Штатное расписание относится к «закрытым» документам, составляющим коммерческую тайну предприятия, поэтому предоставление его в полном виде куда-либо невозможно (за исключением различных надзорных ведомств – по исходящему от них требованию), а вот частичную выписку работодатель обязан дать любому из своих подчиненных, если от кого-либо из них поступит соответствующий запрос.

Куда может понадобиться выписка

Выписка может понадобиться для предоставления в государственные структуры: например, в фонд социального страхования, в налоговую службу или трудовую инспекцию, пенсионный фонд.

Также выписка бывает нужна в банковских кредитных учреждениях, для вступления в саморегулируемые организации, для участия в тендерах и торгах.

Чем отличается выписка от копии

С первого взгляда может показаться, что копия и выписка – равнозначные документы. На самом деле это не так. Копия – это бумага, полностью идентичная оригиналу.

Выписка же – это лишь какая-то небольшая часть документа. Обычно в выписке из штатного расписания указываются сведения, касающиеся только отдельно взятой конкретной штатной единицы. И в нее никогда не входят данные из «шапки», т.е. регистрационный номер штатного расписания, дата его создания и период действия (это то, что нужно только для внутреннего использования). Также в нее практически никогда не включается информация из заключительного раздела, в том числе реквизиты компании и подписи ответственных сотрудников.

Надо ли подавать заявление на получение выписки

В некоторых случаях на предприятиях действительно установлено требование о написании заинтересованным сотрудником заявления на получение выписки. Это не обязательно, но если такое условие есть, его следует выполнить и, согласно стандартным правилам работы с различными заявлениями, оно должно быть рассмотрено представителем работодателя в течение трех дней с момента получения.

Имеет ли право работодатель отказать в получении выписки

Согласно российскому законодательству сотрудник предприятия имеет право получать любую информацию от своего работодателя, касающуюся его лично.

В отношении выписки из штатного расписания действует лишь одна норма: чтобы ее получать сотрудник компании должен обозначить, для предоставления в какую инстанцию она ему понадобилась. Но даже если по какой-то причине он не может или не хочет этого сделать выписка все равно должна быть ему выдана.

В каком виде она может быть

В отличие от копии, для изготовления которой изначальный бланк чаще всего просто размножается с помощью копировальной техники, к выписке подход может быть более широким. Допустимо делать выписку от руки, переписывая только ту часть раздела, которая непосредственно касается работника, находящегося на конкретной должности – это удобно в тех случаях, когда требуется копировать несколько разных частей выписки, расположенных не по порядку (в этом случае важно не искажать суть информации). Кроме того, выписку можно сделать при помощи фотоаппарата (мобильного телефона, планшета и т.п.) и того же копира.

Формат выписки

Нередко в организациях есть специальный бланк, применяемый для выписок из штатного расписания. При необходимости требуется всего лишь внести в него все нужные данные и заверить надлежащим образом. Такой порядок позволяет соблюсти интересы предприятия и заодно существенно упрощает работу кадровиков. Но если регламента выдачи выписки и стандартного формуляра нет, то выписку разрешается делать в произвольном виде.

Если выписка состоит из нескольких листов

Иногда выписки из штатного расписания могут включать в себя не одну, а несколько страниц. В этих случаях все они пронумеровываются, и скрепляются суровой нитью (не степлером!).

После этого на узелок приклеивается бумажный прямоугольник и на нем указывается, сколько листов содержит выписка, делается надпись о том, что «копия верна», ставится дата и подпись ответственного сотрудника.

Кто делает выписку

Обычно выписка составляется в отделе кадров, поскольку именно в этом структурном подразделении хранится штатное расписание. Ее может сделать руководитель кадрового отдела или кто-либо из специалистов, уполномоченных распоряжением руководителя предприятия на выдачу выписок (в том числе секретарь или юрист организации).

Кто должен заверить выписку

Выписка должна быть заверена несколькими работниками предприятия. В первую очередь директором или лицом, временно исполняющим его функции. Также под документом должны расписаться начальник структурного подразделения и работник отдела кадров.

