Приказ может быть оформлен как в рукописном виде, так и напечатан на компьютере, всегда в единственном экземпляре и обязательно удостоверен директором компании. Проштамповывать его не нужно, поскольку с 2016 года предприятия и организации имеют право не пользоваться штампами или печатями, не говоря уже о том, что он относится к внутренней документации, которую изначально можно удостоверять только при помощи «руководящего автографа». После того, как процедура сокращения сотрудников будет завершена, документ необходимо передать на хранение в архив предприятия.

Пример оформления приказа

Данный приказ составляется по стандартной для такого рода документов схеме.

Шапка документа

Вначале посередине строки пишется полное его наименование (с коротким обозначением сути). Затем чуть ниже указывается населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие и дата составления приказа.

Тело документа

Следующая часть является основной. Сначала здесь фиксируется причина сокращения штата сотрудников, затем передается собственно приказ, который включает в себя несколько пунктов.

1. В первом прописываются дата и полное наименование компании, а также те должности, которые подлежат упразднению и количество работников, занятых на них.
2. Затем даются указания начальнику отдела кадров или иному уполномоченному лицу, — здесь обязательно надо вписать его должность и ФИО, — довести информацию о сокращении штатов до тех сотрудников, которых оно непосредственно касается (напомним, что сделать это нужно за два месяца до самого события).
3. Потом пишется пункт о требовании подготовить все необходимые документы и провести процедуру в законном порядке. Также сюда нужно внести указание о подготовке нового штатного расписания, в котором уже не будет сокращаемых должностей. Все это должно быть проделано до того, как факт сокращения сотрудников свершится.
4. В конце нужно дать ссылку на документ (т.е. назвать его и обозначить дату составления и номер), на основе которого выпущен данный приказ.
5. Затем следует утвердить приказ подписью руководителя компании, с указанием его должности (директор, генеральный директор или иное лицо, действующее на основании доверенности и т.п.), фамилии, имени и отчества и подписи с расшифровкой.
6. В последнюю очередь приказ доводится до сведения сотрудников, подлежащих к сокращению, которые также должны поставить на нем свои подписи.

Приказ о сокращении численности и штата работников: образец 2020: blogkadrovika — LiveJournal

Причины сокращения численности работников

Чаще всего сокращения являются следствиями:

• низкой рентабельности;


• неблагополучной экономической ситуации;


• изменения технологии производства (например, путем автоматизации).

Сокращении численности и штата: разбираемся в понятиях

Специалисты отдела кадров используют такую терминологию:

Форма приказа о сокращении работников

• наименование организации;


• наименование «Приказ», его номер;


• дата составления не далее, чем за 2 месяца до увольнения;


• причины сокращения;


• действия, предпринимаемые в рамках штатного мероприятия, сроки их проведения и ответственные лица;


• подпись руководителя;


• подпись работников, ознакомленных с приказом и ответственных за его исполнение.

Образец приказа о сокращении в 2020 году

Наш пример предусматривает сокращение и численности, и штата. В других случаях содержание приказа корректируется:

• при сокращении штата (исключении вакантных единиц) актуальными остаются пункты 1, 3 и 4;


• при сокращении численности (увольнении) в пункте 1 приводятся увольняемые по сокращению сотрудники с дальнейшим распределением задач по пунктам 2 и 4.

Подводим итоги

• Приказ о сокращении численности и штата работников типовой формы не имеет.


• Необходимость проведения штатного мероприятия определяет руководство, заручившись вескими аргументами.


• Причины сокращения прописываются в преамбуле приказа.

Приказ об увольнении по сокращению штата: образец 2020 года

1. Составление приказа о сокращении численности или штата.
2. Утверждение нового штатного расписания.
3. Уведомление профсоюза рабочих.
4. Уведомление центра занятости о предстоящем сокращении численности (штата).
5. Уведомление работника о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата.
6. Предложение работнику других вакансий.
7. Подготовка приказа о прекращении трудового договора с сотрудником в связи с сокращением численности или штата.
8. Регистрация приказа об увольнении в журнале регистраций приказов по личному составу.
9. Ознакомление сотрудника с приказом об увольнении.
10. Составление записки-расчета.
11. Внесение записи о расторжении договора в трудовую книжку и личную карточку сотрудника.
12. Выплата заработной платы и иных пособий, в связи с увольнением, в том числе дополнительных компенсаций за досрочное расторжение договора.
13. Выдача справки 2-НДФЛ за последние два года и трудовой книжки работнику на руки.

Рассмотрим каждый из них более подробно:

Утверждение нового штатного расписания

Новое штатное расписание составляется по унифицированной форме Т-3. В нем необходимо указать структурные подразделения, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации работников организации, количество штатных единиц, тарифные ставки, должностные оклады и надбавки.

Бланк, образец и порядок составления штатного расписания

Бланк штатного расписания

Штатное расписание оформляется по унифицированной форме Т-3 ().
В штатном расписании необходимо отразить:

• Наименование работодателя.
• Код ОКПО.
• Номер документа и дату его составления.
• Период, в течение которого будет действовать документ.
• Дату и номер приказа об утверждении расписания и общее количество штатных единиц.
• Структурное подразделение, его наименование и код.
• Должность (специальность, профессию), класс, разряд, квалификацию сотрудников.
• Количество штатных единиц.
• Тарифную ставку (оклад).
• Надбавки.
• Месячный фонд заработной платы.
• Дату составления документа, подпись руководителя отдела кадров и главного бухгалтера.

При составлении штатного расписания необходимо учитывать следующее:

В графе 4

количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы, с учетом особенностей работы по совместительству, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

В графе 5

«Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывается месячная заработная плата (в рублях) по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.

В графах 6 — 8

«Надбавки» отражаются стимулирующие и компенсационные выплаты: премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты, установленные законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

При невозможности заполнения организацией граф 5 — 9 в рублях, в связи с применением иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.), указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.).

Образец штатного расписания по форме Т-3

Образец заполнения штатного расписания ().

Сокращение без увольнения

Образец приказа о сокращении штата работников организации представлен ниже. Этот нормативный документ издается при необходимости внесения изменений в штатное расписание, которое не повлечет увольнение работающих сотрудников. В случае издания такого нормативного документа никого не надо уведомлять за два месяца до фактической даты, когда эта единица будет убрана из штатного расписания (потому что никто не увольняется). В этом случае работодатель поручает отделу кадров:

• подготовить проект нормативного акта об исключении какой-то конкретной штатной единицы;
• разработать проект нового штатного расписания;
• определить сроки прекращения действия старого и вступления в силу нового штатного расписания.

Образец приказа о сокращении должности в штатном расписании

Уведомление профсоюза рабочих

О предстоящем увольнении вследствие сокращения численности или штата работодатель должен заранее уведомить орган первичной профсоюзной организации. Срок уведомления — не позднее, чем за 2 месяца до сокращения или 3 трех месяцев при массовом увольнении.

Уведомление составляется в произвольной форме.

Бланк уведомления профсоюза о сокращении штата сотрудников организации ().

Образец уведомления профсоюза о сокращении штата сотрудников организации ().

Отличие в изменении численности и штата (должности)

В ТК РФ не содержится какой-либо информации, касающейся основных различий между этими двумя понятиями. Однако они отличаются друг от друга. Так, под численностью работников подразумевается общее количество кадров, трудящихся на конкретном предприятии. При ее изменении происходит сокращение или увеличение количественного состава сотрудников, занимающих то или иное место (например, увольнение двоих официантов из шести).

Штат — это совокупность всех должностей, которые зафиксированы в организационной структуре хозяйствующего субъекта. Таким образом, при упразднении штатной единицы увольняются все лица, которые занимали это место.

Уведомление центра занятости о предстоящем сокращении численности (штата)

Перед началом процедуры увольнения работодатель обязан сообщить центру занятости населения о принятом решении по сокращению численности или штата. Срок уведомления для организаций составляет максимум 2 месяца (3 месяца в случае массового увольнения), для ИП — 2 недели.

Также, в центр занятости необходимо представить сведения на каждого увольняемого сотрудника: должность, специальность, профессия, условия оплаты труда.

Примечание

: массовым высвобождением работников признается сокращение численности или штата сотрудников предприятия в количестве:

• 50 и более человек в течение 30 календарных дней.
• 200 и более человек в течение 60 календарных дней.
• 500 и более человек в течение 90 календарных дней.

Форма уведомления службы занятости о предстоящей ликвидации организации ().

Форма сведений об увольняемых работниках, представляемых в службу занятости ().

Примечание

: Территориальными центрами занятости могут быть предусмотрены свои формы представления сведений о высвобождаемых работниках. В связи с чем, перед их подачей, рекомендуется уточнить в территориальном центре занятости форму представления.

Уведомление работника о предстоящем расторжении трудового договора.

Об увольнении в связи с сокращением численности или штата, работодатель обязан уведомить сотрудника (сотрудников) в срок не позднее, чем за 2 месяца.

Уведомление составляется в письменной форме, в 2-х экземплярах. На том экземпляре, что остается у работодателя, работник указывает, что был ознакомлен с предстоящим увольнением, ставит подпись и дату ознакомления.

Также, сотрудник должен быть осведомлен о возможности досрочного расторжения договора. Можно уведомить его об этом отдельным письмом, либо включить данные сведения в уведомление о предстоящем увольнении в связи с сокращение численности или штата.

Если сотрудник принял решение о досрочном расторжении договора, он должен в срок, не позднее 2-х месяцев с даты подписания уведомления, направить работодателю заявление, в котором он сообщает о своем решении.

Образцы уведомления сотрудника об увольнении в связи с сокращением численности или штата

Образцы уведомления сотрудника об увольнении в связи с сокращением численности или штата в 2020 году

Образец уведомления сотрудника об увольнении в связи с сокращением штата ().
Образец уведомления сотрудника о возможности досрочного расторжения трудового договора в связи с сокращением численности (штата) ().

Предложение работнику других вакансий

Согласно требованиям трудового законодательства трудовой договор с работником расторгается только если работодатель не имеет возможности перевести работника (с его согласия) на другую должность, в том числе и нижестоящую (нижеоплачиваемую).

Работодатель обязан предложить работнику все имеющиеся у него вакансии, отвечающие указанным требованиям.

Вакансии могут быть предложены работнику в уведомлении о предстоящем увольнении или вынесены в отдельный документ. Требований по форме к указанному документу законодательство не предъявляет.

Если сотрудник согласен на перевод, работодатель должен заключить с ним допсоглашение к трудовому договору и подготовить соответствующий приказ по форме Т-5.

Бланки и образцы заполнения приказов о переводе работника (работников) на другую работу

Бланки приказов о переводе на другую работу

Приказы о переводе на другую работу оформляются по унифицированной форме Т-5 (при переводе одного работника) и Т-5а (при переводе нескольких работников).
Бланк приказа о переводе на другую работу по форме Т-5 ().

Бланк приказа о переводе на другую работу по форме Т-5а ().

Образец приказов о переводе на другую работу

Образец составления приказа о переводе сотрудника на другую работу по форме Т-5 ().

Образец составления приказа о переводе работников на другую работу по форме Т-5а ().

Регистрация приказа об увольнении в соответствующем журнале

Составленный и подписанный приказ о расторжении трудового договора подлежит регистрации в журнале регистрации приказов по личному составу. В данном журнале регистрируются приказы по всем сотрудникам организации (ИП), в частности, по приему, переводу, премированию, командировках, увольнении и т.д.

Обратите внимание

, что приказы по первым лицам организации (руководителю, главбуху и иных лицах, сведения о которых отражены в уставе) регистрируются в другом журнале – журнале регистрации приказов по основной деятельности.

Указанный документ не имеет строго установленной формы не имеет и разрабатывается работодателем самостоятельно.

Срок хранения журнала регистрации приказов по личному составу – 75 лет

.

Журнал регистрации приказов по личному составу ().

Составление записки-расчета

Записка-расчет составляется после вынесения приказа об увольнении для окончательного расчета с работником по заработной плате и иным выплатам. Документ заполняется сотрудником отдела кадров, а расчет выплат производится непосредственно бухгалтером.

Бланк, образец и порядок заполнения записки-расчета

Бланк записки-расчета

Записка-расчет состоит из лицевой стороны, заполняемой сотрудником отдела кадров и оборотной, заполняемой бухгалтером. Записка оформляется по унифицированной форме Т-61 ().

Как заполнить записку-расчет

На лицевой стороне

необходимо отразить следующие обязательные сведения:

• Наименование работодателя.
• Код ОКПО.
• Номер документа и дату его составления.
• Номер и дату составления трудового договора.
• ФИО, наименование структурного подразделения и должность сотрудника.
• Дату расторжения трудового договора.
• Основание увольнения.
• Дату и номер приказа об увольнении.
• Количество неиспользованных дней отпуска, а также дней, использованных авансом.
• Дату составления документа и подпись сотрудника отдела кадров.

На оборотной стороне

бухгалтер производит расчет по отпуску и иным выплатам, предоставленным сотруднику.

При составлении записки необходимо учитывать следующее:

• В графе 2
  необходимо указать 12 месяцев, предшествующих увольнению, а в графе 1 соответствующий им год (годы).
• В графе 3
  отражается общая сумма выплата сотруднику в соответствующем месяце.
• В графе 4

  указывается общее количество календарных дней в отчетном периоде. Если сотрудник отработал полный месяц, при расчете используется среднемесячное количество отработанных дней — 29,3.

  Примечание

  : если сотрудник отработал меньшее количество дней, расчет производится по формуле: (29,3 : число календарных дней в месяце) х количество отработанных дней.

• В графе 5
  подлежит заполнению только при суммированном учете рабочего времени сотрудника.
• В графе 6
  необходимо отразить средний заработок сотрудника (часовой или дневной). Расчет среднего заработка производиться по формуле: Сумма выплат за год (строка Итого) : Количество календарных дней (графа 4 или 5).
• В графе 7
  необходимо указать количество дней отпуска, использованных авансом.
• В графе 8
  отражается количество неиспользованных дней отпуска.
• В графе 9
  производится расчет суммы выплаты за неиспользованные дни отпуска.

В таблице «Расчет выплат» производится окончательный расчет по сумме, выдаваемой сотруднику под расчет:

• В графе 10
  указывается сумма начисленной з/п.
• В графе 11
  отражается сумму отпускных, рассчитанную в графе 9.
• В графе 12
  указываются прочие начисления, если они имели место.
• В графе 13
  отражается сумму всех начислений (сумма граф 10, 11 и 12).
• В графе 14
  указывается сумма НДФЛ, исчисленная с суммы выплат по строке 13.
• В графе 15
  отражается сумму иных удержаний с з/п работника, если они были.
• В графе 16
  указывается общую сумму удержаний с работника (сумма граф 14 и 15).
• В графе 17
  отражается сумму задолженности организации перед работником.
• В графе 18
  указывается задолженность работника перед организацией, если она есть.
• В графе 19
  указывается общая сумма средств, подлежащая выплате сотруднику, за вычетом всех удержаний.

Образец заполнения записки-расчета по форме Т-61

Образец заполнения записки-расчета ().

