Содержание

Приказ об установлении неполного рабочего времени – образец приказа о переводе на сокращенный рабочий день

“СОГЛАСОВАНО”
  (кому: должность и Ф.И.О. руководителя)
от
/  
подпись паспорт: серия  номер  выдан
Дата 20 г.
адрес:
(должность, Ф.И.О. работника, данные документа, удостоверяющего личность, адрес)

В связи с наличием следующих причин: ,

П Р И К А З Ы В А Ю :

1.

Установить для работников режим неполного рабочего времени следующим образом:

Рабочая неделя – дней(я), с рабочими днями и выходными днями .

Продолжительность ежедневной работы – часов.

Время начала работы – , время окончания работы – .

2.

Установить оплату труда пропорционально отработанному времени .

Мотивированное мнение выборного
профсоюзного органа в письменной форме
(от ) рассмотрено

Образец приказа об утверждении графика работы — vmalevany.

ru Приказ об утверждении графика работы сотрудников

МБДОУ ЦРР – детский сад «Радуга»

Об утверждении графика работы сотрудников

Во исполнение ст. 189, 190,333 ТК РФ, постановления Правительства РФ «О продолжительности рабочего времени (норме часов педагогической работы за ставку заработной платы) педагогических работников образовательных учреждений», Приложения к постановлению Правительства РФ , Правил внутреннего трудового распорядка МБДОУЦРР – детского сада «Радуга», Коллективного договора, индивидуальных трудовых договоров с сотрудниками

1. Утвердить на учебный год графики работы сотрудников по МБДОУ ЦРР – детскому саду «Радуга»:

1.1. Заведующий с отработкой рабочего времени 40 часов в неделю, перерыв на обед 30 мин. (график прилагается).

1.2. Заместитель заведующего по ВМР с отработкой рабочего времени 40 часов в неделю, перерыв на обед 30 мин. (график прилагается).

1.3. Главный бухгалтер с отработкой рабочего времени 40 часов в неделю, перерыв на обед 30 мин. (график прилагается).

1.4. Заведующая хозяйством с отработкой рабочего времени 40 часов в неделю, перерыв на обед 30 мин. (график прилагается).

2.1. Воспитатель с отработкой рабочего времени 36 часов в неделю на ставку (график прилагается).

2.2. Воспитатель группы компенсирующей направленности с отработкой рабочего времени 25 часов в неделю на ставку (график прилагается).

2.3. Учитель-логопед с отработкой рабочего времени 20 часов в неделю на ставку (график прилагается).

2.4. Инструктор по ФК – продолжительность рабочего времени 30 часов в неделю на ставку (график прилагается).

2.5. Педагог – психолог с отработкой рабочего времени 36 часов в неделю на ставку (график прилагается).

2.6. Музыкальный руководитель – с отработкой рабочего времени 24 часа в неделю на ставку (график прилагается).

Учебно – вспомогательный персонал:

3.1. Делопроизводитель — с отработкой рабочего времени 40 часов перерыв на обед 30 мин. ( графики прилагаются).

3.2. Младший воспитатель — с отработкой рабочего времени 40 часов перерыв на обед 1час 30 мин. ( графики прилагаются).

3.3. Бухгалтер с отработкой рабочего времени 40 часов перерыв на обед 30 мин. ( графики прилагаются).

3.4. Кассир с отработкой рабочего времени 40 часов перерыв на обед 30 мин. ( графики прилагаются).

4.1. Кухонный рабочий с отработкой рабочего времени 40 часов перерыв на обед 30 мин. ( график прилагается).

4.2. Повар — с отработкой рабочего времени 40 часов перерыв на обед 30 мин. (график прилагается).

4.3. Кладовщик с отработкой рабочего времени 40 часов перерыв на обед 30 мин. ( график прилагается).

4.4. Кастелянша — с отработкой рабочего времени 40 часов перерыв на обед 30 мин.(график прилагается).

4.5. Уборщик служебных помещений с отработкой рабочего времени 40 часов в неделю перерыв на обед 30 мин. ( график прилагается).

4.6. Сантехник — с отработкой рабочего времени 40 часов перерыв на обед 30 мин. (график прилагается).

4.7. Грузчик с отработкой рабочего времени 40 часов перерыв на обед 30 мин. (график прилагается).

4.8. Сторож — с отработкой рабочего времени 40 часов перерыв на обед 30 мин. ( график прилагается).

4.9. Машинист по стирке и ремонту спецодежды с отработкой рабочего времени 40 часов перерыв на обед 30 мин. (график прилагается).

4.10. Дворник — с отработкой рабочего времени 40 часов в неделю перерыв на обед 30 мин. (график прилагается).

4.11. Водитель — с отработкой рабочего времени 40 часов в неделю перерыв на обед 30 мин. (график прилагается).

2.На период отпуска, учебных дней, больничного листа одного из воспитателей, воспитатели переходят на гибкий график работы (график прилагается)

Приказ об изменении графика работы — образец и бланк

Изменение графика работы по инициативе работодателя (образец соответствующего приказа будет представлен в статье далее) может произойти при соблюдении ряда условий. Изучим особенности составления приказа об изменении графика работы.

Для чего нужен приказ об изменении графика работы?

Рассматриваемый документ необходим для обеспечения правомерности изменения режима рабочего времени сотрудников компании. Такое изменение режима в общем случае должно быть согласовано посредством издания и подписания внутрикорпоративных актов, предполагающих внесение соответствующих изменений в трудовой договор или правила внутреннего распорядка.

Основанием для одностороннего изменения режима работы сотрудников, в соответствии со ст. 74 ТК РФ, могут быть изменения организационных либо технологических условий трудовой деятельности работников фирмы. При этом работодатель вправе издать приказ, содержащий разъяснения касательно объективных причин изменений в графике работы сотрудников.

Если же работодатель не может воспользоваться основаниями, указанными в ст. 74 ТК РФ, то для корректировки графика работы ему обязательно нужно получить согласие сотрудников, которых она касается. Если данное согласие предоставлено не будет, то издавать приказ, изменяющий рабочий график, работодатель не имеет права.

Приказ об изменении графика работы: особенности структуры документа

Приказ о корректировке графика работы сотрудников должен включать:

1. Основные реквизиты — наименование, дату издания, номер.

2. Текстовый блок с обоснованием изменения графика работы, а также ссылкой на ст. 74 ТК РФ, на основании положений которой издается приказ.

Обоснованием может быть, к примеру, модернизация технологии производства товаров, вследствие чего количество рабочих смен на предприятии изменяется.

3. Текстовый блок с резолютивными формулировками («Приказываю») и перечнем локальных норм, вводимых посредством приказа.

4. Текстовый блок, в котором фиксируются распоряжения руководства в адрес отдельных сотрудников относительно обеспечения законности реализаций положений приказа.

В частности, в ст. 74 ТК РФ указано, что работодатель должен предложить сотрудникам, чей график работы меняется, другие позиции.

5. Текстовый блок, устанавливающий дату и порядок вступления приказа в силу.

Документ подписывается руководителем фирмы. Необходимо также ознакомить с его положениями сотрудников. На основании приказа впоследствии составляются новые правила трудового распорядка (или дополнительные соглашения к трудовым договорам), в которых фиксируется измененный режим работы.

В том случае, если имеет место изменение графика работы по инициативе работника, то основанием для издания аналогичного приказа будет служить заявление самого инициатора, то есть работника.

Где можно скачать приказ, утверждающий изменение графика работы по инициативе работодателя?

На нашем портале вы можете скачать заполненный бланк данного приказа.

Воспользовавшись нашим образцом, вы сможете самостоятельно заполнить аналогичный документ на основании собственных данных.

ТК РФ в ряде ситуаций разрешает работодателю в одностороннем порядке изменять график работы сотрудников. Основной локальный нормативный акт в рамках данной процедуры — приказ об изменении графика работы.

Он должен содержать обоснование соответствующего решения работодателя, а также регламентировать, каким образом фирма будет исполнять предписание ст. 74 ТК РФ в части необходимости предоставления сотрудникам, не согласным с новым графиком, альтернативных должностей в компании.

Изучить иные нюансы кадрового менеджмента, связанные с рабочим графиком, вы можете в статьях:

Приказ об утверждении графика работы сотрудников образец

Если вам поручено сделать сменный график, а вы не представляете, как именно его формируют, прочитайте наши рекомендации — они дадут вам точное представление о данном документе. Также ознакомьтесь и с примером заполнения — на его основе у вас легко получится оформить собственный бланк. Прежде чем перейти к детальному описанию графика, приведем общую информацию о документе. Начнем с того, что унифицированной формы графика нет. Это обозначает, что писать его можно в свободном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике организации. При этом способ формирования бланка должен быть отражен в нормативных актах фирмы.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Индивидуальный график работы в 1С 8.3 – Самоучитель 1С ЗУП 8.3

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Приказ об утверждении графика сменности образец

Режим рабочего времени на основании положений ТК устанавливается внутренними актами организациями. В частности, руководителю нужно будет издать приказ о режиме работы организации. При установлении режима рекомендуется получить одобрение профсоюза. Кроме того, каждое из перечисленных положений не может противоречить ТК и прочим законодательным актам. Информация о режиме работы должна быть отражена в локальных актах.

Предполагается, что во внутренних документах будет зафиксирован общий для сотрудников режим. Если для ряда сотрудников назначается другой режим, нужно отразить это в допсоглашении. Время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности — это рабочее время ч. Режим рабочего времени предусматривает продолжительность рабочей недели, работу с ненормированным рабочим днем, продолжительность ежедневной работы смены , время начала и окончания работы, время перерывов в работе, число смен в сутки и т.

В общем случае режим рабочего времени в организации устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, соглашениями с работниками ч. И работников необходимо ознакамливать с указанными документами под роспись при приеме на работу до подписания трудового договора ч. Если же для конкретных работников режим рабочего времени отличается от общих правил, сведения о нем в обязательном порядке должны включаться в трудовые договоры с такими работниками ч.

Получается, что режим рабочего времени работников устанавливается обычно локальным нормативным актом работодателя или трудовым договором, а не организационно-распорядительным документом, т. А потому составлять дополнительно приказ о продолжительности рабочего времени работодатель не обязан. В то же время, такой приказ может составляться, например, для напоминания сотрудникам об установленном в организации режиме рабочего времени, для установления определенного режима рабочего времени для вводимых новых штатных единиц или, скажем, при изменении для всех или определенных групп работников режима рабочего времени.

Установленный режим рабочего времени может изменяться по соглашению работодателя с работником, а в случаях и в порядке, предусмотренных ст. Приведем для приказа о рабочем времени сотрудников образец его заполнения для случая, когда работодателем вводятся новые штатные единицы с режимом работы, отличным от установленного для остальных работников у такого работодателя.

Формирование графика сменности — во многих случаях одно из основных условий бесперебойной работы предприятия или организации. Сменный график — явление достаточно распространенное. Используется он в самых разных отраслях деятельности, чаще всего в компаниях с непрерывным круглосуточным производственным циклом — необходимость его применения здесь обусловлена тем, что простои оборудования недопустимы, так как они ведут к сбоям в системе и немалым финансовым потерям.

А вот регулярная своевременная смена персонала приводит к увеличению объема выпускаемой продукции, улучшению производительности труда и, как следствие, большей прибыли. Также сменный график распространен и в других сферах, например, в медицинских учреждениях, охранных структурах, пожарных, газовых службах, в железнодорожных и транспортных перевозках, авиасообщении и т.

Число смен зависит от особенностей деятельности организации. Это может быть две, три и даже четыре смены в сутки. Каждая смена работает определенный промежуток времени — от трех-четырех часов до двенадцати. Индивидуально и количество работников в одной смене. Это может быть один человек или даже несколько десятков верхний порог не ограничен. На основе графика ведется учет рабочего времени сотрудников и впоследствии производится начисление им заработной платы. Таким образом, он относится не только к методам организации труда на предприятии, но и является серьезным учетным бланком.

Не нужно забывать и о том, что если в компании предусмотрена работа в сменном режиме, то наличие графика в обязательном порядке проверяется государственными надзорными структурами например, трудовой инспекцией и налоговой службой. Отсутствие этого документа может послужить причиной к наложению на предприятие и его руководство административного наказания в виде достаточно крупного штрафа. Сменный график регулируется законодательством, а именно ст.

При введении его в организации требуется неукоснительно соблюдать нормы и условия вышеназванного раздела Трудового Кодекса Российской Федерации. Правила работы в данном режиме прописаны здесь достаточно обстоятельно и четко. Перечислять их в этой статье смысла нет, но на некоторых просто необходимо заострить внимание:. Если организация испытывает потребность в применении сменного графика для разных категорий должностей работников, то для каждой из них продолжительность смены может определяться отдельно такие ситуации встречаются в транспортных компаниях — для водителей применяется один режим работы, для диспетчеров другой, а для обслуживающего персонала — третий.

При формировании графика следует учитывать и еще один важный момент — если большая часть выпадает на ночь, то смена автоматически должна быть уменьшена на час. Все остальные условия работы должны также соответствовать законодательству, в том числе и в тех вопросах, которые касаются выдачи зарплаты, предоставления больничных, отпуска и т. Если внимательно ознакомиться с трудовым законодательством РФ, выяснится, что это не так.

Группа работников, выполняющая свои должностные обязанности в течение одного дня, и сменяющаяся на следующий день другими, работает в режиме, закрепляемом внутри предприятия, однако при этом четкой процедуры разработки такого режима, его согласования и утверждения не предусмотрено. Расчет оплаты труда при сменном графике несколько отличается от стандартного. Специфика здесь заключается в том, что количество рабочих часов по установленному на предприятии режиму может отличаться от нормы, установленной по закону, причем как в сторону увеличения, так и в сторону уменьшения так называемая плановая переработка или недоработка.

Для того, чтобы в расчетах зарплаты не было ошибок, по завершении периода учета следует осуществлять сверку следующих параметров: количества рабочих часов в соответствии с нормой и их же количество, исходя из реальных показателей. Если при сравнении второй показатель будет больше первого, потребуется рассчитать и доплатить сотруднику за переработанное время. Если смена работнику выпадает на выходной день, то она оплачивается как обычная это обосновывается особенностями условий сменного режима.

Если же он вынужден работать в праздничный день государственные нерабочие дни указаны в Трудовом Кодексе РФ , то оплата ему должна производиться по соответствующему стандартному тарифу, то есть в двойном размере. Если руководство предприятия решает применять посменный график работы, эту норму оно обязано закрепить в учетной политике, если точнее — в Правилах внутреннего распорядка. Если в компании действует профсоюзная ячейка, данные Правила, в том числе по части сменного режима работы, должны утверждаться ее представителем.

На взаимодействие с профсоюзом отводится пятидневный период — за этот срок профсоюзные деятели должны либо одобрить представленные им Правила, либо доказательно их оспорить. Помимо Правил внутреннего распорядка и коллективного договора, пункт о сменном режиме работы должен быть прописан в разделах индивидуальных трудовых договорах с сотрудниками, с указанием количества часов в смене и иных параметров. Первым практическим этапом воплощения сменного графика в жизнь является приказ о его создании, выпускаемый от имени директора организации.

В нем прописывается указание создать график сменности, период, ответственное лицо и прочие необходимые сведения. Далее идет непосредственное составление документа. Здесь должны быть учтены интересы работодателя и сотрудника. Каждый сотрудник, упомянутый в документе, должен быть с ним ознакомлен под роспись. Таким образом, он свидетельствует о том, что согласен с данным режимом работы. После разработки, согласования и окончательного утверждения график будет обязательным к исполнению как для руководства предприятия, так и для сотрудников, которые в нем обозначены.

График посменной работы может формироваться на любой период времени. Как правило, срок, на который составляется данный документ, указывается в нормативных актах компании. Чаще всего графики составляются на один месяц. Каждый раз новый график должен утверждаться в установленном порядке. В утвержденный сменный график изменения вносить допускается, но только в крайнем случае и с соблюдением некоторых правил.

Во-первых, если перемены происходят по инициативе работодателя, он в обязательном порядке должен заранее уведомить о них подчиненных и получить их письменное согласие — без них законным образом внести правки будет проблематично. Если изменить график смен просит кто-либо из сотрудников, он должен составить специальное заявление на имя руководителя. В заявление нужно указать причины просьбы она должна быть обязательно уважительной с приведением соответствующих письменных обоснований , затем должно быть получено согласие остальных сотрудников, которых касается документ.

Если коллегам и руководству удалось достичь компромисса, формируется новый приказ, на основе которого в график вносятся нужные коррективы. Иногда на предприятиях случаются ситуации, когда работники меняются сменами без предварительного уведомления об этом начальства. Это категорически недопустимо. А в случае не единичного нарушения трудовой дисциплины а именно к этой категории относятся данные проступки даже уволить провинившихся.

Непосредственная задача по составлению графика сменности может быть возложена либо на специалиста кадрового отдела, либо на начальника структурного подразделения, либо на секретаря организации. Главное условие, которое должен соблюдать исполнитель — учитывать нормы законодательства, интересы предприятия и работников. При этом документ после формирования обязательно должен быть передан на подпись руководителю отдела и директору. С сотрудниками график смен нужно согласовывать заранее, как уже говорилось выше — не позднее, чем за тридцать дней до наступления первой по нему смены.

Подписи о согласии можно ставить непосредственно в самом графике или же сделать для этого отдельный лист. Если выбран второй вариант, то в листе согласования нужно сделать таблицу, вписать туда всех работников и собрать их автографы с датой их постановки. Данный документ будет официальным приложением к графику сменности. Если вам поручено сделать сменный график, а вы не представляете, как именно его формируют, прочитайте наши рекомендации — они дадут вам точное представление о данном документе.

