работодателя. Оба экземпляра имеют равную юридическую силу. Образец допсоглашения о переводе на дистанционную работу приведен далее.

Как составить соглашение, если перевод на «удаленку» временный

Ст. 72.2 ТК РФ предусматривает, что работодатель имеет право временно перевести сотрудника (с его согласия) на другую работу на срок до 1 года или до выхода временно отсутствующего коллеги на работу.

Временный перевод на «удаленку» особенно актуален сейчас, в условиях угрозы распространения коронавирусной инфекции – работодатели отправляют персонал по домам на период карантина, и при этом могут не прерывать рабочий процесс.

Временный перевод оформляется путем составления аналогичного дополнительного соглашения к договору. В документе нужно указать следующие сведения:

• дату, с которой необходимо начать исполнение трудовых обязанностей удаленно;
• дату окончания «дистанционного» периода работы;
• иные существенные условия, если они изменяются на период удаленной работы (условия оплаты труда, перечень обязанностей, режим рабочего времени и др.).

На основании допсоглашения издается приказ о переводе на «удаленку». В трудовую книжку запись о том, что работа ведется дистанционно, вносить не нужно.

Образец доп соглашения о переводе на дистанционную работу в 2021 году

Порядок и причины перевода

Нормы, регулирующие дистанционное выполнение должностных обязанностей в РФ, предусмотрены в главе 49.1 ТК РФ. Но ею чаще пользуются, когда только оформляют трудовые отношения. А как применять, если необходимо пересмотреть условия трудового договора и заключить дополнительное соглашение о переходе на дистанционную работу, мало кто представляет. Сложностей не возникнет, если понимать некоторые нюансы.

Перевод возможен в двух случаях:

• по инициативе работника;
• по предложению работодателя.

Сотрудник вправе подать письменное заявление, составленное в свободной форме, на имя руководителя с просьбой разрешить трудиться удаленно. Если работодатель согласен, он оформляет дополнительное соглашение о переводе работника на дистанционную работу к трудовому договору, издает приказ о переводе сотрудника на удаленную работу, и человек начинает трудиться, не приходя в помещения организации.

Инициатором изменения условий трудового соглашения может выступить и работодатель, если, к примеру, появились соответствующие рекомендации государственных органов о переводе сотрудников на удаленный формат, как это произошло в случае с карантином по коронавирусу. В ТК РФ заявлено, что о смене условий труда работодатель обязан уведомить не менее чем за 2 месяца.

Перевод возможен только при обоюдном согласии сторон.

Если работники против, их нельзя заставить работать из дома. Придется сохранить все условия договоров без изменений. С другой стороны, пока контролирующие органы рекомендуют перевести персонал на удаленку, и если работодатель не в состоянии это сделать, останавливать производственный процесс чиновники не станут.

Когда стороны договорились, работодатель издает приказ о переводе всех (или части) сотрудников на удаленку. Это не должно повлиять на уровень оплаты, если только трудовая функция не изменилась.

Что писать в допсоглашении

Первое, что надо понять, — допсоглашение на дистанционную работу не меняет круг обязанностей сотрудника, оно уточняет место их выполнения. Если раньше рабочее место находилось в офисе работодателя, то после перевода — вне нахождения работодателя, к примеру, домашний адрес человека, откуда он фактически начнет работать.

Помимо рабочего места, стороны вправе оговорить:

• новый режим труда и отдыха;
• способы взаимодействия и контроля;
• продолжительность удаленной занятости;
• порядок выплаты зарплаты, если ранее ее выдавали из кассы;
• иные детали.

Образец допсоглашения о переводе на дистанционную работу

На дистанционных сотрудников распространяются все гарантии, которые существуют для остальных работников. Лишить удаленных работников ежегодного оплачиваемого отпуска, отгула за труд в выходной, пособий или иных прав — административное правонарушение.

Почему допсоглашение необходимо

Дистанционные трудовые отношения несут определенные риски как для работника, так и для работодателя, и минимизировать их позволит как раз допсоглашение на удаленную работу, как официальный документ, регулирующий трудовые отношения на определенное время.

Если в документе четко прописать график труда сотрудника, способы контроля выполнения им трудовых обязанностей, подробности обмена информацией, у руководителя останутся рычаги управления подчиненным. Одновременно это дает работникам гарантии, что за труд они получат оговоренное вознаграждение, их трудовой стаж подтвердят документально, при необходимости они получат социальные выплаты и пособия.

Дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу

Место работы работника – это существенное условие трудового договора. Изменение этого условия, как и любого иного условия, относимого законом к категории существенных, может происходить только на основании обоюдной договоренности работодателя и работника.

Файлы в .DOC:Бланк дополнительного соглашения о переводе на дистанционную работуОбразец дополнительного соглашения о переводе на дистанционную работу

Перевод работника на дистанционную работу подразумевает внесение изменений в его трудовой договор с работодателем. С целью внесения этих изменений в ТД между работником и работодателем заключается дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу.

Перевод на удаленную работу

В соответствии со ст. 312.1 ТК РФ под дистанционной работой понимается осуществление работником своих трудовых обязанностей вне стационарного рабочего места и с условием выполнения этих обязанностей с использованием дистанционных методов взаимодействия как с самим работодателем, так и с коллегами по работе.

Под дистанционными методами взаимодействия подразумевается выполнение работы с помощью телекоммуникационных сетей, включая Интернет.

В силу положений ст. 72 ТК РФ перевод работника на дистанционную работу по инициативе работодателя возможен только при наличии согласия работника. В свою очередь переход работника на «дистанционку» по инициативе самого работника также возможен только с согласия работодателя.

Процедуру перевода на дистанционную работу может начать любая из сторон трудового договора.

Если инициатива исходит от работодателя, то он обязан как минимум за два месяца известить работника о планируемых изменениях. Согласие работника с дистанционной формой работы должно быть дано в письменно виде. Если инициатива исходит от работника, то ему потребуется предоставить работодателю соответствующее заявление.

Вне зависимости от того, по чьей инициативе запускается процедура перехода на удаленный режим работы, сам перевод может быть осуществлен только на основании внесения изменений в существенные условия трудового договора.

С этой целью работодатель издает приказ о переводе на дистанционный режим работы, а затем между работником и работодателем заключается дополнительное соглашение трудовому договору. После подписания дополнительного соглашения работник может переходить на «дистанционку», а само дополнительное соглашение становится неотъемлемой частью трудового договора.

Условия дистанционной работы

Бытует мнение, что работодатель и работник обговаривают условия работы на «удаленке» и достигнутые между ними договоренности включаются в условия дополнительного соглашения. На самом деле это не так. Режим работы и ее задачи работодатель определяет самостоятельно в рамках закона.

В этом смысле трудовой договор по своим правовым признакам близок к договорам присоединения, при которых один контрагент либо принимает условия, диктуемые вторым контрагентом, либо ищет другого более подходящего ему контрагента.

Логично, что при дистанционной форме работы работодатель не может в полной мере устанавливать для работника длительность трудового дня и время обеденного перерыва.

Однако следует учитывать, что в соответствии со ст. 72 ТК РФ, работодатель устанавливает способ своего взаимодействия с дистанционным работником, способ осуществления контроля и способ общения работника с другими сотрудниками, выполняющими сходные функции также на дому.

То есть, пусть и косвенно, но работодатель в любом случае определяет режим работы удаленного сотрудника. Это может выражаться в установлении времени ежедневных дистанционных планерок, установлении условия нахождения на связи в течение всего рабочего дня и т.д.

Составление дополнительного соглашения

Унифицированных форм договора не существует, поскольку это противоречило бы договорному принципу свободного волеизъявления сторон. В основном дополнительное соглашение составляется по аналогии с основным договором, но с указанием, что посредством дополнительного соглашения стороны вносят в основной договор те или иные изменения.

В рамках данной статьи наши пользователи имеют возможность скачать типовой шаблон дополнительного соглашения о переводе на дистанционную работу и ознакомиться с образцом его заполнения. В процессе заполнения шаблона в него потребуется внести следующие сведения:

1. дату и место составления;
2. ФИО, должность, место работы работника и наименование работодателя;
3. данные основного трудового договора;
4. совместное волеизъявление работника и работодателя о внесении изменений в трудовой договор в части перевода работника на дистанционный режим работы;
5. указание на пункты трудового договора, подлежащие изменению в результате принятия дополнительного соглашения;
6. режим работы работника;
7. описание принципов взаимодействия работника с работодателем, с непосредственным руководителем и с коллегами, выполняющими общие с работником задания;
8. способ связи с работником;
9. срок действия дополнительного соглашения. По аналогии с трудовым договором, если срок указан не будет, то по умолчанию условия допсоглашения будут считаться бессрочными. В этом случае после отмены дистанционного режима работы потребуется заключать новое дополнительное соглашение;
10. способ передачи работодателю отчетов по результатам работы;
11. условия оплаты расходов работника на средства связи с работодателем;
12. подписи работника и работодателя.

При необходимости в дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу могут быть внесены любые другие условия, изменяющие положения основного договора.

Дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу

В 2020 году компании столкнулись с ситуацией, в которой необходимость организации удаленной работы встала в полный рост. При этом обеспечение легитимности такой работы легла на плечи сотрудников, обеспечивающих взаимодействие персонала и компании – кадровых специалистов – нас с вами!

Действующие сотрудники компании частично или полностью работают дистанционно (удаленно). Перед кадровыми специалистами стоит задача организовать юридически значимый обмен электронными кадровыми документами: заявлениями на отпуск, уведомлениями о неявке, больничном и т.п.

Перевести сотрудников в юридическую категорию дистанционных работников. Для этого необходимо с каждым сотрудником подписать дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу.

Трудовой Кодекс РФ разрешает обмен документами в электронной форме между дистанционным сотрудником и работодателем. Однако, текущие офисные сотрудники, по случаю переведенные на удаленную работу, не попадают под эти нормы (кроме тех случаев, когда это заранее предусмотрено в трудовом договоре).

Чтобы обмен электронными документами стал возможен, трудовые отношения следует переквалифицировать в формат отношений с “дистанционным работником” – подписать с сотрудником дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу.

Чтобы электронный документ имел юридическую силу, его следует подписать с помощью электронной подписи (ЭП).

Подписание документов электронной подписью защищает документ от последующих изменений, аккредитованные центры сертификации гарантируют соответствие физического лица и его электронной подписи, а вся юридическая обвязка для такого подписания уже содержится в ФЗ от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Существует две категории электронных документов, в отношении которых ЭП могут применяться:

• Кадровые документы, ИЗМЕНЯЮЩИЕ объем прав и обязанностей сторон: трудовой договор и дополнительные соглашения к нему, договор о материальной ответственности, ученический договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.
• Все остальные кадровые документы: заявления об отпуске, о командировке, лист ознакомления с локальными нормативными актами и пр. документы, возникающие в ходе обычных кадровых операций.

Таблица 1. Доступные виды ЭП для участников трудовых отношений

Вид электронной подписи	Категория документа	Дистанционный (удаленный) сотрудник	Работодатель
Усиленная квалифицированная ЭП (УКЭП)	Изменяющие права сторон	+	+
	Иные кадровые документы	+	+
Усиленная неквалифицированная ЭП (УНЭП)	Изменяющие права сторон	+	–
	Иные кадровые документы	+	+
Простая электронная подпись (ПЭП)	Изменяющие права сторон	–	–
	Иные кадровые документы	+	+

УКЭП обладает бескомпромиссными правами в отношении подписи вообще любых кадровых документов. Но она же является самой дорогой и трудоемкой для выпуска (выдается только после процедуры идентификации личности в удостоверяющем центре). Поэтому на практике сам работодатель подписывает кадровый документы УКЭП, а для своих сотрудников выпускается либо УНЭП, либо вовсе ПЭП.

