Содержание

Приказ на командировку директора — образец приказа

Командирование руководящего лица компании часто является неотъемлемой частью рабочего процесса. В данном случае возникает вопрос, как и кем оформляется соответствующая документация. Законодательство предусматривает, что составление необходимых актов осуществляется по стандартной процедуре. То есть принципиальных отличий в командировании обычного сотрудника или руководителя не имеется. Основными аспектами, на которые необходимо обратить внимание являются передача полномочий на время поездки и установление лица, которое ее оформляет.

Как оформить приказ о направлении в командировку директора?

Для генерального директора действуют те же ограничения в командировании, что и для рядовых сотрудников. Не разрешается отправлять в служебную поездку:

Бесплатная консультация юриста по телефону:

  • беременную женщину, даже при наличии ее согласия;
  • одинокого родителя, имеющего на иждивении ребенка дошкольного возраста или ребенка-инвалида.

Порядок направления в командировку генерального директора основывается на общей процедуре:

  • составление служебной записки с указанием причины и необходимости поездки;
  • оформление командирования, указывается основание и продолжительность поездки, к данному документу прилагается и служебная записка;
  • выдаются средства на расходы и составляется авансовый отчет.

Законодательство предписывает при этом, что генеральный директор не обладает какими-либо преимуществами в начислении командировочных. Их размер должен соответствовать общей установленной процедуре.

С 2015 года отменена необходимость составления служебного задания и командировочного удостоверения. Однако это не исключает возможность их заполнения. Если при этом в локальном положении о командировках указывается на необходимость составления документа, то он должен присутствовать в обязательном порядке.

Составляется документ руководителем самому себе или лицом, которому передаются соответствующие полномочия. В основании данного приказа указывается обычно служебная записка, она же является приложением.

Образец приказа на командировку генерального директора

Образец приказа об отмене командировки директора

Отмена служебной поездки руководящего лица также осуществляется по стандартной процедуре. Главным моментом в данной ситуации становится соответствующее основание:

  • служебная поездка перестала быть необходимостью;
  • командируемый не может быть отправлен из-за болезни;
  • имеются чрезвычайные обстоятельства, которые препятствуют выполнению поставленной задачи.

На основании указанной причины составляется служебная записка на имя того, кто составлял приказ о командировании. Если это был сам руководитель — то ему, если его заместитель или полномочный представитель, то запись передается соответственно.

Приказ об отмене командировки составляется в том случае, если он оформляется до отбытия генерального директора. Если выезд уже состоялся, то необходимо составлять документ об отзыве командирования. Составляется он обычно тем лицом, которому были переданы соответствующие полномочия. Требуется также указание на служебную записку, на основании которой производится отзыв.

Образец приказа об отзыве из командировки

Приказ о возложении обязанностей директора на время командировки

Основным аспектом, на который необходимо обратить внимание при командировании начальника — это передача руководящих обязанностей на период поездки. К это вопросу необходимо отнестись со всей ответственностью, особенно если отсутствие предполагает длительный срок.

Если генеральный директор отбывает в однодневную командировку, то передача полномочий может не потребоваться. Однако нередко возникает ситуация, когда даже в указанный день присутствие руководителя на работе будет необходимостью.

Для передачи полномочий необходимо составить два документа:

Составляются они по тем же принципам, что и передача полномочий при уходе руководителя в отпуск.

Образец приказа на замещение директора на время командировки

Обычно приказ на замещение директора составляется на имя его заместителя или помощника. Однако данный момент не обязателен и соответствующие полномочия могут быть переданы любому лицу.

При составлении образца необходимо учитывать следующие моменты:

  • дополнительные обязанности, возлагаемые на сотрудника, должны быть в полной мере оплачены;
  • если передаются все обязанности, то уполномоченный будет обязан выполнять всю работу начальника в соответствии с предписанным положением;
  • частичное возложение обязанностей должно быть указано в соответствующем порядке.

При составлении документа должна быть указана документальная причина передачи обязанностей. Также оговариваются временные сроки, в течение которых лицо наделяется полномочиями.

Скачать образец приказа на замещение директора на время командировки

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Загрузка…

Приказ о направлении в командировку: образец и пример составления

Одним из документов работодателя является приказ о направлении в командировку. Этот документ является важной составляющей гарантий и компенсаций работникам. Ведь в служебных командировках сотрудник имеет право на возмещение понесенных в связи с поездкой расходов. А все время следования в место назначения в командировках считается временем исполнения работником своих трудовых обязанностей.

Конечно, все правила касаются официально трудоустроенных работников. Тех, с которыми оформлен трудовой договор и издан приказ о приеме на работу. А под командировкой Трудовой кодекс понимает поездку работника по распоряжению (это и есть приказ) работодателя на конкретный срок для выполнения поручения вне места постоянной работы.

Вы можете скачать образец приказа о направлении в командировку одного или нескольких работников и оформить его, использовав представленный пример.

Скачать образец:

  Приказ о направлении в командировку

  Приказ о направлении в командировку нескольких работников

  Приказ о направлении в командировку руководителя

  Приказ о направлении в командировку директора

Пример приказа о направлении в командировку

Какая форма используется при оформлении приказа о направлении в командировку

На помощь работодателю, который не имеет намерения разрабатывать свои бланки, придет постановление Госкомстата от 05 января 2004 г. № 1. И если раньше кадровые службы обязаны были издавать приказ по определенной форме, то сейчас это не обязательно.

Многие предпочитают не изобретать велосипед и используют форму № Т-9. При направлении в командировку нескольких работников используйте форму Т-9а.

В отношении кого приказ о направлении в командировку не издается

Не считается командировкой работа, исполнение которой постоянно и непосредственно осуществляется в пути. Например, стюардесса, машинист, водитель на междугородних перевозках. Получается, приказ о направлении в командировку работодатель на таких лиц не оформляет.

Есть также группа работников, которых работодатель не может направить в командировку. К примеру, труд женщин в нашей стране подлежит особой охране. Женщины, имеющие детей до 3 лет, могут направляться в командировки с их письменного согласия. Матери и отцы-одиночки детей до 5 лет также дают письменное согласие на командировку. Внимательно стоит отнестись к решению вопроса о командировке несовершеннолетнего работника.

Ответственный за направление работников в командировки сотрудник должен учитывать, что поездка работника в обособленное подразделение организации вне места основной работы тоже считается командировкой.

Содержание приказа о направлении в командировку

Во многих организациях до издания собственно приказа кадровая служба формулирует служебное командировочное задание. В нем видна цель поездки. Сроки поездки и место назначения. Командировочные удостоверения сейчас оформлять не обязательно. Но сам сотрудник должен внимательно хранить финансовые документы, чтобы отчитаться за расходование денежных средств.

Сам приказ о направлении в командировку содержит графы – наименование работодателя, код ОКПО (можно узнать на сайте Росстата), сведения о работнике. Если работник едет в какую-то организацию, место командировки содержит ее официальное наименование.

Срок командировки кадровый работник считает по специальным правилам. Дата начала – дата отправления транспортного средства. Окончание командировки совпадает с датой прибытия транспортного средства к населенный пункт основного места работы. Время до 24 часов суток считается как текущие сутки, а с 00 часов – последующие сутки.

Приказ о направлении в командировку утверждает работодатель или уполномоченное им лицо.

Особенности приказа о направлении в командировку директора (руководителя)

Особенностями приказа о командировке директора является то, что такой приказ издается руководителем в отношении самого себя. Это связано с тем, что на момент издания такого распоряжения именно он является руководящим органом данной организации.

В приказ о командировке руководителя обязательно указывается на кого возлагаются его обязанности на период временного отсутствия. Кроме того, на имя исполняющего обязанности выдается доверенность.

В остальном содержание приказа о направлении в командировку (директора) руководителя ничем не отличается от аналогичных приказов в отношении иных работников. Приказ может быть оформлен на бланке по форме Т-9 или в произвольной форме, в зависимости от организации делопроизводства на предприятии.

Приказ на командировку

Нередко в организациях возникает необходимость командирования своих сотрудников в другие города и даже страны. Из этой статьи Вы узнаете все о документировании такого события, в том числе речь пойдёт о правильном заполнении приказа на командировку.

Необходимость документального фиксирования командировок

Согласно трудовому законодательству определение командировки выглядит следующим образом. Это поездка сотрудника организации по поручению руководства. Данная поездка имеет установленный срок и определённую цель, и, как правило, несёт для компании определенные расходы. В связи с тем, что компании обязаны отражать все свои траты, то командировочные расходы не исключение.

Таким образом, становится очевидно то, для чего так важно правильно оформлять поездки: чтобы отразить расходы на командировку в бухгалтерском учёте по всем правилам, необходимо правильно правильно оформлять командировочные документы, поскольку государственные органы очень тщательно проверяют обоснованность той или иной выплаты средств сотруднику.

Читайте также статью: → Приказ на командировку в 2021.

Документы-основания для командировок сотрудника

Как уже говорилось ранее, нужно правильно оформлять командировки. Но как же это сделать правильно и не запутаться, ведь нужно заполнять большое количество документов?

Спешим Вас обрадовать. На сегодняшний день действует более простая схема, предложенная государством в 2015 году. Она позволяет заполнять всего два документа, на основании которых можно принять к учету командировку.

Важно! Таким образом, на сегодняшний день отменены следующие документы:

  1. Командировочное удостоверение;

  2. Служебное задание на командировку;

  3. Отчёт по командировке.

Действительны же будут следующие документы:

  1. Распоряжение о поездке;
  2. Авансовый отчёт сотрудника о расходах на поездку.

Распоряжение на отправление работника в командировку

Распоряжением на совершение поездки является приказ директора о командировке. Его оформлению уделяют наибольшее внимание проверяющие органы. Итак, вот несколько правил, которые следует учитывать при издании распоряжения:

  1. Приказ директора должен быть оформлен письменно;
  2. Форма приказа может быть любая, однако, она должна быть утверждена в вашей организации;
  3. Командировочные документы должны соответствовать требованиям федерального законодательства и иметь в своём составе обязательные реквизиты.

Приказ на командировку: образец и форма

Поскольку форма приказа о командировке не установлена законодательно, то организация вправе использовать любую удобную для неё форму. Однако, на практике организации используют документ по форме Т-9, обязательность которого была упразднена с 2013 года. На сегодняшний день этот документ считается наиболее удобным для компаний. Скачать форму приказа о командировке Т-9 можно здесь. А посмотреть образец заполнения документа можно, перейдя по этой ссылке. Для тех, кто решил все же создать собственную форму приказа на командировку, представим список реквизитов, которые должны в обязательном порядке присутствовать в документе. Весь список представлен в таблице.

Группа информации Список реквизитов
Шапка документа Наименование документа;
Наименование организации-составителя (владельца) документа;
Дата составления документа;
Номер приказа.
Данные командированного лица Фамилия, имя, отчётливо лица, отправляемого в командировку;
Табельный номер сотрудника;
Должность;
Наименование подразделения.
Сведения о поездке Местонахождения принимающей стороны;
Наименование принимающей стороны;
Количество командировочный суток;
Даты начала и окончания командировки;
Цель направления командировочного лица в поездку.
Дополнительная информация Источник оплаты расходов;
Основание командировки
Поля для согласования Реквизиты руководителя или иного уполномоченного лица;
Место для его подписи;
Реквизиты сотрудника;
Место для его подписи.

Для групповой командировки так же часто используется форма приказа Т-9. Её образец заполнения можно скачать здесь. В ней предусмотрены роля для указания места командировки для каждого из работников, так же индивидуально для каждого можно заполнить цель поездки, её сроки вариант оплаты расходов на неё.

Порядок заполнения приказа на командировку

Итак, перейдём к оформлению документа. В нашем примере речь пойдёт о заполнении стандартной формы приказа.

В первую очередь, как и для любого другого документа заполняется «шапка». Здесь важно указать код организации по ОКПО и её наименование. Далее следует заполнитьномер документа и дату его составления.

После чего заполняется фамилия, имя и отчество командированного лица, а так же его табельный номер, должность и подразделение, в котором он работает.

Важно! Следует обратить внимание на то, что личные данные вносятся в родительном падеже.

После этого в приказ вносятся сведения о принимающей стороне, в том числе её адрес.

Следующий очень важный реквизит, который должен быть указан, – это количество дней командировки. Как правило, здесь так же учитываются даты пребывания в пути, поэтому вносить сведения сюда можно из проездных документов.

Далее указывается цель поездки. При чем её формулировка должна быть краткой и очень емкой. Например, проведение пуско-наладочных работ дизельного электро-генератораNBV-5000.

В конце необходимо заполнить за чей счёт осуществляется финансирование поездки. Этот реквизит обязателен к заполнению, поскольку именно он отражает факт оплаты расходов на поездку для той или иной организации. Если здесь указать, что уплачивает расходы принимающая сторона, то принять к учету у себя командировочные расходы сторона-отправитель сразу не сможет. Однако,  командированный сотрудник должен представить авансовый отчёт о расходах своему руководству, а оно в свою очередь должно выставить счёт принимающей стороне. Только после этого затраченные деньги из личных средств сотрудника должны быть ему возмещены, а расходы приняты к учету.

Форма Т-9 предполагает заполнение реквизита «Основание…». Однако, он не обязателен к заполнению. Сюда можно внести сведения о служебных заданиях, записках, а можно оставить пустую строку.

После составления такого приказа следует его утвердить у руководителя компании. Для этого существует специальная строка. Здесь должна быть пустая строка (место для подписи) и расшифровка этой подписи в виде должности уполномоченного лица и его личных данных.

После утверждения этого документа с приказом под росписьознакамливают лицо, направляемое в поездку. После чего выдают емукопию приказа

Командировка директора: как оформлять поездку

Поскольку нередко случается, что в командировку направляется сам руководитель, то встаёт вопрос о заполнении приказа на его имя. В этом случае приказ заполняется в рядовом порядке. Единственный нюанс: в основании для командировки не ставится ничего.

Ещё одна тонкость связанная с командировкой директора: возложение обязанностей директора на иное лицо, которое будет вести дела в отсутствие «самого главного». Для этого издается письменное распоряжение руководителя, утверждённое по всем правилам.

Читайте также статью: → Компенсация командировочных расходов: конфликты.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос N1: Добрый день! Для нашей организации традиционна следующая ситуация: в командировки мы отправляем, как правило, одного сотрудника, который решает на месте пребывания несколько задач для разных отделов. Поскольку  обязанность о составлении служебного задания отменили, возникает вопрос: можем ли мы дальше использовать этот документ для фиксирования задач командированного?

Ответ: Здравствуйте! Вы совершенно верно заметили, что составлять служебного задания теперь не нужно. Однако, Вы можете дальше использовать в своей практике этот документ, если он для Вас удобен.

Как правильно оформить приказ: “Убываю в командировку” или “Командировать”?

При командировании руководителя организации возник вопрос о том, как правильно оформить текст приказа. Руководитель организации считает, что в приказе необходимо использовать следующую формулировку: «Убываю в командировку», а специалист по кадрам не соглашается с данным определением и утверждает, что речь идет о направлении в командировку.

