Также экземпляр такого распоряжения должен быть у лица, который занимается табелированием, в качестве подтверждающего документа уважительного отсутствия сотрудника на его основном месте работе. При этом оформление командировки в табеле учета рабочего времени производится шифрами 06 или «К».

Скачать образец и бланк приказа

Скачать бланк приказа на командировку для одного сотрудника по форме Т-9:

Скачать бланк по форме Т-9 в формате Word.

Скачать бланк по форме Т-9 в формате Excel.

Скачать бланк приказа на командировку ля нескольких сотрудников по форме Т-9а:

Скачать бланк приказа по форме Т-9а в формате Word.

Скачать бланк по форме Т-9 в формате Excel.

Образец заполнение приказа:

Образец заполнения приказа на командировку по форме Т-9 в формате Pdf.

Образец заполнения приказа по форме Т-9а в формате Pdf.

Как оформить приказ на командировку сотрудника по форме Т-9

Форма приказа на командировку Т-9 используется в том случае, когда в поездку необходимо отправить одного работника.

В верхней части бланка записывается полное название компании, а рядом в отдельной графе проставляется его код согласно ОКПО.

Далее указывается номер приказа и дата его составления. Как и всегда, под данным номером необходимо будет выполнить регистрацию документа в книге учета приказов по предприятию.

После этого записываются данные о самом работнике — его полные Ф.И.О., табельный номер, название подразделения и должности.

Далее, указываются сведения о назначении поездки — в какую страну и город едет работник, а также название принимающей компании. Здесь же нужно проставить даты начала и завершения командировки, ее продолжительность в календарных днях.

Затем кратко записывается цель, по которой была предпринята поездка.

Далее, необходимо указать какая из сторон будет осуществлять финансирование расходов на поездку. Это может делать как отправляющая, так и принимающая компания.

Внимание! Иногда бывают ситуации, когда расходы по поездке полностью несет принимающая сторона — например, выезд мастера на пуско-наладку нового оборудования.

На заключительном этапе указывается основание, по которому выполняется поездка.

Это могут быть:

• График командировок.
• Служебное задание.
• Заключенный с клиентом договор, например, на обслуживание оборудования и т.д.

После того, как приказ о направлении работника в командировку полностью заполнен, его подписывает руководитель организации.

Образец заполнения приказа на командировку по форме Т-9а

Этот бланк оптимальнее использовать в том случае, когда в командировку сразу едет несколько сотрудников. Типовая форма приказа т-9а включает в себя столбцы для внесения информации по трем работникам, но при необходимости она может быть расширена.

Рассмотрим, как заполнять этот документ. В верхней части записывается название компании, напротив него справа — ее код по справочнику ОКПО.

Далее ниже записывается порядковый номер приказа и дата его составления. Под данным номером документ необходимо будет зарегистрировать в журнале регистрации приказов по предприятию.

Основная часть документа представляет собой большую таблицу. В ней столбцы — это различные сотрудники, а строки — предоставляемая о них информация. Строки не пронумерованы.

В первую записываются полные Ф.И.О. работников, которые отправляются в поездку.

Во второй строке отражаются их табельные номера.

Третья строка содержит название подразделений, в которых они работают, а четвертая — полное название их должностей согласно штатного расписания.

Далее идет большая строка, в которой указываются полные сведения о командировке. Она, в свою очередь, делится на несколько меньших. В пятой и шестой записываются страна и город, в которые едут командировочные, и названия принимающих компаний.

Далее, седьмая и восьмая строки — это даты начала и завершения поездок. В девятой отражается продолжительность командировки каждого сотрудника в днях. Десятая строка — краткое содержание цели, для которой каждый из работников отправляется в поездку.

В одиннадцатой строке указывается за счет чьих средств происходит финансирование командировки.

Двенадцатая строка предназначена для того, чтобы каждый раз работников прочитал содержание приказа, и поставил в этой строке свои подпись и дату.

После таблицы идет строка, в которой нужно указать основание для направления работников в поездку — название документа, и его реквизиты.

Подписывает приказ руководитель компании.

Приказ о продлении командировки: образец

В случае, когда работнику нужно продлить срок его пребывания в командировке, это необходимо оформить надлежащим образом. Данная процедура состоит из нескольких этапов.

Продление командировки

Для начала нужно правильно оформить документ, в котором будет указано на необходимость продление служебной поездки. Он может быть двух видов:

• докладная или служебная записка работника, в которой он сообщает о необходимости продлить командировку. Причины могут быть как личные, так и связанные с работой. Например, работник мог заболеть или не успеть выполнить поставленную задачу.
• распоряжение работодателя о необходимости продления командировки. Сюда также будет относиться и служебная записка от непосредственного начальника или руководителя работ сотрудника, который находится в командировке.

Документ отправляется на рассмотрение к руководству предприятия, где принимается решение о целесообразности продления командировки. Как правило, порядок и причины продления служебных командировок прописываются в учетной политике предприятия.

Согласие работника на продление

Поскольку выполнение задания в командировке является частью работы сотрудника, то и от ее продления он не может отказаться.

Но в ТК РФ есть несколько категорий работников, которых можно отправлять в командировку только с их согласия. Поскольку перед отправкой в служебную поездку они дали свое согласие быть в командировке до определенной даты, то, для того чтобы продлить ее срок, нужно запросить согласие и на период продления.

Категории, у которых необходимо спрашивать согласие:

• лица, являющиеся родителями или опекунами детей в возрасте до 5 лет и воспитывающие их без помощи супруга;
• лица, являющиеся родителями детей с инвалидностью;
• женщины, у которых есть ребенок в возрасте до 3 лет;
• лица, осуществляющие уход за больными членами семьи.

По возможности, согласие необходимо получить в письменном виде, либо иметь свидетелей, что работник согласился на продление срока командировки.

Приказ о продлении командировки

Образец этого документа не утвержден, поэтому он составляется в произвольной форме. Но при этом он должен содержать следующую информацию:

• Данные о командированном работнике, его ФИО и должность;
• Причина, по которой продлевается его пребывание в командировке;
• Новая дата завершения командировки;
• Распоряжение бухгалтерии перевести работнику денежные средства на дополнительные дни командировки, при необходимости.

Несмотря на то, что приказ пишется в свободной форме, он должен быть издан с соблюдением всех правил делопроизводства, в частности иметь следующие реквизиты:

• Наименование организации, его издавшей;
• Название документа;
• Дата и номер;
• Подпись руководителя.

После того, как приказ о продлении командировки подписан, необходимо проинформировать работника, о том, что командировка продлевается и на какое количество дней.

Сделать это можно с помощью любых средств связи. Переписывать командировочное удостоверение и служебное задание не нужно. Тем более что на данный момент командировочное удостоверение не входит в перечень обязательных документов при оформлении командировки.

Если командировка продлялась по личным причинам работника, то по возвращении он должен подтвердить это документально, например, предоставить больничный лист.

Увеличение срока служебной командировки работника оформляется посредством издания приказа. Основанием для него является служебная записка, в которой изложены основания для продления командировки. Ее может написать любая из сторон: как работник, так и работодатель. В отдельных случаях работодатель должен заручиться согласием работника. 

основных шаблонов маршрутов деловых поездок для успешных поездок

Планирование маршрутов поездок – один из важных аспектов работы помощника руководителя. Руководители обычно едут, чтобы встретиться с ключевыми деловыми партнерами, заключить революционные сделки и посетить важные конференции и встречи. Успех этих критически важных планов командировок зависит от умных и способных исполнительных помощников (EA).

Чтобы помочь советникам справиться с каждой поездкой, мы создали шаблоны маршрутов деловых поездок, которые ускоряют процесс планирования поездок и устанавливают последовательный стандартный маршрут, который руководители будут с удовольствием получать снова и снова.

Многие из этих шаблонов пришли прямо из наших групп в Facebook для помощников руководителей! Посмотрите, какие крупицы мудрости может предложить наше сообщество, и включитесь в разговор.

