Содержание

Положение о суммированном учете — образец 2021

При введении в компании суммированного учета рабочего времени может потребоваться создание такого локального акта, как положение о суммированном учете. Обязывает ли трудовое законодательство формировать такое положение? Из каких разделов оно должно состоять и где найти его образец? Ответы — в нашем материале.

Обязательно ли составлять положение о суммированном учете

Положение о суммированном учете — локальный нормативный акт работодателя, в котором прописываются особенности ведения суммированного учета рабочего времени сотрудников компании.

Законодательство не требует оформлять это положение, а лишь определяет, что порядок введения такого способа учета рабочего времени устанавливается в ПВТР (правилах внутреннего трудового распорядка), утверждаемого работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст. 104, ст. 190, ст. 372 ТК РФ).

Учитывая, что в ПВТР определяется только порядок введения суммированного учета, все особенности этого учета можно прописать в положении о суммированном учете рабочего времени или ином локальном нормативном акте (ст.

8 ТК РФ).

В некоторых случаях не следует отказываться от создания такого локального акта. Для работников определенных сфер деятельности суммированный учет устанавливается на основании специальных нормативных актов и такие особенности должны найти отражение в положении о суммированном учете.

К примеру, нюансы суммированного учета для работников компаний, добывающих драгметаллы и драгоценные камни из россыпных и рудных месторождений, определяются Приказом Минфина от 02.04.2003 № 29н. А особенности труда водителей — Приказом Министерства транспорта от 16.10.2020 № 424.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Специальные нормативные акты, устанавливающие особенности режима труда и отдыха для отдельных категорий работников, вы можете найти в материалах справочной системы.

Как составить положение о суммированном учете

Специальные требования к составлению и оформлению положения о суммированном учете законодательством не установлены. Содержание положения и его структура определяется работодателем с учетом законодательных норм и специфики деятельности компании.

Положение о суммированном учете может включать следующие разделы:

  • Общие положения.

Опишите, для чего вводится суммированный учет и по каким категориям сотрудников применяется. Укажите продолжительность учетного периода отдельно по каждой категории сотрудников, как регламентируется рабочее время и время отдыха в рамках учетного периода, как определяется норма рабочего времени и другие нюансы.

  • Порядок учета рабочего времени.

Укажите, как в вашей компании определяется отработанное время при суммированном учете рабочего времени, как учитывается и где фиксируется рабочее время, порядок привлечения работников к сверхурочной работе.

  • Обязанности должностных лиц по ведению суммированного учета.

Пропишите обязанности руководителей подразделений, где применяется суммированный учет (или иных ответственных лиц) по ведению учета:

    • времени, фактически отработанного каждым сотрудником;
    • времени сверхурочной работы;
    • контролю за соблюдением законодательно установленных требований к привлечению работников к сверхурочной работе (ст.
      99 ТК РФ).

Положение о суммированном учете рабочего времени утверждается приказом работодателя, а затем с ним знакомят работников под роспись.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Смотрите образец положения о суммированном учете и инструкцию по его составлению (это бесплатно).

Подводим итоги

  • Положение о суммированном учете по закону не относится к числу обязательных документов, но в некоторых случаях от него лучше не отказываться.
  • Положение о суммированном учете поможет регламентировать порядок распределения и учета рабочего времени с учетом специфики деятельности компании и нормативных требований в части суммированного учета рабочего времени.

Положение о табельном учете рабочего времени

Положения

Открыть в формате Word

1.  Общие положения

1.1. Настоящее Положение вводится с целью систематизации процесса сбора и обработки информации о затратах рабочего времени сотрудниками предприятия.

1.2. Для ведения табельного учета рабочего времени в подразделениях предприятия приказом директора назначаются ответственные лица из числа сотрудников этих подразделений.

1.3. В должностные обязанности работников, ответственных за табельный учет, вводятся функции: контроль фактического времени пребывания сотрудников подразделения на работе и ведение табельного учета с ответственностью за правильное отражение в табеле рабочего времени сотрудников и своевременность представления табеля на расчет.

1.4. Для исполнения обязанностей работник, ответственный за табельный учет:

1.4.1.  ведет учет штатного состава сотрудников подразделения;

1.4.2.  на основании документов (приказов по личному составу и общим вопросам) вносит в список изменения, связанные с приемом, увольнением, перемещением, изменением графика работы, разрядов, предоставлением отпусков и т. д.;

1.4.3.  осуществляет контроль своевременности явки на работу и ухода с работы, нахождения на рабочем месте сотрудников с извещением руководителя подразделения о неявках, опозданиях, преждевременных уходах и причинах, их вызвавших;

1. 4.4.  контролирует своевременность предоставления и правильность оформления документов, подтверждающих право сотрудников на отсутствие на рабочем месте: листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными, подписанных руководителем увольнительных и других;

1.4.5.  готовит списки сотрудников для издания приказов о работе в выходные и нерабочие праздничные дни.

1.5. В случае невозможности временно исполнять обязанности по ведению табельного учета назначенным сотрудником, руководитель подразделения своим распоряжением на этот период назначает ответственного исполнителя и ставит в известность Департамент по управлению персоналом и режиму.

1.6. Все сотрудники, в обязанности которых вменено ведение табельного учета, в обязательном порядке знакомятся с настоящим Положением под роспись.

2.  Определения

2.1.  Работники категории А – работники, которым по роду работы необходимо чаще одного раза в день выезжать за пределы предприятия.

Работники категории А имеют право свободного выхода (входа) за пределы предприятия в рабочее время. Перечень должностей, относящихся к категории А, определяется Приложением 1 к настоящему Положению (разрабатывается Департаментом по управлению персоналом и режиму и утверждается директором предприятия по согласованию с Советом директоров).

2.2.  Работники категории Б – работники, которые имеют право покинуть территорию предприятия в течение рабочей смены, только предоставив оправдательные документы (увольнительную, повестку, подписанное руководителем заявление и т.д.). Заявления работников на предоставление административного отпуска, увольнительные визируются руководителями департаментов, цехов, служб.

2.3.  Журнал учета отсутствующих работников – документ, отражающий фамилию, имя, отчество работника, его должность, подразделение, принадлежность к ООО, дату, текущее (с ___ до ___) и общее (в часах) время, причину отсутствия на рабочем месте. Персональные сведения о работнике, а также дата и время отсутствия работника фиксируются сотрудниками службы охраны на проходной.

Ежемесячно сведения из журнала проверяются работниками подразделений, ответственными за табельный учет, которые проверяют данные из журнала с имеющимися документами и, при необходимости, выясняют истинные причины отсутствия работников на рабочем месте. В случае непредставления в установленном порядке подтверждающих документов причиной отсутствия считается самовольный уход с рабочего места (опоздание – в начале смены). Если работник отсутствовал более 4 часов подряд, и документы, подтверждающие его право на отсутствие, в установленном порядке не предоставлены, работнику проставляется прогул и рабочий день оплате не подлежит. Прогул оформляется в порядке, установленном трудовым законодательством. Правила ведения журнала учета отсутствующих работников разрабатываются Департаментом по управлению персоналом совместно со службой охраны и утверждаются директором предприятия.

3.  Правила заполнения табеля

3.1. Табель учета рабочего времени ведется в электронном и бумажном вариантах.

3.2. Электронный вариант табеля вводится работниками, ответственными за табельный учет, в базу данных 1С с учетом следующих требований:

3.2.1.  В табеле учета рабочего времени ввод данных производится с разбивкой по дням.

3.2.2.  Все виды рабочего времени (общее отработанное время, отработанные ночные, сверхурочные часы) указываются в едином табеле для каждого подразделения.

3.2.3.  Наименование подразделения в табеле учета рабочего времени указывается в графе «комментарий».

3.2.4.  В графе «дата» табеля учета рабочего времени указывается последнее число отчетного месяца.

3.2.5.  Табель, внесенный в электронную базу 1С, проводится непосредственно работником, вносившим данные.

3.3. Кроме этого, работники, ответственные за табельный учет, заполняют табель в формате Excel согласно Приложению 2 и распечатывают его на бумаге. Подписанный табель передается в бухгалтерию на хранение.

3.4. Табель содержит подпись работника, ответственного за его ведение, (в нижнем левом углу), визу непосредственного руководителя этого работника (в нижнем правом углу) и визу руководителя соответствующего Департамента, службы, цеха (ниже подписи работника, ответственного ведение табеля).

Подпись ответственного работника и визы руководителей содержат: наименование должности, Ф.И.О., подпись, дату подписания, телефон и E-mail подписавшего.

3.5. К содержанию табеля предъявляются следующие требования:

3.5.1.  Данные о сотрудниках вносятся в табель в строгом соответствии с исполнением штатного расписания подразделения.

3.5.2.  В случае, если фактическое место работы сотрудника находится в другом подразделении, запись в табеле делается ответственным за ведение табеля подразделения, в штат которого включен этот сотрудник, но по представлению руководителя, в чьем непосредственном подчинении он работает. В этом случае непосредственный руководитель своей подписью (ниже подписи ответственного за ведение табеля с расшифровкой и датой) удостоверяет правильность заполнения табеля на своих подчиненных. Например:

- местом работы контролера ОТК является Цех № 1. Табель на него составляется табельщиком ДКК по представлению мастера смены, в которой работает этот контролер.

Мастер расписывается в табеле ниже подписи табельщика ДКК.

- фактическим местом работы уборщицы хозяйственного отдела является склад комплектации. Табель подается хозяйственным отделом по согласованию с заведующим складом комплектации.

3.5.3.  В случае, если производится перевод (перемещение) сотрудника в другое подразделение в течение календарного месяца (позднее первого числа), на него оформляется отдельный табель за отработанное время, который подается одновременно с заявлением о переводе. В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно) в данном подразделении, а с даты перевода (перемещения) проставляется «Х». В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается. В новом подразделении табель оформляется со дня фактического перехода, но после оформления приказа. В предшествующие дни проставляется «Х».

3.5.4.  В случае увольнения на сотрудника подается отдельный табель, одновременно с заявлением на увольнение (с докладной запиской – в случае увольнения по инициативе работодателя). В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно), а после дня увольнения проставляется «Х». В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается.

3.5.5.  Работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 или 3 лет, в табель не вносятся.

3.5.6.  Список работников составляется в алфавитном порядке (по первым буквам фамилии).

3.5.7.  В правом верхнем углу табеля указывается  месячная норма рабочего времени согласно производственному календарю.

3.5.8.  Порядковая нумерация в графе 1 ведется по ставкам сотрудников, внесенных в табель (а не пофамильно). Если сотрудник в данном подразделении работает на разных ставках, на него выделяется столько порядковых номеров, сколько ставок он занимает.

3.5.9.  В графе 2 арабскими цифрами (1, 2, 3) проставляется группа инвалидности работника. Для здоровых работников проставляется прочерк.

3.5.10.  Фамилия, имя, отчество записываются в графе 3 полностью. При этом тщательно выверяется написание фамилии, имени и отчества в случае расхождения принятого называния сотрудника и его документов. В случае смены фамилии, имени, отчества, новые данные вносятся в табель только после издания отделом кадров соответствующего приказа по личному составу предприятия.

3.5.11.  В графе 4 (должность) указывается должность сотрудника в строгом соответствии со штатным расписанием. В этой же графе указывается количество ставок (1, 0,5, 0,25 и т.д.).

3.5.12.  В графе 6 указывается КТУ (коэффициент трудового участия), определяемый руководителем в соответствии с принятыми на предприятии правилами.

3.5.13.  Явки (неявки) указываются в графах 7-22. В графах 7-22 выделяются 4 строки – по две на каждую половину месяца. Первая и третья строки  применяются для отметки условных  обозначений  (кодов)  затрат  рабочего   времени, а вторая и четвертая - для записи продолжительности отработанного  или  неотработанного времени (в часах,  с точностью до десятых долей часа)  по  соответствующим  кодам  затрат  рабочего времени  на  каждую  дату.

3.5.14.  В графах 23 и 24 указывается соответственно общее количество дней и часов, отработанных работником в первую и вторую половину месяца. Для этого в указанных графах выделяются две строки. В верхней строке указывается количество дней (графа 23) и часов (графа 24), отработанных работником с 1 по 15 число месяца включительно. В нижней строке указывается количество дней и часов, отработанных работником с 16 по последнее число месяца включительно.

3.5.15.  В графе 25 проставляется общее количество дней (смен), отработанных работником в течение месяца. Количество дней, проставляемых в графе 25, должно равняться сумме значений верхней и нижней строк графы 23.

3.5.16.  В графе 26 указывается общее количество часов, отработанных работником в течение месяца. Количество часов в графе 26 должно равняться сумме значений верхней и нижней строк графы 24.

3.5.17.  В графах 27 и 28 указываются соответственно отработанные работником сверхурочные часы, оплачиваемые по полуторной и по двойной ставкам. В случае, если работник не отработал без уважительной причины месячную норму рабочего времени, сверхурочные часы ему не проставляются.

3.5.18.  В графе 29 указывается количество часов, отработанных работником в ночное время. В соответствии с ТК РФ ночным временем считается время, отработанное с 2200 до 600.

3.5.19.  В графе 30 указывается количество часов, отработанных за месяц работником в выходные и нерабочие праздничные дни согласно приказам директора.

3.5.20.  В графе 31 указывается количество ночных смен, отработанных работником в течение месяца.

3.5.21.  В графах 32-40 указывается количество дней неявок на работу по их видам.

3.5.22.  В графе 41 указывается общее количество дней неявок работника. Значение графы 41 должно равняться сумме значений граф 32-40.

3.5.23.  Рабочие часы сотрудникам, которым установлен оклад, проставляются в строгом соответствии с графиком работы (8 часов, 4,  2,  24,  12,  1,5 и т.д.). Сотрудникам, которым установлена часовая тарифная ставка, проставляется фактически отработанное время с точностью до десятых долей часа.

3.5.24.  В предпраздничные дни продолжительность рабочей смены для работников с полным рабочим днем сокращается на 1 час. Для работников, которым установлен сокращенный рабочий день (7 часов в смену или меньше), продолжительность смены в предпраздничный день не сокращается. Для работников, которым установлен сокращенный рабочий день продолжительностью больше семи часов, продолжительность рабочей смены в предпраздничный день сокращается до 7 часов.

3.5.25.  При необходимости работы в предпраздничный день полной рабочей смены (8 часов) издается приказ об организации работы в сверхурочное время. В этом случае сотрудникам проставляется в табеле время, отработанное по приказу. Приказ об организации работы в сверхурочное время готовит отдел организации и оплаты труда по указанию директора предприятия и направляется в соответствующие подразделения не позднее, чем за один рабочий день до смены, указанной в приказе.

3.5.26.  При необходимости организации работы в выходной или нерабочий праздничный день издается соответствующий приказ. Отработанное в нерабочий праздничный или выходной день время указывается в табеле в строгом соответствии с приказом. Приказ об организации работы в выходные (нерабочие праздничные) дни готовит отдел организации и оплаты труда по указанию директора предприятия.

3.5.27.  Работа в выходной (нерабочий праздничный) день производится в соответствии с положением об оплате труда работников ООО «ХХХХХ» в двойном размере. По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в нерабочий день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

3.5.28.  При совпадении праздничного и выходного дней выходной день переносится на следующий после праздничного рабочий день в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

3.5.29.  Привлечение работников к сверхурочной работе, а также к работе в выходной (нерабочий праздничный) день допускается только с письменного согласия работника в случаях, предусмотренных ТК РФ, и оформляется приказом. Работы, не оформленные надлежащим образом, в табеле не отражаются и оплате не подлежат.

3.5.30.  Отчетным периодом для учета в табеле рабочего времени устанавливается один календарный месяц (с первого по последнее число включительно).

3.5.31.  В случае выполнения работником трудовых функций на территории предприятия (вне зависимости от производственной площадки) в табеле проставляется на каждый отработанный день количество отработанных часов в соответствии с настоящим Положением.

3.5.32.  В случае нахождения работника не на территории производственных площадок предприятия, или невыполнения им трудовых функций, в табеле проставляется буквенное обозначение использования времени в соответствии с Приложением 3.

3.5.33.  В случае использования в один день нескольких видов времени (например, 6 часов работы и 2 часа простоя), табель ведется по одному работнику в две строки.

3.5.34.  Отпуска (ежегодные и административные), больничные листы проставляются на все календарные дни, включая выходные (за исключением праздничных дней).