Важно!

В отношении дополнительного соглашения о переводе сотрудника на дистанционную работу важно не попасть в «ловушку УНЭП»! Несмотря на то, что ст.312.3 Трудового кодекса РФ позволяет нам использовать УНЭП для подписания дополнительного соглашения, для ее использования в этой ситуации нужны основания (п.2.ст.6 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Таким основанием могут быть:

• Локальный нормативный акт
• Пункт в дополнительном соглашении

В обоих случаях в этих документах должен быть предусмотрен порядок выпуска и проверки электронной подписи.

Если у сотрудника изначально есть квалифицированная электронная подпись, которую он создал самостоятельно в удостоверяющем центре, то ее можно использовать для подписания дополнительного соглашения о переводе на дистанционную работу. Это безрисковый вариант.

Если же у сотрудника квалифицированной электронной подписи нет, а в организации отсутствуют локальные нормативные акты, регулирующие порядок выпуска неквалифицированных подписей и их проверки, то мы рекомендуем обменяться с сотрудником бумажными экземплярами допсоглашений. Даже если у сотрудников нет физической возможности приехать в офис, обменяться документами с «живой подписью» можно обычной почтой.

Пока в организацию не поступит документ с «живой» подписью, электронный кадровый документооборот с сотрудником находится в «серой» зоне. Но, как правило, эти риски не слишком велики и краткосрочны – заказные письма с описью Почта России доставляет в приемлемые сроки, не говоря уже о специализированных коммерческих службах доставки.

Проект дополнительного соглашения о переводе сотрудников на дистанционный режим работы вы можете скачать по ссылке:

Образец доп соглашения о дистанционной работе

Заказать услугу

Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Подпишитесь на обновления блога

Подписаться

Поделиться статьей

Как составить доп соглашение для удаленной работы

Особенности перевода сотрудников на удаленный режим работы

Если компания решила перевести офисных сотрудников на удаленный режим работы, то к трудовым договорам с ними необходимо заключить дополнительные соглашения о дистанционной работе.

Дистанционная работа — это выполнение работником должностных обязанностей вне места нахождения работодателя (ст. 312.1 ТК РФ). Важной характеристикой такой работы является то, что все взаимодействие происходит через интернет. Кроме того, при дистанционной работе сотрудник не занимается производством какой-либо продукции (в отличие от надомной работы).

Если с сотрудником заключен обычный трудовой договор, то к нему необходимо подписать дополнительное соглашение о признании работы дистанционной на определенный период. Этот период может быть обозначен либо конкретным сроком, либо событием, которое должно произойти, например, «до нормализации эпидемиологической обстановки в городе (регионе или стране)».

При этом обращаем внимание, что сроки действия условия о дистанционной работе могут определяться решениями исполнительной власти регионального или местного уровня. Так, в городе Москве принят указ мэра Москвы от 05.03.2020 № 12-УМ «О введении режима повышенной готовности». На период действия этого акта можно заключить дополнительное соглашение о дистанционной работе.

При переходе на дистанционную работу работодателю потребуется после заключения дополнительного соглашения издать соответствующий приказ.

С этим выводом согласился и Минтруд России в письме от 14.05.2019 № 14-2/ООГ-3389.

Трудовой кодекс РФ не запрещает сотруднику обратиться к работодателю с просьбой о переводе на дистанционную работу.

После подачи такого заявления стороны могут заключить дополнительное соглашение о дистанционной работе. Примерная форма заявления приведена на рис. 1.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 реализована возможность массового формирования необходимых для этого юридических документов. Образцы Заявления и Дополнительного соглашения поставляются в виде Расширения и не требуют обновления конфигурации. Новость о такой возможности открывается на экране при очередном включении программы.

Рис. 1

Можно ли отказать сотруднику в переводе на «удаленку»

Условие о том, что работа является дистанционной, включается в трудовой договор с работником (ст. 57, 312.2 ТК РФ). Трудовой договор — это соглашение между работником и работодателем (ст. 56 ТК РФ).

Таким образом, включить в трудовой договор условие о том, что работа является дистанционной, можно, только если с этим согласны и работник, и работодатель. Если работодатель не согласен с переходом сотрудника на удаленную работу, он может не подписывать такое соглашение. Сотрудник может написать заявление на предоставление ежегодного отпуска или отпуска за свой счет. Если ежегодный отпуск на этот период запланирован графиком отпусков, то его необходимо предоставить. Если в графике запланированного отпуска нет, то его предоставление — это право, но не обязанность работодателя. Что касается отпуска за свой счет, то в такой ситуации работодатель также не обязан его предоставлять, но может это сделать по письменному заявлению сотрудника.

Особенности дистанционной работы

Порядок и сроки обеспечения дистанционных работников необходимыми для исполнения ими своих обязанностей оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов (в том числе расходов на связь и интернет) определяются в дополнительном соглашении к трудовому договору (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).

При переводе сотрудников на дистанционную работу необходимо обеспечить безопасность всех данных организации, в том числе составляющих коммерческую тайну. Поэтому также рекомендуем изменить положения локальных нормативных актов о коммерческой тайне, персональных данных, доступе к внутренним базам данных и аналогичным внутренним ресурсам. Если сотрудникам будет предоставляться удаленный доступ через электронные ключи-идентификаторы, то желательно составить правила работы со средствами индивидуальной идентификации, установить ответственность за передачу этого средства третьим лицам. Если ранее этих правил не было, то с ними необходимо ознакомить всех сотрудников под подпись.

Законодательство не устанавливает правил отчета для дистанционных работников о проделанной работе. Однако работодатель может определить порядок, форму и периодичность такого отчета. Условия об этом можно установить в положении о дистанционной работе или ином локальном нормативном акте, а также включить в дополнительное соглашение к трудовому договору. Аналогичным образом необходимо установить порядок взаимодействия работника и работодателя при постановке задач и их выполнении.

Скачать образец дополнительного соглашения на удаленную работу (бланк)

Скачать заполненный образец дополнительного соглашения на дистанционную работу на месяц

Порядок и причины перевода

Нормы, регулирующие дистанционное выполнение должностных обязанностей в РФ, предусмотрены в главе 49. 1 ТК РФ. Но ею чаще пользуются, когда только оформляют трудовые отношения. А как применять, если необходимо пересмотреть условия трудового договора и заключить дополнительное соглашение о переходе на дистанционную работу, мало кто представляет. Сложностей не возникнет, если понимать некоторые нюансы.

Перевод возможен в двух случаях:

• по инициативе работника;
• по предложению работодателя.

Сотрудник вправе подать письменное заявление, составленное в свободной форме, на имя руководителя с просьбой разрешить трудиться удаленно. Если работодатель согласен, он оформляет дополнительное соглашение о переводе работника на дистанционную работу к трудовому договору, издает приказ о переводе сотрудника на удаленную работу, и человек начинает трудиться, не приходя в помещения организации.

Инициатором изменения условий трудового соглашения может выступить и работодатель, если, к примеру, появились соответствующие рекомендации государственных органов о переводе сотрудников на удаленный формат, как это произошло в случае с карантином по коронавирусу. В ТК РФ заявлено, что о смене условий труда работодатель обязан уведомить не менее чем за 2 месяца.

Когда стороны договорились, работодатель издает приказ о переводе всех (или части) сотрудников на удаленку. Это не должно повлиять на уровень оплаты, если только трудовая функция не изменилась.

Подробнее: Как составить уведомление об изменении условии трудового договора

Что писать в допсоглашении

Первое, что надо понять, — допсоглашение на дистанционную работу не меняет круг обязанностей сотрудника, оно уточняет место их выполнения. Если раньше рабочее место находилось в офисе работодателя, то после перевода — вне нахождения работодателя, к примеру, домашний адрес человека, откуда он фактически начнет работать.

Помимо рабочего места, стороны вправе оговорить:

• новый режим труда и отдыха;
• способы взаимодействия и контроля;
• продолжительность удаленной занятости;
• порядок выплаты зарплаты, если ранее ее выдавали из кассы;
• иные детали.

Образец допсоглашения о переводе на дистанционную работу

Подробнее: Что нужно знать про дистанционный труд

Почему допсоглашение необходимо

Дистанционные трудовые отношения несут определенные риски как для работника, так и для работодателя, и минимизировать их позволит как раз допсоглашение на удаленную работу, как официальный документ, регулирующий трудовые отношения на определенное время.

Если в документе четко прописать график труда сотрудника, способы контроля выполнения им трудовых обязанностей, подробности обмена информацией, у руководителя останутся рычаги управления подчиненным. Одновременно это дает работникам гарантии, что за труд они получат оговоренное вознаграждение, их трудовой стаж подтвердят документально, при необходимости они получат социальные выплаты и пособия.

