Содержание

Приказ о закреплении топливных карт за водителями. Бланк и образец 2021 года

Приказ о закреплении топливных карт за водителями представляет собой внутренний документ, требуемый для отслеживания траты ГСМ каждым из сотрудников. Если возникнут перерасходы и несоответствия, бухгалтер будет знать, у которого из водителей они возникли.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о закреплении топливных карт за водителями .docСкачать образец приказа о закреплении топливных карт за водителями .doc

Функции приказа

Использование ГСМ, предназначенных для работы, в личных целях – стандартная практика. Ранее отслеживать это было сложно из-за проблем с определением продолжительности служебных поездок. Однако автоматизация позволила контролировать расход бензина.

Распоряжение о закреплении топливных карт нужно для контроля за оборотом ГСМ. Ставя подпись на нем, сотрудник обязуется расходовать бензин исключительно в служебных целях. В обратном случае его можно будет привлечь к ответственности.

О каких топливных картах идет речь?

Существует две разновидности карт:

  • Основная. Создается в одном экземпляре. Хранится в бухгалтерии. С этой карты бухгалтер совершает переводы на определенных водителей.
  • Персональные. Выдаются непосредственно сотрудникам. Именно персональные карты будут закреплены за водителями.

К СВЕДЕНИЮ! Для повышения качества контроля рекомендуем сделать эмбоссирование. Предполагается, что картой сможет пользоваться только водитель, за которым она закреплена. ТК будет действовать в отношении конкретного автомобиля.

Порядок закрепления

Если раньше в компании не применялись топливные карты, их нужно оформить. Для этого руководитель отдела направляет гендиректору служебную записку с просьбой выдать ТК. В записке содержатся эти сведения:

  • ФИО водителя, на которого будет оформлена карта.
  • Вид ГСМ.
  • Автомобиль, на который выдается карта.
  • Продолжительность действия ТК.

Такая записка актуальна и в том случае, если сотрудник ранее не работал водителем, но перешел на эту должность. Если же человек изначально принят на работу в качестве водителя, карта ему предоставляется с начала деятельности. То есть распоряжение о ее закреплении можно издавать сразу.

Форма приказа законодательно не задана, поэтому можно составлять документ в удобном для себя виде. В распоряжении можно упомянуть эти моменты:

  • Потребность в обосновании трат ГСМ сверх лимита.
  • Удержания из ЗП, если водитель не смог предоставить объяснений.
  • Распоряжение неиспользованным ГСМ.

При необходимости можно добавить дополнительные положения. Перечень их зависит от специфики деятельности фирмы.

Образец

ООО «Быстрее ветра»

12.03.2020 год

г. Москва

Приказ №55

О закреплении топливной карты за водителем

На основании пункта 9 локального акта о ТК, действующего в ООО «Быстрее ветра» с 1.

02.2019 года, и служебной записки руководителя транспортного подразделения Мишина Л.Д.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Предоставить Волкову О.Л., водителю автомобиля №АБ676О, карту с лимитом 100 л бензина в месяц на срок от 15.03.2020 по 15.04.2020 года.
2. Утвердить, что Волков О.Л. может пользоваться ТК только при выполнении должностных функций и исключительно для заправки авто №АБ676О.
3. Обязать Волкова О.Л. подавать ежемесячный отчет о расходе топлива и путевые листы в срок до 10 числа месяца.
4. При перерасходе обязать Волкова О.Л. обосновать расход топлива сверх лимита. Для этого водитель должен подать записку на имя руководителя ООО «Быстрее ветра».
5. Если водитель не смог предоставить объяснения, удержать из его зарплаты стоимость ГСМ, израсходованных сверх лимита.
6. Установить следующее: если в текущем месяце водитель израсходовал не весь лимит, остатки перенести на следующий месяц.

Гендиректор (подпись) Раков О.Л.

С приказом ознакомлен:

Волков О. Л. (подпись)

Приказ на топливные карты сотрудникам — образец 2020

Как выдать водителю топливную карту

Образец обязательства на получение топливной карты, порядок хранения, учета и выдачи, а также другие нюансы ее использования отражаются в каком-либо локальном нормативном акте организации, который утверждается руководителем и вводится в действие принятым на предприятии порядком. Приведем примеры таких ЛНА.

Положение о топливных картах на предприятии, образец

Скачать

Приказ об использовании топливной карты, образец

Основной момент, на котором следует заострить внимание при составлении такого документа, — как закрепить топливную карту за сотрудником. Это решается на усмотрение специалистов, исходя из специфики документооборота на предприятии. На практике существуют следующие варианты.

Закрепление топливной карты за автомобилем

Актуально, если одной машиной в организации пользуются несколько лиц и нужно отследить, сколько топлива расходует каждый автомобиль. Издается приказ о закреплении топливной карты за автомобилем, в котором фиксируется, для заправки какого именно транспортного средства используется конкретный носитель.

Приказ по топливным картам, образец

Скачать

Закрепление топливной карты за сотрудником

Применяется, когда обслуживанием всех транспортных средств занимается один работник или каждая машина имеет своего «хозяина». Ответственность за конкретный «пластик» несет использующий его работник.

Передать его можно:

  • по акту приема-передачи. Акт составляется индивидуально с каждым работником, осуществляющим заправку машины. В нем прописываются реквизиты «пластика», Ф.И.О. водителя и другие необходимые сведения. Главный недостаток этого способа — необходимость оформлять акт на каждый «пластик» и с каждым сотрудником, его использующим;
  • по распоряжению руководителя. Издается соответствующий приказ. Он позволяет распределить по конкретным лицам сразу все имеющиеся носители, что удобно для транспортных или других предприятий, в которых сотрудников, использующих машины, много. Если отсутствует отдельный приказ об установлении лимитов по топливным картам, в этом документе можно прописать и необходимые ограничения по использованию горючего или денежных средств.

Образец приказа

Покажем на примере, какие данные вносят в приказ по топливным картам в организации (образец и пустой бланк для заполнения представлены ниже).

Приказ на выдачу топливных карт сотрудникам, образец

Скачать

Пустой бланк для заполнения

Скачать

Обязательно нужно внести:

  • реквизиты организации. Все внутренние документы издаются на фирменном бланке, уже содержащем все необходимые сведения. Дополнительно проставляются дата, место издания и порядковый регистрационный номер документа;
  • основание. Основанием для издания такого распоряжения может служить, например, служебная записка на выдачу топливной карты, составленная сотрудником;
  • Ф.И.О. водителей, номера их автомобилей, номера и другие особенности закрепляемых за ними носителей.

Также в приказ о закреплении топливных карт за сотрудниками могут быть внесены и другие необходимые сведения

Порядок передачи

В период отпусков, отстранения от работы или временной нетрудоспособности нередко возникает необходимость передать «пластик» от одного водителя другому. Оформить это действие наиболее удобно соответствующим распоряжением руководителя. В целом такой документ ничем не отличается от рассмотренного выше.

Приказ о передаче топливных карт

Скачать

Такое распоряжение составляется в производной форме, главное — отразить, кому, от кого, на какой срок передается конкретный носитель и сколько денежных средств или литров топлива на нем доступно к использованию.

Аналогичный документ издается и при увольнении сотрудника, использующего «пластик». Носитель передается бухгалтеру или иному ответственному лицу.

Порядок аннулирования

Процедура аннулирования подобных документов законодательством не предусмотрена.

Если же возникает необходимость изменить приказ на топливные карты сотрудникам, образец которого мы привели, или отменить его действие, это можно сделать с помощью издания соответствующего распоряжения о внесении изменений или отмене действия предыдущего. В нормативный акт обязательно вносятся сведения об обстоятельствах, повлекших необходимость изменений предыдущего, а в распорядительной части его указывают, что конкретно нужно исправить или отменить.

Ответственность водителя

Дисциплинарная ответственность

За порчу или утрату «пластика», а также разглашение ПИН-кода третьим лицам водители, как и любые работники, могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности в порядке, предусмотренном ст 192 ТК РФ. Им обычно объявляют замечание или выговор. Дисциплинарное взыскание в виде увольнения применять нецелесообразно в силу недостаточной тяжести проступка и сложности оформления процедуры.

Материальная ответственность

Владельцы несут материальную ответственность как за сам носитель, так и за возможный материальный ущерб, вызванный его утратой.

Статья 244 ТК РФ устанавливает, что полную материальную ответственность за вверенное имущество несут работники, с которыми заключен соответствующий договор. Но такие соглашения могут быть заключены с ограниченным перечнем должностей, утвержденным приложением 1 к Постановлению Минтруда № 85 от 31.12.2002, в который водители не входят, а значит, и заключать с ними договор полной материальной ответственности неправомерно.

В силу ст. 238 ТК РФ, сотрудник организации несет личную материальную ответственность за переданные ему ценности, равно как и за причиненный работодателю прямой ущерб.

В организациях, практикующих систему материальных поощрений в виде дополнительных выплат, работники, допустившие утрату «пластика», вполне могут быть лишены части премии, если таковое предусмотрено ЛНА, определяющими порядок премирования.

Кадровый портал - Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Кадровый портал - Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Кадровый портал - Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Образец приказа об использовании топливных карт сотрудниками в 2020 и 2021 году

Скачать пустой бланк распоряжения

Скачать приказ о закреплении топливных карт за водителями

Скачать приказ на топливные карты по маркам машин

Как правильно выдать карту водителю

Прежде чем оформить закрепление топливных карт за водителями, руководителю учреждения необходимо разработать специальный норматив, в котором регламентирован порядок работы с ТК. Допустимо прописать нормативный регламент в трудовом договоре с работником, либо оформить дополнительное соглашение к трудовому контракту.

Когда вопрос о нормативном регулировании решен, следуйте алгоритму, как выдать водителю топливную карту, из трех шагов:

Шаг 1. Издайте приказ о передаче ТК.