Свой автограф в выписке должен оставить и сотрудник, для которого она предназначена.

Надо ли заверять печатью

Печать в выписке ставить не обязательно по той причине, что с 2016 года юридические лица наравне с ИП имеют полное право не применять в своей деятельности штемпельные изделия для удостоверения бумаг. Однако если в учетной политике фирмы есть условие о использовании различного рода штампов, то, конечно, бланк выписки нужно завизировать.

Учет и регистрация выписки

Любые документы, исходящие из отдела кадров и заверяемые сотрудниками предприятия, подлежат обязательному учету и выписка здесь не является исключением. Сведения о документе следует обязательно внести в специальный учетный журнал, обозначив его номер и дату выдачи. Также нужно сделать отметку о предоставлении выписки в личном деле работника, который сделал запрос на ее получение.

Сколько времени действует выписка

Как правило, срок действия выписки ограничивается одним годом (т.е. ровно столько времени, сколько действует само штатное расписание). Но в некоторых случаях он может быть и меньше, при условии, что соответствующая пометка есть в самом документе.

Образец выписки из штатного расписания

Если вам поступило заявление на предоставление выписки из штатного расписания, а вы ее ранее никогда не делали, воспользуйтесь приведенным ниже примером и комментариями к нему – с их учетом вы без труда сделаете требуемую бумагу.

1. В начале следует указать собственно название документа, затем напишите дату выдачи выписки и ниже – наименование организации (полное или сокращенное – обычно без разницы).
2. После этого переходите к основной части. Копируйте из штатного расписания только ту информацию, которая нужна в данном конкретном случае, т. е. название должности, структурное подразделение предприятия, количество штатных единиц на данной должности, подробные сведения о заработной плате.
3. Не лишним будет отметить и период действия выписки, а также по мере необходимости – организацию, для предоставления в которую она выдана.
4. Если штатное расписание содержит еще какие-то пункты, их также нужно включить в выписку.
5. В завершение бланк подписывается ответственными лицами и проштамповывается.

Выписка из штатного расписания: образец, бланк, пример заполнения

Штатное расписание (ШР) представляет собой официальный внутриорганизационный кадровый документ в единичном варианте, предназначенный для:

• фиксации численности и структуры предприятия в виде действующих подразделений, расположенных, как правило, в иерархическом порядке;
• количества имеющихся у работодателя должностей, которые исчисляется в штатных единицах;
• соответствующая для каждой, отдельно занимаемой должности система оплаты труда или фиксированный оклад.

Сумма численности должностей и общая сумма всех окладов подсчитывается на основании имеющихся штатных единиц и указанных к каждой должности заработной платы. Общая сумма закрепляется в самой нижней графе документа, именована словом

Создание штатного расписания, выписки из него и изменение (дополнение) его структуры необходимо сопровождать соответствующим приказом.

Не смотря на то, что штатное расписание в нормативно-правовой базе имеет унифицированную форму и является удобным по своей форме организационно-распорядительным документом для качественной работы кадровика и бухгалтера по учету и выплате заработной платы, трудовым законодательством не предусмотрено обязательное наличие у работодателя данного структурированного источника информации по должностям и окладам.

На основании Постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, была разработана наиболее удобная и популярная для применения кадровыми службами и бухгалтерией во многих организациях  форма заполнения штатного расписания

Но работодатель в праве разработать и иную, подходящую для него форму штатного расписания, так как в данном случае унифицированный шаблон носит исключительно рекомендательный характер, и разработан в качестве образца. Но его применение очень удобно в использовании, поэтому при составлении нового ШР игнорировать его не стоит.

Несмотря на диспозитивный характер закона по разработке ШР, пусть этот документ и не является обязательным, но объективная необходимость в его создании у каждого работодателя есть.

Не редко контролирующие органы перед плановой или во время внеплановой проверок запрашивают у кадрового работника или дирекции наличие штатного расписания на предприятии.

