Содержание

Составляем служебную записку на командировку – образец 2020-2021 годов

В каких ситуациях требуется составлять служебную записку на командировку?

В соответствии с п. 7 положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (утверждено постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749) для отчета о сроке пребывания в командировке сотруднику, который был направлен туда на личном или служебном транспорте, необходимо заполнить служебную записку.

Подтверждающие документы

Несмотря на произошедшие изменения, в результате которых была отменена обязанность заполнять командировочные удостоверения и служебные задания, необходимость оформления служебной записки сохранилась. Ведь только с ее помощью командированный может подтвердить дату/время приезда и отправления из места назначения, т. к. проездные билеты в случае использования авто представить не получится.

Но в этом случае важно приложить иные подтверждающие документы, такие как путевые/маршрутные листы, чеки/квитанции и пр.

, что докажет следование командированного по намеченному пути к цели для выполнения задания (письмо Министерства финансов от 20.04.2015 № 03-03-06/22368). В зависимости от комплектности предоставленных подтверждающих документов можно будет рассчитывать на списание в расходы соответствующих сумм согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса.

Подтверждение от принимающей стороны

Однако в абз. 4 упомянутого выше п. 7 положения указывается, что фактический срок командировки можно подтвердить и при отсутствии доказательных документов о проезде и проживании. Это можно сделать при помощи той же служебной записки или другого документа, содержащего отметку принимающей стороны о датах прибытия сотрудника к месту командировки и убытия из него.

Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод, что служебная записка является важным первичным документом, используемым для начисления суточных командированному сотруднику, если он совершил поездку на автомобиле. 

Кто и когда должен заполнять служебную записку?

Служебная записка на командировку образца 2020-2021 годов составляется в письменной форме самим сотрудником, направленным в командировку. Записка должна быть полностью заполнена к моменту возвращения сотрудника из командировки.

К служебной записке необходимо приложить документы, подтверждающие путь следования и сроки нахождения сотрудника в месте командирования. Если такие документы были утеряны или отсутствовали изначально, принимающая сторона может сделать необходимые отметки непосредственно в служебной записке.

Для этого следует вписать в записку название принимающей организации, даты приезда/отъезда командированного. Эту запись необходимо заверить подписью должностного лица с расшифровкой должности и Ф. И. О. и печатью компании (при наличии таковой). 

Где найти образец служебной записки?

Скачать форму служебной записки


Какие сведения отражаются в служебной записке?Для того чтобы удобно было заполнять служебные записки, компанией разрабатывается универсальный шаблон, в который командированному просто потребуется внести фактические данные. Скачать такой образец готового бланка служебной записки можно на нашем сайте.

 

В связи с тем, что служебная записка является важным первичным документом, необходимо позаботиться о том, чтобы она содержала все обязательные для первички реквизиты (их перечень приведен в ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

В числе таких реквизитов:

  • название документа;
  • наименование компании-работодателя;
  • Ф. И. О. и должность командированного работника;
  • дата составления документа;
  • место и длительность командировки;
  • список приложений;
  • подпись с расшифровкой Ф. И. О. сотрудника.

Кроме того, так как поездка осуществляется на автомобиле, потребуется указать его марку и госномер.

Компании могут разработать свой бланк служебной записки, оформив ее в виде таблицы и предусмотрев все необходимые реквизиты. Форма документа может быть утверждена локальным положением о командировках.

На разработанном бланке служебной записки могут быть уже заполнены все известные поля, а командированному по приезду из командировки останется только заполнить все свободные поля этого документа и поставить свою подпись.  

Нужна ли служебная записка ИП?

В случае с индивидуальными предпринимателями существует ряд особенностей. В связи с тем, что ИП не может быть направлен в командировку, т. к. не относится к категории наемных работников, то, по мнению финансового ведомства, ему нет смысла оформлять самому себе приказ и служебную записку (письмо Министерства финансов от 05.07.2013 № 03-11-11/166).

Командировка ИП

Однако подтвердить свои расходы, связанные с поездкой в другой город по служебной необходимости, ИП всё же сможет. В случае отказа налоговой инспекции признать расходы ИП, связанные с его командировкой в другой город по хозяйственной необходимости, производственными затратами, предприниматель вправе обжаловать это решение в суде. Как показывает практика, суды нередко встают на сторону бизнесменов, признавая за ними право на уменьшение налогооблагаемой базы на сумму командировочных расходов.

Так, в постановлении ФАС Уральского округа от 06. 06.2011 № Ф09-3147/11-С3 судьи, приняв сторону ИП в споре с налоговиками, указали, что предприниматели не могут быть лишены возможности отправляться самостоятельно в служебные командировки. Иначе имеет место их дискриминация по отношению к другим хозяйствующим субъектам, которые осуществляют хоздеятельность в форме юрлица.

А это означает, что ИП при осуществлении поездки на своем личном (арендованном) авто может также заполнить служебную записку и приложить к ней все документы, подтверждающие расходы и, собственно, сам факт нахождения в служебной поездке.

При направлении в командировку наемного работника ИП все документы, включая служебную записку, оформляются в общем порядке. 

Нужно ли составлять служебную записку при направлении в командировку директора?

В связи с тем, что директор компании является наемным сотрудником, он не освобожден от заполнения всех обязательных для командированного документов. При этом неважно, поехал ли директор лично за рулем машины в командировку либо его повез водитель.

Существует мнение, что директора можно освободить от обязанности составления служебной записки, поскольку он лично издает и утверждает приказ о своей командировке и ее продлении (в случае необходимости). Однако такое мнение ошибочно, поскольку приказы не подтверждают ни факт совершения поездки, ни ее длительность. 

***

Таким образом, обязанность по составлению служебной записки при направлении в командировку на личном или служебном транспорте не зависит от должности командированного — представить записку по возвращении должен как рядовой сотрудник, так и руководитель организации.

Унифицированной формы для служебной записки не предусмотрено, поэтому на каждом предприятии разрабатывается свой образец этого документа. В связи с тем, что служебная записка необходима при учете расходов в командировке, а также для начисления суточных, к ней применимы требования по оформлению для первичных документов.

***

Больше материалов по теме — в рубрике «Командировки».

Служебная записка на командировку: образец 2017

Отправление сотрудника в командировку должно инициироваться приказом по предприятию. Основанием для издания этого локального нормативного акта является служебная записка. Форма документа не регламентирована законодательством, шаблон на предприятиях разрабатывается самостоятельно.

Служебная записка о направлении в командировку: образец

Внутренний документооборот в секторе командировочных расходов предполагает соблюдение такой последовательности действий:

  1. Составляется служебная записка, адресованная руководителю организации. Ее содержание должно быть согласовано с локальным Положением о командировках или другим аналогичным документом, действующим на предприятии. Служебная записка на командировку, образец которой может допускать произвольный вариант оформления, составляется на фирменном бланке компании.
  2. После наложения разрешительной резолюции руководителя на служебную записку, оформляется приказ о направлении в командировку.
  3. При возвращении из рабочей поездки работник заполняет и сдает в бухгалтерию авансовый отчет.

Ранее требовалось еще оформление командировочного удостоверения и служебного задания, но в 2015 году необходимость оформлять этот документ, отпала. Постановлением Правительства РФ №1595 от 29.12.14, их оформление отменено.

Образец служебной записки о направлении в командировку должен содержать такие сведения:

  • персональные данные командируемого;
  • пункт назначения или несколько мест, в которые предполагается заезд работника по служебным делам;
  • цель поездки, характер работ во время командировки;
  • поле для подписи работника и проставления даты.

Документ утверждается подписью руководителя компании.

Служебная записка на командировку: образец 2017 для подтверждения сроков поездки

При издании приказа о командировке в тексте документа приводятся даты отъезда и приезда обратно. По факту отведенного времени может оказаться недостаточно или слишком много. Для подтверждения и уточнения периода служебной поездки командируемым сотрудником представляются проездные билеты и квитанции с мест проживания. При отсутствии такой документации разрешается составлять служебную записку работником, в которой приводятся ссылки на другие подтверждения пребывания в том или ином месте во время поездки.

Служебная записка на командировку от работника необходима при поездке на:

  • транспорте, принадлежащем предприятию;
  • личном автомобиле или другом транспортном средстве;
  • пассажирском транспорте третьих физических лиц.

Для возможности использовать один из перечисленных вариантов необходимо заранее согласовать такой вариант с руководством фирмы. К служебной записке надо будет приложить:

  • путевой лист на автомобиль, которым командируемый добирался до пункта назначения;
  • квитанции, чеки, подтверждающие осуществление расходов в точках по пути следования с указанием названий населенных пунктов.

В соответствии с письмом Минфина от 20 апреля 2015 года № 03-03-06/22368 служебная записка на командировку не может быть оправдательным документом без документального подтверждения изложенных в ней фактов.

При необходимости допускается оформление справки в пункте назначения о фактическом времени пребывания в назначенном месте. Такая справка должна иметь подписи ответственных должностных лиц принимающей стороны и печать организации.

Служебная записка на командировку от сотрудника, образец в 2017 году

зачем нужна и как ее составить

Для оформления командировки руководителю достаточно выпустить приказ и ознакомить с ним работника. А сотрудник после возвращения составляет и передает в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами. Кроме того, внутренним документооборотом могут быть предусмотрены и другие документы — заявления, распоряжения и т.д. Но в некоторых случаях работодателю понадобится один особый — служебная записка. О ней и расскажем сегодня. Также вы сможете скачать готовый образец.

Зачем нужна служебная записка

Какие обычно в командировке возникают расходы:

  • проезд;
  • проживание;
  • суточные.

Кроме того, могут быть расходы на материалы, страховку, оплату пошлин и т.д. Но основных затрат всего три.

  • Чтобы подтвердить стоимость проезда, работник предъявляет проездные документы — билеты, квитанции, посадочные талоны и т.п.
  • Проживание подтверждается счетом, актом из гостиницы, договором на аренду жилья, чеками.
  • Суточные не требует документального подтверждения. Для их расчета достаточно приказа, в нем ведь указаны даты командировки. Правда точно определить суточные по приказу можно не всегда.

Представим себе, что работник должен был поехать в командировку поездом, прожить в гостинице четыре дня и вернуться. Но в итоге обстоятельства сложились так, что он отправился в поездку на личном автомобиле; вместо гостиницы, на которую рассчитывали изначально, ему пришлось снять посуточно квартиру по договору, а в командировке он пробыл меньше времени, чем планировалось.

В итоге то, что указано в приказе, и фактические условия командировки отличаются. К тому же, даже если в приказе было указано, что сотрудник направляется в поездку на своем авто, бухгалтер может не знать подробностей — какой это автомобиль, например.

Конечно руководитель может издать еще один приказ, которым утвердит новые сроки и способ проезда, но для этого может использоваться и служебная записка. Работнику достаточно изложить в ней обстоятельства, приложить документы, а руководителю завизировать расходы.

В п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» устанавливается, что:

  • Срок пребывания в командировке по факту определяется документами на проезд. Если же он отправился в поездку на служебном, собственном или ином транспорте (например, арендованном), то срок указывается в служебной записке, а подтверждением служат прилагаемые к ней документы.
  • Если же и проездных документов нет, то срок будет определяться по документам о найме помещения для проживания.
  • Когда нет ни тех, ни других документов, тогда в служебной записке нужно просто указать фактический срок командировки, а подтвердить ее должен сотрудник принимающей стороны. Например, это может быть руководитель компании, в которую был направлен сотрудник.