Специальной формы распорядительного документа нет. Подготовьте приказ в произвольной форме.

При составлении учтите, что ТК допустимо закрепить не только за работником, но и за транспортным средством. Например, если за одним автомобилем закреплено несколько водителей.

Шаг 2. Оформите акт приема-передачи.

Акт оформите в произвольной форме. В документе отразите факт передачи ТК от руководителя работнику. Удостоверьте факт передачи подписями сторон.

Если в учреждении топливные карточки часто передаются от одного сотрудника другому, то каждый раз оформлять акт приема-передачи нецелесообразно. Рекомендуем завести журнал учета движения топливных карт и оформить закрепление топливной карты за автомобилем — такой вариант удобен, если к управлению одним транспортным средством допущено несколько водителей, которые работают посменно. В таком случае шофер, завершивший смену, передает ТК ответственному и делает запись в журнале учета. Сотрудник, заступающий на смену, получает карточку и делает соответствующую отметку в регистре.

Шаг 3. Обеспечьте учет ГСМ.

Это последний шаг инструкции, как закрепить топливную карту за сотрудником. Движение ГСМ по топливным картам придется отражать в разрезе каждой ТК учреждения:

  1. Пополнение баланса карточки — это выплата аванса поставщику.
  2. Очередная заправка водителем по ТК — это покупка топлива. Оформляем зачет аванса.
  3. Путевой лист водителя — это основание для списания ГСМ.

В противном случае принять топливные расходы к бухгалтерскому и налоговому учету нельзя.

Зачем составляют приказ

Раньше использовался такой порядок расчетов за ГСМ:

  1. Водитель писал заявление о выдаче подотчетных средств.
  2. Приобретал топливо.
  3. Составлял авансовые отчеты и прикладывал чеки.

Эта схема позволяла исказить реальные цифры, шоферы могли использовать служебные машины в личных целях и заправлять их на деньги работодателя. Теперь процесс полностью автоматизирован и бухгалтер полностью отслеживает оборот ГСМ посредством ТК.

Система позволяет увидеть фактические расходы ГСМ и суммы, потраченные на заправку. Для организации процесса необходимо разработать специальное положение и издать приказ о закреплении топливной карты за автомобилем или за сотрудником.

Ознакомьте водителя с новой системой оборота ГСМ в учреждении. Его подпись под распоряжением означает согласие работать по новым правилам. После этого необходимо внести изменения в трудовой договор: включите в него новые функциональные обязанности служащего или составьте дополнительное соглашение. Как только оно подписано, составьте акт приема-передачи и выдайте ТК.

Содержание приказа

Для учреждения выпускают два типа ТК — основную для бухгалтерии и персональную для водителя. Распоряжение готовим для личной карточки шофера. Помимо факта передачи зафиксируйте и ограничения по суммам на каждый месяц. Отдельный приказ об установлении лимитов по топливным картам не нужен.

Необходимые составляющие приказа:

  1. Сведения об организации (используется фирменный бланк), основные реквизиты (номер, дата, место выпуска).
  2. Основания для издания: оптимизация затрат на горюче-смазочные материалы, контроль за оборотом топлива в учреждении.
  3. Суть распоряжения: использование в организации ТК, закрепление их за водителями или автомобилями.
  4. Список пользователей: перечислите всех служащих, которым выдадут индивидуальные карточки.
  5. Информация по каждой ТК: наименование, номер, лимиты и срок действия.
  6. Меры ответственности за нарушение установленных лимитов (при необходимости). Если эти меры не обозначены в допсоглашении к трудовому договору, пропишите нормативы здесь: обоснование превышения лимитированных затрат, компенсация нарушений и правила расходования остатков по карточке.
  7. Перечень ответственных за исполнение лиц.

Вот примерный шаблон — образец приказа на выдачу топливных карт сотрудникам и определение расходных лимитов:

Наименование организации

ПРИКАЗ №

г. ___________ «__» _______20 __ г.

В целях оптимизации затрат на ГСМ и контроля за оборотом топлива

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Сотрудникам ________________ (наименование организации) при исполнении своих должностных обязанностей использовать для заправки служебных автомобилей только топливные карты.
  2. Закрепить топливные карты за сотрудниками ________________ (наименование организации) в следующем порядке:

ФИО сотрудника

Должность

Марка, г/н автомобиля

Наименование ТК

Номер ТК

Установленный лимит

Срок действия лимита

  1. Контроль за исполнением приказа возложить на ____(ФИО, должность ответственного сотрудника).

Руководитель организации Подпись ФИО

Ознакомлен: Подпись Должность, ФИО ответственного сотрудника

Заполненный образец приказа об использовании топливной карты выглядит так:

Ответственность водителя

Работник, которому выдана топливная карточка, несет за нее дисциплинарную и материальную ответственность. Например, если карта повреждена или утеряна, то его привлекут к дисциплинарной ответственности по ст. 192 ТК РФ — это выговор или замечание. Если же по вине водителя произошла незаконная трата ГСМ, то работника привлекут к материальной ответственности (ст. 238 и 244 ТК РФ).

Об авторе статьи

Задорожнева Александра

Бухгалтер

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Другие статьи автора на gosuchetnik.ru

Образец приказа о закреплении топливных карт за водителями

Топливные карты – это удобный способ оплаты бензина, который наиболее актуален для корпоративных клиентов АЗС. Карточки значительно облегчают не только процесс оплаты, но и контроля транспортных средств, а также бухгалтерский учет. Рассмотрим подробнее закрепление топливных карт за водителями.

Способы закрепления карточки за сотрудником

Руководство компании решает, в зависимости, от собственных предпочтений и условий работы, каким образом выдавать карты. Однако бухгалтерам рекомендуется высказывать свои пожелания. Принято считать неудобным вариант, когда дисконт не закрепляется за конкретным лицом, а затем выдается в случае необходимости любому работнику. В такой ситуации возникают трудности с тем, кому нужно отчитаться по карточке ежемесячно.

Рекомендуется закрепить дисконт за конкретным шофером, который и будет заниматься составлением отчета. Хотя сегодня отчетность часто можно посмотреть в режиме онлайн, это не единственное преимущество для бухгалтера.
Закрепление дисконта позволяет выдать его всего раз, а затем потребовать обратно только на время отпуска работника или при его увольнении.

Как закрепить карту за водителем

В соответствии с общепринятым порядком топливные карточки хранят в бухгалтерии и выдают по приказу руководства. Основные карты или, как их называют, топливный склад, никому не выдают. Карточки считаются владением фирмы.

С основных счетов дистанционным способом перечисляют деньги для покупки горюче-смазочных материалов. Затем средства перебрасывают на персональные карточки.

В ситуации, когда требуется использование дисконта одним и тем же сотрудником, его закрепляют за ним. Для этого соответствующую информацию прописывают в приказе.

Распоряжения о закреплении карточек за конкретным лицом составляются в произвольном виде. Чтобы удобнее контролировать расходы и учитывать их рекомендуют вести специальный журнал для фиксации передачи пластиковых дисконтов водителям, а также их возврата.

В журнале записывают стандартные сведения, а именно:

  1. Фамилия водителя.
  2. Марка, государственный номер машины.
  3. Номер пластиковой карточки.
  4. Разновидность топлива для заправки.
  5. Дата выдачи или возврата.
  6. Подпись шофера.

Персонализация дисконтов

Часто, заключая договор с АЗС, клиенты уточняют возможность закрепления карточки за шофером или автомобилем. Как правило, менеджеры утверждают, что это можно сделать. Однако в ряде случаев заказчики и менеджеры имеют в виду разные процедуры.

Поделись, пожалуйста, ссылкой

Вконтакте

Facebook

Twitter

Одноклассники

Для клиента необходимо, чтобы по карточке заправлялся только его шофер на определенном транспортном средстве. Менеджер АЗС подразумевает то, что в предоставляемых отчетах процессинговым фирмам возле номера карточки будет стоять фамилия и имя водители (или номер машины).

По карточкам часто может купить топливо любой человек на совершенно любом ТС, если он будет знать PIN-код. Поэтому предпочтительнее заключать договор тогда, когда есть возможность эмбоссирования машины по карточке.

Эмбоссированием называют способ персонализации пластиковой карточки, когда с помощью оборудования под названием «эмбоссер» на лицевой стороне дисконта выдавливают ФИО его владельца, а еще номер и срок действия.

В заключение

Для удобства использования дисконта и быстрого ведения бухгалтерских отчетов рекомендуется закреплять их за конкретными водителями. Есть различные способы для физических и юридических лиц. Кроме документального закрепления, доступна персонализация пластикового дисконта.

У нас вы можете скачать приказ о закреплении топливных карт образец в fb2, txt, PDF, EPUB, doc, rtf, jar, djvu, lrf!

На сегодняшний день приказы не имеют единого стандарта оформления, так что делать их можно в произвольном виде или, если в организации имеется разработанный шаблон документа по его типу. А для компаний, которые работают в городах с населением свыше 5 млн чел. Факт закрепления автомобиля за водителем значится завершенным и ответственность за автотранспорт, перевозку пассажиров и грузов полностью возлагается на упомянутого специалиста.

Затем средства перебрасывают на персональные карточки. Для этого необходимо записать точные даты месяцев, начиная с которых компания будет списывать больше или меньше бензина.

За счет его создания и планомерного ведения можно составить полноценную отчетность для проведения любой из форм контроля учета расходования топлива. Вы можете самостоятельно или с помощью системного администратора вашей организации скачать бесплатно и установить один из популярных современных браузеров: Оценок нет Доброго дня! От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.