Совет:

Обратите внимание, что сведения об оплате труда, указанные в штатном расписании конкретной организации, должны совпадать и аналогично отражаться в условиях трудового договора, личной карте (

Если работник принимается на неполный рабочий день, то в приказе о приеме на работу должна быть указана штатная единица в размере 0,5 или 0,25 от должностного оклада. Если работник числится совместителем, то необходимо производить подсчет и выплату заработной платы с учетом указанного оклада за 1 шт.ед., соответственно поделив его на 2 (умножить на 0,5), или на 4 (умножить на 0,25), в зависимости от условий характера работы (режима рабочего дня), прописанных в трудовом договоре.

Зачем нужна выписка из штатного расписания

При возникновении и последующем разрешении трудовых споров между работником и работодателем, госслужащие могут запросить по отдельной должности выписку из штатного расписания,если у них есть основание полагать, что выплаты заработной платы работнику осуществлялись в противоречии с должностным окладом, указанным в приказе о приеме на работу, трудовом договоре и самом штатном расписании.

Под выпиской из штатного расписания (ВШР) подразумевается часть основного документа (ШР), в котором  обязательно должна быть указана достоверная кадровая и бухгалтерская информация, не противоречащая ее первоначальному источнику.

Форма составления ВШР идентична действующему ШР, поэтому заполняется она в том же порядке, или же по аналогии действующего штатного расписания. Часто при составлении бланка ВШР для удобства применяют унифицированную форму Т-3.

Правила и порядок составления выписки

Выписка по основным правилам грамотного введения кадрового делопроизводства, должна включать в себя такие необходимые сведения, как:

1. Регистрационный номер (закрепляется он обычно в регистрационном журнале введения приказов, или на специально разработанном регистрационном документе предприятия) действующего (единственного) штатного расписания, имеющего юридическую силу и даты его составления. В шапке документа необходимо указывать, что он является выпиской из ШР, а не основным источником бухгалтерской и кадровой информации по сотрудникам.
   Если раннее структура штатного расписания менялась, то советуем в дате выписки обязательно указывать дату последнего изменения ШР, на основании последнего приказа «О внесении изменений в ШР».
2. Информация по конкретной(ых) запрашиваемой (ых) должности (ей), включающая в себя так же структуру (подразделение), должность, количество штатных единиц, сумму должностного оклада и подсчет общего итога в числовом виде (можно дополнительно использовать и текстовую пропись для обозначения общей суммы окладов и штатных единиц).
3. Подтверждение достоверности ответственным должностным лицом информации, указанной в выписке за идентичность составления данного документа на основании действующего ШР (внизу основного текста необходимо указывать должность исполнителя, Ф.И.О., его подпись и печать организации). Если ВШР необходима для внутреннего пользования, то в печати или штампе необходимость пропадает.

Ответственным лицом за составление выписки штатного расписания является как правило сотрудник, в чьи обязанности на основании приказа или должностной инструкции входят хранение конфиденциальных данных сотрудников предприятия и непосредственная работа с кадровыми документами.

В крупных организациях и госструктурах таким лицом, как правило, является работник кадровой службы. В более мелких организациях на роль кадровика или выполнения кадровых обязанностей чаще всего назначается секретарь, бухгалтер или же сам директор фирмы.

Пример заполнения шапки ВШР:

Выписка из штатного расписания  ООО “СтройДом”, ШР № 1-ОК от 12.01.2015 года,  согласовано и закреплено подписью генерального директора Ивановым И.И.

Сама по себе выписка идентична с юридической точки зрения копии основного документа, и может быть выдана заинтересованной стороне трудовых или гражданских правоотношений, по его письменному запросу в виде служебной записки, предварительно одобренной и завизированной руководителем.

