Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу

Компания должна при поступлении на работу новых людей делать необходимые записи в их трудовых книжках. Если принимаемый уже где-то работал до этого, то он при приеме вместе с установленными законодательством документами передает отделу кадров свою трудовую. Она используется, в основном, как бланк, подтверждающий его опытность, имеющийся стаж работника как для исчисления пенсии, так и при расчете различных пособий.

Оглавление статьи

Порядок внесения записи в трудовую книжку при приеме на работу

При ее заполнении нужно использовать такой регламент как инструкция по заполнению трудовой книжки, которая была утверждена Минтруд, и ее требования являются обязательными для каждого.

Запись в трудовой книжке разрешается делать только ответственному лицу на основании изданных распоряжений руководства, реквизиты которых также заносятся в соответствующие графы этого документа. По общему правилу по истечению пяти дней работнику, поступившему на работу согласно приказа о приеме вносятся соответствующие сведения.

Оформление информации в момент приема не запрещено, но часто приводит к последующему их аннулированию, например, когда новый работник не выходит на работу.

Внимание! Когда трудоустройство в организацию происходит впервые или сотрудник не может найти свою трудовую, отдел кадров обязан оформить ему новый бланк, а работник компенсировать стоимость этого документа.

Она заполняется вручную с помощью ручек, при этом все цифры должны быть арабские.

Начальная страница оформляется на предприятии при первом приеме на основании удостоверяющих документов, аттестатов и дипломов. Далее при изменении этих данных, можно, согласно новым документам, вносить сюда изменения.

Каждое внесение информации в трудовую нумеруется, чтобы можно было сразу определить последующий номер записи.

Работа без трудовой книжки

Принимать человека на работу без существующей трудовой книжки разрешается только, если он поступает в организацию по совместительству или проработал менее установленного ТК РФ срока, то есть пяти дней. Если ее нет, то тогда закон определяет обязанность работодателя ее завести. Восстанавливать старый документ возлагается на самого работника, при это все происходит на основании справок. Новая трудовая на руки работнику не выдается.

Однако, у работника, поступившего на неосновную работу, сохраняется право на внесение записи о совместительстве.

Во всех иных случаях компания должна завести сотруднику новый бланк.

Периодически у законодателей появляется инициатива полностью отменить трудовые книжки, тем не менее в настоящее время она остается одним из важных документов при трудоустройстве.

Как правильно вносить записи в трудовую при приеме сотрудников

Запись в трудовой книжке о приеме на работу 2017 образец

Это стандартная форма информации об оформлении на работу, которая должна содержать информацию о должности, отделе (если есть), реквизитах документа о приеме.

Запись в трудовую книжку по совместительству образец

Если работник устраивает в другую организацию по совместительству, то обычно его трудовая книжка хранится на главном месте осуществления деятельности. Запись о приеме в нее может сделать сотрудник кадрового отдела основной компании, согласно справки с нового места работы или копии приказа.

Как сделать запись о приеме на работу к ИП

Индивидуальные предприниматели, как и организации, имеют обязанность оформлять трудовые книжки нанятых работников, своевременно внося в них записи. Однако предприниматель не обязан формировать приказы, поэтому причиной для записи может служить трудовой контракт с сотрудником.

1	2			3	4
				Индивидуальный предприниматель Сажнев Константин Сергеевич (ИП Сажнев К. С.)
6	18	07	2016	Принят на работу на должность сторожа	Трудовой договор №16 от 18.07.2016

Запись в трудовой книжке по срочному трудовому договору образец

Несмотря на тот факт, что новый сотрудник оформляется на конкретный срок, запись в трудовой о приеме на работу проводится по стандартному образцу. В ней не должно быть упоминания о временном характере работы — такова позиция Роструда, которая была выражена в официальном письме.

Прием на работу в порядке перевода

Информация в трудовой о том, что сотрудник поступил на работу в форме перевода, оформляется только в том случае, если со своего предшествующего места работы он уволился переводом в новую фирму. То есть предыдущая запись должна быть об увольнении со ссылкой на номер статьи ТК.

Служащий кадрового отдела должен оформить запись о приеме на работу в виде перевода. Вся остальная информация не отличается от стандартного оформления.

Запись в трудовой книжке о приеме на работу

Сегодня мы поговорим о том, как сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу в 2020 году. Приведем в пример актуальные образцы.

Смотрите в видео выше о первом оформление трудовой книжки.

Кадровые работники должны придерживаться правил заполнения трудовых книжек. Форма документа для записи сведений о работе, правила его ведения и хранения утверждены нормативными актами. Они регламентируются следующими документами:

• Порядок обеспечения работодателей бланками трудовых книжек и вкладышей к ним, утвержденный Приказом Минфина № 117н от 22.12.2003;
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда № 69 от 10.10.2003;
• Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003.

Оформляя нового работника, сотрудник кадровой службы или уполномоченное лицо организации, на которое возложены обязанности по учету кадров, должен уточнить у него наличие трудовой книжки. Если она еще никогда не оформлялась (когда это первое место работы), то должна быть заведена работником по кадрам в недельный срок от даты приема на работу.

Документы, необходимые для записи в трудовую книжку

Основным документом, который требуется для того, чтобы внести запись о трудоустройстве в книжку, является соответствующий приказ руководителя организации. Для начала с новым работником заключается трудовой договор. Он и ложится в основу издания локального акта – приказа по личному составу, с указанием данных работника, должности и отдела, куда принимается.

Для того, чтобы правильно записать сведения в трудовую книжку, кадровику нужны следующие личные документы вновь принимаемого работника:

• гражданский паспорт или иной документ, удостоверяющий личность – для оформления новой трудовой книжки потребуется заполнить титульный лист, где указываются Ф.И.О. работника и дата рождения;
• документ об окончании учебного заведения – для принимаемых на работу специалистов после ВУЗов и СУЗов, запись из этого документа вносится строкой выше записи о приеме на работу;
• приказ о приеме нового работника, оформленный на основании договора и с подписью руководителя организации – для внесения его номера и даты.

В ситуации, когда на работу поступает сотрудник, имеющий трудовую книжку, но сменивший фамилию, потребуется предъявить документ-основание, например, свидетельство о заключении брака.

Отслужившим в армии и поступившим впервые на работу гражданам при оформлении трудовой книжки потребуется предъявить военный билет. Первой записью в ней будет строка со сведениями о службе.

Правила внесения записи в трудовую книжку

Исполнение требований Инструкции, содержащей нормы по заполнению документа о трудовой деятельности, является обязательным для всех работодателей. Она содержит правила внесения записей, которые производятся:

• ручкой шариковой или гелевой чернилами темного цвета, допускается использование перьевой ручки. Могут быть использованы только три цвета: синий, черный, фиолетовый;
• на основании приказа-распоряжения о приеме на работу и полным соответствием с ним;
• указывается наименование организации полностью или сокращенно так, как разрешено Уставом, из приказа переносятся данные о структурном подразделении, должности, отделе, дате приема и номер документа;
• без сокращения слов;
• наименование работодателя должно быть списано строкой выше основной записи с данными о дате приема, эта строка не имеет нумерации;
• знаки препинания не должны присутствовать в записях о трудовой деятельности;
• вносятся только те данные, которые предусмотрены Инструкцией.

Особое внимание необходимо уделить в случае, когда должность попадает в списки для права на досрочное назначение пенсии. Она должна быть правильно поименована в штатном расписании, приказе о приеме на работу и, как следствие, в трудовой книжке. Если запись будет внесена неверно, гражданину придется доказывать, что он выработал стаж, попадающий под льготные категории.

Например, в квалификационном справочнике должность «рентгенолаборант» дает право на досрочный выход на пенсию, но запись в книжке «рентгенолаборантка» ему не соответствует. Кадровый работник должен обратить на это внимание и внести формулировку правильно.

Существуют требования и к заполнению графы о дате приема на работу. Они вносятся:

• цифрами арабскими;
• дата и месяц в двухзначном формате;
• год в четырехзначном формате.

Порядок действий

Следуя рекомендациям, изложенным в Инструкции № 69, при внесении записи о трудоустройстве необходимо соблюдать порядок действий:

• в разделе, содержащем Сведения о работе, заполняется полное или сокращенное название организации, допустимо поставить соответствующий штамп. Ниже указывается филиал или подразделение, где работник будет осуществлять трудовую деятельность, если это присутствует в приказе о приеме на работу;
• строкой ниже вносится номер записи по порядку (графа 1), при этом нумерация должна быть сплошной. Если книжка заведена впервые, запись будет иметь № 1;
• далее в графе 2 в одной строке с номером указывается дата начала работы в строгом соответствии с изданным приказом;
• графа 3 содержит информацию о наименовании должности, а также отдела, куда принят новый работник;
• графа 4 является местом, куда вносятся сведения об основании, где вписывается слово «приказ», его дата и номер.

Данные о трудоустройстве в трудовой книжке заверять печатью организации не требуется. Пропущенных между записями строк быть не должно.

При обнаружении ошибки в записи, потребуется ее исправить. Но произвести это правильно:

• запрещается зачеркивать или иным образом избавиться от записи;
• следует в строке ниже проставить следующий порядковый номер с указанием на то, что выше сведения ошибочны;
• под следующим номером будет внесена правильная запись.

При устройстве на работу в книжку вносится запись в недельный срок от даты приказа о приеме. Титульный лист может содержать дату более позднюю. Если трудоустройство первичное данные вносятся в присутствии работника. Эта норма следует из пункта 8 Правил ведения книжек.

Образец 2020 года

При всей простоте оформления кадровому работнику нужно понимать, что трудовая книжка с записями о работе является документом особой важности. Заполнение ее подчиняется строгим правилам, отступление от которых делает запись недействительной.

Приступающему к трудовой деятельности впервые гражданину трудовая книжка оформляется по первому месту работы. Для этого он обязан написать личное заявление с просьбой получить книжку, а также внести сумму, равную стоимости бланка.

Если книжка была потеряна или испорчена, гражданин вправе обратиться с заявлением об открытии книжки по новому месту работы. Предыдущие записи в этом случае не подлежат восстановлению. Гражданин обязан самостоятельно запросить сведения о своей трудовой деятельности в виде справок, приказов или договоров от работодателей, где осуществлял работу, или архивов. Их необходимо хранить до момента обращения за пенсией и предъявить для подтверждения трудового стажа.

Примеры заполнения бумажной трудовой книжки

Записи в бумажную трудовую книжку вносятся на основании приказа или распоряжения руководителя и должны соответствовать правилам, установленным законодательством. СБИС подскажет, что записать в трудовой при приеме, увольнении или переводе сотрудника.

Рассмотрим на примере кадровых ситуаций, как оформляются записи в бумажной трудовой книжке.

Заполнение титульного листа

1. Отразите данные работника: фамилию, имя, отчество, дату рождения.
2. Укажите уровень образования, а также профессию или специальность нового сотрудника.
3. Проставьте дату заполнения трудовой книжки.
4. Дайте подписать бумажную трудовую книжку сотруднику и подпишите документ сами.