Как правильно в данном случае оформить приказ?

Направление работников в служебную командировку оформляют приказом (распоряжением) нанимателя (часть первая ст. 93 ТК).

Приказ и распоряжение являются видами распорядительных документов наряду с указанием, постановлением, решением.

Приказ представляет собой правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией, а распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности (пп. 93 и 94 Инструкции № 4).

Приказы и распоряжения, издаваемые в организациях, подразделяются на 3 вида:

– по основной деятельности;

– личному составу;

– административно-хозяйственным вопросам (п. 98 Инструкции № 4).

Приказы о командировании относятся к приказам по личному составу. В приказах и распоряжениях по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.).

Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу (п. 99 Инструкции № 4). Таким образом, перечень слов, точно обозначающих предписываемое действие, с которых начинается распорядительная часть приказов по личному составу, является открытым.

В унифицированной форме приказа о командировании, которая включена в унифицированную систему организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25, используется распорядительное слово «КОМАНДИРОВАТЬ».

Отметим, что в унифицированной форме приказа о командировании отсутствует формулировка «убываю в командировку».

Таким образом, в законодательстве нет запрета на использование в приказе о командировании руководителя организации текста «убываю в командировку», однако не предусмотрено и особенностей при подготовке такого приказа. Кроме того, в унифицированной форме приказа о командировании используется распорядительное слово «КОМАНДИРОВАТЬ», а не «УБЫВАЮ». В связи с этим считаем, что в приказ о командировании руководителя организации нецелесообразно включать формулировку «убываю в командировку».

Справочно:
унифицированная система организационно-распорядительной документации является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности организаций всех организационно-правовых форм. Иными словами, использование данных унифицированных форм документов является правом, а не обязанностью организаций.
Полагаем, что использование унифицированных форм документов позволит избежать ошибок и неточностей в деятельности организаций.

Наталья Рудковская,
ведущий специалист управления права
и международных договоров
Национального центра интеллектуальной собственности

Как оформить командировку генерального директора компании

Процедура отправления сотрудников в командировки регулируется Трудовым кодексом РФ (в частности, статьёй 166, в которой дано определение командировки) и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, которое утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Согласно ТК РФ, служебная командировка — это поездка работника по поручению работодателя с целью выполнения этого поручения вне места постоянной работы. Генеральный директор — такой же наёмный работник, как и другие сотрудники, просто он является представителем работодателя в отношениях с другими сотрудниками. Если же гендиректор является одновременно и учредителем компании, ситуация несколько иная, о ней поговорим отдельно.

Оформление командировки генерального директора: необходимые документы

При оформлении командировки директора применяют те же самые формы, что и при направлении в командировку любых других сотрудников. Порядок оформления тоже стандартный, документы необходимы следующие:

  • Форма Т-10а — служебное задание для направления в командировку, а также отчёт о его выполнении. Директор сам себя направляет в командировку.
  • Форма Т-9 — приказ о командировке, изданный на основе служебного задания.
  • Приказ о временном замещении руководителя — издаётся параллельно с приказом о командировке.
  • Форма Т-10 — командировочное удостоверение, подтверждающее факт пребывания в командировке и её продолжительность. Содержит личные данные командируемого, цель поездки, отметки о времени приезда в пункт назначения и возвращении обратно. Его нужно предоставить в бухгалтерию вместе с авансовым отчётом.

Кто подписывает приказ на командировку директора

Все документы — приказ о своей командировке, командировочное удостоверение и служебное задание — должно подписывать лицо, указанное в уставной документации и наделённое правом составления и визирования локальных распоряжений. Чаще всего это сам директор.

Генеральный директор оформляет все документы на своё имя и сам всё подписывает. Такой алгоритм действий полностью подтверждается письмом Роструда № 1143-ТЗ от одиннадцатого марта 2009-го года. В тексте указано, что руководитель имеет право подписывать любые приказы, даже если они касаются его самого.

Возложение обязанностей

Важное отличие командировки директора от поездки обычного сотрудника — необходимость передать кому-то управление компанией во время отсутствия руководителя. Чаще всего обязанности переходят заместителю генерального директора. Если его нет или он также находится в командировке, директор может передать выполнение своих обязанностей другому сотруднику. Чаще всего это кто-то из лиц, прописанных в уставной документации организации: руководитель отдела кадров, руководитель подразделения или отдела или главный бухгалтер. Но в целом, директор может передать свои полномочия любому сотруднику. Главное, чтобы этот сотрудник дал письменное согласие.

Когда согласие получено, оформляется приказ о временной передаче полномочий. В нём отражают продолжительность и предпосылки замещения и уточняют полномочия, а также указывают информацию об оплате временного заместительства, если оно не входит в должностные обязанности подчинённого.

Кроме того, на заместителя нужно оформить доверенность на ведение дел. А чтобы заместитель мог подписывать не только локальные документы, но и финансовые, директор должен предоставить в банк, который обслуживает компанию, карточку с подписью своего заместителя.

Командировка учредителя

Если генеральный директор одновременно является учредителем, ситуация несколько сложнее. В этом случае нужно смотреть, заключён ли с директором трудовой договор. Специалисты не дают однозначного ответа на вопрос, можно и нужно ли это делать.

Если договор заключён, учредителя и директора можно без проблем отправить в командировку, оформив обычный набор документов, о котором мы говорили выше.

Если же договора нет, то, чтобы оформить командировку учредителя и при этом списать расходы в налоговом учете, не удерживать НДФЛ и получить вычет по НДС, можно воспользоваться тремя способами.

  • Заключить срочный трудовой договор и принять учредителя на какую-либо должность с минимальным окладом. Тогда командировку можно будет оформить по всем правилам.

Важно помнить, что зарплата не должна быть ниже МРОТ. В трудовом договоре нужно прописать обязанности, которые касаются командировки.

  • Заключить гражданско-правовой договор.

Такой договор можно заключать на каждую командировку. В нём прописываются конкретные задачи: что нужно сделать и какой результат получить.

  • Отправить без договора.

Если поездка связана со сделкой, заключение которой требует присутствия и одобрения учредителя (особо крупная, с заинтересованностью или прописанная в уставе как требующая одобрения), можно отправить его в командировку без договора. В этом случае ФНС не будет сомневаться в аргументированности затрат на поездку.

Что ещё почитать по теме:

как правильно издать по форме Т-9 или Т-9а

Сфера деятельности фирмы редко оказывается в пределах одного населенного пункта. Поэтому периодически администрация компании может отправлять своих сотрудников с различными заданиями в служебные поездки. Законодательство при их оформлении предполагает соблюдение определенной процедуры, в состав которой обязательно входит приказ о направлении работника в командировку.

Содержание статьи

Порядок оформления приказа

Недавно введенные нормы законодательства определяют, что приказ о направлении в командировку является главным документом, которым оформляется и регулируется служебная поездка работника.

Теперь многие организации могут не составлять следующие документы:

Эти документы оформляются, если предприятие считает, что они нужны для него. При этом об их включении в документооборот компании необходимо указать в учетной политике предприятия. Большие компании ежегодно разрабатывают план командировок на текущий год, который утверждается руководством компании.

В остальных фирмах и при срочной необходимости ответственное лицо на имя администрации составляет докладную записку, в которой обосновывает почему нужна командировка, ее период, а также предлагает кандидатов, которых просит отправит в такую служебную поездку. Как правило, это могут быть производственные или представительские цели.

На основании поступившего документа руководитель принимает решение. Его он может в устной форме сообщить ответственному лицу, или же написать служебное задание для составления распоряжения в письменной форме.

Приказ на командировку может подготовить делопроизводитель или специалист кадровой службы. Для его оформления используется унифицированная форма т-9, которая утверждена Росстатом. При этом, если едет один сотрудник то приказ оформляется по форме Т-9, а если группа сотрудников, то можно применить форму Т-9а.

После подписания и присвоение номера форма Т-9 направляется для ознакомления указанным в нем лицам. В дальнейшем копии приказа передаются в бухгалтерию для оформления финансирования расходов по предстоящей поездке, в том числе чтобы работники могли получить суточные при командировках.

Внимание! Дополнительно к приказу для получения денег на поездку командируемые должны примерно подсчитать свои расходы на командировку и подать на имя директора заявление об их выдаче. Как правильно оформить командировку описано в пошаговой инструкции.

Также экземпляр такого распоряжения должен быть у лица, который занимается табелированием, в качестве подтверждающего документа уважительного отсутствия сотрудника на его основном месте работе. При этом оформление командировки в табеле учета рабочего времени производится шифрами 06 или «К».

Скачать образец и бланк приказа

Скачать бланк приказа на командировку для одного сотрудника по форме Т-9:

Скачать бланк по форме Т-9 в формате Word.

Скачать бланк по форме Т-9 в формате Excel.

Скачать бланк приказа на командировку ля нескольких сотрудников по форме Т-9а:

Скачать бланк приказа по форме Т-9а в формате Word.

Скачать бланк по форме Т-9 в формате Excel.

Образец заполнение приказа:

Образец заполнения приказа на командировку по форме Т-9 в формате Pdf.

Образец заполнения приказа по форме Т-9а в формате Pdf.

Как оформить приказ на командировку сотрудника по форме Т-9

Форма приказа на командировку Т-9 используется в том случае, когда в поездку необходимо отправить одного работника.

В верхней части бланка записывается полное название компании, а рядом в отдельной графе проставляется его код согласно ОКПО.

Далее указывается номер приказа и дата его составления. Как и всегда, под данным номером необходимо будет выполнить регистрацию документа в книге учета приказов по предприятию.

После этого записываются данные о самом работнике — его полные Ф.И.О., табельный номер, название подразделения и должности.

Далее, указываются сведения о назначении поездки — в какую страну и город едет работник, а также название принимающей компании. Здесь же нужно проставить даты начала и завершения командировки, ее продолжительность в календарных днях.

Затем кратко записывается цель, по которой была предпринята поездка.

Далее, необходимо указать какая из сторон будет осуществлять финансирование расходов на поездку. Это может делать как отправляющая, так и принимающая компания.

Внимание! Иногда бывают ситуации, когда расходы по поездке полностью несет принимающая сторона — например, выезд мастера на пуско-наладку нового оборудования.

На заключительном этапе указывается основание, по которому выполняется поездка.

Это могут быть:

  • График командировок.
  • Служебное задание.
  • Заключенный с клиентом договор, например, на обслуживание оборудования и т.д.

После того, как приказ о направлении работника в командировку полностью заполнен, его подписывает руководитель организации.

Образец заполнения приказа на командировку по форме Т-9а

Этот бланк оптимальнее использовать в том случае, когда в командировку сразу едет несколько сотрудников. Типовая форма приказа т-9а включает в себя столбцы для внесения информации по трем работникам, но при необходимости она может быть расширена.

Рассмотрим, как заполнять этот документ. В верхней части записывается название компании, напротив него справа — ее код по справочнику ОКПО.

Далее ниже записывается порядковый номер приказа и дата его составления. Под данным номером документ необходимо будет зарегистрировать в журнале регистрации приказов по предприятию.

Основная часть документа представляет собой большую таблицу. В ней столбцы — это различные сотрудники, а строки — предоставляемая о них информация. Строки не пронумерованы.

В первую записываются полные Ф.И.О. работников, которые отправляются в поездку.

Во второй строке отражаются их табельные номера.

Третья строка содержит название подразделений, в которых они работают, а четвертая — полное название их должностей согласно штатного расписания.

Далее идет большая строка, в которой указываются полные сведения о командировке. Она, в свою очередь, делится на несколько меньших. В пятой и шестой записываются страна и город, в которые едут командировочные, и названия принимающих компаний.

Далее, седьмая и восьмая строки — это даты начала и завершения поездок. В девятой отражается продолжительность командировки каждого сотрудника в днях. Десятая строка — краткое содержание цели, для которой каждый из работников отправляется в поездку.

В одиннадцатой строке указывается за счет чьих средств происходит финансирование командировки.

Двенадцатая строка предназначена для того, чтобы каждый раз работников прочитал содержание приказа, и поставил в этой строке свои подпись и дату.

После таблицы идет строка, в которой нужно указать основание для направления работников в поездку — название документа, и его реквизиты.

Подписывает приказ руководитель компании.

Приказ о продлении командировки: образец

В случае, когда работнику нужно продлить срок его пребывания в командировке, это необходимо оформить надлежащим образом. Данная процедура состоит из нескольких этапов.

Продление командировки

Для начала нужно правильно оформить документ, в котором будет указано на необходимость продление служебной поездки. Он может быть двух видов:

  • докладная или служебная записка работника, в которой он сообщает о необходимости продлить командировку. Причины могут быть как личные, так и связанные с работой. Например, работник мог заболеть или не успеть выполнить поставленную задачу.
  • распоряжение работодателя о необходимости продления командировки. Сюда также будет относиться и служебная записка от непосредственного начальника или руководителя работ сотрудника, который находится в командировке.

Документ отправляется на рассмотрение к руководству предприятия, где принимается решение о целесообразности продления командировки. Как правило, порядок и причины продления служебных командировок прописываются в учетной политике предприятия.

Согласие работника на продление

Поскольку выполнение задания в командировке является частью работы сотрудника, то и от ее продления он не может отказаться.

Но в ТК РФ есть несколько категорий работников, которых можно отправлять в командировку только с их согласия. Поскольку перед отправкой в служебную поездку они дали свое согласие быть в командировке до определенной даты, то, для того чтобы продлить ее срок, нужно запросить согласие и на период продления.

Категории, у которых необходимо спрашивать согласие:

  • лица, являющиеся родителями или опекунами детей в возрасте до 5 лет и воспитывающие их без помощи супруга;
  • лица, являющиеся родителями детей с инвалидностью;
  • женщины, у которых есть ребенок в возрасте до 3 лет;
  • лица, осуществляющие уход за больными членами семьи.

По возможности, согласие необходимо получить в письменном виде, либо иметь свидетелей, что работник согласился на продление срока командировки.

Приказ о продлении командировки

Образец этого документа не утвержден, поэтому он составляется в произвольной форме. Но при этом он должен содержать следующую информацию:

  • Данные о командированном работнике, его ФИО и должность;
  • Причина, по которой продлевается его пребывание в командировке;
  • Новая дата завершения командировки;
  • Распоряжение бухгалтерии перевести работнику денежные средства на дополнительные дни командировки, при необходимости.

Несмотря на то, что приказ пишется в свободной форме, он должен быть издан с соблюдением всех правил делопроизводства, в частности иметь следующие реквизиты:

  • Наименование организации, его издавшей;
  • Название документа;
  • Дата и номер;
  • Подпись руководителя.

После того, как приказ о продлении командировки подписан, необходимо проинформировать работника, о том, что командировка продлевается и на какое количество дней.

Сделать это можно с помощью любых средств связи. Переписывать командировочное удостоверение и служебное задание не нужно. Тем более что на данный момент командировочное удостоверение не входит в перечень обязательных документов при оформлении командировки.