Также ознакомьтесь и с примером заполнения — на его основе у вас легко получится оформить собственный бланк. Прежде чем перейти к детальному описанию графика, приведем общую информацию о документе. Начнем с того, что унифицированной формы графика нет. Это обозначает, что писать его можно в свободном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике организации.

При этом способ формирования бланка должен быть отражен в нормативных актах фирмы. Независимо от того, какой метод составления графика будет выбран, нужно, чтобы документ содержал в себе ряд обязательных данных:. Бланк обязательно должен быть заверен несколькими лицами. Во-первых, теми работниками, в отношении которых он формировался, во-вторых, руководителем структурного подразделения и, в-третьих, директором компании. Заверять бланк печатью не обязательно — делать это необходимо только тогда, когда такое условие есть в локальной документации фирмы.

График допускается составлять на простом чистом листе бумаги предпочтительно А4 формата или на фирменном бланке организации если такое требование установлено руководством. Писать его можно вручную или на компьютере с обязательным последующим распечатыванием. Все графики, разрабатываемые на предприятии, подлежат обязательной регистрации в соответствующем журнале учета. После проведения с ними всех необходимых процедур разработка, согласование, утверждение, ознакомление , они передаются на хранение в отдел кадров компании.

Здесь они подшиваются в отдельную папку с другими такими же документами. Доступ к месту их содержания для посторонних людей должен быть ограничен. Длительность их хранения обозначается либо в локальных актах организации, либо устанавливается законодательством РФ но не менее пяти лет. После истечение этого срока, графики можно утилизировать с соблюдением процедуры, установленной в законе. Прежде чем начать заполнение бланка, следует условно поделить его на три основные последовательные части.

Вносить эти данные можно как посередине документа, так и слева или справа — значения не имеет. Единственное, что следует учесть, чтобы тут же, вверху, было отведено несколько строк под утверждение графика руководителем организации сюда надо вписать его должность и ФИО. Можно дополнить таблицу и другими столбиками например, о табельном номере сотрудника и т. Под таблицей надо обязательно дать расшифровку информации, внесенной в график, в том числе о количестве смен, количестве работников, в них задействованных, продолжительности каждой смены в часах , а также об условных обозначениях, внесенных в график.

Как выглядит образец приказа об изменении графика работы

Приказ – это правовой акт руководителя организации или его заместителей, содержащий обязательные поручения для подчиненных структурных подразделений, должностных лиц и рядовых работников. Текст приказа должен быть написан грамотно, состоять из простых предложений, быть терминологически точным, с использованием “стандартных” словосочетаний и клише, свойственных официально-деловому стилю. Следует избегать сокращений слов, аббревиатур, кроме общепринятых, не включать бессодержательных поручений типа “обратить внимание”, “усилить контроль” и т. Содержащиеся в проекте приказа поручения должны быть увязаны с ранее изданными распорядительными документами: иметь ссылку на них, отменять или оговаривать их корректировку.

График отпусков относится к числу обязательных документов для предприятий, в которых есть наемный персонал. Он должен разрабатываться руководством и является обязательным для применения для работодателя и сотрудника.

Если для определенной группы работников или для всего персонала целиком необходимо изменить график работы — нужно подготовить соответствующий приказ. Потребность в подобной перемене может возникнуть:. Утверждение и содержание приказа может меняться в зависимости от того, кого касаются перемены. Существует 2 варианта законного изменения режима работы:. Нормы, касающиеся количества часов трудовой деятельности в день и неделю , закреплены в ст.

Приказ об утверждении скользящего графика работы

Если для определенной группы работников или для всего персонала целиком необходимо изменить график работы — нужно подготовить соответствующий приказ. Потребность в подобной перемене может возникнуть:. Утверждение и содержание приказа может меняться в зависимости от того, кого касаются перемены. Существует 2 варианта законного изменения режима работы:. Нормы, касающиеся количества часов трудовой деятельности в день и неделю , закреплены в ст. Рабочее время каждого сотрудника согласуется при приеме на работу. Лицо оповещается о днях отдыха, количестве смен и часов работы ежедневно, перерывах и т.

Образец приказа об утверждении графика работы учреждения образец

Предыдущая статья: Какие бывают графики работы. Следующая статья: Увольнение матери-одиночки. Законодательством установлена необходимость формирования специального графика работы, в котором устанавливаются временные промежутки рабочего времени. Он составляется заранее.

Приказ об изменении рабочего времени может повлечь и изменение в системе оплаты труда сотрудников, о чем им необходимо сообщить в письменной форме и в обязательном порядке под их подпись. Приказ об изменении рабочего времени, как и любой распорядительный документ, должен иметь обязательные реквизиты:.

Формирование графика сменности — во многих случаях одно из основных условий бесперебойной работы предприятия или организации. Открыть и скачать онлайн. Сменный график — явление достаточно распространенное.

Приказ об утверждении графика рабочего времени образец

Во исполнение ст. Заведующий с отработкой рабочего времени 36 часов в неделю, перерыв на обед 30 мин. Заместитель заведующего по ВМР с отработкой рабочего времени 36 часов в неделю, перерыв на обед 30 мин.

Таким образом, он относится не только к методам организации труда на предприятии, но и является серьезным учетным бланком. Не нужно забывать и о том, что если в компании предусмотрена работа в сменном режиме, то наличие графика в обязательном порядке проверяется государственными надзорными структурами например, трудовой инспекцией и налоговой службой. Отсутствие этого документа может послужить причиной к наложению на предприятие и его руководство административного наказания в виде достаточно крупного штрафа. Законодательное регулирование, обязательные условия Сменный график регулируется законодательством, а именно ст. При введении его в организации требуется неукоснительно соблюдать нормы и условия вышеназванного раздела Трудового Кодекса Российской Федерации.

Составляем приказ об изменении графика работы – образец

В некоторых организациях и на предприятиях практикуется работа по сменам. Такой график необходим там, где этого требует специфика труда: на заводах, в супермаркетах, в медицинских организациях и других местах. Для того, чтобы вопрос занятости работников был урегулирован лучшим образом, существует специальный документ. В материале PPT. В трудовом кодексе есть статья ТК РФ , которая регулирует работу в две, три или четыре смены. Такой режим называется сменным и требует от работодателя не только соблюдения дополнительных условий и требований, но и оформления специальных документов. Одним из них является график сменности, о котором пойдет далее речь. Мы приведем образец графика сменности на год и расскажем об особенностях работы в таком режиме.

12 Приказ об утверждении графика работы сотрудников образец 13 Составление графика сменности: образец 14 Скользящий график работы приказ.

Режим рабочего времени на основании положений ТК устанавливается внутренними актами организациями. В частности, руководителю нужно будет издать приказ о режиме работы организации. При установлении режима рекомендуется получить одобрение профсоюза.

Приказ об изменении графика работы и сменности сотрудников

Эталон графика работы в режиме день через 3 Труженику устанавливается рабочая неделька с предоставлением weekendа по скользящему графику в режиме чередования трудящихся и weekendа день через 3. Сообразно с оформлением трудового уговора вспомогательное соглашение оформляется в 2 экземплярах. При всем этом, в большинстве случаев, максимум возможная длительность трудового дня в отдельные дни в критериях часовой рабочей недельки не имеет возможности быть выше 10 часов.

Образец оформления приказа об утверждении графика отпусков на следующий год и его особенности

Получается, что режим рабочего времени работников устанавливается обычно локальным нормативным актом работодателя или трудовым договором, а не организационно-распорядительным документом, т. А потому составлять дополнительно приказ о продолжительности рабочего времени работодатель не обязан. В то же время, такой приказ может составляться, например, для напоминания сотрудникам об установленном в организации режиме рабочего времени, для установления определенного режима рабочего времени для вводимых новых штатных единиц или, скажем, при изменении для всех или определенных групп работников режима рабочего времени. Установленный режим рабочего времени может изменяться по соглашению работодателя с работником, а в случаях и в порядке, предусмотренных , — по инициативе работодателя.

Администрация хозяйствующего субъекта, в соответствии с законодательством, каждому своему работнику должна предоставлять отпуска.

N 63н “Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету “Исправление. РФ, Порядка обучения по охране труда и проверки знаний. Приказ об утверждении графика отпусков – Распоряжение Правительства РФ от 17 марта г. . Госкомстата России от

Приказ на утверждение графика работы доу

Зачастую у кадровиков, особенно в преддверии нового календарного года и подготовки к составлению графика отпусков, возникает справедливый вопрос: нужно ли утверждать сам график или подготовку к его составлению отдельным приказом. Какие обязательные реквизиты отразить в документе, должен ли его подписывать руководитель. Опираясь на нормативы действующего законодательства, разберём этот вопрос. Начнём с главного: наличие согласованного графика отпусков на предприятии — обязательное условие для всех работодателей, это регламентировано статьёй ТК РФ. Есть здесь только одно исключение: могут работать без утверждённого графика только индивидуальные предприниматели, штат которых не превышает 15 сотрудников те предприятия, которые относятся к микробизнесу.

График сменности, образец которого не составит труда найти в любой справочной системе, тем не менее, требует соблюдения определенных нюансов, о которых пойдет речь в данной статье. В подобных ситуациях организуется работа в две и более смен. Этот вопрос волнует многих кадровиков, заинтересованных в том, чтобы все документы были оформлены надлежащим образом. Итак, если компания пришла к тому, что необходимо организовать работу в сменах, необходимо позаботиться о следующих моментах:.

документы для оформления и пошаговый порядок действия

Общий порядок действий

Перевод офисных сотрудников на удаленную работу возможен в трех вариантах: на постоянную работу, временную работу и комбинированную, когда сотрудник чередует удаленную и офисную работу (ст. 312.1 ТК). Во всех трех случаях нужно заключить с сотрудником дополнительное соглашение, ведь менять условия трудового договора можно только по соглашению сторон (ответ Роструда на вопрос № 146365 от 22.03.2021). 

С новым сотрудником работодатель должен заключить дистанционный трудовой договор.

Оформить документы можно как в офисе, так и дистанционно. Во втором случае компании потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись, а работнику — усиленная квалифицированная или неквалифицированная подпись. Работник вправе запросить бумажную версию трудового договора или дополнительного соглашения. Тогда компания должна направить работнику документ на бумаге в течение трех рабочих дней после того, как получит заявление.

Если перевод на дистанционную работу касается не одного, а многих сотрудников, то проще все общие вопросы прописать в локальном акте, а индивидуальные детали — в дополнительном соглашении к трудовому договору. В локальном акте можно указать порядок и условия перевода на дистанционку, уточнить, какие расходы возмещает работодатель, какое имущество выдает, и другое. Также можно определить порядок электронного взаимодействия, сроки, в течение которых сотрудники должны подписывать электронные документы. В локальном акте необязательно дублировать положения, которые прямо указаны в Трудовом кодексе, например, по каким правилам работнику на дистанционке разрешено уходить в отпуск.

  • Нельзя прописывать условия, которые противоречат Трудовому кодексу. Компания не вправе указывать, что уволит работника, если он не выходил на связь в течение рабочего дня, ведь по действующему законодательству уволить можно, если нет связи в течение двух дней (ст. 312.8 ТК). Но если хотите дать больше времени на ответ, например три дня, укажите это в локальном акте.

Если в компании есть профсоюз, нужно учесть его мнение при утверждении локального акта. Если профсоюза нет, работодатель вправе самостоятельно утвердить документ. Работодатель может издать приказ об утверждении положения о дистанционной работе сотрудников и поручить руководителю отдела кадров ознакомить с положением работников. 

Образец положения о дистанционной работе и приказа об утверждении положения можете скачать в конце статьи.

Постоянная удаленная работа

Под постоянной удаленной работой понимают перевод сотрудника на дистанционку в течение всего срока действия трудового договора. Например, если он бессрочный, значит, работник всегда будет трудиться удаленно. 

  • Работодателю и сотруднику не нужны причины для перевода на дистанционную работу. Достаточно обоюдного согласия. Но нужно учитывать, что если заключили с сотрудником соглашение о переводе на постоянную удаленку, вернуть его в офис без согласия не получится. 

Для перевода компания оформляет дополнительное соглашение и соответствующий приказ. Если есть локальный акт, то прописывать все правила в дополнительном соглашении не нужно, сошлитесь на внутренний документ. В соглашении укажите только индивидуальные условия для работника. Например, график работы, если он отличается от графика работы других сотрудников или не указан в локальном акте. 

После того как работодатель и сотрудник подписали дополнительное соглашение, издается приказ. Унифицированной формы нет, поэтому составьте документ в свободной форме. В приказе укажите факт перехода на дистанционный формат, дату начала работы в этом формате и данные сотрудника. В графе «Основание» можно сослаться на дополнительное соглашение, заявление работника или инициативу работодателя. Сотрудника обязательно ознакомьте с приказом под подпись. Если он в этот момент уже работает удаленно, отправьте документ по электронной почте. Подтверждением будет ответ работника о том, что он ознакомлен с приказом, и скан-копия с подписью (ответ Роструда на вопрос № 146076 от 17.03.2021).

Образец приказа и дополнительного соглашения о переводе на дистанционную работу можете скачать в конце статьи.

В конце статьи есть шпаргалка

Временная удаленная работа 

До 1 января 2021 года Трудовой кодекс не предусматривал временный перевод на удаленку. Но теперь стало проще, так как такой формат работы закреплен официально (Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ).

Временная удаленная работа подразумевает перевод на срок, прописанный в договоре, но не более 6 месяцев. При этом нет ограничений по количеству периодов дистанционной работы в пределах этого срока (ответ Роструда на вопрос № 146323 от 21. 03.2021). 

Оформите с сотрудником дополнительное соглашение. Максимально детально укажите условия, при которых работник остается на удаленке или выходит в офис. Так получится избежать спорных ситуаций.

Издайте приказ о временной дистанционной работе. Основаниями могут выступать дополнительное соглашение и заявление работника о переводе на временную удаленку.

Образец приказа и дополнительного соглашения о переводе на временную дистанционную работу можете скачать в конце статьи.

Комбинированная удаленная работа 

Комбинированный формат предполагает, что сотрудник будет чередовать дистанционную и офисную работу. До 2021 года компании не могли заключать договоры на комбинированную работу, поэтому с сотрудниками оформляли трудовые договоры на работу в офисе, а по устному соглашению с работодателем сотрудник работал из дома. Теперь же можно комбинировать форматы официально (ст. 312.1 ТК). Условия можно прописать в трудовом договоре при найме сотрудника или в дополнительном соглашении с уже работающим специалистом.  

В дополнительном соглашении укажите дату, с которой сотрудник переходит на комбинированную работу, условия, когда он работает из дома, а когда в офисе. 

Курсы для кадровика

Повышение квалификации, профпереподготовка. Онлайн-тесты. Удостоверения и дипломы

Посмотреть программы

Например, по понедельникам компания проводит совещания в офисе, вам важно, чтобы специалист участвовал очно. Пропишите в трудовом договоре, что сотрудник работает в понедельник в офисе, а со вторника по пятницу из дома. Обозначьте, как организуете работу сотрудника из дома. Например, оплатите расходы на интернет и электричество, выдадите корпоративный ноутбук и другое. Некоторые работодатели вносят обязанность сотрудника присылать отчет о проделанной работе за месяц. 

Работодатель не обязан издавать приказ по Трудовому кодексу. Но переход на комбинированную работу с точки зрения бухучета — хозяйственная операция, поэтому нужен первичный учетный документ (Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06. 12.2011 № 402-ФЗ). Чтобы не было лишних вопросов от проверяющих, можно оформить приказ. 

Образцы приказа и дополнительного соглашения о переводе на комбинированную работу можете скачать в конце статьи.

Перевод на дистанционную работу в исключительных случаях

В исключительных случаях, когда есть угроза жизни или нормальным жизненным условиям населения, например катастрофа, эпидемия, несчастный случай на производстве, пожар (ст. 312.9 ТК РФ), компания вправе перевести работников на дистанционную работу. В такой ситуации для перевода на удаленную работу не нужно получать согласие работника и менять трудовой договор. Компания принимает локальный нормативный акт, в котором указывает обстоятельства перевода, список работников, которые уходят на удаленку, срок перевода, порядок организации труда сотрудников и порядок обеспечения их необходимым для работы.

Образец приказа о временном переводе на дистанционную работу в исключительных условиях вы найдете в конце статьи.

Компания должна ознакомить сотрудников с локальным актом. После того как будет исключен риск для жизни и здоровья населения, исчезнет причина перевода на удаленку, сотрудников нужно будет вернуть на их рабочие места в офис. Для этого нужно издать приказ об отмене режима удаленной работы в произвольной форме. Так как сотрудники работают удаленно, ознакомьте их с приказом путем рассылки писем на электронную почту с уведомлением о прочтении. Также можно опубликовать приказ на корпоративном портале компании, если такой есть. Если же есть сомнения в том, что сотрудник получил информацию, можно отправить СМС на номер телефона.

Образец приказа об отмене режима удаленной работы вы найдете вместе с остальными документами в шпаргалке.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  • Допсоглашение о переводе на временную дистанционную работу 654. 3 КБ

  • Допсоглашение о переводе на дистанционную работу 654.2 КБ

  • Допсоглашение о переводе на комбинированную работу 657.1 КБ

  • Положение о дистанционной работе 761.2 КБ

  • Приказ об утверждении положения о дистанционной работе 722 КБ

  • Приказ о переводе на временную дистанционную работу 723. 6 КБ

  • Приказ о переводе на дистант в исключительных обстоятельствах 730.5 КБ

  • Приказ о переводе на дистанционную работу 723.2 КБ

  • Приказ о переводе на комбинированную работу 722.1 КБ

  • Приказ о прекращении режима дистанционной работы 722.7 КБ

Скачать

Приказ о режиме работы школы в 2020-21 учебном году

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ЯРОСЛАВСКОЙ  ОБЛАСТИ

«ЯРОСЛАВСКАЯ ШКОЛА №38»

П Р И К А З

 

25. 08.2020                                                                                                                                                        № 01-10/297

О режиме

работы школы

в 2020-2021 уч. году

                Для четкой организации труда учителей и обучающихся

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Установить следующий режим работы школы с  1-9 классы  по пятидневной рабочей неделе.