Запись о приеме на работу

1. В графе 3 укажите полное наименование организации и сокращенное, если оно есть.
2. В графе 1 поставьте порядковый номер новой записи. Он должен располагаться на следующей строке после названия организации.
3. В графе 2 укажите дату приема на работу, например «15.07.2020».
4. В графе 3 сделайте запись о приеме. Впишите наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации. Если сотрудник принят на работу в определенный отдел, впишите его название.
5. В графе 4 укажите дату и номер приказа или иного решения работодателя, согласно которому работник принят.

Если сотрудник принят на работу в обособленное подразделение, в графе 3 в качестве названия отдела укажите его наименование.

Запись о переводе

1. В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — дату перевода.
2. В графе 3 сделайте запись о переводе с указанием подразделения, должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
3. В графу 4 занесите дату и номер приказа о переводе.

Запись о работе по совместительству

Если вы оформляете прием на работу по совместительству, не нужно запрашивать трудовую книжку у сотрудника. По желанию сотрудника основной работодатель внесет запись в его трудовую книжку о трудоустройстве у вас.

И наоборот — когда ваш сотрудник устраивается на работу по совместительству в другую организацию, он может попросить вас указать это в трудовой книжке. Для этого ему требуется предоставить справку о работе в организации, где указано ее название, должность сотрудника, дата и основание приема на работу. Справка должна быть подписана руководителем или другим уполномоченным лицом и заверена печатью организации.

Также в качестве подтверждающего документа сотрудник может предъявить заверенную копию приказа о приеме на работу в другую организацию.

1. В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — ее дату.
2. В графе 3 введите полное и краткое название организации, в которую сотрудник устроился по совместительству, и наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
3. В графе 4 укажите реквизиты документа (копии приказа), на основании которого сотрудника приняли на работу в другую организацию. Занесите в трудовую дату и номер.

Запись о выдаче бумажной трудовой книжки

1. В графе 1 поставьте порядковый номер новой записи, в графе 2 укажите дату выдачи бумажной трудовой книжки.
2. В графе 3 сделайте запись о том, что сотрудником было подано письменное заявление о выдаче бумажной трудовой — со ссылкой на статью ТК РФ.
3. В графе 4 укажите дату заявления.
4. Заполните книгу учета бумажных трудовых книжек:
   • в графу 12 — внесите запись из трудовой;
   • в графе 13 — должна стоять подпись сотрудника.

Исправить запись в трудовой книжке

Если в записи допущена ошибка, ее нельзя зачеркивать. Чтобы изменить данные, сначала сделайте отметку о том, что старая запись недействительна. После этого можно внести правильную запись.

1. В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — дату ее внесения.
2. В графе 3 укажите, какая запись признана недействительной. Например «Запись за № 2 недействительна».
3. Внесите правильную запись. В графе 4 повторите дату и номер приказа старой (неправильной) записи или нового распоряжения, на основании которого внесли правильную запись.

Запись об увольнении

1. В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату.
2. В графе 3 сделайте запись об увольнении, укажите причину. Она должна быть записана точно так же, как в приказе о расторжении трудового договора — со ссылкой на статью ТК РФ.
3. В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
4. В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил изменения. Поставьте печать организации.
5. Дайте сотруднику расписаться в трудовой книжке, чтобы подтвердить согласие с записями о работе в организации.

Увольнение в порядке перевода

1. В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату.
2. В графе 3 укажите причину увольнения и название организации, в которую сотрудник перевелся. Дайте ссылку на статью ТК РФ.
3. В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
4. В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил изменения. Поставьте печать организации. Дайте сотруднику расписаться в трудовой книжке, чтобы подтвердить согласие с записями о работе в организации.
5. В графе 3 в виде заголовка отразите наименование организации, в которую перевелся сотрудник — полное и сокращенное, если оно есть.
6. Под заголовком в графе 1 укажите порядковый номер записи, в графе 2 — ее дату.
7. В графе 3 сделайте запись о приеме на работу с указанием подразделения и должности, а также причиной — «в порядке перевода».
8. В графу 4 занесите дату и номер приказа о приеме на работу.

Увольнение в связи со смертью сотрудника

1. В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату увольнения.
2. В графе 3 укажите причину прекращения трудового договора — «в связи со смертью сотрудника» — со ссылкой на статью в ТК РФ.
3. В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
4. В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил запись. Поставьте печать организации.

Внести изменения при смене фамилии

1. На титульной странице трудовой книжки зачеркните старую фамилию сотрудника и впишите новую.
2. На обратной стороне обложки впишите причину смены фамилии со ссылкой на документ-основание. Например, свидетельство о регистрации брака.
3. Укажите свою должность и фамилию. Распишитесь и поставьте печать организации.

Внести изменения в сведения об образовании

На титульной странице трудовой книжки впишите новые данные об образовании сотрудника.

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter или свяжитесь с нами.

Запись в трудовой книжке о приеме на работу генерального директора

Подборка наиболее важных документов по запросу Запись в трудовой книжке о приеме на работу генерального директора (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Инструкция по заполнению трудовой книжки в 2015-2016 г.: образцы записей, правила, порядок

При изменениях в служебной деятельности сотрудника обязательно делаются соответствующие записи в документ, подтверждающий стаж. Правила заполнения работодателем трудовой книжки установлены в ТК РФ, и на 2015-2016 г. образцы остались неизменными.

Правильное заполнение трудовой книжки: для чего это нужно и кто вносит записи?

Трудовая книжка – это документ, содержащий в себе всю информацию о профессиональной деятельности работника. При достижении установленного законом возраста она используется для оформления и начисления пенсии. Работодателю же нужны книжки подчиненных для расчета различных выплат, поэтому очень важно все правильно заполнять.

Независимо от того, какие действия совершаются в отношении сотрудника, в фирме у индивидуального предпринимателя или на предприятии вносит изменения специалист кадрового отдела, бухгалтерии, или же сам директор. Правила заполнения трудовой книжки в 2015-2016  г. и образцы для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц являются одинаковыми.

Стоит отметить, что ИП или ООО в лице директора не должны заводить данный документ для себя: в ст. 66 ТК РФ установлено, что книжку могут иметь только работники, т.к. стаж предпринимателя отсчитывается с момента регистрации в Налоговой и благодаря денежным поступлениям в Пенсионный фонд.

Книгу необходимо оформлять не позднее недели с первого дня трудоустройства, и лишь в том случае, если сотрудник проработал 5 дней и более, и эта работа у него основная. Если же он планирует только совмещать, то записи вносятся по его желанию и на основании документа, являющегося официальным подтверждением его деятельности в другой компании.

Что должно быть отражено в книге:

• Информация о приеме на работу.
• Получение перевода на другое предприятие или на иную должность.
• Изменение Ф.И.О. в связи с определенными событиями.
• Прохождение службы в рядах Армии РФ, МЧС, МВД, ФСКН и других государственных структурах.
• Повышение квалификации или получение наград.
• Увольнение работника.

 Постановлением Правительства РФ от 16.04. 2005 №225 установлены индивидуальные правила для внесения изменений в книжки:

• Любые записи вносятся чернилами черного или синего цвета очень подробно, сокращения недопустимы. Сведениям присваивается конкретный порядковый номер согласно разделу.
• Паспортные данные сотрудника указываются исключительно на титульном листе.
• Дальнейшие изменения в процессе деятельности необходимо отражать не позднее семи дней с момента издания Приказа директора. Если же работник увольняется, то информация вносится в этот же день с учетом текста Приказа, а также ссылаясь на статью ТК РФ.

Нельзя указывать в документе данные о регулярных премиях, которые обычно выплачиваются каждый месяц.

Трудовая книжка: образец заполнения при приеме на работу

Титульная страница должна быть заполнена в первую очередь и при предъявлении паспорта.

По образцу заполнить титульный лист трудовой книжки очень просто. Для этого нужно вписать определенные данные:

• Фамилия, имя, отчество. Их можно посмотреть в паспорте или ином документе, подтверждающем личность.
• Дата рождения обозначается цифрами: к примеру, 02.10.1990.
• Образование. Для подтверждения его наличия предоставляется диплом, аттестат, или же справка о неоконченном обучении в том случае, если работник еще является студентом.
• Специальность. Здесь имеется в виду профессия, полученная в образовательном учреждении.
• Дата заполнения. Ее можно указывать как полностью цифрами, так и отдельно месяц – прописью.
• Подписи: они ставятся трудоустраивающимся специалистом и сотрудником, который оформляет книгу.
• В завершение специалист компании или сам ИП ставит печать.

Выписка из трудовой: образец заполнения книжки

Графа «Сведения о работе» – это и есть выписка. Чаще всего работники просят сделать ксерокопию нескольких страниц из нее, и в ней обозначается следующая информация:

• Дата и номер внесения записи цифрами.
• Информация о приеме, увольнении и т. д. Например: ООО «Меркурий», принята в отдел планирования на должность экономиста.
• Что является поводом для такой вписки: им обычно служит издание Приказа руководителя. Пример: Приказ №762 от 11.10.2015.

Заполнение трудовой книги при увольнении: образец 2015-2016 г.

Если специалист принял решение уволиться, то об этом также делается запись на строчках, следующих сразу за предыдущими сведениями:

• Как и ранее, обозначается номер по порядку, и указывается дата последнего рабочего дня арабскими цифрами.
• Причины для увольнения: к примеру, если он уходит по своему пожеланию, необходимо ссылаться на п. 3 ст. 77 ТК РФ.

Печать организации: ее должен ставить директор или специалист компании, уполномоченный ее использовать. Также необходимо поставить свои подписи тому, кто заполнял, и самому увольняющемуся.

Заполнение трудовых книжек при переводе на другую должность в примерах

В весьма необходимый для специалиста документ прописываются корректировки и тогда, когда он был переведен на иную должность:

• Обязательный номер записи по очередности.
• Дата официального перевода простыми цифрами.
• В третьей графе, обозначенной как «Сведения…» вписываются данные, куда осуществлен перевод и на какую конкретную должность.
• Основания для перевода. Здесь вносятся данные Приказа.

Внесение сведений о награждениях

О полученных наградах информация отображается в ряде случаев: когда работнику была объявлена благодарность, выписана разовая премия, он был представлен к званию, награжден ценным подарком или грамотой.

Как заполняются такие данные:

• Записи присваивается порядковый номер, далее обозначается дата ее внесения.
• Под строчкой с наименованием компании и названием должности вписывается запись примерно такого содержания: «объявлена благодарность за разработку эффективного экономического плана для предприятия».
• Далее указывается Приказ и сведения о нем: дата и номер.

Инструкция по заполнению трудовых книжек при смене фамилии

Если сотрудница вышла замуж или были другие причины для смены фамилии, то все сведения вносятся на основании принесенного ею паспорта или других документов официального характера.

Как происходит корректировка:

• На титульном листе вычеркивается сплошной чертой прежняя фамилия, и там же на свободном месте вписывается новая.
• На обложке с внутренней стороны указываются основания. Пример: фамилия изменена на фамилию Нестеренко на основании Свидетельства о заключении брака от 10.10.2015 № I-PK

Дубликат трудовой книги: образец заполнения в 2015-2016 г. 