Чипы находятся у каждого водителя, всего около 15 шт. При обозначении ответственности определенного сотрудника за эксплуатацию автомобиля, по причине нанесения материального вреда имуществу, взыскание происходит с этого работника. Это давно признал Минфин письмо от Контроль за использованием топливных карт в целях, указанных в п. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа. Но если это другие варианты, то они должны фигурировать в тексте, ведь, по сути, акт является взаимным соглашением на прием и передачу между работником и работодателем.

В одной из колонок этой таблицы будет прописываться водитель, в другой карта, которая ему выдается. Скачать по ссылке download link: Приказ на выдачу топливных карт образец В одном приказе можно утвердить как летние, так и зимние повышенные нормы. Приказ о закреплении топливных карт образец Нужно ли закреплять карту за водителем или за машиной. Обязательно указать здесь же дату ознакомления с приказом.

Возможно, руководитель пожелает назначить ответственного сотрудника за этот процесс. Журнал «Новое в бухгалтерском учете и отчетности», N 22, ноябрь г. Новый порядок заполнения путевых листов Путевой лист является одним из основных документов, связанных. Ленинское Об утверждении Положения об использовании служебного автотранспорта. Настоящее Положение определяет порядок организации.

Путевые листы — Поговорим о том, зачем компаниям и индивидуальным предпринимателям оформлять путевые листы — , на каких бланках эти документы составлять и какие обязательные сведения необходимо. Назначение и область применения Настоящее Положение устанавливает порядок разработки,.

Генеральный Директор Хафизов В. Общие положения Настоящее Положение. Главной целью этой темы является доведение до вас информации, связанной с учетом и контролем работы водителя и служебного автомобиля. Кроме того, отражается движение горючего. Бухгалтерия является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется непосредственно директору филиала.

Бухгалтерия создается и ликвидируется приказом директора. Настоящее положение определяет назначение, цели, задачи, функции, права, ответственность и основы деятельности бухгалтерии. Бухгалтерия является самостоятельным структурным. Бухгалтерии; Диспетчера автотранспорта; Начальника гаража. В целях экономии Вашего времени Вы можете распечатать и заполнить Заявление анкету самостоятельно Образец заполнения Заявления анкеты.

Охотск г 1 О Положении об отделе учета и отчетности администрации Охотского муниципального района В соответствии с частью 2 статьи 38 Устава. На общем собрании трудового Директор МБУ. Инструкция по работе в программе Рассрочка 2. Магнитогорск Об утверждении антикоррупционной. Решение о признании использования топлива в служебных целях принимает директор путем издания приказа. Удерживать из заработной платы работников стоимость топлива, превышающего установленные лимиты, если не была доказана необходимость использования топлива в служебных целях.

Установить, что если работник не использовал установленный лимит топлива в текущем месяце, остаток переносится на следующий месяц. Внимание Контроль за использованием топливных карт в целях, указанных в п. Контроль за удержанием стоимости топлива сверх лимита возложить на бухгалтера…Директор подпись И.

А вообще, в этом приказе вы можете прописать все нюансы. Важно Выдать следующим сотрудникам, использующим служебные автомобили при выполнении обязанностей, топливные карты или как они у вас в договоре называются , и установить следующие лимиты по картам: Установить, что указанные выше работники имеют право использовать топливные карты для заправки автомобилей только при выполнении служебных обязанностей и только для заправки указанных автомобилей.

Обязать работников сдавать отчеты об использовании топлива и путевые листы в срок до…4. В случае превышения лимита обязать работников обосновать использование топлива сверх лимита путем подачи объяснительной записки на имя…. Порядок юридического оформления Для того чтобы у налоговой организации не было вопросов относительно затрат на топливо, можно прибегнуть к следующему механизму формирования бумаг:.

Дополнительные забалансовые счета укажите в учетной политике для целей бухучета. При получении топливной карты в учете сделайте проводку: Выдачу карт нужно зарегистрировать. Наше предприятие имеет несколько автомобилей, которые заправляются на АЗС по магнитной карточке чип.

Чипы находятся у каждого водителя, всего около 15 шт. Может есть образец приказа о закреплении тополиных магнитных карт за водителями, и что там необходимо указать?? Идет отправка уведомления… Dred [e-mail скрыт] 2[] 30 сентября , Идет отправка уведомления… scotch [e-mail скрыт] Беларусь, Минск 3[] 30 сентября , Журнал учета топливных карт Как правило, топливную карту закрепляют за конкретным сотрудником водителем. Приказ о нормах топлива должен содержать ссылку на распоряжение Минтранса России от Там же следует отметить, что компания устанавливает нормы именно в соответствии с этим документом.

Затем написать, для каких автомобилей компания определяет лимиты расхода бензина. Если машин несколько, проще всего оформить нормы таблицей.

В одном приказе можно утвердить как летние, так и зимние повышенные нормы. Для этого необходимо записать точные даты месяцев, начиная с которых компания будет списывать больше или меньше бензина. В заключение стоит записать, кто будет контролировать экономный расход топлива и вести документацию. Водителей необходимо ознакомить с приказом. Подборки из журналов бухгалтеру Опубликовано:



Акт передачи топливной карты водителю является важной частью документооборота компании, которая владеет транспортом с наемными водителями. Посредством этой бумаги можно соблюсти алгоритм документального оформления выдачи бензина водителям.

Подавляющее большинство компаний, работающих в транспортной сфере либо имеющих дело с перевозками, сталкивается с проблемами контроля использования топлива. Применение топливных карт в массовом порядке в расширяющейся компании позволяет:

  • Оптимизировать бухгалтерскую отчетность.
  • За счет распечаток сделать нагляднее расходы компании, собрать статистику, улучшить логистические процессы в целом.
  • Уменьшить время оплаты на заправочных станциях.
  • Уменьшить расходы за счет корпоративной скидки, обычно предоставляемой топливными компаниями.

Одним словом, руководители компаний при интенсивной работе по перевозкам быстро понимают необходимость заключения договоров и выдачи топливных карт своим водителям.

Порядок юридического оформления

Для того чтобы у налоговой организации не было вопросов относительно затрат на топливо, можно прибегнуть к следующему механизму формирования бумаг:

  1. Заключить с каждым из сотрудников трудовой договор, в котором прописаны моменты использования топливных карт. Если договоры были заключены ранее, то можно сделать приложения к ним.
  2. Составить акт приема-передачи топливной карты для каждого из сотрудников.
  3. Ввести систему учета ГСМ в виде составления путевых листов на каждую поездку.
  4. В бухгалтерском учете – приходовать расход топлива согласно выдаваемой по каждой топливной карте товарной накладной.
  5. Производить списание ГСМ, основываясь на подписанных путевых листах.

Важный нюанс: автомобили не должны находиться в собственности водителей. Если это так, то предварительно необходимо оформить договор аренды авто с организацией.

Иначе у контролирующих организаций может возникнуть ряд вопросов относительно правомерности учета расхода топлива в качестве компенсируемых расходов компании.

Заполнение акта передачи

Водитель и работодатель с этим документом приходят к соглашению передачи имущества в виде топливной карты. Для того чтобы бумага имела юридическую силу, она обязательно должна содержать:

  • Реквизиты составившей его организации.
  • Дату.
  • Город.
  • Полное наименование.
  • Если в компании принята такая практика, то регистрационный номер. Так факт наличия легче будет зафиксировать в журналах.

Основная часть

В прилагаемом образце представлен минимальный набор информации, которая должна содержаться в акте передачи топливной карты водителю:

  • Наименование организации.
  • Представитель организации, от лица которого совершается передача. В образце это генеральный директор. Желательно, чтобы в бумаге фигурировало то же лицо, на которое был оформлен договор на поставку топлива с топливной компанией. Указывается ФИО.
  • На основании каких документов работодатель передает водителю имущество. В ООО такой документацией является Устав.
  • Цель передачи топливной карты именно этому лицу. Здесь же в виде пояснения можно указать номер и марку машины, к которой прикреплен водитель (в идеале – отдельным приказом). Но можно воздержаться от упоминания транспортных средств.
  • ФИО водителя, которому передается карта. Важный момент: трудовой договор с этим водителем необходимо оформлять раньше, чем акт. Причем фигурирование топливной карты и момента передачи в договоре между сотрудником и работодателем обязательно.
  • Название и номер топливной карты.
  • Сколько экземпляров акта составлено.

Что касается последнего пункта, то обычно оформляются два документа: один для работодателя, второй – для работника. На обоих должны стоять подписи того и другого. Только так документ будет обладать желаемой юридической силой.

В конце страницы отведены специальные графы на подписи получателя карты и того, кто ее передает. Возможно, руководитель пожелает назначить ответственного сотрудника за этот процесс. Тогда в документах подобного плана будет стоять подпись назначенного материально ответственного лица.

Стоимость топливной карты

Вообще, особенность топливной карты состоит в том, что она может быть выдана тремя возможными вариантами:

  • Бесплатно.
  • С условием возврата. За нее водителем оставляется денежный залог. При возврате карты в бухгалтерии производится обратная проводка. При этом стоимость карты не должна нигде фигурировать. То есть общие расходы организации от этого увеличиваться либо уменьшаться не должны. Это вытекает из 250 статьи Налогового кодекса.
  • С оплатой, за определенную сумму. В этой ситуации стоимость сразу списывается на счет производственных затрат.

В представленном образце акта прописана безвозмездная передача. Но если это другие варианты, то они должны фигурировать в тексте, ведь, по сути, акт является взаимным соглашением на прием и передачу между работником и работодателем.

Учет топливных карт

Для того чтобы систематизировать процесс выдачи карт, заводят специальный документ – журнал учета приема и выдачи топливных карт. За счет его создания и планомерного ведения можно составить полноценную отчетность для проведения любой из форм контроля учета расходования топлива.

Документ содержит основную информацию по процессу выдачи: номер карты, марку авто, его номер, дату выдачи, ФИО того, кто производил выдачу и, естественно, данные водителя, который ее получил. В этом документе может регистрироваться и номер акта передачи топливной карты водителю.