3.6. Начисление заработной платы сотрудникам производится бухгалтерией предприятия на основании табелей учета рабочего времени, внесенных в электронную базу 1С работниками подразделений, ответственными за табельный учет.

3.7. Данные о затратах рабочего времени, вносимые в электронную базу 1С, должны соответствовать данным табелей, заполняемых согласно Приложению 2.

3.8. В табеле не разрешаются никакие исправления и дополнительные пометки.

4.  Порядок формирования и представления табелей

4.1.  Не реже одного раза в неделю работник, ответственный за табельный учет, собирает по своему подразделению данные об использовании рабочего времени

4.2.  При выходе работников в течение рабочей смены службой охраны фиксируется время выхода и возвращения. Если работник выходил не по производственной необходимости (нет увольнительной, и работник не относится к категории А), время отсутствия вычитается из баланса отработанного времени.

4.3.  Все опоздания и преждевременные уходы с работы фиксируются службой охраны и вычитаются из баланса рабочего времени. Исключение составляют работники, приходящие на работу позже или раньше уходящие по увольнительным, а также работники, относящиеся к категории А.

4.4.  В порядке исключения отдельным работникам, приезжающим на работу на общественном транспорте пригородного или междугородного сообщения, по заявлению работника и ходатайству непосредственного руководителя, может смещаться время начала рабочей мены. При этом завизированное руководителем соответствующего подразделения (Департамента, службы, цеха) заявление работника направляется заместителю начальника Департамента по управлению персоналом, режиму и внутреннему контролю, а копия – в службу охраны.

4.5.  Данные о случаях опозданий, самовольных уходов с работы направляются службой охраны заместителю начальника Департамента по управлению персоналом, режиму и внутреннему контролю не позднее 1 числа месяца, следующего за отчетным. Заместитель начальника Департамента по управлению персоналом, режиму и внутреннему контролю составляет аналитические записки о нарушениях работниками режима труда и отдыха и до пятого числа месяца, следующего за отчетным, направляет их руководителям соответствующих департаментов, цехов, служб.

4.6.  Данные об использовании рабочего времени заносятся работниками подразделений, ответственными за табельный учет в электронную базу 1С до 1700 третьего числа месяца, следующего за отчетным.

4.7.  Работники подразделений, ответственные за табельный учет, до 1700 первого числа месяца, следующего за отчетным, заполняют форму табеля согласно Приложению 2, распечатывают их и после проверки и подписи соответствующими должностными лицами передают на хранение в бухгалтерию.


 

Табельный учет рабочего времени на предприятии 2020

Сделать табель учета рабочего времени нетрудно, если коллектив невелик. А как быть, если подразделения удалены друг от друга или график работников нестандартный? Тут не поможет даже специально принятый на работу табельщик. Нужно наладить качественный сбор информации.

Определяем цели

Перед началом любого проекта нужно понять, какую цель мы преследуем, какие результаты хотим получить и как их использовать. Итак, цель: собрать информацию о датах работы, отпусков, невыходов всех работников организации в точно определенные даты для правильного начисления заработной платы и укрепления дисциплины. Для достижения этой цели потребуется вовлечение руководителей подразделений, только они достоверно знают о датах работы подчиненных. Чтобы эта затея удалась, нужно заручиться поддержкой руководства и бухгалтерии. Конечно, заставить начальников выполнять дополнительную работу, пусть и несложную, бывает непросто, но если составить Положение о табельном учете и приказом обязать всех его исполнять, шансы на успех повысятся.

Разрабатываем Положение о табельном учете

Как и любой другой локальный нормативный акт, это Положение должно содержать основные разделы:

  1. Общие положения. В нем описываются: цели табельного учета, определяется круг лиц, которых оно касается.

  2. Основная часть включает описание процесса. Здесь обязательно нужно прописать:

  • Обязанности руководителей по ведению табеля
  • Порядок заполнения, форма Т-13
  • Порядок предоставления в отдел кадров или бухгалтерию – в электронном и бумажном виде
  • Даты передачи табеля (2 раза в месяц – к авансу и зарплате)
  • Порядок действий при отсутствии информации о причинах пропусков работы
  • Порядок учета (если требуется) рабочих часов

В основной части нужно учесть особенности предприятия, например, ведение журнала местных командировок, рабочее время разъездных должностей, отражение опозданий и т.д. Процедура заполнения в этих случаях должна быть максимально ясна.

  1. Ответственность за не предоставление табеля, порядок замещения руководителей в отпуске или в случае болезни.

  2. Приложение – образец бланка по форме Т-13 с буквенными обозначениями рабочих дней, отпусков, прогулов, больничных, т.д.

Конечно, в наше время передавать бумажные табели вряд ли кто-нибудь станет, и поэтому нужно разослать всем электронный вариант документа. Для облегчения начала работы можно сразу заполнить его списком сотрудников. Внизу электронного документа нужно сделать «шпаргалку» с буквенными обозначениями. Начальникам, далеким от ведения кадрового учета, это очень поможет. Попросите выделять цветом все дни отклонений от нормального графика работы, так обрабатывать таблицы будет намного легче.

Пошаговая инструкция организации табельного учета

Теория – это прекрасно, но практика обычно сильно от нее отличается. Какие шаги предпринять, чтобы добиться результата – своевременного предоставления табелей от всех подразделений?

  1. Совещание. Неважно, будет ли это общее совещание всех начальников или просто деловая беседа с директором – без этого шага не обойтись. Нужно убедительно доказать, почему предоставление данных о рабочем времени – это важно. Приведите примеры ошибок в начислениях зарплаты из-за отсутствия информации, несвоевременного информирования о прогулах или больничных. Главное – заручиться поддержкой руководства и бухгалтерии.

  2. Положение о табельном учете. Найти абсолютно адаптированный под вашу организацию документ вряд ли получится, придется потрудиться самим. Определите важные моменты:

    1. кто должен присылать вам табель, в каком виде и в какие даты. Как правило, это 2-3 дня до дат выплат аванса и зарплаты;

    2. обязанности ответственных лиц – контроль явок на работу, опозданий, иных отклонений от стандартного графика;

    3. порядок информирования отдела кадров о случаях работы в праздники, сверхурочных часах и т.д.

  3. Приказ об утверждении Положения и обязанности его исполнять. С ним, как и с Положением, нужно ознакомить всех задействованных лиц. Иногда в крупных филиалах, обособленных подразделениях ведение табеля возлагают на секретаря, помощника и т.д. Если так и есть, знакомим их тоже.

  4. Образцы табеля по отделам со списком фамилий. Список вносить, конечно, не обязательно, но так вы окажете помощь руководителям, и поможете никого не «потерять». Разошлите образцы по электронной почте, напишите о вашей готовности ответить на вопросы.

  5. Контроль исполнения. В первые месяцы придется заниматься постоянными напоминаниями о табеле, но постепенно все войдет в привычное русло. Сделайте пометки в календаре в контрольные даты и отправьте всем напоминание.

  6. Меры воздействия. Часто начальники ссылаются на занятость или попросту забывают вести табельный учет. Если напоминания не помогают, отправьте всем не сдавшим сообщение наподобие «уведомляю вас о том, что фамилии руководителей, не исполняющих Положение о табельном учете, будут переданы генеральному директору в случае не предоставления информации 1 числа месяца». Это, конечно, крайняя мера, так как личным расположением и хорошим отношением можно добиться намного больших результатов, чем давлением и запугиванием.

Образец Положения о табельном учете рабочего времени

скачать

Учитываем нюансы организации

Каждое предприятие имеет свои особенности и их нужно учесть. Определите, как в вашем случае будут происходить процессы передачи информации в отдел кадров:

  • Требуется ли бумажная форма документа?
  • Будете ли вы на основании полученных данных формировать один, общий табель или их будет несколько?
  • Нужна ли фактическая информация о рабочих часах, не влияющая на размер зарплаты?
  • Как обозначить переработки, работу в выходные дни и праздники?
  • В какие даты должны передаваться заявления на отпуск?
  • Нужна ли вам информация о больничных листах сразу после их открытия?
  • В какие сроки вы хотите получить закрытые больничные листы?

Нюансов может быть сколько угодно, иногда они выявляются в процессе ведения учета.

Табельный учет на предприятии – осознанная необходимость для любой компании, и наладить его может любой ответственный и терпеливый сотрудник, нужно лишь проявить настойчивость и последовательность.

Положение о суммированном учете рабочего времени

Все организации и индивидуальные предприниматели обязаны вести контроль над временем, реально отработанным работниками. На основании ст.100 Трудового кодекса России предусмотрена система суммированного учета рабочего времени для оплаты труда сотрудников организаций. Такой метод используется, когда невозможно применить ежедневный (еженедельный) график учета рабочих часов. Сотрудники работают в бюджетных учреждениях и на предприятиях с круглосуточной рабочей деятельностью:

  • На заводах;
  • В магазинах;
  • В ресторанах, кафе и барах;
  • В жилищно-эксплуатационных конторах;
  • В транспортных компаниях;
  • В лечебных учреждениях, пр.

Особенностью метода является то, что возможная общая сумма выработанных часов будет выше общеустановленной нормированной по законодательству. Для последующей оплаты труда работников существует определенный порядок контроля над затраченным временем.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Положение о суммированном учете рабочего времени — виды и особенности

Положение о суммированном учете – главный документ, где прописан порядок и подробная информация, характеризующая эту систему. На основании этого документа и договора о труде для работников работодатель прописывает соответствующие сведения о расчете и начислении оплаты, а также премиальные за сверхурочные работы.

Ориентируясь на положения Трудового кодекса РФ, работник выполняет должностные обязанности, основываясь на правилах внутреннего распорядка, установленных работодателем на предприятии (ст. 91 Трудового кодекса РФ). Исходя от рода деятельности компании, работодатель ведет поденный или понедельный контроль времени для начисления заработанной оплаты работникам. Отличительной особенностью положения о суммированном учете является возможность увеличения длительности дня касательно общепринятой пятидневной 40-часовой недели для сотрудников организации. Порядок применения системы предполагает составление:

  • Приказа, подписанного работодателем;
  • Положения о суммированном учете;
  • Табелей расчета для сотрудников;
  • Трудовых договоров работников.

Такой порядок внедряется при невозможности установления для сотрудников фиксированных часов и суммы отработанных суток в течение определенного годового периода. Все приказы и правила внутреннего распорядка, расчета и начисления оплаты работников работодатель прописывает в деловой документации, основываясь на Трудовом кодексе России.

Суммированный учет рабочего времени в ДОУ

Проект Положения в ДОУ (детском образовательном учреждении) для сотрудников разрабатывает кадровая служба. Приказ о внедрении системы об отработанном времени принимается трудовым коллективом и подписывается руководством (работодателем) организации.

Для сотрудников обязательно прописывается информация о длительности дня (смены), ежемесячные отработанные часы, заработная плата и премиальные. Так как особых законодательных актов о порядке оформления деловых бумаг о труде нет, а у каждой организации своя тактика работы, то работодатель использует индивидуальный порядок оформления документа.

Обычно за отчетный период для оплаты работы сотрудников принимается месяц, но в отдельных случаях отчетным периодом может быть декада, квартал, полугодие.

Положение о суммированном учете рабочего времени водителей

Организация труда водителей регламентируется Положением и утверждается приказом по предприятию, заверенным работодателем. На основании ст. 91 ТК РФ, для водителей включается в расчет время вождения транспортным средством и периодический отдых в пути. В документе обязательно прописывается информация о четком контроле времени относительно начала и завершения труда сотрудников учреждения, продолжительности смены и отдыха, о заработной плате и премиальных.

Для внедрения такого метода работодатель издает два приказа:

  • О введении новой системы заработной платы;
  • Об утверждении положения.

С ними в обязательном порядке нужно ознакомить сотрудников.

Как отразить суммированный учет рабочего времени в положении об оплате труда?

Суммированный учет в документах об оплате труда работников исходит из расчета фактически отработанных часов. В коллективном договоре обязательно прописывается перечень должностей, отражается отчетный период для оплаты и нормы рабочего времени за этот срок. На предприятии ведется Табель рабочего времени для расчета заработной платы. После окончания периода, документ о труде проверяется в кадровом отделе, а бухгалтерский отдел рассчитывает оплату работы сотрудников.

Разработка документов о труде осуществляется отделом кадров и утверждается работодателем. Обязательно указывается продолжительность рабочего дня, начало и завершение труда, данные о чередовании смен работников, длительность обеденного перерыва, обязанности должностных лиц, заработная плата и пр.

Образец положения о введении суммированного учета рабочего времени

Документ о введении суммированного учета рабочего времени является внутренней документацией компании и хранится в архиве отдела кадров предприятия.

Скачать образец

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Загрузка...

Как составить положение о суммированном учете рабочего времени?

Вопрос: Как составить положение о суммированном учете рабочего времени?

Ответ: В положении о суммированном учете рабочего времени рекомендуется указать общие положения, порядок учета рабочего времени, обязанности работников и должности, в отношении которых применяется суммированный учет.

Обоснование: Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ст. 91 Трудового кодекса РФ). Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю. Порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды времени (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю утвержден Приказом Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 N 588н.
Когда по условиям производства (работы) у индивидуального предпринимателя, в организации в целом или при выполнении отдельных видов работ не может быть соблюдена установленная для данной категории работников (включая работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда) ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается введение суммированного учета рабочего времени с тем, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие периоды) не превышала нормального числа рабочих часов. Учетный период не может превышать один год, а для учета рабочего времени работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, - три месяца.
В случае если по причинам сезонного и (или) технологического характера для отдельных категорий работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, установленная продолжительность рабочего времени не может быть соблюдена в течение учетного периода продолжительностью три месяца, отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором может быть предусмотрено увеличение учетного периода для учета рабочего времени таких работников, но не более чем до одного года.
Нормальное число рабочих часов за учетный период определяется исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени. Для работников, работающих неполный рабочий день (смену) и (или) неполную рабочую неделю, нормальное число рабочих часов за учетный период соответственно уменьшается.
Суммированный учет рабочего времени применяется, как правило, при сменной работе, работе в режиме гибкого рабочего времени, вахтовом методе работы (ст. 103, ч. 2 ст. 102, ч. 1 ст. 300 ТК РФ).
Порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, утверждаемыми работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст. ст. 104, 190 ТК РФ).
Таким образом, правилами внутреннего трудового распорядка устанавливается только порядок введения суммированного учета, при этом все особенности ведения самого учета можно прописать в локальном нормативном акте, например в положении о суммированном учете рабочего времени (ст. 8 ТК РФ). В законодательстве не установлены требования, которые работодатели должны соблюдать при его составлении. Вместе с тем рекомендуется отразить в нем общие правила ведения суммированного учета на предприятии, данные о продолжительности одной рабочей смены и о количестве рабочих дней в течение учетного периода.
Положение о суммированном учете рабочего времени можно разделить на следующие разделы:
общие положения, в которых указываются основания для введения суммированного учета рабочего времени и информация о продолжительности учетного периода;
порядок учета рабочего времени;
обязанности работников (как правило, руководителей структурных подразделений) по ведению учета;
должности, в отношении которых применяется суммированный учет. Как правило, этот список оформляется отдельным приложением.
Положение о суммированном учете рабочего времени утверждается приказом работодателя.

