Содержание

Сообщение коллегам об отпуске и другие дела до отдыха

Настрой связь

Здесь все не так просто, как может показаться. Пообещаешь проверять почту ежечасно и отвечать на все звонки – об отпуске можно забыть. Уйдешь в глухое подполье – можешь создать серьезные проблемы и для других, и для себя. Для начала разузнай:

  • как обстоят дела с Интернетом там, где ты будешь отдыхать;
  • стоит ли купить местную сим-карту или лучше подключить пакет услуг для дальних поездок;
  • будет ли компания оплачивать корпоративный мобильный (и два литра молочного коктейля – за вредность).

После этого обдумай, с кем ты готова (или должна) поддерживать связь. Обсуди это с начальством и коллегами. Если по опыту знаешь, что все равно будут дергать по 10  раз на дню, не грех и пофантазировать. Например, сообщить, что планируешь отправиться в горы, ежедневно заниматься дайвингом (да-да, прямо там, в горах), ловить акул на мобильный. Только не увлекайся: отпускные дачные фотографии с тыквой будут бескомпромиссны, как Павлик Морозов.

РЕКЛАМА – ПРОДОЛЖЕНИЕ НИЖЕ

Да, листок с явками, паролями, адресами и прочим оставь на видном месте. Если в твоем ведении есть тайные ключи, древние архивы или золотые монеты, напиши, где их найти или кто еще владеет этой информацией. Только убедись, что на его столе не лежит такой же, как у тебя, отпускной листок.

Наведи порядок на рабочем месте

С одной стороны, мелочь и сейчас тебе совершенно не до этого. С другой – грязная чашка, мумифицировавшийся творожный сырок, неряшливая кучка сменной обуви под столом и слой пыли на нем способны снизить рейтинг в коллективе и даже испортить карму. А вот образцово-показательная стопочка бумаг и любовно расставленные мелочи, напротив, подчеркнут, что хозяйка стола – особа аккуратная и старательная. Когда будешь приводить стол в порядок, заодно убедишься, что в рабочих бумагах не затерялись заграничный паспорт, страховка или зарядные устройства от нужной в отпуске техники.

Подготовься к возвращению

Подумай заранее, как можно смягчить себе постотпускную адаптацию. Подготовь все, что может понадобиться сразу после выхода на работу: пачку кофе, документы, черновики писем. Или хотя бы запиши план работы в органайзер, тот, о котором говорилось в самом первом пункте. И ни в коем случае не бери его с собой – риск выбросить в море весьма велик, а как показывает практика, он тебе еще понадобится. Счастливого пути!

ТЕКСТ: Анна Никитина

Новости А25 – Буду в отпуске по известное число – Как написать идеальное письмо-уведомление, что вы в отпуске

"Буду в отпуске – как подготовить коллег и клиентов?"

Уезжаете в отпуск и передаете свои дела коллегам? Чтобы обеспечить максимальную эффективность вашей команды и минимизировать возможный негатив со стороны ваших клиентов и партнеров, мы собрали несколько советов по созданию идеального автоответа на дни вашего отсутствия.

Начинается череда февральских, мартовских и майских праздников, когда работа в самом разгаре, идет горячий сезон отпусков, и надо передавать дела коллегаи, — вот и наплыв автоответов по электронной почте. Автоответ из офиса — это элементарная вещь, как вам кажется, ведь вы точно понимаете его цель. Но зачастую оказывается очень сложно подобрать точные слова (кроме "буду в отпуске по") и скоординировать ваши действия с теми коллегами, которые будут находиться в офисе

В результате, вы можете потратить на составление идеального автоответа больше времени, чем на сбор чемодана или ваш перелет на берег моря. Мы составили для вас несколько полезных рекомендаций, чтобы ваш автоответ не попал в спам. Будет признательны за ваши комментарии и удачные находки!

Обозначьте точные даты вашего отсутствия

Это кажется очевидным, но удостоверьтесь, что вы действительно указали в письме точное время и даты, и удостоверьтесь, что они верны. Вы же не хотите, чтобы пока вы потягивали свой мохито на пляже или чашечку кофе в Вене, вам на почту сыпались десятки документов и срочных офисных вопросов и уточнений. Установите в настройках автоответа точную дату, когда вы вернетесь в офис.

Краткость, краткость и еще раз краткость

Не надо оправдываться за все то беспокойство, что может причинить ваше пребывание в отпуске. Просто введите их в курс дела и сориентируйте, к кому они могут обратиться. Не надо составлять пространные объяснения, извинения и т. д. - это только отвлекает других людей и снижает эффективность вашего автоответа.

Предупредите своих коллег, если вы направляете людей к ним

Если вы собираетесь написать: "Я отсутствую, но, пожалуйста, свяжитесь с Андреем по срочному вопросу", тогда обсудите с Андреем, согласен ли он на внезапные обращения со стороны ваших клиентов или партнеров в течение следующих нескольких недель. Вряд ли Андрей будет рад получать десятки писем в день, и вполне возможно, он просто будет отправлять их в спам. Хорошей идеей будет пообещать Андрею привезти что-то в подарок — в качестве благодарности.

Поймите, что слово «срочно» не всегда означает «срочно»

Люди, как правило, очень эгоцентричны по своей природе. Если они отправляют вам письмо — значит им что-то нужно от вас. И им, конечно, кажется, что это очень срочное и неотложное дело. Поэтому лучше не упоминать в своем автоответе о возможности связаться по срочному вопросу с вами. Не давайте им такой возможности — иначе будьте готовы, что ваш отдых будет прерываться по 20 раз на дню из-за, в сущности, абсолютно не важных вопросов.

Не пытайтесь быть забавными, если вы не забавны

"Я нахожусь в отпуске! Но давайте надеяться, когда я вернусь, я буду в лучшем настроении, чем я был на последней деловой встрече!!!"

"Я не нахожусь в офисе. Извините, что вы получаете автоматический ответ, но если бы я был в офисе, вы бы и вовсе ничего не получили!!!!!!!"

Проверьте свой текст на очепятки. И еще раз

Будет неприятно вернуться в офис и обнаружить, что вы отослали десятки писем с текстом вроде: "Я ценю ваш бред", вместо "Я ценю ваш бренд". Даже если это не окажется критичной опечаткой, это может заставить вас краснеть снова и снова.

Не хвастайте и не будьте скучным

Вы можете предоставить в автоответе какие-то детали. Но лучше всего сохранить текст письма максимально коротким. Но если вы хотите рассказать всем, почему вы отсутствуете, не надо упоминать, что вы едете на один из самых красивых островов в мире на 4 недели загорать и купаться с дельфинами и вам даже не придется за это платить, потому что вас пригласили друзья или родственники. 

Хорошего вам отпуска!

О чем еще можно почитать перед отпуском:

10 выдающихся шаблонов электронных писем об отсутствии на работе, которые можно использовать в 2019 году | Блог Vtiger CRM

Это снова время года, и у вас все готово, чтобы расслабиться и насладиться праздничным сезоном. Веселый сезон только начинается, и вы с нетерпением ждете, чтобы провести некоторое время со своими родными и близкими. Спорим, ты уже можешь почувствовать запах индейки на День благодарения и услышать, как дети поют рождественские колядки за окном, не так ли? Все это волнение означает, что вы, скорее всего, в конечном итоге подадите заявление на увольнение с работы или что ваша компания закроется на праздники. В любом случае, не стесняйтесь подбирать любое из приведенных ниже сообщений об отсутствии на работе, чтобы люди знали, что вы находитесь в состоянии перерыва.

Голые кости

Основное сообщение об отсутствии на рабочем месте должно быть в состоянии передать три вещи, а именно: точные даты, когда вы будете недоступны, альтернативный контакт, к которому можно обратиться для немедленного внимания, и, наконец, когда вы вернетесь за свой рабочий стол, чтобы возобновить дела как обычно.
Здравствуйте,

Спасибо за ваше письмо. В настоящее время я нахожусь в отпуске с ДД / ММ / ГГГГ на ДД / ММ / ГГГГ с ограниченным доступом к электронной почте. По любым неотложным вопросам вы можете написать по адресу [email protected] или подождать, пока я вернусь в DD / MM / YYYY, чтобы получить мой ответ.

Лучший,

Нечто экстра

Учитывая, что праздничный сезон - это время, когда людям нравится тратить деньги, вы можете добавить немного о наличии скидок при продаже или товарах в теле письма. Таким образом, вы можете быстро взаимодействовать с клиентами и предлагать им что-то в обмен на причиненные неудобства.
Dear Sir / Madam,

Спасибо за ваше письмо. Я ухожу в отпуск с ДД / ММ / ГГГГ на ДД / ММ / ГГГГ. Вы можете ожидать быстрого ответа, когда я вернусь на работу в ДД / ММ / ГГГГ. Если ваш запрос требует немедленного внимания, вы можете написать по адресу [email protected]

Кстати, если вы ищете отличный подарок в этот праздничный сезон, посетите наш интернет-магазин (www.yourbusiness.com/offer), чтобы узнать о последних предложениях.

Ура,

Праздник трафика

Как бизнес, каждый бренд будет делать что-то свое, чтобы зазвучать в праздничный сезон. Это может быть новая целевая страница, заполненная предложениями, или пост в блоге о том, что подарить детям на Рождество, не разочаровав их. Как бы то ни было, сообщение об отсутствии на работе является хорошим сигналом для перенаправления части этого занятого трафика из вашей папки входящих сообщений на ваш веб-сайт.
Привет!

Вы поймали меня не в то время. Я не на работе с ДД / ММ / ГГГГ до ДД / ММ / ГГГГ. Прямо сейчас я где-то на лодке, ловлю рыбу с семьей. Я не смогу ответить на ваше письмо, пока не вернусь на ДД / ММ / ГГГГ. В экстренных случаях вы можете обратиться по адресу [email protected]

Между тем, вы можете посмотреть на www.yourbusiness.com/blog интригующие статьи, которые могут заинтересовать вас.

С уважением,

Встречайте и

Курортный сезон не всегда означает, что вы в отпуске. Если вы относитесь к людям, которые действительно много работают, даже во время курортного сезона, есть вероятность, что вы можете посетить конференцию или деловую встречу за городом. В таких случаях вы можете включить информацию о событии, которое вы посещаете, в электронное письмо автоответчика и превратить его в сетевую возможность.
Привет,

У меня есть хорошие и плохие новости для вас.

Плохая новость заключается в том, что в настоящее время я не в офисе с ДД / ММ / ГГГГ до ДД / ММ / ГГГГ. У меня ограниченный доступ к электронной почте, и я свяжусь с вами в ДД / ММ / ГГГГ.

Хорошая новость в том, что я собираюсь посетить «Название мероприятия». Если вы оказались на той же конференции, обязательно посетите меня на выставке # для быстрого ознакомления.

До скорого.

Спасибо и уважением,

Предварительный товаров

Любое взаимодействие с клиентом может стать возможностью продажи. Хотите верьте, хотите нет, но это может быть справедливо и в ситуациях, когда вас нет за столом. Наряду с сообщением об отсутствии на работе вы можете добавить две строки о выдающейся функции или преимуществе вашего продукта, которые сразу же попадутся на глаза вашей аудитории.
Здравствуйте,

Похоже, ты просто скучал по мне. Я не в офисе с ДД / ММ / ГГГГ на ДД / ММ / ГГГГ в походе с друзьями. Надеюсь, я вернусь к ДД / ММ / ГГГГ и отвечу на ваше письмо. По любым неотложным вопросам вы можете написать на [email protected]

Вы писали мне по электронной почте? Если да, то все об этом можно узнать здесь - www.yourbusiness.com/product. Совет профессионала? Это может увеличить ваш доход в 3 раза и в то же время помочь вам лучше управлять своей командой.