     Начало занятий:

 

      – 8.00 – 8-9 классы.

      Приход детей в школу  – 7.50. (9 класс – вход №2; 8«А» – вход №4;  8 «Б» – вход №1).

 

     – 8.10  – 4 «А»,  6-7 классы

      Приход детей в школу  – 8.00. (6 класс – вход №1; 7 – вход №2;  4 «А» – вход №4).

     – 8.20 – 2 «А», 3 «А» классы.

      Приход детей в школу  – 8.10. (2«А» класс – вход №4; 3«А» – вход №1).

     – 8.30 – 2«Б», 3«Б», 4 «Б», 5 классы.

      Приход детей в школу  – 8.20. (5 класс – вход №1, 2«Б», 3 «Б» – вход №2, 4 «Б» – вход №4).

     – 8.40 – 1«Б», 1«В» классы.

      Приход детей в школу  – 8.30. (1«Б», 1«В» – вход №4).

   

     Уход обучающихся из школы после окончания уроков осуществляется следующим образом:

           1 «Б», 1 «В» – вход №4;

           2«А» класс – вход №4; 3«А» – вход №1;

           5 класс – вход №1, 2«Б», 3 «Б» – вход №2, 4«Б» – вход №4;

           4 «А» – вход №4;

           6 класс – вход №1; 7 – вход №2;

           9 класс – вход №2; 8«А» – вход №4;  8 «Б» – вход №1.

   Утвердить расписание звонков на уроки:

                    1 «Б», 1 «В»  классы                                                             2 «А», 3 «А» классы

(уроки и коррекционно-развивающие занятия)

1 урок                            8. 40-9.10                                                      1 урок                          8.20-9.00

2 урок                            9.40-10.10                                                    2 урок                          9.15-9.55

3 урок                            10.20-10.50                                                 3 урок                          10.10-10.50

4 урок                            11.10-11.40                                                 4 урок                             11.10-11.50                        

5 урок                            12.00-12.30                                                 5 урок                        12.15-12.40

6 урок                            12.50-13.20 

                                         

 2 «Б», 3 «Б» классы                                                                       4«А» класс

 

     1 урок                              8. 30-9.10                                                      1 урок                          8.10-8.45             

2 урок                            9.20-9.50                                                        2 урок                        9.10-9.50

3 урок                            10.10-10.50                                                    3 урок                      10.10-10.50

4 урок                            11.10-11.50                                                    4 урок                      11.10-11.45

5 урок                            12.00-12.40                                                    5 урок                       12.00-12.40

6 урок                            13.10-13.40                                                    6 урок                        12.50-13.30

 

 

 

 

 

            5, 4 «Б» классы                                                                6, 7  классы

 

     1 урок                              8. 30-9.10                                            1 урок                    8.10-8.45             

2 урок                            9.35-10.00                                            2 урок                   8.50-9.30

3 урок                            10.10-10.50                                          3 урок                 9.50-10.10

4 урок                            11.10-11.50                                          4 урок                10.50-11.30

5 урок                            12.00-12.35                                          5 урок                  11.40-12.15

6 урок                            12.50-13.30                                          6 урок                12.30-13.10

7 урок                            13.40-14.20

 

   8 «А», 8 «Б» классы                                                                           9 класс                                                                                                                 

 

     1 урок                              8. 00-8.35                                           1 урок                     8.00-8.35                                            

2 урок                            8.50-9.30                                              2 урок                   9.00-9.40          

3 урок                            9.50-10.30                                           3 урок                   9.50-10.30           

4 урок                            10.50-11.30                                         4 урок                   10.50-11.30           

5 урок                            11.40-12.20                                        5 урок                    11.40-12.20                           

6 урок                            12.30-13.10                                         6 урок                    12.30-13.10               

7 урок                            13.25-14.05                                        7 урок                         13. 25-14.05

 

 

  1. Закрепить учебный кабинет за каждым классом:

1«Б», 1«В» класс  – к. №5

     2«А» класс            – к. №6,           

     2«Б» класс           – к. № 2          

     3«А» класс             – к. № 34

     3«Б»  класс             – к. № 7

4«А» класс             – к. № 35

4«Б» класс              – к. №10

     5класс                     – к. № 32

     6класс                      – к. № 30

     7класс                      – к. № 37

     8«А» класс              – к. № 31

     8«Б» класс               – к. № 33

     9  класс                    – к. № 36

 

  1. Утвердить годовой календарный учебный график:

 

I четверть                           01.09-30.10                         8 недель  4 дня

Осенние

каникулы                             31.10-08.11                         9 дней

II четверть                         09. 11-29.12                         7 недель 2 дня

Зимние

каникулы                             30.12- 10.01                        12 дней

III четверть                        11.01-26.03                         10 недель 5 дней

Дополнительные

каникулы для первоклассников                            15.02-21.02                           7 дней

Весенние каникулы           27.03-04.04                        9  дней

IV четверть                        05.04-26.05                        7 недель 3 дня

Учебный год (с учетом праздничных дней)   –        34 недели   (2-11 кл.)

Учебный год                                                                 33 недели   (1 кл.)

Каникулы                                                                       30 дней

 

  1.    4.1. Рабочий день педагогов начинается за 15 минут до начала его уроков. Учитель 1-5 классов за 10 минут встречает обучающихся у входа, после термометрии ведет в гардероб, а затем в класс. После начала урока и до его окончания учитель и обучающиеся должны находиться в учебном помещении. Учитель не имеет права оставлять обучающегося без надзора в период учебных занятий и в перерывах, следующих за проведенным занятием.

   4.2. Учитель, ведущий последний урок, выводит детей этого класса в раздевалку и присутствует там до ухода из здания всех обучающихся. Выход обучающихся из здания осуществляется через закрепленные входы.

   4.3. Осуществлять медицинской сестре Филипповой А.В. при входе № 4, дежурному администратору при входе №1, вахтеру (охраннику)  при входе №2, контроль температуры тела сотрудников и обучающихся с обязательным отстранением от нахождения ОО лиц с повышенной температурой тела и с признаками инфекционных (респираторных, кишечных) заболеваний.

    4.4. Обеспечивать медицинской сестре Филипповой А.В. незамедлительную изоляцию обучающихся с повышенной температурой тела и с признаками инфекционных (респираторных, кишечных) заболеваний до прихода родителей (законных представителей) или до приезда бригады скорой помощи.

   4.5. Медицинской сестре Филипповой А.В. фиксировать данные в журнале учета и

 уведомлять директора о выявленных сотрудниках и обучающихся с повышенной   

 температурой тела и признаками ОРВИ и гриппа.

  1. Организовать дежурство учителей по школе в соответствии с графиком дежурства.

     Определить посты дежурных учителей:

            1 этаж – у библиотеки,  ГПД

            центральный вход – старший дежурный учитель

            2 этаж – у учительской, кабинетов № 31,35

     Дежурство учителей начинать за 20 минут до начала учебных занятий, заканчивать через 20 минут после окончания последнего урока.

  1. Определить посты учеников дежурного класса по школе:

     I этаж – ГПД, на лестнице, у библиотеки

     II этаж – у кабинетов № 31, 35, у учительской

Дежурство классов заканчивать отчетом дежурному администратору.

Ответственность за организацию дежурства возложить на старшего учителя.

  1. Производить генеральную уборку помещений школы  не реже одного раза в неделю.
  2. Учитель, ведущий последний урок, выводит  детей этого класса в раздевалку и присутствует там до ухода из здания всех учеников.

9. Утвердить с 01.09.20г.:

– расписание уроков на 2020-21 уч. г. (приложение № 1)

– расписание индивидуальных занятий на дому (приложение № 2)

– расписание занятий больничных классов (приложение № 3)

– расписание работы детских объединений дополнительного образования  (прил. № 4)

– режим работы ГПД (приложение № 5)

– режим работы сотрудников школы (приложение № 6)

– расписание логопедических занятий (приложение № 7)

– расписание занятий с психологом (приложение № 8)

– расписание занятий по развитию психомоторики и сенсорных процессов (приложение №9)

– расписание коррекционных курсов

– расписание по внеурочной деятельности

– режим учебных занятий обучающихся 1-х классов (приложение 10)

– перечень учебников, рекомендованных к использованию  (приложение № 11)

  на основании приказа Министерства Просвещения РФ №345 от 28. 12.2018г.

10. Время прихода и ухода с работы сотрудники школы фиксируют в журнале учета рабочего времени.

11. Утвердить следующий режим стирки полотенец и средств индивидуальной защиты:

заведующие мастерскими и кабинетами сдают в стирку заместителю директора по АХР полотенца – каждую пятницу, средства индивидуальной защиты – последнюю пятницу месяца.

12. Аттестация учащихся:

1«Б», 1«В»,2 «Б», 3 «Б», 4 «Б» классы – безоценочное обучение в течение всего учебного года

5 класс – безоценочное обучение в течение первой четверти, 2 «А» класс – в течении первого полугодия.

Аттестация:

 – по итогам четверти (3-9кл.).

  1. Категорически запрещается отпускать учеников с уроков на различные мероприятия (репетиции, соревнования) без разрешения директора или его заместителей по УВР.
  2. Проведение внеклассных мероприятий, а также пребывание учителей, сотрудников и учеников в здании школы допускается до 17.00.
  3. Учитель, ведущий последний урок в кабинете,  осматривает, выключает свет и закрывает кабинет. Сдает ключ дежурному и делает отметку в журнале.
  4. Запрещается допускать на уроки учеников в верхней одежде. Учителям запрещается оставлять верхнюю одежду в учебных помещениях.
  5. Курение учителей и учеников в здании школы и на территории категорически запрещается.
  6. Ведение дневников считать обязательным со 2 класса.
  7. Определить время приема пищи в соответствии с расписанием. Утвердить график посещения столовой.

Завтраки:

8.35 – 8.45 – 8«А», 8«Б» классы

8.45 – 9.00 – 4«А», 9 классы

9.00 – 9.15 – 2«А», 3«А» классы

9.15 – 9.35 – 1, 5, 4 «Б» классы

9.35 – 9.50 – 6, 7 классы

9.50 – 10.10 – 2«Б», 3«Б» классы;

Обеды:

11.45 – 12.00 – 4 «А» класс

12.00 – 12.15 – 2 «А», 3 «А» классы

12.15 – 12.30 – 6,7 классы

12.30 – 12.50 – 1, 4 «Б»,5 классы

12.50 – 13.10 – 2 «Б», 3 «Б» классы

13.10 – 13.25 – 8 «А», 8 «Б» классы

13.25 – 13.40 – 9 класс.

    Учителя, воспитатели сопровождают детей в столовую, присутствуют  при приеме пищи, делают записи в ведомости по питанию.

  1. Индивидуальное обучение на дому организовать в соответствии с Положением об индивидуальном обучении. Ответственность за организацию возложить на заместителя директора по УВР Смирнову М.Н.
  2. Ответственной за организацию питания Бардуковой А.А. организовать  выдачу сухих пайков учащимся, находящихся на индивидуальном обучении, ежемесячно.
  3. Посторонних лиц не допускать на уроки без разрешения директора.
  4. Категорически запрещается производить замену уроков по договоренности между учителями без разрешения администрации школы.
  5. Учителя, сотрудники школы обязаны своевременно ставить  в известность администрацию школы о начале и окончании больничного листа.
  6. Проведение экскурсий, походов, выходов в кино, театр и т.п. разрешается только после  издания соответствующего приказа по школе и проведенного инструктажа.                       

Ответственность за жизнь и здоровье детей при проведении подобных мероприятий несет  тот учитель, который назначен приказом директора.

  1. Дни отдыха учителям, воспитателям и другим сотрудникам  предоставляются по распоряжению директора в каникулярное время на основании письменного заявления.

 

Директор школы                                                                 Е.Г. Кислова

Рабочее время водителей: положение, учет, оплата, пример графика работы водителя

Профессия водителя связана с управлением автомобилем и другими транспортными средствами, то есть непосредственно источниками повышенной опасности. Кроме того, часто водитель несет ответственность не только за свою сохранность и сохранность транспортного средства, но и за жизни своих пассажиров и других участников дорожного движения. Поэтому данная профессия имеет свои особенности: права и обязанности работников этой сложной профессии и их работодателей установлены трудовым законодательством и отдельными положениями.

Положение о рабочем времени водителей

При установлении режима труда водителей работодателю необходимо руководствоваться положением, утвержденным приказом Минтранса России от 20 августа 2004 г. № 15 Положение об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей зарегистрировано в Минюсте 1 ноября 2004 года. Положением установлены определенные особенности режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей (исключения: водители, занятые на международных перевозках, а также работающие в вахтовой бригаде), работающих по трудовому договору на машинах, которые принадлежат компаниям зарегистрированным на территории России. Положение состоит из глав: общие положения, рабочее время и время отдыха.

Ненормированный рабочий день для водителей

Водителям стоит установить один из следующих режимов работы:

  • сменный режим работы;
  • деление рабочего дня на части;
  • ненормированный рабочий день.

Сменная работа – работа в несколько смен (две или более), когда сотрудники сменяют друг друга на рабочем месте в течение суток.

Деление рабочего дня на части необходимо ввести в случаях, когда интенсивность работы различается в течение дня. Чтобы рабочий день не был больше по времени установленных законодательством норм его день делят на части. Но и тут предусмотрены исключения: например, перерыв между частями рабочей смены водителей автобусов, которые работают на регулярных автобусных маршрутах, должен быть не позже чем через пять часов после начала работы.

Что такое ненормированный рабочий день для водителей? Ненормированный рабочий день – такой режим работы, согласно которому работники могут иногда быть привлечены к работе за пределами установленной для них длительности рабочего времени. Например, ненормированный рабочий день может быть установлен:

  • водителям легковых авто (как правило, персональным водителям), кроме машин-такси;
  • водителям машин экспедиций, которые заняты на геологоразведочных и других изыскательских работах.

Если в компании существует представительный орган работников, то решение об определении ненормированного рабочего дня должно быть установлено с учетом решения представительного органа. Это может быть профсоюз или другой представительный орган (например, совет трудового коллектива).

С учетом определенных особенностей работы водителей авто им можно установить как поденный (длительность работы еженедельно не меняется), так и недельный и суммированный учет рабочего времени. Если нормальная длительность работы ежедневно и даже еженедельно не может быть соблюдена, то стоит установить для водителей суммированный учет рабочего времени.

Работодатель обязан учитывать время, которое фактически отработано каждым водителем, в том числе для оплаты рабочего времени. Для этого стоит вести табель учета рабочего времени.

Перед началом рабочей смены, водителю необходимо заполнить и выдать путевой лист, который работодатель составляет по самостоятельно разработанной или установленной форме. По путевому листу можно установить, соблюдается ли режим рабочего времени и времени отдыха водителя, а также определить длительность фактически отработанного времени.

График работы водителя помогает отслеживать тахограф – устройство, которое обеспечивает непрерывную регистрацию маршрута движения машины, информацию о скорости, режиме труда водителя авто. Организации, которые ведут деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, должны оснащать их такими техническими средствами контроля. С 1 апреля 2015 года тахограф, предназначенный для регистрации соблюдения режима работы водителя, стал обязательным для коммерческого транспорта, а с 1 июля 2016 года запрещена эксплуатация транспорта, оснащенного техническими средствами, которые не обеспечивают регистрацию информации на картах тахографа.

График работы для личного водителя

Для личного водителя график работы целесообразнее всего установить в режиме ненормированного рабочего дня.

Ненормированный рабочий день устанавливается в случаях, когда:

  • требуется периодическая работа водителя, превышающая нормальную длительность рабочего времени;
  • труд водителя не поддается точному учету по времени;
  • работники распределяют рабочее время на свое усмотрение;
  • рабочее время работника делится на части различной неопределенной длительности.

Однако стоит учитывать, что работа в режиме ненормированного рабочего дня для личного водителя не означает, что его не касаются правила, которые определяют время начала и окончания работы, порядок учета рабочего времени и т.д. Работодатель должен вести точный учет отработанного рабочего времени, которое отработано фактически и отразить его в табеле учета рабочего времени.

Приказ об утверждении рабочего времени водителей

Приводим образец приказа об утверждении рабочего времени водителя в режиме ненормированного рабочего дня

Пример графика работы (сменности) водителей

Образец журнала учета ненормированного рабочего времени

В одной из наших статей, мы писали, что для учета рабочего времени сотрудников Госкомстатом России разработаны и утверждены две формы:


  • Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»;

  • Т-13 «Табель учета рабочего времени».

Отличаются они разделами и количеством полей для заполнения. Т-12 заполняется вручную, а Т-13 формируется автоматически. И тот и другой документ при передаче в бухгалтерию должен быть подписан ответственным лицом. Табель может быть бумажным или электронным. Для электронного понадобится электронная цифровая подпись.

Для учета дополнительных часов, предусмотренных трудовым договором, в рамках ненормированного рабочего дня унифицированного документа нет. Для этих целей руководство организации вправе самостоятельно разработать и утвердить нормативным актом документ учета. В компаниях с ненормированным рабочим днем отработанное время, как правило, фиксируется в журнале учета ненормированного рабочего времени.


