Как правильно составить штатное расписание на 2019 год: Штатное расписание

Как правильно составить штатное расписание на 2019 год: Штатное расписание – образец 2021

Содержание

Штатное расписание – образец

Один из основных внутренних нормативных актов кадрового делопроизводства – штатное расписание организации. По ТК РФ составлять такой бланк не обязательно, а значит за его отсутствие никаких штрафов не предусмотрено. Но, поскольку в стат. 57 этот ЛНА упоминается (в контексте трудовых функций), форму рекомендуется все-таки заполнять. Разберемся, как правильно составить штатное расписание на 2019 год – образец и структура документа приведены ниже.

Подробнее о том, как составить штатное расписание ИП на УСН здесь.

Для чего нужно штатное расписание предприятия

Согласно принятым правилам кадрового делопроизводства штатное расписание – это документ организационно-распорядительного типа. Здесь определяется иерархия штатного состава, в том числе должности, специальности, профессии с обозначением квалификации, оклада и численности штата. Кроме того, форма содержит перечень структурных подразделений фирмы и отделов.

Напрямую ТК РФ не обязывает составлять штатное расписание сотрудников организации. То есть, в Кодексе нет такой статьи, согласно которой работодатели должны его разрабатывать и заполнять. В то же время в стат. 15 определено, что трудовые взаимоотношения предполагают от сотрудника исполнения конкретных трудовых функций. А стат. 57 при упоминании таковых отсылает к штатному расписанию. В результате получается, что штатное расписание компании все-таки придется вести.

Штатно-должностное расписание организации – основные функции:

Определение необходимой предприятию численности и структуры штата.
Установление ФОТ (фонд оплаты труда) на количество штата.
Обоснование расходов для налогового учета.
Подсчет численности персонала для заполнения статистических отчетов.
Оптимизация использования трудовых ресурсов.
Подтверждение обоснованности увольнения при сокращении сотрудников и т.д.

Из практики – в соответствии со штатным расписанием фирмы представители контрольных органов любят проводить различные проверки. Еще со времен СССР и по сегодняшний день чиновники из налоговой инспекции, ФСС, ПФР, трудовой комиссии запрашивают на проверках штатку. Цель – сопоставление данных о зарплате с информацией в трудовых договорах, приказах, расчетных листках и пр. Также и судебные органы штрафуют те предприятия, в которых штатное расписание персонала не сходится с условиями трудовых договоров. В Решении Ленинградского облсуда № 7-478/2011 от 04.08.11 г. утвержден штраф за несоответствие размера оклада в штатке и трудовом договоре.

Как составить штатное расписание работников предприятия?

Что отражает штатное расписание общества? Какой бланк использовать работодателям? При разработке вида штатного расписания организация может действовать одним из способов:

Применять унифицированный бланк – форма действующего штатного расписания (Т-3) утверждена в Постановлении Госкомстата № 1 от 05.01.04 г.
Разработать бланк самостоятельно – при этом график штатного расписания должен содержать все обязательные реквизиты, которые предусмотрены в п. 2 стат. 9 № 402-ФЗ от 06.12.11 г.

Как именно поступить, решает компания. Выбранный способ утверждается в учетной политике. Штатку не нужно составлять ежегодно. При необходимости в документ можно вносить изменения – путем заполнения нового бланка или издания распоряжения о корректировках. Так как штатное расписание определяет структуру персонала, утверждает его руководитель лично. Для этого издается отдельный приказ.

Подробнее о том, как правильно внести изменения в трудовой договор здесь.

Рабочее штатное расписание – образец бланка

Если предприятие использует унифицированный бланк, содержание штатного расписания включает в себя все предусмотренные строки. К примеру, если по какой-то должности установлены разряды, то заполнение сведений о них является обязательным. Нельзя просто взять и поставить прочерки.

С другой стороны, коммерческие фирмы вправе разработать собственный бланк. За основу можно взять ф. Т-3. В этом случае можно изменить структуру документа штатное расписание «под себя». То есть, убрать или, наоборот, добавить ненужные (нужные) строки и колонки. Поименно указывать в форме сотрудников не требуется. Следует отразить наименование, число должностей в компании и размер окладов по ним. Как правило, в штатку вносят следующие данные:

Название работодателя, код ОКПО.
№ и дата заполнения документа.
Период действия документы и реквизиты приказа о его утверждении.
Наименование и код подразделения фирмы.
Предусмотренные в подразделении должности.
Выделенное на отдельные должности число штатных единиц.
Размеры тарифных ставок (окладов).
Размеры надбавок (при наличии).
Общая величина выплат по отдельным должностям.

Унифицированный бланк штатного расписания организации – скачать здесь.
Пример заполнения штатного расписания на 2019 год – скачать здесь.

Штатное расписание 2019: оформляем по всем правилам

Решено составить «штатку» – оформляем по всем правилам штатное расписание на 2019 год. Все знают, что под «штаткой» подразумевается документ, в котором содержится информация о персонале компании. В том числе, о численности работников, названиях их должностей, наименованиях структурных подразделений. Помимо этого в штатном расписании указываются оклады сотрудников и полагающиеся им надбавки. Штатное расписание: оформляем по всем правилам.

Составлять целесообразно

Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей оформлять штатное расписание. Однако, несмотря на это, «штатку» лучше составить. Ведь штатное расписание содержит полную информацию о людских ресурсах организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Где взять бланк штатного расписания на 2019 год, оформленный по всем правилам?

Для одинаковых должностей в «штатке» должна быть предусмотрена одинаковая оплата труда. Дело в том, что за равный труд по закону полагается равная оплата (ст.

22, ч. 2 ст. 132 ТК РФ). При необходимости диверсифицировать оклады работников, занимающих одинаковые должности, самым безопасным будет ввести в форму Т-3 понятия «старший», ведущий», «помощник» и т.п. Например «Старший кассир». Помимо этого в трудовых договорах с работниками нужно прописать различный функционал сотрудников на одноименных должностях:

разные права и обязанности;
различный уровень ответственности.

Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить.

Отвечаем: скачать штатное расписание на 2019 год, оформленное по всем правилам, можно в статье «Бланки штатного расписания: excel и ворд».

Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).

Понятно, что вводит в действие штатное расписание на 2019 год приказ, оформленный по всем правилам.

Унифицированная или собственная форма

Не секрет, что существует унифицированная форма штатного расписания, утвержденная законодательством. Однако применять именно этот бланк коммерческие организации не обязаны. Работодатель может:

использовать унифицированную форму штатного расписания № Т-3, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1;
применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, конечно, что в ней содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Право выбора есть только у организаций коммерческого сектора. В свою очередь, бюджетные организации должны использовать в работе исключительно унифицированный бланк (ст. 7, 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письмо Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012).

Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Наши специалисты подготовили пример оформления штатного расписания. Ознакомиться с актуальным образцом можно в статье «Штатное расписание: образец на 2019 год».

Совместитель в «штатке»

Если в компании применяются какие-либо нестандартные решения, касающиеся персонала, то совсем нелегко правильно составить штатное расписание на 2019 год. Оформляем по всем правилам 0.5 ставки. Как включить в штатку совместителя или сотрудника на неполном рабочем дне?

В штатном расписании нужно указать все штатные единицы, вне зависимости от того, кто занимает данные вакансии:

сотрудники, работающие полный рабочий день;
совместители;
работники с установленным неполным рабочим днем;

Поэтому работников на 0.5 ставки указывают в штатном расписании в общем порядке. Просто в графе «количество штатных единиц» следует поставить 0.5

Исключением из правила являются временные совместители, замещающие штатных сотрудников. Их в «штатке» не указывают.

Как составить штатное расписание – образец заполнения 2020, округление единиц, типовое, для ИП

Работа каждого предприятия базируется на основании законодательных актов различного уровня подчинения. Большую роль в жизни любой организации играют локальные документы, приняты и изданы для самого предприятия.

К документам локального характера относится и штатное расписание. Ниже раскрыты особенности и особенности оформления этого важного документа.

Что это за документ?

Штатное расписание – нормативный акт локального характера. Базируется на основании Устава предприятия.

Для унификации Постановлением Службы Государственной статистики была утверждена форма Т-3.

Штатное расписание форма Т-3

На предприятиях используется для оформления штатной численности сотрудников, их состава и структуры.

Включает в себя:

Наименование отделов, присвоение им кода.
Название должностей, специальностей, профессий, разряда, класса квалификации.
Количество сотрудников, оклад, надбавки.

Штатное расписание призвано:

Сформировать организационную структуру предприятия.
Сформировать численность подразделений и штатных единиц.
Сформировать систему оплаты труда сотрудников.

Установить надбавки и их размер.
Облегчить подбор персонала на вакансии.

Что говорит закон?

Нормативная база

Ссылки на необходимость штатного расписания имеются в следующих законодательных актах:

Трудовой кодекс. Ст. 15 и 57 содержат упоминания о штатном расписании. Это связано с тем, что обязанности, права и оплата труда работника исходят из штатного расписания.
Инструкция по заполнению трудовых книжек. Указано, что все записи заносятся в трудовую книжку на основании штатного расписания.

Трудовой кодекс РФ

Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69

Нормативного акта, в котором указана обязанность по ведению штатного расписания, нет. Несмотря на подобную «дыру в законе», все контрольные службы запрашивают данный документ.

С его помощью проверяется и собирается информация о сотрудниках, вознаграждении о проделанной работе и т. д. Поэтому его отсутствие – это нарушение закона о труде и влечет за собой наложение штрафа.

Вывод: штатное расписание должно быть на каждом предприятии.

Ответственные лица. Кто подписывает?

Права подписи в штатном расписании имеет руководитель предприятия, начальники отдела кадров и бухгалтерии. Это значит, что ответственность за составление, оформление, внесение изменений несут сотрудники данных служб.

Подпись ставится в конце документа. В случае если штатное расписание состоит из не одной страницы, подписи ставятся на последней странице в специальных строках для подписи.

При первичной разработке штатного расписания графа для подписей может вноситься на каждую страницу документа.

Когда и как вносить изменения?

Нужно каждый год вносить изменения или нет решает каждый руководитель отдельно.

Это плановый документ и желательно обновлять его ежегодно.

Ежегодное обновление позволит координировать количественный и качественный состав работников.

При необходимости введения или снятия должностей, упразднения или добавления отделов утверждать новый документ можно реже или чаще.

Внесение изменений возможно несколькими способами:

Изменение в целом. Ему присваивается новый регистрационный номер и ратифицируется приказом (распоряжением).
Выборочное изменение. Следует зарегистрировать в приказе или распоряжении. Данный способ возможен, если корректировки не существенны.

Внесенные изменения в штатное расписание влияют на уже работающий персонал, соответственно корректировки следует вносить в трудовые документы тех сотрудников, которых они касаются.

Это может быть изменение должности, отдела, дополнительные обязанности, изменение оплаты труда, перевод.

При изменении должности, условий труда сотрудник должен быть в письменной форме проинформирован за два месяца.

Таким образом, внесение изменений состоит из этапов:

Согласие сотрудника на внесение корректировок в расписание которые его касаются.
Написание и принятие приказа (распоряжения) о внесении корректировок.
Написание и принятие приложения к трудовому договору с работником, которого касаются изменения.
Запись полученных изменений в трудовую книжку.

Как составить штатное расписание правильно?

Порядок, этапы и правила заполнения

При написании штатного расписания следует ссылаться организационную структуру предприятия.

Это связано с тем, что при составлении расписания необходимо указать подразделения, которые входят в состав предприятия. Далее заполняется стандартизированная форма.

Этапы внесения данных в стандартизированную форму:

Указать название предприятия согласно учредительным документам. При наличии сокращенного названия его также необходимо указать – в скобках или строкой ниже.
Указать код ОКПО.
Указать порядковый номер, согласно Журналу регистрации документооборота. При многократном внесении корректировок следует ввести отдельную нумерацию (например, с буквенным значением).
В специальную графу вносится дата составления документа. Может не всегда совпадать со временем вступления его в силу. В связи с этим в унифицированной форме есть графа, в которой указывается дата, с которой оно вступает в силу.
В графу «Штат в количестве … единиц» вносится число должностных единиц .
Заполняются графы.

Разделы, графы и их особенности

Раздел 1 «Наименование структурного подразделения»

Вносятся отделы, представительства, филиалы.

Данные вносятся сверху вниз.

В первой строке указывается руководство предприятия. Далее следуют финансовый отдел, бухгалтерия, кадры, отдел по экономическим вопросам.

После заполнения граф отделами первого уровня подчинения необходимо внести данные о производстве.

Указываются все цеха и участки. После этого уровня заносятся данные об обслуживающих подразделениях (склад, например).

Раздел 2 «Код структурного подразделения»

С помощью данного раздела четко прослеживается иерархическая структура предприятия.

С целью облегчения заполнения данной графы следует воспользоваться отраслевыми классификаторами.

Любому структурному подразделению назначается определенный код в целях облегчения ведения документооборота.

Присвоение начинается с крупных к мелким. Например, департамент – 01, отделы в департаменте – 01.01, 01.02 и т. д., в отделе группа 01.01.01 и т. д.

Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника»

Заполняется раздел на основе Классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Для организаций, которые финансируются из федерального бюджета, использование классификатора является неотъемлемой частью процесса документооборота.

Вносятся данные в данную графу в соответствии с особенностями деятельности каждого предприятия.

Раздел 4 «Количество штатных единиц»

Содержит данные о количестве рабочих единиц. Штатные единицы бюджетной организации утверждаются вышестоящими организациями.

На предприятии не бюджетных форм собственности штатные единицы определяются его потребностями и экономической целесообразностью. Если на предприятии есть штатные единицы работающие на 0,5 или 0,25 ставки, то при заполнении данного раздела указываются доли.

Свободные рабочие места вписываются в количестве вакантных единиц штата.

Пример штатного расписания со ставкой 0,5:

Раздел 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.»

В данном разделе содержатся данные о заработной плате по должностям.

С помощью тарифной ставки осуществляется вознаграждение работников за выполненные обязанности согласно трудовому договору. Данный способ оплаты активно используется на государственных предприятиях и организациях. При тарификации окладов необходимо ссылаться на Единую тарифную сетку.

Оклад – фиксированное вознаграждение за выполнение обязанностей, которые непосредственно указаны в трудовом договоре.

Формирование оклада осуществляется за определенный промежуток времени (месяц, квартал, полугодие).

Установление оклада работников бюджетных организаций основывается на Единой тарифной сетке. Предприятия частных форм собственности исходят из финансовых возможностей, но не ниже минимального размера оплаты труда, куда не входят премии, надбавки, выплаты за особые условия труда и т. п.

