Содержание

Приказ об утверждении графика документооборота. Бланк и образец 2021 года

Деятельность любой фирмы сопровождается созданием внутренних актов. Вся работа с документацией формирует определенный цикл, начинающийся оформлением бумаг и завершающийся отправкой бланков на хранение. Другое его название – график. Он должен быть практичным и правильно организованным, чтобы в процессе не появлялось сложностей и промедлений. Руководителю нужно издать приказ об утверждении графика документооборота.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа об утверждении графика документооборота .docСкачать образец приказа об утверждении графика документооборота .doc

Особенности графика документооборота

При составлении графика документооборота нужно провести подготовительную работу:

  • Учет всех документов, с которыми придется работать специалистам отдела.
  • Планирование сроков обработки бумаг.
  • Планирование сроков рассмотрения документации.
  • Распределение потока бумаг таким образом, чтобы при максимальной нагрузке соблюдались сроки обработки.

При составлении графика документооборота нужно учесть, что целью является своевременное рассмотрение бумаг. Если график будет сформирован неверно, то есть высокий риск нарушения сроков при обработке документов. А это влечет за собой следующие проблемы:

  • Ответственность перед сотрудниками за несвоевременное оформление бумаг о зарплате.
  • Ответственность перед государством за нарушение сроков подачи налоговой отчетности.
  • Конфликты с контрагентами за несвоевременную оплату по договорам.

Сотрудник, составляющий график, несет ответственность за стабильную работу фирмы в целом.

Приказ об утверждении графика

Сформированный график документооборота утверждается посредством распоряжения. К нему предъявляется ряд требований:

  • Наличие подписи директора.
  • Ознакомление с приказом всех работников.

Форма распоряжения не утверждена законом. Поэтому приказ может составляться в свободной форме.

В графике обычно присутствуют эти сведения:

  • Сотрудники, которые несут ответственность за заполнение того или иного документа.
  • Сроки вступления локальных актов в силу.
  • Порядок исполнения документов.
  • Способы ведения и хранения бумаг.
  • Ответственность за несвоевременное выполнение обязанностей, связанных с документооборотом.
  • Правила составления и оформления.
  • Сроки проверки формы и содержания документов.
  • Порядок утверждения бумаг.
  • Порядок передачи документов между структурными подразделениями.
  • Контроль за соблюдением графика.

Если сотрудник нарушит график, его можно привлечь к ответственности. Однако это возможно только при наличии приказа по утверждению графика. Если такого распоряжения нет, то всю ответственность будет нести директор компании.

Образец

ООО «Скрепка»

Приказ №44

г. Москва

19.02.2021 года

Об утверждении графика документооборота

Для обеспечения стабильной работы организации и рациональной организации документооборота

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить график документооборота на основании приложения №1.
2. Всем ответственным сотрудникам подавать первичную документацию в бухгалтерский отдел на основании утвержденного графика.

3. Полученные от контрагентов договоры направлять в бухгалтерию в сроки, зафиксированные в графике.
4. Контроль за исполнением графика возложить на главбуха Иванову П.О.

Гендиректор (подпись) Сибуров Р.О.

С приказом ознакомлены:

Иванова П.О. (подпись)

Приказ по утверждению инструкции по делопроизводству

В идеальном случае инструкция по делопроизводству должна быть разработана и утверждена приказом руководителя в каждой организации, даже в небольших фирмах.

Так как она устанавливает:

  • внутренние правила работы с документами в соответствии с действующими законодательными и правовыми нормативными актами,
  • ответственность за работу с документами.

Поэтому инструкция по делопроизводству предназначена для всех сотрудников организации, работающих с документами, не только для службы делопроизводства.

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству можно подготовить по следующему образцу.

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ТЫКОВКА»

(ЗАО «Тыковка»)

ПРИКАЗ

«23» сентября 2014 г.                                                                                                    № 96

г. Краснодар

Об утверждении инструкции по делопроизводству

В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства в ЗАО «Тыковка»    п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству.

2. Начальникам отделов ознакомить всех работников отделов с инструкцией по делопроизводству и обеспечить ведение делопроизводства в строгом соответствии с ее требованиями.

3. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Генеральный директор                                                                              В.И. Таблеткин

Скачать приказ об утверждении инструкции по делопроизводству.

Обоснование подготовки приказа можно изменять в соответствии с конкретными причинами утверждения инструкции. Например, в связи с предстоящим переходом на систему электронного документооборота и т.д. А так же в случае необходимости оформить ссылку на требующиеся нормативные акты.

При желании можно подготовить

приказ о введении в действие инструкции по делопроизводству вместо указанного примера. Тогда заменяете в тексте «утвердить» на «ввести в действие» и гриф утверждения проставляется непосредственно на инструкцию по делопроизводству. Оно вам надо? Если да, то используйте второй образец
 

 
В случае необходимости можно дополнительно добавить в приказ поручения, сроки, конкретных исполнителей.

Если вы утверждаете новый вариант инструкции по делопроизводству, тогда надо добавить пункт, отменяющий действие предыдущей. Это стандартная фраза «Признать утратившим силу приказ …».

Инструкция по делопроизводству обычно действует в организации в течение длительного периода времени (хоть несколько лет). В дальнейшем допускается вносить в нее изменения, но обязательно оформлять каждое нововведение приказом руководителя.

Полный пересмотр и утверждение приказом вновь инструкции по делопроизводству необходим в случае изменения технологии работы с документами в самой организации или больших изменений в действующих нормативно-методических документах в области делопроизводства и архивного дела.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 12 комментариев

Образец графика документооборота на предприятии в 2020 и 2021 году

Что это за график и для чего он нужен

Он представляет собой схему, в которой отмечен каждый этап движения документации и лица, ответственные за него. За несдачу отчетной документации в государственные органы накажут, а потерянный файл приведет к срыву важного контракта. Поэтому знание того, что такое ГДО и как им пользоваться, помогает избежать утери документации, сэкономить время и предотвратить издержки, связанные с этим.

Кто его разрабатывает

За разработку отвечает главный бухгалтер, это важно, поскольку он знает объем нагрузки и правильно ее распределяет, чтобы при большой загруженности в ведении документации не происходило задержек. После разработки передается на подпись тому, кто утверждает график документооборота предприятия, — начальнику филиала (представительства), руководителю организации.

Как его составить

Единой формы для заполнения не существует. Каждое предприятие разрабатывает свою структуру исходя из потребностей общества. Объем и подробность зависят от размера организации и вида ее деятельности. Главный бухгалтер учитывает все эти критерии, после чего составляет схему или поэтапный список работы с документацией, включающий такие шаги:

  1. Создание файла.
  2. Предварительное рассмотрение.
  3. Регистрация.
  4. Принятие решения.
  5. Направление на исполнение.
  6. Контроль за исполнением.
  7. Исполнение.
  8. Определение сроков хранения.
  9. Передача на хранение.

ГДО составляется для каждого внутреннего подразделения отдельно (например, для бухгалтерии) либо для конкретного типа документов (например, для первичной документации).

В итоге из примерного списка (схемы) составляют таблицу, в которой нумеруют этапы, назначают ответственных за каждый из них и устанавливают срок реализации этапа.

Пример ГДО

Вот образец графика документооборота на предприятии в 2020 году, уже заполненный.

Как оформить внедрение ГДО

Введение ГДО в число нормативных актов производится приказом руководителя организации. В приказе содержатся следующие пункты:

  • об утверждении приложения к приказу;
  • об обязательном использовании его всеми сотрудниками;
  • о назначении ответственного.

Приказ подписывается генеральным директором предприятия.

Учитывайте специфику организации документооборота между исполнителем и заказчиком: контрагент тоже проверит договор при получении, поэтому доведите до сведения персонала необходимость тщательного соблюдения утвержденного регламента.

Образец приказа

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru»

Приказ №36

об утверждении графика документооборота

г. Санкт-Петербург, 21.10.2020

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Утвердить график документооборота согласно приложению №1 к данному приказу.
  2. Вести документооборот в ООО «Clubtk.ru» в соответствии с утвержденным графиком.
  3. Контроль за исполнением графика возложить на главного бухгалтера Смирнову В. Ф.

Генеральный директор Воронов А. В.

Кто контролирует исполнение ГДО

По общему правилу контроль осуществляют генеральный директор и главный бухгалтер. Генеральный директор часто загружен работой другой направленности, поэтому в приказе об утверждении укажите, кто осуществляет контроль за соблюдением графика документооборота конкретно, это важно, поскольку контролирующее лицо отслеживает нагрузку и в зависимости от объема работы корректирует регламент.

