Содержание

Как секретарю уточнить номенклатуру дел: 7 шагов

В вашей организации уже есть такой ЛНА, как номенклатура дел, и о том, как работать с этим документов, знает не только секретарь, но и другие работники? Значит эта статья для вас.

Номенклатуру дел на следующий год нужно утверждать ежегодно. Этому предшествует большая работа по уточнению номенклатуры, начинать которую лучше всего в октябре.

В статье расскажем, как секретарю организации собрать информацию со структурных подразделений, внести актуальные изменения в номенклатуру дел и оформить ее.

АЛГОРИТМ УТОЧНЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Напомним, что номенклатура дел действует только один год. Чаще всего – с 1 января по 31 декабря. Каждый год следует вводить в действие актуальный и уточненный документ. Если номенклатуре вашей организации больше одного года, то все мероприятия нужно проводить в том же порядке.

Приведем алгоритм уточнения номенклатуры дел (Схема).

Когда вы выполните все действия из алгоритма, в дополнение к уточненной номенклатуре дел на текущий год получите готовую номенклатуру на следующий год с актуальным (на момент утверждения) составом документов. Работы много, поэтому начинать ее лучше в октябре, чтобы успеть до Нового года.

Номенклатура дел отдела «Канцелярия» в ООО «Атлантида» в конце 2019 года выглядит так (Пример 1). Обнаружить закрытые и открытые дела этого отдела и отметить их в номенклатуре секретарь может самостоятельно.

Рассмотрим по шагам из алгоритма уточнения номенклатуры дел конкретные ситуации, связанные с составом дел отдела «Канцелярия», а также действия секретаря, который занимается уточнением сводной номенклатуры на 2020 год.

ШАГ 1: РАБОТА С ДЕЛАМИ, ЗАКРЫТЫМИ В 2019 ГОДУ

  1. В 2020 году в организации исчезнет документ «Распоряжения топ-менеджеров по направлениям деятельности», так как генеральный директор принял решение забрать у топ-менеджеров право издавать распорядительные документы.
  2. Перешедшее с 2019 года дело «Переписка с ООО “‎Экология” по профильной деятельности‎» завершено. Обмен корреспонденцией с этой организацией не планируется.

Действия секретаря:

  1. Секретарь не перенес эти два дела в проект номенклатуры дел на 2020 год. Он закрыл их в 2019 году.
  2. Секретарь не вычеркнул эти два дела из номенклатуры 2019 года.

 

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Национальный архив Республики Тыва

ГБУ «Национальный архив Республики Тыва» в рамках празднования 100-летия со дня образования Тувинской Народной Республики проводит акцию «Сохраним историю вместе! Архивисты обращаются ко всем жителям…

Читать далее «СОХРАНИМ ИСТОРИЮ ВМЕСТЕ!»

В рамках юбилейных мероприятий, посвященных 100-летию со дня образования ТНР, Отдел использования и публикации документов Национального архива Республики Тыва готовит для всех жителей республики передвижную…

Читать далее РУБРИКА «ИЗ ЖИЗНИ АРХИВА»

ВНИМАНИЕ! ВНИМАНИЕ! ВНИМАНИЕ! Национальным архивом Республики Тыва объявлен старт республиканского конкурса генеалогических исследований «МОЯ РОДОСЛОВНАЯ». Конкурс проводится совместно с Министерством культуры Республики Тыва и Министерством…

Читать далее «МОЯ РОДОСЛОВНАЯ».

КАЛЕНДАРЬ ПАМЯТНЫХ ДАТ 10 мая (1961) – 60 лет назад Исполнительный комитет городского Совета депутатов трудящихся решил присвоить школе № 1 города Кызыла, в связи…

Читать далее КАЛЕНДАРЬ СОБЫТИЙ

9 мая в 9.45, перед зданием Дома Правительства состоится церемония поднятия государственных флагов Российской Федерации и Республики Тыва, а далее в 10.00 на площади Арата…

Читать далее С Днем Победы!

5 февраля 1943 года делегация тувинского народа во главе с секретарем ЦК ТНРП тов. С.К. Тока сопровождающая третий эшелон подарков для Красной Армии выехала в…

Читать далее Хроникальный фильм о прибытии в Москву делегации Тувинской Народной Республики, 1943 г.

Уважаемые пользователи официального сайта Национального архива Республики Тыва! Информируем о проведении технических работ на сайте ГБУ НА РТ в период с 22 по 26 апреля…

Читать далее Уведомление о проведении технических работ на сайте ГБУ НА РТ

Представляем Вашему вниманию «Рекомендации по составлению родословной», от Шолбана Ооржака, хранителя исторической памяти родового сообщества, победителя республиканского и всероссийских конкурсов родословных.

Читать далее Рекомендации по составлению родословной

Национальным архивом Республики Тыва объявлен старт республиканского конкурса генеалогических исследований «МОЯ РОДОСЛОВНАЯ». Конкурс проводится совместно с Министерством культуры Республики Тыва и Министерством труда и социальной…

Читать далее Республиканский конкурс генеалогических исследований «МОЯ РОДОСЛОВНАЯ» — 2021 г.

Что это такое Номенклатура дел. Энциклопедия

                                     

ⓘ Номенклатура дел

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, которые образуются в делопроизводстве предприятия и является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.

Номенклатура дел нужна для:

  • распределения сделанных документов по делам;
  • создание справочной картотеки исполненных документов.
  • быстрого поиска документов за их видами;
  • установление сроков хранения;

Существует три вида номенклатурных дел:

  • Образцовая – рекомендуемая;
  • Индивидуальная.
  • Типичная – обязательная;

Типичная и приблизительная номенклатура дел разрабатываются и рассылаются вышестоящими организациями – министерствами, ведомствами, главными управлениями, облисполкомами, промышленными объединениями и т. д. и согласуются с архивными учреждениями.

На основе типовой и примерной ВС организации разрабатывают индивидуальную номенклатуру дел. Ответственность за разработку номенклатуры дел обычно возлагается на заведующего канцелярией или сектором делопроизводства, секретариат или секретаря.

Номенклатуру дел структурного подразделения разрабатывает его руководитель, привлекая к этой работе специалистов и лиц, ответственных за делопроизводство.

Номенклатура дел структурного подразделения печатается в 3-х экз. , Подписывается руководителем структурного подразделения, согласовывается с архивом учреждения и передается:

  • екз. – В архив.
  • екз. – Структурному подразделению;
  • екз. – Канцелярии;

После создания номенклатура дел структурными подразделениями составляется сводная номенклатура дел всего учреждения, которая состоит из номенклатуры дел всех подразделений, затем утверждается руководителем и согласовывается с архивным учреждением.

Сводную номенклатуру дел в учреждениях разрабатывает руководитель канцелярии или секретарь. К разработке привлекают заведующего ведомственным архивом или сотрудника, ответственного за архив.

В сводной номенклатуре дел в первой графе проставляют индексы дел.

Во второй графе указывают наименование разделов номенклатуры дел. Индексы разделов соответствуют индексами структурных подразделений.

Третью графу номенклатуры заполняют в структурном подразделении в конце года, когда известно количество дел и томов, образовавшихся в прошлом году.

В четвертой графе указывают срок хранения дел и номер статьи перечня, согласно которой он установлен.

В графе “Примечания” в течение периода действия номенклатуры проставляются отметки: о заведении дел, уничтожение дел, передачу их в архив учреждения или другие учреждения, о переходящих делах и т. д.

В сводной номенклатуре дел первым разделом относится делопроизводственная служба канцелярия, а общественные организации – в конце после структурных подразделений. Например: канцелярия, производственно-технический отдел, плановый отдел, бухгалтерия, отдел кадров, профсоюзный комитет.

Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в канцелярии, второй – используется канцелярией как рабочий экземпляр; третий м находится в ведомственном архиве как рабочий документ; четвертый – направляется в государственный архив.

Номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего года. Если функции и задачи учреждения не меняются, номенклатура дел может оставаться в течение нескольких лет без изменений. Однако, она подлежит пересдаче и согласованию не реже одного раза в пять лет.

В конце текущего года заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел в год. Итоговая запись в зведении номенклатуре дел подписывается руководителем канцелярии, утверждается руководителем организации и согласовывается с архивом учреждения.

Образец номенклатуры дел юрисконсульта административно управленческого персонала

Для кого обязательна В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно. Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т. Следовательно, о том, что такое номенклатура дел, должны знать не только те сотрудники, которые отвечают за внутренний документооборот, но и руководители всех рангов.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Личное дело работника – Елена А. Пономарева

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Номенклатура дел юридического отдела образец 2019

Удивительно, но факт! Здесь все просто, указывается количество дел за прошедший год. Как организовать хранение документов в юридическом отделе организации? Номенклатура дел Что это за зверь такой — номенклатура дел? Образец номенклатуры дел юриста Номенклатура дел заводится и поддерживается в рабочем состоянии делопроизводителями кадровых подразделений предприятия, подписывается заведующими канцелярией и архивом, а затем визируется руководителем организации.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно! Можно, конечно, складывать все отработанные бумаги в отдельном кабинете, но без должного порядка это будет не архив, а гора бумаги, разобраться в которой и что-то найти будет ох как сложно.

Отправной точкой системы хранения документов организации является номенклатура дел. Ничего сложного в номенклатуре дел нет. Было бы желание. Ниже мы подробно и поэтапно расскажем, как ее создать. Большая просьба: не нужно просить меня определить сроки хранения для тех или иных документов. Такие комментарии я даже не показываю на этой странице. Как установить сроки хранения документов , вы прочитаете, перейдя по ссылке.

Делопроизводство и архивное дело. Если говорить простыми словами, номенклатура дел — это перечень всех дел, которые создаются в организации, выстроенный по отделам. Номенклатура в архиве выполняет три функции, а именно: закрепляет наименования дел; присваивает уникальный код каждому делу; определяет для каждого дела индивидуальный срок хранения. Чем отличается дело от документа? Почему далее мы будем говорить о делах, а не о документах?

Дело — это единица учета. Одно дело может содержать несколько документов. Для чего нужна номенклатура выяснили, теперь можно приступать к ее созданию. Этап первый. Сбор информации.

Перед тем, как составлять номенклатуру дел, необходимо четко знать, какие документы создаются в организации и в течение какого времени требуется их хранить. Как это определить? Провести опрос. Для этого составляем опросный лист, с которым заходим в каждый отдел компании, и с помощью начальника отдела или его заместителя заполняем его. Пример опросного листа приведен ниже. Вы можете воспользоваться им или на его основе разработать собственный.

Для тренировки можно начать со своего отдела. К примеру, секретарь, занимающийся созданием номенклатуры дел, может составить перечень документов секретариата. Может быть, это поможет скорректировать форму опросного листа.

Образец заполнения опросного листа. Отсеиваются черновики, копии, получаемые из других отделов и подобные легко заменяемые и ненужные уже бумаги.

Остаются только оригиналы документов. На этом же этапе вы узнаете, какие дела образуются в этом отделе. Так вы получите полный список дел, которые войдут в номенклатуру. Этап второй. Нумеруем структурные подразделения. Здесь нет ничего сложного. Для начала надо раздобыть список всех департаментов, отделов, управлений, служб, которые имеются в вашей компании. Он есть в отделе кадров. Далее, начиная с самого главного конечно же, Руководства , начинаем присваивать отделам порядковые номера.

Руководство — 1, Бухгалтерия — 2, Управление по работе с персоналом — 3, Управление по связям с общественностью — 4 и так далее. Здесь не важна последовательность, главное учесть всех. Даже если служба, отдел или управление не указали в опросном листе ни одного документа, в списке они быть должны. Кстати, отсутствие документов в отделе — это очень большая редкость и скорее исключение из правил, так что наверняка они там есть, хотя бы электронные. Этап третий. Создание номенклатуры дел.

Используется именно эта форма: Давайте посмотрим, для чего предназначена каждая графа. Индекс дела — буквенный, цифровой или буквенно-цифровой уникальный индекс, который имеет каждое дело. Наименование дела — это заголовок дела, вносимого в номенклатуру.

Количество единиц хранения — измеряется в томах, указывает, сколько томов дела накопилось за год; соответственно, эта графа заполняется после окончания календарного года, обычно в конце января. Название раздела — название структурного подразделения и присвоенный ему номер.

Далее просто заполняем форму. По порядку, по подразделениям вписываем в нее абсолютно все дела, которые будут храниться. Те подразделения, деятельность которых не предусматривает учет и хранение документации, все равно вписывается в эту форму. Ведь вероятность того, что документы могут появиться, существует. Для таких подразделений оставляют несколько пустых строчек, на всякий случай.

Впрочем, несколько пустых строк рекомендуется оставлять для каждого структурного подразделения, потому что в течение года могут появиться новые дела.

Как установить срок хранения дела? Можно назвать его основным. В первую очередь сроки хранения ищем в нем. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от Название говорит за себя.

Здесь указаны сроки хранения технической документации. Но будьте очень внимательны и осторожны: во-первых, данные перечни очень обширны, и пропустить нужный пункт ничего не стоит. Во-вторых, срок хранения документов может также быть в отраслевом законодательстве. Рекомендуем вам устанавливать сроки хранения документов совместно с начальниками отделов. Все перечни поделены на разделы и пункты по функционалу, так что необязательно просматривать сотни позиций в поисках одного документа.

Например, можно отдельно распечатать и принести руководителю фрагмент перечня, посвященный документам по имуществу, по закупкам, по АХО и т. Точно так же устанавливаем сроки хранения для всех документов каждого структурного подразделения. Третью графу пока оставляем нетронутой, она заполняется в конце года по факту. Каждая номенклатура дел должна иметь в конце Итоговую запись о количестве дел, заведенных в году.

Заполняется такая форма, также как и количество единиц хранения, после завершения года. Достаточно просто посчитать количество томов каждой категории дел и внести их в запись. Ну вот, номенклатура дел готова!

Теперь последний шаг — идем к генеральному директору, который ее утверждает и вводит в действие. Но не думайте, что один раз составили номенклатуру и сможете пользоваться ею в течение всего срока работы организации. Ее необходимо перепроверять и переутверждать ежегодно, убирая старые, неактуальные дела и добавляя новые. Как это делать, подробно рассказывается в этой статье.

Номенклатура дел организации образец бланк Опубликовано Юрист-консультант КАДРЫ Номенклатура дел – установленный законодательством или внутренним распоряжением организации список заводимых и ведущихся накопительных дел по направлениям деятельности общества, независимо от его правовой формы.