Другой способ

В случае, когда сотрудников, намеченных для выдачи карты, много, допустимо оформление специального приказа, подписанного руководителем на выдачу топливных карт. Там информацию можно оформить списком либо таблицей. В одной из колонок этой таблицы будет прописываться водитель, в другой – карта, которая ему выдается. Необходимость в составлении акта передачи топливной карты водителю при подписании приказа, естественно, отпадает.

Нормы расхода топлива, утвержденные Минтрансом, в очередной раз дополнили новыми марками машин (распоряжение Минтранса от 14.07.2015 г. № НА-80-р). А для компаний, которые работают в городах с населением свыше 5 млн чел., увеличился повышающий коэффициент.

Однако использование нормативов — право, а не обязанность компании. Это давно признал Минфин (письмо от 30.01.13 № 03-03-06/2/12). Тем не менее, есть три веские причины воспользоваться новыми нормами от Минтранса. Во-первых, это проще, ведь не надо проводить контрольные заезды каждого нового автомобиля. Во-вторых, по старым машинам нормы можно увеличить, если в распоряжении они выше, чем сейчас у компании. В-третьих, к нормам Минтранса у инспекторов точно не будет вопросов Чтобы обновить лимиты, нужен особый приказ о нормах топлива, который можно составить в произвольной форме.

Приказ о нормах топлива должен содержать ссылку на распоряжение Минтранса России от 14.03.08 № АМ-23-р с обновленными нормативами. Там же следует отметить, что компания устанавливает нормы именно в соответствии с этим документом. Затем написать, для каких автомобилей компания определяет лимиты расхода бензина. Если машин несколько, проще всего оформить нормы таблицей.

В одном приказе можно утвердить как летние, так и зимние (повышенные) нормы. Для этого необходимо записать точные даты месяцев, начиная с которых компания будет списывать больше или меньше бензина. В заключение стоит записать, кто будет контролировать экономный расход топлива и вести документацию. Водителей необходимо ознакомить с приказом.

Источники: biznessobzor.ru, tamkoagro.ru, assistentus.ru, otchetonline.ru

Как создать политику топливной карты водителя: бесплатный шаблон

Если вы похожи на меня, я съеживаюсь, когда слышу слово «политика». Не знаю почему, но это как гвозди на классной доске. Однако, когда дело доходит до управления топливом для автопарка, наличие письменной политики в отношении топливных карт является обязательным, потому что это значительно облегчит вашу работу (как менеджера).

Почему у каждого автопарка должна быть топливная политика водителя?

  • Чтобы четко определить, как следует использовать топливные карты вашей компании
  • Чтобы дать вашим водителям чувство собственности или ответственности за свою топливную карту
  • Чтобы ваши водители знали о последствиях неправильного использования и кражи

Как вы уже знаете, в лучшие документы входят: кто, что, когда, где, почему и как (в произвольном порядке).Вы можете начать работу, загрузив этот бесплатный шаблон политики топливной карты водителя. Вот несколько конкретных примеров, которые помогут вам создать полную политику топливной карты водителя

.

Сотрудникам, имеющим право заправлять автомобили компании, выдается (5) -значный идентификатор водителя, который будет использоваться с [НАЗВАНИЕ ПРОДУКТА] компании.

Этот документ предназначен для подтверждения того, что вы понимаете свои обязанности и политику компании в отношении использования вашего идентификатора водителя.

Я понимаю, что каждый раз, когда я использую [НАЗВАНИЕ ПРОДУКТА], я должен полностью заправлять топливный бак автомобиля и вводить точные показания одометра.Это позволит компании контролировать расход топлива и отслеживать необходимые интервалы технического обслуживания. Если я этого не сделаю, это может привести к дисциплинарным взысканиям.

Здесь вы можете указать конкретные заправочные станции, которые они должны использовать.

Используйте только в этом офисе CFN:
12902 E. Park St.
Santa Fe Springs, CA 90670

Я понимаю, что [НАЗВАНИЕ ПРОДУКТА] не должно использоваться в личных транспортных средствах или в некоммерческих целях. Использование [НАЗВАНИЕ ПРОДУКТА] для любых целей, кроме служебных, будет считаться кражей собственности компании.

Просто поделитесь этой статьей с инструкциями по использованию карты CFN или посмотрите, есть ли у поставщика топливных карт инструкции.

Мы уже сделали большую часть работы за вас. Просто скачайте бесплатный шаблон политики топливной карты водителя.

Что хорошего в политике без реализации. Убедитесь, что все текущие и новые водители подписали вашу новую политику топливной карты водителя, чтобы все были на одной странице.

По прошествии некоторого времени обязательно пересматривайте и уточняйте свою политику в отношении топлива для водителя.Как вы уже знаете, наиболее эффективными автопарками руководят менеджеры, которые всегда адаптируют стратегии управления автопарком.

Как с самого начала установить эффективную программу топливных карт для флота

Топливные карты

бесполезны, если вы неправильно их используете. Звучит жестко, но это правда. И, к сожалению, нередко можно обнаружить компании, которые неправильно настроили свою текущую услугу топливных карт или больше не используют карту автопарка из-за неудачного опыта.

Независимо от того, используете ли вы в настоящее время топливную карту или только собираетесь настроить программу управления топливом для своей компании, мы покажем вам основы правильной настройки программы топливной карты для автопарка. Вот несколько советов из наших лучших практик по топливным картам.

Есть два способа назначить ваши карты флота; каждому водителю или каждому автомобилю.

Какой из них вам подходит? Ваши водители ездят каждый день на разных машинах или в основном едут на одном автомобиле? У вас высокая текучесть водителей? Если вы ответили утвердительно на один или оба вопроса, карты транспортных средств - правильная настройка.Вы просто назначаете по одной карте каждому автомобилю и всегда оставляете карту в автомобиле. Затем вы назначаете каждому драйверу пин-код, который будет работать с каждой картой. Это позволит вам узнать, какой водитель заправлял какое транспортное средство.

Если ваши водители в основном ездят на одном и том же транспортном средстве каждый день, назначение топливной карты водителю - лучший способ упростить задачу.

Вы можете скачать бесплатную форму установки топливной карты здесь

Прежде всего убедитесь, что по вашей топливной карте можно покупать только топливо. Если на вашей топливной карте есть логотип MasterCard или Visa, на ней, скорее всего, можно будет покупать товары в магазине, которые вам, вероятно, не нужны.

Вот основные меры контроля заправки, которые вы должны иметь с большинством компаний, занимающихся картами автопарка;

    Лимит
  1. галлонов или лимит в долларах на транзакцию
  2. Количество транзакций в день
  3. Ограничения по времени и дням недели
  4. Разрешенный вид топлива
  5. Пределы географической блокировки

В настройках карты автомобиля и топливной карты водителя элементы управления привязаны к водителю, а не к карте.Поэтому не забудьте перечислить все свои драйверы и настроить правильные элементы управления для каждого отдельного драйвера.

Для большинства топливных карт доступны оповещения о покупках. Оповещения о покупках, также известные как отчеты об освобождении от топлива, сообщают вам, когда водитель пытается или приобрел топливо вне допустимых ограничений, установленных вами на топливных картах. Например, если у вас есть водитель, которому разрешено покупать дизельное топливо только с понедельника по пятницу, вы получите предупреждение, если этот водитель пытается покупать обычное топливо по выходным.

Топливная карта CFN Fleetwide делает шаг вперед и отправляет вам электронную квитанцию ​​прямо на вашу электронную почту при каждой покупке.

Доступ онлайн является обязательным. А возможность экспорта отчетов о топливе в Excel значительно упростит вашу работу. У вас должна быть возможность получить онлайн-доступ с любой топливной картой, просто убедитесь, что вы ознакомились с онлайн-доступом, чтобы убедиться, что он будет работать с вашими бухгалтерскими процессами.

Некоторые компании, выпускающие топливные карты, позволяют настраивать счет на топливо.Например, некоторые компании используют топливные карты для своего автопарка, офисного руководства и внешних продавцов. Вы можете организовать свой счет-фактуру по отделам, чтобы вы могли видеть, сколько вы тратите на топливо в продажах, автопарке и управлении.

Составьте формуляр политики в отношении топливной карты водителя, которую должен подписать каждый пользователь топливной карты в вашей компании. Таким образом, водители будут нести ответственность за приобретаемое топливо.

Загрузите здесь шаблон политики бесплатной топливной карты водителя

Узнайте, как познакомить сотрудников с программой топливных карт

Компания Mercer Transportation, основанная Биллом Ховардом и Джимом Стоуном, работает с 1977 года и базируется в Луисвилле, Кентукки.Как описывает это Брайан Хелтон: «Итак, вот что самое безумное. Эти ребята основали автотранспортную компанию, и у них не было грузовиков. И ни один из них не водил грузовик. Но у них было право перевозить грузы, если они только могли придумать, как получить грузовики ».

То, что Mercer тогда предприняла для того, чтобы сдвинуть бизнес с мертвой точки, сейчас называется лизингом поездок. Перед каждой загрузкой Стоун и Ховард встречали каждого водителя грузовика, осматривали его оборудование и позволяли им бежать под их руководством в течение одной поездки.Как только Стоун и Ховард получили пару арендодателей, они начали говорить людям, что готовы перевезти груз. Так они построили парк из более чем 2000 грузовиков. Только один водитель за раз. В настоящее время водители берут в аренду под управлением Мерсера, а перевозят только на Мерсер. Сейчас у Mercer 2300 независимых подрядчиков, занимающихся перевозкой грузов.

Хотя у Mercer есть много видов грузов, которые они перевозят, правительство США является их крупнейшим заказчиком, для которого они перевозят военную технику через все 50 штатов.Это было то, что тащил Джейсон Миллер, когда он закончил с Венскими сосисками на обед несколько недель назад.