Если командировка продлялась по личным причинам работника, то по возвращении он должен подтвердить это документально, например, предоставить больничный лист.

Увеличение срока служебной командировки работника оформляется посредством издания приказа. Основанием для него является служебная записка, в которой изложены основания для продления командировки. Ее может написать любая из сторон: как работник, так и работодатель. В отдельных случаях работодатель должен заручиться согласием работника. 

основных шаблонов маршрутов деловых поездок для успешных поездок

Планирование маршрутов поездок – один из важных аспектов работы помощника руководителя. Руководители обычно едут, чтобы встретиться с ключевыми деловыми партнерами, заключить революционные сделки и посетить важные конференции и встречи. Успех этих критически важных планов командировок зависит от умных и способных исполнительных помощников (EA).

Чтобы помочь советникам справиться с каждой поездкой, мы создали шаблоны маршрутов деловых поездок, которые ускоряют процесс планирования поездок и устанавливают последовательный стандартный маршрут, который руководители будут с удовольствием получать снова и снова.

Многие из этих шаблонов пришли прямо из наших групп в Facebook для помощников руководителей! Посмотрите, какие крупицы мудрости может предложить наше сообщество, и включитесь в разговор.

Маршрут поездки на конференцию

Для максимально успешного проведения конференций руководители должны придерживаться точного военного расписания. Конференции требуют тщательного планирования, а не спонтанности; Если участник хочет общаться с определенными людьми и посещать определенные занятия, он должен следовать тщательно разработанному маршруту, в котором большое внимание уделяется логистике.

Необходимая информация о маршруте поездки на конференцию:
  • Время в пути / транспортировке и подробности
    • Общее время прибытия и отправления поездки, а также основные сведения о транспорте. Когда руководителю нужно уехать из дома, чтобы добраться до аэропорта? Обеспечит ли она свой транспорт или это было заранее согласовано? Обдумайте все маленькие вопросы, которые вы подсознательно задаете, планируя свои собственные поездки, и включите ответы в подробности маршрута.
    • Не ограничивайтесь: Если руководитель, с которым вы работаете, любит получать все подробности, включите некоторые из перечисленных ниже пунктов в свой маршрут. Как вы увидите в наших шаблонах, мы рекомендуем подчинить многие из этих деталей, чтобы упростить просмотр действительно важных частей маршрута.
      • Номера подтверждений поездки / бронирования (их удобно иметь под рукой, чтобы представители службы поддержки клиентов в различных транспортных узлах могли легко найти информацию о поездке, если есть вопросы или проблемы с планами руководителя.
      • Подробная информация о парковках, включая ограничения, стоимость и физические адреса парковок и гаражей во всех направлениях. (Сложная ситуация с парковкой может означать пропущенные встречи или конференции.)
      • Номера мест. (Путешественнику всегда полезно запомнить их.)
      • Адреса соответствующих транспортных узлов, таких как аэропорт, пункт проката автомобилей и вокзал.
      • Скриншоты или распечатанные копии электронных писем с подтверждением и билетов.
      • Детали терминала. (Это особенно важно для крупных аэропортов или железнодорожных вокзалов, где терминалы или выходы могут находиться на расстоянии многих миль друг от друга и от путешественников требуется трансфер на автобусе и обратно).
      • Печатные карты (загруженные из онлайн-инструментов) для использования в качестве резервной копии GPS-навигатора сотового телефона в районах без надежного Интернета.
    • Время и подробности, связанные с размещением
      • Время и даты заезда и выезда, а также адреса всех мест проживания.
      • Больше и больше: Некоторые дополнительные детали размещения делают поездку руководителя более приятной.
        • Жилье. Есть ли на территории отеля тренажерный зал, спа-салон или, может быть, прачечная? Знание этих ключевых деталей позволяет руководителям лучше планировать поездки. Например, путешественник может решить вставать на два часа раньше каждый день, чтобы посетить тренажерный зал на территории отеля до начала конференции.
        • Советы по транспортировке. Сделайте так, чтобы руководителю было проще перемещаться в отель и обратно.Делайте заметки о ресторанах или достопримечательностях в нескольких минутах ходьбы от дома руководителя вдали от дома. Вы также можете отметить отели, которые предлагают услуги трансфера, и отели рядом с надежными транспортными узлами.
        • Скриншоты или распечатанные копии соответствующих электронных писем с подтверждением проживания.
      • Ежедневный график работы
        • Время и место проведения собраний и конференций.
        • Время приема пищи и перекусов. (Никто не хочет выходить в сеть, когда голоден натощак)
        • Рабочие окна.Выделите относительно открытые временные рамки, когда руководители могут планировать дальнейшие действия сразу после важных встреч и конференций. Руководители также могут использовать эти окна, чтобы проверять обычную работу и сотрудников в домашнем офисе.
        • Все больше и больше:
          • Что надеть. Вы можете дать советы по одеванию в соответствии с распорядком дня руководителя. Например, вы можете посоветовать руководителю повседневно одеваться на утреннюю встречу за завтраком, но посоветовать ему взять с собой блейзер, чтобы нарядиться, если у него не будет времени переодеться перед дневной встречей.
          • Время и длина перерывов. Выделите, когда у руководителя будет свободное время, чтобы поработать, пойти в спортзал или просто выпить кофе. Зарабатывайте дополнительные баллы, добавляя элементы, такие как медитация или семейные телефонные звонки, важные для повседневной жизни руководителя.
          • Рекомендуемое время пробуждения и отхода ко сну.
          • Прогноз погоды и предложения по упаковке.
          • Места, где можно поесть. (Проведите исследование Yelp, чтобы не сбить с толку своего руководителя!)
          • Советы профессионалов для путешествий.Обозначьте многолюдные или туристические районы, дороги с интенсивным движением и другие факторы, влияющие на впечатления от путешествия.
          • Контактная информация для лиц, посещающих запланированные встречи руководителя

Шаблон маршрута поездки на конференцию

Маршрут – Название конференции – Имя руководителя

Даты конференции
Место проведения конференции

Путешествия и транспорт

Событие Дата Время Детали Время в пути

ВЫЕЗД

Пример: Выйти из дома в аэропорт Пример: В обычном вагоне
Пример: Самолет взлетает Ex: Сиденье 17A

ВХОДЯЩИЙ

EX: Выезд из отеля в аэропорт
EX: Самолет взлетает

ПРИМЕЧАНИЯ [Выберите элементы «Сверху и за пределами» для этого раздела]

Пример: номер рейса прилета Пример: FlightXYZ
Пример: адрес аэропорта прибытия Пример: 123 Airplane Avenue, Big Sky, CO
Пример: электронное письмо с подтверждением Пример: Скопируйте и вставьте снимок экрана сюда

Жилье

Событие Дата Время Адрес
Пример: регистрация
Пример: Отъезд

ПРИМЕЧАНИЯ [Выберите элементы «Сверху и за пределами» для этого раздела]

Пример: гостиничные услуги Пример: тренажерный зал, шведский спа-салон, массажист на месте
График
День 1
Время / Таймфрейм Событие Расположение
Пример: 6:00 утра Пример: Пробуждение Место – адрес
Пример: 6:30 – 7:30 Пример: Спортзал Место – адрес
Пример: 9:00 – 12:00 Пример: конференции Место – адрес
Пример: 12:00 – 13:00 Пример: Сетевой обед Место – адрес
Пример: 14:00 – 15:00 Пример: собрание руководителей Место – адрес
Пример: 15:00 – 17:00 Пример: конференции Место – адрес
Пример: 6:00 – 21:00 Пример: Приветственный ужин Место – адрес
День 2
Время / Таймфрейм Событие Расположение
День 3
Время / Таймфрейм Событие Расположение

ПРИМЕЧАНИЯ [Выберите элементы «Сверху и за пределами» для этого раздела]

Пример: Что надеть Пример: деловой костюм

Маршрут медиа-тура

В отличие от маршрутов конференций, маршруты медиа-туров зависят от гибкости и свободы действий.Планируйте маршрут с достаточной передышкой между встречами со СМИ, чтобы учесть и даже поощрять возможность того, что встречи будут длиться со временем. В мире медиа-тура длительная встреча может просто означать, что руководитель выстраивает прочные отношения с профессионалами СМИ.

Обязательные детали для маршрута медиа-тура:
  • Время в пути / транспортировке и подробности
    • Укажите общее время прибытия и отправления поездки и основные сведения о транспорте, а также время прибытия, время отправления и адреса для каждой встречи в течение каждого дня.Во время медиа-тура руководитель будет постоянно перемещаться с места на место, поэтому очень важно обрисовать в общих чертах всю транспортную логистику.
    • Все больше и больше:
      • Горящие варианты транспорта. (Помогите руководству избежать пропущенных встреч, убедившись, что у них есть запасные варианты на случай, если запланированный транспортный выбор не удастся.)
      • Подробная информация о парковках, включая ограничения, стоимость и физические адреса парковок и гаражей во всех направлениях.(Сложная ситуация с парковкой может означать пропущенные встречи или конференции.)
      • Печатные карты (загруженные из онлайн-инструментов) для использования в качестве резервной копии GPS-навигатора сотового телефона в районах без надежного Интернета.
    • Время и подробности, связанные с размещением
      • Время и даты заезда и выезда, а также адреса всех мест проживания.
      • Больше и больше: Некоторые дополнительные детали размещения делают поездку руководителя более приятной.
        • Жилье.
        • Советы по транспортировке.
        • Скриншоты или распечатанные копии электронных писем с подтверждением.
      • Подробный график встреч
        • Время и место встреч.
        • Все больше и больше:
          • Досье на профессионалов СМИ и их публикации. Это поможет руководству подготовиться к успешным встречам.
          • Рабочие окна. Укажите относительно открытые временные рамки, когда руководители могут планировать дальнейшие действия сразу после важных встреч.
          • Достопримечательности / рекомендуемые остановки возле каждого места встречи. Плотный график туров для СМИ не позволяет руководителям много заниматься исследованиями. Помогите им почувствовать вкус города, назвав удобные пит-стопы.

Шаблон маршрута медиа-тура

Маршрут – Медиа-тур – Имя руководителя

Даты медиа-тура Даты здесь
Расположение Media Tour Расположение здесь
Прилететь самолетом Дата и время здесь
Отправление по плану Дата и время здесь
Размещение в гостинице Дата и время здесь
Выезд из гостиницы Дата и время здесь
Расписание встреч
День 1
Встреча Начало Отделка Прибытие по Адрес
Выход носителя – главный контакт Пример: Автомобиль
Выход носителя – главный контакт Пример: прогулка
Выход носителя – главный контакт Пример: Автомобиль
Выход носителя – главный контакт Пример: прогулка
День 2
Встреча Начало Отделка Прибытие по Адрес
День 3
Встреча Начало Отделка Прибытие по Адрес

ПРИМЕЧАНИЯ [Выберите элементы «Сверху и за пределами» для этого раздела]

Пример: Горящий транспорт Пример: QwickCabXYZ [555-555-5555]

Маршрут международного путешествия

Успех международного маршрута путешествия зависит от подготовки, призванной дать путешественникам инструменты, необходимые для понимания основ общения и навигации по разным странам.

Необходимая информация для международного путешествия:
  • Время в пути / транспортировке и подробности
    • Укажите общее время прибытия и отправления поездки, а также основные сведения о транспорте. Планируйте, что руководитель приедет в аэропорт достаточно рано, чтобы избежать неприятностей с поездкой, и обязательно укажите информацию о прибытии и вылете для любых стыковочных рейсов.
    • Включены соответствующие подробности об основном виде транспорта, который исполнительная власть будет использовать для навигации по другой стране.Например, если американский бизнесмен отправляется в поездку в Лондон, он, вероятно, захочет знать все основы лондонского метрополитена, включая то, какой тип прохода требует система, как планировать маршруты и как понимать графики.
    • Все больше и больше:
      • Вызовите соответствующие заявки на международные поездки, которые могут помочь руководителю легко передвигаться.
      • Детали парковки.
      • Номера мест и подробная информация о питании и напитках на рейсах.
      • Адреса соответствующих транспортных узлов.
      • Скриншоты или распечатанные копии электронных писем с подтверждением и билетов.
      • Детали для всех терминалов. (Это особенно важно для крупных международных аэропортов или вокзалов, где терминалы или выходы могут быть далеко друг от друга.)
      • Печатные карты (загруженные из онлайн-инструментов) для использования в качестве резервной копии GPS-навигатора сотового телефона в районах без надежного Интернета.
  • Время и подробности проживания, связанные с проживанием
    • Время и даты заезда и выезда, а также адреса всех мест проживания.
    • Больше и больше: Некоторые дополнительные детали размещения делают поездку руководителя более приятной.
      • Жилье. Есть ли в отеле необходимые переходники для бытовой техники? Предлагают ли они бесплатный Wi-Fi?
      • Советы по транспортировке. Посоветуйте, как лучше ориентироваться в незнакомом городе, чтобы руководители чувствовали себя максимально комфортно во время поездки.
      • Скриншоты или распечатанные копии электронных писем с подтверждением.
    • Повседневный график.
      • Время и место встреч.
      • Время приема пищи и перекусов.
      • Рабочие окна.
      • Все больше и больше:
        • Вытяните несколько часто используемых слов на родном языке пункта назначения, особенно если большинство людей из пункта назначения говорят на языке, которого руководитель не знает.
        • Включите ключевые моменты из путеводителей. Сделайте некоторые выводы о местной культуре, особенно о культурных нормах, которые влияют на деловое взаимодействие.Эти нормы могут включать такие вещи, как стандартные приветствия, практика чаевых, этикет встреч и приема пищи, а также стили общения.
        • Что надеть, чтобы не выглядеть посторонним.
        • Рекомендуемое время пробуждения и отхода ко сну для смягчения последствий смены часовых поясов.
        • Прогноз погоды и предложения по упаковке, особенно если пункт назначения будет в середине сезона, отличного от сезона дома.
        • Места, где можно поесть. (Вы также можете включить несколько популярных блюд и словарный запас, чтобы помочь руководителям ориентироваться в меню.)
        • Советы профессионалов для путешествий.