Предлагаем кратко проанализировать такое делопроизводство и предложим типовые примеры используемой номенклатуры дел. Квалифицированные специалисты готовы дать бесплатные пояснительные рекомендации, в случае возникновения у вас дополнительных вопросов.

Для этого достаточно заполнить онлайн заявку на сайте и направить ее в наш адрес. Должен каждый юротдел Вести реестр судебных дел В то же время, учет судебных дел внутри юридического департамента также необходимо вести для управленческих целей, вне зависимости от того, есть ли информация о делах на сайтах госорганов и судов или нет.

Кроме того, если мы говорим о таких категориях дел, как претензия или регистрация товарного знака, то информации о них, разумеется, ни на каких внешних источниках не размещена.

Главными инструментами ведения делопроизводства у юриста по-прежнему остаются традиционные офисные приложение MS Word и MS Excel последний более предпочтителен. Вот как может выглядеть образец реестра учета судебных дел в MS Excel пример реестра судебно-арбитражных дел : При работе с любыми реестрами в MS Excel рекомендуется применять: правила сортировки данных; автофильтры; различные типы данных в ячейках.

Составляем номенклатуру дел Обеспечить надлежащее ведение документооборота в организации и хранение создаваемых и накапливающихся документов невозможно без номенклатуры дел, разработка и составление в небольших организациях зачастую поручается бухгалтеру. Согласно п.

Кто составляет В больших организациях разработка и составление номенклатуры дел проходит с непосредственным участием службы документационного обеспечения управления далее — служба ДОУ , на которую возлагаются документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях организации единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства.

Данная статья, однако, в большей степени предназначена для организаций, где нет необходимости создавать службу ДОУ как отдельное структурное подразделение или иметь в штате хотя бы одного специалиста соответствующего профиля.

В таких организациях приказом руководителя должен быть назначен ответственный за архив, который, по сути, и выполняет если не все, то значительную часть функций службы ДОУ. Указанный работник разрабатывает Положение об архиве организации, которое согласовывается с государственной архивной службой архивом по личному составу при гор-, райисполкоме, администрации района и утверждается руководителем. В организации должна быть также постоянно действующая экспертная комиссия далее — ЭК , которая создается для организации и проведения работы по экспертизе ценности управленческой документации и подготовке ее к передаче на архивное хранение либо к уничтожению.

Образец номенклатуры дел юрисконсульта административно управленческого персонала

Для крупной организации с полноценным юридическим отделом не сложно составить номенклатуру дел. Однако нередко встречается, что в организации нет юридического отдела, а обязанности юриста выполняет одно лицо, часто совмещая и с другими обязанностями, например, с ведением кадрового учета или секретарскими делами. Тем не менее, номенклатуру дел для юридических документов стоит все же сделать отдельную с целью их систематизации. Целью создания номенклатуры дел является, в первую очередь, систематизация дел, заводимых в организации для всех видов документов. ГОСТ Р 7.

В данной статье приведен образец номенклатуры дел организации. На его примере легко понять, как заполнить основную табличную форму и оформить документ в целом. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел был рассмотрен в предыдущей статье.

Индекс дела. Здесь указывается индекс дела. Индекс состоит из:. Обобщим данную информацию и для наглядности приведем пример. Индекс делиться на две части.

Номенклатура юридического отдела предприятия

Дело — это отдельный документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу и помещаются под одну обложку. А порядок распределения отдельных документов в дела и определяется номенклатурой дел. В делопроизводстве базой для систематизации документов является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела. Главное предназначение номенклатуры дел — систематизация документооборота. Согласно пункту 3. Образец номенклатура дел организации года мы приведем ниже. В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно.

Номенклатура дел юриста в организации

Поэтому если кто-то полагает, что накопившиеся в процессе деятельности предприятия документы являются не более чем его собственностью, которая бесполезно занимает место в офисе, и никому до условий их хранения дела нет, он глубоко заблуждается. Более того, важно знать, что ст. Обеспечить надлежащее ведение документооборота в организации и хранение создаваемых и накапливающихся документов невозможно без номенклатуры дел, которая выполняет функции:. Согласно п.

Статья подскажет вам, как лучше провести эту работу: Номенклатура дел: как вести перечень дел учреждения Номенклатура дел и электронные документы. Номенклатура дел структурного подразделения канцелярии коммерческой организации пример.

Удивительно, но факт! Здесь все просто, указывается количество дел за прошедший год. Как организовать хранение документов в юридическом отделе организации?

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры. Зачем нужна номенклатура и приказ на ее утверждение Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры. Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации.

.

Образец номенклатуры дел организации

.

Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях связан с документооборотом (секретарь, юрисконсульт, бухгалтер). работы по экспертизе ценности управленческой документации и подготовке ее к Форма номенклатуры дел организации, приведенная в.

.

Номенклатура дел отдела кадров образец бланк

.

Номенклатура дел юриста на предприятии

.

.

.

.

Журнал «Секретарское дело» | Profmedia.by

 

Дорогие читатели!

Сегодня мы публикуем ответы на вопросы,

поступившие на прямую линию по теме «Номенклатура дел»,

которая проходила 28 ноября 2008 г.

Беседу вел Александр Клавдиевич Горбач —

юрист, главный редактор журнала «Юридический мир»,

ведущий горячей линии по кадровым вопросам.

 

 

Какими документами необходимо руководствоваться при составлении номенклатуры дел?

Для составления номенклатуры дел используются учредительные документы организации, положения о ее структурных подразделениях, планы, отчеты, должностные инструкции работников, штатное расписание и другие документы, характеризующие задачи и функции организации в целом и ее структурных подразделений, а также типовые и ведомственные (отраслевые) перечни документов. Перечниявляются справочными пособиями, в которых в виде определенных статей (пунктов) записаны наименования групп документов, образующихся в различных отраслях деятельности организаций, указаны виды документов, вопросы их содержания и сроки хранения.

В настоящее время в Республике Беларусь действуют два перечня типовых документов:

1) Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38;

2) Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.12.2006 № 82.

Данные перечни устанавливают единые сроки хранения и являются обязательными для применения организациями всех организационно-правовых форм и всех форм собственности. Прежде чем приступать к разработке номенклатуры дел организации, необходимо внимательно ознакомиться с указанными документами.

 

 

Номенклатура дел на следующий год утверждается обычно в конце предшествующего года. Как быть в случае, если потом появилась необходимость завести новые дела? Как внести изменения в номенклатуру дел?

Да, действительно, номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего года, а согласовывается с государственным архивом и утверждается руководителем не позднее, чем в конце декабря текущего года. Несвоевременно составленная номенклатура приводит к существенным нарушениям, в результате которых документы нового года неправомерно включаются (подшиваются) в дела прошлого года. Впоследствии такие дела придется расформировывать (перешивать), что потребует не только материальных, но и временных затрат. Во вновь созданной организации номенклатура составляется в любое время года, то есть как только начинается ее деятельность, а затем — к началу каждого календарного (делопроизводственного) года.

Если в течение года в организации будут возникать новые, ранее не предусмотренные документы (дела), то они вписываются от руки в номенклатуру дополнительно, для чего в каждом разделе номенклатуры оставляют несколько резервных номеров (пустых линеечек).

 

 

В обязанности какого структурного подразделения либо специалиста входит составление номенклатуры дел?

В больших организациях разработка и составление номенклатуры дел проходит с непосредственным участием службы документационного обеспечения управления (далее — служба ДОУ), на которую возлагается документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях организации единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства. Служба ДОУ также может включать в свою структуру такие подразделения, как общий отдел, секретариат, канцелярия, архив и пр.

В организациях, где нет необходимости создавать службу ДОУ, приказом руководителя должен быть назначен ответственный за архив, который по сути, и выполняет если не все, то значительную часть функций службы ДОУ. Как правило, это работник, который по своим основным функциональным обязанностям непосредственно связан с делопроизводством, документооборотом и т.п. (секретарь, юрисконсульт, бухгалтер). В должностной инструкции такого работника помимо основных обязанностей прописываются еще и обязанности ответственного за архив.

Этим сотрудником разрабатывается Положение об архиве организации, которое согласовывается с государственной архивной службой (архивом по личному составу при городском (районном) исполкоме, администрации района) и утверждается руководителем.

В организации должна быть также постоянно действующая экспертная комиссия (далее — ЭК), которая создается для организации и проведения работы по экспертизе ценности управленческой документации и подготовке ее к передаче на архивное хранение либо к уничтожению. ЭК назначается приказом руководителя организации в составе не менее 3 человек из наиболее квалифицированных специалистов под председательством, как правило, одного из заместителей руководителя. В состав комиссии в обязательном порядке включаются ответственное за архив лицо (назначается секретарем ЭК) и главный бухгалтер. Положение об ЭК также утверждается руководителем организации и перед утверждением подлежит согласованию с государственной архивной службой.

Таким образом, назначив ответственное за архив лицо, создав ЭК, разработав и утвердив в установленном порядке Положение об архиве организации, Положение об ЭК, можно приступить непосредственно к разработке номенклатуры дел. К данному процессу привлекаются все работники организации (руководители структурных подразделений), в процессе деятельности которых образуются документы, подлежащие включению в номенклатуру дел.

 

 

Насколько обязательно наличие в организации номенклатуры дел? Можно ли обойтись без нее? Будет ли являться отсутствие номенклатуры дел нарушением и какая ответственность предусмотрена законодательством за подобное?

Без номенклатуры дел обеспечить надлежащее ведение документооборота в организации и хранение создаваемых и накапливающихся документов невозможно. Номенклатура дел не только способствует правильной организации хранения документов, определяет единый порядок формирования дел, помогает решать вопросы комплектования, экспертизы и отбора на государственное хранение основной документации, имеющей научно-историческое значение, она необходима для обеспечения порядка в делопроизводстве и документообороте организации.

Статьей 4 Закона Республики Беларусь от 06.10.1994 № 3277-XII«О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (в редакции от 06.01.1999 № 236-З) (далее — Закон о НАФ) установлено, что государственные органы, а также предприятия, учреждения и организации независимо от форм собственности, общественные объединения, религиозные организации, а также физические лица обязаны обеспечивать накопление, учет, хранение и использование архивных документов в соответствии с требованиями, установленными Законом о НАФ и иными актами законодательства.

В соответствии со ст. 5 Закона о НАФ документы, собранные в процессе деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, организаций независимо от форм собственности, общественных объединений, существовавших и существующих на территории Республики Беларусь и за ее пределами, физических лиц независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности, составляют Национальный архивный фонд Республики Беларусь, являются историческим и культурным наследием, достоянием народа Республики Беларусь, его документальной памятью и служат для удовлетворения нужд общества и государства, реализации прав и законных интересов граждан.

Поэтому ст. 23.37 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее — КоАП) предусмотрена ответственность за утрату или незаконное уничтожение индивидуальным предпринимателем или должностным лицом документов постоянного или долгосрочного хранения, а равно за причинение им непоправимых повреждений — наложение штрафа в размере от десяти до тридцати базовых величин. Уничтожение бухгалтерских документов (документов предпринимательской деятельности) и иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, до истечения установленных сроков их хранения, либо их сокрытие, либо иное нарушение правил их хранения согласно ч. 2 ст. 12.1 КоАП влекут наложение штрафа в размере от десяти до тридцати пяти базовых величин.

 

 

Вы также можете получить комментарий специалиста, позвонив на прямые линии, которые регулярно организуются журналом «Секретарское дело».

Задать интересующие вас вопросы можно, позвонив или написав в редакцию журнала. Мы в кратчайшие сроки передадим ваш вопрос компетентному специалисту в нужной сфере, который подготовит для вас исчерпывающий ответ.

Также задать вопрос, обменяться опытом и просто обсудить насущные проблемы с коллегами по цеху можно на форуме журнала «Секретарское дело» .

Положение о номенклатуре дел

№ п/п

Индексы дел

Заголовки дел

Примечания

Сроки хранения

Лицо, ответственное за разработку, составление, хранение

1

2

3

4

5

Канцелярия-01

1

01-01

Инструкции, указания, методические письма, приказы, распоряжения федерального и регионального Министерства образования и науки, присланные для сведения руководства

По мере надобности

Секретарь-делопроизводитель

2

01-02

Устав техникума, свидетельство о государственной аккредитации, лицензии на право ведения образовательной деятельности

5 лет

Директор

3

01-03

Должностные инструкции сотрудников

3 года

Инспектор ОК

4

01-04

Приказы директора по основной деятельности

5 лет

Секретарь-делопроизводитель

5

01-05

Протоколы заседаний педагогического совета, протоколы к ним

10 лет

Директор

6

01-06

Акты проверок вышестоящими организациями, документы к ним

10 лет

Секретарь-делопроизводитель

7

01-07

Переписка с организациями и учреждениями по основной деятельности

3 года

Секретарь-делопроизводитель

8

01-08

Журнал входящей корреспонденции

3 года

Секретарь-делопроизводитель

9

01-09

Журнал исходящей корреспонденции

3 года

Секретарь-делопроизводитель

10

01-10

Акты приема-сдачи дел, составленные при смене директора и ответственного за делопроизводство

Постоянно

Секретарь-делопроизводитель

11

01-11

Номенклатура дел, описи дел по личному составу, акты о выделении дел к уничтожению, акты о

передаче документов в архив

До замены новыми

Секретарь-делопроизводитель

12

01-12

Журнал регистрации приказов директора техникума по основной деятельности

1 год

Секретарь-делопроизводитель

13

01-13

Документы к приказам директора техникума по основной деятельности, график отпусков

1 год

Секретарь-делопроизводитель

14

01-14

Журнал регистрации приема и передачи телефонограмм

до минования

надобности

Секретарь-делопроизводитель

15

01-15

Локальные акты техникума

До замены новыми

Директор

16

01-16

Программа развития техникума

5 лет

Директор

17

01-17

Протоколы заседания педагогического совета техникума

5 лет

Директор

Отдел кадров-02

18

02-01

Нормативно-методические документы по ведению кадровой работы

До замены новых

Инспектор ОК

10

02-02

Приказы директора техникума по личному составу (прием, увольнение, перемещение)

15 лет

Инспектор ОК

20

02-03

Приказы директора техникума по личному составу (о предоставлении отпусков, наложении взысканий, поощрений и т.д.)