Данные указываются в рублях.

Раздел 6-8 «Надбавки и доплаты»

Содержит данные о стимулирующих выплатах, компенсациях (премии, доплаты), установленные законодательством РФ («северные», за ученную степень) и введенных по усмотрению организации (связанные с условиями труда).

Для предприятий и организаций, которые финансируются из государственного бюджета, размер надбавок устанавливается Правительством РФ, для частных – руководством предприятия.

Надбавки устанавливаются в виде процента от оклада. Доплаты – фиксированная выплата.

Раздел 9 «Итого»

Суммируются графы 5 — 8. Указываются все расходы в течение месяца.

Раздел 10 «Примечание»

В графу вносятся изменения, уточнения по штатному расписанию.

Когда составляется и утверждается?

Составляется штатное расписание при открытии нового предприятия, филиала, дочерней компании и т. д. и при внесении существенных изменений.

В связи с тем, что заработная плата выплачивается ежемесячно, наиболее корректно дату вступления в действие назначить на первое число месяца.

Утверждается штатное расписание на основании приказа или распоряжения за подписью руководителя предприятия или уполномоченного лица.

Также в штатном расписании в графу «Утверждено» следует внести соответствующие реквизиты. Далее данные заносятся в Журнал регистрации, после чего номер вносится в приказ. Далее после процедуры утверждения штатное расписание отправляется на хранение.

Образец заполнения 2020:

Важные нюансы

Округление штатных единиц

При введении штатной численности в штатном расписании могут присутствовать целые единицы и дробные.

Существует два варианта округления штатных единиц:

Округление осуществляется по каждому подразделению.
Округляются штатные единицы по нескольким подразделениям.

При этом:

Ставки менее 0,13=0, т. е. откидываются.
Ставки 0,13–0,37 приравниваются к 0,25 штатной должности.
Ставки 0,38-0,62 округляются до 0,5 ставки.
Штатные ставки 0,63-0,87 приравниваются к 0,75 ставки.
Свыше 0,87 — полная ставка.

Составление штатного расписания для индивидуальных предпринимателей

Согласно законодательству индивидуальный предприниматель может нанять работников. С момента принятия работников он становится работодателем и должен вести штатное расписание. Исключение составляют случаи, когда подробно обязанности, форма деятельности работника расписаны в трудовом договоре.

Штатное расписание помогает избавиться от трудностей непредсказуемых ситуаций при работе со штатом.

При составлении штатного расписания для индивидуальных предпринимателей стоит придерживаться тех же принципов и правил, что и для крупных компаний.

Но как минимум стоит заполнить Графы 1-5.

Разработка штатного расписания в бюджетном учреждении

Штатное расписание — неотъмлемая часть работы любой бюджетной организации. Составляется также согласно стандартизированной форме Т-3 согласно всем вышеперечисленным принципам и особенностям.

Однако для бюджетных учреждения в обязательном порядке является использование:

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.
Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС).

При составлении и введении штатного расписания на государственных предприятиях необходимо ссылаться на отраслевые нормативно-правовые акты.

Ознакомление сотрудников

В нормативно-правовых актах, касающихся трудовых вопросов, указано: работодатель обязан ознакомить работников с внутренним трудовым распорядком, а также прочими нормативными актами локального характера, которые непосредственно влияют на его трудовую деятельность.

Ознакомление осуществляется под роспись. Соответственно, если штатное расписание — нормативный акт локального характера, то ознакомление с ним должно осуществляться так же.

Из вышесказанного следует сделать вывод о необходимости ведения штатного расписания на любом предприятии. Для упрощения работы со штатом принята стандартизированная форма Т-3. Ее использование упростит работу и взаимодействие с контролирующими органами.

Как составить штатное расписание предприятия? Образец. Кто составляет? На какой период?

Штатное расписание – один из основных документов, призванных решать на предприятии вопросы кадрового характера. В нем прописываются вакантные места и их количество, тарифная ставка по той или иной специальности, возможные надбавки. Только с помощью данной бумаги владелец или директор предприятия может заключать трудовые договора или сокращать сотрудников.

Зачем нужен документ штатного расписания?

Составление данного документа является обязательным, так как он уберегает работников от необоснованного увольнения (см. также – как правильно уволить сотрудника), гарантирует правильную оплату труда. Кроме того, без наличия расписания нельзя проводить сокращение согласно ст. 81 ТК РФ и принимать на работу специалистов и рабочих.

На основании данного документа руководство выносит следующие постановления:

Подписание заявления на работу;
Снятия работника с должности;
Суммы выплат заработной платы;
Установление тарифной ставки того или иного работника.

Руководствуясь все тем же документом отдел кадров:

Подбирает необходимые трудовые кадры;
Подготавливает необходимые документы в сфере кадров;
Анализирует качественный состав работников;
Вносит предложения по реорганизации кадрового состава;
Подготавливает необходимую документацию.

Отсутствие штатного расписания считается нарушением КЗоТа и карается штрафами

Выписки из кадрового документа могут потребоваться налоговой службе, инспекции по труду, различным фондам – пенсионному и социального страхования и даже Центру занятости.

Кто занимается составлением?

Ответственность за составление может налагаться на различные отделы в зависимости от того, какова структура предприятия. Так, составлять его могут:

Специалисты из отдела кадров;
Бухгалтер или главный бухгалтер;
Экономист;
Руководитель предприятия.

Документы для составления расписания

При составлении расписания необходимо опираться на ряд нормативных документов, куда относятся:

Классификаторы профессий;
Трудовой кодекс РФ;
Тарифная сетка, утвержденная государством.

Кроме этого, при составлении бумаги рекомендуется брать за основу форму документации №Т-3. Правда, данная форма фиксации расписания не обязательна для применения и служит в качестве шаблона или примера, на основе которого каждое предприятие может составить свою форму для разработки расписания. Стоит отметить, что в форме зафиксированы основные реквизиты для заполнения.

Документ о количестве рабочих и их окладах составляется самостоятельно предприятием и отражает все сведения о сотрудниках, кроме внештатных.

В случае если установленная форма не устраивает руководство предприятия, ее всегда можно адаптировать под требования организации.

Что отмечается в документе?

В штатном расписании указываются следующие данные:

Информация о кадровом составе организации и окладе каждого работника;
Структура предприятия – отделы, филиалы, другие подразделы;
Должности в соответствии со специальными классификаторами, причем, включая вакантные должности и места для инвалидов. Указанная в документе должность фиксируется в трудовой книжке при приеме на работу;
Объем единиц штата для каждой вакансии. В случае вакансии, предусматривающей работу по совместительству, в соответствующей строке фиксируется значение 0.5 или 0.75;
Оклад для каждой должности. При заполнении данной строки необходимо помнить о минимальной заработной плате. С помощью данного документа фиксируются доплаты – в процентном или денежном виде. Такие надбавки зачастую предоставляются за стаж, выслугу, тяжелые или опасные условия труда, престижность заведения.

Составляя расписания на одинаковые должности с разным уровнем оплаты труда, для каждой единицы прописывается профессия и квалификация, тарифная ставка.

Количество требуемых специалистов зависит от структуры предприятия, установленными ранее нормативами численности и обслуживания. При этом учитывается объем работы на предприятии.

Образец составления штатного расписания

Предлагаем пример структуры штатного расписания согласно форме № Т-3.

В шапке штатного расписания или на титульной странице указываются следующие данные:

Название организации – полное наименование предприятия, при наличии сокращенного варианта оно указывается в скобках сразу за полным;
Код по ОКПО – индификационный номер предприятия. Найти его можно воспользовавшись «Общероссийским классификатором предприятий и организаций». Подробнее о коде ОКПО читайте тут;
Номер документа – присваивается порядковый номер расписания;
Дата составления – указывается число, месяц и год, когда был составлен документ;
Утверждено. В данной строке также необходимы места для номера и даты приказа. Заполняются после утверждения расписания;
На период – в данной строке указывается дата вступления в действие расписание и срок его окончания;
Штат (единиц) – общее количество рабочих мест, отображенных в документе.

Основная часть документа представляет собой таблицу, в которой прописывается:

Наименование раздела – отделов, филиалов, представительств. Обычно сначала идут административные отделы, далее – отделы и цеха;
Код подразделения – номер в структуре организации. На небольших предприятиях может не заполняться;
Должность и квалификация работника. Для заполнения данного столбца можно использовать классификаторами профессий ОК 016-94, классификатором занятий ОК 010-93, другими классификационными справочниками;
Количество единиц рабочего штата;
Тарифная ставка, оклад;
Надбавки – устанавливаются как законодательством, так и самим работодателем. Фиксированная сумма или процент;
Всего – указывается сумма оклада со всеми надбавками. При этом если все выплаты указаны в рублях, то считается общая их сумма. В противном случае ставится прочерк, указываются примечания и перечисляются нормативные акты для надбавок;
Примечания – внесение дополнительной информации и пояснений.

На основе внесенных данных по окладу и надбавках, а также количеству штатных единиц просчитывается бюджет заработной платы организации. Данная сумма указывается на штатном расписании. Внизу под готовым расписанием необходимы подписи руководителей предприятия, отдела кадров и бухгалтерии. Печать на готовом документе не ставится.

Данная структура может быть использована при составлении штатного расписания любого предприятия.

Утверждение и сроки действия

Зачастую новое расписание составляется в начале года. Готовый документ утверждается руководителем с помощью приказа. После этого в строку «Утверждено» на готовом документе вносятся номер и дата приказа.

В связи с тем, что штатное расписание напрямую связано с оплатой труда, вводить новый вариант лучше всего в начале месяца.

Готовый документ издается в трех экземплярах. Один находится у руководителя предприятия, второй – в отделе кадров, третий – в бухгалтерии.

Руководители структурных подразделений получают извлечения из штатного расписания.

Сроки действия документа строго не нормированы. Зачастую расписание составляется на год, но в некоторых случаях оно может действовать несколько лет или же измениться через пару месяцев в связи с реорганизацией предприятия. Обычно руководство предприятия само устанавливает сроки действия расписания и указывает его на самом документе.

Корректировка документа

В некоторых ситуациях может возникнуть потребность во внесении изменений в действующий документ. Одними из наиболее распространенных причин становятся:

Появление новых должностей;
Корректировка оклада;
Изменения в списке вакантных должностей и должностей по совместительству;
Сокращения должностных единиц;
Переименование подразделов и должностей.

Изменить действующий документ можно двумя способами:

Составить новое расписание;
Издать указ о внесении изменений в уже готовом документе.

Об изменениях, которые предполагают ухудшение условий работы на предприятии – уменьшение размера заработной платы, увеличение рабочего времени и т.д., руководство обязано известить работников за 2 месяца до их вступления в силу.

Видео: Как заполнить штатное расписание с помощью 1С?

Один из наиболее простых способов составления штатного расписания – применение для его составления разнообразных компьютерных программ. Одна из них – 1С. В данном видео-уроке представлена информация о том, как с помощью программы составить штатное расписание и правильно оформить его.

Штатное расписание – базовый документ, на основе которого осуществляется прием на работу, сокращение, а также рассчитывается итоговая заработная плата за месяц. За его составление отвечает любой уполномоченный руководством работник. Единых требований к оформлению документа нет, но большинство предприятий используют для его создания форму №Т-3.

Приказ об утверждении штатного расписания на 2019 год образец

Хозяйствующий субъект должен создавать собственные нормативные акты, которые распространяют свое действие только в пределах данного предприятия. Они оформляются на основании законодательных актов и конкретизируют их в рамках действия конкретной организации. К одному из таких актов относится штатное расписание. Для ввести его в действие необходимо оформлять приказ об утверждении штатного расписания.

Содержание статьи

Порядок утверждения штатного расписания в 2019 году

Штатное расписание становится обязательным для хозяйствующего субъекта, если он привлекает наемных работников по трудовым соглашениям. Его необходимо составлять, даже если в компании единственный сотрудник — ее директор.

Нормы трудового права требуют, чтобы оплата труда, отраженная в штатном расписании соответствовала суммам, начисляемым сотрудникам за их труд.

Важное значение придается данному акту, если на предприятии осуществляется планирование, бюджетирование и т. д. Ведь штатное расписание – это бюджет компании по расходам на оплату труда. Также штатное расписание позволяет обосновать с экономической точки зрения расходы на оплату труда в целях исчисления налогов.

В штатном расписании отражается информация о количестве работников каждой специализации, которые необходимы организации для осуществления ее деятельности.

Внимание: при большинстве проверок контролирующие органы запрашивают этот акт, что подробнее узнать о структуре компании, количестве сотрудников, а также расходах на оплату труда.

К его созданию могут привлекать многие специалисты компании — инспекторы ОК, юристы, экономисты и т. д.

Органами статистики для штатного расписания создана специализированная форма Т-3, которую применяют на практике многие организации. Однако, есть и такие субъекты хозяйствования, которые могут создавать на ее основе собственные бланки.

Главное требование норм трудового законодательства — это соответствие наименования профессии работника, отраженного в заключенном контракте, а также сумм оплаты труда аналогичным сведениям, указанным в штатном расписании.

Принято штатное расписание вводить на один год по календарю. Но субъекты, которые относится к представителям малого бизнеса, могут его разрабатывать на несколько лет.

Внимание: подготовленный документ необходимо согласовать с представителями профсоюзного органа, если он создан и действует в организации. Только того, как проект штатного расписания прошел согласование, можно приступать к вводу его в действие.

Многие организации предпочитают вводить штатное расписание в действие путем издания распоряжения руководителя об этом. Приказ составляется отделом кадров, после чего отправляется руководителю на подписание и регистрацию. При данном способе штатное расписание является приложением к данному распоряжению руководителя.

Для придания расписанию юридической силы, на нем проставляется гриф «Утверждено», а также фиксируются реквизиты приказа — его номер и дата.

После того как этот документ получает официальный статус, с его содержанием необходимо ознакомить каждого сотрудника. Для этого используются ознакомительные листы или производится проставление визы в специальном журнале.

Штатное расписание требуется для работы многим отделам, поэтому заверенные копии могут находиться у широкого круга специалистов.

Важно: как только вводится в действие новое штатное расписание, в приказе на его ввод желательно отразить, что предыдущий локальный акт признается утратившим свою силу.

Образец приказа об утверждении штатного расписания

Как правильно составить приказ об утверждении в организации штатного расписания

Для такого приказа не разработана какая-либо специальная форма. Удобнее всего его создавать на фирменном бланке организации, где уже присутствуют некоторые обязательные реквизиты — название, коды регистрации ИНН и ОГРН, адрес где находится субъект, банковские данные.