При утрате или утере своей книжки сотрудник имеет полное право обратиться с письменным заявлением к работодателю или в кадровый отдел с последнего места трудоустройства о выдаче дубликата, он оформляется в течение 15 дней. Если же в утрате виновата компания, то все обязанности по восстановлению ложатся на нее. Чтобы можно было сделать дубликат, необходимы следующие документы:

• Приказы или их заверенные руководством копии о приеме на работу, увольнении, повышении, переводе.
• Справки из Госархива на тот случай, если прежнее предприятие было ликвидировано.
• Трудовые договоры и справки о длительности стажа со старых мест работы.
• Ведомости о зарплате.
• Лицевые счета специалиста в компании, где необходимо подтвердить его рабочую деятельность.
• Когда стаж восстанавливался в суде, нужно соответствующее решение.

Далее все заполняется по хронологии и с учетом предоставленных документов.

Заполнение трудовой книги индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом: наглядный образец

Чтобы хорошо ориентироваться в правильном оформлении столь важного документа, рекомендуется посмотреть видео, в котором все подробно рассказано:

Как сделать запись в трудовой книжке о приёме директора: образец

Один из сложных вопросов для кадровиков – это оформление документации для главного работника, то есть руководителя организации. Он может занимать должность директора или генерального директора, президента и т. д., однако в любом случае с ним, как и с другими сотрудниками, заключают договор о трудоустройстве. Поэтому образец записи в трудовой книжке о приеме директора должен быть основан на положениях статьи 43 Трудового кодекса. Именно она регламентирует деятельность руководителей организаций и оформление документации в отношении них.

Как оформить прием гендиректора на работу

Наряду со всеми другими сотрудниками, директор для трудоустройства должен предъявить паспорт и другие базовые документы, которые на руках у каждого человека.

Также он обязательно проходит медосмотр, если это предусмотрено спецификой работы организации.

С директором заключают договор. После чего должен быть издан приказ о трудоустройстве с обязательным ознакомлением под роспись.

Однако есть ряд особенностей:

• собственники организации должны принять решение о найме директора: его принимают в соответствии с уставом компании;
• необходимо предварительно сделать запрос в налоговый орган и убедиться, что данный сотрудник не был дисквалифицирован (вот точная ссылка на официальный ресурс ФНС России).

Также см. «Как проверить директора на дисквалификацию».

Если нет никаких ограничений, подписывают договор, издают приказ и делают запись о приеме директора в трудовой книжке. Её заполняют в соответствии с общими требованиями нормативной документации.

Также см. «Правила заполнения трудовых книжек в 2018 году».

Заполнение трудовой книжки: особенности

Трудовую книжку гендиректора оформляют по тем же правилам, что и у остальных сотрудников. В нее должны быть внесены следующие отметки:

• порядковый номер записи;
• дата внесения;
• в качестве заголовка 3-го столбца указывают полное название организации, ниже вносят запись о приеме на работу, указывают должность;
• в 4-й графе вписывают номер приказа о трудоустройстве.

Гендиректор издает приказ от собственного имени в отношении себя же, если он выступает единственным исполнительным органом предприятия.

Однако образец оформления трудовой книжки генерального директора имеет одну особенность: в последней графе может быть отражен не только номер приказа о трудоустройстве, но и/или решение общего собрания учредителей. Этот документ тоже служит основанием для назначения гендиректора на должность.

Далее показан образец записи в трудовой книжке о приеме директора на эту должность:

Заполнение трудовой книжки в 2020 году: правила и примеры

Автор TrudDogovor.ru На чтение 5 мин. Опубликовано 31.07.2018

Заполнение трудовой книжки четко регламентируется законодательством, поскольку это основной документ, содержащий сведения о работе и подтверждающий страховой стаж.

Основной документ, который регулирует оформление трудовой книжки это Инструкция, утвержденная постановлением Минтруда за № 69 от 10.10.2003 года.

На основании ее указаний будет происходить и заполнение трудовой книжки в 2020 году.

Основные правила заполнения трудовой книжки:

1. В трудовую вносятся данные работника (ФИО, образование, сведения об изменении личных данных).
2. В соответствующие разделы вносится информация о работе (наименование работодателя, дата приема, должность, переводы, дата и основания для увольнения).
3. Сведения о поощрениях.
4. Сведения о дисциплинарных взысканиях в трудовую не вносят. Исключение составляет случай, когда увольнение является наказанием.
5. Трудовая книжка заполняется разборчивым почерком, без помарок и исправлений.
6. Все записи вносятся синими, фиолетовыми или черными чернилами, другие цвета использовать нельзя.
7. Исправлять путем зачеркивания можно только данные, находящиеся на титульном листе.

Все требования обязательны для исполнения. В противном случае считается, что трудовая книжка заполнена неверно, что может повлечь за собой негативные последствия, как для владельца, так и для работодателя допустившего ошибку.

На титульном листе трудовой книжки указываются следующие данные:

1. ФИО работника, вносится полностью, так, как эти данные указаны в паспорте.
2. Дата рождения.
3. Образование, указывается только его степень (высшее, среднее и т.д.), без указания учебного заведения.
4. Профессия или специальность работника.
5. Дата заполнения трудовой книжки.
6. Подпись работника.

Все личные данные работника заверяются подписью лица, которое ведет трудовые книжки и печатью организации, если таковая имеется.

Все сведения в трудовую книжку вносятся строго в соответствии с требованиями законодательства. В ней не допускаются никакие сокращения, ни в одном из разделов.

Сведения о трудовой деятельности вносятся в следующем порядке:

1. Указывается полное наименование организации – работодателя. Ниже указывается сокращенное наименование при его наличии. Запись, содержащую название не нумеруют.
2. Затем ставится порядковый номер, дата приема, указывается должность, на которую принимается работник и реквизиты приказа о приеме на работу. Если сотрудник принимается в одно из подразделений работодателя, это также указывается здесь, а не добавляется к наименованию организации.
3. Далее могут указываться такие сведения: перевод работника, переименование должности, переименование работодателя либо смена его организационно-правовой формы и т.д. Все вносимые записи нумеруются, ставится дата, когда указанные изменения вступили в силу и реквизиты документа, которыми они были утверждены.

Помимо этого, по просьбе работника, могут быть внесены данные о работе по совместительству, как в другой организации (внешнее совместительство), так и о работе в данной организации (внутреннее совместительство).

Для того чтобы вносить сведения о награждениях, в трудовой выделены отдельные странички (сведения о награждения).

Записи в этот раздел производятся в следующем порядке:

1. Указывается наименование организации, точно также как и в сведениях о работе.
2. Далее ставится порядковый номер и указывается дата, вид поощрения и документ, согласно которому работник был награжден.
3. Печатью и подписью ответственного лица данные записи не заверяются.

Если работник оспорил свое увольнение и был восстановлен в должности, внести эти сведения в трудовую можно двумя способами:

1. Признать запись об увольнении недействительной, внеся ниже соответствующую запись.
2. Выдать работнику дубликат трудовой, в котором будет отсутствовать неправильная запись.

Важно! Законодатель не устанавливает, каким именно образом вносить изменения, но указывает, что по желанию работника ему должен быть выдан дубликат в случае признания записи об увольнении недействительной.

В записи об увольнении в обязательном порядке должны присутствовать следующие данные:

1. Порядковый номер.
2. Дата увольнения.
3. Основания для увольнения, внесенные строго в соответствии с ТК РФ или другими законодательными актами.
4. Реквизиты приказа или иного документа об увольнении.

После записи об увольнении ставится подпись ответственного лица (руководителя) и печать.

Работника нужно ознакомить с записью об увольнении.

В случае смерти сотрудника в трудовую вносится запись об увольнении по этому основанию (в ТК предусмотрен отдельный пункт).

Запись производится по правилам, которые установлены для всех остальных записей о расторжении трудового договора.

В случае, когда в трудовой были обнаружены ошибки, необходимо их исправить. Исправления проводятся следующими способами:

1. Если ошибка допущена на титульном листе при заполнении трудовой, то такой бланк списывается как испорченный и заполняется новый. Если ошибка обнаружена позже, то неправильная запись зачеркивается, а сверху указывается правильная.
2. Если ошибки обнаружены в других разделах, то зачеркивать такие записи категорически запрещается. Их признают недействительными и вносят правильную редакцию. Все вышеуказанные записи нумеруются сквозной нумерацией.

Исправления могут вноситься как организацией допустивший ошибку, так и работодателем, у которого работник трудится в настоящий момент.

Если ошибка допущена в наименовании организации, то ставится запись об этом и вносится правильное название. Данная запись не нумеруется.

В случае, когда в одном из разделов трудовой книжки заканчиваются строки для внесения записей оформляется вкладыш. Его заполнение производится по тем же правилам, что и трудовая книжка.

После заполнения вкладыша запись об этом ставится на титульном листе трудовой.

Законодательные нормы не делают каких-либо оговорок касательно правил заполнения трудовых книжек индивидуальными предпринимателями. Поэтому все записи делаются с соблюдением общих правил.

1. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей, утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 года за № 225 «О трудовых книжках» — устанавливает основные правила ведения трудовых книжек работодателем.
2. Инструкция по заполнению трудовых книжек, утверждена постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 года за № 69 – правила внесения в трудовую книжку информации о работе и прочих сведений.

Как устроиться на подработку? трудовая книжка по совместительству: образец

Трудовая деятельность – неотъемлемая часть жизни каждого гражданина. Большинство людей не только работают, но и одновременно совмещают несколько обязанностей. Такой подход называется неполной занятостью. Это не запрещено законом. Несмотря на то, что подработка не является обязательной, ее нужно как-то задокументировать. Как именно? В трудовой книжке по совмещению делается определенная запись (образец будет представлен позже). А какие еще особенности вам следует знать? Нужно ли привлечение «рабочей силы», чтобы совмещать сразу несколько работ? Кто имеет и не имеет права на такую ​​работу? Все это дальше.На самом деле разобраться во всем не так уж и сложно.

Трудовая книжка – требуется или нет?

Первый вопрос, который многих интересует: важно ли фиксировать трудовую деятельность в соответствующем документе? Ведь стаж учитывается только по основной работе. Обязательна ли запись о неполной занятости?

Вовсе нет. Теперь по закону для оформления работы по совместительству не нужно привлекать рабочую силу. Особенно, если речь идет о трудоустройстве в компании, где гражданин работает на постоянной основе.

Что это значит? Подчиненный должен решить вопрос самостоятельно. В том смысле, что он должен решить, нужно ли указывать дополнительную работу. Все-таки лучше сделать соответствующую запись в трудовой книжке по совместительству.

Без основного труда

Есть один нюанс, который придется учесть. Дело в том, что подработка – это так называемая дополнительная работа. Гражданин не может его устроить, пока у него не останется основного места работы.

Иными словами, трудовая книжка должна содержать запись об основном месте работы.При его отсутствии работодатель не имеет права выдавать подчиненного по совместительству. Только как главный сотрудник. Запись в трудовой книжке по совместительству должна быть не ниже соответствующих отметок по основному месту работы. Это необходимо.

Что делать, если человека уволили с основного места? В этом случае подработка обычно запрещена. И превращается в основное место работы. В этом нет ничего удивительного.