Перевод на дистанционную работу доп соглашение образец

Перевод сотрудника на другую работу и обязательно Доп соглашение к Трудовому. Перевод на дистанционную форму работы осуществляется на основании дополнительного соглашения. Рекомендуем прочесть Доп соглашение к договору поставки об увеличении. Документы для оформления перемещения на другую работу. Доп соглашение удаленная работа. Расторжение договора аренды по соглашению сторон образец. Соглашения на перевод задним числом? Отпускной стаж работника начнет исчисляться со дня его приема на работу по. Трудовой договор с дистанционным работником образец. Образец трудового договора о дистанционной работе с. Соглашения к трудовому договору руководитель должен издать приказ распоряжение о переводе на дистанционную работу. Перевода сотрудников всех или некоторых на дистанционный режим работы или. Перевод дистанционного работника на работу в офисе, Как перевести дистанционного работника на работу в офисе. Гибкий график работы в трудовом договоре образец, понятие, виды и. Обязуется принять Работника на работу на должность должность далее по тексту Работа в. При переводе сотрудника на дистанционную работу меняются условия его труда, в частности. Дополнительное соглашение о дистанционной работе образец. Соглашении к трудовому договору об установлении гибкого графика работы. Примерный образец такого письма. Принудить работника подписать соглашение о переводе на другую работу нельзя. У вновь принимаемого на дистанционную форму работы. С этим работником было заключено дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором были. Наружной перевод к другому работодателю. Содержание дополнительного соглашения о переводе на дистанционную работу. А перевод части сотрудников на дистанционную работу поможет сохранить бюджет за счет значительного. Трудовой кодекс РФ не содержит перечня случаев, в которых допускается временный перевод на другую работу по соглашению. Перевод сотрудника на дистанционную работу. Приказ о переводе на дистанционную работу образец. Трудовой договор о дистанционной работе, заключенный на неопределенный срок образец заполнения. Доп соглашение о переводе на ставку образец. Соглашение об изменении определенных сторонами критерий трудового контракта заключается в. Дополнительное соглашение работнику об увеличении объема работ. Доп соглашение о переводе работника на 0. Переезд на новое место работы, на другой. Это, насколько правильным будет заключение дополнительного соглашения к обычному трудовому договору, о переводе работника на дистанционную работу? Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению. Увольнение работника в связи с его отказом от перевода на работу в. Заключение соглашения о дистанционной работе. Дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении режима работы на режим. Почаще дистанционными работниками становятся дизайнеры, программеры, переводчики, аналитики. Образец дополнительного соглашения о переводе на другую должность. И какой эталон, формы данного доп. Дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу. Имейте ввиду, что по инициативе организации перевод на дистанционную работу. Допускает вариант, когда по соглашению сторон сведения о. Чтобы найти время для более полезны. В связи с этим можно сделать вывод о том, что для перевода действующих работников в категорию. На период действия настоящего трудового договора на Дистанционного работника распространяются все. Посредством заключения дополнительного соглашения к трудовому договору стороны вправе включить и другие. При переводе сотрудника на дистанционную работу меняются условия его труда, в частности, место работы. В соглашении укажите, что с оговоренной даты работник осуществляет. Соглашения к трудовому договору о переименовании. Образец заявления работника о переводе на другую работу Посмотрите хороший образец заявления. Порядок оформления документов при приеме на работу дистанционного сотрудника. По унифицированной либо иному образцу. Отрицательно на репутации компании может сказаться и полный перевод штата на дистанционной трудовой. Также по заявлению сотрудника фирма обязана допустить к работе на неполный. Образцы дополнительных соглашений о переводе на другую работу. Дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении определенных сторонами условий трудового договора в связи с переводом работника на работу. Дополнительные соглашения после получения разрешения. Так, статья 72 ТК РФ предоставляет работнику и работодателю право в любое время изменять по письменному соглашению. По общему правилу, при поступлении на работу работодатель и работник. Чтобы облегчить вам работу, см. Дополнительное соглашение доп к трудовому договору о переводе на образец перевод на дистанционную работу доп соглашение образец дистанционную образец. Соглашения нельзя укоротить рабочий день, ведь работа в. Размер возмещения таких расходов должен быть определен соглашением сторон трудового договора. Дистанционная работа одна из форм занятости, при которой работодатель и сотрудник находятся вдали друг от друга, но. В дополнительном соглашении, которым оформляется перевод на дистанционную работу, следует указать, какие условия труда работника меняются, дата, с. Имейте ввиду, что по инициативе организации перевод на дистанционную работу возможен только с согласия. Ставкиэто работа на условиях неполного рабочего времени В зависимости от того какой режим вы. Объясните, как документально будет оформляться перевод на дистанционную работу. Перевод на дистанционную работу доп соглашение образец. При этом перевод на работу, требующую. Работник принимается на работу в Общество с. По соглашению сторон трудового договора о. Соглашение, которое было составлено на основании заявления сотрудника с указанием основания его перевода на дистанционную работу, должно. Для ускорения дальнейшего обмена документами в рамках трудовых отношений с сотрудником, принятым на дистанционную работу. В Вашем случае можно заключить два договора один на неполную рабочую неделю в офисе, один на дистанционную работу. Доп соглашение об удаленной работе. Знакомить Дистанционного работника с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и. Образцы трудового договора с работником. Образец соглашения о переводе на дистанционную работу. Доп соглашение о переводе на другую должность образец. Образец дополнительного соглашения к трудовому договору о признании работы. Образец заявления об открытии обособленного. Дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу образец. Дополнительно соглашение о переводе на дистанционную работу оформляется в 2ух экземплярах, и. Соглашения к трудовому договору при. Заявление о переводе на другую должность или работу. Образец трудового договора работа дистанционно. Трудовой договор с удаленным работником образец заполнения. Если вы штатный работник, то перевод на. Образец дополнительного соглашения при переводе на другую должность. Как правило, составляется дополнительное соглашение и подписывается обеими сторонами. Образец заявления о переводе на дистанционную работу. Для перевода на постоянную работу в. Если принято положительное решение, то можно оформлять доп. Для перевода действующих работников. Дополнительное соглашение о переводе работника. Дополнительно соглашение о переводе на дистанционную работу оформляется в двух экземплярах, и подписываются работником и работодателем. Трудового кодекса дает возможность ежедневного возвращения к соглашению не заносить записи о дистанционной работе. Договора на Дистанционного работника распространяются все. Подскажите пожалуйста образец доп. Работе, составленном по стандартному образцу. Перевод работника внутри организации может осуществляться только с его письменного. Образец соглашения о переводе работника на дистанционную работу. Переводе на дистанционную работу, получить от него письменное согласие, оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором необходимо. Работодателю на дистанционную работу или перевестись на такую работу по основному месту работы. Перевод сотрудника на дистанционную работу оформляется приказом т5 и дополнительным соглашением к. Довольно сказать контрагенту про это в уведомительном порядке образец доп соглашение на. Приказ о переводе на дистанционную работу образец его есть в настоящей статье потребуется составить. По соглашению сторон в трудовом договоре о дистанционной работе определяются. Как перевести офисных сотрудников на дистанционную работу. Образец приказа о переводе на дистанционную работу. Поэтому перевод на дистанционную работу допускается только по соглашению сторон ст. Срочно нужно образец доп. Статьи перевод на другую работу. В дополнительном соглашении о переводе на дистанционную работу могут прописываться следующие изменения условий труда. В разделе представлен образец соглашения о переводе на дистанционную работу. В случае, если предусмотрено взаимодействие Работника или лица, поступающего на дистанционную работу и.Соглашением работа его уже. Ниже расположен типовой бланк и образец дополнительного соглашения о переводе на. С другой стороны, если трудовая книжка уже была оформлена к примеру, на дистанционную работу переводится. Если на дистанционную работу нужно перевести работающих сотрудников, то сделать это можно с помощью оформления дополнительного соглашения к. По соглашению сторон трудового договора сведения о приеме на дистанционную. Обязанности Перевод с русского на английский, испанский, казахский языки текстов различной тематики логистика. Заявление о переводе на дистанционную работу. Образец заявления о взыскании денежных. Согласие сторон трудового договора оформляются в виде дополнительного соглашения к трудовому договору, которое. Соглашение к трудовому договору о переводе на. Либо иному образцу, утвержденному в. Соглашения для беременных о переводе на легкий труд. Какие документы нужно оформить, дополнительные соглашения, запись в трудовой?

Оформление перевода сотрудников на удаленную работу, возможности 1С

В целях профилактики распространения коронавирусной инфекции организации вправе принять решение о переводе сотрудников на удаленный режим работы. Как это сделать и какие документы оформить, нужно ли вносить изменения в трудовые договоры с работниками? Отвечают на эти вопросы эксперты 1С. В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» можно подготовить и разослать единовременно сотрудникам любые именные письма, уведомления, документы.

Особенности перевода сотрудников на удаленный режим работы

Если компания решила перевести офисных сотрудников на удаленный режим работы, то к трудовым договорам с ними необходимо заключить дополнительные соглашения о дистанционной работе.

Дистанционная работа – это выполнение работником должностных обязанностей вне места нахождения работодателя (ст. 312.1 ТК РФ). Важной характеристикой такой работы является то, что все взаимодействие происходит через интернет. Кроме того, при дистанционной работе сотрудник не занимается производством какой-либо продукции (в отличие от надомной работы).

Если с сотрудником заключен обычный трудовой договор, то к нему необходимо подписать дополнительное соглашение о признании работы дистанционной на определенный период. Этот период может быть обозначен либо конкретным сроком, либо событием, которое должно произойти, например, «до нормализации эпидемиологической обстановки в городе (регионе или стране)».

При этом обращаем внимание, что сроки действия условия о дистанционной работе могут определяться решениями исполнительной власти регионального или местного уровня. Так, в городе Москве принят указ мэра Москвы от 05.03.2020 № 12-УМ «О введении режима повышенной готовности». На период действия этого акта можно заключить дополнительное соглашение о дистанционной работе.

При переходе на дистанционную работу работодателю потребуется после заключения дополнительного соглашения издать соответствующий приказ.

С этим выводом согласился и Минтруд России в письме от 14.05.2019 № 14-2/ООГ-3389.

1С:ИТС Примерную форму дополнительного соглашения к трудовому договору с работником и приказа о переводе на дистанционную работу см. в разделе «Консультации по законодательству».

Трудовой кодекс РФ не запрещает сотруднику обратиться к работодателю с просьбой о переводе на дистанционную работу.  

После подачи такого заявления стороны могут заключить дополнительное соглашение о дистанционной работе. Примерная форма заявления приведена на рис. 1. 

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 реализована возможность массового формирования необходимых для этого юридических документов. Образцы Заявления и Дополнительного соглашения поставляются в виде Расширения и не требуют обновления конфигурации. Новость о такой возможности открывается на экране при очередном включении программы. 

Рис. 1

Можно ли отказать сотруднику в переводе на «удаленку»

Условие о том, что работа является дистанционной, включается в трудовой договор с работником (ст. 57, 312.2 ТК РФ). Трудовой договор – это соглашение между работником и работодателем (ст. 56 ТК РФ).

Таким образом, включить в трудовой договор условие о том, что работа является дистанционной, можно, только если с этим согласны и работник, и работодатель. Если работодатель не согласен с переходом сотрудника на удаленную работу, он может не подписывать такое соглашение. Сотрудник может написать заявление на предоставление ежегодного отпуска или отпуска за свой счет. Если ежегодный отпуск на этот период запланирован графиком отпусков, то его необходимо предоставить. Если в графике запланированного отпуска нет, то его предоставление – это право, но не обязанность работодателя. Что касается отпуска за свой счет, то в такой ситуации работодатель также не обязан его предоставлять, но может это сделать по письменному заявлению сотрудника.

Особенности дистанционной работы

Порядок и сроки обеспечения дистанционных работников необходимыми для исполнения ими своих обязанностей оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов (в том числе расходов на связь и интернет) определяются в дополнительном соглашении к трудовому договору (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).

При переводе сотрудников на дистанционную работу необходимо обеспечить безопасность всех данных организации, в том числе составляющих коммерческую тайну. Поэтому также рекомендуем изменить положения локальных нормативных актов о коммерческой тайне, персональных данных, доступе к внутренним базам данных и аналогичным внутренним ресурсам. Если сотрудникам будет предоставляться удаленный доступ через электронные ключи-идентификаторы, то желательно составить правила работы со средствами индивидуальной идентификации, установить ответственность за передачу этого средства третьим лицам. Если ранее этих правил не было, то с ними необходимо ознакомить всех сотрудников под подпись.

Законодательство не устанавливает правил отчета для дистанционных работников о проделанной работе. Однако работодатель может определить порядок, форму и периодичность такого отчета. Условия об этом можно установить в положении о дистанционной работе или ином локальном нормативном акте, а также включить в дополнительное соглашение к трудовому договору. Аналогичным образом необходимо установить порядок взаимодействия работника и работодателя при постановке задач и их выполнении.

1С:ИТС Подробнее о трудовых отношениях с дистанционными работниками см. в разделе «Консультации по законодательству». См. также тематическую подборку «Бизнес в условиях COVID-19», в которой вы найдете больше полезной информации об организации удаленной работы, движении кадров, рабочем времени и оплате труда.

COVID-19: удаленная работа

Обязательная телеработа

Обязательная удаленная работа – это необязательный статус удаленной работы, который может быть установлен во время чрезвычайной ситуации, которая нарушает или может нарушить работу федерального правительства, включая ненастную погоду или другие связанные с безопасностью события, такие как пандемия.

Договор удаленной работы

Соглашение о дистанционной работе – это официальное соглашение между сотрудником и его руководителем, заключенное в WebTADS, в котором указаны утвержденные параметры, по которым сотрудник может работать удаленно.

Удаленная работа Допущена

Сотрудник имеет право на удаленную работу, если его работа или обучение могут выполняться за пределами их обычных рабочих мест. Сотрудники, имеющие право на удаленную работу, должны иметь соглашение о дистанционной работе (TA). Во время пандемии COVID-19 сотрудникам, у которых нет ТП, по-прежнему разрешается работать удаленно, но им предлагается пройти необходимое обучение и как можно скорее создать ТП.

