Регламент по документообороту в компании образец

Да, имеете в порядке. Регламент по ведению документооборота службой секретариата далее Регламент. График документооборота это индивидуально разработанная схема взаимодействия всех подразделений предприятия от момента создания получения документа до момента его передачи в архив в места. Делопроизводство Краткий регламент регламент документооборота. В Положении описываются принципы организации документооборота в компании, виды. Денис, напишите свою электронный адрес, вышлю образец по почте. Регламент по организации документооборота для сотрудников. Учет количества документов может проводиться по Компании в целом или. Что так ревниво и медленные компании, Реглммент нежно И встреча С игра, И старой ратуши пророкотавший образец. Эти формы упоминаются в действующем Положении 373П Однако в современной поэзии жесткая цезура обычно образец положения по документообороте в компании. УТВЕРЖДАЮ наименование предприятия должность регистрационный N имя, фамилия дата. Организация документооборота в компании ЗАО Жилищный капитал. Татьяна Золотарева Документооборот существует в любой компании. Можно составить график документооборота в форме отдельного документа, в форме приказа по предприятию. Образец регламента по документообороту бухгалтерии. В компании целесообразно разделить регламенты внутренние например бюджетный. Дмитрий Барышников Каждая компания по мере. Первое, с чего лучше начать, так это с вопроса а установлены ли вообще в компании сроки для сдачи. График документооборота в бухгалтерии образец бланка. Существует определенный регламент хранения бумаг различного типа, сроки. Создание и утверждение графика документооборота регламентируется Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете утверждено. Внутренний регламент организации по документообороту образец. Учитывая наибольшую удобность, большинство компаний и предприятий,. Регламент должен быть понятен любому сотруднику компании как опытному работнику, так и новичку. Так как именно таким образом удается привести в порядок документооборот. В каждой компании должен быть организован документооборот в соответствии с регламентом. Образец оформления проекта приказа Руководителя Компании приведен в приложении. Под регламентом по документообороту в компании мы понимаем. Срочно требуют составить регламент документооборота в компании. В Положении о документах и документообороте. Составленный график документооборота в бухгалтерии залог правильной отчетности. И вот серьезное задание директора подготовить регламент прохождения документов документооборота в организации. А вас накладные воротники никто. Одним из их является регламент документооборота. Екатерина Усольцева Один из самых трудоемких в нашей компании регламент документооборота сопровождения. Регламент по документообороту для служащих. Регламент по ведению документооборота службой. Вам лучше сделать Положение о организации. Однако вы должны помнить, что это всего лишь образец документа Должностная инструкция главного специалиста по документообороту. Устав ооо образец украина. В качестве рекомендательного материала можно использовать Положение о документах и документообороте. ОБРАЗЕЦ ДОКУМЕНТА ПРАВИЛА ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА. Регламент документооборота в организации образец 2014. Также в компании существует несколько регламентов по срокам хранений документации. В связи с тем, что существует большое разнообразие видов документов, в данном регламенте по документообороту в компании образец статьи нет возможности. В практической деятельности, в зависимости от объема документооборота в ОАО комбината Магнезит используют три формы регистрации документов журналы. Образцы по теме Положение. Соглашение о расторжении договора оказания юридических услуг образец. При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный. В связи с тем, что существует большое разнообразие видов документов, в данном регламенте по документообороту в компании образец. Если в резолюции приказ по документообороту образец несколько исполнителей,. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет. Учитывая, что никогда не писала никаких регламентов и в компании. Анализ документооборота ЗАО Группа компаний Жилищный капитал показал, что. Выписка обязательно заверяется печатью компании
Например, регламент оборота мерителя представляет собой систему документооборота, которая позволяет. Положение об электронном документообороте Положение ОБРАЗЕЦ. Как правило многие компании не оплачивают счета на поставку ТРУ данного сотрудника, пока не отчитается за прошлую. Буду очень признателен, если ктонибудь сможет мне помочь. Какие этапы подбора персонала существуют Регламент по документообороту в компании образец. Нужно положение по документообороту в управляющей компании в ПО. Регламент по документообороту в компании образец. В документообороте Организации в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки

Регламент по документообороту в компании образец

регламент по документообороту в компании образец

Учет количества документов может проводиться по Компании в целом или по. В соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете,. Приказ о сокращении численности и штата образец в связи с оптимизацией. Регламент по документообороту образец. Екатерина Усольцева: Один из самых трудоемких в нашей компании — регламент документооборота сопровождения. Регламент документооборота в организации образец. Нумерация поступающих документов в журнале проставляется по порядку,. Образец бланка графика документооборота в бухгалтерии скачать (Размер: 60,5 KiB | Скачиваний: 19. Какие этапы подбора персонала существуют Регламент по документообороту в компании образец. Регламент в коммерческой организации – это организационно-распорядительный документ, в котором. Министерством финансов СССР, N 105 от 29 июля 1983 г.. Должностная инструкция главного специалиста по документообороту». В каждой компании должен быть организован документооборот в соответствии с регламентом. Соглашение о расторжении договора оказания юридических услуг образец. Дмитрий Барышников: Каждая компания по мере. Регламент по документообороту в компании образец файлы с нашего сайта!В Положении описываются принципы организации документооборота в компании, виды. Кое регламент документооборота образец кем я заметил нечто вроде нимба, регламент документооборота образец удивиться не регламент документооборота. Регламент по ведению документооборота службой секретариата (далее – Регламент) устанавливает общие. Первое, с чего лучше начать, так это с вопроса: а установлены ли вообще в компании сроки для сдачи. Регламент по документообороту в компании образец. Прямое скачивание]. Срочно требуют составить регламент документооборота в компании. В каждой компании документация должна регламентироваться с учетом конкретных особенностей: объема,. Например, настройки программы SharePoint дают возможность при вхождении писем в компанию автоматически отправлять. Положение об электронном документообороте · Положение ОБРАЗЕЦ по. Что так ревниво и медленные компании, Реглммент нежно И встреча С игра, И старой ратуши пророкотавший образец.

Под регламентом по документообороту в компании мы понимаем. Буду очень признателен, если кто-нибудь сможет мне помочь. Регламент документооборота в компании образец. Образец оформления проекта приказа Руководителя Компании приведен в приложении N _. Регламент по ведению документооборота службой секретариата (далее – Регламент).Образец регламента по документообороту бухгалтерии -. Глава 2 Организация документооборота в компании ЗАО «Жилищный капитал» 2.1 Общие положения организации документооборота в компании В любой организации. Организации, методических материалов,. Положения данного Регламента распространяются на. Регламент традиционно создается, ежели в компании: много бизнес – процессов; в их задействованы наиболее 2-ух. Чтобы определить все взаимодействия в компании и тем самым повысить эффективность персонала, HR-спе-. И вот серьезное задание директора: подготовить регламент прохождения документов (документооборота) в организации. Регламент документооборота. В практической деятельности, в зависимости от объема документооборота в ОАО комбината «Магнезит» используют три формы регистрации документов: журналы. График документооборота — это индивидуально разработанная схема взаимодействия всех подразделений предприятия от момента создания (получения) документа до момента его передачи в архив (в места. Технический регламент о безопасности колесных транспортных средств. Помимо этого, юрист проследит за тем, как налажен документооборот внутри компании в части. Как правило многие компании не оплачивают счета на поставку ТРУ данного сотрудника, пока не отчитается за прошлую. Официальный сайт компании «КонсультантПлюс». В документообороте Организации в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются. В Положении о документах и документообороте в.
Различают два вида регламент документооборота в организации образец документооборота, каждый из которых используется для определенных целей: в виде.ОБРАЗЕЦ ДОКУМЕНТА “ПРАВИЛА ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА”.Однако в современной поэзии жесткая цезура обычно образец положения по документообороте в компании. Первый раз, когда нужно было наладить и восстановить кадровый документооборот в компании.В связи с тем, что существует большое разнообразие видов документов, в данном регламенте по документообороту в компании образец статьи нет возможности.Денис, напишите свою электронный адрес, вышлю образец по почте.Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет.Татьяна Золотарева: Документооборот существует в любой компании — от.При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный.Образец регламента документооборота – ваш образец.Регламент по ведению документооборота службой секретариата Образец оформления проекта приказа Руководителя Компании.УТВЕРЖДАЮ _ _ наименование предприятия должность _ _ регистрационный N имя, фамилия _ _ дата.Каждый бланк мы снабжаем примерами по его заполнению и.Также в компании существует несколько регламентов по срокам хранений документации.

Регламент электронного документооборота \ Акты, образцы, формы, договоры \ Консультант Плюс

]]>

Подборка наиболее важных документов по запросу Регламент электронного документооборота (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика: Регламент электронного документооборота Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Подборка судебных решений за 2020 год: Статья 47 “Взыскание налога, сбора, страховых взносов, а также пеней и штрафов за счет иного имущества налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора, плательщика страховых взносов) – организации, индивидуального предпринимателя” НК РФ
(Юридическая компания “TAXOLOGY”)Налоговый орган допустил ошибку в тексте постановления о взыскании налога за счет имущества налогоплательщика, а также не направил налогоплательщику копию постановления. Налогоплательщик оспорил постановление. Суд пришел к выводу о законности постановления, указав, что оно является внутриведомственным документом, действующим законодательством и внутриведомственными регламентами взаимодействия его направление непосредственно налогоплательщику не предусмотрено. Несоответствие сведений о наименовании налогового органа в тексте постановления при формировании постановления, направленного посредством программного комплекса электронного документооборота, при наличии действительной обязанности общества по уплате указанных в постановлении налогов суд счел недостаточным основанием для признания постановления недействительным.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Регламент электронного документооборота

Нормативные акты: Регламент электронного документооборота “Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая)” от 31.07.1998 N 146-ФЗ
(ред. от 02.07.2021)4. Налоговая декларация (расчет) может быть представлена налогоплательщиком (плательщиком сбора, плательщиком страховых взносов, налоговым агентом) в налоговый орган лично или через представителя, направлена в виде почтового отправления с описью вложения, передана в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.

Образец графика документооборота в бухгалтерии

Документооборот на предприятиях один из важнейших процессов, требующих контроля. Тем более, если дело касается финансовой документации.

 

Деятельность предприятия контролируется государственными органами и за несоблюдение сроков заполнения и подачи документов может быть наложено взыскание.

 

 

Бухгалтерский документооборот

 

Бухгалтерия – основной отдел предприятия, занимающийся учётом финансовой деятельности. Основная задача бухгалтерии – обработка документации, касающейся всего движения денег в компании и соблюдение сроков, в которые документы должны быть обработаны необходимо соблюдать неукоснительно.

 

Это основной этап в стабильной работе компании. Документов, с которыми работает бухгалтер, огромное количество и необходимо рассчитать трудовой процесс так, чтобы каждый документ был рассмотрен и обработан в соответствующие сроки.

 

Без чётко установленного графика сделать это довольно сложно. Человеческая память не может помнить абсолютно всё. Поэтому требуется специальный документ-график, в соответствии с которым и происходит документооборот в бухгалтерии.

 

 

График документооборота в бухгалтерии: его составление и особенности

 

Составление графика документооборота в бухгалтерии – задача довольно серьёзная. Необходимо учесть все документы, с которыми придётся работать финансовому отделу, предусмотреть сроки, в которые каждый документ должен быть обработан, рассчитать такой оптимальный режим, когда вся документация, так или иначе, имеющая отношение к бухгалтерии, будет своевременно рассмотрена.

 

Перед главным бухгалтером, в обязанность которого входит составление графика документооборота, ставится задача так распределить поток документации между подчинёнными, чтобы при максимальной загруженности отдела, все необходимые сроки обработки документов могли быть соблюдены.

 

Нельзя допускать, чтобы какие-либо документы откладывались «на потом» или рассматривались в неустановленные сроки.

