Содержание

Заполнение книги учета движения трудовых книжек

]]>

Подборка наиболее важных документов по запросу Заполнение книги учета движения трудовых книжек (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов: Заполнение книги учета движения трудовых книжек

Судебная практика: Заполнение книги учета движения трудовых книжек Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Подборка судебных решений за 2020 год: Статья 67 “Форма трудового договора” Трудового кодекса РФ
(В.Н. Трофимов)По мнению суда, разъяснившего порядок применения ст. 67 ТК РФ и сославшегося на п. 2 Постановления Пленума ВС РФ от 02.06.2015 N 21, работодателем по отношению к генеральному директору является общество, участник общества – представителем работодателя. Генеральный директор общества наделен правами и обязанностями работодателя лишь в отношениях с работниками общества.
Таким образом, в рассматриваемом случае обеспечение надлежащего оформления трудового договора с директором, получения директором второго экземпляра трудового договора, ознакомления с приказом о приеме на работу, проставление записей о приеме директора на работу и увольнении в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них относилось к обязанностям представителя работодателя – участника общества.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Заполнение книги учета движения трудовых книжек Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Готовое решение: Как вести трудовую книжку в бумажном виде с 1 сентября 2021 г.
(КонсультантПлюс, 2021)В книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей внесите сведения обо всех трудовых книжках, которые приняты от работников при поступлении на работу. Также необходимо фиксировать информацию о вновь выдаваемых работникам трудовых книжках и вкладышах.
Обязательно укажите их серии и номера (п. 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).

Нормативные акты: Заполнение книги учета движения трудовых книжек

Журнал учета трудовых книжек – образец заполнения

Журнал учета трудовых книжек – образец скачать может понадобиться, чтобы организовать учет движения трудовых книжек и вкладышей к ним на предприятии. Как верно оформить такой журнал, какие сведения должны быть в нем отражены, расскажем в нашей статье.

Фото: Фотобанк Лори

Журнал регистрации трудовых книжек 

Согласно пп. 40, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.

04.2003 № 225, для контроля за движением данных документов на предприятии оформляется журнал или книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Такой журнал содержит информацию, касающуюся трудовых книжек и вкладышей к ним:

  • предъявленных работниками, принимаемыми на работу;
  • заведенных для лиц, трудоустраивающихся впервые. 

Журнал движения трудовых книжек должен соответствовать нескольким условиям:

  1. У него должен быть твердый переплет с прошитыми внутри страницами, так как его можно использовать в течение длительного периода, после чего журнал хранится 75 лет.
  2. Каждый лист документа должен быть пронумерован.
  3. На сшиве обязательно должна быть надпись с указанием числа прошитых листов, а также подпись руководителя.
  4. Журнал скрепляется сургучной печатью или пломбой (ч. 4 п. 41 Правил). Пломба должна захватывать края шнура, которым сшивался журнал, а сургучная печать — скреплять кончики шнура, обложку и часть листа с информацией о количестве листов. Недопустимо применение вместо сургучной печати мастичной печати предприятия или отдела кадров. Если принцип скрепления сургучом в разъяснении не нуждается, то понятия пломбы в законе не приводится. Однако в судебной практике есть точка зрения, что пломба призвана не допускать произвольных изменений в журнале (апелляционное определение Московского городского суда от 26.02.2013 по делу № 11-6246). Перечень разрешенных видов пломб дан в ГОСТ 31282-2004, введенном приказом Ростехрегулирования от 16.06.2005 № 158-ст.
  5. Журнал заполняется гелевой или шариковой ручкой с пастой фиолетового, черного или синего цвета. 

Образец книги учета трудовых книжек 

Приказом Министерства труда РФ от 10. 10.2003 № 69 утверждена типовая форма этого журнала. Так, для учета каждой трудовой книжки предусмотрены 13 столбцов, где последовательно отражаются:

  • Порядковый номер поступающего или вновь оформляемого документа.
  • Дата заполнения трудовой или ее вкладыша и дата приема сотрудника на работу (столбцы 2, 3, 4). Указанные даты могут не совпадать (по ст. 66 ТК РФ трудовую нужно оформить в течение 5 дней, а при оформлении трудовой впервые — в течение 1 недели с момента приема на работу (п. 8 Правил)). При заполнении этих полей лучше всего фиксировать дату приема на работу.
  • Ф.И.О. владельца трудовой.
  • Реквизиты трудовой или вкладыша.
  • Должность.
  • Название структурного подразделения, в которое трудоустраивается лицо.
  • Реквизиты распоряжения администрации, в соответствии с которым произведен прием на работу. Это поле заполняется только в отношении трудовых книжек.
  • Подписи лица, принявшего трудовую книжку.
  • Сумма, полученная за заполненную трудовую или вкладыш.
  • Дата выдачи трудовой. Это поле оформляется при увольнении.
  • Подпись увольняемого лица, подтверждающая получение трудовой книжки. 

Скачать образец журнала учета трудовых книжек можно, пройдя по ссылке: Книга учета движения трудовых книжек – образец заполнения.