Где используется приказ

После ознакомления сотрудника с приказом, документ передается в финансовый отдел для расчета выплат, и в кадровую службу для оформления документов на увольнение. В бухгалтерии содержание приказа используется для следующих целей:

• для определения даты увольнения и подсчета фактически отработанного времени;
• для начисления отпускных или компенсации за неиспользованные дни отдыха;
• для определения точного состава выплат при увольнении;
• для удержания налоговых выплат и расчет по страховым взносам;
• для оформления расчетного листа с указанием всех начислений и удержаний.

Еще на стадии издания приказа нужно определить количество дней неиспользованного отпуска. Отдых может предоставляться гражданину в натуре, либо руководитель может принять решение о выплате денежной компенсации.

Кадровый отдел использует приказ для заполнения трудовой книжки и иных документов, связанных с увольнением. Запись в трудовой книжке должна точно соответствовать содержанию приказа:

• указывается дата и номер приказа;
• заполняется основание увольнения – сокращение штата/численности, либо собственное желание работника;
• делается ссылка на п.2 ч.1 ст. 81 ТК РФ.

Образец записи в трудовую книжку об увольнении по сокращению

Содержание всех записей в трудовой книжке также предоставляется гражданину для ознакомления. Выдать документ должны не позднее последнего дня работы на предприятии. Копия приказа после заполнения трудовой книжки подшивается в личное дело сотрудника и подлежит постоянному хранению.

В процессе увольнения сотрудник вправе получить копии любых документов, связанных с его трудовой деятельностью, в том числе приказа. Для получения документов оформляется самостоятельное заявление, а срок их подготовки не может превышать трех дней. Копия приказа должна быть заверена подписью должностного лица и печатью предприятия.

Правильность оформления приказа может проверяться и после фактического прекращения трудового договора. В течение месяца после увольнения гражданин вправе оспорить приказ через судебные инстанции. Копия приказа будет использоваться как письменное доказательство по делу, а оригинал документа может быть запрошен судом.

Приказ может быть отменен в следующих случаях:

• если судом увольнение признано незаконным, а работник подлежит восстановлению на работе;
• если процедура сокращения была прекращена работодателем по своей инициативе;
• если до фактического увольнения сотрудник был переведен на вакантную должность;
• если возникли основания, препятствующие сокращению (например, если женщина представит справку о беременности).

При необходимости изменить дату увольнения, приказ нужно аннулировать с оформлением нового документа. После этого все процедуры ознакомления с приказом должны быть проведены заново.

Выплата заработной платы и иных пособий и компенсаций в связи с увольнением

В день увольнения сотрудника необходимо произвести полный расчет по сумме заработной платы, компенсациям за неиспользованный отпуск и иным выплатам, согласно записке-расчету.

Примечание

: при расторжении трудового договора из-за сокращения численности или штата, работнику выплачивается выходное пособие, в размере среднемесячного заработка плюс, в течение двух месяцев после увольнения, он продолжает получать средний заработок, если не трудоустроился. Для получения з/п после расторжения трудового договора, работник должен представить бывшему работодателю трудовую книжку, подтверждающую, что он не работал в последние 2 месяца после увольнения и заявление на выплату пособия.

Как правильно составить распоряжение?

Если для составления распоряжения применяется унифицированная форма, то никаких сложностей возникнуть не должно. Необходимо заполнить пустые строки. Сделать это можно вручную либо на компьютере. В любом случае подпись руководитель должен поставить лично.
Если приказ пишется в свободной форме либо разрабатывается фирменный бланк, то нужно знать, какую информацию в нем отразить. Примеряется офисная бумага формата А4. В верхней части листа по центру пишутся реквизиты компании. Под этими данными указывается название и номер документа.

Чуть ниже пишется место издания распоряжения и напротив ставится дата. Далее приводится основная информация: кого, когда и по какой причине увольняют. В конце ставится подпись руководителя. Приказ может быть оформлен в связи с сокращением должности или досрочным увольнением, выплатой пособия. Исходя из того, по какой причине составляется распоряжение, его содержание меняется.

Мнение эксперта

Ирина Васильева

Эксперт по гражданскому праву

Действующее законодательство не обязывает руководителей использовать формы Т-8 и Т-8а при составлении приказа об увольнении по причине сокращения. Работодатели могут применять фирменные бланки, разработанные и утвержденные на локальном уровне.

В связи с сокращением должности

Решение о сокращении должности обычно принимается по причине автоматизации производственных процессов, закрытия филиалов и т.п. Если предприятие находится на грани банкротства, то его руководитель может убрать отдельные штатные единицы, увеличив при этом нагрузку на оставшихся сотрудников.

Решение оформляется приказом. Такое распоряжение обычно составляется на фирменном бланке либо в произвольном виде.

В нем приводится информация о том, какую должность нужно сократить. Отмечается дата изменения и утверждения штатного расписания.

Даются указания начальникам кадрового, бухгалтерского отделов по уведомлению сотрудников, профсоюза и центра занятости о запланированных изменениях в определенный срок. Могут приводиться фамилии и инициалы увольняемых работников. Образец приказа о сокращении должности приведен ниже.

С выплатой пособия

В соответствии с действующим законодательством, сотруднику при сокращении по причине ликвидации предприятия положено выходное пособие в размере среднего заработка. Это своего рода компенсация потери дохода по вине работодателя. Средняя заработная плата за подчиненным может сохраняться в течение двух месяцев.

Если по истечении этого периода гражданин не трудоустроится и принесет бывшему руководству соответствующую справку из центра занятости, то ему будет оплачен и третий месяц безработности. Об этом говорится в статье №178 ТК РФ.

Начисление денег оформляется соответствующим приказом. Распоряжение составляется в произвольном виде либо на фирменном бланке.

В приказе приводится следующая информация:

• ФИО бывших работников, которым положено пособие;
• по какой причине были уволены сотрудники;
• величина компенсации;
• ссылка на трудовое законодательство (статью №178 ТК РФ), на основании которой выплачивается пособие;
• указание реквизитов справки или решения центра занятости;
• кто ответственный за контроль исполнения распоряжения.

Пример приказа о выплатах выходного пособия приведен ниже.

Если оформляется приказ о сокращении сотрудника с выплатой выходного пособия, то может использоваться унифицированный бланк Т-8. Он заполняется в стандартном порядке. В основаниях для расторжения трудового договора делается отметка о начислении компенсации в размере среднего заработка. Образец приказа об увольнении по сокращению штата с выплатами выходного пособия приведен ниже.

В связи с досрочным увольнением работника

По закону сотрудник после получения уведомления о сокращении может уволиться досрочно по личной инициативе. Для этого ему нужно подать руководству соответствующее заявление.

На базе такого документа будет издан приказ о досрочном прекращении трудовых отношений. Оформляют такое распоряжение обычно на бланке Т-8 в стандартном порядке. В основаниях отмечают реквизиты заявления работника. Пример такого приказа приведен ниже.

Как исключить должности из штатного расписания. Переименование должности сотрудника и повышение зарплаты. Изменение должности в штатном расписании

Локальным законом на предприятии, определяющим его организационную и штатную структуру, является штатное расписание. Он используется в трудовых договорах и планировании на предприятии. При осуществлении деятельности в компании могут происходить корректировки, которые должны быть отражены в штатном расписании. Для этих целей используется приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Изменения могут быть или не быть значительными. В первом случае рекомендуется перерегистрировать штатное расписание. Если изменения не масштабные, то их можно оформить приказом руководителя.

Как правильно оформить приказ о внесении изменений в утвержденное штатное расписание?

Для такого документа законодательством не установлена ​​конкретная форма. Его можно оформить на фирменном бланке, однако необходимо использовать набор необходимых реквизитов.

Начать создание заказа сверху страницы.Так указывается полное название компании, здесь также можно указать сокращенное в скобках. Затем на следующей строке пишется слово «Заказ», его номер по хронологии создания, а затем на следующей строке – краткое изложение документа.

Например, это может быть «Об изменении штатного расписания компании». Далее на новой строке с одной стороны страницы указывается дата регистрации, а с другой – место (город).

Затем начинается текст документа.Прежде всего, необходимо указать причины, по которым было принято решение об изменении штатного расписания.

Здесь в тексте желательно поставить ссылку на внутренний акт (протокол собрания участников общества или решение единственного участника), которым был предпринят такой шаг. Также в этой части документа нужно указать реквизиты штатного расписания (его номер и дату), в которое вносятся изменения.

Затем записывается слово «Заказываю», после чего по пунктам записываются изменения, которые необходимо внести в документ.

В зависимости от необходимости они могут содержать указание:

• Повышение заработной платы по должности – необходимо записать список должностей и новые значения заработной платы;
• Смена должностей – сначала записывается старое имя, после чего указывается, на какое его следует сменить;
• Исключение должности – выполняется только в том случае, если она вакантна и больше не нужна при выполнении производственного процесса.В приказе указывается его наименование, а также соответствующее количество штатных единиц;
• Введение новой позиции – процесс осуществляется при расширении производства, внедрении новых работ или услуг. В заказе необходимо указать название новой должности, соответствующий оклад или размер заработной платы, а также количество штатных единиц;
• Сокращение штата – выполняется в случае исключения занятых должностей из штатного расписания. В заказе необходимо записать их наименование и количество сокращенных единиц;
• Изменение заработной платы на тариф – такой шаг может быть осуществлен только с согласия работника, а также при условии, что его новый заработок будет не меньше прежнего.Смена осуществляется в два этапа – сначала из штатного расписания выводится должность с окладом, а затем вводится такая же, но с тарифной ставкой.

После этого указывается, с какой даты новое расписание вступит в силу. Если дата не указана, то считается, что это происходит с момента утверждения заказа.

Внимание! Также необходимо назначить ответственных сотрудников, которые составят необходимые бумаги и уведомят сотрудников, которых коснутся эти изменения.

Приказ утвержден руководителем компании. Также ниже необходимо предусмотреть отдельные графы, в которых будут подписываться лица, указанные в документе.

Штатное расписание – основополагающий документ, который должен быть на каждом предприятии. Естественно, на государственных предприятиях он разрабатывается и оформляется строго по установленным правилам, а на частных предприятиях – в более свободной форме.

От правильной расстановки кадров зависит четкая слаженная работа всего коллектива., где количество штатных единиц за выполненную работу соответствует ее объему, не должно быть мест, где человек «отбывает время», а в соседнем отделе за те же деньги он работает «не поднимая головы».

Как устроено предприятие, из каких отделов, цехов, бригад оно состоит, сколько человек на какой работе занято, сколько их получают – всю информацию можно получить из этого документа.

Для оформления штатного расписания существует специальная форма, утвержденная в 2004 году.

При небольшом количестве сотрудников можно перечислить состав на одной форме, в остальных случаях состав каждой структурной единицы оформляется на отдельном листе.

Заполнение расписания начинается с заполнения «шапки». Устанавливается в:

• код предприятия, соответствующий классификатору предприятий и организаций, сокращенно ОКПО.
• наименование организации, как написано в учредительных документах.
• Присваивается дата штатного расписания и номер, в начале года обычно номер один, но возможна и нумерация по годам.Даты составления и утверждения могут не совпадать.

Вы можете скачать образец формы Т-3 для изменения штатного расписания.

Штатное расписание

Обычно штатное расписание утверждается на год.

Под словом «УТВЕРЖДЕНО» пишется номер приказа, в котором хранится штатное расписание, его дата и количество штатных единиц, полученное путем подведения итогов по столбцу 4.

• В самой таблице в первом столбце написано наименование структурного подразделения и его код, если их много на предприятии
• В третьем столбце перечислены все позиции для каждого структурного подразделения, начиная с управленческий уровень и заканчивая наемными работниками, с указанием квалификации, разряда, категории
• В четвертом столбце указывается количество единиц персонала по данной специальности с заданным уровнем квалификации, не менее четверти ставки и более, может быть несколько
• В пятом столбце указана заработная плата, соответствующая должности на человека
• В следующих столбцах указаны все виды ежемесячных надбавок за дополнительные навыки и нестандартные ситуации, такие как ученая степень, тяжелые условия труда, за знание иностранных языков и т. Д. другие.

По каждой строке заработная плата и надбавки суммируются и умножаются на количество ставок.

Например, есть две ставки для водителя грузовика с зарплатой 15 000 руб. Часть маршрута в их работе приходится на зарубежные страны, поэтому предусмотрена доплата в размере 1500 рублей. за знание языка, за сложные условия труда 1000 руб.

Добавляем 15000 + 1500 + 1000 = 17500 руб х 2 чел. Получаем ежемесячный фонд для оплаты водителей.

Результаты, полученные по всем позициям, суммируются, и полученная сумма составляет ежемесячный фонд оплаты труда предприятия.

Штатное расписание утверждается начальником отдела кадров и главным бухгалтером или просто главным бухгалтером на небольшом предприятии.

Все наименования структурных подразделений, должностей, надбавок для госпредприятий следует брать только из соответствующих утвержденных списков, неправильно занесенная в трудовую книжку должность может лишить его пенсии.Заработная плата не может быть меньше утвержденного минимума.

Когда нужно вносить изменения в штатное расписание?

Кадровые изменения отражают изменения на предприятии.

Будь то открытие новых перспективных филиалов, закрытие неприбыльных мастерских, изменение названий отделов или должностей, замена одних на другие, появление новых, исключение должностей и структурных подразделений, изменения при оплате все действия поддерживаются конкретными сотрудниками, выполняющими определенную работу.

А когда происходят изменения в структуре предприятия, они отражаются в штатном расписании. .

Иногда достаточно внести изменения в штатное расписание, а иногда их слишком много и необходимо составить новое, которое утверждается приказом о создании нового штатного расписания и получает другой номер.

Что такое приказ об изменении штатного расписания?

1. Менеджер заказывает подготовку приказа о внесении изменений в штатное расписание.В заказе указано:

• наименование организации, город, дату заказа, его номер.

2. Далее идет формулировка: О внесении изменений в штатное расписание.

3. Причина изменения указана … Звучит так:

• В связи с улучшенной структуризацией,
• В связи с улучшением предприятия,
• В связи с увеличением количества эти услуги и т. д.

ЗАКАЗЫВАЮ:

5.В последнем абзаце указано, кто будет участвовать в внесении изменений и в какие сроки.
Подпись руководителя, исполнителя … Лица, на которых распространяется действие настоящего приказа, ставят свои подписи под названием с ознакомлением с приказом.

Это традиционная форма написания заказа, так как нет четкого утвержденного шаблона.

Приказы об изменении должности должны быть переданы работнику на рассмотрение, с его согласия получено письменное согласие, в трудовой книжке сделана запись, соответствующая изменению.

При изменении заработной платы и надбавок работник должен быть уведомлен за 2 месяца, изменения отражаются в трудовом договоре.

Частный случай: сокращение количества сотрудников на определенных должностях или самих должностей. Если это влечет за собой увольнение сотрудников в связи с увольнением, статья 81 Трудового кодекса, администрация обязана уведомить их за два месяца заранее, статья 180 Трудового кодекса.

Утвержденное приказом, например, 1 января, измененное штатное расписание вступает в силу через два месяца, 1 марта.

Почему важны изменения в порядке?