Шаблон маршрута международного путешествия

Маршрут – Международный – Имя руководителя

Даты поездки Даты здесь
Пункт назначения Расположение здесь
Разница во времени Часы впереди / назад
Путешествия и транспорт
Событие Дата Время Детали Время в пути
ОТКЛОНЕНИЕ
Пример: Выйти из дома в аэропорт Пример: Поезд
Пример: Самолет взлетает Пример: Ворота
Пример: прибытие на место остановки Пример: Ворота
Пример: Место отправления отгрузки Пример: Ворота
Пример: прибытие в пункт назначения Пример: Наземный транспорт

ВХОДЯЩИЙ

Пример: Выезд из отеля в аэропорт Пример: Наземный транспорт
Пример: Самолет взлетает Пример: Ворота
Пример: прибытие на место остановки Пример: Ворота
Пример: Место отправления отгрузки Пример: Ворота
Пример: прибытие в пункт назначения Пример: Поезд

ПРИМЕЧАНИЯ [Выберите элементы «Сверху и за пределами» для этого раздела]

Пример: Полезные приложения для путешествий Пример: Gate Guru
Жилье
Событие Дата Время Адрес
Прибытие
Выезд

ПРИМЕЧАНИЯ [Выберите элементы «Сверху и за пределами» для этого раздела]

Пример: гостиничные услуги Пример: WiFi и спа
График
День 1
Время / Таймфрейм Событие Расположение
Место – адрес
Место – адрес
Место – адрес
Место – адрес
Место – адрес
Место – адрес
Место – адрес
День 2
Время / Таймфрейм Событие Расположение
День 3
Время / Таймфрейм Событие Расположение
ПРИМЕЧАНИЯ [Выберите и выберите элементы «Сверху и за пределами» для этого раздела]
Ex: Советы по коммуникации

Маршрут путешествия по продажам Roadshow

Никогда не отправляйтесь в путь без хорошо спланированного маршрута презентаций по продажам.

Обязательные детали для маршрута презентаций по продажам:
  • Время в пути / транспортировке и подробности.
    • Укажите общее время прибытия и отправления поездки, а также основные сведения о транспорте для всех остановок роуд-шоу.
    • Включите соответствующие подробности об основном виде транспорта, который руководитель или исполнительная команда будет использовать, чтобы добраться от мероприятия к мероприятию. Это международное роуд-шоу, роуд-шоу по пересеченной местности или просто внутригосударственное роуд-шоу?
    • Все больше и больше:
      • Детали парковки.
      • Скриншоты или распечатанные копии электронных писем с подтверждением и билетов.
      • Печатные карты (загруженные из онлайн-инструментов) для использования в качестве резервной копии GPS-навигатора сотового телефона в районах без надежного Интернета.
    • Время и подробности, связанные с проживанием.
      • Укажите время заезда и выезда, даты, а также адреса всех мест проживания в поездке.
      • Больше и больше: Некоторые дополнительные детали размещения делают поездку руководителя более приятной.
        • Жилье.
        • Советы по транспортировке.
        • Скриншоты или распечатанные копии электронных писем с подтверждением.
      • Повседневный график.
        • Время и место проведения роуд-шоу.
        • Время приема пищи и перекусов.
        • Все больше и больше:
          • Прогноз погоды и предложения по упаковке для каждого места проведения роуд-шоу.
          • Поесть по дороге. (Проведите исследование Yelp!)
          • Места для остановки на дороге.Несколько быстрых остановок у интересных достопримечательностей помогут руководителям и продавцам освежиться и подготовиться к оставшейся части роуд-шоу.

Шаблон маршрута выездной презентации продаж

Маршрут – Роуд-шоу продаж – Имя руководителя

Даты выездных презентаций

Даты здесь

Место проведения роуд-шоу

Расположение здесь

Расписание Roadshow
Стоп 1
Встреча Начало Отделка Прибытие по Адрес

Цель продаж – основное контактное лицо

Цель продаж – основное контактное лицо

Цель продаж – основное контактное лицо

Цель продаж – основное контактное лицо

Стоп 2
Встреча Начало Отделка Прибытие по Адрес

Цель продаж – основное контактное лицо

Стоп 2

Встреча

Начало Отделка Прибытие по Адрес

Цель продаж – основное контактное лицо

ПРИМЕЧАНИЯ [Выберите элементы «Сверху и за пределами» для этого раздела]

Пример: Остановки с едой по маршруту

Персональный маршрут путешествия в отпуск

Даже в расслабленном личном отпуске можно воспользоваться структурированными маршрутами.

Обязательные детали для личного путешествия по отпуску:
  • Время в пути / транспортировке и подробности.
    • Укажите общее время прибытия и отправления поездки, а также основные сведения о транспорте.
    • Все больше и больше:
      • Детали парковки.
      • Скриншоты или распечатанные копии электронных писем с подтверждением и билетов
      • Печатные карты (загруженные из онлайн-инструментов) для использования в качестве резервной копии GPS-навигатора сотового телефона в районах без надежного Интернета.
    • Время и подробности, связанные с проживанием.
      • Укажите время, даты и адреса регистрации заезда и отъезда для всех мест проживания в поездке.
      • Больше и больше: Некоторые дополнительные детали размещения делают поездку руководителя более приятной.
        • Жилье. Есть ли в отеле или арендуемом доме кухня, домашний кинотеатр, шикарный бар в подвале, бассейн или стол для пинг-понга? Путешественники могут лучше планировать свои поездки, если они знают, к чему у них будет доступ в своем доме вдали от дома.
      • Все больше и больше:
        • Прогноз погоды и предложения по упаковке.
        • Места, где можно поесть рядом с гостиницей или аренда.
        • Советы для профессионалов. Настройте чаевые, которые вы включаете, в зависимости от того, с кем путешествует руководитель. Включите романтические места для парных поездок, детские аттракционы для семейных поездок и многое другое.
      • Детали расписания.
        • Расписание и подробности основных развлечений / мероприятий на каждый день.
        • Оставьте достаточно времени для расслабляющей еды.
        • Все больше и больше:
          • Доп. Руководитель, скорее всего, расскажет об основных событиях дня, но вы можете найти быстрые остановки по пути к этим событиям, а путешественник может выбрать несколько спонтанных остановок.

Шаблон маршрута личного отпуска

Маршрут – личный проезд – имя руководителя

Даты отпуска

Даты здесь

Пункт назначения

Расположение здесь

Путешествия и транспорт

Событие

Дата

Время

Детали

Время в пути

ВЫЕЗД

ВХОДЯЩИЙ

ПРИМЕЧАНИЯ [Выберите элементы «Сверху и за пределами» для этого раздела]

Пример: номер рейса прилета Пример: FlightXYZ

Жилье

Событие

Дата

Время

Адрес

Прибытие
Выезд

ПРИМЕЧАНИЯ [Выберите элементы «Сверху и за пределами» для этого раздела]

Пример: гостиничные услуги Пример: полностью оборудованная кухня, бильярдный стол и гидромассажная ванна

График

День 1

Время / Таймфрейм

Событие

Расположение

День 2

Время / Таймфрейм Событие Расположение

День 3

Время / Таймфрейм Событие Расположение

ПРИМЕЧАНИЯ [Выберите элементы «Сверху и за пределами» для этого раздела]

Пример: Достопримечательности

Какой маршрут вам поможет? Дайте нам знать в разделе комментариев ниже!

П.S. Многие из этих шаблонов пришли прямо из наших групп в Facebook для помощников руководителей! Посмотрите, какие крупицы мудрости может предложить наше сообщество, и включитесь в разговор.

Командировочные расходы, связанные с бизнесом, подлежат вычету

Командировочные расходы – те расходы, которые вы несете, когда вы находитесь вдали от дома по работе, – могут обеспечить вам значительные вычеты из коммерческих расходов. Однако они подчиняются многочисленным правилам, которые вы должны тщательно соблюдать, иначе вы рискуете неприятно удивиться, когда вас одитируют.

Путевые расходы являются одними из самых распространенных вычетов из деловых расходов. Однако этот вид расходов также является одним из самых запутанных! Когда стоимость поездки вычитается из деловых расходов? Как насчет конвенций – особенно в других городах? Что, если вы приведете свою семью?

Будет легче спланировать деловые поездки и по возможности совмещать бизнес с отпуском, если вы ознакомитесь с основными правилами IRS.

Ниже приводится список расходов, которые вы можете вычесть в зависимости от фактов и обстоятельств:

  • 50 процентов стоимости питания при путешествии
  • авиа, ж / д и автобусы
  • плата за провоз багажа
  • гостиничные расходы
  • расходы на эксплуатацию и техническое обслуживание автомобиля, включая расходы на газ, масло, смазку, мойку, ремонт, запчасти, шины, расходные материалы, плату за парковку и дорожные сборы
  • расходы на эксплуатацию и обслуживание домов-трейлеров – при условии, что один является «обычным» и «необходимым» для вашего бизнеса
  • местные транспортные расходы на проезд на такси или другой транспорт между аэропортом или вокзалом и гостиницей, от одного клиента к другому или от одного места деятельности к другому, а также чаевые, связанные с вышеуказанными расходами
  • Расходы на уборку и стирку
  • Арендная плата за компьютер
  • гонорары за стенографию
  • расходы на телефон или факс
  • советов по приемлемым расходам
  • расходы на транспортировку образцов и демонстрационных материалов и стоимость помещения для образцов

Путевые расходы должны быть связаны с бизнесом

Ваша поездка должна быть в первую очередь связана с бизнесом, чтобы на нее можно было вычесть франшизу.Экскурсионные поездки никогда не подлежат вычету. Вы можете вычесть командировочные расходы только в том случае, если вы уезжаете из дома в связи с существующим бизнесом.

Путевые расходы, понесенные вами в связи с приобретением или открытием нового бизнеса, не подлежат вычету в качестве коммерческих расходов. Однако вы можете добавить эти затраты к своим стартовым расходам и решить вычесть их часть, а оставшуюся погасить в течение 180 месяцев.

Совет: если ваш супруг (а) путешествует с вами, вы, как правило, не можете требовать вычета расходов вашего супруга.Чтобы командировочные расходы супруга (или иждивенца, или любого другого лица в этом отношении) подлежали вычету, супруг (или другое физическое лицо) также должен быть сотрудником компании. Кроме того, поездка супруга (-и) должна осуществляться с добросовестной деловой целью, и в противном случае расходы должны вычитаться супругом.

Расходы должны быть обычными, необходимыми и разумными.

Командировочные расходы – это вид деловых расходов. Следовательно, вы должны быть в состоянии удовлетворить общие требования к коммерческим расходам, чтобы потребовать вычет.

Вы не можете вычесть командировочные расходы, если они являются расточительными или экстравагантными – расходы должны быть разумными с учетом фактов и обстоятельств. Однако IRS дает здесь большую свободу действий. Вам не откажут в расходах только потому, что вы решили лететь первым классом или пообедать в четырехзвездочных ресторанах.

Вы должны быть «вдали от дома», чтобы вычесть дорожные расходы.

Звучит очевидно, но вы должны ехать, чтобы вычесть путевые расходы.То есть вы должны быть «вдали от дома».

Однако, как и в большинстве случаев налогового законодательства, все не так просто, как кажется. Для этого вы уезжаете из дома, если выполняете следующие два условия:

  • Путешествие осуществляется вдали от общего района или в непосредственной близости от вашего налогового дома.
  • Ваше путешествие достаточно долгое или достаточно далекое, поэтому нельзя разумно ожидать, что вы завершите поездку туда и обратно без сна или отдыха. Это не означает, что вам нужно оставаться на ночь в пункте назначения; например, может случиться так, что у вас была встреча на весь день, и вам нужно было несколько часов поспать в отеле перед поездкой домой.

Как правило, ваш налоговый дом – это вся территория или окрестности (например, город и прилегающие районы) вашего основного места работы, независимо от местоположения вашего личного или семейного дома.

Существуют особые правила, регулирующие следующие ситуации:

  • Более одного места деятельности. Если вы ведете свой бизнес более чем в одном месте, вам следует учитывать общее время, которое вы обычно проводите, работая в каждом месте, степень вашей деловой активности в каждом месте и относительную сумму вашего дохода от каждого места, чтобы определить вашу «основную сумму». «место деятельности.
  • Нет постоянного места ведения бизнеса. Если у вас нет постоянного места жительства и основного места работы, вы можете считаться странствующим – ваш налоговый дом находится там, где вы работаете, и, следовательно, вы никогда не сможете удовлетворить требование об отсутствии дома.
  • Временное назначение. Когда вы временно (на год или меньше), а не на неопределенный срок, работаете вдали от основного места работы, ваш налоговый дом не меняется – все ваши расходы «вне дома» вычитаются.

Требуется ассигнование, если поездка совмещает работу и отдых

А как насчет деловых и личных путешествий? IRS внимательно следит за налогоплательщиками, которые пытаются классифицировать личную поездку без вычета налогов как командировку с вычетом.Таким образом, если вы путешествуете в пункт назначения и занимаетесь как личной, так и деловой деятельностью, вы можете вычесть свои командировочные расходы в пункт назначения и обратно только в том случае, если поездка в первую очередь связана с вашим бизнесом.

Основная цель поездки определяется исходя из фактов и обстоятельств каждого случая. Важным фактором является количество времени, которое вы потратили на личные дела во время поездки, по сравнению с количеством времени, потраченным на действия, непосредственно связанные с бизнесом.Путевые расходы за пределами США могут быть дополнительно ограничены, если какая-либо часть вашей поездки предназначена для личных целей.

Если поездка носит преимущественно личный характер, никакие командировочные расходы не подлежат вычету. Это верно, даже если вы занимаетесь какой-либо деловой деятельностью, пока находитесь там. (Тем не менее, вы можете вычесть определенные расходы, которые вы понесли, пока находитесь в пункте назначения, если они в противном случае квалифицируются как бизнес-вычеты.)

Пример: Келли едет из Чикаго, штат Иллинойс, в Феникс, штат Аризона, чтобы навестить свою хорошую подругу Сьюзен на две недели.Находясь в Фениксе, она встречается с двумя клиентами, покупает им каждый обед и обсуждает деловые контракты на предстоящий год. Келли не может вычесть стоимость поездки в Аризону. Однако, учитывая ограничения на расходы на питание, она может вычесть стоимость двух деловых обедов.

Строгие ограничения на питание

Блюда, съеденные в одиночку во время путешествия, подлежат вычету.

Стоимость ужина вычитается только в том случае, если ваша командировка длится ночь или достаточно продолжительна, чтобы вы остановились на сон или отдых.

Конечно, если вы принимаете деловых гостей дома или в гостях, вы можете вычесть часть стоимости, если вы соблюдаете обычные правила вычета расходов на питание и развлечения. Однако, даже если вы соответствуете требованиям, вы можете вычесть только 50 процентов стоимости обеда.

Специальное исключение из правила 50 процентов применяется к работникам, которые находятся вне дома во время работы в соответствии с правилами Министерства транспорта. В эту группу рабочих входят служащие воздушного транспорта, водители грузовиков и автобусов между штатами, служащие железных дорог и моряки торгового флота.Для этих рабочих питание облагается франшизой на 80 процентов.

Стандартное питание упрощает ведение учета

Предполагая, что вы путешествуете вдали от дома на необходимый период времени, вы можете выбрать вычесть половину стандартной нормы питания (SMA), а не половину фактических затрат на питание, стирку, уборку и чаевые.

Преимущество использования стандартного пособия на питание состоит в том, что вам не нужно вести учет фактических расходов на питание, хотя вам все равно придется вести записи, чтобы подтвердить время, место и деловую цель вашей поездки.Самый большой недостаток в том, что стандартные порции питания не очень щедры. Скорее всего, ваши фактические расходы – и, следовательно, ваши отчисления – будут больше.