Приказ по документообороту в организации образец

Образец приказа по документообороту график предоставления. Регламент по ведению документооборота службой. Образец приказ о документообороте в организации. Если ты искал документооборот образцы приказы по деятельности предприятия, кнопка для. Несмотря на электронный документооборот, часто не возможно решить. О документообороте в Так как приказ по организации Приведем пример. График фактического документооборота отражает сложившуюся в организации систему документооборота. Положении о документообороте. Схемы документооборота документограммы. Его венцом должен стать продуманный и детальный приказ об электронном документообороте на предприятии в организации. Образец Приказа О Документообороте В Организации. Приказ руководителя об утверждении графика документооборота образец заполнения. Считается, что тот или иной утвержденный образец приказа по личному составу приобретает. Вам лучше сделать Положение о организации. Должностная инструкция главного специалиста по документообороту.
ОБРАЗЕЦ ДОКУМЕНТА ПРАВИЛА ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА. В приказе прописывается ее срок, цель и место назначения оно должно отличаться. Приказ об утверждении графика документооборота образец заполнения. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в организации осуществляет главный бухгалтер. Этот график утверждается приказом по комбинату и определяет сроки составления и получения. Существуют и другие образцы приказов об увольнении работника. Сегодня при кадровом документообороте необходимо в обязательном порядке осуществлять формирование приказов. График документооборота. Приказ о документообороте в организации образец. О документообороте в организации. Любая организация процесс осуществления своей деятельности. Поделитесь ктонибудь, пожалуйста, образцом приказа. В документообороте Организации в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки. Образцы подписей соответствующих лиц по перечню. В рассматриваемом в Примере 1 случае среди источников информации присутствуют как внутренние документы организации, так. Распоряжение о документообороте образец образец приказа по предоставления. Приказ об установлении сроков предоставления в бухгалтерию первичных документов и отчетности ответственными. Журнал регистрации приказов по личному составу образец данного. Образец приказ по документообороту. Во многих организациях приказ имеет одинаковую силу с распоряжением. Мы смотрим на эту задачу шире показываем образцы Тогда. Тема Приказ о назначении ответственного, за документооборот в организации Прочитано. УТВЕРЖДАЮ наименование предприятия должность регистрационный N имя, фамилия дата. Приказом Минфина России от 9 декабря 1998. Приказ ФТС России от. Приказ Государственной хлебной инспекции при. Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Приказ об утверждении графика документооборота рекомендуемый образец заполнения. Документы, поступившие в Организацию по вопросам,.
Установить в организации порядок и сроки. Возложить контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота на главного бухгалтера. Приказы по ЭД находится на рубеже. Какие образцы приказов по кадрам должны. Нами перечислены только самые распространенные приказы по ведению бухгалтерского учета и документообороту в организации. Кадровый документооборот. Приказ руководителя организации о делегировании своих полномочий. ИЩУ приказ о ведении документооборота образец
Примеры оформления приказов по основной деятельности. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из сторонних организаций, приказы и распоряжения. Задача приказов по личному составу отразить решения руководителя, касающиеся кадровой политики. Образец приказа по документообороту, график предоставления документов. Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства ОАО комбината Магнезит так как. В целях оптимизации и систематизации кадрового документооборота в организации оформляется и ведется журнал регистрации приказов. Утвердить правила и график документооборота в соответствии с приложением к настоящему приказу. Приказ Минздравсоцразвития РФ от N 156н. Изменение режима работы организации приказ образец. Образец приказа по документообороту, график предоставления документов в бухгалтерию. Образец приказа ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО Аэрофлот Российские международные авиалинии ПРИКАЗ. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное. Приказ доступен для бесплатного скачивания после просмотра небольшой. Распоряжение образец оформления. Настоящее положение о документообороте разработано и утверждено для применения в наименование. Для грамотной организации работы вначале рекомендуем решить. Образцы по теме Положение. Образец графика документооборота по учету труда и заработной платы. Приказ по личному составу. Можно составить график документооборота в форме отдельного документа, в форме приказа. Проект графика документооборота подается на рассмотрение руководителю предприятия и утверждается приказом по организации. Фамилия, имя, отчество в приказе по личному составу указываются полностью, а наименование должности должно. Но по традиции в российских организациях распространено использование унифицированных

Ведем документооборот правильно | SPOK.BY

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота

Любой наниматель вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями и регламентирования этих процессов. Наглядным результатом регламентирования у конкретного нанимателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.
О некоторых вопросах, возникающих при ведении кадровой документации, читайте в статье.

Кадровые работники ежедневно сталкиваются с необходимостью оформлять приказы (о командировке, предоставлении отпуска, поощрении или взыскании и в других ситуациях, затрагивающих интересы работ-
ников). Для уменьшения документооборота в организации работники кадровых служб пытаются одним приказом оформить несколько юридически значимых действий, регистрировать все приказы в одном журнале и т.д. Нередко при этом возникает вопрос: насколько правильны такие действия?

Можно ли одним приказом оформить прием на работу, увольнение с работы и предоставление отпуска?

Нельзя.

При составлении сводных приказов применяется принцип, который запрещает формировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

Приказ, в котором сформулировано сразу несколько предписываемых действий, называется сводным. При подготовке такого приказа в нем можно объединять только те предписываемые действия, которые при документировании в отдельных приказах будут иметь один срок хранения. Например, приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении с работы, премировании, поощрении работников, длительных и зарубежных командировках имеют срок хранения 75 лет, поэтому все эти действия могут быть оформлены в одном сводном приказе.

Приказы о предоставлении отпусков, наложении взысканий, командировании хранятся 3 года, поэтому соответствующие предписываемые действия также могут быть объединены в одном сводном приказе.

Те приказы (предписываемые действия), для которых установлены разные сроки хранения, нельзя объединять в одном сводном приказе. Так, не следует в одном приказе объединять прием на работу и предоставление отпуска, премирование и наложение взыскания, командирование и перевод на другую работу. Если же в силу каких-то причин такой приказ создан, он подлежит хранению исходя из максимального срока документов, включенных в него, – 75 лет.

Можно ли регистрировать в одном журнале разные приказы (прием, перевод, увольнение, отпуска, командировки и др.)?

Все приказы, создающиеся в организации, делятся на 2 группы: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу (в некоторых организациях выделяется также группа приказов по административно-хозяйственной деятельности). В пределах каждой группы в течение делопроизводственного года приказам присваивают порядковые номера, начиная с 1-го. Во избежание путаницы рекомендуем к порядковому номеру приказа по личному составу добавлять через дефис дополнительное условное обозначение разновидности приказа. Приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, премировании, длительных и зарубежных командировках будут иметь литеру «к». К приказам о предоставлении отпуска, наложении дисциплинарного взыскания, командировании следует добавлять литеру «л».

Эта особенность связана с тем, что указанные группы приказов должны формироваться в различные дела, для которых установлены различные сроки хранения.

Следовательно, в организации должны вестись отдельные журналы регистрации приказов «по основной деятельности», «по личному составу (прием, перевод, увольнение, поощрение, длительные и зарубежные
командировки работников)», «по личному составу (отпуска, командировки, взыскания)».

При наличии большого количества приказов одной разновидности, как правило, более 200 в год (например, приказов о командировании), допускается формирование их в отдельное дело. Однако в этом случае должен вестись отдельный журнал регистрации приказов о командировании. Приказы этого вида регистрируются в пределах календарного года самостоятельно, а к порядковым номерам должны добавляться соответствующие литерные обозначения, например «км».

Можно ли формировать в одно дело приказы о командировании работников и о предоставлении отпусков и наложении взысканий?

Можно, поскольку указанные разновидности приказов относятся к приказам по личному составу и для них установлен один срок хранения – 3 года. Поэтому их рекомендуют формировать в одно дело. Для регистрации
этих приказов необходимо вести один журнал. Обращаем внимание на то, что приказы о длительных и зарубежных командировках хранятся 75 лет. Поэтому, если в организации создают такие приказы, то их следует формировать в отдельное дело вместе с другими приказами 75-летнего срока хранения.

При большом объеме приказов указанных разновидностей (как правило, более 200 в год) можно формировать их в отдельные дела. Например, при большом количестве приказов о командировании они могут
формироваться в одно дело, а приказы о предоставлении отпусков и наложении дисциплинарных взысканий – в другое.

Соответственно в таком случае в организации должны вестись отдельные журналы регистрации этих приказов: один – для регистрации приказов о командировании, другой – для регистрации приказов о предоставлении отпусков и наложении взысканий.

В каждом конкретном случае организация самостоятельно определяет порядок формирования приказов в дела, фиксирует его в инструкции по делопроизводству и отражает в номенклатуре дел. При этом следует помнить, что излишнее и неоправданное дробление дел не допускается.

Нужно ли лист с замечаниями по приказу включать в дело вместе с приказом после его подписания, если эти замечания не были учтены? Если да, то следует ли их оставлять в деле с приказами при подготовке дела к передаче в архив организации?

Подлинники распорядительных документов группируют в дела по видам (отдельно приказы по основной деятельности, по личному составу и др. ), хронологии с относящимися к ним приложениями.

Дела с подлинниками приказов включают в номенклатуру дел организации под отдельными индексами. Замечания, дополнения, предложения, которые были оформлены в процессе визирования проекта приказа, в данное дело не включают. В номенклатуре дел организации для формирования проектов приказов (распоряжений) предусматривается заведение для них отдельных дел. Вместе с проектами приказов в такое дело подшивают и отдельные листы, на которых излагались все замечания, дополнения, предложения к проекту данного приказа.

До минования надобности предусмотрен срок хранения проектов приказов, распоряжений, указаний руководителей организаций (п. 22 Перечня типовых документов Национального архивного фонда РБ, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140).

Таким образом, данный срок может быть увеличен (3 года, 5 лет), если это вызвано специфическими особенностями работы организации. Уменьшение установленного срока хранения (менее 1 года) не допускается.

Надо ли к наименованию должности лица, подписавшего документ, добавлять наименование организации, в которой работает это лицо, например: «Директор завода»; «Директор МАЗа»?

При исполнении документов на бланках организации к наименованию должности в реквизите «Подпись» не следует добавлять полное или сокращенное наименование организации, в которой работает лицо, подписывающее документ. Полное и сокращенное наименование организации в этом случае указано на бланке. Однако в обязательном порядке наименование должности следует дополнять видовым наименованием организации, например: «Директор архива», «Директор института», «Директор завода».

Если документ исполнен не на бланке (такая ситуация может возникнуть, например, при составлении совместных документов), в наименование должности включается полное наименование организации: «Директор Национального архива Республики Беларусь».

Как отразить изъятие документов из личного дела работника при его передаче в архив организации?

Порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников определен Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (далее – Инструкция), утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2005 № 2: личные дела работников после окончания их ведения должны передаваться в архив организации. Датой окончания личного дела является дата приказа об увольнении (освобождении от занимаемой должности). Таким образом, передаче в архив организации подлежат личные дела уволенных работников.

Дела, подлежащие передаче в архив, должны быть соответствующим образом подготовлены. Подготовка дел к передаче в архив организации предполагает их полное оформление:

– подшивку или переплет дела;

– нумерацию листов в деле;

– составление внутренней описи документов дела;

– составление листа-заверителя дела;

– оформление и уточнение реквизитов обложки дела;

– систематизацию документов дела.