Все приказы по персоналу, где есть упоминание о занимаемой должности, движениях, оплате, регистрируются в книге заказов и хранятся постоянно, копия хранится в личном деле заинтересованного лица.

При возникновении спорных вопросов приказ обязательно принимается во внимание судом.

Споры о незаконном увольнении, ненадлежащей выплате компенсации, вопросы, возникающие при исчислении пенсии, оформить штатное расписание по объективным и неопровержимым доказательствам , в котором четко указано соответствие заработной платы и надбавок занимаемой должности.

Получить финансовую помощь от организации не так уж и сложно. Есть образец приложения и правила его приготовления.

Кто отвечает за оформление заказов?

Составление приказов на работу с персоналом при отсутствии отдела кадров осуществляется по приказу руководителя лицом, на которое приказом возложена такая обязанность. Если компания небольшая, обычно поручают кадровую работу секретарю или бухгалтеру и оформляют специальный приказ.

Помимо того, что штатное расписание отражает структуру предприятия, оно наглядно демонстрирует затраты на заработную плату, что способствует правильному планированию процесса, распределению персонала и, в конечном итоге, влияет на эффективность работы предприятия. организация.

Должен быть в каждой организации, позволяет исправлять ошибки в работе и поддерживать связь с клиентами. О правилах ведения книги читайте по ссылке.

Выдача распоряжений об изменениях помогает отслеживать штатное расписание , уведомлять сотрудников об изменениях, копия приказа передается в бухгалтерию для своевременного начисления и заносится в личные файлы тех сотрудников, которых они касаются, записи вносятся в трудовые книжки и хранятся в личных файлах, помогая решать вопросы о начислениях в случае их возникновения.

Информацию о том, как изменить штатное расписание в ZUP 3.0, смотрите в этом видео:

Узнайте, как правильно ввести в действие новое штатное расписание: готовый образец заказа, подробную инструкцию по его составлению, советы специалистов и перечень обязательных реквизитов можно найти в статье.

Артикул

Загрузите этот полезный документ:

Когда нужен заказ на утверждение документа

Штатное расписание разработано на любом предприятии – большом и малом, государственном учреждении, коммерческих структурах.Это условно обязывающий документ, благодаря которому оптимизируется работа с персоналом, управленческая деятельность, налоговый и бухгалтерский учет в организации. Как это будет выглядеть, работодатель решает самостоятельно, хотя в большинстве случаев используют единую форму Т-3. Утверждение штатного расписания оформляется письменным приказом.

★ В журнале «Кадровое дело» вы найдете

Оформить заказ без ошибок несложно, если у вас под рукой есть стандартная форма и подробные рекомендации по ее заполнению.Если документ не имеет установленной формы, резко возрастает риск ошибок: не всегда удается придумать правильный заголовок и преамбулу, неясно, какой должна быть структура.

★

Как оформить приказ об утверждении штатного расписания: образец

Единая форма приказа об утверждении штатного расписания отсутствует. Поэтому составляйте его в произвольной форме с учетом общих требований к оформлению организационно-распорядительной документации.Сегодня актуален стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016. Его используют как бюджетные, так и коммерческие организации.

Для составления грамотного приказа действуйте по инструкции:

1. Заполнить колонтитул

Если вы не используете фирменный бланк с информацией о компании – полное и сокращенное название юридического лица, адрес и другие реквизиты, укажите их вверху формы. Введите название, дату и место составления, регистрационный номер документа ниже.

Регистрационный номер, иногда – вместе с индексом, присваивается в соответствии с номенклатурой дел, применяемой работодателем, и инструкциями по ведению кадрового делопроизводства. Нумерация может быть непрерывной или разделенной по типам документов. Под присвоенным номером заказ по штатному расписанию заносится в бумажный или электронный регистрационный журнал, подшивается в файл, хранящийся в архиве.

★ Расскажет специалист журнала «Кадровое дело»

1. Укажите основание, на котором выдан документ

Поскольку мы говорим о штатном расписании, обратитесь к норме закона, которая требует его введения в действие письменным приказом руководства компании (раздел 1 инструкции, утвержденной постановлением Госкомстата. России No.1 от 5.01.2004 г.).

1. Выполнить административную часть

Запишите, какой именно документ вступает в силу, укажите его регистрационный номер и дату составления. Здесь же можно указать основные характеристики утвержденного штатного расписания, например: « при численности 30 штатных единиц, при ежемесячной заработной плате 932 000 руб. ». Подробное описание содержания Т -3, достаточно скопировать данные последней строки.

1. Перечень приложений к заказу

Обычно прилагается один документ – штатное расписание, но могут быть и другие приложения. Укажите наименования прилагаемых документов и количество листов в каждом из них.

1. Проверить заказ в установленном порядке

Порядок заверения нормативных документов по основному виду деятельности прописан в локальных нормативных актах компании. Обычно ставят печать организации (если есть) и подпись должностного лица, уполномоченного отдавать приказы.

Вот так выглядит типовой порядок штатного расписания (образец). Скачать бесплатно можно в начале статьи. .

Для придания документу юридической силы и минимизации риска ошибок воспользуйтесь готовым примером приказа об утверждении штатного расписания. Перед тем, как отправить его на подпись, убедитесь, что у вас есть все необходимые реквизиты – какие из них будут подсказаны визуальной шпаргалкой от Системы Кадры.

Кто подписывает приказ о внедрении штатного расписания

Исполнительный документ должен быть подписан генеральным директором.Без подписи руководителя организации приказ об утверждении штатного расписания в дошкольном образовательном учреждении (руководящая документация) не вступает в силу. Если документ до утверждения согласован бухгалтерией, отделом кадров и другими службами, дополните форму полями для подписей ответственных должностных лиц: главного бухгалтера, начальника отдела кадров. Рядом с каждой подписью есть место для расшифровки – фамилия и инициалы сотрудника, название занимаемой должности.

Директор компании имеет право передать право подписи другому сотруднику – например, своему заместителю или главному бухгалтеру. В большинстве случаев достаточно оформить письменное распоряжение на право подписи кадровых документов. Но если в уставе организации такая возможность не предусмотрена, придется оформлять доверенность от имени работодателя. Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как оформить такую ​​доверенность и может ли доверитель ее расторгнуть в любой момент

Внимание! Закон не требует подписей кадровика и главного бухгалтера организации на приказе об утверждении штатного расписания, при этом они обязаны заверить штатное расписание.

Вам решать, знакомить ли остальной персонал с приказом на подпись или нет. Все, что сотруднику необходимо знать о своей должности – имя, заработная плата, надбавки, график работы, основные функции и обязанности – прописано в трудовом и коллективном договоре, дополнительных соглашениях, должностных инструкциях и местных нормативных актах. Поэтому отсутствие его подписи на приказе об утверждении штатного расписания ни в коем случае не вызовет нареканий со стороны ГИТ.

Утвердить новое штатное расписание письменным приказом, составленным в произвольной форме. Ориентируйтесь на общие нормы трудового законодательства и действующий ГОСТ, проследите, чтобы на бланке была проставлена ​​вся необходимая информация.

К распорядительному документу приложить штатное расписание, заверенное подписями главного бухгалтера и начальника отдела кадров. Чтобы приказ вступил в силу, заверьте его подписью руководителя организации и печатью, если вы используете ее в своей работе.

– это документ, который является удобным инструментом для работодателя. На основе этого документа работодатели нанимают и переводят сотрудников, корректируют заработную плату и названия должностей, а также оптимизируют штат и численность персонала. При этом у кадровиков возникают вопросы о том, как часто нужно вносить изменения в штатное расписание и как эти изменения оформить.

Примечание! Вопрос о правовой природе штатного расписания вызывает споры. Сторонники первой позиции считают, что это местный акт.Сторонники второго подхода исходят из того, что это организационно-распорядительный документ.

Загрузить сопутствующие документы:

Выясним основные причины изменения штатного расписания. Обычно причинами внесения изменений в штатное расписание являются кадровые изменения, происходящие в организации (таблица ниже). Если работодатель примет соответствующее решение, могут произойти изменения в организационной структуре организации, изменится состав и количество ее сотрудников, заработная плата по должностям и так далее.Эти события коснулись штатного расписания организаций.

стол

Кадровые преобразования, которые необходимо отразить в штатном расписании

Есть два способа подать заявку на изменение штатного расписания:

1. издать приказ о внесении изменений в действующее штатное расписание.В этом случае предлагаемые изменения прописываются в самом тексте приказа;
2. утвердить новое штатное расписание (об этом тоже издают приказ , но изменения отражаются не в нем, а непосредственно в новом штатном расписании).

Конкретный способ корректировки штатного расписания компания выбирает самостоятельно. Если нововведений небольшие, а кадровый учет ведется в автоматизированной системе, удобнее вносить изменения по заказу. Если в организации планируются масштабные кадровые перестановки, лучше утвердить новый график.

Распоряжение на изменение выдается в произвольной форме. Единой формы нет. В заказе указано:

каковы причины изменения штатного расписания, в чем суть корректировки,

с какой даты вступают в силу изменения (дата их вступления в силу может не совпадать с датой публикации приказа).

Самые важные изменения этой весны!

• 
  В работе кадровиков произошли важные изменения, которые необходимо учитывать в 2019 году.Проверьте в формате игры, учли ли вы все нововведения. Решите все проблемы и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».
• 
  Читайте в статье: Почему кадровик проверяет бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля учета рабочего времени в 2019
• 
  Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но в то же время практически бесполезны.А некоторые из них могут даже вызвать недоумение у инспектора GIT.
• 
  Инспекторы ГИТ и Роскомнадзор рассказали, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать от новичков при приеме на работу. Наверняка у вас есть документы из этого списка. Мы составили полный список и подобрали безопасную замену каждому запрещенному документу.
• 
  Если оплатить отпуск на день позже, компания будет оштрафована на 50 000 руб. Сократите срок уведомления о сокращении минимум на сутки – суд восстановит работника на работе.Мы изучили юриспруденцию и подготовили для вас безопасные рекомендации.

Если вы утверждаете новое штатное расписание, направьте его проект на подпись руководителю отдела кадров и главному бухгалтеру. Если вместо них другие лица имеют право подписать документ на основании доверенности, укажите их фамилии и инициалы.

Важно! Помните, что штатное расписание не может быть введено задним числом.

Информацию о том, как составить штатное расписание, читайте в

Закон не устанавливает обязательной периодичности смены штатного расписания.Работодатель вправе внести такие изменения в любое время, когда в этом возникнет необходимость. Как часто менять штатное расписание, компания определяет на свое усмотрение. Таким образом, нет необходимости ежегодно утверждать новое штатное расписание, если нет необходимости отражать в нем какие-либо изменения.

Помимо внесения изменений в штатное расписание в случае изменения должностей, изменения размера и состава выплат и т.п., в трудовом законодательстве существуют отдельные процедуры, которые также могут привести к корректировке штатного расписания.Например, изменение штатного расписания в связи с оптимизацией численности или штатного расписания сотрудников (статья 180 ТК РФ), организационными или технологическими изменениями (статья 74 ТК РФ), пр.

Совет. Если вы собираетесь нанимать новых сотрудников в период внесения изменений в штатное расписание, немедленно примите нового сотрудника на новых условиях, чтобы вам не пришлось корректировать его трудовой договор в будущем.

Если работник находится на больничном в ожидаемый день увольнения, исключать его должность из штатного расписания запрещено. Увольнение по инициативе работодателя в период нетрудоспособности запрещено. Поэтому вносить изменения в штатное расписание по мере фактического сокращения сотрудников.

Проект нового штатного расписания разрабатывается одновременно с приказом о сокращении на первом этапе оптимизации штата.Если сотрудника увольняют позже, чем планировалось изначально, то прописать изменение штатного расписания относительно количества и должностей таких сотрудников строго со следующего дня после их увольнения. Правильность такого подхода подтверждается судебной практикой (постановления Мосгорсуда от 17 июня 2010 г. № 33-17293, от 25 июня 2010 г. № 4г / 3-3606 / 10).

Посмотрите пример решения похожей ситуации .

Сотрудники имеют право на получение заработной платы без какой-либо дискриминации. Поэтому оставлять «вилку» зарплат в штатном расписании нецелесообразно.

Суть вилки зарплат в том, что зарплаты для одной должности не одинаковы. В штатном расписании вместо конкретной суммы заработной платы часто прописываются минимальные и максимальные суммы, например 20-40 тысяч.

Разница в заработной плате может возникать, если сотрудники имеют разный стаж по профессии, в отрасли, разную квалификацию, должностные обязанности и т. Д. (Часть первая статьи 132 ТК РФ).При этом положение о вознаграждении должно отражать четкие критерии, по которым компания выплачивает ту или иную заработную плату. В противном случае суд признает вилки дискриминацией и обяжет работодателя компенсировать разницу в заработной плате (статьи 3, 236 ТК РФ). Таким образом, в исключительных случаях допустимо оставлять вилки в зарплате, но это небезопасный способ. Инспектор обязательно обратит на это внимание. Лучше использовать прибавки или префиксы к должностям («младший», «старший», «ведущий» и т. Д.).

Подробнее об этом. .

Таким образом, мы выяснили, когда работодателю необходимо внести изменения в штатное расписание. Это можно сделать двумя способами – внести изменения в приказ или утвердить новое штатное расписание.

Штатное расписание (ШР или в просторечии – «штат») содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с квалификацией, а также информацию о количестве ставок (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Этим же постановлением утверждена единая форма № Т-3, которая установлена ​​во всех программных продуктах кадрового учета и, как правило, используется организациями и предпринимателями.

Форма Т-3 по штатному расписанию

Обратите внимание, что это не обязательно для неправительственных организаций. Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) неоднократно указывала в своих письмах, что имеет право использовать формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно.

Утверждение персонала

Утверждается приказом работодателя, который подписывается руководителем организации или другим уполномоченным им лицом.

Внесение изменений в штатное расписание

Закон не устанавливает количество таких документов, а также конкретные сроки или сроки исправлений. Как правило, в таких случаях издается приказ об утверждении СР. Если нововведения не масштабные, можно обойтись заказом на внесение изменений.Он утверждает нововведения, при этом они могут быть указаны в тексте документа или оформлены в заявке. Документ подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом. Единой формы нет, работодатель вправе разработать ее самостоятельно. Главный принцип – исправить все внесенные вами корректировки. Вы можете использовать наш пример распоряжения о смене штатного расписания.

Правки производятся в следующих случаях:

• при введении новой должности или нового структурного подразделения;
• при смене имени;
• при изменении заработной платы или тарифной ставки;
• при ликвидации вакантных должностей и отделов;
• с сокращением штата или количества.

Введение новых штатных единиц

При необходимости нанять специалиста, должность которого не предусмотрена в штате, или добавить в организацию целое подразделение, выдается приказ о введении новых подразделений. Он должен содержать информацию о наименовании структурного подразделения, наименовании должности, количестве ставок, заработной плате или тарифной ставке.