Ниже на новой строке нужно указать наименование этого документа – «Приказ», а после него проставить порядковый номер распоряжения. Под ним необходимо произвести его регистрацию в книге учета приказов по организации.

На следующей строке указывается место и дата составления документа.

Далее, можно указать краткое содержание распоряжения — например, «Об утверждении штатного расписания».

Затем следует вводная часть. В ней необходимо записать, по какой причине в компании производится ввод в действие нового штатного расписания.

Дальше необходимо проставить слово «Приказываю», после чего указать попунктно распоряжения, требующие исполнения:

Утвердить новое штатное расписание. Здесь же требуется проставить – какое количество штатных единиц оно содержит, а также общий фонд оплаты труда за месяц;
Ввести в действие новое расписание с указанием даты, с какой это необходимо сделать. В случае, если дата не была указана, то новый документ начнет использоваться с момента подписания данного распоряжения;
Если новое расписание введено в действие вместо старого, то его требуется признать как утратившее силу;
Записать ответственное лицо, которое будет следить за исполнением распоряжения. Обычно в качестве них выступают главный бухгалтер и специалист по кадрам;
Записать ответственное лицо, кто будет производить ознакомление всего действующего персонала с новым штатным расписанием.

Далее указываются приложения к приказу. В данном случае им будет новое штатное расписание, и его нужно указать реквизиты.

Оформленный приказ о штатном расписании должен подписать руководитель субъекта бизнеса.

Внимание: после этого ниже должны проставить подписи лица, которые были указаны в распоряжении как ответственные за исполнение документа. Они указывают свои фамилии, а также дату, когда произошло ознакомление с приказом.

В каком случае вносятся изменения в ШР

В процессе хозяйственной деятельности может измениться обстановка, в которой существует бизнес, открываться новые направления работы либо закрываться не актуальные. В результате, будет возникать необходимость оформить изменения в существующем штатном расписании.

В случае, когда исправлений достаточно большое количество, проще и оптимальнее оформить полностью новый документ. При малом количестве исправлений изменения в действующее расписание вносятся при помощи издания приказа руководителя фирмы.

Обычно необходимость внести изменения в штатное расписание возникает в следующих ситуациях:

Создается новая должность;
У существующей должности изменяется наименование;
Производится сокращение штата сотрудников;
У сотрудников изменяется оклад либо тарифная ставка;
Исключаются должности, на которых нет принятых сотрудников.

Подготовкой приказа на внесение изменений как правило занимается кадровик. В малых компаниях эта обязанность может перекладываться на бухгалтера, секретаря и т. д.

Внимание:случае, когда производится ввод в действие нового расписания, то эта процедура выполняется аналогично первоначальному документу.

Оформление по правилам: штатное расписание 2019: blogkadrovika — LiveJournal

Решено составить «штатку» – оформляем по всем правилам штатное расписание на 2019 год.

Все знают, что под «штаткой» подразумевается документ, в котором содержится информация о персонале компании. В том числе, о численности работников, названиях их должностей, наименованиях структурных подразделений. Помимо этого в штатном расписании указываются оклады сотрудников и полагающиеся им надбавки. Штатное расписание: оформляем по всем правилам.

Составлять целесообразно

[stextbox]Для одинаковых должностей в «штатке» должна быть предусмотрена одинаковая оплата труда. Дело в том, что за равный труд по закону полагается равная оплата (ст. 22, ч. 2 ст. 132 ТК РФ). При необходимости диверсифицировать оклады работников, занимающих одинаковые должности, самым безопасным будет ввести в форму Т-3 понятия «старший», ведущий», «помощник» и т.п. Например «Старший кассир». Помимо этого в трудовых договорах с работниками нужно прописать различный функционал сотрудников на одноименных должностях:

разные права и обязанности;

различный уровень ответственности.

Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить.[/stextbox]

Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).

Понятно, что вводит в действие штатное расписание на 2019 год приказ, оформленный по всем правилам.

Унифицированная или собственная форма

использовать унифицированную форму штатного расписания № Т-3, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1;

применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, конечно, что в ней содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Совместитель в «штатке»

сотрудники, работающие полный рабочий день;

совместители;

работники с установленным неполным рабочим днем;

[DOC] Скачайте Штатное расписание – образец, бланк, шаблон для Казахстана

Штатное расписание — это внутренний организационно-правовой документ компании, в котором зафиксирован численный состав сотрудников с указанием должностей и должностных окладов.

На сегодняшний день, в законодательстве Республики Казахстан отсутствует указание на обязательное утверждение штатного расписания в частных организациях, а также отсутствуют положения, регламентирующие состав сведений штатного расписания, порядок его разработки и принятия.

В обязательном порядке штатное расписание составляется в государственных учреждениях. Так, в законодательной базе Республики Казахстан присутствуют нормативно-правовые акты, регламентирующие составление штатного расписания министерств и иных государственных организаций.

В Трудовом Кодексе Республики Казахстан (далее – ТК РК) понятие «штатное расписание» не встречается, однако несколько раз встречается словосочетание «штат работников» (статьи 46, 52, 131 ТК РК), при этом, указанное словосочетание используется как альтернативное к слову «численность». Во всех случаях речь идет о сокращении численности или штата работников. Из этого, можно заключить, что наличие в частной организации утвержденного штата или штатного расписания является исключительно добровольным делом.

Тем не менее, даже при отсутствии законодательного требования о наличии штатного расписания в частных организациях, многие компании продолжают составлять и утверждать штатное расписание, поскольку:

1. штатное расписание – это очень удобный организационный документ для любого руководителя, в том числе для руководителя финансовой и кадровой службы. В штатном расписании сконцентрирована вся самая важная организационная информация предприятия – это и список должностей/профессий, занятых на предприятии, количество требуемых работников по каждой должности/профессии, должностные оклады, которые в сумме составляют основной фонд оплаты труда.

2. грамотно составленное штатное расписание может быть весомым доказательством в суде при возникновении трудовых споров. Например, в случае, если компания не трудоустроила человека по причине отсутствия требуемой должности в штатном расписании или, например, при увольнении сотрудников в связи с сокращением штата работников и тому подобное.

Таким образом, штатное расписание – это основа основ любой организации.

Состав сведений штатного расписания законодательно не отрегулирован, также нет законодательно утвержденной формы штатного расписания. Поэтому в организации может быть разработана собственная, удобная для них, форма штатного расписания.

Представленная форма штатного расписания является стандартным образцом и может быть видоизменена согласно индивидуальным особенностям конкретного предприятия.

Подробную процедуру оформления штатного расписания вы можете прочитать пройдя по этой ссылке .

Необходимо составить штатное расписание. Как правильно оформить штатное расписание. Этапы ввода данных в стандартизированную форму

Данный документ является локальным нормативным актом, который используется для формализации штатного расписания организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Необходимо помнить, что штатное расписание – это не простая формальность, а необходимый в работе документ, наличие которого обусловлено потребностями организации.

График должен содержать перечень структурных подразделений, должностей, информацию о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и ежемесячной заработной плате, поэтому перед тем, как приступить к составлению документа, необходимо определить организационную структуру предприятие.

Заполнение формы № Т-3

Форма штатного расписания может быть разработана организацией самостоятельно, исходя из ее потребностей, но тем не менее рекомендуется использовать единую форму № Т-3 как форму форма.

В зависимости от размера и штатного расписания организации ответственность за составление и заполнение формы № Т-3 может быть возложена как на сотрудников отдела кадров, так и на бухгалтеров или даже менеджеров.

Название организации в документе должно быть указано в строгом соответствии с учредительными документами.

Следует отметить, что в форме № Т-3 указываются как минимум две даты: дата подготовки (в графе «Дата подготовки» в формате «дд.мм.гггг»), а также дату вступления документа в силу с указанием срока его действия (обычно утверждается на один год). В связи с этим при заполнении формы не следует путать эти даты, поскольку дата составления штатного расписания часто предшествует дате его действия.

Названия структурных подразделений должны быть указаны в соответствии с утвержденной структурой организации.Особенность заполнения данной графы заключается в том, что коммерческие организации могут вводить любые названия структурных единиц, которые сочтут целесообразными, руководствуясь только требованиями к терминологии и общепринятыми понятиями и определениями. При этом государственные учреждения и организации с вредными и (или) опасными условиями труда при указании подразделений должны руководствоваться требованиями общероссийских и отраслевых классификаторов, а также тарифными и квалификационными справочниками и другими нормативными документами. поскольку от этого зависит ряд льгот, предоставляемых сотрудникам.этих организаций при выходе на пенсию.

Код для каждого структурного подразделения устанавливается организацией самостоятельно и необходим для управления документами, а также для обозначения места структурного подразделения в иерархии организации.

Названия должностей рекомендуется определять в соответствии с «Общероссийским классификатором профессий, должностей и разрядов работников» (ОКПДТР), который содержит наименования профессий и должностей, а также их код. обозначения.В штатном расписании также должны быть указаны вакантные должности либо в виде соответствующей примечания в колонке «Примечание», либо с указанием количества вакантных должностей со сноской внизу страницы, указывающей на то, что должность вакантна. .

Количество штатных единиц на каждую должность определяется потребностями организации в определенных видах работ, а также исходя из экономической целесообразности.

В соответствии с правилами заполнения «Альбомов унифицированных форм первичных учетных документов» стоимостные показатели указываются в рублях с точностью до двух знаков после запятой.И если ваша организация при определении должностного оклада сотрудников не обязана придерживаться только Единой тарифно-квалификационной сетки, то никто не может запретить вам в утвержденном штатном расписании в графе «Заработная плата (ставка)» не придерживаться указать конкретную зарплату для данной штатной единицы, но определить возможные границы. Например: 1000-1500, это позволит дифференцированно оплачивать труд сотрудников, занимающих одноименные должности согласно штатному расписанию, но при этом учитывать их квалификацию и различия в рабочих функциях и не нарушать требования трудового законодательства о запрете «дискриминации» (по преодолению уравниловки).

Единая форма № Т-3 содержит несколько граф (6-8), объединенных общим названием «Надбавки». В них фиксируются все поощрительные и компенсационные выплаты (надбавки, бонусы, доплаты и т. Д.), Предусмотренные для конкретной должности. При установлении этих выплат в соответствующей графе делается отметка – в каком размере и за что установлена премия (надбавка).

При невозможности заполнения граф 5-9 в рублевом выражении в связи с использованием других систем оплаты труда (например, бестарифной, смешанной и т. Д.)) эти столбцы заполняются в соответствующих единицах измерения (проценты, коэффициенты и т. д.).

Девятый столбец «Итого» рассчитывается путем добавления 5-8 столбцов и умножения полученной суммы на количество сотрудников из столбца 4. Итогом для всех должностей будет ежемесячная заработная плата.

Предприятие – живой организм, поэтому требует корректировки графика и графика работы. Такой документ, как штатное расписание, не исключение. Необходимость его изменения (переименование должности, добавление или сокращение) обусловлена рядом причин: реорганизация структуры, изменение фонда оплаты труда, модернизация или спад производства.Здесь есть свой порядок действий и типовые образцы заказов.

Штатное расписание – основа деятельности компании

Именно внесение изменений в штатное расписание является отправной точкой для реализации конкретных преобразований на предприятии. Речь идет не только об изменении графика работы, потому что при любых изменениях в системе очень важно учитывать продуктивность и эффективность сотрудников – эти показатели не должны быть ниже предыдущих за тот же период.

Руководство компании сможет избежать неприятных ситуаций, в частности трудовых споров, претензий контролирующих органов, если возьмет на себя ответственность за процесс регистрации изменений в состоянии.

При изменении штатного расписания издается соответствующий приказ.

На каком основании меняют штатное расписание

Изменения в штатное расписание вносятся в следующих случаях:

Трансформация (модификация) компании, требующая исключения некоторых позиций или введения новых.
Сокращение деятельности при необходимости сократить количество штатных сотрудников.
Развитие бизнеса, предполагающее набор новых сотрудников.
Повышение или уменьшение фонда заработной платы.
Реорганизационные процессы на предприятии.
Исправление названий должностей.

Этот список не ограничивается представленными случаями, но именно они наиболее распространены на практике.

Типовая форма штатного расписания применяется как на частных, так и на государственных предприятиях

Есть ли в законе какие-либо исключения и ограничения?

Нормативные требования, изложенные в Трудовом кодексе, касаются причин, по которым качество и численность персонала могут быть изменены.

Что касается ограничений, если они не противоречат основным требованиям уставных документов предприятия (вид деятельности, сфера производства товаров или оказания услуг, технология изготовления и т. Д.), Каждое предприятие вправе произвести любые корректировки и изменения с точки зрения текущей ситуации.

Кто должен укомплектовать штат и внести изменения

В законодательстве нет четкого указания, кто должен заниматься штатным расписанием.Так или иначе, каждый может участвовать в укомплектовании кадрами. Даже рядовые сотрудники имеют право ходатайствовать о необходимости отмены и введения ставок, перевода на другую должность. Технически штатное расписание составляет тот, на кого руководство возложило такую ответственность. Обычно это кадровик, экономист или бухгалтер. На малых предприятиях штатным расписанием руководит сам учредитель.

Как правильно внести изменения в штатное расписание

Процедура и обработка заказа будут незначительно отличаться в зависимости от причины внесения изменений.

Повышение и понижение заработной платы

Первичным основанием для внесения увеличения заработной платы сотрудников компании в правовое поле является издание соответствующего приказа, в котором должно быть указано:

Перечень должностей, по которым будет производиться повышение заработной платы.
Размер новой зарплаты (конкретно по каждой должности).
Точная дата изменений.

Обе стороны трудовых отношений подписывают соглашение к трудовому договору о повышении заработной платы, на основании которого выдается приказ.Многие руководители используют единую форму, но трудовое законодательство допускает оформление этого документа в свободной форме, приемлемой для данного предприятия, с учетом его специфики.

Все вопросы по оплате труда – одна из основ трудовых отношений. Работодатель должен придавать этому большое значение, особенно с точки зрения выполнения требований законодательства. Исходя из этого, после документального оформления увеличения заработной платы работникам следует внести соответствующие корректировки в трудовой договор.Лица, которых коснутся изменения, должны быть ознакомлены с приказом, подтвердив его своей подписью.

Изменения в заработной плате вносятся в штатное расписание приказом

В случае уменьшения зарплаты, конечно, отношения между субъектами значительно усложняются. Уменьшение заработной платы без согласия работника в случаях, вызванных определенными технологическими или экономическими причинами, может считаться законным. Хотя увольнение сотрудника не утешает.