Внутреннюю опись документов личного дела следует составлять не после завершения дела делопроизводством при подготовке его к передаче в архив, а в процессе ведения дела. Внутренняя опись на документы личного дела заводится после его оформления (п. 10 Инструкции). Если из дела изымают документы или в дело включают документы, подлинники заменяют копиями и т.д., то все эти изменения нужно отразить в графе «Примечание» внутренней описи документов дела со ссылкой на соответствующие акты.

При необходимости можно составить новую итоговую запись к внутренней описи.

В этом случае изменения вносятся и в заверительную надпись листа-заверителя, помещаемого в конце дела при его оформлении для передачи в архив.

Правильно заполненный документ – гарантия соблюдения права работника

При документировании трудовых отношений подавляющее большинство кадровых документов содержит очень важную информацию. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. От правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника. Например, это может затруднить получение права работника на досрочное назначение трудовой пенсии, в частности, за работу с вредными и тяжелыми условиями труда.

Однако любая ошибка или неточность в наименовании должности может привести к тому, что период работы на «вредной» должности не зачтут в качестве льготного, а следовательно, у работника не возникнет права на досрочную трудовую пенсию.

Как создать и настроить приказ в 1С:Документооборот?

Создание нового вида документа

В первую очередь нужно создать новый вид документа. Для этого нужно перейти в раздел «Нормативно-справочная информация» - «Виды документов» и нажать кнопку «Создать».

В открывшемся окне нужно ввести название документа и выбрать актуальные для вас опции. Во вкладке «Шаблон документа» нужно перейти во вкладку «Реквизиты документа» и ввести название, которое будет присваиваться создаваемым по этому шаблону документам. Также нужно заполнить подразделение, ответственного, срок исполнения, папку и организацию.

Затем во вкладке «Файлы» нужно добавить шаблон приказа в формате MS Word. В строке файла в колонке «Настройки автозаполнения» есть кнопка «Не настроено». Нажав на неё откроется окно, в котором можно выбрать реквизиты, которые будут автоматически заполняться при создании документа по шаблону.


После этого откроется файл MS Word с вашим шаблоном документа, в котором вы можете переместить автозаполняемые реквизиты (выделенные серым) в нужные места документа. После завершения всех настроек нужно нажать записать и закрыть.

Создание процесса

Теперь создадим новый процесс. Для этого из главного меню нужно перейти во вкладку «Управление процессами» И нажать на кнопку «Шаблоны процессов». В открывшемся окне нужно нажать на кнопку «Создать».


В окне создания нового процесса введите название нового процесса и выберете ответственного. Затем нужно перейти в раздел «Предметы процесса». Здесь нужно создать новый предмет и связать его с созданным нами видом документа.


Затем переходим во вкладку «Настройка процесса» и указываем кто и в какой срок должен согласовывать наш приказ.



После того, как все настройки произведены, нажмите «Записать и закрыть». На этом создание процесса согласования приказа завершено.

Создание приказа

Теперь попробуем создать приказ по созданному нами шаблону и отправить его на согласование. Для этого в главном меню нажмите «Документы и файлы» - «Документ внутренний», далее кнопка «Создать». В открывшемся окне выберите созданный ранее вид документа, обратите внимание, что большинство реквизитов документа уже заполнены, останется только заполнить недостающие реквизиты и отправить на согласование с помощью соответствующей кнопки. Такой подход заметно экономит время сотрудников на работу с документами и очень помогает в организации упорядоченного документооборота компании. Попробуйте и вы, записавшись на демонстрацию или попробовав демоверсию «1С:Документооборот» на нашем сайте: https://www.1c-kpd.ru/catalog/dokumentooborot/

Образец приказа об утверждении документооборота: blogkadrovika — LiveJournal


В основе функционирования любого предприятия лежат организационные и распорядительные документы. Один из основополагающих - это приказ о документообороте в компании в 2019 году. Как его организовать с нуля, подготовив такой приказ? Рассказываем и приводим подробный образец.


Унифицированные формы к применению не обязательны


Понятно, что деятельность любой организации следует регламентировать. Все факты хозяйственной деятельности должны быть документально подтверждены. Без правильно организованного документооборота деятельность компании затруднительна. Более того – такой подход опасен! Документы, подтверждающие факты хозяйственной жизни, требуют на проверках контролирующие органы - трудовая инспекция, налоговая инспекция и т. д. Поэтому приказом по предприятию нужно утвердить порядок организации документооборота.

В настоящее время обязательное применение унифицированных документов, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, отменено. По общему правилу коммерческие организации могут разработать нужные формы самостоятельно (Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ <О бухучёте>).

Однако на практике, разрабатывая собственные формы, имеет смысл воспользоваться унифицированными документами как основой для создания собственных образцов.

Распоряжение о документообороте: как выглядит образец


Как было сказано, один из основополагающих документов предприятия - приказ об утверждении документооборота. В этом распоряжении руководитель компании утверждает, в частности, перечень первичных учетных документов, которые будет использовать организация, а так же их формы (бланки). Помимо этого, приказом назначают ответственных лиц, которые будут подписывать утвержденные документы.

[stextbox]Заметим, что иногда вместо данного приказа утверждают положение о документообороте или иной аналогичный локальный акт. Несмотря на другое название - суть документа не меняется.[/stextbox]

Образец приказа о документообороте может выглядеть так:

[stextbox]В Приложении № 1 к приказу об утверждении документооборота будут приведены разработанные формы документов. Например, в этом Приложении можно привести формы путевых листов легковых и грузовых автомобилей.[/stextbox]

Обязательные реквизиты


Все первичные формуляры должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные для таких документов. К ним относят (ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ <О бухучёте>):

  • название;

  • дата составления;

  • название организации, которая составила;

  • место оформления;

  • описание операций, действий и т. п.;

  • название должности ответственного лица (лиц), его подпись и расшифровка подписи.


Без указанных реквизитов первичные документы не обладают юридической силой.

Микропредприятия освобождены от локальных актов


Напомним, что с 2017 года организации и индивидуальные предприниматели, отнесённые к микропредприятиям, могут отказаться от утверждения внутренних нормативных документов, содержащих сведения о трудовых отношениях с работниками.

Также см. «Отменяем локальные акты приказом: образец».

Например, можно не заводить:


  • правила трудового распорядка;

  • положение об оплате труда;

  • положение о премировании и т. п.


Главное - включить все необходимые условия в типовые трудовые договоры с сотрудниками (ст. 309.1, 309.2 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 27.08.2016 № 858).

Также см. «Заключаем типовой трудовой договор: алгоритм действий».

SAP Document Flow - Основы на примерах

Во многих ситуациях нам нужно перейти от Quote к Invoice в нашем пользовательском коде. Даже если вы не являетесь техническим консультантом, возможно, стоит понять, как SAP связывает и интегрирует их. В этой статье описывается, как пройти по этой цепочке с технической точки зрения. Этот специальный документ предназначен для консультантов по продажам и распространению SAP, а также для технических специалистов.

Всю тему можно резюмировать на простой картинке ниже, на которой показаны различные документы SAP SD, связанные с заказом.Он показывает заказ SAP, связанный с доставкой, а также документ счета-фактуры. Первый счет был отменен для некоторых исправлений, и счет был создан снова.

Таблицы технических отношений и ключевые значения

Отношение управляется в таблице базы данных VBFA. Ниже приведены важные поля в этой таблице, чтобы вы могли переходить от номера торгового документа вперед или назад. Следует отметить, что SAP изначально разработан для связывания нескольких последующих документов с исходным документом. Таким образом, отношения обрабатываются на уровне позиции.

Давайте посмотрим на следующий пример. Допустим, в заказе 1000 есть две позиции. Имеются два последующих документа поставки 2000 и 2001. Документ поставки 2000 может иметь счет 3000, а поставка 2001 может быть выставлена ​​счетом 3001.

Ключевые поля

Ниже приведены ключевые поля, определяющие взаимосвязь между двумя документами.

  • VBELV - Предыдущий торговый и распределительный документ
  • POSNV - Предыдущий элемент документа SD
  • POSNN - Последующая позиция документа SD
  • VBTYP_N - Категория документа последующего документа
  • VBTYP_V - категория документа предыдущего документа SD

Ниже приведены категории некоторых обычных документов SD.

Пример сценария 1. От заказа клиента к документу поставки

Допустим, вы хотите получить номер заказа на продажу из документа поставки. Ниже приведены ключевые вещи, которые вам необходимо знать

  • Номер заказа на продажу
  • Категория документа последующего документа. В этом случае документ поставки является последующим документом. Категория документов для доставки - «J».
  • Категория предыдущего документа.Категория документа предыдущего документа SD. В этом случае номер заказа клиента - это предыдущий документ SD. Категория документа для этого же - «C».
  • Номер позиции - Если у вас есть сценарий, например, в заказе может быть один документ доставки, то это просто. В противном случае необходимо указать номер позиции в документе поставки.

Пример 2. Переход от документа поставки к документу счета-фактуры

Теперь в этом случае счет-фактура является последующим документом, а поставка - предыдущим.В остальном все факторы остаются прежними.

  • Номер документа доставки
  • Тип документа для счета-фактуры - «M» (последующий документ).
  • Категория поставки документа - «J» (предыдущий документ).
  • Номер позиции - снова тот же случай, что и объяснено выше в примере сценария №1.

# Замечательный совет о том, как протестировать BAPI, который не фиксируется в базе данных, без написания оболочки или какого-либо специального кода.


Контроль копирования

Тесно связанная с темой этой статьи тема - контроль копирования.Чтобы понять это, рассмотрим это простое утверждение. Большая часть информации копируется из предыдущего торгового документа в следующий, а другая создается заново. Эта информация для копирования настраивается с помощью управления копированием. Как вы можете видеть ниже, эта информация определена в транзакции VOFM в разделе данных передачи.

Теперь все готово. У вас есть хороший опыт в понимании того, как SAP обрабатывает отношения между документами, особенно для сбыта и области распространения.

