Образец лист ознакомления с положением о персональных данных: Лист ознакомления работников с положением о персональных данных 2019

Содержание

Лист ознакомления работников с положением о персональных данных 2019

Приведем образец листа ознакомления работников с положением о персональных данных. Сам образец положения вы можете скачать по ссылке.

Работники должны быть под подпись ознакомлены с Положением о персональных данных. Факт ознакомления с указанным Положением может фиксироваться как в тексте самого трудового договора(путем перечисления локальных нормативных актов, с которыми работник ознакомлен до подписания договора), так и в отдельном документе (в самом Положении на листе ознакомления с ним).

Один из вариантов ознакомления – лист ознакомления работников с положением о персональных данных.

Ф.И.О. работника	Дата ознакомления
Усиков Сергей Иванович		Усиков

СКАЧАТЬ ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ С ПОЛОЖЕНИЕМ О ЗАЩИТЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Ознакомление сотрудника с ЛНА при приеме на работу

На мой взгляд, вопрос следует разделить на две составляющие.

Во-первых, если лист ознакомления не имеет реквизита документа, то его реквизит надо указать, а в ТД одним пунктом (он же для всех стандартный) дать перечень документов с которыми поступающий на работу однакомился до подписания ТД. Сшейте и заверьте оба этот Т. Д. В оба экземпляра сделайте запись, что экземпляр сотрудник получил. Касательно должностной инструкции, то сотрудник имеет право иметь ее копию у себя на рабочем месте, ровно также как его непосредственный руководитель.
Второй момент. Если Вы уже готовитесь к суду, то оформляйте документы в полном соответствии с ГОСТами, что бы небыло нареканий к формальной стороне документа.

Вопрос, что кандидат может по прочтении Ваших ЛНА несколько “……………”, задуматься о целесообразности тратить время и гнуть спину в организации, то это не вопрос момента подписания, вопрос как с нми проводили собеседование или собеседования. Если Ваши руководители и специалисты, удостоенные такой чести, производили допрос или опрос ксоискателя, но утаили “прелести” организации, изложенные в ЛНА, то равноправие сторон при подписании договора подразумевает подписание его каждой стороной добровольно, не под влиянием заблужения, угроз или насилия, при условии, что подписывающий находится в добром уме и здроровом рассудке.

Вы, как бы тестируете соискателя на стрессоустойчивость. А если он медленно читает? Множества иноязычных слов, ныне употребляемых в русском языке не знает? Медленно составляет модель действия по прочтении длинных фраз? и т.д.

Наверное надо готовить соискателя, либо давать дополнительное достаточное время для прочтения и осмысления.

Хотелось бы еще отметить, что существует термин в делопроизводстве “отметка об ознакомлении с документом”, а именно:
кроме визы согласования в делопроизводстве часто применяется так называемая «виза ознакомления». Виза ознакомления – это отметка, проставляемая работником на документе и свидетельствующая о том, что работник ознакомлен с его содержанием. Ее отличие от реквизита «виза» состоит в том, что она оформляется не на проекте, а на официальном документе, т.е. уже подписанном, утвержденном и вступившем в действие. В связи с этим при разработке локальных правовых актов организации (инструкции по делопроизводству, регламента и др.) этот элемент документа следует называть «отметка об ознакомлении с документом».
Если возникает необходимость ознакомить сотрудников с содержанием внутреннего или входящего документа без вручения копий, документ передается в структурные подразделения, работники которых, ознакомившись с его содержанием, проставляют визы ознакомления. Отметку об ознакомлении рекомендуется оформлять на оборотной стороне последнего листа по тому же принципу, по которому оформляется виза согласования (должность, личная подпись, расшифровка подписи, дата). Если на оборотной стороне документа недостаточно места, допускается прилагать отдельный лист для оформления всех необходимых отметок об ознакомлении.

Пример

Лист ознакомления
с приказом директора предприятия от … № … «О …»

Начальник отдела организационно-

кадровой работы

Подпись П. А. Линник

18.05.2011

Консультант отдела организационно-

кадровой работы

Подпись Л. В. Гриневич

18.05.2011

Некоторые особенности имеет оформление отметки об ознакомлении в приказах и иных распорядительных документах по личному составу.

С приказами по личному составу после подписания и регистрации необходимо ознакомить работников, которых они непосредственно касаются. Отметка об ознакомлении состоит из: слов «С приказом ознакомлен (а, ы)» (если с приказом знакомится два и более работника, то после этих слов ставится двоеточие), личной подписи работника (в одну строку) и ниже – даты ознакомления. При подготовке приказов рекомендуется сразу печатать составляющие этой отметки в проекте документа, чтобы работник после ознакомления с документом лишь расписывался в приказе и проставлял дату.

Особенностью оформления отметки об ознакомлении с приказом по личному составу является отсутствие в ней такого элемента, как наименование должности работника, так как оно указывается в тексте приказа. Отметка об ознакомлении в приказе по личному составу помещается ниже подписи либо на оборотной стороне последнего листа документа.

Архив

– Свидетельство о внесении в государственный реестр.

– Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе ИНН.

-. Постановление главы муниципального образования Курганинский район от 24.09 посмотреть

– Учебный план на 2013-2014 учебный год посмотреть

– План финансово-хозяйственной деятельности учреждения на 2015 год посмотреть

– Показатели деятельности посмотреть

– Сравнительный отчет 2013 год посмотреть

– Смотр-конкурс соревнования за 2013 год посмотреть

– Информация о состоянии спортивных сооружений и административных зданий2 посмотреть

– 5-ФК Н 2013 посмотреть

– Сравнительный отчет 2014г посмотреть

– Положение о проведении открытого первенства муниципального образования Курганинский район по боксу посвященному памяти В.С.Попова посмотреть

– Образец согласия на обработку персональных данных посмотреть

– Положение о порядке обработки персональных данных работников посмотреть

– Заявление родителей на обучение по общеразвивающей программе посмотреть

– Заявление родителей на обучение по предпрофессиональным программам посмотреть

– Положение о порядке обработки персональных данных обучающихся посмотреть

– Лист ознакомления работников имеющих доступ к персональным данным учащихся посмотреть

– Лист ознакомления работников имеющих доступ к персональным данным работников и учащихся посмотреть

– Копия приказа о назначении ответственого за обработку персональных данных посмотреть

– Приказ об утверждении положения по обработке и защите персональных данных работников и учащихся посмотреть

– Система оценок для обучающихся по дополнительной общеразвивающей программе “Общая физическая подготовка” посмотреть

– Положение по аттестации работников посмотреть

– Система оценок ( баллов, показателей) для зачисления и перевода в МБУ ДО ДЮСШ г. Курганинска по предпрофессиональным программам подготовки бокс посмотреть

– Система оценок ( баллов, показателей) для зачисления и перевода в МБУ ДО ДЮСШ г. Курганинска по предпрофессиональным программам подготовки футбол посмотреть

– Система оценок ( баллов, показателей) для зачисления и перевода в МБУ ДО ДЮСШ г. Курганинска по предпрофессиональным программам подготовки легкой атлетике посмотреть

– Система оценок ( баллов, показателей) для зачисления и перевода в МБУ ДО ДЮСШ г. Курганинска по предпрофессиональным программам подготовки волейбол посмотреть

– Положение об общеми собрании трудового коллектива посмотреть

– Положение о переводе обучающихся с одной образовательной программы на другую образовательную программу посмотреть

– Положение о порядке приема, основания перевода, отчисления и восстановления обучающихся посмотреть

– Положение о порядке проведения самообследования в учреждении посмотреть

– Положение о промежуточной и итоговой аттестации обучающихся посмотреть

– Положение о регламенте работы приемной и аппелляционной комиссий посмотреть

– Положение о родительском комитете посмотреть

– Положение о сокращенных сроках обучения и индивидуальных учебных планах посмотреть

– Положение о языке образования в учреждении посмотреть

– Положение тренерско-методтический совет посмотреть

– Порядок доступа педагогических работников к информационно-телекоммуникационным сетям и базам посмотреть

– Порядок применения индивидуальных планов посмотреть

– Правила внутреннего распорядка обучащихся посмотреть

– Копия приказа о назначении ответственных за функционирование официального сайта посмотреть

– Образец справки посмотреть

– Положение о выдаче свидетельства об окончании МБУ ДО ДЮСШ г. Курганинска посмотреть

– Положение об официальном сайте учреждения посмотреть

– Положение о посещении учебных занятий участниками образовательного процесса в учреждении посмотреть

– План спортивно – массовых мероприятий на 2020 год посмотреть

– Коллективный договор 2017 -2020 гг. посмотреть

– Приложение №1 к коллективному договору посмотреть

– Приложение №2 положение по оплате и стимулировании труда работников посмотреть

– Приложение №1 к положению по оплате и стимулировании труда работников посмотреть

– Приложение №2 к положению по оплате труда и стимулировании труда работников посмотреть

– Приложение №3 к положению по оплате труда и стимулировании труда работников посмотреть

– Приложение №3 к коллективному договору посмотреть

– Приложение №4 к коллективному договору посмотреть

– Приложение №5 к коллективному договору посмотреть

– Приложение №6 к коллективному договору посмотреть

– О завершении реорганизации учреждений приказ посмотреть

– Приложение №1 к акту о самообследования посмотреть

– Приложение №2 к акту о самообследовании посмотреть

– Копия приказа О введении действие паспорта безопастности МБУ ДО ДЮСШ г. Курганинска посмотреть

– Расписание учебно- тренировочных занятий посмотреть

– Отчет о результатах деятельности МБУ ДО ДЮСШ г.Курганинска муниципального образования Курганинский район и об использовании закрепленного за ним муниципального имущества посмотреть

– Приказ об утверждении положения об официальном сайте посмотреть

– Приказ. Об автоматизированной системе “Сетевой город. Образование” посмотреть

– Положение об автоматизированной системе “Сетевой город. Образование” посмотреть

– Приказ об организации образовательной деятельности в учереждении по предупреждению распространения короновирусной инфекции посмотреть

– Приказ об утверждении положения об официальном сайте посмотреть

– Положение о комиссии по урегулированию споров между участниками образовательных отношений посмотреть

– Расписание учебно-тренировочных занятий посмотреть

– Иструкция техники безопасности учащихся при проведении экскурсий, походов посмотреть

– Инструкция по предупреждению коронавируса посмотреть

– Инструкция по технике безопасности при проведении занятий по легкой атлетике посмотреть

– Инструкция поведения учащихся при поездке в автобусе посмотреть

– Инструкция при проведении соревнований посмотреть

– Правила по технике безопасности в спортивном зале посмотреть

Лист ознакомления с локальными нормативными актами – образец

Согласие на обработку персональных данных: образец. Соглашение о конфиденциальной информации. Приказ о дисциплинарном взыскании за прогул образец. Положение о материальной ответственности работников.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Лист ознакомления с локальными нормативными актами – образец

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как ПРИНЯТЬ на работу? Как заполнить кадровые документы? Какой Список документов?

Трудовой кодекс обязывает работодателя доводить до сведения персонала локальные нормативные акты по предприятию. Расскажем о том, как правильно оформить лист ознакомления с локальными нормативными актами. Ознакомление с локальными нормативными актами при приеме на работу должно быть обязательным согласно ч. При этом 86 статья ТК требует ознакомления персонала с актами, регулирующими порядок обработки персональных данных.

Лист ознакомления с локальными нормативными актами: образец. Лист ознакомления с локальными нормативными актами: бланк. Лист ознакомления с коллективным договором: образец. Журнал ознакомления с локальными нормативными актами: образец. Журнал ознакомления с локальными нормативными актами: бланк. Ознакомление относится к коллективному договору, правилам трудового внутреннего распорядка и тем ЛНА, которые непосредственно относятся к деятельности конкретного работника.

Так, если должность не подразумевает командировок, то этому сотруднику нет необходимости быть ознакомленным с положением о командировках. Согласно статье 68 ТК ознакомление с ЛНА до заключения трудового договора также является обязательным.

Если трудовой договор подписывается в тот же день, что и другие документы, целесообразно использовать реквизит не только даты, но и времени. Однако точный порядок и способы этой процедуры законодательно не определены, поэтому на практике в зависимости от ситуации используются различные варианты. Налагая на работодателя ответственность знакомить сотрудников с ЛНА, законодательство оставляет на усмотрение руководства предприятия способ оформления этой процедуры.

Действительно принципиально именно то, что работник должен быть в курсе всех важных документов организации и то, что в случае спорных случаев это должно быть доказуемо.

Если кто-то из персонала не подписал положение о коммерческой тайне и воспользовался этим для передачи информации третьим лицам, наказать его практически невозможно: нет подписи об ознакомления – нет ответственности. В сам трудовой договор также может быть внесен текст о том, что работник с ЛНА организации ознакомлен.

Когда в организации выпускается новый локальный акт, весь персонал необходимо ознакомить с ним. Для этого удобным кадровому специалисту способом уведомляются все сотрудники, для которых ознакомление актуально. Уведомление может быть устным или письменным.

Далее обеспечивается доступ сотрудников к документу. Порядок размещения виз утверждения будет зависеть от того, как утвержден акт: приказом или визой руководителя.

В первом случае возможны все 3 варианта, перечисленные выше. Во втором — только вторые два. Виза ознакомления — это не просто подпись. И только после этого — должность, ФИО, подпись с расшифровкой и дата. Возможен вариант, когда руководство организации выпускает отдельный приказ об ознакомлении с локальными нормативными актами. Когда речь идет о небольшом количестве сотрудников, ставятся лишь визы ознакомления, без создания дополнительных документов. В обратном случае удобнее создавать лист ознакомления, на нем будут поставлены все необходимые данные.

Как их планирует Минтруд и что делать кадровикам. Также читайте о том, когда суд не позволит уволить за прогул, как задержать работника, который хочет уволиться и как вернуть деньги, которые потратили на квартиру.

Законодательство не требует конкретной формы оформления листа ознакомления, традиционно в нем фиксируется такая информация: ФИО ознакомленных сотрудников, должность, дата и подпись. Если в локальный нормативный акт будут внесены изменения, персонал должен быть ознакомлен и с ними, тем же порядком.

На крупных предприятиях целесообразно использовать журнал ознакомления с ЛНА, обычно его ведет кадровый специалист или другой сотрудник, в чью обязанность это вменено распоряжением руководства, например, секретарь или бухгалтер. Можно вести записи в типографском варианте журнала, но удобно использовать готовый бланк.

В него достаточно внести данные по организации и распечатать. На больших предприятиях принято создавать несколько журналов, по каждому типу отдельный.

Журнал утверждается руководством организации. Но стоит сохранять его столько же, сколько и сами нормативные акты. Все права защищены. Настоящий сайт не является средством массовой информации. После регистрации Вы сможете читать материалы на сайте, а еще в подарок мы вышлем Вам ссылку на вебинар!

Подписка 8 Подпишитесь по акции на журнал “Справочник кадровика”. Дзен Электронные трудовые книжки. О журнале Ввести код доступа Подписка 8 А еще Статьи Локальные нормативные акты. Лист ознакомления с локальными нормативными актами: образец Темы: Локальные нормативные акты. Автор: Чиркина Татьяна. Главный редактор портала pro-pesonal. Читайте в нашей статье: как оформить ознакомление с локальными нормативными актами; скачать образец листа ознакомления с ЛНА; скачать образец журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами.

