– популярное решение этих проблем.

Что такое программное обеспечение для управления документами?

Программное обеспечение для управления документами создает рабочие процессы, которые помогают оптимизировать процессы.Документы никуда не денутся. Они становятся цифровыми и их можно обрабатывать более эффективно. Обеспечивая электронный документооборот, бумажные документы становятся наименьшим общим знаменателем для передачи информации; за счет уменьшения перетасовки бумаги, в свою очередь, уменьшается ненадежность и неэффективность, связанные с этим методом передачи.

Оптимизация перетасовки бумаги

для управления документами, такое как M-Files и SharePoint, заменяет груды документов электронными версиями, позволяя пользователям редактировать, утверждать, хранить и передавать на этом цифровом носителе.Пользователи могут просматривать документы, которые находятся в очереди на проверку, создавать новый документ, следовать по пути к документу, который они создали, и многое другое. Для каждой остановки процесса есть значок, позволяющий легко увидеть статус и местоположение документа. Кроме того, все документы просматриваются и сохраняются в программном обеспечении, и просматривать их так же просто, как нажимать или нажимать «одобрить».

Улучшение процесса

С помощью программного обеспечения для управления документооборотом пользователи знают, когда у них есть работа, а менеджеры могут отслеживать каждый шаг в рабочих процессах.Предупреждения можно настроить до:

• Извещать пользователя о работе
• Уведомлять менеджеров (и других уровней пользователей) о выполнении определенных шагов
• Оповещать пользователей, если этап рабочего процесса занимает больше времени, чем запланировано.

Но управление документами не только помогает предотвратить ошибки. Это также помогает автоматизировать сложные процессы и предотвращает потерю информации в случайном порядке. Помните пример того, как выглядит процесс, когда он выполняется вручную? С программным обеспечением для управления документами все выглядит иначе.Если сотрудник замечает, что товар необходим, он может:

1. Сгенерировать соответствующую форму
2. Заполните форму
3. Отправьте форму лицу, дающему окончательное одобрение

И да, любые другие участники цепочки, которые будут проверять или вносить изменения, будут уведомлены программой об активной форме. Вместо того, чтобы перетасовывать (и ждать) с одного стола на другой, документ сразу же попадает в нужное место.

Настройка документооборота

Документооборот можно настроить для пересылки документа после утверждения (например, формы заявки) и автоматического создания уведомления, которое отправляется соответствующему лицу.Установка определенных параметров также может сделать работу еще более плавной.

Например, если заказ на покупку превышает 1000 долларов, отправьте документ лицу X; если она ниже 1000 долларов, отправьте человеку Y. Программное обеспечение для управления документами способно на многое, поэтому процессы могут быть настолько простыми или сложными, насколько это необходимо.

Программное обеспечение для документооборота также упрощает и упрощает просмотр общей картины. Вы можете видеть, у каких сотрудников есть очередь работы, а у кого меньше нагрузки, что делает усилия по перераспределению более эффективными.Большой вид изображения помогает продвигать проекты.

Каковы преимущества рабочего процесса управления документами?

Программное обеспечение для управления документооборотом приносит пользу предприятиям за счет повышения внутренней производительности, сотрудничества, морального духа и подотчетности. Это также уменьшает ресурсы, необходимые для выполнения работы.

Все это вместе помогает сэкономить деньги и улучшить чистую прибыль. И если вам интересно, самое большое преимущество рабочего процесса управления документами – это уверенность в том, что все будет работать правильно и эффективно.Программное обеспечение для управления документами обеспечивает:

• Центральный узел, где хранятся все важные документы
• Система безопасности, в которой только утвержденное лицо может просматривать документ
• Гибкость для удовлетворения потребностей любого бизнеса
• Легкий доступ к материалам, которым сотрудники должны правильно выполнять свою работу с первого раза

Как определить и улучшить рабочий процесс управления документами

для управления документами призваны предоставить вашей компании лучшие возможности для управления бизнесом и организации.Как мы установили, внедрение решения для управления документами дает вашей компании ряд преимуществ. Но если они сделаны неправильно, эти усилия могут создать больше головной боли, чем решить. Оценив свой текущий рабочий процесс и стиль управления документами, вы, скорее всего, сможете внедрить эффективные решения для своей компании.

Вот несколько вопросов и полезные советы, которые помогут вам выбрать решение для управления документооборотом.

Есть ли у вас протоколы безопасности?