3 года

Инспектор ОК

21

02-04

Личные дела работников (заявления, анкеты, копии документов об образовании)

15 лет

Инспектор ОК

22

02-05

Протоколы заседаний аттестационной комиссии

15 лет

Инспектор ОК

23

02-06

Личные карточки (форма 1-2)

15 лет

Инспектор ОК

24

02-07

Журнал регистрации командировочных удостоверений

3 года

Инспектор ОК

25

02-08

Годовые отчеты о численности и составе кадров

10 лет

Инспектор ОК

26

02-09

Трудовые книжки работающих

Невостреб. не

менее 50 лет

Инспектор ОК

27

02-10

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

15 лет

Инспектор ОК

28

02-11

Журнал учета работающих пенсионеров

5 лет

Инспектор ОК

29

02-12

Журнал регистрации заявлений и представлений к назначению пенсий

3 года

Инспектор ОК

30

02-13

Журнал регистрации приказов директора техникума по личному составу

1 год

Инспектор ОК

31

02-14

График отпусков

1 год

Инспектор ОК

32

02-15

Отчёты работников о результатах выполнения показателей премирования и приложения к ним

1 год

Инспектор ОК

Учебно-производственная работа–03

Учебная часть

33

03-01

Приказы директора по личному составу обучающихся (зачисление, отчисление)

75 лет

Секретарь учебной части

34

03-02

Положения и инструкции по научно-методической работе: планы, протоколы заседаний и отчеты методической комиссии по общетехническим, спец.дисциплинам и мастеров п/о

5 лет

Зам. дир. по НМР

35

03-03

Протоколы заседаний квалификационных, экзаменационных комиссий

15 лет

Секретарь уч. части

36

03-04

План работы техникума, отчеты по УПР

10 лет

Зам. дир. по УПР

37

03-05

Учебные планы и программы

3 года

Зам. дир. по ООД

38

03-06

Расписание учебных занятий, документы по их изменению и дополнению

1 год

Методист

39

03-07

Планы и графики контроля за учебно-воспитательным процессом

3 года

Зам. дир. по НМР

40

03-08

Планы повышения квалификации работников техникума

10 лет

Зам. дир. по НМР

41

03-09

Годовые планы, стат. отчеты и подготовка квалифицированных рабочих по установленным формам

10 лет

Зам. дир. по УПР

42

03-10

Комплекты КОС для промежуточной и итоговой аттестации по общепрофессиональным дисциплинам, МДК

3 года

Зам. дир. по ООД

43

03-11

Письменные экзаменационные

(квалификационные) работы, их анализ, выводы и рекомендации

3 года

Зам. дир. по УПР

44

03-12

Журнал регистрации выданных дипломов, аттестатов, свидетельств

50 лет

Секретарь учебной части

45

03-13

Поименная книга обучающихся

50 лет

Секретарь учебной части

46

03-14

Личные дела обучающихся

3 года

Секретарь учебной части

47

03-15

Заявки на учебные программы, учебники

1 год

Зам. дир. по ООД

48

03-16

Приказы директора по основной деятельности обучающихся (стипендии, компенсации)

5 лет

Секретарь учебной части

49

03-17

Заявки на бланочную продукцию, отчёты об использовании бланков документов государственного образца

5 лет

Секретарь учебной части

50

03-18

Календарный график учебного процесса

3 года

Зам. дир. по ООД

Приёмная комиссия

51

03-19

Ежегодные правила приема в техникум

ДЗН

Председатель приемной комиссии

52

03-20

Положение о приёмной комиссии

Постоянно

Председатель приемной комиссии

53

03-21

Журнал регистрации приёма документов абитуриентов

1 год

Председатель приемной комиссии

Учебно-воспитательная работа–04

54

04-01

Перспективные планы воспитательной работы на весь период обучения, отчеты о выполнении

10 лет

Зам. дир. по УВР

55

04-02

Планы воспитательных работ на месяц, документы к ним

1 год

Зам. дир. по УВР

56

04-03

Планы мероприятий по профориентационной работе, комплектация техникума и сохранности контингента

3 года

Зам. дир. по ООД

57

04-04

Документы по профилактике правонарушений среди обучающихся, переписка по этому вопросу

5 лет

Зам. дир. по УВР

58

04-05

Порядок создания и деятельности

стипендиальной комиссии.

До замены новыми

Председатель

стипендиальной комиссии

59

04-06

План работы Студенческого совета техникума, отчёты о выполнении плана

5 лет

Председатель

студ.совета

60

04-07

Протоколы заседаний студ. совета

5 лет

Председатель

студ.совета

Общеобразовательная подготовка–05

61

06-01

Учебные планы и программы по

общеобразовательным дисциплинам

3 года

Зам. дир. по ООД

62

05-02

Контрольные и зачётные работы (семестровые, курсовые)

3 года

Зам. дир. по ООД

63

05-03

Экзаменационные билеты, расписание экзаменов и консультаций

1 год

Зам. дир. по ООД

64

05-04

Сводные ведомости успеваемости и поведения

25 лет

Секретарь учебной части

65

05-05

Документы по проведению олимпиад по ООД

3 года

Зам. дир. по ООД

66

05-06

Журналы учета теоретического обучения

5 лет

Зам. дир. по ООД

67

05-07

План работы цикловой комиссии преподавателей ООД и отчёты о выполнении плана

5 лет

Зам. дир. по НМР

68

05-08

План административного контроля деятельности преподавателей ООД

3 года

Зам. дир. по НМР

Производственное обучение-06

69

06-01

Рабочие учебные программы по учебной и производственной практике; детальная программа производственной практики

5 лет

Ст. мастер

70

06-02

Перечни учебно-производственных работ по профессии, специальности, графики проведения

До замены

новыми

Ст. мастер

71

06-03

Планы проведения уроков производственного обучения

3 года

Ст. мастер

72

06-04

Перечни контрольных, проверочных работ по профессии, графики проведения

3 года

Ст. мастер

73

06-05

Комплекты КОС по профессиям, специальностям для квалификационного экзамена

До замены

новыми

Ст. мастер

74

06-06

Календарный график учебного процес

3 года

Ст. мастер

75

06-07

Книга учета инструктажа по технике безопасности

10 лет

Ст. мастер

76

06-08

Акты о состоянии безопасности и пром. санитарии, документы о выполнении намеченных мероприятий

5 лет

Инженер по ТБ

77

06-10

Журнал учета производственного обучения

5 лет

Ст. мастер

78

06-11

Дневники производственной практики

3 года

Ст. мастер

79

06-12

План административного контроля производственного обучения. Отчёты о выполнении плана контроля.

5 лет

Ст. мастер

Физическое воспитание-07

80

07-01

Положения о физическом воспитании обучающихся

До замены

новыми

Рук.физвоспитания

81

07-02

Рабочие учебные программы по дисциплине «Физическая культура» и программы спортивных кружков

До замены

новыми

Рук.физвоспитания

82

07-03

Положение о проведении спортивных соревнований

До замены

новыми

Рук.физвоспитания

83

07-04

Календарные планы мероприятий, план работы руководителя физвоспитания

5 лет

Рук.физвоспитания

84

07-05

Текстовые и статистические годовые отчеты по форме ФК – 1

10 лет

Рук.физвоспитания

85

07-06

Документы по мед. контролю

3 года

Рук.физвоспитания

86

07-07

КИМ по физкультуре

3 года

Рук.физвоспитания

87

07-08

Паспорта спортивных залов с актами обследования спортивного оборудования сооружений

До замены

новыми

Рук.физвоспитания

Методический кабинет-08

88

08-01

План методической работы на год, анализ методической работы за год, планы работы, протоколы заседаний методических комиссий

5 лет

Зам. дир. по НМР

89

08-02

Документы об аттестации педагогических работников

5 лет

Зам. дир. по НМР

90

08-03

Документы о профессиональной подготовке и повышении квалификации педагогических и руководящих работников

5 лет

Зам. дир. по НМР

91

08-04

Материалы педагогических советов

5 лет

Зам. дир. по НМР

92

08-05

Материалы издательской деятельности

ДМЗ

Зам. дир. по НМР

93

08-06

Материалы, отражающие работу цикловых комиссий

5 лет

Зам. дир. по НМР

94

08-07

Материалы по организации творческой, проектной, конкурсной деятельности обучающихся

5 лет

Зам. дир. по НМР

95

08-08

Материалы по организации научно-методической, инновационной деятельности педагогических работников, обобщение передового педагогического опыта

5 лет

Зам. дир. по НМР

96

08-09

Протоколы заседаний Совета руководства техникума

5 лет

Зам. дир. по НМР

Хозяйственная часть-09

97

09-01

Планы работы по проведению противопожарных и санитарных мероприятий, акты, отчеты

3 года

Управляющий хозяйством

98

09-02

Заявки и лимиты на приобретение хозяйственного имущества, инвентаря, канцелярских принадлежностей и спец. одежды

1 год

Управляющий хозяйством

99

09-03

Документы по коммунальному обслуживанию, ремонту зданий и подготовке их к зиме

3 года

Управляющий хозяйством

100

09-04

Планы оборудования общежитий, акты обследования бытовых условий обучающихся

3 года

Управляющий хозяйством

101

09-05

Переписка по административно-хозяйственным вопросам

3 года

Управляющий хозяйством

Бухгалтерия-10

102

10-01

Приказы и распоряжения федерального и регионального Министерства образования и науки.

Инструктивные указания по финансовым вопросам органов образования, финансовых органов образования Госбанка (копии)

До замены

новыми

Гл.бухгалтер

103

10-02

Приказы директора техникума (копии)

3 года

Гл.бухгалтер

104

10-03

Утвержденное штатное расписание, документы об его изменении

10 лет

Гл.бухгалтер

105

10-04

Лицевые счета работников техникума

75 лет

Гл.бухгалтер

106

10-05

Сметы расходов на содержание техникума, планы доходов и расходов по производственной деятельности, сметы специальных средств, сметы предельных ассигнований на содержание аппарата управления и изменения к ним

10 лет

Гл.бухгалтер

107

10-06

Отчеты техникума по финансированию (годовые)

10 лет

Гл.бухгалтер

108

10-07

Отчеты техникума по финансированию (квартальные)

3 года

Гл.бухгалтер

109

10-08

Главная книга

5 лет

Гл.бухгалтер

110

10-09

Вспомогательные и контрольные книги, журналы, кассовые ведомости

5 лет

Гл.бухгалтер

111

10-10

Документы по тарификации преподавателей

25 лет

Гл.бухгалтер

112

10-11

Книги и журналы регистрации счетов, кассовых ордеров, накладных, платежных ведомостей, доверенностей, поручений, материальных счетов

5 лет

Гл.бухгалтер

113

10-12

Кассовые книги

5 лет

Гл.бухгалтер

114

10-13

Оборотные и накопительные ведомости по синтетическим и аналитическим балансовым счетам

5 лет

Гл.бухгалтер

115

10-14

Оправдательные расходные документы (кассовые, мемориальные, банковские, по начислению заработной платы)

5 лет

Гл.бухгалтер

116

10-15

Решения судов, исполнительные листы, ведомости и переписка по удержаниям из заработной платы

до минования надобности

Гл.бухгалтер

117

10-16

Материалы по государственному социальному страхованию и документы об их оплате за счет средств социального страхования

5 лет

Гл.бухгалтер

118

10-17

Авансовые отчеты

5 лет

Гл.бухгалтер

119

10-18

Наряды, акты на выполнение работы, табели рабочего времени и другие документы по заработной плате

5 лет

Гл.бухгалтер

120

10-19

Инвентарные книги имущества, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий

5 лет

Гл.бухгалтер

121

10-20

Акты и переписка о проведении инвентаризации, учета и переоценки имущества и товарно-материальных ценностей

5 лет

Гл.бухгалтер

122

10-21

Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности училища и документы к ним

5 лет

Гл.бухгалтер

123

10-22

Договоры с материально-ответственными лицами техникума

5 лет

Гл.бухгалтер

Библиотека-11

124

11-01

Книга суммарного учета библиотечного фонда

До ликвидации библиотеки

Зав. библиотекой

125

11-02

Регистрационная карточка периодических изданий

До минования надобности

Зав. библиотекой

126

11-03

Картотека формуляров обучающихся

1 год

Зав. библиотекой

127

11-04

Инвентарные книги учета литературы

До минования надобности

Зав. библиотекой

128

11-05

Каталоги книг (алфавитный, систематический)

До ликвидации библиотеки

Зав. библиотекой

129

11-06

План работы  библиотеки с читателями

3 года

Зав. библиотекой

Как составить номенклатуру дел организации

Номенклатура – представляет собой систематизированный список дел (нормативно-правовые акты, внутренние локальные документы, бланки строгой отчетности, кадровый учет и т.д.), т.е. это перечень документов, которые образовались в ходе осуществления деятельности организации-компании. Соответствующие документы подшиваются в дела. Каждое дело имеет свое наименование.

Сформированное дело подлежит включению в перечень номенклатуры, которая составлена по определенной структуре, с указанием сроков хранения документов, согласно закона № 125-ФЗ от 22.10.2004 и правил работы государственных архивов (06.02.2002).

Составление номенклатуры дел необходимо:

-для упрощения учета и организации делопроизводства, как деловых документов, так и кадровых;

-для порядка архивного хранения документации;

-для удобства поиска соответствующего документа;

-для ускорения процесса передачи дел в архив;

-для обеспечения сохранности и уничтожения документации.

Номенклатура дел компании может утверждаться ежегодно, соответствующим приказом, для обеспечения контроля за порядком ведения, хранения документов, образовавшихся в ходе осуществления хозяйственной деятельности и правильности ведения делопроизводства.

Порядок составления номенклатуры дел

Если в организации есть структурные подразделения, то каждое из них составляет свою номенклатуру дел. Такие номенклатуры согласовываются с работником, ответственным за ведение архива, и утверждаются руководителем подразделения. В соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, которые одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 сводная номенклатура дел составляется на основе регистров структурных подразделений. Образец номенклатуры дел предприятия согласовывается с архивом не чаще чем 1 раз в 5 лет. Исключение действует для случаев, когда в организации была произведена серьезная реорганизация (по выполняемым функциям или структуре деятельности/управления), — тогда разрабатывается новая номенклатура дел.

Как правило, номенклатура дел на следующий календарный год в компании составляется и утверждается руководством в четвертом квартале текущего года, и соответственно начинает действовать с 1 января нового календарного года.

На практике, номенклатуру дел составляют в 2-х экземплярах.

1-й экз.- в структурном подразделении

2-й экз. – в службе архива.

В компании отдел канцелярии (общий отдел), может быть секретарь компании, или иное лицо, ответственное за ведение делопроизводства составляет перечень номенклатуры дел, необходимых для осуществления процесса деятельности компании. Структурные подразделения составляет список документов, которые необходимо включит в одно дело и подбирают название этого дела.

При составлении номенклатуры дел, необходимо определить состав документов, образующейся при осуществлении деятельности компании. Для чего изучаются устав организации, положение о подразделениях, учетная политика, состав отчетной документации.