 

Задача довольно трудная и составленный график может прямо влиять на работу компании в целом.

 

Пропущенные сроки по оформлению документов о заработной плате, ведёт к ответственности перед работниками, пропуск срока предоставления налоговой отчётности – к ответственности перед государством, не вовремя оплаченные договоры – к проблемам с контрагентами.

 

Таким образом, главный бухгалтер, составляя график документооборота, несёт ответственность за всё предприятие в целом и его стабильную работу.

 

Ниже расположен типовой бланк и образец графика документооборота в бухгалтерии, вариант которого можно скачать бесплатно.

График документооборота в бухгалтерии (образец)

Залог эффективной работы компании и отлаженных бизнес-процессов — грамотно составленный график документооборота. Как правильно составить такой график и для чего он необходим в компании — узнайте из статьи ниже. В конце вы можете скачать образец графика документооборота.

Зачем регламентировать документооборот

В небольших фирмах, состоящих из одного или двух отделов, отследить движение документов несложно. Когда компания разрастается, превращается в структуру из нескольких территориально удаленных филиалов, документов становится очень много: они начинают поступать в бухгалтерию с опозданием, а иногда и вовсе теряются. Бухгалтерия при этом обрабатывает множество документов: часть их исходит от компании, а другие поступают извне. Каждый отдел составляет типовые или собственные формы бланков, которые подтверждают и сопровождают текущую деятельность.

Читайте также: Документирование хозяйственных операций организации

Специалисты обязаны составлять, подписывать, передавать на хранение и впоследствии на уничтожение документы своевременно. Особенно актуально соблюдение сроков обработки для финансовой, бухгалтерской и кадровой документации: за нарушение сроков ответственность предусмотрена на законодательном уровне. Деятельность фирмы контролируется проверяющими органами: ФНС, внебюджетными фондами и другими государственными учреждениями. Поэтому при нарушении сроков подачи необходимых документов и отчетности, составленной на основании этих документов, компанию ждет наложение санкций.

Для того чтобы соблюдать сроки и регламентировать обработку и исполнение всех документов фирмы используют специальный график документооборота.

Без четко расписанного графика передачи документов внутри компании внутренние бизнес-процессы компании сложно контролировать или оптимизировать. Человеческая память не может сохранить абсолютно все детали и сроки работы, поэтому специально составленный график является специальной памяткой для сотрудников.

Основные задачи графика документооборота:

• оперативный контроль за соблюдением сроков составления, обработки и исполнения документов;

• своевременное формирование отчетности на базе первичных регистров;

• исключение авралов, форс-мажора и соблюдение ритмичности работы исполнителей;

• формирование дел и передача их в архив в положенные сроки;

• получение в срок информации, необходимой для принятия эффективных управленческих решений.

График документооборота 2019: правила составления

График составляют в виде схемы, таблицы или текста с указанием сроков передачи документов между отделами. Важно понимать, где и кем составляется первичный документ, через какие отделы он проходит, кто его проверяет и как он попадает в бухгалтерию для учета.

Документооборот можно представить в виде схемы взаимодействия между отделами от момента создания и до сдачи в архив или передачи на уничтожение. Также под документооборотом подразумевают перечень всех первичных документов компании, разработанных и утвержденных в соответствии с учетной политикой.

График документооборота в бухгалтерии может быть составлен для каждого первичного документа: горизонтальными строками в таблице или схеме обозначаются первичные документы (как в нашем примере графика). Подобным образом графики могут составляться:

Если график составляется для подразделений, то в каждом из них необходимо назначить ответственное лицо, отвечающее за соблюдение графика.

Для каждого документа или отдела обязательно указывается срок, в течение которого первичный регистр согласовывается, утверждается и передается на исполнение.

Разрабатывает график, как правило, главный бухгалтер или финансовый директор, а утверждает руководитель компании. При составлении графика необходимо активное участие и обсуждение всех структурных отделов фирмы. Например, менеджер по продажам может попросить передвинуть выставленные ему сроки передачи документов в связи с большой загруженностью, или водитель скажет, что путевой лист не всегда возможно предоставить в течение одного рабочего дня, т. к. он находится в постоянных разъездах.

Часто к составлению графика привлекаются внештатные специалисты. Например, аутсорсинговая компания, которая выслушав все мнения, пожелания отделов, на их основе составляет приемлемый для всех образец графика документооборота в бухгалтерии с учетом нормативных требований законодательства.

Контроль за исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера, т. к. он возглавляет бухгалтерию — отдел, ведущий учет финансовой деятельности компании и отвечающий за наличие и сохранность документации.

График необходимо составить так, чтобы при максимальной загруженности бухгалтерии все сроки обработки документации могли быть соблюдены. Требуется исключить моменты откладывания документов «на потом» или обработку их в неположенные сроки.

Каждому сотруднику или отделу необязательно распечатывать весь график документооборота. Достаточно сделать для ответственных лиц выписку из него: перечислить все первичные регистры, входящие в его зону ответственности, указать сроки исполнения и названия подразделений, куда необходимо передавать документацию. Чтобы изначально мотивировать сотрудников на соблюдение сроков документооборота, ведение графика закрепляют в должностных инструкциях ответственных лиц.

За несоблюдение сроков ответственного сотрудника допустимо привлечь к дисциплинарной ответственности: объявить выговор, лишить части оплаты труда в виде зарплаты или премии. Об этом прямо сказано в Письме Роструда от 18.12.2014 г. № 3251-6-1.

График документооборота: образец 2019 года

Представленный ниже бесплатный образец графика документооборота поможет вам составить собственную схему движения первичных документов в вашей компании. Если у вас есть филиалы, составьте общий график, в который включите графики для филиалов и головной организации. В представленном графике документооборота (образец ниже) схема движения составлена для каждого отдельно взятого первичного документа. Это наиболее простая схема документооборота для небольшой компании. Для большой структурированной фирмы, состоящей не только из бухгалтерии, но еще и производственного цеха, отдела продаж, склада, юридического, экономического подразделений и т.д., оптимальнее будет составить регламент документооборота в разрезе каждого подразделения.

График документооборота (образец):

Скачать его в формате word вы можете ниже.

Приказ о переходе организации на электронный документооборот, образец заполнения формы

Общество с ограниченной ответственностью “Бета”
ООО “Бета”

 

ПРИКАЗ

15.01.2018              № 2

г. Москва

О переходе на электронный документооборот

С целью создания единой базы документов в организации и оптимизации процессов работы с ними

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. С 1 марта 2018 года внедрить в ООО “Бета” систему электронного документооборота (СЭД).

2. Разработать в срок до 1 февраля 2018 года и утвердить:

– регламент и порядок электронного документооборота. Ответственным за разработку назначить главного бухгалтера Серебрякову Ю.В.;
– порядок получения сотрудниками доступа к СЭД. Ответственным за разработку назначить начальника отдела информационных технологий Михалкова С.И.;
– инструкцию по обеспечению безопасности информации при работе с документами в СЭД. Ответственным за разработку назначить начальника отдела информационных технологий Михалкова С.И.

3. Начальнику отдела информационных технологий Михалкову С.И. организовать электронный архив документов.

4. Ответственным за эксплуатацию СЭД назначить заместителя генерального директора Краснову Н.И.

5. Начальнику отдела кадров Любушкиной О.К. довести приказ и документы, связанные с внедрением СЭД, до всех сотрудников организации.

6. Контроль за исполнением настоящего Приказа возлагаю на себя.

 

Генеральный директор _________________________ А.И. Петров

 

С приказом ознакомлены:

	15.01.2018	___________________	О.К. Любушкина
	15.01.2018	___________________	С.И. Михалков
	15.01.2018	___________________	Ю.В. Серебрякова
	15.01.2018	___________________	Н.И. Краснова

 

 

Образец графика документооборота в организации в 2021 году

Скачать образец графика документооборота на предприятии 2020 года

Скачать образец графика документооборота в бухгалтерии бюджетного учреждения 2020 года

Скачать образец правил документооборота в учетной политике

Скачать шаблон графика документооборота для юридического отдела

Скачать приказ об утверждении ГДО

Что такое ГДО

Любая хозяйственная операция экономического субъекта должна быть подтверждена первичным документом. Порядок составления первички, ее обработки, передачи в бухгалтерию для отражения в учете устанавливается в отдельном порядке. Для этого составляется специальный норматив — график или регламент документооборота бухгалтерских документов в компании — по сути, это задокументированный порядок движения первичной и учетной документации внутри экономического субъекта.

Обязанность составления ГДО регламентирована следующими нормативами:

1. Федеральный закон о бухгалтерском учете № 402-ФЗ от 06.12.2011.
2. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105.
3. Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», утв. приказом Минфина РФ от 30.12.2017 № 274н.
4. Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утв. приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 256н.

Ответственные лица: кто составляет, утверждает и осуществляет контроль

Лицом, ответственным за составление и подготовку ГДО в организации для целей бухгалтерского учета, является главный бухгалтер. Это штатный работник учреждения либо иное лицо, на которое возложены ключевые обязанности по организации и ведению бухучета.

Иной вопрос, кто утверждает график документооборота: утвердить ГДО вправе только руководитель компании (иное уполномоченное лицо). Норматив допускается оформить как приложение к учетной политике. Но допускается и утверждение отдельным приказом или распоряжением.

После утверждения ГДО под подпись доводится до всех работников, участвующих в документообороте. При этом требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и предоставления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб организации. Отсюда следует вывод, кто осуществляет контроль за соблюдением графика документооборота, — это главный бухгалтер либо иное лицо, ответственное за ведение бухучета в компании.

Структура и содержание

Законодательство не предусматривает единый образец графика документооборота первичных учетных документов для юридических лиц. Организация самостоятельно готовит норматив, с учетом специфики деятельности и организационной структуры.

Специализированный регламент составляют в виде схемы, таблицы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением учреждения и всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Включите в график документооборота в учетной политике обязательные разделы в отношении каждого формуляра.

Обязательный раздел	Что включить
Алгоритм создания конкретного формуляра	Отразите: какое количество экземпляров необходимо подготовить; кто отвечает за выписку, оформление и его исполнение; непременно пропишите срок исполнения документа.
Регламент проверки по каждой конкретной форме	Пропишите: кто ответственный за проверку; кто предоставляет формуляр на проверку; каков порядок предоставления; срок предоставления.
Порядок обработки документации	Пропишите, кто является исполнителем и каков срок исполнения первички или учетного регистра.
Алгоритм передачи формуляра в архив	Закрепите, кто является исполнителем, в какой срок необходимо завершить передачу форм.

В обязанности всех работников организации необходимо включить положения о создании и предоставлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере их деятельности, в строгом соответствии с ГДО. Это исключит проблемы и задержки в движении документации.

Образцы

Бланк ГДО:

Примерный образец графика документооборота к учетной политике некоммерческой организации:

Как утвердить

Оформите готовый ГДО как приложение к учетной политике для целей бухгалтерского учета. Либо составьте отдельный приказ по организации.

Специальной формы распоряжения для утверждения ГДО не предусмотрено. Рекомендуем использовать наш шаблон.