Соответствие отраслевым требованиям безопасности документов и нормативные требования будут играть роль при выборе решения для вашего бизнеса.Например, медицинским фирмам нужно что-то, соответствующее HIPAA (Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования). Независимо от того, обрабатывает ли ваша компания конфиденциальные записи пациентов или занимается налоговой / бухгалтерской документацией от частных лиц или других фирм, жизненно важно, чтобы ваше решение для документооборота предоставляло надежные инструменты для безопасной передачи и хранения конфиденциальных документов.

Цените ли вы сотрудничество?

Collaboration позволяет сотрудникам обмениваться файлами и редактировать групповые документы в режиме реального времени.Это избавляет от необходимости перемешивать и отслеживать несколько версий одного и того же документа. Выбирая новое решение для документооборота, вам необходимо оценить важность инструментов для совместной работы для вашей компании.

• Вам нужно / хотите обмениваться документами в режиме реального времени?
• Важно ли коллективное редактирование?

Ответы на эти вопросы помогут вашему бизнесу найти правильное решение.

Нужен ли доступ сторонним поставщикам?

При анализе доступа к бизнес-документам необходимо учитывать два ключевых фактора: внутренний и внешний доступ.С внутренней точки зрения, есть ли в компании необходимость предоставлять сотрудникам как доступ на месте (через рабочие станции в сети компании), так и мобильный доступ через безопасное соединение в веб-браузере, смартфоне или планшете?

А как насчет внешних сторонних поставщиков? Если у вас есть клиенты, покупатели или поставщики, которым требуется доступ к вашим документам, вам понадобится система, которая обеспечит им безопасный доступ. Одним из таких примеров может быть веб-портал, который дает вашей компании возможность проталкивать документы через веб-сайт, чтобы обеспечить безопасный доступ клиентов.

А как насчет интеграции?

Возможно, вам понадобится решение для управления документооборотом, способное интегрироваться с другими системами в вашем офисе. Например, если вы управляете бухгалтерской фирмой, система управления документами, которая легко интегрируется с QuickBooks, может значительно повысить эффективность. Кроме того, вы можете обнаружить, что желательна интеграция с вашей электронной почтой.

Сохранение файлов и очистка документов

У каждой компании своя политика хранения и удаления записей.В то время как некоторым фирмам необходимо хранить документы месяцами, если не годами, другим нет необходимости в долгосрочном хранении. В любом случае необходимо будет правильно утилизировать документы, когда они больше не нужны. В зависимости от политик и нормативных требований, применяемых в вашей отрасли, решение для управления документооборотом может помочь в этом процессе.

Правильное решение для рабочего процесса позволит вашим сотрудникам установить твердую политику в отношении периодов хранения документов при создании новых файлов. Он также может установить систему для проверки файлов перед очисткой, а также предоставить инструкции по уничтожению резервных и архивных версий документов.

Текущие процессы производства бумаги

И последнее, но не менее важное: проанализируйте, как ваша компания в настоящее время обрабатывает бумажные документы. Ваш бизнес уже стал безбумажным? Или все еще существуют определенные компоненты, такие как запросы на отгрузку и счета-фактуры, которые заполняются и отправляются на бумаге? Рабочий процесс управления документами может помочь вам управлять как бумажными, так и безбумажными документами, не создавая путаницы или беспорядка в офисе.

Выбор лучшей системы управления документами

Если вы работаете с поставщиком ИТ-услуг, хорошая фирма найдет время, чтобы задать вам эти и многие другие вопросы о вашем бизнесе, а затем поможет проанализировать информацию. Только после того, как ваш бизнес-стиль управления документами будет проанализирован, провайдер сможет выбрать решение для рабочего процесса, которое отвечает вашим текущим требованиям и повышает эффективность и продуктивность работы в офисе.

Документооборот: понимание его роли в бизнесе

Определение рабочего процесса цифрового документа: Относится к методам и процессам, используемым для создания рабочих процессов документооборота в рамках бизнеса, которые полагаются исключительно на цифровые средства.Обычно это включает облачные технологии и автоматизацию для повышения эффективности процессов, связанных с документами.

Цифровой документооборот является одной из целей малого и среднего бизнеса.

Причины этого стали более очевидными, поскольку организации начинают видеть преимущества цифровой трансформации своих рабочих процессов.

В настоящее время существует обширный список цифровых решений и технологий, которые ИТ-директора пытаются включить в свои стратегии, чтобы воспользоваться конкурентными преимуществами, которые дает оцифровка.

Три четверти малых и средних предприятий согласны с тем, что цифровые технологии меняют бизнес-ландшафт, и 48% ищут дополнительные способы добавить преобразующие меры в сферу своего бизнеса

Преобразование рабочих процессов – важная цифровая тенденция, которая имеет уникальный приоритет в Северной Америке.