Образец журнала


Что должен содержать

Типовой образец журнала содержит 7 столбцов. Все они обязательны для заполнения:


  1. 1. Порядковый номер.

  2. 2. Фамилия, имя, отчество сотрудника. Структурное подразделение компании, в котором он работает. Эту графу можно вынести отдельно.

  3. 3. Табельный номер. Это номер, который присваивается сотруднику при поступлении на работу и сохраняется за ним на всем протяжении его трудовой деятельности в данной организации.Табельный номер работника используется во всех бухгалтерских отчетных документах.

  4. 4. Причина привлечения к работе в ненормированном режиме. Как мы рассказывали в статье «Оформляем документально ненормированный график работы», основанием для привлечения сотрудника к внеурочной работе является приказ или распоряжение.

  5. 5. Дата выхода на работу.

  6. 6. Отработанное время.

  7. 7. Общая продолжительность рабочего дня.

Что можно добавить

В зависимости от требований бухгалтерии, таблица журнала учета может быть дополнена необходимыми графами. Например, можно выделить в самостоятельные ячейки:

Если график выхода во внеурочные часы утвержден внутренним нормативным документом, то в таблицу вносится факт неявки сотрудника и ее причина.


Как и когда подавать данные

Оплата труда работнику осуществляется два раза в месяц. Это закреплено в статье 136 Трудового кодекса РФ. Это значит, что данные по отработанным часам, в том числе в рамках ненормированного режима работы, должны передаваться в бухгалтерию каждые 15 дней. Периодом заполнения журнала является один календарный месяц. Журнал учета ненормированного рабочего времени, так же, как и стандартный табель учета, закрывается последним числом месяца. Закрывать раньше его не рекомендуется. Даже за два дня до окончания отчетного периода могут возникнуть обстоятельства, при которых работник не явился на работу: взял больничный или уехал в отпуск.

Так как журнал учета — это отчетный документ, согласно которому начисляется зарплата или дополнительный отпуск работнику с ненормированным рабочим днем, то он должен быть заверен подписью ответственного лица. Если учет ведется в электронной форме, то для заверения используется электронная цифровая подпись.

Как происходит оплата ненормированного рабочего дня, мы рассказывали в одной из наших статей. Как рассчитывается отпуск, мы писали здесь.


Письмо одобрения – Образец письма одобрения

Есть два разных типа разрешительных писем. Первый просто включает в себя одобрение чего-либо, хотя то, что это может быть, может сильно варьироваться. Например, работодатель может утвердить отпуск работника или местный орган власти может утвердить проект строительства на местной земле.

Второй тип письма-одобрения написано физическим лицом или организацией, чтобы получить одобрение чего-либо.Например, учитель может отправить письмо с одобрением в местный бизнес с просьбой разрешить пригласить большое количество студентов для производственной поездки. Также кто-то, завершающий диссертацию, может запросить разрешение на использование отрывков из опубликованной книги и направить издателю письмо с одобрением.

В каждом сценарии важно четко объяснить, что требуется, что утверждается и условия выполнения. Например, работодатель может предоставить сотруднику свободное от работы время, но с уменьшением заработной платы.

Образцы писем

Письмо о разрешении на отсутствие Образец

Мейбл С. Эш

3217 Grove Street
Huntington, NY 11743
Дорогая Мэйбл

С радостью сообщаю вам, что 30-дневный отпуск, который вы запрашивали ранее, был утвержден.

Начиная с 1 июля 2009 г., вы сможете брать 30 выходных подряд подряд, получая при этом 25% от вашей заработной платы. Перед отъездом вам необходимо будет обучить стажера для выполнения вашей работы в течение 3 дней.По завершении 30-дневного отсутствия вы вернетесь к работе в обычном режиме. Ваша полная зарплата возобновится в тот день, когда вы вернетесь на работу.

Все сотрудники Evergreen Corporation желают вам удачи в гуманитарной миссии на Кубу, и мы с нетерпением ждем вашего возвращения!
С уважением,

Джон Треливинг
Evergreen Corporation

Письмо-одобрение на выполнение работ.

Образец проекта

Уважаемый г-н.Арнольд,

Мы хотели бы поблагодарить вас за ваше предложение по проекту приюта для бездомных. После тщательного анализа мы решили предоставить вам разрешение на начало работы с 3 декабря 2013 года.

Перед началом внутреннего ремонта здания, пожалуйста, договоритесь о встрече в штаб-квартире Совета до 25 ноября, чтобы мы обсудили с вами некоторые детали. Для этого вы можете связаться с нами по телефону 303-555-0192 в рабочее время.

Мы считаем, что это ценное благотворительное мероприятие, которое значительно решит проблемы, связанные с бродяжничеством в нижнем восточном районе.Еще раз спасибо за предложение, и мы с нетерпением ждем сотрудничества с вами.


С уважением,

Крис М. Коулман
Департамент бизнеса

Письмо-разрешение на посещение предприятия Образец

Уважаемый господин,

ПИСЬМО О РАЗРЕШЕНИИ НА ПРОМЫШЛЕННЫЙ ВИЗИТ

Я прошу разрешения для учащихся начальной школы Саннивилля на участие в производственном визите на вашу фабрику 18 марта 2013 года. Как вы, возможно, знаете, ученики нашей школы совершали регулярные производственные поездки на фабрику в течение последних 10 лет, а учителя и родители согласны с тем, что наблюдение за производством вблизи – ценный опыт для детей.

Мы надеемся, что вы снова сможете провести экскурсию по различным помещениям для класса примерно из 30 человек. Я и двое других коллег также будут присутствовать, чтобы управлять детьми и помогать в обсуждениях.

Мы благодарны за вашу постоянную поддержку и надеемся на еще один успешный день.

С уважением.

Миссис Флетчер
Саннивилл Начальная школа

Письмо-одобрение на образец диссертации

Уважаемый PCV Press,

Я пишу, чтобы запросить разрешение на использование отрывков из одной из ваших книг в моей магистерской диссертации в Лексингтонском университете в Кентукки.В диссертации исследуются необработанные сотрясения мозга в спорте, а в книге Уильяма Фишера «Пьяный удар», PCV Press, 1985, есть несколько особенно полезных отрывков. Они находятся на страницах 11, 34 и 302.

Я прошу одобрения цитат с этих страниц, которые будут использоваться во всех редакциях моей диссертации (завершение ожидается к июлю 2013 года), а также для потенциальной будущей демонстрации этой работы в библиотеке Университета.

Если вы сочтете этот запрос приемлемым использованием вашей публикации, подпишите это письмо и верните его в предоставленном конверте.

Я очень ценю ваше время.

С уважением,
Молли Хендерсон

НАСТОЯЩИМ УТВЕРЖДАЮ ВЫШЕ ЗАПРОС

подписано / датировано /

Пресс PCV

Письмо-одобрение для арендатора

Perkins Condo Association в соответствии с положениями описанного Устава Вашингтона одобрила г-на Р. Дж. Росса аренду кондоминиума 362 в комплексе Perkins Luxury Condominium.

Сертификат предоставил:

Г-н Хеммингуэй
Член Совета директоров

Подпись / Дата

Подпись арендатора / Дата

Письмо-одобрение для родителей

Уважаемый родитель или опекун,

Ваш ребенок был выбран случайным образом для участия в программе наставничества Happy Bees в Titan Elementary. Программа объединяет их с полностью проверенным взрослым наставником, который вызвался обучать их по предметам, выбранным учителями вашего ребенка, и предлагать дружбу и поддержку в течение всего учебного дня, чтобы укрепить уверенность ребенка.

Следует подчеркнуть, что ваш ребенок не был выделен как нуждающийся в какой-либо специальной или дополнительной помощи, однако мы считаем, что индивидуальный опыт принесет ему большую пользу и позволит нам оценить сильные и слабые стороны программы. По мере прохождения программы их учителя будут отмечать любое повышение академической успеваемости по сравнению с их текущими средними показателями. Эти данные будут собираться для внутренней оценки программы и не будут публиковаться.

Программа вполне может стать доступной для всех в будущем, и участие вашего ребенка имеет решающее значение в определении этого.
Если вы считаете, что это может принести пользу вашему ребенку и получению образования в Titan Elementary, рассмотрите возможность предоставления вашего разрешения в форме ниже, и менеджер программы свяжется с вами в ближайшие дни. Вы можете отозвать свое согласие в любое время, если передумаете.

Благодарю за внимание. Мы надеемся, что Happy Bees принесут большую пользу всем участникам.
С уважением,

Мистер Роджер Парди
Директор школы

Требуется одобрение Образцы предложений: 441 образец

Требуется одобрение .Арендатор не имеет права вносить какие-либо изменения, установки, изменения, замены, ремонты, дополнения или улучшения в или в (или которые мешают) структурным элементам Здания, Сдаваемым в аренду Помещениям или Системам (далее определенным) без предварительного письменного согласие Арендодателя, которое может быть предоставлено или отказано по собственному усмотрению Арендодателя. Арендатор не имеет права вносить какие-либо неструктурные, несистемные или косметические изменения, изменения, замены, ремонты, дополнения или улучшения в сдаваемых в аренду Помещениях или любой их части без предварительного письменного согласия Арендодателя, такое согласие не должно быть необоснованным. удержано.Все планы и спецификации Арендатора должны быть представлены Арендодателю для предварительного утверждения. Все инженерные планы и спецификации Арендатора должны быть подготовлены за счет Арендатора назначенным инженером Арендодателя. Арендодатель может, среди прочего, обусловить свое согласие соглашением Арендатора с тем, что любые улучшения строительства, требуемые каким-либо государственным органом в результате работы Арендатора, либо в Урезанном Помещении, либо в любой другой части Здания или Комплекса, будут оплачены. для Арендатора заранее.Арендатор не имеет права устанавливать какое-либо оборудование любого рода или характера, которое потребует или может потребовать внесения каких-либо изменений, замен или дополнений в систему водоснабжения, водопроводную систему, систему отопления, систему вентиляции, систему кондиционирования, системы подачи, возврата или управления, принадлежащие Арендодателю. система (-ы) данных или электрическая система Сданного Помещения или Здания (совместно именуемые «Системы»), а также не устанавливать или использовать какие-либо блоки кондиционирования воздуха, двигатель, котел, генератор, оборудование, нагревательный блок, плиту, воду. охладителя, вентилятора, радиатора или любого другого аналогичного оборудования, а также не изменять или вмешиваться в работу любой из Систем без предварительного письменного согласия Арендодателя, которое может быть предоставлено или отклонено по собственному усмотрению Арендодателя.Любое вспомогательное оборудование для кондиционирования воздуха, которое Арендатор может пожелать установить в Демизированном Помещении, должно быть подключено к коммерческой системе водоснабжения конденсатора Здания, если таковая имеется, и Арендатор должен оплачивать Арендодателю разумные сборы, которые Арендодатель время от времени устанавливает за использование. промышленной конденсаторной системы водоснабжения Здания. Арендатор не имеет права изменять Системы или вмешиваться в их работу без предварительного письменного согласия Арендодателя и только по указанию Арендодателя. Арендодатель может обусловить свое согласие оплатой всех расходов Арендатором…

Процесс утверждения заказа на закупку (PO) и рабочий процесс утверждения

Бонусный материал: шаблон процесса утверждения покупки

Вы испытываете трудности с настройкой эффективного процесса утверждения заказа на закупку?

Может быть, вы прочитали несколько статей, в которых говорится, что настройка процесса утверждения покупки займет всего 5 минут, но вы все еще не знаете, с чего начать?

Или у вас уже есть процесс утверждения покупки, который больше не работает для вас.

В этой статье мы рассмотрим 4 распространенных шаблона, которые вы можете использовать для настройки эффективного процесса утверждения покупки. Загрузите шаблон процесса утверждения покупки, а затем, читая его, настройте его в соответствии с потребностями вашей компании.

Многим компаниям сложно наладить эффективный процесс утверждения, результат…

У вас долгий бюрократический процесс, и каждый сотрудник компании ненавидит его!

Если вы правильно настроили процесс, время цикла утверждения вашего заказа на поставку должно выглядеть следующим образом:

Это означает, что 80% запросов утверждаются в течение часа, а остальные – более часа.

Если текущий цикл выглядит иначе, не беспокойтесь…

Мы расскажем все, что вам нужно знать о процессе утверждения заказа на поставку. В частности,

• Мы рассмотрим основы этапов цикла покупки. Не стесняйтесь пропустить это, если вы уже являетесь профессионалом в области закупок!

• Как настроить процесс утверждения покупки с максимальной эффективностью.

• Подводные камни, которых следует избегать, и способы измерения эффективности процесса утверждения заказа на поставку.

• Стандартные шаблоны рабочего процесса заказа на поставку.

Прежде чем двигаться дальше, загрузите шаблон процесса заказа на закупку, нажав кнопку под

, затем проследите за тем, какой шаблон процесса утверждения лучше всего соответствует вашим потребностям.

1. Процесс утверждения заказа на закупку – разные категории, другой процесс

Проблема с настройкой рабочего процесса состоит в том, что это не однократный процесс, подходящий для всех типов закупок в организации.

Например, покупка ИТ требует другой настройки процесса утверждения, тогда как покупка канцелярских товаров требует другой настройки процесса.

Другими словами, для первого требуется более сложный рабочий процесс, а для второго – очень простой процесс утверждения.

Наличие разных категорий закупок усложняет процесс утверждения заказа на закупку, и мы рассмотрим это подробно здесь.

Гибкий механизм рабочего процесса ProcureDesk может помочь вам в кратчайшие сроки реализовать заказ на поставку и процесс соответствия.Если вы хотите увидеть автоматизацию закупок в действии, щелкните здесь, чтобы запланировать демонстрацию.

2. Аудит текущего процесса закупок

Когда наши клиенты внедряют ProcureDesk, мы всегда начинаем с вопроса – зачем вам нужен процесс утверждения закупок?

Мы слышим общие ответы, например,

• Нам нужно контролировать свои расходы и нам нужна соответствующая авторизация.

• Мы готовимся к росту, и нам нужен процесс с точки зрения соблюдения нормативных требований.

Каким бы ни был ваш желаемый результат, вы должны иметь возможность убедиться, что процесс соответствия работает.

Для этого вам необходимо разработать процесс с учетом простоты аудита. Хорошо спроектированный процесс прост и должен легко поддаваться аудиту, чтобы вы могли проводить аудит транзакций и гарантировать, что введенные средства контроля работают.

Как работает процесс заказа на закупку?

Если вы не знакомы с процессом заказа на закупку, мы рассмотрим краткий обзор процесса заказа на закупку здесь

Если вы знакомы с процессом, не стесняйтесь перейти к следующему разделу

Заказ на поставку – это коммерческий документ между покупателем и продавцом.

Покупатель создает заказ на поставку и отправляет его продавцу в качестве официального предложения продавцу о покупке товаров или услуг, продаваемых продавцом.

Затем продавец подтверждает ЗП и связанные с ним условия или противоречит условиям своими собственными условиями.

После того, как продавец принимает ЗП, покупка становится юридически обязательной между покупателем и продавцом, которая регулируется условиями контракта и условиями отдельного ЗП.

Итак, как начинается процесс заказа на поставку

Обратите внимание, что мы описываем идеальный процесс закупок, он может существовать или не существовать в вашей компании, в зависимости от зрелости вашей организации.

Например, если вы стартап, у вас может вообще не быть процесса заказа на поставку, и все ваши покупки совершаются по кредитным картам, или вы просто оплачиваете счета напрямую.

В идеальном сценарии шаги следующие:

1. Идентификация потребности

Любая покупка начинается с определения потребности в покупке. Например, вам надоело создавать заказы на покупку в шаблоне Excel, и вы ищете способы автоматизировать процесс покупки.

Потребность может быть вызвана увеличением производительности или уменьшением количества ошибок в процессе.

Итак, в приведенном выше примере необходимо найти систему заказов на закупку для автоматизации процесса закупок.

На этом этапе вы, вероятно, захотите задокументировать свои требования. В этом случае ключевые особенности системы закупок.

2. Определите поставщиков

Продолжим приведенный выше пример. Поскольку вы ищете систему для автоматизации процесса закупок, следующим шагом будет определение базы поставщиков и тех, кто может предложить решение для автоматизации закупок.

Вы можете посмотреть отраслевые отчеты или просто погуглить, чтобы начать процесс оценки поставщиков. Процесс оценки поставщика может быть простым, включая просмотр нескольких демонстраций продуктов или выполнение подробного анализа с помощью процесса RFP (запроса предложения).

3. Полномочия на закупку

После того, как вы определили поставщика, следующим шагом будет получение разрешения на закупку, также называемого утверждением бюджета.

В зависимости от суммы покупки и других переменных для этого может потребоваться разрешение от высшего руководства или главы отдела.

4. Подготовьте заказ на покупку

Этот шаг включает создание заказа на закупку и его утверждение.

Некоторые компании уже автоматизировали процесс закупок, так что это не событие. Однако, если у вас есть ручной процесс, например, электронные таблицы, то для создания заказа на поставку потребуется некоторое время.

5. Отправьте заказ на поставку поставщику

После создания заказа на поставку вы собираетесь отправить его поставщику.Покупка может быть передана поставщику разными способами, наиболее распространенным из которых является электронная почта. Мы также видели, что некоторые компании все еще используют факс для отправки заказа на поставку поставщику.

6. Подтверждение заказа поставщиком.

Основная цель подтверждения поставщика заключается в том, чтобы поставщик подтвердил, соответствуют ли они требованиям заказа на поставку.