Журнал учета трудовых книжек — документ строгой отчетности, содержащий все сведения относительно движения трудовых на предприятии. Его форма, а также правила оформления и ведения четко закреплены на законодательном уровне.

Книга учета трудовых книжек: образец заполнения

Тема будет полезной как для начинающего работника отдела кадров, так и обычному гражданину. Речь пойдет о рабочих паспортах, которые актуальны при трудоустройстве,  а также при выходе на заслуженный отдых. Порой утерянные год или даже месяц стажа работы может серьезно повлиять на размер пенсии. Поэтому необходимым атрибутом здесь служит книга учета трудовых книжек. Как правильно делать в ней записи, чтобы  не ошибиться, рассмотрим подробнее.

Требования нормативных актов по учету трудовых книжек в организации

Утвержден журнал учета трудовых книжек, его форма, содержание Постановлением Совмина РФ от 16.04.2003 г. № 225. В нем происходит регистрация  указанных выше документов,  их дубликатов и вкладышей всех трудоустроенных лиц. В оглавлении пишем название фирмы, ставим число, месяц  и год первой записи. При завершении книги  тоже будет проставлена дата.

Требования к занесению записей следующие:

  • делается дважды – при трудоустройстве  и расторжении контракта;
  • строго соблюдается хронологический порядок записей;
  • не допускается сокращения собственных имен и наименования места работы.

Работнику выдается расписка о приеме документа. Ведение журнала осуществляет специалист отдела кадров.

Все трудовые книжки на организации должны находиться под учетом

Правила заполнения книги учета трудовых книжек

Законодательством определены правила, по которым ведется книга учета движения трудовых книжек. Проанализируем образец ее заполнения:

  1. В  первых четырех графах проставляются  порядковый номер и дата в указанном формате.
  2. Пятая – указывает ФИО гражданина, владельца документа.
  3. Далее записываются серия и номер рабочего трудовой книжки, ее дубликата или вкладыша (при его наличии).
  4. Следующие две графы информируют в точном соответствии с приказом работодателя о названии должности и месте работы, структурном подразделении.
  5. В девятой  указываются реквизиты приказа.
  6. В десятой  расписывается сам сотрудник, принимающий документ.
  7. 12 и 13 графы заполняются при расторжении трудового договора. Датой увольнения является последний день работы. Книжка выдается ему на руки под роспись.

Никаких лишних записей в данном журнале не допускается. Вместе с тем, не исключены ситуации, когда работник не согласен с увольнением и принципиально не хочет получать книжку либо срочно уехал за пределы места жительства или работы. Тогда кадровик высылает ему заказное письмо с уведомлением о доставке, где приглашает адресата получить документ в срочном порядке или дать письменное согласие на его пересылку с указанием адреса. В книге в данном случае дата проставляется карандашом и  делается отметка о почтовом отправлении. После получения лично либо пересылке книжки дата заполняется ручкой.

Книга заполняется сотрудником отдела кадров

Если работник категорически отказывается от получения рабочего паспорта, в присутствии свидетелей составляется акт отказа и он передается на хранение в отдел кадров, затем в установленном порядке сдается в архив.

В интересах работодателя своевременно вернуть документ уволенному работнику или грамотно оформить все предпринятые меры по данному вопросу. Иначе он будет нести материальные затраты на выплату среднего заработка сотруднику за «вынужденные» прогулы.

Образец скачать бесплатно можно по ссылке.

Скачать образец ведения книги

Бланк журнала регистрации ТК

Для книги учета законом утвержден официальный бланк табличного типа из тринадцати граф.

Страницы журнала нумеруются, прошнуровываются и пломбируются.

Несколько практических советов, как прошить книгу, а затем поставить пломбу. Сначала у линии сгиба делается два отверстия и в них протягивается прочная нить. На обратной стороне журнала нити завязываются. Пломбу можно купить. А проще всего вырезать квадрат из плотной бумаги и заклеить им концы нитей так, чтобы их нельзя было достать, не испортив пломбу. На наклейке записывается ФИО сотрудника,  число страниц, заверяется подписью и печатью организации.

Журнал учета трудовых книжек сохраняется в сейфе и должен быть в каждом  трудовом коллективе. Этот вопрос проверяется контролирующими органами. Если книга отсутствует или ведется небрежно, с нарушением правил, применяются административные штрафы.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Оформление книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Содержание статьи

В соответствии с законодательством, трудовые книжки, их бланки и вкладыши подлежат обязательной регистрации и учету. Он осуществляется путем внесения всех необходимых данных об этих документах в специальную учетную форму. В организациях существуют специально предназначенные для этого регистрационные книги или журналы. Так как законом предусмотрены определенные требования к их содержанию, актуален вопрос о том, как правильно осуществлять оформление книги учета движения трудовых книжек.

 

В данной книге регистрируются принятые от сотрудников при приеме на работу и выданные им трудовые книжки и вкладыши. Вести ее обязаны как организации, так и индивидуальные предприниматели, использующие труд наемных работников, с которыми заключен трудовой договор.