Удаленная работа Не допускается

Сотрудник не имеет права на удаленную работу, если его работа не может выполняться за пределами своего обычного рабочего места (мест), потому что она не является переносной, и никакая другая переносная работа не может быть назначена сотруднику. Например, могут быть назначены сотрудники, работающие в аэродинамической трубе без другой переносной работы. В таком случае может быть предоставлен отпуск по погодным условиям и безопасности (XLV61). Во время пандемии COVID-19 руководители могут поручить сотрудникам, не имеющим права на удаленную работу, выполнять другую работу – помимо их обычных обязанностей – для выполнения дома, в зависимости от обстоятельств.

Готовность к удаленной работе

Сотрудник, готовый к удаленной работе, прошел необходимое обучение удаленной работе, имеет утвержденное соглашение о удаленной работе и необходимое рабочее оборудование (например,g., компьютер) для эффективного выполнения обязанностей на утвержденном альтернативном рабочем месте.

Внеплановая удаленная работа

Также называемая ситуативной, эпизодической, прерывистой или специальной удаленной работой, внеплановая удаленная работа – это время удаленной работы, утвержденное в индивидуальном порядке и не являющееся частью ранее утвержденного, текущего и регулярного графика удаленной работы.

Политика удаленной работы – человеческие ресурсы

Политика удаленной работы

Удаленная работа означает работу, при которой сотрудник работает из дома или из другого места, не относящегося к университету, вдали от обычного рабочего места с помощью телекоммуникационных технологий.В зависимости от деталей договоренности, удаленная работа составляет либо часть рабочего графика сотрудника, либо все его. Удаленная работа может принести пользу не только сотруднику, но и руководителю, команде и университету в целом. Удаленная работа соответствует институциональным целям, в том числе:

• Поддержание организационной культуры, поддерживающей гибкость и мобильность сотрудников.
• Содействие положительному балансу работы и личной жизни.
• Снижение нашего воздействия на окружающую среду и поддержка программы сокращения поездок на работу.
• Содействие непрерывности операций во время сбоев на рабочем месте, включая измененные и приостановленные операции, например, во время пандемии COVID-19.
• Обеспечение благоприятной и продуктивной рабочей среды, которая привлекает и удерживает сотрудников.

Удаленная работа разработана для поддержки стратегии, которая максимизирует продуктивность и производительность, независимо от места работы, когда это позволяют должностные обязанности.

Университет поощряет и разрешает использование дистанционной работы и гибкого расписания в рамках надлежащей общественной практики, деловых операций и ограничений ресурсов.Удаленная работа должна быть включена в непрерывный план операций для каждого организационного подразделения.

Разрешение на удаленную работу выдается на усмотрение отдела. Определение того, имеет ли сотрудник право на участие и одобрено ли оно для удаленной работы, будет производиться в соответствии с этой политикой и бизнес-потребностями подразделения. Информацию об удаленной и удаленной работе за пределами штата можно найти на веб-странице Удаленная и удаленная работа за пределами штата.

Право на телеработу в должности

Пригодность должности для удаленной работы определяется производственными потребностями, а также обязанностями и обязанностями должности, как определено в описании должности сотрудника.В обязанности отдела входит определение должностей как разрешенных для удаленной работы или неприемлемых для удаленной работы. Должности, которые могут иметь право на удаленную работу, – это те должности, на которых все или значительная часть должностных обязанностей могут выполняться посредством удаленной работы.

Вернуться к началу

Виды телеработы

Существует два типа организации удаленной работы для сотрудников, занимающих соответствующие должности:

• Нерегулярная удаленная работа: Нерегулярная удаленная работа утверждается в индивидуальном порядке, выполняется нечасто и нерегулярно.Периодическая удаленная работа может позволить сотрудникам выполнять отдельные домашние задания, продолжать выполнять работу во время сбоев на рабочем месте, включая приостановленные операции, или обеспечивать непрерывное время для работы над проектом. Время от времени удаленная работа не требует соглашения о дистанционной работе, однако необходимо документальное подтверждение согласия, которое можно сделать по электронной почте. Периодическая удаленная работа не подходит вместо отпуска по болезни и не должна использоваться, когда собственная болезнь или травма члена семьи или члена семьи мешает работнику выполнять свою работу.
• Обычная удаленная работа: Обычная удаленная работа предназначена для постоянной удаленной работы и должна быть подкреплена соглашением о удаленной работе, в котором указаны требования и детали договоренности. Соглашение может длиться в течение определенного периода или продолжаться бесконечно с регулярным пересмотром. Периодическая телеработа становится регулярной телеработой, когда она становится регулярной. Департаменты несут ответственность за объективное и справедливое рассмотрение предложений, но не обязаны их утверждать.

Пересечение с назначением штатных сотрудников, выполняющих основные услуги.
Удаленная работа сотрудников может выполнять свои должностные обязанности, несмотря на суровые погодные условия, приостановку работы или другое чрезвычайное закрытие университета. В зависимости от должностных обязанностей должности, подходящие для удаленной работы, также являются важными или несущественными. Практика вознаграждения и отгулов для сотрудников, выполняющих удаленную работу, во время приостановленных операций такая же, как и во время обычных периодов работы.Основные сотрудники и сотрудники, которые могут время от времени выполнять удаленную работу, должны быть знакомы с технологиями и другими требованиями удаленной работы, если возникнет такая необходимость. Дополнительную информацию можно найти на странице «Удаленная работа UWIT».

Право сотрудников на участие

Департаменты вправе по своему усмотрению решить, является ли сотрудник, имеющий право на удаленную работу, кандидатом на удаленную работу. При оценке запроса на удаленную работу отделы должны учитывать конкретные требования к должности, влияние на команду, проблемы с производительностью сотрудников, а также то, может ли сотрудник эффективно выполнять должностные обязанности должности во время удаленной работы. Кроме того, отделы должны также определить, что предлагаемая система удаленной работы соответствует применимым нормам, политикам и коллективным договорам.

Условия найма для удаленного сотрудника такие же, как и для сотрудников, не работающих в удаленном режиме, включая соблюдение всех политик и правил Университета и штата при удаленной работе.

Требования к личному присутствию могут преобладать над обычным графиком удаленной работы. Руководители должны обсудить такие случаи с сотрудником (например,г., практическое обучение). Ожидания относительно своевременного завершения работы в соответствии с установленными стандартами, присутствия на собраниях, реакции на клиентов / заказчиков и других критериев эффективности одинаковы для сотрудников, работающих как удаленно, так и нет. Департаменты должны применять одни и те же стандарты производительности к сотрудникам независимо от места работы.

Готовность сотрудников к удаленной работе
Некоторые сотрудники могут быть лучше подготовлены, чем другие, к выполнению уникальных требований удаленной работы. При оценке запроса на удаленную работу руководители должны учитывать, есть ли у сотрудника записи об удовлетворительной работе на рабочем месте и продемонстрировал ли он способность:

• Расставить приоритеты для соблюдения сроков
• Выполнять должностные обязанности при минимальном контроле
• Понять их роль и ожидания
• Быть организованным, дисциплинированным и целеустремленным
• Эффективное общение с клиентами, заинтересованными сторонами и членами команды
• Эффективное управление временем

Должности, требующие личного контакта / обслуживания клиентов или требующие специального оборудования или расходных материалов для работы на месте, могут быть исключены из рассмотрения при организации удаленной работы.Хотя некоторые работы могут показаться неприемлемыми для удаленной работы, отделы могут внедрить механизмы удаленной работы на пробной основе.

Установление права на удаленную работу на основе должности и критериев готовности сотрудников к удаленной работе помогает максимизировать равенство, предоставляя сотрудникам, занимающим соответствующие должности, одинаковый доступ к удаленной работе в зависимости от того, совместимы ли их конкретные требования к работе с удаленной работой. Важно, чтобы отделы установили справедливые и равноправные процессы, чтобы определить, успешно ли сотрудник использует удаленную работу.

Готовность руководителя и группы к дистанционной работе
Перед утверждением запроса на удаленную работу рассмотрите любые изменения, необходимые для обеспечения того, чтобы ваша команда продолжала достигать поставленных целей. Убедитесь, что сотрудник и рабочий продукт будут управляться так же эффективно, как и их коллеги на месте.

Удаленная работа как приспособление для инвалидов
Запросы сотрудников на телеработу как приспособление для инвалидности или приспособление для беременных обрабатываются в процессе приспособления.Сотрудники должны обсудить проблемы, связанные с удаленной работой, связанной с размещением, со своим консультантом по персоналу или в отдел обслуживания инвалидов.

Вернуться к началу

Запрос на удаленную работу

Рассмотрите запрос.
Менеджеры должны работать с сотрудником, чтобы оценить их запрос на удаленную работу, учитывая критерии пригодности для удаленной работы и поддерживая последовательность и справедливость решений в своей организации. Если есть неуверенность в отношении потенциальной эффективности предлагаемого механизма удаленной работы, менеджер может рассмотреть возможность разрешить сотруднику удаленную работу на экспериментальной основе.Должен быть установлен период проверки, после которого может быть принято решение о регулярной удаленной работе.

Могут быть обстоятельства, при которых запрос на удаленную работу не может быть одобрен. Чтобы продемонстрировать последовательность и справедливость в рамках подразделения, важно, чтобы отказ был объяснен сотруднику и основан на политике, влиянии на операции подразделения и / или прошлых результатах работы сотрудника.

Задокументируйте договоренность о удаленной работе.
Договор о удаленной работе – это письменный план, в котором изложены понимание и приверженность удаленной работе по взаимному согласованию между сотрудником и их отделом, и он требуется для регулярных договоренностей о удаленной работе. Как минимум, соглашение о дистанционной работе должно соответствовать общим положениям Соглашения о дистанционной работе – гибридной или эпизодической (MS Word) и как минимум определять:

• График работы, в котором указаны дни и часы работы на дому.
• Местоположение удаленной работы и процесс запроса на утверждение перед перемещением объекта удаленной работы за пределы штата Вашингтон.
• Требуемые методы связи, характерные для удаленной работы (например, Zoom, телефон, электронная почта).
• Продолжительность организации удаленной работы.
• Ответственность за оборудование для удаленной работы.
• Обстоятельства, требующие присутствия на объекте.
• В то время как сотрудники не должны использовать удаленную работу вместо ухода за семьей или членами домашнего хозяйства, когда UW находится в модифицированном, институциональном или локализованном приостановленном режиме, в соглашении о удаленной работе должны быть указаны рабочие ожидания для работы с членами семьи дома, если это применимо.
• Соглашение сотрудников о поддержании безопасных условий труда.
• Соответствующие свидетельства о ключевых аспектах политики.

Сотрудники и руководители должны подписать и соблюдать требования договора о дистанционной работе. Соглашение о дистанционной работе может быть расторгнуто отделом в любое время с уведомлением за тридцать календарных дней, если только оно не связано с предполагаемым неправомерным поведением или чрезвычайной ситуацией, и в этом случае оно может быть расторгнуто немедленно. Изменения в договорах удаленной работы для удаленных работников действуют до тех пор, пока действуют сами трудовые отношения.

Соглашения

о дистанционной работе предназначены для реагирования на меняющиеся потребности рабочего места и должны пересматриваться и обновляться как по мере изменения потребностей, так и, как минимум, ежегодно.

Вернуться к началу

Политика и практика, связанные с удаленной работой

Мебельное оборудование
Сотрудник должен создать соответствующую и безопасную рабочую среду в соответствии с руководящими принципами, изложенными в соглашении о дистанционной работе. Ожидается, что удаленные работники обеспечат соблюдение требований к информационной безопасности и сохранность имущества Университета. Университет не несет ответственности за расходы удаленного работника, связанные с интернет-обслуживанием, отоплением, электричеством, водой, безопасностью, страховкой и использованием личного жилья.