Пример из практики: Новая процедура управления документами помогает страховой компании реорганизовать AP и претензии

Предприятия в регионе потребляют бумаги почти вдвое больше, чем их европейские коллеги.

Хотя цифровое преобразование рабочих процессов – это не просто замена бумажных процессов, нет никаких сомнений в том, что время и деньги, потраченные на устаревшие рабочие процессы, являются ключевым движущим фактором для бизнеса.

Сегодня мы собираемся взглянуть на то, что ваша компания может получить от качественного документооборота в цифровом формате, и на то, какие выгоды можно ожидать.

Как всегда, когда дело касается цифровой трансформации, ключевым вопросом является производительность.

Будь то производство или гостиничный бизнес, предприятия любой отрасли используют стратегии цифровой трансформации, чтобы оптимизировать свои бизнес-операции и повысить свою производительность.

Сотрудники тратят в среднем 1,8 часа каждый день на поиск и сбор данных – это 9 часов в неделю, которые в противном случае можно было бы потратить на что-то более ценное.

Если учесть, сколько данных существует сегодня на предприятиях, решающее значение имеет улучшение средств их обработки и обмена.Для сравнения: 90% всех данных в мире были получены за последние два года.

Итак, количество информации, которую сотрудники постоянно должны анализировать, постоянно увеличивается. В организации, которая еще не использовала цифровые решения, это означает, что сотрудники тратят много времени на то, чтобы найти то, что им нужно.

Эти проблемы усугубляются тем, что во многих малых и средних предприятиях сотрудникам сложно получить доступ к данным, которые не доступны им немедленно.

Это может происходить по разным причинам, но чаще всего это связано с тем, что отделы компании имеют разные системы управления данными – обычно устаревшие системы, отрезанные от остальной части компании.

Это означает, что для кого-либо в одном отделе может быть практически невозможно получить данные из другого из-за отсутствия доступа.

У организаций, управляемых данными, в 23 раза больше шансов привлечь клиентов, в 6 раз выше вероятность их удержания и в 19 раз выше вероятность получения прибыли

Это называется хранилищем данных, и они являются основным фактором неэффективности бизнеса.

Это не проблема, когда дело касается производительности, и оценки показывают, что ИТ-отделы тратят 80% своего времени на решение проблем, прямо или косвенно вызванных разрозненными хранилищами данных.

Опыт работы с клиентами: программные роботы повышают производительность производственного офиса

Исследование показало, что 22% времени сотрудник тратит на повторяющиеся задачи. Вы можете себе представить, сколько денег тратится в течение года, когда рабочие тратят время на ручные задачи, которые теперь можно автоматизировать

Рутинные ручные задачи распространены среди предприятий, которым еще предстоит осуществить цифровую трансформацию.

Эти задачи обычно связаны с вводом данных или повседневной обработкой данных.

Например, вы можете обнаружить, что сотрудник отдела кадров вручную вводит данные о вознаграждениях сотрудникам, или вы можете вручную вводить все свои счета-фактуры и квитанции клиентов.

Это примеры, когда компании привыкли воспринимать эти второстепенные задачи как простую часть их деловых операций.

Электронная книга по теме: 5 причин, по которым ваша компания должна использовать автоматизацию бизнес-процессов

Однако правда в том, что их часто можно полностью избежать из-за цифрового документооборота.

В конечном итоге сотрудники разочарованы тем, что их рабочий процесс цифрового документооборота (или его отсутствие) не способствует их производительности.

Они эффективно выполняют работу, которую можно оцифровать, и в этом случае им будет предоставлена ​​возможность сосредоточить свою энергию на том, что требует человеческого вмешательства, например, на запросах клиентов.

Нестандартный рабочий процесс цифрового документооборота стоит денег вашему бизнесу и времени ваших сотрудников.

Разрозненные хранилища данных – это группы данных, которые фактически отрезаны от остальной части бизнеса, потому что они существуют в отключенных цифровых местоположениях.

Это может быть преднамеренным, но почти всегда непреднамеренным, часто в результате того, что разные отделы переключают системы в течение длительного периода времени.

Конечным результатом этого является то, что данные компании неструктурированы и их трудно использовать, что крайне важно для современного малого и среднего бизнеса.

87% организаций имеют низкую зрелость аналитики и бизнес-аналитики, что означает, что данные не используются

Цифровая трансформация живет и умирает благодаря непрерывному потоку информации, и это то, что необходимо решать, если бизнес отстает.

Связанное сообщение: Разборка разрозненных хранилищ данных: унификация бизнес-данных

Любая компания, допускающая разрозненность данных, снижает свою производительность.