Для максимально успешного проведения конференций руководители должны придерживаться точного военного расписания. Конференции требуют тщательного планирования, а не спонтанности; Если участник хочет общаться с определенными людьми и посещать определенные занятия, он должен следовать тщательно разработанному маршруту, в котором большое внимание уделяется логистике.

• Время в пути / транспортировке и подробности
  • Общее время прибытия и отправления поездки, а также основные сведения о транспорте. Когда руководителю нужно уехать из дома, чтобы добраться до аэропорта? Обеспечит ли она свой транспорт или это было заранее согласовано? Обдумайте все маленькие вопросы, которые вы подсознательно задаете, планируя свои собственные поездки, и включите ответы в подробности маршрута.
  • Не ограничивайтесь: Если руководитель, с которым вы работаете, любит получать все подробности, включите некоторые из перечисленных ниже пунктов в свой маршрут. Как вы увидите в наших шаблонах, мы рекомендуем подчинить многие из этих деталей, чтобы упростить просмотр действительно важных частей маршрута.
    • Номера подтверждений поездки / бронирования (их удобно иметь под рукой, чтобы представители службы поддержки клиентов в различных транспортных узлах могли легко найти информацию о поездке, если есть вопросы или проблемы с планами руководителя.
    • Подробная информация о парковках, включая ограничения, стоимость и физические адреса парковок и гаражей во всех направлениях. (Сложная ситуация с парковкой может означать пропущенные встречи или конференции.)
    • Номера мест. (Путешественнику всегда полезно запомнить их.)
    • Адреса соответствующих транспортных узлов, таких как аэропорт, пункт проката автомобилей и вокзал.
    • Скриншоты или распечатанные копии электронных писем с подтверждением и билетов.
    • Детали терминала. (Это особенно важно для крупных аэропортов или железнодорожных вокзалов, где терминалы или выходы могут находиться на расстоянии многих миль друг от друга и от путешественников требуется трансфер на автобусе и обратно).
    • Печатные карты (загруженные из онлайн-инструментов) для использования в качестве резервной копии GPS-навигатора сотового телефона в районах без надежного Интернета.
  • Время и подробности, связанные с размещением
    • Время и даты заезда и выезда, а также адреса всех мест проживания.
    • Больше и больше: Некоторые дополнительные детали размещения делают поездку руководителя более приятной.
      • Жилье. Есть ли на территории отеля тренажерный зал, спа-салон или, может быть, прачечная? Знание этих ключевых деталей позволяет руководителям лучше планировать поездки. Например, путешественник может решить вставать на два часа раньше каждый день, чтобы посетить тренажерный зал на территории отеля до начала конференции.
      • Советы по транспортировке. Сделайте так, чтобы руководителю было проще перемещаться в отель и обратно.Делайте заметки о ресторанах или достопримечательностях в нескольких минутах ходьбы от дома руководителя вдали от дома. Вы также можете отметить отели, которые предлагают услуги трансфера, и отели рядом с надежными транспортными узлами.
      • Скриншоты или распечатанные копии соответствующих электронных писем с подтверждением проживания.
    • Ежедневный график работы
      • Время и место проведения собраний и конференций.
      • Время приема пищи и перекусов. (Никто не хочет выходить в сеть, когда голоден натощак)
      • Рабочие окна.Выделите относительно открытые временные рамки, когда руководители могут планировать дальнейшие действия сразу после важных встреч и конференций. Руководители также могут использовать эти окна, чтобы проверять обычную работу и сотрудников в домашнем офисе.
      • Все больше и больше:
        • Что надеть. Вы можете дать советы по одеванию в соответствии с распорядком дня руководителя. Например, вы можете посоветовать руководителю повседневно одеваться на утреннюю встречу за завтраком, но посоветовать ему взять с собой блейзер, чтобы нарядиться, если у него не будет времени переодеться перед дневной встречей.
        • Время и длина перерывов. Выделите, когда у руководителя будет свободное время, чтобы поработать, пойти в спортзал или просто выпить кофе. Зарабатывайте дополнительные баллы, добавляя элементы, такие как медитация или семейные телефонные звонки, важные для повседневной жизни руководителя.
        • Рекомендуемое время пробуждения и отхода ко сну.
        • Прогноз погоды и предложения по упаковке.
        • Места, где можно поесть. (Проведите исследование Yelp, чтобы не сбить с толку своего руководителя!)
        • Советы профессионалов для путешествий.Обозначьте многолюдные или туристические районы, дороги с интенсивным движением и другие факторы, влияющие на впечатления от путешествия.
        • Контактная информация для лиц, посещающих запланированные встречи руководителя

В отличие от маршрутов конференций, маршруты медиа-туров зависят от гибкости и свободы действий.Планируйте маршрут с достаточной передышкой между встречами со СМИ, чтобы учесть и даже поощрять возможность того, что встречи будут длиться со временем. В мире медиа-тура длительная встреча может просто означать, что руководитель выстраивает прочные отношения с профессионалами СМИ.

• Время в пути / транспортировке и подробности
  • Укажите общее время прибытия и отправления поездки и основные сведения о транспорте, а также время прибытия, время отправления и адреса для каждой встречи в течение каждого дня.Во время медиа-тура руководитель будет постоянно перемещаться с места на место, поэтому очень важно обрисовать в общих чертах всю транспортную логистику.
  • Все больше и больше:
    • Горящие варианты транспорта. (Помогите руководству избежать пропущенных встреч, убедившись, что у них есть запасные варианты на случай, если запланированный транспортный выбор не удастся.)
    • Подробная информация о парковках, включая ограничения, стоимость и физические адреса парковок и гаражей во всех направлениях.(Сложная ситуация с парковкой может означать пропущенные встречи или конференции.)
    • Печатные карты (загруженные из онлайн-инструментов) для использования в качестве резервной копии GPS-навигатора сотового телефона в районах без надежного Интернета.
  • Время и подробности, связанные с размещением
    • Время и даты заезда и выезда, а также адреса всех мест проживания.
    • Больше и больше: Некоторые дополнительные детали размещения делают поездку руководителя более приятной.
      • Жилье.
      • Советы по транспортировке.
      • Скриншоты или распечатанные копии электронных писем с подтверждением.
    • Подробный график встреч
      • Время и место встреч.
      • Все больше и больше:
        • Досье на профессионалов СМИ и их публикации. Это поможет руководству подготовиться к успешным встречам.
        • Рабочие окна. Укажите относительно открытые временные рамки, когда руководители могут планировать дальнейшие действия сразу после важных встреч.
        • Достопримечательности / рекомендуемые остановки возле каждого места встречи. Плотный график туров для СМИ не позволяет руководителям много заниматься исследованиями. Помогите им почувствовать вкус города, назвав удобные пит-стопы.

Успех международного маршрута путешествия зависит от подготовки, призванной дать путешественникам инструменты, необходимые для понимания основ общения и навигации по разным странам.

• Время в пути / транспортировке и подробности
  • Укажите общее время прибытия и отправления поездки, а также основные сведения о транспорте. Планируйте, что руководитель приедет в аэропорт достаточно рано, чтобы избежать неприятностей с поездкой, и обязательно укажите информацию о прибытии и вылете для любых стыковочных рейсов.
  • Включены соответствующие подробности об основном виде транспорта, который исполнительная власть будет использовать для навигации по другой стране.Например, если американский бизнесмен отправляется в поездку в Лондон, он, вероятно, захочет знать все основы лондонского метрополитена, включая то, какой тип прохода требует система, как планировать маршруты и как понимать графики.
  • Все больше и больше:
    • Вызовите соответствующие заявки на международные поездки, которые могут помочь руководителю легко передвигаться.
    • Детали парковки.
    • Номера мест и подробная информация о питании и напитках на рейсах.
    • Адреса соответствующих транспортных узлов.
    • Скриншоты или распечатанные копии электронных писем с подтверждением и билетов.
    • Детали для всех терминалов. (Это особенно важно для крупных международных аэропортов или вокзалов, где терминалы или выходы могут быть далеко друг от друга.)
    • Печатные карты (загруженные из онлайн-инструментов) для использования в качестве резервной копии GPS-навигатора сотового телефона в районах без надежного Интернета.