Работодатель, в Положении о командировках или ином внутреннем нормативном акте, может предусмотреть и иные сведения, которые необходимо включить в записку (это не противоречит закону, ведь ни утвержденной формы служебной записки, ни жестких требований по ее заполнению нет). Это могут быть: данные об автомобиле, объяснения (например, почему сотрудник вместо гостиницы арендовал квартиру или задержался в дороге), информация об итогах командировки (ранее для этого использовался отчет о командировке, но он не является обязательным документом и его вполне можно объединить с запиской).

Благодаря служебной записке бухгалтер сможет точно определить, за какое количество дней нужно выплатить работнику суточные, узнать, на каком именно транспорте он ездил, где проживал, есть ли подтверждающие документы для этих расходов и почему сведения отличаются от указанных в приказе (если такие отличия есть).

Служебную записку следует составлять на имя непосредственного начальника или того, кто направлял сотрудника в командировку и санкционировал расходы. Именно после того, как ответственное лицо (лица) завизирует расходы, записка должна попасть к бухгалтеру, чтобы он принял ее к учету.

Какие документы приложить к служебной записке

Что касается проезда, то главным документом будет путевой лист. Проверяющие настойчиво его требуют и он содержит все необходимые данные — сведения об автомобиле, водителе, маршруте, километраже, расходе и марке топлива (например, если сотрудник расходовал бензин АИ 92, а принес чеки на дизтопливо — возместить такие расходы ему нельзя, т.к. этот вид топлива он не мог использовать в своем авто).

А вот остальные документы зависят от того, на каком именно транспорте работник передвигался.

Служебное авто

Т.к. автомобиль или в собственности, или в аренде у организации, то есть договоры, карточки учета и т. п. Поэтому документы на само авто не понадобятся. Зато нужны документы по расходам на топливо — чеки.

Если сотрудник покупал топливо по корпоративной карте, то следует указать это в служебной записке. Подтверждающим документом об оплате будет выписка со счета.

Арендованный автомобиль

Как правило, для того, чтобы такие расходы понести, работник должен предварительно согласовать с работодателем аренду (каршеринг), особенно, если изначально предполагался другой вариант поездки.

Планы на командировку могли измениться:

  • из-за аварии на железной дороге;
  • отсутствия билетов;
  • значительной задержки рейса;
  • производственной необходимости (к примеру, объект, на который необходимо добраться, находился в местности, куда можно доехать только на авто).

Если использование авто было внеплановым, сотруднику стоит дать пояснения — с чем связан выбор транспорта. Также необходимо предъявить такие документы как — договор аренды, чеки, акт приемки-передачи авто, акт оказания услуг (при аренде необязателен).

Если авто арендовано у физического лица вместо чека можно предъявить выписку со счета карты, подтверждающую перевод денег, расписку в получении наличных или чек из приложения «Мой налог», если физлицо является самозанятым.

Личный автомобиль

Оплата таких расходов может происходить несколькими способами. Если это авто организация брала в аренду у сотрудника на время командировки, то нужно смотреть условия договора аренды:

  • Если по договору в сумму аренды входят все сопутствующие расходы, в т.ч. топливо, то в авансовый отчет эти затраты не попадут. Они будут выплачены сотруднику по договору в сумме вознаграждения. В служебной записке достаточно сослаться на договор, к которому должны быть приложены копии (внесены сведения) водительского удостоверения и документа о праве собственности на авто.
  • Если ГСМ не входят в сумму аренды, то их расход можно компенсировать сотруднику отдельно, в т.ч. по авансовому отчету о командировке. Для этого нужно приложить чеки на бензин к отчету и указать на эти расходы в служебной записке.

По датам чеков можно косвенно определить сроки командировки и места, где побывал сотрудник. Если, например, он был командирован в Москву из Санкт-Петербурга, а чек на бензин у него из Тулы, то маршрут явно не совпадает и нужно запросить дополнительные объяснения или снять данные расходы из авансового отчета.

Главное — в служебной записке нужно отразить причины, по которым были понесены конкретные затраты. Примеры ситуаций, когда это может потребоваться:

  • Работник проживал не в гостинице, а арендовал квартиру.
  • Класс номера в гостинице выше, чем положено по положению о командировках

Кстати, тоже можно сказать и о проезде в поезде или самолете, если сотруднику положена оплата за эконом, а он купил билеты в бизнес-класс, то должен объяснить свой выбор. Если это было пожеланием сотрудника — лететь классом получше, то ему могут компенсировать только часть стоимости билета, соответствующую эконом-классу (для этого работник может запросить у перевозчика справку о стоимости). Если же билетов эконом-класса не было, а полет нельзя было перенести, то руководитель может решить компенсировать полную стоимость билета.

  • В счет включены дополнительные услуги — оплата стоянки, питания, интернета, бара и т.д.

Обратите внимание! В подпункте 12 пункта 1 статьи 264 НК указано, что принять в налоговом учете (по налогу на прибыль и аналогично для целей УСН) расходы на обслуживание в барах, ресторанах, в номере гостиницы нельзя (при условии, что такие услуги выделены в счете отдельно). Если же расходы включены в стоимость номера (например, по принципу all inclusive, «все включено») и отдельно не выделяются, то принять их в расходы можно.

Возместить сотруднику такие расходы и учесть их в бухгалтерском учете можно в любом случае, достаточно утверждения авансового отчета руководителем.

Наконец о суточных. Если иным образом утвердить срок пребывания в командировке нельзя, то бухгалтеру придется ориентироваться на отметки в служебной записке. Например, там может быть указано следующее:

Т.е. сделана отметка принимающей стороной. В форме служебной записки можно заранее предусмотреть соответствующие графы. Или приложить такое подтверждение как отдельный документ (справку).

Документальное подтверждение изложенных в служебной записке обстоятельств — обязательно. Без подтверждения, все, что написано в документе — только ничем не подкрепленные слова работника.

Образец служебной записки

Форма служебной записки может быть заранее разработана организацией и включена в комплект документов, участвующих в документообороте.

Целесообразно сделать бланк приложением к Положению о командировках, с которым нужно знакомить работников под роспись. В этом случае они также должны будут ознакомиться с формой и требованиями по ее заполнению.

Образец вы также можете скачать вот тут.

Читайте и другие статьи по теме командировок и авансовых отчетов из нашего блога:

Образец служебной записки на командировку 2021

Зачем нужна

Установленный образец служебной записки о направлении в командировку — это внутриорганизационный документ, отражающий даты отправления и прибытия с фактической отметкой о месте пребывания сотрудника.

Случаи, при которых потребуется оформление командировочной записки:

  • поездка планируется как на служебном, так и на личном, в том числе арендованном, транспортном средстве;
  • отсутствие у работника подтверждающих фактическое отправление и пребывание документов.

Основная задача служебки — помочь бухгалтеру при начислении и расчете суточных, которые невозможно вывести без данных о фактических днях пребывания сотрудника в командировке.

Правила оформления

Образец служебной записки о командировке 2020 года оформляется сотрудником от руки на фирменном бланке сразу по возвращению из поездки.

Единой нормативно-правовой базы, регламентирующей порядок оформления командировочной документации, законодательно не предусмотрено. Форма и содержание должны быть разработаны и утверждены бюджетной организацией в соответствии с учетной политикой. Согласно п. 3 Положения № 749, руководитель организации вправе включить регламент и координирование таких документов в локальные акты учреждения.

Из обязательных параметров должны указываться номер и дата приказа о командировке, основная цель или рабочее задание, даты приезда и отъезда, данные автомобиля (модель, госномер) при необходимости.

Также следует перечислить прилагаемые документы.

Сопроводительная документация

Вместе с запиской сотрудник формирует следующий пакет документов:

  • путевой лист;
  • чеки и выписки, которые наглядно продемонстрируют его расходы во время поездки;
  • при передвижении на личном/рабочем транспорте — путевой лист или любое другое подтверждение маршрутной линии до места назначения.

При отсутствии по каким-либо причинам у работника вышеуказанных расписок ему необходимо сдать служебную записку с подтверждающей отметкой от принимающей стороны или организации, где будет указано время его прибытия и отбытия.

Образец служебной записки на командировку 2020 года

Должен ли писать руководитель

По поводу рабочих поездок директора организации возникает ряд споров. В п. 7 Положения № 749 указано, что руководитель является сотрудником организации, поэтому должен составить служебное письмо, как и любой другой работник.

Эксперты Роструда утверждают обратное. Директор обладает правом главной подписи, соответственно, сам будет визировать свои же приказы и отчетные справки. Поэтому составлять командировочную документацию для него не обязательно.

Чтобы решить этот вопрос, нужно внести в локальные нормативно-правовые акты учреждения Положение о командировках, где будет отрегулирован вопрос о рабочих поездках руководителя организации.

Поездки за границу

В этом случае служебка оформляется по тем же правилам. Необходимо только приложить копию заграничного паспорта. Исключение составляют поездки в страны СНГ: пересечение границ будут совпадать с датами билетов, а если командированный сотрудник передвигается на автомобиле, то отметки будут ставиться в путевом листе.

Об авторе статьи

Задорожнева Александра

Бухгалтер

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Другие статьи автора на gosuchetnik.ru

Финансовые документы – Институт общей генетики

Договоры

Договор НИР – форма.

Акт сдачи-приемки результатов НИР – форма.

 

Договор гражданско-правового характера

Договор ГПХ

 

Документы РФФИ

Поручение на закупку

Перечень расходов по РФФИ

Поручение на возмещение расходов по РФФИ – 2021

Поручение на личное потребление по РФФИ – 2021

Поручение на поездки и экспедиции по РФФИ – 2021

 

Сметы по НИР, ГК, РНФ, РАН, СГ

Видеоинструкция по заполнению смет

Заявка на изменение Сметы

Смета по договору НИР

Смета по программе СГ

Смета по соглашению РНФ

 

Служебные записки

Служебная записка на выплату премий .

Служебная записка на разрешение на работу во внерабочее время.

 

Заявления общие

Заявление на выдачу аванса.

 

Командировки

Положение о служебных командировках

Служебная записка на направление в командировку

Заявление на загранкомандировку (образец).

Командировка за свой счет – юридический запрет.

Нормы возмещения расходов при загранкомандировке.

Отчет о загранкомандировке (образец).

Отчет о произведенных командировочных расходах (2019)

 

Экспедиции

Служебная записка для приказа на экспедицию.

 

Наши реквизиты

Реквизиты ИОГен РАН для оформления договоров

 

Информация о среднемесячной заработной плате за 2017 год

Информация о среднемесячной заработной плате за 2018 год

Информация о среднемесячной заработной плате за 2019 год

Информация о среднемесячной заработной плате за 2020 год

(в соответствии с приказом Министерства науки и высшего образования Российской Федерации от 25 апреля 2019 г. № 40н О размещении информации о среднемесячной заработной плате руководителей, их заместителей и главных бухгалтеров федеральных государственных учреждений и федеральных государственных унитарных предприятий, подведомственных Министерству науки и высшего образования Российской Федерации, в информационно-телекоммуникационной сети “Интернет”)

Образец служебной записки. Как написать служебную записку

Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.

Примеры служебных записок:

Кто может писать служебную записку

Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк служебной записки .docСкачать образец заполнения служебной записки .doc

Для чего нужна служебная записка

Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

Основные правила написания служебной записки

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

  • о наименовании предприятия,
  • дате ее составления,
  • сотруднике, который пишет записку,
  • должностном лице, к которому она направляется.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

Инструкция по написанию служебной записки

Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

  1. В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
  2. Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
  3. После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
  4. Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.
  5. В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.

Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме

Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

  • Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
  • Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
  • Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
  • Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
  • Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.

Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.

Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.