Изменение названия должности или отдела

Переименование, как правило, не влечет за собой корректировки трудовой функции сотрудника (или всего подразделения).Если рабочая функция изменится, то переименование не может быть произведено. Требуется оформить перевод сотрудника (или нескольких сотрудников) на новую должность. Смена наименования повлечет за собой внесение исправлений и дополнений в трудовой договор, в трудовую книжку и личную карточку работника. Таким образом, такие нововведения требуют не только уведомления, но и получения согласия сотрудников. В случае отказа работодатель должен руководствоваться ст. 74 ТК РФ, без пропуска обязательного уведомления работника за два месяца до внесения корректировок.Такой образец приказа можно использовать для изменения штатного расписания.

Корректировка заработной платы или ставок заработной платы

Это изменение условий оплаты труда, согласованных в трудовом договоре. Поэтому требуется обязательное согласование с работником, даже если зарплата повышается. В случае отказа работника работодатель должен руководствоваться ст. 74 ТК РФ.

Снятие вакантных должностей и разделов

Данная процедура не требует согласования с сотрудниками.Эти должности не заняты, поэтому могут быть ликвидированы по решению работодателя.

Важный момент! Если планируется сокращение штата, то удалять вакантные должности из СР лучше до начала процедуры сокращения, а не одновременно с ней.

Уменьшение размера

Это самые трудоемкие инновации, и их следует подготовить заранее. Работодатель должен гарантировать, что вакансии исключены из СР и что новая структура отвечает потребностям организации.О предстоящем увольнении сотрудники уведомляются работодателем лично и под роспись не менее чем за два месяца. Соответствующий приказ также должен быть выдан не менее чем за 2 месяца до внесения изменений. Используйте приведенный ниже образец заказа, чтобы внести изменения в штат.

Управление позициями | Кадровая служба

Ресурсы Инициативы по корректировке бюджета (BRI)

Управление позициями

• Форма запроса на внутреннюю корректировку: Корректировка в пределах допустимого диапазона может быть запрошена (только для освобожденного персонала) для установления справедливых соотношений заработной платы.Запросы на корректировку в пределах диапазона должны включать рассмотрение всего следующего: наличие финансирования, квалификация сотрудника, связанная с работой, производительность и внутренняя справедливость. Получите запрос на регулировку в пределах диапазона – инструкции и лист общей информации для получения дополнительной информации.
• Запросы на изменение должности для персонала: Запросы, связанные с созданием новых должностей или реклассификацией существующих должностей (заполненных или вакантных), выполняются через PeopleAdmin. Заявки, финансируемые из неограниченных фондов, ежегодно рассматриваются вместе с процессом ежегодного обзора бюджета университета.
• Классификационная апелляция: Определения классификации (реклассификация заполнена / вакантна и запрос на новую должность) могут быть обжалованы, подав Форму классификационной апелляции. Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с Руководством по компенсации освобожденному персоналу.
• Уведомление сотруднику: Колледж / подразделения уведомляются об определениях классификации (реклассификация заполнена / вакантна и заявка на новую должность) по завершении проверки Службы кадров. Уведомление сотруднику обрабатывается колледжем / подразделением и должно быть заполнено своевременно (рекомендуется в течение двух дней с момента получения официального уведомления HRS).Чтобы помочь с уведомлением, HRS создала шаблон как для отклоненных, так и для утвержденных определений.

Описание классификации группирует вместе должности, которые имеют схожие функции и обязанности; а также размещает работу в соответствующей семье. Описания классификации доступны по адресу http://hr.nmsu.edu/psnclsdsc/psnclslst.php.

Описание должности может быть настроено для включения конкретных обязанностей, связанных с работой.Эти конкретные обязанности позволяют кандидату / сотруднику лучше понимать свои индивидуальные должностные обязанности.

Ниже приводится краткое описание опций управления положением, доступных администраторам. Для получения подробной информации и процесса каждого из них, пожалуйста, обратитесь к Руководству по вознаграждениям или обратитесь к своему представителю отдела кадров, чтобы получить ответы на вопросы, касающиеся не подлежащих освобождению должностей.

Новая должность может быть создана, когда есть новая функция, которую нужно выполнить, потому что рабочая нагрузка увеличилась, потому что есть необходимость реструктурировать работу организации; или потому, что было определено дополнительное финансирование для создания позиции для удовлетворения приоритетных потребностей.

Когда было определено, что обязанности, возложенные на вакантную должность, больше не нужны или могут выполняться существующими должностями, должность может быть исключена в качестве стратегии сокращения затрат или для использования средств позиции на другие действия с персоналом.

Типы переклассификации:

Когда сотрудник освобождает должность, для замены вакансии обычно проводится та же классификация.Если, однако, отдел признал необходимость значительного изменения должностных обязанностей, запрос о реклассификации должен быть подан до публикации должности.

Обязанности сотрудника должны быть пересмотрены, если большая часть (более 50%) его текущих основных обязанностей и ответственности существенно и явно отличается от тех, которые перечислены в текущем описании классификации, или когда отдел признал необходимость значительного изменения должности.

Сотрудники, занимающие должности, реклассифицированные в должности более высокого или того же уровня, могут иметь или не иметь право на повышение заработной платы в зависимости от их опыта и образования, связанного с новой классификацией. Работники, переведенные на более низкую должность, не имеют права на повышение заработной платы.

Все формы | Калифорнийский государственный университет Монтерей-Бэй

Форма должна подаваться, когда сотрудники или преподаватели запрашивают дополнительную работу

Маршрутизация формы предварительного согласования для дополнительного трудоустройства (факультет)

Процесс маршрутизации формы AEP для факультета

Маршрутизация дополнительной формы предварительного согласования приема на работу (персонал)

Процесс направления формы AEP для персонала

Лист дополнений и удалений

Как добавить или отменить медицинское или стоматологическое страхование для сотрудника или иждивенца

Помощник по работе с цифровой подписью Adobe – Reader (Windows)

Помощник для пользователей Windows по созданию, экспорту и импорту цифровых подписей для форм с помощью Adobe Acrobat Reader XI.

Помощник по работе с цифровой подписью Adobe (Mac)

Помощник для пользователей Mac по созданию, экспорту и импорту цифровых подписей для форм с помощью Adobe Acrobat Pro X.

Помощник по работе с цифровой подписью Adobe (Windows)

Помощник для пользователей Windows по созданию, экспорту и импорту цифровых подписей для форм с помощью Adobe Acrobat Pro X.

Аффидевит о браке или домашнем партнерстве

Вместо свидетельства о браке / семейном партнерстве используйте эту форму под присягой, чтобы подтвердить свои отношения для получения пособий.

Аффидевит об отношениях между родителями и детьми

Форма для включения ребенка-иждивенца, кроме усыновленного, сводного или признанного родного ребенка, в план медицинского страхования.

План позитивных действий на 2021 год

AAP на 2021 год

Форма претензии Anthem

Форма заявки участника Anthem

APC CBA Оценка статьи

Статья 18 коллективного договора APC об аттестации

Форма оценки APC (инструкции на стр. 3)

Форма оценки эффективности сотрудников APC.См. Процедуры на стр. 3.

Форма разрешения и разрешения заявителя

Форма разрешения и разрешения заявителя

Заявление о повышении рыночной заработной платы

Используйте эту форму, чтобы подать заявку на повышение рыночной заработной платы

Часто задаваемые вопросы о карте ASIFlex

Часто задаваемые вопросы по карте гибкого плана расходов (FSA), также известной как карта ASIFlex

Справочное руководство по платам ASIFlex

Справочное руководство по дебетовой карте FSA / ASIFlex.

Допустимые внебиржевые расходы ASIFlex

Краткий список допустимых внебиржевых расходов

Таблица планирования расходов ASIFlex HCRA

Краткое руководство ASIFlex 2020

Направление работы

Порядок работы профессорско-преподавательского состава в соответствии со статьей 12.29.

График оплаты труда преподавателей AY и покрытие льгот

Сроки расчетных периодов, выплаты зарплаты и страховое покрытие

10 Essential Recruiting Email Templates

Качественное и последовательное общение является отличительной чертой успешного опыта кандидата – 81% кандидатов говорят, что постоянное обновление статуса от работодателей значительно улучшит их опыт. Использование шаблонов электронных писем для набора персонала позволяет легко поддерживать связь с кандидатами, особенно с теми, которые вам интересны, на всех этапах процесса набора.

Используйте следующие 10 шаблонов электронной почты для найма, чтобы держать кандидатов в курсе и вовлекать их в процесс найма.

АКТИВИРУЙТЕ ТАЛАНТ И СВОЙ БРЕНД РАБОТОДАТЕЛЯ. УЧИТЬ БОЛЬШЕ.

Содержание

Шаблоны электронной почты для приема на работу: основные правила

Рекрутеры тратят в среднем 13 часов в неделю на поиск кандидатов на одну должность.Когда почти треть вашего рабочего времени посвящена исключительно поиску поставщиков, методы экономии времени становятся ключом к повышению эффективности вашего процесса найма.

Шаблоны электронной почты помогают обеспечить предоставление кандидатам всей информации, необходимой для успешной и комфортной работы. Однако при использовании шаблона легко попасть в ловушку копирования-вставки-отправки. Это делает ваше общение заметно менее персонализированным, что вредит вашим отношениям с кандидатами на ранних этапах процесса найма.

Помимо двойной проверки деталей сообщения, соблюдайте следующие пять правил, независимо от типа отправляемого вами электронного письма.

Правило №1: Поддерживайте свой бренд работодателя

Хотя ваш тон должен меняться в зависимости от уровня стажа кандидата, голос, который вы используете, должен соответствовать бренду вашего работодателя. Если вы переписываетесь с руководителем, ваш язык должен быть более формальным, чем то, как вы бы общались с недавним выпускником колледжа.

В конечном счете, ваше сообщение должно быть последовательным, но адаптированным к вашему конкретному кандидату. Если вы гордитесь своей захватывающей стартап-культурой, используйте разговорный голос и тон при общении с кандидатами. Официальный голос будет казаться скучным по сравнению с вашей расслабленной офисной динамикой.

Правило № 2: Будьте кратки

Никто не любит читать длинные электронные письма, особенно если они исходят от незнакомца, который пытается что-то продать. Независимо от стадии процесса, используйте короткие шаблоны писем для приема на работу; письма с 75-100 словами имеют самый высокий процент отклика.Предоставляйте только самую важную информацию, чтобы не сбить с толку или отвлечь кандидата.

Однако это не означает, что ваши электронные письма должны быть лишены индивидуальности; если вы в восторге от кандидата, дайте ему знать, чтобы удержать его внимание. Кроме того, если разговоры по электронной почте отклоняются от шаблона, руководствуйтесь здравым смыслом в отношении длины ваших ответов. Некоторые ситуации – например, болезнь кандидата или непредвиденное личное дело – заслуживают более подробных ответов.

Правило № 3: Персонализируйте, когда это возможно

Ваша цель должна заключаться в том, чтобы у каждого соискателя был отличный опыт работы с кандидатом.Это означает, что вы не можете бросить кандидатов в процесс резки печенья и ожидать, что они будут чувствовать себя оцененными и оцененными. Адаптируйте шаблоны электронных писем для набора персонала к конкретному человеку, добавляя личные данные и штрихи, когда это возможно.

Используйте свою систему отслеживания кандидатов и другие инструменты найма для записи личной информации – из рекомендательных писем, сопроводительных писем и ваших личных исследований – и заметок из предыдущих бесед, которые вы вели с кандидатами. Это позволяет им узнать, что вы провели исследование и вкладываете в них деньги как потенциальный сотрудник.

Правило № 4: Будьте своевременны

Чем дольше вы ждете отправки важного последующего электронного письма или обновления статуса заявки, тем больше времени вы даете другому работодателю, чтобы он мог нанять вашего кандидата. Быстро отправляйте письма по электронной почте и придерживайтесь любых графиков, которые вы для себя установили.

Используйте это в качестве показателя: если кандидат должен связаться с вами по поводу информации, которую вы обещали отправить, вы слишком долго ждали. Хорошее практическое правило – отвечать не более чем за 24 часа, но знайте, что средняя скорость ответа на электронную почту обычно составляет два часа.

Правило № 5: Корректура

При использовании шаблонов электронной почты для набора персонала высока вероятность появления опечатки, особенно когда более половины людей признают, что допустили досадные ошибки в электронных письмах. Это не только плохо отразится на вашей компании, но и покажется кандидату, что вы недостаточно заботитесь о том, чтобы отправлять грамматически правильные электронные письма. Убедитесь, что в электронном письме нет текста-заполнителя.

Кроме того, дважды проверьте, что все личные данные, которые вы добавили, точны и актуальны для кандидата, прежде чем нажимать кнопку «Отправить».Никто не хочет думать, что его путают или сравнивают с кем-то другим, особенно соискателем, который изо всех сил старается выделиться.

1. Поиск шаблонов электронной почты

Когда вы впервые обращаетесь к потенциальным клиентам, говорите четко и вовлекайте в свой подход. Если они действительно сильный кандидат, они будут просеивать несколько сообщений в своем почтовом ящике. Ваша основная цель при отправке информационного письма – выделиться и перейти к делу.

Электронная почта для поиска первого контакта

Почему это важно: Сильный, убедительный шаблон информационного письма необходим для пополнения пула кандидатов и постоянного наращивания кадрового потенциала.

Когда отправлять: Отправьте информационное письмо человеку, которого вы хотели бы видеть в качестве потенциального кандидата, но только после того, как вы его тщательно изучите. Просмотрите их профили в социальных сетях и профессиональные профили, а также их цифровое портфолио или веб-сайт.

Это жизненно важно для проверки их предварительной квалификации – это пустая трата вашего и их времени – просить заявку у человека, которому вы даже не предложите собеседование на экране телефона. Кроме того, обратите внимание на личные данные, которые вы можете указать в своем электронном письме. Персонализация является ключом к тому, чтобы побудить человека подать заявку.

Что включить: Поскольку у вас (пока) нет отношений с этим кандидатом, не стоит ожидать, что он прочитает от вас длинное электронное письмо.Сделайте свое сообщение кратким и по существу, используя только самую важную информацию:

• Как вы нашли кандидата – Добавьте личную деталь, которую вы заметили, чтобы быстро установить прочные отношения с кандидатом.
• Название должности, на которую вы хотите, чтобы они подали заявку. – Сообщите им, в чем заключается работа, в первых двух предложениях.
• Почему вы думаете, что они будут подходящими? – Заставьте человека захотеть, чтобы подал заявку, и продайте им свою кандидатуру.
• Что им делать дальше – Если вы хотите назначить официальное телефонное собеседование, дайте им набор дат на выбор, будь то «когда-нибудь на следующей неделе» или «следующий вторник в 13:00. CST. ”

Шаблон: электронное письмо с первым контактом

Скопируйте и вставьте следующий шаблон электронного письма о найме на работу в пустое электронное письмо. Настройте копию в указанных полях и в любом другом месте, которое вы сочтете нужным.

Тема: Вакансии – [НАЗВАНИЕ РАБОТЫ] Должность в [ВАША КОМПАНИЯ]

Привет [ИМЯ] ,

Я наткнулся на ваш профиль на [ГДЕ / КАК ВЫ ИХ НАЙТИ] и хотел поговорить об уникальной возможности.