Скачайте документы из статьи: Лист ознакомления с локальными нормативными актами: образец. DOC Лист ознакомления с локальными нормативными актами: бланк. DOC Лист ознакомления с коллективным договором: образец. DOC Журнал ознакомления с локальными нормативными актами: образец.

DOC Журнал ознакомления с локальными нормативными актами: бланк. Читайте по теме в электронном журнале. Пример Если кто-то из персонала не подписал положение о коммерческой тайне и воспользовался этим для передачи информации третьим лицам, наказать его практически невозможно: нет подписи об ознакомления – нет ответственности. Вложенные файлы Доступно только авторизованным пользователям.

Алгоритм и образец акта Чем ошибки при приеме на работу грозят кадровику и сколько они стоят компании Какую кадровую информацию нужно, можно или нельзя размещать на сайте компании. Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Опрос недели. Планируете ли вы сократить численность или штат работников вашей компании в году? Точно сказать не могу. Продукты и услуги партнеров. Адрес электронной почты. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных. Новости по теме.

Срочный договор с работником можно будет продлить. Нужно ли выдавать на руки сотрудникам копии локальной нормативки. Суд запретил предоставление в ЛНА прав на доплаты только женщинам. Нормы выдачи мыла разрешат закреплять ЛНА. Новый законопроект: изменят порядок заполнения путевых листов. Статьи по теме. Локальные нормативные акты организации. Приказ о создании комиссии по охране труда.

Ежегодный оплачиваемый отпуск: особенности предоставления. Аттестация рабочих мест по условиям труда. Образец штатного расписания. Вопросы по теме. Можно ли не знакомить сотрудников с изменениями в ЛНА? С какими локальными актами нужно ознакомить сотрудника при приеме на работу.

Когда нужно учитывать мнения профсоюза при принятии ЛНА. Может ли работодатель оплачивать отпуск согласно локальному акту? Может ли работодатель установить запрет на использование мобильных устройств? Справочник кадровика. Получить демодоступ или сразу подписаться. Мобильная версия Рекламодателям Обратная связь Контакты Интернет-магазин Официальные представители Политика по обработке персональных данных. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Политика обработки персональных данных. Мы в соцсетях. У меня есть пароль. Пароль отправлен на почту Ввести. Введите эл. Неверный логин или пароль. Неверный пароль.

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных. Подписаться на рассылку Рассылка. Уведомление о пополнение базы документов новыми образцами.

Трудовой кодекс РФ ч. Однако форма и порядок ознакомления работников законодательством не предусмотрены. В качестве одной из возможностей предлагается применение листа ознакомления с ЛНА. Его можно сделать приложением к трудовому договору; в таком случае при необходимости будет проще найти соответствующую подпись сотрудника.

Образец листа ознакомления с локальными нормативными актами

Подробнее о его структуре и порядке заполнения вы сможете узнать из нашей статьи. Обязательно ли работодателю составлять лист ознакомления с локальными нормативными актами? Кроме того, в обязанности работодателя, согласно абз. Всё это указывает на то, что работодатель, чтобы не нарушать нормы трудового законодательства, должен накапливать и хранить сведения об ознакомлении сотрудников с указанными выше ЛНА. Сбор, систематизация и хранение информации об ознакомлении всех сотрудников с ЛНА может вестись при помощи специального регистра.

Журнал ознакомления с локальными нормативными актами (образец)

Лист ознакомления с локальными нормативными актами — документ, содержащий в себе перечень локальных нормативных актов, включая правила внутреннего трудового распорядка и иные документы, которые связаны с трудовой деятельностью работника. Лист должен быть предоставлен для ознакомления всем работнику до момента подписания трудового договора между ним и работодателем. Согласно трудовому Кодексу Российской Федерации, работодатель должен предоставить для ознакомления работнику следующие нормативные акты:. Листы ознакомления с локальными нормативными актами оформляются в табличной форме для удобства заполнения и должны быть прошнурованы.

Для чего нужен лист ознакомления с локальными нормативными актами?

Документооборот, разрабатываемый в организации и необходимый для оформления отношений между персоналом и руководителем, организации технологического процесса, формирования связей называют нормативными актами. К ним относят разного рода приказы, правила, распоряжения. Сфера действия нормативных актов распространяется только на организацию, внутри которой они подписаны. Они могут быть временными и постоянными, но разрабатываются исключительно в рамках действующего законодательства и призваны не нарушать права человека. В обязанность каждого сотрудника входит ознакомление с нормативами осуществления деятельности компанией. Это позволяет узнать правила , в соответствии с которыми осуществляется деятельность, условия, возлагаемые обязанности, имеющиеся полномочия и права. Когда сотрудник организации ознакамливается с необходимым документооборотом сведения об этом вносятся в специальный лист. При возникновении спорных вопросов и привлечении трудовой инспекции он является прямым доказательством согласия работника с нормативными актами, его ознакомления с условиями трудоустройства. В качестве основного доказательства служит подпись, недопустимо подделывать ее или пропускать сотрудника на предприятие без нее в бланке листа.

Лист ознакомления с локальными нормативными актами: образец 2019

Работники предприятий и организаций должны в обязательном порядке знакомиться со всеми нормативно-правовыми актами, издаваемыми внутри компании. Открыть и скачать онлайн.

Образец листа ознакомления с локальными нормативными актами (ЛНА), а также особенности его заполнения подробно представлены в данной.

Лист ознакомления с локальными нормативными актами

Лист ознакомления с локальными нормативными актами образец

С приказом ознакомлены образец. Как подписывается лист ознакомления с приказом: образец

Трудовой кодекс РФ (ч. 3 ст. 68) закрепляет обязанность работодателя еще до приема сотрудника ознакомить его с локальными нормативными актами (ЛНА), обязательными по закону для всех работников или необходимыми ему по трудовой функции. Однако форма и порядок ознакомления работников законодательством не предусмотрены. Поэтому можно использовать любые способы ознакомления — главное, чтобы данный факт был подтвержден подписью сотрудника.

При проведении действий по ознакомлению необходимо учесть следующие моменты:

Со всеми действующими ЛНА сотрудник, ответственный за прием на работу, должен ознакомить поступающего на должность еще до заключения с ним трудового договора. Причем его подпись нужна в отношении как обязательных ЛНА (правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, документы по охране труда положения о персональных данных, оплате труда), так и тех актов, которые дополнительно приняты организацией и непосредственно касаются деятельности этого работника (положения о филиале, структурном подразделении, документообороте, коммерческой тайне и др.).
С новыми или измененными ЛНА работников необходимо знакомить в том порядке, который установлен приказом о введении этих документов в действие.

Как оформить ознакомление с локальными нормативными актами

На практике предприятия используют:

проставление подписей работника об ознакомлении в трудовом договоре;
журнал ознакомления с ЛНА;
лист-вкладыш в личное дело сотрудника и др.

В качестве одной из возможностей предлагается применение листа ознакомления с ЛНА. Его можно сделать приложением к трудовому договору; в таком случае при необходимости будет проще найти соответствующую подпись сотрудника. Еще один вариант — приложение к ЛНА, с которым знакомятся.

Лист можно заполнить вручную или на компьютере.

Почему же необходимо так серьезно подходить к процедуре ознакомления сотрудников с ЛНА?

Это прямая обязанность работодателя, невыполнение которой является административным правонарушением по ст. 5.27 КоАП РФ (см. постановление Верховного суда РФ от 10.10.2011 № 4-АД11-8).
Правильность проведения процедуры и наличие подписи сотрудника играют важную доказательственную роль при возникновении споров (апелляционное определение Костромского областного суда от 21.10.2013 по делу № 33-1782).

Образец листа ознакомления с локальными нормативными актами можно скачать по ссылке: образец листа ознакомления с ЛНА .

Итак, лист ознакомления — один из способов подтвердить факт знания сотрудником текстов внутренних нормативных документов. Его оформляют в свободной форме. Удобно завести один лист ознакомления либо на конкретный нормативный акт (и хранить с данным актом), либо на сотрудника (и хранить в личном деле).

Каждого работника, устраивающегося в организацию нужно ознакомить с содержанием внутренних нормативных документов, в том числе, с правилами внутреннего трудового распорядка принятыми на предприятии. Существует несколько вариантов того, как это делать. Один из них – подготовить лист ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка. Образец такого документа, подготовленный нашим специалистами, поможет не тратить время впустую, разрабатывая собственный документ.

Ознакомление с локальными актами предваряет подписание трудового договора

Перед тем, как трудовой договор будет подписан, работнику следует показать все нормативные акты предприятия, которые будут касаться его работы (ч.3 ст. 68 ТК РФ). То, что сотрудник ознакомлен с документами, подтвердит его подпись, поставленная напротив наименования прочитанного им локального акта.

К сведению
Правила трудового распорядка – это внутренний документ организации, регламентирующий порядок приема и увольнения, время труда и отдыха, сроки выплаты зарплаты. Если в компании есть коллективный договор, то правила трудового распорядка нужно оформить как приложение к нему. Отдельным документом правила внутреннего распорядка оформляются, если коллективный договор в организации не подписан (ч. 4 ст. 189, ч. 2 ст. 190 ТК РФ).

Оформление листа ознакомления – это один из способов

Перед тем, как поставить окончательную подпись в трудовом договоре, работник должен быть ознакомлен с локальными актами предприятия. Одним из принятых способов зафиксировать факт знакомства работника с внутренним документом является заполнение листа ознакомления. Такой лист прикрепляется к каждому документу и предназначен для того, чтобы после прочтения локального акта работники ставили на этом листе свои фамилии, подписи и даты.

В детском дошкольном образовательном учреждении в 2018 году в разных месяцах работало от 23 до 27 человек, в 2019 году – 27 человек (из них одна работница находится в декрете). В каком порядке учреждение должно представлять в ФСС сведения, необходимые для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, при рождении ребенка и других пособий, связанных с материнством: в электронной форме либо на бумажном носителе (учреждение расположено в субъекте РФ, участвующем в пилотном проекте)? Покупатель – плательщик НДС вправе воспользоваться вычетом предъявленного ему налога по товарам, работам, услугам, имущественным правам в случае, если соблюдены прописанные в ст. 171 и 172 НК РФ условия: покупка предназначена для облагаемой НДС операции и поставлена на учет, у покупателя имеется оформленный соответствующим образом счет-фактура. Правда, если этот документ получен с опозданием, у налогоплательщика могут возникнуть дополнительные вопросы. За какой период заявлять вычет? Как его перенести на последующие налоговые периоды и не просчитаться со сроком, отведенным законодателем на данное мероприятие? Можно ли отсрочить лишь часть вычета? Четыре судебные инстанции, включая ВС РФ, отказали гражданке Ж. в праве зарегистрировать новое ООО «Д». Формальным основанием для данного отказа явилось непредставление заявителем определенных Федеральным законом № 129‑ФЗ необходимых для государственной регистрации документов, а именно то, что заявление по форме Р11001 не содержит сведения о лице, имеющем право без доверенности действовать от имени юридического лица, об адресе постоянно действующего исполнительного органа юридического лица в пределах его место нахождения, а также имеются признаки отсутствия у учредителей – юридических лиц ООО «П», ООО «Б» и их руководителей возможности осуществлять управление в создаваемом юридическом лице.

Изменение ставки по НДС само по себе вроде бы не должно вызывать сложности для учетных работников. Действительно, начисляете большие суммы к уплате в бюджет и все… Однако трудности могут возникнуть в период перехода от меньшей ставки к большей. В данной статье мы представим обзор последних разъяснений чиновников на эту тему, связанных с выполнением работ и оказанием услуг. В апреле 2019 года была выявлена ошибка: по объектам библиотечного фонда, принятым к учету и введенным в эксплуатацию в августе 2018 года, амортизация не начислялась. Какие исправительные записи необходимо сделать в бюджетном учете?

Если составленный руководителем приказ касается многих сотрудников или всего штата в целом, то ознакомиться с этим документом должен каждый человек, поставив подпись и дату. Обычно эти данные оставляют прямо в приказе (в конце текста), однако когда сотрудников много, они могут подписаться в специальном листе ознакомления. Образец этого документа и рекомендации по его составлению можно найти в статье.

Лист ознакомления составляется в произвольном виде – обычно он представляет собой таблицу с такими графами:

Номер сотрудника (перечисление данных в произвольном порядке, по алфавиту, по отделам и т.п. – на выбор компании).
Должность.
Табельный номер (при наличии).
Подпись и расшифровка подписи (фамилия, инициалы – например, Кузнецова А.М.).
Дата.

Также при необходимости в таблице можно предусмотреть и другие графы – название отдела, где работает сотрудник, его квалификация и т.п.

Подпись означает факт ознакомления сотрудника с текстом приказа, поэтому возлагает на него прямую ответственность за его исполнение. Впоследствии этот факт можно использовать как основание для наложения и даже увольнения, если нарушение будет иметь грубый характер. Поэтому к сбору подписей не нужно относиться как к пустой формальности: в интересах работодателя проследить, чтобы с приказом ознакомились все сотрудники, которые обязаны это сделать. Они могут поставить подписи в один день или разные даты – особого значения этот факт не имеет. К тому же собрать подписи всех работников в один день зачастую нереально.

Пустой бланк этого листа ознакомления с новым приказом и его заполненный вариант представлены ниже.

Лист ознакомления с приказом заверяется подписью ответственного сотрудника (например, начальника отдела кадров, главного бухгалтера), а также самого руководителя. Печать на нем ставить необязательно за исключением тех случаев, когда подобный порядок прямо предусмотрен внутренними документами компании.

Кого нужно ознакомить с приказом

Ознакомить нужно как минимум тех сотрудников, чьи ФИО и должности прямо прописаны в приказе. Например, это может быть весь отдел бухгалтерии, отдела продаж либо все сотрудники конкретного филиала или подразделения.

Также распоряжение может касаться и вообще всех работников. Разумеется, перечислять их ФИО и должности в тексте самого приказа не следует – достаточно описать нововведения и обязать руководителей подразделений, представительств довести текст приказа до всех сотрудников.

Порядок хранения листа

Лист ознакомления с приказом составляется в одном оригинальном экземпляре, поэтому хранить его нужно особенно тщательно, чтобы впоследствии не собирать подписи повторно. Как правило, лист хранится рядом с оригиналом соответствующего приказа. Доступ к этим документам ограничен; при необходимости получения информации можно сделать и предъявить копию листа ознакомления (например, должностному лицу, проверяющему соблюдение противопожарных требований). Срок хранения также определяется временем хранения основного приказа.

Лист ознакомления с приказом содержит информацию о прочтении текста документа сотрудником и его подпись. В статье излагаются правила оформления листа и дается ссылка, по которой можно скачать образец листа ознакомления с приказом.

Из этой статьи вы узнаете:

Если в организации издается приказ , в котором прямо или косвенно упоминаются сотрудники компании, то упомянутые в документе лица должны быть с ним ознакомлены.

Работники не просто читают документ, но и расписываются в специальном бланке. Такой бланк называется листом ознакомления с приказом.

Этот порядок закреплен законодательно. Руководство компании обязано знакомить сотрудников с приказами, в которых они упоминаются.

Как оформить лист?

Лист ознакомления работников с приказом оформляется либо на фирменном бланке организации, либо на пустом листе формата А4. Лист составляется в одном экземпляре. Бланк документа распечатайте на принтере или напишите от руки. Главное условие легитимности листа – наличие подлинных подписей сотрудников.

Если локальным нормативным актом организации не закреплен порядок удостоверения документов печатью или штампом, то оттиск печати не нужен. Напомним, что с 2016 года юридические лица имеют право не использовать печати и штампы для визирования документации.