С Уважением,

Социального бабочки

Социальные сети разрываются по швам сообщениями, посвященными праздникам. Если у вашего бизнеса есть активный социальный канал, который генерирует отличный контент, то вам следует упомянуть об этом в сообщении об отсутствии на работе. Таким образом, вы получите больше последователей в социальных сетях, и ваши клиенты будут в восторге от теплых пожеланий. Это беспроигрышный вариант!
Всем привет,

Это автоматическое сообщение. Я в настоящее время недоступен на работе с ДД / ММ / ГГГГ до ДД / ММ / ГГГГ. Если ваш запрос может подождать, я вернусь к ДД / ММ / ГГГГ и был бы рад продолжить этот разговор. Если нет, вы можете связаться со мной, коллега по адресу [email protected]

Не позволяй моему отсутствию мешать тебе получать то, что ты хочешь. Будьте в курсе наших последних акций, следя за нами в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram и TikTok. Используйте #YourBusiness и получите шанс быть представленными на наших страницах в социальных сетях.

Лучший,

Смысл праздника

Хорошее чувство юмора никогда не выходит из моды. Веселый автоответчик по электронной почте может нарушить монотонность и вызвать улыбку на лице вашего клиента. Вы можете сослаться на популярные телевизионные сериалы или легенды, такие как Бэтмен, чтобы донести мысль до дома. В конце концов, кому не нравится ссылка Бэтмена?
Привет всем,

К сожалению, вы достигли меня в неудобное время. Я не работаю с ДД / ММ / ГГГГ до ДД / ММ / ГГГГ и смогу ответить на ваше письмо, когда вернусь к ДД / ММ / ГГГГ. Если ваш запрос срочный, вы можете обратиться к моему соучастнику по преступлению по адресу [email protected] Поверьте мне, она похожа на Batgirl для моего Брюса Уэйна в офисе.

С уважением,

Ода Офис

Традиционные сообщения об отсутствии на работе - это 2018. 2019 - это развлечение ваших клиентов и повышение ценности каждого взаимодействия. Баллада или ода может стать отличным дополнением к сообщению об отсутствии на работе. Вы можете удивить своих отправителей электронной почты и оказать запоминающееся влияние, даже когда вы не на работе.
Здравствуйте,

О боже, твоя электронная почта пропущена,
с ДД / ММ / ГГГГ до ДД / ММ / ГГГГ Я не на работе,
По возвращении в ДД / ММ / ГГГГ вы можете ожидать ответа,
Или, если вы не можете ждать, тогда стреляйте в почту моему союзнику,
Направьте ваш запрос по адресу [email protected], для чего-либо срочного,
И вы получите ответ от нас, как только увидите «почта отправлена».

Большое спасибо,

Упаковано с Emojis

Технология New Age - это то, как вы заставляете кого-то чувствовать. С учетом сказанного, обычные текстовые заметки могут быть проблемой для чтения. Подумайте об использовании смайликов для усиления вашего эквалайзера и создания уникального впечатления с помощью сообщения об отсутствии на рабочем месте.
Здравствуйте,

Черт, тебе не повезло. Я нахожусь вне офиса на (семейной смайлике) экскурсии с ДД / ММ / ГГГГ на ДД / ММ / ГГГГ. У меня ограниченный доступ к (электронная почта смайликов), и я смогу ответить вам, когда вернусь на ДД / ММ / ГГГГ. Чтобы получить ответ (ракетный эмодзи), вы можете написать по адресу [email protected]

С Уважением,

Mamma Mia

Рабочие мамы - чудеса женщин предприятий. Вы можете вставить приятное заявление в ваше сообщение об отсутствии на работе, объявляющее о вашем декретном отпуске, чтобы люди могли узнать о вашей беременности. Таким образом, люди, обращающиеся к вам, будут рады видеть вас в офисе по совершенно другой причине.
Dear Sir / Madam,

Я нахожусь в декретном отпуске с ДД / ММ / ГГГГ до ДД / ММ / ГГГГ. Аист в пути с моим маленьким ангелом, и я не хотел бы пропустить его для мира. Я, вероятно, вернусь к ДД / ММ / ГГГГ и тогда смогу написать вам. Если вы не можете ждать так долго, вы можете написать на [email protected] для более быстрого ответа.

Ура,

В заключение, нетерпеливый клиент, который изо всех сил пытается связаться с вами, - последний человек, которого вы хотите разочаровать. Сделайте свой день особенным с неожиданным или изворотливым письмом автоответчика, которое ваши клиенты не ожидали увидеть в своем почтовом ящике через миллион лет.

15 забавных идей для автоматического email (при отсутствии на рабочем месте)

Есть два типа людей накануне отпуска или праздников: 1) те, кто с нетерпением считает часы до отдыха, и 2) те, кто настолько заняты перед этим, что им и в голову не приходит мысль составить текст, предупреждающий об их отсутствии на рабочем месте.

Если вы относитесь ко второй группе, тогда эта статья для вас, потому что, благодаря ей вы заранее подготовите шаблон, причем сделаете это в оригинальной форме.

Традиция отправки сообщения об отсутствии в офисе (Out-of-Office Messages, OOO) пришла к нам из западной корпоративной культуры. Это такое электронное письмо, которое автоматически рассылается всем, написавшим на рабочую почту или отправившим заявку на лендинге. Диапазон стилистики может быть весьма широким: от официальных до комичных, остроумных и даже ехидных.

Сегодня мы приведем самые интересные реальные примеры, своего рода жемчужины автоматической рассылки.

Содержание статьи

1. Совсем не римские каникулы
2. Сожалею, но мне не стыдно
3. Указание на популярный фильм
4. Найди меня, если сможешь
5. Недвусмысленный намек
6. С помощью посредника
7. Ссылка на соцсети
8. Вести с алкофронта
9. Загадка
10. Предупреждение
11. Открытка с благодарностью
12. Опрос
13. За что я благодарен
14. Классическое киношное послание
15. Шаблон, учитывающий особенности всех людей

1. Совсем не римские каникулы

Этому примеру мы отводим первое место, потому что такое письмо реально вызывает сочувствие. Оно не дразнит других намеками на расслабление в тропической стране — как раз наоборот: ведь вашему коллеге, клиенту или партнеру приходится ехать в место, где бушуют бураны! Почитав мейл, вы не только улыбнетесь, но и преисполнитесь эмпатии, а это свидетельство умения создавать отличный контент! 

2. Сожалею, но мне не стыдно

Если ваша почтовая программа позволяет, можете вставить картинку, отражающую ваши чувства. Как говорится, вместо тысячи слов. Да и вообще, не забываем, что визуальный контент — ключевой элемент успешного маркетинга.

3. Указание на популярный фильм

Вы смотрели фильм «Поле его мечты» (Field of Dreams)? Если нет, то он рассказывает о бейсболе и семействе, живущем в штате Айова… Впрочем, дальше углубляться не станем, чтобы не спойлерить.

Автор следующего письма использовал реплику из этого фильма, чтобы начать свое послание, — и она оказалась весьма к месту, так как отправитель как раз собирается поехать в Айову.

Перед своим уходом попробуйте поискать популярные фразочки о том месте, куда вы собираетесь. Кто-то не поймет, а кто-то вспомнит оригинал и улыбнется. 

Читайте также: Чему копирайтерам стоит поучиться у фильма «Матрица»?

4. Найди меня, если сможешь

Это пример весьма остроумного ответа. Автор рисует перед получателем воображаемую картину, в которой последнему придется забираться на «самую высокую вершину самой высокой горы». Использование такой абсурдной метафоры создает комический эффект, ясно дающий понять, что письмо не прочитают, пока автор не вернется на работу.

Кроме того, присутствует мягкий намек на то, что, если отправители хотят получить ответ поскорее, им стоит напомнить о своей просьбе после возвращении сотрудника в офис. Это позволяет автору не только проявить ответственность, четко обозначив, когда можно будет связаться по срочным вопросам, но и гарантирует ему отдых от работы. 

5. Недвусмысленный намек

Отправитель данного письма превратил его в настоящее творение. Он даже специально создал электронный адрес для срочных писем на время отсутствия, присвоив ему весьма ироничное название — [email protected] (в вольном переводе «НарушьМоеСпокойствие@firstround.com»). Такое решение гарантирует 2 вещи: 1) добавляет частичку юмора и 2) предостерегает от написания беспокоящих мейлов.

Читатели также проникаются эмпатией к человеку, который просто хочет посвятить частичку своего времени семье.

Честность — сильное оружие. С одной стороны, автор признается, что он на каникулах, а с другой — дает понять, что, если вы выберете первый вариант, то нарушите семейную идиллию. Шуточное оформление позволяет получателю избежать чувства вины.

6. С помощью посредника

У директора по маркетингу компании HubSpot Карстена Келлера серьезный подход к электронной рассылке об отсутствии на работе — он превратил ее в целый сериал с мультяшным персонажем Троем Макклюром в главной роли.

Каждый раз, когда Макклюр появляется в таких мейлах, он выступает от лица Келлера и ссылается на прошлые автоматические ответы. Текст подается в слегка «самоуничижающей» манере, автор как бы говорит: «Знаю, я снова не офисе». Забавный эффект усиливается последним предложением, служащим своего рода тизером к следующему пропуску рабочего дня.

Здесь, как и в примере с «Полем его мечты», используется известный многим персонаж поп-культуры. Вместо разочарования от невозможности связаться с нужным человеком, он дает читателю что-то узнаваемое, над чем можно посмеяться.

Читайте также: Искусство договариваться: как стать мастером деловых переговоров

7. Ссылка на соцсети

Возможно, вы чаще проверяете социальные сети, чем почту. Если вам удобнее общаться там, сообщите об этом остальным. Но здесь есть и обратная сторона: если хотите забыть о работе, придумайте иное содержание автоматической рассылки. 

«Сейчас я не в офисе, но если это важно, твитните мне, используя #ВЫПРЕРЫВАЕТЕМОЙОТПУСК»

8. Вести с алкофронта

«В настоящее время я в отпуске и, скорее всего, в стельку пьян. Хорошей рабочей недели!».

Несмотря на то что мы приветствуем честность, с такими посланиями стоит быть осторожнее. Нужно учитывать характер вашей аудитории, а также вашего босса, специфику корпоративной культуры. Взвесьте, насколько позитивно будет воспринят такой ответ.

9. Загадка

Папа этой девушки пригласил ее к себе, во Флориду, чтобы вместе посмотреть бейсбольный матч. Шикарный повод отдохнуть! Но перед отъездом специалист решила оставить небанальный ответ на почтовые запросы, предложив отгадать, куда она поехала:  

10. Предупреждение

Университетам стоит говорить со студентами на одном языке. Твит Университета Акадия, напоминает, что не стоит расслабляться — начало учебы не за горами. А еще в свое объявление они вставили гифку с конферансье.

«Студенты Акадии! Понедельник — праздничный день, в офисе никого не будет. Мы вернемся в кампус во вторник! Но учтите, что во вторник и среду мы проходим обучение, поэтому не сможем вовремя отвечать на ваши письма. Кстати, скоро время заезда в кампус, хе-хе»

11. Открытка с благодарностью

Данное письмо определенно соответствует праздничной тематике, хотя его тон можно охарактеризовать как пассивно-агрессивный.

Если вы получаете сообщения в праздники, почему бы не воспринимать их как подарки и не отсылать в ответ благодарность?  

Читайте также: Как повысить открытия и клики email-рассылки с помощью видеороликов

12. Опрос

Вы решили отправить вопрос по работе, и тут — бац! — вас огорошивают ответным вопросом! По крайней мере, этот забавный.

Пока у вас нет возможности отвечать на письма, попробуйте развлечь людей подобным праздничным опросом. 