Вот лишь несколько примеров проблем с разрозненными данными, которые возникают из-за плохого рабочего процесса цифрового документооборота:

• Анализ данных: Разрозненные хранилища означают, что информация хранится в разных местах, часто в несовместимых форматах файлов. Это значительно усложняет анализ бизнес-решений.
• Доступ: Разрешения и проблемы с доступом обычны для разрозненных хранилищ.Конечным результатом является то, что сотрудники не могут получать необходимые данные достаточно быстро, что значительно замедляет рабочие процессы.
• Ненужная работа: Ограниченная видимость в рамках всего бизнеса часто означает, что разные команды в конечном итоге выполняют одну и ту же работу в тандеме, когда совместный доступ и устранение разрозненных структур сэкономят время и энергию.

Недостаточная коммуникация внутри организации и отсутствие цифрового документооборота идут рука об руку.

Связанное сообщение: Почему связь между отделами важна для вашего DX

Когда рабочие процессы цифровых документов используются недостаточно, вы обычно можете обнаружить, что не только данные становятся разрозненными, но и культура тоже.

Подразделения внутри бизнеса начинают работать независимо, со своими данными и процессами.

Мы в Impact неоднократно видели, насколько важно для цифровой трансформации иметь сильную культуру, обеспечивающую успех как у наших клиентов, так и у нас самих.

Если пренебречь своими рабочими процессами, очень легко попасть в ловушку, в которой культура непоследовательна, а подразделения действуют слишком автономно.

Мы говорили о том, что сотрудникам часто мешает выполнять черную ручную работу.

Это часто связано с ручным вводом данных, но бумажные процессы являются еще одним распространенным нарушителем.

Как и утомительный ввод данных, требующий больших затрат труда, бумага – это двойной удар.

В компаниях, которые в основном работают с бумажными документами, персоналу приходится тратить драгоценное время на работу с бумажными документами.

Это в дополнение к большим суммам, потраченным на саму бумагу.

Средний офисный работник просматривает 10 000 листов бумаги в год

Такие компании часто работают за счет большого потока цифровых документов, что экономит время и деньги.

Использование роботов для автоматизации процессов стремительно растет среди предприятий любого типа.

Например, Deloitte сообщила, что почти две трети организаций инвестируют в RPA, чтобы отреагировать на устаревшие процессы, вызванные пандемией.

Причины этого совершенно ясны: автоматизация позволяет сэкономить время и ресурсы.

Вот некоторые из задач, для которых можно использовать RPA:

• Извлечение данных: Можно анализировать большие объемы данных, чтобы легко найти то, что вам нужно
• Управление данными: Агрегирование и обработка данных
• Операционная деятельность: Материально-техническое обеспечение и оперативная поддержка
• От закупки до оплаты: Обработка счетов и отчетность
• Инвентаризация и цепочка поставок: Категоризация и управление

Короче говоря, компании, которые используют автоматизацию даже в небольшой степени, могут увидеть радикальные улучшения в своих рабочих процессах цифровых документов.

Объединение данных вашей компании в облаке – важный шаг в цифровых стратегиях многих организаций.

В прошлом году мировой рынок общедоступных облачных сервисов составлял 182 миллиарда долларов, к 2022 году он достигнет 331 миллиарда долларов

Использование облака для оптимизации рабочих процессов с цифровыми документами и улучшения доступа в рамках всего вашего бизнеса – это относительно простой и эффективный способ обновления процессов.

Исторические опасения по поводу безопасности облачных серверов в последние годы исчезли.

Это в основном из-за значительного улучшения, которое произошло в центрах обработки данных.

Tier IV настолько же безопасны или даже безопаснее, чем локальные серверы.

Мы не игнорируем тот факт, что отказ от бумажных процессов может стать большим изменением для компании.

Однако для многих это необходимое изменение, чтобы в какой-то степени охватить рабочие процессы цифрового документооборота.

Использование системы управления корпоративным контентом (ECM) может значительно повысить производительность ваших рабочих процессов.

Это сэкономит ваше время и материалы по сравнению с бумажными эквивалентами.

Это также даст вам гораздо больший обзор и контроль над документами и данными, которые проходят через вашу компанию, позволяя вам диктовать свой рабочий процесс, а не наоборот.

• Плохие рабочие процессы цифрового документооборота приводят к эффективности и неудовлетворенности
• Это вызвано разрозненными данными, плохой связью и длительной бумажной обработкой
• Автоматизация, облако и сокращение использования бумажных документов в вашей организации могут значительно улучшить ваши операционные процессы и повысить эффективность.

Подпишитесь на наш блог, чтобы получать больше информации о бизнес-технологиях и быть в курсе новостей и тенденций в области маркетинга, кибербезопасности и других технологий (не волнуйтесь, мы не будем приставать к вам).