Документация по процессу: примеры, шаблоны и советы

По мере роста вашего бизнеса все неизбежно усложняется. Есть больше людей, больше задач и больше шагов, и все это нужно организовать наиболее эффективным образом. Предполагая, что все естественным образом встанет на свои места и процедуры будут работать сами по себе, многие стартапы и компании теряют импульс, как только расширяют свою команду.

Ведение точной и хорошо организованной документации процессов считается одним из лучших способов избежать хаоса и сохранить эффективность и согласованность.

Давайте углубимся в то, что такое документация по процессу и почему вам это должно быть важно.

Что такое технологическая документация?

Документация по процессу - это пошаговое описание того, как выполнить процесс от начала до конца. Процессы могут быть задокументированы в виде политик, контрольных списков, руководств, форм, снимков экрана и т. Д. - всего, что описывает, как должен выполняться процесс.

Думайте о документации процесса как о кулинарной книге вашей команды. Рецепты записываются, потому что это самый простой способ воспроизвести проверенный процесс.Точно так же любая задача, которая выполняется более одного раза или выполняется несколькими людьми, должна быть задокументирована.

Примеры документации процесса

Типичным примером документации процесса является документ стандартной рабочей процедуры (СОП). Вот пример СОП, созданный в Nuclino, инструменте совместной документации для команд - создайте учетную запись, чтобы начать документировать свои внутренние процессы:

Пример СОП (созданный в Nuclino)

Другие примеры бизнес-процессов, которые обычно документируются, включают:

  • Анализ производительности

  • Процесс рассмотрения жалоб клиентов

  • Процедуры проверки и обслуживания оборудования

  • Процесс предоставления услуг

  • Процесс выставления счетов и сборов

  • Прием на работу нового сотрудника

Преимущества процесса документация

Посмотрим правде в глаза - документирование процессов звучит утомительно и скучно.Некоторые компании делают это только потому, что думают, что это то, что они «должны» делать. Другие полностью избегают документирования процесса, считая это пустой тратой времени и денег. Большинство компаний ощущают толчок между попытками сделать правильные вещи, документируя, и попытками не тратить впустую ресурсы путем документирования.

Причины, по которым многие компании оправдывают отказ от документации, бесчисленны:

  • «Сейчас слишком многое меняется». Вы бы не хотели тратить драгоценное время на документирование и стандартизацию вещей, которые могут измениться в ближайшем будущем.

  • «Процедуры ограничительные». Чтобы добиться успеха, нужно проявлять гибкость. Стандартизация только подавит вашу способность к инновациям.

  • «На это некогда». Кажется, не является приоритетом документирование вещей, которые у вас, возможно, едва есть время, чтобы завершить в первую очередь.

  • «Это слишком корпоративно и бюрократично». Вы хотите сохранить более неформальную, личную корпоративную культуру и не хотите перенимать то, что кажется практикой, наиболее подходящей для крупных корпораций.

Знакомо? Если так, то вы точно не одиноки. Чтобы понять, почему документирование процессов стоит вашего времени, полезно оглянуться на один из самых влиятельных в мире примеров улучшения бизнес-процессов.

Рабочие на конвейере завода Ford Motor в Лонг-Бич (21 апреля 1930 г.)

Генри Форд не изобрел машину - он изобрел процесс. Его новаторский подход к производству позволил ему создать первый в Америке доступный серийный автомобиль, преобразив автомобильную промышленность и мир бизнеса в том виде, в каком мы его знаем.

Идея была проста: вместо того, чтобы один мастер создавал продукт в одиночку, каждый был обучен выполнять одну из 84 простых повторяющихся работ. Введение сборочной линии сократило время производства Model T с 12,5 часов до 2,5 часов!

В конце концов, любой бизнес - это, по сути, группа взаимосвязанных и часто повторяющихся задач и процессов. Но только когда вы их формализуете, вы вынуждены думать о рабочем процессе, думая о продуктивности.

Документирование процессов может помочь вам достичь пяти ключевых вещей:

  • Оптимизация процессов. Выявление узких мест и неэффективности путем документирования точных процессов. Вы быстро увидите, какие процессы нужно улучшить или от которых нужно избавиться.

  • Автоматизация процессов. Документация по процессу помогает обнаруживать задачи, которые можно легко автоматизировать, экономя время и ресурсы.

  • Обучение новых сотрудников. Внутренняя документация помогает новым сотрудникам понять свои должностные обязанности и ознакомиться с процессами, в которых они будут участвовать.

  • Обмен и сохранение знаний в компании. Документация хранит записи о процессах, известных лишь немногим специалистам в их выполнении. Без него, когда сотрудник увольняется, любые знания о процессе уходят с ним.

  • Оперативная согласованность. Если вы не документируете процесс, по сути, его кто-то заново изобретает каждый раз, когда он повторяется.

Таким образом, самая большая ценность документации процесса - это стандартизация и масштабирование того, что уже работает для вас, определение способов оптимизации того, что не работает, и обмен этой информацией с другими членами вашей команды. Это основная часть управления бизнес-процессами.

Конечно, стандартизация эффективна только в том случае, если вы проверили процессы стандартизации. Это означает, что если вы стартап, который еще не заложил прочный фундамент, документация будет пустой тратой времени.Однако, как только ваш бизнес начинает развиваться, тщательная документация процессов начинает играть решающую роль.

Как создать документацию по процессу

Предположим, что в вашей организации нет документации по процессу, и вы начинаете с чистого листа. Вы должны пройти так называемое обнаружение процесса . Постарайтесь привлечь всех, кто участвует в процессе, и выполните следующие шаги:

Шаг 1: Определите процесс и его объем

Решите, какой процесс вы собираетесь задокументировать.Определите его цель и объем - почему и как процесс принесет пользу организации. Определите, каким должен быть желаемый результат процесса, и перечислите, какие ресурсы необходимы для выполнения каждого из этапов.

Шаг 2: Организуйте шаги

Соберите всю информацию о шагах процесса от начала до конца и определите начальную точку или то, что запускает процесс. После того, как вы это установили, остальное остается просто задавать вопросы. Что произойдет дальше? Кто это делает? И как узнать, когда это будет сделано?

Шаг 3: Опишите, кто участвует

Определите каждого человека, который будет нести ответственность за задачи процесса. Определите их роли. Не забывайте упоминать название должности, а не имя.

Шаг 4: Запишите исключения из нормального потока процессов

Бизнес-процесс не всегда может следовать одному и тому же потоку по разным причинам. Укажите эти исключения и шаги, которые будут предприняты для их устранения.

Шаг 5: Добавьте контрольные точки

Определите, где могут возникнуть риски в процессе, и добавьте контрольные точки, чтобы помочь контролировать процесс. Установите измерения, чтобы определить его эффективность и, возможно, улучшить ее.

Шаг 6: Просмотрите и протестируйте процесс

Соберите всех участников и просмотрите процесс, который вы задокументировали. После этого протестируйте процесс и посмотрите, не пропустили ли вы что-нибудь.

Шаблон документации процесса

Важно, чтобы ваша документация была единообразной по стилю, формату и уровню детализации. Большинство компаний используют один и тот же шаблон документации по процессу для каждого документируемого рабочего процесса. Вот пример того, как может выглядеть такой шаблон - скопируйте и настройте его под свои нужды.

Шаблон документации по процессу (создан в Nuclino)

Документацию по процессу люди действительно будут читать

Отчасти документация по процессу кажется такой разочаровывающей, так это то, что готовые документы никогда не читаются и не обновляются, становясь пережитком давно забытого решения собрания . Есть несколько способов гарантировать, что время, которое вы вкладываете в документирование процессов, не будет потрачено зря и принесет реальную пользу вашему бизнесу.

  • Сделайте документацию доступной и удобной для поиска. Одна из основных целей документации - делиться знаниями и управлять ими. Когда доступ к документам ограничен или доступен только по запросу, он отправляет сообщение о том, что информация актуальна только для определенных людей, и отговаривает вашу команду от ее использования. Документацию по процессу необходимо опубликовать на платформе, где ваша команда будет видеть ее ежедневно. Одним из примеров такой платформы является Nuclino, инструмент для совместной документации и обмена знаниями.

  • Упростите редактирование. Процессы динамические. Они меняются со временем - менеджеры перераспределяют задачи, люди присоединяются и уходят из компании, меняются роли. Обратная связь и новые комментарии важны для того, чтобы документация по процессу была эффективной, поэтому вклад должен быть как можно более легким. В Nuclino каждый документ можно редактировать совместно в режиме реального времени, а история версий фиксирует изменения и позволяет легко восстанавливать более ранние версии при необходимости.

  • Будьте лаконичны. Не отвлекайте читателей чрезмерным объемом информации. Предоставляйте столько рекомендаций, сколько необходимо, не вдаваясь в ненужные детали. Будьте ясны, кратки и по делу.

  • Инвестируйте в визуальное отображение процессов. Картинка часто стоит тысячи слов документации. Таким образом, вместо того, чтобы буквально описывать каждый шаг бизнес-процесса, помогите читателям усвоить информацию, представив ее в виде диаграммы или блок-схемы. В Nuclino вы можете вставлять живые диаграммы, просто вставляя общую ссылку из draw.io, Gliffy или Lucidchart. Эти инструменты также предоставляют возможность документировать процессы в нотации моделирования бизнес-процессов (BPMN).

Документация процесса может быть утомительной и утомительной работой. Это также может быть отличным способом дать вашей команде возможность делать больше и быстрее - если все сделано правильно. Если документы вашей компании недоступны, устарели или сбивают с толку, они могут стать источником разочарования, если их вообще прочитают. С другой стороны, если они лаконичны, информативны и актуальны, они могут позволить вашим сотрудникам быть эффективными и независимыми и помочь создать культуру прозрачности в вашей компании.

Если вы решите потратить время на документирование процесса, рассчитывайте свое время и усилия и относитесь к ним как к активу, а не как к рутинной работе, которую нужно вычеркнуть из списка дел.