13. За что я благодарен

Целью данного письма было остановить поток входящей корреспонденции в День благодарения, но сотруднику одной американской фирмы удалось добиться этого мягким путем, согласно тематике праздника.

Составленный им список включает моменты, за которые будет благодарен любой офисный работник. Попробуйте составить свой вариант на основе особенностей вашей компании.

Читайте также: 7 советов по оформлению маркированных списков

14. Классическое киношное послание

На праздники, особенно на Новый год (или Рождество — для тех, кто живет на Западе), все мы любим посмотреть классику кино. Это можно использовать, отвечая на запросы в эти дни.

Вот пример смешного письма, насыщенного ссылками на известные фильмы 90-х годов. 

15. Шаблон, учитывающий особенности всех людей

В этом примере демонстрируется уважение к людям разных воззрений и приверженностей — при этом подача не лишена юмора. Отделу кадров может понравиться.

Вдохновились? Тогда составьте свой текст на случай ухода в отпуск. Ну, или сохраните какой-то из представленных здесь как черновик.

Высоких вам конверсий! 

По материалам: blog.hubspot.com

26-09-2018

Примеры сообщений для почтового автоответчика

Вот и настало время отпусков. Возможно совсем скоро настанет ваша очередь отдыхать от работы? Кому понравится перспектива проверять электронную почту во время отпуска и переживать о возможных пропущенных сообщениях от клиентов? В Jobijoba, мы считаем, что вы имеете право отключиться от всего остального мира и как следует насладиться своим летним отпуском. Не надо забывать, что есть простое решение - настройка автоответчика для электронной почты!

-----

Настройте автоответчик

При настройке вашего автоответчика, некоторые почтовые сервисы предлагают создать индивидуальные сообщения для различных категорий контактов: коллеги, клиенты, семья, друзья. С почтовых сервисов Outlook, или Yahoo, вы можете приспособить свое сообщение для разных типов адресатов. Не забудьте проверить, чтобы ваш босс и коллеги получали сообщение автоответчика адресованное им, а не вашим друзьям и родственникам.

Проверьте работу автоотвечика

Желательно, конечно, проверить правильность настройки фильтров и отправить себе сообщение, прежде чем оно попадет в чужой почтовый ящик. Прочитайте и проверьте орфографические ошибки, даты. Сообщение для автоотвечика должно быть простым и легким для понимания. При составлении автоматического ответа для вашего начальства или клиентов, используйте формальный стиль письма и оставьте контакты людей, к которым можно было бы обратиться во время вашего отсутствия.

Сообщения для автоответчика могут звучать примерно так:

Пример 1 

"Здравствуйте! Спасибо за ваше сообщение. Меня не будет в офисе до 27 августа 2014. В течение этого периода у меня будет ограниченный доступ к электронной почте. По любым срочным вопросам, вы можете связаться со мной по номеру +7 44 310 3033 8 или по электронной почте [email protected]

С уважением,

Ваше имя "

Чтобы вас не беспокоили по рабочим вопросам во время отпуска, вы можете оставить адрес электронной почты вашего коллеги, особенно если вам пишет клиент.

Пример 2

Уважаемый клиент,

Меня не будет в офисе до 27 августа 2014. Я отвечу вам по моему возвращению в самые кратчайшие сроки. По любым срочным вопросам, пожалуйста, пишите ХХ ХХ в [email protected] Спасибо за ваше понимание.

С уважением,

Ваше имя

-------------------------

После того как вы вернетесь из отпуска все, что вам нужно будет сделать - отсортировать почту по степени важности и срочности.

Пример 3

Давайте представим, что ваши коллеги - это ваши друзья! Если вы оставите им веселое сообщение, они хотя бы улыбнутся пока вы в отъезде. Просто еще раз проверьте фильтры, чтобы быть уверенным, что это смешное сообщение не попадет в папку "Входящие письма" клиентов. Несколько примеров забавных сообщений на автоответчик, которые вы можете немного изменить и использовать для коллег:

“Спасибо за ваше сообщение, которое зарегистрировано и ждет своей очереди. Вы в настоящее время на триста пятьдесят втором месте, и можете рассчитывать на получение ответа примерно через 19 недель."

"Спасибо за сообщение. С вашей кредитной карты были сняты 300 руб за первые десять слов и 100 руб за каждое дополнительное слово в вашем сообщении. "

"Меня нет в офисе, так как я прохожу собеседование при приеме на работу и я отвечу вам, если меня не возьмут. Будьте готовы к моему настроению". 🙂


Последний совет:

Не забудьте удалить автоответчик, как только вы вернулись из отпуска! Если клиенты, начальство и коллеги будут продолжать получать сообщения автоотвечика, то с вашей стороны это будет выглядеть непрофессионально.

Хорошего отпуска!

04/08/2014 Юлия П. 0 Нравится Нравится

Автоматическое уведомление коллег об отпуске

Последние несколько лет общаюсь по электронной почте больше чем по телефону. Приложение Microsoft Outlook нравилось ещё в студенческие годы, но тогда не мало кто им пользовался. Теперь не представляю как можно эффективно работать без электронной почты.

Точно также с почтой работают и коллеги, часто друг друга ставим в копию, что подразумевает информирование о происходящем и не требует ответа. Посредством электронной почты ставятся задачи, назначаются и подтверждаются совещания, рассылаются протоколы, письма, договора, согласовываются технические требования.

Хорошим тоном считается установка уведомления об отпуске, командировке и т.п. Если меня нет на рабочем месте, то коллега отправив в мой адрес письмо получает автоматический ответ информирующий о том, что получатель в период, например с 05.07.2017 по 15.07.2017 находится в отпуске.

В различных сервисах, приложениях уведомления настраиваются по разному. Несколько примеров — Outlook, Яндекс, Gmail.

Настройка автоматических ответов в Outlook

Автоматическое уведомление в Outlook настраивается в несколько кликов. Настройки — Автоматические ответы. Можно задать период времени в который будут доставляться автоматические ответы, отправлять автоматические ответы только тем кто есть в списке контактов.

Настройка ответов в Gmail

Gmail может больше чем Outlook. Если пользователь отправляет вам несколько сообщений, то автоответ он будет получать не чаще одного раза в 4 дня. Логично.

Настройка ответов в Яндекс

В Яндексе надо использовать для отправки автоматических ответов правила и условия.

Заключение

Удобная и полезная вещь автоматические уведомления. Используйте их в работе, а вернувшись из отпуска, командировки не забудьте отключить (если не указали последний день).

В Microsoft Outlook 2013 уведомления завязаны на шаблонах, если в ваше отсутствие администраторы переустановят Windows, не восстановят шаблоны, то автоматические уведомления отправляться не будут.

Добро пожаловать в Рабочие письма и примеры электронной почты 2021

Когда работник ушел на работу в отпуск по болезни или в отпуск по беременности и родам, всегда приветствуется специальная «добро пожаловать». Теплый прием помогает сгладить переход для сотрудника и всей команды.

Просмотрите эти советы, чтобы приветствовать сотрудника из отпуска по болезни или по беременности и родам, с примерами писем для обоих наборов обстоятельств. Когда коллега выезжает в отпуск по болезни, возвращение на работу может занять некоторую корректировку не только для сотрудника, но и для его коллег и босса.

Вот несколько советов о способах приветствовать сотрудника после отпуска по болезни.

Разработать план

Не просто предположить, что все вступит в силу после возвращения сотрудника. Создайте план для решения следующих задач:

  • Планирование. Будет ли сотрудник возвращаться на полный рабочий день или на неполный рабочий день? Нужны ли ему гибкие часы? Более короткие рабочие дни? Возможности удаленного доступа?
  • Размещение . Требует ли сотрудник какого-либо помещения в офисе (например, более эргономичная рабочая станция, шкаф ближе к ванной комнате, использование лифта вместо лестницы, дополнительные перерывы в работе)?
  • рабочая нагрузка . Требуется ли какая-либо работа для повторного назначения другим сотрудникам?

Также встречайтесь с коллегами работника, чтобы каждый понял ситуацию по его возвращении, сохраняя дискуссию положительной и оптимистичной.

Предоставление личного приветствия

Лично приветствуйте сотрудника в первый день его работы. Приведите его в порядок при любых существенных изменениях или обновлениях компании во время его отсутствия и помогите ему вернуться в поток ежедневной работы, писем, встреч и т. Д.

Будьте терпеливы в эти ранние дни.

Может потребоваться время сотрудника, чтобы настроить и вернуться в паз.

Будьте взволнованы

Отпуск по болезни может быть вызван физическими или психическими заболеваниями, и может быть коротким или долгосрочным. Независимо от проблемы или того, насколько вы знаете об этом, предлагайте доброту, сочувствие и понимание своему коллеге, который пережил трудное время и может все еще не полностью восстановиться.

Уважать их конфиденциальность

Позвольте своему коллеге говорить столько или меньше, сколько он хочет о своей болезни и отсутствии. Не подавляйте его вопросами, не соприкасайтесь с ними или не действуйте так, как будто ничего не произошло; просто предложите свою поддержку, сообщив ему, что вы благодарны и с облегчением вернули его, и ваша дверь всегда открыта.

Образец приветственного письма от больного отпуска

Вот пример приветственного письма для отправки сотруднику, который вернулся на работу из отпуска по болезни.

Дорогой Дин,

С возвращением! Мы очень рады, что вы вернулись в Дом Солнца. Мы все пропустили вас, и жители беспокоились о вашем возвращении.Мы беспокоились о вас во время вашего отсутствия, и я говорю за всех здесь, когда говорю, что мы все благодарны за ваше быстрое восстановление.

Возьмите любое время, которое вам нужно, чтобы обосноваться и вернуться к скорости. Мы благодарны за то, что вы так скоро вернулись.

Fond Regards,

Элеонора

Приветствие коллеги Назад из отпуска по беременности и родам

Каждая женщина чувствует себя по-другому, возвращаясь на работу после отпуска по беременности и родам, а первые недели назад могут быть большой корректировкой, сопровождаемой сочетанием эмоции. Коллеги хотят быть благосклонными, но часто не знают правильной вещи, чтобы сказать и могут в конечном итоге положить свою ногу в рот с комментарием вроде «Вы скучаете по своей маленькой девочке?» Вот несколько способов поздравить новую мать, приветствовать ее на работе и облегчить переход.

Принесите цветы: Когда группа коллег купит новые цветы мамы в офисе, это мгновенный опыт связывания. Это прекрасный жест, который говорит, что они также разделяют красоту нового ребенка.

Покажите сочувствие: Задавайте вопросы, смотрите фотографии, предлагайте объятия и рассказывайте новой матери, что вы понимаете, что она, возможно, не готова вернуться.

Хотя у вас может не быть возможности предоставить вашему коллеге больше свободного времени или гибких часов, сообщив ей, что вы вернете ее, если она понадобится, это много значит.

Организуйте группу матерей-матерей: Есть ли в вашем офисе другие новые или кормящие мамы? Получите их вместе с частной группой электронной почты или во время обеда, чтобы сочувствовать и делиться тем, как они справляются с препятствиями. Даже если они не работают напрямую или не становятся быстрыми друзьями, полезно иметь мать-мать, которая понимает, как трудно вернуться на работу после отпуска по беременности и родам.

Наличие того, кто понимает и чья дверь всегда открыта, долгий путь к поддержке.

Расписание «Приведите своего ребенка на работу» день: Младенцев можно обойти и сделать снимки с большим количеством ухаживания и аахинга, позволяя новым матерям время выставлять своих детей.

Возьмите новую маму на обед: Позвольте ей расслабиться, расслабиться и передохнуть от беспокойной и сложной работы, справляясь со стрессами, связанными с тем, чтобы стать новой матерью.

Добро пожаловать назад из письма с отпуском по беременности и родам Пример

Вот пример приветственного сообщения для отправки сотруднику, который вернулся из отпуска по беременности и родам.