Стандартное пособие на питание – это «федеральная ставка на питание и непредвиденные расходы», и его размер зависит от того, где и когда вы путешествуете. Эти ставки суточных периодически обновляются с учетом региональной инфляции и публикуются в Интернете на веб-сайте Управления общего обслуживания и в публикации IRS 1542, Ставки суточных (для поездок в пределах континентальной части США).

Совет. Существуют также суточные, которые включают проживание, питание и непредвиденные расходы, но эти комбинированные суточные, как правило, недоступны для самозанятых людей.

Тем не менее, во многих регионах ставки намного выше, и вам всегда следует проверять, используете ли вы ставку для вашего местоположения. Предположим, что стандартное пособие на питание для большинства мест в Иллинойсе составляет 46 долларов в день, а в Чикаго – 71 доллар. Это означает, что если вы приехали в Чикаго по делам, вы можете вычесть 12 долларов.На 50 ед. В день на питание больше, чем «стандартный» тариф.

Помните, что вы можете вычесть только 50% от допустимой суммы: 35,50 долларов в Чикаго против 23 долларов по стандартной ставке.

Для поездок за пределы континентальной части США вы можете использовать федеральные суточные (OCONUS), которые ежемесячно публикуются правительством. Иностранные суточные можно приобрести в Государственной типографии, а также в Государственном департаменте.

IRS внимательно изучает командировочные расходы за границу

Деловые поездки за границу не облагаются налогом.Однако из-за возможности злоупотреблений (например, тайком в отпуске в Париже под видом деловой поездки) эти расходы внимательно изучаются IRS.

Хорошая документация – необходимость. Если вы путешествуете за пределы США исключительно в деловых целях, все ваши командировочные расходы, связанные с тем, чтобы добраться до места назначения и обратно, подлежат вычету. Однако, если вы проводите часть своего времени в другой стране, занимаясь личными делами, вам, возможно, придется распределить свои командировочные расходы и вычесть только те суммы, которые выделены на бизнес.

Вы должны распределить расходы между коммерческими расходами, вычитаемыми из налогооблагаемой базы, и личными расходами, не вычитаемыми из налогооблагаемой базы, пропорционально количеству дней, которые вы потратили на некоммерческую деятельность во время поездки, если вы не выполняете одно из определенных условий.

Поездки за границу исключительно по делам полностью вычитаются. Транспортные расходы за границу полностью вычитаются, если вы провели 100% своего времени за границей в командировках. Однако, если вы занимаетесь какой-либо некоммерческой деятельностью, будь то посещение достопримечательностей или посещение старого друга, вам, возможно, придется разделить бизнес-расходы, вычитаемые из налогооблагаемой базы, и личные расходы, не подлежащие вычету.

Время, потраченное на личные цели, может инициировать распределение. Если вы проводите часть своего времени в другой стране, занимаясь личными делами, вам, возможно, придется распределить свои командировочные расходы пропорционально количеству дней, которые вы потратили на некоммерческую деятельность во время поездки, если вы не соответствуете одному из следующих условий:

  • Менее одной недели за пределами США. Вы находились за пределами США неделю или меньше, совмещая деловую и личную деятельность (неделя – это семь последовательных дней, не считая дня, когда вы покидаете США.С., но с учетом дня вашего возвращения в США).
  • Менее 25 процентов времени на личные дела. Вы находились за пределами США более недели, но потратили менее 25 процентов всего времени, проведенного в другой стране, на личные дела (считая оба дня, когда началась ваша поездка). и день, когда это закончилось).
  • Отпуск не рассматривался. Вы можете установить, что личный отпуск не был важным фактором.

Если вы соответствуете одному или нескольким из этих условий, ваша поездка считается полностью деловой.Это означает, что вы можете вычесть все свои командировочные расходы, связанные с бизнесом.

Распределение требуется, когда личное время превышает 25 процентов

Если вы не соответствуете хотя бы одному из условий, изложенных выше, и потратили 25 или более процентов своего времени на личные дела, вам придется распределить свои командировочные расходы на дорогу к месту назначения и обратно между вашим бизнесом и личные действия для определения вашей франшизы. Вы должны распределить свои расходы на зарубежные поездки , даже если ваша поездка была в основном по деловым причинам.

Отпуск не подлежит вычету. Однако, если ваша поездка была в первую очередь с целью отпуска, вся стоимость поездки является не подлежащим вычету личным расходом. Однако, если вы ведете побочные дела, вы можете вычесть расходы, понесенные вами во время поездки, которые были непосредственно связаны с вашим бизнесом.

Расходы на конвенцию могут вычитаться

Вы можете вычесть свои командировочные расходы (включая проезд, проживание и питание для себя) при посещении конгресса в Соединенных Штатах, если вы можете доказать, что участие в конгрессе приносит пользу вашему бизнесу.Эти правила распространяются на мастер-классы, конференции и семинары, а также на собрания.

Вы можете пройти тест на деловые отношения, продемонстрировав, что ваши деловые обязанности и ответственность связаны с программой или повесткой дня съезда. Повестка дня не обязательно должна касаться конкретно ваших обязанностей или ответственности – достаточно привязки. Однако вы должны продемонстрировать какую-то цель получения дохода для посещения конгресса. В любом случае вы не сможете вычесть какие-либо некоммерческие расходы (например, осмотр достопримечательностей), понесенные вами во время посещения конгресса.

Пример: Кэролайн, дизайнер интерьеров, принимает участие в выставке Window Covering Association of America в Кентукки. Она вернулась с новым энтузиазмом к своей профессии и со знаниями о нескольких новых поставщиках. Кэролайн может вычесть свои расходы, потому что посещение шоу приносит пользу ее бизнесу.

Правила становятся гораздо более строгими, если конгресс проводится за пределами Северной Америки или на круизном лайнере. По сути, IRS не хочет, чтобы люди вычитали свой отпуск. Однако они признают, что по крайней мере некоторые из этих поездок совершаются с добросовестными деловыми целями.Вот что вам нужно знать:

Съездов за пределами Северной Америки.

Чтобы иметь возможность вычесть расходы на участие в конференции за пределами Северной Америки, она должна иметь прямое отношение к вашему бизнесу, и проведение конференции за пределами Северной Америки должно быть столь же разумным, как и внутри нее. Например, было бы разумно проводить съезд за пределами Северной Америки, если бы многие участники съезда жили за границей. Вы также должны выполнить требования по вычету командировочных расходов за пределами США.S ..

Однако есть способ насладиться экзотическим регионом, не затрагивая правила иностранных конвенций: знать, какие страны считаются входящими в «Североамериканскую зону». Для целей конвенционных поездок “североамериканская территория” включает очевидное: Соединенные Штаты, их владения, подопечную территорию Тихоокеанские острова, Канаду и Мексику. Однако сюда также входят страны, у которых есть информационные соглашения с Соединенными Штатами. Государства и, возможно, определенные требования налогового законодательства.

IRS ведет список этих стран, многие из которых являются туристическими мекками, которые вы, возможно, не считаете североамериканскими. В их числе:

Антигуа и Барбуда Аруба Багамы
Барбадос Бермудские острова Коста-Рика
Доминика Доминиканская Республика Гренада
Гайана Гондурас
Ямайка
Маршалловы Острова, Республика
Микронезия, Федеративные Штаты Нидерландские Антильские острова
Палау, Республика Панама Тринидад и Тобаго

Съезды на круизных судах. Следующие требования должны быть выполнены, прежде чем вы сможете вычесть расходы, понесенные в связи с конференцией или семинаром, проводимым на круизном судне:

  • Соглашение должно иметь прямое отношение к активному ведению вашего бизнеса.
  • Круизное судно должно быть зарегистрировано в США.
  • Все порты захода круизного лайнера должны находиться в США (или их владениях).
  • Вы должны приложить к своей налоговой декларации подписанное вами письменное заявление, в котором указано общее количество дней поездки (за исключением дней, которые вы потратили в пути до и из порта судна), количество часов каждый день, которые вы посвятили запланированным делам. мероприятия, а также программу запланированных деловых мероприятий собрания.
  • Вы должны приложить к своей налоговой декларации письменное заявление, подписанное должностным лицом организации или группы, спонсирующей съезд, которое включает график деловых мероприятий на каждый день съезда и количество часов, в течение которых вы посещали запланированные деловые мероприятия. .

Если вы соответствуете требованиям, вы можете ежегодно вычитать до 2000 долларов США из расходов на посещение семинара или конференции на круизном лайнере. В случае совместного возвращения, максимум 4000 долларов будет вычитаться, если каждый из супругов посещал соответствующие съезды круизных судов.

11 советов по планированию командировки для начальника

Успех путешественников на дороге напрямую зависит от того, насколько хорошо их поездка была спланирована и подготовлена.

При планировании деловой поездки всегда следует уделять первоочередное внимание тому, чтобы бизнес-путешественник работал максимально продуктивно и без стресса. Это требует тщательного продуманного планирования.

В конце концов, есть много переменных, которые нужно помнить, детали, которые нужно проработать, резервирования, которые нужно создать, и графики, которые необходимо согласовать.И даже после того, как все это будет сделано, вам все равно придется бороться с возможностью возникновения проблем, когда ваш путешественник находится в пути.

Как менеджер по путешествиям, лучшее, что вы можете сделать, – это заранее организовать как можно более человеческую организацию, чтобы вы могли свободно решать проблемы, если и когда они возникнут.

Как это сделать?

Планирование командировки для начальника

1. Запишите их обычные предпочтения

Планируя деловую поездку для начальника, вы хотите каждый раз делать это быстрее и лучше.Не полагайтесь на свою память (ненавижу ломать ее вам, но иногда это неправильно). Вместо этого запишите обычные предпочтения вашего босса, например, спешите на стыковки рейсов, а не устраивайте пересадки с большим количеством подушек безопасности. Таким образом, вы можете сократить количество операций по обмену данными, необходимых для каждой поездки.

2. Помогите им расставить приоритеты в наиболее важных частях поездки

Когда ваш босс путешествует, ему, вероятно, нужно будет выполнить несколько очень важных дел.Поймите, каковы цели этой поездки, будь то одно собрание или укомплектование нового офиса в другой стране. Как только вы узнаете цели поездки, организуйте вокруг нее другие детали, чтобы ничто не мешало.

Помимо основной цели командировки, у вашего начальника могут быть дополнительные цели, которых он хочет достичь. Может быть, они хотят придерживаться своего распорядка упражнений во время отсутствия. Может быть, они хотят закончить слайд-колоду для предстоящей презентации.Или, может быть, они хотят взять с собой супругу в поездку и провести день, чтобы осмотреть достопримечательности.

Спросите своего начальника о том, что он хотел бы сделать или выполнить во время поездки, чтобы вы могли помочь организовать эти дела, дать рекомендации или, по крайней мере, сохранить ясность их календаря.

4. Составление маршрута деловой поездки

Последний документ в этом разделе – это маршрут деловой поездки , или сводка всех деталей поездки в одном месте. Это сэкономит вам и вашему путешественнику время и избавит от лишних хлопот, связанных с просмотром нескольких документов и электронных писем, чтобы найти нужную информацию.

При создании этих документов полезно мыслить в хронологическом порядке, чтобы вы могли поставить себя на место путешественника и четко обдумать, какая информация необходима. А когда вы закончите, создавайте не только электронные, но и бумажные копии. Это исключает любую возможность того, что мертвый смартфон или отсутствие интернета отбросит вашего путешественника.

Планируем командировку для коллег

Та же забота и внимание к деталям, что и при планировании поездок, – это то же самое, что и вашим сотрудникам.

5. Предоставьте путешественникам возможность бронировать для себя

Большинство деловых путешественников предпочитают бронировать деловую поездку для себя, как они это делали бы при бронировании отпуска, вместо того, чтобы ехать туда и сюда с кем-то по каждой мелочи. Используйте программное обеспечение для управления поездками, которое включает в себя политики компании, чтобы сотрудники могли бронировать то, что они хотят, в рамках политики. Это экономит время для всех, а путешественники получают желаемый маршрут и жилье.

6.Все в одном месте

При планировании деловой поездки существует множество деталей. Вы должны сделать все возможное, чтобы собрать все в одном месте. При бронировании с помощью одного утвержденного программного обеспечения для управления поездками компании путешественники могут войти в систему и увидеть все свои предстоящие маршруты.

Большинство коллег хотят, чтобы все было в цифровом формате, но если это не относится к вашим коллегам, сделайте дорожную папку. В папку для путешествий вложите распечатанный маршрут деловой поездки и подтверждения, а также конверты для дорожных квитанций и любых важных проездных или деловых документов, которые им понадобятся в пункте назначения.

7. Приобретите все необходимое перед поездкой.

Думайте о своем путешественнике как о мобильном офисе, представляющем вашу компанию внутри страны и за рубежом. Поэтому обязательно пополняйте их инструменты: визитки, аккумуляторы, основные расходные материалы и другие необходимые расходные материалы.

8. Дайте путешественнику контрольный список поездок

Создайте контрольный список для путешественника, который будет передан путешественнику перед поездкой. Это гарантирует, что ваш путешественник не забудет все необходимые шнуры, адаптеры, флеш-накопители, устройства – все, что им может понадобиться!

Если ваш путешественник улетает международным рейсом, составьте бумажное досье, содержащее важную информацию о его пункте назначения.Добавьте данные, такие как валюта, часовой пояс, контактная информация местного посольства, советы о местных законах и культуре, распространенных заболеваниях, а также о том, покрывает ли их тарифный план международные поездки. Подобная информация имеет очень большое значение.

9. Сохраните контактную информацию путешественника

Необходим контактный лист путешественника . Это единый документ, который включает всю домашнюю и служебную контактную информацию сотрудника, а также стандартные данные, такие как имя, должность, идентификационный номер и т. Д.Дополнительные элементы, такие как предпочтения в авиакомпаниях и отелях, запросы на питание и паспортные данные, сделают этот документ намного надежнее. Удобно, что TravelPerk позволяет вам ввести большую часть этой информации один раз, автоматически заполняя ее для будущих поездок. Однако вы сохраняете эту информацию, просите путешественников подтвердить или обновить ее перед отъездом.

10. Создайте шаблон контрольного списка планирования поездки

Еще один полезный документ – это контрольный список для планирования поездки . В нем содержится подробная информация о каждом рейсе, наземном транспорте, бронировании отелей, столовых и развлекательных мероприятий, а также о встречах или мероприятиях, а также достаточно места для всего остального. Используйте это, чтобы следить за мелкими деталями, которые легко теряются при перемешивании.

Одна из основных мотиваций любого тревел-менеджера, планирующего деловую поездку, – убедиться, что ни одна деталь не останется неучтенной. Ни один туристический менеджер не захочет получать звонок от отчаявшегося сотрудника по поводу неправильных дат билетов или проблем с регистрацией, например, из-за неверной информации.Вот почему набор шаблонов и контрольных списков творит чудеса, предотвращая ошибки и упущения.

11. Подведение итогов после командировки

Подведение итогов после командировки так же важно, как и подготовка. На данный момент необходимо рассмотреть множество аспектов поездки, которые предлагают множество преимуществ для постоянно развивающегося бизнеса.