Nuclino: единый источник истины для вашей команды

Nuclino - это единое рабочее пространство, которое помогает вам организовать всю работу вашей команды в одном месте. Вместо того, чтобы копаться в хаосе файлов и папок и тонуть в бесконечных встречах и уведомлениях, Nuclino позволяет вашей команде выйти из разрозненности и более вдумчиво сотрудничать.

  • Создавайте документов для совместной работы в реальном времени для каждой темы или проекта и легко систематизируйте их, связывая связанные документы вместе.

  • Общайтесь с помощью вдумчивых подробных описаний и не тратьте меньше времени на душераздирающие встречи и хаотичные каналы Slack.

  • Непосредственно встраивайте презентации, электронные таблицы, проекты и другие файлы, сохраняя доступность и синхронизацию всех ресурсов вашего проекта.

  • Создайте центральную базу знаний , чтобы обеспечить прозрачность всей вашей команды по всему, что имеет значение, и положить конец повторяющимся вопросам.

Попробовать сейчас

Руководство для экспертов по рабочим процессам управления документами

Большинство предприятий имеют дело с утомительными задачами, требующими большого количества документов, в повседневной работе. С отчетами о расходах, заказами на закупку, формами приобретения и заработной платой, требующими утверждения или изменения при переходе от одного отдела к другому, бизнес-операции могут казаться бесконечными.

Рабочий процесс управления документами, на первый взгляд, в точности соответствует названию.Это система, используемая для создания, отслеживания, редактирования, хранения и управления документами, связанными с бизнес-процессом.

Проблемы с ручным управлением документами

Без рабочего процесса управления документами сотрудник будет:

  1. Посмотреть некий товар нужен
  2. Заполните форму заявки
  3. Передайте форму их менеджеру
  4. Ждать утверждения
  5. Отправить форму в бухгалтерию
  6. Подождите, пока бухгалтерия одобрит
  7. Создать заказ на поставку в бухгалтерии
  8. Дождитесь отправки заказа на поставку

В зависимости от структуры вашей компании могут быть некоторые отличия, но вы их понимаете.Это не только громоздко, но и много перебрасывается с одного стола на другой, что приводит к большой вероятности того, что документы потеряются при перемешивании.

Если документы неуместны или упускаются из виду, это также замедляет ваш бизнес. Как вы знаете, медленные операции влияют на производительность и рост.

Программное обеспечение для управления документами

- популярное решение этих проблем.

Что такое программное обеспечение для управления документами?

Программное обеспечение для управления документами создает рабочие процессы, которые помогают оптимизировать процессы.Документы никуда не денутся. Они становятся цифровыми и их можно обрабатывать более эффективно. Обеспечивая электронный документооборот, бумажные документы становятся наименьшим общим знаменателем для передачи информации; за счет уменьшения перетасовки бумаги, в свою очередь, уменьшается ненадежность и неэффективность, связанные с этим методом передачи.

Оптимизация перетасовки бумаги

Программное обеспечение

для управления документами, такое как M-Files и SharePoint, заменяет груды документов электронными версиями, позволяя пользователям редактировать, утверждать, хранить и передавать на этом цифровом носителе.Пользователи могут просматривать документы, которые находятся в очереди на проверку, создавать новый документ, следовать по пути к документу, который они создали, и многое другое. Для каждой остановки процесса есть значок, позволяющий легко увидеть статус и местоположение документа. Кроме того, все документы просматриваются и сохраняются в программном обеспечении, и просматривать их так же просто, как нажимать или нажимать «одобрить».

Улучшение процесса

С помощью программного обеспечения для управления документооборотом пользователи знают, когда у них есть работа, а менеджеры могут отслеживать каждый шаг в рабочих процессах.Предупреждения можно настроить до:

  • Извещать пользователя о работе
  • Уведомлять менеджеров (и других уровней пользователей) о выполнении определенных шагов
  • Оповещать пользователей, если этап рабочего процесса занимает больше времени, чем запланировано.

Но управление документами не только помогает предотвратить ошибки. Это также помогает автоматизировать сложные процессы и предотвращает потерю информации в случайном порядке. Помните пример того, как выглядит процесс, когда он выполняется вручную? С программным обеспечением для управления документами все выглядит иначе.Если сотрудник замечает, что товар необходим, он может:

  1. Сгенерировать соответствующую форму
  2. Заполните форму
  3. Отправьте форму лицу, дающему окончательное одобрение

И да, любые другие участники цепочки, которые будут проверять или вносить изменения, будут уведомлены программой об активной форме. Вместо того, чтобы перетасовывать (и ждать) с одного стола на другой, документ сразу же попадает в нужное место.

Настройка документооборота

Документооборот можно настроить для пересылки документа после утверждения (например, формы заявки) и автоматического создания уведомления, которое отправляется соответствующему лицу.Установка определенных параметров также может сделать работу еще более плавной.

Например, если заказ на покупку превышает 1000 долларов, отправьте документ лицу X; если она ниже 1000 долларов, отправьте человеку Y. Программное обеспечение для управления документами способно на многое, поэтому процессы могут быть настолько простыми или сложными, насколько это необходимо.

Программное обеспечение для документооборота также упрощает и упрощает просмотр общей картины. Вы можете видеть, у каких сотрудников есть очередь работы, а у кого меньше нагрузки, что делает усилия по перераспределению более эффективными.Большой вид изображения помогает продвигать проекты.

Каковы преимущества рабочего процесса управления документами?

Программное обеспечение для управления документооборотом приносит пользу предприятиям за счет повышения внутренней производительности, сотрудничества, морального духа и подотчетности. Это также уменьшает ресурсы, необходимые для выполнения работы.

Все это вместе помогает сэкономить деньги и улучшить чистую прибыль. И если вам интересно, самое большое преимущество рабочего процесса управления документами - это уверенность в том, что все будет работать правильно и эффективно.Программное обеспечение для управления документами обеспечивает:

  • Центральный узел, где хранятся все важные документы
  • Система безопасности, в которой только утвержденное лицо может просматривать документ
  • Гибкость для удовлетворения потребностей любого бизнеса
  • Легкий доступ к материалам, которым сотрудники должны правильно выполнять свою работу с первого раза

Как определить и улучшить рабочий процесс управления документами

Решения

для управления документами призваны предоставить вашей компании лучшие возможности для управления бизнесом и организации.Как мы установили, внедрение решения для управления документами дает вашей компании ряд преимуществ. Но если они сделаны неправильно, эти усилия могут создать больше головной боли, чем решить. Оценив свой текущий рабочий процесс и стиль управления документами, вы, скорее всего, сможете внедрить эффективные решения для своей компании.

Вот несколько вопросов и полезные советы, которые помогут вам выбрать решение для управления документооборотом.

Есть ли у вас протоколы безопасности?

Соответствие отраслевым требованиям безопасности документов и нормативные требования будут играть роль при выборе решения для вашего бизнеса.Например, медицинским фирмам нужно что-то, соответствующее HIPAA (Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования). Независимо от того, обрабатывает ли ваша компания конфиденциальные записи пациентов или занимается налоговой / бухгалтерской документацией от частных лиц или других фирм, жизненно важно, чтобы ваше решение для документооборота предоставляло надежные инструменты для безопасной передачи и хранения конфиденциальных документов.

Цените ли вы сотрудничество?

Collaboration позволяет сотрудникам обмениваться файлами и редактировать групповые документы в режиме реального времени.Это избавляет от необходимости перемешивать и отслеживать несколько версий одного и того же документа. Выбирая новое решение для документооборота, вам необходимо оценить важность инструментов для совместной работы для вашей компании.

  • Вам нужно / хотите обмениваться документами в режиме реального времени?
  • Важно ли коллективное редактирование?

Ответы на эти вопросы помогут вашему бизнесу найти правильное решение.

Нужен ли доступ сторонним поставщикам?

При анализе доступа к бизнес-документам необходимо учитывать два ключевых фактора: внутренний и внешний доступ.С внутренней точки зрения, есть ли в компании необходимость предоставлять сотрудникам как доступ на месте (через рабочие станции в сети компании), так и мобильный доступ через безопасное соединение в веб-браузере, смартфоне или планшете?

А как насчет внешних сторонних поставщиков? Если у вас есть клиенты, покупатели или поставщики, которым требуется доступ к вашим документам, вам понадобится система, которая обеспечит им безопасный доступ. Одним из таких примеров может быть веб-портал, который дает вашей компании возможность проталкивать документы через веб-сайт, чтобы обеспечить безопасный доступ клиентов.

А как насчет интеграции?

Возможно, вам понадобится решение для управления документооборотом, способное интегрироваться с другими системами в вашем офисе. Например, если вы управляете бухгалтерской фирмой, система управления документами, которая легко интегрируется с QuickBooks, может значительно повысить эффективность. Кроме того, вы можете обнаружить, что желательна интеграция с вашей электронной почтой.

Сохранение файлов и очистка документов

У каждой компании своя политика хранения и удаления записей.В то время как некоторым фирмам необходимо хранить документы месяцами, если не годами, другим нет необходимости в долгосрочном хранении. В любом случае необходимо будет правильно утилизировать документы, когда они больше не нужны. В зависимости от политик и нормативных требований, применяемых в вашей отрасли, решение для управления документооборотом может помочь в этом процессе.

Правильное решение для рабочего процесса позволит вашим сотрудникам установить твердую политику в отношении периодов хранения документов при создании новых файлов. Он также может установить систему для проверки файлов перед очисткой, а также предоставить инструкции по уничтожению резервных и архивных версий документов.

Текущие процессы производства бумаги

И последнее, но не менее важное: проанализируйте, как ваша компания в настоящее время обрабатывает бумажные документы. Ваш бизнес уже стал безбумажным? Или все еще существуют определенные компоненты, такие как запросы на отгрузку и счета-фактуры, которые заполняются и отправляются на бумаге? Рабочий процесс управления документами может помочь вам управлять как бумажными, так и безбумажными документами, не создавая путаницы или беспорядка в офисе.