Нередки случаи, когда руководитель ведет себя некорректно, в принудительном тоне предлагая заключить дополнительный трудовой договор для уменьшения размера заработной платы. И делает он это, превышая свои полномочия и пользуясь своим служебным положением. Если сотрудник не согласен, руководитель позволяет себе пригрозить ухудшением условий труда или даже увольнением. Такие дела однозначно расцениваются как нарушение трудового законодательства и, естественно, являются поводом для подачи иска в суд.Такие моменты обостряют трудовые споры и доводят их до того, что иначе с ними разобраться невозможно.

Реорганизация компании и оптимизация персонала: ввод, вывод и замена должностей

В период реорганизации в штатное расписание вводятся новые должности, а те, которые не представляют интереса для предприятия, исключаются. С новыми должностями вопрос ясен, потому что на данный момент желающих занять их достаточно.А вот с уволенными или уволенными работниками все намного сложнее.

Сокращение штатов и ликвидация отделов

Администрация предприятия обязана за два месяца до мероприятия подготовить служебную записку о предстоящем сокращении. Уволенному работнику выплачивается выходное пособие – среднемесячная заработная плата в течение двух месяцев со дня увольнения.

В целях сокращения количества трудовых коллективов необходимо указать следующие данные:

Список позиций для вырезания.
Точная дата резки.

Можно сделать резервируемыми как отдельные должности, так и целые отделы

Очень важный момент, который необходимо учитывать работодателям, – это категории сотрудников, которые не подлежат увольнению.

При переименовании должностей руководитель также должен письменно уведомить сотрудника за 2 месяца до внесения изменений (ст. 74 ТК РФ).

Наличие вакансий – самый безболезненный выход при сокращении, ведь работодателю не приходится испытывать лишние негативные эмоции, когда он вынужден лишать человека работы.Если вакантные должности попадают под сокращение, составляется акт, на основании которого вносятся изменения.

Видео: юридическая консультация по увольнению по сокращению штатов; категории лиц, которые не подлежат сокращению

Введение новых штатных единиц и отделов

Приказ о введении новых должностей содержит следующую информацию:

Должность. Если вводится целый отдел, указывается его название и список должностей.
Точная дата, когда изменения вступят в силу.

В этом случае момент выдачи заказа совпадает с моментом регулярных нововведений. Это возможно, потому что данные изменения не влияют на судьбу сотрудников компании. В первую очередь с нововведениями знакомят кадровиков, которые будут разрабатывать должностные инструкции.

Если контроль за исполнением заказа возложен на конкретных сотрудников, они подписывают, что ознакомлены с ним

Порядок переименования должности

Новое название должности часто встречается в сфере трудовых отношений, в производственных и административных процессах.Например, вы можете вспомнить, что в недавнем прошлом позиция товарного эксперта была очень распространена в торговле. Теперь такая трактовка вряд ли сохранится, ее заменило понятие «менеджер».

Так, при переименовании позиции смена происходит, как говорится, без лишних движений. Приказ издается по тому же принципу, что и при введении новой штатной единицы, с той лишь разницей, что в документе должно быть указано предыдущее наименование должности, а затем новое.

В ситуации, когда сотрудник работает на должности, смена имени осуществляется с его ведома и согласия. Опытный руководитель всегда найдет общий язык со своими подчиненными, сможет доходчиво объяснить причину изменений и обстоятельно возразить. Если преобразования вызваны серьезными технологическими и организационными факторами, работодатель вправе вносить изменения даже без согласия работника (ст. 74 ТК РФ).Далее обе стороны подписывают соглашение об изменении названия должности. После этого издается соответствующий приказ. Сотрудник по кадрам вносит информацию в личную карточку и трудовую книжку сотрудника.

Иногда переименование должности входит в целую группу кадровых изменений, все они могут вводиться в одном порядке

Методика внесения изменений в штатное расписание

Перед внесением изменений руководитель отдела или другого структурного подразделения составляет меморандум руководителю компании с подробным обоснованием и экономическими расчетами.

Правила оформления заказа

Приказ оформлен на основании ст. 74 ТК РФ, как правило, называется «О внесении изменений в штатное расписание» или «О частичном …». Констатирующая часть наполнена аргументацией на уровне данного предприятия, уточнены нюансы внесенных изменений.

На фирменном бланке менеджер оформляет заказ. Текст этого документа состоит из двух частей: утверждения и инструкции.Первая часть – это правовая основа и причина, вторая – конкретные изменения с указанием сроков и лиц, ответственных за исполнение.

Если компания представляет собой сложную структуру с большим штатом, названия должностей могут повторяться. Поэтому в заказе обязательно указывается не только должность, но и конкретное структурное подразделение.

Уведомление сотрудника

Содержание документа заказа должно быть доведено до сведения всех сотрудников, которых коснется нововведение.Они должны внимательно прочитать его, принять к сведению и поставить свою подпись на обратной стороне.

Если сотруднику нужна выписка из графика, она выдается на основании ст. 62 ТК РФ. Выписка содержит информацию о выплатах по конкретной должности. Руководствуясь ст. 88 ТК РФ информация о заработной плате других сотрудников в выписке не указывается.

Когда нужно утверждать новое расписание?

В случае частичных, незначительных исправлений вносятся изменения в отдельные столбцы текущего документа.При значительных изменениях возникает необходимость в разработке нового штатного расписания.

Обычно штатное расписание составляется на год. Если в середине года необходимо переименовать должность или ввести новую, то в штатное расписание вносятся изменения по заказу. Количество повторных изменений законом не ограничено. А в следующем году можно будет оформить новое штатное расписание.

Если изменения в штатном расписании глобальные, проще отменить старое и оформить новый документ

Обоснование изменения: памятка

Руководство компании готовит служебное письмо на имя сотрудников. Он содержит уважительное отношение и подробное объяснение необходимости изменений, особенно когда речь идет о сокращении. В записке предлагаются варианты выхода из ситуации. Это может быть предложение занять другую позицию.

Форма для составления и заполнения меморандума произвольная

Если предстоящее увольнение вызвано серьезными технологическими обстоятельствами, работодатель имеет право уволить должность без согласия работника.Однако этот факт не исключает необходимости от менеджера написать служебную записку. В этом случае он должен проявлять уважение и такт, особенно по отношению к сотрудникам, добросовестно выполняющим свои обязанности. Именно здесь проявляется человеческий фактор, когда сотрудник получает травму из-за потери работы. Это проявление деликатности, которое не позволит усугубить и без того тяжелое положение человека, а значит, не вызовет у него протеста и не заставит пойти на крайний шаг – подать в суд.

Изменения в штатном расписании должны быть в первую очередь обоснованы. Информация должна быть доведена до сведения сотрудников, а лицо, на которое возложена ответственность за мониторинг, должно отчитываться о результатах проделанной работы. Работодатель должен знать основы правовой грамотности и не допускать ненужных трудовых споров, потому что есть более уязвимые категории работников, которые застрахованы от отключения.

Одним из видов локальных нормативных документов является штатное расписание.Этот тип документа используется для контроля количества и состава любой собственности.

Для этого существуют определенные правила составления штатного расписания.

Навигация по артикулу

Необходимость документа

Штатное расписание отражает штатное расписание организации. Он не входит в перечень первичных документов, поэтому некоторые предприятия не практикуют его составление и сопровождение. Несмотря на это, его наличие оказывает значительную помощь руководству в обеспечении контроля за работой компании.Кроме того, документ помогает в общении с контролирующими органами.

При проверке работы предприятия представителями налоговой или трудовой инспекции наличие штатного расписания не обязательно, но желательно. Если такого документа нет, это может быть истолковано как один из видов нарушения Закона о труде или охраны труда. Это может быть наказано наложением штрафа в размере от 1 до 2 тысяч рублей для ответственного лица или до 30 тысяч рублей для ответственного лица.

Основная функция штатного расписания – обоснование причин увольнения или сокращения сотрудников предприятия. Его отсутствие значительно усложняет менеджменту доказательство законности этих процессов.

Составление и поддержание SR является обязанностью ИТ-специалиста или сотрудника отдела кадров. В большинстве случаев эту задачу поручают бухгалтерам. Поскольку подпись на документе ставится руководителем и главным бухгалтером компании, они несут ответственность за его подлинность.При составлении штатного расписания период значения не имеет. Для этого инструкция по ведению документации должна содержать следующие позиции:

В документе необходимо четко указать условия его составления и редактирования.
Руководитель предприятия обязан составить и подписать приказ о начале действия СР. Он должен включать пункт, включающий список лиц, ответственных за составление и ведение штатного расписания.
Дополнительно должны быть указаны сотрудники, которых необходимо уведомлять о любых изменениях в расписании.

Вам не обязательно иметь перечень законодательных и нормативных актов, на основании которых составляется документ, в него вносятся исправления и прочие нюансы работы с этим документом.

Особенности компиляции

В него необходимо ввести следующие данные:

Название компании. Должен соответствовать указанному в учредительной документации (с точностью до сокращений и наименования на иностранном языке).
Код ОКПО. Состоит из 8 цифр.
Точная дата написания. Форматируется как день, месяц, год.
Срок действия. Точно указан период времени, в течение которого укомплектование кадрами действует.
Название структурного подразделения организации. Эти данные вводятся в соответствии с классификатором. Если он отсутствует, информация вводится в алфавитном порядке.
Код отдела. Используются данные, внесенные в классификатор или составленные руководством компании.Во втором случае можно использовать любой принцип.
Должность, категория, категория. Данные вводятся начиная с управления и по убыванию. Следует отметить, что если сотрудник является наемным работником, он занимает определенную должность, а если он рабочий, указывается его профессия.
Кол-во ОНА. Информация ведется отдельно по всем должностям и профессиям. Если человек работает неполный рабочий день, нужно указать долю, например, 2, 75; 0, 5 и т. Д.
Тарифная ставка или заработная плата.При вводе данных учитывается среднее значение за месяц, которое зависит от системы ОТ. Следует учесть, что курс должен быть указан в валюте нашей страны – рублях. В некоторых случаях используется процентная ставка или коэффициент. Не рекомендуется использовать доллары или другую валюту. Это не запрещено законом, но, согласно Трудовому кодексу страны, курс в иностранной валюте автоматически конвертируется в рубли по текущему курсу. Кроме того, при рассмотрении дела в суде такая практика будет квалифицирована как нарушение.Это связано с тем, что курс имеет тенденцию меняться в сторону падения. Такая ситуация может быть расценена судьей как создание неприемлемых условий оплаты труда работников предприятия.
Размер надбавки. В этих столбцах указаны выплаты компенсационного или поощрительного характера. Их размер устанавливается законом и поощряется руководителем предприятия.
В последнем столбце суммируются данные, указанные в столбцах 5, 6, 7, 8. Эта цифра умножается на количество сотрудников согласно штатному расписанию.
Возможно, некоторые данные, использованные при заполнении формы, нуждаются в небольшом пояснении. Эта информация записывается в столбце «Примечания».
Документ должен быть подписан руководителем организации и главным бухгалтером. Кроме того, у документа есть свой номер.

После составления штатного расписания руководителем предприятия составляется приказ, в котором доводится информация о том, что СР составлен, информация об общей численности сотрудников компании указан, а также срок, в течение которого документ действителен.Приказ, заверенный руководителем и другими ответственными лицами, регистрируется. Регистрационные данные заносятся в специальный журнал. Штатное расписание и заказ хранятся вместе с другими документами компании.

Изменения в SR

Не исключено, что штатное расписание, как и любой другой документ, потребует изменений. Какой документ вносит изменения в штатное расписание? Поскольку документ вступает в силу только после подписания заказа, в него также могут быть внесены изменения в соответствии с заказом для предприятия.

Как правило, дата подписания приказа и дата вступления изменений в силу не совпадают. В том случае, если изменения не масштабные, вносятся изменения в штатное расписание. В противном случае возникает необходимость составления нового штатного расписания. Об этом составляется новый приказ.

Изменения в расписании в первую очередь затрагивают интересы сотрудников компании. Это, в свою очередь, требует внесения изменений в трудовые договоры. Согласно законодательству, для проведения данной процедуры необходимо соблюдение следующих условий:

Получить согласие каждого работника, трудовой договор которого требует изменения.
Представитель руководства или отдела кадров обязан уведомить каждого работника о том, что возникла необходимость составить новое штатное расписание. Согласно закону существует определенный срок, в течение которого уведомление должно быть доведено до сведения сотрудников.
Известны многие случаи, когда руководители компаний считают, что наличие приказа о внесении изменений в трудовой договор и согласие работника на эти изменения – одно и то же.Это неправда. В качестве примера вы можете рассмотреть возможность изменения численности сотрудников компании. Глава компании несет ответственность за уведомление сотрудников не менее чем за 60 дней об изменении их заработной платы. Сразу после этого составляется и подписывается соответствующий приказ, в котором также указывается необходимость изменения штатного расписания. Обязательно в приказе указывается информация о том, какие именно позиции будут изменены, а также дата вступления в силу будущих изменений.Помимо подписей руководителя и главного бухгалтера, под приказом ставит свои подписи сотрудник отдела кадров, который будет принимать непосредственное участие в изменении трудовых договоров.
После этого необходимо составить дополнительное соглашение с каждым из вышеперечисленных сотрудников, в котором подробно указывается не только факт, но и причина изменения заработной платы. Если это не удовлетворяет человека или не указано вовсе, он вправе потребовать выплаты материальной компенсации за период, в течение которого он, выполняя ту же работу, получал меньшую заработную плату.На практике это в основном повышение заработной платы. Но не исключена возможность его понижения. Причиной такого шага могут быть изменения в организации условий труда или технологических условий организации трудового процесса, принятие менеджментом компании новой управленческой политики, модернизация процесса, падение прибыльности компании или ее реорганизация. . При этом должность и обязанности сотрудников не меняются. Если этого нельзя избежать, руководство обязано предоставить убедительные доказательства, подтвержденные законодательной базой, что удержание позиций невозможно.
В случае сокращения штатов также вносятся изменения в штатное расписание. Это связано с удалением из документа некоторых государственных единиц. Принимая во внимание тот факт, что сотрудники уведомляются о предстоящем сокращении за 60 дней до этого, изменения, внесенные в СР, также вступают в силу в это время. Если на предприятии есть штатное расписание, у его руководителя будет юридическое документальное подтверждение того, что эти должности были исключены из штатного расписания компании.В противном случае действия лидера могут быть восприняты как незаконные.

Любой шаг руководителя предприятия должен быть подтвержден НК.

Это может быть важно

При разработке штатного расписания предприятия могут возникнуть важные вопросы, которые вам необходимо знать.