Дорогой Лейла,

Здорово, что ты вернулся в офис после твоего отпуска по беременности и родам. Надеюсь, вы обнаружите, что Сюзанна отлично справилась с тем, чтобы вещи были организованы в ваше отсутствие. Вы так много для всех здесь, что было сложно идти в ногу! Мы все благодарны, что вы вернулись.

Поздравляем с вашим милым, здоровым маленьким мальчиком! Он восхитителен, и я рад, что мы смогли предложить вам возможность провести эти последние несколько месяцев дома с ним.

С наилучшими пожеланиями,

Jim

Другие примеры писем
Эти образцы писем, включая сопроводительные письма, интервью, спасибо письмам, письмам о последующих действиях, письмам о приеме на работу и отказам, письма с отставкой, письма с благодарностью, бизнес письма и более большие образцы писем о занятости, помогут вам получить интервью, последующие действия и обработать всю необходимую для работы корреспонденцию, которую вы должны написать.

5 образцов писем об отсутствии на работе, которые можно использовать

Время чтения: 3 минуты

Это ваш последний день перед началом отпуска, вы быстро просматриваете свой список дел и внезапно понимаете: Мне нужно написать ООО электронное письмо!

Мы все были там, бились головой об стену, пытались придумать что-то профессиональное, но с индивидуальным подходом, чтобы вы не походили на робота. Чем быстрее вы это сделаете, тем быстрее сможете сбежать с работы.Думай думай думай!

Мы здесь, чтобы помочь, чтобы вы могли сосредоточиться на своем свободном времени! Чем меньше времени вы потратите на рабочие детали, тем больше времени у вас будет на чтение интересного.

Если вы ищете быстрый и простой способ создания отличных сообщений электронной почты ООО, мы предлагаем попробовать совершенно бесплатный Генератор электронной почты ООО, и вы получите идеальное письмо ООО в считанные секунды.

Мы создали несколько креативных примеров, которые вы можете использовать для своих писем об отсутствии на работе.Проверь их.

Базовая электронная почта при отсутствии на работе (просто покончите с этим)

Уважаемый отправитель,

Спасибо за ваше письмо. Меня не будет в офисе с * даты * до * даты *, и я буду иметь ограниченный доступ к электронной почте / не буду иметь доступа к электронной почте. Если вам требуется немедленная помощь, пожалуйста, свяжитесь с * Имя * по * электронной почте *. Я сделаю все возможное, чтобы незамедлительно ответить на ваше письмо по возвращении.

Бест,

И вот так вы рассмотрели самое необходимое.Не всегда нужен автоответчик в стиле Шекспира. Если же вы предпочитаете немного творчества, продолжайте читать - становится интереснее.

Предложите что-нибудь взамен (маркетинг никогда не спит)

Здравствуйте,

В настоящее время я нахожусь в ежегодном отпуске и вернусь в офис * дата *. Если ваш запрос срочен, пожалуйста, свяжитесь с моим коллегой * имя * по * электронной почте * или * телефону *.

Чтобы подсластить ваше ожидание, я отправляю вам эту замечательную статью (гиперссылка на ваш блог), которая включает пять книг, которые вы не должны пропустить этим летом.

/ или /

Знаете ли вы, что мы издаем еженедельный информационный бюллетень? Ах да, в нем есть все новости, обновления, советы и рекомендации по использованию * продукта / услуги *. Обязательно зарегистрируйтесь (гиперссылка) и наслаждайтесь!

Я свяжусь с вами, как только вернусь в офис.

Бест,

Держите их занятыми (мало ли)

Привет,

Меня не будет в офисе до * даты *. Мой коллега * Имя * будет рад вам помочь.

Не позволяйте моему отсутствию помешать вам пропустить последние новости. Следуйте за нами в * Facebook / * Twitter / * LinkedIn / * Instagram. Вам понравятся наши гифки в Твиттере, поверьте мне.

Бест,

Просто потому, что вы отсутствуете, у вас все еще есть шанс продолжить бизнес. Пусть ваша электронная почта работает на вас, предлагая разные вещи, которые в конечном итоге увеличивают шанс привлечь новых клиентов. Ваша маркетинговая команда будет вам очень признательна!

A Little Brag Cannot Hurt (для любителей приключений)

Привет,

Vacation Tracker помог мне забронировать несколько выходных, поэтому вы не сможете связаться со мной до * даты *! Я буду занят серфингом на волнах в Португалии / восхождением на Килиманджаро / фотографированием Великой Китайской стены / изучением дикой природы в Танзании.

К счастью для вас, мой коллега * Имя * великодушно предложил мне прикрыть. Вы можете связаться с ним по электронной почте.

Как только я вернусь на * свидание *, я вернусь к вам. Может, я даже смогу рассказать о своих приключениях.

Бест,

Давайте будем честными, вы так много работали, и теперь пора провести заслуженный отпуск. Нет ничего плохого в том, чтобы показать, куда вы идете или чем занимаетесь.

Та-да, готово! Вы на шаг ближе к отпуску.Помните: просто потому, что вас нет дома, это не значит, что вы не можете сделать чей-то день веселым ООО электронным письмом!

Если вы, как и мы, ненавидите оперативную работу и бесконечные процедурные задачи, загляните в наш трекер отпусков и запросите выходные за считанные секунды! Это эффективный трекер отсутствия сотрудников, который ежемесячно экономит часы вашего отдела кадров.

10 простых способов подготовки передачи на работе (с шаблонами электронной почты) • Руководство для девочек по управлению проектами

(Этот пост содержит партнерские ссылки.Прочтите мое полное раскрытие.)

10 простых способов подготовки передачи на работе (с шаблонами электронной почты)

Когда-то я пытался планировать свои проекты вокруг свиданий, когда знал, что буду в офисе. Мои коллеги шутили, что я запланировал дату рождения своего первого ребенка в связи с датой запуска крупного проекта трансформации (я этого не делал). Оказалось, что нам пришлось переехать, чтобы жить на три месяца, поэтому я была в декрете с новорожденным, когда они, в конце концов, ожили.

Опытные менеджеры проектов знают, что когда что-то меняется в проекте, все ваши тщательно спланированные сроки тоже меняются.

В этой статье мы рассмотрим, как спланировать и выполнить передачу обслуживания коллеге.

Причины передать работу

В какой-то момент вашей карьеры вам придется передать свой проект кому-то другому. Это могло произойти по ряду причин:

  • Отпуск по беременности и родам
  • Отпуск по беременности и родам
  • Плановый отпуск по болезни
  • Отпуск, ежегодный отпуск или запланированные праздничные дни
  • Неоплачиваемый отпуск
  • Отставка сотрудника или уходящий сотрудник (возможно, вы) означает, что распределение рабочих мест изменилось, и у вас есть чтобы передать знания тому, кто будет постоянно заниматься вашим проектом.

Как видите, эти причины разделяются между временной передачей (когда кто-то другой берет на себя ответственность за вашу работу на короткое время) и постоянной передачей (когда вы покидаете проект).

Процесс почти такой же. Если вы уезжаете навсегда и передаете свою работу в период уведомления, вам нужно быть более инклюзивным и всеобъемлющим. В случае временного отпуска вы можете сосредоточиться в основном на передаче задач, которые необходимо выполнить в то время, когда вы недоступны.

Передача отпуска

Самая частая причина, по которой вы рассказываете кому-то о своей работе, - это то, что у вас запланирован отпуск. Передача отпуска помогает вам обоим. Это означает, что вы должны подумать о том, что может произойти, и спланировать это. Это помогает вашим коллегам разобраться с делами, пока вас нет.

Праздничная передача, как правило, охватывает только те задачи, которые вам нужно, чтобы кто-то другой выполнял от вашего имени. Это может включать следующие предметы:

  • Инструктаж руководителей высшего звена о завершении задачи
  • Отправка отчета (бонусные баллы для вас, если вы можете заранее написать часть отчета перед уходом)
  • Быть контактным лицом в чрезвычайной ситуации
  • Быть точкой контакта с поставщиком на случай, если им что-то понадобится
  • Контроль повседневной деятельности проектной группы и возможность эскалации, если руководителям команды что-то нужно
  • Быть точкой утверждения ключевых процессов, чтобы не вносить изменений и т. д. t застревать в рабочем процессе, пока вас нет.

В большинстве случаев проекты могут справиться без вас в течение двух недель. Хорошо проинформировать кого-нибудь о том, что делать, но если он не может активизировать свою работу из-за собственной рабочей нагрузки, это еще не конец света. Постарайтесь, чтобы ваши ожидания были управляемыми.

Приведенные ниже 10 советов помогут вам составить план плавного перехода, независимо от того, как долго вы собираетесь отсутствовать (или вернетесь ли вы когда-нибудь).

Вот 10 простых способов оставить работу и не беспокоиться о том, что происходит на базе.

1. Используйте свою подпись по электронной почте, чтобы уведомить о предстоящем отпуске.

Я видел все больше и больше людей, использующих свою подпись в электронной почте, чтобы предупредить людей о приближающемся времени отсутствия на работе. Я думаю, это хорошая идея. Читается это примерно так:

Электронная подпись, контактные данные и т. Д.
Предварительное уведомление: меня не будет в офисе со вторника 14 июля до пятницы 24 июля.

Текст обычно выделяется красным или жирным шрифтом (или и тем, и другим).

Я понятия не имею, насколько это эффективно и означает ли это, что вы получите массу писем за день до отъезда, но это кажется разумным поступком в среде, где у вас много сообщений и людям нужно знать, где вы находитесь.

2. Запланируйте передачу коллеге

Это может показаться очевидным, но первым шагом является то, что вам необходимо спланировать передачу вашей работы и создать «примечания к передаче».

В идеале, если вы собираетесь отсутствовать в офисе только на короткое время, вам следует передать все ваши текущие проекты одному коллеге.Посмотрите на ресурсный план команды и подумайте, кто это может быть.

Вашему управляющему (я знаю, это не совсем слово) не обязательно знать все о проекте. Их просто нужно проинформировать о необходимой информации:

  • Основные результаты в течение этого времени, если таковые имеются
  • Основные риски или проблемы, которые в настоящее время находятся на столе и которые могут потребовать наблюдения (просмотрите их через свой журнал RAID)
  • Основные заинтересованные стороны и контактные данные спонсора проекта, чтобы в случае необходимости что-то срочное вверх они знают, с кем поговорить
  • Где они могут найти информацию о проекте
  • Основные решения, которые следует принять в течение этого времени, если таковые имеются, и каковы ваши рекомендации и / или критерии для принятия этого решения.

В зависимости от вашего проекта и ситуации вы можете добавить что-нибудь в этот список.

Если вы подготавливаете информацию о передаче в рамках процесса приема на работу - для передачи новому начинающему, потому что ваши собственные обязанности изменились или вы уходите, - тогда вам нужно будет включить подробный отчет о передаче.

Это должно охватывать всю важную информацию, список ключевых файлов, ключевые процессы, ключевые контакты для каждой из различных задействованных команд, конкретные действия, которые выполняются или нерешены, текущие проблемы и сколько времени они должны ожидать потратить на продвигая работу вперед.

Совет: задолго до того, как вы уйдете, убедитесь, что в вашей команде есть люди, способные делегировать полномочия, пока вас нет. В этой книге есть несколько советов, которые помогут поддержать вашу команду и управлять собственной рабочей нагрузкой.

3. Познакомьтесь с коллегой по передаче

Назначьте встречу с человеком, который возьмется за вашу работу. Я считаю, что это помогает создать документ со всеми ключевыми моментами. Затем они могут использовать это как ссылку и обновлять все, что меняется. Если ты вернешься, они тебе его передадут.Если вы ушли навсегда, они могут адаптировать ваши заметки к чему-то, что имеет отношение к их должностным обязанностям.