Форма книги

Не существует единой обязательной формы этих журналов. Однако есть исключение, которое связано с регистрацией трудовых книжек. Бланки этих документов и вкладышей в них следует учитывать в специальной приходно-расходной книге, ведущейся бухгалтерией, а заполненные книжки (и вкладыши) – в ведущейся кадровой службой или ответственным должностным лицом книге учета движения трудовых книжек.

В настоящее время книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой была утверждена постановлением Министерства труда от 10 марта 2003 года, включает в себя 13 граф. Ранее применялась книга, обладающая 14 графами (была утверждена в 1974 году).

Замена регистрационного журнала

Наряду с вопросом о том, как оформить книгу учета движения трудовых книжек, также актуален вопрос и о замене этих документов. В первую очередь это связано с введением новой формы данных регистрационных книг.

Она обладает одним незначительным отличием, заключающемся в объединении 11 и 12 колонки в одну – отражающую сумму денежных средств в рублях, полученную от сотрудника за бланк трудовой книжки либо вкладыша. Также следует обратить внимание на то, что регистрационный журнал нового образца может заполняться не один год, а несколько лет, до полного использования всех страниц.

На основании этого можно сделать вывод, что нет необходимости незамедлительно заменять регистрационную книгу старой формы на новую, можно продолжать пользоваться ею до окончания страниц.

Однако если ранее она велась в произвольной форме, не соответствующей официальной, ее нужно закрыть. Это можно сделать, проставив после последней записи отметку о причине прекращения ведения и указав число зарегистрированных трудовых книжек сотрудников. Далее оформить новый журнал и начать учет по официальной форме. При этом старую не рекомендуется уничтожать, так как она содержит не только данные о трудовых книжках действующих сотрудников, но и сведения о получении этих документов уволившимися работниками.

Заполнение

Книга учета движения трудовых книжек обязательно должна содержать данные о:

  • трудовых книжках, полученных от сотрудников при поступлении на работу,
  • впервые оформленных документах,
  • вкладышей в них, выданных работникам в период осуществления трудовой деятельности в данной компании.

В первую графу вносится порядковый регистрационный номер книжки или вкладыша. Во вторую, третью и четвертую – точная дата приема сотрудника на работу (год, число, месяц), либо заполнения трудовой книжки или вкладыша. В пятую следует вписать его имя, фамилию и отчество.

В шестую колонку вносятся серия и номер трудовой книжки. Однако при этом нужно учитывать, что в подобных документах, выданных после 1974 года, номер состоит из семи цифр, а серия обозначена буквами и римскими цифрами, а в выданных после 2003 года – только буквами.

В седьмой графе нужно указать специальность, должность и профессию работника в соответствии с первичными учетными документами либо трудовую функцию.

Восьмая колонка должна содержать номер структурного подразделения, а при необходимости – и данные о вышестоящем подразделении. Девятая – дату и номер документа, являющегося основанием для приема сотрудника на работу.

В десятой графе должен поставить подпись сотрудник отдела кадров, принявший конкретную трудовую книжку или оформивший ее впервые.

Данные одиннадцатой графы свидетельствуют о сумме денежных средств, полученной от сотрудника за бланк этого документа или вкладыша.

12 и 13 колонки заполняются в случае увольнения работника. В одной ему следует поставить дату увольнения, а в другой – подпись, подтверждающую получение трудовой книжки. В случае отказа от ее получения либо невозможности выдачи нужно отправить работнику уведомление о необходимости явки или дачи согласия на пересылку ее почтой. В этой ситуации в 12 и 13 колонках нужно указать дату и номер уведомления, а также дату отправки согласия работника на пересылку книжки почтой. Также можно вписать номера почтовых квитанций.

Требования к регистрационным журналам

Срок хранения книги учета движения трудовых книжек установлен Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Министерством культуры в 2010 году. Согласно ему, эти документы должны храниться значительное количество времени, а именно – 75 лет.

Кроме этого, правильное оформление книги учета движения трудовых книжек предполагает соблюдение и нескольких других обязательных требований:

  1. Наличие плотной обложки, так как часто она используется несколько лет, а после этого передается в архив для дальнейшего хранения.
  2. Нумерация всех страниц должна быть проведена до начала ее заполнения.
  3. Книгу следует прошнуровать и опломбировать.
  4. После этого руководителю организации нужно сделать заверительную надпись с подробным указанием количества прошнурованных и пронумерованных страниц (цифрами и прописью). Нарушением этого требования является заверка регистрационного журнала сотрудником отдела кадров или другим должностным лицом.

В настоящее время для пломбировки этих документов часто используется специальная контрольная пломба. Она представляет собой одноразовый индикаторный прибор, предназначение которого заключается в обнаружении факта несанкционированного доступа. При его использовании, прежде чем начать заполнение книги, нужно вписать номер устройства в специальную строку.

Неправильное оформление регистрационных журналов, а также их отсутствие является нарушением законодательства и влечет за собой административную ответственность в виде штрафа.