Я работаю в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] , и мы хотим нанять [НАЗВАНИЕ РАБОТЫ] . Я думаю, что ваш опыт работы в [ПОЛЕ / НАВЫКИ] отлично подходит для этой роли.

Если вам интересно узнать больше, я буду рад пообщаться. Можно ли с вами быстро позвонить по номеру [ДАТА / ВРЕМЯ] ?

Я с нетерпением жду вашего ответа.

Best,

[ВАШЕ ИМЯ]

[ПОДПИСЬ ВАШЕЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ]

Адрес электронной почты для поиска второго контакта

Почему это важно: Использование вашего сообщества талантов и обращение к прошлым кандидатам сокращает время, которое вы тратите на поиск поставщиков, что помогает снизить стоимость найма.Это также может свести к минимуму время найма и снизить огромную стоимость вакансии.

Когда отправлять: Обратитесь к бывшим выдающимся кандидатам, которые не получали или не принимали предложения. Сравните их квалификацию с личностью кандидата, чтобы убедиться, что они подходят, прежде чем вы попросите их повторно подать заявку в вашу компанию.

Что включить: У вас уже есть отношения с кандидатом, поэтому настройте это электронное письмо как можно лучше.Это покажет, что вы цените их как отдельных сотрудников, а не просто как резюме в стопке. Включите в свое электронное письмо следующее:

• Роль, на которую они ранее претендовали. – Напомните им, как вы знаете друг друга и что вы отметили их как отличного кандидата.
• Почему они не получили прежнюю работу – Прежде чем они снова обратятся в вашу компанию, им нужно узнать, что пошло не так в прошлый раз.
• Почему они лучше подходят для этой роли – Знание того, что отличает эту роль от других, что делает их идеальным кандидатом, побудит их подать заявку.
• Описание должности – Прикрепите документ или свяжите его с описанием соответствующей должности на странице карьеры, чтобы они могли ознакомиться с должностью.
• Что будет дальше – Четко опишите все следующие шаги, будь то официальный звонок или встреча за чашкой кофе, и укажите любую соответствующую дату и время.

Шаблон: электронное письмо Second-Touch Sourcing

Скопируйте и вставьте следующий шаблон электронного письма о найме на работу в пустое электронное письмо.Настройте копию в указанных полях и в любом другом месте, которое вы сочтете нужным.

Тема: Новая вакансия в [ВАША КОМПАНИЯ] – [НАЗВАНИЕ РАБОТЫ]

Привет [ИМЯ] ,

Надеюсь, это письмо вас хорошо заинтересует. Я знаю, что вы подали заявку на наш [ПРЕДЫДУЩАЯ РОЛЬ] еще в [МЕСЯЦ или ГОД] , и хотя тогда мы пошли в другом направлении, мы держали вас в курсе.

Позиция [НАЗВАНИЕ РАБОТЫ] только что открылась по адресу [ВАША КОМПАНИЯ] , и, учитывая ваш [ПОДРОБНЕЕ О КАНДИДАТЕ] , я думаю, вы отлично подойдете.

Я хотел бы снова встретиться, обсудить роль и услышать, чем вы занимались с момента нашей последней беседы. Можно ли с вами быстро позвонить по номеру [ДАТА / ВРЕМЯ] ?

Я с нетерпением жду вашего ответа.

Best,

[ВАШЕ ИМЯ]

[ПОДПИСЬ ВАШЕЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ]

2.Шаблон реферального письма

Успешная реферальная программа может значительно сократить время заполнения вакансий и улучшить качество приема на работу – два важных показателя приема на работу. Поддерживайте и поощряйте своих сотрудников за их рекомендации, а также старательно и часто общайтесь с рекомендованными кандидатами.

Почему это важно: Использование сетей сотрудников для найма может расширить кадровый резерв компании в десять раз. Кроме того, ваши лучшие сотрудники, вероятно, знают действительно замечательных людей, которые могут стать вашими следующими лучшими исполнителями.

Когда отправлять: На этапе поиска поставщиков в жизненном цикле найма обращайтесь к любым привлеченным лицам после того, как вы проведете предварительную проверку их квалификации в Интернете.

Что включать: Относитесь к реферальным электронным письмам так же, как к электронным письмам с первыми контактами: пусть ваше сообщение будет коротким и включать только самую важную информацию. Однако, поскольку у вас есть взаимная связь, сделайте электронное письмо более личным, указав следующее:

• Имя контактного лица – Укажите, кто ссылается, и укажите его имя в строке темы, чтобы сразу заинтересовать читателя.
• Как узнать контакт – Установите соединение с контактом, чтобы кандидат знал, что вы искренний и заслуживающий доверия.
• Что вы знаете о кандидате – Объясните, почему их направили, что в ссылке говорилось и что делает человека квалифицированным.

Шаблон: реферальное письмо

Скопируйте и вставьте следующий шаблон электронного письма о найме на работу в пустое электронное письмо. Настройте копию в указанных полях и в любом другом месте, которое вы сочтете нужным.

Тема: [ОТКРЫТАЯ РОЛЬ] Возможность – Вас направил [ИМЯ КОНТАКТА]

Привет [ИМЯ] ,

[ИМЯ КОНТАКТА] дал мне ваш адрес электронной почты – мы [КАК ВЫ ЗНАЕТЕ КОНТАКТЫ] . Они очень высоко отзываются о вас и вашем [ОПЫТ / ЭКСПЕРТИЗА] .

Я работаю в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] , , и мы ищем [НАЗВАНИЕ РАБОТЫ] . [КОНТАКТЫ ИМЯ] рекомендовал вас на эту работу, и я думаю, вы отлично подойдете.

Я хотел бы узнать о вас больше и рассказать о роли. Вы бесплатны для быстрого телефонного звонка [ДАТА / ВРЕМЯ] ?

Ждем подключения.

Best,

[ВАШЕ ИМЯ]

[ПОДПИСЬ ВАШЕЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ]

3. Шаблон электронного письма для последующих действий по заявке

Отправьте кандидату письмо по электронной почте, чтобы подтвердить получение заявки и проинформировать его о следующих шагах, независимо от того, будут ли они выполнены внутри компании.

Почему это важно: Для получения отличного опыта кандидата необходимо регулярно информировать кандидатов о статусе их заявки. Начните собеседование с потенциальным сотрудником с самого начала, сообщив ему, что вы получили его заявление, и будете держать его в курсе по мере развития процесса.

Когда отправлять: Отправить письмо с подтверждением кандидату сразу или вскоре после получения его заявки.

Что включить: Дополнительное электронное письмо по заявке должно быть отправлено заявителю для подтверждения получения сразу после подачи.Ваша система отслеживания кандидатов (ATS) может помочь автоматизировать этот процесс. Автоматическое электронное письмо гарантирует кандидатам, что их заявка была правильно подана.

Однако вы можете вручную отправить последующие электронные письма отдельным кандидатам. Тем не менее, необходимо отправить электронное письмо с подтверждением, чтобы убедиться, что их заявка была получена, независимо от того, автоматизирована она или нет. Включите в повторное электронное письмо по вашей заявке следующую информацию:

• Подтвердите, что вы получили их заявку – Убедитесь, что их заявка была получена.
• Поблагодарите их за интерес – Покажите, что вы цените их время и внимание к вашей компании.
• Что будет дальше – Сообщите им о процессе проверки и держите их в курсе. Необязательно: укажите дату, к которой они могут ожидать ответа от вас.
• Что они могут делать в ожидании – Направляйте их на ваши социальные профили, веб-сайт или блог, чтобы поддерживать их интерес, пока они ждут обновления.

Шаблон: повторное письмо по заявке

Скопируйте и вставьте следующий шаблон электронного письма о найме на работу в пустое электронное письмо.Настройте копию в указанных полях и в любом другом месте, которое вы сочтете нужным.

Тема: [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] – Мы получили ваше заявление

Привет [ИМЯ] ,

Благодарим вас за интерес к [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] . Мы получили вашу заявку на открытую вакансию [НАЗВАНИЕ РАБОТЫ] и внимательно рассмотрим ваши материалы.

Кто-то из нашей команды свяжется с вами и сообщит вам о статусе вашей заявки в течение [ВРЕМЕННЫЙ КАДР] .

А пока посетите [ССЫЛКА НА СООТВЕТСТВУЮЩУЮ ВЕБ-СТРАНИЦУ] , чтобы узнать больше о нашей компании.

Best,

[НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] Подбор персонала

[ЛОГОТИП КОМПАНИИ]

4. Шаблоны электронной почты для интервью

Процесс собеседования состоит из нескольких этапов, и кандидаты должны хорошо знать свой статус на каждом этапе.Используйте следующие шаблоны, чтобы обеспечить качественное и последовательное общение с потенциальными клиентами.

Электронное письмо с приглашением на собеседование

Почему это важно: Помимо подробного планирования собеседования, электронное письмо с приглашением на собеседование является важным шагом в поддержании интереса кандидата к этой возможности.

Когда отправлять: Отправьте электронное письмо с приглашением на собеседование кандидатам, которые вам очень интересны или тем, о которых вы просто нуждаетесь и о которых хотите узнать больше.В идеале вы можете уведомить кандидата как минимум за несколько дней, в зависимости от того, будет ли собеседование проводиться по телефону или лично. Тем не менее, если вам нужны лучшие таланты на востребованные роли, поговорите с ними как можно скорее.

Что включить:

• Роль собеседования – Соискатели иногда подают заявки на несколько открытых вакансий в компании. Сообщите кандидату, для какой роли проводится собеседование.
• Почему они вам интересны – Сообщите кандидату, что они вам нравятся и вы хотите узнать больше.
• Формат интервью – Укажите, будет ли это интервью по телефону, видео или лично.
• Кто проводит собеседование – Сообщите кандидату, с кем он будет разговаривать, и их роль в процессе собеседования и / или в компании.
• Сроки собеседования – Укажите примерную продолжительность собеседования. Это поможет им соответствующим образом спланировать свое расписание.
• Когда будет проходить собеседование – Укажите дату и время (с указанием часовых поясов) собеседования или предложите диапазон дат, из которых кандидат может выбрать.

Щелкните здесь, чтобы получить дополнительные советы по электронной почте для приглашения на собеседование.

Шаблон: письмо с приглашением на собеседование

Скопируйте и вставьте следующий шаблон электронного письма о найме на работу в пустое электронное письмо. Настройте копию в указанных полях и в любом другом месте, которое вы сочтете нужным.

Тема: [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] Возможность интервью

Привет [ИМЯ] ,

Благодарим вас за заявку на должность [НАЗВАНИЕ РАБОТЫ] по телефону [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] .

После рассмотрения вашей заявки мы рады продолжить процесс собеседования.

Мы хотели бы запланировать [ФОРМАТ ИНТЕРВЬЮ] с [ИНТЕРВЬЮЕР] , [НАЗВАНИЕ ИНТЕРВЬЮЕРА] на [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] . Интервью продлится примерно [ДЛИНА ИНТЕРВЬЮ] .

Вы доступны по телефону [ДЕНЬ, ДАТА] по телефону [ВРЕМЯ, ЧАСОВОЙ ПОЯС] ?

Ответьте прямо на это письмо и сообщите мне, свободны ли вы в то время.

Best,

[ВАШЕ ИМЯ]

[ПОДПИСЬ ВАШЕЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ]

Письма с подтверждением интервью

После того, как вы запланировали собеседование, отправьте кандидату электронное письмо с подтверждением, чтобы указать время, место и детали.

Почему это важно: Электронное письмо с подтверждением гарантирует, что дата и время были указаны правильно.Это особенно важно для работающих в настоящее время кандидатов, у которых рабочие обязанности могут помешать их собеседованию. Кроме того, это время может быть особенно тревожным для соискателей, поэтому электронное письмо с подтверждением собеседования – отличный способ успокоить и утешить кандидатов.

Когда отправлять: Отправьте кандидату письмо с подтверждением, как только вы подтвердите дату и время внутри компании, а также зарезервируете все необходимые материалы, такие как конференц-зал или телефонная линия.Воздержитесь от подтверждения с кандидатом, пока вы не выровняетесь внутри, чтобы избежать путаницы.

Что включить: Держите свое электронное письмо с подтверждением интервью простым и понятным, указав следующую информацию:

• Детали интервью – Укажите дату и время интервью.
• Информация о собрании – Включите ссылку на назначенное собрание по видеоконференцсвязи, номер линии конференции и код доступа или адрес офиса.
• Повестка дня собеседования – Если есть конкретные вопросы, которые вы хотели бы осветить, и к которым кандидат должен подготовиться (например, оценка или упражнение), сообщите ему об этом заранее.
• Вопросы для обсуждения – Как рекрутер, вы можете давать кандидату советы о том, что обсуждать, чтобы собеседование было максимально продуктивным и информативным для менеджера по найму.
• Дресс-код – При личном собеседовании сообщите кандидату, что ему следует надеть.Если у вас повседневный офис, собеседнику не нужно чувствовать себя неловко в костюме.
• Календарное событие – отправьте кандидату приглашение на мероприятие, которое он может добавить в свой календарь. Включите интервьюера в приглашение, чтобы все смотрели на одни и те же детали.

Шаблон: электронное письмо с подтверждением интервью

Скопируйте и вставьте следующий шаблон электронного письма о найме на работу в пустое электронное письмо. Настройте копию в указанных полях и в любом другом месте, которое вы сочтете нужным.

Тема: [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]: [ФОРМАТ ИНТЕРВЬЮ] Подтверждение интервью

Привет [ИМЯ] ,

Мы подтвердили ваше [ФОРМАТ ИНТЕРВЬЮ] интервью с [ИНТЕРВЬЮЕР] [ДЕНЬ, ДАТА] в [ВРЕМЯ НАЧАЛА – ВРЕМЯ КОНЕЦ, ЧАСОВОЙ ПОЯС] .

Чтобы вы почувствовали, чего ожидать, вот краткая повестка дня интервью:

[ПОВЕСТКА ДНЯ]

Во время собеседования вы должны обсудить свой опыт в [РАЗГОВОРЫ] .

До скорой встречи! Вы можете найти эти детали интервью в приглашении на календарное мероприятие. Если у вас есть какие-либо вопросы, не стесняйтесь обращаться к нам.

ДЛЯ ТЕЛЕФОННЫХ / ВИДЕО ИНТЕРВЬЮ

Вот [ТЕЛЕФОННЫЙ НОМЕР / ССЫЛКА ДЛЯ ВСТРЕЧИ] . Чтобы войти в конференц-зал, используйте этот код: [КОД ДОСТУПА] .

ДЛЯ ЛИЧНЫХ ИНТЕРВЬЮ

Адрес нашего офиса: [АДРЕС] .Когда вы приедете, зарегистрируйтесь на стойке регистрации. Охранник выдаст вам временный пропуск на лифт. В нашем офисе дресс-код [DRESS CODE] , но, пожалуйста, надевайте то, в чем вам удобнее всего.

Best,

[ВАШЕ ИМЯ]

[ПОДПИСЬ ВАШЕЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ]

Письма с напоминаниями об интервью

Шаблоны электронных писем с напоминаниями об собеседовании легко создавать и автоматизировать, и они могут оказать большое влияние на процесс подачи заявки кандидатом.