• Время и подробности проживания, связанные с проживанием
  • Время и даты заезда и выезда, а также адреса всех мест проживания.
  • Больше и больше: Некоторые дополнительные детали размещения делают поездку руководителя более приятной.
    • Жилье. Есть ли в отеле необходимые переходники для бытовой техники? Предлагают ли они бесплатный Wi-Fi?
    • Советы по транспортировке. Посоветуйте, как лучше ориентироваться в незнакомом городе, чтобы руководители чувствовали себя максимально комфортно во время поездки.
    • Скриншоты или распечатанные копии электронных писем с подтверждением.
  • Повседневный график.
    • Время и место встреч.
    • Время приема пищи и перекусов.
    • Рабочие окна.
    • Все больше и больше:
      • Вытяните несколько часто используемых слов на родном языке пункта назначения, особенно если большинство людей из пункта назначения говорят на языке, которого руководитель не знает.
      • Включите ключевые моменты из путеводителей. Сделайте некоторые выводы о местной культуре, особенно о культурных нормах, которые влияют на деловое взаимодействие.Эти нормы могут включать такие вещи, как стандартные приветствия, практика чаевых, этикет встреч и приема пищи, а также стили общения.
      • Что надеть, чтобы не выглядеть посторонним.
      • Рекомендуемое время пробуждения и отхода ко сну для смягчения последствий смены часовых поясов.
      • Прогноз погоды и предложения по упаковке, особенно если пункт назначения будет в середине сезона, отличного от сезона дома.
      • Места, где можно поесть. (Вы также можете включить несколько популярных блюд и словарный запас, чтобы помочь руководителям ориентироваться в меню.)
      • Советы профессионалов для путешествий.

Никогда не отправляйтесь в путь без хорошо спланированного маршрута презентаций по продажам.

• Время в пути / транспортировке и подробности.
  • Укажите общее время прибытия и отправления поездки, а также основные сведения о транспорте для всех остановок роуд-шоу.
  • Включите соответствующие подробности об основном виде транспорта, который руководитель или исполнительная команда будет использовать, чтобы добраться от мероприятия к мероприятию. Это международное роуд-шоу, роуд-шоу по пересеченной местности или просто внутригосударственное роуд-шоу?
  • Все больше и больше:
    • Детали парковки.
    • Скриншоты или распечатанные копии электронных писем с подтверждением и билетов.
    • Печатные карты (загруженные из онлайн-инструментов) для использования в качестве резервной копии GPS-навигатора сотового телефона в районах без надежного Интернета.
  • Время и подробности, связанные с проживанием.
    • Укажите время заезда и выезда, даты, а также адреса всех мест проживания в поездке.
    • Больше и больше: Некоторые дополнительные детали размещения делают поездку руководителя более приятной.
      • Жилье.
      • Советы по транспортировке.
      • Скриншоты или распечатанные копии электронных писем с подтверждением.
    • Повседневный график.
      • Время и место проведения роуд-шоу.
      • Время приема пищи и перекусов.
      • Все больше и больше:
        • Прогноз погоды и предложения по упаковке для каждого места проведения роуд-шоу.
        • Поесть по дороге. (Проведите исследование Yelp!)
        • Места для остановки на дороге.Несколько быстрых остановок у интересных достопримечательностей помогут руководителям и продавцам освежиться и подготовиться к оставшейся части роуд-шоу.

Даже в расслабленном личном отпуске можно воспользоваться структурированными маршрутами.

• Время в пути / транспортировке и подробности.
  • Укажите общее время прибытия и отправления поездки, а также основные сведения о транспорте.
  • Все больше и больше:
    • Детали парковки.
    • Скриншоты или распечатанные копии электронных писем с подтверждением и билетов
    • Печатные карты (загруженные из онлайн-инструментов) для использования в качестве резервной копии GPS-навигатора сотового телефона в районах без надежного Интернета.
  • Время и подробности, связанные с проживанием.
    • Укажите время, даты и адреса регистрации заезда и отъезда для всех мест проживания в поездке.
    • Больше и больше: Некоторые дополнительные детали размещения делают поездку руководителя более приятной.
      • Жилье. Есть ли в отеле или арендуемом доме кухня, домашний кинотеатр, шикарный бар в подвале, бассейн или стол для пинг-понга? Путешественники могут лучше планировать свои поездки, если они знают, к чему у них будет доступ в своем доме вдали от дома.
    • Все больше и больше:
      • Прогноз погоды и предложения по упаковке.
      • Места, где можно поесть рядом с гостиницей или аренда.
      • Советы для профессионалов. Настройте чаевые, которые вы включаете, в зависимости от того, с кем путешествует руководитель. Включите романтические места для парных поездок, детские аттракционы для семейных поездок и многое другое.
    • Детали расписания.
      • Расписание и подробности основных развлечений / мероприятий на каждый день.
      • Оставьте достаточно времени для расслабляющей еды.
      • Все больше и больше:
        • Доп. Руководитель, скорее всего, расскажет об основных событиях дня, но вы можете найти быстрые остановки по пути к этим событиям, а путешественник может выбрать несколько спонтанных остановок.

Какой маршрут вам поможет? Дайте нам знать в разделе комментариев ниже!

П.S. Многие из этих шаблонов пришли прямо из наших групп в Facebook для помощников руководителей! Посмотрите, какие крупицы мудрости может предложить наше сообщество, и включитесь в разговор.

Командировочные расходы, связанные с бизнесом, подлежат вычету

Командировочные расходы – те расходы, которые вы несете, когда вы находитесь вдали от дома по работе, – могут обеспечить вам значительные вычеты из коммерческих расходов. Однако они подчиняются многочисленным правилам, которые вы должны тщательно соблюдать, иначе вы рискуете неприятно удивиться, когда вас одитируют.

Путевые расходы являются одними из самых распространенных вычетов из деловых расходов. Однако этот вид расходов также является одним из самых запутанных! Когда стоимость поездки вычитается из деловых расходов? Как насчет конвенций – особенно в других городах? Что, если вы приведете свою семью?

Будет легче спланировать деловые поездки и по возможности совмещать бизнес с отпуском, если вы ознакомитесь с основными правилами IRS.

Ниже приводится список расходов, которые вы можете вычесть в зависимости от фактов и обстоятельств:

• 50 процентов стоимости питания при путешествии
• авиа, ж / д и автобусы
• плата за провоз багажа
• гостиничные расходы
• расходы на эксплуатацию и техническое обслуживание автомобиля, включая расходы на газ, масло, смазку, мойку, ремонт, запчасти, шины, расходные материалы, плату за парковку и дорожные сборы
• расходы на эксплуатацию и обслуживание домов-трейлеров – при условии, что один является «обычным» и «необходимым» для вашего бизнеса
• местные транспортные расходы на проезд на такси или другой транспорт между аэропортом или вокзалом и гостиницей, от одного клиента к другому или от одного места деятельности к другому, а также чаевые, связанные с вышеуказанными расходами
• Расходы на уборку и стирку
• Арендная плата за компьютер
• гонорары за стенографию
• расходы на телефон или факс
• советов по приемлемым расходам
• расходы на транспортировку образцов и демонстрационных материалов и стоимость помещения для образцов

Путевые расходы должны быть связаны с бизнесом

Ваша поездка должна быть в первую очередь связана с бизнесом, чтобы на нее можно было вычесть франшизу.Экскурсионные поездки никогда не подлежат вычету. Вы можете вычесть командировочные расходы только в том случае, если вы уезжаете из дома в связи с существующим бизнесом.

Путевые расходы, понесенные вами в связи с приобретением или открытием нового бизнеса, не подлежат вычету в качестве коммерческих расходов. Однако вы можете добавить эти затраты к своим стартовым расходам и решить вычесть их часть, а оставшуюся погасить в течение 180 месяцев.