Пример. Положение о суммированном учете рабочего времени

Утверждено
приказом ООО "Атлант"
от ________ N _______

Положение
о суммированном учете рабочего времени
ООО "Атлант"

1. Общие положения
1.1. Суммированный учет вводится при выполнении отдельных видов работ, где по условиям производства (работы) не может быть соблюдена установленная для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени. Перечень должностей работников ООО "Атлант", по которым устанавливается суммированный учет рабочего времени, указан в приложении к настоящему Положению.
1.2. Продолжительность учетного периода на предприятии для всех категорий работников, по которым применяется суммированный учет, устанавливается равной месяц. Учетный период охватывает рабочее время, в том числе часы работы в выходные и нерабочие праздничные дни, и время отдыха.
1.3. Суммарная продолжительность рабочего времени в течение учетного периода не должна превышать нормального числа рабочих часов за этот период. При этом ежедневная и еженедельная продолжительность рабочего времени по графику сменности может в определенных пределах отклоняться от нормы рабочего дня и рабочей недели. Недоработка (переработка) должна быть скорректирована в установленный учетный период, чтобы сумма отработанных часов не превышала норму рабочих часов учетного периода.
1.4. Рабочее время и время отдыха в рамках учетного периода регламентируются графиком сменности, который утверждается руководителем ООО "Атлант".
1.5. Норма рабочего времени определяется в соответствии с производственным календарем на каждый календарный год, с учетом ограничений по продолжительности рабочего дня, рабочей недели и других ограничений продолжительности рабочего времени, установленных ТК РФ.
Нормальное число рабочих часов за учетный период определяется исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени. Для работников, работающих неполный рабочий день (смену) и (или) неполную рабочую неделю, нормальное число рабочих часов за учетный период соответственно уменьшается.
2. Порядок учета рабочего времени
2.1. Отработанное время при суммированном учете определяют с момента фактического начала выполнения работником трудовых обязанностей на определенном ему рабочем месте и до момента фактического освобождения от работы.
2.2. Учет рабочего времени осуществляется помесячно на основании ведения табеля учета рабочего времени.
2.3. Обязанности по ведению табеля учета рабочего времени возлагаются на руководителя структурного подразделения или иное лицо, ответственное за ведение табеля в подразделении.
2.4. Рабочее время отражается в табеле учета рабочего времени методом сплошной регистрации явок и неявок на работу.
2.5. Привлечение работников к сверхурочной работе, работе в выходные и нерабочие праздничные дни производится в случаях и порядке, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации, на основании приказа руководителя ООО "Атлант".
3. Обязанности должностных лиц по ведению суммированного учета рабочего времени
3.1. Суммированный учет осуществляется на основании данных табеля учета рабочего времени и ведется помесячно.
3.2. Руководитель подразделения, где применяется суммированный учет, на основании данных об отработанном времени обеспечивает продолжительность рабочего времени каждого работника за учетный период исходя из нормы рабочих часов.
3.3. Данные об отработанном времени представляются лицом, осуществляющим контроль за использованием рабочего времени в целом по ООО "Атлант", ежемесячно.
3.4. Руководитель структурного подразделения, иное ответственное лицо в структурном подразделении обязаны:
3.4.1 вести точный учет времени, фактически отработанного каждым работником;
3.4.2 вести точный учет сверхурочных работ за пределами установленной продолжительности рабочего времени, ежедневной работы (смены), работ в выходные и нерабочие праздничные дни на каждого работника, привлеченного к данным работам;
3.4.3 принимать меры, чтобы продолжительность сверхурочной работы не превышала для каждого работника четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.
3.5. Работник, отработавший все предусмотренные графиком смены, при суммированном учете рабочего времени получает полную месячную заработную плату. При неполной отработке смен по графику оплата производится пропорционально отработанному времени.

Приложение
к Положению о
суммированном учете
рабочего времени,
утвержденному
приказом ООО "Атлант"
от ________ N _______

Перечень
должностей, по которым установлен суммированный
учет рабочего времени

1. Продавец-консультант.
2. Кассир.
3. Мерчандайзер.
4. Охранник.

Подготовлено на основе материала
С.А. Терентьева
Министерство труда и
социальной защиты
Российской Федерации
17.09.2018

Как оформить положение о суммированном учете рабочего времени?

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Стандартной в России для работников считается 40-часовая неделя. Однако, соблюсти такой график получается далеко не всегда и далеко не для всех сотрудников. Если работники будут перерабатывать во время недели, а лишнее время им не будет оплачивать соответствующим образом, то это грозит работодателям штрафами. Поэтому правильно вводить суммированный учет времени с более длительными учетными периодами. Это позволит компенсировать переработку во время одной недели недоработкой во время другой.

Критерии правильного оформления положения

Применение нормы суммированного учета актуально для многих видов работы и соответствующих категорий работников. Например, это может касаться людей со сменным графиком – водители, сторожа, вахтеры.

Введение таких новых внутренних правил должно осуществлять в установленном порядке с оформлением определенных документов:

  • приказ;
  • положение;
  • график;
  • договора.

Основным документом в этой процедуре считается именно положение. Именно оно служит снованием для того, чтобы оформить соответствующие договора с работниками.

В законодательстве не устанавливаются требования, которые работодатели должны соблюдать, когда вводят в действие такие правила. Определенно в нем должны быть данные о продолжительности одной рабочей смены и количеству рабочих дней в течение учетного периода.

Например, положение о суммированном учете рабочего времени водителей может выглядет следующим образом: «Сотруднику… назначается сменный режим труда и отдыха: один рабочий день, три выходных. Продолжительность отдельной смены устанавливается графиком. Для этого сотрудника назначается суммированный учет». 

Если в конце периода при суммировании всех рабочих часов выйдет нормальное количество (в соответствии с ТК РФ), это будет означать, что у кадровика получилось правильно оформить расчет.

Скачать ТК РФ

Кто и как утверждает положение?

Утверждает соответствующее решение руководитель, а оформляет документацию и прописывает все особенности режима сотрудник кадровой службы предприятия. Любое положение оформляется и официально вводится лишь после того, как был утвержден внутренний приказ по компании.

При этом изначально утверждается приказ о суммированном учете, а уже потом – приказ о введении положения. В приказе указывается, сколько будет составлять по времени одна рабочая смена, как смены будут чередоваться, а также, когда будет начинаться рабочий день и когда заканчиваться.

Как прописать суммированный учет рабочего времени в положении?

После утверждения приказа оформляется и документ, описывающий особенности и правила нововведенного режима для некоторых категорий работников.

Суммированный учет в этом документе будет выступать отдельным пунктом. Такой же пункт должен быть добавлен и в коллективный договор. Необходимо не забыть уточнить, какой именно период будет считаться учетным и для каких именно категорий работников будет действовать этот режим.

Образец положения при суммированном учете рабочего времени

Этот локальный акт имеет свою структуру и состоит из нескольких разделов. После наименования документа и проставления даты прописываются общие положения. В стартовом разделе записывается, что для определенных категорий сотрудников устанавливается суммированный учет.

Скачать образец

Как правило, этот список оформляется отдельным листом и выступает приложением к этому документу. Здесь должна содержать информация о продолжительности учетного периода и рабочего времени. Указывается и то, что работа и отдых регулируются графиком, который утверждается отдельно.

Как оформить положение об оплате труда при суммированном учете?

Многие руководители активно интересуются, как прописать суммированный учет рабочего времени в положении об оплате труда. Утверждение этого правила расчета можно указать в общих положениях.

Зачастую в этом документе есть и другие разделы:

  • порядок учета рабочего времени;
  • обязанности должностных лиц;
  • обязанности руководителя.

В последнем разделе записывается, что руководитель должен всегда точно учитывать все часы, которые отработал сотрудник (в том числе и сверхурочные). Проявляться это должно в справедливой выплате заработной платы.

Если все смены были отработаны работником, то он получит месячную зарплату, если же нет – то ему начисляют лишь ту сумму, которая соответствует отработанным часам.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Ведение табеля учета рабочего времени в 2020 году | Образец - бланк - форма

Табель учета рабочего времени содержит список работников организации с указанием данных о рабочем времени за период расчета заработной платы. Табель рабочего времени относится к бланку первичной документации, по данным которого производится начисление заработной платы работникам.

Для бюджетных организаций есть утвержденная форма табеля с кодом  ОКУД 0504421. Для коммерческих и иных организаций применяются формы Т-12 и Т-13, в тоже время эти организации могут разработать собственные бланки табеля учета рабочего времени.

Бланки табеля учета рабочего времени

  • Табель по форме 0504421 – применяется бюджетными организациями.
  • Табель по форме Т-12 – применяется для учета рабочего времени и расчета заработной платы в одном документе
  • Табель  по форма Т-13 – применяется для учета отработанного времени.
  • Простой бланк табеля – применятся малыми предприятиями или в структурных подразделениях больших организаций.

Порядок ведения табеля в 2020 году

Согласно указаниям по ведению первичных учетных документов табель рабочего времени заполняет и ведет уполномоченное лицо, подписывает табель руководитель подразделения и работник службы кадров, далее заполненный табель передается в бухгалтерскую службу для проведения расчета заработной платы.

Руководитель может назначить любое лицо для ведения табеля рабочего времени, назначение утверждается соответствующим приказом. Должны быть так же установлены сроки сдачи заполненного табеля в бухгалтерию и требования к заполнению.

В небольших организациях функция ведения табеля может быть на руководителе или на специалисте отдела кадров.

Обозначения в табеле учета рабочего времени

При заполнении табеля  применяются сокращения для указания данных о явках, отработанном времени и неявках работников.

Наиболее часто применится следующие сокращения:

  • Я – полностью отработанный день – явка работника;
  • В – выходной день;
  • ОТ – работник был в отпуске
  • РП – работа в праздничный день;
  • К – работник был в командировке;
  • ПК — повышение квалификации;
  • У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения;
  • Б — больничный с больничным листом;
  • Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Все остальные буквенные и цифровые сокращения приведены в таблице.

Цифровой код Буквенный код Условные обозначения
Продолжительность работы
1 Я Продолжительность работы в дневное время
2 Н Продолжительность работы в ночное время
3 РВ Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни
4 С Продолжительность сверхурочной работы
5 ВМ Продолжительность работы вахтовым методом
12 УВ Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы
21 ЛЧ Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством
25 НС Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством
Командировка
6 К Служебная командировка
Повышение квалификации
7 ПК Повышение квалификации с отрывом от работы
8 ПМ Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности
Отпуск
9 ОТ Ежегодный основной оплачиваемый отпуск
10 ОД Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск
11 У Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением
13 УД Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы
14 Р Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка)
15 ОЖ Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет
16 ДО Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя
17 ОЗ Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации
18 ДБ Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы
Нетрудоспособность
19 Б Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия согласно законодательству
20 Т Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством
Прогулы, неявки
22 ПВ Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работе
23 Г Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству
24 ПР Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством)
30 НН Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)
    Выходные дни
26 В Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни
27 ОВ Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)
28 НВ Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)
Забастовка
29 ЗБ Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом)
Простой
31 РП Время простоя по вине работодателя
32 НП Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника
33 ВП Время простоя по вине работника
36 НЗ Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы
Отстранение от работы
34 НО Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством
35 НБ Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы
Обозначение, которое работодатель может ввести самостоятельно
37 ЭК Время прохождения медико-социальной экспертизы
38 ДИ Время диспансерного обследования беременных сотрудниц
39 КР Время дополнительных перерывов для кормления ребенка

Срок хранения табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени хранится в организации пять лет. За исключением табеля, в котором указаны работники с вредными или опасными условиями труда. Такой табель  должен храниться 75 лет, если он заполнен до 1 января 2003 года, и 50 лет, если после этой даты. Срок хранения исчисляется с 1 января, следующего за годом, в котором был оформлен табель.

Место хранения табеля учета рабочего времени

Законодательно место хранения табеля учета рабочего времени  не задано. На практике оригинал обычно хранят в бухгалтерии, а в отделе кадров – копию с подписью бухгалтера о получении оригинала. Подходящее место хранения табеля прописывается, например, в положении о табельном учете рабочего времени.

Может быть определено конкретное место хранения,  и назначен ответственный за хранение табелей работник. При наличии в организации архива рекомендуется по окончании календарного года сдавать табели на хранение в него.

Ответственность при ошибках ведения табеля

При возникновении ошибок ведения табеля учета рабочего времени, ответственные лица и руководство может быть привлечены, к административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ. Например, если при введении нового условного обозначения не оформлен соответствующий приказ.

Лучший образец политики рабочего времени и посещаемости сотрудников

Введение в политику посещаемости: Шаблон политики посещаемости необходим в организации, когда частые отсутствия и опоздания сотрудника вызывают беспокойство в бизнесе. В расширенной компании для решения проблем сотрудников необходима политика рабочего времени и посещаемости. В некоторых компаниях невыход на работу и опоздание считаются двумя разными вещами, но в других компаниях эти два термина используются как синонимы.

Эффективная работа в любой организации зависит от пунктуальности, искренности и регулярности работы сотрудников и, в определенной степени, от посещаемости сотрудников. Чтобы обеспечить регулярную работу, необходимо установить правила и положения, которым должна следовать организация для поддержания регулярности. Эти правила и положения могут быть включены в политику посещаемости. Каждый сотрудник в организации ценится и является уникальным членом, который поощряется к максимальной продуктивности за счет регулярности и пунктуальности.Таким образом, ожидается, что они будут регулярно следить за политикой посещаемости и процедурой .

Отсутствие работы сотрудника может быть санкционированным или несанкционированным. Санкционированное отсутствие - это отсутствие в организации по уважительной причине, например, Болезнь и т. Д. Несанкционированное отсутствие может быть определено как отсутствие, которое является необоснованным и неприемлемым. Например, Немедицинские приемы и выходной для празднования дня рождения. Эти определения определены в политике и процедурах посещаемости сотрудников.

Для обеспечения того, чтобы посещаемость соответствовала политике организации по времени и посещаемости, проводится регулярный анализ и оценка данных . Основная цель политики посещаемости рабочих мест - обеспечить благоприятную и инклюзивную рабочую среду, которая побуждает всех сотрудников заботиться о своем здоровье и благополучии. Политика посещаемости рабочего времени дает возможность регулярно обновлять данные об отпуске и общем количестве отработанных часов. Менеджеру необходимо знать, что когда сотрудник работает, сколько он работает.Управление процедурой посещаемости важно не только с точки зрения сбора данных, но и помогает организации узнать, каким тенденциям следует придерживаться, чтобы предоставить сотрудникам свободное время, каковы потребности сотрудников и т. Д.

Политика посещаемости

также указывает на производительность в расчете на одного сотрудника. Сколько времени на работу у сотрудника и какое время нет, и как сотрудник работает в эти часы, что дает ясность в отношении производительности каждого сотрудника. Серые области также выделяются, когда мы изучаем данные о посещаемости и времени.Например, мы узнаем, какой сотрудник достиг насыщения, полностью истощен и нуждается в перерыве. Точно так же мы знаем, какой сотрудник наименее продуктивен. Мы узнаем о концепции докладчиков также через данные о посещаемости сотрудников. Докладчики - это теория, согласно которой сотрудники отвлекаются на работу и не могут правильно выполнять свои обязанности.

Важность наличия времени и политики посещаемости:

  1. Делает сотрудников более регулярными и пунктуальными.
  2. Повышение производительности.
  3. Лучшее использование квалифицированных ресурсов, поскольку наиболее квалифицированные ресурсы менее полезны, если они не присутствуют на регулярной основе.
  4. Повышает репутацию сотрудников за надежность.
  5. Помогает руководству принять решение, связанное с трудовыми отношениями.
  6. Снижает количество прогулов.
  7. Можно выявить основные проблемы с посещаемостью.
  8. Хорошая посещаемость поможет вам получить хорошую должность.
  9. Плохая посещаемость оказывает давление на ответственного менеджера или коллегу, поскольку им приходится выполнять работу других помимо своей работы.
  10. Хорошая посещаемость повышает мораль.
  11. Политика посещаемости гарантирует, что сотрудникам платят полностью и вовремя.
  12. Помогает принять решение о том, как улучшить посещаемость.
  13. Стимулирующие награды с хорошей посещаемостью.

Последствия плохой посещаемости:

  1. Невозможно подать заявку на внутренние объявления о вакансиях .
  2. Невозможно использовать дискреционное больничное время.
  3. Имеет право на добровольную сверхурочную работу.
  4. Отпускных платежей нет.
  5. Бонус не начисляется и т. Д.

Как решить проблему прогула?

Проблема невыходов на работу может быть уменьшена до определенного времени следующими мерами. Однако соблюдение политики максимальной посещаемости также может в определенной степени снизить количество прогулов.

  1. Flexitime
  2. Совместное использование работы
  3. Дистанционное управление
  4. Выжатые будни

Краткое описание политики

Согласно обзору политики посещаемости сотрудников, предполагается, что сотрудники должны присутствовать на работе.Пунктуальность важна для нормального и бесперебойного функционирования организации. Прибытие с опозданием, чрезмерные прогулы нарушают нормальную работу организации; все это объясняется в политике ниже. Посещаемость в реальном времени дает ясность и по другим деталям. Для получения подробной информации, пожалуйста, обратитесь к приведенному ниже образцу правил посещаемости.

Заявление об ограничении ответственности

Подготовленный контент был создан с особой тщательностью. Эти политики были подготовлены для образца. Однако для точности и полноты

hrhelpboard.com не может гарантировать. Поэтому пользователя просят профессионально проверить или профессионально проверить пригодность всего контента для его использования.