Чаще всего, за получением ВШР могут обратиться:

1. Работник для решения трудовых споров или по иным причинам, в соответствии с требованиями статьи 62 ТК РФ. Такой вид выписки включает в себя информацию исключительно по занимаемой должности конкретного работника, и не в коем случае не должна включать другие кадровые и бухгалтерские сведения, не относящиеся к данному работнику. Такое правило соблюдается в соответствии со статьей 88 ТК РФ, но основании которой данные сведения относятся к персональным данным, а работодатель является ответственным лицом за неразглашение личной информации сотрудников.
2. Контролирующие (правоохранительные) органы. Как правило, к ним чаще всего относят Федеральную службу государственной Статистики, Федеральную налоговую службу, Инспекцию по охране труда, Пенсионный фонд, органы прокуратуры, суды и другие государственные и муниципальные структуры, которые в соответствии с действующим законодательством имеют право делать письменные запросы подобного характера.
3. Специальные аккредитованные организации, с которыми крупные производственные, строительные и промышленные предприятия заключают гражданско-правовой договор по оказанию услуг в виде специальной оценки условий труда. Такие компании уполномочены давать итоговое заключение, поэтому для грамотного выполнения своих обязанностей, им запросто могут понадобиться сведения по должностным окладам работников.

В любом случае, ВШР представляет собой часть официального документа организации (действующего ШР), который носит исключительно конфиденциальный характер, хранение его должно соблюдаться по правилам действующего федерального закона “О персональных данных” и заполняется только на основании имеющегося (измененного или обновленного) штатного расписания.

Нормативная база РФ не ограничивает право работодателя в выдачи документа в виде ВШР при условии, если сие деяние не повлечет за собой правонарушение в виде незаконного разглашения личных данных работника.

ВШР также не может выдаваться запрашиваемому лицу в том случае, если на предприятии отсутствует его первоначальный источник, так как он по своему юридическому значению аналогичен заверенной копией основного документа.

Предлагаем вам посмотреть резюмирующее видео о том, как составить выписку из штатного расписания.

Выдача работнику выписки из штатного расписания

Сотрудник учреждения обратился к работодателю с просьбой выдать ему выписку из штатного расписания. Должно ли учреждение выдать ему требуемый документ? Отвечает И. Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости. Да, должно. В данном случае обращение работника с просьбой о выдаче ему выписки из штатного расписания является правомерным.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Выдача работнику выписки из штатного расписания

В некоторых случаях сотруднику организации может потребоваться выписка из штатного расписания. При ее составлении представитель работодателя должен соблюдать определенные правила.

Штатное расписание — один из основных документов предприятия. Оно может быть сделано по унифицированной форме или же в свободном виде. В штатное расписание входят сведения обо всех штатных единицах организации, их распределении по структурным подразделениям, данные о заработной плате окладе, тарифной ставке, всевозможных надбавках и прочая подобного рода информация.

Этот документ не является строго обязательным, поэтому небольшие компании, в которых работает всего несколько человек, используют его достаточно редко, а вот в крупных организациях он практически всегда имеется в наличии. Открыть и скачать онлайн.

Выписка может понадобиться для предоставления в государственные структуры: например, в фонд социального страхования, в налоговую службу или трудовую инспекцию, пенсионный фонд. Также выписка бывает нужна в банковских кредитных учреждениях, для вступления в саморегулируемые организации, для участия в тендерах и торгах.

С первого взгляда может показаться, что копия и выписка — равнозначные документы. На самом деле это не так. Копия — это бумага, полностью идентичная оригиналу. Выписка же — это лишь какая-то небольшая часть документа. Обычно в выписке из штатного расписания указываются сведения, касающиеся только отдельно взятой конкретной штатной единицы. Также в нее практически никогда не включается информация из заключительного раздела, в том числе реквизиты компании и подписи ответственных сотрудников.

В некоторых случаях на предприятиях действительно установлено требование о написании заинтересованным сотрудником заявления на получение выписки. Это не обязательно, но если такое условие есть, его следует выполнить и, согласно стандартным правилам работы с различными заявлениями, оно должно быть рассмотрено представителем работодателя в течение трех дней с момента получения.