Как сделать один за 6 простых шагов

Блок-схема бизнес-процесса – один из традиционных графических инструментов, используемых профессионалами в области BPM.

Причина очень проста: когда он разработан с должной тщательностью, он интуитивно понятен в интерпретации и практичен, когда подготовлен и представлен на различных уровнях организации.

Не то чтобы это простая и тривиальная задача. Напротив, разработка соответствующей блок-схемы бизнес-процесса, полезной для понимания, сопоставление и последующее улучшение процесса требуют большого внимания и опыта.

Фактически, блок-схема бизнес-процесса – это артефакт, сгенерированный в процессе сканирования. И это вызывает большую путаницу у некоторых профессионалов: существует разница между блок-схемой бизнес-процесса (потоком процессов) и моделью процесса .

Чтобы помочь вам лучше понять эту разницу, мы представляем определения этих важных концепций BPM , а затем покажем наше пошаговое руководство по построению блок-схемы процесса.

Определение блок-схемы бизнес-процесса

Блок-схема бизнес-процесса – это самое простое и основное представление процессов. Он служит для инициирования дальнейшего и более сложного понимания процесса. Обычно он не показывает исключения или «проблемы», которые могут возникнуть во время выполнения процесса.

Определение модели процесса

Гораздо более исчерпывающее и полное определение, представление должно содержать всю информацию, необходимую для выполнения процесса, такую ​​как условия начала и завершения процесса, действия и данные, правила, документы, участники процесса, клиенты и другие важные факторы.

Обратите внимание, что блок-схема бизнес-процесса – это предыдущий шаг к модели процесса, используемый для помощи в ее определении в процессе проверки.Промежуточный этап между блок-схемой бизнес-процесса и моделью называется картой процесса .

Подробнее: CASE: пример отображения процесса компании

6 шагов к созданию блок-схемы бизнес-процесса

1. Определите основные компоненты процесса.

Этот шаг необходим, чтобы прояснить, каковы входы и выходы процесса, а также их действия.

Отъезд: Картирование и методы оптимизации процессов

Записи также называются входами и могут быть ресурсами, информацией и другими элементами, которые «подпитывают» процесс.

Аналогичным образом, выходы – это продукты процесса, которые могут быть информацией, решениями, разрешениями, входами для других процессов, частями продукта, компонентами, услугами, конечными продуктами и т. Д.

2. Заказать мероприятия

Блок-схема бизнес-процесса представляет собой (согласно своему названию) поток, поэтому вам необходимо упорядочить эти действия. Составьте список в хронологическом порядке.

3. Выберите правильные символы для каждого действия

Существуют различные обозначения, используемые для построения схем технологического процесса.Таким образом, правильное обозначение каждого типа деятельности с использованием правильных символов значительно упростит любому, кто знаком с символами, быстрое понимание потока.

Сложности варьируются от самых простых до самых сложных, например, нотация BPMN 2.0 . Если вы новичок, выбирайте простые обозначения, но если вы хотите вникнуть в предмет и выполнить более тщательную работу, используйте BPMN 2.0.

Выписка: 23 значения символов блок-схемы процесса

4.Установите связь между мероприятиями

Для этого используются разъемы. Обычно стрелки и линии, пунктирные или нет. Их значение описано в посте выше. Проверьте это!

Хотите узнать больше о нотации BPMN 2.0? Отъезд: http://www.omg.org/spec/BPMN/2.0/

5. Укажите начало и конец процесса

Это может показаться тривиальным, но многие люди иногда забывают показать, когда процесс начинается и когда он заканчивается.И это важная информация, используемая для установления ограничений для владельцев процесса, менеджеров и контролеров.

6. Просмотрите схему бизнес-процесса

Закончили рисовать блок-схему бизнес-процесса? Теперь будет легче понять, так ли это! Пересмотрите, повторно изучите и убедитесь, что ваше графическое представление процесса даже соответствует.

Разве это не пошагово просто?

Итак, смотрите видео ниже. Это один из уроков обучения HEFLO BPMN, и в нем объясняется, как шаг за шагом создать вашу первую диаграмму BPMN.

Управление документооборотом в цифровую эпоху

Если вы или ваши коллеги создаете документы, презентации, электронные таблицы или отправляете электронные письма в течение рабочего дня, ваш бизнес – независимо от того, знаете ли вы об этом или нет, – имеет систему управления документами со стратегией рабочего процесса.

. Это может означать, что решения вашей компании по работе с документами могут повысить продуктивность и увеличить прибыль вашего бизнеса – с другой стороны, как слишком хорошо знают контент-менеджеры, они также могут стоить вам драгоценного времени, ресурсов и прибыли.