Обеспечение того, чтобы решения об оборудовании демонстрировали последовательность и справедливость в рамках подразделения, необходимо для успеха организации удаленной работы. Сотрудник и подразделение должны работать вместе, чтобы определить, выдаст ли подразделение сотруднику оборудование, необходимое для выполнения работы, или, если у сотрудника уже есть необходимое оборудование, подразделение может согласиться с тем, что сотрудник будет использовать свое собственное оборудование. Организация удаленной работы обычно не приводит к дублированию офисного оборудования. Как правило, Университет будет нести ответственность за обслуживание и ремонт принадлежащего Университету оборудования, а отдельный удаленный работник будет нести ответственность за обслуживание и техническое обслуживание своего собственного оборудования. Подразделения должны вести инвентаризацию принадлежащего Университету оборудования, используемого для удаленной работы, и обеспечивать его возврат по окончании договоренности о дистанционной работе.

График работы и учет рабочего времени
Сотрудники и руководители обязаны соблюдать все правила учета рабочего времени и сверхурочной работы, определенные федеральным законодательством или законодательством штата (например, Законом о справедливых трудовых стандартах), коллективными договорами, Программой профессиональных кадров, правилами государственной службы или Политика университета. Сотрудники, имеющие право на сверхурочную работу, должны получить разрешение своего руководства на сверхурочную работу.Менеджеры должны обеспечить точный учет отработанных часов. Для сотрудников, которые представлены профсоюзом, см. Соответствующий язык контракта, в котором указаны часы работы, сверхурочные часы и расписание.

Работа с членами семьи дома
Как правило, удаленная работа не должна использоваться для активного ухода за ребенком или другим иждивенцем. Тем не менее, во время приостановленных операций, измененных операций или по сообщению исполнительного руководства, работа на дому при предоставлении иждивенческого ухода утверждается при условии, что нормы и ожидания изложены в соглашении о дистанционной работе сотрудника для регулярной удаленной работы или в электронной почте для периодической удаленной работы.

Вопросы, связанные с политикой

Персонал

, занимающийся удаленной работой, должен придерживаться всех ведомственных и институциональных политик, включая, помимо прочего, политику в отношении конфиденциальности информации, графиков работы, рабочих часов, использования оборудования, этики, производительности, использования отпусков и отслеживания рабочего времени. Положения о всех отпусках и отпусках в соответствии с применимой политикой или коллективным договором для представляемых сотрудников продолжают применяться в соответствии с соглашением о дистанционной работе.

Ключевые политики включают, но не ограничиваются:

• Университетская собственность и безопасность данных – Сотрудники удаленной работы должны защищать безопасность, конфиденциальность и целостность данных, информации, бумажных файлов и доступа к компьютерным системам. Все политики университета в отношении информационных технологий, доступа в Интернет и использования технологий применимы к удаленной работе, как и на рабочем месте университета.
• Использование университетского оборудования в личных целях – Необходимо предпринять разумные меры для обеспечения использования университетской собственности в соответствии с APS 47.2.
• Ведение и раскрытие документации – Работа, выполняемая сотрудниками во время удаленной работы, регулируется политикой хранения документации университета и применимыми нормативными актами, включая Закон штата Вашингтон о публичных записях RCW 42.56.
• Работа за пределами штата – Удаленная работа за пределами штата требует дополнительных соображений, связанных с налогообложением, отчетностью и применимостью законов о занятости в местной юрисдикции. Политика удаленной работы и удаленной работы за пределами штата описывает соображения трудоустройства, когда сотрудники Вашингтонского университета работают за пределами штата Вашингтон.
• Международная удаленная работа – Руководство по удаленной международной работе и процесс утверждения представлены на веб-странице «Международная удаленная работа для сотрудников и студентов».
• Компенсация рабочим – Связанные с работой травмы на удаленном рабочем месте в согласованные рабочие часы покрываются компенсацией рабочим. Сотрудники обязаны немедленно сообщать своему руководителю о любых профессиональных заболеваниях или травмах. Сотрудники должны заполнить отчет о происшествии в качестве внутренней записи происшествия в течение 24 часов с момента происшествия или претензии.
• Общая политика в отношении поездок – APS 70.2 описывает возмещение путевых расходов между местом работы сотрудника («официальное место службы») и временным местом службы.

Вернуться к началу

ЧаВо по удаленной работе | Управление человеческих ресурсов штата Северная Каролина

3 июня 2021 года Государственная комиссия по кадрам утвердила всестороннее обновление Политики программы удаленной работы в масштабе штата.

В следующих часто задаваемых вопросах рассматриваются общие темы, представляющие интерес для сотрудников, которые будут возвращаться в назначенное им место службы или чье агентство может внедрять пилотную программу удаленной работы до 31 декабря 2021 года.

Почему обновляется политика программы удаленной работы?

Штат Северная Каролина стремится предлагать инновационные гибкие возможности на рабочем месте. Эта политика позволяет агентствам назначать сотрудников для работы на альтернативных рабочих местах в течение всей или части рабочей недели для повышения общей эффективности работы, повышения конкурентоспособности найма и удержания преимуществ по сравнению с другими работодателями, улучшения использования государственных объектов и решения экологических проблем.

Как была разработана новая политика программы удаленной работы?

Управление государственных кадровых ресурсов (OSHR) инициировало совместный процесс обновления прежней политики. OSHR созвала разноплановую рабочую группу и учла отзывы руководителей высшего звена и директоров по персоналу в Кабинете министров и агентствах, не входящих в состав Кабинета министров, а также в системе UNC, чтобы обновить Политику программы телеработы, чтобы помочь агентствам, реализующим программу телеработы агентства, разработать ее в честный и равноправный процесс.

Все ли государственные служащие имеют право участвовать в программе удаленной работы своего агентства или университета?

Все постоянные и частично занятые постоянные, испытательные, временные и ограниченные по времени сотрудники могут иметь право участвовать в этой программе, если работа сотрудника признана агентством или университетом как подходящая для удаленной работы, а удаленная работа идет на пользу агентства или университета.

Решение о том, разрешить ли сотруднику участвовать в программе удаленной работы полный или неполный рабочий день, принимается исключительно руководством.Пожалуйста, обратитесь к политике (https://oshr.nc.gov/policies/employment-records/teleworking-program-policy) для получения дополнительной информации.

Придется ли мне подписывать письменное соглашение с моим работодателем, в котором будут изложены условия моей удаленной работы?

Да. Перед началом удаленной работы вы, ваш руководитель и другие члены руководства, назначенные агентством или университетом, должны подписать соглашение о дистанционной работе. Вы также должны заполнить и подписать Свидетельство о безопасности альтернативного места работы вашего агентства / университета и убедиться, что оно было рассмотрено и подписано вашим руководителем.

Агентство или университет могут расторгнуть или изменить Соглашение о дистанционной работе по своему усмотрению в сроки, указанные агентством или университетом. Вы также можете запросить в письменной форме расторгнуть ваше соглашение о дистанционной работе. Любое изменение или расторжение соглашений о дистанционной работе должно осуществляться в письменной форме. Одобрение руководством любых изменений может зависеть от факторов, влияющих на продолжение хозяйственной деятельности.

Могу ли я обжаловать или опротестовать решение моего агентства или университета о том, что я не имею права на удаленную работу, или если мое соглашение о дистанционной работе расторгнуто?

№Удаленная работа не является универсальным пособием или правом для сотрудников. Прекращение или изменение соглашения о дистанционной работе со стороны руководства не является предметом претензий, если основание для претензии не согласуется с существенным вопросом, указанным в Политике рассмотрения жалоб сотрудников отдела кадров штата.

Если сотрудник имеет определенную инвалидность, может ли он рассматриваться для удаленной работы в качестве разумного приспособления в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями (ADA)?

В соответствии с Политикой программы удаленной работы сотрудники могут иметь право участвовать в удаленной работе независимо от того, имеют ли они инвалидность или нет.Сотрудник также может связаться с работодателем, чтобы запросить разумное приспособление в соответствии с ADA. Любой запрос будет проходить интерактивный процесс в соответствии с Политикой разумного размещения на уровне штата. В зависимости от фактов и обстоятельств, даже если удаленная работа запрашивается в качестве приспособления, может оказаться целесообразным другое разумное приспособление, такое как модификация рабочей станции на объекте, перемещение рабочих столов сотрудников, требование маскировки лица, строительство барьеров из оргстекла или предоставление средств индивидуальной защиты (СИЗ). ).

В чем разница между удаленной работой на полный и неполный рабочий день?

Агентства и университеты могут разрешать сотрудникам работать с альтернативного места работы в течение всех рабочих дней или разрешать гибридные схемы удаленной работы, при которых сотрудник работает с альтернативного места работы меньше, чем полный рабочий день, но по повторяющемуся графику. В обоих примерах ожидается, что сотрудники время от времени будут явиться на физическое место для встреч, обучения или выполнения других обязанностей на месте или по указанию менеджера.

Что такое полевой / надомный сотрудник?

Полевые / надомные сотрудники должны по требованию агентства или университета работать за пределами агентства или на рабочем месте университета в зависимости от предоставляемых ими услуг или характера работы. Работа полевых / надомных сотрудников в основном выполняется путем поездок в различные места, в пределах региона или работы из дома.

Если я одобрен для удаленной работы, нужно ли мне посещать встречи, тренинги или другие мероприятия на месте?

Да, по указанию вашего руководителя.Помимо того, что он доступен для виртуальных встреч или звонков, иногда ожидается, что удаленный сотрудник будет на месте из-за бизнес-потребностей агентства или университета.

Буду ли я подвергаться тем же стандартам оценки эффективности, что и сотрудники, работающие на объекте, если я продолжу удаленную работу?

Да. Менеджеры агентств и университетов продолжат оценивать работу сотрудников в соответствии с согласованными планами работы и заданиями. От сотрудников, занятых удаленной работой, можно ожидать, что они предоставят документацию с описанием своего рабочего дня и продуктов в соответствии с их Соглашением о дистанционной работе.

Если я перейду на другую должность или изменится менеджер, которому я подчиняюсь, будет ли действовать мое соглашение о дистанционной работе?

Нет. Если сотрудник переходит на другую должность или меняет отношения подотчетности, любое соглашение о дистанционной работе между предыдущим руководителем и сотрудником не применяется. Сотруднику не гарантируется право на удаленную работу на новой должности или при назначении к другому руководителю. Каждый сотрудник должен подписать новое соглашение о дистанционной работе, которое содержит условия соглашения о дистанционной работе.

Существуют ли правила, которые применяются к безопасности моего согласованного альтернативного рабочего места, например рабочего места в моем доме?

Да. Сотрудник ежегодно подписывает свидетельство о том, что на его альтернативном рабочем месте используется мебель, оборудование и другие материалы, предоставленные сотрудником, агентством или университетом, которые соответствуют установленным требованиям безопасности, не содержат опасностей и являются эргономически приемлемыми. Сотрудник должен следовать обычным процедурам агентства или университета для немедленного сообщения о профессиональных заболеваниях или травмах, произошедших по другому месту работы.

Я работаю с конфиденциальными или ограниченными материалами в рамках своих служебных обязанностей. Нужно ли мне предпринимать какие-либо специальные меры для защиты такой информации при удаленной работе?

Да. Безопасность, конфиденциальность и целостность записей и информации агентства / университета должны быть защищены в любое время при удаленной работе и должны соответствовать всем требованиям информационной безопасности, которые будут применяться в месте службы. Удаленные работники должны получить письменное разрешение от менеджеров и согласиться следовать утвержденным агентством / университетом процедурам безопасности для обеспечения конфиденциальности и безопасности данных.