Возвращение корпоративных путешествий

Кажется, что, наконец, , свет в конце туннеля пандемии уже виден – по крайней мере, в некоторых частях мира. В 2020 году общие глобальные расходы на деловые поездки сократились на 52 процента, в то время как расходы на управляемые корпоративные поездки в США упали на 71 процент, или 94 миллиарда долларов. В прошлом году, когда мы сообщали о влиянии COVID-19 на корпоративные поездки, мы прогнозировали, что путь к выздоровлению будет долгим и неровным.

С тех пор многое изменилось, во многом благодаря прогрессу в области вакцинации. Несмотря на то, что в Соединенных Штатах ведется много споров о сроках введения коллективного иммунитета, бесспорно, что уровень вакцинации растет по всей стране. На момент написания более 40 процентов населения США были полностью вакцинированы, причем более 50 процентов получили хотя бы одну дозу. Компании начинают возвращать сотрудников в офисы. Руководители компаний планируют личные встречи и собрания с клиентами и коллегами.

В какой мере видеоконференцсвязь заменит командировки в свете новых событий? Как корпорациям следует подготовиться к следующему этапу деловой поездки? Хотя наши выводы из прошлого года по-прежнему придерживаясь, мы углубили свое понимание того, как руководители бизнеса могут думать о постпандемической роли корпоративных путешествий. В этой статье мы выделяем четыре категории бизнес-путешественников – «никогда не уезжали», «никогда не возвращались», «боялись упустить» (FOMO) и сегменты «выжидать и смотреть» – и даем рекомендации о том, как игроки в экосистеме корпоративных путешествий могут строить эффективные планы в этом контексте.

Что изменилось: усиление вакцинации расширяет возможности гибкого рабочего графика

Наиболее значительным изменением, формирующим наши представления о возвращении корпоративных поездок, является рост количества вакцинаций в США и Европе. Мы прогнозируем, что Соединенные Штаты и Соединенное Королевство будут медленно переходить к нормальному режиму в середине 2021 года, а остальные страны Европейского Союза вскоре после этого (Иллюстрация 1).

Приложение 1

Мы стремимся предоставить людям с ограниченными возможностями равный доступ к нашему сайту.Если вам нужна информация об этом контенте, мы будем рады работать с вами. Напишите нам по адресу: [email protected] com

Несмотря на риски, связанные с новыми штаммами вирусов, и ограниченную осведомленность о продолжительности вакцинационного иммунитета, рост количества вакцинаций частично снижает тревожность, связанную с поездками. Многие организации сейчас проактивно выясняют будущее своей работы, в том числе и в отношении деловых поездок.

COVID-19 доказал, что для многих компаний возможна большая гибкость рабочего места.Около 70 процентов руководителей заявили, что их компании будут нанимать больше временных работников, чем до пандемии, а 72 процента руководителей сообщают, что их компании начали принимать постоянные механизмы удаленной работы для некоторой части своих сотрудников. Почти 40 процентов рабочей силы в Соединенных Штатах имеют возможность работать откуда угодно. Эти и другие сигналы предполагают, что многие организации переоценивают рабочие и организационные механизмы, включая то, когда, почему и как их сотрудники должны отправиться в путь.

Однако среди бизнес-лидеров нет единого мнения о том, что делать с этой новообретенной гибкостью, и многие организации еще не представили четко свое видение работы после пандемии: около 30 процентов руководителей в недавнем опросе заявили, что не слышали о конкретных планах. на корпоративные поездки после пандемии, а еще 28% назвали планы своих компаний расплывчатыми.

Четыре ключевых сегмента возврата корпоративных путешествий

Видео

Кто будет путешествовать по делам?

Разделение корпоративных поездок на различные сегменты может помочь планировщикам путешествий и поставщикам спланировать возвращение корпоративных поездок.Мы выделили четыре разных профиля деловых поездок, каждый из которых находится в разных точках спектра устойчивости к поездкам. Для определения каждого архетипа и определения его положения в спектре использовались три индикатора: сектор, цель путешествия и то, было ли путешествие внутренним или международным. Что касается путешествий, если личное общение остается критически важным для компании, то такие командировки более устойчивы. Были сделаны некоторые предположения о том, насколько вероятно восстановление некоторых форм корпоративных поездок, а не их замена технологиями видеоконференцсвязи.

Состав профилей варьируется от компании к компании, и все четыре могут сосуществовать в одной организации, хотя некоторые из них могут быть более заметными в одних компаниях и меньше – в других.

  • Сегмент «никогда не покидал». С одной стороны, сотрудники, для которых командировки необходимы для ведения бизнеса, возобновили свои командировки, как только сняли ограничения. На эту категорию приходилось около 15 процентов всех корпоративных командировочных расходов в 2019 году, и в нее входят менеджеры производственных компаний с широким распределением фабрик и заводов, а также рабочие на местах.Те, кто не хотел летать, выбирали железнодорожные и частные автомобили.
  • Сегмент «никогда не вернется» . С другой стороны, бизнес-путешественники, на долю которых в 2019 году пришлась пятая часть расходов на деловые поездки, предоставляют корпорациям заманчивую возможность навсегда сократить свои бюджеты на корпоративные поездки. Пользователи цифровых технологий, которые могут поддерживать высокий уровень эффективности при удаленной работе, могут никогда не вернуться к корпоративным поездкам. Кроме того, успехи, достигнутые в цифровых технологиях, которые усиливают надзор за аванпостами, проложили путь к дальнейшему сокращению корпоративных поездок.Например, многие сетевые рестораны нашли способы минимизировать корпоративные поездки, заменив личные посещения виртуальными альтернативами, а также установив больше местных систем надзора. Они, вероятно, захотят сохранить эту значительную экономию средств; хотя определенное количество командировок будет продолжаться после пандемии даже в этом сегменте, они будут совершаться на гораздо более низком уровне, чем раньше.
  • Сегмент «страх упустить» (FOMO). Основная часть деловых поездок (60% расходов на деловые поездки в 2019 году), которые, вероятно, будут стимулировать рост корпоративных поездок, будет обеспечиваться за счет сегмента FOMO: тех, кто путешествует, чтобы наладить важные отношения с клиентами.Малые и средние предприятия (МСП), вероятно, будут увеличивать корпоративные поездки гораздо более быстрыми темпами, поскольку они не подпадают под усиленный процесс утверждения, которому должны следовать крупные предприятия. МСП, вероятно, вызовут эффект домино, когда возобновление деловых поездок одной компании будет катализировать возвращение ее конкурентов к командировкам, связанным с работой. Столкнувшись с острой конкуренцией, различные игроки в компании (руководство, менеджмент, персонал) объединяются, чтобы восстановить масштабные корпоративные поездки, чтобы получить преимущество первопроходца над конкурирующими предприятиями.По данным апрельского опроса членов Глобальной ассоциации деловых поездок (GBTA), более 50 процентов респондентов разрабатывают или планируют разработать график возобновления поездки, обновленную политику в отношении поездок или новые ресурсы и информацию по безопасности для путешественников.
  • Сегмент «подождать и посмотреть». Этот сегмент состоит из работников в относительно неконкурентоспособных отраслях и ролях; на него приходилось 5 процентов общих расходов на деловые поездки в 2019 году. Эти корпоративные путешественники, как правило, представляют государственный сектор, профессиональные ассоциации и некоммерческие организации.Во время пандемии многие профессиональные ассоциации смогли проводить виртуальные мероприятия вместо личных конференций и, вероятно, будут более осторожны в своем возвращении в путешествие.

Взятые вместе, траектории четырех категорий путешествий подтверждают наши предыдущие прогнозы о неравномерном восстановлении корпоративных поездок. В целом мы можем ожидать 20-процентного сокращения корпоративных расходов на поездки к 2023 году.

Кроме того, стоит отметить, что даже в рамках этих сегментов восстановление деловой активности будет варьироваться в зависимости от цели и расстояния деловой поездки (Приложение 2).Например, даже для фирм из сегмента «никогда не покидали» поездки за границу для участия в международных конференциях не вернулись из-за введенных правительством ограничений по соображениям общественного здравоохранения. Кроме того, учитывая неравномерное распространение вакцин против COVID-19 на международном уровне, возвращение международных поездок может быть дополнительно приостановлено в регионах с ограниченным или отложенным доступом к вакцинам из-за постоянных ограничений общественного здравоохранения и / или вспышек заболеваний. С другой стороны, «никогда не возвращающиеся» бизнес-путешественники могут делать исключения для ключевых мероприятий, проводимых на региональном уровне.

Приложение 2

Мы стремимся предоставить людям с ограниченными возможностями равный доступ к нашему сайту. Если вам нужна информация об этом контенте, мы будем рады работать с вами. Напишите нам по адресу: [email protected]

В Соединенных Штатах сравнение внутренних и внешних расходов на командировки многонационального конгломерата и частного медицинского страхования дает пример того, как траектория выздоровления может отличаться от бизнеса к бизнесу (Иллюстрация 3).Внутренние поездки включают поездки, совершаемые для внутрифирменных целей, когда сотрудники участвуют в таких мероприятиях, как обучение, создание команды или инспектирование полевых операций. С другой стороны, внешние командировки относятся к поездкам, которые сотрудники совершают для работы за пределами компании, в том числе личных встреч с клиентами и поставщиками, торговых конференций и телефонных разговоров с клиентами.

Приложение 3

Мы стремимся предоставить людям с ограниченными возможностями равный доступ к нашему сайту.Если вам нужна информация об этом контенте, мы будем рады работать с вами. Напишите нам по адресу: [email protected]

Изученный нами многонациональный конгломерат, производитель строительной продукции, в 2019 году потратил на командировки около 80 миллионов долларов. Поскольку компания ориентирована на клиентов, компания тратит большую часть своих командировочных расходов на поездки за границу. Большая часть этого приходится на сегмент FOMO, который в этом году уже восстанавливается более быстрыми темпами по сравнению с внутренними поездками, хотя общие командировочные расходы остаются низкими.Основная часть его внутренних поездок была направлена ​​на внутреннее сотрудничество в 2019 году, треть из которых, как ожидается, будет окончательно упразднена, а остальные должны постепенно вернуться в течение оставшейся части этого года и 2022 года.

С другой стороны, восстановление после путешествия для страховой компании развернулось иначе. В 2019 году он потратил большую часть своего командировочного бюджета на внутренние собрания, празднования руководителей продаж, а также встречи и сотрудничество руководителей в разных штатах. Большинство этих поездок были частью сегмента «никогда не уезжал», ориентированного на клиентов, который вернулся к обычным поездкам быстрее, чем в других сегментах.Поскольку компания ориентировочно возобновила свои командировки, эта когорта «никогда не покидала» была приоритетной. Ожидается, что общие командировочные расходы составят только 10 процентов от уровня 2019 года, 80 процентов из них пойдет на внутренние поездки. Внешние поездки по большей части будут приостановлены в 2021 году с учетом ограничений на посещение клиентов, которые в основном находятся в больницах и медицинских учреждениях. К 2023 году компания планирует полностью окупить свои внутренние командировочные расходы, хотя все еще обсуждается необходимость личного посещения поставщиков.

Смотреть

Мероприятие McKinsey Live на тему «Возвращение к корпоративным поездкам: как это сделать правильно?»

Приближаясь к будущему корпоративных путешествий: четыре шага

Видео

Планирование корпоративных поездок будущего

Составление безопасной и эффективной дорожной карты для будущих корпоративных поездок требует от всех игроков сотрудничества.Ключевые участники экосистемы – поставщики (включая авиакомпании, отели, компании по аренде автомобилей и райдшеринговых компаний), корпоративные специалисты по планированию поездок, туристические посредники, такие как онлайн-туристические агентства (OTA), поставщики глобальной системы распределения (GDS) и сами путешественники. – необходимо овладеть четырьмя важнейшими навыками: использование данных в реальном времени, гибкое планирование, стремление к комфорту и безопасности и четкое общение.