Среди наиболее значимых и часто встречающихся можно выделить следующие:

Если у предприятия один или несколько филиалов, не стоит составлять отдельное штатное расписание для каждого из них.Согласно законодательству страны филиалы не являются работодателями.
Если необходимо указать в штатном расписании компании сотрудников, занятых на сезонных работах, в документе можно ввести столбец Период работы, где можно указать этот тип сотрудников. Также стоит обратить внимание на то, что обязательно указать период, в течение которого люди будут работать.
Должности сотрудников, указанные в СР, должны соответствовать тем, которые указаны в трудовых договорах этих людей.
Если человека нанимают на должность, которая не входит в график, менеджеру необходимо скорректировать локальные документы компании.
В случае, если одну должность занимают несколько человек, в трудовых договорах которых указано, что они работают неполный рабочий день, при подсчете общего количества единиц по штатам необходимо указать точную цифру. Например, если одну должность занимают 3 человека, двое из которых работают на 0,5 должности, а третья – на 1 ставку, то в сумме должно быть указано 2,0 штатных единиц.
Если компания применяет бестарифную или смешанную систему оплаты, можно использовать коэффициент или процент для точного указания единиц измерения.
При отсутствии в штатном расписании действующей заработной платы не имеет юридической силы. Это противоречит закону.
Штатное расписание не имеет отношения к сотрудникам компании. В связи с этим при составлении выписки данные работника в ней не указываются.
Если необходимо оформление выписки из СР филиалом компании или его представительством, этот вопрос должен быть прописан в уставе компании.Кроме того, они могут действовать по доверенности. Если нет, выписку запрашивают в бухгалтерии основной компании.
Если в выписке есть ошибка или даже малейшее исправление, документ недействителен.
Если должностное лицо составило поддельный документ, на него налагается штраф.
Такое же наказание грозит чиновнику, отказавшемуся выдать сотруднику выписку из штатного расписания. Человек не имеет права требовать выдачи документа, каких-либо копий документации или определенного сбора.Выписка выдается бесплатно.

Часто у индивидуальных предпринимателей возникает вопрос о целесообразности составления и ведения штатного расписания. С одной стороны, в законодательстве прописано, что штатное расписание составляется для предприятия, а не для работника, с другой стороны, в случае проверки федеральной инспекцией труда у частного предпринимателя могут возникнуть большие проблемы, которые включают наложение штрафа или закрытие предприятия.

При составлении штатного расписания следует учитывать, что зарплаты сотрудников, занимающих одну должность, не должны иметь вилки.Возможна разница в сумме дополнительных выплат (надбавок, бонусов и т. Д.). На разницу влияют квалификация сотрудника, стаж работы на данном предприятии, сложность выполняемой работы. Ни в коем случае нельзя забывать, что после составления нового штатного расписания старое необходимо сохранить. Черновик старого СР хранится 5 лет, весь список корреспонденции по оформлению документа хранится 3 года, штатное расписание (дополнение к штатному расписанию) хранится до 75 лет.

Во избежание трудностей с самостоятельной разработкой формы штатного расписания компании специалисты рекомендуют использовать готовую форму Т-3 или скачать другие виды форм, из которых можно выбрать наиболее подходящую для конкретного предприятия.

Не игнорируйте необходимость составления и ведения штатного расписания компании. Вам нужно быть предельно осторожным в этом процессе. Это будет существенным подспорьем в том случае, если кому-то будет предоставлена регистрация на конкретную должность, с сокращением штата или снижением ставки.

Штатное расписание от «А» до «Я» – на видео:

Задайте свой вопрос в форме ниже

Еще по теме:

Штатное расписание или сокращенно СР – это локальный нормативный акт, определяющий структуру предприятия, его штат и численность. Разрабатывается, как правило, на основе единой формы Т-3 (образец заполнения мы приводим в этой статье). В штатном расписании, помимо наименования профессий и должностей, указывается размер заработной платы по каждой из них.

Вы можете скачать штатное расписание на 2019 год ниже, а теперь поговорим о том, что это такое.

Как уже было сказано, форма штатного расписания (2019 г.) может быть утверждена по типовой унифицированной форме, но это не означает, что работодатель ограничен этой формой. Руководитель предприятия может разработать свою форму и образец, понятные и удобные для него. Если он не хочет сам заниматься разработкой, он может доверить это ответственному лицу, например бухгалтеру.

Примерное штатное расписание на 2019 год, скачать

Обращаем ваше внимание, что рассматриваемый документ обязательно должен содержать:

наименование подразделения;
должностей;
штатных единиц;
размер заработной платы;
надбавок, если они предусмотрены положением о вознаграждении.

Вы не можете скрыть информацию в SR. Если есть единица, это необходимо указать в анкете. Ниже вы можете увидеть образец заполнения штатного расписания на 2019 год.

Зачем нужно штатное расписание в организации

Данный локальный нормативный акт необходим в связи с тем, что в нем:

дает возможность наглядно сравнить подразделения по количеству сотрудников, их квалификации, уровню оплаты труда;
используется при оценке эффективности существующей структуры предприятия;
пригодится для анализа загруженности сотрудников, оценки объема выполняемой ими работы, уточнения и изменения должностных инструкций;
Необходим при взаимодействии с проверяющими органами.Обычно от него требуется проведение трудовых и налоговых проверок во время проверок: отсутствие может рассматриваться как нарушение законодательства о труде и охране труда, что влечет наложение штрафа, который, по словам, составляет 1000-5000 рублей – с должностного лица и от 30 000 до 50 000 рублей – от организации;
требуется для обоснования увольнения сотрудников в случае судебного слушания. Без него работодателю сложно доказать обоснованность увольнения и отсутствие свободных вакансий для сокращенных сотрудников (это обязывает работодателя предоставить сокращенному сотруднику подходящую вакансию на предприятии, если таковая имеется).

Примерное штатное расписание на 2019 год: оформляем по всем правилам

Шаг 1. Заполните заголовок

Все стандартно: указываем полное название организации согласно уставным документам. На этом же этапе указываем срок, на который составлен этот документ. Срок указывается либо на год, либо просто пишут, что применяется с такой-то даты, без указания конечного срока.

Шаг 2.Указываем штатные единицы

Здесь вводятся все названия профессий и должностей, которые есть в компании. Здесь они подлежат своеобразному учету и расстановке по подразделениям, если, конечно, таковые. Обращаем ваше внимание, что если профессия подразумевает использование профессионального стандарта или должность указана в списке, дающем право на досрочное назначение пенсии, то в этом документе название должности или профессии должно быть строго идентично профессиональному. стандарт или список.

Шаг 3. Регистрируем должностные оклады и надбавки

Указываем цифры. Обратите внимание, что если вы используете только заработную плату, как, например, в этом примере, то разделы надбавок и компенсаций не заполняются. Пусть вас не смущают пустые ячейки, закон это позволяет. Это ваша система оплаты труда.

Шаг 4. Подпись

Сводная информация обычно подписывается двумя людьми: кадровиком и бухгалтером. Но в небольших компаниях за двоих может подписать один человек, например, один и тот же бухгалтер.

Шаг 5. Утвердить

Утверждается Генеральным директором его приказом, который оформляется в произвольной форме. В дальнейшем все изменения в СР производятся исключительно по заказу.

Когда компилируется и как вносить изменения

График составляется и утверждается, как правило, при открытии предприятия. В дальнейшем корректировки и изменения при необходимости для установления новых окладов или добавления новых единиц в него вносятся новыми приказами.

Изменения вносятся, как правило, в:

переименование структурных подразделений или должностей,
изменений в заработной плате,
при реорганизации предприятия,
в случае сокращения количества или штата сотрудников.

Разница между двумя последними пунктами состоит в том, что при сокращении исключаются отдельные подразделения персонала (то есть происходит реорганизация), а при сокращении исключаются отдельные подразделения. В этом случае сотрудники, замещающие замещающие должности, подлежат увольнению согласно соответствующим статьям.

Изменения вносятся исключительно в порядке согласования, то есть приказами. За основу можно указать одну из следующих причин:

совершенствование организационной структуры компании;
улучшение работы отдельных структурных подразделений;
реорганизация компании;
расширение или сокращение компании;
изменений в законодательстве;
оптимизация организационных процессов;
планово-экономические расчеты отдела кадров;
устранение дублирования функций.

Все сотрудники, которых коснутся изменения, обязаны ознакомиться с приказом путем подписания. Но перед этим работодатель обязан сделать официальное объявление о предстоящих изменениях и уведомить своих сотрудников о предстоящих изменениях как минимум за два месяца. Особенно это касается ситуаций с увольнениями сотрудников, где каждое действие подлежит документальному подтверждению.

Обязательно ли использовать образец штатного расписания

В настоящее время наличие этого документа обязательно, согласно там, где он упоминается дважды: в статье 15, которая содержит определение трудовых отношений, и в статье 57, согласно которой важным условием трудового договора является трудовая функция. , а именно работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессия, специальность – с указанием квалификации, конкретного вида работы, порученной работнику.Поэтому образец того, как правильно составить штатное расписание на 2019 год, пригодится в вашей работе.

Штатное расписание – это производственный документ, который не создается в течение длительного периода времени. Перестановки в штате, понижение или повышение зарплаты, а также другие обстоятельства нужно корректировать.

Внесение изменений в штатное расписание является нормальной процедурой и должно осуществляться в соответствии с требованиями закона и правами работников.В этой статье представлены важные шаги в этом процессе, которые помогут предотвратить ошибки в корпоративной документации.

Уважаемые читатели! В наших статьях рассказывается о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай уникален.

Если вы хотите узнать , как именно решить вашу проблему – обратитесь через онлайн-консультанта справа или позвоните в бесплатную консультацию:

Причины и причины внесения изменений

С учетом справочника о квалификации должностей рабочих, начальства и их подчиненных, отвечает за исполнение штатного расписания экономист по труду … Но не на всех предприятиях есть этот экономист, и начальник самостоятельно решает, кто будет делать эту работу.

Штатное расписание обычно составляет , исходя из производственных целей , а также объема работ. На основании этих данных осуществляется набор персонала и расчет основных средств, по которым определяется заработная плата в рамках правовой нормы.

Но организации имеют тенденцию меняться, развиваться и трансформироваться. Изменения могут заключаться в увеличении зон обслуживания или в корректировке деятельности.Из-за этих обстоятельств изменяется форма труда, а это означает, что рабочие могут быть как в избытке, так и в дефиците.

Кроме того, внести коррективы в важную бумагу можно в связи с изменением тарифных ставок … Федеральный закон регулярно корректирует минимальную заработную плату, и руководство организации, если позволяют средства, может повысить зарплату в качестве процент от заработной платы.

Основанием для изменения штатного расписания может служить бухгалтерская документация.

Кроме того, результаты, свидетельствующие о снижении рентабельности или перебоях в поставках, могут быть причиной увольнения некоторых работников. И если администратор оформит документ, в котором написано об увеличении объема работ из-за внедренных нововведений , то это будет поводом для набора новых людей в штат.

Какие там могут быть настройки?

Корректировки расписания состояний и их порядок зависят от того, насколько глобальными будут изменения. В основном изменения таковы:

Как уведомить сотрудников?

Руководитель организации должен информировать подчиненных обо всех изменениях, происходящих на объекте, при условии, что они связаны с выполнением производственных задач работников.Ознакомление должно происходить как во время, так и во время занятия.

Если штатное расписание изменяется, но это не влияет на деятельность рабочих, то начальник не обязан сообщать об этом вашим сотрудникам. Это означает, что если руководство решило заполнить штат дополнительными должностями, то подчиненным об этом не нужно знать.

Если планируется сокращение, эти работники должны знать об этом. , которых решили уволить. О сокращении сообщается в виде приказа, который руководитель должен предоставить сотрудникам под роспись.

Естественно, подчиненные тоже должны быть в курсе изменения заработной платы. Актуальны те граждане, зарплата которых коснется изменений. Ознакомление должно проводиться в соответствии со статьей 74 ТК ТК .

Как часто можно менять штатное расписание?

Законодательством не прописаны ограничения на количество возможных изменений штатного расписания.Это означает, что руководитель организации вправе вносить в документ столько корректировок, сколько пожелает. Но при этом он должен действовать в соответствии с процессом, допустимым на уровне законодательства.

Если ожидается изменение размера заработной платы или названия должности, то об этом необходимо сообщить в течение двух месяцев.

В середине года штатное расписание необходимо изменить в двух случаях:

Формирование нового штатного расписания.

За основу взят старый график, а образуют еще , внося некоторые коррективы. Работу над этим документом начинают с середины года или с самого начала.

В государственный график вносятся изменения.

Корректировки производятся при подсчете необходимо, чтобы лидер сделал это … В документе будут указаны причины, по которым документ необходимо было исправить. Кроме того, внесенные изменения записываются.

Могут ли они быть уволены в связи с изменением штатного расписания?

При внесении корректировок в штатное расписание руководитель имеет право уволить несколько сотрудников, и такая возможность предусмотрена законом (п. 2 ст. 81 ТК) … Инструкция формирует порядок этого процесса.

Как разработать план укомплектования персоналом

Ваши сотрудники – один из ваших главных активов. Однако слишком часто организациям сложно управлять своими человеческими ресурсами и строить планы на будущее. Фактически, согласно опросу Общества управления человеческими ресурсами, 43% специалистов по персоналу считают, что человеческий капитал является самой большой «инвестиционной проблемой» для работодателей.

Из-за текучести кадров, нехватки навыков, избыточной занятости, низкой производительности и постоянно меняющихся условий ведения бизнеса неудивительно, что предприятия изо всех сил стараются не отставать.Но эти проблемы можно смягчить с помощью стратегического кадрового плана.

Воспользуйтесь следующими советами, чтобы узнать, как разработать план укомплектования персоналом, который поместит нужных людей в нужное место в нужное время.

Что такое кадровый план?

Кадровый план – это процесс стратегического планирования, с помощью которого компания (обычно возглавляемая командой HR) оценивает и определяет потребности организации в персонале. Другими словами, хороший кадровый план поможет вам понять количество и типы сотрудников, которые необходимы вашей организации для достижения своих целей.

Штатный план отвечает на вопросы:

Какие работы необходимо выполнить?
Сколько людей нам нужно нанять?
Какие навыки и опыт необходимы для выполнения этой работы?
Какие пробелы в навыках необходимо восполнить (и есть ли области дублирования)?

Кадровые планы могут охватывать всю компанию или применяться к небольшим командам или отделам и даже к отдельным проектам.