Должен ли я работать на альтернативном рабочем месте, если произошло событие, которое заставит мое агентство или университет направить сотрудников на место работы или не явиться на место работы из-за неблагоприятных погодных условий или аварийного закрытия?

Сотрудники, не относящиеся к чрезвычайным ситуациям, которые имеют возможность удаленной работы и должны явиться в свое рабочее место, но не могут сделать это из-за неблагоприятных погодных условий или закрытия офиса, будут в максимально возможной степени работать удаленно.Сотрудники, не работающие в чрезвычайных ситуациях, которые имеют возможность удаленно работать, но не работают во время неблагоприятных погодных условий или аварийного закрытия, должны учитывать потерянное время в соответствии с Политикой неблагоприятных погодных условий или аварийного закрытия.

Разрешит ли мое агентство удаленную работу для сотрудников в соответствии с Политикой программы удаленной работы?

Обновленная Политика программы удаленной работы в масштабе штата позволяет агентствам и университетам проводить пилотную программу удаленной работы до 31 декабря 2021 года.Если ваше агентство реализует пилотную программу удаленной работы, оно будет включать элементы Политики программы удаленной работы при создании своей программы удаленной работы.

Будет ли удаленная работа доступна новым сотрудникам?

Агентствам может потребоваться определенный период времени для новых сотрудников для работы на месте, прежде чем участвовать в программе удаленной работы.

Обновлено 18 июня 2021 г.

Пригородные перевозки – телеработа

Запросите эти бесплатные ресурсы, чтобы помочь вашей компании создать программу удаленной работы (включая материалы для быстрого старта):
Информация о том, как обосновать необходимость удаленной работы Примеры из практики (что сработало для других компаний, каковы были проблемы) Примеры политик удаленной работы, которые ваша компания может дополнительно настроить

Соглашение с удаленным работником (сотрудник соглашается на определенные условия в обмен на привилегию удаленной работы) Образец заявки (инструмент для удаленного работника и менеджера для подготовки к открытому обсуждению плана удаленной работы сотрудника – контрольный список для принятия решений и руководство для обеспечения эффективности и взаимного согласования механизмов удаленной работы) Руководство по дистанционной работе для менеджера (отбор сотрудников, контроль, встречи, проблемы и факторы успеха) Набор инструментов для удаленной работы работодателя Набор инструментов для удаленного работника Правила домашней безопасности Тренинг для менеджеров по изучению передовых методов управления удаленными сотрудниками Тренинг для удаленных работников, чтобы изучить передовой опыт для достижения успеха в удаленной рабочей среде

Индивидуальная консультация по внедрению Бесплатно

Полный спектр почасовой консультационной помощи с опытом, охватывающим все этапы внедрения или расширения удаленной работы.Руководство по критериям отбора удаленных сотрудников, правовым нормам, ответственности, технологиям и удаленному доступу, надзору, сравнительному анализу и метрикам оценки.

Удаленная работа – это бизнес-стратегия организации работы вне офиса, которая позволяет сотрудникам работать вне офиса в течение части или всей рабочей недели. Компании, внедряющие эффективные стратегии удаленной работы, сообщают о повышении своей конкурентоспособности, эффективности и производительности.

Удаленная работа может быть эффективной стратегией снижения затрат, связанных с недвижимостью, удержанием сотрудников и общим повышением производительности и морального духа сотрудников.

Влияет ли удаленная работа на продуктивность сотрудников?

Большинство компаний сообщают об увеличении производительности за счет начала удаленной работы с 20% до 25%. По оценке Best Buy, производительность сотрудников выросла на 35%.

Прежде чем внедрять удаленную работу, работодателю важно четко определить методы, с помощью которых он будет измерять производительность. Наиболее общие характеристики, связанные с производительностью, вне зависимости от того, работает ли сотрудник удаленно или нет, включают:
1) качество работы; 2) удовлетворенность потребителя; 3) соблюдение сроков; и очень часто 4) количество работы.

Удаленная работа часто привлекает внимание к неэффективности систем или процессов. При оценке работы на дому вам следует учитывать следующее:

1. Связь. Какие типы общения коллег, руководителя и команды, как письменные, так и устные, необходимы для достижения максимальных результатов работы? Какие типы личных встреч необходимы?
2. Безопасность документов. Какие документы может выносить удаленный работник из офиса? Как правовые нормы / правила конфиденциальности или политика компании повлияют или препятствуют обмену данными, передаче документов или телекоммуникациям, когда удаленный работник находится вне офиса?
3. База данных. Нужно ли изменить текущие требования к базе данных (доступность, скорость, точность) для поддержки удаленных сотрудников?
4. Оборудование / Технологии. Какие типы технологий абсолютно необходимы? Какие типы вторичны? Каковы финансовые ограничения на покупку или аренду необходимой техники?
5. График работы и посещаемость удаленного работника. Как гибкий график работы удаленного работника повлияет на результаты? Какие типы поддержки или экстренной поддержки ожидаются от удаленного работника?

Все перечисленные выше факторы имеют решающее значение для производительности сотрудника, и каждый из них необходимо учитывать до того, как сотрудник начнет удаленную работу, особенно если сотрудник большую часть времени находится вне офиса.Если роль, которую эти факторы играют в офисе, недостаточна, она будет увеличиваться, когда сотрудники работают удаленно.

Commuter Services может предложить компаниям множество ресурсов, включая бизнес-тематические исследования, образцы политик удаленной работы, руководства по внедрению, а также обучение менеджеров и удаленных работников.

Свяжитесь с Кейт Мередит для получения этих документов или дополнительной информации: [email protected]

Руководство

OPM по удаленной работе обстоятельно и на удивление прогрессивно

Руководство Управления персонала по удаленной работе от 23 июня содержит подробные вопросы и ответы, в которых рассматриваются удаленная работа, удаленная работа и их влияние на оплату труда.Он не открывает новые возможности для заработной платы, но включает в себя удивительно прогрессивную позицию, за которую я приветствую OPM. Подробнее об этом позже в этом посте.

Одно из самых ярких различий, которое решает OPM, – это разница в удаленной работе и удаленной работе. Как поясняет OPM, они совершенно разные, и выбор того или другого имеет серьезные последствия для агентств и сотрудников.

Удаленная работа – это традиционный способ работы на дому, который многие агентства и сотрудники используют в течение многих лет.С одобрения агентства сотрудник в некоторые дни работает из дома, а в другие может быть в офисе. Оплата по месту жительства определяется на основе официального места службы сотрудника. Это означает, что кто-то, кто работает в офисе в округе Колумбия, получает оплату по ставке округа Колумбия. Агентства могут решить, сколько дней для удаленной работы уместно, и могут отозвать договор, если это необходимо из-за деловых причин или проблем сотрудников. Многие процессы удаленной работы обычно являются предметом коллективных переговоров в агентствах, сотрудники которых представлены профсоюзом.

OPM повторяет идею о том, что удаленная работа может быть ситуативной, и такая случайная удаленная работа может требовать утверждения каждый раз, когда сотрудник удаленно работает. Обычная удаленная работа – это повторяющаяся договоренность, при которой «сотрудники обычно работают удаленно в одни дни, а в другие дни работают на рабочем месте в своем агентстве в течение каждого периода оплаты. Они должны получить одобрение руководства для расписания (и любых изменений к нему), но им не нужно получать отдельное дополнительное одобрение на каждый день, когда они работают удаленно ». Они также поясняют, что удаленная работа не является правом, говоря, что «удаленная работа – это инструмент стратегического управления и гибкости рабочего места, созданный для облегчения выполнения работы при одновременном балансировании потребностей рабочей силы.”

Помимо удаленной работы, OPM обсуждает удаленную работу, когда сотрудник соглашается работать из дома или в другом месте. OPM описывает это как «особый тип альтернативной схемы работы, согласно которой сотрудник должен выполнять работу в пределах или за пределами местной коммутирующей зоны рабочего места агентства, и не ожидается, что он будет отчитываться на рабочем месте агентства на регулярной и периодической основе».

Существуют последствия как удаленной работы, так и удаленной работы, которые следует учитывать перед заключением соглашения об их выполнении.Например, сотрудники с подписанным соглашением о дистанционной работе обычно должны работать, когда их офис закрыт из-за погодных условий (например, снежные дни в столичном регионе). Удаленная работа также может иметь последствия для оплаты. Оплата по месту жительства определяется на основе официального места службы сотрудника. Как поясняет OPM, сотруднику, который работает удаленно в другом месте, платят по таблице выплат для этого удаленного места работы. Если ваше агентство находится в округе Колумбия, а вы работаете в Топике, вам будут платить по тарифу местности Топика.

Агентства, которые соглашаются на удаленную работу, должны также оплачивать стоимость компьютера и других ресурсов, которые необходимы, когда они объявляют о вакансиях как имеющих право на удаленную работу. Однако от них не требуется оплачивать расходы на переезд, если они одобряют запрос сотрудника на удаленную работу в другом районе коммутации. Агентство может оказаться на крючке этих расходов, если решит аннулировать соглашение об удаленной работе.

Удаленная работа имеет достаточно сложностей, поэтому OPM планирует выпустить более подробное руководство по политике, в котором говорится: «OPM опубликует руководство по удаленной работе, чтобы дополнительно разъяснить последствия, соображения и стратегии для надлежащего использования удаленной работы.”

Самая прогрессивная идея в руководстве OPM касается ухода за детьми и удаленной работы. Мы знаем, что в разгар пандемии были сотрудники, которые одновременно работали и ухаживали за детьми. Когда я прокомментировал это в интервью Национальному общественному радио, многие люди сказали, что я был неправ – что этого не произошло, и это было нарушением политики. На самом деле это произошло. В разгар пандемии, когда люди находились в изоляции, поездки были ограничены, школы проводили виртуальные занятия, а детские учреждения были закрыты, было много людей, у которых не было доступа к услугам по уходу за детьми, и они стояли перед выбором: взять все отпуска, отпуска без сохранения заработной платы или просто стараясь извлечь из этого максимум пользы, работая и заботясь о детях.

Сделав удивительно прогрессивный шаг, OPM отложила бюрократию в сторону, осознала эту ситуацию и обратилась к ней под своим руководством. Они заявили, что «Агентство, которое имеет общий запрет на удаленную работу, когда есть маленькие дети или другие лица, нуждающиеся в заботе и надзоре со стороны работника в доме, должно пересмотреть эту политику в свете своего опыта во время пандемии».

Далее они сказали: «Во многих случаях эти политики предполагают строгое соблюдение определенного рабочего времени.Агентства могут рассмотреть возможность предложения удаленным сотрудникам с зависимыми обязанностями по уходу график работы maxiflex, который представляет собой тип гибкого рабочего графика (FWS), который в сочетании с удаленной работой обеспечивает максимальную гибкость для сотрудников, которым необходимо удовлетворять двойные требования работы. и уход, а также другие личные обязанности. Предоставление сотрудникам удаленной работы гибкости в отношении их рабочего времени может позволить им выполнять обязанности по работе во время удаленной работы, даже имея при этом уход за детьми или другие семейные обязанности.Если миссия агентства требует более жестких графиков работы (например, когда требуется охват определенных смен обслуживания клиентов), агентства могут изменить свою политику, чтобы разрешить удаленную работу в исключительных случаях, например, когда обычные опекуны недоступны (из-за кратковременная болезнь или закрытие школы). Согласно такой политике исключений, удаленный сотрудник должен будет учитывать рабочие и нерабочие часы во время своей служебной командировки и брать соответствующий отпуск (оплачиваемый или неоплачиваемый) для учета времени, проведенного вне обычных рабочих обязанностей (например,g., для ухода за маленькими детьми) ».