После сбора всех подписей и оформления листа, зарегистрируйте его в Журнале учета внутренней документации компании.

Лист ознакомления с приказом является подтверждением того, что сотрудник, упомянутый в распоряжении, знаком с его содержанием и готов его выполнять. В случае возникновения трудовых споров лист ознакомления будет служить доказательством в суде или трудовой инспекции. Форма листа является свободной, но содержит ряд обязательных элементов: название предприятия, информацию о приказе, фамилии и подписи сотрудников, упомянутых в распоряжении.

Как разработать политику защиты данных в соответствии с GDPR

С момента появления в прошлом году Общего регламента по защите данных (GDPR) большинство компаний, по крайней мере, обновили свои политики конфиденциальности и методы получения согласия. Однако эти изменения едва касаются поверхности. Соблюдение GDPR – это гораздо больше, чем меры по обеспечению конфиденциальности и согласия.

Например, обучили ли вы своих сотрудников мерам защиты данных? Подходите ли вы к новому бизнесу с точки зрения конфиденциальности? В противном случае, возможно, ваши меры защиты данных отсутствуют, и вы можете оставить свой бизнес открытым для споров о конфиденциальности или обвинений в нарушении прав.

Один из способов убедиться, что ваша деловая практика и сотрудники соблюдают стандарты данных, соответствующие GDPR, – это написать Политику защиты данных.

В чем разница между политикой защиты данных и политикой конфиденциальности?

Политики защиты данных (DPP), особенно в Соединенных Штатах, не так распространены, как политики конфиденциальности, и многие владельцы бизнеса все еще путают их. Это два очень разных документа , но с очень разными целями .

Как вы, наверное, знаете, Политика конфиденциальности – это общедоступный документ , который объясняет клиентам и потребителям, как вы собираете и обрабатываете их данные. Это , требуемое законом в соответствии с большинством правил конфиденциальности.

Политика защиты данных , с другой стороны, является внутренним документом , который написан с целью установления политик защиты данных в масштабах компании. Этот документ доступен всем сотрудникам – особенно тем, кто обрабатывает или обрабатывает данные потребителей, – чтобы все в компании понимали важность защиты и безопасности данных.Их также можно обнародовать.

Дополнительным преимуществом хорошо обслуживаемого DPP является то, что он может служить демонстрацией приверженности вашего бизнеса обеспечению конфиденциальности и защиты данных. Если когда-либо возникнет спор о конфиденциальности или защите данных, вы можете предъявить свой DPP надзорным органам в качестве доказательства приверженности вашей компании соблюдению соответствующих практик защиты данных.

Хотя DPP не требуется по закону , это рекомендуемый шаг для любой компании, которая хочет продемонстрировать соответствие GDPR.

Нужна ли моей компании политика защиты данных?

В целом, если ваша компания собирает личные данные и позволяет более чем одному сотруднику обрабатывать или обрабатывать эти данные, рекомендуется поддерживать соответствующий DPP.

Вы можете предположить, что это применимо только к компаниям, расположенным в Европейском Союзе, но это не так. Помните : любая компания, которая собирает данные от европейского резидента, должна будет соблюдать требования GDPR для этих данных.

Согласно статье 24 GDPR:

«Принимая во внимание характер, объем, контекст и цели обработки, а также риски различной вероятности и серьезности для прав и свобод физических лиц, контролер должен принять соответствующие технические и организационные меры для обеспечения и возможности продемонстрировать, что обработка осуществляется в соответствии с настоящим Регламентом “.

Другими словами, вам нужно задокументировать и продемонстрировать , что ваша организация обрабатывает данные в соответствии с GDPR, в соответствии с характером, объемом, контекстом и целями вашей деятельности по обработке данных.

Это означает, что если ваша компания имеет дело с большим количеством данных потребителей из ЕС, особыми категориями данных или если ваши методы обработки данных представляют риск для безопасности или защиты личных данных, то вы должны иметь возможность докажите , что ваш бизнес поддерживает меры защиты и безопасности, соответствующие GDPR.

Один из способов предоставить документацию о методах защиты данных вашей компании – это поддерживать Политику защиты данных и обучать всех ваших сотрудников ее использованию. .

Проведите самоаудит по закону о конфиденциальности, чтобы вы точно знали, какие методы обеспечения конфиденциальности использует ваш бизнес и какую информацию вам необходимо раскрыть своим пользователям.

Что включать в политику защиты данных

Каждый бизнес должен подходить к методам защиты данных таким образом, чтобы отражать его собственные индивидуальные потребности и процедуры обработки данных. Например, любая компания, которая собирает специальные категории данных, которые GDPR классифицирует как конфиденциальную информацию – например, данные, касающиеся расы, религии, сексуальной ориентации и т. Д., – должна включать в DPP специальный пункт, касающийся обработки конфиденциальных категорий. данных.

И наоборот, компании, которая не обрабатывает такие данные, такой пункт не нужен.

С учетом сказанного ниже приведены некоторые общие положения, которые можно адаптировать к большинству типов онлайн-бизнеса.

Введение и сфера применения

Первые несколько абзацев любого DPP должны объяснять цель документа и как его использовать . Это помогает сотрудникам понять значение документа и почему они должны ознакомиться с изложенными в нем принципами.

Всемирная организация справедливой торговли начинает свой DPP со следующих параграфов:

Здесь WFTO начинает с обоснования своей потребности в DPP в связи с юридическими требованиями, изложенными в GDPR. Также изложена цель политики – объяснить, как WFTO соблюдает соответствующие правила конфиденциальности.

Во введении WFTO также описывает область действия политики, объясняя, какие типы данных они обрабатывают и к каким членам организации применяется политика.

Определения

Чтобы избежать возможных недоразумений среди сотрудников, может потребоваться включить раздел определений для определения различных терминов, используемых в документе. Это поможет гарантировать, что все сотрудники действительно понимают директивы, содержащиеся в DPP.

The UK’s Victory Services Club выбирает перечисление определений точно так же, как это делает GDPR:

Ваш собственный список определений может отличаться в зависимости от того, какие типы данных вы обрабатываете и какие пункты вы решите включить в политику.

Принципы GDPR

Этот раздел часто используется для объяснения требований GDPR в отношении фундаментальных принципов защиты данных.

Victory Services Club пересчитывает каждое из требований GDPR для обработки юридических данных следующим образом:

Другие компании решили переформулировать этот список в более сжатый формат, как это сделала NICVA здесь:

Независимо от того, как вы составите список, важно, чтобы ваши сотрудники понимали стандарты, которых они будут придерживаться в отношении данных о потребителях.

Законность обработки данных

Чтобы обработка данных считалась законной в соответствии с GDPR, она должна подпадать под одну из шести правовых основ. Обработка может отличаться в зависимости от того, под какое правовое основание подпадает личная информация, поэтому любой, кто обрабатывает пользовательские данные, должен понимать, на каком основании она обрабатывается.

NICVA объясняет этот статут так:

Обратите внимание, как NICVA также затрагивает меры согласия, прямой маркетинг и особые категории данных.Объясняя, как эти концепции взаимосвязаны, сводится к минимуму возможность неправильного обращения с данными неосведомленными сотрудниками.

WFTO расширяет этот раздел, продолжая описывать, как оно обрабатывает каждое законное основание и когда оно применяется:

Особенно, если ваша компания собирает личную информацию с использованием нескольких различных правовых оснований, может потребоваться объяснить, как каждая из них применяется, как это сделала здесь WFTO.

Роли и обязанности

В этом разделе рассматриваются обязанности по защите данных различных сотрудников и ролей в организации . Это возможность убедить сотрудников в их ответственности за защиту данных и в том, как эти обязанности влияют на компанию в целом.

Университетский колледж Корка Ирландии описывает, как индивидуальные обязанности влияют на организацию:

Далее описывается, как разные роли в университете должны обрабатывать данные, и кому каждый отдел отчитывается по вопросам защиты данных:

Этот раздел будет необходим, если у вас есть несколько разных сотрудников или отделов, обрабатывающих персональные данные.Каждый отдел должен понимать обязанности и структуру полномочий в отношении принципов защиты данных.

Процедуры уведомления о нарушении данных

Уведомление об утечке данных – одна из важнейших тем Политики защиты данных. Каждый человек в вашей организации должен точно знать, что делать в случае утечки данных. .

Способ обработки нарушения данных будет тщательно изучен, когда и если в ответ на нарушение будут сделаны юридические обвинения. Обучение ваших сотрудников тому, как быстро и разумно устранять нарушения, может стать разницей между штрафом и предупреждением.

Лондонский Сити устанавливает протокол для любых нарушений защиты данных, а также последствия игнорирования принципов защиты данных:

В номере 39 видно, что сотрудникам говорят, что делать в случае нарушения или подозрения на нарушение. Это дает понять сотрудникам, в чем заключаются их обязанности.

Права субъекта данных

Многие DPP содержат список прав потребителей ЕС, чтобы напоминать сотрудникам об их обязанности выполнять эти права незамедлительно по запросу.

NICVA не только перечисляет права субъектов данных ЕС в том виде, как они указаны в GDPR, но также описывает, как эти права должны быть реализованы:

Здесь вы можете увидеть, как NICVA будет отвечать на запросы субъектов данных, а также , кто будет выполнять эти запросы и при каких обстоятельствах. Это дает понять сотрудникам, какие именно запросы могут быть сделаны и как подходить к ним при необходимости.

Безопасность и учет

Меры безопасности, методы хранения данных и записей данных – все они заслуживают упоминания в DPP.Вы можете заключить это в один пункт или разбить его на разные разделы, как это сделал Victory Services Club здесь:

Как видите, VSC описал как требования GDPR, и , так и собственные стандарты в отношении безопасности данных. В разделе «Управление записями» они рассказывают о политиках ведения записей и, что наиболее важно, о методах хранения данных. Это важное напоминание сотрудникам о том, что данные о потребителях могут храниться только столько времени, сколько необходимо для выполнения своей первоначальной цели.

Соответствующая контактная информация

Сотрудникам необходимо знать , кому звонить по , если у них есть какие-либо вопросы или опасения по поводу защиты данных. Не забудьте включить раздел с соответствующей контактной информацией. Это может быть сотрудник по защите данных или другое контактное лицо по вопросам конфиденциальности.

UCC Ireland назначает менеджера по соответствию информации для выполнения этой роли:

Обратите внимание, как предоставляется несколько способов связи, включая номер телефона и адрес электронной почты.Это облегчает установление контакта в случае необходимости.

Прочие статьи

Некоторые пункты могут быть необходимы не для каждой компании. Перечисленные ниже темы применимы только к определенным предприятиям . Просмотрите эти разделы и решите, применимы ли они к вашей деловой практике.

Конфиденциальность в дизайне

Privacy by Design (PbD) – это подход к защите данных, который рассматривается с самого начала проекта и учитывается на протяжении всего процесса проектирования.Если ваша компания разрабатывает или управляет крупномасштабными проектами, включающими обработку данных , GDPR требует, чтобы подходил к таким проектам с точки зрения PbD.

Например, перед запуском крупномасштабного проекта обработки данных его необходимо проанализировать с помощью оценки воздействия на защиту данных (DPIA).

WFTO включает простое объяснение этого процесса:

Особые категории данных

Если ваш бизнес собирает конфиденциальных данных в соответствии с GDPR, необходимо будет принять дополнительные меры защиты и множество ограничений.Сначала ознакомьтесь со всеми требованиями к обработке конфиденциальных данных, изложенными в статье 9 GDPR, а затем вы должны обучить всех сотрудников, которые будут обрабатывать такие данные.

Ноттингемский университет устанавливает, какие типы конфиденциальных данных они обрабатывают, их законные интересы в их обработке и меры безопасности, которые ожидаются от любого, кто обрабатывает конфиденциальные данные:

Передача данных через международные границы

Иногда необходимо передавать личные данные за границу, чтобы обрабатывать, анализировать или использовать их другими способами.Если ваш бизнес выполняет международные передачи данных и ваши сотрудники контролируют такие передачи , необходимо будет убедиться, что они осведомлены о правилах GDPR в отношении передачи данных.

TMF Group предоставляет обзор юридических требований к международной передаче данных, а также стандартов и процедур компании при выполнении таких передач:

Пункты

, подобные этим, обычно являются довольно стандартными, поскольку международная передача персональных данных регулируется.

Помимо политики защиты данных GDPR

Конечно, одного создания DPP недостаточно, чтобы убедиться, что ваши сотрудники полностью понимают важность защиты данных. Запланируйте периодические учебные занятия с каждым отделом, в котором ваш сотрудник по защите данных или менеджер по обработке данных знакомит всех сотрудников с этими политиками. .

Убедитесь, что ваши сотрудники понимают последствия и правовые последствия нарушения DPP.Эти меры помогут предотвратить потенциальные нарушения защиты данных или нарушение GDPR со стороны ваших сотрудников.

И помните: вы можете сделать свой DPP общедоступным, как это сделали все упомянутые компании и организации, используемые в этой статье в качестве примера. Это помогает показать вашим клиентам и властям, что у вас есть надежные методы защиты данных, и что ваши сотрудники и сотрудники обучены и осведомлены о защите данных.

Общий регламент по защите данных (GDPR) | Google Cloud

Согласно GDPR, должны быть приняты соответствующие технические и организационные меры для обеспечения уровня безопасности, соответствующего риску.

Google управляет глобальной инфраструктурой, предназначенной для обеспечения современной безопасности на протяжении всего жизненного цикла обработки информации. Эта инфраструктура создана для обеспечения безопасного развертывания услуг, безопасного хранения данных с гарантиями конфиденциальности конечных пользователей, безопасной связи между службами, безопасной и частной связи с клиентами через Интернет и безопасной работы администраторов. В этой инфраструктуре работают Google Workspace и Google Cloud Platform.

Мы разработали безопасность нашей инфраструктуры на уровнях, которые строятся друг на друге, от физической безопасности центров обработки данных до средств защиты нашего оборудования и программного обеспечения и процессов, которые мы используем для поддержки операционной безопасности. Эта многоуровневая защита создает прочную основу безопасности для всего, что мы делаем. Подробное обсуждение нашей безопасности инфраструктуры можно найти в нашем техническом документе, посвященном обзору проекта безопасности инфраструктуры Google.

Доступность, целостность и отказоустойчивость

Google разрабатывает компоненты нашей платформы с высокой степенью дублирования.Центры обработки данных Google географически распределены, чтобы минимизировать влияние региональных сбоев на глобальные продукты, таких как стихийные бедствия и локальные перебои в работе. В случае отказа оборудования, программного обеспечения или сети услуги автоматически и мгновенно переключаются с одного объекта на другой, так что операции могут продолжаться без перебоев. Наша инфраструктура с высокой степенью резервирования помогает клиентам защитить себя от потери данных.

Тестирование оборудования и безопасность

Google использует штрих-коды и теги активов для отслеживания состояния и местоположения оборудования центра обработки данных от приобретения до установки, вывода из эксплуатации и уничтожения.Если компонент не проходит тест производительности на каком-либо этапе своего жизненного цикла, он удаляется из инвентаря и выводится из эксплуатации. В жестких дисках Google используются такие технологии, как полное шифрование диска (FDE) и блокировка дисков для защиты данных в состоянии покоя.