Образец приказа об утверждении:

ГБОУ ДОД ДЮСШОР “АЛЛЮР” ПРИКАЗ №135 От 21.12.2019г. г. Москва “Об утверждении и введении в действие графика документооборота” В целях организации надлежащего документооборота, ПРИКАЗЫВАЮ: Утвердить прилагаемый график документооборота в ГБОУ ДОД ДЮСШОР “АЛЛЮР” и ввести его в действие с 01.01.2020 года. Всем структурным подразделениям и работникам ГБОУ ДОД ДЮСШОР “АЛЛЮР” в работе с документами руководствоваться требованиями, установленными в графике документооборота, с момента введения его в действие. Секретарю Карповой И. И. обеспечить тиражирование графика документооборота и его передачу в структурные подразделения ГБОУ ДОД ДЮСШОР “АЛЛЮР” до 31.12.2019 года. Контроль за исполнением требований графика документооборота в ГБОУ ДОД ДЮСШОР “АЛЛЮР” возложить на главного бухгалтера Главного бухгалтера Викторову В. В. Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой. Приложение: 1. График документооборота. Руководитель: ИВАНОВ И. И. Иванов С приказом ознакомлены: Главный бухгалтер ВИКТОРОВА В. В. Викторова Секретарь КАРПОВА И. И. Карпов

Об авторе статьи

Евдокимова Наталья

Бухгалтер-эксперт

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

Другие статьи автора на gosuchetnik.ru

Как написать документ с требованиями к бизнесу: шаблоны и примеры

Начиная проект и устанавливая партнерские отношения с поставщиком, очень важно, чтобы все участники понимали ожидаемые результаты партнерства. Вот здесь и пригодится документ бизнес-требований (BRD). Часто BRD используется для подробного описания потребностей бизнеса при поиске нового поставщика технологий, консультанта или подрядчика.

Чтобы документ бизнес-требований был четким и успешным, необходимо тщательно рассмотреть и включить многие факторы.В этой статье мы узнаем, что такое документ с бизнес-требованиями. Мы также расскажем, как его написать и как он будет выглядеть в системе управления запросами предложений. Наконец, мы обсудим, что включить в BRD, а также обсудим шаблоны и примеры, которые помогут вам начать работу.

Что такое документ с бизнес-требованиями?

BRD – это официальный документ, в котором излагаются цели и ожидания, которых организация надеется достичь, установив партнерские отношения с поставщиком для завершения конкретного проекта. Помните, важно понимать, что это не то же самое, что документ функциональных требований (FRD).

В чем разница между документом бизнес-требований и документом функциональных требований?

BRD имеет дело с , чего организация надеется достичь с помощью партнерства с поставщиками. С другой стороны, документ функциональных требований (FRD) касается того, как они ожидают его достичь.

Например, представьте себе организацию, которая недавно приобрела систему отслеживания кандидатов, чтобы помочь в их усилиях по набору персонала. Они могут использовать BRD, чтобы объяснить, что они ожидают увеличения числа кандидатов на 10 процентов.Затем они могут создать FRD, чтобы подробно описать, как они ожидают достичь этой цели – возможно, за счет интеграции с популярными досками по трудоустройству. Чтобы узнать больше о FRD, посетите этот блог.

Итак, как именно создать BRD, который эффективно информирует вашего поставщика о результатах и ​​ожиданиях, которые вы возлагаете на проект?

Все, что вам нужно для написания успешного документа бизнес-требований

Каковы компоненты документа бизнес-требований?

Хотя каждый BRD уникален, обычно они содержат несколько общих разделов.Вы найдете каждый из этих разделов в нашем загружаемом шаблоне требований к развитию бизнеса.

Загрузите шаблон документа бизнес-требований.

Резюме

Резюме закладывает основу для всего документа. Фактически, это первый раздел, который прочтет ваш поставщик. Поэтому убедитесь, что вы удерживаете их внимание и быстро передаете всю необходимую информацию. По сути, резюме должно заложить основу для BRD.

Посмотрите, как выглядит резюме в RFP360.

×

Краткое содержание

Закрыть

Обзор и цели проекта

В этом разделе вы подробно расскажете о проекте. Конечно, в этом разделе есть над чем поговорить. Например, вы можете изучить текущий процесс, бизнес-факторы, затронутых пользователей и отделы. Вы должны быть как можно более конкретными, чтобы избежать путаницы, когда проект начнется.

Рассмотрите возможность включения:

• Общая цель (цели) проекта
• Описание высокого уровня того, что будет достигнуто в рамках проекта
• Как цель поддерживает более крупные стратегические цели
• Список вовлеченных заинтересованных сторон
• Предыстория проекта проект (Как это произошло и возникшие проблемы или проблемы)
• Бизнес-факторы, которые делают этот проект важным (операционные, рыночные, экологические или финансовые)
• Описание текущего процесса и предлагаемого процесса (диаграммы могут быть полезны)

Посмотрите, как обзор проекта смотрите в RFP360.

×

Обзор проекта

Закрыть

Бизнес-требования

Здесь вы сможете более подробно осветить свои цели. Как правило, мы рекомендуем использовать цели SMART, которые являются конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и привязанными ко времени. Это не только поможет вам эффективно сообщить поставщику о своих ожиданиях, но и предоставит простой способ оценить успех после завершения проекта. Вы можете узнать больше о целях SMART в этом блоге FitSmallBusiness.com.

Обдумывая требования вашего бизнеса, подумайте о своих приоритетах. Например, обозначьте каждое из ваших требований как критическое, высокое, среднее, низкое или будущее требование. В конечном итоге вам нужно будет определить важность каждого из них в вашей окончательной BRD.

Узнайте, как определить бизнес-требования в RFP360.

×

Бизнес-требования

Закрыть

Объем проекта

Объем проекта – один из наиболее важных разделов вашего BRD.Это объяснит, за что отвечает ваша организация и за что отвечает ваш поставщик.

Помните, будьте как можно более подробными и не делайте никаких предположений. К сожалению, когда в ходе проекта возникают недоразумения с поставщиком, их обычно можно проследить до расплывчатой ​​или запутанной области проекта.

Посмотрите, как определить объем вашего проекта в RFP360.

×

Объем проекта

Закрыть

Глоссарий

Постарайтесь как можно больше использовать общий язык в документе с бизнес-требованиями.Однако это не всегда возможно. Используйте этот раздел, чтобы определить любые термины, которые поставщик может не понимать. Например, если вы используете терминологию, характерную для вашего бизнеса, отраслевой жаргон или аббревиатуры, этот раздел имеет решающее значение для эффективного донесения ваших требований до поставщиков.

Посмотрите, как создать глоссарий в RFP360.

×

Глоссарий

Закрыть

Хотите узнать, как RFP360 может улучшить документирование бизнес-требований и процессы закупок? Вы можете убедиться в этом сами, запланировав демонстрацию прямо сейчас.

9 шаблонов документов бизнес-требований для начала работы

Каждая организация, партнерство и проект уникальны. В этой коллекции вы найдете шаблон, соответствующий вашим потребностям, от простых до очень сложных. Прежде всего, вы должны убедиться, что ваш BRD улавливает тонкости ваших конкретных требований. Используйте приведенные ниже шаблоны в качестве отправной точки, но при необходимости вносите правки.

1. RFP360

Этот шаблон документа бизнес-требований представляет собой быстрое и простое руководство по созданию собственного BRD.В шаблоне вы найдете разделы, включая резюме, обзор и цели проекта, бизнес-требования, объем проекта и глоссарий. Наряду с каждым разделом вы увидите полезные советы и инструкции по их использованию. Если вы используете программное обеспечение RFP, вы можете использовать эти разделы, переставлять их и легко создавать собственные BRD.

Загрузите шаблон.

2. SFSU

Государственный университет Сан-Франциско (SFSU) создал этот трехстраничный шаблон BRD. Он довольно короткий, поэтому вы можете использовать его для описания требований к простым проектам.По этой причине этот формат лучше всего подходит, когда вам нужно лишь немного детализировать, прежде чем продолжить. Отличный вариант для быстрых проектов.

3. PandaDoc

Это руководство по шаблону PandaDoc BRD включает 13 разделов и советов, как лучше всего подготовить каждый из них. Например, в кратком изложении документ предлагает следующий совет:

«Краткое изложение не должно содержать более трех абзацев и должно содержать краткое изложение цели и содержания остальной части документа.Обычно лучше всего составлять этот раздел в последнюю очередь.

4. TechWhirl

BRD-шаблон TechWhirl в первую очередь разработан для технологического проекта. Он включает несколько диаграмм и таблиц для документирования правок, исправлений, утверждений, требований и многого другого. Кроме того, он содержит краткое описание информации, которую должен содержать каждый раздел, а также примеры того, как эту информацию представлять.

Например, в разделе целей объясняется:

«Они должны описывать общую цель разработки продукта, высокоуровневые описания того, что будет делать продукт, как они соотносятся с бизнес-целями, а также требования к взаимодействие с другими системами.”

Непосредственно под этим описанием предлагается следующий пример:

• Доставка интерактивной системы именования виджетов (WINS), которая синхронизирует именование и связывание всех виджетов во всех системах на предприятии.
• Избегайте дублирования имен виджетов и уменьшайте время до производства для существующих проектов
• Поддержка текстового поиска по именам виджетов или бизнес-описаниям
• Синхронизация имен виджетов и изменений в инструментах администрирования платформы Windows и Linux
• Отслеживание изменений виджетов, включая новые виджеты, измененные виджеты и виджеты для архивации

5.Специалисты по требованиям

Шаблон RequirementsExperts – хороший вариант, если вы предпочитаете работать в Excel, а не в Word. Кроме того, каждый раздел включает краткое описание необходимой информации.

Электронная таблица состоит из вкладок для следующих разделов:

• Бизнес-требования
• Системные требования к продукту
• Матрица трассировки жизненного цикла
• Матрица трассировки требований

6. Британская Колумбия

Шаблон BRD из Британской Колумбии включает черный текст предполагается, что останется в окончательном документе.Точно так же он включает красный текст, содержащий инструкции или примеры. Этот текст следует удалить и заменить на информацию, соответствующую вашим требованиям.

7. T System

Этот шаблон BRD T System содержит 11 страниц, заполненных электронными таблицами, диаграммами и стандартным содержимым. Включены примеры и блок-схемы, которые помогут вам создать свои собственные. К сожалению, этот шаблон нельзя загрузить. Тем не менее, он дает отличное вдохновение.

8.New York University

Этот шаблон от New York University довольно продвинутый. Примечательно, что он включает в себя диаграммы отслеживания версий, электронные таблицы, диаграммы и выделенный синим цветом текст, который указывает, куда вставлять ваши конкретные требования.

Из-за деталей, которые охватывает этот шаблон, он, вероятно, не лучший выбор для тех, кто создает свой первый BRD. Но если у вас есть опыт создания BRD и вы хотите охватить все свои базы, это отличный вариант.

9. DatabaseStar

BRD-шаблон DatabaseStar содержит 12 разделов на 14 страницах.К счастью, каждый раздел включает подробные инструкции о том, какую информацию вы должны включить. Однозначно, что этот документ также охватывает функциональные требования, которые могут быть необходимы не для каждого проекта.

• Краткое содержание
• Описание проекта
• Объем проекта
• Бизнес-драйверы
• Текущий процесс
• Предлагаемый процесс
• Функциональные требования
• Нефункциональные требования
• Глоссарий
• Ссылки
• Приложение
• История документа

4 примера бизнес-требований, которые покажут вам, как это делается.

Хотя шаблоны могут стать отличной отправной точкой, есть вероятность, что вам понадобится дополнительная помощь.Особенно, если вы пишете свой первый BRD. Первое, что нужно запомнить, это сделать так, чтобы это работало на ваш бизнес.

Примеры BRD, перечисленные ниже, показывают, как выглядит эффективный BRD. Кроме того, они также дают направление, когда вы начинаете документировать свои собственные требования.

1. Simplicable

Simplicable создал «наглядный пример документа бизнес-требований для системного проекта, предпринятого вымышленной телекоммуникационной компанией».

Он включает следующие семь разделов:

1. Предпосылки
2. Бизнес-модель
3. Допущения
4. Ограничения
5. Функциональные требования
6. Нефункциональные требования
7. Глоссарий терминов

В каждом разделе они демонстрируют, как их вымышленные телекоммуникационная компания Neverland Telecom изложила их требования.Например, в разделе «Экономическое обоснование» они используют приведенную ниже таблицу для обозначения целей и задач.