Некоторая статистика документооборота для вас … 15% всей бумаги, обрабатываемой в бизнесе, потеряно, в среднем стоит 250 долларов, чтобы восстановить потерянный документ, и даже при работе в цифровом формате сотрудники тратят около 2 часов каждый день на поиск информации.

Поскольку с каждым днем ​​создается все больше и больше документов, мы внимательно изучаем управление документооборотом в цифровую эпоху, чтобы вы могли понять, как оценивается ваш бизнес, и узнать, какие инструменты и процессы вам нужны для обслуживания гиперподключенных рабочая сила производителей контента.

Читать дальше: Как Templafy решает проблемы корпоративного управления документами

Что такое управление документооборотом?

В цифровую эпоху документооборот включает в себя перемещение документов от одного места или человека к другому для выполнения ряда задач. Чтобы перейти от одного этапа к другому, обычно существует процесс утверждения, который перемещает документ до его конечного получателя.

В своей основной форме рабочий процесс документооборота (также известный как простая маршрутизация) выглядит примерно так: задача A завершена, теперь можно начинать задачу B, затем, когда задача B завершена, может выполняться задача C и так далее.Эта структура «человек-человек» позволяет получать специальные утверждения и требует минимального программного обеспечения.

Станьте более продвинутыми в мире рабочего процесса управления инженерными документами, и модели выходят за рамки простой транспортировки документов между местоположениями к интеграции интеллектуальных технологий, которые позволяют выполнять несколько процессов одновременно. Эффективность проекта повышается, а сроки сокращаются, позволяя сотрудникам работать над различными аспектами проекта параллельно и совместно работать над одним и тем же документом в режиме реального времени.

В самом конце спектра простой маршрутизации находится «Управление бизнес-процессами» (BPM) – термин, который все чаще ассоциируется с управлением документооборотом в цифровую эпоху. В отличие от модели «от человека к человеку», автоматизация является ключевым элементом управления бизнес-процессами, поскольку в нем используются связанные программы и технологии, позволяющие избежать узких мест и эффективно проводить документ на протяжении всего его жизненного цикла.

Каковы преимущества технологического управления документооборотом?

В эпоху цифровых технологий недостаточно просто перейти к безбумажному офису, чтобы исправить такие проблемы, как ужасно потерянный документ.Даже действительно цифровые компании нуждаются в правильных инструментах и ​​процессах для реализации эффективного документооборота. Вот некоторые из основных причин, почему:

Проблема с решениями документов, в которых управление рабочим процессом полагается на людей, которые перемещают документ из одного места в другое, заключается в том, что он также остается открытым для человеческой ошибки. Вполне вероятно, что в какой-то момент своей карьеры вы столкнулись с некоторыми из этих неудач на собственном опыте – неправильно размещенным документом, изменениями, которые были отменены или, наоборот, упущены из виду, а также коллеги, слишком поздно осознавшие, что они работают над разными версиями документа. .

Workflow Management Software (WMS) включает в себя такие функции, как встроенные возможности маршрутизации документов, которые обеспечивают передачу нужного документа от одного получателя к другому и позволяют отслеживать документ на всех этапах его жизненного цикла и экосистемы.

Благодаря автоматизации, лежащей в основе более совершенного управления документооборотом, такие проблемы, как медленные процессы утверждения и возврат документов, в значительной степени решаются.

WMS включает в себя такие функции, как функции уведомления о событиях, предупреждающие людей, когда документ достигает определенной фазы процесса. Благодаря автоматизации задач ручные процессы, которые могут занять несколько часов или с участием нескольких человек, выполняются мгновенно, при этом документы распространяются по вашему бизнесу намного быстрее и переносят утомительные административные задачи от сотрудников.

Чтобы действительно связать каждый элемент, участвующий в жизненном цикле документа, многие WMS основаны на облаке, поэтому приложения могут быть объединены в одном месте.Решения для управления рабочими процессами в облаке также позволяют сотрудникам получать доступ к хранилищу документов из любого места и в любое время. Они больше не сталкиваются с проблемой поиска файла в архивах или на разных устройствах. Это не только увеличивает производительность, экономит время, затрачиваемое на поиск файлов, но также дает удаленным сотрудникам инструменты, необходимые им для выполнения своих повседневных задач из любого места и в любое время.

WMS можно интегрировать на всех этапах жизненного цикла документа для оптимизации всего процесса.Глубокая интеграция с функциями принятия решений на основе правил WMS с такими функциями, как собственный контроль версий системы управления документами, возврат / отправка и инструменты совместной работы, означает, что предприятия имеют еще больший контроль над созданием, хранением и распространением файла.