Для временных передач убедитесь, что вы четко представляете себе приоритеты (или должны быть), чтобы они могли сосредоточиться только на действительно важных вещах. Помните, что у них тоже есть своя работа!

Если у вас есть автоматизированный процесс утверждения или рабочий процесс управления проектами, например процесс управления изменениями, убедитесь, что у них есть доступ к нему, чтобы работа не остановилась из-за вашего отсутствия.

Для советов, как поговорить с кем-нибудь о забирая свою работу, прочтите мой путеводитель к делегированию задач.

4. Напомните своему менеджеру и / или спонсору проекта

Вы должны сообщить ключевым участникам вашего проекта, что вы уезжаете или уходите. Предупредите их и представьте новому человеку, который будет их временным / постоянным контактом.

Если вы в отпуске и это такой проект, сообщите им, как они могут связаться с вами во время отпуска, если вы готовы отвечать на их звонки.

5. Сообщите своим клиентам / другим заинтересованным сторонам

Это вежливость, чтобы позволить клиентам, поставщикам или ключевым участникам проекта, что вы не будете доступны во время вашего отпуска. Я думаю, что лучше сообщить им об этом по телефону или на регулярной встрече, но всегда полезно напомнить им по электронной почте. Они не будут вспоминать, и наличие этого в письменном виде дает им возможность вспомнить.

Шаблон электронного письма о передаче в праздничные дни для использования с клиентами

Здравствуйте, [имя]
Я подумал, что напомню вам, что меня нет в офисе с [число] по [число].Могу заверить, что я передал важные темы [коллеге], который готов помочь вам в это время. Вы можете связаться с ним по [контактные данные], если вам нужно связаться, пока меня нет.
Если это не срочно, напишите мне, и я отвечу на ваше сообщение, когда вернусь.
С уважением
[ваше имя]

Если хотите, вы можете включить заявление о последних достижениях, о следующих шагах, о том, что они могут делать, пока вы не в отпуске, или что-то в этом роде.

Персонализируйте как можно больше, особенно если вы находитесь вне офиса более недели.

Предоставление в последнюю минуту перед уходом обновление сократит количество писем, которые вы получите по возвращении, потому что они (надеюсь) не будет гоняться за обычным статусом отчеты.

6. Установите сообщение автоответчика об отсутствии на работе

Настройте ответное сообщение электронной почты об отсутствии на работе, чтобы люди знали, что вы находитесь вдали от своего рабочего места. Вы можете автоматизировать его, чтобы переходить к внутренним получателям, а затем установить другого для внешних отправителей, если вы хотите адаптировать свои ответы.

Вот пример плохого отсутствия на работе сообщение:

Я в ежегодном отпуске до пятницы. Я заберу вашу электронную почту по возвращении.

Это не дает получателю никакой полезной информации, потому что он не может быть уверен, о какой пятнице вы говорите.

И если у них есть срочный запрос, они теперь помечают поле пустым, поскольку вы не дали им альтернативных контактов.

Шаблон сообщения автоответчика

Это лучший шаблон электронного письма:

Я нахожусь в ежегодном отпуске до пятницы, 24 июля.В это время у меня не будет доступа к своей электронной почте. Если ваш вопрос срочен, обращайтесь: Project Alpha: Джон Смит (номер телефона xxx, электронная почта [email protected])
Запросы о счетах: Группа по работе с кредиторской задолженностью (позвоните xxx и выберите вариант 3)
Другие запросы: Эмма Джонс (телефон номер xxx, электронная почта [email protected])

Я отвечу на свой возврат.

Укажите контакты для каждого из ваших проектов или основных сфер ответственности, если они у вас есть (если нет, просто включите своего заместителя в список).

Уточните у каждого человека, которого вы назвали, что они будут рады прикрыть вас, пока вас нет.

Скорее всего, это люди, которые есть на вкладке «Контакты» в рабочей книге проекта.

Подумайте, хотите ли вы этот список внутренние контакты для перехода к внешним отправителям. Количество получаемых мной спам-писем, я не хотел бы, чтобы имена моих коллег попадали в списки рассылки продавцов. Так что подумайте о другом сообщении для внешних отправителей.

Сложно отвечать на вопросы, когда кто-то, о котором вы никогда раньше не слышали, звонит вам с вопросом о проекте, о котором вы ничего не знаете (это случилось со мной).

Если у вас есть сомнения, назначьте вашего менеджера своим контактным лицом вне офиса, поскольку он или она должны иметь возможность направлять запросы к нужному человеку от вашего имени.

7. Обновите сообщение голосовой почты

Не забудьте обновить сообщение голосовой почты также.

Если вас нет на работе в течение дня или так что, вероятно, оно того не стоит, если вам не звонят много в день. если ты отсутствуете на неделю, тогда вежливо сообщить звонящим, что вас не будет отвечая на их звонки какое-то время.

8. Подвязать свободные концы

Не оставляйте своих коллег с администратором добить. Смысл передачи - не в том, чтобы заставить кого-то наскучить. Работа.

Потратьте немного времени на сортировку своего почтового ящика, Выполняя свои обещания и приводя в порядок свою рабочую нагрузку, чтобы вы не уходили (или возвращение) к огромному беспорядку.

Напишите список дел, которые важно, когда вы вернетесь, чтобы вы не провели свой первый день в в офисе, гадая, над чем, черт возьми, вы работали перед отъездом.

9. Запланируйте возврат при возврате

Последнее, что нужно сделать, - это запланировать время в дневнике для вашего возвращения, чтобы вы могли забрать проект у человека, который заботился о нем для вас. Не думайте, что ничего не произошло. Никогда не знаешь, с чем они могли иметь дело или делать, пока тебя не было.

Также:

  • Выключить электронная почта автоответчика
  • Обновить ваша голосовая почта на стандартное сообщение
  • Забронируйте время с членами вашей команды, чтобы вы могли следить за их успехами в работе.

Лично я не очень хорошо умею отключаться в отпуске, поэтому я бы все равно проверил всю свою электронную почту и постоянно был в курсе последних событий.

Но я не сторонник этого: я думаю, что время отпуска должно быть связано с праздниками, и когда вы вернетесь, у вас обычно будет огромная куча сообщений, которые нужно прочесть.

Убедитесь, что вы разговариваете со своим прикрытием человека, как только сможете, чтобы получить контекст для любого из этих сообщений которые относятся к проекту.

10. Уехать в отпуск и не оглядываться

Честно.

Если вы уезжаете в отпуск, не думайте о работе. Вы будете более свежими. Все в надежных руках. И даже если это не так, я обещаю , что вы разберетесь со всем, когда вернетесь. Миру не конец.

А если вы остаетесь на работе, пока другие в отпуске, вот 7 способов сохранить мотивацию и продуктивность на работе во время отпуска.

Если вы хотите думать о рабочих людях, сделайте это в контексте покупки праздничных угощений для команды и принесите домой немного местных сладостей или что-то в этом роде.Всегда приятно благодарить людей, которые помогали тебе, пока тебя не было.

Если вы уезжаете навсегда, убедитесь в том, что вы подготовили самые лучшие передаточные документы для нового сотрудника. Обязательно оставайтесь на связи со своими бывшими коллегами, но не теряйте сон из-за работы, которую вы оставили позади.

Пин-код для последующего чтения:

15 Сообщения об отсутствии на работе для профессионалов

Сообщения об отсутствии на работе - это автоматические ответы по электронной почте или сообщения электронной почты автоответчика, которые отправляются коллегам, клиентам и клиентам, когда вы находитесь вне работы.Они сообщают другим, что вы недоступны для связи и когда они могут ожидать ответа на их электронные письма. В зависимости от того, почему вас нет на работе, вам может потребоваться указать некоторые детали в сообщении. В этой статье мы перечисляем несколько примеров сообщений об отсутствии на работе, которые вы можете использовать.

Что такое электронные сообщения автоответчика?

Ответы автоответчика по электронной почте или автоматические электронные письма - это уведомление, которое вы получаете, когда обращаетесь к человеку, который в данный момент недоступен.Эти типы сообщений обычно содержат такую ​​информацию, как:

  • Как долго человек будет недоступен
  • Контактная информация о том, к кому обратиться в его отсутствие
  • Когда они вернутся

Почему не на работе сообщение важно?

Сообщения об отсутствии на работе важны, если вы знаете, что не сможете отвечать на электронные письма в течение определенного периода времени. Они сообщают вашим контактам, почему ваш ответ будет отложен, и как получить необходимую информацию или услуги, пока вас нет.

Сотрудники, клиенты и подписчики обычно ожидают быстрого ответа и решения своих проблем, особенно от людей, работающих в сфере обслуживания клиентов, маркетинга и коммуникаций. Сообщения об отсутствии на работе содержат вежливое, краткое и профессиональное объяснение того, почему вы не можете ответить сразу. Вы можете отправить ООО сообщение, если вы отсутствуете на один день, одну неделю или несколько месяцев. Причины, по которым вы можете создать сообщение об отсутствии на работе, включают:

  • Отправляясь в отпуск
  • Собираясь на конференцию, семинар или профессиональную встречу
  • Находясь в отпуске по беременности и родам, в отпуске по болезни или в творческом отпуске
  • Взяв личный день
  • Собираясь в запись на прием

Сообщения об отсутствии на работе могут содержать следующую информацию:

  • Почему вас не будет
  • Как долго вас не будет
  • Дата вашего возвращения
  • К кому обратиться в экстренной ситуации или для немедленной помощи

Вы можете предоставить более подробную информацию в зависимости от ваших должностных обязанностей и информации, которая, по вашему мнению, понадобится вашим контактам, пока вас нет.Большинство профессиональных почтовых программ позволяют установить сразу два ООО сообщений - одно для внутренних коллег и одно для внешних деловых контактов.

Связано: Руководство: Электронные сообщения об отсутствии на работе (с примерами)

Чего следует избегать в автоматических ответах

Сообщения об отсутствии на работе должны оставаться профессиональными и реалистичными. Вам следует избегать:

  • Слишком много деталей. Автоматические ответы должны быть простыми и по существу.Избегайте добавления в электронное письмо какой-либо ненужной информации.
  • Говорят, вы ответите, как только вернетесь. Когда вы вернетесь в офис, вам понадобится время, чтобы разобраться с электронными письмами, телефонными звонками и проектами. Постарайтесь не рассчитывать, что вы сможете ответить на пропущенное сообщение сразу же по возвращении.
  • Оказание помощи коллеге без согласия. Полезно указать контактную информацию коллеги по любым срочным вопросам, возникающим в ваше отсутствие.Однако важно получить разрешение вашего коллеги, прежде чем размещать его информацию.

Примеры сообщений об отсутствии на работе

Вот некоторые ООО-сообщения, которые вы можете рассмотреть в зависимости от типа:

  • Базовый
  • Дружественный
  • Внутренний
  • Отпуск
  • Конференция
  • Краткосрочный
  • Недоступно
  • Нет на работе, но проверяю электронную почту
  • Отпуск
  • Отпуск по беременности и родам
  • Отпуск по болезни
  • Продвижение
  • Привлечение потенциальных клиентов
  • Социальные сети
  • Обмен контактами

Basic ООО

Короткое и профессиональное сообщение Часто это все, что вам нужно, чтобы сообщить основные подробности вашего отсутствия.

Здравствуйте,

Спасибо за ваше сообщение. Меня не будет на работе до 25 мая, и пока я буду в отъезде, у меня будет ограниченный доступ к электронной почте. Если вам нужна срочная помощь, свяжитесь с нашим представителем по рекламе Жюлем Картером по адресу [email protected] или 303-555-1059, доб. 4. В противном случае я отвечу на ваше письмо, когда вернусь.