2. GLSEN

Этот пример BRD очерчивает цели и ожидания определения редизайна веб-сайта. В примере используется маркетинговое агентство, завершающее редизайн для GLSEN.

Следовательно, документ объясняет цель.

«… для выражения требований клиентов и заинтересованных сторон, которые должны обслуживаться результатами проекта – предполагаемые потребности и потребности клиентов в продукте, системе или услуге.”

3. IATA

Международная ассоциация воздушного транспорта (IATA) создала BRD, чтобы помочь создать« стандартный процесс для авиакомпаний по распространению предложений продуктов, созданных в их собственных системах, и для управления полученными заказами ».

Уникальным образом этот пример включает подробные пояснения и диаграммы. Он идеально подходит для тех, кому нужно вдохновение для создания высокотехнологичного или подробного BRD.

4. Департамент по делам ветеранов

Департамент по делам ветеранов объясняет цель данного BRD ниже.

«Документ бизнес-требований (BRD) разработан бизнес-сообществом с целью сбора и описания бизнес-потребностей клиента / владельца бизнеса. BRD дает представление о бизнес-сфере КАК ЕСТЬ и КАК БУДЕТ, выявляя заинтересованные стороны и профилируя первичные и вторичные сообщества пользователей. Он определяет, какие возможности нужны заинтересованным сторонам и целевым пользователям и почему эти потребности существуют, обеспечивая сфокусированный обзор рассмотренных требований, ограничений и вариантов информационных технологий (ИТ).В этом документе не изложена методология разработки. Целевая аудитория этого документа – Управление информации и технологий (OIT) ».

Этот пример BRD отлично подходит для организаций, которые хотят увидеть, как изложить очень технические и строгие требования к проекту.

Как документ бизнес-требований вписывается в процесс RFx?

Хотя BRD похожи на многие документы RFx – включая запросы предложений (RFP), запросы информации (RFI), запросы предложений (RFQ) и многое другое – они служат определенной цели.

Вот как The Balance Small Business объясняет разницу между BRD и закупочной документацией, такой как RFP.

«Обычно запрос предложений (RFP) создается с целью запроса предложений от различных поставщиков.

«BRD, с другой стороны, подготовлен для конкретного поставщика или партнера по совместному предприятию, который уже был выбран нанимающей компанией. BRD содержит более подробную информацию, а также дополнительные спецификации и сроки, которые необходимо соблюдать в ходе и в конце проекта.”

Проще говоря, документы RFx используются для определения поставщиков, с которыми ваша организация хочет сотрудничать. Затем в BRD излагаются цели и ожидания, которые вы имеете в отношении поставщика, которого в конечном итоге выбираете. Безусловно, каждому процессу и каждому документу есть место в ящике инструментов группы закупок. Кроме того, каждый процесс RFx можно упростить и ускорить с помощью автоматизации RFP.

Как RFP360 может помочь

RFP360 поддерживает стратегические партнерские отношения с поставщиками, предоставляя возможности, позволяющие вам лучше подготовить запросы предложений и анкеты.

В частности, платформа RFP360 дает вашей команде следующие возможности:

Разработка и администрирование запросов предложений
Управление всеми запросами предложений в библиотеке шаблонов – упрощение, стандартизация и улучшение каждого создаваемого запроса.

Рабочий процесс и совместная работа
Назначайте задачи, устанавливайте крайние сроки, сотрудничайте и общайтесь с заинтересованными сторонами, поставщиками и специалистами по оценке в одном решении.

Оценка и выставление баллов
Собирайте, оценивайте и сравнивайте ответы в едином представлении, что позволяет принимать более обоснованные и объективные решения о покупке.

Информационные панели и отчеты
Создавайте отчеты для анализа прошлых ответов и просматривайте информационные панели, чтобы увидеть статус запросов предложений и задач.

Запросите демонстрацию, чтобы увидеть, как RFP360 может помочь вашей организации разработать более эффективные процессы управления закупками и отношениями с поставщиками.

Первоначально опубликовано 10 мая 2019 г. Обновлено 14 мая 2020 г.

Основы документирования и анализа процесса «как есть»

Время чтения: около 7 минут

Автор: Lucid Content Team

Компании полагаются на надежных процессах для эффективного и результативного достижения целей.Но без сильных процессов ваш бизнес может потерять деньги, таланты и даже клиентов.

Вот здесь и появляется анализ процесса «как есть».

Изучение вашего текущего состояния помогает организациям документировать, отслеживать и оптимизировать процессы для повышения производительности, эффективности и улучшения результатов.

Вот как вы можете вывести свой бизнес на новый уровень, задокументировав процесс как есть.

Шаблон потока бизнес-процессов (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)

Что такое анализ процесса как есть?

Анализ процесса «как есть» или анализ текущего состояния – это стратегия управления процессами, которая определяет и оценивает текущие бизнес-процессы.

Анализ текущего состояния может быть сосредоточен на всей бизнес-организации или на одном или нескольких конкретных процессах в отделе или группе.

Существует несколько ключевых целей или мотивов для проведения анализа текущего состояния, в том числе:

• Экономия денег
• Улучшение существующих или создание новых процессов
• Повышение удовлетворенности клиентов
• Улучшение координации бизнеса и оперативности организации
• Соблюдение новых нормативных требований стандарты
• Адаптация процессов после слияния или поглощения

Причина номер один, по которой предприятия используют систему управления процессами, заключалась в том, чтобы сэкономить деньги за счет снижения затрат и / или повышения производительности, за которым следует необходимость повышения удовлетворенности клиентов, чтобы оставаться конкурентоспособными , согласно опросу 2015 года, проведенному BPTrends.

Анализ текущего и будущего состояния процессов

Анализ текущего и будущего состояния процессов идет рука об руку, когда вы оцениваете бизнес-процессы. Проще говоря, «как есть» отображают, где находятся ваши процессы, и «будущие» отображают, где вы хотите, чтобы они были.

Этап «как есть» описывает текущее состояние ваших процессов и любые пробелы или проблемы с текущим режимом работы. После того, как вы это наметили, вы можете переходить к будущей фазе управления процессами.

Отображение будущего процесса – это то, как должен выглядеть процесс.Используя схему «как есть», вы работаете с заинтересованными сторонами над улучшением текущего процесса и намечаете эти изменения на своей будущей карте. Lucidchart упрощает совместную работу за счет удобных функций обмена и комментирования. Заинтересованные стороны могут быстро просматривать документы вашего текущего и будущего состояния, легко обеспечивая обратную связь на каждой итерации.

Ведение записей как текущих, так и будущих документов состояния поможет каждому в организации поддерживать согласованность процессов и более эффективно отслеживать прогресс и результаты.

Используйте слои в Lucidchart для документирования и визуализации как существующих, так и будущих процессов. Горячие точки позволяют переключаться между слоями, чтобы вы могли четко видеть различия между ними и легко представлять свою документацию другим.

Преимущества анализа процесса «как есть»

Основное преимущество анализа процесса «как есть» – это создание прочной основы для процессов организации. Анализ «как есть» позволяет бизнесу оценить текущее состояние своих процессов и определить возможности для улучшения.

Без этой фундаментальной информации сложно управлять процессами и улучшать их. Другими словами, если вы не знаете, с чего начинаете, вам будет сложно добраться туда, где вы хотите быть.

Создавая отчеты о текущем и будущем состоянии процессов, компании также могут рассчитывать:

• Согласовать операции с бизнес-стратегией.
• Улучшить коммуникацию и обучение в процессе.
• Повышение операционной эффективности.
• Повышение контроля и согласованности в организации.
• Получите конкурентное преимущество.

Пример производственного процесса (Щелкните изображение, чтобы изменить его в Интернете)

Этапы анализа процесса «как есть»

Анализ процесса «как есть» состоит из трех основных этапов: исследование, документирование и анализ.

1. Исследование

Для полного анализа текущего состояния бизнеса вам необходимо получить обзор основных продуктов и деятельности компании.

Начните с составления списка всех продуктов и услуг, чтобы получить четкое представление о цепочке создания стоимости бизнеса.Затем определите все процессы, которые компания использует для создания этих продуктов и услуг на каждом уровне, и отсортируйте их в хронологическом порядке. (Некоторые процессы могут происходить параллельно.)

Обязательно отметьте, когда каждый процесс начинается и заканчивается, и определите, какие команды или отдельные лица участвуют в этих процессах (или несут за них ответственность).

Заинтересованные стороны и менеджеры более высокого уровня могут помочь вам в общих чертах, но вам нужно будет связаться с людьми, непосредственно выполняющими и контролирующими каждый отдельный процесс, чтобы создать полный и точный отчет.

Обратите внимание на несколько способов сбора необходимой информации.

Личные интервью

Проведите собеседование с заинтересованными сторонами, выполняющими каждый процесс, а также с менеджерами или другими предметными экспертами, участвующими в процессе. Личные отчеты могут подтвердить, что процессы работают хорошо (или нет), и осветить этапы процесса, о которых вы иначе могли бы не знать.

Однако, хотя личные интервью важны, по возможности следует брать интервью у нескольких человек, чтобы получить более полную картину процесса.Будьте осторожны, чтобы не делать выводов, основываясь исключительно на отчете одного человека.

Прямое наблюдение

Помимо опроса людей на местах, уделите время непосредственному наблюдению за процессами в действии. Обратите внимание на людей, задействованных на каждом этапе, а также на любые доступные и / или используемые системные функции поддержки и ресурсы.

Опросы

Разошлите опросы или анкеты участникам для сбора официальных письменных ответов. Опросы позволяют вам задавать конкретные вопросы, на которые вы, возможно, не нашли ответов в ходе наблюдений или собеседований.

Опросы также дают вам возможность получить обратную связь и ответы от участников на вопросы, возникшие во время других тактик сбора информации (например, наблюдения).

Групповые собрания

Наконец, подумайте о проведении группового собрания с соответствующими заинтересованными сторонами, чтобы обрисовать процессы и подтвердить предыдущие выводы с участниками процесса.

Цель состоит в том, чтобы встретиться несколько раз, чтобы вместе задокументировать процесс. Эти встречи лучше всего запланировать после того, как вы завершите другое исследование (например,g., интервью и наблюдение), потому что вы можете кратко изложить все, что вы узнали, а затем сотрудничать с участниками, чтобы выявить любые пробелы и подтвердить свои выводы.

Пример последовательности операций BPMN (щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)

2. Документ

После того, как вы собрали информацию о процессе, вам нужно будет четко задокументировать ее в карте процесса.

Большинство менеджеров процессов используют модель и нотацию бизнес-процессов (также известную как BPMN) для построения диаграмм своих процессов текущего состояния.BPMN – это стандартная система моделирования процессов, предназначенная для упрощения документации процессов и облегчения понимания всеми заинтересованными сторонами. В соответствии с передовой отраслевой практикой по умолчанию используется текущая нотация процесса BPMN 2.0.

Lucidchart упрощает применение методологии BPMN 2.0 с помощью библиотеки форм BPMN. Просто перетащите фигуры в документ и отформатируйте их по мере необходимости.

Используйте это руководство, чтобы напомнить, как использовать стандартные обозначения и символы BPMN 2.0.

Подробнее

Хотя BPMN является популярной диаграммой процессов, ваши процессы также могут быть описаны в диаграммах других типов, независимо от того, нужно ли вам описывать потоки процессов DevOps, проектировать процессы ITIL / ITSM, создавать карты учетных записей или визуализировать путь клиента.

Независимо от типа вашего процесса или диаграммы, по сути, ваша карта процессов «как есть» должна документировать все входные данные процесса, системные функции поддержки, подробные описания выполнения процесса и все выходы процесса.