Зачем нужна политика посещаемости?

Образец - 1


ИНДЕКС

  1. Цель политики
  2. Назначение
  3. Заявление о политике
  4. Определения
  5. Учет отработанного сотрудником времени
  1. Непредвиденные обстоятельства отсутствия
  1. Хорошая посещаемость
  2. Политика и процедура посещаемости сотрудников
  1. Метод отслеживания посещаемости
  2. Приложение посещаемости для сотрудников
  3. Протокол учета рабочего времени
  4. Документы, необходимые в случае отсутствия по уважительной причине
  1. Разница между отсутствием по уважительной причине и без уважительной причины
  2. Учет посещаемости по балльной системе
  3. Правила посещаемости
  4. Обязанности
  1. Директор
  2. Управляющий
  3. Сотрудник
  1. Дисциплинарные меры
  1. Действия по устранению несанкционированного отсутствия на работе
  2. Дисциплинарное предупреждение
  3. Дисциплинарное слушание

  1. Цель: Целью политики посещаемости является поощрение посещаемости и контроль сотрудников в отношении их пунктуальности.
  2. Цель: Целью политики посещаемости является сокращение количества прогулов на рабочем месте, тем самым внедряя и применяя политику посещаемости.
  1. Заявление о политике:

Пунктуальность и регулярный учет и отслеживание посещаемости - признаки лучшей политики посещаемости . Они оба необходимы для обеспечения оптимальной производительности и качественного выполнения работы. Согласно политике посещаемости, ожидается, что все сотрудники будут вовремя приходить на работу и поддерживать удовлетворительную посещаемость.В случае, если сотрудник не может прийти в офис, его просят сообщить об этом своему руководителю в течение 1 часа рабочего времени.

4. Определения:

4.1 Прогулы: Прогулы можно определить как отсутствие на работе сотрудников по таким причинам, как опоздание и т. Д. Это не включает праздники, отпуск или какие-либо чрезвычайные ситуации.

4.2 Отсутствие: Это может быть определено как случай или период пребывания вдали от места или человека.Отсутствие также означает того, кого нет в том месте, которое он ищет.

4.3 Опоздания: Это относится к опозданию, более длительным перерывам, чем положено, и постоянному досрочному уходу без какой-либо причины. В дальнейшем это можно объяснить как опоздание более чем на 5 минут, но менее чем на 2 часа. Рано уйти на запланированный перерыв, вернуться на работу поздно после запланированного перерыва или уйти раньше, чем закончится официальное рабочее время.

4.4 Посещаемость: Действие или состояние регулярного посещения или присутствия на месте или мероприятии.

4.5 Перерыв: Может быть определен как пауза на работе или во время ее выполнения.

4.6 Смены: Каждый из двух или более повторяющихся периодов, в течение которых разные группы работников выполняют одну и ту же работу в реле.

4.7 Еженедельное рабочее время: Количество часов, которое работник, не освобожденный от уплаты налогов, может потратить на работу для своего работодателя без права на сверхурочную оплату.

4.8 Докладчики : Это означает присутствие на работе сверх установленного времени, даже если сверхурочная работа не требуется.

4.9 Частичное отсутствие: Прибытие на работу 2 часа с опозданием, но пропуск менее 50% запланированного рабочего дня.

4.10 Чрезмерное отсутствие на работе: Имеется в виду повторяющиеся или незапланированные отсутствия или опоздания, не связанные с утвержденным отпуском.

1. Учет рабочего времени сотрудника:

Чтобы регистрировать посещаемости в реальном времени на основе , компания должна соблюдать закон, чтобы регистрировать количество часов, отработанных сотрудником. Количество больничных и отпусков, взятых сотрудником, и то, как сотруднику своевременно выплачивается заработная плата. Ответственность за точный учет фактических отработанных часов и отсутствий на работе лежит на сотруднике.

Есть два типа перерыва.

Запланированное время отключения и внеплановое время отключения , которое можно объяснить как:

Досрочный выходной: Любой выходной, который может быть запланирован заранее сотрудником? Больничное время будет дано только в том случае, если это возможно.

Внеплановый выходной: Внеплановый выходной может быть определен как время, занятое сотрудником, которое не может быть запланировано заранее.

а. Непредвиденные обстоятельства отсутствия:

Для поддержания работы и посещаемости необходимо иметь своевременную учетную запись явки.Однако могут быть обстоятельства, которые по своей природе непредвидены и не могут быть запланированы. Тем не менее, сотрудник должен сделать все возможное, чтобы как можно скорее сообщить своему непосредственному руководителю о возможном отсутствии на работе, чтобы посещаемость могла быть зарегистрирована вовремя. Если вы не можете сообщить об этом менеджеру, обратитесь в отдел кадров. Любое незарегистрированное отсутствие на срок более 3 дней будет рассматриваться как готовность уйти со службы по собственному желанию, и в таком случае будут приняты строгие дисциплинарные меры. Для надлежащего учета посещаемости любая уважительная причина, например, неотложная медицинская помощь или серьезный несчастный случай, будет рассматриваться компанией как оправдание.Для подтверждения отсутствия при любом таком происшествии необходима справка от врача или другие подтверждающие документы.

Следующее не будет рассматриваться как оправдание в соответствии с политикой посещаемости офиса :

  1. Позднее пробуждение
  2. Опоздание по личным причинам
  3. Плохая погода, экстремальные погодные условия, такие как наводнение, ураган
  4. Праздники, которые пока не утверждены.
  1. Хорошая посещаемость

Считается, что у сотрудника лучшая посещаемость, если соблюдаются следующие условия:

  1. Сотрудник регулярно отчитывается о работе
  2. Пунктуально, время входа и выхода '
  3. Нахождение на работе в рабочее время
  4. Перерыв только в назначенный график
  1. В случае отсутствия или опоздания получено надлежащее разрешение
  2. Отсутствует или опоздал только по уважительным причинам.
  3. Политика и процедура посещаемости сотрудников
  1. Метод отслеживания явки:

Для регулярного отслеживания посещаемости в реальном времени требуется с. Необходимо определить механизм отслеживания посещаемости и довести до сведения сотрудников. Существуют различные методы учета рабочего времени и посещаемости сотрудников. Некоторые методы отличаются от других в зависимости от характера бизнеса.Сотрудники должны вводить и вытаскивать карточку учета рабочего времени при входе и выходе.

В автоматизированной системе должно быть отслеживание:

  1. Рабочее время и перерыв - рабочее время должно быть четко определено, а перфокарта должна позволять отслеживать график рабочего времени и официальный перерыв, как это определено политикой относительно рабочего времени и посещаемости.
  2. Автоматический учет рабочего времени - он должен иметь автоматический механизм учета рабочего времени для записи работы и посещаемости.
  3. В случае, если есть филиал, в котором учет рабочего времени невозможен с помощью автоматизированного компьютера, необходимо вести учет рабочего времени вручную. На ресепшене должен храниться журнал учета рабочего времени, в который каждый сотрудник филиала должен неукоснительно вводить данные входа и выхода.
  4. Система посещаемости по умолчанию должна быть интегрирована с системой управления отпусками. Он также должен иметь автоматическую правильную конфигурацию праздников, которая может быть загружена и обновлена ​​в любое время, чтобы отчет не отражал отсутствие на неправильные даты.
  5. HR должен сделать ежемесячную сводную панель отчетом, получаемым ежемесячно.
  6. Автоматическая система отслеживания посещаемости должна иметь возможность записывать посещаемость руководителей на местах, когда они посещают любое посещение клиента, после чего они могут загружать отчет в приложение.
  1. Приложение учета рабочего времени для сотрудников:

Интеллектуальное приложение Attendance помогает быстро отслеживать посещаемость и управлять ею. С помощью простой системы кодирования работодатель может узнать местонахождение сотрудника, а также узнать пропущенные дни, дни, в которые сотрудник опаздывал, а также причины, по которым сотрудник отсутствует на рабочем месте.Это приложение также помогает отслеживать больничные и отпускные.

Это одно из лучших приложений для измерения посещаемости , поскольку оно помогает отслеживать посещаемость сотрудника, который находится далеко на работе или находится удаленно.

Как работает это приложение?

Шаг 1 : Каждому сотруднику назначается смартфон с установленным на нем приложением.

Шаг 2 : Каждый раз, когда сотрудник достигает назначенного участка, система регистрирует явку сотрудников.

Шаг 3 : Приложение также помогает отслеживать, если сотрудник покинул сайт в любое время суток.

Шаг 4: Настраиваемые оповещения для отслеживания критических участков, на которых присутствует сотрудник. Оповещение приходит в случае, если сотрудник покидает площадку за 15 минут до этого.

  1. Протокол явки сотрудников:

В соответствии с политикой посещаемости принимаются во внимание меры для определения отсутствия сотрудника на рабочем месте по различным причинам, которые можно объяснить как:

  1. Опоздание: Говорят, что сотрудник Опоздал , когда он / она прибывает в офис после начала рабочего времени или не находится в офисе в начале рабочего времени.
  1. Исключено: Любое опоздание в офис по следующим причинам считается под исключенной категорией, например, ненастная погода, пробка, чрезвычайная ситуация, связанная со здоровьем и т. Д.
  2. Без уважительной причины: Опоздание без уважительной причины означает опоздание после начала рабочего времени из-за различных неуважительных причин, таких как поздний подъем и т. Д., И не информирование непосредственного менеджера о задержке в рабочем времени.
  1. Прогулка: Сотрудник, отсутствующий более 6 раз без уведомления непосредственного руководителя или отдела кадров.Существуют разные типы отговорок и никаких отговорок, которые будут рассмотрены перед принятием решения о том, что сотрудник пропускает занятия в соответствии с политикой посещаемости в офисе.

Оправдания, которые считаются непрослушаемыми

  1. Личное заболевание
  2. Болезнь любого иждивенца семьи
  3. Смерть ближайших родственников
  4. Погодные или окружающие условия.
  5. Любой религиозный праздник

Отсутствие без уважительной причины:

  1. Неявка в офис без уведомления непосредственного руководителя или отдела кадров.
  1. Ранний выезд: Выезд до закрытия офиса . Присутствие будет засчитано только в том случае, если сотрудник находился в офисе не менее половины рабочего дня.

Извинение: 1) любое возникновение непредвиденных обстоятельств.

Не извиняйтесь: 1) по личным причинам, таким как фильмы, просмотр театра и т. Д.

Самым искренним сотрудникам тоже иногда нужен выходной.Однако причины пропуска рабочего дня различаются от сотрудника к сотруднику, тем не менее, могут быть причины, которые можно разделить на уважительные или без уважительных причин.

Вот некоторые из наиболее распространенных типов отсутствия оправдания:

  1. Время болезни: Сотрудник может находиться на длительном больничном по любой причине, например, под воздействием какой-либо вирусной инфекции и т. Д., Которые передаются. Время болезни также может указываться, когда сотрудник не может выполнять свои обычные обязанности из-за болезни.Количество дней по болезни, которым может помочь сотрудник, варьируется от компании к компании. Пример из политики посещаемости - это как 1 день по болезни на каждые 30 отработанных дней или нет. больничных дней, отведенных за год.
  1. Время по личным причинам: Это также одна из распространенных форм отсутствия, то есть отсутствия по личным причинам. Примеры приведены ниже:
  1. Сотрудник завершил проект, и его увольняют.Он / она хочет немного личного времени, чтобы вернуться к работе. За это время у сотрудника есть возможность подзарядиться и вернуться к работе над следующей задачей.
  1. Сотрудник должен присутствовать на собрании родительского комитета своего ребенка, поэтому он опаздывает в офис. Такое отсутствие считается отсутствием по уважительной причине.
  1. Отпускные дни: это еще один вид оправдания, разрешенный в соответствии с Политикой посещаемости . Количество дней отпуска варьируется от компании к политике и процедурам.Однако эти дни отпуска необходимо планировать заранее, чтобы на время отсутствия сотрудника можно было найти замену. Также необходимо следить за тем, чтобы такие выходные не мешали нормальному рабочему графику офиса.
  1. Семейный отпуск и отпуск по болезни: Отсутствие семьи и медицинская причина - еще один вид оправданного отсутствия. Однако предоставление отпуска зависит от политики компании. Политики, которые включают эти типы отпусков, относятся к категории лучшей политики посещаемости.
  1. Отпуск в связи с тяжелой утратой: когда умирает близкий родственник, время для похорон не является редкостью. Компании не имеют такого вида оправданного отсутствия на работе, когда умерший является супругом, ребенком или родителем.

Отсутствие без уважительной причины:

Чтобы отслеживать посещаемость в режиме реального времени , также необходимо иметь какое-то отсутствие без уважительной причины.

  1. Отсутствие любой формы не может быть оправдано.Возможно, сотрудник попросит об отсутствии, но ему будет отказано. После отказа в отсутствии сотрудник все равно считает, что в этом случае к сотруднику применяются дисциплинарные взыскания.
  2. Аналогичным образом, если служащий не явился в офис и не проинформировал непосредственного руководителя в установленные сроки, такие действия требуют неоплаты в течение дня.
  3. Также любое отсутствие, которое не упомянуто или не покрывается полисом, может считаться отсутствием без уважительной причины.
  4. Поскольку такой вид деятельности приводит к нарушению работы, он требует строгих дисциплинарных мер, которые могут даже привести к увольнению.

Необходимо хорошо понимать политику, что составляет оправданное отсутствие, а что нет. Также необходимо получить разрешение, что крайне важно.

  1. Необходимая документация при отсутствии по уважительной причине:

Присутствие для выполненной работы отмечается или отслеживается, как описано ранее в политике.Документация необходима в случае отсутствия по уважительной причине, и ее обязательно подкрепить соответствующей документацией. В случае болезни необходимо предоставить медицинскую справку, должным образом заверенную врачом, непосредственному руководителю или сотруднику отдела кадров.

Аналогичным образом, любое другое уважительное отсутствие, требующее любой формы документации, необходимо предоставить в соответствии с политикой.

  1. Разница между отсутствием по уважительной причине и без уважительной причины:

Необходимо, чтобы бизнес поддерживал строгую политику по работе и посещаемости .Наличие четких указаний относительно отсутствия по уважительной причине и без уважительной причины и процедуры получения разрешения от непосредственного руководителя или уведомления руководителя о неожиданном отсутствии помогает поддерживать производительность, а также моральный дух сотрудников.

Политика компании и отсутствие:

Незапланированные прогулы негативно сказываются на работе компании. Политика компании по посещаемости должна учитывать важность регулярной посещаемости рабочих мест.

Политика должна побуждать сотрудника заранее уведомлять непосредственного руководителя, когда сотрудник хочет взять выходной на работе.

Отсутствие без уважительной причины

уважительное отсутствие

Отсутствие без уважительной причины - это отсутствие, которое не было санкционировано руководителем сотрудника. В некоторых случаях отсутствие без уважительной причины может быть вызвано неизбежными обстоятельствами, такими как смерть или внезапная болезнь.В остальных случаях причина отсутствия носит личный характер. Политика посещаемости

Должен четко указать приемлемую причину отсутствия без уважительной причины.

В случае отсутствия по уважительной причине сотрудник получил предварительное разрешение от непосредственного руководителя не находиться на работе. Причины могут быть разными, однако они включают похороны, плановую операцию и т. Д. В политике отсутствия должна быть указана причина, по которой человек может потребовать уважительное отсутствие, и причину этого.

  1. Отслеживание невыходов на работу по балльной системе:

Балльная система - это один из способов сохранить контроль над дисциплиной, связанной с явкой на работу сотрудников, и уведомить о том, что отсутствие не может быть принято случайно, а регулярное отсутствие, опоздание или прогулы подлежат строгому дисциплинарному взысканию.

Расчет балльной системы:

  1. Балльная система учитывает прогрессивные последние 12 календарных месяцев.
  2. Любой сотрудник, набравший 24 или более баллов в течение 12 календарных месяцев по этой системе, будет уволен из компании.
  3. В первый день каждого календарного месяца баллы, накопленные в течение того же месяца за год до этого, будут удалены из записи сотрудника для целей данной политики.
  4. Любой сотрудник, получающий 3 или менее 3 балла в год, будет вознагражден одним оплачиваемым выходным днем. Присутствие в реальном времени записывается в этом случае.
  5. После получения оплачиваемого выходного дня сотрудник начинает новый 12-месячный период с целью заработать еще один выходной по этой программе.
  6. За отсутствие на работе баллы начисляются следующим образом:
  7. Если ваше отсутствие связано с болезнью или травмой, вам может потребоваться предоставить заключение врача, подтверждающее необходимость вашего отсутствия, а также вашу способность вернуться к работе в течение 15 календарных дней после отсутствия или опоздания.
  8. Если ваше отсутствие вызвано личной чрезвычайной ситуацией, отличной от болезни или травмы, может потребоваться документация, подтверждающая ваше отсутствие.