Пандемия разрушила большую часть управленческой мифологии, касающейся удаленной работы и удаленной работы. Менеджеры, которые отказывались признать, что удаленная работа может работать на многих работах, были вынуждены просить тех же работников выполнять миссию агентства из дома в течение длительного периода времени. Они узнали, где это действительно может работать и какие приспособления необходимо сделать, чтобы заставить это работать. Они также узнали, где удаленная работа не идеальна. Использование OPM maxiflex как инструмента, позволяющего сделать работу и уход за детьми более гибкими, является большим шагом на пути к тому, чтобы сделать удаленную работу доступной большему количеству людей и предложить преимущества, которые требуются многим сотрудникам.Это может сделать федеральное правительство более разумным работодателем на рынке труда, который становится гораздо более конкурентоспособным. Это хорошая вещь.

Джефф Нил является автором блога ChiefHRO.com и ранее был руководителем отдела кадров в Министерстве внутренней безопасности и главным сотрудником отдела кадров в Управлении логистики обороны.

4.26 Удаленная работа [Временная пересмотренная политика] *

Цель:

Университет Северной Айовы (далее именуемый университетом) предоставляет сотрудникам условия удаленной работы, когда это взаимовыгодно как для университета, так и для сотрудника.Политика определяет удаленную работу, указывает требования к формальным соглашениям о дистанционной работе и обрисовывает в общих чертах обязанности как удаленных работников, так и университета.

Правила, касающиеся работы в чрезвычайных погодных условиях, см. В Политике университета 4.07 .

Заявление о политике:

Дистанционная работа определяется как договоренность о работе, которая позволяет сотрудникам регулярно работать за пределами своего или арендованного университетом рабочего места в указанном альтернативном месте (т.е., по крайней мере, один день в неделю).

Утверждение договоренностей о дистанционной работе будет производиться в индивидуальном порядке на срок до одного года. Перед заключением договора о дистанционной работе руководитель должен принять во внимание характер выполненной работы, предыдущую производительность сотрудника, а также конкретное местоположение удаленной работы. Удаленная работа не является правом и не является преимуществом для всего университета. Удаленная работа не меняет условий работы в университете.

Случайные, нерегулярные работы вне офиса могут быть разрешены в индивидуальном порядке с одобрения директора сотрудника или начальника отдела. Формальное соглашение о дистанционной работе не требуется для таких случайных договоренностей о дистанционной работе, и единовременное одобрение директора или главы отдела не означает, что будущие запросы аналогичного характера будут одобрены. Соглашение о дистанционной работе также не требуется для деловых поездок, спонсируемых университетом.

Обычно договоренность о дистанционной работе не может рассматриваться для штатных сотрудников до тех пор, пока сотрудник не отработает не менее шести месяцев на должности, которая должна быть охвачена Соглашением о дистанционной работе, если иное не одобрено главой подразделения.В некоторых случаях университет может учредить новые или открытые должности, на которых удаленная работа является ожидаемым условием трудоустройства. Для этих назначенных должностей удаленной работы объявление о вакансии будет содержать описание требований к удаленной работе и включать заявление о том, что способность работать эффективно и результативно на альтернативном рабочем месте является квалификацией должности.

Удаленная работа не заменяет уход за ребенком или иным иждивенцем. Удаленные работники должны обеспечивать или поддерживать присмотр за детьми, взрослыми или аналогичные личные договоренности, позволяющие сосредоточиться на рабочих заданиях в согласованные часы работы.

Удаленная работа за пределами штата Айова

Требуется дополнительная проверка для рабочих мест за пределами штата Айова (обычно называемых удаленной работой), которые могут быть непригодны для размещения. Рабочие места за пределами США могут быть недоступны или могут потребовать иной договоренности, кроме Соглашения о дистанционной работе.

Исключение из правил для преподавателей на кампусе

Преподаватели университета обычно выполняют свои преподавательские, исследовательские, научные или творческие обязанности и выполняют свои обязанности в кампусе и на территории кампуса.Однако, учитывая характер работы профессорско-преподавательского состава, для преподавателей является общепринятой практикой проводить свою рабочую деятельность по разным графикам и в альтернативных местах по мере необходимости.

Если установлено или одобрен запрос, что обычное назначение преподавателя требует регулярной работы в другом месте за пределами кампуса, в том числе за пределами штата Айова, формальное соглашение о дистанционной работе должно быть заключено в это время. предложения или назначения на место за пределами кампуса.Дополнительная проверка необходима для рабочих мест за пределами штата Айова. Рабочие места за пределами США могут быть недоступны или могут потребовать договоренности, отличной от соглашения о дистанционной работе.

Исключение из Политики чрезвычайных ситуаций

Университет может ввести временное пособие для более гибких и широко распространенных механизмов удаленной работы во время чрезвычайных ситуаций, связанных с неблагоприятными условиями труда, такими как пожар, отключение электричества или чрезвычайное положение. Таким образом, может потребоваться временно отменить определенные требования этой политики, такие как формальное соглашение о дистанционной работе, во время всего или части чрезвычайной ситуации, если это будет сочтено целесообразным Директором службы кадров или уполномоченным лицом (далее именуемым Директором HRS. ).От руководителей по-прежнему требуется рассматривать возможность организации удаленной работы в каждом конкретном случае, чтобы определить, является ли удаленная работа возможным вариантом; эти механизмы удаленной работы по-прежнему зависят от характера выполняемой работы, прошлой работы сотрудника и местоположения удаленной работы.

Запросы на удаленную работу по медицинским показаниям

Сотрудники, запрашивающие организацию удаленной работы из-за состояния здоровья, должны быть направлены в Human Resource Services (HRS), чтобы обсудить возможные варианты размещения на рабочем месте в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями (ADA) и американцами Закон о поправках к Закону об инвалидах (ADAAA).

Процесс:

Политика удаленной работы находится в ведении директора HRS. Соглашение о дистанционной работе согласовывается через отдел найма удаленного сотрудника. Сотрудникам и руководителям, заинтересованным в изучении схемы удаленной работы, следует обратиться к ресурсам для удаленной работы .

Все соглашения о дистанционной работе должны быть одобрены директором / главой отдела, деканом (если применимо) и главой отдела после консультации с отделом информационных технологий для обеспечения безопасности данных и других вопросов, связанных с информационными технологиями.Затем соглашение о дистанционной работе должно быть отправлено директору HRS для окончательной проверки и внесения в личное дело сотрудника.

Компания HRS проведет дополнительную проверку для рабочих мест за пределами штата Айова. Рабочие места за пределами США могут быть недоступны или могут потребовать договоренности, отличной от соглашения о дистанционной работе. Любое изменение адреса удаленной работы требует направления и утверждения новой формы запроса удаленной работы до того, как сотрудник будет работать из нового места

Утверждение соглашения о удаленной работе должно быть завершено до того, как сотрудник начнет удаленную работу.

Подписанный оригинал договора о дистанционной работе будет храниться HRS в личном деле сотрудника, а копии также должны оставаться у самого сотрудника и его домашнего отдела.

Добровольные соглашения о дистанционной работе могут быть расторгнуты без причины в любое время по запросу либо удаленного работника, либо университета. По возможности университет или удаленный работник должен уведомить за две недели о прекращении действия Соглашения о дистанционной работе. Однако, когда удаленная работа является ожидаемым условием приема на работу, договор о дистанционной работе может быть расторгнут только по усмотрению университета.

Проблемы с производительностью, такие как снижение производительности или поведение, снижающее ценность университета, могут привести к потере статуса удаленной работы и / или могут привести к дисциплинарным взысканиям.

Прекращение работы в университете влечет немедленное расторжение любого соглашения о дистанционной работе с сотрудником.

ОБЩИЕ УСЛОВИЯ СОГЛАШЕНИЙ НА ТЕЛЕФОННЫЕ РАБОТЫ

A. Условия найма. Условия найма удаленного работника должны оставаться такими же, как и для работников, не работающих удаленно; заработная плата, льготы и начисление отпусков останутся неизменными, если не произойдет изменение статуса занятости или расписания часов, которые повлияют на право на льготы.Кроме того, на сайте удаленной работы должны применяться все университетские политики, правила и процедуры, включая те, которые регулируют общение внутри компании и с общественностью, права и обязанности сотрудников, управление помещениями и оборудованием, финансовый менеджмент, управление информационными ресурсами, приобретение собственности и услуг, а также безопасность. Несоблюдение политики, правил и процедур может привести к прекращению договоренности о дистанционной работе и / или дисциплинарным взысканиям.

B. Продолжительность рабочего времени. В соглашении о дистанционной работе должны быть указаны регулярные рабочие часы, согласованные удаленным работником и его руководителем. Продолжительность работы удаленного сотрудника должна оставаться такой же, как и для работы в университетском городке, если иное не указано в Соглашении о дистанционной работе. Сотрудник, выполняющий удаленную работу, должен быть доступен в течение установленного рабочего времени по телефону, электронной почте или другими указанными способами связи со своим руководителем, коллегами, другими сотрудниками университета или студентами, а также с другими лицами за пределами университета, с которыми необходимо общение на рабочем месте. .

В соответствии с требованиями Соглашения о дистанционной работе или после уведомления начальника сотрудника не менее чем за 24 часа, удаленный работник будет присутствовать на рабочих встречах, тренингах и конференциях. Кроме того, удаленного работника могут попросить присутствовать на собраниях, которые созываются с уведомлением менее чем за 24 часа. Начальник будет использовать электронные средства связи, когда это возможно, в качестве альтернативы требованию присутствия на таких «краткосрочных» собраниях, но могут быть случаи, когда физическое присутствие сотрудника будет сочтено необходимым.В таких случаях руководитель должен предоставить достаточное уведомление, чтобы дать сотруднику разумное время для поездки в университетский городок для участия в собрании. Как правило, удаленные работники должны работать из одного и того же места в течение всего рабочего дня.

C. Закон о справедливых трудовых стандартах. удаленных сотрудников, которые не освобождены от сверхурочных требований Закона о справедливых трудовых стандартах (FLSA), должны будут регистрировать все отработанные часы в порядке, установленном университетом. Сотрудники, занятые удаленной работой, будут соответствовать тем же стандартам, что и сотрудники, работающие в университетском городке.Согласованный график работы должен соответствовать правилам FLSA. Для сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов, часы, превышающие обычный график работы, должны быть предварительно одобрены руководителем. Несоблюдение этого требования может привести к немедленному расторжению Соглашения о дистанционной работе и / или дисциплинарным взысканиям.

D. Чрезвычайные ситуации и ненастная погода. Если основное рабочее место закрыто из-за чрезвычайной ситуации или ненастной погоды, руководитель свяжется с сотрудником, работающим на удаленной работе, и предоставит инструкции о продолжении работы на участке удаленной работы.Если на объекте удаленной работы возникнет чрезвычайная ситуация, например, отключение электроэнергии, удаленный работник уведомит руководителя как можно скорее. В таких случаях удаленный работник может быть переведен на основное рабочее место или на другое рабочее место, либо ему может быть потребован отпуск.

E. Альтернативное рабочее место. Удаленный работник должен создать и поддерживать специальное рабочее место, которое должно быть тихим, чистым и безопасным, с надлежащим освещением и вентиляцией и свободным от признанных опасностей. Удаленный работник не будет проводить деловые визиты или встречи с коллегами-профессионалами, клиентами или общественностью на другом рабочем месте.Встречи с другими сотрудниками университета не будут разрешены на другом месте работы, если они не одобрены заранее руководителем сотрудника. Университет оставляет за собой право посещать альтернативное место работы при условии уведомления за 24 часа. Сотрудник, выполняющий удаленную работу, соглашается соблюдать все правила зонирования, применимые к назначенному альтернативному месту работы. Университет не несет ответственности за нарушения зонирования, возникшие в результате создания альтернативного рабочего места.