Пример процесса совместного управления BPMN (Щелкните изображение, чтобы изменить его в интерактивном режиме)

3. Определите пробелы, узкие и слабые места

Прежде чем строить диаграмму будущего состояния, необходимо внимательно изучить свое текущее состояние. Проанализируйте свои текущие процессы и обратите внимание на следующее:

Узкие места

Определите, где могут быть задержки в ваших процессах и что их вызывает.Узкое место может выглядеть как слишком много встреч или слишком много людей, вовлеченных в процесс утверждения.

Пробелы

Ищите потенциальные пробелы в вашем процессе, которые препятствуют достижению желаемой производительности / результата. Например, вам может потребоваться добавить еще один этап в ваш процесс или даже нанять другого человека.

Слабые стороны

Возможно, у вас есть правильный процесс, но ищите слабые места в существующем процессе. Например, возможно, вы могли бы позволить себе лучшее общение и передачу обслуживания.

Узнайте больше о способах оптимизации ваших процессов.

Узнайте, как

После того, как вы определите, чего не хватает в существующем процессе, вы можете приступить к планированию будущих состояний и узнать, как вы можете улучшить свои процессы. Вы можете использовать горячие точки и слои Lucidchart для планирования и переключения между вашим текущим и будущим состояниями, чтобы было легко определить, какие изменения необходимы и как достичь вашего будущего процесса.

Lucidchart упрощает создание и отслеживание документации, обеспечивая плавный переход от сопоставления процессов «как есть» к управлению «как есть».

Задокументируйте свои бизнес-процессы с помощью одного из наших шаблонов и начните улучшать свои процессы уже сегодня!

Узнайте, как

Объяснение контроля документированной информации [с процедурой]

Что такое контроль документированной информации?

Для управления документированной информацией вам потребуется систематизировать и собрать необходимую информацию о различных процессах. На основе этой информации вы должны разработать упрощенные, разнообразные материалы, которые можно применить к различным отделам и организациям.

Содержание

Если вы внедряете новую или обновленную систему менеджмента качества (СМК) в свой бизнес в соответствии с ISO 9001: 2015, вы должны иметь соответствующую документацию, которая с ней совпадает. Для этой цели можно использовать несколько типов документации, включая записи, отчеты, политики и многое другое.

Весь процесс организации обновленной документации в соответствии с ISO 9001 обычно называется «контролем документированной информации».Как следует из названия, ISO 9001 требует наличия «контролируемого» или организованного набора документов, отражающих детали вашей системы менеджмента качества.

ISO 9001: 2015		ISO 9001: 2008		Сводка изменений
7,5	Документированная информация	4,2	Требования к документации	Только заголовок.
7.5.1	Общие	4.2.1	Общие	Без изменений.
7.5.2	Создание и обновление	4.2.3	Контроль документов	Это требование сопоставимо с требованиями стандарта ISO 9001: 2008, пункт 4.2.3 – Контроль документов
7.5.3	Контроль документированной информации	4.2.4	Контроль записей	Это требование сопоставимо с требованиями стандарта ISO 9001: 2008, пункт 4.2.4 – Управление записями.

Почему необходимо контролировать документированную информацию?

Когда дело доходит до контроля документированной информации, не должно быть вопроса , следует ли вам это делать , а скорее , почему вам следует это делать.Есть несколько причин, по которым организациям всех типов выгодно контролировать документированную информацию.

Держите свой бизнес организованным

Контроль документированной информации помогает организовать ваш бизнес; Когда речь идет о сертификации ISO 9001, это очень важно. Вы должны будете иметь возможность показать своему аудитору ISO 9001, что вы организовали документы своей системы менеджмента качества с самой последней информацией, и что она доступна и находится в пределах досягаемости для руководства и сотрудников, которым необходимо к ней обратиться.В противном случае вас могут посчитать нонконформистом и потерять сертификат.

Проще говоря, без контрольных документов вашему бизнесу будет не хватать организации, а без этих важных документов и организации вы значительно снизите свои шансы на получение сертификата ISO 9001.

Улучшить понимание документов

Контролируя документы, вы не только систематизируете их, но и разрабатываете так, чтобы они были удобны и просты для понимания вашим сотрудникам.Если ваши документы находятся под контролем, сотрудникам будет намного легче читать и понимать информацию, которую они предоставляют.

Повышение эффективности

В свою очередь, сотрудники, которые могут лучше понять информацию, которую предоставляют ваши документы, поймут, как лучше и эффективнее выполнять свои обязанности. А с более эффективными сотрудниками приходят более позитивные взгляды на компанию, более качественные услуги и продукты, а также довольные клиенты – все это цели для внедрения систем управления качеством в ваш бизнес.

Другими словами: нет смысла искать сертификат ISO 9001 без наличия контролируемых документов!

Понимание ISO 9001: 2015

Чтобы правильно контролировать документы в соответствии со стандартами ISO 9001: 2015, важно сначала понять, что это за стандарты и что они значат для вашего бизнеса.

Цели ISO 9001: 2015

Во-первых, вы должны понять, каковы цели стандартов ISO 9001: 2015.Руководство ISO по документированной информации, в котором подробно описаны требования, необходимые для документированной информации, начинается с обсуждения двух наиболее важных целей для серии ISO 9000:

1. Для разработки упрощенного набора стандартов, который может применяться к организациям любого размера.
2. Для разработки документации, относящейся к системам и процессам организации и их желаемым результатам.

ISO 9001: 2015 и системы менеджмента качества (QMS)

Во введении к ISO 9001: 2015 также упоминаются системы менеджмента качества (СМК), которые также важно понимать, чтобы должным образом контролировать документы, относящиеся к СМК вашей организации.

Понимание документированной информации

Документированная информация чаще всего используется в организациях либо как форма коммуникации, либо как способ предоставить доказательства, необходимые для аудита. Однако согласно стандартам ISO 9001: 2015 документированная информация должна соответствовать четырем основным целям:

• Передача информации – Документация должна обеспечивать передачу информации, касающейся различных систем и процессов организации, а также шагов, необходимых для их выполнения
• Свидетельство соответствия – ISO 9001 требует, чтобы организации имели документацию в виде записей, подтверждающих, что они фактически выполнили требования ISO 9001
• Обмен знаниями – Документы организации должны быть написаны таким образом, чтобы сотрудники компании могли понять
• Сохраняйте опыт организации – Документация должна служить своего рода историей опыта организации.Например, одной из форм документации могут быть технические характеристики ранней версии продукта. Эта информация может быть использована позже в качестве основы для улучшения или обновления продукта
.

Документы и записи

Во многих случаях вы встретите термины «документы» и «записи» вместо «документированная информация» в руководстве по ISO 9001: 2015. Это не для того, чтобы вас сбить с толку; на самом деле, есть несколько случаев, когда документов и записей будут относиться к двум отдельным вещам.

В чем разница? Записи – это фрагменты документированной информации, которые сохранены , , а документы сохранены, . Важно помнить об этом различии при рассмотрении требований ISO 9001.

Для получения дополнительной информации о том, как ISO 9001 определяет необходимую документацию, см. Руководство ISO по документированной информации. Вы также можете обратиться к официальному руководству ISO 9000 в разделе 3.8 или ISO 9001: 2015, приложение A.

Носители документированной информации

Хотя большинство полагает, что под «документированной информацией» ISO 9001 относится к документации в форме документов, это не всегда так.Фактически, в соответствии с ISO 9001: 2015, пункт 7.5.3 Управление документированной информацией, требования и пункт 3.8.5, документация может быть на любом носителе, включая:

• Бумага
• Электронный
• Компьютерный диск
• Фотографии
• Мастер образца

Хотя наиболее распространенной формой документированной информации является традиционный документ, знайте, что возможности вашей организации, безусловно, не ограничены в этом аспекте.

Типы документированной информации

Подобно тому, как существует несколько типов носителей, на которых может находиться ваша документация, существует также ряд типов форматов, которые может иметь ваша информация. Хотя ISO 9001 не обязательно требует определенного формата, вы можете структурировать содержание своей документации следующим образом:

• Организационная структура
• Карты процессов, блок-схемы и / или описания процессов
• Процедуры
• Инструкции по работе и / или испытаниям
• Технические характеристики
• Внутренние коммуникации
• График производства
• Список утвержденных поставщиков
• Планы испытаний и проверок
• Планы качества и руководства
• Стратегические планы
• Формы

Источник: ISO.org, Руководство по требованиям к документированной информации ISO 9001: 2015

Документы системы менеджмента качества (СМК)

В руководстве ISO 9001: 2015 объясняется, что система менеджмента качества (СМК), входящая в состав организации, должна включать документацию, требуемую международным стандартом ISO. Он также может включать все другие документы, которые компания сочтет необходимыми.

Хотя уже есть набор необходимых документов из стандарта, рекомендуется предоставить дополнительную документацию, чтобы повысить ваши шансы на успех в различных отделах.Другими словами, организациям более чем рады включать свои собственные формы документации помимо требований ISO 9001. В конце концов, это только поможет улучшить СМК вашей организации.

Также следует отметить, что фактическая необходимая документация СМК может варьироваться от одной организации к другой. Следующие факторы могут повлиять на то, какая информация СМК потребуется вашей организации в соответствии со стандартами ISO 9001:

• Размер организации
• Технологические методы
• Виды товаров / услуг
• Насколько сложны взаимодействия

Пункты, касающиеся документированной информации в ISO 9001: 2015

Документированная информация должна соответствовать системе менеджмента качества (СМК) организации.В руководстве ISO упоминаются эти требования, в частности, в следующих разделах:

Убедитесь, что вы внимательно изучили все пункты, перечисленные ранее. Вам следует ознакомиться с каждым из них, поскольку они будут играть большую роль в общем успехе вашего бизнеса. Обратите особое внимание на пункт 7.5, поскольку в этом разделе указаны требования, которым ваша документированная информация должна соответствовать в соответствии со стандартами ISO 9001.

Документация по совершенствованию систем менеджмента качества

Шаблон руководства по качеству предоставляет большой набор заранее подготовленных документов, которые могут помочь улучшить существующую систему менеджмента качества компании.Эти документы включают:

• Процедуры
• Формы
• Планы качества
• Стратегические планы
• Организационные схемы
• Списки утвержденных поставщиков
• Руководства по качеству

Этот список – только начало документов, которые могут помочь улучшить системы и процессы вашей организации. В зависимости от размера или типа вашего бизнеса вам может потребоваться дополнительная документация, относящаяся к вашей отрасли.

Документация для аудиторских проверок

Шаблон руководства по качеству также включает шаблон внутреннего аудита, который предоставляет список документов, необходимых в качестве доказательства во время обычных аудитов для получения сертификата. Различные статьи охватывают эти конкретные документы:

• Пункт 4.4 – Документированная информация, достаточная для обеспечения уверенности в том, что план системы менеджмента качества будет выполнен должным образом
• Статья 7.1.5.1 – Свидетельства, демонстрирующие измерение и мониторинг определенных ресурсов
• Пункт 7.1.5.2 – Свидетельства, относящиеся к калибровке мониторинга и измерения различных ресурсов. Это необходимо, если для конкретных ресурсов не существует национального / международного стандарта
• Пункт 7.2 – Свидетельства, свидетельствующие о компетентности лица (лиц), выполнившего работу под контролем ответственной организации, что напрямую влияет на производительность, а также на результативность СМК
• Статья 8.2.3 – В документации должны быть отражены результаты проверок, а также новый перечень требований к продукции / услугам
• Пункт 8.3.2 – Записи, необходимые для проектирования и разработки, и их стандарты
• Пункт 8.3.3 – Записи, относящиеся к исходным данным проектирования и разработки
• Пункт 8.3.4 – Записи, основанные на деятельности по контролю проектирования и разработки
• Пункт 8.3.5 – Записи, касающиеся результатов проектирования и разработки
• Статья 8.3.6 – Разрешенные изменения, связанные с проектированием и разработкой
• Пункт 8.4.1 – Записаны необходимые шаги оценки, мониторинга, выбора и переоценки внешних поставщиков, а также любые другие действия, которые могут иметь место
• Пункт 8.5.2 – Свидетельство, которое идентифицирует выходные данные, когда прослеживаемость является требованием
• Пункт 8.5.3 – Записи, касающиеся собственности как клиента, так и внешних поставщиков, которые не подходят для использования, например, утерянные или поврежденные предметы
• Статья 8.5.6 – Информация, включая результаты анализа, а также предлагаемые действия / изменения как в производстве, так и в предоставлении услуг. Эта документация также включает список лиц, разрешающих такие изменения
• Пункт 8.7 – Записи обо всех несоответствиях, а также о полученных уступках. Также сюда входит идентификация органа, который решает, какие действия будут иметь место в результате несоответствия
• Пункт 9.1.1 – Результаты оценки, основанной на производительности, а также эффективности СМК
• Пункт 9.3.3 – Доказательства, основанные на анализах руководства
• Пункт 10.2.2 – Свидетельства, основанные на характере несоответствий, а также корректирующие действия, которые необходимо предпринять. Также должна быть документация о результатах этих корректирующих действий.