Тестирование аварийного восстановления

Google ежегодно проводит тестирование аварийного восстановления, чтобы обеспечить скоординированное место для групп инфраструктуры и приложений для тестирования планов связи, сценариев аварийного переключения, операционного перехода и других мер реагирования на чрезвычайные ситуации.Все команды, участвующие в упражнениях по аварийному восстановлению, разрабатывают планы тестирования и вскрытия, в которых документируются результаты и уроки, извлеченные из тестов.

Шифрование

Google использует шифрование для защиты данных при передаче и хранении. Данные Google Workspace, передаваемые между регионами, защищены с помощью HTTPS, который по умолчанию активирован для всех пользователей. Сервисы Google Workspace и Google Cloud Platform шифруют хранимый клиентский контент без каких-либо действий со стороны клиентов, используя один или несколько механизмов шифрования.Подробное обсуждение того, как мы шифруем данные, можно найти в нашей технической документации по шифрованию.

Контроль доступа

Для сотрудников Google права и уровни доступа зависят от должностных функций и ролей с использованием концепций минимальных привилегий и необходимости знать, чтобы сопоставить права доступа с определенными обязанностями. Запросы на дополнительный доступ следуют формальному процессу, который включает запрос и одобрение со стороны владельца данных или системы, менеджера или других руководителей в соответствии с политиками безопасности Google.Центры обработки данных, в которых размещены системы и компоненты инфраструктуры Google Cloud, подлежат физическому ограничению доступа и оснащены круглосуточным персоналом службы безопасности, охранниками, пропусками, механизмами биометрической идентификации, физическими замками и видеокамерами для наблюдения за внутренними и внешними объектами. объект.

Управление инцидентами

В Google есть специальная группа безопасности, отвечающая за безопасность и конфиденциальность данных клиентов, а также за обеспечение безопасности 24 часа в сутки 7 дней в неделю по всему миру.Сотрудники этой группы получают уведомления об инцидентах и несут ответственность за помощь в разрешении аварийных ситуаций 24 x 7. Действуют политики реагирования на инциденты и документируются процедуры разрешения критических инцидентов. Информация об этих событиях используется для предотвращения инцидентов в будущем и может быть использована в качестве примеров для обучения информационной безопасности. Документированы процессы управления инцидентами Google и рабочие процессы реагирования. Процессы управления инцидентами Google регулярно тестируются в рамках наших программ ISO / IEC 27017, ISO / IEC 27018, ISO / IEC 27001, PCI-DSS ¹, SOC 2 и FedRAMP, чтобы предоставить нашим клиентам и регулирующим органам возможность независимой проверки. наших средств контроля безопасности, конфиденциальности и соблюдения нормативных требований.Более подробную информацию о нашем процессе реагирования на инциденты можно найти в нашем техническом описании процесса реагирования на инциденты с данными.

Управление уязвимостями

Мы ищем уязвимости программного обеспечения, используя комбинацию коммерчески доступных и специально разработанных внутренних инструментов, интенсивного автоматического и ручного тестирования на проникновение, процессов обеспечения качества, обзоров безопасности программного обеспечения и внешнего аудита. Мы также полагаемся на более широкое сообщество исследователей безопасности и очень ценим их помощь в выявлении любых уязвимостей в Google Workspace, Google Cloud Platform и других продуктах Google.Наша программа вознаграждений за уязвимости побуждает исследователей сообщать о проблемах проектирования и реализации, которые могут подвергнуть данные клиентов риску.

Безопасность продукта: Google Workspace

Клиенты Google Workspace могут использовать функции и конфигурации продукта для дополнительной защиты личных данных от несанкционированной или незаконной обработки:

Основные службы Google Workspace, включая Gmail, консоль администратора Google, Календарь, Диск, Документы, Keep, Сайты, Jamboard, Hangouts, Чат, Meet, Cloud Search и Группы Google, предлагают настраиваемые параметры, которые помогают обеспечить безопасность данных вашей организации. используются и доступны в соответствии с вашими уникальными требованиями.
Двухэтапная проверка снижает риск несанкционированного доступа, запрашивая у пользователей дополнительное подтверждение личности при входе в систему. Применение ключа безопасности предлагает еще один уровень безопасности для учетных записей пользователей, требуя физического ключа. Программа Advanced Protection Programme – это наша самая надежная защита для пользователей, подвергающихся риску целевых сетевых атак.
Мониторинг подозрительных входов в систему обнаруживает подозрительные входы в систему с помощью надежных возможностей машинного обучения.
Повышенная безопасность электронной почты требует, чтобы сообщения электронной почты были подписаны и зашифрованы с использованием безопасных / многоцелевых расширений электронной почты (S / MIME).
Шифрование: данные клиентов Google Workspace зашифровываются, когда они находятся на диске, хранятся на резервных носителях, передаются через Интернет или перемещаются между центрами обработки данных.
Защита от потери данных защищает конфиденциальную информацию в Gmail и на Диске от несанкционированного доступа.
Расширенная защита от фишинга и вредоносного ПО защищает от подозрительных вложений и скриптов от ненадежных отправителей, а также от вредоносных ссылок и изображений.
Управление информационными правами на Диске позволяет отключать загрузку, печать и копирование файлов из расширенного меню общего доступа, а также устанавливать даты истечения срока действия доступа к файлам.
Endpoint Management предлагает непрерывный мониторинг системы и оповещения в случае подозрительной активности устройства.
Alert Center – это место для просмотра важных уведомлений, предупреждений и действий в Google Workspace. Анализ этих потенциальных предупреждений может помочь администраторам оценить подверженность организации проблемам безопасности.
Security Center объединяет аналитику безопасности, рекомендации и интегрированные средства исправления для защиты данных, устройств и пользователей вашей организации. Он обеспечивает видимость внешнего обмена файлами, спама и вредоносных программ, нацеленных на пользователей в вашей организации, а также интегрированное исправление с помощью инструмента расследования.
Доступ с учетом контекста может обеспечить детальный контроль доступа в приложениях Google Workspace на основе личности пользователя и контекста запроса.
Google Vault позволяет сохранять, архивировать, искать и экспортировать электронную почту вашей организации, содержимое файлов Google Диска и записываемые чаты для ваших потребностей в обнаружении электронных данных и соблюдении нормативных требований.
Контроль доступа к приложениям управляет доступом к службам Google Workspace с помощью OAuth 2.0. Организации могут контролировать, какие сторонние и внутренние приложения могут получать доступ к данным Google Workspace, и находить более подробную информацию о любых сторонних приложениях, которые уже используются.
Data Regions позволяет хранить покрываемые данные в определенном географическом местоположении с помощью политики области данных
Access Transparency позволяет просматривать журналы действий, предпринятых сотрудниками Google при доступе к пользовательскому контенту.

Чтобы узнать больше, посетите https: // workspace.google.com/security

Безопасность продукта: GCP

Клиенты

GCP могут использовать функции и конфигурации продукта для дополнительной защиты личных данных от несанкционированной или незаконной обработки:

Шифрование при передаче между регионами по умолчанию применяется на GCP для шифрования запросов перед передачей и для защиты необработанных данных с использованием протокола TLS. После передачи данных в GCP для хранения GCP по умолчанию применяет шифрование в состоянии покоя.
Двухэтапная проверка снижает риск несанкционированного доступа, запрашивая у пользователей дополнительное подтверждение личности при входе в систему. Применение ключа безопасности предлагает еще один уровень безопасности для учетных записей пользователей, требуя физического ключа.
Cloud Identity and Access Management (Cloud IAM) позволяет создавать и управлять детализированными разрешениями на доступ и изменение для ресурсов Google Cloud Platform.
Data Loss Prevention API помогает выявлять и отслеживать обработку особых категорий персональных данных, чтобы обеспечить адекватный контроль.
Cloud Logging и Cloud Monitoring объединяют системы ведения журналов, мониторинга, предупреждений и обнаружения аномалий в Google Cloud Platform.
Cloud Identity-Aware Proxy (Cloud IAP) контролирует доступ к облачным приложениям, работающим на Google Cloud Platform.
Cloud Security Scanner сканирует и обнаруживает распространенные уязвимости в приложениях Google App Engine.
VPC Service Controls обеспечивает защиту периметра для служб, хранящих конфиденциальные данные, чтобы обеспечить сегментацию данных на уровне обслуживания.
Cloud KMS и HSM позволяют управлять ключами шифрования и криптографическими операциями из кластера аппаратных модулей безопасности (HSM), сертифицированных FIPS 140-2 уровня 3. KMS позволяет клиентам использовать ключи шифрования, управляемые Google или клиентом, в соответствии с требованиями соответствия.
Cloud Security Command Center позволяет клиентам просматривать и контролировать инвентаризацию своих облачных активов, сканировать системы хранения на предмет конфиденциальных данных, обнаруживать распространенные веб-уязвимости и проверять права доступа к своим критически важным ресурсам с единой централизованной панели управления.
Access Approval требует, чтобы администраторы Google запрашивали явное одобрение клиента, прежде чем Google сможет получить доступ к данным. Он работает, отправляя клиентам электронное письмо и / или сообщение Cloud Pub / Sub с запросом на доступ, который клиент может утвердить. Используя информацию в сообщении, клиенты могут использовать консоль GCP или API утверждения доступа для подтверждения доступа.

Чтобы узнать больше, посетите https://cloud.google.com/security/

Закон о защите данных

На этих страницах описывается Общий режим защиты данных, применяемый в Великобритании.Общие правила защиты данных (GDPR) были адаптированы и включены в законодательство Великобритании Законом о защите данных 2018 года.

Закон о защите данных 2018 г. («Закон») применяется к «личным данным», то есть к информации, относящейся к физическим лицам. Он дает людям право доступа к своим личным данным через запросы на доступ субъектов и содержит правила, которые должны соблюдаться при обработке личных данных.

Закон действует двумя способами:

он предоставляет людям права, включая право знать, какая информация о них хранится, и право доступа к этой информации.
говорится, что любой, кто обрабатывает личную информацию, должен соблюдать принципы Закона.

Вы должны исходить из того, что любые личные данные, относящиеся к идентифицируемому живому лицу, хранящиеся в Университете в любой форме, подпадают под действие Закона о защите данных.

Если у вас есть доступ к личным данным, вы должны ознакомиться и соблюдать следующие ресурсы университета:

Если вы собираетесь работать удаленно или использовать мобильное устройство, также ознакомьтесь с разделом «Безопасность данных за пределами кампуса».

Закон о защите данных распространяется на обработку всех «Персональных данных». Это данные, которые представляют собой информацию, относящуюся к живому человеку («Субъект данных»), и по которым (самостоятельно или вместе с другой имеющейся информацией) это лицо идентифицируемо, поэтому данные, хранящиеся исключительно в анонимной форме, не покрываются. .

Закон о защите данных распространяется на данные, хранящиеся в электронном и бумажном виде, независимо от того, где хранятся данные. Он охватывает данные, хранящиеся в кампусе и за его пределами, а также на мобильных устройствах сотрудников или студентов, если они хранятся для университетских целей, независимо от того, кому принадлежит устройство, на котором они хранятся.

«Обработка» имеет широкое определение и включает в себя все возможные формы действий, которые могут быть предприняты в отношении данных, включая:

получение данных
запись данных
хранение данных
использование данных любым способом
обмен или раскрытие данных
стирание и / или уничтожение данных.

Университет должен иметь действующую законную основу для обработки персональных данных и, в большинстве случаев, также должен быть уверен в том, что обработка персональных данных «необходима» для достижения соответствующей цели.

Возможных законных оснований для обработки персональных данных всего шесть:

Общественная задача – применяется, когда обработка необходима Университету для выполнения задачи в общественных интересах или в рамках своих официальных функций.
Законные интересы – это применяется, когда обработка необходима для законных интересов Университета или третьей стороны (если нет веской причины для защиты личных данных человека, которая имеет приоритет над этими законными интересами).
Контракт – применяется, когда обработка необходима для контракта Университета с физическим лицом (любая обработка персональных данных в рамках этой категории должна быть целевой и соразмерной).
Юридическое обязательство – применяется, когда обработка необходима Университету в соответствии с законом. Это может относиться к юридическим, нормативным и другим обязательствам по соблюдению, а также к таким вопросам, как предотвращение или раскрытие преступлений.
Жизненные интересы – обработка необходима для защиты жизненных интересов кого-либо, обычно это означает защиту их жизни.
Согласие – физическое лицо свободно дало Университету четкое и осознанное согласие на обработку его персональных данных (это всегда будет для определенной цели).

Данные специальной категории (которые раньше назывались «Конфиденциальные персональные данные») – это персональные данные, которые являются более конфиденциальными и нуждаются в большей защите. Для законной обработки любых таких данных особой категории, помимо наличия законных оснований для их обработки, Университету потребуется дополнительное условие для обработки.

Существует десять таких возможных дополнительных условий, которые позволяют обрабатывать данные специальной категории. Наиболее актуальные в контексте университета изложены ниже:

Физическое лицо дало явное согласие на обработку для одной или нескольких указанных целей.
Обработка необходима в связи с законодательством о занятости, социальном обеспечении и социальной защите;
Обработка необходима для – – защиты жизненно важных интересов человека, если он физически или юридически не может дать согласие;
Обработка относится к персональным данным, которые уже находятся в открытом доступе;
Обработка необходима для предъявления, исполнения или защиты судебных исков или всякий раз, когда суды действуют в своем судебном качестве;
Обработка необходима для профилактической медицины или медицины труда, например, для оценки работоспособности сотрудника и предоставления медицинского или социального дела.

Дополнительную информацию о правовой основе для обработки личных данных и условиях обработки особых категорий данных можно найти на веб-сайте Управления комиссара по информации.

Закон о защите данных устанавливает шесть правовых принципов, которые Университет должен соблюдать при обработке персональных данных. В них указано, что данные должны:

1 «Справедливо, законно и прозрачно» Чтобы мы могли «справедливо» обрабатывать данные, нам необходимо:

убедиться, что у нас есть законная причина для получения или обработки данных
Субъект данных никогда не должен обманываться или вводиться в заблуждение – они обычно должны четко понимать причины, по которым предлагается использовать их данные
необходимо позаботиться о том, чтобы личные данные всегда были получены только от лица, имеющего законные полномочия на их предоставление.

2 «обрабатываться только для конкретных, явных и законных целей и не подлежат дальнейшей обработке каким-либо образом, несовместимым с этой целью или этими целями»

Основные вопросы, возникающие в связи с этим принципом:

Все персональные данные, которые обрабатываются Университетом, должны быть зарегистрированы Комиссаром по информации. Большинство обычных случаев использования персональных данных персоналом будет покрываться нашей регистрацией. Однако, если вы обрабатываете какие-либо данные (например, ведете базу данных или выполняете исследовательский проект, связанный с использованием личных данных) и считаете, что это может потребовать от нас обработки новых личных данных в первый раз или использования личных данных для новой цели, напишите в команду по защите данных по адресу dataprotection-questions @ lists.Bath.ac.uk за советом.
личные данные, хранящиеся для одной цели, не должны использоваться для другой
личные данные не должны быть раскрыты третьим лицам (кроме тех, которые описаны в регистрации Университета при определенных обстоятельствах), поэтому будьте очень осторожны, когда получаете запрос данных от третьей стороны (см. Руководство по раскрытию данных).

3 «Быть адекватными, актуальными и не чрезмерными по отношению к цели или задачам, для которых они предназначены»

Для обеспечения соответствия:

вы не должны собирать какие-либо личные данные, которые не являются строго необходимыми для указанной цели.Если вы получаете или храните данные какой-либо специальной категории, обратите особое внимание на то, чтобы должным образом учесть их необходимость
также должны быть недвусмысленными, точными и профессионально сформулированными. Сокращения должны быть широко согласованы. Мнения должны четко отличаться от фактов.