Совет: если ваш супруг (а) путешествует с вами, вы, как правило, не можете требовать вычета расходов вашего супруга.Чтобы командировочные расходы супруга (или иждивенца, или любого другого лица в этом отношении) подлежали вычету, супруг (или другое физическое лицо) также должен быть сотрудником компании. Кроме того, поездка супруга (-и) должна осуществляться с добросовестной деловой целью, и в противном случае расходы должны вычитаться супругом.

Командировочные расходы – это вид деловых расходов. Следовательно, вы должны быть в состоянии удовлетворить общие требования к коммерческим расходам, чтобы потребовать вычет.

Вы не можете вычесть командировочные расходы, если они являются расточительными или экстравагантными – расходы должны быть разумными с учетом фактов и обстоятельств. Однако IRS дает здесь большую свободу действий. Вам не откажут в расходах только потому, что вы решили лететь первым классом или пообедать в четырехзвездочных ресторанах.

Звучит очевидно, но вы должны ехать, чтобы вычесть путевые расходы.То есть вы должны быть «вдали от дома».

Однако, как и в большинстве случаев налогового законодательства, все не так просто, как кажется. Для этого вы уезжаете из дома, если выполняете следующие два условия:

• Путешествие осуществляется вдали от общего района или в непосредственной близости от вашего налогового дома.
• Ваше путешествие достаточно долгое или достаточно далекое, поэтому нельзя разумно ожидать, что вы завершите поездку туда и обратно без сна или отдыха. Это не означает, что вам нужно оставаться на ночь в пункте назначения; например, может случиться так, что у вас была встреча на весь день, и вам нужно было несколько часов поспать в отеле перед поездкой домой.

Как правило, ваш налоговый дом – это вся территория или окрестности (например, город и прилегающие районы) вашего основного места работы, независимо от местоположения вашего личного или семейного дома.

Существуют особые правила, регулирующие следующие ситуации:

• Более одного места деятельности. Если вы ведете свой бизнес более чем в одном месте, вам следует учитывать общее время, которое вы обычно проводите, работая в каждом месте, степень вашей деловой активности в каждом месте и относительную сумму вашего дохода от каждого места, чтобы определить вашу «основную сумму». «место деятельности.
• Нет постоянного места ведения бизнеса. Если у вас нет постоянного места жительства и основного места работы, вы можете считаться странствующим – ваш налоговый дом находится там, где вы работаете, и, следовательно, вы никогда не сможете удовлетворить требование об отсутствии дома.
• Временное назначение. Когда вы временно (на год или меньше), а не на неопределенный срок, работаете вдали от основного места работы, ваш налоговый дом не меняется – все ваши расходы «вне дома» вычитаются.

Требуется ассигнование, если поездка совмещает работу и отдых

А как насчет деловых и личных путешествий? IRS внимательно следит за налогоплательщиками, которые пытаются классифицировать личную поездку без вычета налогов как командировку с вычетом.Таким образом, если вы путешествуете в пункт назначения и занимаетесь как личной, так и деловой деятельностью, вы можете вычесть свои командировочные расходы в пункт назначения и обратно только в том случае, если поездка в первую очередь связана с вашим бизнесом.

Основная цель поездки определяется исходя из фактов и обстоятельств каждого случая. Важным фактором является количество времени, которое вы потратили на личные дела во время поездки, по сравнению с количеством времени, потраченным на действия, непосредственно связанные с бизнесом.Путевые расходы за пределами США могут быть дополнительно ограничены, если какая-либо часть вашей поездки предназначена для личных целей.

Если поездка носит преимущественно личный характер, никакие командировочные расходы не подлежат вычету. Это верно, даже если вы занимаетесь какой-либо деловой деятельностью, пока находитесь там. (Тем не менее, вы можете вычесть определенные расходы, которые вы понесли, пока находитесь в пункте назначения, если они в противном случае квалифицируются как бизнес-вычеты.)

Пример: Келли едет из Чикаго, штат Иллинойс, в Феникс, штат Аризона, чтобы навестить свою хорошую подругу Сьюзен на две недели.Находясь в Фениксе, она встречается с двумя клиентами, покупает им каждый обед и обсуждает деловые контракты на предстоящий год. Келли не может вычесть стоимость поездки в Аризону. Однако, учитывая ограничения на расходы на питание, она может вычесть стоимость двух деловых обедов.

Строгие ограничения на питание

Стоимость ужина вычитается только в том случае, если ваша командировка длится ночь или достаточно продолжительна, чтобы вы остановились на сон или отдых.

Конечно, если вы принимаете деловых гостей дома или в гостях, вы можете вычесть часть стоимости, если вы соблюдаете обычные правила вычета расходов на питание и развлечения. Однако, даже если вы соответствуете требованиям, вы можете вычесть только 50 процентов стоимости обеда.

Специальное исключение из правила 50 процентов применяется к работникам, которые находятся вне дома во время работы в соответствии с правилами Министерства транспорта. В эту группу рабочих входят служащие воздушного транспорта, водители грузовиков и автобусов между штатами, служащие железных дорог и моряки торгового флота.Для этих рабочих питание облагается франшизой на 80 процентов.

Стандартное питание упрощает ведение учета

Предполагая, что вы путешествуете вдали от дома на необходимый период времени, вы можете выбрать вычесть половину стандартной нормы питания (SMA), а не половину фактических затрат на питание, стирку, уборку и чаевые.

Преимущество использования стандартного пособия на питание состоит в том, что вам не нужно вести учет фактических расходов на питание, хотя вам все равно придется вести записи, чтобы подтвердить время, место и деловую цель вашей поездки.Самый большой недостаток в том, что стандартные порции питания не очень щедры. Скорее всего, ваши фактические расходы – и, следовательно, ваши отчисления – будут больше.

Стандартное пособие на питание – это «федеральная ставка на питание и непредвиденные расходы», и его размер зависит от того, где и когда вы путешествуете. Эти ставки суточных периодически обновляются с учетом региональной инфляции и публикуются в Интернете на веб-сайте Управления общего обслуживания и в публикации IRS 1542, Ставки суточных (для поездок в пределах континентальной части США).

Совет. Существуют также суточные, которые включают проживание, питание и непредвиденные расходы, но эти комбинированные суточные, как правило, недоступны для самозанятых людей.

Тем не менее, во многих регионах ставки намного выше, и вам всегда следует проверять, используете ли вы ставку для вашего местоположения. Предположим, что стандартное пособие на питание для большинства мест в Иллинойсе составляет 46 долларов в день, а в Чикаго – 71 доллар. Это означает, что если вы приехали в Чикаго по делам, вы можете вычесть 12 долларов.На 50 ед. В день на питание больше, чем «стандартный» тариф.

Помните, что вы можете вычесть только 50% от допустимой суммы: 35,50 долларов в Чикаго против 23 долларов по стандартной ставке.

Для поездок за пределы континентальной части США вы можете использовать федеральные суточные (OCONUS), которые ежемесячно публикуются правительством. Иностранные суточные можно приобрести в Государственной типографии, а также в Государственном департаменте.

IRS внимательно изучает командировочные расходы за границу

Деловые поездки за границу не облагаются налогом.Однако из-за возможности злоупотреблений (например, тайком в отпуске в Париже под видом деловой поездки) эти расходы внимательно изучаются IRS.

Хорошая документация – необходимость. Если вы путешествуете за пределы США исключительно в деловых целях, все ваши командировочные расходы, связанные с тем, чтобы добраться до места назначения и обратно, подлежат вычету. Однако, если вы проводите часть своего времени в другой стране, занимаясь личными делами, вам, возможно, придется распределить свои командировочные расходы и вычесть только те суммы, которые выделены на бизнес.

Вы должны распределить расходы между коммерческими расходами, вычитаемыми из налогооблагаемой базы, и личными расходами, не вычитаемыми из налогооблагаемой базы, пропорционально количеству дней, которые вы потратили на некоммерческую деятельность во время поездки, если вы не выполняете одно из определенных условий.