По словам Хелтона, произошло следующее: «Всего две недели назад, когда с COVID-19 дела только начинали накаляться, к нам приехал водитель в Западной Вирджинии, Джейсон Миллер, который только что уехал из дома в тот же день. и после нескольких часов езды был готов перекусить перед тем, как устроиться на ночь. Так уж вышло, что он отправился в путь в тот день, когда люди в этом районе начали беспокоиться о распространении коронавируса.На стоянках для грузовиков еще не было уверенности, как они собираются обслуживать людей и где Миллер остановился, чтобы купить еду, в Ричмонде, штат Кентукки, именно на этой остановке для грузовиков был временно закрыт ресторан, и они все убирали. . Сотрудники стоянки для грузовиков находились в подвешенном состоянии, ожидая узнать, как они собираются действовать, чтобы предотвратить распространение болезни. Миллер в конце концов купил банку венских колбас Либби в местном магазине, чтобы утолить голод на ночь: это был ужин.Он разговаривает со своей женой по телефону, рассказывая ей всю свою печальную историю, и без их ведома их сын Логан подслушивает разговор. На следующий день Логан, тринадцатилетний мальчик, берет свое содержание в клуб Сэма, готовит обеды, идет к стоянке грузовиков возле своего дома и раздает обеды водителям грузовиков на стоянке. Этот парень потратил 100 долларов своих собственных денег, накопленных за счет своего суточного, чтобы эти водители не голодали. Это потрясающая история с мест.”

«Мы так гордимся Логаном Миллером и благодарны его отцу Джейсону и всем водителям грузовиков, которые едут по дороге для нашего клиента, Mercer Transportation. Благодарим вас за то, что во время этой пандемии поставки продолжаются », - говорит Доннисс Лезерс, менеджер по работе с национальными клиентами, WEX.

Вот замечательное радиоинтервью с Брайаном Хелтоном, Логаном Миллером и его отцом Джейсоном Миллером. (Оператор-владелец Mercer)

Видео, на котором Логан Миллер рассказывает о том, что он сделал:


Брайан Хелтон, Mercer Transportation, отдел маркетинга

Как реализовать программу топливных карт - Топливо

Безопасность.Контроль. Снижение затрат. Экономия административного времени. Вот некоторые из преимуществ, предоставляемых топливными картами для автопарков. Но если вы не подготовите свой автопарк и водителей, внедрение программы топливных карт может иметь проблемы. Эта подготовка означает больше, чем просто отправку памятки водителям, в которой говорится, что они могут «заполнить ее» на топливной карте компании. Никто не осведомлен о проблемах запуска топливных карт лучше, чем Хайди Манро, региональный менеджер по продажам компании Wright Express (WEX), производящей топливные карты.Манро сказал: «Для реализации, подготовьтесь. Не отправляйте топливную карту только водителям. Они положат ее куда-нибудь в ящик». Предупреждение Мунро - готовьтесь - было тем, что мы в Van Waters & Rogers Inc. приняли близко к сердцу, когда недавно начали нашу первую в истории программу топливных карт. В процессе мы узнали несколько вещей и подумали, что обмен нашим опытом и опытом других компаний, которые нашли способы упростить процесс внедрения топливных карт, может принести некоторую пользу. И большая часть этого открытия сосредоточена на подготовке и общении - двух факторах, которые могут облегчить некоторые попытки проб и ошибок в новых программах и обеспечить плавный переход и положительное отношение к вашей новой топливной программе.

Встретьтесь с поставщиками топливных карт и узнайте, какие у вас есть варианты

Поставщик вашей учетной записи может предоставить список всех вариантов обслуживания. Они также могут помочь установить стандарты для топлива и других услуг. Конечно, решение о таких параметрах зависит от состава автопарка и философии компании. Например, вы захотите определить, следует ли водителям разрешить совершать другие покупки, помимо топлива (например, масла или планового технического обслуживания), и установить верхние пределы для таких покупок.Опять же, вы можете ограничить свою карту только заправкой. А как насчет автомойки? Хотя Van Waters & Rogers хотели предоставить это в качестве опции для своих водителей, другая компания может считать это обязанностью сотрудника. Легко ли приобрести автомойку? Мы обнаружили, что в нашем случае они были недоступны и неудобны. Если автомойка подключена к заправочной станции, ее обычно можно пополнить с помощью карты. Однако, если это отдельная автомойка, многие из них не являются партнерами компаний, выпускающих топливные карты.В этих случаях мы проинструктировали водителей оплачивать собственные стирки и регистрировать возмещение на своих счетах. Помимо закупок топлива и технического обслуживания, при настройке программы следует учитывать и другие факторы. Вверху списка указано, должна ли топливная карта быть прикреплена к транспортному средству или водителю. В большинстве случаев топливная карта прикрепляется к транспортному средству, поскольку она обеспечивает наиболее точные данные о топливе и расходах. Очевидно, среди водителей может возникнуть некоторая путаница, поскольку они привыкли иметь собственные кредитные карты.Кэти Макфадден, менеджер автопарка компании Wagner Equipment Co. в Денвере, штат Колорадо, сказала, что ее компания объясняла, что «карта идет вместе с автомобилем». Джо Энн Дэниэлс, менеджер автопарка Western Wireless в Иссакуа, штат Вашингтон, сказала с полуулыбкой: «Когда я вижу, как водитель вытаскивает топливную карту из бумажника, у него проблемы». Ее компания также прикрепила карту к машине. Еще одним важным фактором является использование PIN-кода / номеров безопасности. Будет ли PIN-код следовать за водителем или за картой? В большинстве случаев PIN-код прикрепляется к водителю в виде идентификационного номера сотрудника или с помощью частей номера социального страхования.Таким образом, PIN-код может оставаться в силе, если сотрудник переходит с одного автомобиля на другой. Это лишь некоторые из вопросов, которые следует обсудить с компанией, выпускающей топливную карту.

Некоторые острые вопросы, которые следует задать поставщику топливных карт вашего автопарка

  • Какие услуги позволяет ваша карта?
  • Сколько станций принимают вашу карту? Имеет ли значение, находится ли национальный поставщик топлива в независимой собственности?
  • Что касается использования, какие отчеты создаются? Сообщается ли в таких отчетах, где и когда используется карта? Насколько подробно они содержат?
  • Как заказать топливную карту водителя и сколько времени займет ее доставка?
  • Когда водитель получает карту, сразу ли она активна?
  • Как мне назначить, удалить или изменить PIN-код / ​​номера безопасности? Сколько времени потребуется, чтобы изменения вступили в силу?
  • Сколько времени нужно, чтобы аннулировать карту?
  • Как определяется злоупотребление топливной картой; и как быстро я получу уведомление?
  • С кем я буду контактировать в вашей компании?
  • Кто администрирует программу? Что ожидается от меня и моей организации?
  • Можно ли использовать топливную карту, когда водители временно арендуют автомобиль?
  • Действуют ли топливные карты на международном уровне?

Управляющую компанию парком нужно держать в курсе

Если вы используете компанию по управлению автопарком, определите ее роль в процессе и то, как будет интегрировано управление парком и топливом.Это вопрос, который требует скорейшего разрешения. В нашей ситуации в Van Waters & Rogers среди сотрудников администрации флота возникла некоторая путаница в отношении того, с кем нам следует связываться при определенных обстоятельствах. Это был урок, который уже усвоил Манро, региональный менеджер по продажам WEX. Манро подтвердил: «Управление программой - это командная работа. Она включает организацию, компанию, производящую топливные карты, и компанию по управлению арендой». Кроме того, она добавила, что обязанности могут перекрываться, поэтому уточнить эти обязанности и кто какую функцию выполняет.

Как заложить основу и подготовиться к запуску

Крайне важно, чтобы данные вашего водителя были точными. Сделайте первоначальный аудит ваших записей (а затем периодически), чтобы убедиться, что водители находятся в правильном транспортном средстве, а все остальные данные верны. Кроме того, когда сотрудники увольняются, большинство предприятий немедленно забирают служебный автомобиль. Немедленное восстановление топливной карты также является установившейся практикой. Кроме того, одновременно удалите PIN-код этого человека из системы.Любые промедления с этим курсом действий опасны. Раздраженный бывший сотрудник может за очень короткое время нанести большой ущерб как машине, так и счету за топливо. Вам нужно будет предоставить компании, выпускающей топливную карту, такую ​​информацию, как имя водителя, адрес, номер телефона, номер автомобиля, марку и модель, год и VIN. Чтобы решить, какие поля вы хотите включить в эту базу данных, сначала определите, что требуется вашей компании по топливной карте и компании по управлению автопарком. Затем решите, какие данные вы хотите использовать для отчетности.Например, поля для адреса электронной почты или должности могут быть важны при администрировании вашей программы.

Установите график запуска, а затем установите предшествующие крайние сроки

Установите даты запуска и сообщения о программе. После того, как вы собрали информацию о программе, установленных параметрах и обновленных данных драйвера, установите дату запуска. Двигайтесь в обратном направлении и наметьте даты для отправки сообщений. Согласуйте дату, когда вы хотите, чтобы новые карты были отправлены вашим водителям.Если карты отправляются слишком рано, драйверы будут пытаться использовать их преждевременно, и карты могут быть активными или неактивными, поскольку их еще нет в системе; отправить карты слишком поздно, и водители могут начать паниковать из-за того, что их ожидания не оправдаются. Кроме того, постарайтесь реализовать свою программу в «более медленное» время года, а не в «критические» времена, такие как периоды заказа основных транспортных средств или другие периоды высокой нагрузки.