Почему это важно: Напоминание кандидату о предстоящем собеседовании – одна из мелких деталей, которая отличает хороший опыт кандидата от отличного.

Когда отправлять: Отправьте кандидату электронное письмо с напоминанием накануне или утром перед собеседованием. При отправке напоминания соблюдайте часы работы, иначе его не увидят.

Что включить: Не нужно изобретать велосипед здесь – укажите ту же информацию, что и в электронном письме с подтверждением.Переформатируйте сообщение, чтобы выделить наиболее важную информацию.

Шаблон: письмо с напоминанием об интервью

Скопируйте и вставьте следующий шаблон электронного письма о найме на работу в пустое электронное письмо. Настройте копию в указанных полях и в любом другом месте, которое вы сочтете нужным.

Тема: Напоминание: [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] [ФОРМАТ ИНТЕРВЬЮ] Интервью [ДАТА, ВРЕМЯ]

Привет [ИМЯ] ,

Это напоминание вам о вашем предстоящем интервью для роли [НАЗВАНИЕ РАБОТЫ] в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] .

Когда: Ваше собеседование состоится [ДЕНЬ, ДАТА] в [ВРЕМЯ НАЧАЛА – ВРЕМЯ КОНЕЦ]

Где: [НОМЕР ТЕЛЕФОНА / ССЫЛКА ДЛЯ ВСТРЕЧИ / АДРЕС]

Кто: Вы будете разговаривать с [ИНТЕРВЬЮЕР, НАЗВАНИЕ РАБОТЫ]

Повестка дня:

[ВКЛЮЧИТЬ ПОВЕСТКУ ДНЯ]

Будьте готовы обсудить:

[РАЗГОВОРЫ]

ДЛЯ ЛИЧНЫХ ИНТЕРВЬЮ

Когда вы приедете:

Зарегистрируйтесь на стойке регистрации.Охранник выдаст вам временный пропуск на лифт.

Офисный дресс-код:

Наш офис: [ДРЕСС-КОД] , но, пожалуйста, надевайте то, в чем вам удобнее всего.

Мы с нетерпением ждем встречи с вами!

Best,

[ВАШЕ ИМЯ]

[ПОДПИСЬ ВАШЕЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ]

Электронные письма после интервью

Когда появляется действительно отличный кандидат, не ждите, чтобы поговорить с ним после собеседования.

Почему это важно: Лучшие кандидаты, вероятно, проходят собеседование в нескольких компаниях. Фактически, они находятся на рынке в среднем только 10 дней, прежде чем их принимают на работу. Продемонстрируйте им свой интерес и побудите их продолжать работу с вашей командой, отвечая на вопросы после интересного собеседования.

Когда отправлять: Хотя быстрое письмо с благодарностью является признаком внимательного и вдумчивого кандидата, не ждите, чтобы ответить после собеседования, если это кто-то, кто вам очень интересен и волнует.Отправьте дополнительное электронное письмо вскоре после собеседования или на следующий день.

Что включить: Конечная цель дополнительного электронного письма – удержать кандидата в вашей компании и заинтересовать его вакансией. Включите в свое электронное письмо следующее:

• Что вас впечатлило – Вернитесь к интервью и включите конкретную деталь, которая вам запомнилась.
• Почему они подходят – Соедините то, что произвело на вас впечатление, с тем, как это хорошо послужит кандидату в этой роли.Это ключ к продаже роли, пока вы продолжаете оценивать кандидатов.
• Чего они могут от вас ожидать – Сообщите им, что скоро свяжетесь с вами, и, если возможно, укажите конкретные временные рамки.

Шаблон: электронное письмо после интервью

Скопируйте и вставьте следующий шаблон электронного письма о найме на работу в пустое электронное письмо. Настройте копию в указанных полях и в любом другом месте, которое вы сочтете нужным.

Тема: [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] Продолжение интервью

Привет [ИМЯ] ,

Спасибо, что нашли время [TODAY / YESTERDAY] , чтобы поговорить с нашей командой о роли [JOB TITLE] .

[ИНТЕРВЬЮЕР] был очень впечатлен вашим [ОПЫТ / ЭКСПЕРТИЗА] . Мы уверены, что вы хорошо подходите для этой роли и будете сильным дополнением к нашей растущей [КОМАНДА ОТДЕЛА] в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] .

Мы завершаем интервью на этой неделе, и вы можете ожидать ответа от кого-то в пределах [ВРЕМЕННЫЕ КАДРЫ] .

Еще раз спасибо за ваше время. Было приятно познакомиться с вами поближе!

Best,

[ВАШЕ ИМЯ]

[ПОДПИСЬ ВАШЕЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ]

5.Шаблон электронного письма с отказом

Почему это важно: Нет новостей – это не хорошие новости, когда дело доходит до собеседований. Сообщая кандидатам, что они больше не рассматриваются на вашу открытую должность, вы уважаете их время и улучшаете их опыт работы с кандидатами.

Когда отправлять: Если вы отправили письмо о ходе собеседования, придерживайтесь графика, который вы для себя установили, и отправьте электронное письмо с отказом кандидата к ранее установленному сроку.

Что включить: Четко сформулируйте свое решение, но осторожно опустите кандидата. Поскольку это очень важный этап процесса найма, вы можете выбрать более формальный тон, даже если он не соответствует вашему бренду. При отклонении кандидата укажите в электронном письме следующее:

• Поблагодарите их за заявку. – Еще раз подтвердите, что вы цените их время, внимание и интерес к вашей компании.
• Ваше решение – Четко заявите, что вы больше не будете рассматривать их для работы.
• Конструктивная обратная связь – Вероятность обращения соискателей на открытую вакансию в будущем в четыре раза выше, если им будет предложена обратная связь во время первоначального процесса подачи заявки. Кратко объясните, почему вы идете в другом направлении.
• Дверь будет открыта – Дайте им знать, что вы сохраните их резюме (укажите, как долго, если применимо), и свяжитесь с ними, если появится более подходящая возможность.
• Поощряйте их оставаться на связи и повторно подавать заявку – Убедите их подписаться на вашу страницу карьеры и присоединиться к вашему сообществу талантов, чтобы быть в курсе новых возможностей.
• Еще одно спасибо – Покажите, что вы действительно цените кандидата и время, которое они посвятили этому процессу.

Шаблон: письмо с отказом

Скопируйте и вставьте следующий шаблон электронного письма о найме на работу в пустое электронное письмо. Настройте копию в указанных полях и в любом другом месте, которое вы сочтете нужным.

Тема: Ваше приложение для [НАЗВАНИЕ РАБОТЫ] на [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]

Привет [ИМЯ] ,

Спасибо, что подали заявку на нашу должность [НАЗВАНИЕ РАБОТЫ] и за то, что рассказали нашей команде о своем опыте.Благодарим вас за интерес к [ВАША КОМПАНИЯ] .

Нам повезло, что у нас была сильная группа кандидатов, и мы с сожалением сообщаем вам, что мы решили выбрать более опытного кандидата на эту роль. [КОНСТРУКТИВНАЯ ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ].

Мы сохраним ваше резюме в файле и свяжемся с вами, если мы сочтем, что вы подходите для других должностей, когда они станут доступными.

Мы надеемся, что вы и дальше будете оставаться на связи с нами по телефону [ССЫЛКА НА СОЦИАЛЬНЫЕ ПРОФИЛИ] и следить за нашей страницей карьеры [ССЫЛКА НА СТРАНИЦУ КАРЬЕРЫ] в поисках будущих возможностей, которые могут быть более подходящими.

Мы искренне ценим ваше время и внимание к [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] .

Всего наилучшего,

The [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] Team

[ЛОГОТИП КОМПАНИИ]

6. Шаблон электронного письма с запросом на работу

Если вы хотите увидеть больше работ кандидата, четко укажите, как и о чем вы просите.

Почему это важно : Если у вас есть определенные ограничения файла, крайние сроки или требования к образцам, шаблон может помочь обеспечить простоту выполнения каждого запроса на образцы работы.

Когда отправлять: Отправьте запрос на образцы работы с достаточным уведомлением, чтобы кандидат собрал свои образцы и отформатировал их в соответствии с запросом. Запрашивать несколько образцов к концу рабочего дня сложно для штатных сотрудников и может вызвать ненужный стресс. Установка нереалистичных сроков рисует образ неразумного работодателя.

Что включить: Это довольно простое электронное письмо для найма, поэтому сделайте ставку на четкость и краткость своего вопроса.Включите следующее:

• Что вам нужно – Укажите тип образца, который вам нужен (например, написание образца, каркасы веб-сайта, дорожная карта проекта и т. Д.).
• Сколько вам нужно – Четко укажите, сколько образцов каждого типа вы хотите, чтобы кандидат предоставил. Предложите диапазон для кандидатов, у которых может быть больше одного и меньше другого.
• Требования к формату файлов – Сделайте предельно ясным, какие файлы формата следует отправлять.Необходимость возвращаться и запрашивать дополнительные образцы тратит ваше и их время.
• Сведения об отправке – Объясните, как им следует отправлять образцы своих работ, будь то по электронной почте или по защищенной ссылке. Включите всю необходимую информацию для доступа.
• Крайний срок подачи – Сообщите им, когда вам понадобятся образцы, до.
• Зачем вам нужны образцы работ – Кратко объясните ваш запрос на образцы работ и то, как они будут учтены в вашем процессе принятия решений.

Шаблон: Запрос на выполнение работ

Скопируйте и вставьте следующий шаблон электронного письма о найме на работу в пустое электронное письмо. Настройте копию в указанных полях и в любом другом месте, которое вы сочтете нужным.

Строка темы : [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] : Примеры работы для [НАЗВАНИЕ РАБОТЫ] Application

Привет [ИМЯ] ,

Еще раз спасибо за ваше заявление на роль [НАЗВАНИЕ РАБОТЫ] .Мы просматриваем материалы вашего заявления и хотели бы увидеть образцы вашей работы, чтобы лучше оценить ваши [СООТВЕТСТВУЮЩИЕ НАВЫКИ] способности .

Ответьте на это письмо, указав [КОЛИЧЕСТВО] примеров из ваших [РАБОТА] по [СРОК СРОКА] . Все файлы должны быть представлены в формате [ФОРМАТ ФАЙЛА (S)] .

Если у вас есть вопросы, дайте мне знать.

Best,

[ВАШЕ ИМЯ]

[ПОДПИСЬ ВАШЕЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ]

7.Шаблон электронного письма с запросом на оценку кандидата

Если вы хотите, чтобы кандидат прошел аттестацию вне офиса, предоставьте ему подробные инструкции о том, как это сделать.

Почему это важно: Тесты для оценки работы обычно сильно влияют на процесс принятия решений. В результате важно, чтобы все потенциальные клиенты получали одни и те же четкие указания. Создание шаблона электронной почты помогает стандартизировать то, как вы предоставляете информацию, и устанавливает основу для справедливой оценки.

Когда отправлять: Убедитесь, что запросы на оценку отправлены задолго до крайнего срока, чтобы у кандидатов было разумное количество времени для их выполнения.

Что включить: Как и в электронном письме с запросом на образцы работы, укажите кристально четкие инструкции по завершению оценки вместе с установленным сроком.

• Что он оценивает – Объясните, что измеряет оценка и почему это важно.
• Инструкции по заполнению – Предоставьте им материалы для заполнения или ссылку для доступа к информации для завершения онлайн-оценки.
• Крайний срок – Укажите, когда оценка должна быть завершена и отправлена. Включите дату и время.
• Только важная информация – Что-то еще может запутать кандидата и повлиять на то, как он завершит оценку. Хороший кандидат может показаться хуже просто из-за вашего плохого направления.

Шаблон: электронное письмо с запросом на оценку кандидата

Скопируйте и вставьте следующий шаблон электронного письма о найме на работу в пустое электронное письмо.Настройте копию в указанных полях и в любом другом месте, которое вы сочтете нужным.

Тема: [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] : [НАЗВАНИЕ РАБОТЫ] Оценка кандидата на завершение

Привет [ИМЯ] ,

В рамках вашего заявления на роль [НАЗВАНИЕ РАБОТЫ] по телефону [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] , мы просим вас заполнить следующую оценку [НАЗВАНИЕ ОЦЕНКИ] .

Каждый кандидат на этом этапе должен пройти аттестацию для рассмотрения на должность. Результаты используются для оценки [НАВЫКОВ] способностей.

Вы можете получить доступ к оценке, щелкнув эту ссылку и создав уникальный профиль: [ВКЛЮЧИТЬ ССЫЛКУ]

Пожалуйста, завершите оценку не позднее [ДЕНЬ, ДАТА] в [ВРЕМЯ, ЧАСОВОЙ ПОЯС] .

Если у вас возникнут вопросы или возникнут проблемы с прохождением экзамена по какой-либо причине, немедленно сообщите мне об этом.

Best,

[ВАШЕ ИМЯ]

[ПОДПИСЬ ВАШЕЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ]

8. Шаблон электронного письма с предложением работы

Когда вы готовы сделать предложение лучшему кандидату, оно должно быть идеальным. Убедитесь, что ничего не пропало, подготовив шаблон электронного письма с предложением о работе.

Почему это важно: Как специалист по подбору персонала, вы знаете, что хорошие кандидаты не долго ищут работу.Ваше предложение о работе должно быть не только справедливым и убедительным, оно также должно служить окончательным аргументом в пользу заключения сделки.

Когда отправлять: На сегодняшнем рынке, ориентированном на кандидатов, отправляйте письмо с предложением, как только вы найдете подходящего человека для работы. Если вы сделали устное предложение по телефону, вскоре после этого отправьте официальное письмо с предложением по электронной почте.

Что включить: В письме с предложением должны быть аккуратно изложены все важные сведения о работе, включая компенсацию и льготы.Убедитесь, что ваше предложение о работе подразумевает следующее:

• Ваше волнение – Скажите кандидату, что вы хотите, чтобы он стал частью команды.
• Сведения о вакансии – Укажите название должности, отдел и рабочее время.
• Компенсация – Укажите заработную плату, которую вы готовы выплатить кандидату.
• Льготы – Укажите медицинские, страховые, финансовые и отпускные льготы, которые включает эта работа.
• Льготы для сотрудников – Расскажите им о некоторых интересных льготах, которые вы предлагаете сотрудникам.
• Срок действия предложения – Если вы планируете отменить свое предложение через определенный день или просто хотите получить ответ в ближайшее время, сообщите кандидату, когда вы захотите получить от него ответ.

Шаблон: письмо с предложением о работе

Скопируйте и вставьте следующий шаблон электронного письма о найме на работу в пустое электронное письмо. Настройте копию в указанных полях и в любом другом месте, которое вы сочтете нужным.

Тема: [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] : Прилагается ваше [НАЗВАНИЕ РАБОТЫ] Письмо с предложением

Привет [ИМЯ] ,

Мне приятно предложить вам должность [НАЗВАНИЕ РАБОТЫ] на [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] !

Наша команда была чрезвычайно впечатлена вами во время собеседования, и мы очень рады, что вы присоединились к компании.Мы уверены, что ваши навыки и опыт станут отличным дополнением к команде [DEPARTMENT] .