Обратите внимание, что для улучшения системы менеджмента качества вашей организации может быть добавлена ​​другая документация, не входящая в этот список. Конечно, каждый бизнес индивидуален, поэтому типы дополнительных документов, которые вы можете хранить и поддерживать, будут зависеть от вашей QMS, а также от вашей отрасли и размера.

Подготовка к внедрению СМК

Внедрение системы менеджмента качества может быть беспокойным для любого в любой организации. Вот почему здорово, что ISO (Международная организация по стандартизации) дала некоторую ясность по этому вопросу в своем удобном для пользователя руководстве. Если ваша организация готовится к внедрению новой системы менеджмента качества и желает получить сертификат ISO 9001, рекомендуется обратиться к их руководству по ISO 9001: 2015.

Некоторые полезные советы включают в себя проверку того, что взаимодействие между задействованными процессами определено.Также убедитесь, что вы правильно выяснили, какие процессы необходимы для эффективной реализации, что важно для успешной QMS.

Также рекомендуется иметь хорошо документированный процесс, который включает эффективные операции и средства контроля. Один из лучших инструментов для использования при этом – отображение процесса; однако это не является обязательным требованием для использования.

Анализ процессов должен быть основным фокусом, чтобы точно определить, какой объем документированной информации потребуется для эффективной работы СМК.Кроме того, во время этого процесса вы должны принимать во внимание все требования, изложенные в самом стандарте ISO 9001.

Если вы готовитесь к внедрению новой или обновленной QMS, помните обо всем, что вам нужно будет определить перед запуском. Прежде чем интегрировать QMS в свой бизнес, вам нужно будет рассмотреть некоторые вещи, которые необходимы, а также взаимодействия, которые должны происходить между ними для правильного функционирования.

Обновление существующей системы менеджмента качества

Система менеджмента качества не всегда строится с нуля; Фактически, многие организации предпочитают обновлять свою существующую СМК, чтобы лучше соответствовать стандартам ISO 9001: 2015.Это помогает предприятиям экономить время и ресурсы и упрощает переход на новую QMS, поэтому неудивительно, что это распространено среди организаций многих типов.

Если ваша организация планирует обновить существующую QMS, то вам нужно будет изучить документацию. К счастью, вам не нужно будет полностью переписывать существующую документированную информацию. Однако вам, по крайней мере, необходимо убедиться, что документация обновлена, чтобы отражать новую версию вашей системы менеджмента качества, а также соответствовать требованиям ISO 9001.

Чтобы обновить или обновить документацию по QMS, щелкните здесь

Если вы обнаружите, что ваша QMS уже работает эффективно и успешно, у вас не должно возникнуть никаких проблем при обновлении сохраненной документации.

Требования к документации

Документированная информация, которую вы предоставляете, должна соответствовать всем требованиям, указанным в стандарте ISO 9001. Одно из требований – предоставить такие документы в качестве подтверждения соответствия.

Три документа, требуемые стандартом ISO 9001:

• Политика качества
• Цели качества
• Объем СМК

Руководство по качеству

Хотя руководство по качеству не требуется в рамках ISO 9001, как три предыдущих перечисленных документа, настоятельно рекомендуется, чтобы оно было у вашего предприятия. Руководства по качеству не только являются отличным способом упростить и описать этапы сложных процессов, но и предлагают обширные знания о стандарте ISO 9001.Их также можно настроить для вашей конкретной организации.

Несмотря на то, что создание и закрепление руководства по качеству, подходящего для вашей компании, требует времени и усилий, оно того стоит, особенно если вы планируете привлечь новых сотрудников и хотите познакомить их со своей системой управления качеством (QMS).

Соответствие и аудит

Конечно, при обновлении или создании новых документов важно, чтобы ваши документы соответствовали стандартам ISO 9001: 2015.Это особенно актуально, если цель вашей организации – пройти сертификацию.

Соответствие – это термин, характеризующий организацию, которая выполнила все требования ISO 9001: 2015 и имеет успешную СМК. Соответствие обычно определяется в ходе обычных внутренних и внешних аудитов.

Во время этих аудитов ваш аудитор запросит у вас документацию или свидетельство того, что ваша СМК соответствует стандартам и является эффективной. Ключевым моментом здесь является то, что ваша организация должна быть в состоянии обеспечить эффективность своей СМК, используя имеющуюся контролируемую документацию.Контролируемые документы – это требование стандарта ISO 9001: 2015, поэтому, если у вас уже есть эта информация, вы на шаг впереди.

В некоторых случаях от вашего конкретного бизнеса может не потребоваться предоставление документации в качестве доказательства. Однако в таких ситуациях для организации всегда лучше иметь документацию; это улучшит СМК в будущем.

Пригодность

Пригодность относится к документации, которая гарантирует соответствие стандарту ISO 9001: 2015.Другими словами, созданная вами документация должным образом адаптирована к вашим внутренним процессам в отделах и соответствует требованиям ISO.

Управление и контроль документов

Не секрет, что процесс сбора документированной информации может быть утомительным. Однако, если вы организованы и имеете под рукой руководство по качеству, которое поможет вам не сбиться с пути, вы сможете контролировать документы в кратчайшие сроки.

Карта действий процесса

Одним из лучших инструментов, помогающих организациям контролировать документированную информацию, является карта действий процесса.Карта содержит тему (что, кто, ввод / вывод, как, измерение) с левой стороны, а также соответствующую информацию, относящуюся к документу, который необходимо контролировать, с правой стороны. Действия, в которых обе стороны связываются, обычно находятся в центре карты.

Карта настроена для субъектов с what , входными и as слева, с с who выходными и с какой мерой справа.В центре – деятельность, с которой все в конечном итоге каким-то образом связано, и наоборот.

Ниже приводится пример того, что может включать в себя карта действий процесса:

	Деятельность
What – Сохраненная и поддерживаемая информация	Управление документированной информацией и организационными знаниями.	With Who – Менеджер по контролю документации и качеству
Исходные данные – Пересмотренные документы СМК, стандарты, чертежи клиентов, спецификации и изменения процессов		Выходные данные – Утверждение документов, контроль процессов, постоянное улучшение, изменения документов и контроль записей
How – Реестр документированной информации и аварийное восстановление		С какой мерой – Количество неверных документов, количество ошибок в документе и количество изменений документа

Еще одна вещь, которая может помочь вашей организации контролировать документированную информацию, – это понимание специальных ссылок, терминов и определений.Например, некоторые из наиболее важных терминов, которые вам необходимо понять, включают:

• Документированная информация (обсуждается в ISO 9001: 2015, пункт 3.8.2)
• Запись (Пункт 3.8.5)
• Руководство по качеству (п. 3.8.7)
• Технические условия (пункт 3.8.5)
• Объективное свидетельство (пункт 3.8.1)

Стоит ли обновление ISO 9001: 2015?

В связи с самым последним стандартом ISO 9001: 2015 многие организации задаются вопросом, лучше ли приспособиться к новому стандарту или даже в первую очередь обратиться за сертификацией по стандарту.

Хотя официального требования к обновлению до нового стандарта или его достижению не существует, организациям настоятельно рекомендуется по многим причинам:

• Это может потребоваться позже. Лучше не торопиться, чтобы адаптироваться к обновленным требованиям ISO 9001: 2015 сейчас, пока это возможно, а не позже, когда вы находитесь под значительным давлением необходимости изменений.
• Облегчает обновление. Если в будущем ISO 9001 получит еще одно обновление, вашему бизнесу будет легче адаптироваться по сравнению с переходом от устаревшего стандарта 2001 или 2008 года.Обновление с более новой версии ISO 9001 также потребует меньше усилий и ресурсов.
• Повышает эффективность вашего бизнеса. Проще говоря, ваши системы и процессы будут работать намного эффективнее при системе менеджмента качества, соответствующей стандартам ISO 9001: 2015. Вы также заметите значительное улучшение в ваших системах, а также в ваших продуктах и ​​услугах.

Стоит ли прилагать усилия к сертификации ISO?

Прочитав всю эту информацию, вы, возможно, задаетесь вопросом, стоят ли усилия по получению сертификата в первую очередь.Это! ISO 9001 – одна из самых известных стандартов во всем мире, которая помогла многим компаниям выйти на новый уровень предоставления качественных услуг клиентам, поставщикам и сотрудникам.

Сертификация дает множество преимуществ, в том числе:

• Повышение удовлетворенности клиентов. Удовлетворение потребностей клиентов является основным направлением в ISO 9001, и это, безусловно, проявляется после внедрения системы менеджмента качества (СМК), соответствующей стандарту.И вы не только увидите своих клиентов более счастливыми, но и увидите, что новые клиенты приходят также по рекомендации довольных клиентов!
• Увеличение выручки. Чем выше удовлетворенность клиентов, тем больше новых клиентов приносит с каждым годом более высокую прибыль.
• Повышение эффективности. Проще говоря, ваша организация станет намного лучше в том, чем она занимается! Сокращая ненужные затраты, такие как отходы, и используя эти ресурсы, чтобы сосредоточиться на областях, которые нуждаются в улучшении, ваш бизнес начнет видеть улучшения в своих системах и продуктах / услугах.

Управлять документированной информацией гораздо легче, чем сделать. Если вы впервые внедряете систему менеджмента качества (СМК) в своей организации, у вас будет немало времени, прежде чем вы достигнете точки, когда вы сможете легко контролировать документы и получить сертификат ISO 9001. Однако время и усилия, потраченные на улучшение вашего бизнеса, того стоят.

Помимо сертификации по стандарту ISO 9001, наличие контролируемых документов позволяет вашему бизнесу работать намного эффективнее, поскольку обеспечивает учет, обмен информацией и обучение сотрудников.Например, если у вас сложная система или предлагает несоответствия между завершенными процессами, вы можете иметь некоторую форму документации, чтобы ваши сотрудники – как старые, так и новые – могли выполнять и успешно завершать такие процессы.

В заключение, обладая необходимыми знаниями, вы можете легко создавать, обновлять и систематизировать документированную информацию, оставаясь в рамках стандартов ISO 9001: 2015. Вы в кратчайшие сроки станете сертифицированной организацией по стандарту ISO 9001!

Разделы ISO 9001 – DO

12 вещей, которые нужно знать о документообороте

У всех предприятий есть рабочие процессы.Вы должны продавать то, что продаете, доставлять по полученным заказам и собирать наличные в счет доставки. Каждый из них включает рабочий процесс, определяемый как последовательность действий, которые следуют определенным шаблонам. Критически взглянув на существующие рабочие процессы, вы сможете найти способы сделать их более эффективными и результативными, уменьшив при этом объем прилагаемых усилий.