При определении структуры номенклатуры дел, придется ознакомится со штатным расписание, для того чтобы знать кто будет ответственным за составление тех или иных групп документации.

Утверждение номенклатуры дел состоит из нескольких этапов. Так, составленный документ должен быть:

•        завизирован лицом, ответственным за ведение архива в организации;

•        подписан начальником службы, курирующей ведение делопроизводства;

•        согласован с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архива и экспертной комиссией самой организации, если дела будут передаваться в госархив.

Утверждение номенклатуры дел может быть произведено двумя способами:

•        проставлением специального грифа на титульном листе документа с подписью директора, печатью организации и датой;

•        изданием соответствующего приказа об утверждении данного документа.

Номенклатура дел может быть утверждена только после ее проверки ЭПК, ведь может так случиться, что потребуется внести изменения в документ после получения замечаний от сотрудников госархива.

Утверждение номенклатуры дел

 При составлении номенклатуры дел необходимо содержание следующих реквизитов:

√В правом верхнем углу содержится подпись, того кто утверждает данную номенклатуру, с указание должности и ФИО

 «УТВЕРЖДАЮ Руководитель (ООО «Космос») _Козловский А.М.»;

     √Наименование «НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ»;

Дата издания документа, год на который утверждается номенклатура и т.д.

Образец номенклатуры;

Общество с ограниченной                                                                                            Утверждаю

ответственностью «Космос»                                                 Руководитель ООО «Космос»

(ООО «Космос»)                                                                    ____________Козловский А.М.

15.11.2021г.

 

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ  на 2021 год

г. Киров

Наименование раздела
Индекс дела Заголовок дела (тома, части) Количество дел (томов, частей) Срок хранения

дела (тома,

части) и

статьи по

Перечню, утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558

Примечание
1 2 3 4 5
01 ­– Отдел кадров
Организационные документы
01-01 Положение об отделе кадров

 

Должностные регламенты сотрудников отдела.

Копии

  3 года

Статья 55б

Статья 80б

После замены новыми

подлинники хранятся: Положение – в юридическом отделе Должностные регламенты – в юридическом отделе

02-Фиансовый отдел (бухгалтерия)
02-01 Бухгалтерская отчетность 3 тома 10  лет  
         
….      

 

Номенклатура, утверждается на основании внутреннего приказа.

Образец приказа:

ООО «Космос»

ПРИКАЗ № 21

Об утверждении номенклатуры дел на 2021 год

 

09.11.2021 г.                                                                                            г. Киров

 

Для реализации законодательно установленных норм по содержанию и хранению документов, а также для обеспечения контроля за порядком ведения, хранения документов, образовавшихся в ходе осуществления хозяйственной деятельности и правильности ведения делопроизводства.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить номенклатуру дел на 2021г.  ООО “Космос” и  ввести  ее  в  действие с

01.01.2021 года.

2. Руководителям структурных подразделений представить список дел для составления общей номенклатуры дел организации отделов и определить ответственных лиц участков по формированию делопроизводства в подразделениях в срок до 12.11.2021г.

3.Начальнику общего отдела сформировать сводную номенклатуру дел на 2021г. до 15.11.2021г.

4. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника общего отдела Шелковичную И.С.

 

Руководитель                                      Козловский                 Козловский А.М.

С приказом ознакомлена:               Шелковичная              Шелковичная И.С.

 

Некоторые особенности при формировании номенклатуры дел:

▪При присвоении заголовка дела следует руководствоваться п. 3.4.9 правил ведения архива, наименование дела указывается во 2 колонке таблицы номенклатуры;

▪Заголовок дела документов должен содержать информацию, о том что какие документы находятся в данном деле (например, «Бухгалтерская (статистическая) отчетность за 2021г.»;

▪Запрещено использование таких заголовок, например, «Иные документы», «Разные документы», «Общая корреспонденция» и так далее. Такие заголовки сотрудники архивов будут считать некорректными.

Читайте также:

Приказ об утверждении номенклатуры дел.

Номенклатура для онлайн-касс.

В заключении

Номенклатура – представляет собой систематизированный список дел (нормативно-правовые акты, внутренние локальные документы, бланки строгой отчетности, кадровый учет и т.д.), т.е. это перечень документов, которые образовались в ходе осуществления деятельности организации-компании. Соответствующие документы подшиваются в дела. Каждое дело имеет свое наименование.

Номенклатура дел компании может утверждаться ежегодно, соответствующим приказом, для обеспечения контроля за порядком ведения, хранения документов, образовавшихся в ходе осуществления хозяйственной деятельности и правильности ведения делопроизводства. Как правило, номенклатура дел на следующий календарный год в компании составляется и утверждается руководством в четвертом квартале текущего года, и соответственно начинает действовать с 1 января нового календарного года.

При составлении номенклатуры дел, необходимо определить состав документов, образующейся при осуществлении деятельности компании. Для чего изучаются устав организации, положение о подразделениях, учетная политика, состав отчетной документации.

При определении структуры номенклатуры дел, придется ознакомится со штатным расписание, для того чтобы знать кто будет ответственным за составление тех или иных групп документации.

Номенклатура дел составляется в 2-х экземплярах.

1-й экз.- в структурном подразделении

2-й экз. – в службе архива.

Секретарь резюме и руководство по написанию | +12 ШАБЛОНОВ

Когда вы ищете работу секретарем, наш исчерпывающий образец резюме секретаря может пригодиться в качестве шаблона для написания вашего собственного уникального резюме, которое привлечет внимание потенциальных менеджеров по найму и рекрутеров.

Секретари могут работать в различных отраслях и в малых, средних и крупных компаниях. Как превратить резюме в документ, победивший на собеседовании, станет проще с нашим: Как составить руководство по составлению резюме для роли секретаря?

О чем можно прочитать в этой статье

Образец резюме секретаря

Создать резюме

(бесплатные образцы для загрузки внизу этой страницы)

Руководство по написанию резюме секретаря

Разделы резюме

1.Контактная информация: Имя, адрес, номер телефона, электронная почта. Не забудьте указать альтернативные каналы связи, а также данные вашего профиля в LinkedIn или URL-адреса Facebook.

2. Краткое описание профиля: Это введение к вашему резюме должно произвести впечатление на читателя. Включите широкий обзор своего прошлого, многолетнего опыта работы в отрасли и интересующих отраслей (не более 1–3 предложений).

3. Краткое описание квалификаций: Предоставьте точные сведения о сертификатах и ​​квалификациях, которые вы завершили, с указанием учреждения, названия квалификации и дат.Не забудьте добавить квалификации, которые вы сейчас завершаете. Для роли секретаря зачастую единственным требованием является аттестат об окончании средней школы.

4. Соответствующий секретарский опыт: Ваше резюме не должно превышать двух страниц, поэтому ограничьте свою карьерную историю последними десятью годами.

5. Другой опыт работы: Это будет состоять из постоянного опыта работы вне секретарских обязанностей, но все же в административной среде. Рассказывайте только о своей временной или профессиональной работе.С должностными обязанностями, если у вас менее пяти лет административного опыта. В противном случае просто укажите название должности и продолжительность, чтобы убедиться, что в вашей истории занятости нет пробелов.

6. Краткое описание навыков / Ключевые навыки: Включает ключевые слова и терминологию из объявления о вакансии и согласовывает их с вашим конкретным набором навыков. Это добавит столь необходимый отчет в ваше резюме.

7. Лицензии / Сертификаты / Соответствующие курсовые работы / Обучение: Начните с дипломов о высшем образовании или сертификатов, если применимо.Перечислите любые пройденные вами курсы повышения квалификации, семинары или программы, которые лучше подготовили вас к работе в качестве секретаря, например, управление базами данных, управление календарями, виртуальные файловые системы, разрешение конфликтов, методы управления кризисными ситуациями и офисный этикет.

Что выделить в резюме секретаря

Рекрутеры и менеджеры по найму сформируют впечатление о вашем резюме в течение 6 секунд. Они часто просто просматривают резюме из-за большого количества заявок.Было бы лучше, если бы вы подчеркнули свою самую важную «добавленную стоимость» в резюме своей карьеры (см. Наш следующий раздел о достижениях) в верхней части первой страницы, чтобы повысить вашу репутацию в качестве потенциального претендента на эту роль.

Во-первых, секретарь отвечает за административные, плановые и организационные обязанности, связанные с ведением бизнеса. Они отличаются от офисных помощников, потому что объем работы сосредоточен на рабочих обязанностях и обслуживании более чем одного сотрудника, в отличие от личных помощников, которые выполняют рабочие и личные задачи и ориентированы на оказание услуг одному человеку.Предоставьте краткую информацию об отделе, в котором вы работаете, и о том, сколько сотрудников вы также выполняете секретарскими обязанностями.

Второй аспект – это тип секретаря, которым вы являетесь, поскольку в настоящее время очевидны несколько специализированных секретарских ролей. Секретари можно разделить на следующие категории:

Генеральный секретарь: Выполняет различные канцелярские обязанности, такие как регистрация, набор текста, отправка факсов и копирование, а также проверка и переадресация звонков из общих отделов, таких как маркетинг, финансы, логистика, человеческие ресурсы и т.

Юридический секретарь: Они работают в адвокатской конторе, адвокатской конторе или в юридическом отделе и обычно нуждаются в дополнительной юридической квалификации и сертификатах для подготовки сводок, юридических документов, повесток и контрактов.

Корпоративный секретарь: Высокоспециализированная роль, когда должностное лицо будет общаться с членами совета директоров и акционерами, следить за тем, чтобы отчеты компании соответствовали федеральным нормам и правилам штата, и готовить отчеты высокого уровня и корреспонденцию для ежегодных общих собраний, а также контролировать регистрацию компаний и связанную с документацией слияниям и поглощениям.

Медицинский секретарь: В этой роли секретарь будет оказывать административную поддержку клиническому персоналу и врачам. Для выполнения этой роли необходимы знания медицинской терминологии, а также терминологии администрирования больницы, а также терминологии медицинского страхования, и секретари часто завершают послешкольную квалификацию в области клинического администрирования.

Далее вам нужно выделить объем или уровень вашей роли. Выполняете ли вы рутинную канцелярскую работу, связанную с регистрацией, составлением писем, набором документов и ведением минут? Участвуете ли вы также в планировании встреч, управлении календарями, обработке ответов по электронной почте и запросах от имени вашего отдела, а также в работе систем электронной почты для координации потока информации? На вас также может быть возложена дополнительная ответственность, когда в игру вступают ваши суждения и навыки принятия решений, если вы являетесь “ привратником ”, который проверяет звонящих, пришедших посетителей или запросы электронной почты (в основном решая, кто входит в контакт или может встречать встречу с менеджером или руководителем, а кто нет).

* Прикольный совет для звездного резюме

Поднимите свое резюме на новый уровень, создав заявления об особенностях и преимуществах вашей «добавленной стоимости» в качестве секретаря.

Характеристики навыков Преимущества навыков
Управление временем Расставляйте приоритеты задач и проектов для соблюдения строгих сроков, оставаясь при этом максимально продуктивными.
Исследования Знайте, где можно быстро найти релевантную ценную информацию, чтобы дать точный ответ клиенту или помочь вашему отделу сначала отсортировать необработанные данные и представить им информационные сводки по рассматриваемой теме.
Решение проблем Решение проблем – это образ мышления, требующий аналитических, творческих и критических навыков. Ваши способности решать проблемы будут важны для вашего отдела, потому что вы можете быстро находить решения и эффективно решать проблемы, чтобы обеспечить бесперебойную работу офиса.
Навыки общения На должности секретаря вы будете постоянно общаться с другими людьми либо лицом к лицу, либо по телефону или электронной почте.Отличное письменное и устное общение обеспечит вам комфортное профессиональное и вежливое общение с людьми на всех корпоративных уровнях.
Заметка Взятие Вы будете нести ответственность за быстрое и точное ведение протоколов и заметок, их расшифровку и последующую передачу соответствующим заинтересованным сторонам в понятной форме. Знание стенографии является плюсом наряду с программным обеспечением для расшифровки аудио.
Самомотивация Демонстрация позитивного отношения и инициативы, позволяющая хорошо выполнять свою работу без постоянного надзора, является плюсом.
Работа в команде Секретари, обладающие интуицией, обладающие личными навыками улавливания динамики команды, зная, когда слушать, а когда давать совет, незаменимы для отдела.

Все об инструментах и ​​технологиях

Прошли времена пишущих машинок, маленьких черных книжек и заметок в жизни секретарши. Если вы знакомы с административным программным обеспечением и цифровыми инструментами, не забудьте выделить их в своем резюме

.
  • Учет времени: Time Doctor Asana, Basecamp, GitHub, Salesforce, Teamwork, Trello, Zendesk,
  • Общий доступ к файлам / хранилище: Google Apps, Huddle, DropBox, 15Five, pCloud
  • Управление социальными сетями: Buffer, Meet Edgar, Canva, DrumUp, PostPlanner
  • Планирование: Doodle World Time Buddy, Float
  • Программное обеспечение для совещаний: EzTalks, Join.я, UberConference, Brosix
  • Факс: HelloFax, Gotofax
  • Корректура / Редактирование: Grammarly, ProWriter, Hemingway, White Smoke

Краткая информация о карьере секретаря

Цели резюме – старая школа. Потенциальных работодателей не интересуют ваши личные карьерные цели; они хотят знать об основных компетенциях, ценных навыках и значительных достижениях.

Держите краткое и конкретное описание своей карьеры.Думайте об этом как о полуминутном предложении о работе. Они хотят сразу увидеть, что вы можете выполнять несколько задач одновременно и предоставлять отличные услуги поддержки менеджерам, сотрудникам и клиентам, решать проблемы и набирать точную корреспонденцию.

Начните карьеру с вашего многолетнего опыта работы в отрасли и одной или двух основных выполняемых вами обязанностей. Используйте цель работы (обычно это первый абзац описания вакансии) как руководство по созданию резонанса между вашим резюме и объявлением о вакансии.

Во-вторых, включите предложение о выдающихся качествах, которыми вы обладаете, которые увеличивают ценность бизнес-отдела. Менеджеру по найму будет интересно узнать, есть ли у вас «сильные канцелярские навыки, ориентированность на людей, отличные способности к многозадачности и профессионализм в решении сложных ситуаций». Важно отметить, что эти качества должны быть подтверждены примерами из раздела о профессиональном опыте, чтобы укрепить ваше сообщение.