  • Когда ваш путешественник вернется, возьмите его дорожную папку. Проверьте квитанции, сделайте важные записи и как можно скорее подайте заявку на возмещение.Интеграция Expensify с TravelPerk делает это исключительно простым.
  • Пополните запасы мобильных канцелярских принадлежностей вашего путешественника, чтобы он был готов к поездке в следующий раз.
  • Вместе со своим путешественником просмотрите все выдающиеся голосовые сообщения, электронные письма и другие обновления.
  • Спросите своего путешественника, все ли прошло хорошо и что может быть лучше.

Лучшие инструменты для планирования командировок

Чтобы сделать планирование деловой поездки максимально безболезненным, воспользуйтесь этими инструментами.

GetYourGuide

Путешествовать в новое место и не видеть того, что может предложить город, может быть обломком. Быстрая экскурсия с гидом или простая экскурсия от GetYourGuide может быть всем, что вам нужно. Есть гиды по всему миру и варианты на любой бюджет.

TravelPerk

TravelPerk – это решение нового поколения для деловых поездок для путешественников и административных работников. У него самый большой в мире инвентарь для путешествий, отличные возможности и интеллектуальные функции управления, такие как бронирование в рамках политики и отчеты о расходах на поездки.

Google Диск или облачное хранилище вашей компании

Планируя командировку, вам захочется, чтобы все было в одном месте. Хотя ваш маршрут (для вашего рейса, отеля, поездов и аренды автомобилей) может быть сохранен в TravelPerk после бронирования, могут быть некоторые другие детали, которые вам нужно сохранить в одном месте. Например, у вас может быть информация об офисе, клиенте или мероприятии. Создайте папку на Google Диске для поездки, чтобы путешественник знал, где найти любую деталь.

Помните, что управление командировками – это постоянно развивающееся упражнение, и стоит усердно изучать все, что можно, для достижения лучших результатов.

7 Налоговые вычеты на командировочные расходы

В этой статье вы найдете несколько советов по вычету командировочных расходов. Но сначала нам нужно дать определение термину «деловая поездка» и помочь вам выяснить, где находится ваш налоговый дом (место, откуда вы путешествуете).

Что такое деловые поездки?

В IRS есть специальное определение для деловых поездок, чтобы определить, можете ли вы вычесть эти командировочные расходы для деловых целей.IRS утверждает, что деловая поездка – это поездка за пределы налогового дома, которая «значительно дольше обычного рабочего дня» и требует от вас сна или отдыха вдали от дома.

Вы также должны спать вдали от дома, чтобы иметь возможность вычесть эти расходы, и поездка также должна быть «временной» (продолжительностью менее года).

Что такое налоговый дом?

Ваш налоговый дом – это концепция, установленная IRS, чтобы помочь определить, подлежит ли поездка вычету. IRS определяет это как весь город или район в целом, где находится ваше постоянное место работы, а не то место, где вы живете.

Если у вас дома есть офис, вероятно, это ваш налоговый дом; если у вас есть офис где-то в центре города, это ваш налоговый дом. Если вы работаете в нескольких местах и ​​у вас нет одного постоянного места работы, ваш налоговый дом может быть там, где вы живете.

После того, как вы определили, где находится ваш налоговый дом (возможно, с вашим налоговым специалистом), этот налоговый дом можно использовать для определения того, подлежат ли вычету ваши командировочные расходы. Если вам нужно уехать из налогового дома на ночь или вам нужно время, чтобы отдохнуть и поспать во время путешествия, вы, вероятно, можете засчитать свои расходы во время поездки как вычеты по служебным делам.

1) Вы можете иметь возможность вычесть расходы на деловую поездку из комбинированной деловой / личной поездки

Если вы путешествуете в пределах США, ваша поездка должна быть «полностью» деловой, чтобы вы могли вычесть расходы на командировку. Но если есть какое-то «случайное» личное время, ничего страшного. Например, если вы едете в Даллас по делам и проводите вечер с семьей в этом районе, это не относится к основной цели поездки.

С другой стороны, попытка превратить личную поездку в командировку не сработает, если поездка не предназначена в основном для деловых целей.IRS сообщает:

«Планирование случайных деловых мероприятий во время поездки, таких как просмотр видеозаписей или посещение лекций на общие темы, не превратит то, что на самом деле является отпуском, в командировку». Взаимодействие с другими людьми

Если ваша чаевые частично или полностью находятся за пределами США, правила IRS будут другими. Ваша международная поездка может считаться деловой, если вы находились за пределами США более недели и менее 25% времени было потрачено на личные дела.Взаимодействие с другими людьми

2) Вы можете использовать суточные для расчета расходов на деловые поездки

Термин «суточные» означает день. Суточные – это суммы, которые считаются разумными для покрытия ежедневных расходов во время путешествий, питания и прочих расходов. Ставки суточных установлены для поездок в США и за границу и различаются в зависимости от региона.

Например, ставки суточных в крупных городах США выше, чем в частях страны за пределами крупных мегаполисов.Компании могут устанавливать свои собственные ставки суточных, но большинство предприятий используют ставки, установленные правительством США.

Возмещение суточных не облагается налогом, если оно больше. Если ваши сотрудники получают суточные, превышающие максимальную ставку, установленную Управлением общих служб, превышение облагается налогом для сотрудника.

3) Международные деловые поездки имеют другие правила

если вся ваша поездка находится за пределами США и все время вы тратите на деловую деятельность, вы можете вычесть расходы на всю поездку.Даже если вы не потратили все свое время на деловую деятельность, поездка считается коммерческими расходами, но только в том случае, если у вас не было «существенного контроля» над маршрутом. Например, сотрудник, путешествующий по служебной необходимости, не может контролировать поездку, но владелец бизнеса может.

Но если ваша поездка выводит вас за пределы США на срок более недели, поездку можно считать исключительно деловой, если вы тратите менее 25% времени на личные дела.

Если во время международной поездки вы не тратите все свое время на деловую деятельность, вы можете вычесть только деловую часть поездки в пункт назначения и обратно. Вы должны распределять затраты между бизнесом и личной деятельностью,

4) Не все сборы по счету за гостиницу являются вычетом дорожных расходов

Плата за номер и налоги вычитаются, как и расходы на стирку, но дополнительные личные расходы, такие как сборы в тренажерном зале или фитнес-центре, а также сборы за фильмы или игры, не вычитаются.

Вы можете вычесть плату за телефонные звонки или пользование факсом в отеле, а также вычесть чаевые. Взаимодействие с другими людьми

5) Возможно, вы не сможете вычесть расходы на привлечение супруга в командировку

Расходы на привлечение супруга, ребенка или других людей в командировку считаются личными расходами и не подлежат вычету. Но вы можете вычесть дорожные расходы для своего супруга, если:

  • Человек является сотрудником
  • У них есть настоящая цель для своего путешествия
  • В противном случае лицу было бы разрешено вычесть дорожные расходы

Если вы можете доказать, что другое лицо работает в компании и выполняет важные бизнес-задачи во время поездки (ведя протокол на встречах или встречах с бизнес-клиентами), вы можете вычесть стоимость поездки этого человека.

6) Вы можете вычесть 50% стоимости еды в командировке

Вы можете вычесть стоимость питания во время путешествия, но расходы на развлечения больше не подлежат вычету. Вы также не можете вычесть «щедрые или экстравагантные» расходы на еду. Расходы на питание вычитаются из налогооблагаемой базы в размере 50%, ограничение в 50% также распространяется на налоги и чаевые для деловых обедов. Чтобы вычесть стоимость питания, вы можете использовать либо фактические затраты, либо стандартное пособие на питание, помня о 50% -ном пределе.

7) Вы можете вычесть стоимость круиза из деловой поездки с определенными ограничениями

Стоимость круиза может быть вычтена до текущего лимита, определенного IRS (в настоящее время 2000 долларов США).Вы также должны иметь возможность показать, что круиз был напрямую связан с деловым мероприятием, например, с деловой встречей или заседанием совета директоров.

По очевидным причинам IRS предъявляет особые дополнительные строгие требования к вычету круизных путешествий как деловых расходов.

Эта статья предназначена для общего ознакомления; все эти правила налоговых вычетов сложны, и есть много оговорок и исключений. См. Публикацию IRS 463 для получения подробной информации по каждому из этих вопросов, связанных с поездками, и проконсультируйтесь со своими налоговыми и юридическими специалистами, прежде чем предпринимать действия, которые могут повлиять на ваш бизнес.

008 Денежные авансы (для командировочных и других целей)

A. РЕЗЮМЕ АДМИНИСТРАТИВНОЙ ПРОЦЕДУРЫ

Эта процедура относится ко всем авансам, внесенным чеком или наличными на проезд или другие деловые расходы; процедура устанавливает максимальные суммы аванса и требует своевременного учета сотрудниками. Невозвращенные авансы будут подлежать взысканию посредством удержания из заработной платы, если это необходимо для взыскания.

1. Положение о Налоговой службе (гл.1.62-2) требует, чтобы денежные авансы и возмещение расходов указывались в качестве дохода в форме W-2 сотрудника, подлежащего удержанию подоходного налога, ЕСЛИ НЕ выплачиваются в соответствии с «Планом отчетности». Подотчетный план – это план, который удовлетворяет трем требованиям:

а. Имеет деловые связи – авансы должны быть ограничены разумными расходами, связанными с работой, которые, как ожидается, понесет сотрудник, и тип расходов может быть разрешен в качестве налогового вычета.

г. Обоснованный – работник должен предоставить работодателю подробные записи о расходах, которые потребуются, если ему / ей придется обосновать вычет коммерческих расходов в своей личной налоговой декларации.В случае деловых обедов дата, место, сумма, соответствующие квитанции, имена лиц, сопровождающих сотрудника, и бизнес-цель должны быть задокументированы.

г. Неизрасходованный аванс должен быть возвращен – Сотрудники должны вернуть работодателю в разумный срок любую авансированную сумму, превышающую обоснованные расходы.

USNH будет избегать удержания подоходного налога с денежных авансов и возмещения расходов, выполняя все требования плана подотчетности и настаивая на том, чтобы все сотрудники соблюдали эти требования.

2. Административные процедуры

а. Business Connection – Сотрудники, путешествующие более одного рабочего дня по официальным делам USNH, могут получить аванс для покрытия оценки разумных деловых расходов, которые, как ожидается, будут понесены во время их поездки. Сотрудникам настоятельно рекомендуется использовать личную платежную карту или карту покупок USNH, если это разрешено, чтобы уменьшить потребность в денежных авансах.

Если невозможно использовать платежную карту, продавцу следует направить заказ на покупку USNH, чтобы избежать необходимости в получении аванса наличными.Как правило, авансы не предоставляются на авиабилеты, плату за гостиницу или конференцию, а также на предметы, которые должны быть защищены с помощью стандартных процедур, предшествующих поездке. Авансы должны использоваться для покрытия непредвиденных деловых расходов. Примеры таких расходов включают проезд в / из аэропорта, парковку, чаевые носильщикам, перевозчикам багажа, посыльным / горничным в отеле. Залог за временное проживание / жилье, в котором сотрудник будет находиться во время командировки USNH, также имеет право на получение авансового платежа.В этом случае сотрудник должен вернуть всю сумму первоначального депозита при их возврате. Любая сумма, удерживаемая домовладельцем, должна быть выплачена работником. Все запросы на авансы должны быть задокументированы путем оценки предполагаемых расходов и подачи в стандартной форме предварительного одобрения / аванса USNH, как описано в Процедуре 07-117, Предварительное одобрение поездки / аванс.

г. Обоснование – Все командировочные расходы должны быть подтверждены оригиналами квитанций, прилагаемых к детализированной форме личного возмещения USNH (или на ваучере на мелкую денежную наличность в случае поездки, оплачиваемой мелкой наличностью).Любые авансы должны быть указаны в форме возмещения, чтобы гарантировать, что общая сумма возмещения будет соответствующим образом уменьшена на авансированную сумму.

г. Неизрасходованные авансы должны быть возвращены – Все неизрасходованные или необоснованные авансы на командировочные и другие деловые расходы должны быть возвращены координатору поездок USNH или менеджеру по командировкам кампуса, директору BSC или назначенному им лицу с надлежащими доказательствами в течение 10 рабочих дней после завершения соответствующей поездки. Сотрудники, не вернувшие неиспользованные денежные авансы USNH или надлежащее обоснование в течение 10 рабочих дней, будут подлежать вычету из заработной платы на сумму, не возвращенную или необоснованную, после того, как сотруднику будут отправлены соответствующие письменные напоминания.Сотрудники с невыплаченными авансами не имеют права на получение дополнительных авансов до тех пор, пока не будут погашены невыплаченные авансы.

г. Обоснованно рассчитанный аванс – Авансы должны быть минимальными и должны использоваться только для незначительных расходов. Авансы на командировки обычно ограничиваются максимумом 300 долларов на человека в неделю, если иное не одобрено в письменной форме главным финансовым директором (CFO) кампуса или его / ее назначенным лицом. Для командировочных командировок и других групповых мероприятий могут потребоваться специальные меры, соответствующие этим процедурам.Запросы на авансы должны быть одобрены ответственным деканом / директором / начальником отдела с использованием стандартных форм учреждения. Авансовые платежи должны обрабатываться через координатора поездок USNH или менеджера по командировкам в кампусе, директора BSC или назначенного им представителя как минимум за четыре рабочих дня до того, как потребуется чек. Авансы выдаются за два рабочих дня до даты отъезда.

эл. Авансы лицам, не являющимся сотрудниками – Авансы в фонды USNH не будут выплачиваться лицам, которые в настоящее время не связаны с USNH.С этой целью нынешние студенты USNH, когда они работают в официальном качестве, считаются аффилированными с USNH. Консультантам аванс не предоставляется. Консультанты, несущие командировочные расходы, связанные с их работой в USNH, должны выставлять счета на свои командировочные расходы в качестве платы за услуги, и эти расходы должны оплачиваться на коды счетов в диапазоне услуг 717-Professional.

B. ПОДРОБНЫЕ ОПЕРАЦИОННЫЕ ПРОЦЕДУРЫ

1. Обязанности службы выплат USNH

а.Ведите подробный список всех сотрудников, у которых есть невыплаченные авансы. Список будет включать имя сотрудника и номер идентификатора USNH, сумму аванса, дату выдачи аванса, дату ожидаемого возврата аванса (например, дату возврата командировки плюс 10 дней) и даты напоминаний. отправлено сотруднику. Список необходимо согласовывать каждый месяц и отправлять директору USNH по счетам к оплате и расчету заработной платы к 10-му числу следующего месяца, даже если в настоящее время ни один из сотрудников не имеет просрочки.

г. Отправьте стандартное письменное напоминание менеджеру по командировкам кампуса, директору BSC или назначенному лицу с информацией, необходимой для обработки запроса USNH Personal Reimbursement, чтобы обосновать расходы, связанные с поездкой. В напоминании должны быть указаны факты и место этой процедуры. Копия напоминания будет отправлена ​​получателю аванса и декану / директору / главе департамента, которые санкционировали получение аванса. Если обоснование не получено, второе напоминание будет отправлено примерно через две недели с даты первого напоминания.