Согласно российскому законодательству сотрудник предприятия имеет право получать любую информацию от своего работодателя, касающуюся его лично. В отношении выписки из штатного расписания действует лишь одна норма: чтобы ее получать сотрудник компании должен обозначить, для предоставления в какую инстанцию она ему понадобилась.

Но даже если по какой-то причине он не может или не хочет этого сделать выписка все равно должна быть ему выдана. В отличие от копии, для изготовления которой изначальный бланк чаще всего просто размножается с помощью копировальной техники, к выписке подход может быть более широким. Допустимо делать выписку от руки, переписывая только ту часть раздела, которая непосредственно касается работника, находящегося на конкретной должности — это удобно в тех случаях, когда требуется копировать несколько разных частей выписки, расположенных не по порядку в этом случае важно не искажать суть информации.

Кроме того, выписку можно сделать при помощи фотоаппарата мобильного телефона, планшета и т. Нередко в организациях есть специальный бланк, применяемый для выписок из штатного расписания. При необходимости требуется всего лишь внести в него все нужные данные и заверить надлежащим образом. Такой порядок позволяет соблюсти интересы предприятия и заодно существенно упрощает работу кадровиков. Но если регламента выдачи выписки и стандартного формуляра нет, то выписку разрешается делать в произвольном виде.

Иногда выписки из штатного расписания могут включать в себя не одну, а несколько страниц. В этих случаях все они пронумеровываются, и скрепляются суровой нитью не степлером! Обычно выписка составляется в отделе кадров, поскольку именно в этом структурном подразделении хранится штатное расписание.

Ее может сделать руководитель кадрового отдела или кто-либо из специалистов, уполномоченных распоряжением руководителя предприятия на выдачу выписок в том числе секретарь или юрист организации.

Выписка должна быть заверена несколькими работниками предприятия. В первую очередь директором или лицом, временно исполняющим его функции. Также под документом должны расписаться начальник структурного подразделения и работник отдела кадров. Печать в выписке ставить не обязательно по той причине, что с года юридические лица наравне с ИП имеют полное право не применять в своей деятельности штемпельные изделия для удостоверения бумаг.

Однако если в учетной политике фирмы есть условие о использовании различного рода штампов, то, конечно, бланк выписки нужно завизировать. Любые документы, исходящие из отдела кадров и заверяемые сотрудниками предприятия, подлежат обязательному учету и выписка здесь не является исключением.

Сведения о документе следует обязательно внести в специальный учетный журнал, обозначив его номер и дату выдачи. Также нужно сделать отметку о предоставлении выписки в личном деле работника, который сделал запрос на ее получение. Как правило, срок действия выписки ограничивается одним годом то есть ровно столько времени, сколько действует само штатное расписание.

Но в некоторых случаях он может быть и меньше, при условии, что соответствующая пометка есть в самом документе. Если вам поступило заявление на предоставление выписки из штатного расписания, а вы ее ранее никогда не делали, воспользуйтесь приведенным ниже примером и комментариями к нему — с их учетом вы без труда сделаете требуемую бумагу.

А каким образом оформлять выписку из штатного расписания по форме Т-3, там есть по центру графы номер документа и дата составления, как их заполнять? Где указать, что выписка составлена на дату когда ее запросили? В законе нет запретов на масштаб печати документов и их копий. Главное – чтобы пользователям было удобно Главная Формы документов Выписки Выписка из штатного расписания.

Что собой представляет штатное расписание Штатное расписание — один из основных документов предприятия. Теги по теме. Комментарии 1. Отменить ответ. Ваш вопрос — наш ответ. Популярные документы. В налоговую. Проверьте почту. На ваш Email отправлено письмо с кодом. Введите его для завершения регистрации. Выслать код повторно. Спасибо за регистрацию на сайте. Не пришел код? Выслать повторно. От 5 до 20 символов. Изменить пароль. Консультант онлайн Мария Власова. Напишите, пожалуйста, кратко суть вопроса и подробно его содержание.