Выбор лучшей системы управления документами

Если вы работаете с поставщиком ИТ-услуг, хорошая фирма найдет время, чтобы задать вам эти и многие другие вопросы о вашем бизнесе, а затем поможет проанализировать информацию. Только после того, как ваш бизнес-стиль управления документами будет проанализирован, провайдер сможет выбрать решение для рабочего процесса, которое отвечает вашим текущим требованиям и повышает эффективность и продуктивность работы в офисе.

Поговорите со специалистом по управлению документами, чтобы обсудить возможности, доступные для вашего бизнеса.

Документооборот: понимание его роли в бизнесе

Определение рабочего процесса цифрового документа: Относится к методам и процессам, используемым для создания рабочих процессов документооборота в рамках бизнеса, которые полагаются исключительно на цифровые средства.Обычно это включает облачные технологии и автоматизацию для повышения эффективности процессов, связанных с документами.

Цифровой документооборот является одной из целей малого и среднего бизнеса.

Причины этого стали более очевидными, поскольку организации начинают видеть преимущества цифровой трансформации своих рабочих процессов.

В настоящее время существует обширный список цифровых решений и технологий, которые ИТ-директора пытаются включить в свои стратегии, чтобы воспользоваться конкурентными преимуществами, которые дает оцифровка.

Три четверти малых и средних предприятий согласны с тем, что цифровые технологии меняют бизнес-ландшафт, и 48% ищут дополнительные способы добавить преобразующие меры в сферу своего бизнеса

Преобразование рабочих процессов - важная цифровая тенденция, которая имеет уникальный приоритет в Северной Америке.

Пример из практики: Новая процедура управления документами помогает страховой компании реорганизовать AP и претензии

Предприятия в регионе потребляют бумаги почти вдвое больше, чем их европейские коллеги.

Хотя цифровое преобразование рабочих процессов - это не просто замена бумажных процессов, нет никаких сомнений в том, что время и деньги, потраченные на устаревшие рабочие процессы, являются ключевым движущим фактором для бизнеса.

Сегодня мы собираемся взглянуть на то, что ваша компания может получить от качественного документооборота в цифровом формате, и на то, какие выгоды можно ожидать.

Проблемы плохого цифрового документооборота

Сотрудники тратят слишком много времени на доступ к информации

Как всегда, когда дело касается цифровой трансформации, ключевым вопросом является производительность.

Будь то производство или гостиничный бизнес, предприятия любой отрасли используют стратегии цифровой трансформации, чтобы оптимизировать свои бизнес-операции и повысить свою производительность.

Сотрудники тратят в среднем 1,8 часа каждый день на поиск и сбор данных - это 9 часов в неделю, которые в противном случае можно было бы потратить на что-то более ценное.

Если учесть, сколько данных существует сегодня на предприятиях, решающее значение имеет улучшение средств их обработки и обмена.Для сравнения: 90% всех данных в мире были получены за последние два года.

Итак, количество информации, которую сотрудники постоянно должны анализировать, постоянно увеличивается. В организации, которая еще не использовала цифровые решения, это означает, что сотрудники тратят много времени на то, чтобы найти то, что им нужно.

Информация недоступна для сотрудников

Эти проблемы усугубляются тем, что во многих малых и средних предприятиях сотрудникам сложно получить доступ к данным, которые не доступны им немедленно.

Это может происходить по разным причинам, но чаще всего это связано с тем, что отделы компании имеют разные системы управления данными - обычно устаревшие системы, отрезанные от остальной части компании.

Это означает, что для кого-либо в одном отделе может быть практически невозможно получить данные из другого из-за отсутствия доступа.

У организаций, управляемых данными, в 23 раза больше шансов привлечь клиентов, в 6 раз выше вероятность их удержания и в 19 раз выше вероятность получения прибыли

Это называется хранилищем данных, и они являются основным фактором неэффективности бизнеса.

Это не проблема, когда дело касается производительности, и оценки показывают, что ИТ-отделы тратят 80% своего времени на решение проблем, прямо или косвенно вызванных разрозненными хранилищами данных.

Опыт работы с клиентами: программные роботы повышают производительность производственного офиса

Неудовлетворенность постоянным выполнением черной работы

Исследование показало, что 22% времени сотрудник тратит на повторяющиеся задачи. Вы можете себе представить, сколько денег тратится в течение года, когда рабочие тратят время на ручные задачи, которые теперь можно автоматизировать

Рутинные ручные задачи распространены среди предприятий, которым еще предстоит осуществить цифровую трансформацию.

Эти задачи обычно связаны с вводом данных или повседневной обработкой данных.

Например, вы можете обнаружить, что сотрудник отдела кадров вручную вводит данные о вознаграждениях сотрудникам, или вы можете вручную вводить все свои счета-фактуры и квитанции клиентов.

Это примеры, когда компании привыкли воспринимать эти второстепенные задачи как простую часть их деловых операций.

Электронная книга по теме: 5 причин, по которым ваша компания должна использовать автоматизацию бизнес-процессов

Однако правда в том, что их часто можно полностью избежать из-за цифрового документооборота.

В конечном итоге сотрудники разочарованы тем, что их рабочий процесс цифрового документооборота (или его отсутствие) не способствует их производительности.

Они эффективно выполняют работу, которую можно оцифровать, и в этом случае им будет предоставлена ​​возможность сосредоточить свою энергию на том, что требует человеческого вмешательства, например, на запросах клиентов.

Нестандартный рабочий процесс цифрового документооборота стоит денег вашему бизнесу и времени ваших сотрудников.

Причины плохого цифрового документооборота

Бункеры данных

Разрозненные хранилища данных - это группы данных, которые фактически отрезаны от остальной части бизнеса, потому что они существуют в отключенных цифровых местоположениях.

Это может быть преднамеренным, но почти всегда непреднамеренным, часто в результате того, что разные отделы переключают системы в течение длительного периода времени.

Конечным результатом этого является то, что данные компании неструктурированы и их трудно использовать, что крайне важно для современного малого и среднего бизнеса.

87% организаций имеют низкую зрелость аналитики и бизнес-аналитики, что означает, что данные не используются

Цифровая трансформация живет и умирает благодаря непрерывному потоку информации, и это то, что необходимо решать, если бизнес отстает.

Связанное сообщение: Разборка разрозненных хранилищ данных: унификация бизнес-данных

Любая компания, допускающая разрозненность данных, снижает свою производительность.

Вот лишь несколько примеров проблем с разрозненными данными, которые возникают из-за плохого рабочего процесса цифрового документооборота:

  • Анализ данных: Разрозненные хранилища означают, что информация хранится в разных местах, часто в несовместимых форматах файлов. Это значительно усложняет анализ бизнес-решений.
  • Доступ: Разрешения и проблемы с доступом обычны для разрозненных хранилищ.Конечным результатом является то, что сотрудники не могут получать необходимые данные достаточно быстро, что значительно замедляет рабочие процессы.
  • Ненужная работа: Ограниченная видимость в рамках всего бизнеса часто означает, что разные команды в конечном итоге выполняют одну и ту же работу в тандеме, когда совместный доступ и устранение разрозненных структур сэкономят время и энергию.

Плохая связь

Недостаточная коммуникация внутри организации и отсутствие цифрового документооборота идут рука об руку.

Связанное сообщение: Почему связь между отделами важна для вашего DX

Когда рабочие процессы цифровых документов используются недостаточно, вы обычно можете обнаружить, что не только данные становятся разрозненными, но и культура тоже.

Подразделения внутри бизнеса начинают работать независимо, со своими данными и процессами.

Мы в Impact неоднократно видели, насколько важно для цифровой трансформации иметь сильную культуру, обеспечивающую успех как у наших клиентов, так и у нас самих.

Если пренебречь своими рабочими процессами, очень легко попасть в ловушку, в которой культура непоследовательна, а подразделения действуют слишком автономно.

Трудоемкий бумажный документооборот

Мы говорили о том, что сотрудникам часто мешает выполнять черную ручную работу.

Это часто связано с ручным вводом данных, но бумажные процессы являются еще одним распространенным нарушителем.

Как и утомительный ввод данных, требующий больших затрат труда, бумага - это двойной удар.

В компаниях, которые в основном работают с бумажными документами, персоналу приходится тратить драгоценное время на работу с бумажными документами.

Это в дополнение к большим суммам, потраченным на саму бумагу.

Средний офисный работник просматривает 10 000 листов бумаги в год

Такие компании часто работают за счет большого потока цифровых документов, что экономит время и деньги.

Решение плохого цифрового документооборота

Автоматика

Использование роботов для автоматизации процессов стремительно растет среди предприятий любого типа.

Например, Deloitte сообщила, что почти две трети организаций инвестируют в RPA, чтобы отреагировать на устаревшие процессы, вызванные пандемией.

Причины этого совершенно ясны: автоматизация позволяет сэкономить время и ресурсы.

Вот некоторые из задач, для которых можно использовать RPA:

  • Извлечение данных: Можно анализировать большие объемы данных, чтобы легко найти то, что вам нужно
  • Управление данными: Агрегирование и обработка данных
  • Операционная деятельность: Материально-техническое обеспечение и оперативная поддержка
  • От закупки до оплаты: Обработка счетов и отчетность
  • Инвентаризация и цепочка поставок: Категоризация и управление

Короче говоря, компании, которые используют автоматизацию даже в небольшой степени, могут увидеть радикальные улучшения в своих рабочих процессах цифровых документов.

Облако

Объединение данных вашей компании в облаке - важный шаг в цифровых стратегиях многих организаций.

В прошлом году мировой рынок общедоступных облачных сервисов составлял 182 миллиарда долларов, к 2022 году он достигнет 331 миллиарда долларов

Использование облака для оптимизации рабочих процессов с цифровыми документами и улучшения доступа в рамках всего вашего бизнеса - это относительно простой и эффективный способ обновления процессов.

Исторические опасения по поводу безопасности облачных серверов в последние годы исчезли.