Использование данных в реальном времени

Планирование на будущее может показаться полетом сквозь туман неопределенности, что делает еще более важным для игроков использование данных в реальном времени для информирования при принятии решений.Организации могут инвестировать в возможности обработки данных, чтобы определять и отслеживать первые признаки ускорения деловых поездок.

Планирование будущего может ощущаться как полет сквозь туман неопределенности, что делает еще более важным для игроков использование данных в реальном времени для информирования при принятии решений.

провайдеров OTA и GDS, возможно, стоит изучить в качестве новых источников данных. Такие туристические посредники, как они, обладают уникальным расположением, чтобы предоставлять агрегированные данные по каждой отрасли.Например, они могут сообщить планировщику корпоративных поездок, сколько мест забронировано остальной частью сектора компании, сигнализируя, опережает ли компания или отстает. Многие специалисты по планированию корпоративных поездок также обеспокоены колебаниями стоимости и доступности билетов, учитывая нестабильность расписания рейсов в это время. Посредники могут предоставить данные, позволяющие предположить, какие рейсы с большей вероятностью будут выполняться в расписании авиакомпании, что поможет клиентам более гибко принимать решения.Посредники могут создать новый поток доходов из этих данных.

Хотите узнать больше о нашей практике в области путешествий, логистики и инфраструктуры?

Данные в режиме реального времени также помогают поставщикам корпоративных услуг, таким как авиаперевозчики и отели, стать более гибкими. По мере возвращения корпоративных поездок этим поставщикам потребуется задействовать необходимые ресурсы в режиме реального времени для удовлетворения спроса, который может резко измениться. Например, одна авиакомпания допустила дорогостоящую ошибку, будучи неподготовленной к внезапному всплеску спроса на туристические полеты во время недавних пасхальных праздников.Поскольку восстановление, вероятно, будет неравномерным, авиакомпаниям придется решить, как держать в резерве самолеты, пилотов и экипаж, чтобы они могли быстро увеличить пропускную способность, когда в этом возникнет необходимость. Организации могут регулярно встречаться, чтобы обсудить основанные на данных идеи и согласовать следующие шаги.

Добавьте гибкости в планирование

Полезно иметь подробный план и стратегию для различных сценариев восстановления. Когда спрос растет, многие фирмы могут обнаружить, что у них нет времени, чтобы остановиться и обдумать свои стратегии.

Когда дело доходит до организации деловых поездок сотрудников, планировщикам корпоративных поездок необходимо учитывать четыре фактора:

  • Во-первых, факторы, влияющие на рост корпоративных поездок: например, местные и региональные уровни заражения, потребительский спрос и действия конкурентов.
  • Во-вторых, соответствующие источники данных, используемые для оценки этих факторов: они могут включать показатели общественного здравоохранения, опросы клиентов, данные от партнеров по путешествиям о тенденциях в отрасли и поведении конкурентов, а также ценообразование в реальном времени из GDS в соответствии с типичными корпоративными соглашениями, даже если классы тарифов на авиалинии проходят корректировку.
  • В-третьих, политика компании в отношении деловых поездок: какой политики в отношении расстояния должны придерживаться сотрудники? Должны ли они использовать арендуемые автомобили, поездки, такси или авиабилеты? Когда им следует надевать маски или проводить групповые собрания? Как (и должны) компании проводить различие между вакцинированными и невакцинированными сотрудниками?
  • В-четвертых, информация, необходимая путешественникам: сюда входят веб-сайты, справочные службы путешествий и обмен сообщениями.

Оптовый торговец и производитель товаров для здоровья в США приводит пример того, как эти соображения работают вместе.В настоящее время предприятия компании открыты, корпоративные офисы закрыты, а корпоративные поездки приостановлены. Недавно компания решила организовать возобновление корпоративных поездок, начиная с руководителей. Важнейшие встречи и конференции по продажам будут в следующей волне деловых поездок, за которыми последуют общие продажи и внутренние корпоративные мероприятия, и, наконец, внутренние тренинги и мероприятия. Уровень корпоративных поездок варьируется в зависимости от штата, в зависимости от местного уровня инфицирования и вакцинации.Компания также установила коды отслеживания в своей системе управления взаимоотношениями с клиентами, чтобы отслеживать, когда продажи были выиграны или потеряны из-за конкурентных поездок, что включало работу с ее корпоративным турагентом для получения данных о бронировании корпоративных поездок.

Компания ввела разные правила для каждого уровня, в том числе, когда нужно носить маски, разрешенный размер группы для собраний в помещении и какой выбор жилья следует делать (например, совместное использование жилья не допускается по соображениям безопасности и санитарии).Компания разрабатывает внутренние брошюры и план коммуникаций, чтобы держать своих сотрудников в курсе.

Персонализируйте опыт на основе безопасности и комфорта

Безопасность и комфорт – важные элементы в путешествии, и иногда они могут тянуть в противоположных направлениях. Чтобы восполнить этот пробел, можно сделать больше. И работодатели, и туристические компании могли найти способы дать пассажирам душевное спокойствие и повысить комфорт и удобство. Руководящий принцип здесь – дать путешественнику больший контроль над решениями, которые влияют на его чувство комфорта и безопасности.

Например, авиакомпании могут персонализировать полет, улучшив функциональность своих мобильных приложений, чтобы пассажиры могли предварительно заказывать еду и закуски или делать особые запросы. Отели могут позволить гостям самостоятельно выбирать частоту и время уборки. Они могут рассмотреть возможность предложения инициатив, которые улучшают физическое и психическое благополучие гостей, например, предлагая виртуальных тренеров для руководства медитацией или занятиями фитнесом. Поставщики также могут рассмотреть возможность предложения радикально прозрачных политик гибкости и предоставить клиентам более широкий спектр вариантов с различными соответствующими сборами за отмену и изменение.

Четкое общение

Даже самые опытные путешественники должны признать, что путешествия изменились. Маски стали повсеместными, а пограничные ограничения, процедуры посадки и гигиенические требования, похоже, постоянно меняются. Очень важно, чтобы организации четко сообщали, какова их корпоративная политика в отношении командировок в любой момент времени, на каждом этапе поездки – от до и после поездки.

Это помогает организациям быть более активными в информировании о любых изменениях, будь то в отношении стратегической политики всей компании или более подробных деталей, таких как предпочтительные варианты поездок компании или аренды автомобилей для корпоративных поездок.При внесении изменений в операции компании могут позаботиться о том, чтобы обеспечить доступность удобств. Лидерство может сыграть заметную роль в моделировании того, как путешествовать в этой новой реальности, четко повторяя политику компании. Информационные веб-сайты, справочные службы путешественников и легко усваиваемая инфографика – все это может быть использовано для передачи сообщения. Держите каналы связи открытыми и позволяйте сотрудникам высказывать обратную связь и выражать озабоченность как и когда они возникают.

Сотрудники также пройдут период адаптации по мере возобновления командировок.Руководство может сообщить, что для них нормально действовать медленно и что им следует высказывать опасения, если они когда-нибудь почувствуют себя небезопасно.


Некоторые корпоративные путешественники обнаружат, что им нужно быстро адаптироваться к многочисленным изменениям в деловых поездках, в то время как другие смогут расслабиться в течение более длительного периода. Непредсказуемость останется фактом жизни, но одно можно сказать наверняка: если каждый будет хорошо играть свою роль (и разумно, используя технологии и процессы, имеющиеся в нашем распоряжении), возобновление корпоративных поездок возможно.

• Среднеквартальная стоимость международной деловой поездки для путешественников из США в 2020 г.

• Среднеквартальная стоимость международной деловой поездки для путешественников из США в 2020 г. | Statista

Другая статистика по теме

Пожалуйста, создайте учетную запись сотрудника, чтобы иметь возможность отмечать статистику как избранную. Затем вы можете получить доступ к своей любимой статистике через звездочку в заголовке.

Зарегистрируйтесь сейчас

Пожалуйста, авторизуйтесь, перейдя в «Моя учетная запись» → «Администрирование».После этого вы сможете отмечать статистику как избранную и использовать персональные статистические оповещения.

Аутентифицировать

Сохранить статистику в формате .XLS

Вы можете скачать эту статистику только как премиум-пользователь.

Сохранить статистику в формате .PNG

Вы можете загрузить эту статистику только как премиум-пользователь.

Сохранить статистику в формате .PDF

Вы можете загрузить эту статистику только как премиум-пользователь.

Показать ссылки на источники

Как премиум-пользователь вы получаете доступ к подробным ссылкам на источники и справочной информации об этой статистике.

Показать подробные сведения об этой статистике

Как премиум-пользователь вы получаете доступ к справочной информации и сведениям о выпуске этой статистики.

Статистика закладок

Как только эта статистика будет обновлена, вы сразу же получите уведомление по электронной почте.

Да, сохранить в избранное!

…и облегчить мою исследовательскую жизнь.

Изменить параметры статистики

Для использования этой функции требуется как минимум Одиночная учетная запись .

Базовая учетная запись

Познакомьтесь с платформой

У вас есть доступ только к базовой статистике.
Эта статистика не учтена в вашем аккаунте.

Единая учетная запись

Идеальная учетная запись начального уровня для индивидуальных пользователей

  • Мгновенный доступ к статистике за 1 мес
  • Скачать в формате XLS, PDF и PNG
  • Подробные ссылки

$ 59 $ 39 / месяц *

в первые 12 месяцев

Корпоративный аккаунт

Полный доступ

Корпоративное решение, включающее все функции.

* Цены не включают налог с продаж.

Самая важная статистика

Самая важная статистика

Самая важная статистика

Самая важная статистика

Самая важная статистика

самая важная статистика Дополнительная статистика

Узнайте больше о том, как Statista может поддержать ваш бизнес.

Группа лидеров путешествий. (14 мая 2020 г.). Средняя стоимость международной деловой поездки, с которой столкнулись американские путешественники с 3 квартала 2013 г. по 1 квартал 2020 г. (в долларах США) [График]. В Statista. Получено 25 ноября 2021 г. с сайта https://www.statista.com/statistics/674328/average-international-business-trip-costs-faced-by-us-travelers/

Travel Leaders Group. «Средняя стоимость международной деловой поездки, с которой столкнулись американские путешественники с 3 квартала 2013 года по первый квартал 2020 года (в США.Долларов). “График. 14 мая 2020 г., Statista. По состоянию на 25 ноября 2021 г. https://www.statista.com/statistics/674328/average-international-business-trip-costs-faced-by-us -travelers /

Travel Leaders Group. (2020). Средняя стоимость международной деловой поездки, с которой столкнулись американские путешественники с 3 квартала 2013 года по первый квартал 2020 года (в долларах США). Statista. Statista Inc .. Дата обращения: 25 ноября , 2021. https://www.statista.com/statistics/674328/average-international-business-trip-costs-faced-by-us-travelers/

Travel Leaders Group.«Средняя стоимость международной деловой поездки, с которой столкнутся путешественники из США с 3 квартала 2013 г. по 1 квартал 2020 г. (в долларах США)». Statista, Statista Inc., 14 мая 2020 г., https://www.statista.com/statistics/674328/average-international-business-trip-costs-faced-by-us-travelers/

Travel Leaders Group, Average international Расходы на командировку, с которыми столкнулись американские путешественники с 3 квартала 2013 года по первый квартал 2020 года (в долларах США), Statista, https://www.statista.com/statistics/674328/average-international-business-trip-costs- Face-by-us-travelling / (последнее посещение – 25 ноября 2021 г.)

Как работодателям следует управлять деловыми поездками в эпоху COVID-19?