г. 10-го числа каждого месяца USNH Disbursements заполняет список всех непогашенных авансов, сверенных с Banner. Если два или более напоминания были отправлены сотруднику без ответа, невыплаченная сумма будет вычтена из следующей зарплаты сотрудника.

г. Начать удержание из заработной платы. USNH Disbursements Services инициирует вычет и отправит уведомление, когда вычет произойдет, менеджеру по командировкам кампуса, директору BSC или уполномоченному лицу, направив ссылку на документ совместного предприятия для перевода денег на авансовый счет командировочного кампуса.Представитель кампуса уведомит сотрудника о дате и сумме удержания из заработной платы.

e. Служба выплат USNH очистит / отменит все открытые транзакции по кредитным счетам в Баннерной системе.

2. Обязанности менеджера по командировкам кампуса, директора BSC или другого назначенного лица

Если директор по счетам к оплате и начислению заработной платы USNH делегирует предварительные обязанности по командировкам менеджеру по командировкам в кампусе, директору BSC или другому назначенному лицу, то за выполнение всех задач, изложенных в разделе B.1. выше.


Официальная версия этой информации будет поддерживаться только в онлайн-формате. Все печатные копии этого материала датированы датой печати. Пожалуйста, обязательно просмотрите материалы в Интернете, прежде чем полагаться на датированную печатную версию.

Как составить эффективную корпоративную политику в отношении поездок

Составление эффективной политики компании в отношении командировок, которая призвана помочь бизнес-путешественникам компании соблюдать ее процедуры бронирования и возмещения расходов, – непростая задача.

Ваш настраиваемый шаблон политики в отношении поездок

Как говорит нам Сюзанна Волко, советник по роскошным путешествиям и консультант Arden Road Travel, которая имеет более чем 20-летний опыт работы в сфере управления поездками и финансами, «написать политику T&E легко, если вы скажете:« Вы можете делать только это и никогда не делать этого , ‘но мы все знаем, что путешествия никогда не бывают однозначными: есть оттенки серого (отмененные рейсы, улучшенные автомобили, отели и дорогая еда.Эти оттенки серого, как метко их описывает Волько, могут заставить некоторые компании задуматься, стоит ли затраченных усилий на создание политики в отношении путешествий.

На самом деле это еще одна причина для создания политик. Ваша компания не сможет контролировать дополнительные расходы на модернизированный автомобиль, если она не установила правила относительно типов автомобилей, которые сотрудники могут арендовать!

В то время как у многих крупных компаний есть корпоративная политика в отношении поездок, у более мелких компаний ее часто нет. Тем не менее, даже если у вас есть собственная компания из трех человек, а сотрудники ездят только два раза в год, вам следует подумать о создании политики.

Причины, по которым вы должны создать политику в отношении поездок

Egencia, бренд корпоративного туризма, входящий в группу Expedia, провел в 2016 году глобальный опрос деловых путешественников с акцентом на политику компании в отношении поездок. Неудивительно, что исследование показало, что только 38% деловых путешественников довольны политикой путешествий своей компании.

Что это значит для компаний? Путешественники, скорее всего, забронируют номер вне установленных правил, что будет стоить компании больше денег, или путешественники, по крайней мере, будут недовольны своим опытом деловых поездок, что может отразиться на их работе в компании, на встрече с клиентами или в их готовность оставаться наемным работником.Важно создать корпоративную политику в отношении командировок, которой не только легко следовать и которая поможет компании контролировать расходы, но и будет учитываться потребности сотрудников.

Политика компании в отношении поездок дает множество преимуществ. Эффективная корпоративная политика в отношении командировок

  • Организует процесс бронирования поездок
  • Упрощает процедуру возмещения расходов путешественникам
  • Обеспечивает дополнительную экономию (четкая политика + счастливые путешественники = более строгое соблюдение правил = экономия)
  • Помогает вашей компании избежать мошенничества
  • Защищает сотрудников с помощью четко изложенных процедур безопасности
Политика

в отношении путешествий может незначительно отличаться в зависимости от целей компании, практики путешествий и культуры; однако мы собрали несколько практических советов, которые помогут компаниям любого размера разработать эффективную политику в отношении деловых поездок.


Что нужно сделать перед созданием корпоративных правил путешествия


Прежде чем вы даже подумаете о том, чтобы начать писать политику в отношении командировок, вам нужно будет найти поставщиков, которых вы предпочитаете, понять текущую практику поездок и установить цели.

1. Договаривайтесь о скидках на поездки, учитывая гибкость путешественников2. Проанализировать текущую практику организации деловых поездок 3. Установите цели для своей политики в отношении поездок

Данные ясны. Сотрудникам нужно больше возможностей – больше гибкости – в процессе бронирования.Итак, прежде чем писать свою политику в отношении поездок, договаривайтесь о любых скидках на поездки с учетом этой концепции. Например, Натан Брукс, директор по обслуживанию клиентов в Egencia, предлагает «заключать контракты с ключевыми отелями в крупных городах, а не подписывать сделки в масштабах всей сети». Прежде чем вы сообщите сотрудникам в своей политике путешествий, что они должны бронировать номер с одним конкретным поставщика, подумайте о том, как предоставить им как можно больше вариантов, при этом обеспечивая экономию компании за счет договорных скидок.

Один из лучших способов создать успешную политику – сначала понять текущую практику в вашей компании.Найдите время, чтобы составить карту, как сейчас покупают путешествия в вашей компании, и соберите как можно больше данных о методах работы с путешественниками. Как часто ваши путешественники бронируют билеты заранее? Когда они бронируют авиабилеты бизнес-класса и когда вообще бронируют ли они это? Используйте эти данные, чтобы понять предпочтения путешественников (еще лучше – спросите сотрудников об их предпочтениях), и используйте эту информацию, чтобы помочь вам написать политику, которая находит баланс между потребностями путешественников и сбережениями компании.

Когда вам поручают составить инструкции компании по организации поездок, последнее, что вы, вероятно, захотите сделать, – это больше писать, но потратить некоторое время на то, чтобы перечислить свои цели для этих политик, и поработать с другими участниками компании над этими целями, может быть полезно.Ваша главная задача – помочь путешественникам забронировать поездку? Это безопасность? Вместо этого вас больше всего беспокоит, что сотрудники тратят деньги на предметы, которые не подлежат возмещению? Используйте эти приоритеты, чтобы помочь вам структурировать политику. Например, если компания больше всего обеспокоена невозмещаемыми товарами, разместите список невозмещаемых товаров на первой странице или около того, чтобы его было трудно пропустить.


Пункты корпоративной политики в отношении поездок


Загрузите настраиваемый шаблон политики в отношении командировок здесь Существует множество переменных, которые могут повлиять на принятие решений в отношении руководящих принципов компании в отношении деловых поездок.Если вы являетесь человеком, которому поручено написать политику, вы можете оказаться вовлеченным в настоящий акт жонглирования, поскольку вы должны уравновесить потребности сотрудников с потребностями компании. Люди из отдела кадров, операций и финансов будут иметь свое мнение о правильных подходах. Хотя мы не можем порекомендовать именно тот подход, который подходит вашей компании, есть определенные пункты, которые должна охватывать каждая политика:

1. Категории расходов

Категории расходов, которые вы возместите путешественникам (или которые вы разрешите им бронировать с помощью мобильного инструмента бронирования или карты компании), будут составлять основную часть ваших полисов.Вы должны перечислить все пункты путешествий и развлечений (T&E), которые компания готова покрыть, вместе с любыми ограничениями или рекомендациями по бронированию в этих категориях. Практически по всем категориям путешественникам необходимо указать:

      • любые предпочтительных поставщиков (авиакомпании, гостиничные сети, поставщики прокатных автомобилей), через которые они должны бронировать.
      • требование компании о предварительном бронировании . Многие компании требуют, чтобы сотрудники бронировали отели и авиабилеты как минимум за две недели.
      • веб-сайт , инструмент мобильного бронирования и / или TMC , который путешественник должен использовать для поиска поездок, а также если использование технологии или TMC является обязательным или необязательным.
      • процесс оплаты . Существуют ли определенные категории, для которых сотрудники должны использовать карту компании, а не личную карту? Все ли бронирования выполняются с помощью мобильного инструмента бронирования?

Помимо перечисленных выше общих статей, вам нужно будет решить множество других вопросов, относящихся к каждой категории расходов.Вот наши советы для каждой категории:

АвиабилетыЖильеПомещенный транспортАренда автомобилейРаботаКлиентские расходы на развлечения (питание, мероприятия)

Скорее всего, вы захотите начать с заявления, призывающего путешественников бронировать билеты ответственно и по доступной цене. Вот что нам нравится от Общества управления человеческими ресурсами: «Ожидается, что путешественники получат самые низкие из доступных авиабилетов, которые в разумных пределах соответствуют потребностям деловых поездок». Конечно, путешественники могут толковать слово «разумно» вольно, поэтому вам стоит сформулировать дополнительные правила.

Обязательно:

  • Укажите класс обслуживания. Вы захотите указать, при каких обстоятельствах (если таковые имеются) путешественник может забронировать билет первым классом, а не эконом-классом. Например, вы можете предложить эту роскошь для полетов продолжительностью более определенного количества часов и / или для руководителей высокого уровня.
  • Укажите, могут ли сотрудники иметь собственные баллы для часто летающих пассажиров или компания сохраняет их для получения скидок.
  • Обязательно укажите любые расходы, которые будут нести путешественники, такие как сборы за сверхнормативный багаж или сборы за отмену бронирования.
Чтобы помочь вам контролировать расходы на проживание, вы можете рассмотреть возможность предоставления сотрудникам средней стоимости номера в популярных местах назначения компании и попросить их оставаться в пределах этого диапазона.

Также обязательно:

  • Определите тип помещения. Большинство компаний требуют, чтобы сотрудники бронировали стандартные номера, и требуют, чтобы повышение класса обслуживания принималось только в том случае, если компания не несет дополнительных затрат. Имейте в виду, что некоторые стандартные номера стоят дороже, если из них открывается вид на океан или другое преимущество.
  • Укажите дополнительные связанные расходы, которые будут покрываться. Определите, будет ли компания платить за мини-бар, Wi-Fi и т. Д.
Попросите сотрудников использовать здравый смысл при выборе вариантов наземного транспорта.

Другие подсказки:

  • Подумайте, разрешаете ли вы приложения для вызова пассажиров, такие как Uber и Lyft. Сообщите путешественникам об этом в своей политике и укажите подробности, например, если они не должны использовать эти приложения во время повышения цен.
  • Всегда просите квитанции с датами.
  • Вы можете попросить сотрудников пользоваться общественным транспортом, когда это удобно.
Бронирование по самой низкой логической ставке должно применяться ко всем категориям расходов, но это особенно хорошее напоминание при аренде автомобилей, поскольку расходы могут значительно различаться в зависимости от типа автомобиля.

Вы хотите:

  • Укажите размер или тип разрешенного автомобиля. Иногда спецификации связаны с тем, сколько деловых путешественников путешествуют вместе.
  • Сообщите путешественникам, если вы требуете от них приобретения страховки при аренде автомобиля.
  • 3. Рассмотрите возможность использования личных автомобилей. Возможно, вам потребуется дать путешественникам инструкции по использованию собственных автомобилей, особенно если компания путешествует по делам в основном по стране.
Некоторые компании довольно четко формулируют свою политику в отношении питания. Они могут заявить, что не возмещают расходы на питание в течение любого времени после приземления обратного рейса пассажира. Такие правила могут показаться путешественникам слишком строгими, но они явно сэкономят деньги компании.Итак, решение часто сводится к пониманию корпоративной культуры.

Большинство политик включают следующее:

  • Требование, чтобы работник оставался в пределах допустимых суточных. Управление общих служб США теперь предлагает полезный инструмент суточных для расчета командировочных.
  • Справка об алкоголе. Некоторые компании возмещают алкоголь только тогда, когда в еде участвует клиент.
Деловой обед определяется в большинстве политик как прием пищи, во время которого деловой разговор происходит непосредственно перед, во время или сразу после еды.Очень важно напоминать сотрудникам, что их покупки должны быть разумными и целесообразными, поскольку эти расходы могут быстро выйти из-под контроля. Мероприятия также могут стоить больших денег и, вероятно, потребуют предварительного одобрения.

Полезные стратегии для рассмотрения:

  • Укажите, что самый старший из присутствующих сотрудников компании должен запросить возмещение.
  • Установите лимиты или диапазоны расходов. Если сотрудники выходят за определенный диапазон, их запрос на возмещение может быть направлен к кому-то более высокому, чем обычно утверждающий.
  • Фактор чаевых. Большинство компаний покрывают чаевые, но некоторые заявляют, что они не покрывают более 20%

2. Невозврат

В хорошей туристической политике компаний четко указано, за какие товары компания не возмещает расходы. Вот некоторые общие предметы, которые часто не попадают в сокращение возмещения, включают:

      • Присмотр за детьми
      • Химчистка
      • Фильмы в номере
      • Сборы за смену авиакомпании
      • Парковочные талоны
      • Повышение класса предпочитаемого места в авиакомпании
      • Советы персонала отеля
      • Туалетные принадлежности или одежда, купленные во время путешествия
      • Интерьеры для домашних животных

Некоторые из этих статей могут быть указаны в категориях расходов, но для удобства путешественников полезно иметь полный список в виде отдельного раздела в отчете о расходах.

3. Отчетность о расходах и процесс возмещения расходов

В то время как некоторые компании предпочитают объяснять отчеты о расходах для каждой категории расходов в своей политике командировок, другие предлагают отдельный раздел, описывающий процесс отчетности по расходам. Независимо от того, какой подход вы выберете, есть некоторые общие вопросы, которые необходимо решить, и даже несмотря на то, что процесс отчетности о расходах сильно различается в разных компаниях – от бумажных форм до высокотехнологичных мобильных решений по тестированию и оценке, – ваша политика, вероятно, все равно должна будет решать следующие вопросы:

      • Какая документация (бланки, квитанции) нужна компании для возмещения расходов путешественнику?
      • В какие сроки путешественник должен подавать отчеты о расходах после поездки?
      • Как скоро сотруднику будет выплачена компенсация после подачи заявки?
      • Что произойдет, если сотрудники не соблюдают политику?
      • Требуется ли предварительное одобрение для любых категорий расходов?
      • Кто утверждает заявки на поездки или отчеты о расходах и какова их контактная информация?