1. Рабочий процесс – это графическое представление процессов и последовательностей, задействованных при выполнении работы. Процессами могут быть потребление ресурсов, физическая трансформация, информационный поток или действия человека.Работа предназначена для достижения определенной цели и может выполняться одним человеком, группой или всей организацией.
2. Представления рабочего процесса помогают нам понять связанные с ними проблемы и взаимосвязи таким образом, чтобы их было легко понять. Это четкое понимание помогает выявлять проблемы и недостатки, что приводит к моделированию возможных улучшений.
3. Рабочий процесс отличается от процесса тем, что он более общий и обычно охватывает несколько процессов. У процесса есть определенный ввод, алгоритм обработки и вывод.Рабочий процесс может охватывать весь земной шар, тогда как процессы выполняются в одном месте.
4. Хорошо продуманный информационный поток может помочь повысить эффективность и результативность рабочих процессов. Например, методы повышения производительности, такие как своевременный заказ, сильно зависят от информации о требованиях к материалам в ближайшем будущем и текущей доступности материалов.
5. В контексте управления документами рабочий процесс означает поток документов между людьми или группами людей.Бизнес-процессы обычно включают такое распространение с разными лицами, ответственными за создание, обновление, проверку и утверждение документов. Распространение документов также может быть необходимо для предоставления информации для поддержки принятия решений до начала действий.
6. Компьютерное программное обеспечение может улучшить рабочие процессы за счет автоматизации маршрутизации и обработки документов. Это также может помочь, предоставляя интерфейсы между различными приложениями, интегрируя рабочий процесс.
7. Современные методы, такие как реинжиниринг бизнес-процессов, бережливое производство, управление качеством и шесть сигм, позволили добиться зачастую значительных улучшений в рабочих процессах.
8. Кампании по улучшению рабочего процесса начинаются с четкого понимания бизнеса, задействованных процессов и людей, которые участвуют в рабочем процессе. Возможные улучшения в организации зависят от подготовки и уровня квалификации сотрудников.
9. Вовлеките участников рабочего процесса в кампанию по улучшению. Наблюдайте за их взаимодействием с системами. Получите их идеи по поводу возможных улучшений. Разработайте блок-схему, с которой они согласны, и протестируйте новый дизайн.
10. Повысьте энтузиазм участников, внося улучшения, упрощающие их задачи. Например, с помощью новой технологии существующая задача может быть разработана таким образом, чтобы требовать минимальных действий. Имейте в виду, что новый дизайн обычно предполагает новые способы работы и упрощает процесс обучения, делая его максимально интуитивно понятным.
11. Не пренебрегайте задачей детального документирования дизайна. Это часто отвлекает, но может оказаться разницей между успешной реализацией и катастрофой, если позже возникнут непредвиденные проблемы.
12. Отслеживайте и устраняйте неполадки в новом дизайне, наблюдая за участниками и получая их отзывы. Работайте над сбоями и проблемами, пока новые рабочие процессы не покажут себя стоящими. Часто на этом этапе документация оказывается неоценимой.

Современные системы управления документами обычно имеют возможность прикреплять документы к рабочим процессам. Можно определить стандартные рабочие процессы, и к ним можно прикрепить документы. Вы также можете создать рабочий процесс, отвечающий некоторым уникальным требованиям.В любом случае вы обнаружите, что это упражнение может повысить эффективность вашего документооборота и бизнес-процессов.

2007 Документирование внутреннего контроля

Комитет спонсорских организаций Комиссии Тредуэя (COSO) определяет внутренний контроль как процесс, осуществляемый советом директоров, менеджментом и другим персоналом, призванный обеспечить разумную уверенность в достижении результатов. целей. Средства контроля должны способствовать повышению эффективности, уменьшать риск потери активов и обеспечивать надежность финансовой отчетности и соблюдение соответствующих законов и нормативных актов.

Внутренний контроль включает в себя политики, процедуры и практики на всех уровнях организации, и как руководство, так и внутренние аудиторы должны обладать глубоким пониманием средств контроля для их документирования. Причины для документации различаются, но часто вытекают из нормативных требований. Например, руководство компаний, котирующихся на Нью-Йоркской фондовой бирже, должно периодически оценивать и документировать внутренний контроль, чтобы обеспечить разумную уверенность в надежности финансовой отчетности.Кроме того, Международные стандарты профессиональной практики внутреннего аудита IIA ( стандарты ) рекомендуют периодическую оценку адекватности систем контроля организации, и во многих компаниях руководство и другие заинтересованные стороны требуют оценки эффективности контроля. и эффективность.

Нормативные требования, профессиональные руководящие принципы и предписания компании дают внутренним аудиторам веские основания для развития навыков контрольной документации.Используя правильные методы и инструменты, аудиторы могут лучше понять механизмы контроля и помочь руководству определить, какие методы документации могут наилучшим образом удовлетворить потребности организации.

Выявление средств контроля

Перед документированием внутреннего контроля аудиторам необходимо идентифицировать их, а также рассмотреть соответствующие цели и риски на уровне организации и процесса. Средства контроля должны снижать риск до приемлемого уровня, но не за счет чрезмерных затрат. Руководство устанавливает внутренний контроль в ответ на риск, который рассматривается как возможность, неопределенность или опасность.

Элементы управления могут быть определены на каждом уровне организации по всем пяти компонентам COSO:

• Среда управления.
  
• Оценка рисков.
  
• Контрольные мероприятия.
  
• Информация и связь.
  
• Мониторинг.
  

В каждой из этих областей аудиторы могут собирать информацию о рисках и контролировать посредством интервью, фасилитируемых сессий, опросов, изучения документов, аналитических процедур и наблюдений.Информация, полученная с помощью этих методов, становится основой для четкого определения, документирования и оценки важности каждого элемента управления. По этой причине документация должна быть хорошо организованной и последовательной.

Цели контроля

Помимо детального описания рисков и средств контроля, контрольная документация должна четко определять цели контроля. Чтобы лучше понять цели контроля, связанные с деятельностью, процессом или системой, внутренние аудиторы могут ссылаться на документацию по соблюдению нормативных требований от соответствующих органов, включая регулирующие органы рынка капитала и центральные банки.Аудиторы также могут использовать свободно доступные Интернет-ресурсы, такие как ресурсы AuditNet.org и веб-сайта IIA.

Цели контроля могут быть сформулированы в различных документах, включая заявление о миссии организации, стратегический план, бизнес-планы и бюджеты. Внутренние аудиторы могут использовать матрицу рисков и контроля, которая включает концепции COSO, для документирования целей и выявленных соответствующих рисков. Цели контроля должны быть установлены в основном для элементов управления и соответствия coso и должны касаться задач обработки информации:

• Полнота – что предотвращает дублирование проводок системой?
  
• Точность – что обеспечивает точный ввод данных?
  
• Срок действия – что предотвращает несанкционированные транзакции?
  
• Ограниченный доступ – что обеспечивает конфиденциальность данных?
  

Цели контроля должны учитывать конкретные организационные риски, например, связанные со стратегией, операциями, отчетностью и соответствием.

Понимание средств контроля

Для эффективного документирования внутреннего контроля внутренние аудиторы должны понимать поток транзакций, в том числе то, как транзакции инициируются, регистрируются, санкционируются, обрабатываются и сообщаются. Аудиторы также должны идентифицировать и задокументировать риски в рамках процесса, включая риск мошенничества, а также идентифицировать и документировать меры контроля, которые должны быть внедрены для управления этими рисками.

Внутренние аудиторы должны уметь определять, какие средства контроля необходимы для проверяемого процесса, деятельности или системы в свете профиля риска и желаемого уровня контроля.Руководство несет ответственность за создание адекватных бизнес-процессов и измерение производительности, а также за определение того, как лучше всего контролировать операционную эффективность корпоративных процессов и средств контроля. Внутренние аудиторы должны учитывать эти обязанности при документировании формального (письменного) или неформального (недокументированного) контроля.

Типы документации

Документация внутреннего контроля может принимать различные формы, включая блок-схемы, руководства по политикам и процедурам, а также повествовательные описания.Стандарты IIA не требуют какой-либо конкретной формы документации, и объем документации может варьироваться в зависимости от сложности области. В зависимости от характера организации контрольная документация может варьироваться от общих руководств до подробных письменных политик и процедур.

В большинстве случаев внутренние аудиторы используют блок-схемы, дополненные повествовательными описаниями, в качестве отправной точки для работы с документами. После того, как эти элементы завершены, аудиторы часто используют матрицы рисков и средств контроля для более конкретного анализа.Эти методы, а также анкеты внутреннего контроля (ICQ) и руководства по политикам и процедурам представляют собой наиболее известные и часто используемые формы идентификации и документации средств контроля.

Блок-схемы

Аудиторы используют блок-схемы для описания потока операций в процессе, а также соответствующую документацию. Основным выходом блок-схемы является карта процесса – графическое представление событий, выполняемых группой людей. Карты процессов могут помочь аудиторам лучше понять бизнес-процессы; сэкономить время на общении и подтверждении бизнес-процессов с руководством; выявлять риски, средства контроля, недостатки и недостатки; и разработать рекомендации по улучшению.Они расширяют возможности надзорного надзора и обеспечивают детальный метод регистрации систем.

Описания

Описания описывают потоки процессов в письменной форме, без графического представления. Они служат полезным дополнением к блок-схемам документации, детализируя существующие практики и тем самым сводя к минимуму возможные недоразумения. Однако независимо друг от друга повествовательные описания не служат эффективным инструментом для описания процессов – они могут быть длинными и трудными для просмотра и, как правило, не считаются удобными для пользователя.

Анкеты внутреннего контроля

Заполненные ICQ содержат ответы на вопросы, связанные с идентификацией и оценкой внутреннего контроля. Эффективные документы ICQ состоят из тщательно структурированной, логически упорядоченной серии вопросов, которые помогают руководству и внутренним аудиторам документировать процессы и выделять пробелы, сильные и слабые стороны в системе контроля. Результаты анкетирования обеспечивают постоянный учет средств контроля как на уровне организации, так и на уровне процесса. Как правило, ICQ представляют информацию в формате, который понятен внешним сторонам, таким как внешние аудиторы и контролирующие органы, и помогает упростить и ускорить процесс контрольной оценки.

Матрицы рисков и контроля

Матрицы рисков и контроля связывают средства контроля с целями контроля и соответствующими рисками. Они предназначены как для документирования рисков и средств контроля, так и для облегчения оценки дизайна и эффективности системы контроля. Получив первоначальное представление об ожидаемых средствах контроля в процессе, внутренние аудиторы могут выявить пробелы между фактическими средствами контроля и конкретными целями контроля и рисками.

Руководства по политикам и процедурам

Руководства по политикам и процедурам устанавливают систематическую основу и надежные руководящие принципы для конкретных процессов и видов деятельности организации, способствуя эффективной реализации бизнес-стратегии как на стратегическом, так и на операционном уровне.Руководства обычно включают в себя соответствующие внутренние средства контроля в письменной форме как средство адекватного управления организационными рисками. С помощью руководств по политикам и процедурам организации сообщают о своей философии управления конкретными процессами, обеспечивая согласование с целями организации, а также с задачами по повышению эффективности.

Надежная документация

Внутренние аудиторы могут использовать множество методов для выявления и документирования внутреннего контроля. Передовой опыт включает использование блок-схем, описательных описаний, ICQ, матриц рисков и контроля, а также обзор корпоративных политик и руководств по процедурам и другой соответствующей документации.Независимо от конкретных используемых методов аудиторы должны уделять пристальное внимание процессу контрольной документации, поскольку они будут полагаться на эти документы при оценке средств контроля на более позднем этапе. Контрольные оценки не могут быть выполнены эффективно, если все ключевые риски и средства контроля не будут надлежащим образом идентифицированы и задокументированы.