Карьера Секретаря Краткие примеры:

Сводный пример 1

Квалифицированный и преданный своему делу профессионал-секретарь со сложными знаниями процедур управления офисом.Владеет последними версиями MS Office Suite и другими платформами офисного администрирования. Имеет квалификацию сертифицированного профессионального помощника (CPA). Специалист по обслуживанию крупных бизнес-подразделений до 100 сотрудников.

Сводный пример 2

Надежный и трудолюбивый секретарь по правовым вопросам с более чем десятилетним опытом работы в признанной юридической практике. Доказанная способность составлять сложную юридическую документацию и повестки от имени Управляющих партнеров.В настоящее время имеет пара-юридический диплом и владеет программными приложениями для короткого почерка и расшифровки аудиозаписей.

Сводный пример 3

Восторженный и динамичный секретарь с четырехлетним опытом работы в частной больнице. Превосходно согласовывает приемы пациентов с врачебным кабинетом и профессионалом в обработке запросов на оплату и требований по страхованию здоровья. В настоящее время проходит квалификацию специалиста по управлению проектами (PMP).

Описание работы секретаря, обязанности и примеры обязанностей

Потенциальный работодатель ожидает увидеть конкретные основные обязанности и навыки в резюме секретаря. Приведем несколько примеров достойных внимания обязанностей секретаря в различных промышленных условиях.

Генеральный секретарь для среднего / высшего руководства может:

  • Отвечает за встречу и приветствие клиентов, направление их в соответствующие залы заседаний и организацию напитков
  • Управление загрузкой и обновлением файлов клиентов
  • Поддерживать файловую систему и категоризировать клиентов в алфавитном порядке и создавать ассоциации с соответствующим менеджером, типом бизнеса и стоимостью выставления счетов
  • Первое контактное лицо для всей входящей и исходящей почты, а также для телефонных запросов
  • Ответственный за ведение протоколов во время встреч и последующее составление служебных записок для распространения среди заинтересованных сторон
  • Отвечать на запросы и жалобы от имени руководителей и старших сотрудников
  • Подготовить соответствующие письма, предложения и документацию компании по заранее утвержденным шаблонам
  • Отвечает за все офисное оборудование, такое как сканеры, копировальные аппараты и принтеры
  • Выполнять поручения и выполнять общие канцелярские задачи, такие как корректура организации поездок и ведение календаря для всех сотрудников отдела

Корпоративный секретарь может:

  • Внедрить системы учета
  • Составление отчетов для совета директоров и повесток дня ежегодных собраний акционеров
  • Отвечает за соответствие корпоративным документам компании, таким как регистрации, переписка с акционерами, уведомления доверенных лиц, раскрытие информации и дополнения к контрактам
  • Будьте в курсе всех законов штата, постановлений комиссии по безопасности и обмену, а также федерального законодательства, касающегося руководства деловой деятельностью компании
  • Подготовка и планирование ежеквартальных заседаний совета директоров и протоколирование этих заседаний совета директоров, а также годового собрания акционеров
  • Консультировать совет директоров относительно их ролей и обязанностей, связанных с корпоративным управлением
  • Отвечает за ориентацию, обучение и подготовку новых директоров, а также за подготовку соответствующих пакетов документации для комитетов по аудиту

Медицинский секретарь может:

  • Проверять входящие звонки и принимать сообщения от имени врачей и администраторов здравоохранения
  • Записывайтесь на приемы пациентов к врачам, радиологам и сонарам
  • Управление календарями врачей, физиотерапевтов и хирургов
  • Напишите письма-направления для утверждения врачами другим поставщикам медицинских услуг и управляйте логистикой, связанной с компьютерной томографией, МРТ, рентгеном, лабораторными тестами и сеансами физиотерапии
  • Подготовка медицинских отчетов и резюме на основе историй болезни пациентов, оперативных записей, рукописей и корреспонденции
  • Вести записи пациентов и организовать соответствующие системы регистрации
  • Отвечает за прямое выставление счетов пациентам и страховым компаниям, мониторинг дебиторской задолженности, инициирование звонков на инкассо и уведомления

Юридический секретарь может:

  • Написать, записать, расшифровать и вычитать юридическую документацию
  • Ответственный за хранение, систематизацию, сканирование, копирование и отправку по факсу юридических документов
  • Запланировать слушания, судебные показания и встречи с клиентами
  • Организация поездок управляющих партнеров, адвокатов и следователей
  • Обработка счетов-фактур от продавцов и поставщиков
  • Подать документы в суд в установленный срок
  • Поддерживайте прямую связь с адвокатами, административным персоналом, сотрудниками зала суда, клиентами, свидетелями-экспертами и коммерческими поставщиками.
  • Обучить новых помощников юриста правилам регистрации и подачи документов в зал суда

Подчеркните свои достижения

Раздел достижений и достижений имеет первостепенное значение для того, чтобы попасть в краткий список заявок. Вы можете либо включить свои достижения в отдельный раздел своего резюме, либо добавить их в описания должностей, добавив один ключевой фактор «вау» к каждой должности, которую вы выполняли.

Ваша цель – подумать о том, что отличает вас от других, чем вы больше всего гордитесь или чего добились на своих предыдущих должностях. Не забывай цифры. Спросите себя: «Сколько?» «Сколько? Как быстро? и как часто? » вопросов. Затем включите эти ответы в свои заявления о достижениях в качестве меры количественной оценки.

Пример отчета о выполнении:

– Успешно спроектирована и внедрена цифровая база данных информации о клиентах и ​​перенесено более 1000 профилей клиентов из бумажных файлов в электронные данные, сокращая время поиска информации на 80%

– Точно отслеживала, загружала и обновляла несколько бизнес-аккаунтов с нулевым процентом ошибок, достигнутым за время работы в компании, и создала автоматизированную систему уведомлений, чтобы поздравить клиентов с их днями рождения и отправить добрые пожелания во время особых праздников.

– Инструментальный участник системы инвентаризации канцелярских товаров, который стандартизировал закупки и заказы офисного оборудования и мебели для всех 15 филиалов, что привело к оптовым скидкам от 15% до 20%.

Секретарь отдела образования

Раздел «Образование» составляет основную часть вашего резюме, независимо от того, есть у вас степень или нет. В настоящее время у секретарей есть доступ к многочисленным онлайн-курсам, семинарам, а также к дипломам или сертификатам, которые позволяют им карьерный рост и обучение.

Укажите свое последипломное образование, указав дату начала и дату завершения для дипломов, младших ученых степеней и степеней бакалавра (для курсов вы можете просто указать дату завершения). Далее следует полное название квалификации, учебное заведение, город, за которым следует сокращенное название штата. Аналогичным образом укажите данные своего аттестата о среднем образовании, но только если у вас менее пяти лет опыта работы.

Вот несколько примеров резюме секретаря с точки зрения образования:

2018 – Текущая степень бакалавра делового администрирования, Университет Билоа, онлайн

2016 г. – сертифицированный офисный помощник, Международная ассоциация административных специалистов (IAAP), Миннеаполис.MI

(2013 г. – сертифицированный специалист по управлению проектами, Project Management Institute PMP), Даллас, Техас

2010 – Сертифицированный административный специалист (CAP), Международная ассоциация административных специалистов (IAAP), Колумбия, MO

2009 – Курс клавиатуры и обработки текста, Microsoft Online

2008 – Курс английского языка для бизнеса, Udemy, онлайн

2007 – Курс транскрипции, Центральный колледж штата Нью-Мексико

Что писать в разделе о навыках резюме секретаря

Секретарская сфера требует определенных жестких (основных) навыков, также называемых техническими навыками.Однако работодатели также обращают внимание на межличностные навыки или личные навыки. Это черты личности или особенности, которые указывают на вашу пригодность в качестве секретаря. Обязательно включите их в свое резюме и в свои заявления о достижениях.

Примеры технических навыков

  • Уровень образования : Секретарям обычно не нужно иметь дипломов (кроме корпоративных секретарей, где степень бакалавра является обязательной). С учетом сказанного, любое повышение квалификации повысит ваши шансы на получение работы.Поэтому не забудьте перечислить все соответствующие внутренние тренинги, дипломы, короткие курсы или семинары, которые вы прошли.
  • Technical Aptitude : Написание, корректура, отчетность, проверка вызовов, создание ответов, устное общение, управление временем, критическое мышление, принятие решений, офисное администрирование, скорость набора текста, рукописный текст, расшифровка аудио, программное обеспечение для обработки текстов, программное обеспечение для презентаций , Управление календарем, Офисное оборудование, Копирование, Отправка факсов, Сканирование, Таблицы, Ввод данных, Ведение базы данных, Записки, Исследования, Написание отчетов, Организация мероприятий, Заказ канцелярских принадлежностей, Покупка офисной мебели p
Лист мягких навыков
Точный Уважительный Честный
С энтузиазмом Командный игрок Информативный
Дружелюбный Энергетический Дипломатический
Доступный Красноречивый Организованный
Полезный Ухоженный Спокойный
Связь Надежный Независимый
Целеустремленность Надежность Рабочая этика
Отношения с клиентами Пунктуально Гибкие
Дипломатический Многозадачный Дискретный
Квалификация / сертификаты, связанные с секретарями
Диплом по медицинскому администрированию
Курс офисных информационных технологий
Диплом по ведению делопроизводства
CAP – Сертифицированный специалист по административным вопросам Курс исполнительного секретаря Диплом младшего сотрудника административного офиса
Сертифицированный помощник по управлению проектами Курс транскрипции Сертифицированный офисный помощник
Онлайн-сертификат о высшем образовании в области управления исследованиями Диплом младшего специалиста в области офисных систем и управления Сертифицированный виртуальный помощник (CVA)
Глаголы действия для резюме секретаря
Приветствие Знакомство Помощь
Прослушивание Помощь Подготовка
Ответ Планирование Заказ
Создание Бронирование Представление
Проверка Привлечение Организация
Разрешение Вовлечение Общение
Профессиональная информация для секретарей

Секторы : Различный
Тип карьеры : Администрация, Поддержка, Бэк-офис, Канцелярская служба, Переписка
Тип человека : Администратор, Организатор, Планировщик, Коммуникатор, Представитель
Уровни образования: Диплом об окончании средней школы Дипломы
Заработная плата : Генеральный секретарь от 34 566 до 43 756 долларов.Юридический секретарь от 35 785 до 45 345 долларов. Юридический секретарь от 58 197 до 74 613 долларов, корпоративный секретарь от 165 519 до 257 121 долларов
(* Salary.com)
Рынок труда : прогнозируемое снижение на 5% в период с 2016 по 2026 год (* bls.gov)
Организации : без ограничений

Скачать шаблоны резюме секретаря в PDF


Шаблон резюме секретаря (0) .PDF

Создайте свое резюме

Шаблон резюме секретаря (1) .PDF

Создайте свое резюме

Шаблон резюме секретаря

(2).PDF

Создайте свое резюме

Шаблон резюме секретаря (3) .PDF

Создайте свое резюме

Шаблон резюме секретаря (4) .PDF

Создайте свое резюме

Шаблон резюме секретаря (5) .PDF

Создайте свое резюме

Шаблон резюме секретаря (6) .PDF

Создайте свое резюме

Шаблон резюме секретаря (7) .PDF

Создайте свое резюме

Шаблон резюме секретаря

(8).PDF

Создайте свое резюме

Шаблон резюме секретаря (9) .PDF

Создайте свое резюме

Шаблон резюме секретаря (10) .PDF

Создайте свое резюме

Шаблон резюме секретаря (11) .PDF

Создайте свое резюме

Общие сведения об управлении файловой системой в качестве генерального секретаря

Когда вы будете генеральным секретарем, у вас появятся файлы, которые нужно каким-то образом управлять.Создавая системы, которые работают с файлами, которые вам нужны, и файлами, которые вы создали для определенных задач, вы позволите всей компании иметь доступ к документам, когда это необходимо, даже после того, как вы покинете свою должность.

Системы хранения бумаги

Несмотря на то, что формат электронной системы хранения документов продолжает расти в использовании и повышать эффективность, это не исключает необходимости использования бумажных систем хранения.

Бумажные файлы позволяют:

  • Печатные копии важных файлов. Если кому-то понадобится копия файла, она будет легко доступна в картотеке на территории.
  • Легкодоступная система. К бумажной системе хранения документов проще получить доступ, потому что каждый в компании может получить к ней доступ, даже если вы не можете найти документ.
  • Дополнительная система на случай отказа электронных систем. В случае, если невозможно получить доступ к электронной системе или электронная система хранения случайно удаляет файл, резервной копией будет бумажная система.

В зависимости от задач вашей должности в качестве генерального секретаря вы будете подавать документы на бумаге различными способами:

  • по предмету или категории;
  • по дате;
  • по номерам, таким как номера медицинских карт, номера счетов и т. Д .;
  • по алфавиту.

В системе хранения бумажных документов может быть полезно использовать одну и ту же систему повсюду, что упрощает обучение людей тому, где искать определенные файлы.В то же время может возникнуть необходимость в разных системах хранения для разных типов документов, разных отделов и т. Д.

Если вы переходите на должность генерального секретаря, то, возможно, система регистрации уже существует. В этом случае, поскольку ваша роль заключается в повышении эффективности работы, это может помочь отметить любые проблемы, которые могут возникнуть с текущей системой, и предложить улучшения.

Электронные архивные системы

Если вы являетесь частью компании, сотрудники которой находятся в разных условиях за пределами офиса, или когда у вас есть сотрудники, которым требуется доступ к файлам, когда они находятся в дороге или в разных часовых поясах, электронная архивация может оказаться полезной.

Некоторые простые системы для регистрации и хранения документов включают:

  • Документы Google;
  • Dropbox;
  • Системы резервного копирования, такие как MozyPro и Carbonite.

Вы можете разместить электронные копии ваших файлов в этих системах и сделать их резервные копии, чтобы они не были случайно потеряны. Вы также можете предоставить доступ к файлам, чтобы редактировать их по мере необходимости.

Ключ к эффективному использованию электронных систем регистрации включает:

  • Стандартные имена файлов. Когда все в компании именуют файлы одинаково, становится легче найти нужные файлы.
  • Созданные папки и подпапки. Также может быть полезно иметь папки с файлами определенных типов, а также подпапки для дальнейшей классификации файлов. Кроме того, разные отделы могут захотеть иметь большие папки, в которых они могут найти определенные файлы.
  • Регулярно увеличивайте место для хранения. Поскольку в электронных системах хранения имеется ровно столько места, сколько вы заказываете, вам необходимо проверить ограничения системы хранения, чтобы убедиться, что места больше.