Этот шаг важен, потому что вы можете избежать каких-либо сюрпризов в будущем, с точки зрения недоставки или изменения цен, если заказ уже подтвержден.

Обратите внимание, что не все покупки должны проходить через эти шаги. Например, для канцелярских товаров – вам не нужно указывать поставщика.

Благодаря эффективному процессу утверждения покупки вы можете контролировать расходы и получать лучшую наглядность, не становясь узким местом для утверждения покупки. Вы можете добиться этого за счет общей подотчетности и прозрачного процесса. Запланируйте демонстрацию, и мы покажем вам, как реализовать высокоэффективный процесс утверждения покупки.

3.Настройка процесса утверждения заказа на закупку – с чего начать

Давайте теперь посмотрим, как настроить процесс утверждения заказа. Прежде чем вы сможете выбрать оптимальный процесс утверждения заказа на поставку, вам необходимо лучше понять различные переменные в процессе закупки.

Понимание ваших расходов поможет вам разработать оптимальный и эффективный процесс утверждения.

Что вам нужно знать перед началом работы?

Категории закупок

Одна из самых больших ошибок, которую допускают компании при разработке рабочего процесса заказа на закупку, заключается в том, что они считают, что все категории покупок следуют схожему процессу.

Универсальный размер здесь не работает, мы объясним это на нескольких примерах. Однако вы можете разделить свой рабочий процесс на четыре шаблона процесса утверждения.

См. Общие шаблоны процессов утверждения.

Однако это очень важный или недооцененный процесс всего процесса утверждения заказа на поставку.

Просматривая свои прошлые покупки, вы можете лучше понять, что покупает ваша компания и что в настоящее время проходит процесс утверждения заказа на покупку.

Давайте возьмем пример гипотетической производственной компании, покупка включает

• Сырье для производства продукции, которую продает компания.

• Расходные материалы для выполнения операций, например, материалы.

• Расходы на ИТ – Аппаратное и программное обеспечение.

• Общие расходы, такие как канцелярские товары.

• Прочие расходы на маркетинг и продажи, такие как реклама и обучение продажам.

Это не полный список, но он должен помочь вам начать работу.

В следующем разделе мы обсудим, как использовать категории для настройки рабочего процесса заказа на покупку.

Средняя сумма затрат

Когда дело доходит до настройки рабочих процессов утверждения, общий подход заключается в настройке процесса проверки на основе суммы покупки покупки.

Однако как вы решаете, какая сумма должна быть утверждена на каком уровне в компании?

Большинство людей выбирают число из воздуха или из так называемых лучших практик.

Например, менеджер может утвердить до 10 000 долларов. Это звучит как хороший подход, но что, если ваша средняя сумма заказа на покупку превышает 10 000 долларов?

В этом случае все ваши покупки должны быть одобрены высшим руководством, что приводит к задержкам в процессе.

Итак, чтобы разработать процесс утверждения на основе фактов, давайте рассмотрим историю покупок по всем направлениям за последний год.

Нарисуйте колоколообразную кривую, чтобы понять распределение расходов по количеству транзакций.Мы будем использовать эти данные в следующем разделе для рабочего процесса и дизайна.

Подотчетность и контроль

Какой уровень подотчетности и контроля должно быть у руководителей нижнего и среднего звена в компании?

Некоторые компании предпочитают, чтобы менеджеры среднего звена имели больше полномочий для более быстрого принятия решений.

Итак, если культура вашей компании дает менеджерам среднего звена больше полномочий для обеспечения подотчетности, то процесс необходимо разрабатывать с учетом этого.

Однако, если высшее руководство предпочитает иметь больший контроль над покупками, это необходимо учитывать при разработке процесса.

Здесь нет правильного или неправильного ответа, процесс утверждения должен отражать реальность на местах.

Мы можем немного растянуть здесь, но процесс утверждения действительно отражает культуру компании.

Цели процесса – эффективные или бюрократические?

Вы хотите, чтобы процесс был эффективным или сложным и бюрократическим, когда каждая покупка должна проверяться 4 разными группами?

Эти параметры являются взаимоисключающими, иными словами, у вас может быть либо эффективный процесс, либо другой способ.

Эффективные процессы просты по замыслу, а не сложны.

4. Блок-схема процесса заказа на закупку – общие и необычные подходы

Итак, у вас есть все данные, давайте посмотрим, как вы можете использовать эту информацию для разработки эффективного и действенного потока заказов на закупку.

Если вы еще этого не сделали, загрузите шаблон процесса утверждения

, а затем используйте информацию из следующих разделов, чтобы оптимизировать процесс утверждения покупки.

С точки зрения дизайна есть несколько соображений, и мы рассмотрим их в следующих разделах.

Рабочий процесс на основе суммы

Очень распространенный подход – разработать рабочий процесс на основе общей суммы заказа на поставку. Этот подход имеет смысл, потому что он обеспечивает базовое утверждение или авторизацию расходов до того, как заказы на покупку могут быть отправлены поставщику.

В приведенном выше разделе мы рассмотрели среднюю сумму покупок за последние 6–12 месяцев. Теперь мы будем использовать эту информацию для разработки рабочего процесса для процесса утверждения заказа на поставку.

Вы можете использовать принцип Парето, чтобы понять распределение текущих закупок и последовательность операций.

Поясним на примере.

Допустим, ваши средние затраты на заказ на покупку составляют 10 000 долларов США. Итак, вы решаете использовать 10 000 долларов в качестве порога, выше которого требуется одобрение высшего руководства.

Не стоит останавливаться на достигнутом.

Теперь используйте это правило и примените это правило к проводкам по заказам на закупку за последние 12 месяцев. Посмотрите, сколько транзакций потребует одобрения высшего руководства.

В идеале это число должно составлять менее 20% транзакций.

Если больше, отрегулируйте порог.

Цель состоит не в том, чтобы высшее руководство утверждало все заказы на закупку.

С точки зрения расходов, это должно быть отменено.

Таким образом, используя Парето, высшее руководство должно одобрять только до 20% транзакций, что составляет 80% или более расходов.

Рабочий процесс на основе категорий

Второй подход к разработке рабочего процесса заключается в настройке рабочего процесса на основе категории покупки.

Обычно компании устанавливают только один рабочий процесс для всех категорий.

Итак, покупаете ли вы канцелярские товары или оборудование на миллион долларов, процесс утверждения одинаков.

Допускается, что согласование капитальных вложений уже выполняется в автономном режиме, а утверждение через систему – это просто формальность.

Однако разные категории имеют разные потребности, и вам следует настроить процесс утверждения соответственно.

Давайте объясним на примере

Для канцелярских товаров не требуется дополнительного утверждения, если вы не ведете инвентаризацию обычных канцелярских товаров.

В этом случае вам может потребоваться, чтобы последний утверждающий был менеджером офиса, чтобы он мог решить, можно ли выполнить элемент из существующего инвентаря или его необходимо заказать у поставщика.

Большинство групп стратегического снабжения организованы по категориям, поэтому, если вы хотите, чтобы закупки проверяли нестандартные закупки, рекомендуется направлять заявки на основе категории закупок.

Другим примером могут быть ИТ-закупки.

ИТ-отдел может захотеть проверить покупки, чтобы убедиться, что они соответствуют ИТ-стандартам. Например, если ваша ИТ-команда поддерживает только операционную систему Windows, вы не хотите, чтобы сотрудники покупали Mac.

Выше приведены некоторые примеры, в которых имеет смысл рабочий процесс утверждения на основе категорий.

Вам следует просмотреть историю своих покупок и историю утверждений, чтобы решить, требуются ли такие утверждения.

Потребности собственника бюджета?

Другой распространенный подход состоит в том, чтобы распорядитель бюджета проверял закупки перед их отправкой поставщику.

Первый вопрос, который нужно задать: кто является владельцем бюджета?

Это лицо, ответственное за отдел, или кто-то в финансовом отделе, который наблюдает за бюджетами и планированием?

На наш взгляд, это должно быть лицо, ответственное за работу отдела. В конце концов, они несут ответственность за конечный результат.

После того, как вы определили, кто является владельцем бюджета, вам нужно определить, когда им нужно одобрить покупку?

Например, должны ли они одобрять все или они должны одобрять покупки сверх определенного порога?

В конце концов, вам нужно найти баланс между необходимостью контроля и эффективностью процесса.

В идеале, владельцы бюджета должны проверять статьи, превышающие пороговое значение, и должны привлекаться финансовые средства на случай, если покупка превышает бюджет.

5. Процесс утверждения заказа на закупку – шаблон

До сих пор мы обсуждали необходимость различных типов рабочих процессов. В этом разделе мы рассмотрим некоторые распространенные шаблоны процесса утверждения заказа на покупку.

Вы можете комбинировать один или несколько из этих шаблонов вместе, чтобы получить идеальный рабочий процесс.

Процесс утверждения менеджером по персоналу

Наиболее распространенным шаблоном, используемым для утверждения заказа на поставку, является утверждение менеджера или следующего лица в иерархии отчетности.

Процесс работает следующим образом

1. Для каждой покупки требуется как минимум один утверждающий. Независимо от суммы. Идея состоит в том, чтобы иметь базовый контроль, чтобы гарантировать, что второй человек всегда проверяет покупку.

2. Второй аспект этого рабочего процесса – это порог утверждения. Так, например, старший менеджер может утвердить только до 100 000 долларов. Затем все, что выше, должно быть отправлено следующему лицу в иерархии отчетности.

Итак, подведем итог: есть два аспекта процесса утверждения менеджером по персоналу

1.Утверждение менеджером лица, создавшего заказ на поставку.

2. Порог утверждения, определяющий, сколько людей в иерархии должны одобрить покупку.

Процесс утверждения на основе категорий

Шаблон на основе категорий обычно используется в сочетании с потоком процесса менеджера по персоналу, описанным выше.

Целью рабочего процесса на основе категорий является дополнительный анализ покупки в зависимости от категории покупки.

Мы рассмотрим несколько распространенных примеров, когда процесс утверждения на основе категорий используется в сочетании с утверждением менеджера по персоналу.

ИТ-оборудование является хорошим примером рабочего процесса на основе категорий.

Например, физическое лицо в компании хочет приобрести новый компьютерный монитор.

Ваша ИТ-команда разработала специальный стандарт для мониторов.

Таким образом, при наличии рабочего процесса на основе категорий любое приобретенное ИТ-оборудование может быть проверено ИТ-отделом на предмет соответствия стандарту.

Другой пример – Программное обеспечение. ИТ-отдел может иметь корпоративные лицензии на программное обеспечение для повышения производительности, такое как Microsoft Office. Обзор перед покупкой может помочь определить любую мошенническую покупку.

Утверждение владельцев бюджета

Как следует из названия, этот рабочий процесс утверждения основан на владельце бюджета.

Владельцем бюджета может быть человек, который возглавляет отдел, или владелец может быть руководителем финансовой группы, назначенным для этого отдела.

Первая и самая главная цель владельца бюджета – убедиться, что до совершения покупки вы проверили, достаточно ли у вас бюджета, выделенного для этой покупки.

Теперь вам нужно делать это при каждой покупке?

Ответ: например, нет – вы не хотите, чтобы покупка бумаги для печати утверждалась владельцем бюджета.

Однако вы хотите, чтобы крупные покупки одобрялись владельцем бюджета.

Мы рекомендуем следующий шаблон

1. Установите пороговое значение для утверждения владельцем бюджета

2. Настройте категории для утверждения владельцем бюджета, не все покупки должны идти на утверждение.

3.Кроме того, вы можете подумать об исключениях – например, если оставшийся бюджет меньше суммы заказа на покупку, владелец бюджета должен это проверить.

Проверка закупок

Проверка закупок применяется только при наличии группы закупок.

Этот рабочий процесс можно использовать в сочетании с процессом утверждения HR. В идеале покупка должна быть первым шагом в иерархии утверждения.

Прежде всего, это процесс проверки, а не утверждения.

Утверждение покупки всегда исходит от отдела, бюджет которого расходуется.

Цель проверки закупки – убедиться, что покупка совершена у предпочтительного поставщика и что мы получили конкурентоспособные цены на покупку.

Если вы только начинаете с автоматизации закупок и настраиваете процесс утверждения, мы рекомендуем не добавлять обзор закупок в первый день. Это сделает процесс долгим, и некоторые заинтересованные стороны могут пожаловаться на чрезмерный надзор .

Тем не менее, если вы хотите настроить процесс проверки покупок, вот рекомендации.

1. Отсутствие проверки закупок для позиций каталога

Если у вас уже есть каталоги с предпочтительными ценами, нет необходимости в закупке для повторного просмотра заявок.

2. Установите порог для проверки покупок

Не каждую покупку нужно проверять при покупке. Итак, прежде всего, важно определить, почему вам нужно совершить покупку, чтобы просмотреть покупки.

Возможно, вы хотите, чтобы отдел закупок согласовывал цену для любых нестандартных покупок или товаров, для которых у вас нет предпочтительной цены.

Возможно, вы захотите, чтобы отдел закупок проверял заказы на предмет заполнения данных.

В идеале у вас должна быть система закупок, обеспечивающая большую часть соответствия – как соответствие данных, так и процесс утверждения заказа на закупку.

, если у вас нет системы закупок, установите порог утверждения и просмотрите все при покупке.

В чем разница между проверкой покупки и утверждением покупки?

Проверка выполняется, чтобы убедиться, что заказ завершен, и это единственный раз, когда вы отклоняете заказ, когда данные заказа не завершены.

Утверждения, с другой стороны, служат в качестве контроля, гарантирующего, что покупка будет направлена ​​предпочтительным поставщикам с предпочтительными ценами.

6. Зачем настраивать процесс утверждения заказа на закупку?

Если вам интересно, каковы преимущества утверждения заказа на поставку, давайте коснемся некоторых ключевых преимуществ процесса утверждения.

Контроль затрат

Очевидное преимущество – контроль затрат.

Поскольку вы разрешаете все покупки до отправки заказа на поставку поставщику, вы контролируете, должны ли происходить расходы или нет.

Благодаря эффективному контролю затрат вы можете избежать определенных расходов, потому что либо покупка не нужна, либо ее можно осуществить другими способами.

Например, вы заказываете товар, который уже находится на складе, потому что заказчик не знает об этих товарах.

Видимость требований к оборотному капиталу

Одна из проблем, связанных с покупками, не основанными на заказе на поставку, заключается в том, что, хотя процесс происходит быстро, вы не знаете о расходах и связанных с ними обязательствах, пока не получите выписку по кредитной карте или поставщика счет-фактура появляется.

Это серьезная головная боль, если вы отвечаете за казначейскую функцию или контролер компании.

Итак, как это исправить в процессе утверждения?

Обеспечивает мгновенную видимость расходов и связанных с ними обязательств.

Вы знаете не только, что было одобрено для покупки, но и то, что находится в процессе утверждения.

Поскольку у вас есть один процесс для всех покупок, вы можете легко выяснить, что обрабатывается, а что находится в процессе заказа.

Вы также можете увидеть заказы на закупку, которые все еще создаются и не вводятся в процесс.

Что еще более важно, с течением времени вы можете легко прогнозировать тенденции на основе истории покупок и привязки ваших покупок к контрактам.

Более быстрое закрытие на конец месяца для A / P

Одной из проблем для группы A / P является согласование счетов-фактур с заказами на поставку.

Даже если у вас есть процесс заказа на покупку, который выполняется вручную, возможно, что все заказы на покупку не находятся в одном месте.

С помощью процесса утверждения заказа на поставку вы гарантируете, что все заказы на поставку проходят один общий процесс, и что все заказы на поставку легко найти в одном месте.

Вы можете изменить шаблон утверждения на основе HR (щелкните ниже, чтобы загрузить), чтобы добавить дополнительный финансовый уровень.

Если у вас есть процесс утверждения заказа на поставку, вы также должны убедиться, что поставщики упоминают заказ на поставку в счете-фактуре.

Таким образом, когда группы A / P получают счет, они знают заказ на покупку, по которому им нужно его индексировать.

Этот процесс можно дополнительно оптимизировать, используя одну систему для процесса закупки для оплаты.

7. Оптимизация процесса утверждения заказа на закупку [Распространенные ошибки, которых следует избегать]

При разработке процесса закупки исходите из предположения, что процесс не будет идеальным в первый же день.

Вам следует постоянно искать отзывы и работать над улучшением процесса.

Сказав это, вот несколько передовых практик или распространенных ошибок, которых следует избегать при настройке процесса.

Разработка сложной покупки

При разработке процесса впервые постарайтесь сделать его минимальным и простым.

Со временем вы можете добавить больше шагов, чтобы сделать процесс более всеобъемлющим.

В предыдущем разделе мы говорили о различных типах рабочих процессов (HR, категория, закупки), которые вы можете использовать при разработке оптимального рабочего процесса.

Мы не рекомендуем добавлять все эти шаги в первый день.

Процесс утверждения закупок должен развиваться с течением времени по мере развития функции закупок, а также внедрения закупок в организации.

Если вы только настраиваете процесс утверждения покупки, вот несколько рекомендаций.

1. Установите минимальный рабочий процесс – например, все покупки должны быть одобрены хотя бы одним человеком.

2. Имейте четкие инструкции для конечных пользователей . Например, все покупки на сумму свыше 10 000 долларов должны быть одобрены директором департамента.

После того, как основной процесс заработал, вы всегда можете добавить к нему дополнительные шаги.

Взгляните на автоматизацию процесса утверждения покупки, чтобы пользователям не приходилось помнить, кто должен утверждать покупку.

Слишком много одобрений руководства

Наряду со сложным процессом утверждения покупки, следующей распространенной ошибкой, которую мы видим, является серия одобрений руководства.