Поездки за границу исключительно по делам полностью вычитаются. Транспортные расходы за границу полностью вычитаются, если вы провели 100% своего времени за границей в командировках. Однако, если вы занимаетесь какой-либо некоммерческой деятельностью, будь то посещение достопримечательностей или посещение старого друга, вам, возможно, придется разделить бизнес-расходы, вычитаемые из налогооблагаемой базы, и личные расходы, не подлежащие вычету.

Время, потраченное на личные цели, может инициировать распределение. Если вы проводите часть своего времени в другой стране, занимаясь личными делами, вам, возможно, придется распределить свои командировочные расходы пропорционально количеству дней, которые вы потратили на некоммерческую деятельность во время поездки, если вы не соответствуете одному из следующих условий:

• Менее одной недели за пределами США. Вы находились за пределами США неделю или меньше, совмещая деловую и личную деятельность (неделя – это семь последовательных дней, не считая дня, когда вы покидаете США.С., но с учетом дня вашего возвращения в США).
• Менее 25 процентов времени на личные дела. Вы находились за пределами США более недели, но потратили менее 25 процентов всего времени, проведенного в другой стране, на личные дела (считая оба дня, когда началась ваша поездка). и день, когда это закончилось).
• Отпуск не рассматривался. Вы можете установить, что личный отпуск не был важным фактором.

Если вы соответствуете одному или нескольким из этих условий, ваша поездка считается полностью деловой.Это означает, что вы можете вычесть все свои командировочные расходы, связанные с бизнесом.

Распределение требуется, когда личное время превышает 25 процентов

Если вы не соответствуете хотя бы одному из условий, изложенных выше, и потратили 25 или более процентов своего времени на личные дела, вам придется распределить свои командировочные расходы на дорогу к месту назначения и обратно между вашим бизнесом и личные действия для определения вашей франшизы. Вы должны распределить свои расходы на зарубежные поездки , даже если ваша поездка была в основном по деловым причинам.

Отпуск не подлежит вычету. Однако, если ваша поездка была в первую очередь с целью отпуска, вся стоимость поездки является не подлежащим вычету личным расходом. Однако, если вы ведете побочные дела, вы можете вычесть расходы, понесенные вами во время поездки, которые были непосредственно связаны с вашим бизнесом.

Расходы на конвенцию могут вычитаться

Вы можете вычесть свои командировочные расходы (включая проезд, проживание и питание для себя) при посещении конгресса в Соединенных Штатах, если вы можете доказать, что участие в конгрессе приносит пользу вашему бизнесу.Эти правила распространяются на мастер-классы, конференции и семинары, а также на собрания.

Вы можете пройти тест на деловые отношения, продемонстрировав, что ваши деловые обязанности и ответственность связаны с программой или повесткой дня съезда. Повестка дня не обязательно должна касаться конкретно ваших обязанностей или ответственности – достаточно привязки. Однако вы должны продемонстрировать какую-то цель получения дохода для посещения конгресса. В любом случае вы не сможете вычесть какие-либо некоммерческие расходы (например, осмотр достопримечательностей), понесенные вами во время посещения конгресса.

Пример: Кэролайн, дизайнер интерьеров, принимает участие в выставке Window Covering Association of America в Кентукки. Она вернулась с новым энтузиазмом к своей профессии и со знаниями о нескольких новых поставщиках. Кэролайн может вычесть свои расходы, потому что посещение шоу приносит пользу ее бизнесу.

Правила становятся гораздо более строгими, если конгресс проводится за пределами Северной Америки или на круизном лайнере. По сути, IRS не хочет, чтобы люди вычитали свой отпуск. Однако они признают, что по крайней мере некоторые из этих поездок совершаются с добросовестными деловыми целями.Вот что вам нужно знать:

Чтобы иметь возможность вычесть расходы на участие в конференции за пределами Северной Америки, она должна иметь прямое отношение к вашему бизнесу, и проведение конференции за пределами Северной Америки должно быть столь же разумным, как и внутри нее. Например, было бы разумно проводить съезд за пределами Северной Америки, если бы многие участники съезда жили за границей. Вы также должны выполнить требования по вычету командировочных расходов за пределами США.S ..

Однако есть способ насладиться экзотическим регионом, не затрагивая правила иностранных конвенций: знать, какие страны считаются входящими в «Североамериканскую зону». Для целей конвенционных поездок “североамериканская территория” включает очевидное: Соединенные Штаты, их владения, подопечную территорию Тихоокеанские острова, Канаду и Мексику. Однако сюда также входят страны, у которых есть информационные соглашения с Соединенными Штатами. Государства и, возможно, определенные требования налогового законодательства.

IRS ведет список этих стран, многие из которых являются туристическими мекками, которые вы, возможно, не считаете североамериканскими. В их числе:

Съезды на круизных судах. Следующие требования должны быть выполнены, прежде чем вы сможете вычесть расходы, понесенные в связи с конференцией или семинаром, проводимым на круизном судне:

• Соглашение должно иметь прямое отношение к активному ведению вашего бизнеса.
• Круизное судно должно быть зарегистрировано в США.
• Все порты захода круизного лайнера должны находиться в США (или их владениях).
• Вы должны приложить к своей налоговой декларации подписанное вами письменное заявление, в котором указано общее количество дней поездки (за исключением дней, которые вы потратили в пути до и из порта судна), количество часов каждый день, которые вы посвятили запланированным делам. мероприятия, а также программу запланированных деловых мероприятий собрания.
• Вы должны приложить к своей налоговой декларации письменное заявление, подписанное должностным лицом организации или группы, спонсирующей съезд, которое включает график деловых мероприятий на каждый день съезда и количество часов, в течение которых вы посещали запланированные деловые мероприятия. .

Если вы соответствуете требованиям, вы можете ежегодно вычитать до 2000 долларов США из расходов на посещение семинара или конференции на круизном лайнере. В случае совместного возвращения, максимум 4000 долларов будет вычитаться, если каждый из супругов посещал соответствующие съезды круизных судов.

11 советов по планированию командировки для начальника

Успех путешественников на дороге напрямую зависит от того, насколько хорошо их поездка была спланирована и подготовлена.

При планировании деловой поездки всегда следует уделять первоочередное внимание тому, чтобы бизнес-путешественник работал максимально продуктивно и без стресса. Это требует тщательного продуманного планирования.

В конце концов, есть много переменных, которые нужно помнить, детали, которые нужно проработать, резервирования, которые нужно создать, и графики, которые необходимо согласовать.И даже после того, как все это будет сделано, вам все равно придется бороться с возможностью возникновения проблем, когда ваш путешественник находится в пути.

Как менеджер по путешествиям, лучшее, что вы можете сделать, – это заранее организовать как можно более человеческую организацию, чтобы вы могли свободно решать проблемы, если и когда они возникнут.

Как это сделать?

Планирование командировки для начальника

1. Запишите их обычные предпочтения

Планируя деловую поездку для начальника, вы хотите каждый раз делать это быстрее и лучше.Не полагайтесь на свою память (ненавижу ломать ее вам, но иногда это неправильно). Вместо этого запишите обычные предпочтения вашего босса, например, спешите на стыковки рейсов, а не устраивайте пересадки с большим количеством подушек безопасности. Таким образом, вы можете сократить количество операций по обмену данными, необходимых для каждой поездки.

2. Помогите им расставить приоритеты в наиболее важных частях поездки

Когда ваш босс путешествует, ему, вероятно, нужно будет выполнить несколько очень важных дел.Поймите, каковы цели этой поездки, будь то одно собрание или укомплектование нового офиса в другой стране. Как только вы узнаете цели поездки, организуйте вокруг нее другие детали, чтобы ничто не мешало.

Помимо основной цели командировки, у вашего начальника могут быть дополнительные цели, которых он хочет достичь. Может быть, они хотят придерживаться своего распорядка упражнений во время отсутствия. Может быть, они хотят закончить слайд-колоду для предстоящей презентации.Или, может быть, они хотят взять с собой супругу в поездку и провести день, чтобы осмотреть достопримечательности.