Это в основном из-за значительного улучшения, которое произошло в центрах обработки данных.

В частности, центры обработки данных уровня

Tier IV настолько же безопасны или даже безопаснее, чем локальные серверы.

Снижение зависимости от бумажных документов

Мы не игнорируем тот факт, что отказ от бумажных процессов может стать большим изменением для компании.

Однако для многих это необходимое изменение, чтобы в какой-то степени охватить рабочие процессы цифрового документооборота.

Использование системы управления корпоративным контентом (ECM) может значительно повысить производительность ваших рабочих процессов.

Это сэкономит ваше время и материалы по сравнению с бумажными эквивалентами.

Это также даст вам гораздо больший обзор и контроль над документами и данными, которые проходят через вашу компанию, позволяя вам диктовать свой рабочий процесс, а не наоборот.

Вывод:
  • Плохие рабочие процессы цифрового документооборота приводят к эффективности и неудовлетворенности
  • Это вызвано разрозненными данными, плохой связью и длительной бумажной обработкой
  • Автоматизация, облако и сокращение использования бумажных документов в вашей организации могут значительно улучшить ваши операционные процессы и повысить эффективность.

Подпишитесь на наш блог, чтобы получать больше информации о бизнес-технологиях и быть в курсе новостей и тенденций в области маркетинга, кибербезопасности и других технологий (не волнуйтесь, мы не будем приставать к вам).

Как сделать один за 6 простых шагов

Блок-схема бизнес-процесса - один из традиционных графических инструментов, используемых профессионалами в области BPM.

Причина очень проста: когда он разработан с должной тщательностью, он интуитивно понятен в интерпретации и практичен, когда подготовлен и представлен на различных уровнях организации.

Не то чтобы это простая и тривиальная задача. Напротив, разработка соответствующей блок-схемы бизнес-процесса, полезной для понимания, сопоставление и последующее улучшение процесса требуют большого внимания и опыта.

Фактически, блок-схема бизнес-процесса - это артефакт, сгенерированный в процессе сканирования. И это вызывает большую путаницу у некоторых профессионалов: существует разница между блок-схемой бизнес-процесса (потоком процессов) и моделью процесса .

Чтобы помочь вам лучше понять эту разницу, мы представляем определения этих важных концепций BPM , а затем покажем наше пошаговое руководство по построению блок-схемы процесса.

Определение блок-схемы бизнес-процесса

Блок-схема бизнес-процесса - это самое простое и основное представление процессов. Он служит для инициирования дальнейшего и более сложного понимания процесса. Обычно он не показывает исключения или «проблемы», которые могут возникнуть во время выполнения процесса.

Определение модели процесса

Гораздо более исчерпывающее и полное определение, представление должно содержать всю информацию, необходимую для выполнения процесса, такую ​​как условия начала и завершения процесса, действия и данные, правила, документы, участники процесса, клиенты и другие важные факторы.

Обратите внимание, что блок-схема бизнес-процесса - это предыдущий шаг к модели процесса, используемый для помощи в ее определении в процессе проверки.Промежуточный этап между блок-схемой бизнес-процесса и моделью называется картой процесса .

Подробнее: CASE: пример отображения процесса компании

6 шагов к созданию блок-схемы бизнес-процесса

1. Определите основные компоненты процесса.

Этот шаг необходим, чтобы прояснить, каковы входы и выходы процесса, а также их действия.

Отъезд: Картирование и методы оптимизации процессов

Записи также называются входами и могут быть ресурсами, информацией и другими элементами, которые «подпитывают» процесс.

Аналогичным образом, выходы - это продукты процесса, которые могут быть информацией, решениями, разрешениями, входами для других процессов, частями продукта, компонентами, услугами, конечными продуктами и т. Д.

2. Заказать мероприятия

Блок-схема бизнес-процесса представляет собой (согласно своему названию) поток, поэтому вам необходимо упорядочить эти действия. Составьте список в хронологическом порядке.

3. Выберите правильные символы для каждого действия

Существуют различные обозначения, используемые для построения схем технологического процесса.Таким образом, правильное обозначение каждого типа деятельности с использованием правильных символов значительно упростит любому, кто знаком с символами, быстрое понимание потока.

Сложности варьируются от самых простых до самых сложных, например, нотация BPMN 2.0 . Если вы новичок, выбирайте простые обозначения, но если вы хотите вникнуть в предмет и выполнить более тщательную работу, используйте BPMN 2.0.

Выписка: 23 значения символов блок-схемы процесса

4.Установите связь между мероприятиями

Для этого используются разъемы. Обычно стрелки и линии, пунктирные или нет. Их значение описано в посте выше. Проверьте это!

Хотите узнать больше о нотации BPMN 2.0? Отъезд: http://www.omg.org/spec/BPMN/2.0/

5. Укажите начало и конец процесса

Это может показаться тривиальным, но многие люди иногда забывают показать, когда процесс начинается и когда он заканчивается.И это важная информация, используемая для установления ограничений для владельцев процесса, менеджеров и контролеров.

6. Просмотрите схему бизнес-процесса

Закончили рисовать блок-схему бизнес-процесса? Теперь будет легче понять, так ли это! Пересмотрите, повторно изучите и убедитесь, что ваше графическое представление процесса даже соответствует.

Разве это не пошагово просто?

Итак, смотрите видео ниже. Это один из уроков обучения HEFLO BPMN, и в нем объясняется, как шаг за шагом создать вашу первую диаграмму BPMN.

Управление документооборотом в цифровую эпоху

Если вы или ваши коллеги создаете документы, презентации, электронные таблицы или отправляете электронные письма в течение рабочего дня, ваш бизнес - независимо от того, знаете ли вы об этом или нет, - имеет систему управления документами со стратегией рабочего процесса.

. Это может означать, что решения вашей компании по работе с документами могут повысить продуктивность и увеличить прибыль вашего бизнеса - с другой стороны, как слишком хорошо знают контент-менеджеры, они также могут стоить вам драгоценного времени, ресурсов и прибыли.

Некоторая статистика документооборота для вас ... 15% всей бумаги, обрабатываемой в бизнесе, потеряно, в среднем стоит 250 долларов, чтобы восстановить потерянный документ, и даже при работе в цифровом формате сотрудники тратят около 2 часов каждый день на поиск информации.

Поскольку с каждым днем ​​создается все больше и больше документов, мы внимательно изучаем управление документооборотом в цифровую эпоху, чтобы вы могли понять, как оценивается ваш бизнес, и узнать, какие инструменты и процессы вам нужны для обслуживания гиперподключенных рабочая сила производителей контента.

Читать дальше: Как Templafy решает проблемы корпоративного управления документами

Что такое управление документооборотом?

В цифровую эпоху документооборот включает в себя перемещение документов от одного места или человека к другому для выполнения ряда задач. Чтобы перейти от одного этапа к другому, обычно существует процесс утверждения, который перемещает документ до его конечного получателя.

В своей основной форме рабочий процесс документооборота (также известный как простая маршрутизация) выглядит примерно так: задача A завершена, теперь можно начинать задачу B, затем, когда задача B завершена, может выполняться задача C и так далее.Эта структура «человек-человек» позволяет получать специальные утверждения и требует минимального программного обеспечения.

Станьте более продвинутыми в мире рабочего процесса управления инженерными документами, и модели выходят за рамки простой транспортировки документов между местоположениями к интеграции интеллектуальных технологий, которые позволяют выполнять несколько процессов одновременно. Эффективность проекта повышается, а сроки сокращаются, позволяя сотрудникам работать над различными аспектами проекта параллельно и совместно работать над одним и тем же документом в режиме реального времени.

В самом конце спектра простой маршрутизации находится «Управление бизнес-процессами» (BPM) - термин, который все чаще ассоциируется с управлением документооборотом в цифровую эпоху. В отличие от модели «от человека к человеку», автоматизация является ключевым элементом управления бизнес-процессами, поскольку в нем используются связанные программы и технологии, позволяющие избежать узких мест и эффективно проводить документ на протяжении всего его жизненного цикла.

Каковы преимущества технологического управления документооборотом?

В эпоху цифровых технологий недостаточно просто перейти к безбумажному офису, чтобы исправить такие проблемы, как ужасно потерянный документ.Даже действительно цифровые компании нуждаются в правильных инструментах и ​​процессах для реализации эффективного документооборота. Вот некоторые из основных причин, почему:

1. Минимизация человеческих ошибок

Проблема с решениями документов, в которых управление рабочим процессом полагается на людей, которые перемещают документ из одного места в другое, заключается в том, что он также остается открытым для человеческой ошибки. Вполне вероятно, что в какой-то момент своей карьеры вы столкнулись с некоторыми из этих неудач на собственном опыте - неправильно размещенным документом, изменениями, которые были отменены или, наоборот, упущены из виду, а также коллеги, слишком поздно осознавшие, что они работают над разными версиями документа. .

Workflow Management Software (WMS) включает в себя такие функции, как встроенные возможности маршрутизации документов, которые обеспечивают передачу нужного документа от одного получателя к другому и позволяют отслеживать документ на всех этапах его жизненного цикла и экосистемы.

3. Быстрая аттестация

Благодаря автоматизации, лежащей в основе более совершенного управления документооборотом, такие проблемы, как медленные процессы утверждения и возврат документов, в значительной степени решаются.

WMS включает в себя такие функции, как функции уведомления о событиях, предупреждающие людей, когда документ достигает определенной фазы процесса. Благодаря автоматизации задач ручные процессы, которые могут занять несколько часов или с участием нескольких человек, выполняются мгновенно, при этом документы распространяются по вашему бизнесу намного быстрее и переносят утомительные административные задачи от сотрудников.

4. Круглосуточный доступ в облако

Чтобы действительно связать каждый элемент, участвующий в жизненном цикле документа, многие WMS основаны на облаке, поэтому приложения могут быть объединены в одном месте.Решения для управления рабочими процессами в облаке также позволяют сотрудникам получать доступ к хранилищу документов из любого места и в любое время. Они больше не сталкиваются с проблемой поиска файла в архивах или на разных устройствах. Это не только увеличивает производительность, экономит время, затрачиваемое на поиск файлов, но также дает удаленным сотрудникам инструменты, необходимые им для выполнения своих повседневных задач из любого места и в любое время.