4 «Будьте точны и, при необходимости, обновляйте»

Персональные данные не должны быть неточными или вводить в заблуждение по какому-либо факту. Это относится к информации от третьей стороны.Источник информации всегда должен указываться в записях.

5 «Хранить не дольше, чем это необходимо для указанной цели»

Поскольку Университету необходимо хранить и обрабатывать персональные данные по разным законным причинам, не всегда возможно указать, как долго определенные данные должны храниться.

В университете существует набор политик по хранению и удалению различных типов записей. Для других типов данных часто необходимо в каждом конкретном случае решать, когда их следует уничтожить.

6 «Быть обработанным безопасным способом, принимая соответствующие меры безопасности в отношении прав случайного или несанкционированного доступа к персональным данным, или случайного или несанкционированного уничтожения, потери, использования, изменения или раскрытия персональных данных»

Доступ к личным данным будет предоставлен сотрудникам только в той мере, в какой это необходимо для законных рабочих целей. Личное или частное использование личных данных, хранящихся в университете, строго запрещено.

Все сотрудники, имеющие доступ к личным данным, должны помнить о своей роли в обеспечении их надежного хранения.Они должны ознакомиться с Политикой защиты данных Университета и следовать нашим рекомендациям по безопасности данных.

Университет обязуется защищать права и свободы всех людей в отношении обработки их персональных данных и предоставляет каждому возможность следовать Политике защиты данных.

Сфера действия данной политики
Определения
- Персональные данные
- Данные особой категории
- Конфиденциальные данные
Правовая база
Обязанности сотрудников и студентов
- Персональные данные в открытом доступе
Законное основание для обработки персональных данных
Условия добавления для данных специальной категории
Принципы Закона о защите данных
Безопасность данных
- Обеспечение безопасности личных данных
Запрещенные виды деятельности
Право на доступ к информации
Исследования – особые соображения
Последствия нарушения этой политики
Заключение

Мы должны соблюдать Закон о защите данных (с внесенными в него время от времени поправками) в отношении всех персональных данных, которые обрабатываются Университетом.Чтобы это произошло, он разработал эту политику, в которой излагаются обязанности персонала в этом отношении.

Настоящая политика и Закон о защите данных применяются ко всем личным данным, обрабатываемым Университетом, как в бумажных файлах, так и в данных, хранящихся в электронном виде. Поскольку обработка данных осуществляется для университетских целей, она также применяется независимо от того, где хранятся данные (например, она охватывает данные, хранящиеся в кампусе и на мобильных устройствах, таких как электронные ноутбуки или ноутбуки) и независимо от того, кто владеет ПК / устройством, на котором он хранится.

«Обработка» данных имеет широкое определение и включает в себя все возможные действия, которые могут быть предприняты в отношении данных, такие как получение, запись и хранение, или их использование любым способом; делиться или раскрывать его; стирая и уничтожая его.

Персональные данные

Данные, относящиеся к живому человеку, которого можно идентифицировать по этим данным и другой информации, которая находится во владении или может стать владельцем контроллера данных.Университет является контролером данных.

Примерами личных данных являются имя и адрес физического лица или номер студенческого билета, который, если сопоставить его с другой информацией, хранящейся в университете, может идентифицировать студента, сотрудника или участника опроса исследователя. Таким образом, большинство сотрудников (включая всех линейных руководителей) будут обрабатывать личные данные хотя бы время от времени.

Данные специальной категории (ранее называвшиеся конфиденциальными персональными данными)

Некоторые личные данные имеют более конфиденциальный характер и поэтому требуют более высокого уровня защиты.Законодательство называет обработку определенных данных «особыми категориями персональных данных». Это означает персональные данные о физическом лице:

Раса или этническое происхождение субъекта данных
их политические взгляды
их религиозные или философские убеждения
являются ли они членами профсоюза
их физическое или психическое здоровье или состояние
их сексуальная жизнь
сексуальная ориентация
биометрические данные (если они используются для идентификации)
любое совершение или предполагаемое совершение ими какого-либо правонарушения
о любом судебном разбирательстве по делу о любом правонарушении, совершенном или предположительно совершенном ими, о проведении такого разбирательства или приговоре любого суда в таком разбирательстве.

Персонал, работающий в определенных областях исследований (например, психология / здоровье) или на определенных ролях (например, Консультационная служба по вопросам инвалидности учащихся, HR, SREO), будет иметь регулярный доступ к данным специальной категории, другие, скорее всего, будут делать это очень редко, если вообще .

Конфиденциальные данные

Данные, предоставленные конфиденциально, или данные, о которых договорились сохранять конфиденциальность (другими словами, секрет между двумя сторонами) и которые не являются достоянием общественности.

Некоторые конфиденциальные данные также будут личными данными и / или конфиденциальными личными данными и, следовательно, подпадают под условия этой политики.Персонал, выполняющий определенные функции и занимающий руководящие должности, будет регулярно обрабатывать конфиденциальные данные.

Университет также обрабатывает данные исследований, которые включают материалы, собранные или созданные для целей анализа, чтобы получить оригинальные результаты исследований. Некоторые данные исследований будут содержать личные данные и / или конфиденциальные личные данные, и во всех таких случаях применяются положения настоящей политики. Для получения информации о том, как работать с другими аспектами данных исследований, см. Управление данными исследований.

Университету необходимо собирать и хранить определенную информацию о людях, с которыми он имеет дело. Сюда входит информация, касающаяся ее сотрудников, студентов и других лиц. Ей необходимо обрабатывать «личные данные» по разным причинам, например, для найма и оплаты своего персонала, для регистрации академической успеваемости своих студентов и для соблюдения установленных законом обязательств (например, требований по охране здоровья и безопасности).

Закон о защите данных применяется ко всем «личным данным», обрабатываемым Университетом, и в соответствии с законом все личные данные должны собираться и использоваться справедливо, безопасно храниться и не разглашаться третьим лицам.

Обязанности сотрудников и студентов

Все сотрудники и студенты должны:

Помните о том, что люди имеют право видеть свои «личные данные» (и это может включать, например, информацию, полученную от потенциальных студентов или сотрудников, написанную в связи с заявлением в университет, или любые комментарии, написанные о них в электронных письмах. ). Следовательно, они не должны записывать комментарии или другие данные о людях, которые им было бы неудобно видеть, ни в электронных письмах, ни где-либо еще.
Немедленно сообщите об этом своему непосредственному руководителю и доведите его до сведения группы защиты данных, если они обнаружат какие-либо потерянные или отброшенные данные, которые, по их мнению, содержат личные данные (например, могут включать карту памяти).
Немедленно сообщите об этом своему непосредственному руководителю и доведите его до сведения группы защиты данных, если им станет известно, что личные данные были случайно утеряны, украдены или непреднамеренно раскрыты (например, если их ноутбук украден или их телефон утерян и на нем хранятся личные данные),
Надежно хранить содержимое любых личных данных, которые поступают в их распоряжение.
Убедитесь, что все личные данные, которые они предоставляют университету (например, их контактные данные), являются точными.
Незамедлительно уведомлять Университет о любых изменениях своих личных данных (например, об изменении адреса или контактных данных для экстренных случаев).
Получать или использовать личные данные, относящиеся к третьим сторонам, только в утвержденных целях работы или учебы.

Сотрудники и студенты, которые обрабатывают «личные данные», должны:

Убедитесь, что они обрабатывают личные данные только в соответствии с требованиями Закона о защите данных, в частности:
убедиться, что у них есть действительное законное основание для обработки данных до начала обработки; и
обрабатывает «данные специальной категории» только в том случае, если обработка соответствует одному из дополнительных условий для данных специальной категории; а также
- соблюдают 6 принципов защиты данных.Лучший способ обеспечить соответствие – ознакомиться с этой политикой и нашими рекомендациями. Ключевые моменты с точки зрения соблюдения включают:
- Справедливая обработка – например, убедиться, что лицо дает согласие на использование его данных и знает, для чего они будут использоваться, а также гарантировать, что они впоследствии не будут использоваться для чего-то еще
- Безопасность данных – убедитесь, что любые личные данные, которые хранятся, всегда надежно хранятся и удаляются (с учетом любых соображений кибербезопасности).
- Неразглашение – убедитесь, что личные данные не разглашаются неавторизованным третьим лицам.
Ознакомьтесь с инструкциями и другой информацией, опубликованной на нашем сайте защиты данных, и всегда им следуйте.
Если они собираются работать удаленно или использовать мобильное устройство для хранения данных (например, ноутбук, планшет или мобильный телефон), жизненно важно, чтобы они были знакомы с нашим руководством по удаленной работе и использованию мобильных устройств и соблюдали его требования. вместе с ним и Политикой ИТ-безопасности Университета в соответствии с особыми соображениями.
Помните о сфере действия правил защиты данных. Это включает в себя тот факт, что “ личные данные ” имеют широкое определение (и поэтому будут охватывать, например, комментарии, сделанные о человеке в электронном письме кому-то еще), и тот факт, что они охватывают данные, хранящиеся на удаленных устройствах (таких как планшеты и другие устройства). мобильные телефоны) независимо от того, кому принадлежит фактическое устройство и где оно хранится.
Обращаться за советом всякий раз, когда рассматривается новая или новая форма обработки персональных данных или если когда-либо возникают какие-либо проблемы, связанные с защитой данных.

Персональные данные в открытом доступе

Мы храним определенную информацию о сотрудниках и студентах в открытом доступе. Персональные данные, классифицируемые как находящиеся в «общественном достоянии», относятся к информации, которая будет общедоступна во всем мире и может быть раскрыта третьим лицам без обращения к субъекту данных.

Наша практика заключается в обеспечении свободного доступа к следующим элементам данных, если отдельные лица не возражают:

имен членов Совета и Сената
адресов электронной почты и телефонов сотрудников на рабочем месте
адресов электронной почты студентов университета
биографий и биографий преподавателей
имен и академической квалификации академического и вспомогательного персонала, если необходимо
любая дополнительная информация, относящаяся к субъектам данных, которую они согласились разместить в открытом доступе и которая может быть в автоматизированной и / или ручной форме.

Аналогичным образом, в рамках своей обычной деловой деятельности Университет может обрабатывать личную информацию о третьих лицах, которая уже является общественным достоянием, если такая обработка осуществляется в соответствии с принципами Закона о защите данных, изложенными ниже, и вряд ли вызовет любой ущерб или беспокойство для субъекта данных.

Принципы Закона о защите данных

Любой, кто использует персональные данные, должен соблюдать 6 принципов защиты данных, содержащихся в Законе о защите данных 2018, поскольку они определяют, как персональные данные могут быть обработаны на законных основаниях: В итоге в них говорится, что персональные данные должны:

Получать и обрабатывать справедливо, законно и прозрачно.
Обрабатывать в указанных явных и законных целях и не обрабатывать каким-либо образом, несовместимым с этими целями.
Быть адекватным, актуальным и не чрезмерным для этих целей.
Будьте точны и всегда в курсе.
Не хранить дольше, чем это необходимо.
Быть обработанным безопасным способом.

Безопасность данных

Надлежащая защита личных данных – ключ к соблюдению Закона о защите данных.Таким образом, все сотрудники несут ответственность за то, чтобы в случае хранения личных данных они надежно хранились и не разглашались (устно, письменно или случайно) какой-либо неуполномоченной стороне.

Дополнительную информацию по этому вопросу см. В руководстве по раскрытию данных.

Обеспечение безопасности личных данных

Это включает как минимум:

Обеспечение того, чтобы любые личные данные, записанные в бумажной форме или в бумажных документах, хранились в запираемых шкафах для хранения документов, запираемых ящиках или в запираемых офисах.
Обеспечение того, чтобы те же меры были приняты в отношении любых дисков, карт памяти или аналогичных устройств, на которых хранятся личные данные, например, они также должны храниться в безопасном и запертом месте.
Убедитесь, что если какие-либо личные данные хранятся на Мобильном устройстве, они защищены паролем и, при необходимости, зашифрованы.
Обеспечение особой осторожности при передаче данных из одного места в другое, чтобы гарантировать, что безопасность данных имеет первостепенное значение (например, во избежание потери карт памяти при транспортировке или во избежание передачи конфиденциальных личных данных на ПК, который не защищен паролем и зашифрован).

Дополнительные сведения и правила безопасности см. В разделе о безопасности данных и Политике ИТ-безопасности университета.

Запрещенные виды деятельности

Строго запрещены следующие виды деятельности:

использование данных, полученных для одной цели, для другой дополнительной цели (например, использование контактных данных, предоставленных для целей, связанных с персоналом, в маркетинговых целях)
раскрытие персональных данных третьим лицам за пределами Университета без согласия субъекта данных.

Право на доступ к информации

Физические лица имеют право доступа к любым относящимся к ним личным данным, хранящимся в Университете. Любой человек, желающий воспользоваться этим правом, должен увидеть страницу прав субъектного доступа для получения подробной информации о том, как это сделать.

Исследования – особое внимание

Перед началом любого исследования, которое будет включать получение или использование личных данных, исследователь (будь то студент или сотрудник) и его научный руководитель или руководитель группы должны должным образом рассмотреть эту политику и рекомендации, содержащиеся на наших веб-страницах по защите данных и нашу Политику в отношении данных исследований и то, как они будут должным образом соблюдаться.

В частности, им необходимо будет рассмотреть тип персональных данных, которые могут быть собраны, применимое законное основание для обработки, будут ли обрабатываться какие-либо данные специальной категории, и если да, то на какое дополнительное условие для данных специальной категории будет полагаться и какие дополнительные меры безопасности требуются, как должно регистрироваться этическое согласие, в какой степени такие данные могут законно потребоваться для академических целей, как данные будут надежно храниться и в течение которого они будут храниться.

Персональные данные, полученные или используемые для исследований, должны быть ограничены минимальным объемом данных, который разумно требуется для достижения желаемых академических целей, и по возможности любые такие персональные данные должны быть анонимными, чтобы нельзя было идентифицировать субъектов данных.

Для получения дополнительной информации см. Политику в отношении данных исследований.

Последствия нарушения этой политики

Это условие приема на работу в случае персонала и зачисления в случае студентов, что сотрудники и студенты будут соблюдать политику и правила Университета.Любое нарушение этой политики будет считаться дисциплинарным нарушением и может привести к дисциплинарным взысканиям. Серьезное нарушение Закона о защите данных также может привести к привлечению к ответственности Университета и / или физического лица по закону.

Заключение

Соблюдение Закона о защите данных является обязанностью всех членов Университета. Любые вопросы об этой политике или любые вопросы, касающиеся вопросов защиты данных, следует задавать группе защиты данных

Комиссар по информации ведет публичный реестр организаций, использующих персональные данные.Университет имеет запись в этом реестре, в которой указаны основные типы данных, которые мы храним (например, личные данные, информация об образовании и обучении), основные цели, для которых мы используем данные (например, управление персоналом, поддержка студентов и персонала. услуги, образование, исследования и т. д.) и тех, кому это может быть раскрыто (например, советы по финансированию, центральное правительство).

Регистрационный номер университета – Z62. Наша регистрация продлевается ежегодно, хотя мы можем вносить в нее дополнения или изменения в любое время (например, если мы начинаем обрабатывать новый тип данных).