Спросите своего начальника о том, что он хотел бы сделать или выполнить во время поездки, чтобы вы могли помочь организовать эти дела, дать рекомендации или, по крайней мере, сохранить ясность их календаря.

4. Составление маршрута деловой поездки

Последний документ в этом разделе – это маршрут деловой поездки , или сводка всех деталей поездки в одном месте. Это сэкономит вам и вашему путешественнику время и избавит от лишних хлопот, связанных с просмотром нескольких документов и электронных писем, чтобы найти нужную информацию.

При создании этих документов полезно мыслить в хронологическом порядке, чтобы вы могли поставить себя на место путешественника и четко обдумать, какая информация необходима. А когда вы закончите, создавайте не только электронные, но и бумажные копии. Это исключает любую возможность того, что мертвый смартфон или отсутствие интернета отбросит вашего путешественника.

Планируем командировку для коллег

Та же забота и внимание к деталям, что и при планировании поездок, – это то же самое, что и вашим сотрудникам.

5. Предоставьте путешественникам возможность бронировать для себя

Большинство деловых путешественников предпочитают бронировать деловую поездку для себя, как они это делали бы при бронировании отпуска, вместо того, чтобы ехать туда и сюда с кем-то по каждой мелочи. Используйте программное обеспечение для управления поездками, которое включает в себя политики компании, чтобы сотрудники могли бронировать то, что они хотят, в рамках политики. Это экономит время для всех, а путешественники получают желаемый маршрут и жилье.

6.Все в одном месте

При планировании деловой поездки существует множество деталей. Вы должны сделать все возможное, чтобы собрать все в одном месте. При бронировании с помощью одного утвержденного программного обеспечения для управления поездками компании путешественники могут войти в систему и увидеть все свои предстоящие маршруты.

Большинство коллег хотят, чтобы все было в цифровом формате, но если это не относится к вашим коллегам, сделайте дорожную папку. В папку для путешествий вложите распечатанный маршрут деловой поездки и подтверждения, а также конверты для дорожных квитанций и любых важных проездных или деловых документов, которые им понадобятся в пункте назначения.

7. Приобретите все необходимое перед поездкой.

Думайте о своем путешественнике как о мобильном офисе, представляющем вашу компанию внутри страны и за рубежом. Поэтому обязательно пополняйте их инструменты: визитки, аккумуляторы, основные расходные материалы и другие необходимые расходные материалы.

8. Дайте путешественнику контрольный список поездок

Создайте контрольный список для путешественника, который будет передан путешественнику перед поездкой. Это гарантирует, что ваш путешественник не забудет все необходимые шнуры, адаптеры, флеш-накопители, устройства – все, что им может понадобиться!

Если ваш путешественник улетает международным рейсом, составьте бумажное досье, содержащее важную информацию о его пункте назначения.Добавьте данные, такие как валюта, часовой пояс, контактная информация местного посольства, советы о местных законах и культуре, распространенных заболеваниях, а также о том, покрывает ли их тарифный план международные поездки. Подобная информация имеет очень большое значение.

9. Сохраните контактную информацию путешественника

Необходим контактный лист путешественника . Это единый документ, который включает всю домашнюю и служебную контактную информацию сотрудника, а также стандартные данные, такие как имя, должность, идентификационный номер и т. Д.Дополнительные элементы, такие как предпочтения в авиакомпаниях и отелях, запросы на питание и паспортные данные, сделают этот документ намного надежнее. Удобно, что TravelPerk позволяет вам ввести большую часть этой информации один раз, автоматически заполняя ее для будущих поездок. Однако вы сохраняете эту информацию, просите путешественников подтвердить или обновить ее перед отъездом.

10. Создайте шаблон контрольного списка планирования поездки

Еще один полезный документ – это контрольный список для планирования поездки . В нем содержится подробная информация о каждом рейсе, наземном транспорте, бронировании отелей, столовых и развлекательных мероприятий, а также о встречах или мероприятиях, а также достаточно места для всего остального. Используйте это, чтобы следить за мелкими деталями, которые легко теряются при перемешивании.

Одна из основных мотиваций любого тревел-менеджера, планирующего деловую поездку, – убедиться, что ни одна деталь не останется неучтенной. Ни один туристический менеджер не захочет получать звонок от отчаявшегося сотрудника по поводу неправильных дат билетов или проблем с регистрацией, например, из-за неверной информации.Вот почему набор шаблонов и контрольных списков творит чудеса, предотвращая ошибки и упущения.

11. Подведение итогов после командировки

Подведение итогов после командировки так же важно, как и подготовка. На данный момент необходимо рассмотреть множество аспектов поездки, которые предлагают множество преимуществ для постоянно развивающегося бизнеса.

• Когда ваш путешественник вернется, возьмите его дорожную папку. Проверьте квитанции, сделайте важные записи и как можно скорее подайте заявку на возмещение.Интеграция Expensify с TravelPerk делает это исключительно простым.
• Пополните запасы мобильных канцелярских принадлежностей вашего путешественника, чтобы он был готов к поездке в следующий раз.
• Вместе со своим путешественником просмотрите все выдающиеся голосовые сообщения, электронные письма и другие обновления.
• Спросите своего путешественника, все ли прошло хорошо и что может быть лучше.

Лучшие инструменты для планирования командировок

Чтобы сделать планирование деловой поездки максимально безболезненным, воспользуйтесь этими инструментами.

GetYourGuide

Путешествовать в новое место и не видеть того, что может предложить город, может быть обломком. Быстрая экскурсия с гидом или простая экскурсия от GetYourGuide может быть всем, что вам нужно. Есть гиды по всему миру и варианты на любой бюджет.

TravelPerk

TravelPerk – это решение нового поколения для деловых поездок для путешественников и административных работников. У него самый большой в мире инвентарь для путешествий, отличные возможности и интеллектуальные функции управления, такие как бронирование в рамках политики и отчеты о расходах на поездки.

Google Диск или облачное хранилище вашей компании

Планируя командировку, вам захочется, чтобы все было в одном месте. Хотя ваш маршрут (для вашего рейса, отеля, поездов и аренды автомобилей) может быть сохранен в TravelPerk после бронирования, могут быть некоторые другие детали, которые вам нужно сохранить в одном месте. Например, у вас может быть информация об офисе, клиенте или мероприятии. Создайте папку на Google Диске для поездки, чтобы путешественник знал, где найти любую деталь.

Помните, что управление командировками – это постоянно развивающееся упражнение, и стоит усердно изучать все, что можно, для достижения лучших результатов.

7 Налоговые вычеты на командировочные расходы

В этой статье вы найдете несколько советов по вычету командировочных расходов. Но сначала нам нужно дать определение термину «деловая поездка» и помочь вам выяснить, где находится ваш налоговый дом (место, откуда вы путешествуете).

Что такое деловые поездки?

В IRS есть специальное определение для деловых поездок, чтобы определить, можете ли вы вычесть эти командировочные расходы для деловых целей.IRS утверждает, что деловая поездка – это поездка за пределы налогового дома, которая «значительно дольше обычного рабочего дня» и требует от вас сна или отдыха вдали от дома.

Вы также должны спать вдали от дома, чтобы иметь возможность вычесть эти расходы, и поездка также должна быть «временной» (продолжительностью менее года).

Что такое налоговый дом?

Ваш налоговый дом – это концепция, установленная IRS, чтобы помочь определить, подлежит ли поездка вычету. IRS определяет это как весь город или район в целом, где находится ваше постоянное место работы, а не то место, где вы живете.

Если у вас дома есть офис, вероятно, это ваш налоговый дом; если у вас есть офис где-то в центре города, это ваш налоговый дом. Если вы работаете в нескольких местах и ​​у вас нет одного постоянного места работы, ваш налоговый дом может быть там, где вы живете.