JPMorgan Chase & Co заявила на этой неделе, что ограничит деловые поездки для U.Сотрудники S., которые не были вакцинированы или не сообщили банку о своем прививочном статусе, согласно внутренней служебной записке, которую ознакомило Reuters. Банк также обязал этих сотрудников проходить тестирование два раза в неделю и сказал, что им нужно будет внести более высокий взнос на медицинское страхование, чтобы учесть расходы на тестирование.

Поскольку пандемия COVID-19 продолжает оставаться в центре внимания работодателей, ожидается, что деловые поездки значительно увеличатся во второй половине 2021 года, хотя, согласно результатам недавнего опроса, проведенного Deloitte, будут ниже уровней 2019 года.

Работодатели все еще не готовы просить сотрудников отправиться в командировки, отметила консалтинговая фирма в своем отчете, опубликованном в августе.

«Многим компаниям по-прежнему требуются дополнительные уровни одобрения для корпоративных поездок, а объем командировок лишь незначительно вырос с конца 2020 года», – говорится в отчете. «Международные поездки остаются почти запрещенными, поскольку во многих странах требуется карантин по прибытии, независимо от статуса вакцинации».

Deloitte прогнозирует, что большинство компаний перестанут требовать разрешения руководства для деловых поездок внутри страны в течение первых двух кварталов 2022 года.Другие придерживаются другого подхода. По сообщению Bloomberg , в Volkswagen AG программное обеспечение для внутреннего бронирования направляет сотрудников к альтернативам перелету, и их просят обосновать поездку, а не вести бизнес в Интернете. По сообщению NBC News, Ford требует, чтобы сотрудники, отправляющиеся в зарубежные командировки, прошли вакцинацию.

Администрация Байдена планирует отменить запреты на поездки COVID-19, введенные в 2020 году, и заменить их требованиями вакцинации и тестирования для въезда в США.S., начало ноября, SHRM Online сообщила 30 сентября.

Работодатели могут задаться вопросом, могут ли они по закону требовать доказательства вакцинации, прежде чем разрешать сотрудникам выезжать на работу, сообщает SHRM Online . Ответ – да, хотя им следует воздерживаться от вопросов, требующих от сотрудников раскрытия медицинской информации. Работодатели также должны иметь план на случай, если продавцы путешествий или деловые партнеры потребуют вакцинации.

SHRM Online собрал следующие новостные статьи о пандемии COVID-19 и ее влиянии на деловые поездки.

Как пандемия меняет форму корпоративных поездок

Успешное внедрение вакцины и обновленное руководство Центров по контролю и профилактике заболеваний (CDC), определяющее поездки как безопасные для вакцинированных людей, возвестили возвращение домашних поездок на отдых. Но корпоративные поездки возвращаются медленнее из-за более сложного набора соображений.

Конференции и выставки, на которые приходится значительный объем деловых поездок, остаются в основном виртуальными.Многие офисы остаются закрытыми, что ограничивает продажи и корпоративные командировки по проектам с обеих сторон: компаниям трудно просить сотрудников совершать рабочие поездки, а многие их клиенты, поставщики и партнеры еще не открыли свои двери для сотрудников, не говоря уже о том, чтобы посетители.
(Deloitte)

Необходимые прививки для замены запретов на поездки в США COVID-19

Координатор реагирования на COVID-19 администрации Байдена Джефф Зиентс сказал, что полностью вакцинированные путешественники должны будут пройти тестирование перед отъездом в течение трех дней до их отъезда. U.S., но что они не будут обязаны помещать в карантин по прибытии.

Он сказал, что Центры по контролю и профилактике заболеваний (CDC) определят определение «полностью вакцинированных» и какие вакцины соответствуют требованиям политики.
( SHRM Online )

JPMorgan запрещает деловые поездки для непривитых сотрудников в США – меморандум

На этой неделе JPMorgan Chase & Co заявила, что ограничит командировки для сотрудников из США, которые не вакцинированы или не раскрыли свой статус вакцинации. банк, согласно внутреннему меморандуму, просмотренному Рейтер.

Банк также обязал таких сотрудников проходить тестирование два раза в неделю и заявил, что им нужно будет внести более высокую плату за медицинское страхование, чтобы учесть расходы на тестирование.

Банк Уолл-Стрит призвал своих сотрудников делать прививки от COVID-19, но не обязательные вакцины, как и его коллеги, такие как Bank of America Corp и Wells Fargo & Co.
( Reuters )

Корпоративные поездки Подготовка к реалиям после вакцинации

Могут ли компании требовать вакцинации сотрудников, по крайней мере, в качестве предварительного условия для деловых поездок? Ответ на этот вопрос «сильно различается в зависимости от того, где вы находитесь», и его лучше всего оставить на усмотрение юридического отдела каждой компании, – сказал Эндрю Миллер, директор по партнерству в Северной и Южной Америке в International SOS.
( Business Travel News )

Каким образом паспорта вакцины повлияют на деловые поездки?

По мере того, как вакцины COVID-19 становятся широко доступными, и предприятия стремятся безопасно возобновить поездки, работодатели могут задаться вопросом, могут ли они потребовать «паспорта вакцины» – свидетельство вакцинации – перед тем, как разрешить сотрудникам выезжать на работу.
( SHRM Online )

Последние требования к вакцинам для путешествий

Многие страны требуют, чтобы путешественники прошли полную вакцинацию от COVID-19 для въезда в страну для несущественных поездок.Это новое требование к въезду возникает по мере роста числа инфекций и госпитализаций во всем мире, а также по мере того, как вакцина становится более доступной. Вот некоторые из последних требований к вакцинам во время путешествий. Обратите внимание, что эти правила передвижения могут быстро меняться по мере колебания повторяющегося числа подтвержденных случаев.
( Forbes )


[ Ресурс только для членов SHRM: Деловые поездки во время политики пандемии COVID-19 ]

Обзор политики деловых поездок и отпусков по мере продолжения пандемии

Как COVID-19 кризис продолжается, работодатели могут захотеть обновить свою политику в отношении поездок, чтобы она соответствовала меняющимся ограничениям на поездки на федеральном уровне и уровне штата, а также руководящим принципам безопасности на рабочем месте.

Однако, если сотрудники действительно путешествуют во время пандемии, работодатели должны рассмотреть возможность добавления в свои политики требований тестирования на COVID-19 и изоляции, связанных с поездками, отметила Трейси Даймонд, юрист Troutman Pepper в Принстоне, штат Нью-Джерси,
( SHRM Online ). )

Официальные поездки для полностью вакцинированных федеральных служащих

CDC предоставил рекомендации по поездкам для людей, получивших полную дозу вакцины COVID-19. В соответствии с Меморандумом OMB M-21-15, федеральные служащие должны строго придерживаться рекомендаций CDC в отношении внутренних и международных поездок до, во время и после поездки, независимо от того, является ли поездка личной или служебной.В этих часто задаваемых вопросах рассматривается, как это руководство CDC применяется к командировкам федеральных служащих по служебным делам.
(Более безопасная федеральная рабочая сила)

12 отличных инструментов для управления деловыми поездками на 2021 год

Деловые поездки вернулись! Финансовый кризис 2008 года оставил компаниям нехватку денежных средств, и с тех пор рост отрасли замедлился.

Но ситуация изменилась, и компании снова отправляют сотрудников в путь . А это означает, что все больше и больше членов команды начинают справляться со сложным процессом бронирования путешествий.

Потому что одно не изменилось: все еще сложно бронировать поездки . По крайней мере, для компаний, делающих вещи классическим способом. Если вы просите сотрудников разобраться в сложной политике путешествий, найти подходящие по бюджету авиабилеты и жилье, забронировать все это самостоятельно (на свои деньги или на карту компании), а затем предоставить действительные доказательства покупки, когда они вернутся … ты застрял в прошлом.

К счастью, все, что вам нужно сделать, чтобы наверстать упущенное, – это использовать удобный инструмент (или два).Современные технологии намного лучше справляются с этими ручными задачами, чем мы, люди.

Это лучшие инструменты, которые помогут вам автоматизировать, централизовать и управлять бронированием поездок для вашей компании.

Дополнительные советы, инструменты и стратегии управления поездками:

Инструменты для бронирования деловых поездок

Для большей части вашей команды проблемы с поездкой начинаются с процесса бронирования. Они знают, куда и как долго собираются, но им не обязательно знать , как забронировать большую поездку.

Что дает вам несколько вариантов:

  1. У вас есть заказчик на поездку из компании, или член административной или финансовой группы, бронирующий билеты; или
  2. Вы позволяете им забронировать поездку, но с очень четкими правилами и инструкциями.

Мы считаем второй вариант лучшим. Почти половина деловых путешественников хотят бронировать билеты для себя.

Но вы не хотите, чтобы вам приходилось держать их за руки на протяжении всего пути, и вам абсолютно необходимо вести четкий учет всех поездок.

Вот несколько хороших вариантов, которые сделают бронирование корпоративных поездок более приятным.

1. TravelPerk

Бронирование деловых поездок может стать серьезной проблемой для персонала. Они перемещаются с сайта на сайт, пытаясь найти наиболее удобные и комфортные рейсы и жилье, которые соответствуют лимитам расходов компании.

В большинстве случаев мы рады иметь такой огромный выбор возможностей. Но слишком большой выбор становится контрпродуктивным, и вы в конечном итоге теряете время и расстраиваетесь.

TravelPerk решает эту задачу, размещая крупнейшего в мире туристического инвентаря в одном месте . Как и сайты, которые вы используете в своей личной жизни, TravelPerk предлагает различные авиакомпании, отели, поезда и многое другое на своей панели управления и в мобильном приложении, поэтому вашей команде нужно посетить только одну платформу.

И это становится намного интереснее для финансовых команд. Если вся ваша компания бронирует поездки в одном месте, то отслеживания бронирований и составление отчетов становится невероятно простым .

В отличие от сайтов, которые вы используете в своей личной жизни, TravelPerk создан для бизнеса. Так они знают, какие записи нужно вести. И вы сможете легко увидеть, кто какую поездку заказал, когда и для чего.

«До TravelPerk наша компания бронировала поездки по старинке, – говорит генеральный директор Ykone Оливье Биллон. «Мы бронировали авиабилеты и отели на потребительских сайтах, и отслеживать все было кошмаром».

Теперь финансовые группы могут предоставить своим коллегам право самостоятельно бронировать поездки, а по-прежнему может контролировать и контролировать то, что было заказано .

2. AirBnb для работы

Возможно, вы никогда даже не слышали об AirBnb for Work . Он не слишком отличается от потребительского варианта – вы можете забронировать широкий выбор вариантов размещения для своей путешествующей команды.

Но есть несколько ключевых отличий:

  • Заказы связаны с профилем компании . Таким образом, член команды может забронировать понравившуюся недвижимость, а финансовая группа сможет получить детали и счет позже, не гоняясь за людьми.
  • Это не просто ночлег . Есть помещения для встреч и конференций, и даже временные офисные помещения.
  • AirBnb Experiences также поможет вам найти хорошие возможности для тимбилдинга, если вы берете с собой в дорогу группу.

«С помощью приборной панели мы можем видеть, где все наши сотрудники путешествуют и где они останавливаются, а также среднюю ставку, которую мы тратим, и экономию затрат, которую мы получаем каждый год», – сказала Эшли Шмитц, региональный руководитель. Исполнительный помощник Campari America.

Если вам нравится использовать AirBnb для личных поездок, AirBnb for Work предоставляет вам все те же возможности, но позволяет компании легче отслеживать бронирования.

3. TravelBank

TravelBank похож на TravelPerk (см. Выше). Это централизованный инструмент, позволяющий членам команды бронировать все поездки в одном месте.

Это означает, что вы можете находить, бронировать и отслеживать поездки от начала до конца. И, как мы уже говорили, предоставление членам вашей команды единого централизованного места для бронирования и оплаты – это всегда большое преимущество.