Единственная хитрость с электронными файловыми системами состоит в том, что в файловую систему можно легко поместить все, даже ненужные документы. Когда это кажется так, может помочь наличие документов, которые вам нужны лично, на жестком диске вашего компьютера.

Сохраняя на жесткий диск те вещи, которые вы регулярно используете, вы можете быстро получить доступ к этим файлам, и любой человек, вступающий в вашу роль, также сможет их найти.


Как создать эффективную файловую систему

Эффективная система подачи документов определяется определенным набором правил:

  • Создавайте понятные имена файлов, папок и подпапок.
  • Узнайте, как люди ищут файлы.
  • Расставьте приоритеты для более важных файлов.
  • Защитите безопасность файлов.

Как уже говорилось, когда имена файлов совпадают, становится ясно, какие типы файлов хранятся и где они могут быть расположены.

Также может быть хорошей практикой узнать, как люди ищут файлы, когда ищут их самостоятельно. Спросите у разных людей и отделов, которых вы поддерживаете, предложения о том, как организовать их файлы эффективным образом.

Поскольку есть определенные файлы, которые необходимо быстро найти, например файлы, связанные с клиентами, убедитесь, что существует способ хранения этих файлов, чтобы к ним было легко получить доступ в любое время дня.

Наконец, хотя безопасность не кажется эффективным процессом, если вы ищете файл, а он внезапно пропадает, это может замедлить ваш рабочий процесс. Найдите способы резервного копирования файлов в системе и способы гарантировать, что только люди с правильным названием могут получить доступ к этим файлам.В этом отношении может помочь наличие защищенных паролем файлов и папок.

Таким образом, никто, кому не разрешено просматривать файлы, не получит доступа.

Сводка

Создание эффективной файловой системы может помочь оптимизировать повседневные процессы, а также помочь удовлетворить потребности сотрудников и клиентов. Когда человеку нужен файл, он знает, где его искать.

Таблицы

У генерального секретаря в любой момент времени на столе будет много информации.Хотя вы можете полагать, что у вас достаточно ума и памяти, чтобы запоминать определенные факты, чем больше времени вы проводите в растущей компании, тем больше вам потребуется для сбора этой информации эффективным и организованным способом.

Вот почему многие офисы используют электронные таблицы и программы для работы с электронными таблицами. В большинстве случаев вы будете заниматься бизнесом с этими таблицами уже нетронутыми, но если вы не уверены, что с ними делать, вот краткий раздел, который позволит вам лучше понять причины, по которым вы используете электронные таблицы, и как используйте их эффективно, и какие программы вы, возможно, захотите использовать в течение своего времени в качестве секретаря.

Сбор данных

Прежде чем вы сможете приступить к работе с большинством электронных таблиц, вам необходимо иметь данные, легко доступные для ввода. Эти данные могут включать:

  • информация для клиентов;
  • информация о продажах;
  • информация о пациенте: адреса, номера телефонов, адреса электронной почты и т.д .;
  • данных исследования.

То, что вы будете компилировать, – это все, что вам может понадобиться просмотреть позже, что может быть организовано осмысленным образом.Подумайте о последнем наборе приглашений, которые вы должны были разослать своим друзьям. У вас была адресная книга, в которую вы поместили эту информацию. В адресной книге были четко определены области, в которые вы должны были ввести информацию; электронная таблица работает примерно так же.

Сначала вам нужно выяснить, какие данные вам нужны и зачем они вам нужны. Это поможет вам узнать больше о типах данных, на которые следует обращать внимание, продолжая работать генеральным секретарем.

Поговорите с руководством, а также с другими секретарями, чтобы узнать, какие точки данных должны быть частью вашей повседневной системы ввода данных и как вы могли бы собирать эти данные.

Вы можете собирать данные по:

  • с отправленными вам данными;
  • обращаются в отделы для сбора данных;
  • с использованием программ, собирающих данные;
  • извлечение данных из определенных программ;
  • смотрит на документы;
  • разговаривает с клиентами, пациентами или клиентами.

В каждом из этих случаев вам нужно сосредоточиться на наиболее важных частях данных. Сначала вы можете захотеть собрать больше данных, чем вам нужно, просто чтобы убедиться, что у вас есть все необходимые данные.

Со временем вы найдете самое важное и сделаете этот процесс сбора более эффективным.

Прямо сейчас вы можете подумать о том, от кого вам нужно получать данные, какие данные вам нужно получить и как вы можете хранить их таким образом, чтобы это было полезно для вас.

Часто вы можете получать данные из разных источников, поэтому лучше иметь несколько разных систем.

  • Входящие: Вы можете создать почтовый ящик на вашем столе или за дверью, где другие могут добавлять информацию, которую вы можете включить в электронную таблицу.
  • Электронная почта: Вы также можете запросить, чтобы информация была отправлена ​​вам по электронной почте, где она затем может быть сохранена в отдельных папках для последующего просмотра.
  • Папки с файлами на рабочем столе: Если у вас есть документы, которые вы получаете по электронной почте, их можно хранить в помеченных папках с файлами на рабочем столе компьютера.
  • Заметки, которые вы храните в специальной папке или записной книжке: Когда вы собираете данные во время телефонных звонков, может быть целесообразно записать их в одном конкретном месте, чтобы их можно было легко найти и использовать.
Со временем вы найдете систему сбора данных, которая лучше всего подходит для вас, поэтому попробуйте несколько разных методов, чтобы увидеть, что кажется более полезным в ваших повседневных обязанностях.

Ввод данных

Когда у вас есть необходимая информация, пора собрать ее в электронную таблицу. В электронной таблице вы найдете столбцы и строки, в которые вы можете помещать данные.

Вы сможете создавать строки, которые имеют смысл для данных, которые вы собираете, и строки этих данных.

Например, если вы вернетесь к примеру со списком приглашений в верхней части программы для работы с электронными таблицами, вы можете включить следующие столбцы:

  • Имя
  • Адрес
  • Телефон
  • Электронный адрес

Затем, ниже, вы можете ввести данные, чтобы их было легко прочитать и легко найти в будущем. Сохраните табличный документ, и он будет у вас под рукой для использования или на тот случай, когда вам потребуется обновить неверную или отсутствующую информацию.

Дело не в том, что ввод данных настолько сложен, насколько это может быть сложно, когда у вас много данных для сбора.

Есть несколько приемов, которые можно использовать, чтобы сделать процесс ввода данных более плавным:

  • Уберите все, что отвлекает. Когда вы выполняете ввод данных в качестве генерального секретаря, важно, чтобы вы убрали все, что отвлекает от вашего окружения. Поскольку запомнить, где вы находитесь на графике, может быть сложно, вам нужно быть максимально сосредоточенным.
  • Собирайте и систематизируйте данные. По мере сбора данных старайтесь собирать их таким образом, чтобы улучшить ввод данных. Например, у вас может быть куча для разных типов данных. Или у вас могут быть все данные в формах, которые легко читать, поскольку они имеют один и тот же формат.
  • Сначала работайте медленно . Вначале, когда вы привыкнете к настройке электронной таблицы, не торопитесь, чтобы ввести информацию. Посмотрите на работу и убедитесь, что вы размещаете информацию в нужных столбцах и строках.
  • Найдите повторяющуюся информацию. Если есть определенные фрагменты информации, которые совпадают, используйте функции вырезания и вставки или копирования и вставки в вашей программе для работы с электронными таблицами, чтобы ускорить процесс. Таким образом, вы можете добавлять повторяющуюся информацию сразу несколько раз.
  • Проверяйте свою работу на ходу. Каждые несколько минут проверяйте, попадают ли данные в нужные места.
  • Сохраните свою работу. Каждый раз, когда вы проверяете свою работу, сохраняйте ее.Вы не хотите потерять работу, которую вы уже вложили в проект.

С вводом данных вы попадете в ритм работы, даже если у вас много работы. Если вы настроите систему полностью, вы обнаружите, что правильный ввод данных позволит вам тратить меньше времени на обновление записей с течением времени.

Базовые программы для работы с электронными таблицами

Хотя существует несколько специализированных программ для работы с электронными таблицами, которые могут вам понадобиться, есть несколько программ, которые, скорее всего, будут частью вашей работы генеральным секретарем:

  • Excel;
  • Таблицы Google;
  • Открытый офис;
  • номера;
  • Lotus;
  • Quattro.

Все эти программы имеют собственные системы управления данными, когда вы вводите их в графики. Кроме того, со временем и обучением вы сможете узнать больше о том, как управлять данными для создания презентаций и других типов документов.

Например, с помощью Excel вы можете создавать диаграммы и дополнительные рисунки, которые визуально показывают, что представляют данные. Это может быть неправильным использованием некоторых данных, таких как контактная информация, но может позволить вам представить данные о продажах, если это входит в вашу роль.

В программах для работы с электронными таблицами также следует помнить о том, что вы хотите разрешить дополнительные правки и изменения. В конце каждой строки держите столбец открытым, чтобы можно было делать заметки для себя или для других, кто будет просматривать документ.

При этом вы создадите динамическую электронную таблицу, которая по-прежнему будет полезна для всех, кто имеет к ней доступ.

Сводка

При создании электронных таблиц главное – определить, что вам нужно организовать, какие данные нужно собирать, как они должны быть организованы и как обеспечить максимальную точность ввода данных.

12 основных обязанностей секретаря | Indeed.com

Иногда секретарь может взять на себя больше обязанностей, чем просто отвечать на телефонные звонки и получать сообщения. Секретарши также могут полагаться на различные навыки, которые помогут им добиться успеха в своей работе. Часто секретари могут быть лицами, ответственными за обеспечение бесперебойной работы офиса и операций.

В этой статье мы обсудим общие обязанности секретаря, а также некоторые дополнительные обязанности, которые секретарь может выполнять в рамках своей работы.

Кто такой секретарь?

Секретарь – это административный специалист, играющий важную роль в бизнесе и других организационных средах. Как правило, секретари – это люди, которые выполняют и организуют офисные задачи, внедряют процедуры и выполняют дополнительные административные обязанности, в зависимости от характера их работы. Например, административные задачи, за которые отвечает секретарь, могут различаться в разных отраслях, таких как право, частные компании и государственные учреждения.Тем не менее, секретарь может отвечать за несколько общих обязанностей, которые могут включать:

  • Работа в качестве регистратора для приветствия клиентов, клиентов и посетителей
  • Ответ и направление телефонных звонков
  • Организация документов и оформление документов, а также ведение файловой системы
  • Помощь руководителям и персоналу в проектах и ​​задачах компании

Хотя эти обязанности часто требуются для секретарской работы, основные обязанности, которые секретарь может выполнять в своей работе, могут включать в себя больше административных задач, в зависимости от того, где они работают.

Связано: Узнайте о том, как стать секретарем

Обязанности и ответственность секретаря

Обязанности секретаря могут варьироваться в зависимости от того, где они работают, и иногда секретари превышают свои должностные требования.

  1. Ответ на телефонные звонки и их направление
  2. Организация и рассылка сообщений
  3. Ведение расписания компании
  4. Организация документов и файлов
  5. Приветствие бизнес-клиентов и гостей
  6. Документирование финансовой информации
  7. Обслуживание и заказ канцелярских товаров
  8. Планирование встреч и конференций
  9. Помощь руководителям в выполнении задач проекта
  10. Руководящий персонал и новые сотрудники
  11. Координация с другими организациями
  12. Выполнение административных процедур

1.Ответ на телефонные звонки и их направление

Секретарши могут отвечать за то, чтобы отвечать на телефонные линии офиса и направлять каждый звонок соответствующему лицу. Часто секретари – это люди, которые обрабатывают звонки с приглашением, звонки клиентов и прием сообщений. Например, юридический секретарь может регулярно принимать звонки от клиентов по поводу рассмотрения дел или другой информации, и они должны иметь возможность направлять каждый звонок клиента соответствующему адвокату, а также принимать и распространять другие сообщения и корреспонденцию.Секретарю также может потребоваться опыт в различении срочного и менее важного сообщения.

2. Организация и распространение сообщений

Другой важной задачей, которую обычно могут выполнять секретари, является организация и распространение служебных записок, заметок, сообщений и других письменных сообщений. Кроме того, секретари могут обладать исключительными коммуникативными и аналитическими навыками, чтобы выполнять подобные коммуникативные задачи. Например, от исполнительного секретаря, который работает на генерального директора крупной технологической корпорации, можно ожидать, что он будет организовывать и распространять различные сообщения или памятки, чтобы передавать своему генеральному директору только самые срочные сообщения.Срочное сообщение может относиться к изменению контракта с клиентом, и исполнительный секретарь должен уметь быстро и эффективно общаться при передаче сообщений.

Подробнее: Узнайте о том, как стать исполнительным секретарем

3. Ведение расписания компании

Секретари также обычно отвечают за ведение расписаний и повесток дня профессионалов в своих компаниях. Например, секретарь крупной маркетинговой фирмы может организовать рабочие расписания для каждого из отделов компании, а также повестку дня руководителей, назначив встречи с клиентами, поставщиками и акционерами.Секретарями также могут быть люди, которые следят за сотрудниками с помощью напоминаний и предупреждений о предстоящих конференциях или встречах.

4. Организация документов и файлов

Организация документов, записей и файлов – еще одна важная задача, которую должны выполнять секретари. Например, медицинский секретарь обычно может отвечать за ведение системы регистрации медицинских карт пациентов, отчетов о расходах на предметы медицинского назначения и лекарства, процедурной документации и других важных документов.Часто документы, файлы и другие записи компании хранятся в компьютерной базе данных, и часто можно ожидать, что секретари обладают техническими навыками, необходимыми для использования этих типов файловых систем.

5. Приветствие бизнес-клиентов и гостей

Секретари могут также выполнять обязанности администратора в дополнение к своим административным обязанностям. Например, исполнительный помощник может выступать в качестве регистратора, чтобы приветствовать клиентов, которые прибывают на конференции или встречи, и может быть человеком, который помогает посетителям устроиться, приносит прохладительные напитки, делает заметки во время встреч с клиентами и обычно работает для поддержания профессионализма и в целом. имидж бренда своей компании при приветствии и направлении посетителей.

6. Документирование финансовой информации

Другой важной задачей, которую могут взять на себя секретари, является документирование расходов, доходов и другой финансовой информации. Например, секретарь в корпорации продаж может нести ответственность за документирование выручки и продаж из отчетов группы продаж, а также за расходы и операционные затраты компании. Затем секретарь может использовать программное обеспечение для работы с электронными таблицами, чтобы систематизировать финансовые данные в конкретные финансовые отчеты, которые генеральный директор компании может проанализировать и утвердить.