5. Полная интеграция

WMS можно интегрировать на всех этапах жизненного цикла документа для оптимизации всего процесса.Глубокая интеграция с функциями принятия решений на основе правил WMS с такими функциями, как собственный контроль версий системы управления документами, возврат / отправка и инструменты совместной работы, означает, что предприятия имеют еще больший контроль над созданием, хранением и распространением файла.

Какие инструменты существуют для эффективного управления документооборотом в цифровую эпоху?

Программное обеспечение для управления рабочими процессами (WMS) и Программное обеспечение для управления бизнес-процессами (BPMS) - это широкие категории, которые различаются в зависимости от отрасли и предпочтений организации. Например, для BPMS есть три основные категории, ориентированные на Microsoft (например, PNMsoft, BP Logix), с открытым исходным кодом (например, Red Hat, Alfresco Software) и специалиста по предметной области (SAP, Newgen Software).

Однако, особенно в мире программного обеспечения для управления документооборотом, многие приложения DAM и DMS уже имеют встроенные функции WMS. В этом отношении Templafy может порекомендовать такие сервисы, как Workshare и iManage. Работая вместе с этими программами для обслуживания глобальных предприятий во всех сферах - от финансовых услуг до здравоохранения, от юридических до потребительских товаров, мы можем поручиться за их услуги глубокой интеграции - особенно с программным обеспечением для управления информацией, таким как базы данных, программное обеспечение для управления документами, электронная почта и автоматизация офиса. продукты, а также другие системы, участвующие в создании, хранении и отправке документа.Благодаря объединению этих различных процессов и программного обеспечения сотрудникам также не нужно входить в систему и выходить из нее, что упрощает рабочий процесс и повышает производительность.

Прекрасным примером рабочего процесса системы управления документами является интеграция Templafy с iManage. Templafy, как программное обеспечение для создания документов, обеспечивает лучшее на рынке управление брендом и продуктивность корпоративных бизнес-коммуникаций. Однако благодаря стратегическому партнерству с iManage эти службы дополнительно оптимизируются и дополняются мощными службами управления документами и электронной почтой iManage на основе искусственного интеллекта.Вместе мы можем предложить полный спектр услуг облачного пакета для управления контентом и создания документов в масштабе предприятия. Фактически, это уникальное сочетание - единственное облачное решение для поддержки управления документами, шаблонов и автоматизации документов. Конечный результат? Любые процессы принятия решений, связанные с созданием, управлением и распространением документов, упрощаются для сотрудников, предоставляя им необходимые инструменты и высвобождая их время, чтобы сосредоточиться на более ценной работе.

Читать далее: Дорожная карта корпоративной цифровой трансформации на 2018 год

Что еще может предложить Templafy, чтобы помочь вам освоить управление документами в эпоху цифровых технологий?

  • Управление документами
    Наше решение имеет платформу централизованного администрирования, что означает, что менеджеры по бренду и комплаенс могут быть уверены, что сотрудники всей вашей организации имеют доступ к вашим самым актуальным шаблонам документов и цифровым активам.
  • Легкий доступ
    Templafy является облачным, что означает, что фирменные и соответствующие шаблоны бизнес-документов могут быть доступны на любом устройстве, как онлайн, так и офлайн. Обновления развертываются мгновенно, поэтому они всегда под рукой и легко доступны для пользователей прямо в приложениях Microsoft Office.
  • Управление брендом
    За счет автоматизации управления шаблонами предварительно брендированных документов и предоставления сотрудникам доступа к централизованным библиотекам активов бренда и передовым текстовым элементам, Templafy позволяет сотрудникам сосредоточиться на том, для чего они были наняты, вместо того, чтобы тратить время на проверку выполнения работы в соответствии с последними принципами корпоративного бренда.
  • Brand Checker
    Эта функция Templafy позволяет пользователям легко проверять содержимое документа, такое как текст, логотипы и изображения, в офисных приложениях. Встроенное приложение идентифицирует любой контент, не относящийся к бренду, и одним нажатием кнопки предоставляет множество совместимых с брендом альтернатив; обеспечение того, чтобы ваши сотрудники всегда поддерживали бренд, и распространение контента, соответствующего вашим последним руководящим принципам в отношении бренда.
  • Безопасность
    Templafy размещается в облачной службе Microsoft Azure и соответствует требованиям GDPR, храня минимальный объем данных о клиентах и ​​сотрудниках. Наше решение также регулярно и тщательно тестируется, чтобы гарантировать, что все данные хранятся в безопасном месте, при этом защищая конфиденциальную информацию.

Для получения более подробной информации о том, как Templafy работает с точки зрения документооборота, ознакомьтесь с нашим тематическим исследованием Столичного региона Дании здесь.

6 бумажных процессов, убивающих вашу производительность

Многие предприятия тратят время и деньги на контроль и управление документами, но знаете ли вы, где они были бы, если бы они могли просто получить прозрачность своих бумажных процессов?

Анализ контекста неэффективности документов и процессов является ключом к расстановке приоритетов и улучшению рабочих процессов управления документами.Ниже приведен список рекомендаций о том, как остановить ненадлежащее обращение с документами и создать список процессов внутри вашего предприятия, чтобы немедленно начать оцифровку.

Общие Сбои в управлении документами На предприятиях

Поиск документов: Традиционные файловые системы требуют физического доступа, и время часто тратится на поиск документа, неправильно оформленного вручную. Или документ, который вы искали, все это время лежал на вашем столе в стопке папок.Как вы получаете нужную информацию и мешает ли она вам делать большие и лучшие дела в свое время?

Передача документов назад и вперед: Насколько ваши бизнес-процессы зависят от движения бумаги? Люди сидят за столами и ждут, пока получат формы одобрения, и тратят много времени впустую. Благодаря использованию цифровых документов утверждения переходят от одного человека к другому в мгновение ока, поэтому работа может выполняться быстрее.

Потеря документов: Даже самые лучшие системы хранения документов на бумажной основе полностью останавливаются при потере документа.Была ли бумага замешана не в ту стопку или, что еще хуже, оказалась в мусоре; единственное, что можно сказать наверняка, это то, что теперь есть дополнительные расходы, чтобы попытаться воссоздать эту потерянную информацию. Но с цифровым документом с возможностью полнотекстового поиска вы сразу узнаете, где хранится ваша информация.

6 бумажных процессов, которые стоит оцифровать с помощью Программное обеспечение ECM
  1. Purchase-to-Orders: На каждом предприятии есть правила, определяющие, кому и на каком уровне разрешено покупать, и какие разрешения необходимы этому человеку для определенных покупок.Все это можно автоматизировать с помощью безбумажных рабочих процессов: заказ на поставку передается бухгалтерии, и этому заказу присваивается номер, который затем вводится в систему бухгалтерского учета или ERP. Кроме того, в безбумажных цифровых рабочих процессах расхождения между заказами на покупку и счетами обнаруживаются автоматически.
  2. Прием на работу сотрудников: С первого дня работы на предприятии процесс приема на работу нового сотрудника требует очень много бумаги, от заполнения форм медицинского страхования до прямых депозитных бланков и контактной информации в экстренных случаях.Сегодня информация, собранная в электронных формах, может использоваться во всех необходимых документах при автоматизации доставки в соответствующие отделы, как внутри, так и за пределами предприятия.
  3. Content Approval: Бумажные процессы обычно линейны. Когда сотрудник заканчивает просмотр одного документа, этот документ переходит к следующему человеку в цепочке. Удалите линейный характер этой цепочки документов, и все ответственные стороны сразу получат один и тот же документ в свой почтовый ящик для более быстрого и эффективного утверждения.
  4. Соответствие / безопасность / QA: Слишком часто документы такого рода передаются по офису с именами и соответствующими подписями на титульном листе. Но цифровые рабочие процессы гарантируют, что документы следуют правильному процессу, прежде чем перейти к окончательному утверждению.
  5. Подготовка к аудиту: Проверка - это трудоемкий процесс. Аудиторы говорят вам, что они хотят видеть и как они хотят это видеть. В бумажном процессе это может означать поездку на объект за пределами предприятия, чтобы найти все записи, относящиеся к клиенту или бизнес-субъекту.С помощью электронного документооборота эти документы можно собирать просто и в электронном виде.
  6. Ввод данных в бумажной форме: В некоторых организациях - например, в больницах и муниципалитетах - человек заполняет бумажную форму и передает ее сотруднику, который вручную вводит ответы этого человека в электронную систему. Цифровые процессы не позволяют нескольким людям делать одно и то же дважды и объединяют эти усилия в единую электронную форму и рабочий процесс.

Шаги по цифровому преобразованию бумажных процессов
  1. Определите, что в настоящее время приводит к увеличению операционных расходов, что мешает компании достичь целей по прибыли и какие бизнес-процессы больше всего нуждаются в обновлении.
  2. Задокументируйте шаги, необходимые для начала оптимизации процессов (управление заказами, дебиторская и кредиторская задолженность, человеческие ресурсы, внутренний контроль или соответствие), а также ключевые заинтересованные стороны, необходимые для выполнения шагов.
  3. Сегментируйте проекты на фазы и ищите короткие и легкие победы. Не пытайтесь делать все сразу.

Реальный сценарий улучшения бумажного процесса

В корпоративной организации люди сегментированы по должностным обязанностям.Документы, требующие многократного утверждения, могут пройти часть процесса, но затем застрять в ожидании, например, пока сотрудник не вернется из отпуска, чтобы можно было завершить оставшуюся часть процесса.

Подобная неэффективность связана не с тем, что сами шаги занимают много времени, а потому, что время между каждым шагом может быть легко отложено.

В одном из бизнес-примеров, например, контролер организации захотел оцифровать процессы утверждения.