Но большинству пользователей он нравится не меньше, чем за функции отчетов о расходах. Как и некоторые из инструментов ниже, пользователь может снимать скриншоты квитанций о рейсах или наземном транспорте, и они сопоставляются со сборами на карте компании .

Это помогает автоматизировать процесс отчета о расходах – возможно, худший аспект командировок как для сотрудников, так и для финансовой команды.

Еще одна интересная особенность – это возможность для индивидуальных путешественников зарабатывать вознаграждения через TravelBank.Вместо того, чтобы исчерпать свой бюджет на поездки, пользователей получают персональные вознаграждения за то, что предоставили компании скидку . Это хороший способ стимулировать ответственные расходы.

4. Flightfox

Если вы не готовы полностью прощаться с турагентами, Flightfox может стать для вас отличным вариантом. Он использует сеть экспертов по путешествиям , чтобы помочь путешественникам каждый раз заказывать идеальный опыт .

И вместо того, чтобы идти в офис туристического агента, вы просто вводите несколько деталей в Интернете.

Услуга основана на одной большой гарантии: Мы гарантируем, что мы превзойдем ваше предложение на сумму, превышающую нашу комиссию, в противном случае наша услуга будет полностью БЕСПЛАТНОЙ. Если вы не получаете лучшее качество и обслуживание, вы даже можете связаться со мной напрямую.

– Лорен, соучредитель Flightfox

Итак, сначала вы найдете цитату. Это может быть информация другого турагента, сайта бронирования или просто бюджет вашей поездки.

Затем они сообщат вам сумму, которую вы должны будете заплатить Flightfox, и вернутся к вам с поездкой, соответствующей их гарантии.Единственная загвоздка в том, что если они могут выполнить свою гарантию, вам придется бронировать. Другими словами, они не работают бесплатно.

И отзывы хорошие. Пользователи искренне удивлены и довольны услугами, которые они получают.

Как они это делают? Согласно Reviewopedia, это не волшебство. Фактически, большинство рейсов и отелей легко доступны в Интернете.

Но «реальность авиаперелетов в большинстве случаев такова, что наилучших возможных цен на авиабилеты обычно доступны для очень небольших временных интервалов , которые практически невозможно предсказать, поэтому наличие команды планировщиков путешествий следит за вашими необходимыми ценами. полеты в течение всего дня до тех пор, пока не найдете лучший вариант для ваших нужд, – это действительно отличная услуга, благодаря которой многие люди сэкономили сотни долларов.”

Это одна из причин того, что туристические агентства были столь успешными на протяжении стольких лет. И Flightfox предоставляет команду из них в ваше распоряжение, где бы вы ни находились.

5. Lola.com

Lola.com – это простая платформа для бронирования, управления и отчетности о корпоративных поездках. От новаторов в сфере туристических технологий, создавших KAYAK, Lola предлагает интуитивно понятное и гибкое решение для управления поездками, которое люди действительно хотят использовать.

Под современным мобильным приложением для бронирования и учета расходов находится мощная платформа для управления поездками и отчетности, которая позволяет с легкостью придерживаться бюджета, прогнозировать расходы и бронировать поездки от имени других сотрудников.

Но самый мощный аспект Лолы – не технологический, а человеческий. Приложение Лолы позволяет вам получать круглосуточную тестовую поддержку от экспертов по путешествиям, которые могут мгновенно помочь во всем, от перебронирования рейсов до упреждающего обновления маршрутов при изменении планов поездок.

В совокупности эти особенности и функциональные возможности делают Lola невероятно простым и мощным решением для деловых поездок.

Как говорит Бекки Гарбер, исполнительный помощник Drift: «Лола сократила весь процесс бронирования и управления поездками с трех дней до десяти минут.”

Инструменты для управления командировочными расходами

Мониторинг и контроль командировочных расходов – непростая задача. У вас есть сочетание платежей с помощью карт компании, счетов-фактур и банковских переводов для крупных покупок, а также сотрудников, использующих свои собственные деньги и требующих возмещения.

Вам необходимо отслеживать каждый из этих платежей, назначать их нужным людям и командам и ограничивать бюджеты .

Без небольшой помощи у вас нет шансов.

С помощью этих инструментов стало немного проще узнать, кто, что, где и когда тратит.

6. Spendesk

Как ваши команды оплачивают поездки? Будь то бронирование авиабилетов онлайн, оплата отелей по прибытии или покупка кофе по дороге на конференцию, все это следует регистрировать как расходы на поездку на одно мероприятие.

Но это сложно. Если путешественник покупает авиабилеты с помощью карты компании (в офисе), а затем оплачивает остальное своими деньгами через несколько недель, не всегда легко сопоставить их с одним и тем же пользователем (и с тем же бюджетом).

Spendesk меняет это положение. Он дает вам различных способов оплаты, но всегда привязан к одному и тому же пользователю . Они платят онлайн с помощью виртуальной кредитной карты, а затем берут с собой в дорогу свою предоплаченную карту. Оба указаны на их имя, поэтому вы всегда знаете, кто тратит – в отличие от карты компании.

И если им действительно нужно потратить собственные деньги, они могут автоматически создавать отчеты о расходах, а затем связывать их со своим профилем пользователя. Итак, опять же, эти расходы совпадают с остальными.

Поскольку все эти расходы регистрируются в режиме реального времени, также позволяет вашей финансовой команде отслеживать расходы по мере их возникновения . Это не относится к классическим отчетам о расходах, которые большинство команд подает в конце месяца.

Короче говоря, , если вы заботитесь о безопасном путешествии, потратив , Spendesk – отличный вариант.

7. Trippeo


Trippeo похож на TravelBank (см. Выше). Хотя вы можете бронировать поездки на платформе, большинство пользователей, похоже, предпочитают функции автоматизации отчетов о расходах, которые она предлагает.

Вы можете регистрировать каждую покупку и оплату в процессе, а затем Trippeo поможет вам найти и сохранить квитанции. Это очень удобно для сотрудников (которые ненавидят отчеты о расходах) и помогает финансовой команде, потому что отчеты подаются правильно с первого раза .

Пользователям также нравится программа оптического распознавания текста Trippeo . Это позволяет отправлять квитанцию ​​по электронной почте в специальный почтовый ящик, и инструмент автоматически сопоставляет ее с платежом. Что намного лучше, чем стопка скомканных квитанций в ящике вашего офиса.

Он не такой исчерпывающий, как некоторые из инструментов в этом списке, но он эффективен и прост в использовании.

8. Spendee

Если вы не готовы к использованию специального инструмента для управления бизнес-расходами, Spendee – хороший обходной путь. Это бесплатное приложение , которое отслеживает ваши расходы в режиме реального времени и позволяет прикреплять квитанции.

Хотя оно на самом деле не предназначено для бизнес-пользователей, члены вашей путешествующей команды могут легко использовать это замечательное маленькое приложение, чтобы отслеживать свои расходы в пути.Это поможет обеспечить регистрацию каждого платежа – большого или малого.

Кроме того, они могут добавлять менеджеров или членов финансового отдела в свою учетную запись, чтобы вы могли видеть эти покупки.

Несколько интересных дополнений

Бронирование поездок и управление платежами обычно являются двумя самыми большими препятствиями, которые необходимо преодолеть. Но все же есть полезные инструменты и услуги, которые снимают часть боли при поездках по работе.

Вот несколько наших любимых.

9.TripIt

TripЭто удобный инструмент, который помогает пользователям строить маршруты на основе своих бронирований. Просто пересылайте каждое электронное письмо с подтверждением в TripIt, и у вас есть маршрут, к которому вы можете получить доступ со своего телефона или компьютера, где бы вы ни находились.

Он даже предоставляет карты, которые помогут вам добраться с места на место по вашему маршруту. Кроме того, TripIt Pro добавил такие функции, как трекер сиденья, чтобы помочь вам выбрать лучшие места на вашем рейсе.

И есть бесплатная версия, так что у вас действительно нет причин, по которым , а не , попробовать ее.

10. Google Trips

Google создал множество невероятных приложений и сервисов. Об этом мало кто говорит, но, тем не менее, он определенно заслуживает похвалы.

По сути, Google Trips помогает вам легко получить доступ к вашему маршруту. Если вы используете Gmail, приложение извлекает даты и места из ваших электронных писем с подтверждением и отображает их все вместе.

Таким образом, вам не придется рыться в почтовом ящике, чтобы выяснить, из какого терминала вы вылетаете или в какое время вы прилетаете.И все это можно сохранить и в автономном режиме , если у вас нет данных в роуминге.

Отлично. И это только начало. Инструмент также использует бесконечных обзоров Google, чтобы предлагать рестораны и мероприятия по прибытии. Эти предложения хорошо представлены, поэтому их действительно приятно пролистывать.

Приложение также содержит множество полезных советов, например, нужно ли давать чаевые в стране назначения и ближайших круглосуточных больницах.

Опять же, это не только для бизнес-пользователей. Но всем, кому нужно спланировать поездку и сохранить свои планы в одном месте, понравится Google Trips.

11. Dufl

Это больше роскоши, чем что-либо другое. Но тем, кто пользовался этой услугой, она действительно нравится.

Вкратце, как это работает:

  • Вы отправляете им свою одежду . Это может быть костюм для конференции или вечерние платья для напряженной недели нетворкинга.
  • Отстирывают и аккуратно складывают, а добавляют фото в приложение .
  • В приложении вы выбираете нужную одежду и говорите, где она вам нужна .
  • Доставят куда угодно их . Так что, если вы собираетесь за город, ваша одежда будет там, когда вы приедете.
  • После ношения собирают и снова хранят для следующей поездки.

Как видите, это услуга премиум-класса .Это не для путешественников, путешествующих раз в год.

Но если у вас есть люди, которые постоянно в разъездах, или если ваш старший персонал регулярно посещает важные мероприятия, это может быть очень интересным сервисом для инвестиций.

12. Airhelp


Что вы делаете, когда что-то идет не так? Что еще более важно, когда член команды изменит маршрут или отменит рейс, будут ли они знать, что делать дальше?

Airhelp сообщает путешественникам об их правах . Если рейсы отменяются или значительно задерживаются, Airhelp сообщит вам, имеете ли вы право на компенсацию и что делать дальше.

Это то, о чем большинство деловых путешественников даже не задумывается. Они просто предполагают, что все будет хорошо, а если нет, то компании все равно придется платить.

Но они могут упустить немедленную помощь. И они также могут помочь компании окупить затрат, что поможет их бюджету и вашей прибыли.

Если ваши команды вооружены Airhelp, они, по крайней мере, будут знать доступные им варианты.

Возьмите несколько дорожных инструментов на тест-драйв

Итак, было 11 полезных инструментов, которые помогут вам в организации деловых поездок.Вам остается только опробовать их и посмотреть, какие из них подходят вам лучше всего.

При этом имейте в виду несколько ключевых вещей. Вы хотите:

  • Предоставьте вашим путешественникам больше гибкости и выбора
  • Отслеживание расходов и управление ими в режиме реального времени
  • Держите контроль в руках финансовой команды
  • Сэкономьте как можно больше времени в процессе

Если инструмент, который вы пробуете, не может выполнить одну или несколько из этих вещей, вероятно, он не подходит.

Удачного путешествия!