Соглашения действительны только для адреса, указанного в утвержденной форме. Планы по переезду или иному изменению адреса удаленной работы требуют, чтобы новая форма запроса на удаленную работу была направлена ​​и утверждена до того, как сотрудник будет работать из нового места.

F. Инспекции. В случае травмы, кражи, потери или ответственности за нарушение прав человека, связанных с удаленной работой на альтернативном рабочем месте, удаленный работник должен позволить агентам университета исследовать и / или инспектировать удаленную работу.

г. Оборудование. Офисная мебель обычно предоставляется удаленным работником. Компьютерное оборудование и программное обеспечение, предоставленные университетом для удаленной работы, должны использоваться исключительно удаленными работниками и только для целей ведения университетской деятельности. Программное обеспечение не подлежит копированию. Обычно университет предоставляет компьютерную рабочую станцию ​​в кампусе, к которой удаленный работник может получить доступ с помощью программного обеспечения для удаленного рабочего стола, или создает виртуальную частную сеть (VPN) для доступа к сети с устройства, принадлежащего университету.

Удаленный работник отвечает за безопасную транспортировку и установку компьютерного оборудования, приобретенного университетом. Кроме того, перед тем, как убрать какое-либо оборудование из университетского городка или получить какое-либо оборудование посредством прямой доставки, удаленный работник должен заполнить форму «Использование основных средств вне кампуса» .

H. Ответственность за оборудование. Университет будет ремонтировать и обслуживать любое оборудование, принадлежащее университету. Удаленный работник несет ответственность за безопасную транспортировку такого оборудования в университетский городок для ремонта или технического обслуживания, за исключением случаев, когда перемещение оборудования может привести к повреждению.Устройства защиты от перенапряжения или другие защитные устройства должны использоваться с любым университетским компьютером, доступным для удаленного работника, и все текущие средства защиты от вирусов и меры безопасности, рекомендованные Информационными технологиями, должны быть установлены и работать.

Университет может добиваться взыскания с удаленного работника имущества университета, которое намеренно или по неосторожности повреждено, уничтожено, утеряно или украдено, когда удаленный работник находится на попечении, под опекой или контролем. Университет не несет ответственности за потерю, повреждение или износ принадлежащего сотрудникам оборудования.

I. Безопасность и конфиденциальность данных. Безопасность и конфиденциальность должны поддерживаться удаленным работником на том же уровне, что и на всех рабочих местах. Конфиденциальные и конфиденциальные данные никогда не должны храниться на локальном компьютере. Если локальные копии таких данных необходимы для выполнения вашей работы, их следует сохранить в соответствующем файловом хранилище, управляемом UNI, например, в папке на файловом сервере UNI. Ограниченный доступ или конфиденциальные материалы не должны удаляться с основного рабочего места или доступ через компьютер, если это не одобрено заранее руководителем.Удаленная работа, связанная с конфиденциальными или конфиденциальными данными, не должна выполняться на личном устройстве. Удаленный работник несет ответственность за то, чтобы лица, не являющиеся сотрудниками, не имели доступа к данным университета, в том числе в печатной или электронной форме.

J. Интеллектуальная собственность. Продукты, документы, патенты, авторские права, изобретения и записи, разработанные во время удаленной работы, являются собственностью университета и подпадают под политику университета в области интеллектуальной собственности (Политика 10.03). У удаленного работника должен быть способ обеспечить безопасность всех данных учреждения, включая, помимо прочего, интеллектуальную собственность, служебную информацию, конфиденциальную информацию о персонале, данные об учащихся, защищенные Законом о семейных правах на образование и неприкосновенность частной жизни (FERPA), мобильность и подотчетность по медицинскому страхованию. Закон (HIPAA) защищает медицинскую информацию и общение между адвокатом и клиентом.

K. Хранение записей. Продукты, документы и записи, которые используются, разрабатываются или пересматриваются во время удаленной работы, должны быть скопированы или восстановлены в компьютеризированной системе записи университета. Ведение университетских документов должно соответствовать правилам и политике хранения университетских документов.

L. Расходы на телеработу

• Канцелярские товары. Университет должен предоставить все необходимые канцелярские товары. Наличные расходы на расходные материалы, обычно имеющиеся в офисе, не возмещаются, если они не были предварительно одобрены руководителем.Все материалы должны храниться на площадке для удаленной работы и не должны использоваться удаленными работниками или другими лицами в личных целях.

• Телефонная служба и доступ к сети. Предоставление телефонных услуг через устройства сотовой связи и компенсация за планы удаленного доступа в Интернет регулируются политикой университета.

• Путевые и непредвиденные расходы. Как правило, удаленному работнику не возмещаются расходы, связанные с поездкой между местом удаленной работы и рабочим местом, принадлежащим университету или арендуемым.Однако сотрудники, не освобожденные от уплаты налога (почасовая оплата), которые путешествуют между двумя или более утвержденными рабочими местами в один и тот же рабочий день, должны засчитывать это время в пути как отработанное. Если иное не указано в Соглашении о дистанционной работе, все сопутствующие расходы, такие как коммунальные услуги, страхование домовладельца или услуги по уборке, несет ответственность удаленного работника.

• Налоги. Удаленным работникам следует проконсультироваться с налоговым экспертом, чтобы определить налоговые последствия домашнего офиса. Университет не дает рекомендаций и не несет ответственности за какие-либо обязательства по федеральным налогам или налогам штата.

Связанные политики:

14.03 Политика безопасности данных

14.04 Допустимое использование ресурсов информационных технологий

14.09 Классификация университетских данных

9.46 Политика предоставления технологических льгот

Служба кадровых ресурсов и Офис Провоста и Исполнительного вице-президента, утверждено Июль 2021 г.

Совет университета, одобрен

Президент и Кабинет президента, одобрен

[ Последнее рассмотрение и / или обновление / 2021, 11/2020, 8/2015, 12/2010 ]

* Примечание. временная пересмотренная политика с поправками, утвержденными на этой основе президентом (2 августа 2021 г.), старшим вице-президентом по финансам и операциям и кадровым службам.Изменения нынешней / прежней формулировки политики обычно содержат дополнительные указания, детали и / или пояснения. Политика будет пересмотрена в соответствии с установленным порядком в осеннем семестре 2021 года.

Руководство по удаленной работе: передовой опыт, примеры политик и кибербезопасность

Эта страница ресурса включает материалы, разработанные, чтобы помочь местным органам власти ориентироваться в удаленной работе, в том числе примеры политик, процедур, передовых методов и кибербезопасности.Дополнительные элементы будут регулярно добавляться, чтобы помочь нашим клиентам. Если у вас есть вопросы о технических аспектах удаленной работы, обращайтесь к Шеннон Тафтс ([email protected]; 919.962.5438).

Основные технические советы по удаленной и безопасной работе

Напоминание об общедоступных записях: помните, что если вы общаетесь о публичном бизнесе с помощью некоммерческих инструментов, то вы, вероятно, создаете общедоступную запись, и вы (как отправитель / получатель записи) необходимо определить, как вы будете вести учет в соответствии с требованиями местного правительства Северной Каролины к хранению документации.

1. Проконсультируйтесь с вашим ИТ-отделом, прежде чем начинать удаленную работу. У них должны быть протоколы, которые помогут вам в обеспечении безопасности вашей среды и доступа / передачи / хранения данных.
2. Если вы работаете из дома в домашней сети (на работе или личных устройствах), убедитесь, что ваш домашний маршрутизатор надежно защищен.
   1. Сначала убедитесь, что вы изменили заводской пароль. Многие люди этого не делают, и это делает их домашние сети уязвимыми.
   2. Убедитесь, что обновления прошивки установлены для исправления любых уязвимостей в системе безопасности.
   3. Установите шифрование маршрутизатора на WPA2 или WPA3. WEP недостаточно.
   4. Используйте это руководство для более сложных практик, таких как ограничение входящего и исходящего трафика: https://www.comparitech.com/blog/information-security/securing-your-wireless-router-and-your-wifi-network/
3. По возможности избегайте общедоступных сетей Wi-Fi, поскольку они не защищены. Если вы работаете удаленно, но из общедоступных мест, используйте личные точки доступа (например, ваш смартфон или устройство MiFi). Если вы используете общедоступную сеть Wi-Fi, обязательно используйте VPN для доступа к рабочим приложениям и данным.
4. Используйте виртуальную частную сеть (VPN) для защиты вашего интернет-трафика. Обратите внимание, что это защищает только данные к поставщику VPN и от него, а не к месту назначения, поэтому одной VPN недостаточно.
5. По возможности не используйте личные компьютеры в рабочих целях. Маловероятно, что на вашем персональном компьютере установлено достаточное количество антивирусного программного обеспечения, настроенных брандмауэров и инструментов автоматического резервного копирования, по сравнению с устройствами, развернутыми вашим работодателем.
   1. Если ваша организация использует портал или среду удаленного доступа, такую ​​как Office 365, это поможет снять некоторые проблемы, связанные с использованием компьютеров, находящихся в личном владении, но при этом вы убедитесь, что вы работаете только в Интернете, а не загружаете и не храните какие-либо элементы на своем компьютере. локально.
6. Убедитесь, что брандмауэры установлены. Операционная система вашего устройства должна иметь встроенный брандмауэр, но есть и другие возможности для дополнительной защиты ваших личных устройств, если это необходимо. Ваш ИТ-отдел установит брандмауэры для рабочих устройств.
7. Используйте антивирусное программное обеспечение на своих личных устройствах. В случае с рабочими устройствами это программное обеспечение уже будет установлено и запущено.
8. Убедитесь, что ваши обновления устанавливаются регулярно. Исправления уязвимостей безопасности необходимы как для рабочих, так и для личных устройств.Проще всего настроить автоматическое выполнение этих обновлений в нерабочие часы.
9. Всегда используйте надежные пароли для всех учетных записей. Если ваш ИТ-отдел позволяет это, используйте диспетчер паролей, чтобы вы могли использовать надежные пароли, не беспокоясь о том, что их забудете.
10. По возможности используйте двухфакторную аутентификацию.
11. Всегда делайте резервную копию своих данных.
12. Остерегайтесь фишинговых писем, голосовых сообщений, текстовых сообщений и даже вирусных карт Facebook Corona. По мере того, как люди переходят на удаленную работу, мы наблюдаем огромный всплеск этих попыток.Если вы получили сообщение, которое якобы пришло от известного партнера, дважды проверьте адрес электронной почты, никогда не открывайте вложения и не нажимайте ссылки, пока не убедитесь, что отправитель является законным. Лично я использую телефон или программное обеспечение, такое как Microsoft Teams или другую службу обмена сообщениями, для проверки предполагаемого отправителя, прежде чем открывать или щелкать что-либо, чего я не ожидал получить.
13. Используйте шифрование для передачи всей конфиденциальной информации. В вашей организации может быть установлен этот канал связи через Office 365 или другое корпоративное решение.Вы также можете использовать основные приложения, такие как Signal или Telegram, которые используют сквозное шифрование.

Загрузить (Политика города Конкорд в отношении экстренной удаленной работы, 122,36 КБ) Загрузить (Руководство по альтернативным условиям работы округа Уэйк, 129,57 КБ) Загрузить (Политика города Монро в отношении удаленной работы, 38,24 КБ) Загрузить (Образец политики города Apex по гибкой / удаленной работе, 29.