Какие инструменты существуют для эффективного управления документооборотом в цифровую эпоху?

Программное обеспечение для управления рабочими процессами (WMS) и Программное обеспечение для управления бизнес-процессами (BPMS) – это широкие категории, которые различаются в зависимости от отрасли и предпочтений организации. Например, для BPMS есть три основные категории, ориентированные на Microsoft (например, PNMsoft, BP Logix), с открытым исходным кодом (например, Red Hat, Alfresco Software) и специалиста по предметной области (SAP, Newgen Software).

Однако, особенно в мире программного обеспечения для управления документооборотом, многие приложения DAM и DMS уже имеют встроенные функции WMS. В этом отношении Templafy может порекомендовать такие сервисы, как Workshare и iManage. Работая вместе с этими программами для обслуживания глобальных предприятий во всех сферах – от финансовых услуг до здравоохранения, от юридических до потребительских товаров, мы можем поручиться за их услуги глубокой интеграции – особенно с программным обеспечением для управления информацией, таким как базы данных, программное обеспечение для управления документами, электронная почта и автоматизация офиса. продукты, а также другие системы, участвующие в создании, хранении и отправке документа.Благодаря объединению этих различных процессов и программного обеспечения сотрудникам также не нужно входить в систему и выходить из нее, что упрощает рабочий процесс и повышает производительность.

Прекрасным примером рабочего процесса системы управления документами является интеграция Templafy с iManage. Templafy, как программное обеспечение для создания документов, обеспечивает лучшее на рынке управление брендом и продуктивность корпоративных бизнес-коммуникаций. Однако благодаря стратегическому партнерству с iManage эти службы дополнительно оптимизируются и дополняются мощными службами управления документами и электронной почтой iManage на основе искусственного интеллекта.Вместе мы можем предложить полный спектр услуг облачного пакета для управления контентом и создания документов в масштабе предприятия. Фактически, это уникальное сочетание – единственное облачное решение для поддержки управления документами, шаблонов и автоматизации документов. Конечный результат? Любые процессы принятия решений, связанные с созданием, управлением и распространением документов, упрощаются для сотрудников, предоставляя им необходимые инструменты и высвобождая их время, чтобы сосредоточиться на более ценной работе.

Читать далее: Дорожная карта корпоративной цифровой трансформации на 2018 год

Что еще может предложить Templafy, чтобы помочь вам освоить управление документами в эпоху цифровых технологий?

• Управление документами
  Наше решение имеет платформу централизованного администрирования, что означает, что менеджеры по бренду и комплаенс могут быть уверены, что сотрудники всей вашей организации имеют доступ к вашим самым актуальным шаблонам документов и цифровым активам.
• Легкий доступ
  Templafy является облачным, что означает, что фирменные и соответствующие шаблоны бизнес-документов могут быть доступны на любом устройстве, как онлайн, так и офлайн. Обновления развертываются мгновенно, поэтому они всегда под рукой и легко доступны для пользователей прямо в приложениях Microsoft Office.
• Управление брендом
  За счет автоматизации управления шаблонами предварительно брендированных документов и предоставления сотрудникам доступа к централизованным библиотекам активов бренда и передовым текстовым элементам, Templafy позволяет сотрудникам сосредоточиться на том, для чего они были наняты, вместо того, чтобы тратить время на проверку выполнения работы в соответствии с последними принципами корпоративного бренда.
• Brand Checker
  Эта функция Templafy позволяет пользователям легко проверять содержимое документа, такое как текст, логотипы и изображения, в офисных приложениях. Встроенное приложение идентифицирует любой контент, не относящийся к бренду, и одним нажатием кнопки предоставляет множество совместимых с брендом альтернатив; обеспечение того, чтобы ваши сотрудники всегда поддерживали бренд, и распространение контента, соответствующего вашим последним руководящим принципам в отношении бренда.
• Безопасность
  Templafy размещается в облачной службе Microsoft Azure и соответствует требованиям GDPR, храня минимальный объем данных о клиентах и ​​сотрудниках. Наше решение также регулярно и тщательно тестируется, чтобы гарантировать, что все данные хранятся в безопасном месте, при этом защищая конфиденциальную информацию.

Для получения более подробной информации о том, как Templafy работает с точки зрения документооборота, ознакомьтесь с нашим тематическим исследованием Столичного региона Дании здесь.

6 бумажных процессов, убивающих вашу производительность

Многие предприятия тратят время и деньги на контроль и управление документами, но знаете ли вы, где они были бы, если бы они могли просто получить прозрачность своих бумажных процессов?