Например, если бизнес-цели вашей компании сосредоточены на расширении продаж в наступающем году, кадровый план может помочь подготовить отдел продаж к такому росту, чтобы нужные люди с нужными навыками были привлечены к работе в нужное время. .

Кроме того, план укомплектования персоналом помогает вашему бизнесу:

Снижение затрат на рабочую силу и повышение производительности.
Устранение пробелов в навыках.
Повышение вовлеченности сотрудников.
Увеличить удержание сотрудников и снизить текучесть кадров.
Повысьте качество обслуживания клиентов.
Оптимизация роста бизнеса.

Наличие четкого кадрового плана помогает предотвратить проблемы, которые могут замедлить рост или снизить качество ваших продуктов и услуг, что может привести к недовольству клиентов и потере деловых возможностей.

Планы укомплектования персоналом не только помогают компаниям эффективно нанимать, нанимать и развивать сотрудников, но также помогают руководствоваться бюджетными и финансовыми решениями внутри организации.

Как рассчитать кадровые потребности

Кадровый план состоит из трех основных этапов:

Определение текущего уровня укомплектования персоналом
Прогнозирование будущих кадровых потребностей
Выявление пробелов между двумя

После того, как вы оценили свои кадровые потребности, вы можете сформулировать рекомендации, как удовлетворить эти потребности, которые могут включать в себя набор и найм новых талантов, внутреннее продвижение, сосредоточение внимания на обучении и развитии сотрудников или добавление подрядчиков к вашему персоналу.Эти прогнозы и рекомендации помогут вам разработать общий план управления персоналом организации.

Используйте следующие шаги, чтобы узнать, как рассчитать кадровые потребности и составить план на будущее.

1. Определите бизнес-цели

Прежде чем углубляться в кадровые планы и изменения, вам необходимо знать, каковы общие цели для бизнеса. Эти цели обычно изложены в стратегическом бизнес-плане. Используйте этот план, чтобы прояснить цели компании и соответствующим образом согласовать кадровый план.

То, что вы делаете со своими сотрудниками, повлияет на результаты бизнеса (в лучшую или в худшую сторону), поэтому вы должны убедиться, что эти два плана совпадают.

Например, если бизнес планирует открыть новое место, вам может потребоваться переместить текущий персонал или нанять новых сотрудников для выполнения этих ролей. Бизнес-план поможет обосновать эти кадровые решения.

2. Определите вашу текущую кадровую ситуацию

Чтобы разработать кадровый план, вы должны сначала понять вашу текущую кадровую среду.

Если у вас есть надежная база данных HR, этот шаг может быть достаточно простым. Однако, если вы размещаете информацию о персонале в нескольких источниках, вам сначала необходимо объединить эти данные в один источник правды. Работайте с руководителями и менеджерами бизнеса, чтобы получить точные и полные данные о ваших людских ресурсах.

Когда у вас есть данные о персонале в одном месте, вы можете оценить текущую кадровую среду и начать извлекать из этих данных полезную информацию.

Обратите особое внимание на:

Количество людей в штате
Распределение персонала (размер команды и кто где работает)
Навыки и компетенции внутри персонала
Высокоэффективные и потенциальные лидеры
Низкопроизводительные или «беглый» риски », которые могут указывать на текучесть кадров.
Возраст сотрудников и время пребывания в должности (для прогнозирования числа выходящих на пенсию)

Получение этих данных поможет вам лучше понять текущую кадровую ситуацию и более точно определить кадровые потребности и возможности в будущем.

Lucidchart может помочь вам оценить ваш нынешний персонал, чтобы почерпнуть новые идеи. Импортируйте данные о сотрудниках непосредственно в Lucidchart, чтобы построить организационную диаграмму или сгруппировать сотрудников в смарт-контейнерах по ролям, компетенциям, производительности и т. Д. Визуализация вашей рабочей силы может помочь вам определить важные отношения, корреляции или пробелы в укомплектовании персоналом.

3. Прогнозирование будущих кадровых потребностей

После того, как вы оцените свой нынешний кадровый ландшафт, пора сделать некоторые прогнозы относительно ваших будущих кадровых потребностей.

При проведении оценки кадровых потребностей вы захотите рассмотреть факторы, которые могут повлиять на кадровые решения и возможности, в том числе:

Бизнес-цели
Оборачиваемость и прогнозы
Ожидаемые слияния или поглощения
Запуск новых продуктов
Бизнес-инвестиции (например, новые технологии)
Изменения в экономике
Конкуренты, привлекающие ключевые таланты
Затраты на рабочую силу в отрасли
Уровень безработицы

Все эти внутренние и внешние факторы могут влиять на рабочую силу и ваши кадровые потребности.

Хотя для составления прогнозов всегда требуются некоторые догадки, вы можете делать уверенные, обоснованные (и более точные) прогнозы, используя следующие методы.

Анализ тенденций

Анализ тенденций хорошо работает для устоявшихся предприятий, у которых за плечами несколько лет. Анализ тенденций использует исторические данные (то есть прошлый опыт) для информирования о будущих потребностях.

Чтобы выполнить анализ тенденций, начните со сбора исторических данных. Сосредоточьтесь на сборе информации, по крайней мере, за последние пять лет, но, возможно, вы захотите вернуться на 10 лет назад.(Имейте в виду, что чем больше размер выборки, тем точнее результаты.)

Соберите данные о следующем:

Модели приема на работу и выхода на пенсию
Переводы и продвижение по службе
Текучесть кадров
Годы службы
Сотрудник демография
Образование
Навыки и квалификация
Прошлый опыт работы

Собрав данные, вы можете проанализировать их, чтобы понять показатели текучести кадров с течением времени, а также выявить тенденции или закономерности между наборами данных.

Анализ соотношения

Анализ соотношения – это метод двойного назначения, который позволяет прогнозировать потребность в персонале и сравнивает результаты прогнозирования с отраслевым стандартом.

Прелесть анализа соотношений в том, что он не полагается на исторические данные для прогнозирования будущего спроса. Это преимущество для молодых компаний, у которых нет накопленных за годы исторических данных, позволяющих понять будущие тенденции.

Вот как это работает.

Соотношение устанавливает взаимосвязь между двумя вещами.Бизнес может рассчитывать соотношения между бизнес-факторами, такими как прогнозы будущих доходов от продаж и потребности в персонале.

Например, предположим, что ваша компания планирует увеличить объем продаж в следующем году и прогнозирует выручку от продаж на уровне 500 000 долларов. Вам нужно будет оценить, сколько сотрудников отдела продаж вам понадобится, чтобы поддержать этот рост.

Чтобы рассчитать это, необходимо определить соотношение между выручкой от продаж и персоналом. Для этого разделите текущую выручку от продаж на текущее количество сотрудников отдела продаж.Если соотношение составляет 50: 1 (50 представляет 50 000 долларов продаж), это означает, что для получения дохода от продаж в размере 500 000 долларов потребуется 10 сотрудников.

Когда у вас будет это соотношение, вы сможете определить пробелы в своем персонале. Например, если вы планируете увеличить доход от продаж до 500 000 долларов, но в настоящее время у вас всего пять сотрудников, вы знаете, что вам нужно будет нанять еще пять человек для достижения этой цели.

4. Проведите анализ пробелов.

Завершив текущую и будущую оценку кадрового обеспечения, вы можете сравнить два отчета на предмет пробелов.Другими словами, посмотрите, где сейчас находятся ваши сотрудники и где они должны быть. Какие есть неточности? Вам нужно больше сотрудников? Есть ли у вашего нынешнего персонала навыки, которые вам понадобятся в будущем для достижения бизнес-целей?

Отметьте любые пробелы между двумя оценками.

По мере того, как вы проходите этот процесс, наша диаграмма спроса и предложения навыков поможет вам определить, сколько нынешних сотрудников и кандидатов на вакансии обладают необходимыми вам навыками и следует ли вам нанять или обучить, чтобы получить эти компетенции.

Убедитесь, что ваши сотрудники обладают навыками и опытом, необходимыми для достижения целей компании.

Узнайте, как проводить анализ недостатков навыков .

Подробнее

Узнайте, как Lucidchart может помочь вашей организации
планировать будущее и нанимать сотрудников с нужными навыками.

Прочтите статью

7 шагов для создания эффективных кадровых стратегий

Специализированная кадровая стратегия имеет решающее значение для любого бизнеса, желающего понимать своих людей.

Ваши люди – это самый большой актив вашей компании, который может дать вашему бизнесу конкурентное преимущество.

Но забота об этих людях требует подхода, ориентированного на людей.

Что такое кадровая стратегия?

Кадровые стратегии часто путают со стратегиями найма, но это не одно и то же.

Набор на работу – это единственный шаг на пути к трудоустройству, он включает в себя поиск и поощрение потенциальных кандидатов к подаче заявок на должности.

Укомплектование персоналом – это непрерывный процесс.

Он включает в себя начальный этап найма, но он выходит далеко за рамки этого и включает в себя то, как вы управляете и удерживаете компетентную и довольную рабочую силу, соответствующую цели, на нужных ролях в нужное время для достижения целей компании.

Сегодня мы делаем еще один шаг вперед.

Это не просто заполнение вакансий, а взгляд на свой персонал в целом, чтобы получить понимание и создать для своих сотрудников отличные возможности для привлечения и удержания лучших.

Таким образом, кадровые стратегии больше похожи на «кадровые стратегии».

Стратегии управления персоналом смотрят на то, где находятся ваши высокоэффективные сотрудники и как вы держитесь за них, а также на такие вещи, как то, как вы обеспечиваете их значимой работой.

Вот наши семь шагов к построению эффективной кадровой стратегии таким образом.

1. Определите свои бизнес-цели

Лучшей отправной точкой для кадровой или кадровой стратегии является бизнес-план вашей организации, который должен содержать как краткосрочные, так и долгосрочные цели компании.

Будь то увеличение товарооборота, расширение в новые сектора, запуск новых продуктов или рост за счет приобретения, все эти цели по своей сути движимы вашими людьми.

Итак, ваша стратегия должна быть полностью согласована с целями компании.

2. Определите свой нынешний кадровый ландшафт

Теперь, когда вы знаете, каковы цели вашей организации, вам нужно полное представление о ваших текущих кадрах.

Точное представление о ваших людях начинается с единственного источника правды.

Если ваши данные о людях хранятся в разрозненных системах и в электронных таблицах, все они должны быть объединены в одну систему, чтобы дать вам максимальное представление о ваших сотрудниках.

Отсюда вы можете создавать отчеты и полезные сведения о ваших сотрудниках, например, составлять точные отчеты о численности персонала, выявлять пробелы в навыках и определять потенциальных кандидатов на руководящие должности в рамках планирования преемственности.

3. Анализируйте модели людей

В любой организации всегда есть естественные приливы и отливы кадрового состава; Если вы будете на шаг впереди потенциальных движений, то не обойдетесь без сюрпризов.

На самом базовом уровне наличие четкого представления о датах увольнения и информации поможет вам заблаговременно нанять и заполнить эти должности, сводя к минимуму риск потери знаний, когда кто-то уходит, не завершив передачу.

Сделав еще один шаг вперед, вы можете проанализировать свою рабочую силу, чтобы заранее определить потенциальные перемещения.

Современная система управления персоналом и персоналом скажет вам:

Численность работников, приближающихся к пенсионному возрасту
Предстоящие декретные и отцовские отпуска
Предстоящие акции, для которых потребуется план преемственности
человек со средним стажем работы в компании.

Используя такие отчеты и анализируя эти закономерности, это позволяет вам заранее планировать устранение потенциальных пробелов и планировать соответственно.

Живая демонстрация Sage People

Хотите привлечь лучших людей, сохранить свой ключевой талант и повысить производительность? Получите бесплатную демоверсию Sage People и узнайте, как она может помочь вам в достижении ваших целей.

Узнать больше

4. Определение персонала и потребностей в людях

Для успешной кадровой и кадровой стратегии вам в первую очередь необходимо понять навыки, опыт и ресурсы, необходимые для достижения ваших бизнес-целей.

Чтобы максимально повысить эффективность процесса найма, вам также необходимо учитывать график действий, необходимых для выполнения каждой роли, и планировать соответственно.

Вам необходимо проанализировать дополнительные данные, чтобы установить это.

Например, какие роли вам нужны? Сколько времени обычно требуется, чтобы их нанять? Каковы временные рамки для введения в курс дела и выхода на полную производительность?

Существующие данные о вашей рабочей силе предоставят полезную информацию, которую вы можете использовать в качестве ориентира.

5. Составьте прогноз кадрового обеспечения на будущее

Учитывая текущую картину кадрового потенциала, неплохо было бы составить долгосрочный план укомплектования персоналом на следующие пять-десять лет.

Это необходимо делать вместе с вашим исполнительным руководством, владельцами или акционерами.

Им нужно будет поделиться долгосрочным видением компании, чтобы вы могли учесть, будет ли реструктуризация компании или какие-либо будущие приобретения, которые повлекут за собой новые или иные потребности в персонале для бизнеса.

Кроме того, поработайте над прогнозным планированием преемственности, поскольку разные сотрудники будут продвигаться по службе в течение следующих пяти-десяти лет, а также над тем, какие отделы станут жизненно важными для будущего успеха компании и, следовательно, будут расширяться в размерах.

Помимо создания этого прогноза, поймите, что необходимо для его выполнения в вашей компании.

Есть ли у вас кадровая команда адекватного размера, чтобы соответствовать вашим прогнозам? А как насчет бюджета?

Создайте этот план вместе со своим прогнозом в формате, который будет понятен и понятен другим сотрудникам компании.

6. Развитие сильного бренда работодателя и культуры рабочего места

Есть ли у вас стратегии брендинга работодателя и кадрового маркетинга для привлечения тех, кто вам нужен?

Понимание того, как вы создаете среду, в которой люди любят работать, жизненно важно для сохранения всего лучшего как части вашей стратегии.

Не думайте, что все, что вам нужно для создания идеальной стратегии работы с людьми, можно почерпнуть в стенах вашего собственного офиса.

Обратитесь к своим коллегам из других компаний и попросите их уловить – в девяти случаях из 10 они будут более чем готовы поделиться своим опытом.

Ищите в Интернете модели, которые вы можете воспроизвести, посещайте мастер-классы и семинары, а также используйте социальные сети для поиска идей.

7. Регулярно пересматривайте план

Бизнес-потребности могут быстро меняться, поэтому даже запланировать ежегодный 12-месячный обзор вашего плана вряд ли будет достаточно.

Регулярно пересматривайте свой план, чтобы убедиться, что вы можете гибко адаптировать и адаптировать потребности людей в бизнесе, если условия меняются в любой момент.