Нет точки:
  1. Отсутствие по причине производственной травмы.
  2. Отсутствие по причине отпуска по болезни, отсутствия работы и т. Д.
  3. Отсутствие из-за экстремальных погодных условий
  4. Отсутствие из-за аварии.

Половина балла:

  1. Досрочный уход с работы в связи с доказанной аварийной ситуацией.

1 балл:

  1. Опоздание на работу на 18 минут или менее по любой причине, не уважаемой выше.
  2. Уход с работы за 2 часа до окончания рабочего времени по любой причине, не уважительной выше, после уведомления вашего начальника.

2 точки:

1. Опоздание на работу более чем на 18 минут по любой причине, не уважаемой выше.

2. Уход с работы более чем за два часа до окончания запланированной рабочей недели для

по любой причине, не оправданной выше, после уведомления вашего начальника.

3 точки:

1. Отсутствие по любой причине, не оправданной выше, с надлежащим вызовом.

Накопление очков можно объяснить как:

12 баллов: Письменное уведомление сотрудникам.

16 баллов: Письменное предупреждение работнику.

20 Очков: Последнее предупреждение сотруднику.

24 Очка: Увольнение сотрудника.

  1. Если сотрудник хочет узнать о своей системе баллов, он может связаться с отделом кадров.
  2. Каждый раз, когда сотрудник набирает достаточно баллов, он получает уведомление или предупреждение.

Например: если сотрудник набирает 12 баллов и получает уведомление или предупреждение о таких баллах, а с течением времени количество баллов падает до 10, сотруднику снова будет вынесено устное предупреждение.

Пример расчета баллов:

Сотрудник опаздывает на 45 минут и уходит с работы на 2 часа раньше и 3 должным образом сообщили об отсутствии.

  1. Баллы + 1 балл + 9 баллов = 12 баллов = письменное уведомление.

10. Правила посещаемости.

Политика посещаемости компании делает упор на правилах посещаемости и пунктуальности.

  1. График работы и время начала работы составляется начальником отдела по согласованию с менеджерами в зависимости от потребностей производства и бизнеса.
  2. Сообщение об установленном графике работы передается от начальника отдела руководству и от непосредственного руководителя к подчиненным.
  3. Сотрудникам рекомендуется находиться на своем рабочем месте в начале рабочего времени в соответствии с политикой посещаемости в пригодном состоянии.
  4. Работа должна продолжаться до конца рабочего времени, за исключением перерыва, такого как обеденный перерыв, перерыв на чай и т. Д.
  5. В случае, если сотрудник не может прийти в офис из-за какой-либо чрезвычайной ситуации, и это является частью незапланированного отсутствия в соответствии с политикой посещаемости в офисе .Об этом следует сообщить непосредственному руководителю по телефону, сообщению или электронной почте. В случае, если непосредственный руководитель недоступен, об этом следует проинформировать HR. Сотрудник должен позвонить в течение 1 часа после начала работы.
  6. Для того, чтобы зарегистрировать явки сотрудника, компании необходимо запросить справку от врача в случае отсутствия по болезни на регулярной основе или в случае отсутствия по болезни более 3 дней.
  7. Отсутствие сотрудника считается оправданным, если оно предусмотрено политикой и уведомление сотрудника непосредственному руководителю является удовлетворительным.
  8. В случае, если отсутствие сотрудника рассматривается в рамках категории без уважительной причины, когда сотрудник не проинформировал руководителя в установленное время, также сотрудник не уведомляет руководителя даже в случае ожидаемого отсутствия, превышающего продолжительность отсутствия, определенную политикой. Отсутствие без уважительной причины влечет за собой дисциплинарные взыскания, как это определено в политике.
  9. В случае отсутствия сотрудника более 3 дней без предварительного уведомления или разрешения, в таком случае это будет считаться увольнением с работы.Затем сотрудник увольняется по собственному желанию.
  10. Чрезмерное опоздание приведет к строгим дисциплинарным взысканиям в соответствии с политикой посещаемости в офисе.
  11. В случае, если сотрудник сообщает, что работает с опозданием более чем на 5 минут, он будет пристыкован за пропущенное время. Это приведет к потере заработной платы до 1/10 часа за каждые 5 минут опоздания или его части.
  12. Заявление сотрудника о досрочном увольнении с работы может быть рассмотрено руководителем. Утверждение в случае отсутствия основывается на срочности причины.Как правило, он не может быть предоставлен более 5 раз в календарный год.
  13. Обычное рабочее время офиса будет следующим:

с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00

Перерыв на обед: с 13 до 14 часов

Суббота и воскресенье - выходные дни, если бизнес требует работать в субботу; там будут работать в соответствии с политикой «Позднее пребывание и работа в праздничные дни».

  1. Время явиться в офис ровно в 9 утра. Каждый день будет предоставляться 5-минутная отсрочка.
  2. Сотрудники, которые учатся одновременно с работой, могут посещать свое учебное заведение, получив разрешение от своего непосредственного руководителя и HOD. Однако они должны выполнить 8
  1. Время работы в соответствии с политикой в отношении рабочего времени и посещаемости. Им также будет предоставлено 5-минутное льготное время на их пребывание.
  2. Предполагается, что сотрудники не покидают офисные помещения в рабочее время. Если в случае обеда и т. Д. Им нужно выйти, это можно сделать с разрешения их непосредственного руководителя.
  3. Позднее прибытие и ранний отъезд недопустимы и будут рассматриваться как опоздание.
  4. Убытие из помещения после 16:00 будет считаться ранним отъездом. В течение месяца разрешено только 4 досрочного отъезда. Если нет. превышают 4, с сотрудников будет удержана половина дневной заработной платы.

11. Обязанности:

Обязанности директора:

  1. Определение графика работы сотрудника исходя из требований бизнеса.
  2. Чтобы определить, соблюдает ли сотрудник или непосредственный руководитель политику или нет.
  3. Принятие корректирующих мер по мере необходимости.

Ответственность менеджера: ‘

  1. Самая важная обязанность менеджера - следить за посещаемостью сотрудников.
  2. В случае, если какой-либо сотрудник регулярно опаздывает в офис, может быть назначена встреча с сотрудником для обсуждения проблемы, с которой он сталкивается.
  3. Сотрудникам могут быть предоставлены такие варианты, как гибкий график, работа из дома и т. Д., Чтобы помочь им поддерживать баланс между работой и личной жизнью.
  4. Если есть проблемы, связанные с психическим здоровьем сотрудника, которые приводят к прогулам, помогите члену команды встретиться со специалистом по психическому здоровью.
  5. К
  6. HR можно обратиться в случае возникновения дисциплинарных вопросов в отношении сотрудника.

Ответственность сотрудников:

  1. Неукоснительно следовать политике посещаемости компании.
  2. Получение одобрения непосредственного руководителя на отпуск, опоздание или любое другое отклонение от обычного распорядка.

12. Дисциплинарные меры

  1. Действия по устранению несанкционированного отсутствия на работе:

Ответственность за отсутствие сотрудника лежит на менеджере, и она варьируется от менеджера к менеджеру. Форекс. С сотрудником, отсутствующим один день, будут поступать иначе, чем с тем, кто отсутствует на регулярной основе.

Шаг 1: Сначала необходимо связаться с сотрудником во время его регулярного отсутствия.

Шаг 2: Если с сотрудником невозможно связаться через какой-либо источник, в таком случае следует написать письмо сотруднику с просьбой о причине его отсутствия.

Шаг 3: Письмо должно уведомить сотрудника о том, что его отсутствие вызывает нарушение нормальной работы сотрудника, поэтому дисциплинарные меры будут приняты в отношении сотрудника в отсутствие какого-либо ответа со стороны сотрудников.

Шаг 4: Письмо обычно отправляется таким образом, что менеджер получает копию от сотрудника, должным образом подписанную сотрудником.

Шаг 5: Эта и все другие попытки связаться с сотрудником должны быть записаны в соответствии с политикой посещаемости в офисах.

Шаг 6: Обсудите проблему с сотрудником при его возврате .

Шаг 7: Если причины отсутствия действительны, в таких обстоятельствах отпуск, хотя и несанкционированный, может рассматриваться как приемлемый, и могут быть предприняты шаги, чтобы помочь сотруднику должным образом сообщать об отсутствии в будущем.

  1. Дисциплинарное предупреждение:

Рекомендуется обрабатывать несанкционированное отсутствие с последовательным предупреждением, игнорирование которого может привести к дисциплинарному слушанию.

  1. Дисциплинарное слушание:
  • В случае, если после повторного предупреждения в поведении сотрудников не будет изменений, сотрудник может быть привлечен к дисциплинарному слушанию.
  • Объясните сотруднику, что отсутствие было несанкционированным.
  • Если работник продолжает неавторизованное отсутствие, это является грубым проступком, тогда он может быть уволен за это.


Политика посещаемости

Образец шаблона для примера


Цель:

1. Целью политики посещаемости в офисе является привлечение сотрудников к работе вовремя, каждый день.Регулярная посещаемость и пунктуальность важны для бесперебойной работы команды и компании. Опоздание, опоздание или отсутствие на работе вызывают сбои и создают бремя для коллег.

2. Сотрудник вовремя приходит на работу, вовремя уходит и учитывает это. Это поддерживается и известно через посещаемость в режиме реального времени.

3. Ясность в отношении отсутствия по уважительной причине и без уважительной причины в соответствии с политикой посещаемости в офисе.

4. В соответствии с шаблоном политики посещаемости в конкретном календарном году не разрешены больничные.

5. Соблюдение хороших привычек посещаемости. Это когда посещаемость работает в соответствии с посещаемостью в реальном времени.

6. Дисциплинарные меры в случае длительного отсутствия без уведомления.

7. Ясность в отношении того, какая информация должна быть записана и кем в соответствии с политикой наилучшей посещаемости.

Цель : Целью политики посещаемости является создание среды, которая помогает сотрудникам поддерживать свое здоровье и благополучие наряду с посещаемостью на работе или посещаемостью.

Право на участие : Настоящая Политика применяется ко всем штатным сотрудникам компании.

Он также служит цели управления посещаемостью, чтобы с сотрудниками обращались справедливо и чтобы они работали с большей эффективностью, одновременно управляя посещаемостью на работе.

Принцип, которого необходимо придерживаться при управлении посещаемостью:

Общий принцип, которого следует придерживаться в политике рабочего времени и посещаемости, следующий:

  1. Чтобы убедиться в наличии всех процессов и процедур для управления посещаемостью, чтобы создать хорошую рабочую среду.Это должен быть лучший пример политики посещаемости.
  2. Для создания стандартного эталона, чтобы отсутствие сотрудника контролировалось и поддерживалось справедливо. Это в соответствии с политикой и процедурой посещаемости сотрудников.
  3. Развивать культуру сострадания и поддержки даже для управления теми сотрудниками, отсутствие которых стало неудовлетворительным?
  4. Создайте рабочую среду таким образом, чтобы работникам, которые отсутствовали по болезни, оказывалась правильная поддержка, чтобы они возвращались к работе, поскольку они могут следовать политике наилучшего присутствия.

Определения терминов в соответствии с политикой посещаемости:

Постоянное отсутствие: В соответствии с политикой рабочего времени и посещаемости постоянное отсутствие может быть определено как термин, при котором сотрудник часто бывает непродолжительным. Причина постоянного отсутствия может быть несвязанной.

Кратковременное отсутствие: Кратковременное отсутствие явки в реальном времени - это отсутствие в течение одного или двух дней, но не более двух недель подряд.

Длительное отсутствие: Согласно политике посещаемости в офисе, длительное отсутствие может быть определено как отсутствие, которое длится более 2 недель подряд.

Обязанности:

Высшее руководство: Задача высшего руководства - обеспечить внедрение и соблюдение политики посещаемости в организации, чтобы политика посещаемости работала хорошо. Эта задача берется на себя высшим руководством в соответствии с образцом политики посещаемости.

Отдел кадров:

  1. Основная задача отдела кадров - обеспечить внедрение этой политики, а надзор за ней также осуществляет отдел кадров , как описано в разделе «Политика рабочего времени и посещаемости».
  2. Ежемесячная отчетность об отсутствии на занятиях перед высшим руководством с поддержанием посещаемости в режиме реального времени.
  3. Для обучения менеджеров тому, как следовать политике посещаемости в офисе.

Руководители и руководители:

  1. Чтобы убедиться, что в их командах соблюдается политика посещаемости.
  2. Команда соблюдает правила и процедуры посещаемости сотрудников.
  3. Обеспечивать безопасную рабочую среду для сотрудников и поддерживать соответствующие стандарты на повседневной основе, а также придерживаться политики наилучшей посещаемости.
  4. Обратиться за поддержкой в ​​HR относительно внедрения шаблона политики посещаемости.
  5. Чтобы убедиться, что посещаемость сотрудников поддерживается в соответствии с руководящими принципами политики посещаемости.
  6. Чтобы гарантировать, что сотрудник соблюдает политику и порядок посещаемости сотрудников при уведомлении об их отсутствии.
  7. Обеспечить регулярный контроль отсутствия сотрудников, чтобы в случае возникновения проблемы ее можно было выявить на ранней стадии. Это фиксируется в режиме реального времени.
  8. Дать указания сотрудникам в отношении Образца правил посещаемости.

Число сотрудников:

  1. Соблюдать правила и положения в соответствии с политикой посещаемости рабочих мест.
  2. В случае, если сотрудник длительное время болеет, он должен ежедневно информировать своего начальника.
  3. Следуя политике лучшей посещаемости.

Извещение об отсутствии:

Согласно образцу правил посещаемости, сотрудники должны уведомить своих руководителей в случае, если они не могут присутствовать на работе из-за болезни.

  1. Уведомление о деталях, включая дату отсутствия на работе.
  2. Причина отсутствия Сотрудник должен подтвердить свое отсутствие надлежащей документацией.
  3. Причиной отсутствия является какое-то заболевание или какие-либо лазейки в области здравоохранения и безопасности в организации. В случае длительной болезни менеджер должен сообщить об этом бригаде по начислению заработной платы.
  4. Если отсутствие вызвано несчастным случаем и т. Д., Отдел по заработной плате должен быть проинформирован HR.
  5. Продолжительность, в течение которой работник не будет присутствовать на работе.
  6. Время, в течение которого сотрудник будет информировать менеджера, который, в свою очередь, будет вести записи.

В случае отсутствия связи со стороны сотрудника в соответствии с политикой рабочего времени и посещаемости, менеджер должен попытаться связаться с сотрудником. Он / она может следить за

  1. Свяжитесь с сотрудником по телефону / электронной почте.
  2. Постарайтесь узнать подробности у коллег на случай, если они хоть как-то догадываются об их отсутствии.
  3. Посетить сотрудника после получения контактных данных из отдела кадров. Любой другой человек из какого-либо отдела или отдела кадров должен сопровождать менеджера до дома сотрудника. Для получения любой \ помощи или указаний необходимо регулярно связываться с персоналом отдела кадров

Правила регистрации отсутствия:


Согласно правилам посещаемости в офисе:

  1. В случае, если сотрудник присутствует на полдня или более и не может работать еще полдня или меньше из-за болезни, это не будет считаться полдня.Это отсутствие не будет зарегистрировано.
  2. Если наоборот, этот сотрудник присутствует в течение полдня и не может присутствовать в офисе в течение еще полдня, в таком случае присутствие будет записано как отсутствие.
  3. В случае отсутствия сообщения от сотрудника об отсутствии и отсутствии возможности связаться с ним в течение 5 дней, это будет рассматриваться как несанкционированное отсутствие, и к сотруднику будут применены строгие дисциплинарные меры.
  4. В случае, если работник находится в льготном отпуске и заболел, в таком случае, если работник предъявит документ, должным образом засвидетельствованный о болезни, он может продолжить льготный отпуск.
  5. Если сотрудник заболел в праздничный день, объявленный организацией, он не может требовать отпуск вместо отпуска по болезни.
  6. Между руководителем и сотрудником должен поддерживаться контакт даже в период отсутствия.
  7. Частота контактов должна быть согласована между сотрудником и менеджером.
  8. Основная цель контакта - дать сотруднику почувствовать поддержку и получить соответствующую помощь.
  9. Это основная ответственность менеджера / супервизора за контроль посещаемости сотрудников и принятие соответствующих мер.