На практике большинство обычных случаев использования персональных данных персоналом будет покрываться нашей регистрацией. Однако, если вы обрабатываете какие-либо данные (например, ведете базу данных или выполняете исследовательский проект, связанный с использованием личных данных) и считаете, что это может потребовать от нас обработки новых личных данных в первый раз или использования личных данных для новой цели, отправьте электронное письмо в команду по защите данных для получения совета и внесения изменений в нашу регистрацию при необходимости.

Текущую регистрацию университета можно просмотреть с помощью поисковой системы на веб-сайте Уполномоченного по информации.

Распространяется ли GDPR на компании за пределами ЕС?

При определенных условиях GDPR применяется к компаниям, находящимся за пределами Европы. В этой статье мы объясним, когда и как GDPR применяется за пределами ЕС.

Особенность Общего регламента ЕС по защите данных заключается в том, что он применяется к организациям, которые могут иметь мало общего с ЕС. Например, вы можете быть американской компанией по веб-разработке, базирующейся в Денвере, штат Колорадо, которая продает веб-сайты в основном предприятиям штата Колорадо.Но если вы отслеживаете и анализируете посетителей веб-сайта вашей компании из ЕС, то вы можете подпадать под действие положений GDPR.

Здесь мы подробно рассмотрим географический охват GDPR, включая то, что на самом деле говорится в постановлении и как это может повлиять на вас. Разумеется, вы не должны воспринимать это как личную юридическую консультацию. Мы рекомендуем поговорить с юристом, чтобы определить, применяется ли GDPR к конкретному делу вашей организации.

В двух словах о GDPR

GDPR – это закон ЕС о конфиденциальности данных, вступивший в силу 25 мая 2018 года.Он предназначен для того, чтобы дать людям больше контроля над тем, как их данные собираются, используются и защищаются в Интернете. Он также обязывает организации соблюдать новые строгие правила использования и защиты личных данных, которые они собирают от людей, включая обязательное использование технических средств защиты, таких как шифрование, и более высокие юридические пороги для оправдания сбора данных. Организации, которые не соблюдают правила, столкнутся с серьезными штрафами в размере до 4 процентов от их глобального годового дохода или 20 миллионов евро, в зависимости от того, что больше.

Обзор GDPR можно найти в нашей статье «Что такое GDPR?» А полный текст вы можете прочитать здесь.

GDPR действительно применяется за пределами Европы

Вся суть GDPR заключается в защите данных, принадлежащих гражданам и резидентам ЕС. Таким образом, закон применяется к организациям, которые обрабатывают такие данные, независимо от того, находятся они в ЕС или нет, что известно как «экстерриториальный эффект».

GDPR определяет в статье 3 территориальную сферу действия закона:

1. Настоящий Регламент применяется к обработке персональных данных в контексте деятельности учреждения контролера или процессора в Союзе, независимо от того, происходит ли обработка в Союзе или нет.
2. Настоящий Регламент применяется к обработке персональных данных субъектов данных, которые находятся в Союзе, контроллером или процессором, не зарегистрированным в Союзе, где действия по обработке связаны с:
(a) предложение товаров или услуг, независимо от того, требуется ли оплата субъекта данных, таким субъектам данных в Союзе; или
(b) мониторинг их поведения, поскольку их поведение происходит в пределах Союза.
3. Настоящий Регламент применяется к обработке персональных данных контролером, не зарегистрированным в Союзе, но в месте, где закон государства-члена применяется в силу международного публичного права.

В статье 3.1 говорится, что GDPR применяется к организациям, базирующимся в ЕС, даже если данные хранятся или используются за пределами ЕС. Статья 3.2 идет еще дальше и применяет закон к организациям, не входящим в ЕС, при соблюдении двух условий: организация предлагает товары или услуги людям в ЕС или организация отслеживает их поведение в Интернете.(Статья 3.3 относится к более необычным сценариям, например, в посольствах ЕС.)

Когда GDPR применяется за пределами Европы?

Как мы только что упомянули, существует два сценария, в которых организации, не входящей в ЕС, возможно, придется соблюдать GDPR. Давайте подробнее рассмотрим каждый из них.

Предложение товаров или услуг

Интернет делает товары и услуги в отдаленных местах доступными в любой точке мира. Подросток на Кипре может легко заказать пиццу онлайн в местной пиццерии в Майами и доставить ее там домой к другу.Но GDPR не распространяется на случайные случаи. Скорее регулирующие органы ищут другие ключи к разгадке, чтобы определить, намеревается ли организация предлагать товары и услуги людям в ЕС. Для этого они будут искать такие вещи, как, например, создала ли канадская компания рекламу на немецком языке или указала ли цены в евро на своем веб-сайте. Другими словами, если ваша компания не находится в ЕС, но обслуживает клиентов из ЕС, вам следует стремиться к соблюдению GDPR.

Мониторинг их поведения

Если ваша организация использует веб-инструменты, которые позволяют отслеживать файлы cookie или IP-адреса людей, которые посещают ваш веб-сайт из стран ЕС, то вы подпадаете под действие GDPR.С практической точки зрения неясно, насколько строго будет толковаться это положение и насколько нагло оно будет выполняться. Предположим, вы управляете полем для гольфа в Манитобе, ориентированным исключительно на ваш район, но иногда люди во Франции натыкаются на ваш сайт. Попались бы вы под прицел европейских регуляторов? Вряд ли. Но технически вы можете нести ответственность за отслеживание этих данных.

Исключения из правила

Здесь следует отметить два важных исключения.Во-первых, GDPR не распространяется на «чисто личную или домашнюю деятельность». Поэтому, если вы собрали адреса электронной почты, чтобы организовать пикник с друзьями с работы, будьте уверены, вам не придется шифровать их контактную информацию в соответствии с GDPR (хотя вы все равно можете захотеть!). GDPR применяется только к организациям, занимающимся «профессиональной или коммерческой деятельностью». Итак, если вы собираете адреса электронной почты от друзей для сбора средств на побочный бизнес-проект, то GDPR может применяться к вам.

Второе исключение – для организаций с числом сотрудников менее 250 человек.Малые и средние предприятия (МСП) не полностью освобождены от GDPR, но в большинстве случаев регулирование действительно освобождает их от обязательств по ведению учета (см. Статью 30.5).

Заключение

Если вы уверены, что GDPR применим к вам, рекомендуется просмотреть некоторые статьи и аналитические материалы на этом веб-сайте, чтобы ознакомиться с законом. Также рекомендуется ознакомиться с текстом самого постановления. А если у вас есть какие-то конкретные вопросы, можете оставлять их в комментариях.

GDPR: шпаргалка – TechRepublic

Обеспечение соблюдения Общего регламента ЕС по защите данных (GDPR) распространяется на любую компанию, которая ведет операции с гражданами Европейского Союза. Вот ваше руководство по GDPR.

Благодаря мощи информационных технологий любое предприятие, которое продает товары или предоставляет услуги через Интернет, технически является глобальным бизнесом. Независимо от того, является ли ваша организация оператором продаж новинок футболок из одного человека или компанией из списка Fortune 100, предоставляющей сложные решения для облачных вычислений, у вас, вероятно, будут клиенты, проживающие за пределами страны вашего происхождения.В общем, это считается хорошим делом.

Однако такой глобальный охват предполагает определенные обязанности, некоторые из которых закреплены в законах и нормативных актах с конкретными и потенциально дорогостоящими последствиями. Например, Европейский Союз (ЕС) вводит новый набор правил, направленных на защиту безопасности данных и конфиденциальности своих граждан. Обеспечение соблюдения Общего регламента по защите данных (GDPR) вступило в силу 25 мая 2018 года и будет применяться ко всем гражданам ЕС и любому бизнес-субъекту, который ведет с ними сделки, независимо от местонахождения бизнеса.

Проще говоря, если у вас есть клиент из страны ЕС, и вы собираете какие-либо данные от этого клиента в результате бизнес-транзакции, вы подпадаете под действие правил и положений GDPR. Нет никаких исключений для размера или объема предприятия, что означает, что любой бизнес, имеющий присутствие в Интернете, потенциально может подпадать под действие этого закона.

В этой шпаргалке объясняется, что такое GDPR и как его положения влияют на предприятия и их ИТ-инфраструктуру. ( Примечание : эта статья о GDPR доступна для бесплатной загрузки в формате PDF.)

SEE: Политика Общего регламента ЕС по защите данных (GDPR) (Tech Pro Research)

Краткое содержание

Что такое GDPR? GDPR кодифицирует и унифицирует законы о конфиденциальности данных во всех странах-членах Европейского Союза.
Почему GDPR имеет значение? Штрафы за несоблюдение положений GDPR в отношении сбора и использования персональных данных потенциально разрушительны.
На кого влияет GDPR? GDPR применяется к любому бизнесу, собирающему персональные данные от гражданина ЕС.
Каковы основные положения GDPR? Персональные данные – это любая информация, относящаяся к физическому лицу, которая может использоваться для прямой или косвенной идентификации этого лица.
Когда GDPR вступил в силу? Обеспечение соблюдения GDPR вступило в силу 25 мая 2018 года.
Как я могу узнать больше о GDPR? Положения GDPR доступны для публичного просмотра из ЕС.

СМОТРЕТЬ: Все шпаргалки TechRepublic и руководства для умных людей

Изображение: Pe3check, Getty Images / iStockphoto

Что такое GDPR?

GDPR ЕС заменяет Директиву о защите данных 95/46 / EC.GDPR кодифицирует и унифицирует законы о конфиденциальности данных во всех странах-членах ЕС и применим к любому гражданину Европейского Союза и, что наиболее важно, к любой компании, ведущей бизнес с гражданином ЕС. В частности, в расширенной юрисдикции GDPR четко указано, что он применяется ко всем компаниям, обрабатывающим персональные данные субъектов, проживающих в Союзе, независимо от местонахождения компании.

Положения GDPR о защите личных данных клиентов, а также о законном сборе и использовании этих данных предприятиями являются простыми и основанными на здравом смысле, но штрафы, предусмотренные за нарушения, являются значительными.Предприятия, нарушившие положения GDPR, могут быть оштрафованы на сумму до 4% годового глобального оборота или 20 миллионов евро, в зависимости от того, какая сумма больше.

SEE: Пакет безопасности GDPR: Политики для защиты данных и достижения соответствия (Tech Pro Research)

Согласно GDPR, перед обработкой любых личных данных компания должна запросить явное разрешение от субъекта. Запрос должен быть понятным. Положения постановления прямо запрещают использование длинных документов, заполненных юридическим языком, поэтому сокрытия разрешений в томе под названием «Условия и положения» или «Политика конфиденциальности» будет недостаточно.Согласие должно быть дано для определенной цели и должно запрашиваться отдельно от других документов и заявлений о политике.

Дополнительные ресурсы:

Почему GDPR имеет значение?

Любое предприятие, которое собирает данные от клиентов, потенциально может подпадать под действие положений GDPR и, следовательно, также подлежит штрафам, связанным с несоблюдением. Штрафы за несоблюдение могут быть высокими, поэтому каждое предприятие должно знать и включать строгое соблюдение GDPR в свою деловую практику и процедуры, прежде чем принудительное исполнение вступит в силу.

По состоянию на май 2019 года, примерно через год с момента вступления в силу GDPR, европейские органы по защите данных подтверждают, что было получено почти

отдельных уведомлений об утечке данных. Обратите внимание, что это только уведомления, полученные от организаций, пытающихся соблюдать GDPR. Те же органы по защите данных сообщают, что за тот же период от заинтересованных граждан поступило почти 145 000 жалоб и запросов.

В течение первого года применения GDPR около 100 организаций выплатили штрафы за несоблюдение нормативных требований.Примечательно, что в январе 2019 года французские власти оштрафовали Google на 50 миллионов евро за сбор личных данных пользователей без обеспечения адекватного уровня прозрачности того, как эти данные будут использоваться для персонализации рекламы на платформе.

Дополнительные ресурсы:

На кого влияет GDPR?

Сбор и получение личной информации от любого гражданина ЕС приведет к применению GDPR, независимо от страны происхождения вашего предприятия.Во всех смыслах и целях, если ваше предприятие присутствует в Интернете в форме веб-сайта и если ваше предприятие собирает персональные данные от клиентов, независимо от того, где эти клиенты находятся, на него распространяются положения GDPR. В качестве защиты от ответственности это означает, что GDPR применяется ко всем государственным предприятиям.

Штрафы, наложенные европейскими органами по защите данных в течение первого года применения GDPR, раскрывают два неоспоримых факта: GDPR применяется ко всем предприятиям, собирающим, хранящим и обрабатывающим конфиденциальные персональные данные, и европейские власти готовы и могут обеспечить соблюдение его положений. со штрафами и пени.

Дополнительные ресурсы:

Когда GDPR вступил в силу?

Применение GDPR вступило в силу 25 мая 2018 г.

Дополнительные ресурсы:

Каковы основные положения GDPR?

GDPR определяет персональные данные как любую информацию, относящуюся к физическому лицу (субъекту данных), которая может использоваться для прямой или косвенной идентификации этого человека. Это может быть что угодно: имя, фотография, адрес электронной почты, банковские реквизиты, сообщения в социальных сетях, медицинская информация или даже IP-адрес компьютера.

Согласно такому широкому определению, предприятия должны предпринять задокументированные шаги, чтобы ограничить доступ ко всем личным данным только авторизованным и имеющим удостоверения сотрудникам, чьи должности требуют доступа к этим данным. Нарушения безопасности из-за несоблюдения протоколов безопасности будут наказаны высокими штрафами и финансовыми санкциями в соответствии с GDPR.

GDPR также устанавливает особые права в отношении субъектов данных. Чтобы соответствовать GDPR, эти кодифицированные права должны быть признаны и реализованы всеми компаниями, собирающими персональные данные о гражданах ЕС.

Согласие

GDPR прямо запрещает использование длинных, запутанных формулировок и условий, особенно формулировок, содержащих юридический текст. Любой запрос на согласие, заявление об условиях или заявление о конфиденциальности должны быть представлены четко и кратко и без какой-либо двусмысленности. Кроме того, отозвать согласие должно быть так же легко, как и дать его.

GDP также ясно дает понять, что предприятия и организации, обрабатывающие частные или конфиденциальные данные, должны запрашивать согласие и разрешение каждый раз, когда они получают доступ к данным.Согласно правилам, компании не могут запрашивать разрешение на доступ к личным данным один раз, а затем рассматривать этот доступ для покрытия всех будущих транзакций. Согласно GDPR, не существует такого понятия, как непрерывное бланкетное согласие; каждый раз, когда данные используются для новой цели, требуется новый запрос на согласие.

Уведомление о нарушении

В соответствии с GDPR компании должны уведомить всех субъектов данных о том, что нарушение безопасности произошло в течение 72 часов с момента первого обнаружения.Метод этого уведомления будет включать столько форм, сколько будет сочтено необходимым для своевременного распространения информации, включая электронную почту, телефонное сообщение и публичное объявление.

Право на доступ

GDPR требует, чтобы компании предоставляли по запросу субъекта данных подтверждение того, обрабатываются ли относящиеся к ним персональные данные, где они обрабатываются и с какой целью. Компании также должны иметь возможность бесплатно предоставлять копию обрабатываемых персональных данных в электронном формате.

Право на забвение

Согласно GDPR, компании удаляют все личные данные по запросу субъекта данных. В этот момент компания прекратит дальнейшее распространение данных и остановит всю обработку. Допустимые условия удаления включают ситуации, когда данные больше не актуальны, или первоначальная цель была достигнута, или просто последующий отзыв согласия субъекта данных.