Вопрос, который вы должны задать, – какова цель утверждения руководством?

• Нужно ли контролировать расходы, обеспечивая проверку всех покупок высшим руководством?

• Обеспечивает ли руководство осведомленность обо всех крупных закупках, чтобы в дальнейшем не было сюрпризов?

Это наиболее частые цели настройки рабочего процесса управления.

Какой бы ни была ваша цель, проблема с одобрением руководства состоит в том, что на это нужно время.

CXO компаний заняты развитием бизнеса, а не сидят без дела в ожидании утверждения заказов на закупку.

В большинстве случаев утверждения в любом случае делегируются исполнительным администраторам, поэтому мы в любом случае не думаем, что это эффективно.

Если вы хотите настроить утверждения руководства, установите более высокий порог для утверждений руководства.

Вы можете легко определить порог на основе истории покупок, сосредоточив внимание на 20% (или меньше) транзакций, которые составляют 80% расходов.

Это всего лишь руководство, но идея здесь состоит в том, чтобы гарантировать, что только минимальные и наиболее важные заказы на закупку утверждаются руководством.

Реализовать и забыть

Да, мы уделяем слишком большое внимание этому моменту, но чтобы убедиться, что процесс утверждения покупки служит своей цели, вы должны постоянно следить за эффективностью процесса покупки.

Мы рекомендуем ежеквартально проверять процесс для измерения эффективности, а затем вносить соответствующие коррективы.

Объективным способом измерения эффективности рабочего процесса закупок является расчет времени непрерывного цикла для заказа на поставку и составление отчета о нем.

Время цикла заказа на поставку = [Дата и время отправки заказа на поставку поставщику] – [Дата и время создания заявки]

При измерении времени цикла разделите данные на периоды затрат. Заказы на покупку с большими суммами могут занять больше времени из-за одобрения руководства.

Качественный или субъективный способ измерения эффективности рабочего процесса – это спросить конечных пользователей.

Например, вы можете спросить некоторых опытных пользователей – как проходит процесс утверждения?

Это просто или сложно?

На основании количественной и качественной обратной связи, соответственно, скорректируйте рабочий процесс.

8. Обеспечение возможности аудита процесса закупок

Есть ли у вас отдел внутреннего аудита? Или вы привлекаете внешних аудиторов для проверки основных средств контроля?

Если вы ответили утвердительно на любой вопрос, то вам необходимо разработать процесс утверждения с учетом требований аудитора.

Если ответ отрицательный, по-прежнему рекомендуется разработать процесс, который легко проверять, чтобы в более позднее время, когда вам нужно предоставить данные аудиторам, они были легко доступны

Ниже приведены некоторые ключевые элементы, которые ищут аудиторы

Контрольная документация

Основная предпосылка любого аудиторского мероприятия – определить, работают ли средства контроля так, как задумано.

Излишне говорить, что процесс утверждения покупки должен быть хорошо документирован.

Ваша политика закупок должна быть единственным местом, где должны быть задокументированы средства контроля.

Если в настоящее время у вас нет политики закупок, вам следует составить ее, прежде чем внедрять какие-либо средства контроля утверждения.

Выборка данных

Аудиторы запрашивают образец данных, чтобы они могли проверить транзакции и убедиться, что средства контроля работают должным образом.

С точки зрения реализации, вы должны убедиться, что история утверждения каждого заказа на поставку хорошо документирована.

Аудиторам потребуется образец данных вместе с историей аудита документов, чтобы они могли сравнить их с задокументированными средствами контроля и выявить несоответствия, если таковые имеются.

Если процесс утверждения покупки не автоматизирован, это может быть проблемой, потому что аудиторы будут запрашивать электронное письмо с подтверждением и т. Д. В качестве доказательства наличия задокументированных средств контроля.

Любая хорошая система закупок должна иметь задокументированную историю аудита, которая может быть легко предоставлена ​​аудиторам для проверки.

Документация об исключениях

Независимо от того, насколько хорош ваш процесс закупок, у вас всегда будут исключения из этого процесса.

Такие исключения являются нормальным явлением, но аудиторы всегда ищут те граничные условия, при которых рабочий процесс не работает.

В идеале вы должны задокументировать следующие

• Причину исключения в рабочем процессе.

• Способ обработки исключения.

• Что делается для управления исключениями в будущем?

Вот несколько примеров исключений.

Например, утверждение должно быть направлено кому-то другому, потому что это лицо отсутствует на рабочем месте.Если у вас есть автоматизированная система закупок, ею можно легко управлять через делегирование.

Это всего лишь один пример очень распространенного варианта использования исключений.

Заключение

Когда дело доходит до разработки эффективного процесса утверждения заказа на закупку, следуйте этим рекомендациям.

• Проанализируйте историю покупок, чтобы понять тенденции ваших покупок.

• Используйте историю покупок для разработки процесса утверждения.

• Сохраняйте простоту, а затем импровизируйте на основе отзывов пользователей.

• Сведите к минимуму одобрение высшего руководства.

• Учитывайте другие потребности, например, потребности отдела аудита.

Теперь ваша очередь!

Загрузите шаблон процесса утверждения и приступайте к разработке оптимального процесса утверждения покупки. Если у вас есть вопросы, оставьте комментарий ниже.

Образцы форм

Введение

В отличие от некоторых других федеральных законов, Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) не требует, чтобы работодатели использовали стандартные формы для действий по найму, связанных с ADA.Однако работодатели иногда считают полезным разработать формы для согласованности и эффективности. Проблема с использованием стандартизованных форм в соответствии с ADA заключается в том, что в некоторых случаях неправильное использование этих форм может привести к нарушениям ADA. Иногда это может происходить, когда работодатели используют формы для запроса медицинской информации. ADA ограничивает объем медицинской информации, которую можно получить от сотрудников в различных ситуациях, и работодателям запрещается запрашивать медицинскую информацию, которую они уже имеют. Когда стандартная форма используется для сбора информации, связанной с инвалидностью, в ответ на запрос о размещении, иногда работодатель может запрашивать больше информации, чем это необходимо или уместно в соответствии с ADA.Например, работодатели не должны запрашивать доказательство инвалидности, если инвалидность и / или потребность в жилье очевидны или уже задокументированы.

JAN предлагает несколько образцов форм. Работодатели могут использовать эти образцы форм в качестве шаблона для настройки форм или документов, используемых во время интерактивного процесса, например, для документирования запроса на размещение, запроса информации, связанной с инвалидностью, утверждения или отказа в предоставлении жилья, документирования временного размещения или мониторинга реализованного жилья и т. Д.JAN рекомендует работодателям настраивать эти формы или использовать их в качестве руководства для составления своих собственных.

Наиболее часто запрашиваемая форма, которую предлагает JAN, – это Образец медицинской справки в ответ на запрос о предоставлении жилья. Эта форма обычно используется для получения информации от поставщика медицинских услуг, чтобы подтвердить, что у сотрудника есть медицинское нарушение, связанные с ним ограничения и требуется приспособление в соответствии с ADA. JAN рекомендует работодателям настраивать каждый медицинский запрос для получения информации, необходимой для каждой конкретной ситуации с размещением.Например, некоторые разделы формы медицинского запроса могут быть выделены для заполнения поставщиком медицинских услуг, в то время как другие могут быть изменены с учетом конкретной ситуации или полностью удалены. Также может быть полезно просто составить индивидуальное письмо, включающее только те вопросы, которые необходимы для продвижения в интерактивном процессе для определения эффективного разумного приспособления.

Еще одна часто запрашиваемая форма – это образец формы запроса о разумном размещении для работодателей.Согласно Комиссии по равным возможностям трудоустройства (EEOC), федеральному агентству, отвечающему за соблюдение ADA, запрос на приспособление не обязательно должен быть в письменной форме, и ADA не содержит конкретных руководящих принципов или форм для запроса разумного приспособления. Однако некоторые работодатели считают полезным документировать запросы на размещение и хотят иметь стандартную форму, которую сотрудники могли бы использовать при запросе жилья. Для этих работодателей JAN разработала образец формы запроса на размещение.

Следующие JAN и другие образцы форм доступны бесплатно. Если у вас есть какие-либо вопросы относительно использования или настройки этих форм, свяжитесь с JAN.

Образцы форм JAN

Другие образцы бланков

Связанные публикации JAN

Ситуации и решения:

Ввод и утверждение рабочего времени для сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов

Эта политика содержит рекомендации для всех сотрудников, не освобожденных от налогов, сотрудников, имеющих право на сверхурочную работу в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA), и их лиц, утверждающих время, в отношении отчетности и утверждения часов работали и прогулы.

Причина политики

Своевременная и точная отчетность и подтверждение отработанных часов и отсутствий важны по целому ряду причин. Во-первых, это помогает обеспечить своевременную выплату сотрудникам правильной суммы в соответствии с законами о заработной плате и часах. Если время не введено должным образом и не утверждено к установленному сроку, сотрудник может не получить правильную заработную плату. Сотрудники испытывают неудобства и могут столкнуться с финансовыми трудностями, если их полная зарплата не будет получена вовремя.Во-вторых, в соответствии с законодательством штата и федеральным законодательством работодатели обязаны вести точный учет заработной платы. В-третьих, позднее поступление и позднее утверждение, хотя иногда и неизбежно, обычно не нужны, что приводит к дополнительной административной нагрузке и затратам на обработку для Университета.

Эта политика распространяется на всех сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов, и постоянных сотрудников, утверждающих (обычно менеджеров и контролеров), настройщиков и администраторов, нанятых президентом и научными сотрудниками Гарвардского колледжа.

Все школы Гарвардского университета, ванны, местные подразделения, аффилированные учреждения, союзные учреждения и общеуниверситетские инициативы должны соблюдать.

Процедуры

  1. Понимать основные правила в отношении учета рабочего времени и отсутствия сотрудников
    1. Сотрудники, не освобожденные от уплаты налогов, должны сообщать (в электронном или бумажном виде, согласно местным правилам) свое рабочее время и отсутствие на еженедельной основе крайний срок, указанный в Центральном календаре расчета заработной платы.Обычно крайний срок – к 17:00 четверга на неделе, заканчивающейся в следующую субботу. Если в местных правилах или процедурах указано, что вы должны указывать время и отсутствие в более ранние сроки, следуйте местной политике. См. Также «праздничные недели» и «поздние изменения» ниже.
    2. Все часы следует указывать с шагом 0,25 часа. Например, если сотрудник работает семь часов пятнадцать минут, время должно быть указано как 7,25.
    3. Все сотрудники, не освобожденные от уплаты налогов, должны каждую неделю сообщать о своем рабочем времени.Поздний вход может привести к задержке получения зарплаты.
    4. Подробные инструкции по вводу времени и отсутствия для сотрудников, использующих PeopleSoft Time and Labor, можно найти в разделе «Отчетность по времени и отсутствию».
    5. Подробные инструкции по вводу в штат Массачусетса заработанного времени по болезни для еженедельных сотрудников можно найти в инструкциях по PeopleSoft в штате Массачусетс, США.
    6. Сотрудникам подразделений, которые используют систему учета рабочего времени вне PeopleSoft, следует обратиться в местный отдел кадров или в отдел расчета заработной платы для получения инструкций относительно записи времени и отсутствия.
    7. Некоторые отделы выбирают счетчики времени для ввода времени от имени сотрудников. Хранители времени должны придерживаться тех же сроков, что и сотрудники. Инструкции по вводу времени в качестве счетчика времени см. В разделе «Быстрый ввод времени» (страница счетчика времени).
  2. Своевременно утверждать отсутствие на работе
    1. Когда утверждающие время утверждают время, они удостоверяют, что, насколько им известно, сотрудник отработал указанное количество часов, а не больше или меньше времени, чем было заявлено.
    2. Утверждающие отсутствие должны утвердить до крайних сроков, указанных в календаре расчета заработной платы. Как правило, крайний срок для утверждения еженедельных отсутствий сотрудников – 15:30 четверга на неделю, заканчивающуюся в следующую субботу. Крайний срок для подтверждения отсутствия сотрудников раз в две недели – 15:30 пятницы на неделю, которая заканчивается в следующую субботу. Это общесистемные крайние сроки, требующие утверждения отсутствий до запуска «цикла приема», который вводит утвержденные отсутствия в табели учета рабочего времени.Отсутствия, утвержденные после 15:30 в четверг / пятницу соответственно, могут не отражаться в зарплате за текущий период. Если в местных правилах или процедурах указано, что вы должны утверждать отсутствие на работу в более ранние сроки, пожалуйста, следуйте местной политике.
    3. Подробные инструкции по утверждению отсутствия для групп оплаты PON, POU и PFX, которые используют PeopleSoft Absence Management, можно найти в разделе «Утверждение отсутствия».
    4. Подробные инструкции по утверждению отсутствия на рабочем месте WTM MA по болезни можно найти в разделе «Утверждение требований закона о болезни».
    5. Утверждающие время в подразделениях, которые используют систему ввода данных об отсутствии за пределами PeopleSoft, должны связаться со своим местным отделом кадров или расчетом заработной платы для получения инструкций по утверждению отсутствия.
  3. Утверждать табели учета рабочего времени к крайним срокам
    1. Утверждающие сроки должны утвердить табель рабочего времени сотрудника к срокам, указанным в календаре расчета заработной платы. Обычно крайний срок утверждения расписаний – 17:00 пятницы на неделю, которая заканчивается на следующий день (суббота). Если в местных правилах или процедурах указано, что вы должны утверждать отсутствие на работу в более ранние сроки, пожалуйста, следуйте местной политике.
    2. Подробные инструкции по утверждению времени для групп оплаты PON, POU, WTM, WTP, WRT и SPC, использующих PeopleSoft Time and Labor, можно найти в разделе «Утверждение расписания».
    3. Утверждающие время в подразделениях, которые используют систему ввода времени вне PeopleSoft, должны связаться со своим местным отделом кадров или расчетом заработной платы для получения инструкций по утверждению времени.
  4. Соблюдайте особые сроки для выходных недель
    1. Указанные выше сроки относятся к стандартным рабочим неделям.Если в течение недели, на которую рассчитана заработная плата, выпадают университетские каникулы, крайние сроки могут измениться. Например, День Мартина Лютера Кинга приходится на понедельник, поэтому крайние сроки отчетности о времени и отсутствии переносятся на предыдущую среду, а крайний срок утверждения переносится на четверг.
    2. Сроки могут значительно измениться во время продолжительных отпусков, таких как День Благодарения и Зимние каникулы. Пожалуйста, обратитесь к календарю заработной платы, чтобы узнать фактические сроки. Пользователи обычно будут получать уведомления об изменении сроков, созданные системой.
  5. Управление отчетами / утверждениями о нестандартном времени и отсутствии
    1. Отчетность о позднем времени и отсутствии: сотрудники должны прилагать все усилия, чтобы сообщать о времени и отсутствии в сроки, указанные в календаре расчета заработной платы, однако иногда сотрудники могут быть не в состоянии спрогнозировать их часы работы в будущем или может быть не в состоянии указать свое время и отсутствие к установленным срокам. В этом случае, когда это возможно, утверждающие (обычно менеджеры и супервайзеры) должны вводить время от имени сотрудника.Время должно быть введено и утверждено не позднее 17:00 понедельника, чтобы оплата производилась в текущем платежном цикле.
    2. Время также можно ввести и утвердить за две недели, если сотрудник знает, когда его не будет на работе. Например: если сотрудника не будет в пятницу и у него нет доступа к компьютеру, он может ввести свое время раньше.
    3. Ретроактивное сообщение о времени и отсутствии: у сотрудников нет доступа для изменения своего времени и отсутствия после полуночи субботы.Если сотруднику необходимо изменить свое время и отсутствие задним числом, ему следует обратиться к своему руководителю или в местный отдел кадров, в зависимости от политики отдела.
    4. Утверждение с опозданием и отсутствием: Утверждающие сроки должны приложить все усилия, чтобы утвердить время до крайних сроков, указанных в календаре расчета заработной платы. Если утверждающий время знает, что у него возникнут проблемы с утверждением времени к крайнему сроку (например, когда утверждающий время отсутствует в офисе), то утверждающий должен принять альтернативные меры для утверждения времени, например, с помощью резервного утверждающего.
    5. Ретроактивное время и утверждение отсутствия: Утверждающие лица, утверждающие время для предыдущего периода оплаты, должны знать, что поздние утверждения могут привести к повторной обработке всего времени в течение недели и могут привести либо к выплате дополнительных средств сотруднику, либо к уменьшению суммы ранее оплачивали за неделю.
  6. Соблюдайте правила очистки исключений
    1. Система рабочего времени и времени, используемая для сотрудников POU и PON, предназначена для создания «исключения» в определенных случаях, когда запланированное время сотрудника не совпадает с утвержденным временем.Например, исключение создается, когда сотрудник со стандартным графиком из 7 часов в день вводит 7 часов отпуска и 3 часа обычного времени. Регуляторы времени должны предпринять дополнительные шаги для расследования, устранения и устранения этих исключений, чтобы сотрудники получали правильную оплату и поддерживали правильные остатки оплачиваемого свободного времени.
    2. У администраторов есть 60 дней на исправление исключений до выплаты задержанного времени, независимо от того, есть ли сумма, причитающаяся сотрудникам.Неоднократный отказ от удаления исключений в течение 60 дней может отражаться на производительности со стороны менеджера.
    3. Подробные инструкции по удалению исключений можно найти на сайте Harvard Exceptions.

Обязанности и контакты

Сотрудники (Time Reporters ) несут ответственность за еженедельный отчет о отработанном времени и пропусках к установленному сроку.

Группа HUIT PACT отвечает за выполнение циклов приема и начисления отсутствий, а также за устранение неполадок, связанных с управлением отсутствием.