Анализ контекста неэффективности документов и процессов является ключом к расстановке приоритетов и улучшению рабочих процессов управления документами.Ниже приведен список рекомендаций о том, как остановить ненадлежащее обращение с документами и создать список процессов внутри вашего предприятия, чтобы немедленно начать оцифровку.

Поиск документов: Традиционные файловые системы требуют физического доступа, и время часто тратится на поиск документа, неправильно оформленного вручную. Или документ, который вы искали, все это время лежал на вашем столе в стопке папок.Как вы получаете нужную информацию и мешает ли она вам делать большие и лучшие дела в свое время?

Передача документов назад и вперед: Насколько ваши бизнес-процессы зависят от движения бумаги? Люди сидят за столами и ждут, пока получат формы одобрения, и тратят много времени впустую. Благодаря использованию цифровых документов утверждения переходят от одного человека к другому в мгновение ока, поэтому работа может выполняться быстрее.

Потеря документов: Даже самые лучшие системы хранения документов на бумажной основе полностью останавливаются при потере документа.Была ли бумага замешана не в ту стопку или, что еще хуже, оказалась в мусоре; единственное, что можно сказать наверняка, это то, что теперь есть дополнительные расходы, чтобы попытаться воссоздать эту потерянную информацию. Но с цифровым документом с возможностью полнотекстового поиска вы сразу узнаете, где хранится ваша информация.

1. Purchase-to-Orders: На каждом предприятии есть правила, определяющие, кому и на каком уровне разрешено покупать, и какие разрешения необходимы этому человеку для определенных покупок.Все это можно автоматизировать с помощью безбумажных рабочих процессов: заказ на поставку передается бухгалтерии, и этому заказу присваивается номер, который затем вводится в систему бухгалтерского учета или ERP. Кроме того, в безбумажных цифровых рабочих процессах расхождения между заказами на покупку и счетами обнаруживаются автоматически.
2. Прием на работу сотрудников: С первого дня работы на предприятии процесс приема на работу нового сотрудника требует очень много бумаги, от заполнения форм медицинского страхования до прямых депозитных бланков и контактной информации в экстренных случаях.Сегодня информация, собранная в электронных формах, может использоваться во всех необходимых документах при автоматизации доставки в соответствующие отделы, как внутри, так и за пределами предприятия.
3. Content Approval: Бумажные процессы обычно линейны. Когда сотрудник заканчивает просмотр одного документа, этот документ переходит к следующему человеку в цепочке. Удалите линейный характер этой цепочки документов, и все ответственные стороны сразу получат один и тот же документ в свой почтовый ящик для более быстрого и эффективного утверждения.
4. Соответствие / безопасность / QA: Слишком часто документы такого рода передаются по офису с именами и соответствующими подписями на титульном листе. Но цифровые рабочие процессы гарантируют, что документы следуют правильному процессу, прежде чем перейти к окончательному утверждению.
5. Подготовка к аудиту: Проверка – это трудоемкий процесс. Аудиторы говорят вам, что они хотят видеть и как они хотят это видеть. В бумажном процессе это может означать поездку на объект за пределами предприятия, чтобы найти все записи, относящиеся к клиенту или бизнес-субъекту.С помощью электронного документооборота эти документы можно собирать просто и в электронном виде.
6. Ввод данных в бумажной форме: В некоторых организациях – например, в больницах и муниципалитетах – человек заполняет бумажную форму и передает ее сотруднику, который вручную вводит ответы этого человека в электронную систему. Цифровые процессы не позволяют нескольким людям делать одно и то же дважды и объединяют эти усилия в единую электронную форму и рабочий процесс.

1. Определите, что в настоящее время приводит к увеличению операционных расходов, что мешает компании достичь целей по прибыли и какие бизнес-процессы больше всего нуждаются в обновлении.
2. Задокументируйте шаги, необходимые для начала оптимизации процессов (управление заказами, дебиторская и кредиторская задолженность, человеческие ресурсы, внутренний контроль или соответствие), а также ключевые заинтересованные стороны, необходимые для выполнения шагов.
3. Сегментируйте проекты на фазы и ищите короткие и легкие победы. Не пытайтесь делать все сразу.

В корпоративной организации люди сегментированы по должностным обязанностям.Документы, требующие многократного утверждения, могут пройти часть процесса, но затем застрять в ожидании, например, пока сотрудник не вернется из отпуска, чтобы можно было завершить оставшуюся часть процесса.

Подобная неэффективность связана не с тем, что сами шаги занимают много времени, а потому, что время между каждым шагом может быть легко отложено.

В одном из бизнес-примеров, например, контролер организации захотел оцифровать процессы утверждения.