Процедуры отработки для администрирования программы

После того, как вы познакомитесь с компаниями по топливной карте и управлению автопарком, появится довольно четкая картина того, где лежат обязанности и как все скоординировано.Это отличная возможность оценить новую программу топливных карт и ее влияние на время администрирования. В большинстве случаев время вашего администрирования значительно сократится из-за отказа от обработки документов, связанных с возмещением расходов. И слово «драматический» уместно, потому что GE Capital Fleet Services, Иден-Прери, Миннесота, недавно подсчитала, что его мягкие затраты составляют около 25 долларов за обработку каждого счета-фактуры. «До появления топливных карт в Wagner Equipment это был административный кошмар», - сказал Макфадден.Однако, если ваша компания по управлению автопарком занималась этой частью раньше, поищите для себя некоторое административное увеличение времени, поскольку это связано с вашей ролью в таких областях, как заказ, прекращение и изменение топливных карт и номеров PIN. Учитывая вашу роль в этом взаимодействии, поинтересуйтесь у своей компании, выпускающей топливные карты, о сроках, которые вы можете ожидать в отношении выпуска и изменений карты. Это пара дней или пара недель? Узнайте, откуда берется карта. Если водитель не получил ее, то причина в том, что компания-производитель топливных карт еще не отправила ее по почте или вашей лизинговой компании необходимо ее обработать? Знание процесса и того, сколько времени занимает каждый шаг, предотвратит, например, заказ дубликатов карточек, думая, что оригинал утерян (но на самом деле он уже в пути).Кроме того, вы сможете уверенно сообщить водителю о статусе его карты в процессе. Еще одно соображение: каковы будут процедуры, когда водитель меняет транспортное средство, арендует автомобиль, увольняется или добавляется в качестве нового найма? Определите их заранее, чтобы вы не импровизировали при запуске программы, обрабатывая такие процессы одним способом сегодня, а завтра - другим. А как быть с уникальными ситуациями, когда люди как-то находятся между обычными делами? Как ты с ними справляешься? Один из вариантов - использовать так называемую «топливную карту бассейна».«У другого есть несколько дополнительных топливных карт и ПИН-кодов для временного использования. В любом случае убедитесь, что все задействованные отделы будут уведомлены, прочитали, поняли и подписали процедуры. Если ваш бухгалтерский отдел будет нести ответственность за ошибку возмещения расходов на топливо, проконсультируйтесь с ними о том, как лучше всего справиться с такими исключениями. И последнее процедурное примечание: сообщите вашим водителям, что им делать с квитанциями. Водители настолько стараются сохранять свои квитанции, что могут с недоверием отреагировать на сообщение электронной топливной карты руководство больше не требует квитанций, а бумажные копии могут быть уничтожены.

Общайтесь с водителями, пока топливные карты не станут второй натурой

Реализация топливной программы похожа на выступление. Во-первых, расскажите аудитории, что они собираются услышать. Затем скажите им то, что вы хотите, чтобы они услышали. Наконец, расскажите им то, что они только что услышали. Линда Дженнингс, менеджер автопарка Van Waters & Rogers, сделала именно это. Она подготовила драйверы, предварительно рассылая электронные письма с описанием новой программы и датой ее запуска. Затем компания, выпускающая топливные карты, отправила по почте пакеты, в которых были топливная карта, PIN-код, приветственное письмо и детали программы.За этим последовало электронное письмо другой компании, в котором водителям сообщалось, что они должны были получить такую ​​посылку, и связаться с соответствующим должностным лицом, если они не получили ее. Примерно через неделю после запуска Дженнингс разослал последнее письмо по электронной почте с типичными вопросами и ответами, касающимися проблем с топливными картами. Она обратилась ко многим первоначальным проблемам водителей. Одно предупреждение: убедитесь, что переписка, служебные записки и формулировки от компании, выпускающей топливные карты, соответствуют политике, процедурам вашей компании и выражены на языке, используемом в вашей корпоративной культуре.Однако некоторые материалы от компании, выпускающей топливные карты, являются стандартными, и их, возможно, потребуется адаптировать для единообразия. Что вы можете сделать, чтобы сделать переход на топливные карты максимально безболезненным? Некоторые компании предлагают водителям видеозаписи того, как работает карта, с краткими 10-минутными семинарами. Макфадден напрямую привлек водителей Wagner Equipment. Она проинформировала их о предстоящем запуске программы и попросила водителей навести справки на заправочных станциях, которые они часто посещали, чтобы определить, принималась ли карта.Таким образом, будучи лично уверенными, водители чувствовали себя более комфортно при использовании карты при запуске программы. Чтобы упростить работу водителей Western Wireless, Дэниелс предоставил каждому каталог заправочных станций. Она обнаружила, что такая уверенность в использовании особенно ценна для водителей в удаленных местах. «Мы использовали электронную почту, рекламный проспект, подробные инструкции, оставили свои телефонные линии открытыми и сделали себя доступными», - сказал Дэниелс. Все опрошенные организации почувствовали сопротивление программе со стороны некоторых из своих водителей, причем некоторые из них были скрытыми.Это может проявляться в чувстве потери контроля из-за того, что за вами «наблюдают». Важно убедить водителей, что программы топливных карт предназначены для их удобства, а также ради эффективности компании. В Van Waters & Rogers мы нашли один способ минимизировать такие чувства - это подчеркнуть сотрудникам, что вы не хотите, чтобы они тратили свои деньги или использовали личные кредитные карты, а затем заполнить документы с квитанциями и ждать возмещения. Сообщите им, что компания делает жест поддержки, чтобы они могли сосредоточиться на своей работе и избежать неудобств, связанных с заполнением отчетов о расходах.Тем не менее, будут некоторые водители, которые недовольны тем, что не могут добраться до определенных станций, которые они раньше часто посещали. И все же даже это поправимо. Попросите водителей сообщить вам о таких станциях, где им комфортно вести дела, а затем постарайтесь добавить эти станции в список программы топливных карт. Большинство вещей подлежат обсуждению, и это одна из них.

Вопросы и ответы для водителей

Вот несколько вопросов, которые могут возникнуть у ваших водителей.Вам придется предоставить свои собственные ответы, поскольку они будут отличаться от каждой компании в зависимости от вашей внутренней политики.

  1. На каких станциях я могу использовать свою новую топливную карту?
  2. Кому мне позвонить и что делать, если я потеряю или не положу свою топливную карту?
  3. Как мне получить ПИН-код?
  4. Могу ли я помыть машину с помощью топливной карты?
  5. Какие еще покупки я могу делать с помощью топливной карты?
  6. Что мне делать с квитанциями?
  7. Куда мне позвонить, если у меня возникнут проблемы с моей топливной картой?
  8. Если моя топливная карта не работает, и я должен использовать наличные, как мне получить возмещение?

Проведите исследование, запустите программу, установите ритм

Самая сложная часть сделана.Большинство компаний согласны с тем, что реализация топливной программы, как правило, происходит заранее. Первые две-три недели ваши водители задают много вопросов, но потом запросы сокращаются. Теперь вы готовы использовать все отличные отчеты, которые доступны в вашей топливной программе. Макфадден резюмировал преимущества внедрения новой топливной программы в Wagner Equipment. Она сказала: «Для любого, кто новичок во флоте, это первое и самое важное, что они должны сделать. Это быстрая продажа руководству, а время, затрачиваемое администратором, огромно.Это окупается немедленно, и водителям это нравится ». Кэтлин Шульц - администратор автопарка в компании Van Waters & Rogers в Киркленде, штат Вашингтон, где она управляет парком из 450 автомобилей.

10 шагов для экономии 130 галлонов в год

Применяя следующие советы по вождению от Общества автомобильных инженеров, вы можете увеличить количество миль на галлон на 10 процентов. Это равняется примерно 130 галлонам бензина каждый год среднестатистическому водителю автопарка.

  1. Для автомобилей с автоматической коробкой передач как можно быстрее включите повышенную передачу.Для этого слегка нажмите на педаль акселератора, и пусть трансмиссия сделает все остальное.
  2. При ускорении представьте, что у вас под правой ногой свежее яйцо. Легкое постоянное давление помогает минимизировать расход топлива.
  3. Ожидайте смены стоп-сигналов, знаков остановки или необходимости замедлить движение на повороте. Это может помочь вам избежать или сократить использование тормоза и сэкономить бензин в процессе.
  4. Когда вы видите знак «Впереди слияние», автоматически проверяйте свою скорость, расстояние между транспортными потоками и длину полосы разгона, чтобы вы могли плавно сойтись.
  5. Старайтесь объединяться с другим человеком хотя бы раз в неделю.
  6. В пригородном движении смотрите на две или более машины вперед, а не на водителя, идущего впереди вас.
  7. Экономно используйте кондиционер.
  8. Избегайте прогрева двигателя и продолжительных периодов холостого хода.
  9. Планируйте и объединяйте свои поездки и дела.
  10. Держите шины накачанными до рекомендованного давления (предпочтительно максимального) и следуйте рекомендациям производителя транспортного средства по техническому обслуживанию.
Политика

Driver Fuel Fuel - внедрение для защиты вашего автопарка и активов

Политика водителя в отношении топлива

Прозрачность и ясность топливной политики водителя

Управление автопарком является сложным с большим количеством движущихся частей, поэтому в SCL мы внедряем политику топлива для водителя для каждого сотрудника в отношении использования CFN , которая позволяет менеджерам и водителям оставаться на одной странице. Благодаря полной прозрачности и ясности в отношении ожиданий и использования карт мы можем успешно предотвращать потенциальные проблемы с подотчетностью и случаи краж сотрудников.В идеальном мире в таких мерах не было бы необходимости, но независимо от того, имеете ли вы дело с непреднамеренной ошибкой или преднамеренным неправильным использованием карты, четкое общение и полная прозрачность, которые достигаются в результате реализации топливной политики водителя, будут полезной процедурой для ваша организация.