С уважением,

Пейтон Ким
Advertising Executive

Friendly

Если вы обычно общаетесь в таком стиле, вы можете сделать свое сообщение ООО более доступным.Дружелюбные или даже забавные сообщения о том, что вы не на работе, могут быть более подходящими, например, для профессионалов в социальных сетях.

Всем привет!

Спасибо за обращение! В настоящее время я нахожусь в Нью-Йорке, отмечаю свадьбу своей сестры, и сейчас возьму перерыв от электронной почты, чтобы поддержать ее в ее знаменательный день. Я отвечу на все свои сообщения, как только вернусь в офис 11 августа. Если вам понадобится помощь до этого, напишите, пожалуйста, моему помощнику Джерри Филдингу по адресу jf10959 @ email.com.

Удачного дня!

Марла Ковач
Координатор социальных сетей

Внутренний

Если вы настраиваете ООО-сообщение для внутренних контактов только в своей компании или отделе, вы можете предоставить информацию, относящуюся к проектам, над которыми вы работаете . Вы также можете использовать менее формальный тон в зависимости от культуры вашей компании.

Привет,

Меня нет на работе до января.9 и отвечу на электронные письма, когда я вернусь. Если вам нужно получить доступ к чертежам для проекта Apex Architecture, я разместил копии на сервере в папке Current Project. Если вам нужно что-то срочное, свяжитесь со Стефани.

Спасибо,

Крейг

Связано: Руководство по корпоративной культуре

Отпуск

Точно сообщить получателям, когда вас не будет, чтобы они знали, когда ожидать ответа или связаться кто-нибудь другой.

Здравствуйте!

Я уезжаю в отпуск с 5 по 15 апреля и планирую на это время отключиться от электронной почты. Если ваше сообщение может подождать, я отвечу, как только вернусь. По срочным вопросам обращайтесь к координатору отдела кадров Карлу Видину по адресу [email protected] или 946-555-6319.

С уважением,

Бриан Ли
Менеджер по персоналу

Конференция

Если вы собираетесь на бизнес-конференцию, создайте сообщение об отсутствии на работе, чтобы другие участники знали, что вы доступны для сетевые возможности.Это также шанс показать людям, что вы преданы своему профессиональному развитию.

Здравствуйте,

Спасибо за ваше сообщение. Меня нет в офисе, я посещаю ежегодную конференцию Ассоциации инженеров-профессионалов в Денвере, штат Колорадо. Я буду периодически проверять электронную почту, но если вам нужна немедленная помощь, свяжитесь с моим помощником, Лорен Андерс, по [email protected] или 934-555-1940.

Если вы на этой неделе тоже будете в Денвере, я бы с радостью подключился! Остановитесь у будки 618 или свяжитесь со мной по мобильному телефону 934-555-1059.

Best,
Darren Liente

Связанный: Ценность обучения и развития на рабочем месте

Краткосрочный

Специалистам, которые будут постоянно проверять электронную почту и общаться, может потребоваться настройка ООО отправляет сообщения каждый раз, когда они уходят из офиса на пару часов. Этот тип сообщения полезен, если вам нужно пойти на встречу, но вы вернетесь позже в тот же день, или если вам нужно ехать на встречу.

Привет,

Спасибо за ваше сообщение. Я буду далеко от своего рабочего места на встрече с 11:00 до 15:00. сегодня, 7 марта. У меня будет ограниченный доступ к электронной почте, поэтому, если вам нужно что-то срочное, свяжитесь со Стейси Моден по адресу [email protected] или 938-555-2819. Если ваше письмо может подождать, я отвечу, как только вернусь в офис.

Спасибо,

Рене Падо
Торговый представитель

Недоступно

Сообщите контактам, если у вас нет доступа к вашей электронной почте, и предоставьте им другие способы получения помощи или информация.

Здравствуйте,

Меня нет в офисе, у меня нет доступа к электронной почте, и я не смогу ответить на ваше сообщение до тех пор, пока не вернусь 20 сентября. Пожалуйста, свяжитесь с Сонни Джонсом по адресу [email protected] или 823-555-3827, и до тех пор он позаботится обо всем, что вам нужно.

С уважением,

Эшли Вернер
Служба поддержки клиентов

Вне офиса, но проверяют электронную почту

Некоторые специалисты отслеживают электронные письма и даже отвечают на них, когда они находятся вне офиса.Если вы планируете периодически проверять электронную почту, сообщите отправителям, что они могут ожидать ответа, но он может быть отложен.

Привет,

Спасибо за ваше сообщение. Я нахожусь вдали от офиса, веду семинар 1–4 декабря. Я буду проверять электронную почту в течение дня и постараюсь быстро отвечать на сообщения (пожалуйста, пометьте срочные сообщения как важные). Однако, если вам нужна срочная помощь, свяжитесь с Джонни Ву по адресу [email protected] или 465-555-1098.

Спасибо за терпение,

Пэм Тернер

Праздник

Практика компании в дни больших праздников различается.Хотя ваши знакомые могут не ожидать, что вы будете в офисе в отпуске, сообщите им, насколько вы доступны в дни до и после.

Приветствую!

Наши офисы будут закрыты в течение недели с 21 по 25 декабря. Я отвечу на ваше сообщение, когда вернусь к своему рабочему столу в понедельник, 28 декабря. Если у вас возникла чрезвычайная ситуация, вы можете связаться с я звоню по мобильному телефону 829-555-1958.

Happy Holidays,

Parker Tan

Отпуск по беременности и родам или отцовский отпуск

Отпуск по беременности и родам может составлять от менее 10 недель до шести месяцев и более в зависимости от того, где вы живете и работаете.Вам нужно направить людей к сотруднику, который берет на себя ваши обязанности.

Здравствуйте,

Я буду в отпуске по беременности и родам с 24 февраля по 18 мая. Наш талантливый ведущий графический дизайнер Патрик Хайнер будет управлять моими счетами в это время. Вы можете связаться с ним по адресу [email protected] или 958-555-8265.

С уважением,

Клэр Бэкер
Арт-директор

Медицинский отпуск

Если вы проходите процедуру или страдаете от болезни, требующей длительного лечения или выздоровления, вы можете добавить это подробное описание вашего сообщения об отсутствии на работе, чтобы ваши контакты уважали вашу конфиденциальность и время, пока вы выздоравливаете.

Здравствуйте,

Спасибо за ваше сообщение. Я нахожусь вне офиса в отпуске по болезни со 2 по 27 марта. Я буду периодически проверять электронную почту, но, пожалуйста, свяжитесь с Эми Данн ([email protected], 395-555-9981) по всем вопросам, связанным с консультациями в это время.

Спасибо за понимание,

Harper Kiplinger

Promotion

Специалисты по маркетингу и продажам могут захотеть продвигать свой контент, веб-сайт, блог или услуги, даже когда их нет.Они могут включать в свои ООО сообщения ссылки на продукты или ресурсы.

Привет,

Спасибо за ваше сообщение. Меня нет в офисе до 20 июля, и я отвечу на ваше письмо, когда вернусь. А пока, пожалуйста, насладитесь бесплатным отрывком из нашей новой электронной книги «10 шагов к успеху в маркетинге». Если вам нравится то, что вы читаете, вы можете приобрести и загрузить полную копию на 10stepstosuccess.com. По срочным вопросам обращайтесь к нашему помощнику по маркетингу Дэвиду Тапперу по электронной почте dtap89 @.com или 420-555-2933.

С уважением,

Габби Гарсия
Цифровой бренд-менеджер

Привлечение потенциальных клиентов

Позвольте вашему сообщению вне офиса генерировать потенциальных клиентов, пока вас нет. Предложите отправителю подписаться на информационный бюллетень, веб-семинар, онлайн-курс или другой инструмент развития бизнеса, который использует ваша компания.

Здравствуйте,

Спасибо за ваше письмо. Я нахожусь вне офиса, доступ к электронной почте ограничен до 2 июня.Если вам понадобится помощь до моего возвращения, свяжитесь с Марли Бек по адресу [email protected] или 932-555-6756.

Знаете ли вы, что мы проводим ежемесячный веб-семинар на актуальные темы здравоохранения? Каждый второй вторник месяца наши уважаемые эксперты отвечают на вопросы живой онлайн-аудитории. Чтобы задать вопрос или записаться на наш предстоящий веб-семинар по профилактике, щелкните здесь.

С уважением,

Эстер Леоне
Digital Health Editor

Социальные сети

Используйте сообщение ООО, чтобы расширить свою личную или корпоративную аудиторию в социальных сетях, попросив контакты следовать за вами в одной или нескольких учетные записи.

Привет,

Спасибо, что обратились к нам! Меня нет в офисе, и я отвечу на электронные письма, когда вернусь 15 ноября. Чтобы быть в курсе всех интересных событий Red Letter, пока меня не будет, подписывайтесь на нас во всех основных социальных сетях. Чтобы получить немедленную помощь, вы можете связаться с моим коллегой Джен Прайс по адресу [email protected]

Удачного дня,

Дэнни Уоттс
Издатель

Обмен контактами

Люди, которые управляют многими проектами или ожидают получить много писем, пока их нет, могут захотеть включить множество коллег, с которыми отправители могут связаться.

Здравствуйте,

Я буду в отпуске с 14 февраля по февраль. 21 практически без доступа к электронной почте. Если вам нужна помощь с уплатой налогов во время моего отсутствия, свяжитесь с моим партнером, Джин Уайт, по адресу [email protected] или 302-555-0193. По вопросам аудита обращайтесь к нашему старшему аудитору Максу Киму по адресу [email protected] Если вам нужны копии финансовых документов, позвоните моему помощнику Кори Лопесу по телефону 881-555-3012.

В противном случае я незамедлительно отвечу на ваше сообщение, когда вернусь.

С уважением,

Стюарт Капп, CPA

Образец письма о передаче отпуска коллеге

Пример письма коллеге о передаче отпуска | CheckyKey

Прощальное письмо коллегам - шаблон и пример! // Вы когда-нибудь задумывались, как написать прощальное послание коллегам после отставки? Прощаемся с коллегой ...
Обучающее видео на канале Youtube


Шаблон электронного письма о передаче в праздничные дни для использования с клиентами.Привет, [имя], я думала, что буду напомнить вам об этом.

ПОДРОБНЕЕ на www.girlsguidetopm.com

Письма с благодарностью не требуют много времени, но помогают создать положительную работу среда. Вот несколько примеров, которые вы можете использовать.

ПОДРОБНЕЕ НА www.thebalancecareers.com

Ознакомьтесь с этими советами по возвращению сотрудника из отпуска по болезни или по беременности и родам. с примерами букв для обоих стилей обстоятельств.Когда коллега отсутствует больной.

ПОДРОБНЕЕ НА www.thebalancecareers.com

Нужно узнавать сотрудников, которые вам подчиняются? Благодарственное письмо от руководитель - это корреспонденция, которой дорожат сотрудники. См. Образцы заметок.

ПОДРОБНЕЕ НА www.thebalancecareers.com

Независимо от того, чем вы занимаетесь, вам нужно будет профессионально переписываться со своим начальника, коллег, членов команды или сотрудников на протяжении всей вашей карьеры.

ПОДРОБНЕЕ НА www.thebalancecareers.com

18 ноября 2014 г. 27 готовых шаблонов для ваших самых сложных рабочих писем. Для основной заметки, что выполняет свою работу, начните с этого шаблона, немного подправьте его. друг, близкий коллега или кто-то, кто оказывал вам поддержку в прошлом.

ПОДРОБНЕЕ www.forbes.com

Образцы благодарственных писем для отправки или электронной почты коллеге, который помог вам на работе, что включить и как выразить признательность коллеге.