Внимательно ознакомьтесь со следующими деталями предложения.

Позиция

Должен быть [ПОЛНАЯ / НЕПОЛНАЯ / ВРЕМЕННАЯ] роль как [НАЗВАНИЕ РАБОТЫ] в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] . На этой должности вы будете подчиняться [ПРЯМОЙ МЕНЕДЖЕР] в [ОТДЕЛ] .

В качестве сотрудника [ПОЛНАЯ / Неполная / ВРЕМЕННАЯ] должность требует [ЧАСОВ / НЕДЕЛЮ] .Ваше рабочее время будет [ВРЕМЯ НАЧАЛА – ВРЕМЯ КОНЕЦ] с перерывом на обед [30 МИНУТ / ЧАС] .

Ваш первый день будет [ДЕНЬ МЕСЯЦА, ГОД] .

Компенсация

[НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] компенсирует вам [ДОЛЛАРОВ] за [ЧАС / НЕДЕЛЮ / ГОД / И Т.Д.] для указанной должности.

Льготы

Занимая должность и являясь сотрудником [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] , , вы получите следующие преимущества:

Медицинское страхование; Опционы на акции; 401K Matching; 15 дней ВОМ; Страхование стоматологии и зрения [ДОБАВИТЬ ИЛИ УДАЛИТЬ Пособия]

В дополнение к этим преимуществам, [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] также с гордостью предлагает своим сотрудникам [СПИСОК ПРЕДЛОЖЕНИЙ] .

Прилагаем ваше полное письмо с предложением. Пожалуйста, подпишите его, чтобы подтвердить свое согласие с этим предложением, и отправьте его мне по электронной почте до [ДАТА] .

Мы с нетерпением ждем возможности приветствовать вас в команде [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] . Если у вас есть какие-либо вопросы относительно прилагаемого предложения, свяжитесь со мной напрямую по телефону [НОМЕР ТЕЛЕФОНА] .

Best,

[ВАШЕ ИМЯ]

[ПОДПИСЬ ВАШЕЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ]

9.Шаблон приветственного письма

Продолжайте знакомство с выдающимся кандидатом, помогая сотрудникам подготовиться к их первому рабочему дню и первым нескольким месяцам на новой должности.

Почему это важно: Опыт кандидатов не заканчивается до первого дня работы нового сотрудника, поэтому настройте их на успех, сообщив им, чего ожидать от вашей программы адаптации.

Когда отправлять: Отправьте информацию о приеме на работу нового сотрудника по электронной почте за неделю до их первого дня.Это даст им достаточно времени, чтобы подготовиться и задать уточняющие вопросы, которые могут у них возникнуть.

Что включить: В зависимости от вашей программы адаптации укажите некоторые или все следующие сведения. Знайте, что вам нужно будет создать индивидуальные шаблоны электронных писем для каждого отдела или команды.

• Повестка дня первого дня – Сообщите им, в какое время приехать, с кем они будут встречаться в течение дня и что обсудить.
• Что надеть – Они должны были получить эту информацию в электронном письме с подтверждением интервью и напоминанием, но все равно предоставить ее снова.
• Как попасть в здание и офис – Напомните им свой адрес и сообщите о ближайших остановках общественного транспорта. Поскольку у них, скорее всего, еще не будет идентификационного значка здания, объясните, что им следует сделать, чтобы их допустили к вам в офис.
• Идентификационные данные или документация для предъявления – Сообщите им о любых формах, которые им нужно будет заполнить, и о любой документации, которую им необходимо принести для этого.
• Что делать с обедом – Сообщите им, будет ли их менеджер угощать их обедом в первый день, предоставляется ли обед в офисе и какие рестораны расположены поблизости.
• Краткое изложение вашей программы адаптации – Кратко объясните, как и в течение какого периода времени будет происходить адаптация человека. Это следует более подробно обсудить со своим руководителем, но при этом обозначить основные этапы и цели.

Шаблон: приветственное письмо

Скопируйте и вставьте следующий шаблон электронного письма о найме на работу в пустое электронное письмо. Настройте копию в указанных полях и в любом другом месте, которое вы сочтете нужным.

Тема: [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] : Информация о вашем вступлении и первом дне

Привет [ИМЯ] ,

Мы с нетерпением ждем вашего первого дня в [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] !

Чтобы помочь вам подготовиться, ниже приводится некоторая информация о том, чего вы можете ожидать:

Ваше прибытие:

Пожалуйста, приходите не позднее [ВРЕМЯ] .Наш офис находится по адресу [АДРЕС ОФИСА] . Когда вы приедете, обратитесь к охраннику, чтобы получить временный пропуск. Вы получите официальный значок вскоре после даты начала.

Ваша повестка дня:

Прилагаю повестку дня на ваш первый день. Он может немного измениться, но это хороший показатель того, с кем вы будете встречаться.

Документы / удостоверение личности, которые необходимо принести:

Возьмите с собой следующие документы, удостоверяющие личность: [СПИСОК ДОКУМЕНТАЦИИ]

Что надеть:

Как вы знаете из интервью, наш офисный дресс-код – [DRESS CODE] .

Обед:

Большинство сотрудников обедают на кухне, и поблизости есть несколько вариантов питания, в том числе: [ОПЦИИ ОБЕДА] .

Ваш план адаптации:

Прилагается также обзор того, что будет включать ваше подключение в следующие [ВРЕМЕННЫЕ КАДРЫ] . Ваш менеджер подробно рассмотрит его вместе с вами в течение вашей первой недели.

Если у вас есть вопросы, не стесняйтесь спрашивать.

Мы рады видеть вас в команде.Добро пожаловать на борт!

Best,

[ВАШЕ ИМЯ]

[ПОДПИСЬ ВАШЕЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ]

10. Шаблон электронного письма с объявлением о новом найме

Сообщите вашей команде о прибытии нового сотрудника и расскажите немного о нем. Вы также можете скопировать нового сотрудника по электронной почте и объяснить, как вы рады приветствовать его в команде.

Что это важно: Заблаговременное уведомление ваших сотрудников о прибытии нового сотрудника позволяет им познакомиться с ним до первого дня работы. Это создает гостеприимную корпоративную культуру и привлекает новых сотрудников еще до того, как они начнут работать.

Когда отправлять: Отправьте электронное письмо с объявлением о новом приеме на работу за неделю до их первого дня. Не отправляйте электронное письмо в пятницу, так как оно может остаться непрочитанным, поскольку сотрудники отправляются в выходные.

Что включить: Это должно быть очень теплое и приветливое электронное письмо, которое позволит сотруднику лучше понять культуру вашего офиса.Попросите своего нового сотрудника поделиться несколькими забавными фактами о себе, чтобы включить их в электронное письмо с объявлением. Это поможет остальной части вашей команды узнать кандидата на личном уровне.

Шаблон: письмо с объявлением о приеме на работу

Скопируйте и вставьте следующий шаблон электронного письма о найме на работу в пустое электронное письмо. Настройте копию в указанных полях и в любом другом месте, которое вы сочтете нужным.

Тема: Добро пожаловать, [ИМЯ] !

Команда,

Мне очень приятно представить нового члена команды [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] , [ПЕРВОЕ ИМЯ] !

[ИМЯ] присоединяется к нам в команде [ОТДЕЛ] как наш [НАЗВАНИЕ РАБОТЫ] . [ОН / ОНА / ОНИ] происходят из [ОПИСАТЬ ПОСЛЕДНЮЮ КОМПАНИЮ] с впечатляющим опытом в [НАВЫКИ / ПОЛЕ] .

Поскольку наш [НАЗВАНИЕ РАБОТЫ] , [ИМЯ] будет тесно сотрудничать с [РУКОВОДИТЕЛЬ КОМАНДЫ] с по [ПРОЕКТ ФОКУСА / ОБЯЗАННОСТИ] .

Еще немного о [ИМЯ] :

[ВКЛЮЧИТЕ 3-5 ЛИЧНЫХ ДАННЫХ / ИНТЕРЕСНЫХ ФАКТОВ О НОВОМ АРЕНДЕ]

Мы очень рады, что к нам присоединились [HIM / HER / THEM] . [ИМЯ] первый день: [ДАТА НАЧАЛА] .

Добро пожаловать на борт, [ИМЯ] !

Best,

[ВАШЕ ИМЯ]

[ПОДПИСЬ ВАШЕЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ]

Это 10 основных шаблонов электронных писем для набора персонала, которые необходимы каждому рекрутеру, специалисту по персоналу и молодому стартапу, чтобы удерживать лучших кандидатов. Используя эти шаблоны, вы можете создать первоклассного кандидата, который привлечет соискателей.Воспользуйтесь своим ATS и дополнительными инструментами найма, чтобы еще больше упростить процесс.

АКТИВИРУЙТЕ ТАЛАНТ И СВОЙ БРЕНД РАБОТОДАТЕЛЯ. УЧИТЬ БОЛЬШЕ.

План профессионального развития | Человеческие ресурсы

Формы для создания плана профессионального развития

В плане профессионального развития документируются цели, необходимые навыки и развитие компетенций, а также задачи, которые необходимо будет выполнить сотруднику, чтобы поддерживать постоянное совершенствование и карьерный рост.План профессионального развития создается менеджером в тесном сотрудничестве с сотрудником для определения необходимых навыков и ресурсов для поддержки карьерных целей сотрудника и бизнес-потребностей организации.

Профессиональное развитие сотрудников начинается, когда к вашей команде присоединяется новый член. Кроме того, у всех сотрудников должен быть «живой» план профессионального развития. Планирование не должно происходить только после того, как сотрудник определен как нуждающийся в улучшении.Планы профессионального развития следует пересматривать на постоянной основе в течение года, с проведением по крайней мере одного промежуточного обсуждения обзора между сотрудником и руководителем до окончания периода годовой оценки эффективности.

Этапы планирования профессионального развития

Используйте следующие шаги, чтобы вместе со своим сотрудником составить план профессионального развития. Не стесняйтесь использовать примеры планов профессионального развития (перечисленные выше), чтобы помочь вам в этом процессе.

Шаг первый: запросите самооценку у сотрудника

Попросите сотрудника выполнить самооценку своих интересов, навыков, ценностей и личности.Используйте приведенные справа образцы форм планирования эффективности и самооценки, чтобы помочь в этом процессе. Оценивая ответы сотрудника, имейте в виду следующие вопросы:

• Какие навыки, карьерные возможности, технологии интересуют человека?
• Поддерживают ли эти навыки / интересы / цели потребности и цели организации?
• Каковы краткосрочные и долгосрочные шаги для этого?

Шаг второй: Развивайте свою оценку индивидуального уровня навыков

На основе самооценки сотрудника, его трудовой книжки и ваших собственных наблюдений определите уровень квалификации сотрудника по следующим категориям:

• Технические навыки: навыки, необходимые для выполнения работы.
• Социальные навыки: как они работают с другими?
• Способности: природные таланты; особые способности делать или учиться делать определенные вещи.
• Отношение: мировоззрение, чувства, образ мыслей, образ мышления и точка зрения.

Шаг третий: оценка потребностей отдела и организации

Чтобы профессиональное развитие было успешным, потребности и интересы сотрудника должны применяться для решения задач организации.Карьерный путь сотрудника должен соответствовать потребностям организации в кадрах. При создании плана профессионального развития учитывайте следующие цели:

• Голы “Большой герцог”
• Ведомственные цели
• Командные голы
• Индивидуальные ворота

Шаг четвертый: изучите возможности развития вместе с сотрудником

Изучите возможности профессионального развития, доступные в Duke, вместе с вашим сотрудником. Некоторые примеры включают:

• Академия профессионального развития – Академия профессионального развития – это центр, посвященный предоставлению программ профессионального развития и ресурсов для персонала, который поддерживает выявленные кадровые потребности по всему Герцогу.Академия предлагает долгосрочные программы обучения с индивидуальным учебным планом, разработанным для развития навыков и способностей, необходимых для заполнения выявленных вакансий в Герцоге.
• Новые проекты и обязанности – Узнайте, с какими новыми проектами и обязанностями сотрудник может помочь в своем отделе. Сотрудники могут использовать такие возможности для развития новых навыков, таких как веб-дизайн, деловое письмо и управление проектами.
• Workshops & Seminars – Learning & Organizational Development предлагает различные тренинги и семинары, которые помогают сотруднику развивать свои рабочие навыки и навыки работы с компьютерными технологиями.
• Возможности для получения образования – В Дьюке и в районе Дарема есть множество возможностей для получения образования.Список доступных ресурсов см. В разделе «Обучение».
• Волонтерские возможности – Волонтерские возможности могут предоставить сотруднику уникальный способ развить определенные профессиональные навыки. Найдите на веб-сайте Duke Today список возможностей для волонтеров в Duke (см. Вкладку «Возможности волонтеров»).
• Mentorship – Заинтересованные сотрудники могут быть объединены с наставниками для различных мероприятий, включая информационные интервью, слежку, учебные пособия и т. Д. Для получения дополнительных ресурсов наставничества посетите веб-сайт Mentoring @ Duke.Академия профессионального развития также может оказать помощь в определении профессиональных целей, прежде чем вы начнете искать отношения наставничества.

Шаг пятый: Запишите и проанализируйте прогресс сотрудника

Сбор отзывов от сотрудников об их прогрессе в развитии, чтобы помочь определить, что у сотрудника хорошо получается, развить его навыки, исправить любые проблемы, которые могут возникнуть, и помочь им развить новые способности, которые улучшат как личные, так и организационные результаты.

Используйте журнал производительности для отслеживания, записи и обратной связи с сотрудником. Запишите даты, события, ожидания и влияние шагов на их развитие. Обязательно запишите:

• Наблюдения за расширенными навыками или знаниями и их применением.
• Прогресс в достижении целей и задач.
• Наблюдения, в которых могут быть применены навыки / знания – использовать для будущего обсуждения.

Шаблон ролей и обязанностей (с 3 образцами)

Что такое шаблон ролей и обязанностей?

Шаблон ролей и обязанностей используется для создания документов, содержащих описание должностных обязанностей, обязанностей и требований конкретной должности в вашем бизнесе.Эти документы часто используются в настройках команды, чтобы различать роли каждого члена команды и устанавливать иерархию ролей, чтобы показать супервизионные отношения. Они помогают членам команды понять, кто занимается каждой частью проекта, чтобы избежать путаницы.

Вы можете разместить документы, сформулированные в шаблонах ролей и обязанностей, на веб-сайте вашей компании и других веб-сайтах с вакансиями, чтобы помочь вам привлечь квалифицированных кандидатов. Их также полезно иметь при обучении нового сотрудника или внесении изменений в отдел.Когда вы заполняете форму обязанностей и ответственности для команды, держите диаграмму под рукой на протяжении всего проекта для справки.