К сожалению, некоторые бизнес-путешественники иногда искажают правду в отчетах о расходах.Фактически, опрос более 1000 деловых путешественников компанией Chrome River в феврале 2016 года показал, что мошенничество с отчетностью о расходах обходится американским компаниям более чем в 2,8 миллиарда долларов в год. Один из способов уменьшить количество случаев мошенничества с отчетами о расходах – это подробно изложить правила отчетности о расходах вашей политики в отношении командировок. При запросе подтверждения оплаты вам может потребоваться конкретная информация. Например, в Chron.com рекомендуется, чтобы компании «указывали, должны ли сотрудники представлять квитанции вместо выписок по кредитной карте для возмещения расходов» при запросе возмещения расходов на жилье.В выписке по кредитной карте может отображаться только счет отеля полностью, в то время как в счете за номер будут указаны расходы на аренду фильмов и мини-бар, которые не могут быть оплачены компанией.

Обратите внимание, что многие компании устанавливают цену, по которой требуются квитанции, особенно на питание. Если заказ на питание находится в пределах суточных, многие не требуют квитанции. Это немного облегчает жизнь менеджерам по путешествиям / бухгалтерам.

4. Информация по технике безопасности

Важной целью политики деловых поездок любой компании должна быть защита безопасности сотрудников.Тем не менее, как показало исследование Egencia, безопасность и обязанности намного ниже политики, связанной с затратами, с точки зрения их частоты в корпоративной политике. Важно описать все процедуры обеспечения безопасности путешествий в своих правилах, чтобы помочь вам выполнить обязанности вашей компании по обеспечению осторожности. Вы можете рассмотреть

  • Требует, чтобы путешественники отправляли свои маршруты, чтобы вы всегда знали, где они будут.
  • просят путешественников оставить вам номер телефона отеля.
  • предоставляет контактную информацию и ресурсы для путешественников в случае различных типов чрезвычайных ситуаций.
  • описывает любую страховку, которую компания застраховывает для путешествий.

У некоторых TMC есть инструменты, позволяющие отслеживать путешественников во время их поездок. Согласно Buying Business Travel , большинство инструментов позволяют менеджерам по поездкам собирать данные о поездках и маршрутах, которые помогают найти путешественника в определенном городе или регионе, в отличие от использования GPS для постоянного отслеживания сотрудника.

Углубленное исследование, проведенное Carlson Wagonlit Travel в отношении политики в отношении поездок и соблюдения требований, показало, что 77% менеджеров по путешествиям говорят, что они не могут хорошо отслеживать путешественников в чрезвычайной ситуации, если они не используют указанный канал бронирования.Более 1/3 путешественников не знают о связи между аварийным отслеживанием и бронированием через TMC. Основываясь на этих данных, если ваша компания использует такой инструмент, кажется важным напомнить путешественникам, что бронирование у предпочтительных поставщиков повышает их безопасность; рассказать путешественникам, как пользоваться инструментом; и устранять любые опасения по поводу конфиденциальности.


Советы профессионалов по вопросам политики в отношении поездок компании


Ваш настраиваемый шаблон политики в отношении поездок

Совместное использование экономики

Мы предлагаем вам учитывать шеринг-эконом при планировании своей политики в отношении поездок.В связи с ростом числа деловых путешественников, пользующихся услугами совместного пользования, такими как Airbnb и Uber, важно сообщить путешественникам, что вы думаете по этому поводу, независимо от того, согласны вы с их использованием или нет. Волко говорит: «На мой взгляд, это огромный риск для экономики совместного потребления. Компания несет ответственность за заботу о компании, и, как менеджер по путешествиям, я не знаю, безопасен ли дом, квартира или другое место на Airbnb для наших сотрудников ». В статье Волько «10 причин, по которым Airbnb не подходит для деловых поездок» обсуждаются некоторые риски, связанные с разрешением сотрудникам использовать Airbnb, а наша серия из двух частей о включении экономики совместного использования в корпоративную политику в отношении поездок предлагает подробные стратегии включения экономики совместного использования. в политике путешествий.

Bleisure

также является важным фактором при разработке руководств по деловым поездкам. По мере того, как все больше путешественников добавляют дни к своим командировкам для проведения досуга, вашей компании будет неплохо установить правила, которые подготовят путешественников к выполнению их обязанностей, связанных с отдыхом. Wolko напоминает нам, что «вы можете сэкономить деньги компании, потратив день или два на личную поездку в командировку», например, когда перелет стоит меньше, если вы путешествуете в менее загруженный день.Ваша компания может подумать о выделении личного времени, если это экономит деньги компании или когда ясно, когда заканчивается покрытие расходов компании и начинается покрывание путешественника.

Иерархия

Эксперты спорят о том, должна ли политика компании в отношении поездок быть иерархической (это означает, что к разным типам работников применяются разные правила). Некоторые утверждают, что не следует делать политику иерархической, потому что это порождает враждебность и труднее понять.В блоге Concur решения для управления командировками и расходами компания пишет: «Если продавец не может забронировать номер за 500 долларов, то и менеджер не сможет». Тем не менее, другие утверждают, что те, кто находится на более высоком уровне в компании, заслужили лояльность и в некоторых случаях заслуживают лучшего жилья или повышения класса обслуживания. Мы предлагаем вам изучить плюсы и минусы иерархии с участниками компании.


Рекомендации по написанию и организации политики в отношении поездок компании


Ваш настраиваемый шаблон политики в отношении поездок

Итак, у вас есть все необходимое: вы провели переговоры с поставщиками, проанализировали методы организации командировок и приняли ключевые решения в отношении рекомендаций по категориям расходов.Вы составили список предметов, не подлежащих возмещению, и подготовили информацию по технике безопасности. Остальное должно быть легко, правда?

Да и нет.

Эффективная политика компании в отношении командировок – это не только создание эффективных политик. Вы также должны хорошо их передать. Вот наши советы по составлению и организации вашего полиса:

1. Включите введение2. Сделайте организацию удобной для пользователей 3. Подберите свой тон к корпоративной культуре 4. Адаптируйте политики к инструменту корпоративного бронирования

Постарайтесь написать краткое введение в политику в отношении командировок, в котором дается обзор наиболее важных обязанностей сотрудника; цель политики; и важность следования политике.

Это ваш шанс сообщить самую важную информацию, чтобы сотрудники не могли сказать, что они ее упустили. Это также ваш шанс помочь сотрудникам понять, почему политика важна для благополучия компании и сотрудника.

Как сказал Том Уилкинсон, бывший президент TRW Travel & Expense Management и нынешний директор по обслуживанию поставщиков Concur, Business Travel News : «Вы зарабатываете поддержку в изменении политики, сообщая не только что, но и почему.Он предполагает, что такое утверждение, как «мы обязаны бронировать онлайн», практически «требует возражений», ЕСЛИ компания не объясняет решение как таковое: «потому что мы сэкономим время и деньги, защищая путешественников в дороге».

Таким образом, введение может стать эффективным подходом к соблюдению политики.

Вы помните, как в начале этой статьи мы предлагали вам установить цели для своей политики в отношении поездок, прежде чем ее создавать, и проанализировать данные о путешественниках? Пришло время использовать эти цели и данные для создания организационной стратегии политики.

Например, если ваша цель номер один – помочь путешественникам легко и эффективно бронировать поездку, организуйте политику в соответствии с вашими путешественниками. Является ли авиабилет наиболее часто бронируемой категорией путевых расходов? Перечислите это в первую очередь. Постарайтесь следовать инструкциям, которые путешественники будут выполнять при бронировании, начиная с бронирования и заканчивая отправкой документации о возмещении расходов.

Обязательно разбейте политику на короткие, удобные для пользователя разделы и рассмотрите удобное содержание, которое поможет путешественникам сразу перейти к нужной информации.Подумайте также о способах использования изображений и дизайнерских стратегий, чтобы оживить политику.

Уилкинсон утверждает: «Если ваша политика не соответствует вашей культуре, путешественники не будут ей следовать, а менеджеры не будут ее применять». Это отличный совет, но, возможно, легче сказать, чем сделать. Один из способов убедиться, что ваша политика отражает культуру компании, – это, как предлагает Уилкинсон, прислушиваться к избирателям в компании. Когда вы пишете, помните об их предпочтениях. Если вы решите, что вам нужно обеспечить гибкость при бронировании, чтобы удовлетворить потребности избирателей, тогда ваш язык должен будет соответствовать.Давайте посмотрим на пример из политики в отношении поездок компании Seagate, компании, занимающейся решениями для хранения данных:

«Все сотрудники должны пользоваться услугами предпочитаемого нами поставщика».
Слово «должен» употребляется очень четко (в отличие от «следует», которое может быть неправильно истолковано или неправильно использовано), а «использовать» – довольно формально. Поскольку здесь нет двусмысленности, компания, которая сосредоточена на экономии, предоставляемой поставщиками, найдет это утверждение очень полезным, но компания, которая хочет обеспечить гибкость и предложить более непринужденный тон, может вместо этого использовать такую ​​фразу, как «Мы ​​призываем сотрудников по возможности используйте наших предпочтительных поставщиков.”

Мы утверждали, что вам все равно нужны корпоративные правила в отношении поездок, даже если вы используете инструмент корпоративного бронирования. В конце концов, многие инструменты мобильного бронирования требуют, чтобы вы вводили свои правила, а вы не можете этого сделать, если их не существует. Политика по-прежнему будет использоваться для управления выбором, который вы делаете в мобильном инструменте, и вам нужно будет иметь правила в письменной форме на тот случай, если в инструменте мобильного бронирования нет параметров для определенных предпочтений или на случай, если путешественник захочет ознакомиться с политиками. .

Некоторые инструменты мобильного бронирования специализируются на политике командировок компании, что позволяет сотрудникам легко соблюдать их.Наш собственный продукт, Claire, позволяет компаниям или TMCS выбирать очень подробные правила, и как только они это сделают, путешественники просто просматривают доступные бронирования, которые находятся в рамках политики. Вот политика отеля, которая позволяет пользователю выбирать такие элементы, как максимальная ставка за ночь или суточные, а также предпочитаемый тип номера.

Хотя у вас все еще должен быть полис, даже если вы используете новую технологию для бронирования или возмещения, обязательно изучите инструмент бронирования и выясните, какие элементы вы можете исключить.Например, хотя мы предложили сотрудникам отправить маршрут в целях безопасности, вы можете исключить это напоминание из своих правил, если мобильное приложение отслеживает путешественников или хранит маршруты.

Информирование сотрудников о политике компании в отношении поездок

Вы справились с задачей создать или обновить правила в отношении поездок вашей компании, но ваша работа еще не сделана! Если о политике никто не знает, то все эти усилия бессмысленны.

Опрос Egencia показал, что деловые путешественники предпочитают получать информацию о политике в интранете компании, в инструменте бронирования или у организатора поездки, а не по электронной почте.Эта информация доказывает, что полезно разместить свою политику в отношении поездок во внутренней сети компании; для настройки правил в вашем мобильном инструменте бронирования; и обеспечить легкий доступ к этой информации для организаторов поездок. Тем не менее, мы думаем, что чем больше вы будете говорить, тем лучше. Несмотря на то, что только 13% участников опроса заявили, что электронная почта была их предпочтительным способом общения в рамках политики, для достижения этого процента стоит опубликовать информацию по электронной почте.

Загрузите настраиваемый шаблон политики в отношении поездок здесь

Соблюдение правил в отношении путешествий

Последнее напоминание о создании эффективной политики в отношении поездок – думать о политике как о постоянно развивающемся документе.Потребности сотрудников изменятся; появятся новые технологии. Это, несомненно, повлияет на вашу политику, поэтому будьте открыты и обновляйте ее. По мере того, как технологии захватывают все больше аспектов вашей политики, тем короче и проще вы сможете хранить документ!

Также не забывайте о комфорте и безопасности сотрудников, обновляя правила. Если вы сосредоточитесь только на затратах, сотрудники могут не соблюдать политики. Фактически, исследование Egencia показало, что 54% ​​путешественников считают, что стоимость является наиболее важным фактором для их компании при бронировании путешествия.Эгенсия утверждает, что путешественники не желают «принимать политику, которая стоит им времени или комфорта или создает ненужные трудности, когда они находятся вдали от дома». Путешествие по делам может доставлять удовольствие, но также может вызывать стресс и одиночество. Помните об этом в процессе создания политики.

Дополнительные советы по соблюдению нормативных требований можно найти в нашей статье «Повысьте уровень соблюдения политики в отношении поездок вашей компании с помощью этих 5 стратегий».

T&E: что это значит?

Термин T&E часто используется в бизнесе, и, как и в случае с большинством деловых сокращений, люди предполагают, что он понимается автоматически.Если вы когда-нибудь задумывались, что на самом деле означает T&E, мы объясним не только, что это такое, но и почему этот термин важен в деловом мире, и как уделение внимания вашим затратам на T&E может сэкономить ваше рабочее время, нервы и нервы. Деньги.

Создайте свою собственную политику в отношении расходов

Начните прямо сейчас с нашим бесплатным шаблоном

Основы: что означает T&E?

Термин «T&E» означает «поездки и расходы.«Эти фразы (T&E, командировки и расходы) часто используются, когда речь идет о крупных операционных расходах для компаний, которые в среднем выделяют 10% своего бюджета на T&E. Так что это большое дело, если вас беспокоит либо сокращение затрат или повышение эффективности бизнес-процессов.

Каковы последствия для бизнеса?

Управление расходами на T&E считается вторым по сложности операционным контролем. Когда вы думаете об этом, это имеет смысл, потому что бюджет вашей компании на поездки и расходы – одно из ключевых мест, где вы могли бы стремиться сократить расходы, но ваши данные, вероятно, хранятся в разных местах, что затрудняет консолидацию и оценку.

Что это значит для вас?

Если вы участвуете в сокращении затрат компании – вы можете быть финансовым директором, финансовым директором или любым другим лицом, занимающимся управлением финансами, – тогда вы знаете, что экономия денег необходима. Но если экономия денег на командировочных расходах может показаться не столь важной задачей, примите во внимание следующее:

Во-первых, в настоящий момент вы, возможно, не сможете точно определить, сколько ваш бизнес тратит на T&E. Вы не будете одиноки.Восемьдесят процентов организаций по-прежнему полагаются на ручные процессы, что оставляет много возможностей для человеческой ошибки. И, если ваша система не фиксирует расходы, где бы и когда бы это ни происходило, вы не управляете всеми своими расходами.

Во-вторых, вы можете не подумать, что есть способы сэкономить много денег на счетах расходов. К счастью, это не так. Как только компании узнают свои реальные расходы (а хорошая система T&E сообщит им об этом), они часто удивляются, сколько они тратят у одного и того же поставщика или сколько сотрудников могут тратить вне политики.Первая информация является отличным рычагом для переговоров с поставщиками о более низких ценах. Последнее гарантирует, что вы не будете оплачивать дублирующиеся счета или другие мошеннические расходы. Фактически, почти 20% расходов на T&E выходят за рамки политики.

Преимущества улучшения процессов T&E применимы и к бизнес-путешественникам. Возможно, все ваши сотрудники не часто путешествуют, но даже если они почти никогда не путешествуют или не оплачивают расходы, есть вероятность, что им иногда придется покупать вещи для компании из собственного кармана.И когда это произойдет, они захотят знать, что им вернут деньги, причем в кратчайшие сроки.