ПОДРОБНЕЕ НА www.thebalancecareers.com

Что такое уведомление об увольнении, когда следует предоставить официальное уведомление о вашем уходе с работы ваш работодатель, а также образцы писем и сообщений электронной почты?

ПОДРОБНЕЕ НА www.thebalancecareers.com

4 ноября 2015 г. После двухнедельного отпуска в августе я вернулся, чтобы найти сообщение с благодарностью за мои "потрясающие записки о передаче"."Но я буду.

ПОДРОБНЕЕ на blog.resourceguruapp.com

1 сентября 2018 г. Вы подсчитали, сколько декретного отпуска вы будете использовать? Большой! Теперь используйте это образец письма об отпуске по беременности и родам, чтобы рассказать вашей компании о вашем.

ПОДРОБНЕЕ НА www.thebalancecareers.com

Просмотрите пример электронного приглашения, отправленного соискателю на работу, который был выбраны для собеседования, что включить и как кандидаты должны ответить.

ПОДРОБНЕЕ НА www.thebalancecareers.com

Шаблон электронного письма для управления проектами в праздничные дни для использования с клиентами. ЧИТАТЬ БОЛЬШЕ на checkykey.com · Образец письма о передаче активов компании. Компания.

ПОДРОБНЕЕ на checkykey.com

Образец электронного письма о передаче проекта. Это лучший шаблон электронной почты :. После двухнедельный отпуск в августе, я вернулся и обнаружил благодарственное письмо коллеги.

ПОДРОБНЕЕ на checkykey.com

Передаточное письмо. Руководство по управлению проектами на CheckyKey.com. Большинство полный глоссарий по управлению проектами для профессиональных менеджеров проектов.

ПОДРОБНЕЕ на checkykey.com

Вот 10 простых способов, как передать праздничный подарок своим коллегам. плавно. Письмо с уведомлением об увольнении и образцы электронного письма с советами и Стратегии.

ПОДРОБНЕЕ на checkykey.com

10 простых способов подготовить передачу на работе (с шаблонами электронной почты) • Girl's Руководство по управлению проектами · Шаблон электронного письма о передаче в праздничные дни.

ПОДРОБНЕЕ на checkykey.com

Вот 10 простых способов передать праздник своим коллегам. · Образец письма о передаче активов компании.

ПОДРОБНЕЕ о checkykey.ком

10 простых способов подготовить передачу на работе (с шаблонами электронной почты) • Girl's Руководство по управлению проектами. Это. Ваш коллега делает проект Слишком трудно. Шаблон письма о передаче в праздничные дни для использования с клиентов.

ПОДРОБНЕЕ на checkykey.com

10 простых способов подготовить передачу на работе (с шаблонами электронной почты) • Girl's Руководство. Вот 10 простых способов передать праздничный подарок вашему коллеги идут.Загружаемый шаблон плана перехода - Project Управленческие документы.

ПОДРОБНЕЕ на checkykey.com

Шаблон для приема и передачи материалов. Руководство по управлению проектами на CheckyKey.com. Самый полный глоссарий по управлению проектами для профессиональный.

ПОДРОБНЕЕ на checkykey.com

10 простых способов подготовить передачу на работе (с шаблонами электронной почты) • Girl's Руководство по управлению проектами · 29 апреля 2020 г.Шаблон электронной почты для передачи праздника.

ПОДРОБНЕЕ на checkykey.com

Семь примеров профессиональных электронных сообщений автоответчика об отсутствии на работе

8

Если вам нужно выйти из офиса и вы не будете общаться со своими почтовыми корреспондентами, или если вы уезжаете в отпуск и не планируете очень часто проверять сообщения электронной почты, вы, вероятно, захотите создать сообщение электронной почты автоответчика об отсутствии на работе / электронной почты, чтобы ваши коллеги, друзья, клиенты и семья знали, что вы в настоящее время недоступны, но скоро вернетесь.Сообщение об отсутствии на работе особенно важно, если вы приложили много усилий для создания списка адресов электронной почты и, возможно, капельной кампании. Такие пользователи ожидают, что вы будете оперативно общаться, поэтому, когда вы не в офисе, следите за тем, чтобы ваши подписчики были в курсе

Это вежливый и профессиональный подход. Не только это, но и наличие сообщения об отсутствии на работе становится важным, если вы участвуете в маркетинговой кампании по электронной почте, в которой первостепенное значение имеют индивидуальный подход и готовность ответа, а также защита vpn, согласно VPNFinder.Автоответчик в наши дни настолько распространен, что большинство людей принимают его как должное и ожидают. Эта функция автоответчика также доступна в G Suite, и большинство пользователей может ею воспользоваться. В настоящее время G Suite управляет бизнес-сектором благодаря своим замечательным функциям, а также недорогим методам с различными предложениями в G Suite. Прежде чем приступить к настройке писем респондента, проверьте следующие шаблоны для профессиональных писем.

Senga Engineering, механический цех, специализирующийся на прецизионной обработке с ЧПУ, является экспертом в отправке профессиональных электронных автоответчиков.В этой статье вы узнаете, как сделать то же самое.

Что такое сообщения электронной почты автоответчика?

Есть несколько основных вещей, которые должно содержать профессиональное и информативное электронное сообщение с автоответчиком; в противном случае они просто сбивают с толку дизеринг, который тратят ваше время и время ваших корреспондентов. Хороший автоответ всегда должен включать:

Срок, в течение которого вас не будет, кроме 24 часов.

Укажите контактное лицо, на случай, если у тех, кто пытается связаться с вами, есть срочные дела, им необходимо немедленно совершить операцию.

Когда ты вернешься. Это то, о чем многие люди всегда забывают включить - из-за этого другим трудно связаться с вами, а вам - связаться с ними своевременно.

Автоответчик обычно не оправдывает излишнего юмора или сарказма. Это потому, что это автоматический (немного похоже на то, когда вы покупаете лайки в инстаграм) - он достанется не только вашим близким друзьям, которые могут оценить грубую шутку, но и клиентам и профессионалам, которые не понимают и не ценят скаталогичность или оскорбление использованная литература.Поскольку вы не собираетесь отвечать на запросы, по крайней мере, вы можете сделать автоответ кратко и вежливо », - говорит Игорь Холкин, основатель лос-анджелесского SEO-агентства Avidon Marketing Group. Поэтому убедитесь, что ваши сообщения электронной почты с автоматическим ответом всегда составлены на высочайшем профессиональном уровне, давая краткую, но полную информацию о том, с кем связаться, пока вас не будет, и когда именно вы вернетесь на связь.

Типы сообщений, которые не следует отправлять:

Деловое общение - даже если вы находитесь вне офиса, оно должно быть профессиональным.Вот что вам не следует отправлять…

«В ​​настоящее время меня нет в офисе, и я, наверное, в состоянии алкогольного опьянения. Приятной рабочей недели »

—-> Ура!

Человек, создавший это электронное сообщение об отсутствии на работе, явно нуждается в обучении почтовому этикету или чтению книг по эффективному деловому общению.

7 профессиональных сообщений электронной почты автоответчика об отсутствии на работе

Если вам кажется, что вы не можете написать его самостоятельно, вот семь бесплатных шаблонов на выбор, изначально созданных в этом источнике:

Пример 1:

[Ваше приветствие] Спасибо за ваше письмо.Ваше сообщение важно для (мы / я) и (я / мы) ответим как можно скорее.

Спасибо!
[Ваше имя]

Пример 2:

[Ваше приветствие]

Меня не будет на работе с (дата начала) до (дата окончания) .
Если вам нужна срочная помощь, обратитесь (контактное лицо ) .

С уважением,
[Ваше имя]

Пример 3:

[Ваше приветствие]

Меня не будет в офисе с (Дата начала) с по (Дата окончания) , вернусь (Дата возвращения) .

Если вам нужна срочная помощь во время моего отсутствия, пожалуйста, свяжитесь с (контактное имя) по телефону (контактный адрес электронной почты) . В противном случае я отвечу на ваши электронные письма как можно скорее по возвращении.

С уважением,
[Ваше имя]

Пример 4:

[Ваше приветствие]

Меня не будет с (дата) до (дата возвращения) . По срочным вопросам можно обращаться по телефону (Контактное лицо) .

С уважением,
[Ваше имя]

Пример 5:

[Ваше приветствие] На этой неделе меня не будет в офисе.Если вам нужна срочная помощь во время моего отсутствия, напишите по электронной почте (контактный адрес электронной почты) .

С уважением,
[Ваше имя]

Пример 6:

[Ваше приветствие] Спасибо за ваше сообщение. В настоящее время меня нет в офисе, и у меня нет доступа к электронной почте. Я вернусь на (дата возвращения) .

Если до этого времени вам понадобится срочная помощь, вы можете связаться со мной по моему мобильному телефону - (мобильный) .

С уважением,
[Ваше имя]

Пример 7:

[Ваше приветствие] Спасибо за письмо !.В настоящее время меня нет в офисе, и я вернусь по телефону (дата возвращения) . У меня будет очень ограниченный доступ к моей электронной почте или вообще его не будет.

Чтобы получить немедленную помощь, свяжитесь со мной по моему мобильному телефону (ваш номер мобильного телефона) .

С уважением,
[Ваше имя]

Инструкции по настройке сообщений электронной почты автоответчика с использованием 4 самых популярных почтовых клиентов

  • Microsoft Outlook - инструкции для уведомления « Нет на рабочем месте»
  • Gmail - инструкция по настройке автоответчика с Gmail
  • Yahoo Mail - инструкция по настройке автоответчика с Yahoo Mail
  • Outlook.com - инструкции по настройке автоответчика с Outlook.com

Украсьте электронную почту… Пока вас нет

Пока вы в отпуске, вам не нужно использовать стандартные и утомительные шаблоны для работы вне офиса.

Один из лучших ресурсов для малого бизнеса, который вы можете использовать, чтобы нарядить свою коммуникацию вне офиса, - это Wisestamp for Business… и за считанные минуты.

С Wisestamp вы можете легко превратить электронную почту, отправляемую вне офиса, в маркетинговый актив.

Вот что вам нужно сделать:

1. Создайте подпись электронной почты с помощью Wisestamp. Вот пошаговое руководство, которое вы можете использовать для этого.

2. После того, как вы создали свою подпись электронной почты, нажмите Control + A , чтобы скопировать ее.

3. Перейдите к шаблону сообщения об отпуске и нажмите Control + C , чтобы вставить свою подпись в уведомление об отсутствии на работе.

Таким образом, если кто-то свяжется с вами, пока вы в отпуске, он все равно сможет:

  • Проверьте свои профили в социальных сетях и сети
  • Прочтите последнее сообщение в блоге, которое вы написали
  • Загрузите подарок или поощрение, которое вы раздаете (при условии, что вы добавляете ссылку на свою подпись электронной почты в Wisestamp)

Вот пример того, что я создал в Gmail:

Пример уведомления об отсутствии на рабочем месте

Если вам понравился этот пост в блоге, я хотел бы, чтобы вы поделились им со своими друзьями на Facebook и Twitter.Ваше здоровье!

Прощальное письмо с прощанием с коллегами

Уходя с работы, неплохо было бы найти время и написать прощальное письмо коллегам, с которыми вы работали. Это хорошая идея по нескольким причинам. Это способ поддерживать связь со своими бывшими коллегами, которые вскоре станут бывшими коллегами, и способ уйти от работы элегантно и профессионально.

Всегда важно уйти с работы в хороших отношениях. Люди, с которыми вы работали, являются важной частью вашей сети и могут быть полезными контактами в будущем.

Независимо от причины вашего отъезда, важно уйти на доброй и профессиональной ноте.

Например, они могут каким-то образом помочь вам в вашей будущей карьере, например, предоставить вам рекомендации, предложить вам несколько потенциальных клиентов, если вы ищете, или познакомить вас с кем-то еще, с кем вы, возможно, захотите пообщаться.