7. Обслуживание и заказ канцелярских принадлежностей

Секретари также могут быть лицами, ответственными за ведение инвентарного учета и поддержание канцелярских принадлежностей. Секретарь также может отвечать за размещение заказов на заканчивающиеся расходные материалы. Например, офисный администратор может составлять ежемесячную электронную таблицу, чтобы вести постоянный учет количества расходных материалов, таких как копировальная бумага, тонер, ручки, папки для хранения документов и другие расходные материалы, чтобы отслеживать, какие расходные материалы необходимы и какие расходные материалы имеются в достаточном количестве.

8. Организация и проведение собраний

Наряду с планированием собраний и конференций секретари могут также брать на себя ответственность за организацию и проведение собраний. Например, исполнительный секретарь генерального директора розничной корпорации может организовать встречу с дизайнерами одежды, модными брендами или другими профессионалами отрасли. Затем секретарь может проводить встречу, обсуждая важные моменты конференции и делая записи для генерального директора и других лиц, принимающих решения в компании.Секретари могут быть жизненно важными членами команды при выполнении таких задач, поскольку руководители, директора и другие профессионалы высокого уровня иногда могут быть недоступны в аналогичных обстоятельствах.

Связано: Административные навыки: определение и примеры для вашей карьеры

9. Помощь руководителям в выполнении проектных задач

Иногда секретарь может оказаться неоценимым помощником своего руководителя в выполнении небольших задач в рамках более крупных проектов.Например, секретарь ведущего директора по маркетингу может помочь в организации отчетов, печати документов или подготовке презентации. Из-за разнообразия задач, которые может выполнять секретарь, этот тип профессионалов должен обладать широким спектром мягких и жестких навыков, чтобы преуспеть в этой должности.

10. Руководящий персонал и новые сотрудники

Секретари также могут быть наставниками, которые работают с персоналом при внедрении процедур и при обучении новых сотрудников. Благодаря своим знаниям и опыту работы со своими компаниями, многие секретари помогают руководить персоналом и новым сотрудникам в развитии их навыков, следовании протоколу компании и изучению общей среды компании.Например, секретарь по правовым вопросам может взять на себя наставничество недавно нанятого помощника юриста и показать им, как использовать компьютер фирмы и файловые системы, как организовать работу с делами и документы в соответствии с политикой и методами, которые персонал использует для выполнения задач и работы с клиентами.

11. Координация с другими организациями

Секретари также работают для координации и установления отношений с другими предприятиями и организациями. Например, секретарь инженерной фирмы может быть связующим звеном с подрядчиками, проектировщиками и другими инженерными организациями для организации конференций, закупки ресурсов или установления деловых партнерских отношений.

12. Внедрение административных процедур

Секретари могут также играть роль в разработке и внедрении политик компании и различных административных процедур. Например, медицинский секретарь может разработать процедуру для документирования планов лечения пациента, которая включает в себя выполнение ряда шагов для документирования медицинской информации в базе данных. Затем секретарь может внедрить эту новую процедуру, обучая медсестер и персонал тому, как выполнять директивы политики.

Поскольку секретари могут выполнять множество различных задач и обязанностей, для секретарей может иметь решающее значение обладать широким спектром навыков, таких как административные навыки, коммуникативные навыки, навыки обслуживания клиентов, технические навыки, аналитические навыки и навыки решения проблем. Секретари могут также полагаться на лидерские качества при организации и руководстве офисным персоналом и процедурами.

Образцы резюме офисного секретаря | QwikResume

Резюме секретаря офиса

Цель: Секретарь офиса, менеджер офиса, клерк по счетам к оплате, дебиторской задолженности и заработной плате, специалист по бюджету.

Навыки: Microsoft, Windows, биллинг, медицинские записи, хранение, регистратор, медицинская терминология.

Описание:

  1. Работал в качестве помощника главного офиса, выполнял различные административные и канцелярские обязанности в поддержку организации.
  2. Выполнена поддержка автоматизации делопроизводства с использованием нескольких автоматизированных программ и программного обеспечения, таких как Word и Excel, для поддержки административной и канцелярской работы.
  3. Подготовил большое количество периодической и разовой корреспонденции, отчетов и других документов, а также просмотрел и завершил переписку / документы, подготовленные другими в рукописных или электронных черновиках.
  4. Рассмотрены и обработаны входящая и исходящая корреспонденция, материалы, положения и директивы.
  5. Установление и отслеживание сроков ожидания и доведение до сведения руководителя в случае конфликта.
  6. Отвечает за координацию работы офиса с другими офисами и организациями.
  7. Принимал телефонные звонки, приветствовал посетителей и выяснял характер звонков или посещений.

опыта

2-5 лет

Уровень

Младший

Образование

Диплом по общему образованию



Секретарь районного офиса Резюме

Резюме: Надежный и дружелюбный в любой рабочей среде.Я быстро учусь и осваиваю новые концепции и навыки. С энтузиазмом относятся к помощи клиентам и созданию приятных впечатлений от покупок. Оптимистичный и гибкий кассир с 2-летним опытом работы в розничной торговле. Управляемый и ориентированный на результат профессионал, ищущий позицию обслуживания клиентов в быстро меняющейся розничной среде.

Навыки: Microsoft Office.

Описание:

  1. Разработка электронных файловых систем и ведение электронных и бумажных файлов.
  2. Уход за стойкой регистрации и приемной в опрятном и организованном виде.
  3. Запланированные встречи и подготовленные конференц-залы.
  4. Распределение входящей почты правильным получателям по всему офису.
  5. Изготовление копий, отправка факсов и обработка всей входящей и исходящей корреспонденции.
  6. Размещал открытые вакансии на сайтах компании и в социальных сетях.
  7. Упорядоченные файлы, развернутые электронные таблицы, отправленные по факсу отчеты и отсканированные документы.
  8. Создавал еженедельные и ежемесячные отчеты и презентации.

опыта

7-10 лет

Уровень

Менеджмент

Образование

Диплом



Секретарь фронт-офиса Резюме

Резюме: Высокомотивированный профессионал с опытом работы в юридической, медицинской и пищевой промышленности. У меня исключительный уровень универсальности, полученный благодаря широкому спектру ответственности и прогрессивному авторитету в каждой из областей, в которых я работал. Выдающиеся навыки работы с людьми, хорошие компьютерные способности, с подтвержденным опытом определения приоритетов и одновременного выполнения нескольких задач одновременно.

Навыки: Регистратор, администрация офиса, главный офис.

Описание:

  1. Секретарь приемной, первое контактное лицо.
  2. Управлял различными офисными машинами, включая многолинейную телефонную систему, персональный компьютер, пишущую машинку, счетную машину, копировальный аппарат и факс.
  3. Выпущены и собраны различные формы, включая годовое членство, жалобу и запрос о правовой помощи.
  4. Оперативное и точное ведение базы данных по членству.
  5. Поддерживаемая файловая комната и график хранения записей.
  6. Обрабатывает как входящую, так и исходящую почту.
  7. Запланированная логистика и проведение общественных мероприятий и ежемесячных встреч для членов.

опыта

10+ лет

Уровень

Старший

Образование

Деловое администрирование


Резюме секретаря главного офиса

Заголовок: Специализированный поставщик медицинских услуг с опытом работы в качестве помощника врача и оказания волонтерской помощи пожилым людям и инвалидам.Дополнительный опыт работы офисным административным менеджером.

Навыки: Общение, двуязычие, чтение Compreshensoin, Microsoft Office.

Описание:

  1. Получает все предложенные контракты от других отделов.
  2. Поддерживает файлы отдела в офисе каждого поверенного, включая текущие контракты, юридические вопросы, административные и другие рабочие документы.
  3. Содержит заполненные файлы контрактов и другие файлы, связанные с юридическими вопросами, в файловой комнате.
  4. Готовит заказы на закупку, запросы на чеки, формы возмещения командировок и другие подобные ведомственные формы.
  5. Проверяет входящие звонки, факсы и корреспонденцию; выносит суждения и реагирует соответственно.
  6. Приветствует посетителей, определяет характер бизнеса и объявляет посетителей соответствующему персоналу, сохраняя профессиональное и вежливое поведение.
  7. Обслуживание и эксплуатация оргтехники, оборудования и компьютеров.
  8. Координирует техническое обслуживание и ремонт.

опыта

5-7 лет

Уровень

Консультант

Образование

Международный бизнес


Офисный секретарь II Резюме

Резюме: Компетентный начинающий с огромным опытом, ищущий интересную и полезную должность, которая позволит использовать мое обучение, опыт и максимизировать мой потенциал. Идеальное положение должно способствовать моему профессиональному и личному росту.

Навыки: Обслуживание клиентов, многозадачность, программы Microsoft ,.

Описание:

  1. Отвечайте на телефонные звонки и сообщайте вызывающим абонентам соответствующую информацию, принимайте сообщения или переводите вызовы соответствующим лицам.
  2. Приветствуйте посетителей и вызывающих абонентов, обрабатывайте их запросы и направляйте их соответствующим лицам в соответствии с их потребностями. Ведение расписания и календари событий.
  3. Планирование и подтверждение встреч для руководителей. Создание и обслуживание бумажных и электронных систем хранения записей, корреспонденции и других материалов.
  4. Собирать и распределять средства с кассовых счетов, а также вести учет поступлений и выплат.
  5. Управляйте системами электронной почты и координируйте поток информации как внутри компании, так и с другими организациями.
  6. Предоставление клиентам первоклассного обслуживания, такого как учетная информация. Эксплуатируйте офисное оборудование, такое как факсы, копировальные аппараты и телефонные системы, и используйте компьютеры для работы с электронными таблицами, текстовыми редакторами, управлением базами данных и другими приложениями.
  7. Учитель дошкольного образования Содействует изучению основных академических предметов (языкознание, математика, естественные науки, общественные науки и письмо), используя исследовательские, манипулятивные и практические занятия.
  8. Обеспечивает постоянную поддержку учащихся в развитии академических и социальных навыков.

опыта

10+ лет

Уровень

Старший

Образование

Младший младший медперсонал


Офисный секретарь III Резюме

Резюме: Управленческие обязанности, обработка наличных денег, обслуживание клиентов, управление запасами, оформление заказов и обработка пищевых продуктов.Также есть опыт работы в офисе для подачи документов, ответа на телефонные звонки, ввода данных и сбора счетов. Мне нравится работать в быстро меняющейся среде, использовать свой разум и узнавать новое.

Навыки: СООТВЕТСТВУЮЩИЕ НАВЫКИ: Компьютерная грамотность. Общий административный.

Описание:

  1. Выявлены недостатки и даны рекомендации по улучшению процессов.
  2. Управлял приемной, в том числе приветствовал посетителей и отвечал на телефонные и личные запросы информации.
  3. Заказал и распространил канцелярские товары с соблюдением фиксированного бюджета офиса.
  4. Сервер в столовой дома престарелых Bell Trace.
  5. Обслуживание обедов и ужинов для пожилых людей для 40+ клиентов с широким спектром диетических ограничений и ограничений аллергии.
  6. Отношения с клиентами: Получил наивысшие оценки за удовлетворенность клиентов.
  7. Установил долгосрочные отношения с клиентами, что увеличило количество повторных сделок.
  8. Поддерживает положительные впечатления от ужина для всех посетителей ресторана.

опыта

7-10 лет

Уровень

Менеджмент

Образование

Дошкольное образование


Офисный секретарь / Исполнительный секретарь Резюме

Цель: Возможность выразить, как мой набор навыков может способствовать успешному повседневному управлению вашей компанией. У меня 4 года опыта работы в сфере здравоохранения и юриспруденции и 8 лет в общем офисе и в сфере связей с общественностью.Также демонстрируя способность оказывать исключительную поддержку и обслуживание; для широкого круга сотрудников, клиентов и потребителей. У меня сильная рабочая этика, профессиональная манера поведения и большая инициатива.

Навыки: Медицинская терминология, офисное администрирование, сервер, администратор, Microsoft Office.

Описание:

  1. Управление повседневными офисными операциями и обслуживанием оборудования, подготовка папок и ведение точных записей для всех клиентов и сотрудников.
  2. Регулярное построение графиков в соответствии с политикой и процедурами агентства.
  3. Обеспечение эффективного обслуживания клиентов и сотрудников.
  4. Помощь во всех областях административной работы, включая ввод данных, обязанности регистратора, организацию файлов, исследования и разработки.
  5. Демонстрирует владение телефоном, электронной почтой, факсом и приемом на стойке регистрации в условиях большого количества посетителей.
  6. Подготовка ежемесячного отчета для записей, закрытие прекращенных записей, завершение окончательного аудита диаграмм и обеспечение того, чтобы вся документация была получена и сохранена.
  7. Улучшение организации офиса за счет составления квартальных отчетов для клиентов, ежегодных оценок сотрудников и отчетов о вакцинации, ежегодных напоминаний о повторной сертификации, систематизации диаграмм и отчетов с данными компании с использованием функций Microsoft Excel, Word и Office.
  8. Организуйте, запланируйте и координируйте все тренинги и встречи для персонала из 60+ сотрудников.

опыта

2-5 лет

Уровень

Младший

Образование

Свидетельство


Секретарь офиса / Резюме секретаря по кадрам

Цель: Находчивый и опытный офис-менеджер с обширным опытом работы в офисе и кадровой организации.Универсальный сотрудник, предлагающий административный опыт как в корпоративной, так и в некоммерческой офисной среде.

Навыки: Агентство недвижимости, Управление офисом, Microsoft Office, Quickbooks, Счета к оплате, Расчет заработной платы, Налоги на заработную плату, Налог с продаж.

Описание:

  1. Отвечайте на телефонные звонки и сообщайте информацию вызывающим абонентам, принимайте сообщения или переводите вызовы соответствующим лицам.
  2. Заполните формы в соответствии с процедурами компании.
  3. Составляйте, печатайте и распространяйте заметки о собраниях, обычную корреспонденцию и отчеты.
  4. Приветствуйте посетителей и звонящих, обрабатывайте их запросы и направляйте их к соответствующим лицам в соответствии с их потребностями.
  5. Рассылка информационных бюллетеней, рекламных материалов и другой информации.
  6. Ведение расписания и календарей событий.
  7. Делайте копии корреспонденции и других печатных материалов.
  8. Открывайте, читайте, направляйте и рассылайте входящую почту и другие материалы и готовьте ответы на обычные письма.

опыта

0–2 года

Уровень

Начальный уровень

Образование

Диплом


Резюме Генерального секретаря офиса

Цель: Помощь пациентам независимо от их ситуации. Я работал в педиатрии около 10 лет, поэтому имел дело с семьями с новорожденными, подростками и молодыми людьми.