Как комбинировать

Какие еще особенности следует учитывать? Некоторых интересует, сколько раз можно совмещать работу.Как показывает практика, ограничений в этом вопросе нет. Граждане могут быть привлечены к подработке сколько угодно раз.

Запись в трудовой книжке на неполный рабочий день (образец будет представлен позже) не влияет на занятость. Тем не менее его наличие позволяет полностью отслеживать, где и как долго работал человек.

Можно ли совместить 2-3 работы? Да. А 4-5? Также. Только учтите, что каждый работодатель имеет право отказать в приеме на работу.Особенно, если вторая работа не первая. На практике чаще всего основное место работы имеет гражданин, а также одна компания принимает на работу по совместительству.

Срок

Единственное, на что стоит обратить внимание, это на срок. Дело в том, что законодательство РФ устанавливает определенные правила относительно совмещения. Таким образом, нет ограничений по количеству объединяемых произведений. Есть только временные рамки.

О чем это? Делает запись в трудовой книжке по совместительству или нет – это не так уж важно.Гораздо серьезнее осознание того, что такая работа позволяет выполнять служебные обязанности максимум 4 часа в день. И 16 – неделя. Получается, что помимо основной работы человек на каждой неполной ставке имеет право на дополнительную работу в течение указанного времени. Меньше можно, больше – нет.

Таким образом, реальная неполная занятость обычно подразумевает наличие максимум 1-2 рабочих мест. Больше просто нереально. И именно из-за нехватки времени.

Регистрация

Как устроиться на подработку? Этот вопрос тоже многих интересует.Ведь это не основная работа. Как стать работодателем? Как он нанимает подчиненных на подработку?

Все очень просто. Такой вид работы предполагает полную регистрацию сотрудника. Разница заключается в нескольких моментах – это срок исполнения обязанностей, а также договор. В последнем вместо «найм» указывается «неполный рабочий день». В остальном дизайн ничем не отличается от основной работы.

Внутренний и внешний

В России существует несколько видов неполной занятости.Этот момент не играет особой роли для записей в трудовой книжке. Но о них нужно знать.

Дело в том, что есть внутренние по совместительству и внешние. В первом случае обычно записи в «труд» дополнительных мероприятий вносятся в обязательном порядке – для удобства руководителей компании. Это работа, предполагающая совмещение нескольких должностей в одной организации.

Второй случай – внешний по совместительству. Это работа в другой компании за дополнительную плату.Как показывает практика, в этой ситуации сложно сделать запись в трудовой книжке по совместительству. Образец этого документа будет представлен ниже. Основная проблема не в постановке, а в том, что труд необходимо хранить по месту основной работы. Не каждый работодатель отдаст этот документ своему подчиненному. И это при том, что по требованию руководитель обязан выдать все запрошенные личные документы своим подчиненным из личных дел.

Параллельные права

Следует учесть еще несколько нюансов, касающихся исследуемой проблемы.Работа директора по совместительству или на любой другой должности – это деятельность, защищенная Трудовым кодексом Российской Федерации. Какие права остаются у сотрудника, совмещающего несколько видов труда?

Независимо от должности, граждане получают одинаковые льготы на всех должностях. То есть сохраняется полный соцпакет. И на постоянной работе, и по совместительству. И везде работник имеет право:

• обеденный перерыв;
• больница;
• оплачиваемый отпуск;
• бесплатное обучение;
• выплаты пособий.

Другими словами, совместная работа должна восприниматься в отношении прав подчиненного так же, как и основная работа. Есть только одно исключение – если гражданин решился на неформальную работу. В этом случае не нужно заключать какой-либо договор или делать запись в трудовой книжке по совместительству (представлен образец).

Поэтапное трудоустройство

Еще один нюанс – это прямое описание процедуры трудоустройства по дополнительной работе.Не каждый работодатель понимает, как оформить очередного подчиненного. Как уже было сказано, процедура ничем не отличается от заключения трудового договора с основным персоналом. Следовательно, процесс можно описать так:

1. Собеседование с потенциальным сотрудником.
2. Квитанция о приеме на работу.
3. Предоставление персонала для ознакомления с положениями и коллективными договорами, если таковые имеются, в компании.
4. Подписание договора в нескольких (двух) экземплярах приема на работу с указанием, что подчиненный точно совмещает работу.
5. Издание приказа о приеме на работу.
6. Решение вопросов, связанных с занесением мероприятий в трудовую книжку. Сотрудник может предоставить этот документ или отказаться от ввода информации о подработке. Этот вопрос должен быть решен в процессе согласования между работодателем и подчиненным.
7. Оформление личной карты и личного дела сотрудника.

Следует отметить, что работодатель имеет полное право запросить у нового работника справку с основного места работы, в которой говорится о реальном наличии основного места работы.В противном случае можете отказаться от работы. Ведь подработку без основной работы не обойтись.

Образец

А теперь можно рассмотреть наглядный пример заполнения трудовой книжки сотрудника, который одновременно работает в нескольких местах. Например, основной была работа генерального директора, по совместительству – бухгалтера. Следует рассмотреть два варианта – как внутреннюю, так и внешнюю занятость. Действительно, в этих ситуациях записи будут немного отличаться друг от друга.Необязательно, чтобы они выглядели так, как было предложено, это всего лишь одна из альтернатив.

Как оформить вакансию по комбинации? Пример выглядит так:

• 27.08.2000 – нанят генеральным директором компании «Стой Плюс».
• 30.10.2000 – принят бухгалтером на внутреннюю подработку.
• 05.07.2010 – уволен с должности бухгалтера.

Если мы говорим о трудоустройстве вне компании, следует обратить внимание на другие записи.Во внутренней версии компании-работодателя, как правило, не указывается. В противном случае вам необходимо его зарегистрировать. Как выглядит трудовая книжка о работе неполный рабочий день? Предлагается образец:

• 04.12.2008 – принят на должность главного механика ООО «Стар Лайн».
• 12.08.2009 – по совместительству системный администратор ИП Пахурдинов.

Аналогичным образом можно делать любые записи второй и последующих работ. Важно: работник не имеет права оформляться на полный рабочий день в нескольких местах.

Вместо заключения

Теперь я понимаю принцип занесения вакансии в трудовую книжку. Эта операция не является обязательной, вопрос регулируется личной договоренностью между начальником и подчиненным. В некоторых случаях граждане отказываются записывать работу в трудовую книжку. Это их личное право.

Важно помнить, что основное место работы может быть только одно. А без него оформить доп не возможно. Наем на подработку ничем не отличается от обычного заключения трудового договора.Все права и обязанности дополнительного сотрудника остаются такими же, как и у основного персонала.

Excel 2016 и шпаргалка 2019

Microsoft Windows может получить все освещение в прессе, но когда вы хотите выполнить реальную работу, вы обращаете внимание на приложения, которые на ней работают. А если вы используете электронные таблицы, это обычно означает Excel.

Excel, конечно же, является частью пакета инструментов Microsoft Office для повышения производительности. Microsoft продает Office по двум моделям: частные лица и предприятия могут заплатить за лицензию на программное обеспечение заранее и владеть ею навсегда (компания называет это «бессрочной» версией пакета) или они могут приобрести подписку на Office 365, что означает, что у них есть доступ к программному обеспечению только до тех пор, пока они продолжают платить абонентскую плату.

Когда вы покупаете бессрочную версию пакета, скажем, Office 2016 или Office 2019, его приложения никогда не получат новые функции, тогда как приложения Office 365 постоянно обновляются новыми функциями. (Дополнительные сведения см. В разделе «В чем разница между Microsoft Office 2019 и Office 365?»)

Эта шпаргалка познакомит вас с функциями, которые были представлены в Excel 2016 и Excel 2019, версиях с бессрочной лицензией. Excel входит в состав Office 2016 и Office 2019 соответственно.В Office 365 Excel имеет все эти функции, а также несколько других. Если у вас или вашей организации есть подписка на Office 365, ознакомьтесь с нашей отдельной памяткой по Excel для Office 365, чтобы узнать обо всех последних функциях.

Большинство советов в этой статье применимы как к Excel 2016, так и к 2019 для Windows. Ближе к концу находится раздел только для Excel 2019.

Поделитесь этой историей: ИТ-специалисты, мы надеемся, что вы передадите это руководство своим пользователям, чтобы они научились максимально эффективно использовать Excel 2016 и 2019.

Используйте ленту

Интерфейс ленты, который вы знали и любили (или, возможно, ненавидели) в более ранних версиях Excel, не сильно изменился в Excel 2016 или 2019. Поскольку лента была включена в приложения пакета Office с тех пор Office 2007, мы предполагаем, что вы уже знакомы с тем, как он работает. Если вам нужно что-то напомнить, см. Нашу шпаргалку по Excel 2010.

Как и в Excel 2013, лента в Excel 2016 и 2019 имеет сплющенный вид, более чистый и менее загроможденный, чем в Excel 2010 и 2007.Лента 2016 и 2019 меньше, чем была в Excel 2013, строка заголовка сплошная зеленая, а не белая, а текст на вкладках ленты (Файл, Главная, Вставка и т. Д.) Представляет собой сочетание верхнего и нижнего регистра. чем все заглавные буквы. Но он по-прежнему работает так же, и вы найдете большинство команд в тех же местах, что и в более ранних версиях.

Лента не сильно изменилась по сравнению с Excel 2013. (Щелкните изображение, чтобы увеличить).

Чтобы узнать, какие команды находятся на каких вкладках ленты, загрузите краткий справочник по лентам Excel 2016 и 2019.Также ознакомьтесь с изящной новой функцией Tell Me, описанной ниже.

Как и в предыдущих версиях Excel, если вы хотите, чтобы лента исчезла, нажмите Ctrl-F1. Чтобы он снова появился, нажмите Ctrl-F1, и он вернется.

У вас есть и другие варианты отображения ленты. Чтобы перейти к ним, щелкните значок «Параметры отображения ленты» в правом верхнем углу экрана, слева от значков, чтобы свернуть и развернуть PowerPoint. Появится раскрывающееся меню с тремя вариантами:

• Автоматически скрывать ленту: Это скрывает всю ленту, как вкладки, так и команды под ними.Чтобы снова отобразить ленту, щелкните в верхней части PowerPoint.
• Показать вкладки: Показывает вкладки, но скрывает команды под ними. Это то же самое, что и нажатие Ctrl-F1. Чтобы отобразить команды под вкладками, когда они скрыты, нажмите Ctrl-F1, щелкните вкладку или щелкните значок отображения ленты и выберите «Показать вкладки и команды».
• Показать вкладки и команды: При выборе этого параметра отображаются и вкладки, и команды.

И если по какой-то причине этот приятный зеленый цвет в строке заголовка вам не по вкусу, вы можете сделать его белым или серым.(В Excel 2019 также есть черный вариант.) Для этого выберите Файл> Параметры> Общие . В разделе «Персонализируйте свою копию Microsoft Office» щелкните стрелку вниз рядом с темой Office и выберите Темно-серый или Белый (или Черный) в раскрывающемся меню. Чтобы строка заголовка снова стала зеленой, выберите вариант «Цветной» из раскрывающегося списка. Прямо над меню темы Office находится раскрывающееся меню «Фон Office» – здесь вы можете выбрать отображение шаблона, например печатной платы или кругов и полос в строке заголовка.