Прекращение действия или подписание вашего единственного крупнейшего клиента может серьезно повлиять на ваши кадровые потребности и операционную прибыль.

Если в основе вашей кадровой стратегии лежит создание качественного кадрового опыта, вы используете данные, чтобы получить истинное практическое представление о своих сотрудниках, и, следуя этим шагам, у вас есть все ингредиенты для создания успешной кадровой стратегии, которая работает.

Меняющиеся ожидания и восприятие HR

59% руководителей HR теперь считают, что они играют более стратегическую роль. Ты?

Получите исследование

Сколько сотрудников HR вам понадобится в 2021 году?

(чтение 3-5 минут)

Большинство малых и средних предприятий по мере своего роста создают более формальные процессы управления персоналом и структурные подразделения.Это развитие является ответом на потребность в привлечении талантов, все более сложные требования соблюдения нормативных требований и культурные проблемы, возникающие с новыми сотрудниками. Естественно, бизнес-лидеры зададут вопрос: «Сколько кадровых специалистов нам нужно, чтобы удовлетворить потребности организации?» Кроме того, часто бывает трудно понять, какой уровень кадровой экспертизы необходим небольшой, но растущей команде. Например, новые проблемы с соблюдением требований возникают по мере того, как в компании уходят 10, 25 и 50 сотрудников.

Метрика «HR-сотрудник» – это очень обсуждаемая тема.При правильной интерпретации он может помочь вам определить потребности в кадрах и определить, насколько хорошо отдел предоставляет свои услуги.

2021 Расчет кадров между сотрудниками

Согласно отчету Bloomberg BNA по контрольным показателям и анализу отдела кадров, эмпирическое соотношение составляет 1,4 штатных сотрудников отдела кадров на 100 сотрудников. Это соотношение находится на рекордно высоком уровне и резко контрастирует с заметным падением, которое мы наблюдали в последние годы. Ранее этот показатель достигал рекордного уровня 1,3 на 100 сотрудников в 2013/2014 годах, после чего упал до 1.1 на 100 сотрудников в 2015 году, что представляет собой более узнаваемую метрику и примерно там, где она колебалась более десяти лет. Новое соотношение в первую очередь связано с беспрецедентным ростом численности персонала и возросшей необходимостью поддерживать дополнительную нагрузку на персонал, связанную с персоналом.

Имеет ли значение показатель отношения персонала к сотрудникам?

Если вы используете метрику HR-to-Employee, и учитывая, что метрики учитывают только ваш штатный HR-персонал, всегда будет разрыв между вашими расчетами и вашими фактическими потребностями.Сначала вам нужно будет оценить, какую ценность HR может добавить компании, и в каких областях ваши потребности наиболее важны. Раньше мера заключалась в найме одного сотрудника отдела кадров на каждого члена вашего исполнительного руководства, но сегодня соотношение одного руководителя отдела кадров на каждые 500 сотрудников не является редкостью.

Всегда учитывайте навыки, которыми обладают ваши специалисты по управлению персоналом, поскольку практически ни один профессионал не обладает всеми необходимыми компетенциями в области управления персоналом. Может быть более выгодным передать на аутсорсинг определенные аспекты, такие как расчет заработной платы и льгот или даже укомплектование персоналом.Если ваши кадровые операции автоматизированы или переданы на аутсорсинг, вы можете смело уменьшить это соотношение.

Нужны ли малому бизнесу человеческие ресурсы?

Независимо от размера вашей компании, HR – одна из важнейших внутренних функций. Если люди являются источником жизненной силы вашей организации, то человеческие ресурсы – это то сердце, которое поддерживает ее жизнь.

Например, основные проблемы, связанные с кадрами для малого и среднего бизнеса, обычно включают:

Набор персонала
Обучение и развитие
Заработная плата, заработная плата, компенсации и льготы
Трудовые отношения
Соответствие
Здоровье и безопасность

В то время как малые и средние предприятия (5–100 сотрудников) действительно нуждаются в кадровой поддержке, исследования показывают, что большинство владельцев и ключевой исполнительный персонал не чувствуют себя уверенно, управляя этими обязанностями.Отраслевые исследования также показывают, что владельцы и руководители небольших организаций тратят до 12 часов в неделю на управление персоналом.

45% владельцев бизнеса тратят 1 день в неделю и более на управление персоналом
54 процента малых предприятий самостоятельно решают вопросы занятости
Менее 50 процентов владельцев малого бизнеса очень уверены в том, как их компании используют HR
70% предприятий с числом сотрудников от 5 до 49 добавляют HR в рабочую нагрузку сотрудников, практически не имеющих опыта решения кадровых вопросов

Источники: SHRM ; HR Ежедневный советник

Решение этой проблемы требует от компаний определения того, какие аспекты управления персоналом и персоналом могут и должны обрабатываться внутри компании.

Чтобы сделать это определение, компании должны изучить, какую стратегическую и финансовую ценность добавляет управление каждой частью управления персоналом. Проще говоря, небольшие организации должны разделить управление персоналом на две области: люди и процессы.

Основные компоненты управления «людьми» часто остаются внутренними. Фактически, многие малые предприятия начинают выбирать или нанимать «менеджера по талантам» внутри компании, чтобы помочь найти и удержать лучших людей в своей компании.Этот человек может нести частичную или единоличную ответственность за функции, ориентированные на людей, такие как развитие талантов, формирование культуры, основные ценности и управление производительностью. Большинство организаций хотят (и это правильно) сохранить полный контроль над этими культурно-ориентированными аспектами своей компании.

Основные процессы бэк-офиса включают расчет заработной платы, соблюдение нормативных требований, льготы и управление персоналом (адаптация, консультации, разработка справочников, создание политики и т. Д.). Передача этого административного бремени на аутсорсинг – это простой и экономичный способ сосредоточить бизнес на людях, обеспечивая при этом соответствие процессов управления персоналом и конкурентоспособность, превосходя ожидания сотрудников.

Прочтите о нашем предложении по совместному трудоустройству , чтобы узнать больше о том, как работает аутсорсинг всех бэк-офисных процессов, – это самый простой способ для малых предприятий предложить лучшее в отрасли управление персоналом.

Планы укомплектования кадрами

медсестер 101 | Berxi ™

Управление профессионалами в области здравоохранения на современном рынке – это постоянный баланс между ресурсами и потребностями. В штатном расписании менеджеры медсестер должны сбалансировать законодательные требования к соотношению количества медсестер и пациентов, потребность в опытном обслуживающем персонале на месте, бюджетные ограничения со стороны высшего руководства и индивидуальные потребности и предпочтения каждой медсестры.Это может быть неприятной задачей, но надежный кадровый план или матрица могут немного облегчить ее.

Что такое кадровый план медсестер?

Штатный план медсестры (иногда называемый кадровой сеткой) – это документ, который менеджеры используют для определения того, когда и где им нужно назначить членов бригады. Обычно он включает в себя следующее:

Ожидаемое количество и тип пациентов
Количество специалистов, необходимых для удовлетворения потребностей пациентов
Типы медсестер и других сотрудников, необходимых для соблюдения нормативных требований

Планы укомплектования персоналом могут основываться на историческом количестве поступивших пациентов.Они также обычно принимают во внимание любые нормативные требования, группы пациентов, факторы окружающей среды и образование персонала. Бизнес-аналитики здравоохранения или руководящие группы используют сочетание программного обеспечения и навыков статистического анализа для разработки показателей прогнозирования для этой цели.

3 типа кадровых моделей

Американская ассоциация медсестер (ANA) объясняет, что существует три модели организации медсестер:

1) На основе бюджета

Медперсонал определяется на основе количества часов ухода за пациентом в день (HPPD) или количества часов ухода, деленного на общее количество дней в пациенте.

2) Соотношение медсестер и пациентов

Это основано исключительно на количестве пациентов в отделении и обычно не учитывает потребности пациентов. Однако это можно комбинировать с моделью HPPD, когда HPPD используется в качестве отношения.

3) Острота пациента

Здесь учитывается уровень обслуживания, который будет предоставлен в зависимости от потребностей каждого пациента. Когда все сделано правильно, следует учитывать объем медсестер и время, необходимое медсестрам для соблюдения стандартов практики.

Преимущества планов медсестер

Целью планов укомплектования медсестер является обеспечение постоянного присутствия необходимого количества обученного клинического персонала.

Согласно ANA, федеральные правила предъявляют некоторые требования к персоналу медсестер. Например, больницы, участвующие в программе Medicare, должны иметь «достаточное» количество RN и LPN для удовлетворения потребностей пациентов. Это не конкретный язык, а это означает, что во многих штатах, например в Калифорнии, есть законы, требующие определенного соотношения количества медсестер и пациентов.Планы укомплектования персоналом помогают поддерживать оборудование в соответствии с этими требованиями.

Дженнифер Уилсон, бывшая медсестра, говорит, что кадровые планы также служат руководством для менеджеров, пытающихся сбалансировать потребности учреждения и пациентов с предпочтениями персонала.

«Полезно иметь документ, к которому можно прибегнуть при принятии решения по некоторым из этих вопросов», – говорит Уилсон. «Вы даете медсестре выходной по желанию? Штатный план помогает понять, можете вы это или нет. Это похоже на лучшее предположение, понадобится ли вам эта медсестра в тот день.”

Зак Смит, RN, BSN и вице-президент по сестринскому делу в NurseGrid, согласен с этим преимуществом.

«График работы медсестры – одна из самых личных составляющих их работы», – говорит он. «Для планировщика правильное составление расписания – это разница между очень рассерженным или очень довольным персоналом».

Как составить долговременный кадровый план?

Смит указывает, что планы укомплектования персоналом могут быть созданы бизнес-аналитиками или финансовым директором крупных больниц. Но он рекомендует руководителям – или всем, кто создает эти планы – работать с отделами, чтобы помочь им лучше управлять численностью персонала на основе переписи.

Фактически, медсестры-менеджеры – это те, кому обычно приходится интегрировать теоретический план с очень реальными затруднениями при составлении расписания, поэтому их вклад очень важен.

Пример случая: больница Sharp Memorial в Сан-Диего

В 2015 году ответственные медсестры, работающие в отделении прогрессивной медицинской помощи (PCU) в больнице Sharp Memorial в Сан-Диего, выразили обеспокоенность по поводу постоянной неукомплектованности сменами. В частности, существующая кадровая модель позволяла присутствовать только одному или двум помощникам медсестер в смену, что означало, что один помощник мог в конечном итоге поддерживать до 13 медсестер и обслуживать более 32 пациентов одновременно.Из-за того, что их помощники были настолько растянуты, медсестры не всегда могли делегировать задачи или получить необходимую помощь. В конечном итоге эти кадровые проблемы создали порочный круг, который привел к увеличению числа падений пациентов и внутрибольничных инфекций, а также к увеличению числа зарегистрированных травм персонала.

Пытаясь решить эту проблему, четыре члена команды PCU были отобраны для участия в Академии исследователей клинических ситуаций (CSI), предлагаемой Американской ассоциацией медсестер интенсивной терапии (AACN).Во время программы обучения медсестрам была предоставлена возможность изменить структуру своего штатного расписания, чтобы сделать ее более сбалансированной и ориентированной на командную работу. Новая модель предусматривала присутствие четырех помощников и 11 медсестер в дневные смены и трех помощников для поддержки 10 медсестер в ночные смены. Новый план укомплектования персоналом также ограничивает количество пациентов, с которыми каждый ассистент может работать в течение данной смены. Вместо того, чтобы принимать до 32 пациентов, новая модель рассчитана на 12

человек.

В результате нового штатного расписания в учреждении заметно сократилось количество падений пациентов и травм персонала.

Другие элементы успешного кадрового плана

По данным Ассоциации медсестер Орегона, другие элементы, которые следует учитывать при создании надежных кадровых планов, включают:

Исторические тенденции приема
Сколько времени требуется медсестрам для выполнения клинических задач
Сколько времени может занимать выполнение задач, не связанных с непосредственным уходом за пациентом, включая перерывы, питание, общение для координации лечения и составление графиков
Данные, касающиеся показателей качества и инцидентов, таких как падения пациента или ошибки приема лекарств
Законодательные требования к штатному расписанию медсестер в штате

ANA отмечает, что понимания исторических данных переписи пациентов недостаточно для построения долгосрочных кадровых планов.Руководители медсестер и руководители также должны понимать, как стабильность и сложность ухода за данной группой пациентов влияют на кадровые потребности.

4 признака того, что вашей команде нужна новая кадровая система

Персонал и расписание – это не одно и то же. График может меняться на регулярной основе – возможно, даже еженедельно, – но кадровые планы должны соответствовать регулярному шаблону с числами, которые меняются вверх и вниз в соответствии с предполагаемыми потребностями. Это не значит, что объекты могут работать по одному и тому же плану вечно.Планы укомплектования персоналом следует периодически пересматривать, чтобы гарантировать, что они по-прежнему соответствуют потребностям организации, персонала и пациентов.

Вот четыре признака того, что ваша команда нуждается в новом кадровом плане или системе:

1) Вы регулярно пытаетесь найти сотрудников для удовлетворения насущных потребностей.

Если вы проводите перестановку кадров на регулярной основе, то либо ваше расписание не соответствует плану, либо план больше не работает. Смит говорит, что если планы укомплектования кадрами успешны и отделы работают в них последовательно, менеджеры медсестер избегают кризисных ситуаций с укомплектованием персоналом при резких скачках переписи.

На самом деле, постоянные приливы и отливы являются причиной существования автоматизированных кадровых планов и решений для составления расписаний. Этот тип программного обеспечения направлен на упреждающее планирование, снижая вероятность того, что медсестры столкнутся со стрессовой нехваткой персонала.

2) Число ошибок или отрицательных результатов увеличивается.

Увеличение количества ошибок при приеме лекарств, падений пациентов или отрицательных результатов может быть признаком нехватки персонала в отделении. Это также может быть признаком других проблем, включая персонал, нуждающийся в обучении или неполные или несоответствующие СОП.(Ознакомьтесь с нашим Руководством по управлению рисками, чтобы узнать, как предотвратить и справиться с инцидентом.)

Менеджеры медсестер должны учитывать все основные причины увеличения количества ошибок. Поговорите с медсестрами в отделении, чтобы узнать, где могут быть проблемы. Если они говорят, что они перегружены заботой о пациентах и не могут обеспечить всем отличное лечение, менеджеры медсестер должны поднять этот вопрос и потребовать изменения в кадровом плане.

3) Ваши сотрудники жалуются – очень много.