Я постараюсь вам помочь. Это бесплатно. Суть вопроса. Подробное описание вопроса. Задать вопрос. Ваше имя. Ваш Email для оповещения об ответе. Регистрационные данные высланы вам на почту. У вас есть вопрос на тему бухгалтерии, налогов, персонала, предпринимательства? Наши штатные консультанты готовы вам бесплатно помочь.

На сайте публикуются актуальные новости и статьи, работает Email-рассылка. В нашей базе более документов с подробными описаниями и файлами для скачивания. У нас много различных сервисов: калькуляторы, календари, справочники, классификаторы. Добавьте сайт в закладки!

Сообщить об ошибке.

Сотрудник просит выписку из штатного расписания…

В некоторых случаях сотруднику организации может потребоваться выписка из штатного расписания. При ее составлении представитель работодателя должен соблюдать определенные правила. Штатное расписание — один из основных документов предприятия.

Как должна быть оформлена выписка из штатного расписания? Все знают, что штатное расписание — это документ, в котором содержится информация о трудовых ресурсах организации. Одновременно с этим действующее трудовое законодательство обязывает работодателя выдавать персоналу копии или выписки из документов, содержащих информацию о работнике.

Образец выписки из штатного расписания. Поэтому работник, как правило, доступа к такой документации не имеет. Однако выдача выписок и копий из документов, относящихся к трудовой деятельности работника, является обязанностью работодателя. Распространяется эта обязанность и на выписку из штатного расписания образец документа можно скачать по ссылке в конце статьи в части сведений, касающихся конкретного работника.

An error occurred.

Может ли работник затребовать копии следующих документов: правил внутреннего трудового распорядка, коллективного договора, штатного расписания, а также табели учета рабочего времени по отделу. Должен ли работодатель их предоставить? Работнику должны быть предоставлены выписки из табеля учета рабочего времени и штатного расписания, а также копии правил внутреннего трудового распорядка и коллективного договор на следующем основании:. Часть первая ст. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления. В данной норме приводится примерный перечень таких документов: копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое. Правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, штатное расписание и табели учета рабочего времени в этом перечне не указаны, однако перечень является открытым: ” При разрешении споров, возникающих по вопросам применения ст.

Выписка из штатного расписания (образец)

Нередки ситуации, когда работник обращается к работодателю с просьбой о выдаче тех или иных документов, связанных с работой, – копий приказов, локальных нормативных актов, справок, выписок и пр. Причем такое обращение возможно как во время работы, так и после увольнения. Сегодня расскажем, в какой форме работник должен запросить документы, какие документы работодатель обязан выдать работнику, установлены ли сроки для такой выдачи, как оформить справки, выписки и иные необходимые работнику документы. На основании ст. Не стоит думать, что иные документы работник потребовать не вправе.

Выписку из штатного расписания по письменному запросу может запросить любой сотрудник организации или проверяющие органы: Пенсионный фонд, налоговая или трудовая инспекция, Фонд социального страхования. Выписка из штатного расписания — это документ, содержащий в себе только ту часть информации, которая связана с заявителем и его заявлением.

.

Даем выписку из штатного расписания: образец

.

.

Штатное расписание. Образец выписки

.

В каких случаях может потребоваться выписка из штатного расписания, чем она в личном деле работника, который сделал запрос на ее получение.

.

Выписка из штатного расписания

.

.

.

.

.

Выписка из штатного расписания бланк

Активировать демодоступ. В конфликтной ситуации бывает необходимо подкрепить позицию работодателя сведениями из штатного расписания. Но полный документ содержит информацию обо всех работниках, поэтому оптимально применить выписку из штатного расписания, образец такой выписки года посмотрите в статье. Сотрудник вправе запросить у работодателя выписку из того или иного документа, например, из штатного расписания ст. Такая выписка содержит текст из части оригинального документа или из документа целиком.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!