Вы можете изменить зеленую строку заголовка Excel: в разделе «Персонализируйте свою копию Microsoft Office» щелкните стрелку вниз рядом с темой Office и выберите цвет. (Щелкните изображение, чтобы увеличить.)

Есть очень полезная функция в том, что Microsoft называет закулисной областью, которая появляется при нажатии на кнопку «Файл» на ленте: если вы нажмете «Открыть» или «Сохранить как» в меню слева, вы увидите облачные службы, к которым вы подключились. ваша учетная запись Office, например SharePoint и OneDrive.Теперь под каждым местоположением отображается связанный с ним адрес электронной почты. Это очень полезно, если вы используете облачную службу с несколькими учетными записями, например, если у вас есть одна учетная запись OneDrive для личного использования, а другая – для бизнеса. Вы сможете сразу увидеть, что есть что.

Область за кулисами показывает, какие облачные службы вы подключили к своей учетной записи Office. (Щелкните изображение, чтобы увеличить.)

Выполняйте задачи быстро с помощью Tell Me

Excel никогда не был самым удобным для пользователя приложением, и у него так много мощных функций, что использовать его может быть сложно.Microsoft упростила это с помощью функции в Excel 2016 и 2019 под названием Tell Me, которая позволяет легко добраться даже до скрытых инструментов.

Чтобы использовать его, щелкните текст «Скажите, что вы хотите сделать» справа от вкладки «Просмотр» на ленте. (Поклонники клавиатуры могут вместо этого нажать Alt-Q.) Затем введите задачу, которую хотите выполнить, например «создать сводную таблицу». Вы получите меню, в котором показаны возможные варианты выполнения задачи. В этом случае основным результатом является прямая ссылка на форму для создания сводной таблицы – выберите ее, и вы сразу же начнете создавать сводную таблицу, не переходя сначала на вкладку «Вставка» ленты.

Если вам нужна дополнительная информация о своей задаче, последние два элемента, которые появляются в меню «Расскажи мне», позволяют вам выбирать из связанных тем справки или искать свою фразу с помощью интеллектуального поиска. (Подробнее об интеллектуальном поиске ниже.)

Функция Tell Me упрощает выполнение практически любых задач. (Щелкните изображение, чтобы увеличить.)

Даже если вы считаете себя жокеем электронных таблиц, вам стоит попробовать Tell Me. Это значительно экономит время и намного эффективнее, чем поиск команды через ленту.Также полезно то, что он запоминает функции, которые вы ранее нажимали в поле, поэтому, когда вы нажимаете на него, вы сначала видите список предыдущих задач, которые вы искали. Это гарантирует, что задачи, которые вы часто выполняете, всегда будут под рукой. Кроме того, он делает задачи, которые вы редко делаете, в пределах легкой досягаемости.

Используйте Smart Lookup для онлайн-исследований

Еще одна новая функция, Smart Lookup, позволяет вам проводить исследования, пока вы работаете с электронной таблицей. Щелкните правой кнопкой мыши ячейку со словом или группой слов и в появившемся меню выберите Smart Lookup.

При этом Excel использует поисковую систему Microsoft Bing для поиска слова или слов в Интернете, а затем отображает определения, любые связанные записи Википедии и другие результаты из Интернета на панели интеллектуального поиска, которая появляется справа. Щелкните любую ссылку результата, чтобы открыть в браузере всю страницу. Если вам просто нужно определение слова, щелкните вкладку «Определить» на панели. Если вам нужна дополнительная информация, щелкните вкладку «Обзор» на панели.

Smart Lookup удобен для поиска общей информации, такой как определения финансовых терминов.(Щелкните изображение, чтобы увеличить.)

Для общих терминов, таких как «срок окупаемости» или «рентабельность инвестиций», он работает хорошо. Но не ожидайте, что Smart Lookup будет исследовать финансовую информацию, которую вы, возможно, захотите поместить в свою электронную таблицу, по крайней мере, исходя из моего опыта. Например, когда я провел интеллектуальный поиск по «уровню инфляции во Франции в 2016 году», я получил результаты футбольного турнира УЕФА Евро-2016 и другую информацию, говорящую мне, что 2016 год был високосным. И когда я поискал по запросу «Производство стали в США», Smart Lookup нашел в Википедии запись о Соединенных Штатах.

Обратите внимание, что для использования Smart Lookup в Excel или любом другом приложении Office вам может потребоваться сначала включить функцию интеллектуальных служб Microsoft, которая собирает ваши условия поиска и некоторый контент из ваших электронных таблиц и других документов. (Если вас беспокоит конфиденциальность, вам нужно взвесить, стоит ли этот удар о конфиденциальности удобства проведения исследования прямо в приложении.) Если вы не включили его, вы увидите экран при нажатии Smart Lookup просит вас включить его.Как только вы это сделаете, он будет включен во всех ваших приложениях Office.

Диаграммы новые типы диаграмм

Таблицы – это не только необработанные данные, но и диаграммы. Диаграммы отлично подходят для визуализации и представления данных, а также для получения из них аналитической информации. С этой целью в Excel 2016 есть шесть новых типов диаграмм, в том числе, в первую очередь, гистограмма (часто используется в статистике), «водопад», который эффективно показывает текущие финансовые итоги, и иерархическую древовидную карту, которая помогает находить закономерности в данных.(В Excel 2019 есть еще два новых типа диаграмм, о которых мы поговорим позже.) Обратите внимание, что новые диаграммы доступны только в том случае, если вы работаете с документом .xlsx. Если вы используете старый формат .xls, вы их не найдете.

Чтобы увидеть все новые диаграммы, поместите курсор в ячейку или группу ячеек, содержащих данные, выберите Вставить> Рекомендуемые диаграммы и щелкните вкладку Все диаграммы. Вы найдете новые диаграммы, смешанные со старыми. Выберите любой, чтобы создать диаграмму.

Excel 2016 включает шесть новых типов диаграмм, включая водопад.(Щелкните изображение, чтобы увеличить.)

Это шесть новых типов диаграмм:

Древовидная карта. Этот тип диаграммы создает иерархическое представление ваших данных, с категориями верхнего уровня (или ветвями дерева), показанными в виде прямоугольников, и с подкатегориями (или подветвями), показанными в виде меньших прямоугольников, сгруппированных внутри больших. Таким образом, вы можете легко сравнивать размеры категорий и подкатегорий верхнего уровня в одном представлении. Например, книжный магазин может сразу увидеть, что он приносит больше доходов от первых читателей, подкатегории детских книг, чем от всей категории документальной литературы верхнего уровня.

Древовидная диаграмма позволяет легко сравнивать категории и подкатегории верхнего уровня в одном представлении. (Щелкните изображение, чтобы увеличить.)

Санберст. Этот тип диаграммы также отображает иерархические данные, но в виде многоуровневой круговой диаграммы. Каждый уровень иерархии представлен кружком. Самый внутренний круг содержит категории верхнего уровня, следующий круг показывает подкатегории, круг после этих подкатегорий и так далее.

Солнечные лучи лучше всего подходят для отображения отношений между категориями и подкатегориями, тогда как древовидные карты лучше показывают относительные размеры категорий и подкатегорий.

Диаграмма солнечных лучей показывает иерархические данные, такие как категории и подкатегории книг, в виде многоуровневой круговой диаграммы. (Щелкните изображение, чтобы увеличить.)

Водопад. Этот тип диаграммы хорошо подходит для визуализации финансовой отчетности. Он отображает промежуточную сумму положительных и отрицательных вкладов в окончательную чистую стоимость.

Каскадная диаграмма показывает промежуточную сумму положительных и отрицательных вкладов, таких как доходы и расходы, в окончательную чистую стоимость.(Щелкните изображение, чтобы увеличить.)

Гистограмма. Этот вид диаграммы показывает частоты в наборе данных. Например, он может показать количество книг, проданных в определенном ценовом диапазоне в книжном магазине.

Гистограммы хорошо подходят для отображения частот, например количества проданных книг по разным ценам. (Щелкните изображение, чтобы увеличить.)

Парето. Эта диаграмма, также известная как отсортированная гистограмма, содержит столбцы, а также линейный график. Значения представлены столбцами в убывающем порядке.Совокупный общий процент каждого бара представлен восходящей линией. В примере с книжным магазином каждая полоса может показывать причину возврата книги (дефект, неправильная цена и т. Д.). На диаграмме можно было бы сразу увидеть основные причины возвратов, чтобы владелец книжного магазина мог сосредоточиться на этих проблемах.

Обратите внимание, что диаграмма Парето не отображается, когда вы выбираете Вставить> Рекомендуемые диаграммы> Все диаграммы . Чтобы использовать его, сначала выберите данные, которые вы хотите отобразить в диаграмме, затем выберите Вставить> Вставить статистическую диаграмму и в разделе Гистограмма выберите Парето.

На диаграмме Парето или отсортированной гистограмме восходящая линия представляет совокупный общий процент измеряемых элементов. В этом примере легко увидеть, что более 80% прибыли книжного магазина связано с тремя проблемами. (Щелкните изображение, чтобы увеличить.)

Коробка и ус. Эта диаграмма, как гистограмма, показывает частоты в наборе данных, но обеспечивает более глубокий анализ, чем гистограмма. Например, в книжном магазине он может показывать распределение цен на книги разных жанров.В показанном здесь примере каждый «прямоугольник» представляет от первого до третьего квартиля цен на книги этого жанра, а «усы» (линии, идущие вверх и вниз от прямоугольника) показывают верхний и нижний диапазон цен. Выбросы, которые оцениваются за пределами усов, показаны точками, средняя цена для каждого жанра показана горизонтальной линией в рамке, а средняя цена показана знаком x.

Box & Whisker могут отображать подробные сведения о диапазонах данных, такие как от первого до третьего квартиля в «прямоугольниках», медиана и среднее значение внутри прямоугольников, верхний и нижний диапазон с «усами» и выбросы с точками.(Щелкните изображение, чтобы увеличить.)

Дополнительные сведения о новых типах диаграмм см. В статьях PCWorld «Что делать с новыми стилями диаграмм Excel 2016: Treemap, Sunburst и Box & Whisker» и «Диаграммы Excel 2016: как использовать новые форматы Парето, гистограммы и водопада» . »

Совместная работа в реальном времени с помощью Excel Online

Когда был выпущен Office 2016, самой громкой новой функцией была совместная работа в реальном времени, которая позволяла людям одновременно работать над документами, где бы они ни находились, при условии наличия подключения к Интернету.(Microsoft называет это «совместным редактированием».) Когда вы сотрудничаете с другими вживую, каждый, у кого есть доступ к документу, может работать над ним одновременно, и каждый видит, что делают все остальные во время редактирования.

Но Excel остался в стороне для совместной работы. Только Word, PowerPoint и OneNote имели эту функцию, при этом Microsoft заявила, что в неопределенное время Excel получит возможность совместной работы в реальном времени.

В июле 2017 года Microsoft наконец-то развернула совместную работу в реальном времени для настольного клиента Excel, но только для подписчиков Office 365.(См. «Как использовать новые функции совместной работы Excel в реальном времени» для полного пошагового руководства по их использованию.)