Политика лучшей посещаемости:

Различные привычки включены в примеры политики посещаемости, например. Хорошая посещаемость

  1. Посещаемость сотрудников должна быть отмечена регулярно
  2. Согласно политике посещаемости, все сотрудники должны явиться на работу за 10 минут до начала работы.
  3. Сотрудники должны завершить все свои личные задачи до начала работы в офисе.
  4. Чтобы максимально использовать посещаемость в режиме реального времени, сотрудник должен работать на рабочем месте и делать перерыв только тогда, когда это разрешено.
  5. Не продлевайте перерыв после обеда, кофе-брейка и т. Д. В пределах времени, отведенного для таких мероприятий.
  6. Попробуйте поработать еще 20-30 минут после окончания рабочего времени. Это необходимо для того, чтобы на следующее утро работа не была отложена.
  7. Согласно правилам посещаемости в офисе, если вы опаздываете по какой-либо причине, сообщите об этом руководителю / руководителю, отвечающему за отчетность.

Рекомендации в соответствии с политикой рабочего времени и посещаемости:

  1. Время и посещаемость должны управляться правильно.Ожидается, что сотрудник будет пунктуальным и будет доступен на рабочем месте до начала рабочего времени.
  2. Сотрудники, опоздавшие в офис, будут отмечены как опоздавшие в соответствии с политикой рабочего времени и посещаемости.

Расчет опоздания 4 раз подряд будет отмечен как отпуск на 1 день. Опоздание означает приход в офис после начала работы. Аналогичным образом, если сотрудник уходит с работы раньше, чем закончил работу 4 раза подряд, он будет отмечен как отсутствующий.

  1. Время перерыва варьируется от офиса к офису, а время и продолжительность перерыва варьируются в зависимости от требований бизнеса.
  2. Сотрудник должен увеличивать время своей работы в соответствии с требованиями бизнеса.
  3. В соответствии с политикой и процедурой посещаемости сотрудников время определяется для каждого вида деятельности, однако может быть изменено в зависимости от бизнес-требований, в любом случае уведомление будет отправляться от HOD к сотрудникам.

Этикет политики посещаемости работы:

  1. Сотрудник должен регулярно носить с собой i-карту / карту доступа в офис. В случае пропуска вышеуказанного в любой день, HR должен быть проинформирован об этом.
  2. Для любого посещения местного или удаленного офиса с официальной целью программный инструмент HR, предназначенный для регистрации посещаемости, должен регулярно обновляться.
  3. В соответствии с посещаемостью сотрудника, любой взятый отпуск должен быть обновлен в программном обеспечении hr , подробности о правилах отпуска можно узнать по ссылке.
  4. В случае задержки в прибытии в офис вовремя, менеджеры должны быть немедленно уведомлены. Если отпуск превышает 3 дня, медицинская справка должна быть представлена ​​в отдел кадров при возвращении на работу.
  5. Согласно протоколу посещаемости в реальном времени, любое отсутствие более 7 дней без разрешения будет рассматриваться как несанкционированное отсутствие. В таком случае будут приняты дисциплинарные меры, которые могут даже привести к увольнению.

Перфокарта:

  1. Перфокарта / карта доступа должна быть проведена сотрудником при входе или выходе из офиса.
  2. Посещаемость записывается автоматически при перфорации карты через устройство для считывания карт доступа.
  3. В случае, если сотрудник выезжает за пределы станции, где нет карты доступа, посещаемость должна быть записана и сообщена менеджеру и персоналу.

Лист посещаемости:

  1. Табель учета рабочего времени ведется в тех офисах, где нет автомата доступа. Назначение ведомости посещаемости - отметить явку сотрудников в эти офисы.
  2. Все подробности, включая код сотрудника, имя сотрудника, Министерство юстиции и т. Д., Фиксируются в ведомости учета рабочего времени.
  3. Табель учета рабочего времени должен вестись регулярно, без переписывания и т. Д.
  4. Все правила посещаемости должны соблюдаться руководителем филиала.
  5. Лист посещаемости необходимо регулярно проверять, чтобы не было подписей каких-либо доверенностей или будущих дат. К виновному сотруднику будут применены строгие дисциплинарные меры.

Ответственность за ведение ведомости посещаемости:

  1. Ответственность за правильное ведение ведомости посещаемости лежит на менеджере филиала.
  2. Лист учета посещаемости должен храниться рядом с входом в офис, чтобы это было первое задание, выполняемое сотрудниками при входе в офис.
  3. Все данные должны быть аккуратно заполнены и подписаны сотрудниками, чтобы HR мог правильно воспринять лист.
  4. Лист необходимо отправлять в отдел кадров компании до 20 -го числа каждого месяца.Один экземпляр должен храниться у руководителя филиала.
  5. Отдел кадров не рассмотрит любые неполные данные.
  6. HR должен обеспечить получение полностью заполненных листов. В случае каких-либо расхождений менеджер филиала и сотрудник должны быть проинформированы по электронной почте.
  7. Данные должны быть сопоставлены и отправлены в расчетную группу для дальнейшей обработки.
  8. Внутренний аудит ведомости заработной платы должен проводиться аудиторской группой до того, как начисление заработной платы произведет ее для целей заработной платы.

Рабочие часы:

Офис

Рабочие дни

Офисное время

Еженедельное отключение

Корпоративный офис / региональные офисы / Филиалы

5 рабочих дней

С понедельника по пятницу

С 9 утра до 5.30 часов

суббота и воскресенье

Пересмотр политики

Компания оставляет за собой право пересматривать, изменять любые или все пункты этой политики в зависимости от требований бизнеса.

Разъяснение политики

Корпоративный отдел кадров будет единолично интерпретировать содержание этой политики.



Образец политики посещаемости - Информационная сеть по трудовому праву

Нажмите ниже, чтобы загрузить наш образец справочника!

Образец 1

Ваше присутствие чрезвычайно важно для успеха компании. Мы ожидаем, что сотрудники будут стремиться к безупречной посещаемости и приходить на работу вовремя. Мы понимаем, что иногда вы не сможете прийти на работу или вам потребуется дополнительное время до прибытия.Заболевание и другие чрезвычайные ситуации не всегда можно предвидеть, и вам может потребоваться пропустить весь или часть рабочего дня.

Если вы не можете явиться на работу в соответствии с графиком, вы должны уведомить своего руководителя или отдел кадров, который сообщит вашему руководителю о вашей ситуации. Если ваша потребность в отпуске предсказуема, вы должны уведомить как можно больше. Если вашу потребность в отпуске невозможно предвидеть, вы должны уведомить как можно больше, но ни в коем случае не менее чем за 1 (один) час до обычного запланированного времени начала.Конечно, если вы не можете связаться [например, со своим руководителем] самостоятельно, вам нужно, чтобы кто-то сделал это за вас.

Когда вы связываетесь со своим непосредственным руководителем, вы должны сообщить ему, как долго вы будете отсутствовать и когда вы планируете вернуться или, в зависимости от обстоятельств, приехать на работу.

Вы должны предоставить документацию в случае отсутствия по болезни в течение трех (3) или более дней. Как правило, вы должны предоставить документ от своего врача или другого признанного поставщика медицинских услуг, который оправдывает ваше отсутствие.Точно так же вам нужно будет предоставить документацию, подтверждающую ваше возвращение к работе.

Чрезмерное отсутствие или опоздание, а также чрезмерное количество прогулов или опозданий могут привести к дисциплинарным взысканиям, вплоть до увольнения. Если вы отсутствуете на работе в течение трех (3) дней подряд без уведомления, компания сочтет, что вы добровольно уволились с должности.

Образец 2

Политика: Политика компании XYZ заключается в установлении разумных и необходимых мер контроля для обеспечения надлежащей посещаемости и удовлетворения деловых и производственных потребностей.

Процедура:

1. График работы и время начала работы устанавливаются начальником отдела или менеджером в зависимости от потребностей бизнеса и производства. Начальник отдела отвечает за передачу графиков работы подчиненным.

2. Ожидается, что сотрудники будут на своем рабочем месте в исправном состоянии и готовы к работе к моменту начала работы. Работа должна начинаться в часы начала и продолжаться до нормального установленного времени остановки для перерывов, обеда или окончания работы.

3. В случае отсутствия или опоздания по установленному графику работы сотрудник обязан сообщить об отсутствии в Компанию. Сообщая об отсутствии, сотрудник должен позвонить своему руководителю или другому назначенному лицу, как указано руководством. В случае, если сотрудник не может связаться с руководителем или менеджером, об отсутствии необходимо сообщить в отдел кадров. Сотрудник должен позвонить в течение одного часа после запланированного времени начала.

4. Компания оставляет за собой право потребовать от работника предоставить справку врача в случае неоднократного отсутствия по медицинским причинам или в случае отсутствия по болезни более трех дней.

5. Компания признает, что периодическое отсутствие может иметь место в соответствии с политикой компании в отношении праздников, отпусков, заседаний присяжных, похорон, семейных и медицинских отпусков, личного отпуска, отпуска в армии, голосования и т. Д. Отгулы на работе не оплачиваются. если Компания не разработала особую политику, предусматривающую оплату отгула.

6. Отсутствие сотрудника будет считаться оправданным, если это предусмотрено политикой, и сотрудник своевременно и надлежащим образом уведомит руководителя или менеджера.Своевременное уведомление означает звонок в день отсутствия или предварительное уведомление об отсутствии, которое можно ожидать.

7. Отсутствие сотрудника будет считаться без уважительной причины, если сотрудник не позвонит, уведомит с опозданием, не направит предварительное уведомление об отсутствии, которое можно было ожидать, или если время отсутствия превышает установленную политикой или разрешенную заранее супервайзером или менеджером. Отсутствующие без уважительной причины подлежат корректирующей дисциплине или увольнению, как это определено в правилах дисциплины и увольнения.

8. Чрезмерное отсутствие на работе определяется как два или более случаев отсутствия по уважительной причине в течение календарного месяца. Такие чрезмерные прогулы подлежат корректирующей дисциплине. Любые восемь случаев отсутствия на работе без уважительной причины в течение календарного года считаются основанием для увольнения.

9. В случае отсутствия сотрудника в течение трех или более дней без предварительного уведомления или разрешения такое отсутствие рассматривается как отказ от работы. Затем сотрудник увольняется по собственному желанию.

10. В случае, если непосвященный сотрудник явится на работу поздно, он или она будут пристыкованы на пропущенное время. Любое опоздание на срок до шести минут влечет за собой потерю заработной платы, эквивалентную 1/10 часа за каждые шесть минут опоздания или его части.

11. Чрезмерное опоздание влечет корректирующую дисциплину или прекращение. Чрезмерное опоздание определяется как три или более случаев опоздания в календарный месяц и подлежит корректирующему наказанию. Основанием для увольнения считаются 12 опозданий в течение календарного года.

12. Ходатайство сотрудника о досрочном увольнении с работы может быть рассмотрено руководителем или руководителем. Утверждение таких отсутствий должно основываться на срочности причины отсутствия и кадровых потребностях отдела. Как правило, досрочное увольнение не должно превышать одного раза в месяц или пяти раз в календарный год.

13. Клерк по кадровому учету отвечает за ведение учета посещаемости и за консультирование соответствующих руководителей, если отсутствие или опоздание сотрудника превышает руководящие принципы данной политики.

Комментарий (если есть) :

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ : НЕ просто принимайте политику или добавляйте ее в свой справочник или руководство без консультации с квалифицированным специалистом по персоналу или юристом по трудоустройству. Образец политики может быть неправильным или даже незаконным в вашей конкретной ситуации. Вас предупредили.

Образец шаблона политики посещаемости сотрудников

Краткое изложение политики и цель

Наш сотрудник Политика посещаемости излагает наши ожидания в отношении прихода наших сотрудников на работу.Пунктуальность при приходе на работу помогает поддерживать эффективность на рабочем месте.

Область применения

Данная политика компании распространяется на всех сотрудников, не подлежащих освобождению от налогов, независимо от должности или типа занятости.

Элементы политики

Большинству сотрудников необходимо сотрудничать со своими коллегами, чтобы выполнять свою работу. Чтобы упростить это сотрудничество, мы ожидаем, что вы будете пунктуальны и будете следовать графику, согласованному вами и вашим менеджером. Если вы отсутствуете или иногда опаздываете, у вас должна быть веская причина.

Постоянное опоздание или отсутствие может создать проблемы для ваших коллег, которым, возможно, придется взять на себя вашу работу. Такое поведение может привести к «плохой посещаемости», и вам, возможно, придется соблюдать прогрессивную дисциплину.

Что такое прогулы и опоздания?

Прогулы означает частое отсутствие сотрудника на рабочем месте. Это включает в себя нечасто приходить на работу или брать чрезмерный отпуск по болезни, не имея возможности предоставить записи врача.

Присутствие на работе означает присутствие на работе вне вашего графика, даже если сверхурочная работа не требуется. Это может вызвать у вас переутомление и повлиять на вашу продуктивность и удовлетворенность работой. Мы хотим, чтобы вы соблюдали свой график, приходя на работу и уходя.

Опоздание означает опоздание, большие перерывы, чем положено, и постоянный уход с работы раньше без причины. Мы, вероятно, не будем возражать, если однажды утром вы немного опоздаете или уйдете немного раньше в пятницу.Но мы хотим убедиться, что вы в целом следуете своему графику и не нарушаете нашу работу.

Вы несете ответственность за контроль своего рабочего времени с помощью нашей [системы хронометража / программного обеспечения ]. Пожалуйста, аккуратно записывайте свое рабочее время, чтобы вы могли получить причитающийся платеж.

Непредвиденные отлучки

Если однажды вы не можете прийти на работу, как можно скорее сообщите об этом своему руководителю. Если ваш менеджер находится в другом часовом поясе, обратитесь в отдел кадров.После этого вы должны использовать оставшийся отгул или отпуск по болезни, чтобы покрыть это отсутствие. Пожалуйста, запишите это как можно быстрее в нашем [ HR программное обеспечение ]. Отсутствие без уважительной причины или без уведомления в течение более трех дней будет считаться отказом от работы. Если вам нужно рано уйти с работы, сообщите об этом своему менеджеру.

Мы поймем, есть ли у вас веские причины для вашего отсутствия, даже если вы не сообщите об этом. Эти причины обычно связаны с серьезными несчастными случаями, семейными или неотложными медицинскими ситуациями.Мы можем попросить вас принести нам записи врача или другое подтверждение. В таких случаях мы отметим ваше отсутствие как «уважительное».

Следующий список, хотя и не исчерпывающий, включает причины, которые мы не считаем уважительным отсутствием:

  • Просыпаюсь поздно.
  • Остановка по дороге на работу по личным причинам.
  • Задержки движения или общественного транспорта, за исключением ситуаций, приводящих к закрытию дорог.
  • Плохая погода, за исключением экстремальных погодных условий, таких как метели, ураганы и наводнения.
  • Праздники, которые не были утверждены.

Хорошая посещаемость

Сотрудники, у которых менее [ трех случаев ] прогулов или опозданий в год, получат дополнительный оплачиваемый выходной на следующий год. У вас хорошая посещаемость, когда вы:

  • Отчет стабильно работать.
  • Прийти на работу в назначенное время начала смены.
  • Уйти с работы в установленное время окончания смены (кроме случаев, когда требуется оплачиваемая сверхурочная работа.)
  • Оставшиеся на работе в рабочее время (без перерывов)
  • Делайте перерывы, которые не превышают ожидаемой продолжительности.
  • Сообщите своему менеджеру, если вам нужно отсутствовать или опоздать.
  • Не приходить или опаздывать только по уважительным причинам.

Ответственность руководителя

Если вы управляете сотрудниками, вы обязаны следить за их посещаемостью. Если вы заметили, что член команды постоянно опаздывает или отсутствует, договоритесь о частной встрече для обсуждения.Спросите члена вашей команды, испытывают ли они проблемы со своим графиком или им нужна помощь, чтобы найти баланс между личной жизнью и работой. Гибкий график, работа из дома или варианты обучения управлению временем могут стать решением. Если вы заметили возможную проблему психического здоровья, которая приводит к пропуску занятий или опозданию, попросите члена вашей команды связаться с нашим [ специалистом по психическому здоровью ] и обсудить, что вы можете сделать, чтобы помочь им.