Вот несколько вещей, которые следует включить в шаблон ролей и обязанностей:

• Должность
• Должностная инструкция
• Перечень обязанностей
• Должностные требования и квалификация
• Кому эта должность подчиняется

Преимущества определения ролей и обязанностей

Определение ролей и обязанностей для ваших сотрудников дает несколько преимуществ, в том числе:

• Делегирование задач: Четкое распределение ролей и ответственности гарантирует эффективное делегирование всех задач.
• Завершение задачи: Назначение завершения задачи гарантирует, что все необходимые задачи будут выполнены без путаницы в отношении того, кто должен их выполнять, что может предотвратить провал в работе. Это может увеличить успех команды в крупных проектах.
• Улучшение сотрудничества: Четкие роли и обязанности позволяют более эффективно сотрудничать, когда нет конфликта по поводу того, кто и что делает. Командные роли четко определены, поэтому каждый понимает, как они работают вместе и чего ожидать от своих товарищей по команде.
• Повышение эффективности: Сотрудники могут работать более эффективно, когда меньше времени тратится на разногласия по поводу ролей или попытки выяснить, кто должен выполнять задачи.
• Новые ожидания найма: Шаблон ролей и обязанностей устанавливает четкие ожидания для новых сотрудников, чтобы облегчить переход. Новый член команды также может обратиться к документу, чтобы увидеть, как роли работают вместе и куда они могут обратиться за помощью с различными задачами.
• Уменьшение перекрытия: У вашей команды меньше дублирований за счет устранения ненужного перекрытия. Это может сделать их более эффективными.
• Улучшенный прием на работу: При активном найме у вас есть четкое представление о том, что нужно искать в кандидатах на вакансию, если вы четко определили роли и обязанности. Шаблон ролей и обязанностей поможет вам выявить пробелы в навыках, чтобы определить, когда вам нужно нанять.
• Подробные описания должностей: Если у вас есть четко определенные роли и обязанности, вы можете использовать диаграмму, чтобы улучшить шаблон описания должностей.Роли и обязанности – основная часть должностных инструкций.

Как определить роли и обязанности

Самая сложная часть заполнения шаблонов ролей и обязанностей часто – это четкое определение этих элементов. Сотрудничество с другими менеджерами и людьми, которые выполняют эту работу, может дать вам лучшее представление о том, что включить в шаблон ролей и обязанностей. Командный подход дает каждому человеку право владеть своими задачами и помогает членам команды лучше понимать другие роли.

Вот как вовлечь команду в определение ролей и обязанностей:

1. Запланируйте встречу со всеми членами команды в конференц-зале или виртуальном конференц-зале с помощью вашей любимой программы видеоконференцсвязи. Если вы работаете виртуально, используйте общую доску или аналогичный инструмент, чтобы легко обмениваться информацией.
2. Перечислите все роли в команде, но добавляйте каждую роль только один раз, даже если у вас есть несколько человек на этой должности.Например, если у вас несколько тестировщиков программного обеспечения, укажите эту позицию только один раз. Однако, если у вас есть тестировщики программного обеспечения и старшие тестировщики программного обеспечения, перечислите эти роли отдельно, поскольку у них, вероятно, есть некоторые различия в обязанностях.
3. Попросите каждого человека записать свои обязанности в своей роли. Им не нужно включать каждую мелкую задачу, которую они выполняют, но они должны выполнять основные обязанности.
4. Затем попросите их записать, что они считают обязанностями других ролей в команде.
5. Обсудите каждую роль и попросите всех поделиться своими обязанностями. Начните с человека или людей в этой роли, чтобы они могли поделиться тем, за что, по их мнению, они несут ответственность. Затем попросите других рассказать, что, по их мнению, несет ответственность за эту роль. Запишите все ответы.
6. Спросите человека в этой роли, согласны ли они или не согласны с идеями других в команде. Если человек в этой роли не согласен с ответственностью, переместите ее в неназначенный раздел.
7. Ищите дублирование обязанностей. Определите, должны ли несколько ролей нести одну и ту же ответственность. Если нет, определите, кто будет заниматься этим в будущем. Назначьте основное лицо, если какие-либо обязанности должны совпадать. Вы можете назначить других в качестве дополнительных владельцев задачи или резервных владельцев, если основной человек не может ее выполнить.
8. Посмотрите на пробелы в том, кто выполняет обязанности. Подумайте, можете ли вы добавить ответственность к текущей роли или вам нужно добавить должность в команду.
9. Используйте эту информацию, чтобы заполнить официальный шаблон ролей и обязанностей. В конечном итоге ответственность за каждую роль несет менеджер.

Как использовать шаблон ролей и обязанностей

При использовании шаблона ролей и обязанностей вам необходимо включить информацию, которая поможет всем понять, чем занимается каждый сотрудник и кому он подчиняется. Определив командные роли, вы можете обеспечить выполнение каждой задачи и понимание людьми своих обязанностей.

При написании шаблона ролей и обязанностей как можно более конкретизируйте роль. Роли и обязанности менеджера будут отличаться от ролей и обязанностей административного помощника начального уровня, поэтому шаблон должен это отражать. Это помогает кандидатам точно знать, на что они подают заявку, и помогает другим сотрудникам полностью понять, за что отвечает эта должность.

Вот как можно использовать шаблон ролей и обязанностей:

1.Написать описание работы

В разделе описания должности напишите один или два коротких абзаца, в которых дается обзор должности. Включите некоторые ключевые обязанности, как выглядит квалифицированный кандидат и почему эта должность важна для компании. Сделайте этот раздел легким для понимания и включите в него общие обязанности.

2. Включите список обязанностей

В этом разделе более подробно опишите обязанности и ответственность в этой должности.В маркированном списке запишите все, что влечет за собой эта позиция. Включите программы, которые использует сотрудник, с кем он сотрудничает и что они делают регулярно. Перечислите эти обязанности в порядке важности, чтобы выделить основные обязанности роли.

3. Укажите квалификацию и требования к должности

Если вы используете шаблон ролей и обязанностей для объявления о вакансии, укажите квалификацию и требования, которые должны быть у соискателей.Они могут включать многолетний опыт, уровень образования, дополнительные сертификаты или лицензии, навыки, характеристики и физические возможности.

4. Укажите, кому эта должность подчиняется

Эта часть шаблона ролей и обязанностей особенно полезна при обучении нового сотрудника. Разложив иерархию должностей, каждый сможет лучше понять, кому он подчиняется и за что каждый человек отвечает. Эта часть также может помочь сотрудникам спланировать свой карьерный рост и установить цели для продвижения по службе.

Шаблон ролей и обязанностей

У вас должен быть готовый шаблон ролей и обязанностей, когда вы хотите создать новую должность или вам нужно заполнить текущую роль. Таким образом, вы можете просто заполнить шаблон, не начиная с нуля.

Вот шаблон ролей и обязанностей, с которого можно начать:

Должность:
Описание должности:
Должностные обязанности:
Требования:
Подотчетен:

Примеры ролей и документов об ответственности

Вот несколько примеров заполненного шаблона ролей и обязанностей:

Пример 1: Менеджер по обслуживанию клиентов и продаж

Должностная инструкция: Менеджер по обслуживанию клиентов и продажам отвечает за создание доброжелательной атмосферы для всех клиентов.Они обеспечивают отличное обслуживание клиентов и помогают клиентам с любыми вопросами, которые могут у них возникнуть. Кроме того, менеджер по обслуживанию клиентов и продаж поддерживает чистоту и порядок на витрине, чтобы максимально увеличить посещаемость и продажи. Руководство командой торговых представителей также является важной частью работы менеджера по обслуживанию клиентов и продаж.

Должностные обязанности:

• Возглавить команду торговых представителей
• Обеспечить качественное обслуживание клиентов
• Создание и согласование графиков торговых партнеров
• Упрощение задач для торговых партнеров
• Поддержание чистоты и порядка в магазине
• Обработка операций с наличными и карточками
• Возврат и обмен клиентом в соответствии с политикой компании в отношении возврата.

Требования:

• Диплом средней школы или GED
• Степень бакалавра менеджмента или аналогичной области обучения (желательно, но не обязательно)
• Два-три года опыта работы в розничной торговле
• Дружелюбный и жизнерадостный характер
• Способность работать под давлением
• Умение решать проблемы
• Навыки разрешения конфликтов
• Способность поднимать до 50 фунтов

Подотчетен: Директору по продажам.Ежемесячные встречи будут проводиться, чтобы убедиться, что менеджер по обслуживанию клиентов и продаж достигает целей компании.

Пример 2: Кинолог

Описание работы: Кинолог отвечает за надзор за тем, чтобы все собаки в центре дневного ухода за собаками вели себя надлежащим образом. Они общаются с собаками и проводят базовую дрессировку собак на протяжении всей смены. Кинолог также убирает с собак все беспорядки и держит в чистоте игровую площадку.Они несут ответственность за транспортировку собак в клетки и из клеток, а также за предоставление собакам еды, воды и любых необходимых лекарств.

Должностные обязанности:

• Контроль за безопасностью и поведением собак
• Основная дрессировка собак, включая обучение собак сидению, стойке, лежанию и подходу
• Убирать с собак все беспорядки
• Транспортировка собак в клетку и из клетки
• Давать собакам пищу, воду и соответствующие лекарства
• Иногда регистрируют собак на стойке регистрации

Требования:

• Не моложе 16 лет
• Любовь ко всем собакам
• Терпение к поведению собак
• Базовые знания по дрессировке собак
• Организационные навыки
• Способность поднимать до 50 фунтов

Подотчетен: Заведующему отделением дневного ухода за собаками.

Пример 3: Графический дизайнер

Описание работы: Графический дизайнер вместе с остальной творческой командой разрабатывает рекламные материалы для наших клиентов. Они используют программное обеспечение Adobe для разработки таких материалов, как логотипы, брошюры, печатная и цифровая реклама, журналы и электронные книги. Этот человек должен иметь глубокую страсть к дизайну и всегда искать последние тенденции и методы графического дизайна.

Должностные обязанности:

• Создавайте разнообразные документы с помощью Adobe Creative Cloud
• Работа с творческой командой над поиском инновационных рекламных кампаний
• Изменение размера изображений с помощью Adobe Photoshop
• Завершить незначительное кодирование HTML / CSS при необходимости
• Исследование новых тенденций в дизайне
• Примите участие в ежегодной конференции по графическому дизайну

Требования:

• Степень бакалавра графического дизайна
• Знание Adobe Creative Cloud
• Владеет HTML / CSS
• Природные художественные способности и дизайнерское чутье
• Опыт работы в графическом дизайне от трех до пяти лет
• Солидный портфель работ
• Возможность работать в офисе весь день

Подотчетен: Старшему графическому дизайнеру для повседневных запросов и креативному директору для больших картин.

Часто задаваемые вопросы

Что мне следует учитывать при написании обязанностей по должности?

Помимо перечисления всех должностных обязанностей в порядке важности, есть еще несколько вещей, о которых следует помнить. Во-первых, всегда сохраняйте гендерно-нейтральный характер, чтобы люди любого пола чувствовали себя комфортно при подаче заявки. Используйте местоимение «они» или просто укажите название должности. Например, «Медсестра ухаживает за пациентами.”

Используйте слова действия и все в настоящем времени. Объясните каждый аспект работы. Включите подробности, например, с кем будет работать сотрудник, какие навыки ему понадобятся и какие программы или инструменты они будут использовать, чтобы избежать конфликта ролей между сотрудниками.

Как написать описание вакансии, которое привлечет соискателей?

Напишите описание вакансии, которое будет дружелюбным и оптимистичным. Показывать немного индивидуальности – это нормально, особенно если в вашей работе очень сплоченная рабочая культура.Сделайте описание должности конкретным, чтобы люди точно знали, на что они претендуют.

Укажите ключевые обязанности и обязанности. Если вам нужна помощь в их определении, попросите нынешних сотрудников в команде этой должности помочь в написании описания должности и обратитесь к шаблону ролей и обязанностей. Создайте ощущение срочности заполнения этой вакансии, чтобы кандидаты подали заявку сразу.

Должен ли я включать в описание должности зарплату или почасовую оплату?

Если вы используете шаблон ролей и обязанностей для ваших текущих сотрудников, нет необходимости указывать, сколько зарабатывает каждая должность.Если вы используете шаблон ролей и обязанностей для объявления о вакансии, подумайте о том, чтобы указать, сколько оплачивается эта должность. Обычно работодатели перечисляют оплату за почасовую работу или работу с меньшим количеством требований. Для должностей с окладом реже указывается зарплата, поскольку эта сумма часто оговаривается между работодателем и кандидатом.

Трудоустройство студентов | Студенты АГУ

Обучение безопасности UTO

ASU стремится сохранять конфиденциальность, целостность и доступность информационных ресурсов университета.Наша ответственность заключается в защите информации студентов, преподавателей и сотрудников. Независимо от того, находятся ли данные на вашей рабочей станции, телефоне или планшете – сообщество ASU и каждый из нас в нем играет важную роль в безопасном хранении, совместном использовании и защите электронной информации. Курс включает в себя необходимую информацию о том, как защищать личную информацию и информацию ASU, создавать резервные копии файлов, поддерживать операционную систему, реагировать на инциденты и шифровать ноутбуки, настольные компьютеры и мобильные устройства.

Чтобы получить доступ к курсу, посетите ASU Information Security Training

Курс займет около 22 минут.Он включает в себя презентацию и викторину. Те из вас, кто знаком с этим материалом, могут сразу перейти к викторине. Вы должны правильно ответить на 12 из 15 вопросов викторины, чтобы получить кредит за курс, и при необходимости вы можете пройти тест повторно. С вопросами или комментариями обращайтесь по адресу [email protected].

Обучение поведению на рабочем месте

Эта программа предназначена для повышения осведомленности о политике ASU в отношении преследования, недискриминации и недопущения возмездия.Программа также предназначена для обучения университетского сообщества тому, что является надлежащим поведением, и как правильно сообщать о проблемах, связанных с ненадлежащим поведением. Этот тренинг, разработанный Управлением по вопросам многообразия, равноправия и интеграции (ODEI) и Управлением главного юрисконсульта, является обязательным для всех студентов-сотрудников во всех академических и административных подразделениях.

• Обучение не требуется проводить за один сеанс. Общее необходимое время составляет около 90 минут, в зависимости от вашего темпа.
• Если вам нужно остановить тренировку до ее завершения, добавьте закладку на веб-страницу и вернитесь в более удобное время.
• Вы должны набрать не менее 80% в обязательном тесте в конце занятия, чтобы получить сертификат о прохождении. Вы можете пройти тест повторно, если не наберете хотя бы 80% баллов.
• Ваш декан или директор сможет отслеживать ваше завершение обучения с помощью информационной панели и стандартных отчетов, которые будут доступны для администраторов университета.
• Студенты-работники должны пройти это обучение в течение 90 дней с момента их приема на работу.
• Если у вас возникнут какие-либо технические трудности во время обучения, позвоните по телефону 1-855-278-5080.
• Вопросы? Свяжитесь с [email protected]

Чтобы получить доступ к курсу, посетите Предотвращение домогательств и дискриминации

Обучение противопожарной безопасности

Чтобы получить доступ или выбрать из целого ряда тем обучения экологической безопасности, посетите Пожарная безопасность и предотвращение

Раздел IX и ваша обязанность сообщать

Чтобы получить доступ к курсу, посетите Раздел IX и Ваша обязанность сообщить