Многие люди (включая меня) ожидали, что Excel 2019 получит функции совместного редактирования, но это не так. Чтобы получить возможность совместной работы в настольном клиенте Excel, вы должны быть подписчиком Office 365.

Пользователи Excel 2016 и 2019 с бессрочной лицензией могут, однако, сотрудничать в реальном времени с помощью веб-версии Excel, и я покажу вам, как это сделать здесь. Excel Online менее мощный и безупречный, чем настольный клиент Excel, но он работает достаточно хорошо, если вы хотите сотрудничать в режиме реального времени.

Для совместной работы с помощью онлайн-версии Excel файл, которым вы хотите поделиться, должен находиться в OneDrive, OneDrive для бизнеса, SharePoint или Dropbox. Для начала зайдите в Excel Online на сайте office.com; затем войдите в систему, используя свой Microsoft ID, и нажмите кнопку Excel. Когда Excel запустится, откройте файл, которым хотите поделиться.

Затем нажмите кнопку «Поделиться» в правом верхнем углу экрана. Экран всплывает над Excel. В нем введите адрес электронной почты человека, с которым хотите поделиться.Если вы хотите поделиться с несколькими людьми, введите несколько адресов электронной почты. Затем введите заметку, если хотите.

Если вы вошли в систему с индивидуальной учетной записью Microsoft, люди, с которыми вы делитесь документом, могут редактировать документ по умолчанию; однако вместо этого вы можете предоставить им доступ только для чтения, щелкнув ссылку «Получатели могут редактировать» в области «Добавить быструю заметку» и выбрав «Получатели могут только просматривать» в раскрывающемся списке. При этом вы также увидите возможность указать, нужно ли получателям входить в систему с учетной записью Microsoft, чтобы просмотреть книгу.Когда будете готовы, нажмите кнопку “Поделиться”.

Когда вы закончите, появится экран, подтверждающий, кому вы отправили электронное письмо, и могут ли они редактировать или только читать документ. Вы можете щелкнуть этот раскрывающийся список, чтобы изменить их разрешения или прекратить совместное использование книги. На этом экране вы также можете отправить еще одно электронное письмо, чтобы поделиться им с другими, щелкнув ссылку «Пригласить людей» на левой панели. Когда вы закончите работу с экраном, нажмите “Закрыть”.

Если вы вошли в систему с корпоративной учетной записью, процесс несколько упростится.На начальном всплывающем экране, где вы вводите адреса электронной почты получателей, вы увидите поле с надписью: «Только указанные вами люди, у которых есть эта ссылка, могут редактировать». Нажмите на нее, и вы увидите экран с дополнительными параметрами общего доступа, включая всех, людей в вашей организации и людей с существующим доступом. Также есть флажок, позволяющий им редактировать книгу или нет. Сделайте свой выбор и нажмите Применить. Затем вернитесь в первое всплывающее окно и нажмите «Отправить».

Excel теперь отправляет электронное письмо всем людям, с которыми вы хотите сотрудничать.Когда они нажимают кнопку «Просмотреть в OneDrive» или «Открыть», они открывают электронную таблицу. На этом этапе они могут просматривать электронную таблицу, но не могут ее редактировать. Чтобы отредактировать его, им нужно нажать кнопку «Редактировать в браузере» в верхней части экрана или щелкнуть меню «Редактировать книгу» и выбрать «Редактировать в браузере». Затем они могут редактировать документ прямо в окне браузера.

Каждый, кто пользуется документом, видит изменения, вносимые другими людьми, в режиме реального времени. Присутствие каждого человека обозначается цветным курсором, и каждый получает свой цвет.Когда они совершают действия, такие как ввод данных в ячейку или создание диаграммы, их работа мгновенно становится видна всем остальным.

Когда люди совместно работают над таблицей в Excel Online, каждый может видеть правки, которые вносят все остальные. (Щелкните изображение, чтобы увеличить.)

В правом верхнем углу экрана находится список всех, кто работает над документом. Щелкните имя, чтобы увидеть, где находится ячейка, над которой они сейчас работают (например, G11). Вы также можете навести указатель мыши на цветной курсор и увидеть его имя.

Чат недоступен. Но если вы нажмете значок Skype в правом верхнем углу экрана, вы сможете запустить Skype, посмотреть, подключены ли они к службе, и таким образом общаться с ними.

Обратите внимание, что даже владелец книги должен использовать Excel Online для совместной работы в режиме реального времени. Если у вас открыта книга в постоянной версии настольного клиента Excel 2016 или 2019, никто другой не сможет вносить изменения в своем браузере; они увидят сообщение о том, что файл заблокирован.Если вы используете Excel Online, каждый может вносить изменения (при условии, что вы предоставили им права на редактирование). Когда все внесут изменения и книга больше не будет открыта в браузере, вы можете повторно открыть файл в настольном клиенте Excel 2016 или 2019.

Видео: Работа с макросами – Excel

Вы хотите автоматизировать повторяющуюся задачу в Excel, чтобы можно было выполнить задачу снова одним щелчком мыши.

Как лучше всего это сделать? Запишите макрос.

Регистратор макросов – это самый простой способ создать новый макрос в Excel.

Небольшое примечание: макросы недоступны в Office на ПК с Windows RT.

Чтобы узнать, какая у вас версия Office 2013, щелкните ФАЙЛ , а затем щелкните Учетная запись .

Если вы используете ПК с Windows RT, вы увидите здесь Microsoft Office 2013 RT.

Теперь, прежде чем мы начнем, я хочу убедиться, что вкладка DEVELOPER доступна на ленте.

Вот где находятся все макрокоманды.

Я нажимаю вкладку ФАЙЛ > Параметры > Настроить ленту , и здесь я выбираю Developer , а затем нажимаю OK .

Теперь я вижу вкладку DEVELOPER , а здесь в группе кода находится кнопка Record Macro и некоторые другие кнопки, о которых я расскажу позже.

Итак, приступим.

Я запишу операцию автозаполнения, в которой я строю серию дней на основе ввода воскресенья в ячейке. После ввода «Воскресенье» я щелкаю ячейку правой кнопкой мыши и перетаскиваю ее вправо.

Пока я перехожу сюда, подсказки показывают, что будет происходить в каждой ячейке на протяжении всей субботы.

Подойдя сюда, я отпускаю правую кнопку мыши и нажимаю Fill Series .

Это то, что мы хотим записать. Итак, я очищу эти ячейки и выберу A1.

Я повторю эти шаги, но на этот раз включу запись макросов. Я нажимаю кнопку «Запись макроса ».

Назовем этот макрос «FillDays». Имена макросов не могут содержать пробелов. Я нажимаю OK , чтобы запустить диктофон.

Посмотрите, как кнопка Record Macro превратилась в Stop Recording . Когда я закончу, я нажму на это.

Мы закончили с нашим автозаполнением, и, поскольку это все, что мы хотели записать, я нажимаю Остановить запись .

Теперь я очищу эти заполненные ячейки, чтобы очистить рабочий лист, и снова выберу A1, чтобы мы могли протестировать наш макрос.

Я нажимаю кнопку Macros , чтобы открыть диалоговое окно Macro , и нажимаю Run .

Пока что отлично.

Я снова очищу эти ячейки, и на этот раз я выберу ячейку в другом столбце и строке C3, просто чтобы еще немного протестировать макрос.

Смотрите, что происходит.

Макрос, заполненный с A1 по G1. Другими словами, это не удалось.

Итак, почему это произошло?

Это произошло потому, что по умолчанию средство записи макросов использовало абсолютные ссылки.

Перед тем, как начать запись, надо было включить Использовать относительные ссылки .

Используя относительные ссылки, макрос будет строить серию, выбирая активную ячейку и 6 ячеек справа от нее, вместо того, чтобы строить серию, используя от A1 до G1.

Ну, я знаю, что мне нужно записать новый макрос.

Итак, я очищу эти ячейки и включу Использовать относительные ссылки .

Чтобы немного изменить ситуацию, давайте начнем с ячейки B5.

Итак, я нажимаю Record Macro , даю ему новое имя «FillDaysRelative» и нажимаю OK , чтобы начать запись.

Я наберу воскресенье, сделаю автозаполнение и Остановить запись .

Теперь я очищу эти ячейки, переключусь на ячейку C7 и запущу свой макрос оттуда.

На этот раз я выбираю «FillDaysRelative» и Запускаю , и теперь он отлично работает.

Итак, вы можете видеть, что установка относительных ссылок может быть очень важной.

В следующем видео мы вручную перепишем макрос «FillDaysRelative» в инструменте Excel под названием Visual Basic Editor , чтобы он делал что-то немного другое.

Excel 2016: Использование поиска и замены

Урок 10: Использование функции поиска и замены

/ ru / excel2016 / работа с несколькими-листами / содержание /

Введение

При работе с большим объемом данных в Excel поиск конкретной информации может быть трудным и отнимать много времени.Вы можете легко выполнять поиск в своей книге с помощью функции Find , которая также позволяет изменять содержимое с помощью функции Replace .

Необязательно: загрузите нашу рабочую тетрадь.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше об использовании функции «Найти и заменить».

Для поиска содержания:

В нашем примере мы воспользуемся командой «Найти», чтобы найти конкретный отдел в этом списке.

1. На вкладке Home щелкните команду Find and Select , затем выберите Find из раскрывающегося меню.
2. Появится диалоговое окно «Найти и заменить ». Введите содержимое , которое вы хотите найти. В нашем примере мы введем название отдела.
3. Нажмите Найти далее . Если содержимое найдено, ячейка, содержащая это содержимое, будет , выбрано .
4. Нажмите Найти следующие , чтобы найти другие экземпляры, или Найти все , чтобы просмотреть все экземпляры поискового запроса.
5. Когда вы закончите, нажмите Закрыть , чтобы закрыть диалоговое окно «Найти и заменить».

Вы также можете получить доступ к команде «Найти», нажав Ctrl + F на клавиатуре.

Нажмите Параметры , чтобы просмотреть критерии расширенного поиска в диалоговом окне «Найти и заменить».

Для замены содержимого ячейки:

Иногда вы можете обнаружить, что неоднократно допускали ошибку в своей книге (например, неправильно написали чье-то имя) или что вам нужно заменить одно слово или фразу на другое. Вы можете использовать функцию Excel «Найти и заменить », чтобы быстро вносить изменения.В нашем примере мы воспользуемся функцией «Найти и заменить», чтобы исправить список названий отделов.

1. На вкладке Home щелкните команду Find and Select , затем выберите Replace из раскрывающегося меню.
2. Появится диалоговое окно «Найти и заменить ». Введите текст, который хотите найти, в поле Find what: .
3. Введите текст, которым хотите заменить его, в поле Заменить на: , затем щелкните Найти далее .
4. Если содержимое найдено, ячейка, содержащая это содержимое, будет выбрано .
5. Просмотрите текст, чтобы убедиться, что вы хотите его заменить.
6. Если вы хотите заменить его, выберите один из вариантов замены . Выбор Заменить заменит отдельные экземпляры , а Заменить все заменит все экземпляры текста во всей книге. В нашем примере мы выберем этот вариант, чтобы сэкономить время.

7. Появится диалоговое окно, подтверждающее количество произведенных замен. Нажмите OK , чтобы продолжить.