Хотя вы не всегда можете удовлетворить просьбы своих сотрудников о дополнительной помощи, постоянные жалобы могут указывать на серьезную проблему с вашими кадровыми планами.

Поскольку планы основаны на исторических тенденциях и анализе, иногда они могут не соответствовать действительности. Одна смена с неукомплектованием кадрами может случиться и будет. Но менеджеры медсестер всегда должны сравнивать свой кадровый план с текущими потребностями и сообщать руководству о постоянных перекосах. Аналитикам может потребоваться обновить план, чтобы учесть новые данные о группах пациентов.

4) Недостаточно работы.

С другой стороны, если у сотрудников недостаточно работы, чтобы держать их занятыми во время смен, план может привести к перенасыщению графика.

Опять же, отдельная смена, выходящая далеко за рамки прогноза, является выбросом. Менеджеры медсестер должны действовать в рамках этой смены, чтобы использовать ресурсы надлежащим образом, либо поручив медсестрам другую работу, которую необходимо выполнить, либо отправляя людей домой. Когда менеджеры медсестер видят тенденцию, в которой смены регулярно выходят за рамки графика, им следует обратиться к руководству с просьбой обновить план укомплектования персоналом.

Последние мысли

В конечном итоге планы укомплектования персоналом должны быть совместными. Хорошие данные и сильные аналитические навыки помогают гарантировать, что эти планы будут полезны менеджерам медсестер, которые должны составлять ежедневные графики.Но медсестры также должны чувствовать себя комфортно, сопротивляясь, когда реальность отклоняется от плана.

Изображение предоставлено Unsplash.com/Pascal Swier

5 простых шагов к эффективному планированию трудовых ресурсов

Стратегическое планирование кадровых ресурсов включает в себя обеспечение того, чтобы в организации были нужные люди с нужными навыками в нужное время, согласно данным CQ University Australia. Модель планирования рабочего места помогает вашей HR-команде изучить пробелы в вашей нынешней рабочей силе.Это также помогает определить потребности в кадрах в будущем.

Как известно вашему персоналу и руководству, планирование и удовлетворение потребностей вашей организации в человеческом капитале – одна из самых серьезных проблем, с которыми вы сталкиваетесь. Это требует краткосрочных потерь времени и энергии вашей HR-команды. Это также влияет на общие стратегические планы, бюджет и финансы вашей компании. Человеческие ресурсы требуют учета факторов окружающей среды и требований законодательства. Также следует учитывать правила и управление.

Легко представить, что HR чувствует себя подавленным, когда сталкивается с задачами планирования трудовых ресурсов. Это делает важной разработку шагов к стратегическому кадровому планированию для упрощения процесса.

Как модель стратегического планирования персонала может помочь вашей HR-команде и организации?

Разработанная Управлением персонала США, модель планирования рабочего места из 5 шагов служит практической отправной точкой. Это обеспечивает подробное понимание всех элементов, задействованных в управлении персоналом.Надежный процесс кадрового планирования помогает вашей HR-команде и организации несколькими способами, в том числе:

Проверка годового бизнес-плана компании, чтобы убедиться, что у вас достаточно персонала для выполнения всех проектов.
Прогнозирование будущих условий и окружающей среды в вашей компании на основе повторяющихся тенденций.
Выявление проблем с неоднократным недоукомплектованием персонала в конкретных отделах.
Изучение текущих компетенций персонала для сравнения их с будущими потребностями в компетенциях.
Поиск и внедрение стратегий сокращения разрывов для обеспечения постоянного покрытия.
Изучение текущего использования вашей рабочей силы.
Поиск новых способов структурирования вашей организации для наилучшего развертывания вашей рабочей силы в будущем
Преодоление внутренних и внешних препятствий для достижения стратегических целей на рабочем месте

Ключевые проблемы, с которыми HR-команды сталкиваются на современном рабочем месте

Прогнозирующий аспект стратегического кадрового планирования, вероятно, выявит самые большие препятствия, с которыми столкнется ваша HR-команда.Изучите некоторые из следующих задач, чтобы определить, кажутся ли они вам знакомыми:

Стареющая рабочая сила, требующая пристального внимания, навигации и планирования.
Географическое распределение, влияющее на оборот вашей организации в случае, если сотрудники работают удаленно. Независимо от того, внезапно или заранее, мобильная рабочая сила может потребовать для вас больше работы.
Отсутствие лояльности к современному рабочему месту. В отличие от предыдущих поколений, миллениалы не считают необходимым сохранять ту же работу до выхода на пенсию.
Работа, требующая высоких технологических навыков, образования и сертификации, может стать нормой. Это означает, что вам, возможно, придется изменить свое мышление при поиске новых сотрудников.
Постоянно растущее количество нормативных, законодательных и корпоративных требований может замедлить процесс найма.

Помимо стандартных вопросов управления персоналом, существует множество возможных проблем с управлением персоналом. Важно использовать любые эффективные инструменты и процессы, имеющиеся в вашем распоряжении.

Следуйте 5 простым шагам к эффективному планированию персонала

Существует стратегический пятиэтапный цикл планирования для планирования персонала. Шаги к кадровому планированию просты. Как только вы почувствуете себя готовыми, вы можете расширить их и адаптировать к спецификациям вашей организации.

1.Установить стратегическое планирование

На этом этапе соберите всю необходимую информацию для процесса планирования персонала. Запросите стратегический план вашего агентства на время, которое вы планируете исследовать.Вы можете попросить свою управленческую команду предоставить вам годовой и бизнес-план. В нем должны быть указаны предполагаемые потребности в том, как достичь целей, включая необходимое количество сотрудников. Обсудите с руководителями проектов факторы, касающиеся продолжительности взаимодействия с новыми сотрудниками. Определите общие цели адаптации.

2. Проанализируйте свой текущий профиль рабочего места

Этот шаг позволяет глубже взглянуть на текущий персонал. Определите, где в вашей организации может часто наблюдаться нехватка персонала.Понять причину более высокой текучести кадров в одном отделе по сравнению с другим. Вы можете выявить стратегические требования, лежащие в основе этих проблем.

3. Разработайте план действий

Определите стратегии, которые помогут закрыть любые пробелы, которые вы усвоили на первых двух шагах. Рассмотрите возможность инвестирования в программное обеспечение для создания отчетов в реальном времени, которое поможет точно отслеживать продуктивность сотрудников. Вы можете обнаружить, например, что это особая проблема в вашей организации. Реструктуризация и аутсорсинг могут предоставить разумные решения.Однако большинство проблем могут быть выделены определенным командам. Это можно исправить с помощью дополнительного найма, углубленного обучения и инвестиций в технологии.

4. Реализуйте свой план действий

Этот шаг требует работы с различными отделами и группами, чтобы воплотить в жизнь ваш план повышения эффективности персонала. Обсудите выделенный бюджет со своей бухгалтерией или финансовым аналитиком. Общайтесь и продвигайте новые позиции, доступные желаемым сторонам. Вам нужно будет координировать свои действия со своим руководящим составом, ИТ-персоналом и менеджментом среднего звена.Это необходимо для обеспечения бесперебойной работы на данном этапе.

5. Отслеживайте, оценивайте и пересматривайте свой план

Следите за выполнением вашего плана, чтобы определить его эффективность, а также любые слабые места. Этот шаг позволяет вам внести коррективы для улучшения результатов вашего проекта планирования трудовых ресурсов.

Преимущества планирования трудовых ресурсов

Модель планирования персонала предлагает вашей HR-команде множество преимуществ, в том числе:

Более острый коллективный взгляд на определение будущих кадровых требований и возможных рисков кадровой нехватки.
Оптимизированная стратегия найма с учетом реалистичных сроков и затрат.
Конкретные навыки, полученные в результате многократного применения процесса найма и различных учебных курсов, могут помочь вашей команде по персоналу заранее планировать новые рабочие места.

Получите поддержку при запуске собственного кадрового планирования

Планируете ли вы пройти учебный курс или инвестировать в программное обеспечение для планирования персонала, это руководство может помочь вашей HR-команде быстро и с большей уверенностью освоиться.

HR Анализ недостатков: все, что вам нужно знать

Эд Гордон, автор книги «Работа в будущем: решение кризиса занятости и навыков», сказал: «У вас могут быть все новейшие технологии, которые вы хотите, но если у вас нет талантов, ваш бизнес не будет устойчивым».

Люди – ключевая часть роста вашей организации, поэтому включение их в бизнес-план имеет жизненно важное значение. Чего ваша организация хочет достичь и какие люди вам нужны для этого? Какие навыки есть у ваших людей и чего им не хватает?

Проведение анализа кадрового дефицита поможет вам ответить на эти вопросы и опередить потребности вашей организации в найме, удержании и профессиональном развитии.

Что такое анализ недостатков персонала?

Анализ кадрового дефицита – это разбивка ваших текущих сотрудников и навыков, которыми они обладают, по сравнению с кадрами, которые вам понадобятся для достижения ключевых бизнес-целей. Поскольку он выявляет предстоящий дефицит персонала и навыков в вашей организации, анализ кадрового дефицита также иногда называют анализом дефицита навыков или анализом дефицита кадров.

Проведение анализа кадрового дефицита может помочь вам настроить вашу организацию на долгосрочный и устойчивый успех.

Этот анализ помогает вашей организации спланировать рост, спланировать потребности в найме будущих сотрудников, понять навыки и опыт нынешних сотрудников и разработать стратегии для преодоления разрыва между ними.

Планирование роста

Анализ кадрового дефицита может помочь вашей организации оставаться в курсе изменений в вашей рабочей силе, как с ростом, так и с сокращением штата. Вместо того, чтобы нанимать или увольнять в ответ, вы можете планировать заранее и предпринимать осторожные действия в нужное время.Такой подход облегчает ответственный рост, гарантируя, что каждая должность необходима, а ваш персонал удовлетворяет растущие потребности вашей организации.

Прогнозирование будущих потребностей

Когда ваша организация планирует большое изменение, выходящее за рамки обычного роста, например, новый продукт, филиал или подразделение, вам нужен план людей для их поддержки. Анализ кадрового дефицита позволяет определить, сколько сотрудников вам понадобится, какие навыки и опыт требуются, а также сроки, когда и как быстро вы должны их нанять.

Анализ текущих ресурсов

Проведение анализа кадрового дефицита также может дать вам четкое представление о том, какую ценность ваши нынешние сотрудники приносят организации – это все равно что инвентаризация персонала. С помощью этой информации вы можете точно определить кандидатов в планы преемственности руководства, выявить недостаточно используемые наборы навыков и определить сотрудников, которых можно обучить для другой должности. Вы также должны включить такую информацию, как даты выхода на пенсию и средний оборот, чтобы вы знали, каких сотрудников вам, возможно, придется заменить в будущем.

Построение стратегии

Наконец, анализ кадрового дефицита может помочь вам разработать план по заполнению разрыва между ресурсами, которые у вас есть сейчас, и теми, которые вам понадобятся в будущем. Есть ли сотрудники, которые хорошо подходят для работы над новой линейкой продуктов? Внутренний найм и переподготовка могут быть лучшим решением. Планируете ли вы создать новую команду представителей службы поддержки клиентов? Лучше всего начать с стратегии найма.

Вам нужен план преемственности в вашей организации.Хотите знать почему?

Обычно ваш анализ указывает на одну или несколько из этих стратегий:

Корректировка численности (создание новых должностей, корректировка должностных инструкций и т. Д.)
Повышение квалификации (кросс-командное обучение, внутренние стажировки и т. Д.)
Реструктуризация (создание новой команды, повышение сотрудника до руководителя и т. Д.)

Как провести анализ кадрового дефицита

Вы можете провести анализ кадрового дефицита в любой момент, но он особенно полезен, когда ваша организация пытается достичь своих целей или до серьезных изменений.Мы разбили этот процесс на четыре простых шага:

Определите свои цели
Определите ключевые навыки
Оценить текущие навыки
Создать план

Определите свои цели

Вам нужно начать с настройки цели. Чего пытается достичь ваша организация? Без четкой цели невозможно узнать, какие ресурсы и стратегии вам нужны – и, следовательно, какие пробелы вам необходимо заполнить.

Вы можете определить свои цели на уровне организации или в меньшем масштабе, например, для отдельных отделов и команд.У вас может быть даже комбинация целей.

Определите ключевые навыки

После того, как вы установили цели, продумайте все профессиональные навыки, которые потребуются вашей команде для достижения этой цели. Этот список должен включать как твердые, так и мягкие навыки, чтобы вы могли создать рабочую силу, которая соответствует вашим потребностям в таланте и культуре.

Попробуйте изучить текущие описания должностей и ценности вашей организации для идей, а также объявления о вакансиях от других компаний, которые нанимают должности, которые вы хотите добавить.Вы также можете спросить своих сотрудников, каких навыков, по их мнению, им не хватает или которые они хотели бы иметь в своей команде. Затем для каждого из этих навыков оцените его важность и уровень знаний, необходимых вашей организации. Вот пример того, как это может выглядеть:

Оцените текущие навыки

Используя этот новый список ключевых навыков, вы можете начать инвентаризацию того, что уже предлагает ваша рабочая сила. Если вы небольшая организация, вы можете сделать это, создав список навыков для каждого сотрудника, в котором вы сравните их уровень знаний по каждому навыку с уровнем необходимых знаний.Более крупные организации могут захотеть опираться на обзоры производительности, оценки менеджеров и опросы сотрудников для сбора этой информации.

Создать план

Имея список необходимых ключевых навыков и перечень текущих навыков, вы сможете увидеть, где есть пробелы в вашем анализе кадровых пробелов. Следующие ваши шаги – найти лучшие решения, чтобы заполнить эти пробелы, а затем действовать в соответствии с этими планами.

Как мы упоминали ранее, эти решения, вероятно, будут иметь одну из трех форм: корректировка вашей численности, развитие ваших сотрудников или реструктуризация вашей рабочей силы.Скорее всего, у вас получится комбинация всех трех. Вот несколько ресурсов, которые помогут вам с каждой стратегией:

Регулировка численности

Профессиональное развитие

Реструктуризация

Строительство будущего

Проведение анализа кадрового дефицита может помочь вам настроить вашу организацию на долгосрочный и устойчивый успех. Это дает вам информацию, необходимую для более стратегического найма и наиболее эффективного использования талантливых сотрудников, которые у вас уже есть.Вместо того, чтобы слепо шагать в неизвестное будущее, вы и ваши люди будете иметь четкое представление о том, куда вы направляетесь и как туда попасть, и вы все сможете двигаться вперед вместе.

HR-аналитики доставлены на ваш почтовый ящик.

Будьте в курсе всех вопросов, касающихся HR.