После того, как вы определили, где находится ваш налоговый дом (возможно, с вашим налоговым специалистом), этот налоговый дом можно использовать для определения того, подлежат ли вычету ваши командировочные расходы. Если вам нужно уехать из налогового дома на ночь или вам нужно время, чтобы отдохнуть и поспать во время путешествия, вы, вероятно, можете засчитать свои расходы во время поездки как вычеты по служебным делам.

1) Вы можете иметь возможность вычесть расходы на деловую поездку из комбинированной деловой / личной поездки

Если вы путешествуете в пределах США, ваша поездка должна быть «полностью» деловой, чтобы вы могли вычесть расходы на командировку. Но если есть какое-то «случайное» личное время, ничего страшного. Например, если вы едете в Даллас по делам и проводите вечер с семьей в этом районе, это не относится к основной цели поездки.

С другой стороны, попытка превратить личную поездку в командировку не сработает, если поездка не предназначена в основном для деловых целей.IRS сообщает:

«Планирование случайных деловых мероприятий во время поездки, таких как просмотр видеозаписей или посещение лекций на общие темы, не превратит то, что на самом деле является отпуском, в командировку». Взаимодействие с другими людьми

Если ваша чаевые частично или полностью находятся за пределами США, правила IRS будут другими. Ваша международная поездка может считаться деловой, если вы находились за пределами США более недели и менее 25% времени было потрачено на личные дела.Взаимодействие с другими людьми

2) Вы можете использовать суточные для расчета расходов на деловые поездки

Термин «суточные» означает день. Суточные – это суммы, которые считаются разумными для покрытия ежедневных расходов во время путешествий, питания и прочих расходов. Ставки суточных установлены для поездок в США и за границу и различаются в зависимости от региона.

Например, ставки суточных в крупных городах США выше, чем в частях страны за пределами крупных мегаполисов.Компании могут устанавливать свои собственные ставки суточных, но большинство предприятий используют ставки, установленные правительством США.

Возмещение суточных не облагается налогом, если оно больше. Если ваши сотрудники получают суточные, превышающие максимальную ставку, установленную Управлением общих служб, превышение облагается налогом для сотрудника.

3) Международные деловые поездки имеют другие правила

если вся ваша поездка находится за пределами США и все время вы тратите на деловую деятельность, вы можете вычесть расходы на всю поездку.Даже если вы не потратили все свое время на деловую деятельность, поездка считается коммерческими расходами, но только в том случае, если у вас не было «существенного контроля» над маршрутом. Например, сотрудник, путешествующий по служебной необходимости, не может контролировать поездку, но владелец бизнеса может.

Но если ваша поездка выводит вас за пределы США на срок более недели, поездку можно считать исключительно деловой, если вы тратите менее 25% времени на личные дела.

Если во время международной поездки вы не тратите все свое время на деловую деятельность, вы можете вычесть только деловую часть поездки в пункт назначения и обратно. Вы должны распределять затраты между бизнесом и личной деятельностью,

4) Не все сборы по счету за гостиницу являются вычетом дорожных расходов

Плата за номер и налоги вычитаются, как и расходы на стирку, но дополнительные личные расходы, такие как сборы в тренажерном зале или фитнес-центре, а также сборы за фильмы или игры, не вычитаются.

Вы можете вычесть плату за телефонные звонки или пользование факсом в отеле, а также вычесть чаевые. Взаимодействие с другими людьми

5) Возможно, вы не сможете вычесть расходы на привлечение супруга в командировку

Расходы на привлечение супруга, ребенка или других людей в командировку считаются личными расходами и не подлежат вычету. Но вы можете вычесть дорожные расходы для своего супруга, если:

• Человек является сотрудником
• У них есть настоящая цель для своего путешествия
• В противном случае лицу было бы разрешено вычесть дорожные расходы

Если вы можете доказать, что другое лицо работает в компании и выполняет важные бизнес-задачи во время поездки (ведя протокол на встречах или встречах с бизнес-клиентами), вы можете вычесть стоимость поездки этого человека.

6) Вы можете вычесть 50% стоимости еды в командировке

Вы можете вычесть стоимость питания во время путешествия, но расходы на развлечения больше не подлежат вычету. Вы также не можете вычесть «щедрые или экстравагантные» расходы на еду. Расходы на питание вычитаются из налогооблагаемой базы в размере 50%, ограничение в 50% также распространяется на налоги и чаевые для деловых обедов. Чтобы вычесть стоимость питания, вы можете использовать либо фактические затраты, либо стандартное пособие на питание, помня о 50% -ном пределе.

7) Вы можете вычесть стоимость круиза из деловой поездки с определенными ограничениями

Стоимость круиза может быть вычтена до текущего лимита, определенного IRS (в настоящее время 2000 долларов США).Вы также должны иметь возможность показать, что круиз был напрямую связан с деловым мероприятием, например, с деловой встречей или заседанием совета директоров.

По очевидным причинам IRS предъявляет особые дополнительные строгие требования к вычету круизных путешествий как деловых расходов.

Эта статья предназначена для общего ознакомления; все эти правила налоговых вычетов сложны, и есть много оговорок и исключений. См. Публикацию IRS 463 для получения подробной информации по каждому из этих вопросов, связанных с поездками, и проконсультируйтесь со своими налоговыми и юридическими специалистами, прежде чем предпринимать действия, которые могут повлиять на ваш бизнес.

008 Денежные авансы (для командировочных и других целей)

A. РЕЗЮМЕ АДМИНИСТРАТИВНОЙ ПРОЦЕДУРЫ

Эта процедура относится ко всем авансам, внесенным чеком или наличными на проезд или другие деловые расходы; процедура устанавливает максимальные суммы аванса и требует своевременного учета сотрудниками. Невозвращенные авансы будут подлежать взысканию посредством удержания из заработной платы, если это необходимо для взыскания.

1. Положение о Налоговой службе (гл.1.62-2) требует, чтобы денежные авансы и возмещение расходов указывались в качестве дохода в форме W-2 сотрудника, подлежащего удержанию подоходного налога, ЕСЛИ НЕ выплачиваются в соответствии с «Планом отчетности». Подотчетный план – это план, который удовлетворяет трем требованиям:

а. Имеет деловые связи – авансы должны быть ограничены разумными расходами, связанными с работой, которые, как ожидается, понесет сотрудник, и тип расходов может быть разрешен в качестве налогового вычета.

г. Обоснованный – работник должен предоставить работодателю подробные записи о расходах, которые потребуются, если ему / ей придется обосновать вычет коммерческих расходов в своей личной налоговой декларации.В случае деловых обедов дата, место, сумма, соответствующие квитанции, имена лиц, сопровождающих сотрудника, и бизнес-цель должны быть задокументированы.

г. Неизрасходованный аванс должен быть возвращен – Сотрудники должны вернуть работодателю в разумный срок любую авансированную сумму, превышающую обоснованные расходы.

USNH будет избегать удержания подоходного налога с денежных авансов и возмещения расходов, выполняя все требования плана подотчетности и настаивая на том, чтобы все сотрудники соблюдали эти требования.

2. Административные процедуры

а. Business Connection – Сотрудники, путешествующие более одного рабочего дня по официальным делам USNH, могут получить аванс для покрытия оценки разумных деловых расходов, которые, как ожидается, будут понесены во время их поездки. Сотрудникам настоятельно рекомендуется использовать личную платежную карту или карту покупок USNH, если это разрешено, чтобы уменьшить потребность в денежных авансах.

Если невозможно использовать платежную карту, продавцу следует направить заказ на покупку USNH, чтобы избежать необходимости в получении аванса наличными.Как правило, авансы не предоставляются на авиабилеты, плату за гостиницу или конференцию, а также на предметы, которые должны быть защищены с помощью стандартных процедур, предшествующих поездке. Авансы должны использоваться для покрытия непредвиденных деловых расходов. Примеры таких расходов включают проезд в / из аэропорта, парковку, чаевые носильщикам, перевозчикам багажа, посыльным / горничным в отеле. Залог за временное проживание / жилье, в котором сотрудник будет находиться во время командировки USNH, также имеет право на получение авансового платежа.В этом случае сотрудник должен вернуть всю сумму первоначального депозита при их возврате. Любая сумма, удерживаемая домовладельцем, должна быть выплачена работником. Все запросы на авансы должны быть задокументированы путем оценки предполагаемых расходов и подачи в стандартной форме предварительного одобрения / аванса USNH, как описано в Процедуре 07-117, Предварительное одобрение поездки / аванс.