8. Выбранное содержимое ячейки будет заменено на .

9. По завершении нажмите «Закрыть», чтобы закрыть диалоговое окно «Найти и заменить».

Как правило, лучше избегать использования Replace All , потому что он не дает вам возможности пропустить все, что вы не хотите менять. Вам следует использовать эту опцию только в том случае, если вы абсолютно уверены, что она не заменит ничего, чего вы не планировали.

Вызов!

1. Откройте нашу рабочую тетрадь.
2. Щелкните вкладку Challenge в нижнем левом углу книги.
3. Кристал Льюис была замужем и сменила фамилию на Тейлор. Используйте Найти и заменить , чтобы изменить фамилию Кристал с Льюис на Тейлор . Будьте осторожны, только поменять фамилию Кристалла!
4. Найти и заменить Bio на Biology . Будьте осторожны, , а не , чтобы изменить главную биомедицинскую инженерию!
5. Используйте Find and Replace All для замены специализации Physics на Physical Science .
6. Когда вы закончите, ваш рабочий лист должен выглядеть следующим образом:

/ ru / excel2016 / проверка орфографии / содержание /

7 Проблемы с электронными таблицами Excel и способы их решения

Если вам нужно составить список чего-либо, заманчиво увидеть Excel в качестве хранилища по умолчанию: в конце концов, это всего лишь небольшой список элементов для вас или нескольких близких коллег.

Возможно, вам нужно что-то более сложное, например формулы для вычислений или макропрограммирование для автоматизации сбора и обработки данных.

К сожалению, простота, с которой вы можете начать работать в Excel или конкурирующей программе для работы с электронными таблицами, также является одной из самых больших проблем. То, что начинается с небольшого проекта в Excel, перерастает в нечто масштабное, и в этот момент вы также можете столкнуться с проблемами скорости и стабильности или даже с проблемой разработки, которую вы не можете решить.

Кроме того, задачи управления большими данными часто сопряжены с серьезными проблемами, такими как организация, реализация, классификация файлов, управление базами данных, совместная работа пользователей и многое другое.Все, что требуется для разрушения структуры базы данных, – это размещение данных в неправильной области, непоследовательный ввод данных или даже наличие двух человек, работающих над одним листом. Некоторые вещи могут пойти не так, что приведет к задержкам во времени и возможной потере данных.

В этой статье объясняются наиболее распространенные проблемы, возникающие при использовании таблиц Excel, как их решать и когда лучше сделать решительный шаг и вместо этого переключиться на базу данных.

Проблема №1: Многопользовательское редактирование Excel

Когда системы Excel развиваются органически, вы быстро сталкиваетесь с проблемами, когда один пользователь открывает книгу в любой момент времени, а второму сообщают, что она уже открыта.Второй пользователь может отменить, подождать или просмотреть версию, доступную только для чтения. Обещание Excel сообщить вам, когда другой человек выйдет из книги, является авантюрой, поскольку он не так часто проверяет статус и, возможно, никогда вас не просветит. Даже если это произойдет, кто-то другой может войти в систему и открыть файл перед вами.

Чтобы избежать эффекта «одиночного пользователя», вы можете использовать Excel Online (урезанную веб-версию Excel) или включить функцию «Общие книги » . Вот краткое руководство о том, как поделиться таблицей.

1. Откройте желаемую электронную таблицу и нажмите Файл .
2. Затем нажмите Поделиться , чтобы открыть новое окно.
3. Теперь введите информацию о пользователе, с которым вы хотите поделиться таблицей.

Вы также можете разделить данные на несколько книг, чтобы разные люди работали с разными книгами, не наступая друг другу в ногу.

Проблема № 2: Общие книги Excel

Excel Online по умолчанию допускает использование нескольких редакторов, но в нем отсутствует большая часть функциональных возможностей.Сервис не претендует ни на что, кроме самых простых задач. Хотя функция общих рабочих книг выглядит так, как будто она должна работать, она полна ограничений. Вы не можете создать таблицу или удалить блок ячеек, например, если книга является общей.

Когда системы Excel развиваются органически, вы сталкиваетесь с проблемой, что только один пользователь может открыть книгу одновременно.

Существуют обходные пути для некоторых ограничений онлайн-Excel. Для других это вопрос изменения структуры книги, а не использования уже созданной книги, но этот сценарий часто мешает.В результате невозможно использовать общую книгу так же, как обычную однопользовательскую книгу.

Изменения в общих книгах синхронизируются между пользователями при каждом сохранении книги. Это действие помещается в расписание по времени, например, принудительное сохранение каждые пять минут. Однако накладные расходы на регулярное сохранение и отслеживание изменений каждого пользователя довольно велики. Рабочие книги могут быстро увеличиваться в размерах и создавать нагрузку на вашу сеть, замедляя работу других систем.

Проблема № 3: Связанные книги Excel

Разделение данных по нескольким книгам может обеспечить временное решение проблемы многопользовательского редактирования. Тем не менее, им, вероятно, потребуется установить связи между ними, чтобы значения, введенные в один, использовались в другом. Ссылки между книгами также полезны для хранения отдельных данных в отдельных файлах, а не для хранения отдельных листов в одной книге.

К сожалению, эти ссылки являются еще одним источником разочарования и нестабильности.Они становятся абсолютными, включая полный путь к исходной книге, или относительными, включая разницу между исходным и конечным путями. Хотя это звучит разумно, Excel использует загадочные правила, чтобы решить, когда использовать каждый тип ссылки и изменить их.

Правила регулируются несколькими параметрами и тем, были ли книги сохранены перед вставкой ссылок. Ссылки также изменяются, когда вы сохраняете книгу или открываете и используете Сохранить как для создания дубликата, а не копировать файл с помощью File Explorer .Результатом всей этой путаницы и неопределенности является то, что связи между рабочими книгами легко разрываются, а восстановление после неработающих ссылок – процесс, требующий много времени. Никто не получает доступа к затронутым файлам.

Связанные данные обновляются только при открытии файлов, если вы специально не нажмете Данные> Запросы и соединения> Изменить ссылки> Обновить значения. Вот небольшая демонстрация.

1. Откройте желаемую электронную таблицу и щелкните Data .
2. Теперь найдите Queries & Connections и нажмите Edit Links .
3. Затем выберите Обновить значения .

Если ваши ссылки не между двумя книгами, а охватывают три или более, вы должны открыть все книги в правильном порядке, чтобы все обновляемые данные обрабатывались в правильном порядке, от первой до второй и третьей. Если вы измените значение в первой книге, а затем откроете третью, она не увидит никаких изменений, потому что вторая книга не обновила свои значения.

Такое объединение данных логично, но оно увеличивает вероятность того, что информация неверна или вы попытаетесь открыть книгу, которую кто-то уже редактирует.

Конечно, вы можете попытаться вообще избежать связанных книг, но есть вероятность, что вы в конечном итоге введете одни и те же данные в несколько книг, и это приведет к опасности каждый раз вводить их немного по-разному.

Проблема № 4: Проверка данных Excel

Ошибки могут закрасться в данные в любой компьютерной системе: люди неправильно набирают слова или меняют цифры в числах с монотонной регулярностью.Если ваши данные не будут проверены при вводе, у вас возникнут проблемы.

По умолчанию Excel принимает все типы пользователей. Можно настроить проверку списков поиска, но их сложно поддерживать, в основном, если одно и то же поле используется более чем в одном месте. Если пользователям приходится вводить идентификационные номера документов или ссылочные номера клиентов без каких-либо проверок, легко связать неправильные записи вместе, даже не осознавая этого. Целостность данных в системе оказывается фатально скомпрометированной, и любой анализ данных вызывает подозрения.

Возможно, вы уже столкнетесь с последствиями проблем с проверкой данных, не осознавая первопричину. Рассмотрим ситуацию, когда у вас есть список счетов в Excel. Пользователь вводит имя клиента в каждом счете по-разному. В результате вы получаете счета в компании «Jones Ltd», «Jones Limited», «Jonse Ltd» и «joness». Возможно, вы знаете, что все они относятся к одной и той же компании, но не в Excel. Любой анализ данных счетов-фактур, например сводная таблица на основе клиентов по месяцам, дает несколько результатов, хотя должен быть только один.

Проблема № 5: Навигация в Excel

В больших книгах сложно ориентироваться. Вкладки листов в нижней части окна – ужасный механизм для поиска путей, когда их много. С большим количеством отображаемых вкладок на экране становится трудно найти то, что вам нужно. Вот быстрый способ перемещаться по листам.

1. Щелкните правой кнопкой мыши стрелки слева от имен листов, чтобы открыть диалоговое окно Активировать лист .

Только первые 20 листов перечислены, прежде чем вам нужно будет прокручивать список. Невозможно сортировать, группировать или искать нужный лист. Окно должно выглядеть примерно так.

Проблема № 6: Безопасность Excel

Вы можете добавить безопасность в книги Excel, но это изобилует проблемами. Защита гораздо больше направлена ​​на защиту структуры книги, а не данных. Вы можете попытаться заблокировать некоторые листы и ячейки, чтобы пользователи не могли изменять структуру и формулу, но если они могут видеть данные, они обычно могут изменить их часть или все (если вы не используете творческое программирование макросов).

Проблема № 7: Проблемы со скоростью работы Excel

Excel – не самое быстрое приложение, а его язык программирования VBA работает медленнее по сравнению с более профессиональными языками программирования, такими как C #. Этот сценарий проистекает из предполагаемого использования и гибкости Excel. В конце концов, это машина для работы с электронными таблицами. Да, Excel VBA можно использовать для управления списками данных, но это не значит, что это лучший выбор для такого рода работы. Другие приложения лучше подходят для таких задач – в основном потому, что они специально предназначены для их решения.

Если вы столкнулись с какой-либо из проблем, описанных в этой статье, не игнорируйте их. Существует профессиональный ответ на вопрос о хранении структурированных данных, известный как база данных. Он не должен быть пугающим или дорогим, и он должен позволить вам логически осмыслить свои данные, как они связаны друг с другом и как вы с ними взаимодействуете.

Примечание : Если вы переходите от решения для работы с электронными таблицами к базе данных, не копируйте дизайн электронной таблицы рабски, воспользуйтесь возможностью, чтобы улучшить его.

Доступны универсальные приложения для баз данных, с помощью которых вы можете создать индивидуальное решение. В качестве альтернативы вы можете обнаружить, что специализированное приложение для работы с базами данных – уже разработанное для нужной вам цели – дешевле, быстрее в реализации и лучше подходит.

Например, если у вас есть список клиентов и подробности всех ваших взаимодействий с ними, это считается системой управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). Несмотря на свое причудливое название, CRM-система представляет собой специализированную базу данных.Точно так же пакеты учетных записей, такие как QuickBooks и Sage, являются специализированными базами данных. Если вы не можете найти готовое приложение, которое бы соответствовало вашим конкретным потребностям, вы можете создать его самостоятельно или заказать его в ИТ-отделе или консультанте.

Самым распространенным типом базы данных является реляционная база данных, которая хранит свои данные в таблицах и состоит из строк и столбцов. Каждая строка содержит данные для отдельного элемента. Например, каждый столбец описывает разные атрибуты темы, такие как имя клиента или кредитный лимит.