Будущее почты для деловых поездок ̶ COVID-19

Q2 / Q3 2021: Постепенное улучшение по сравнению с минимумом пандемии

Прогнозируемые расходы на деловые поездки в США в отношении расходов на 2019 год: 10% –15%
Прогнозируемый диапазон расходов на деловые поездки в США как доли расходов на 2019 год: 15% –20%

Компании начали ослаблять ограничения на поездки, больше не разрешая только важные поездки. Практически все конференции остаются виртуальными, а некоторые торговые выставки и выставки возвращаются к живому или гибридному формату.Внутренние поездки стали безопаснее и проще, поскольку штаты отменяют правила карантина по прибытии. Со 2 апреля CDC изменил свое руководство, разрешив вакцинированным людям путешествовать.

Многим компаниям по-прежнему требуются дополнительные уровни одобрения для корпоративных поездок, а объем командировок с конца 2020 года лишь незначительно вырос. Во втором квартале менее пятой части опрошенных компаний достигли 25% расходов в 2019 году. Международные поездки по-прежнему практически запрещены: во многих странах требуется карантин по прибытии, независимо от статуса вакцинации.Подавляющее большинство конференций остается в виртуальном формате. В третьем квартале количество компаний, которые рассчитывают достичь как минимум четверти расходов на поездки в 2019 году, удвоится, но менее чем каждая пятая ожидает достичь 50% расходов в 2019 году. Большая часть корпоративных поездок, которые состоятся во втором и третьем кварталах 2021 года, будут осуществляться по запросам существующих клиентов. Посещение перспектив продаж остается сложной задачей, поскольку большинство из них еще не вернулись в офисы на полную ставку.

Q4 2021: Ослабление бразды правления, первые набеги

Прогнозируемый диапазон расходов на деловые поездки в США в отношении расходов на 2019 год: 25–35%

Многие компании планируют значительно ускорить возвращение в офисы осенью.Менеджеры по командировкам определили этот сдвиг, особенно возвращение клиентов в офис, как главный триггер для путешествий. Для работников с детьми дома возобновление очного обучения также сделает поездки более удобными. Более широкое использование офиса позволит проводить больше встреч, как внутренних, так и внешних. Многие конференции вернутся к живому или гибридному формату, но с посещаемостью значительно ниже уровня 2019 года. Тем не менее, около трети опрошенных компаний заявляют, что расходы на поездки останутся ниже 25% от уровня 2019 года, а две трети – ниже 50%.

К этому времени могут начать снижаться барьеры для международных поездок, что снизит бремя карантина для посещения стран Европы, Америки и Ближнего Востока. Но корпоративные поездки останутся в основном внутренними, а международные поездки будут ограничены необходимыми поездками и поездками по запросу клиентов.

Q1 / Q2 2022: Тихая зима, зеленые побеги ранней весной

1 квартал 2022 года прогнозируемый диапазон расходов на деловые поездки в США как доля расходов 2019 года: 35% –45%
2 квартал 2022 года прогнозируемый диапазон расходов на деловые поездки в США как доли расходов 2019 года: 40% –60%

С началом того, что может стать первым полным годом без COVID-19 в качестве основной повседневной заботы, большинство компаний отменит требования об утверждении руководства для внутренних поездок в эпоху пандемии.Но тревел-менеджеры считают сопротивление сотрудников и клиентов поездкам и личным встречам одним из самых больших потенциальных факторов, замедляющих возвращение. Это сопротивление, вероятно, достигнет своего пика зимой 2021–2022 годов. Сезон простуды и гриппа, а также потенциальные вспышки COVID-19 и его вариантов вызовут обеспокоенность у потенциальных путешественников в сложный переходный период. Это, вероятно, окажет сдерживающее влияние на последний квартал 2021 года и первый квартал 2022 года.

Spring принесет больше уверенности и больше конкурентного давления, чтобы быть на виду у клиентов и потенциальных клиентов.Второй сезон конференций, посвященных живым и гибридным отраслям, должен быть более посещаемым, чем осенью 2021 года. Препятствия для международных поездок должны продолжать снижаться, но поездки за границу будут намного отставать от поездок внутри страны. Опасения по поводу риска и неудобств пересечения границ будут по-прежнему затруднять движение на трансатлантических маршрутах, и Азию по-прежнему будет трудно посетить. Международные отраслевые мероприятия вернут живые форматы, но будут бороться за привлечение зарубежных посетителей. Кроме того, вспышки COVID-19, которые не вызовут особого беспокойства у внутренних путешественников, могут привести к более высокому уровню отмены международных поездок.

Q3 / Q4 2022: приближение к новому нормальному состоянию, но все еще не полное восстановление

3 квартал 2022 года прогнозируемый диапазон расходов на деловые поездки в США как доля расходов 2019 года: 55% –70%
4 квартал 2022 года прогнозируемый диапазон расходов на деловые поездки в США как доли расходов 2019 года: 65% –80%

Если вакцинация в США продолжит расти и эффективность вакцин против крупных вспышек и их вариантов окажется устойчивой, туристические менеджеры ожидают значительного сокращения отложенного спроса во второй половине 2022 года.Более ясная информация о состоянии здоровья и текущем состоянии офиса по сравнению с удаленной работой поможет лучше поддержать как заранее запланированные поездки, так и посещения в последнюю минуту для заключения сделок и выполнения проектов.

Международные поездки продолжат улучшаться, улучшая связь со многими ключевыми торговыми партнерами Соединенных Штатов. Но большую часть Азии по-прежнему будет сложно посетить. Согласно сообщениям, китайское правительство уже приняло решение держать свои границы закрытыми до конца 2022 года. 4 Борьба Индии с COVID-19 5 и непростой опыт Японии как хозяйки Олимпийских игр 6 , вероятно, оставят обе страны без особой политической воли для ускорения открытия.

Конференции

будут продолжать развиваться, поскольку организаторы работают над созданием форматов, которые максимизируют отдачу от личного общения, при интеграции технологий, позволяющих виртуальное участие. Большинство опрошенных компаний оптимистично смотрят на то, что к этому времени их командировочные расходы достигнут уровня 2019 года – девять из 10 ожидают, что они будут на уровне 75% или выше.Чуть более половины респондентов ожидают в течение трех лет вернуться к уровню расходов 2019 года.

К концу 2022 года корпоративные поездки в США могут приблизиться к своей новой норме, на уровне, который они будут поддерживать в течение следующих нескольких лет. При условии значительного сокращения карантина по прибытии в Европу, Ближний Восток и Америку и нескольких месяцев стабильной ситуации со здоровьем, корпоративные поездки в США могут достичь 80% от уровня 2019 года. Это будет более чем 4-кратный рост по сравнению с летним 2021 годом и более чем 2-кратный рост по сравнению с 35%, прогнозируемыми на последний квартал 2021 года.Тем не менее, все существующие препятствия на пути к корпоративным поездкам сложны, и те, кто работает над их устранением, сталкиваются с серьезными проблемами. Если результаты в области общественного здравоохранения будут улучшаться медленнее, чем ожидалось, а решения, обеспечивающие международное передвижение, по-прежнему будут сталкиваться с политическими препятствиями, корпоративные расходы на поездки к концу 2022 года могут быть намного ниже. Достижение всего 65% от уровня расходов 2019 года будет означать сценарий с все еще очень ограниченным международным движением, а также застопорившейся доходностью на внутренней стороне.

Два оттенка зеленого: требования к устойчивости и стоимости препятствуют корпоративным поездкам в 2023 году и в последующий период.

Если к концу 2022 года ситуация в области здравоохранения в мире станет стабильной, то новая норма корпоративных поездок в США начнет формироваться. Подходы компаний и работников к поездкам после COVID-19 станут более ясными. Границы, вероятно, будут более открытыми, хотя в некоторых частях мира может сохраниться обременительная пограничная политика. По мере того как барьеры для путешествий, связанные с пандемией, уменьшаются, эффекты второго порядка станут более заметными препятствиями на пути роста корпоративных поездок.

Хотя компании осознают, что путешествия имеют решающее значение для успеха бизнеса, они будут стремиться сохранить часть экономии, вызванной приостановкой пандемии. Контролируемый рост путешествий также будет способствовать достижению другой цели, важность которой в корпоративной Америке возросла: сокращение выбросов углекислого газа. Итоговые и экологические приоритеты будут поддерживаться технологиями и изменениями в поведении, вызванными более чем годом проведения виртуальных встреч и мероприятий. Использование технических платформ для встреч и совместной работы снизит потребность в определенных поездках, и эти платформы будут продолжать развиваться, чтобы лучше удовлетворять некоторые потребности, которые раньше были в поездках.

Устойчивое развитие, бюджет требует полной окупаемости корпоративных поездок


По мере того, как угроза болезни, госпитализации и смерти от COVID-19 ослабевает, корпоративный спрос на поездки, вероятно, начнет расти из-за двух существенных ограничивающих факторов: обязательств по обеспечению устойчивости и контроля за расходами.

Устойчивое развитие стало основным корпоративным направлением: более 400 компаний подписали на Всемирном экономическом форуме в Давосе в 2021 году обязательство по декарбонизации к 2050 году. 7 В это число входят некоторые из крупнейших компаний в мире, и более мелкие компании берут на себя аналогичные обязательства.

Почти треть опрошенных менеджеров по путешествиям сообщила, что их компания взяла на себя обязательство сократить выбросы на определенную величину в течение определенного периода времени (диаграмма 5). В целом 79% компаний взяли на себя какие-либо обязательства или работают над их достижением. Этот интерес к устойчивости требует некоторого внимания к политике в отношении поездок. Около половины респондентов заявили, что в течение следующего года они планируют оптимизировать политику деловых поездок, чтобы уменьшить свое воздействие на окружающую среду.Путешествие входит в число основных целей корпоративного снижения вреда для окружающей среды, наряду с сокращением бумажной работы и экологизацией цепочек поставок.

Когда деловые поездки придут в норму?

В то время как многие люди совершили хотя бы одну поездку в отпуск после пандемии, деловые поездки не так быстро восстанавливаются. Вот некоторые из последних прогнозов относительно того, когда люди начнут путешествовать по делам.

30 июля 2021 года, Бавария, Мюнхен: пассажиры стоят у стойки регистрации Lufthansa в аэропорту Мюнхена…. [+] Фото: Peter Kneffel / dpa (Фото Peter Kneffel / фото альянса через Getty Images)

dpa / изображение альянса через Getty Images

Уровни деловых поездок до пандемии

Согласно отчету Ассоциации путешествий США, в 2019 году домохозяйства и предприятия потратили на путешествия в общей сложности 1,1 триллиона долларов. Из 1,1 триллиона долларов, потраченных на деловые поездки, пришлось примерно 334,2 миллиарда долларов – это число сократилось примерно на 70% в 2020 году. 27% в прошлом году, по данным ассоциации.

В то время как туристические компании с оптимизмом смотрели на восстановление деловой активности в начале 2021 года после того, как туристические поездки так быстро оправились, вариант Delta, ограничения на поездки и другие факторы откладывают дату восстановления.

Деловые поездки в 2021 году (на данный момент)

В то время как эксперты ожидают, что поездки для отдыха вернутся к докандемической норме уже к 2022 году, деловые поездки потребуют еще несколько лет. В целом, еще в июле 2021 года среди авиакомпаний было чувство оптимизма в отношении того, что деловые поездки вернутся осенью, как только пик сезона путешествий закончится в День труда.Например, местные авиалинии предсказали хороший год после того, как понесли крутые, неожиданные убытки (и государственную помощь) в 2020 году.

К сожалению, вариант Delta появился в конце лета, и теперь перевозчики и путешественники откатывают свои планы поездок.

Ассоциация путешествий США еще не опубликовала оценки на 2021 календарный год, но в настоящее время ожидает, что объем бизнеса не вернется к норме до 2024 года или позже.