Если вы подозреваете, что член вашей команды злоупотребляет отпуском по болезни или умышленно опаздывает, вы должны сообщить об этом в отдел кадров и начать процесс постепенной дисциплины.

Дисциплинарные меры

Если ваш руководитель подозревает, что вы злоупотребляете отпуском по болезни, вам может потребоваться предоставить записи врача, чтобы избежать нашего прогрессивного дисциплинарного процесса. Если вы непреднамеренно опаздываете, корректирующее консультирование будет нашей первой попыткой решения. Мы можем принять дисциплинарные меры вплоть до увольнения, если:

  • Не работает корректирующее консультирование.
  • Мы обнаружили, что вы умышленно опаздываете.
  • Ваши опоздания или прогулы влияют на вашу работу.

Отсутствие по уважительной причине и отсутствие на работе не засчитываются как отработанные часы, поэтому мы не компенсируем их.

Заявление об отказе от ответственности: этот шаблон политики предназначен для предоставления общих рекомендаций и должен использоваться в качестве справочного материала. Он может не учитывать все соответствующие местные, государственные или федеральные законы и не является юридическим документом. Ни автор, ни Workable не несут никакой юридической ответственности, которая может возникнуть в результате использования этой политики.
Дополнительная литература

Вот образец почасовой политики посещаемости сотрудников

Наличие официальной письменной политики посещаемости, которую должны знать все сотрудники, имеет важное значение для большинства компаний.От ожидания, что все придут на работу и потратят необходимое время, до последствий неявки, основные правила, установленные организацией, должны быть поняты всеми сотрудниками. Ниже вы найдете образец политики посещаемости, которую вы можете адаптировать к своей компании.

Посещаемость

Отличная посещаемость - это ожидание всех сотрудников компании XYZ. Ежедневная посещаемость особенно важна для сотрудников с почасовой оплатой, клиенты и коллеги которых ожидают своевременной отгрузки и доставки продукции.

Персональное время в экстренных случаях предоставляется сотрудникам на случай таких незапланированных событий, как личное заболевание, болезнь ближайшего родственника, посещения врача или смерть члена семьи.

Экстренное личное время

Сотрудникам начисляется 2,15 часа личного времени в экстренных случаях за период оплаты. Ежегодно это эквивалентно 56 часам. Сотрудники могут использовать личное время в чрезвычайных ситуациях до 56 часов.

Если сотрудник увольняется с работы в компании XYZ с отрицательным накопленным балансом, отработанные, но не начисленные часы будут вычтены из окончательной зарплаты сотрудника.Личное время в чрезвычайных ситуациях, начисленное при увольнении сотрудника из компании XYZ, не выплачивается.

Сотрудники, которые используют личное время в чрезвычайных ситуациях, должны позвонить своему руководителю и поговорить с ним как можно скорее, но не позднее, чем через час после начала своей смены. Если руководитель недоступен, сотрудники могут оставить ему сообщение с номером телефона, по которому с ними можно связаться. Затем супервизор перезвонит.

Неявка в течение нескольких дней подряд будет считаться добровольным увольнением с работы в компании XYZ.

Количество минут и / или часов, которое сотрудник пропускает или опаздывает на работу, после обеда или перерывов, вычитается из начисленного личного времени. Опоздания возникают, когда сотрудник не находится на своем рабочем месте (или работает) не по расписанию.

Если сотрудник пропускает удар, он должен немедленно обратиться к своему руководителю. Их отработанное время будет обрабатываться так, как если бы сотрудник только что прибыл, начиная с момента, когда он сообщает своему руководителю. Пропущенное время также считается опозданием.

Сотрудники, работающие с почасовой оплатой, могут заранее планировать выходной для таких вещей, как приемы к врачу, занятия, встречи по ремонту дома, собрания родителей и учителей, а также религиозные мероприятия и услуги - при условии, что это время не оказывает неблагоприятного воздействия на коллег или клиентов.

По возможности, в рамках своего обычного графика, сотрудник может восполнить пропущенное время в течение недели, когда оно было пропущено. На этот раз сотрудники должны получить разрешение своего начальника.В противном случае время отпуска необходимо планировать заранее, чтобы охватить эти события.

Начисленные чрезвычайные личные часы не могут быть перенесены на следующий календарный год.

Последствия чрезмерного использования личного времени в чрезвычайных ситуациях

Накопление 12 опозданий за текущий год (то есть любые последующие 12 месяцев) является основанием для увольнения. Дисциплинарные меры, которые могут привести к увольнению с работы, могут начаться, когда будет зафиксировано шестое опоздание за трехмесячный период.

Дисциплинарные меры, вплоть до увольнения, начнутся за чрезмерное использование личного времени в чрезвычайных ситуациях, когда накопится 56 часов отсутствия. Дисциплинарные меры будут включать письменное предупреждение за следующие восемь пропущенных часов, затем трехдневное отстранение без оплаты за следующие восемь пропущенных часов с последующим увольнением, если сотрудник отработал какие-либо часы сверх 72.

Надбавка за почасовую работу

Жизненные события могут мешать посещаемости работы.Однако компании XYZ необходимо, чтобы сотрудники использовали как можно меньше экстренных личных часов и избегали опозданий, чтобы компания XYZ могла вести бизнес упорядоченно и эффективно.

Поэтому компания XYZ создала систему бонусов за посещаемость, чтобы побудить сотрудников приходить на работу и приходить вовремя.

Система бонусов за посещаемость состоит из следующих четырех компонентов:

  • Каждый сотрудник, который не использует личное время в чрезвычайных ситуациях и не имеет опозданий в течение календарной недели, будет внесен в ежемесячный розыгрыш посещаемости.Розыгрыш проводится на ежемесячном общекорпоративном собрании. За каждую неделю у сотрудников была идеальная посещаемость, им разрешили участвовать в розыгрыше. Четыре сотрудника в месяц, имена которых выбираются случайным образом, будут получать 50 долларов США.
  • Каждый сотрудник, который не использует личное время в чрезвычайных ситуациях и не имеет опозданий в календарном квартале, получит подарок от компании XYZ на приблизительную стоимость 25,00 долларов США в знак признательности за их присутствие и приверженность.
  • Каждый сотрудник, достигший следующего рекорда по посещаемости в календарном году, имеет право на получение объявленной годовой премии по окончании календарного года.
    • Если сотрудник пропускает до 16 часов и имеет не более одного опоздания, сотрудник получит 100% бонуса, или 300,00 долларов США
    • Если сотрудник пропускает до 24 часов и имеет не более двух опозданий, сотрудник получит 50% бонуса, или 150,00 долларов США
    • Если сотрудник пропускает более 24 часов и / или имеет более двух опозданий, он не получит премию за посещаемость.
  • Сотрудникам, которые не используют свои личные часы в чрезвычайных ситуациях, будет выплачиваться оплата за неиспользованные часы в размере 110% от их единовременной оплаты после окончания календарного года.

Закон о семейных и медицинских отпусках (FMLA)

Если вы или ваш ближайший родственник страдаете повторяющимся заболеванием, которое приводит к частому отсутствию на работе, вы можете иметь право на неоплачиваемый отпуск в соответствии с FMLA. См. Отдельную политику, касающуюся FMLA.

Имейте в виду, что отгул в соответствии с законом FMLA должен быть организован заранее и не обязательно освобождает сотрудника от его обязанностей, изложенных в этой политике.

Подписанный документ о правилах посещаемости сотрудников

Я прочитал и был проинформирован о содержании, требованиях и ожиданиях политики посещаемости для почасовых сотрудников в компании XYZ.Я получил копию политики и согласен соблюдать ее в качестве условия моей работы и продолжения работы в Вашей компании.

Я понимаю, что если у меня возникнут вопросы относительно политики посещаемости, я проконсультируюсь со своим непосредственным руководителем, сотрудником отдела кадров, менеджером предприятия или президентом компании.

Пожалуйста, внимательно прочтите политику, чтобы убедиться, что вы понимаете ее, прежде чем подписывать этот документ.

Подпись сотрудника: _______________________________________

Напечатанное имя сотрудника: ____________________________________

Дата: _________________________

Политика посещаемости

1. Обзор.

Ожидается, что сотрудники [название компании} будут ежедневно приходить на работу вовремя. Регулярная посещаемость и пунктуальность важны для того, чтобы ваша команда и [название компании] работали. Опоздание, опоздание или отсутствие вызывают сбои.

2. Подсчет нарушений явки.

  • Отсутствующие при звонках: 1 балл.
  • Отсутствует, нет вызова: 2 балла.
  • Опоздание: ½ балла.
  • Ранний выезд: ½ балла.
  • Поздний возврат с обеда или перерыва: 1 балл (более 30 минут).

Сотрудникам предоставляется пятиминутный льготный период в начале и в конце каждой запланированной смены, а также на перерывы и на обед. Сотрудники обязаны сообщать об отсутствии по номеру [процедура сообщения об отсутствии] .Сотрудники должны сообщать о своем отсутствии каждый день. Отказ от работы за час до смены приведет к неявке-неявке.

Нарушения явки сбрасываются каждые [время или даты, когда сбрасываются нарушения явки сотрудника. Обычно 6 месяцев или 1 год] .

3. Обзор дисциплинарных мер за нарушение явки.

Проблемы с посещаемостью приведут к прогрессивным дисциплинарным взысканиям вплоть до увольнения по следующей системе баллов:

  • 3 балла: устное предупреждение.
  • 4 балла: Письменное предупреждение.
  • 5 баллов: Встреча с менеджером / супервайзером, возможное отстранение.
  • 6 баллов: Сотрудник подлежит увольнению.

Если сотрудник отсутствует в течение трех или более дней подряд, необходимо предоставить доказательства, оправдывающие его отсутствие, например справку от врача.

Если сотрудник не будет звонить-не показывать в течение трех или более дней подряд, это будет считаться увольнением с работы или увольнением без уведомления.

Сотрудники могут потребовать исключения для сотрудников отдела кадров и руководства.Они должны утверждаться в индивидуальном порядке.

4. Отсутствие на работе без оплаты труда без дисциплинарных взысканий.

Извини, неоплачиваемое отсутствие на работе может быть предоставлено на похороны, присяжных заседателей, тяжелую утрату, роды, автомобильную аварию, прием к врачу и неотложные ситуации. В этих случаях сотрудники должны предоставить документы, подтверждающие причину отсутствия.

5. Невозможность входа или выхода.

Сотрудники должны приходить и уходить в каждую смену. Если есть какие-либо проблемы с записью прихода или ухода с работы, сообщите об этом сотрудникам и немедленно сообщите об этом менеджеру.Сотрудники, которые постоянно не приходят или уходят, могут подвергнуться дисциплинарным взысканиям, вплоть до увольнения.

6. Исключения из правил посещаемости.

Отсутствие из-за тяжелой утраты, обязанности присяжных или воинской обязанности освобождаются от дисциплинарных взысканий, как и пропуски, связанные с FMLA и ADA. В случае тяжелой утраты, присяжных заседателей и освобождения от военной службы необходимо предоставить соответствующую документацию менеджеру в течение 48 часов с момента отсутствия.

502 - Явка (прогулы, опоздания и увольнение с работы)

502 - Явка (прогулы, опоздания и увольнение с работы)

Тема: Посещаемость (прогулы, опоздания и увольнение с работы)

Секция: U502

Дата: 1 июля 2017 г.


Назначение:

Для университета жизненно важно, чтобы все сотрудники имели надежную посещаемость.Прогулы и опоздания негативно влияют на нашу способность эффективно предоставлять университетские услуги. Целью данной политики является установление требований к отчетности об отсутствии, предоставление руководящих указаний по обработке опозданий, досрочных уходов и внеплановых отсутствий, а также определение потребности сотрудников придерживаться установленных графиков работы для поддержания эффективности и результативности работы на протяжении всего периода Университет.

, в отношении которого действует эта политика:

Эта политика распространяется на всех сотрудников.

Заявление о политике:

Штатные сотрудники должны прибыть и быть готовы приступить к работе в назначенное время. Сотрудники несут ответственность за уведомление своего начальника об отсутствии, опоздании или раннем уходе каждый день об отсутствии, опоздании или раннем отбытии в соответствии с процедурой вызова своего подразделения. Незапланированные отсутствия на работе, опоздания и внеплановые досрочные отбытия (как по уважительной причине, так и без уважительной причины), непредоставление соответствующего уведомления или злоупотребление отпуском по болезни или другим оплачиваемым отпуском могут привести к корректирующим действиям, вплоть до увольнения.(См. Политику 703. Прогрессивные корректирующие действия.) Неявки, опоздания и ранние отбытия из-за утвержденного отпуска по закону FMLA, отпуска по краткосрочной нетрудоспособности, военного отпуска, присяжных заседателей, компенсации работникам, другого утвержденного отпуска или разумного приспособления в соответствии с требованиями закона будут не считаться происшествиями. Эти правила применяются ко всем штатным сотрудникам, у отделов которых нет более конкретных правил, или когда правила посещаемости отделов не затрагивают определенные области, охватываемые этой политикой.

1. Департаменты должны доводить до сведения штатных сотрудников важность своевременного и регулярного посещения и разработать письменные правила для подразделений с процедурой вызова.Процедура вызова должна определять, когда и кому следует позвонить сотруднику, если он / она собирается отсутствовать или опаздывает. В нем также должны быть указаны временные рамки, когда от задерживаемого сотрудника требуется уведомить супервизию.

2. Утверждающие времени несут ответственность за рассмотрение и утверждение времени до каждого крайнего срока утверждения. Лицо, утверждающее время, несет ответственность за обеспечение точности представления времени.

3. Сотрудники должны как можно раньше уведомлять своего начальника о любом незапланированном отсутствии, опоздании или внеплановом досрочном уходе.Сотрудник, который не сможет явиться на работу в соответствии с графиком, опаздывает или планирует уйти раньше, должен связаться со своим руководителем или по указанному в отделении номеру для звонка как можно раньше и не позднее, чем до назначенного срока. начало смены или ранний выезд. Уведомление и подтверждение со стороны руководителя опоздания, внепланового раннего отъезда или незапланированного отсутствия не освобождает от ответственности.

4. Сотрудники должны регистрировать посещаемость и отсутствие в системе учета посещаемости.Непосредственные руководители несут ответственность за просмотр и проверку записей о посещаемости (не реже одного раза в месяц) и регистрацию событий, если это применимо, для обеспечения точности записей и последовательного применения правил посещаемости факультетов и политики Университета.

5. Незапланированное отсутствие регистрируется как одно (1) событие. Каждый поздний или незапланированный ранний отъезд будет засчитан как половина (1/2) происшествия. Никаких случаев запланированного отсутствия или использования накопленного отпуска по болезни, как это предусмотрено политикой университета и факультета, регистрироваться не будет.Однако регулярные отсутствия, несвоевременное уведомление или несоблюдение Политики отпусков по болезни может привести к тому, что отсутствие будет считаться незапланированным.

6. События будут отслеживаться каждым отделом в течение двенадцати (12) месяцев.

7. Руководители должны следовать последовательности корректирующих действий, описанной ниже, для устранения незапланированных отсутствий, опозданий и внеплановых досрочных уходов. Если у сотрудника накопилось четыре события, каждые два события после этого будут продвигать процесс корректирующих действий, вплоть до увольнения.Однако, в зависимости от ситуации, корректирующие действия могут быть ускорены, повторены или приняты вне очереди, и Университет оставляет за собой право произвести немедленное прекращение, если это будет оправдано.

  • Устное предупреждение при четырех (4) случаях.
  • Письменное предупреждение в 6 (шести) случаях.
  • Последнее предупреждение или дисквалификация после восьми (8) случаев.
  • Прекращение трудовых отношений при 10 (десяти) случаях.

8. В случае незаезда / неявки к сотрудникам будут немедленно приняты меры по исправлению положения.Два (2) или более рабочих дня подряд без звонка / неявки могут рассматриваться как отказ от работы и привести к увольнению.

9. Наблюдатели должны быть внимательны и выявлять закономерности отсутствия. Сотрудники будут подлежать немедленным корректирующим действиям в случае систематического внепланового отсутствия.