Навыки: Microsoft Office, ввод данных, обслуживание клиентов.

Описание:

  1. Предоставляются годовые отчеты о деятельности, связанной с работой.
  2. Помощь бездомным, а также оказание основных услуг.
  3. Разработаны папки для поклонения для каждого воскресного служения.
  4. Участвовал во входящих и исходящих телефонных звонках и соответственно координировал соответствующие действия.
  5. Согласовано со всеми участниками для обеспечения выполнения всех задач.
  6. Ежемесячно модифицируется и обновляется церковный сайт.
  7. Изменен церковный рекламный щит ежедневно, чтобы отражать последние новости и обновления.

опыта

2-5 лет

Уровень

Представительский

Образование

Магистр наук


Секретарь офиса Я Резюме

Резюме: Чтобы получить постоянную должность в хорошо зарекомендовавшей себя компании, которая будет использовать мои сильные организаторские способности, образование, навыки межличностного общения, а также мою любовь к технологиям.Стремление набраться опыта и, по сути, стать активом для команды.

Навыки: Человек Человек, Быстро обучающийся, Отлично разбирается в технологиях, Опыт приема жизненно важных органов, уколов пальцами, внутривенного ухода и т. Д., Надежный, Преданный, Страстный.

Описание:

  1. Встреча и приветствие сотрудников, студентов, родителей и посетителей.
  2. Убедитесь, что офис велся профессионально.
  3. Ответили на телефонные звонки, сняли конфиденциальные сообщения, помогли администраторам с набором различной корреспонденции, назначением встреч.
  4. Ежедневный ввод данных о посещаемости в компьютер.
  5. Наблюдая за заменяющими учителями в классе.
  6. Выявление и выслушивание других проблем, таких как ученики, родители и персонал, и предоставление лучших советов в различных ситуациях.
  7. Убедился, что на стойке регистрации царит дружелюбная обстановка.
  8. Используемые навыки Обеспечение надлежащей посещаемости учащихся и ежедневного ввода в компьютер.

опыта

10+ лет

Уровень

Старший

Образование

Сотрудник по бизнесу / образованию


Офисный секретарь Ведущий резюме

Резюме: Преданный и целеустремленный человек, который преуспевает в расстановке приоритетов, одновременном выполнении нескольких задач и их выполнении для достижения целей проекта.Ищу роль повышенной ответственности и авторитета. Гибкий и трудолюбивый человек, стремящийся к успеху.

Навыки: Microsoft Office, обслуживание клиентов, коммуникация.

Описание:

  1. Управлял приемной, в том числе приветствовал посетителей и отвечал на телефонные и личные запросы информации.
  2. Запланированные встречи и подготовленные конференц-залы.
  3. Распределение входящей почты правильным получателям по всему офису.
  4. Изготовление копий, отправка факсов и обработка всей входящей и исходящей корреспонденции.
  5. Упорядоченные файлы, развернутые электронные таблицы, отправленные по факсу отчеты и отсканированные документы.
  6. Получено и проверено большое количество внутренних и внешних сообщений, включая электронную почту и почту.
  7. Создавал и поддерживал электронные таблицы с использованием расширенных функций и вычислений Excel для разработки отчетов и списков.
  8. Разработка электронных файловых систем и ведение электронных и бумажных файлов.

опыта

7-10 лет

Уровень

Менеджмент

Образование

Магистр наук


Резюме секретаря офиса

Задача: Помощник по административным вопросам, который отвечает на большое количество входящих звонков при личной работе с запросами клиентов и коллег. Гибкий и трудолюбивый, стремящийся к успеху. Многопрофильный, эффективный и надежный профессионал в области администрирования с более чем 10-летним опытом поддержки менеджеров в улучшении внутренних операций.Владеет всем стандартным программным обеспечением для офисных компьютеров.

Навыки: Microsoft Office, Тайм-менеджмент, Офисные машины, Обслуживание клиентов.

Описание:

  1. Управлял приемной, в том числе приветствовал посетителей и отвечал на телефонные и личные запросы информации.
  2. Служит центральным контактным лицом для всех внешних поставщиков.
  3. Распределение входящей почты правильным получателям по всему офису.
  4. Изготовление копий, отправка факсов и обработка всей входящей и исходящей корреспонденции.
  5. Упорядоченные файлы, развернутые электронные таблицы, отправленные по факсу отчеты и отсканированные документы.
  6. Управлял ежедневным календарем старшего директора компании.
  7. Управлял повседневной офисной работой и обслуживанием оргтехники.

опыта

0–2 года

Уровень

Начальный уровень

Образование

Бакалавр образования


Обязательная регистрация бизнеса для корпораций

В большинстве штатов также существуют постоянные требования к подаче документов в дополнение к требованиям к регистрации образования.Они могут значительно различаться в зависимости от штата. Однако некоторые из наиболее распространенных форм или необходимых юридических документов изложены ниже.

Многие штаты требуют, чтобы предприятия представляли годовые отчеты государственному секретарю. Годовые отчеты публично торгуемых корпораций могут быть обширными. Они включают ценную информацию, необходимую акционерам о финансовом состоянии корпорации, последних изменениях и будущих прогнозах относительно результатов деятельности. Однако эти отчеты часто не совпадают с теми, которые требует госсекретарь.

Требуемые годовые отчеты часто намного проще. Часто это простые формы, которые запрашивают информацию, такую ​​как обновления имени и контактной информации зарегистрированного агента, а также имена и адреса всех должностных лиц или директоров. Также может потребоваться информация о количестве акций в обращении и другая соответствующая информация. Некоторые штаты требуют, чтобы корпорации подали отчеты только раз в два года или периодически в соответствии с законодательством.

Если корпорация «становится публичной», то Комиссия по ценным бумагам и биржам предъявляет различные требования к подаче документов, которые должны быть выполнены.Эти требования часто значительно шире, чем требования, предъявляемые частной компанией.

Во многих штатах владельцам бизнеса разрешается подавать эти юридические формы полностью в электронном виде, в то время как в других может потребоваться распечатанная и подписанная форма. Непредставление этих требуемых отчетов может привести к административному роспуску корпорации, поэтому важно знать об этих требованиях к подаче документов и соблюдать их.

Проверить Государственные правила

Кроме того, если корпорация ведет бизнес в других штатах, могут существовать дополнительные регулярные требования к подаче документов.Важно проверить правила и положения в каждом штате, в котором корпорация ведет бизнес, чтобы убедиться, что они соответствуют всем требованиям.

Годовые отчеты могут потребоваться также для налоговых целей. Например, если компания производит или продает определенные виды продукции или работает в определенной отрасли, корпорации может потребоваться раскрыть информацию и уплатить отдельные налоги. Может потребоваться уплата акцизов, которые основываются на определенных экологических факторах, топливе, продаже или использовании определенных товаров, услуг связи и использовании воздушного транспорта.Обычно даже уникальные или необычные федеральные налоги по-прежнему будут регистрироваться вместе с обычными бизнес-налогами после окончания финансового года компании.

Важно проконсультироваться в вашем штате и районе относительно необходимых налоговых деклараций. Кроме того, предприятиям может потребоваться оплатить страхование по инвалидности, страхование по безработице и страхование компенсации работникам. Каждый из них может потребовать, чтобы бизнес также периодически представлял определенные доказательства страхования. Администрация малого бизнеса – хороший ресурс для тех предприятий, которые только начинают этот процесс.

В некоторых штатах требуется, чтобы компании сохраняли протоколы собраний, но им, возможно, не нужно подавать их государственному секретарю. Например, штат Вашингтон требует, чтобы протоколы собраний акционеров за последние три года хранились вместе с корпоративными записями корпорации, но нет необходимости хранить эти протоколы.

В некоторых штатах требуется, чтобы собрания акционеров проводились ежегодно. Например, во Флориде есть такое требование. Протоколы собраний являются официальными отчетами собраний акционеров.Очень важно отслеживать разговоры на собраниях, чтобы помогать разрешать внутренние споры и соблюдать требования законодательства.

Протоколы заседаний также могут быть ценным инструментом на заседаниях совета директоров. Соответствующие корпоративные решения также должны регистрироваться и храниться в корпоративных записях, но могут быть или не быть юридические требования относительно ведения этих записей.

Закон штата часто требует периодических собраний акционеров, директоров или должностных лиц. Закон штата также обычно устанавливает особые требования к уведомлению, которые должны быть выполнены для проведения «действительного» собрания.То есть, если требования об уведомлении не выполнены, то любое действие, имевшее место на этом конкретном собрании, может быть признано недействительным в соответствии с законом. Таким образом, требования к уведомлению важны как с практической, так и с юридической точки зрения.

Во многих штатах указано как минимальное, так и максимальное количество дней для уведомления. Например, штат может указать, что уведомление должно быть сделано как минимум за 10 дней, но не более чем за 90 дней. Этот тип требований помогает защитить тех, кто должен участвовать в собраниях, от получения слишком малого или слишком большого количества уведомлений о том, что они забывают о том, что собрание происходит.Для различных типов собраний также может потребоваться специальное уведомление.

Обычно уведомление о собрании не нужно подавать государственному секретарю, но его следует хранить вместе с корпоративными документами. Хранение этих записей поможет гарантировать, что компания сможет доказать, что требования к уведомлению были выполнены в соответствии с требованиями закона.

Многие штаты требуют, чтобы вы отслеживали и вели записи относительно любой продажи акций внутри корпорации, независимо от того, является ли бизнес публичным или нет.Книга перемещения запасов – хороший способ отслеживать движение запасов. Хотя этот документ не требуется регистрировать в большинстве штатов, его следует хранить вместе с корпоративными документами, как того требует закон штата.

Для регистрации товарного знака или создания авторского права также требуются специальные документы. Подача этих документов важна для защиты того, как ведется бизнес в вашей конкретной корпорации, и поможет уменьшить или исключить дублирование продуктов и услуг. Тип защиты, в которой нуждается бизнес, зависит от продукта, услуги или дизайна.

  • Товарные знаки (или знаки обслуживания) будут защищать слова, фразы, символы или рисунки, указывающие на происхождение товара или услуги, и отличать их от других аналогичных товаров или услуг.
  • Авторские права ограничивают круг лиц, которые могут публиковать, перепечатывать или выполнять определенные материалы или информацию. Обычно это связано с произведениями искусства и печатной продукцией.
  • Патенты защищают изобретения, не позволяя другим производить, использовать или продавать по существу аналогичные продукты или продукты, которые являются точно такими же.

Каждая защита интеллектуальной собственности требует разных требований к регистрации. Компания может использовать все или никакие из этих средств защиты в зависимости от отрасли и роли корпорации в этой отрасли.

Что должно быть в секретарском отчете?

После утверждения отчет секретаря становится официальным документом. Наличие точной информации о собрании имеет решающее значение для комитетов, советов и правлений.

Молодежь, участвующая в программах дополнительного 4-H Университета штата Мичиган, часто знакомится с их первыми руководящими ролями, будучи сотрудником местных клубов 4-H.Должность секретаря – одна из тех должностей офицера, которые могут быть интересны молодежи. Часто молодые люди берут на себя подобную роль, не зная, каковы роли и обязанности на должности офицера. Для получения дополнительной информации о ролях секретаря см. Сопроводительную статью «Что я должен делать как секретарь моей группы?» В этой статье основное внимание будет уделено тому, какая информация должна быть включена в официальный протокол или отчет секретаря.

Знание того, какая информация уместна для записи в минутах, является важной частью должности секретаря.Понимание того, что поможет молодежи добиться успеха на этой должности. Протокол секретаря должен включать следующее:

  1. Вид встречи. Была ли встреча регулярной ежемесячной встречей или это была специальная встреча, созванная по определенному делу или по определенной причине?
  2. Название группы. Протокол должен отражать название клуба, группы, совета, правления или организации.
  3. Место и дата встречи. Например, вы можете написать: «Клеверный клуб собрался в Тауншип-холле X июня 20XX года.”
  4. Если президент присутствует и председательствует на собрании, это должно быть записано. Если президент отсутствует, секретарь должен записать, кто председательствовал на собрании.
  5. Запишите время, когда собрание было объявлено по порядку. Например, «Президент объявил собрание в 19:00».
  6. Запишите количество присутствующих членов и гостей посредством формальной переклички, регистрации или входа.
  7. Утверждение протокола. Секретарь должен либо предоставить группе письменные протоколы, либо зачитать вслух протоколы предыдущего собрания.После утверждения протокол становится официальным протоколом этого собрания.
  8. Отчет казначея. Как только отчет казначея будет предоставлен, секретарь должен сделать запись, что отчет будет помещен в файл до завершения аудита на конец года.
  9. Отчеты комитета. Если в группе есть комитеты, постоянные или назначаемые, секретарь должен записывать любой отчет комитетов на собрании.
  10. Завершить движения. Когда на собрании вносится предложение, важно занести его в протокол независимо от результата голосования.Секретарь должен записать имя человека, который сделал ходатайство. Имя человека, поддержавшего ходатайство, необязательно, но важна запись, показывающая, что оно было поддержано.
  11. Если голосование необходимо. Когда проводится голосование по любому действию, необходимо записать результат этого голосования. Например, «Движение прошло» или «Движение не удалось».
  12. Если есть равное количество голосов, секретарь должен записать это вместе с исходом разрешения ничьей.
  13. Обсуждаемые важные моменты, если они будут полезны для использования в будущем.Запись личного мнения не следует заносить в протокол, но важно зафиксировать важные моменты обсуждения, на которые можно сослаться или которые понадобятся в будущем.
  14. Перенос. Секретарь должен записать окончание собрания и время.
  15. Краткое содержание образовательной программы. В конце протокола и после официального перерыва запись общего плана образовательной программы на 4-часовой встрече должна быть частью официального протокола.
  16. Подпись секретаря.Важно, чтобы секретарь подписал протокол и поставил дату для официального отчета. Это должно быть с настоящей подписью, а не с печатной записью.

Сразу после собрания секретарь должен напечатать официальную копию протокола. Вспомнить, что произошло на встрече, или расшифровать сделанные записи будет легче, когда встреча свежа в вашей памяти.

Группа по развитию гражданского общества Мичиганского государственного университета предлагает тренинги по ролям и обязанностям офицеров.Использование публикации «Помогая вам помочь сотрудникам и комитетам», в которой описываются роли и обязанности сотрудников, может помочь секретарю, а также всем сотрудникам понять свои роли и обязанности. Для получения дополнительной информации обращайтесь по адресу [email protected]

См. Также:

Вы нашли эту статью полезной?