Как это работает

По словам специалиста по кардлокам SCL Кейта Керслейка, «каждый должен использовать политику в отношении топлива для водителя. Мы раздаем образцы нашим клиентам и рекомендуем им настроить их в соответствии с их конкретными потребностями.«Формы топливной политики водителя четко указывают, что ожидается от водителя, и конкретные параметры использования карты. Когда водитель подписывает и датирует форму, он или она подтверждает понимание ожиданий и ограничений, а также четко определенное использование карты для этой компании, которое может включать определенные часы работы и ограничения на разрешенный объем топлива. Это создает прозрачность и не позволяет ненадежным сотрудникам утверждать, что они не знали полной картины, когда к ним обращаются за злоупотреблением параметрами карты.Ниже приведен образец топливной политики водителя, которую мы в настоящее время используем в SCL. Не стесняйтесь создавать топливную политику водителя для своей организации, используя этот шаблон в качестве примера.

Топливная политика водителя SCL

Сотрудникам, имеющим право заправлять транспортные средства компании, выдается (5) -значный Водительский идентификатор , который будет использоваться с топливной картой компании SCL CFN . Этот документ предназначен для подтверждения того, что вы понимаете свои обязанности и политику компании в отношении использования вашего идентификатора водителя.

Акт приемки сотрудников

  • Мне был выдан идентификатор водителя, который дает мне право заправлять только автомобили компании с использованием топливной карты SCL CFN
  • Я понимаю, что мой идентификатор водителя идентифицирует меня по имени в отчете о топливе, и что я несу ответственность за все транзакции, совершенные с использованием моего идентификатора водителя. Поэтому я никому не передам свой идентификатор водителя. Если я считаю, что кто-то еще знает мой идентификатор водителя, я немедленно уведомлю своего начальника и / или менеджера автопарка.
  • Я понимаю, что топливная карта SCL CFN не может использоваться в личных транспортных средствах или в некоммерческих целях. Использование топливной карты SCL CFN для любых целей, кроме служебного использования, будет считаться кражей имущества компании.
  • Я понимаю, что каждый раз, когда я использую топливную карту SCL CFN, я должен полностью заполнить топливный бак автомобиля и ввести точные показания одометра. Это позволит компании контролировать расход топлива и отслеживать необходимые интервалы технического обслуживания. Если я этого не сделаю, это может привести к дисциплинарным взысканиям.
  • Я понимаю, что каждая топливная карта SCL CFN предназначена либо для отдельного транспортного средства компании, либо для конкретной цели заправки (например, топливная карта для внедорожного оборудования). My Driver ID будет работать с любой топливной картой SCL CFN, выданной компании. Я понимаю, что обмен или совместное использование карт между транспортными средствами или использование любой карты не по назначению противоречит политике компании.

Подтверждено моей подписью ниже, я понимаю и согласен с вышеуказанными утверждениями.

Имя сотрудника: (Печать)

Подпись:

Дата:

Итог

Наличие политики в отношении топлива для водителей - это превентивная мера, которая позволяет защитить свой автопарк и активы, удерживая руководство и водителей на одной странице.Это обеспечивает двустороннюю связь между руководством и сотрудниками и предотвращает риск злоупотребления картами CFN и краж сотрудников. В SCL мы настоятельно рекомендуем внедрить политику топлива для водителей как часть протокола управления вашим автопарком для защиты вашего автопарка и активов.

Свяжитесь с консультантом SCL сегодня

В широком спектре промышленных секторов SCL стремится стать поставщиком номер один в области логистики и решений для продуктов, которые защищают и оптимизируют машины, обеспечивающие движение в нашей стране.Мы гордимся тем, что остаемся в авангарде отраслевых тенденций и технологических инноваций, и по мере того, как рынок продолжает развиваться, мы стремимся предоставлять нашим клиентам обширные знания о продуктах и ​​отрасли, а также полное удовлетворение производительности. Для получения информации о том, как мы можем помочь вашему автопарку в выборе оптимальной продукции по конкурентоспособной цене, свяжитесь с консультантом SCL сегодня.

Топливная карта

- Политики - MnDOT

Топливная карта

Примечание. Некоторые ссылки на этой странице могут быть доступны только сотрудникам, работающим в брандмауэре MnDOT.Если вы не можете получить доступ к необходимой информации, отправьте электронное письмо по адресу: [email protected] с описанием ссылки или документа, к которому вы не можете получить доступ.

Содержание политики

Политика MnDOT № FM021
Доработана: 11 февраля 2021 г.

Просмотреть / распечатать подписанную политику (pdf)

Процессы и процедуры топливной карты

Пожалуйста, перейдите к организационной структуре MnDOT, чтобы найти конкретную контактную информацию: Организационная диаграмма .

Ответственный старший сотрудник: Заместитель комиссара / Главный административный сотрудник
Владелец полиса: Директор отдела технического обслуживания
Контактное лицо по вопросам политики: Менеджер автопарка, Управление технического обслуживания

Заявление о политике

Все авторизованные пользователи топливных карт MnDOT (далее «авторизованные пользователи») должны использовать только топливную карту для топлива или Diesel Exhaust Fluid для ведения государственных дел.

Предпочтительный метод покупки топливной карты - оплата на заправке. Если опция оплаты с помощью насоса недоступна, авторизованный пользователь должен сначала проверить с коммерческим поставщиком, что топливная карта принята, прежде чем заправить топливо. Неправильное использование топливной карты или присвоенного сотруднику идентификатора водителя может привести к дисциплинарным взысканиям вплоть до увольнения. Пользователи топливных карт должны сообщать о ненадлежащем использовании, отправив по электронной почте описание неправильных действий менеджеру автопарка[email protected]

Уполномоченные пользователи топливных карт должны получить квитанцию ​​об операциях с топливными картами и предоставить их районному / офисному координатору топливных карт.

В рамках этой политики MnDOT опубликовал процессы и процедуры топливных карт, которые находятся в бизнес-руководстве MnDOT. Эти процессы и процедуры включены в настоящую политику и включают подробные сведения о получении топливной карты, допустимых покупках, лимитах транзакций, последствиях ненадлежащего использования и других процессах и процедурах, связанных с топливными картами.

Любое нарушение данной политики или процессов и процедур топливной карты может привести к дисциплинарным взысканиям, вплоть до увольнения.

Причина политики

Департамент транспорта Миннесоты (MnDOT) подчиняется «Политике использования карты флота» (pdf) Департамента администрации штата Миннесота, которая требует от MnDOT принятия стандартной политики карты флота или предоставления одной из собственных. Чтобы распределить ответственность и из-за своих уникальных потребностей в топливе, MnDOT решила разработать свою собственную политику.Целью данной политики является обеспечение того, чтобы топливная карта использовалась в соответствии с применимыми законами, политиками и процедурами авторизованными пользователями, а также чтобы активы государственного автопарка эксплуатировались и управлялись эффективно и рентабельно.

Применяемость

Все сотрудники MnDOT должны соблюдать политики MnDOT.

Ключевые заинтересованные стороны, затронутые этой политикой, включают:

  • Район / Офис Менеджеры автопарка
  • Координаторы топливных карт района / офиса
  • Менеджеры и контролеры
  • Уполномоченные пользователи топливных карт

Определения

Назначенный идентификатор драйвера

Уникальный частный номер, сгенерированный в M5, который назначается Fleet Manager авторизованному пользователю.

* Примечание. Этот номер должен использоваться только лицом, которому он назначен для покупок по топливной карте.

** См. Справочник ресурсов для новых сотрудников (pdf)

Авторизованный пользователь

Сотрудник MnDOT, которому был выдан присвоенный идентификатор водителя и который ознакомился с этой политикой.

Провайдер карты

Поставщик топливных карт по контракту, указанный в текущем государственном контракте: C-712 (5), Cards, Fleet Services Fuel Cards.

Менеджер флота

Роль в Управлении технического обслуживания MnDOT, отвечающая за управление и руководство операциями автомобильного парка.

* Примечание. Менеджер автопарка также выполняет функции администратора программы карт автопарка MnDOT.

Топливо

Источник энергии, используемый для приведения в действие транспортного средства, включая нефтепродукты, биомассы и электричество.

Топливная карта
  • Топливная карта выделенной единицы: Кредитная карта, которая была связана с конкретной единицей с номером MnDOT (единицей оборудования парка), которая будет использоваться для покупки топлива для государственных транспортных средств.
    * Примечание. Расходы на топливо, произведенные с помощью этой карты, рассчитываются по номеру устройства. Эти карты ограничены поставщиком карты только для топливных продуктов и должны использоваться ТОЛЬКО для единицы, которой она назначена.
  • Другая топливная карта : Кредитная карта, назначенная местоположению MnDOT и не назначенная или не связанная с конкретным устройством с номером MnDOT.
    * Примечание. Разные топливные карты используются для заправки небольшого оборудования с приводом от двигателя, такого как газонокосилки, цепные пилы и триммеры для сорняков.Расходы на топливо, произведенные с помощью этой карты, относятся на счет накладных расходов отдела. Эти карты ограничены поставщиком карты только для топливных продуктов.
Координатор топливных карт

Сотрудник (-а) MnDOT, расположенный в округе или офисе, который отвечает за координацию программы топливных карт в этом округе / офисе.

Поставщик топлива

Коммерческий розничный сайт, на котором сотрудник приобрел или пытался приобрести топливо.

M5

Система управления автопарком, используемая штатом Миннесота, предоставленная AssetWorks .

Квитанция

Детализированная квитанция от источника покупки (поставщика топлива).