Утверждающие время (обычно менеджеры и супервайзеры) , отвечающие за еженедельное утверждение рабочего времени и отсутствия сотрудников к установленному сроку. Лица, утверждающие время, должны обратиться к местному отделу кадров, который при необходимости может передать его в центральную службу расчета заработной платы и группу HUIT PACT. Регуляторы времени отвечают за корректировку рабочего времени сотрудников от имени репортеров (сотрудников) или утверждающих лиц.

Администраторы времени – это «суперпользователи» по времени и труду, отвечающие за внесение корректировок более чем на 30 дней.

Местные отделы расчета заработной платы / Местные отделы кадров несут ответственность за назначение лиц, утверждающих / регулирующих / администраторов времени, и за обеспечение того, чтобы все время и отсутствие для их соответствующих подразделений были утверждены.

Центральный отдел расчета заработной платы отвечает за установление времени и крайних сроков отсутствия, а также за устранение неполадок, связанных с временем и трудоустройством.

Утверждающие сроки должны обратиться к местному отделу кадров, который при необходимости может перейти на центральный расчет заработной платы и HUIT PACT TEAM.

Определения

Управление отсутствием: модуль PeopleSoft, который отслеживает оплачиваемый отпуск, включая время по болезни, отпуск, личное время и время по болезни Массачусетса.

Central Payroll: отдел, отвечающий за обработку платежных ведомостей. Способен устранять основные проблемы с рабочим временем и временем.

Гарвардское исключение: , когда сотрудник сообщает об отсутствии и обычном графике в один и тот же день, а сумма указанного времени и отсутствия превышает запланированные часы сотрудника, создается исключение.Исключение должен быть рассмотрен администратором времени, который может либо разрешить исключение, либо соответствующим образом скорректировать время или отсутствие.

Команда HUIT PACT: техническая поддержка для функций управления временем, трудоустройством и отсутствием в PeopleSoft.

Календарь заработной платы: опубликовано Календарь с указанием времени, рабочего времени и сроков отсутствия.

Местное бюро расчета заработной платы: подразделение или офис на базе ванны, которое обеспечивает поддержку расчета заработной платы для сотрудников подразделения, вопросы, находящиеся вне их контроля, передаются в Центральную систему расчета заработной платы.

Местный отдел кадров : офис на базе подразделения или ванны, который обеспечивает кадровую поддержку сотрудников подразделения. В зависимости от характера проблемы может потребоваться передача в Центральную платежную ведомость.

Массачусетс Заработанное время по болезни: часов по болезни, назначенное физическим лицам в соответствии с Законом штата Массачусетс, вступившим в силу 1 июля 2015 года.

PFX Pay Group: Группа оплаты PeopleSoft для освобожденных сотрудников, эта группа использует управление отсутствием модуль PeopleSoft, чтобы сообщить о времени отсутствия на работе.

Группа оплаты PON: Группа оплаты PeopleSoft для административного и вспомогательного персонала, не являющегося освобожденным, не входящего в профсоюз, эта группа использует модуль PeopleSoft Time and Labor для отчета о отработанных часах и модуль PeopleSoft Absence Management для отчета о времени отсутствия на работе .

POU Pay Group: Группа оплаты PeopleSoft для обслуживающего персонала профсоюзов, не освобожденных от уплаты налогов (Гарвардский союз канцелярских и технических работников), эта группа использует модуль PeopleSoft Time and Labor для отчета о отработанных часах и модуль PeopleSoft Absence Management для сообщать о времени отсутствия на работе.

SPC Pay Group: Группа оплаты PeopleSoft для сотрудников в определенных союзах, некоторые в этой группе используют модуль «Время и труд» PeopleSoft для отчета об отработанных часах.

Время и труд: модуль PeopleSoft, который позволяет сотрудникам, не освобожденным от налогов, сообщать или сообщать от своего имени о отработанном времени.

Регулятор времени: роль в PeopleSoft, которая позволяет пользователю корректировать отчетное время, представленное сотрудниками (репортерами времени). Настройщики могут вносить изменения во время, введенное для текущей недели, и время, указанное в предыдущие недели.Позволяет пользователям утверждать время и корректировать время до 30 дней назад. Эту роль обычно выполняют сотрудники местного отдела заработной платы или местного отдела кадров.

Администратор времени: роль в PeopleSoft, которая позволяет пользователям утверждать и корректировать время на неограниченный период. Эту роль обычно выполняют сотрудники местного отдела заработной платы или местного отдела кадров.

Утверждающее время: роль в PeopleSoft, которая позволяет пользователю утверждать отчетное время, представленное сотрудниками (отчеты о времени) в определенной группе или группах отчетов по времени. Часто это руководитель или начальник сотрудника.

Time Reporter: роль в PeopleSoft, которая позволяет сотруднику, не пользующемуся льготами (имеющему право на сверхурочную работу), вводить указанное им рабочее время и свободное время в течение текущей рабочей недели. У сотрудников есть время до полуночи субботы, чтобы ввести отчетное время на текущей неделе.

Time Keeper: роль в PeopleSoft, которая позволяет назначенному лицу вводить время от имени сотрудников с помощью страниц быстрого ввода.Если у хронометриста нет других ролей по утверждению времени и труда, он должен придерживаться опубликованных крайних сроков ввода времени.

WTM Pay Group: a Группа оплаты PeopleSoft для временных сотрудников и студентов Гарварда, эта группа использует модуль Time and Labor программы PeopleSoft для отчета об отработанных часах и, если имеет право, модуль управления отсутствием PeopleSoft для отчета о заработке в Массачусетсе. Больное время ушло.

WPT Pay Group: группа оплаты PeopleSoft для сотрудников в определенных союзах, некоторые в этой группе используют модуль «Время и труд» PeopleSoft для отчета об отработанных часах.

Группа оплаты труда WRT: группа оплаты труда PeopleSoft для сотрудников определенных профсоюзов, некоторые в этой группе используют модуль «Время и труд» программы PeopleSoft для отчета об отработанных часах.

Сопутствующие ресурсы

Вспомогательные материалы: https://trainingportal.harvard.edu

Календарь расчета заработной платы

Руководство по персоналу: Руководство по персоналу для административного персонала и вспомогательного персонала подразделения, не ведущего переговоры,

Union Контракты: http: // hr.harvard.edu/union-contracts

Политика и практика штата Массачусетс по уходу за больными: Политика и практика в области больничного времени штата Массачусетс

История изменений

N / A

Приложения

Альтернативный график работы (AWS) Часто задаваемые вопросы и ответы

  1. Что нужно учитывать руководству при утверждении альтернативного графика работы (AWS)?
  2. Может ли руководитель изменить график работы сотрудника?
  3. Гарантируется ли сотруднику одобрение альтернативного графика работы?
  4. Кто может изменить альтернативный график работы?
  5. Как я могу контролировать, когда сотрудники прибывают и уходят?
  6. Как оплачивается отпуск по альтернативному графику работы?
  7. Что происходит, когда сотрудник уезжает или посещает обучение?
  8. Сколько отпуска получает сотрудник с альтернативным графиком работы?
  9. Могут ли сотрудники, занятые неполный рабочий день, работать по альтернативному графику?
  10. Сотрудник запрашивает и получает разрешение на работу с максифлексом с 9:30 a.м. до 19:00 С понедельника по четверг с 9:30 до 18:00. в первую пятницу платежного периода и выходной во вторую пятницу платежного периода. Имеет ли работник право на получение ночной разницы за часы, отработанные с 18:00? до 19:00?
  11. Может ли сотрудник, работающий по сжатому расписанию 5 / 4-9, ежедневно менять время прибытия и ухода?
  12. Обязаны ли руководители разрешать сотрудникам участвовать в утвержденных агентством альтернативных графиках работы?
  13. Может ли руководитель ограничить количество часов, которые сотрудник может работать в день или в неделю при гибком графике работы?
  14. Что такое основные дни / основные часы?
  15. Мой сотрудник запросил расписание максифлекса.Сотрудник хочет варьировать время прибытия и отправления в зависимости от загруженности дорог и расписания своей семьи, чтобы не было установленного времени прибытия или отправления в любой день. Сотрудник выполняет качественную работу в установленные сроки, информируя меня и устанавливая собственные сроки. Могу ли я утвердить этот запрос, за исключением того, что сотрудник должен находиться в офисе каждую среду с 10:00 до 14:00. посещать регулярно запланированные собрания персонала?
  16. В настоящее время у 50 процентов моих сотрудников есть RDO во вторую пятницу платежного периода.Могу ли я в этот день отклонить новый запрос на RDO? Могу ли я потребовать от сотрудника сменить RDO?
  17. Могут ли сотрудники со сжатым или гибким графиком работы быть допущены к удаленной работе?
  18. Есть другие вопросы, которых нет в этом списке?


1. Каковы соображения руководства при утверждении альтернативного графика работы (AWS)?

При принятии решения об утверждении запроса на альтернативный график работы менеджер / руководитель должен принять во внимание несколько факторов.К ним относятся необходимость ежедневного освещения офиса, дней и / или времени, когда ожидается, что весь персонал будет участвовать во встречах, а также четкое взаимодействие и ожидания между сотрудником и менеджером относительно того, как программа AWS будет управляться в офисе.

Чтобы снизить вероятность возникновения проблем, связанных с расписанием и AWS, менеджеры / руководители должны сбалансировать RDO сотрудников с потребностями офиса. Руководство должно учитывать все запросы AWS, оценивать влияние на обслуживание клиентов и производительность офиса и принимать решение, исходя из профессиональных потребностей офиса.Кроме того, руководители несут ответственность за отклонение запросов, которые влияют на эффективное и действенное выполнение работы в организации. Операционные потребности и потребности офиса в выполнении миссии – это первое, что нужно учитывать при запросе или утверждении любого графика работы.

Другие меры контроля могут включать требование к сотрудникам заключать альтернативное соглашение о графике работы или внедрение руководящих принципов, требующих повторной оценки всех графиков AWS через определенные промежутки времени (например,г., каждые шесть недель, раз в квартал и т. д.).

В начало

2. Может ли руководитель изменить график работы сотрудника?

Да. Руководители могут изменять, приостанавливать или прекращать участие сотрудников в AWS в соответствии с потребностями организации.

Примеры ситуаций, которые могут заставить супервизора предпринять такие действия, включают: обучение, которое длится несколько дней; специальные проекты, требующие работы «команды» по одному графику; специальное задание для физического лица; или путешествовать.Если руководство определяет, что участие сотрудника в AWS необходимо изменить, приостановить или прекратить, этого сотрудника следует уведомить как можно раньше.

В начало

3. Гарантируется ли сотруднику одобрение альтернативного графика работы?

Нет. Перед тем, как удовлетворить запрос AWS, супервизор должен уметь управлять требованиями к рабочей нагрузке и обеспечивать достаточное покрытие офиса в официальные рабочие часы.

В начало

4.Кто может изменить альтернативный график работы?

Руководство может счесть необходимым изменить график работника из-за изменения приоритетов работы или других деловых причин. Сотрудники могут потребовать изменения альтернативных графиков работы в зависимости от своих потребностей.

В начало

5. Как я могу контролировать, когда сотрудники прибывают и уходят?

Как менеджер, вы решаете, какие альтернативные графики работы лучше всего будут способствовать выполнению миссии вашего подразделения.Это включает определение самого раннего времени, когда сотрудник может прибыть, максимальной продолжительности рабочего дня и последнего времени, когда сотрудники могут оставаться на дежурстве в соответствии с рекомендациями Альтернативного графика работы.

Вы можете потребовать от сотрудников отправить электронное письмо или позвонить и оставить голосовое сообщение, если время их прибытия или отъезда сильно колеблется. Например, один офис требует, чтобы сотрудники связались со своим руководителем, если они прибудут более чем на 1 час позже обычного времени прибытия в офис.Эти типы требований должны быть четко доведены до сведения сотрудников в рамках их обязанностей, связанных с участием в программе.

В начало

6. Как оплачивается отпуск по альтернативному графику работы?

Сотрудники AWS должны следовать обычным процедурам подачи заявления на отпуск, установленным в офисе. Количество оплачиваемых отпускных часов основано на обычном графике работы сотрудника. Например, сотруднику со сжатым графиком работы 5 / 4-9 будет начислен отпуск по 8 или 9 часов за каждый полный день его отсутствия.

В начало

7. Что происходит, когда сотрудник уезжает или проходит обучение?

Руководство может принять решение о том, что сотрудник вернется к обычному 8-часовому ежедневному дежурству во время поездки или прохождения обучения. Это определяется индивидуально в зависимости от продолжительности поездки и графика работы во время обучения или в командировке. Например, сотрудник будет в командировке в течение 5 дней, включая то, что обычно является RDO сотрудника. В результате менеджер требует, чтобы сотрудник переключился на обычный 8-часовой ежедневный график для этого периода оплаты.

В начало

8. Сколько отпуска получает сотрудник с альтернативным графиком работы?

Зависит от типа рабочего графика. Сотрудники со сжатым графиком работы 5 / 4-9 получат отпуск на 8 или 9 часов в зависимости от количества часов, запланированных на отпуск.

Сотрудникам с гибким графиком работы (скольжение и максифлекс) предоставляется не более 8 часов отпуска в день, когда офис закрыт в связи с праздником.

В начало

9. Могут ли сотрудники, занятые неполный рабочий день, работать по альтернативному графику?

Да. Сотрудникам, занятым неполный рабочий день, может быть разрешено работать по гибкому графику.

В начало

10. Сотрудник запрашивает и получает разрешение на работу с максифлексом с часами работы с 9:30 до 19:00. С понедельника по четверг с 9:30 до 18:00. в первую пятницу платежного периода и выходной во вторую пятницу платежного периода. Имеет ли право работник на получение ночной надбавки за отработанное время с 18.00 р.м. до 19:00?

Нет. Поскольку график составлен по просьбе сотрудника, он не имеет права на ночную разницу за часы, отработанные с 18:00. и 6:00 утра. Разница в ночное время предоставляется только тогда, когда сотрудник должен, исходя из бизнес-потребностей агентства, работать с 18:00. и 6:00

В начало

11. Может ли сотрудник, использующий сжатый график 5 / 4-9, ежедневно менять время прибытия и ухода?

№Сжатое расписание 5 / 4-9 – это фиксированное расписание. Время прибытия и отбытия сотрудника, а также выходной день – фиксированные , если руководство не одобрит изменение графика работы до начала периода оплаты .

В начало

12. Обязаны ли руководители разрешать сотрудникам участвовать в утвержденных агентством альтернативных графиках работы?

Нет. Однако менеджеров поощряют проявлять гибкость в удовлетворении потребностей сотрудников, при этом успешно выполняя миссию организации.Приказ FHWA 3610.1 определяет все расписания, которые могут использоваться в FHWA, и руководство должно определить, какие расписания наиболее подходят для их организации.

В начало

13. Может ли руководитель ограничить количество часов, которое сотрудник может работать в день или в неделю при гибком графике работы?

Да. Хотя график maxiflex не ограничивает количество часов, в течение которых сотрудник может работать, руководство оставляет за собой право установить ограничение на максимальное количество часов, которое сотрудник может работать в течение одного дня.Например, руководитель А решил, что сотрудники могут приходить не позднее 10:00 утра каждый день, но ни один сотрудник не может работать более 10 часов в любой день.

В начало

14. Что такое основные дни / основные часы?

Основные дни – это особые дни, когда все сотрудники организационного подразделения должны находиться на дежурстве (например, в офисе, в командировках, удаленно работать и т. Д.) Или находиться в утвержденном отпускном статусе. Например, руководитель A установил первую среду периода оплаты труда в качестве основного дня, чтобы гарантировать, что все сотрудники будут присутствовать на совещании персонала, которое проводится раз в две недели.

Основные часы – это определенные часы, когда сотрудники должны находиться на дежурстве или находиться в утвержденном статусе отсутствия. Например, супервизор Б установил дневные часы работы с 10:00 до 14:00. Сотрудники понимают, что они могут прибыть не позднее 10:00 и не могут уйти ранее 14:00, если только они не находятся в утвержденном статусе отпуска или в утвержденном RDO.

В начало

15. Мой сотрудник запросил расписание максифлекса. Сотрудник хочет варьировать время прибытия и отправления в зависимости от загруженности дорог и расписания своей семьи, чтобы не было установленного времени прибытия или отправления в любой день.Сотрудник выполняет качественную работу в установленные сроки, информируя меня и устанавливая собственные сроки. Могу ли я утвердить этот запрос, за исключением того, что сотрудник должен находиться в офисе каждую среду с 10:00 до 14:00. посещать регулярно запланированные собрания персонала?

Да. Как руководитель, вы обязаны установить основные часы работы, например, с 10:00 до 14:00. или основной день, например среда. В течение этих основных периодов времени сотрудники должны работать или находиться в утвержденном отпускном статусе.Кроме того, очень важно установить четкие ожидания для вашего сотрудника в отношении сообщения об изменениях расписания, чтобы табели были правильно закодированы и он / она был доступен для ключевых встреч.

В начало

16. В настоящее время у 50 процентов моих сотрудников есть RDO во вторую пятницу периода выплаты заработной платы. Могу ли я в этот день отклонить новый запрос на RDO? Могу ли я потребовать от сотрудника сменить RDO?

Да. Выполнение операционных и служебных задач зависит от способности организации обеспечивать внутреннее и внешнее обслуживание клиентов.Для этого может потребоваться определенное количество сотрудников на дежурстве каждый рабочий день. Следовательно, вы можете отклонить запрос на конкретный RDO или изменить RDO сотрудника в зависимости от меняющихся потребностей офиса. Ожидается, что руководители будут открыто и справедливо сообщать всем сотрудникам о критериях изменения графика работы и предоставлять как можно больше уведомлений.