Вам нужно ввести данные клиента только один раз, чтобы создать запись, а затем вы сможете использовать их в любом количестве счетов-фактур.

Таблицы имеют отношения, определенные между ними, так что, скажем, счет-фактура содержит идентификатор клиента. Этот процесс означает, что вы можете легко найти все счета для конкретного клиента или получить номер телефона клиента из определенного счета. Вам нужно ввести данные клиента только один раз, чтобы создать запись о клиенте, а затем вы сможете использовать их в любом количестве счетов-фактур, не вводя их снова.Чтобы создать базу данных, вы должны определить эти таблицы и отношения, а затем определить макеты экрана, которые вы хотите использовать для отображения и редактирования данных.

Существуют десятки приложений баз данных. Некоторые из них просты в использовании и выполняют всю работу, позволяя вам определять таблицы, экраны ввода данных и отчеты. Другие более полнофункциональны в определенных областях, но для полноценной работы требуются другие инструменты.

Например, программа может быть надежной при определении таблиц и взаимосвязей, а также при наличии надежных функций анализа и отчетности.Тем не менее, в приложении в конечном итоге отсутствуют какие-либо инструменты для определения экранов ввода данных. Ярким примером здесь является Microsoft SQL Server. Как и в случае с другими большими системами баз данных, SQL Server заботится о серверной части и ожидает, что вы будете использовать другой инструмент, например Visual Studio, для разработки клиентской части.

Какие параметры базы данных подходят вам?

Вариант базы данных №1: Microsoft Access

Access – один из прародителей настольных баз данных. Им легко пользоваться, но им легко злоупотреблять.Вы можете создавать таблицы, экраны и отчеты с нуля или начать с шаблона. Некоторые из шаблонов явно американские и не всегда учит хорошему опыту, но они помогают быстро приступить к работе. Экраны и функции программирования могут быть довольно сложными. Вы можете развернуть готовое приложение для других пользователей через свою интрасеть (НЕ Интернет), а не полагаться на общие файловые ресурсы.

Вариант базы данных № 2: Microsoft SharePoint

SharePoint – это база данных, а также механизм хранения документов.Вы можете использовать его для составления простых списков и связывания их вместе. Конструктор форм немного сложен, но настройка все еще возможна. Возможность SharePoint «захватить» список данных, накопленных в Excel, и поместить его в настраиваемый список, очень полезна. Программа делает настраиваемый список доступным для всех в вашей сети и позволяет добавить безопасность, чтобы ограничить круг лиц, которые и что могут делать с этими данными. Вы можете попросить SharePoint предупреждать вас по электронной почте, когда кто-то добавляет, редактирует или удаляет записи. Если вы храните данные о людях, элементах календаря или задачах, вы можете синхронизировать эти данные с Outlook.

Вариант базы данных № 3: Zoho Creator

Zoho Office – это веб-приложение, которое включает в себя базу данных, которая использует функцию перетаскивания для простого и интуитивно понятного распределения форм. Процесс перетаскивания также используется для программирования взаимодействий и рабочих процессов. В качестве веб-службы ваши данные и приложения доступны из любого места с простой защитой, обеспечивающей конфиденциальность ваших данных. Zoho взимает плату за каждого пользователя в месяц, но ограничивает количество записей, которые вы можете хранить по установленной цене.Программа требует дополнительных затрат при хранении большего количества данных или для других функций, таких как интеграция электронной почты.

Как видите, Excel предлагает множество функций, но в каждой из них отсутствуют некоторые области. Иногда другое приложение справляется с этой задачей лучше, особенно если оно разработано специально для этой задачи. В других случаях Excel работает нормально, например, для небольших баз данных, если вы знаете, как предотвратить возникновение проблем.

Как создать таблицу Excel для организации данных

Используйте команду Excel “Таблица” для преобразования список данных в именованную таблицу Excel.У этих таблиц есть полезные функции, например, сортировка и фильтрация, чтобы упорядочить и просмотреть данные.

Sub ListAutoSetOn ()

С Application.AutoCorrect
  .AutoExpandListRange = Истина
  .AutoFillFormulasInLists = Истина
Конец с

Конец подписки

 

Sub ListAutoSetOff ()

С Application.AutoCorrect
  .AutoExpandListRange = Ложь
  .AutoFillFormulasInLists = False
Конец с

Конечный переводник 

 Подтаблицы списка ()
Dim ws как рабочий лист
Dim Lst As ListObject
Dim wsL как рабочий лист
Dim lCount As Long
'Тип источника: 0 внешних; 1 диапазон;
'' 2 XML; 3 Запрос; 4 Модель PowerPivot

lCount = 1

Установите wsL = Worksheets.Добавлять
С wsL.Range ("A1: E1")
  .Value = Array («ID», «Таблица», «Местоположение», _
      «Лист», «Тип источника»)
  lCount = lCount + 1
Конец с

Для каждой страницы в ActiveWorkbook.Worksheets
Если ws.ListObjects.Count> 0 Тогда
  Для каждого Lst в ws.ListObjects
    wsL.Cells (lCount, 1) .Value = lCount
    wsL.Cells (lCount, 2) .Value = Lst.Name
    wsL.Cells (lCount, 3) .Value = Lst.Range.Address
    wsL.Cells (lCount, 4) .Value = ws.Name
    wsL.Cells (lCount, 5) .Value = Lst.SourceType
    lCount = lCount + 1
  Следующий Lst
Конец, если
Следующий ws

Конечный переводник 

 Sub ListTablesSource ()
Dim ws как рабочий лист
Dim Lst As ListObject
Dim wsL как рабочий лист
Dim lCount As Long
Dim strST как строка

lCount = 1

Установите wsL = Worksheets.Добавлять
С wsL.Range ("A1: E1")
  .Value = Array («ID», «Таблица», «Местоположение», _
      «Лист», «Тип источника»)
  lCount = lCount + 1
Конец с

Для каждой страницы в ActiveWorkbook.Worksheets
Если ws.ListObjects.Count> 0 Тогда
  Для каждого Lst в ws.ListObjects
    Выберите Case Lst.SourceType.
      Случай 0: strST = "Внешний"
      Случай 1: strST = "Диапазон"
      Случай 2: strST = "XML"
      Случай 3: strST = "Запрос"
      Случай 4: strST = "Модель PowerPivot"
      Иначе: strST = "Неизвестно"
    Конец Выбрать
    wsL.Cells (lCount, 1).Значение = lCount
    wsL.Cells (lCount, 2) .Value = Lst.Name
    wsL.Cells (lCount, 3) .Value = Lst.Range.Address
    wsL.Cells (lCount, 4) .Value = ws.Name
    wsL.Cells (lCount, 5) .Value = strST
    lCount = lCount + 1
  Следующий Lst
Конец, если
Следующий ws

Конечный переводник 

 Private Sub Worksheet_Change _
  (Целевое значение ByVal как диапазон)
Если Target.Адрес = _
    Диапазон ("SelTbl"). Адрес Тогда
  Диапазон («ТаблШ»). ClearContents
  Диапазон ("TblAd"). ClearContents
  Если Target.Value <> "" Тогда
    ShowTableInfo
  Конец, если
Конец, если
Конечный переводник 

 Подложка ShowTableInfo ()
'Алекса Блейкенбурга
'выберите имя таблицы в ячейке SelTable
'таблица и адрес
'добавлено в ячейки ниже

Dim wb As Workbook
Dim shTI как рабочий лист
Dim shData как рабочий лист
Dim SelTable As Range
Размер таблицы как диапазон
Dim TblAddr As Range
Dim rngTbl As Диапазон
Dim tblData As ListObject
Dim tblName As String
Dim tblFullName As String

Установить wb = ActiveWorkbook
Установите shTI = wb.Таблицы ("TblInfo")
Установите SelTable = shTI.Range ("SelTbl")
Установить TblSheet = shTI.Range ("TblSh")
Установить TblAddr = shTI.Range ("TblAd")

tblName = SelTable.Value
Если tblName = "", то выйти из подписки

tblFullName = "'" & wb.Name _
    & "'!" & tblName

Установить rngTbl = Range (tblFullName)
Установите shData = _
  wb.Sheets (rngTbl.Parent.Name)
Установите tblData = _
  shData.ListObjects (tblName)

TblSheet.Value = shData.Name
TblAddr.Value = _
  tblData.Range.Address

Конечный переводник 

 Sub TableChanges ()
'Алекса Блейкенбурга
'используйте эту технику для работы
'со таблицей на неизвестном листе
рабочая книга таблицы должна быть активной
'когда установлена ​​переменная tblData
Dim wb As Workbook
Dim tblData As ListObject
Dim tblName As String
Dim tblFullName As String

Установить wb = ActiveWorkbook
tblName = "OrdersRef"

tblFullName = "'" & wb.Имя _
    & "'!" & tblName
Установите tblData = _
  Диапазон (tblFullName) .ListObject
'новая книга создана,
'показать таблицу может
'быть изменено, если его
'рабочая тетрадь не активна
Рабочие тетради. Добавить

Стиль MsgBox "Таблица" & tblName & ":" _
  & vbCrLf _
  & tblData.TableStyle
'если таблица голубого цвета (9)
'изменить на светло-зеленый (14)
Если tblData.TableStyle = _
    "TableStyleLight9" Тогда
tblData.TableStyle = _
    "TableStyleLight14"
Еще
tblData.TableStyle = _
    "TableStyleLight9"
Конец, если

Стиль MsgBox "Таблица" & tblName & ":" _
  & vbCrLf _
  & tblData.TableStyle

Конечный переводник 

 Sub TableSheetChanges ()
'Алекса Блейкенбурга
'используйте эту технику для работы с
'лист и таблица на неизвестном листе
wkbk таблицы должен быть активен, когда
'переменные листа и таблицы установлены
Dim wb As Workbook
Dim shData как рабочий лист
Dim rngTbl As Диапазон
Dim tblName As String
Dim tblFullName As String
Dim tblData As ListObject

Установить wb = ActiveWorkbook
tblName = "OrdersRef"

tblFullName = "'" & _
  wb.Имя & "'!" & tblName
Установить rngTbl = Range (tblFullName)
Установите shData = _
  wb.Sheets (rngTbl.Parent.Name)
Установите tblData = _
  shData.ListObjects (tblName)

'новая книга создана, чтобы показать
'стол и лист можно изменить
'даже если книга не активна
Рабочие тетради. Добавить

Стиль MsgBox "Таблица" & tblName & ":" _
  & vbCrLf _
  & tblData.TableStyle
'если таблица голубого цвета (9)
'изменить на светло-зеленый (14)
Если tblData.TableStyle = _
    "TableStyleLight9" Тогда
tblData.TableStyle = _
    "TableStyleLight14"
Еще
tblData.TableStyle = _
    "TableStyleLight9"
Конец, если

Стиль MsgBox "Таблица" & tblName & ":" _
  & vbCrLf _
  & tblData.TableStyle

С shData.Range ("G1"). Интерьер
  Если .ColorIndex = 6 Тогда
    .ColorIndex = 4
  Еще
    .ColorIndex = 6
  Конец, если
Конец с

Конечный переводник