Обязанности

Координатор по топливным картам Агентства (менеджер парка центрального цеха)

Отвечает за надзор за Программой топливных карт, включая выпуск или аннулирование топливных карт, доведение политики и процедур топливных карт до районов и офисов MnDOT, а также обеспечение актуальности раздела бизнес-руководства, касающегося процедур топливных карт.Координатор топливных карт Агентства может делегировать функции реализации подчиненным или другим лицам.
В обязанности Координатора топливных карт Агентства также входит:

  • Создание учетных записей и доступа к учетной записи, чтобы можно было управлять запросами и изменениями карт и отслеживать их.
  • Администрирование карточной политики и координация обучения сотрудников политике, ответственности и правильному использованию топливных карточек.
  • Мониторинг использования карты и просмотр транзакций, поскольку они связаны с M5.
  • Сообщение об исключениях через топливный интерфейс MnDOT Fleet Management для транзакций, выходящих за рамки исторически установленных параметров для этого транспортного средства. Например: неправильный тип топлива, покупки, превышающие емкость бака, неправильное отслеживание одометра, покупка других товаров, кроме топлива, или неправильный код продукта у поставщика.
  • Устранение несоответствий. Например: количество продукта, неправильные суммы налогов, документация по спорным платежам или уведомление.
  • Предоставление присвоенных идентификационных номеров водителя.
  • Проводить ежемесячные проверки сверки случайных выборок координаторов топливных карт.
  • Вести список районных / офисных координаторов топливных карт на iHUB.
Районный инженер / Директор офиса
  • Отвечает за реализацию политики топливных карт по месту нахождения.
  • Определите координатора (ов) топливных карт для района / офиса и представьте координатору топливных карт агентства.Эти обязанности могут быть возложены на более чем одного сотрудника.
  • Сообщите координатору топливных карт агентства, когда назначенный координатор топливных карт округа / офиса изменится.
  • Содействовать исправлению неправильных или неавторизованных транзакций, которые координатор топливных карт не может разрешить.
Координатор топливных карт района / офиса
  • Координация процесса выверки и хранения квитанций по топливным картам.
  • Сбор и хранение всех квитанций об операциях по топливным картам, чтобы они были всегда доступны для сверки или аудита.
  • Оперативное расследование любой транзакции, которая кажется неправильной или несанкционированной покупкой.
  • Если определено, что это неправильная сумма, координатор должен попытаться решить ее с продавцом или поставщиком контракта. Если проблема не может быть решена, ее необходимо направить к Менеджеру автопарка.
  • Если есть подозрения, что использование неавторизовано, Координатор должен связаться с руководителем Уполномоченного пользователя топливной карты.
  • Если будет установлено, что покупка является несанкционированной, округ или офис могут принять дисциплинарные меры, вплоть до увольнения.
  • Ежемесячная сверка операций по топливным картам с квитанциями.
  • Работайте с Fleet Manager, чтобы решить проблемы или проблемы с топливными картами.
  • См. Процессы и процедуры топливной карты.
  • Заявление о замене топливных карт.
  • Загрузите ежемесячный счет от поставщика и незамедлительно оплатите его.
  • Определение того, что сверяемые транзакции являются авторизованными покупками, как описано в Процессах и процедурах топливной карты.
  • Сохранение квитанций согласно Графику хранения документации (pdf).
Менеджеры и руководители
  • Соберите и отправьте квитанции по картам разного топлива и подпишите электронно декларацию о пропавшей квитанции на топливо (pdf), если квитанция отсутствует.
  • Следите за периодичностью подачи форм декларации об отсутствии топливной квитанции (pdf) Уполномоченными пользователями топливных карт.
  • Документируйте и своевременно принимайте соответствующие меры в случае ненадлежащего использования топливных карт.
  • Убедитесь, что сотрудники осведомлены об этой политике и процессах и прошли соответствующее обучение.
Уполномоченные пользователи топливных карт
  • Используйте топливную карту для авторизованных покупок топлива для гос. Бизнеса.
  • Получать квитанции обо всех операциях по топливным картам. В обстоятельствах, когда квитанция не может быть получена, заполните форму Декларации о пропавшей топливной квитанции (pdf).
  • Сообщите о ненадлежащем использовании топливной карты MnDOT менеджеру автопарка по адресу [email protected]
Владелец полиса (директор, Служба технического обслуживания)
  • Проверяйте политику каждый год, чтобы убедиться, что она актуальна.
  • Обеспечьте актуальность обучения, процедур и других документов, связанных с политикой.
  • Работайте с координатором политики, чтобы пересмотреть политику и / или подтвердить ее точность.
  • Сообщать заинтересованным сторонам о пересмотрах, обзорах и / или выводах на пенсию.

Ресурсы и сопутствующая информация

Формы
Процессы, процедуры и инструкции
ресурсов

История и обновления

Принят

23 декабря 2019

Заменено
Пересмотрено
  • Первая редакция: 11 февраля 2021 г.
Обзор политики

Следующее запланированное рассмотрение этой политики намечено на февраль 2022 года.

Определение карт парка

Что такое карты флота?

Карты флота - это тип платежных карт, которые позволяют предприятиям управлять расходами, связанными с транспортными средствами, которыми они владеют и эксплуатируют. Карты флота, также известные как топливные карты, действуют как платежные карты и предоставляются крупными нефтяными и / или специализированными кредитными компаниями. Предприятия предоставляют своему персоналу, а именно транспортным работникам, карточки автопарка для топлива, ремонта и технического обслуживания автомобилей.

Как работают карты флота

Карты флота существуют в Соединенных Штатах с 1980-х годов и выдаются компаниями сотрудникам, которые используют корпоративные автомобили.Большинство компаний, использующих карты автопарка, работают в транспортной отрасли. Карты флота обычно используются автотранспортными компаниями, а также теми, которые предоставляют услуги по доставке и совместному использованию пассажиров.

Карты флота, как правило, выпускаются одной компанией. Это означает, что держатели карт могут использовать их только в определенных местах, принадлежащих эмитенту, управляемых им и находящихся под его управлением. Так же, как и обычная платежная карта, автомобильные карты имеют тиснение или лазерную печать с такими деталями, как номер карты, срок действия (если применимо), название компании и, в некоторых случаях, имя авторизованного пользователя.Новые карты поставляются с микрочипом спереди и магнитной полосой сзади, поэтому их можно использовать в торговых точках.

Компании выдают эти карты своим водителям и другим сотрудникам, которые могут использовать их вместо личных карт. Это позволяет эмитенту карты выставлять счет непосредственно компании, а не сотруднику, который должен будет подавать отчеты о расходах для возмещения позднее. Эмитенты карт обычно выставляют компаниям единый счет, в котором каждый авторизованный пользователь перечисляет индивидуальные сборы.Как и платежные карты, автомобильные карты являются беспроцентными. Это потому, что компании должны полностью выплатить непогашенный остаток по счету в установленный срок.

Баланс карты

Fleet должен быть оплачен полностью в установленный срок.

Но в отличие от корпоративной кредитной карты, которую можно использовать для широкого набора разрешенных покупок, таких как поездки, карты автопарка предназначены для использования специально для расходов, связанных с управлением транспортными средствами. Флотские карты также стали целью новых финтех-решений в платежной индустрии, поскольку ряд сервисных компаний, обслуживающих флот, внедряют инновации в этой области транспортного рынка.

Ключевые выводы

  • Карты парка позволяют предприятиям управлять расходами, связанными с транспортными средствами, которыми они владеют и эксплуатируют.
  • Компании предоставляют сотрудникам, эксплуатирующим корпоративные автомобили, карты автопарка для покупки топлива, технического обслуживания и ремонта автомобилей.
  • Карты
  • обычно используются транспортными компаниями, компаниями по доставке и совместными поездками.
  • Карты
  • Fleet позволяют предприятиям управлять расходами, связанными с транспортными средствами, и составлять их бюджет без дополнительных хлопот по администрированию дорогостоящих отчетов о расходах и возмещений.

Преимущества карт флота

Как отмечалось выше, компании могут выдавать карты автопарка сотрудникам, которые имеют право использовать автомобили компании, вместо того, чтобы каждый сотрудник использовал личную карту. Это сокращает административные расходы, связанные с поддержанием программы возмещения расходов на оплату служащим денег, которые они тратят на бензин и техническое обслуживание транспортных средств. Это также помогает компаниям анализировать и управлять подробными расходами на свое оборудование.

Карты флота обычно обеспечивают определенный уровень контроля, позволяя предприятиям лучше управлять своими расходами, а также выявлять тенденции, связанные с расходами.Бизнес-бухгалтеры могут также использовать бухгалтерский анализ для корректировки лимитов платежных карт и их использования.

Например, компания по доставке грузов может выдать каждому водителю карту автопарка для покупки топлива и оплаты технического обслуживания. Поскольку каждая карта парка связана с отдельным сотрудником, компания может отслеживать, сколько каждый сотрудник тратит на своем маршруте, а также создавать оценки для составления бюджета. Если компания замечает, что конкретный водитель заправляет назначенный ему автомобиль чаще, чем в среднем, она может уменьшить лимит назначенной карты.

Примеры карт флота

Подавляющее большинство парковочных карт выпущено крупными нефтегазовыми компаниями, такими как Shell, ExxonMobil, Chevron и Texaco. Компании, использующие свои карты, обычно ограничиваются использованием местоположения эмитента карты.

Но появляющиеся платежные технологии развиваются, предлагая множество новых и инновационных решений для самых разных отраслей, при этом транспортная отрасль является, в частности, ключевой целью. Многие поставщики услуг по транспортным платежам расширяются.Fleetcor - это провайдер услуг по оплате флота, предлагающий корпоративные карточные продукты. Некоторые из его ведущих партнерских компаний по флот-картам включают MasterCard, FleetCards USA, The Fuelcard Company и Fuelman. Fleetcor также помогает упростить бухгалтерский учет для транспортных компаний, заключив партнерские отношения с предприятиями транспортной отрасли и предлагая современные платежные решения для автопарков.

.