У авиакомпаний

объем деловых поездок составляет примерно 40% от уровня 2019 года.До варианта Delta, по оценкам авиакомпаний, количество деловых поездок на осень составляло 60% от уровня до пандемии. Например, в Вашингтоне, округ Колумбия, отели сильно зависят от коммерческих расходов. Но с 2019 года количество бронирований для деловых поездок сократилось на 86%, а также ниже, чем в 2020 году.

Гавайские отели и курорты могут потерять до 1 миллиарда долларов дохода от деловых поездок в 2021 году. Этот тропический штат является популярным местом отдыха в летние месяцы и в отпуске. Но это также круглогодичный фаворит для деловых и развлекательных поездок.

В то время как туристическая индустрия пытается выдержать шторм, федеральные законодатели пытаются принять «Закон о сохранении рабочих мест в отелях», чтобы предоставить налоговые льготы и гранты на заработную плату, чтобы помочь работникам гостиничного бизнеса с меньшим количеством часов и более низкой заработной платой.

Проблемы, связанные с деловыми поездками

Вот некоторые из проблем, с которыми сталкиваются авиакомпании, отели и другие компании, предоставляющие деловые поездки.

Другие варианты

Вариант Delta побудил многие предприятия, работники которых вернулись в офис в начале 2021 года, чтобы вернуться к работе из дома на неопределенный срок.Другие варианты также откладывают планы по возвращению в офис и, следовательно, возобновление деловых поездок.

Увеличение количества вариантов также заставляет авиакомпании откладывать возврат некоторых самолетов, которые в настоящее время находятся на хранении, и повторно вводить маршруты и рейсы. Авиакомпании не хотят перенапрягаться на деловые поездки из-за ложных ожиданий до тех пор, пока не будет стабильного спроса.

Ограничения на поездки

Ограничения на поездки по стране и штату препятствуют деловым поездкам и поездкам на отдых.Несмотря на то, что бизнес может быть «важной» причиной поездки, все же есть процесс, который работники должны пройти, прежде чем заказывать поездку. Прохождение процесса разрешения и потенциального карантина может не стоить беготни, когда видеоконференция может сгладить большинство деталей.

Хотя ситуация со здоровьем не меняется так быстро, как в начале 2020 года, ограничения могут быстро измениться и вынудить компании отложить личные встречи и вместо этого переключиться на виртуальные сеансы.

Одним из самых последних примеров являются ограничения Европейского Союза на поездки для несущественных поездок в конце августа 2021 года.В настоящее время ЕС не поощряет несущественные поездки из стран с повышенным риском, включая Соединенные Штаты.

В то время как страны и популярные направления деловых поездок хотят, чтобы деловые поездки приносили прибыль и увеличивали доходы, процесс повторного открытия идет медленнее, чем предполагалось изначально.

Меньше бизнес-конференций

Несколько бизнес-конференций вернулись в этом году после того, как в 2020 году в США они были только виртуальными. Во второй половине 2021 года также состоятся несколько международных деловых встреч, поскольку мир снова откроется для летних путешествий.

Тем не менее, ограничения вместимости для больших собраний и общая нерешительность относительно возможности смешиваться со многими другими одновременно в ограниченном пространстве препятствуют проведению деловых и торговых соглашений.

Вместо личного присутствия на многих конференциях предлагается гибридная платформа, позволяющая участникам перейти на место проведения конференции. Тем не менее, люди, не являющиеся путешественниками, могут по-прежнему общаться в сети с другими людьми. Другие торговые соглашения по-прежнему являются виртуальными, поскольку угроза здоровью может не стоить потенциальных плодов личных встреч.

В 2022 году мы можем увидеть больше съездов, если не ухудшится ситуация со здоровьем, а популярные места проведения конференций будут максимально вместить большие собрания. Например, знаковая выставка Consumer Electronics Show (CES 2022) будет проходить лично после того, как станет виртуальной в 2021 году. 2021 год может стать переходным годом, а в 2022 году тенденция к местным собраниям усилится.

Доказательство вакцинации

Компании могут потребовать от своих сотрудников пройти полную вакцинацию для поездок по служебным причинам.JP Morgan – один из первых крупных предприятий, который запретил своим непривитым сотрудникам совершать командировки.

События также начинают требовать от участников полной вакцинации. Например, CES 2022, одна из крупнейших торговых выставок в США, требует, чтобы все участники были полностью вакцинированы.

Несмотря на то, что уровень вакцинации растет во всем мире и в США, не каждый работник может выбрать вакцинацию. Возможно, больше людей захотят принять участие, зная, что все остальные в здании также вакцинированы или недавно выздоровели.

Тарифы на корпоративные поездки остаются относительно низкими

Delta Air Lines сообщила, что большая часть ее доходов от деловых поездок в 2021 году поступает от малых и средних предприятий, а не от корпораций.

У крупных корпораций большие бюджеты на поездки и больше сотрудников, которые могут летать. Пока конгломераты не увеличат свой бюджет на поездки для встреч, тренингов и конференций, авиакомпании будут продолжать искать способы вернуть деловые поездки, которые традиционно приносят более высокую прибыль.

Сокращение бюджетов на деловые поездки

Компании любого размера сокращают свои командировочные бюджеты после того, как осознают, что большее, чем ожидалось, количество взаимодействий с коллегами, поставщиками и потенциальными клиентами может происходить в цифровом формате. Конечно, виртуальные встречи не имеют таких преимуществ в межличностном общении, как личные встречи. Но большинство переговоров по-прежнему можно завершить с помощью видео, аудио или электронной почты.

Многие компании адаптируют свои бизнес-планы к относительно неопределенным доходам из-за нескольких экономических факторов, таких как инфляция, проблемы с цепочкой поставок и потенциально более низкие потребительские расходы.Благодаря современной технологии видеоконференцсвязи командировки – это легкие накладные расходы. Повышение деловой уверенности может спровоцировать возвращение деловых поездок.

Сводка

Пройдет еще как минимум два года, прежде чем деловые поездки вернутся к уровню, предшествующему пандемии. Многие компании по-прежнему стараются как можно чаще использовать виртуальные собрания, независимо от того, работаете ли вы в C-Suite или являетесь новым сотрудником.

Внутренние деловые поездки для важных личных встреч будут первым, а затем – торговыми конвенциями.Однако международные деловые поездки, вероятно, будут восстановлены в последнюю очередь из-за ограничений на поездки и дополнительных расходов.

Статьи по теме:

Что такое командировка? Определение и примеры

Если вы приехали куда-то по работе, то есть от имени своей компании, это командировка. Этот термин применяется как к поездке к месту назначения, так и к поездке обратно. В большинстве случаев поездка не короткая.

Мы не используем этот термин для обозначения ежедневных поездок на работу, т.е.е., ездить на работу и с работы каждый день. Поездки в отпуск, личный или семейный отдых также не являются командировками.

Словарь Коллинза имеет следующее определение термина:

«Путешествие куда-то и обратно с деловыми целями в рабочем состоянии».

Деловая поездка и деловая поездка

Эти два термина относятся к одному и тому же действию или деятельности. Однако их использование отличается.

Деловые поездки

Деловые поездки – это поездки от имени вашего работодателя в целом.Хотя это единичный термин, то есть командировки, , а не командировки, , он относится ко всем поездкам с целью работы. Это общий термин.

Я мог бы сказать, например: «Деловые поездки становятся значительной частью доходов нашей авиакомпании». В данном случае речь идет в общем.

Я не могу использовать деловую поездку только для одной поездки. Например, не может сказать : «Извините, Джейн уехала. Она в командировке. Я должен был сказать: «Простите … Она в командировке.”

Деловая поездка

Этот термин относится только к одному путешествию. Нам нужно использовать множественное число, если мы говорим в общем.

Например, если бы я хотел поговорить о доходах моей авиакомпании, я бы сказал: «Деловые поездки s становятся значительной частью доходов нашей авиакомпании». Я бы не смог использовать форму единственного числа.

Причины командировки

Во всех приведенных ниже примерах ваш работодатель оплачивает проезд, проживание и т. Д.

  • Встреча с покупателями или клиентами.
  • Выездные поставщики.
  • Посещение конференции.
  • Посещение курса.
  • Выявление новых рынков, тенденций и потребительских качеств в других местах.
  • Посещение места, чтобы проверить, как продвигается проект.
  • Посещение проспекта. Потенциальный клиент – это компания или человек, которые, по вашему мнению, могут превратиться в платящего клиента.
  • Извинения перед покупателем.
  • Ваша цель – PR или связи с общественностью, например, участие в пресс-конференции.
  • Окупаемость поездки превышает ее стоимость. ROI означает возврат инвестиций.
  • Ваш работодатель отправляет вас куда-нибудь починить, например, оборудование.
  • Сеть. Есть много людей, которых вы можете встретить вне работы, с которыми вы или ваша компания могли бы вести дела.
  • Личные встречи обычно более эффективны, чем использование электронной почты, VoIP, текстовых сообщений и т. Д. Иногда они необходимы.

Деловые путешественники обычно заявляют о своих расходах, заполняя отчет, в котором они указывают, сколько они потратили на местный общественный транспорт, питание, такси, телефонные звонки и т. Д.

Плюсы и минусы деловых поездок
Негативы

Деловые поездки могут быть очень полезными. Однако для некоторых людей, особенно если у них есть семьи, приходится платить.

Обычные бизнес-путешественники часто чувствуют себя одинокими. Некоторые из них могут проявлять признаки ухудшения психического здоровья и даже депрессии. Согласно Адаму Перотте в статье Business travel News в декабре 2019 года, более 20% деловых путешественников заявили, что испытали негативные последствия для психического здоровья.

Что касается опроса, Перотта написал:

«22 процента респондентов сообщили, что деловые поездки оказали« очень »или« несколько »негативное влияние на их психическое здоровье. Двадцать один процент указали, что даже мысли о предстоящей командировке вызывают стресс. Факторы, вызывающие эту тревогу, включают платные поездки, связанные с физическим здоровьем, режимом сна, личными отношениями, личными финансами и производительностью ».

Регулярные поездки от имени вашей компании могут означать пропуск важных семейных мероприятий, что может значительно усугубить проблемы во взаимоотношениях.

Реактивная задержка может нанести серьезный ущерб нашему телу, производительности, а также психическому и физическому здоровью. Небольшие приемы пищи до и во время полета, воздержание от алкогольных напитков, пить много воды и заранее много отдыхать могут помочь уменьшить негативные последствия смены часовых поясов.

Положительные

В статье Small Business Trends Самсон Хейлисус писал, что подавляющему большинству владельцев небольших компаний нравятся поездки по работе.Примерно пятьдесят пять процентов владельцев малого бизнеса совершают поездки по работе не реже одного раза в месяц. Шестьдесят процентов из них проводят три ночи вне дома во время каждой поездки.

Haileysus добавлено:

«Удивительно, но почти все владельцы малого бизнеса (88%), которые путешествуют по делам, действительно любят путешествовать. Фактически, чуть менее трех из четырех (72%) заявили, что хотели бы чаще ездить по делам ».

Корпоративные путешествия – огромный рынок

Деловые поездки во всем мире ежегодно оцениваются в сотни миллиардов долларов.Больше всего на командировки расходуют США и Китай.

В США ежегодно совершается более 405 миллионов деловых поездок (на дальние расстояния). Каждый рабочий день примерно 1,1 миллиона американцев путешествуют с рабочими целями.

Самым популярным местом в мире является Нью-Йорк, а Шанхай – самый быстрорастущий город. Trondent Development Corp. сделала следующий комментарий относительно важности деловых поездок для авиакомпаний:

«Бизнес-пассажиры составляют 75% прибыли авиакомпании, хотя составляют лишь 12% от общего числа их пассажиров.Но деньги потрачены не зря: каждый доллар, потраченный на командировку, приносит 15 долларов прибыли для увеличения продаж ».

.