г. Обоснование – Все командировочные расходы должны быть подтверждены оригиналами квитанций, прилагаемых к детализированной форме личного возмещения USNH (или на ваучере на мелкую денежную наличность в случае поездки, оплачиваемой мелкой наличностью).Любые авансы должны быть указаны в форме возмещения, чтобы гарантировать, что общая сумма возмещения будет соответствующим образом уменьшена на авансированную сумму.

г. Неизрасходованные авансы должны быть возвращены – Все неизрасходованные или необоснованные авансы на командировочные и другие деловые расходы должны быть возвращены координатору поездок USNH или менеджеру по командировкам кампуса, директору BSC или назначенному им лицу с надлежащими доказательствами в течение 10 рабочих дней после завершения соответствующей поездки. Сотрудники, не вернувшие неиспользованные денежные авансы USNH или надлежащее обоснование в течение 10 рабочих дней, будут подлежать вычету из заработной платы на сумму, не возвращенную или необоснованную, после того, как сотруднику будут отправлены соответствующие письменные напоминания.Сотрудники с невыплаченными авансами не имеют права на получение дополнительных авансов до тех пор, пока не будут погашены невыплаченные авансы.

г. Обоснованно рассчитанный аванс – Авансы должны быть минимальными и должны использоваться только для незначительных расходов. Авансы на командировки обычно ограничиваются максимумом 300 долларов на человека в неделю, если иное не одобрено в письменной форме главным финансовым директором (CFO) кампуса или его / ее назначенным лицом. Для командировочных командировок и других групповых мероприятий могут потребоваться специальные меры, соответствующие этим процедурам.Запросы на авансы должны быть одобрены ответственным деканом / директором / начальником отдела с использованием стандартных форм учреждения. Авансовые платежи должны обрабатываться через координатора поездок USNH или менеджера по командировкам в кампусе, директора BSC или назначенного им представителя как минимум за четыре рабочих дня до того, как потребуется чек. Авансы выдаются за два рабочих дня до даты отъезда.

эл. Авансы лицам, не являющимся сотрудниками – Авансы в фонды USNH не будут выплачиваться лицам, которые в настоящее время не связаны с USNH.С этой целью нынешние студенты USNH, когда они работают в официальном качестве, считаются аффилированными с USNH. Консультантам аванс не предоставляется. Консультанты, несущие командировочные расходы, связанные с их работой в USNH, должны выставлять счета на свои командировочные расходы в качестве платы за услуги, и эти расходы должны оплачиваться на коды счетов в диапазоне услуг 717-Professional.

B. ПОДРОБНЫЕ ОПЕРАЦИОННЫЕ ПРОЦЕДУРЫ

1. Обязанности службы выплат USNH

а.Ведите подробный список всех сотрудников, у которых есть невыплаченные авансы. Список будет включать имя сотрудника и номер идентификатора USNH, сумму аванса, дату выдачи аванса, дату ожидаемого возврата аванса (например, дату возврата командировки плюс 10 дней) и даты напоминаний. отправлено сотруднику. Список необходимо согласовывать каждый месяц и отправлять директору USNH по счетам к оплате и расчету заработной платы к 10-му числу следующего месяца, даже если в настоящее время ни один из сотрудников не имеет просрочки.

г. Отправьте стандартное письменное напоминание менеджеру по командировкам кампуса, директору BSC или назначенному лицу с информацией, необходимой для обработки запроса USNH Personal Reimbursement, чтобы обосновать расходы, связанные с поездкой. В напоминании должны быть указаны факты и место этой процедуры. Копия напоминания будет отправлена ​​получателю аванса и декану / директору / главе департамента, которые санкционировали получение аванса. Если обоснование не получено, второе напоминание будет отправлено примерно через две недели с даты первого напоминания.

г. 10-го числа каждого месяца USNH Disbursements заполняет список всех непогашенных авансов, сверенных с Banner. Если два или более напоминания были отправлены сотруднику без ответа, невыплаченная сумма будет вычтена из следующей зарплаты сотрудника.

г. Начать удержание из заработной платы. USNH Disbursements Services инициирует вычет и отправит уведомление, когда вычет произойдет, менеджеру по командировкам кампуса, директору BSC или уполномоченному лицу, направив ссылку на документ совместного предприятия для перевода денег на авансовый счет командировочного кампуса.Представитель кампуса уведомит сотрудника о дате и сумме удержания из заработной платы.

e. Служба выплат USNH очистит / отменит все открытые транзакции по кредитным счетам в Баннерной системе.

2. Обязанности менеджера по командировкам кампуса, директора BSC или другого назначенного лица

Если директор по счетам к оплате и начислению заработной платы USNH делегирует предварительные обязанности по командировкам менеджеру по командировкам в кампусе, директору BSC или другому назначенному лицу, то за выполнение всех задач, изложенных в разделе B.1. выше.

Официальная версия этой информации будет поддерживаться только в онлайн-формате. Все печатные копии этого материала датированы датой печати. Пожалуйста, обязательно просмотрите материалы в Интернете, прежде чем полагаться на датированную печатную версию.

Как составить эффективную корпоративную политику в отношении поездок

Составление эффективной политики компании в отношении командировок, которая призвана помочь бизнес-путешественникам компании соблюдать ее процедуры бронирования и возмещения расходов, – непростая задача.

Ваш настраиваемый шаблон политики в отношении поездок

Как говорит нам Сюзанна Волко, советник по роскошным путешествиям и консультант Arden Road Travel, которая имеет более чем 20-летний опыт работы в сфере управления поездками и финансами, «написать политику T&E легко, если вы скажете:« Вы можете делать только это и никогда не делать этого , ‘но мы все знаем, что путешествия никогда не бывают однозначными: есть оттенки серого (отмененные рейсы, улучшенные автомобили, отели и дорогая еда.Эти оттенки серого, как метко их описывает Волько, могут заставить некоторые компании задуматься, стоит ли затраченных усилий на создание политики в отношении путешествий.

На самом деле это еще одна причина для создания политик. Ваша компания не сможет контролировать дополнительные расходы на модернизированный автомобиль, если она не установила правила относительно типов автомобилей, которые сотрудники могут арендовать!

В то время как у многих крупных компаний есть корпоративная политика в отношении поездок, у более мелких компаний ее часто нет. Тем не менее, даже если у вас есть собственная компания из трех человек, а сотрудники ездят только два раза в год, вам следует подумать о создании политики.

Причины, по которым вы должны создать политику в отношении поездок

Egencia, бренд корпоративного туризма, входящий в группу Expedia, провел в 2016 году глобальный опрос деловых путешественников с акцентом на политику компании в отношении поездок. Неудивительно, что исследование показало, что только 38% деловых путешественников довольны политикой путешествий своей компании.

Что это значит для компаний? Путешественники, скорее всего, забронируют номер вне установленных правил, что будет стоить компании больше денег, или путешественники, по крайней мере, будут недовольны своим опытом деловых поездок, что может отразиться на их работе в компании, на встрече с клиентами или в их готовность оставаться наемным работником.Важно создать корпоративную политику в отношении командировок, которой не только легко следовать и которая поможет компании контролировать расходы, но и будет учитываться потребности сотрудников.

Политика компании в отношении поездок дает множество преимуществ. Эффективная корпоративная политика в отношении командировок

• Организует процесс бронирования поездок
• Упрощает процедуру возмещения расходов путешественникам
• Обеспечивает дополнительную экономию (четкая политика + счастливые путешественники = более строгое соблюдение правил = экономия)
• Помогает вашей компании избежать мошенничества
• Защищает сотрудников с помощью четко изложенных процедур безопасности