Наряду со всеми этими причинами, попрощаться - это просто вежливый поступок.

Советы по написанию прощального письма

Просмотрите советы о том, как написать прощальное письмо, что в него включить, что не говорить и когда его отправлять.Также просмотрите примеры, которые вы можете использовать в качестве отправной точки для своих писем и сообщений электронной почты.

Мелисса Линг / The Balance

Когда отправлять электронную почту

Будьте уверены, руководство знает первым

Прежде чем сообщать коллегам, что вы уходите, сообщите об этом своему боссу и убедитесь, что все, кому нужно знать, знают, что вы подали в отставку. Вы же не хотите, чтобы ваш менеджер узнал через виноградную лозу, что вы уезжаете.

Отправьте его перед тем, как уйти

Отправьте электронное письмо или письмо за день или два до отъезда.Вы хотите дать себе и своим коллегам достаточно времени, чтобы попрощаться. Однако не отправляйте письмо, пока не выполните большинство рабочих задач. Это позволит вам сосредоточиться на прощании в последний день или несколько часов.

Что включить в письмо

Персонализируйте свое письмо

Подумайте о том, чтобы адаптировать каждое письмо к отдельному человеку, а не рассылать всем групповое электронное письмо. Обращайтесь к каждому человеку по имени и, если возможно, включите анекдот или другое личное сообщение, отражающее ваше время, проведенное вместе.Это будет более значимо, чем массовая рассылка сообщений.

Отправляйте письма только людям, с которыми вы работали. Особенно, если вы работаете в большой компании, вы не хотите отправлять сообщение всем (если вы не работали со всеми из них).

Скажи спасибо

Это письмо - ваш шанс выразить благодарность за любую предоставленную помощь или наставничество. Вы также можете сказать, насколько вам понравилось работать с коллегами.

Включите вашу личную контактную информацию

Предоставьте информацию о том, как ваши коллеги могут связаться с вами после вашего ухода.Включите адрес электронной почты (нерабочий) и / или свой номер телефона. Вы также можете указать адрес своего профиля в LinkedIn. Помните, что после того, как вы перейдете, у вас не будет доступа к своей рабочей почтовой системе.

Сохраняйте позитивный настрой

Опять же, цель письма - оставаться на связи со своими бывшими коллегами; вы не хотите оставлять плохое впечатление. Даже если вы уходите в плохих отношениях, вам не нужно говорить об этом людям, с которыми вы работали.

Коротко

Напишите не более пары абзацев.Вы можете не только поблагодарить вас и указать свою контактную информацию, но и рассказать о своих планах на будущее. Однако, помимо этого, делайте это кратко и по существу.

Начните с образца письма

Вы можете использовать образец прощального письма или сообщения электронной почты, чтобы помочь себе написать прощальную записку коллегам. Однако не забудьте изменить детали сообщения, чтобы они соответствовали вашей конкретной ситуации.

Просмотрите образцы прощальных сообщений

Просмотрите образцы прощальных писем, сообщения электронной почты и темы, чтобы сообщить коллегам, что вы движетесь дальше.

Дорогой Джон,

Я хотел воспользоваться моментом, чтобы сообщить вам, что я ухожу со своей должности в ABC Corporation. В следующем месяце я открою новую должность в компании XYZ.

Мне понравилось работать здесь, и я ценю возможность работать с вами. Спасибо за поддержку, руководство и поддержку, которую вы оказали мне во время моего пребывания в ABC Corporation.

Несмотря на то, что я буду скучать по своим коллегам и компании, я с нетерпением жду этого нового вызова и начала нового этапа моей карьеры.

Пожалуйста, оставайтесь на связи: со мной можно связаться по моему личному адресу электронной почты ([email protected]), в LinkedIn (linkedin.com/samanthasterling) или по мобильному телефону (555-555-2222).

Еще раз спасибо за все. Я желаю вам всего наилучшего.

С уважением,

Саманта

Расширять

Отправка прощального письма по электронной почте

Часто бывает полезно отправить письмо по электронной почте. Таким образом ваши коллеги быстро получат сообщение. Это также поможет вам легко адаптировать каждое сообщение к конкретному получателю.

Когда вы отправляете прощальное сообщение по электронной почте, укажите свое имя и причину, по которой вы пишете, в строке темы сообщения, чтобы гарантировать, что ваше электронное письмо будет открыто.

Строки темы прощального сообщения

Вот примеры того, что вы могли бы написать:

  • Тема: Имя Фамилия - Оставаться на связи
  • Тема: Имя Фамилия Обновление
  • Тема: Имя - Продолжаем
  • Тема: Обновление имени
  • Тема: Новости от Имя Фамилия
  • Тема: Обновление от имени

Если вы хорошо знаете человека, можно указать только свое имя.Используйте свое имя и фамилию для получателей, с которыми у вас только профессиональные отношения.

Образец прощального сообщения электронной почты

Образец прощального письма

Тема: Тайрон Гаррет - Обновление

Дорогая Линда,

Пишу, чтобы сообщить, что я выхожу на пенсию в конце месяца.

Мне очень понравилось работать здесь последние десять лет. Я благодарен за возможность работать вместе с вами. Никогда не забуду вашу доброту и профессионализм, когда мы вместе работали над командными проектами.

Мы с женой переезжаем в Сиэтл через три месяца; тем не менее, я надеюсь поддерживать связь. Вы можете связаться со мной по моему адресу электронной почты ([email protected]) или по мобильному телефону 555-555-5555.

Еще раз спасибо за потрясающие десять лет. Я желаю вам всего наилучшего и надеюсь оставаться на связи.

С уважением,

Тайрон

Расширять

Не забудьте подключиться к LinkedIn

Если вы еще этого не сделали, свяжитесь со своими коллегами в LinkedIn. Это поможет вам оставаться на связи после ухода.

Еще способы попрощаться

Помимо прощания со своими будущими бывшими коллегами, есть и другие люди, которым вы, возможно, захотите сообщить, что уходите:

Лучший способ уйти от работы

Найдите время, чтобы попрощаться. Независимо от причины, по которой вы уходите, попрощайтесь со всеми людьми, которые поддерживали вас на работе.

Поделитесь своей контактной информацией. Включите вашу личную контактную информацию во всю отправляемую вами корреспонденцию, чтобы получателю было проще оставаться на связи.

Сохраняйте краткость. Ваши прощальные электронные письма не должны быть длинными. Пары абзацев достаточно.

Прощальное письмо для коллег Образец

Если вы решили покинуть компанию или потеряли работу, рекомендуется попрощаться с коллегами и коллегами. Написать каждому коллеге по электронной почте - это удобный и вежливый способ попрощаться. Это также эффективное средство оставаться на связи; вы хотите сохранить своих коллег в своей профессиональной сети даже после смены работы.

Ниже вы найдете советы о том, как попрощаться с коллегами. Вы также можете использовать приведенные ниже образцы прощальных писем в качестве шаблонов, на основе которых можно составить собственное письмо для коллег.

Как попрощаться на работе

Вы нашли новую работу и готовы уведомить своего нынешнего работодателя за две недели. Как лучше всего попрощаться?

Прежде чем поделиться новостью с коллегами, сначала сообщите своему начальнику и отделу кадров, что вы увольняетесь.

Вот дополнительная информация о том, как тактично и профессионально попрощаться.

Советы по отправке прощального письма

Сначала расскажи своему боссу

Если вы решили уволиться с работы, убедитесь, что она официальная, прежде чем начнете прощаться с коллегами. Скажите своему боссу, убедитесь, что все необходимые документы подписаны, а затем попрощайтесь.

Использовать электронную почту

Обычно лучше всего попрощаться с коллегами по электронной почте.Вам не нужно отправлять официальные деловые письма. Электронная почта позволяет вам как можно скорее попрощаться, избавляя от необходимости тратить дни на ответы на отдельные вопросы «мельницы слухов» о том, уходите ли вы и когда.

Отправлять отдельные электронные письма

Отправляйте индивидуальные электронные письма, а не групповые, чтобы ваше прощальное сообщение каждому коллеге было личным и любезным.

В каждое электронное письмо добавьте что-нибудь личное, например, воспоминания о положительном опыте, которым вы поделились, или о проекте, в котором вы успешно работали вместе.

Попрощайтесь только с людьми, с которыми вы работали - нет необходимости прощаться со всеми в компании, особенно если это крупный бизнес.

Кратко

Возможно, вы захотите поделиться тем, чем вы будете заниматься дальше в своей карьере, в дополнение к воспоминаниям, которые вы разделяете с этим конкретным коллегой. Однако сделайте сообщение кратким.

Не вдавайтесь в подробности того, почему вы уходите с работы; в зависимости от характера разные люди могут истолковать ваши доводы как оскорбление компании или тех, с кем вы работали.

Включите контактную информацию

Включите любую личную контактную информацию, такую ​​как ваш новый адрес электронной почты или номер телефона, чтобы люди могли оставаться на связи. Вы также можете подумать о том, чтобы связаться со своими коллегами в LinkedIn, чтобы оставаться на связи, если вы еще этого не сделали.

Посмотрите образцы

Просмотрите образцы писем и шаблоны, чтобы узнать, как попрощаться. Это может помочь вам отформатировать собственное письмо. Однако не забывайте персонализировать образцы писем в соответствии с вашими собственными обстоятельствами.

Тщательно вычитайте

Не забудьте тщательно отредактировать каждое письмо, ища опечатки. Каждое письмо личное, но это также и профессиональное деловое письмо.

Прощальное письмо коллегам Примеры

Пример прощального сообщения электронной почты № 1

Тема: Обновление Сандры Джонс

Дорогой Майк,

Возможно, вы уже слышали эту новость, но я хотел воспользоваться моментом, чтобы сообщить вам, что я покидаю свою позицию здесь, в компании ABC.

Мне понравилось работать здесь, и я ценю возможность работать с вами. Мне понравилось работать с вами над групповыми проектами, и мне очень понравилось обедать с вами в комнате отдыха. Спасибо за поддержку, руководство и ободрение, которые вы оказали мне во время моего пребывания в ABC.

Буду признателен за любые дальнейшие советы, которые вы могли бы дать, когда я начну следующий этап своей карьеры.

Пожалуйста, оставайтесь на связи. Со мной можно связаться по моему личному адресу электронной почты (sandrajones @ gmail2.com) или по мобильному телефону - 555-121-2222.

Еще раз спасибо за дружбу и поддержку.

С уважением,

Сандра

Эл. Почта: [email protected]
Ячейка: 555-121-2222
LinkedIn: linkedin.com/in/sandradjones

Расширять

Пример прощального сообщения электронной почты № 2

Тема: Новости от Джейсона

Дорогой Энтони,

Я пишу, чтобы сообщить, что я больше не буду работать в United Terrace через неделю.Мне предложили должность в другой компании, которая дает мне возможность продвинуться по карьерной лестнице.

Мне очень понравилось работать с вами в течение последних пяти лет. Мы проделали отличную работу и добились потрясающих результатов. Вы были и прекрасным другом, и коллегой.

Пожалуйста, оставайтесь на связи. Мой адрес электронной почты - [email protected], а мой мобильный номер - 555-555-5555. Я обязательно заеду к вам в офис до своего последнего дня, чтобы попрощаться.

Бест,

Джейсон

Расширять

Еще образцы прощальных писем

Ознакомьтесь с другими образцами прощальных писем, которые иллюстрируют, как попрощаться с коллегами, клиентами и деловыми контактами и сообщить им, что вы приняли новую работу, выходите на пенсию или уходите в отставку.

Есть также примеры писем, которые вы можете отправить коллегам, клиентам и покупателям, чтобы поздравить их и пожелать им успехов в переходе к новой возможности.

.