В начало

17. Могут ли сотрудники со сжатым или гибким графиком работы быть допущены к удаленной работе?

Да.Сотрудник, работающий по графику 5 / 4-9, скользящему графику или макси-гибкому графику, может получить разрешение на удаленную работу в обычные рабочие дни.

В начало

18. Есть другие вопросы, которых нет в этом списке?

Отправьте их в Интернете по адресу http: //staffnet/opt/questions/askquestion.htm, и они могут стать частью этого списка часто задаваемых вопросов и ответов.

В начало


Министерство транспорта США – Федеральное управление шоссейных дорог

Все о рабочих процессах утверждения

В этом сегменте мы определяем решения, которые необходимо принять, и информацию, которую необходимо собрать перед добавлением версии рабочего процесса утверждения.

Если вы уже знакомы с тем, как добавить этот тип рабочего процесса и нуждаетесь только в напоминании о конкретных шагах, вы можете сразу перейти к соответствующему сегменту Добавить (список / библиотека или семейство сайтов) этой статьи.

Разделов в этом сегменте

  1. Шаблоны и версии

  2. Представляем форму ассоциации

  3. Двенадцать вопросов, на которые нужно ответить

1.Шаблоны и версии

Рабочие процессы, включенные в продукты SharePoint, функционируют как основные шаблоны , на которых основаны конкретные, индивидуальные рабочие процессы, которые вы добавляете в свои списки, библиотеки и семейство сайтов.

Каждый раз, когда вы добавляете рабочий процесс утверждения, например, вы фактически добавляете версию общего шаблона рабочего процесса утверждения. Вы даете каждой версии собственное имя и собственные настройки, которые вы указываете в форме связи, когда добавляете эту конкретную версию.Таким образом, вы можете добавить несколько рабочих процессов, все версии основаны на главном шаблоне рабочего процесса утверждения, но каждая из версий названа и адаптирована для конкретного способа ее использования. Названные версии могут также упоминаться как экземпляров рабочего процесса .

Вершина сегмента

2. Введение формы ассоциации

Каждый раз, когда вы добавляете новую версию рабочего процесса на основе одного из включенных шаблонов рабочего процесса, вы заполняете форму связи , чтобы указать способ работы вашего нового экземпляра.

В следующем разделе вы найдете список вопросов, которые помогут вам заполнить форму связи. Однако сначала найдите пару минут, чтобы просмотреть форму и ее поля.

Первая страница регистрационного бланка

Вторая страница формы ассоциации

Поля в красном поле на этой второй странице также появляются в форме запуска , которая отображается каждый раз, когда рабочий процесс запускается вручную, и может быть отредактирована там для этого отдельного запуска.

Вершина сегмента

3. Двенадцать вопросов для ответа

Как только у вас будет ответ на все вопросы в этом разделе, вы будете готовы добавить свой рабочий процесс.

  1. Это правильный тип рабочего процесса?

  2. Один список или библиотека или все семейство сайтов? и Один тип контента или все типы контента?

  3. Какое хорошее имя?

  4. Списки задач и списки истории: существующие или новые?

  5. Как (и кем) можно запустить этот рабочий процесс?

  6. Получают ли типы контента, унаследованные от этого, этот рабочий процесс?

  7. Участники: Какие люди, в каком порядке?

  8. Какая дополнительная информация нужна участникам?

  9. Когда сдаются задачи?

  10. Когда заканчивается этот рабочий процесс?

  11. Кого нужно уведомлять?

  12. Будет ли этот рабочий процесс контролировать утверждение контента?

01.Это правильный тип рабочего процесса?

Существует несколько шаблонов рабочих процессов, в названиях которых есть слово «Утверждение». В этой статье рассматривается шаблон рабочего процесса, который отображается в меню как Утверждение – SharePoint 2010 . Если вы не уверены, что этот тип рабочего процесса – лучший выбор для вас, вернитесь к сегменту УЗНАТЬ в этой статье. Дополнительные сведения о других доступных шаблонах рабочих процессов см. В статье О рабочих процессах, включенных в SharePoint , в См. Также раздел .

Вершина сегмента

02. Один список или библиотека или все семейство сайтов? (и) Один тип контента или все типы контента?

Вы можете сделать свою новую версию рабочего процесса утверждения доступной только в одном списке или библиотеке или сделать ее доступной для всего семейства сайтов.

  • Если вы добавляете рабочий процесс для одного списка или библиотеки, вы можете настроить его для работы либо на со всеми типами контента , либо на только с одним типом контента .

  • Однако, если вы добавляете рабочий процесс для всего семейства сайтов, вы должны настроить его для работы только с одним типом контента сайта.

Что такое тип контента?

Каждый документ или другой элемент, хранящийся в списке или библиотеке SharePoint, принадлежит к тому или иному типу контента . Тип контента может быть таким же базовым и общим, как Документ или Таблица Excel , или столь же узкоспециализированным, как Юридический договор или Спецификация дизайна продукта .Некоторые типы контента доступны в продуктах SharePoint по умолчанию, но вы можете как настроить их, так и добавить другие, созданные вами. Дополнительные сведения см. В разделах Создание или настройка типа контента сайта и Добавление типа контента в список или библиотеку.

Вершина сегмента

03. Какое хорошее имя?

Дайте своей версии рабочего процесса имя, которое:

Пример

Представьте, что вы член группы редакторов.Ваша группа хочет использовать два разных рабочих процесса утверждения для управления отправкой документов внешними участниками:

  • Вы запустите первый рабочий процесс для каждого отправленного документа, чтобы решить, принимать ли его для процесса редактирования.

  • После того, как вы примете и отредактируете отправленный документ, вы запустите второй рабочий процесс для отредактированного черновика, чтобы решить, следует ли принимать его как окончательный.

Вы можете назвать первый рабочий процесс Принять утверждение отправки , а второй Окончательный проект утверждения .

Совет: Как обычно, рекомендуется установить согласованные соглашения об именах и убедиться, что все, кто участвует в ваших рабочих процессах, знакомы с этими соглашениями.

Вершина сегмента

04.Списки задач и списки истории: существующие или новые?

Вы можете настроить рабочий процесс на использование списка задач и истории сайта по умолчанию, других существующих задач и списков истории или запросить новые списки только для этого рабочего процесса.

  • Если на вашем сайте будет множество рабочих процессов или если некоторые рабочие процессы будут включать множество задач, рассмотрите возможность запроса новых списков для каждого рабочего процесса. (Управление слишком длинными списками может снизить производительность.Системе быстрее и проще вести несколько более коротких списков, чем один очень длинный.)

  • Если задачи и история для этого рабочего процесса будут содержать конфиденциальные или конфиденциальные данные, которые вы хотите отделить от общего списка задач, то вам следует обязательно указать, что вам нужны новые отдельные списки для этого рабочего процесса. (После добавления рабочего процесса убедитесь, что для новых списков установлены соответствующие разрешения.)

Вершина сегмента

05. Как (и кем) может быть запущен этот рабочий процесс?

Рабочий процесс можно настроить так, чтобы он запускался только вручную, только автоматически или любым способом:

  • Когда вы вручную запускаете рабочий процесс утверждения для определенного документа или элемента, отображается другая форма, инициирующая форма . Форма инициации содержит большинство настроек со второй страницы формы ассоциации .Таким образом, если человек, запускающий рабочий процесс, захочет изменить какие-либо из этих параметров (только для текущего экземпляра), он сможет сделать это до того, как щелкнет Start . Перейдите к списку> Контекстное меню элемента> Рабочие процессы > Выберите рабочий процесс, чтобы запустить его вручную.

  • При автоматическом запуске, конечно, нет возможности представить форму запуска, поэтому настройки по умолчанию, указанные в форме связи, используются без каких-либо изменений.

На следующем рисунке показана разница между ручным и автоматическим запуском.

Любые изменения, внесенные в форму запуска, применяются только во время текущего экземпляра рабочего процесса. Чтобы изменить настройки рабочего процесса постоянных , по умолчанию, , вы отредактируете исходную форму связи , как описано в сегменте ИЗМЕНИТЬ этой статьи.

Ручной запуск

Если вы разрешаете запуск вручную, любой, у кого есть необходимые разрешения, может запустить рабочий процесс для любого подходящего элемента в любое время.

Преимущества ручного запуска заключаются в том, что вы и ваши коллеги можете запускать рабочий процесс только тогда, когда и если вы выберете , и что каждый раз, когда вы запускаете его, у вас будет возможность изменить некоторые настройки с помощью формы запуска.

Быстрый пример Если вы хотите запустить рабочий процесс только для элементов, созданных писателем, не входящим в вашу команду, то запуск только вручную не позволит ему запускаться автоматически для элементов, созданных вами и вашими товарищами по команде.(Альтернативное решение: ведите один список или библиотеку для элементов от авторов из вашей группы и отдельный список или библиотеку для элементов от всех других авторов. Таким образом, вы можете запускать рабочий процесс автоматически, но только в списке внешних авторов. Другое решение: добавьте условие ЕСЛИ и установите Создано для конкретного человека. Для получения дополнительной информации см. Краткий справочник по условиям рабочего процесса.)

Основным недостатком ручного запуска является то, что кто-то должен помнить о запуске рабочего процесса всякий раз, когда это необходимо.

Автоматический запуск

Вы можете настроить автоматический запуск рабочего процесса при любом из следующих событий:

  • Кто-то пытается опубликовать основную версию элемента.

  • Новый элемент создается или загружается в список или библиотеку.

  • Элемент, уже сохраненный в списке или библиотеке, изменен.

Преимущество автоматического запуска в том, что никто не должен помнить о запуске рабочего процесса. Он запускается каждый раз, когда происходит запускающее событие.

Быстрый пример Если вы отвечаете за точность и соответствие элементов в списке, вы можете добавить в этот список рабочий процесс утверждения и указать себя в качестве единственного участника. Вы можете настроить рабочий процесс так, чтобы он запускался автоматически каждый раз при изменении элемента в списке и при каждом добавлении нового элемента.Так вы всегда будете в курсе.

Два недостатка автоматических запусков:

Дополнительные сведения об автоматическом запуске рабочего процесса утверждения всякий раз, когда кто-то пытается опубликовать основную версию элемента, см. В разделе «Управление» этой статьи.

Вершина сегмента

06. Получают ли типы контента, унаследованные от этого, этот рабочий процесс?

Только когда вы добавляете рабочий процесс к типу контента для всего семейства сайтов, вам предоставляется возможность также добавить рабочий процесс ко всем другим типам контента в семействе сайтов, которые наследуют от типа контента, который вы добавляете. рабочий процесс в.

Банкноты

  • Операция, выполняющая все дополнительные операции добавления, может занять много времени.

  • Если наследование было прервано для любых сайтов или дочерних сайтов, где вы хотите добавить этот рабочий процесс к наследованию типов контента, убедитесь, что вы являетесь членом группы владельцев на каждом из этих сайтов или дочерних сайтов, прежде чем запускать эту операцию.

Вершина сегмента

07. Участники: Какие люди, в каком порядке?

Вам нужно будет указать имя или адрес электронной почты каждого человека, которому будут назначены задачи проверки.

Одноэтапное или многоэтапное? Вы можете выбрать только один этап задач проверки или несколько этапов. Если у вас более одного этапа, этапы будут выполняться один за другим.

Параллельные обзоры или серийные обзоры? Для участников на любом этапе вы можете либо назначить им задачи проверки одновременно (параллельно), либо назначить их задачи проверки одну за другой (последовательно) в указанном вами порядке. Вариант последовательной передачи может быть полезен, если, например, вы настроили завершение рабочего процесса после первого отклонения – или если вы хотите, чтобы участники в дальнейшем могли просматривать комментарии более ранних участников как часть контекста их обзоров.

Пример

Этот простой сценарий иллюстрирует некоторые преимущества как многоэтапных, так и последовательных проверок:

Представьте, что Фрэнк добавляет новый рабочий процесс утверждения. Он хочет, чтобы его коллеги Анна и Шон сначала рассмотрели каждый пункт, а затем он сам. Он также хочет, чтобы рабочий процесс завершился до его собственной проверки, если Анна или Шон отклонят элемент. Фрэнк может настроить это двумя способами:

  • С помощью серийного обзора Фрэнк создает одноэтапный серийный просмотр, в котором Анна и Шон являются первыми двумя участниками, а он – третьим; и он выбирает вариант Конец при первом отклонении .
    В этом случае Анна должна утвердить элемент до того, как задача Шона будет назначена, а затем Шон должен утвердить элемент до того, как задача Фрэнка будет назначена. Если Анна отклонит задание, ни Шон, ни Фрэнк не получат задание; и если Анна одобряет, а Шон отвергает, рабочий процесс все равно завершается до того, как задача проверки Фрэнка когда-либо будет назначена.
    Вот как Фрэнк настраивает свой одноэтапный серийный просмотр.

  • Используя два этапа. Если Фрэнк хочет, чтобы Анне и Шону присваивались их рецензии одновременно, чтобы Шону не приходилось ждать, пока Анна закончит, прежде чем она сможет начать, он может настроить два этапа в рабочем процессе: первый – параллельный этап для обзоров Анны и Шона, а второй – отдельный этап только для его собственного обзора.И снова он выбирает вариант Конец при первом отклонении . Второй этап не начнется, пока не будет завершен первый этап; Итак, опять же, если Анна или Шон отклонят элемент, задача проверки Фрэнка никогда не будет назначена.
    Вот как Фрэнк организует двухэтапную параллельную проверку.

Вот схемы обоих решений.

Внешние участники Существует особый процесс включения участников, не являющихся членами вашей организации SharePoint.В этом процессе участник сайта выступает в роли доверенного лица для внешнего участника.

Вот схема этого процесса:

Назначить по одной задаче каждой группе или по одному каждому члену группы? Если вы включаете групповой адрес или список рассылки среди участников рабочего процесса, вы можете назначить одну задачу каждому члену группы или назначить только одну задачу всей группе (но все же отправить уведомление об этой единственной задаче каждому участнику).Когда всей группе назначена только одна задача, любой член группы может потребовать и выполнить эту единственную задачу. (Инструкции по подаче заявки на групповую задачу вы найдете в разделе “Полный текст” этой статьи.)

Вершина сегмента

08. Какая дополнительная информация нужна участникам?

В форме связи есть текстовое поле, в котором можно предоставить инструкции, подробные сведения о требованиях, ресурсах и т. Д.

Две вещи, которые вы можете включить:

  • Контактная информация, если у участников возникнут трудности или вопросы.

  • Если ваш рабочий процесс будет назначать только одну задачу каждой группе или списку рассылки, укажите здесь, что отдельный член каждой такой группы должен потребовать задачу перед ее завершением. Таким образом, другие члены группы не будут тратить время зря, приступая к той же задаче.Подробную информацию о том, как заявить права на групповую задачу, вы найдете в разделе “Полная версия” статьи

    .

Вершина сегмента

09. Когда сдаются задания?

Вы можете указать, когда задачи рабочего процесса должны быть выполнены одним или обоими способами:

По календарной дате Вы можете указать одну календарную дату, к которой должны быть выполнены все задачи.

  • Если вы настроили автоматический запуск рабочего процесса, вам обычно не следует использовать эту опцию.Это связано с тем, что указанное вами значение даты не будет автоматически настраиваться по отношению к текущей дате каждый раз, когда рабочий процесс запускается автоматически.

По продолжительности задачи Вы можете указать количество дней, недель или месяцев, которые разрешены для завершения каждой задачи, начиная с момента ее назначения.

  • Календарный срок выполнения переопределяет указанную продолжительность задачи.То есть: если сегодня 10 июня, и мне сегодня назначена задача, которая имеет трехдневную продолжительность, но также имеет календарный срок выполнения 11 июня, тогда задача будет выполнена 11 июня (календарный срок выполнения дата), а не 13 июня (конец трехдневки).

Вершина сегмента

10. Когда заканчивается этот рабочий процесс?

Чтобы избежать потери времени, потраченного на ненужные проверки, вы можете выбрать немедленное завершение рабочего процесса (до указанного или рассчитанного срока), когда произойдет одно из двух событий:

Примечание. Рабочий процесс не может запуститься для элемента, который в настоящее время извлечен.Однако после запуска рабочего процесса элемент для проверки можно извлечь, чтобы защитить его от изменений. (Но до тех пор, пока этот элемент не будет возвращен снова, никакой другой рабочий процесс не может начаться с ним.)

Вершина сегмента

11. Кого нужно уведомлять?

В поле CC на второй странице формы связи вы можете ввести имена или адреса всех, кого следует уведомлять каждый раз, когда этот рабочий процесс начинается или заканчивается.

  • Ввод имени здесь не приводит к назначению задачи рабочего процесса этому человеку.

  • Когда рабочий процесс запускается вручную, человек, который его запускает, получает уведомления о начале и завершении, не указывая его в этом поле.

  • Когда рабочий процесс запускается автоматически, человек, который первоначально его добавил , получает уведомления о начале и завершении, не указывая его в этом поле.

Вершина сегмента

12. Будет ли этот рабочий процесс контролировать утверждение контента?

У вас могут быть списки или библиотеки, в которых вы хотите, чтобы новые элементы и / или новые версии текущих элементов проверялись на точность их содержания или на соответствие их формы и стиля, прежде чем они станут видимыми для всех, кто имеет доступ к списку. Такой процесс проверки называется утверждение контента .

В продуктах SharePoint вы можете использовать рабочий процесс утверждения, чтобы сделать процесс утверждения контента еще проще и эффективнее.