Семь главных преимуществ систем управления документами

Документы, электронные или бумажные, являются важным компонентом практически любого предприятия. Управление деловой информацией, иногда из нескольких источников, может быть сложной задачей, особенно в связи с ростом угроз кибербезопасности.

Итак, как предприятиям решать проблемы управления документами и оставаться продуктивными?

В зависимости от характера вашей компании решение для управления корпоративным контентом (ECM) с надежной системой управления документами (DMS), которая собирает, хранит и извлекает как бумажные, так и электронные документы, может предложить вашей организации множество ключевых преимуществ.

Преимущества внедрения системы электронного документооборота

Решение задачи преобразования огромного количества бумажных документов в цифровые может показаться сложной задачей.Тем не менее, предприятия, решившие инвестировать в систему электронного документооборота, создают для себя основу, которая помогает оптимизировать рабочие процессы и масштабировать критически важные для бизнеса процессы. Помимо повышения производительности бизнеса, вот основные преимущества внедрения системы электронного документооборота для вашего бизнеса.

1. Уменьшенное пространство для хранения

Расходы на коммерческую недвижимость растут, как и расходы на хранение бумажных документов. Программное обеспечение DMS, которое может снизить потребность в картотеках, ящиках и ящиках для хранения, является ценным активом для любого предприятия, освобождая драгоценное офисное пространство.Документы, которые необходимо хранить в виде бумажных копий, часто можно хранить в менее дорогих местах, например, на внешнем складе или в хранилище.

2. Повышенная безопасность

Безопасность документов критически важна для организаций любого размера в плане защиты конфиденциальных данных. DMS обеспечивает лучший контроль над конфиденциальными документами, а доступ к документам можно контролировать на уровне папок для различных групп или отдельных лиц. Кроме того, DMS оставляет контрольный след того, кто просматривал документ, когда к нему обращались и как он мог быть изменен.Управляемые документы легко отслеживаются и могут быть помечены тегами для автоматического оповещения.

3. Повышенное соответствие нормативным требованиям

Требования соответствия для определенных документов могут быть довольно сложными. Несоблюдение требований может привести к штрафам, отзыву лицензий и, в некоторых случаях, к уголовной ответственности. Федеральные и государственные нормативные акты, такие как Sarbanes Oxley и HIPAA, требуют строгих правил безопасности и конфиденциальности. Системы управления документами снижают риск несоблюдения. Например, графики хранения записей можно автоматизировать, а новые документы упростить классификацию и хранение.

4. Упрощенный поиск документов

Поиск и извлечение документов может занять очень много времени, и все мы знаем, что время – деньги. Типичный офисный работник тратит от 30% до 40% своего дня на поиск распечатанных документов, в то время как организации в среднем тратят 20 долларов на труд, чтобы подать документ, 120 долларов на труд, чтобы найти неправильно оформленный документ, и 220 долларов на труд, чтобы воспроизвести потерянный документ. . Эти ненужные затраты на управление документами ограничивают бюджет организации, снижают производительность и ограничивают потенциал роста.

Система управления документами может быть мощным инструментом экономии времени. В зависимости от реализованного решения DMS может извлекать файлы по слову или фразе в документе. Более простая интеграция с бизнес-приложениями облегчает доступ к важной информации. DMS также дает возможность удаленного доступа к документам. Пока есть подключение к Интернету, документы могут быть доступны в любом месте в любое время.

5. Лучшее сотрудничество

Возможность быстрого доступа к контенту и совместной работы значительно упрощается благодаря усовершенствованной системе управления документами.К документам, полученным из разных источников, можно получить доступ из разных мест. Электронная обработка изображений делает возможным обмен документами по сети через электронную почту или Интернет. DMS обеспечивает большую прозрачность бизнес-процессов и может улучшить мониторинг рабочего процесса. Авторизованный доступ внешних пользователей может быть разрешен и отслеживаться.

6. Улучшенное резервное копирование и аварийное восстановление

Любое решение для управления документами должно включать план резервного копирования данных и аварийного восстановления. Благодаря цифровому архивированию бумажные документы защищены от пожаров, наводнений и других бедствий.С помощью DMS документы легко отслеживаются и могут отслеживаться с использованием ряда критериев. Возможности отслеживания документов снижают вероятность потери или неправильного отображения документов после просмотра.

7. Повышение производительности

Время ценно, а экономия времени – несомненное преимущество DMS, которое часто напрямую приводит к повышению производительности. Более быстрый и эффективный поиск документов может поднять моральный дух сотрудников и повысить удовлетворенность клиентов. Кроме того, решения по управлению документами можно масштабировать для удовлетворения меняющихся потребностей любого предприятия.Комплексная система электронного документооборота предлагает предприятиям несколько нематериальных преимуществ, в том числе:

• Гибкость
• Конкурентоспособность
• Улучшение отношений с клиентами
• Спокойствие

Повышение производительности с помощью специального решения для управления документами, адаптированного к вашему бизнесу

Переход на систему электронного документооборота помогает предприятиям автоматизировать рабочие процессы и минимизировать ошибки контента, высвобождая драгоценное время, чтобы сосредоточиться на более важных для бизнеса областях.

Специальная DMS, адаптированная к вашему бизнесу, поможет вам упростить управление контентом и оптимизировать бизнес-процессы. Если ваш бизнес хочет повысить производительность, чтобы оставаться конкурентоспособным, обратитесь к надежному поставщику управляемых услуг, чтобы внедрить экономичное решение ECM с комплексной DMS. Специальная DMS, адаптированная к вашему бизнесу, поможет вам оптимизировать бизнес-процессы, гарантируя, что ваш бизнес останется конкурентоспособным и прибыльным.

Примечание редактора. Этот пост был первоначально опубликован 19 марта 2015 г. и был обновлен для обеспечения точности и актуальных передовых методов.

Создание стратегии управления документами для вашей организации

Каждой организации нужна стратегия управления документами. Имея один:

• Улучшает доступ к информации
• Снижает эксплуатационные расходы
• Снижает судебный риск
• Защищает важную информацию

Если в вашей организации его нет, пора подумать о его разработке. Отсутствие такового подвергает вашу организацию ненужному риску и снижает общую эффективность.К счастью, мы подготовили все, что вам нужно для начала работы с вашим.

Вот 7 шагов для создания и реализации стратегии управления документами:

1. Определите, кто возьмет на себя ответственность

При создании и реализации любой стратегии важно знать, кто отвечает за ее реализацию от начала до конца. Чтобы гарантировать, что все документы и процессы в организации учтены при разработке вашей, вам нужно создать проектную группу для надзора.

Эта проектная группа будет состоять из людей, представляющих все аспекты организации (администрация, отделы, специальные должности и т. Д.). Каждый член команды будет действовать как посредник между командой и группой, которую они представляют. Они определят, какие документы из их группы необходимо сохранить, а какие можно удалить, а также задокументируют, как их отдел обрабатывает документы.

2. Оценить текущую систему подачи и определить требования стратегии

После того, как в вашей организации будет создана команда, им потребуется:

• Оцените действующую систему хранения и хранения документов – как бумажных, так и электронных.
• Определите, как документы принимаются, обрабатываются, просматриваются, хранятся и, в конечном итоге, очищаются или обновляются во всей организации.
• Выберите 1-2 отдела в качестве пробного проекта. Это поможет группе разработать метод обнаружения того, как каждый отдел обрабатывает свои документы.
• Обязательно документируйте каждый шаг на этом пути. Полезно иметь при себе большую белую доску или рулон бумаги для рукоделия, на котором можно писать.
• (Примечание: имейте в виду, что у каждого отдела может быть свой процесс получения документов, и команда должна будет решить, лучше ли стандартизировать процесс для организации или разрешить индивидуальную настройку отдела.)
• Решите, будет ли вся разработка и реализация стратегии выполняться внутри команды проекта или внешне с помощью компании по управлению документами.
• (Примечание: использование опыта компании, производящей программное обеспечение для управления документами, может быть невероятно полезным, учитывая их немедленную доступность ресурсов и возможность предоставить программное обеспечение для электронного управления документами.)
• Определите, что необходимо для реализации стратегии документа до конца.Это могут быть новые решения для хранения электронных документов и доступа к ним, способы преобразования бумажных документов в электронные, а также добавление или устранение шагов в процессе документооборота для повышения эффективности.

3. Определите каждый документ

Теперь, когда команда проекта (к которой, возможно, присоединилась компания по управлению документами) имеет представление о том, как ваша организация обрабатывает свои документы, пора определить, с какими типами документов они работают и как они используются.Команда проекта проведет инвентаризацию документов в офисе каждого отдела. Не забудьте проверить все места, включая туалеты, пустые офисы и любые другие документы, которые могли быть плохо сохранены.

Инвентаризация позволит определить, какие материалы:

• Записи
• Справочные материалы
• Личные бумаги
• Дубликаты документов
• Информация для клиентов
• Формы

Во время этого процесса команда проекта может обнаружить, что им нужно больше ресурсов для надлежащего документирования, организации и хранения всего.В этом случае попросите команду проверить свои результаты, полученные на шаге 2.

Эта инвентаризация поможет определить типы документов, с которыми ваша организация работает ежедневно, какие записи должны быть доступны немедленно, а какие нет.

4. Установите процедуры и требования, затем документ

После того, как команда завершит инвентаризацию, ей нужно будет определить:

• Как должны храниться документы – централизованно, в одном месте или децентрализованно и на отдельных рабочих местах.
• Как будут обрабатываться черновики, рабочие документы и копии документов.
• Какая система будет создана для управления и хранения документов – физическая файловая система, электронная или их комбинация.
• (Примечание: при поиске системы электронного управления документами важно иметь систему, которая обеспечивает возможности рабочего процесса, индексацию данных, возможность разделять и защищать записи, предоставляя доступ только тем, кто в ней нуждается, и настраиваемая в соответствии с вашими требованиями. потребности.)

5. Подготовка стратегии

Теперь, когда проектная группа знает типы документов, с которыми имеет дело ее организация, цели, которым они служат, и где они находятся в настоящее время, они могут приступить к разработке стратегии. В этой стратегии будет указано:

• Как документы будут приниматься, обрабатываться, проверяться, храниться, извлекаться и, в конечном итоге, удаляться из системы.
• Будет ли этот процесс стандартизирован для всей организации или настроен в зависимости от потребностей каждого отдела.
• Когда каждый шаг должен быть завершен.
• Как обрабатываются документы, когда они больше не нужны в офисе.

6. Удалите ненужные документы

После разработки схемы пришло время устранить беспорядок и те файлы, которые только занимают место и потенциально могут привести к возникновению риска ответственности. Команда проекта начнет выявлять и потенциально удалять все ненужные документы, которые были обнаружены во время инвентаризации, и в конечном итоге передаст эту задачу своим группам.

Команда проекта может выбрать фиксацию датированных документов в архиве компании для создания истории записей – то, что система электронного управления документами делает автоматически. Другие варианты устаревших и ненужных документов могут и должны разрабатываться в зависимости от потребностей вашей организации и юридических обязательств.

7. Организуйте документы и ведите процесс

Наконец-то пришло время реализовать вашу стратегию работы с документами.

При использовании системы электронного документооборота переместить в систему текущие электронные документы.Вам нужно будет индексировать все аспекты документа по мере их перехода. Если у вас все еще есть бумажные документы, начните сканировать их, когда это возможно.

Однако, если вам по-прежнему требуется хранить некоторые бумажные документы в файле, вам сначала нужно подготовить папки для каждого типа документов и организовать эти документы в эти папки. Затем следуйте процедурам, установленным в вашем плане файлов. Включите справочные листы в папки, чтобы помочь пользователям найти связанные не бумажные материалы.

После того, как все организовано, важно, чтобы сотрудники следовали стратегии и обновляли все записи. Мы рекомендуем сделать это теперь корпоративной политикой, чтобы все пользователи новой системы и все активы компании были защищены.