10. Обычно сотрудники, проработавшие шесть (6) месяцев без происшествий с момента последнего происшествия, которое привело к корректирующим действиям, не переходят на следующий уровень процесса корректирующих действий.Например, если сотрудник получает письменное предупреждение в связи с шестым происшествием 1 октября и получает два дополнительных случая в следующем июне, сотрудник должен получить еще одно письменное предупреждение.

11. Сотрудникам, работающим раз в две недели, не будет выплачиваться компенсация за потерянное время из-за опоздания. Однако сотрудник, опоздавший на шесть минут или меньше, считается опоздавшим, но за это время ему будет выплачена оплата. Опоздание более чем на шесть (6) минут не оплачивается. Перерывы и обеды не могут использоваться для покрытия пропусков занятий или опозданий.Сотрудник не может продлевать нормальный рабочий день или работать сверх своей запланированной смены, чтобы компенсировать опоздание, без предварительного разрешения руководителя сотрудника

12. Незапланированное отсутствие обычно не оплачивается, если руководитель сотрудника не одобряет использование накопленного отпуска, отпуска по болезни или личного отпуска в соответствии с политикой университета. Могут потребоваться приемлемые способы проверки причины незапланированного отсутствия. Сотруднику не будет выплачиваться компенсация за внеплановое отсутствие, выходящее за рамки его / ее начисленного остатка

.

13.Запросы на запланированные отсутствия, включая обязанности присяжных, выходной (отпуск или личный отпуск), тяжелую утрату, военный отпуск, отпуск по болезни и личный отпуск, следует запрашивать как можно раньше в соответствии с политикой университета и факультета и применимым законодательством. Обязанностью сотрудника является запросить отпуск или свободное от работы время и предоставить соответствующую документацию. Сотрудники, которые не смогут явиться на работу в соответствии с графиком (за исключением заранее утвержденного университетом периода отпуска) или будут использовать прерывистый отпуск по закону FMLA или другой отпуск, должны ежедневно связываться со своим руководителем или отделом, если иное не указано их руководителем.Отказ в отпуске или другое запрошенное время, невозможность вернуться к работе после утвержденного отпуска или несоблюдение этих руководящих принципов или другой применимой политики университета может привести к тому, что время, проведенное вне работы, будет рассматриваться как незапланированное отсутствие, опоздание или незапланированное досрочное вылет в соответствии с этой политикой.

14. От сотрудников, отсутствующих более трех дней подряд по причине болезни или подозреваемых в злоупотреблении отпуском по болезни, может потребоваться предоставить справку, подтверждающую заболевание, выданную поставщиком медицинских услуг, в которой указывается, когда работник был осмотрен и лечился.Непредставление таких доказательств по запросу может привести к корректирующим действиям.

15. Сотрудники, имеющие право на оплачиваемый отпуск по болезни, могут использовать накопленное время по болезни для обычных посещений врача. Сотрудник должен уведомить руководителя заранее о назначении, но не позднее чем за семь дней, если это возможно. По возможности такие встречи следует назначать на начало или конец смены.

16. В связи с характером услуг, которые предоставляют сотрудники, мы редко можем закрыть нашу деятельность.Имея это в виду, сотрудники должны приходить на работу в дни с суровой погодой и планировать работу заранее, чтобы предвидеть любые трудности, с которыми можно столкнуться. Если сотрудник опаздывает или не может явиться на работу, он должен как можно скорее уведомить своего начальника. Департаменты будут решать, будут ли сотрудники получать сообщения об опозданиях или внеплановых отлучках в суровые погодные дни.

ключевых определений:
Слово / фраза Определение
Не звонить / не показываться Незапланированное отсутствие без надлежащего уведомления руководителя или отдела сотрудника.
Отсутствие шаблона Незапланированные отсутствия за день до или после запланированного праздника, отпуска или личного дня; в желаемый выходной, определенный день недели или выходные; конкретный или уникальный рабочий день; или по мере начисления отпуска по болезни или другого оплачиваемого свободного времени.
Запланированное отсутствие Плановое отсутствие происходит, когда сотрудник запрашивает и получает разрешение на отпуск в соответствии с политиками факультета и университета.Некоторые примеры запланированных отсутствий включают утвержденный отпуск, личные праздники, обязанности присяжных, связанные с армией, отпуск в связи с тяжелой утратой, отпуск по FMLA и отпуск по краткосрочной нетрудоспособности.
Поздно Неспособность явиться на рабочее место сотрудника и быть готовым начать работу в его или ее запланированное время начала, включая возвращение из перерывов и периодов приема пищи.
Незапланированное отсутствие Неспособность явиться на работу в запланированный рабочий день или работа менее половины запланированного рабочего дня из-за опоздания или раннего ухода без письменного и утвержденного запроса на отгул.Отсутствия в течение нескольких рабочих дней подряд по той же причине будет считаться одним незапланированным отсутствием в соответствии с этой политикой. Некоторые примеры внеплановых отсутствий включают отсутствие из-за проблем с автомобилем, уход за членом семьи, заболевшим гриппом, и неотложную помощь на дому.
Незапланированный ранний выезд Неспособность работать полный рабочий день из-за досрочного отъезда без письменного и утвержденного запроса на отгул. См. Раздел «Незапланированное отсутствие» выше, если в результате досрочного отъезда вы работаете менее половины запланированного рабочего дня.
роли и обязанности:
Управляемая партия Роли и обязанности
Сотрудник Сотрудник несет ответственность за соблюдение процедур подачи заявки на отгул и регистрацию отсутствия на рабочем месте.
Руководитель Супервайзер несет ответственность за установление процедур подачи заявления на отгулы, обеспечение их соблюдения, проверку правильности использования перерыва, отслеживание шаблонных отсутствий и утверждение отсутствий в календаре отгулов.
Партнер по персоналу Партнер по персоналу несет ответственность за обеспечение единообразного соблюдения процедур и политики во всем подразделении.
сопутствующая информация:

Политика U304 Время компенсации, ведение записей и отслеживание отсутствия

Политика U509 Отпуск

Политика U511 Личный отпуск

Политика U512 Отпуск по болезни

Политика U513 Краткосрочная нетрудоспособность

Политика U514 Долгосрочная нетрудоспособность

Политика U522 Семейный отпуск и отпуск по болезни

Политика U703 Прогрессивные корректирующие действия

Закон о компенсации рабочим штата Иллинойс

Закон штата Иллинойс о профессиональных заболеваниях

ключевые контакты:
Имя Электронная почта добавочный номер
Экспертный центр - сотрудники и трудовые отношения elrelations @ uchicago.edu 4-7345

Работники, представленные профсоюзом, могут регулироваться соответствующим соглашением о переговорах.

Шаблон политики посещаемости сотрудников

Назовете ли вы это политикой управления посещаемостью, политикой невыходов на работу, политикой опозданий или политикой посещаемости, в конце концов, все равно. Вы ожидаете, что ваши сотрудники будут приходить на работу вовремя, каждый день, когда они запланированы на работу. Регулярная посещаемость и пунктуальность являются ключевыми факторами для бесперебойной работы как команды, так и компании.Опоздание, опоздание или отсутствие только вызовут сбои и станут бременем для коллег.

Что вы должны включить в политику посещаемости сотрудников ?

  • Обзор или сфера действия политики посещаемости
  • Подсчет правонарушений на отсутствие
  • Различия в прогулах и опозданиях
  • Непредвиденные отлучки
  • Сбой при входе и выходе
  • Что такое хорошая посещаемость?
  • Ответственность менеджера
  • Дисциплинарные меры

Обязательно включите свою политику посещаемости сотрудников в свое руководство для сотрудников и убедитесь, что ваши сотрудники подписали и поставили дату, что они прочитали и поняли политику посещаемости сотрудников.

Наш шаблон политики посещаемости сотрудников содержит общие рекомендации и служит справочным материалом. Все соответствующие местные, государственные или федеральные законы не могут быть приняты во внимание, поэтому это не является юридическим документом. Мы не несем юридической ответственности, которая может возникнуть в результате использования этой политики. Обратитесь к юрисконсульту после того, как вы отредактируете наш шаблон политики посещаемости сотрудников в соответствии с требованиями вашей компании.

Политика посещаемости сотрудников Шаблон

  1. Обзор политики посещаемости

Ожидается, что сотрудники ABC Productions будут присутствовать на работе вовремя, каждый день, как они запланированы.Регулярная посещаемость и пунктуальность имеют решающее значение для того, чтобы ваша команда и ABC Productions работали эффективно и результативно. Опоздание, опоздание или отсутствие могут вызвать сбои.

В нашей политике посещаемости сотрудников четко изложены наши ожидания относительно их прихода на работу.

  1. Расчет нарушений на отсутствие

Отслеживание отсутствия сотрудников упрощает решение проблемы или при необходимости применяет дисциплинарные меры.

  • Отсутствует при звонках: 1 балл
  • Отсутствует, не звонят: 2 балла
  • Опоздание: ½ балла
  • Ранний уход: ½ балла
  • Позднее возвращение с обеда или перерыва: 1 балл (если более 30 минут)

На каждую запланированную смену сотрудникам предоставляется пятиминутный льготный период в начале и в конце смены. Сотрудники должны сообщить об отсутствии, позвонив своему непосредственному руководителю, и они должны сообщать каждый день о своем отсутствии. Если сотрудник не позвонит по крайней мере за час до смены, это приведет к отказу от вызова-неявке (однако есть исключения, например, автомобильная авария, из-за которой сотрудник не может позвонить).

Нарушения явки сбрасываются каждые шесть месяцев или ежегодно (например, в дни отпуска).

  1. Различия в прогулах и опозданиях

Прогулы - частое отсутствие сотрудника на своих должностных обязанностях. Например, если вы часто не приходите на работу или не предоставляете справку к врачу при длительном отпуске по болезни.

Презентизм - это когда вы работаете сверх установленного графика, даже если компания не требует сверхурочной работы.Это приведет к перегрузке сотрудника и отрицательно скажется на производительности и удовлетворенности работой. Мы хотим, чтобы наши сотрудники приходили и уходили по своему графику.

Опоздания - это когда сотрудник приходит с опозданием, делает более продолжительные перерывы, чем положено, и постоянно уходит с работы раньше срока без причины. Мы не против приехать однажды утром немного позже или уехать немного раньше, как в пятницу. Однако мы хотим, чтобы вы следовали установленному графику и не создавали помех на рабочем месте.

Все сотрудники должны контролировать свое рабочее время с помощью нашего приложения для учета рабочего времени Connecteam. Вы должны старательно записывать свое рабочее время, чтобы получать зарплату.

  1. Сбой при входе и выходе

В Connecteam сотрудники должны приходить и уходить каждую смену. Если у сотрудников есть проблемы с записью времени прихода или ухода, они должны немедленно сообщить об этом менеджеру. В отношении сотрудников, которые постоянно не приходят на работу или уходят с работы, они подлежат дисциплинарным взысканиям или даже увольнению.

  1. Непредвиденные отлучки

Сообщите своему менеджеру как можно скорее, если вы не можете прийти на работу, и если ваш менеджер не отвечает, обратитесь в отдел кадров. В результате вы сможете использовать оплачиваемый отпуск или отпуск по болезни, чтобы покрыть свое отсутствие, но убедитесь, что вы записали это в Connecteam как можно скорее.

Если вы отсутствуете без уважительной причины или без уведомления в течение более трех дней, мы рассмотрим этот отказ от работы. Сообщите своему руководителю, если вам нужно уйти с работы пораньше, например, у вас назначен прием к врачу или у вас есть встречи учителя и родителей.

Есть обстоятельства, при которых мы поймем ваше отсутствие, даже если вы не сообщили об этом. Эти причины обычно связаны с серьезным несчастным случаем или неотложной медицинской помощью в семье. В этих случаях ваше отсутствие будет иметь вид извинений, , однако при необходимости мы можем запросить некоторую проверку.

Ниже перечислены некоторые примеры того, что мы не считаем уважительным отсутствием:

  • Вы поздно проснулись, или ваш ребенок проснулся поздно.
  • Остановка где-нибудь по дороге на работу по личным причинам, например, чтобы выпить чашку кофе.
  • Задержки движения или общественного транспорта, сюда не входят ситуации, которые привели к закрытию дорог.
  • Плохая погода, сюда не входят экстремальные погодные условия, такие как торнадо, метели, ураганы и наводнения.
  • Праздники или выходные дни, которые не были утверждены.
  1. Что такое хорошая посещаемость?

Сотрудник, у которого менее четырех случаев прогула или опоздания в год, является примером сотрудника с хорошей посещаемостью.Таким образом, в следующем году этот сотрудник получит дополнительный оплачиваемый выходной.

У сотрудников хорошая посещаемость на основании следующих показателей:

  • Постоянно на работу.
  • Прибытие на работу в назначенное время начала смены.
  • Уход с работы в запланированное время окончания смены (если не требуется оплачиваемая сверхурочная работа)
  • Оставшиеся на работе в рабочее время (без перерывов)
  • Обед или перерыв, который не превышает ожидаемой продолжительности.
  • Уведомление своего менеджера о необходимости отсутствовать или опаздывать.
  • Отсутствие или опоздание только по уважительным причинам.
  1. Ответственность руководителя

Менеджер обязан контролировать посещаемость своего сотрудника. Если вы заметили, что сотрудник постоянно нарушает политику посещаемости, вам необходимо назначить встречу, чтобы обсудить действия. На встрече спросите сотрудника, есть ли у него проблемы с расписанием или ему нужна помощь в создании баланса между работой и личной жизнью.Гибкий график, работа из дома или варианты обучения управлению временем могут быть решением. Если вы считаете, что невыход на работу или опоздание вызывает проблема психического здоровья, попросите своего сотрудника связаться с нашим [специалистом по психическому здоровью] и обсудить, как вы можете им помочь.

Если вы считаете, что сотрудник злоупотребляет отпуском по болезни или намеренно опаздывает, вы должны сообщить об этом в отдел кадров и начать процесс постепенного дисциплинарного воздействия.

  1. Дисциплинарные меры

Если руководитель подозревает, что сотрудник злоупотребляет отпуском по болезни, ему, возможно, потребуется предоставить записи врача, чтобы избежать прогрессирующего процесса дисциплинарного воздействия.Если обнаруживается, что сотрудник непреднамеренно опаздывает, корректирующее консультирование станет первым шагом к поиску решения. Мы примем дисциплинарные меры вплоть до увольнения, если:

  • Не работает корректирующее консультирование.
  • Вы умышленно опаздываете.
  • Ваши опоздания или прогулы напрямую влияют на вашу работу.

Отсутствие по уважительной причине и отсутствие заявлений не считаются отработанными часами, поэтому мы не компенсируем их.

Похожие шаблоны:

Оформите соглашение о конфиденциальности сотрудников с помощью нашего бесплатного шаблона

Создайте свой собственный Справочник сотрудника с помощью нашего бесплатного шаблона

На ходу ваши сотрудники могут приходить и уходить, запрашивать отсутствие, просматривать текущие и прошлые табели учета рабочего времени и многое другое.Connecteam также отмечает местоположение сотрудников по GPS, когда они приходят и уходят. Настройте обновления статуса для сотрудников, чтобы они регистрировались, когда они находятся на месте работы, что означает, что они могут регистрироваться, отклонять или завершать свою смену. Кроме того, сотрудники могут использовать вложения смен для загрузки фотографий, видео, заметок и прочего, связанного с работой.

С Connecteam очень легко планировать смены и распределять задания. Вы можете создавать одиночные, многократные или групповые смены или загружать массовую работу с помощью файла Excel.Сэкономьте драгоценное время, используя просмотр календаря, возможности перетаскивания и возможность копировать смены прошлой недели.

У функций учета рабочего времени и планирования есть чат в приложении и каталог сотрудников, поэтому, когда вы делаете расчет заработной платы или у вас есть вопрос о расписании, вы можете легко связаться со своим сотрудником без каких-либо проблем.

Если этого недостаточно, Connecteam прост в использовании, так как настройка занимает секунды, и даже самые менее технически подкованные сотрудники могут использовать его без какого-либо обучения. Connecteam можно использовать практически для всего, а это значит, что вам не нужно интегрировать несколько решений.И у него также САМАЯ ЛУЧШАЯ цена, потому что она не зависит от пользователей, вместо этого вы платите ежемесячный план, начиная с 39 долларов в месяц, для до 200 пользователей. Это означает, что вы можете масштабировать свой бизнес вместо того, чтобы платить за добавление пользователя за пользователем. Начните бесплатный план сегодня!

.