Переносимость данных

GDPR требует, чтобы компании предоставляли механизмы, позволяющие субъекту данных получать любые ранее предоставленные персональные данные в обычно используемом и машиночитаемом формате.В соответствии с этим положением субъект данных также имеет право потребовать, чтобы компания бесплатно передала данные другому обработчику.

Конфиденциальность через дизайн

Компании, соответствующие требованиям, должны соблюдать принципы конфиденциальности через дизайн и эффективно применять соответствующие технические и организационные меры для соответствия требованиям GDPR и защиты прав субъектов данных. На практике это положение означает, что компании будут обрабатывать только данные, абсолютно необходимые для завершения своей деятельности, и ограничивать доступ к личным данным только тем сотрудникам, которым информация необходима для завершения процесса, на который согласен субъект данных.

Сотрудники по защите данных

Крупные предприятия, желающие соблюдать GDPR, будут вести тщательный и всеобъемлющий учет, относящийся к сбору, обработке и хранению личных данных. Кроме того, эти предприятия назначат сотрудника по защите данных (DPO) для наблюдения за применением GDPR и защиты личных данных от неправомерного использования, несанкционированного доступа и других нарушений безопасности. Если предприятие соответствует критериям, назначенный DPO является требованием, а не вариантом.

К сожалению, для предприятий во всем мире конкретные критерии того, когда от предприятия требуется назначить DPO, все еще находятся в стадии изменения. Общее практическое правило, основанное на материалах Комиссии ЕС по этой теме, заключается в том, что DPO требуется для любого предприятия с более чем 250 сотрудников или для любого предприятия, обрабатывающего персональные данные более 5000 субъектов данных в течение любого 12-месячного периода. .

SEE: Набор для найма: сотрудник по соблюдению требований GDPR (Tech Pro Research)

Штрафы за несоблюдение GDPR

Штрафы за несоблюдение положений GDPR могут быть серьезными и влекут за собой значительный риск ответственности за любая компания.Максимальный штраф за несоблюдение GDPR составляет 4% от годового глобального дохода, генерируемого компанией. Максимальное наказание будет наложено на организации, не получившие достаточного согласия клиентов на обработку данных или за нарушение концепции Privacy by Design.

Прочие нарушения оцениваются на многоуровневой основе в зависимости от нарушения. Например, компания может быть оштрафована на 2% за неприведение в порядок своих записей, несвоевременное уведомление контролирующего органа и субъекта данных о нарушении безопасности или за непроведение необходимой оценки воздействия нарушения безопасности.

Дополнительные ресурсы:

Как я могу узнать больше о GDPR?

Доступна полная версия Общего регламента ЕС по защите данных, отформатированная для удобства чтения, и каждое предприятие, которое собирает персональные данные от клиентов, должно ознакомиться с ее положениями.

Дополнительные ресурсы:

Информационный бюллетень для инсайдеров по кибербезопасности

Усильте защиту ИТ-безопасности вашей организации, следя за последними новостями, решениями и передовыми практиками в области кибербезопасности.Доставка по вторникам и четвергам

Зарегистрироваться Сегодня

Примечание редактора: Последнее обновление этой статьи – май 2019 года.

Руководство по конфиденциальности данных: определения, пояснения и законодательство

Конфиденциальность данных или конфиденциальность информации – это раздел безопасности данных, связанный с надлежащим обращением с данными – согласием, уведомлением и нормативными обязательствами.В частности, практические проблемы конфиденциальности данных часто вращаются вокруг:

Передаются ли данные третьим лицам и каким образом.
Как данные собираются или хранятся на законных основаниях.
Нормативные ограничения, такие как GDPR, HIPAA, GLBA или CCPA.

В этом руководстве мы рассмотрим, почему конфиденциальность данных важна и как она связана с безопасностью данных. Затем мы рассмотрим законодательство, регулирующее конфиденциальность данных в нескольких ключевых странах и в нескольких ключевых отраслях.Наконец, мы дадим вам несколько способов улучшить конфиденциальность ваших данных как в личной, так и в деловой среде.

Получите бесплатное основное руководство по соответствию и нормативным требованиям США по защите данных

Как мы увидим, безопасность и конфиденциальность данных неразрывно связаны, поэтому обеспечение конфиденциальности данных означает использование полного решения безопасности, подобного тому, что предлагает Varonis.

Почему важна конфиденциальность данных?

Есть две причины, по которым конфиденциальность данных является одной из наиболее важных проблем в нашей отрасли.

Данные – один из важнейших активов компании. С развитием экономики данных компании находят огромную ценность в сборе, совместном использовании и использовании данных. Такие компании, как Google, Facebook и Amazon, построили империи на вершине экономики данных. Прозрачность в том, как компании запрашивают согласие, соблюдают свою политику конфиденциальности и управляют собранными данными, жизненно важна для укрепления доверия и подотчетности с клиентами и партнерами, которые рассчитывают на конфиденциальность. Многие компании осознали важность конфиденциальности на собственном горьком опыте из-за получивших широкую огласку неудач в отношении конфиденциальности.

Во-вторых, конфиденциальность – это право человека быть свободным от незваного наблюдения. Безопасное существование в своем пространстве и свободное выражение своего мнения за закрытыми дверями имеет решающее значение для жизни в демократическом обществе.

«Конфиденциальность – основа нашей свободы. У вас должны быть моменты сдержанности, размышлений, близости и уединения », – говорит доктор Энн Кавукян, бывший комиссар по информации и конфиденциальности Онтарио, Канада.

Доктор Кавукян кое-что знает о конфиденциальности данных.Она наиболее известна своим лидерством в разработке концепции Privacy by Design (PbD), которая теперь служит краеугольным камнем для многих современных законов о конфиденциальности данных.

Конфиденциальность данных и безопасность данных

Организации обычно считают, что защита конфиденциальных данных от хакеров означает, что они автоматически соблюдают правила конфиденциальности данных. Это не тот случай.

Безопасность данных и конфиденциальность данных часто используются как взаимозаменяемые, но между ними есть явные различия:

Data Security защищает данные от взлома внешними злоумышленниками и злоумышленниками.
Конфиденциальность данных регулирует сбор, передачу и использование данных.

Рассмотрим сценарий, в котором вы приложили все усилия для защиты информации, позволяющей установить личность (PII). Данные зашифрованы, доступ ограничен, имеется несколько перекрывающихся систем мониторинга. Однако, если эта PII была собрана без надлежащего согласия, вы могли нарушить правила конфиденциальности данных, даже если данные находятся в безопасности.

Защита данных – это сила, стоящая за нашим правом на конфиденциальность

Несмотря на недавние достижения в законодательстве и практике конфиденциальности данных, конфиденциальность потребителей регулярно нарушается или нарушается компаниями и правительствами.Это заставило некоторых утверждать, что потребители уже проиграли войну за конфиденциальность.

Хотя вы можете получить защиту данных без конфиденциальности данных, вы не можете обеспечить конфиденциальность данных без защиты данных.

Обеспечение конфиденциальности данных означает, что вы не та жуткая компания, которая жадно собирает все личные данные ваших клиентов – будь то пассивное отслеживание местоположения, приложения, тайно поглощающие вашу личную адресную книгу, или веб-сайты, записывающие каждое нажатие вами клавиши.

Вместо этого сотрудники должны регулярно проходить обучение по защите данных, чтобы они понимали процессы и процедуры, необходимые для обеспечения надлежащего сбора, совместного использования и использования конфиденциальных данных как части портфеля безопасности данных.

Конфиденциальность информации также включает правила, необходимые компаниям для защиты данных. И по мере того, как во всем мире растет количество правил защиты данных, глобальные требования и требования к конфиденциальности также будут расширяться и меняться. Однако неизменным является адекватная защита данных: это лучший способ гарантировать, что компании соблюдают закон и гарантируют конфиденциальность информации.

Продукты

Varonis являются одними из самых передовых доступных средств защиты данных. По этой причине наши системы используются для защиты конфиденциальности потребителей во всем мире.

Различные определения конфиденциальности данных

Хотя большинство людей согласны с важностью конфиденциальности данных, и все согласны с тем, что защита данных лежит в основе обеспечения конфиденциальности, само определение «конфиденциальности данных» является общеизвестно сложным.

Ни один из упомянутых в этой статье законов – GDPR, CCPA или HIPAA – не определяет точно, что они подразумевают под конфиденциальностью данных. Вместо этого содержащиеся в них положения предлагают ряд передовых методов и разъясняют права потребителей и предприятий.Поскольку все законодательные акты индивидуальны, попытка точно определить, что подразумевается под «конфиденциальностью», может быть чрезвычайно сложной.

Ситуация не улучшится, если мы ограничим нашу сферу действия одним законодательным актом. Европейский GDPR, возможно, является самым обширным и всеобъемлющим законодательным актом о конфиденциальности данных. К сожалению, это также сбивает с толку: New York Times еще в мае 2018 года назвала это «большим запутанным беспорядком». Закон предоставляет гражданам ряд прав, включая право на переносимость данных (что позволяет людям перемещать свои данные между платформами) и право не подчиняться решениям, основанным на автоматизированной обработке данных (запрещая, например, использование алгоритм отклонения соискателей на работу или ссуды).

Проблема в том, что практические последствия этих правил невероятно сложны. GDPR – как и многие другие законы ЕС – стремится представить компромисс между различными системами и ценностями многих различных национальных государств. Из-за этого «многие ученые и менеджеры данных, которые будут подчиняться закону, считают его непонятным» и сомневаются, что его полное соблюдение вообще возможно.

Для предприятий в США это может стать огромной проблемой. Подчинение как GDPR, так и CCPA является проблемой, потому что определение конфиденциальности данных, используемое в этих двух законодательных актах, и способ, которым они определяют «добросовестное использование» данных, сильно различаются.Вот основные отличия:

Во-первых, вы должны понимать, что CCPA применяется к резидентам Калифорнии (хотя и несколько странно), независимо от того, где находится ваша компания. Аналогичным образом GDPR защищает права граждан ЕС, независимо от того, где находится ваша компания. Если вы имеете дело с гражданами ЕС или Калифорнии, вы застрахованы.

Раздел 1798.140 (7) G CCPA, показывающий определение жителя Калифорнии

CCPA защищает права жителей Калифорнии не продавать свои данные компаниями.Компании, работающие с калифорнийцами (то есть все компании с веб-сайтом), должны включать ссылку «не продавать мою личную информацию» на своих домашних страницах, чтобы дать потребителям право отказаться от продажи своей информации. GDPR, с другой стороны, не рассматривает эту проблему.
Еще одно ключевое отличие заключается в том, что в соответствии со статьей 6 GDPR компании должны продемонстрировать, что у них есть правовая основа для обработки информации о клиентах. CCPA, с другой стороны, не требует от вас обоснования сбора или обработки личных данных.

Статья 6 GDPR, показывающая правовые основы обработки данных

GDPR также содержит конкретные правила о том, как данные о состоянии здоровья могут быть собраны и сохранены. GDPR определяет «биометрические данные» и «генетические данные» как два отдельных типа персональных данных, тогда как в соответствии с CCPA такая информация относится к единой категории «персональная информация».
GDPR применяется ко всем компаниям, работающим с данными, тогда как CCPA применяется только к коммерческим предприятиям.
В некотором смысле GDPR строже, когда речь идет об управленческих процессах, необходимых для достижения соответствия. Законодательство требует, чтобы в компаниях назначались «сотрудники по защите данных». CCPA не требует этого, пока соблюдаются другие положения нормативного акта.
Что касается штрафов, которые могут быть наложены в соответствии с обоими законодательными актами, также существуют огромные различия. Статья 83 GDPR гласит, что компании могут быть подвергнуты штрафам в размере до 20 миллионов евро или 4% от общего мирового оборота.Это может быть огромной суммой для некоторых компаний, и Google уже оштрафован на 50 миллионов евро за нарушение конфиденциальности данных во Франции. CCPA, с другой стороны, гораздо более снисходительный: компаниям дается льготный период в 30 дней для устранения нарушения, а затем штрафуют только 2500 долларов за нарушение.

Короче говоря, разные определения конфиденциальности данных, используемые только в этих двух законодательных актах (не говоря уже о HIPAA или других законодательных актах), крайне сбивают с толку. То, что считается «разумным», значительно различается в каждом законе, как и штрафы за их нарушение.

На практике это означает, что компании, работающие с частными данными, должны выходить за рамки закона, чтобы гарантировать, что их методы обработки данных намного превосходят требования, предусмотренные законодательством. Мы скоро поговорим о том, как это сделать, но сначала давайте подробнее рассмотрим уже упомянутые законодательные акты.

Законы и законы о конфиденциальности данных

К счастью, законодатели признали важность регулирования конфиденциальности данных и необходимость возложения на компании ответственности за данные конечных пользователей.

Компании теперь должны определять, какие законы и законы о конфиденциальности данных влияют на их пользователей. Например, вы должны знать, откуда поступают данные (страна и штат), какую личную информацию они могут содержать и методологию использования.

Давайте подробнее рассмотрим, как последние правила конфиденциальности данных влияют на пользователей и компании. Вот четыре наиболее важных законодательных акта о конфиденциальности данных.

GDPR: законы ЕС о конфиденциальности данных

Вступивший в силу в мае 2018 года, GDPR направлен на защиту личных данных граждан ЕС и уже оказывает серьезное влияние на компании в Европе.GDPR имеет множество аспектов и множество задач, которые компании должны выполнять для достижения и поддержания соответствия GDPR. К ним относятся, но не ограничиваются:

Явное согласие пользователей на подписку
Право запрашивать данные у компаний
Право на удаление ваших данных

GDPR дает потребителям определенные права на их данные, а также возлагает обязательства по безопасности на компании, хранящие их данные. Для компаний одним из сложных аспектов законодательства является требование отвечать на запросы о доступе к темам.

Реальность такова, что большинство организаций не могут легко найти, предоставить или удалить личные данные человека по запросу. Многие ИТ-директора и сотрудники по вопросам конфиденциальности данных полагаются на программное обеспечение, отвечающее требованиям GDPR, которое автоматически обнаруживает и классифицирует личные данные, чтобы обеспечить их защиту и ускорить запросы доступа к данным.

Конфиденциальность данных в здравоохранении

Хотя в ЕС действует GDPR, одним из наиболее важных законов США о защите данных и конфиденциальности на федеральном уровне является HIPAA – положение о конфиденциальности данных, которое было введено для защиты личной информации о здоровье пациентов.

Поставщики медицинских услуг всегда были привлекательной мишенью для утечки данных. На самом деле медицинские записи чрезвычайно ценны – примерно в 10-20 раз более ценны, чем номера кредитных карт. Вот почему они должны убедиться, что соответствуют требованиям HIPAA.

Несмотря на то, что Конгресс принял HIPAA в 1996 году, призывы к еще большей защите конфиденциальности данных усилились: количество утечек данных достигло рекордно высокого уровня, а скорость, с которой компании используют и продают собранные ими данные о своих пациентах, быстро растет.

К счастью, в декабре 2000 года Министерство здравоохранения и социальных служб США (HHS) издало Правило конфиденциальности, чтобы выполнить мандат HIPAA по защите конфиденциальности индивидуально идентифицируемой информации о здоровье.

Если вам интересно, как соотносятся GDPR и HIPAA, имейте в виду, что GDPR охватывает даже более широкий охват, чем HIPAA, и не фокусируется исключительно на данных о здоровье. GDPR призывает к защите «конфиденциальных личных данных», включая защиту данных о здоровье. Итог: GDPR сопоставим с нормативными требованиями HIPAA.

Конфиденциальность данных для финансовых учреждений

Еще один нормативный акт, который должен быть в вашем распоряжении, – это Закон Грэмма-Лича-Блайли (GLBA). GLBA требует от финансовых учреждений защиты финансовых данных потребителей. Для этого воспользуйтесь классификацией, чтобы быстро определить, где хранятся ваши конфиденциальные финансовые данные.

Достижение соответствия GLBA дает множество преимуществ. Это снижает возможные штрафы и репутационный ущерб из-за несанкционированного обмена или потери конфиденциальных финансовых данных.Конечно, GLBA – это не то же самое, что GDPR ЕС, но скоро Америка получит свою собственную.

Новаторские законы США о конфиденциальности данных

В США конфиденциальность данных также регулируется рядом других законов. Некоторые из них действуют на государственном уровне, а некоторые распространяются на всю страну. Эти законы представляют собой новаторский подход к обеспечению конфиденциальности данных в стране и в некоторых случаях идут намного дальше, чем действующее законодательство, которое касается отдельных секторов.

CCPA, например, – это закон в Калифорнии, который расширяет защиту конфиденциальности данных в этом штате.Компании, работающие в штате Калифорния, должны быть готовы к 1 января 2020 г., чтобы CCPA выявлял и обнаруживал личную информацию, выполнял запросы на доступ к данным и защищал данные потребителей. CCPA дает потребителям право контролировать, как компании собирают и используют их личные данные. Это означает, что компании должны иметь возможность быстро и точно находить и классифицировать конфиденциальные данные, чтобы они могли идентифицировать данные, подпадающие под действие CCPA, и выполнять запросы доступа к данным (DSAR).

Точно так же COPPA, Закон о защите конфиденциальности детей в Интернете, направленный на защиту конфиденциальности детей младше 13 лет, был принят еще в 1998 году. Этот закон предусматривает, что компании должны запрашивать разрешение родителей на сбор данных о детях, а также уточняет способ хранения и обработки этих данных.

Несколько штатов рассматривают законы, аналогичные законам Калифорнии, и, похоже, законодатели стремятся улучшить безопасность и конфиденциальность данных в других секторах.Некоторые даже предлагали создать Федеральный департамент кибербезопасности для стандартизации этих законов по всей стране, но на данный момент ситуация по-прежнему представляет собой лоскутное одеяло из различных нормативных актов.

Другие законы о конфиденциальности данных

Хотя упомянутые выше законы являются наиболее важной нормативно-правовой базой, когда речь идет о конфиденциальности данных, вы также должны знать, что существуют законы о конфиденциальности данных, которые применяются к определенным типам компаний или к определенным типам данных.

Что из этого применимо к вашему бизнесу, будет зависеть как от вашего сектора, так и от того, как вы храните и обрабатываете данные, но стоит проверить положения о соответствии ISO 27001, FISMA и Sox.

Varonis может помочь вам добиться соответствия всем этим требованиям, предоставив решения для полной защиты данных, которые обеспечат безопасность ваших данных и полное соответствие с действующим законодательством. Если вы хотите обсудить свои требования к конфиденциальности данных, позвоните нам сегодня.

Советы по защите данных

Если вы прочитали вышесказанное, вы, вероятно, задаетесь вопросом, как обеспечить конфиденциальность данных. В этом разделе мы дадим вам несколько советов о том, как это сделать, независимо от того, являетесь ли вы бизнесом или просто заинтересованным потребителем.

Советы по защите данных, ориентированные на бизнес

Ранее мы писали о том, как предприятия могут обеспечить безопасность данных, и, поскольку существует связь между безопасностью данных и конфиденциальностью данных, наши советы также помогут вам обеспечить конфиденциальность данных, которые вы храните как компания.

Эти методы включают:

Обеспечение осведомленности о проблемах и методах безопасности и конфиденциальности данных для каждого сотрудника вашей компании. Вам следует интегрировать обучение по вопросам конфиденциальности данных в свою общую программу обучения, и оно должно быть частью процесса адаптации новых сотрудников.
Убедитесь, что вы пользуетесь преимуществами имеющихся бесплатных инструментов безопасности. Сюда входят решения для зашифрованного хранилища, менеджеры паролей и VPN. Эти небольшие инструменты могут значительно снизить вашу уязвимость для атак, их легко использовать и устанавливать.
Отслеживайте свою сеть на предмет подозрительной активности, чтобы вы могли вовремя поймать атаку и уменьшить ущерб.
Не стоит недооценивать интерес хакеров к вашей компании, потому что она небольшая или только начинающая – взломы и атаки затрагивают организации любого размера, включая начинающие и малые предприятия.
Реализуйте модель нулевого доверия. Как сказал нам Сиван Техила, основатель компаний Leading Cyber Ladies и Cyber19w, «Zero Trust ограничивает доступ ко всей сети, изолируя приложения и сегментируя доступ к сети на основе разрешений пользователей, аутентификации и проверки пользователей.С помощью политики Zero Trust можно легко реализовать политику и защиту для всех пользователей, устройств, приложений и данных, независимо от того, откуда пользователи подключаются. Этот ориентированный на пользователя подход делает проверку авторизованных объектов обязательной, а не необязательной. Этот образ мышления «доверяй, но проверяй» абсолютно необходим для сегодняшних организаций ».

Советы по защите данных, ориентированные на потребителей

Как потребитель, вы не можете полностью контролировать, как компании хранят ваши данные и насколько хорошо они хранят их в тайне.Тем не менее, вы можете предпринять ряд простых шагов, которые могут улучшить конфиденциальность ваших данных. Хороший первый шаг – ознакомиться с доступными инструментами обеспечения конфиденциальности. Это означает как минимум VPN для шифрования вашего интернет-соединения и менеджер паролей для повышения безопасности ваших онлайн-аккаунтов.

Используйте многофакторную аутентификацию для дополнительных уровней безопасности и убедитесь, что важные учетные записи не могут быть легко взломаны при взломе паролей. Предпочтительно использовать параметры MFA, не основанные на SMS.Многие онлайн-компании теперь предлагают многофакторную аутентификацию бесплатно, поэтому попросите их внедрить ее в вашу учетную запись.
Знайте, что шпионское ПО в IoT означает для конфиденциальности данных: это была одна из самых больших историй в области кибербезопасности за последний год, и она указывает на важность обновления всех ваших IoT-устройств с помощью новейшего программного обеспечения безопасности.
Часто выполняйте резервное копирование данных. Если хранилище данных когда-либо будет взломано, у вас будет больше шансов сохранить эти данные, если у вас есть безопасная резервная копия.
Следите за странными запросами, орфографическими и грамматическими ошибками, ярким контентом с клик-приманкой и прочими вещами, которые могут показаться “неуместными”

Как Varonis помогает обеспечить конфиденциальность данных

Для достижения нирваны конфиденциальности данных организациям необходимо решение для обеспечения безопасности данных, которое защищает корпоративные данные, предотвращает утечки данных, снижает риски и помогает обеспечить соответствие нормативным требованиям. В Varonis наш подход к безопасности данных, связанный с повышением конфиденциальности данных, включает:

Управление доступом к конфиденциальным и регулируемым данным

Вы никогда не услышите, чтобы кто-то жаловался на слишком большой доступ.Вот почему регулярные проверки прав с помощью DatAdvantage и DataPrivilege гарантируют, что только нужные люди имеют доступ к нужным данным: неограниченный доступ подвергает компании риску утечки данных, кражи или неправомерного использования. Если вы хотите быстрее достичь минимальных привилегий и соответствия требованиям, Automation Engine поможет вам в этом, чтобы вы могли автоматически исправлять глобальный доступ и исправлять разрешения файловой системы.

Соблюдайте надлежащие нормативные требования

Любите вы или ненавидите, но нормативные требования являются базовым уровнем, который обеспечивает достижение целей конфиденциальности данных для обеспечения свободы, близости и уединения.С помощью Data Classification Engine вы найдете и классифицируете регулируемый и конфиденциальный контент. После этого у вас будет возможность автоматически переносить данные туда, где они должны быть, а также выполнять запросы доступа к данным по мере необходимости.

Мониторинг и обнаружение подозрительного поведения в отношении конфиденциальных данных

Вооружение вашей организации с помощью DatAlert означает, что у вас будет постоянный мониторинг и оповещение обо всех данных вашей организации. Это означает, что компании могут выявлять и отслеживать личные данные потребителей, отслеживать, кто к ним обращается, выделять необычные действия и сообщать о странных действиях, которые регулируются и являются конфиденциальными.В конечном счете, знание того, что ваши данные всегда в безопасности, также обеспечивает конфиденциальность данных.

Новости и ресурсы о конфиденциальности данных

Конфиденциальность данных стала основной проблемой за последний год, и эта проблема появилась во всех крупных газетах. Однако, если вы хотите быть в курсе последних новостей в области конфиденциальности данных, также стоит проверить специализированные СМИ: WIRED часто публикует статьи о конфиденциальности данных, как и HackerNoon и InfoSecurity Magazine.

Вот некоторые из самых значительных событий в области конфиденциальности данных на данный момент:

CCPA в Калифорнии вступает в силу

По мере того, как 2019 год подходит к концу, все взоры прикованы к следующему году, когда в штате Калифорния вступит в силу CCPA. Этот закон представляет собой самые строгие меры защиты конфиденциальности данных в США на данный момент, и компании готовились к его внедрению в течение многих лет. Ключевой вопрос заключается в том, сможет ли такой закон в конечном итоге применяться по всей стране.

Google Project Nightingale вызывает опасения по поводу конфиденциальности данных

Что касается потребительской стороны уравнения, то в последнее время в большинстве дискуссий доминировало разоблачение «проекта соловья», соглашения о совместном использовании данных между Google и Ascension, вторым по величине поставщиком медицинских услуг в США.Хотя этот обмен данными был полностью законным, он дал людям новую информацию о том, сколько личных данных они делятся и как они обрабатываются.

Индия вводит новый закон о конфиденциальности данных

Согласно новостям из дальних стран, Индия в настоящее время принимает национальное законодательство, контролирующее, что компании могут делать с личными данными. Новый закон основан на аналогичных рамках ЕС и США и потенциально окажет огромное влияние на растущий технологический сектор страны.

Часто задаваемые вопросы о конфиденциальности данных

Даже после получения всей этой информации у вас могут возникнуть вопросы о конфиденциальности данных.Мы здесь, чтобы помочь.

Q: Существует ли глобальный закон о конфиденциальности данных?

A: Нет. Законы о конфиденциальности данных в любом случае относительно новы и не имеют мировых стандартов. Тем не менее, многие компании обращаются к GDPR – европейскому закону о защите данных – как к руководству по правильному хранению и управлению конфиденциальностью данных, даже если они не ведут бизнес в ЕС. В зависимости от сектора и местоположения к вашему бизнесу будут применяться разные законы, поэтому обязательно проверьте свои обязанности.

Q: Можем ли мы защитить наши данные в других странах?

A: Опять же, из-за фрагментарного характера законов о конфиденциальности данных может быть чрезвычайно сложно обеспечить безопасность ваших данных, если вы отправляете их за границу.Ключевым моментом для заинтересованного потребителя является обмен информацией только с компаниями, которые открыто и честно заявляют о своей политике конфиденциальности и не будут продавать вашу информацию тому, кто предложит самую высокую цену.

Вопрос: Как компании могут обеспечить конфиденциальность данных при использовании публичных облаков?

Выберите правильного облачного провайдера. По правде говоря, у большинства компаний не будет времени или ресурсов, чтобы нанять специального специалиста по облачной безопасности. Поэтому лучшим решением для большинства будет выбор поставщика облачных услуг, который также предоставит вам функции безопасности и может проконсультировать вас о ваших юридических обязанностях.

Последнее слово

Конфиденциальность данных важна по ряду причин. Как потребитель, вы должны знать, что ваши данные хранятся и используются целым рядом компаний, и убедитесь, что вы не делитесь больше, чем должны. В конце концов, конфиденциальность – это фундаментальное право.

Как компания, конфиденциальность данных является даже более важной. Возможно, вам придется выполнить юридические обязательства в отношении того, как вы собираете, храните и обрабатываете личные данные, а несоблюдение требований может привести к огромному штрафу.Если вы станете жертвой взлома, последствия с точки зрения потери дохода и доверия клиентов могут быть еще хуже.

Вот почему мы создали комплексное решение безопасности, которое обеспечивает расширенные функции защиты данных. DatAdvantage и DataPrivilege гарантируют, что доступ к вашим данным имеют только те люди, которые должны иметь доступ к вашим данным, и вы сможете легко и эффективно работать над соблюдением конфиденциальности данных.

GDPR ЕС и обучаемый – обучаемый

В этой статье рассказывается о том, как Teachable подготовился к Общему регламенту Европейского Союза по защите данных.

Обзор GDPR ЕС

Общий регламент ЕС по защите данных (GDPR) содержит руководящие принципы, касающиеся прав граждан ЕС на их личные данные, включая доступ, исправление, удаление и ограничение обработки их данных.

GDPR вступил в силу 25 мая 2018 года и требует, чтобы компании, имеющие доступ к личным данным резидентов Европейского Союза, к этой дате предприняли шаги для соблюдения нового закона.

Соблюдение GDPR от Teachable

Как компания, обрабатывающая персональные данные со всего мира, мы всегда очень серьезно относились к конфиденциальности наших пользователей.Чтобы поддерживать этот стандарт, Teachable стремится полностью соответствовать требованиям GDPR ЕС.

Teachable сделал следующее, чтобы обеспечить соответствие требованиям GDPR ЕС:

Привлечение внешнего юриста для обеспечения соблюдения всех требований GDPR
Обновлены наши Условия использования и Политика конфиденциальности, чтобы включить раскрытие информации, требуемой GDPR
Предоставил владельцу школы соглашение DPA для просмотра, подписания и отправки в Teachable
Проверили наши контракты с нашими субпроцессорами, чтобы убедиться, что их политики и процедуры защиты данных соответствуют требованиям GDPR.
Разработал процедуру для пользователей из ЕС, чтобы запрашивать доступ или удаление их личных данных
Добавлены флажки для подписки по электронной почте на страницу оформления заказа
Создал родную форму обратной связи для учащихся, чтобы напрямую связаться с владельцами школы
Улучшена возможность владельцев школ передавать события отказа от подписки сторонним службам через Zapier или webhook

Соблюдение GDPR

Если вы обрабатываете персональные данные жителей Европейского Союза, к вам может применяться GDPR ЕС.Хотя Teachable не может предоставить юридические консультации, мы призываем владельцев школ предпринять дальнейшие шаги, чтобы определить, соблюдаете ли вы GDPR ЕС. Вы можете пожелать:

Проконсультируйтесь с юристом относительно требований GDPR и их влияния на Условия использования и Политику конфиденциальности вашего учебного заведения
Ознакомьтесь с требованиями GDPR
Проверьте своих субпроцессоров, чтобы определить, соответствуют ли они новому положению
Настройте автоматизацию отписки по электронной почте с помощью веб-перехватчиков или триггера отказа от подписки Zapier

Запросить удаление ваших личных данных

В рамках нашей приверженности соблюдению GDPR любой пользователь Teachable может потребовать от Teachable удалить свои личные данные, связавшись с privacy @ teachable.com.

Дополнительные ресурсы

Дополнительную информацию о GDPR ЕС см. Здесь:

Для получения дополнительной информации о текущих условиях и политике Teachable см.