Образец положение о подотчетных суммах образец: Образец положения о подотчетных лицах в 2020 и 2021 году

Образец

Содержание

Образец положения о подотчетных лицах в 2020 и 2021 году

Общество с ограниченной ответственностью «ПИОН»

УТВЕРЖДЕНО

директором ООО «ПИОН»

Вороновым А.В.

от «24» апреля 2020 г.

ПОЛОЖЕНИЕ

о расчетах с подотчетными лицами

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации с целью обеспечить правильность учета, достоверность информации и контроль при расчетах с подотчетными лицами ООО «ПИОН».

1.2. Основными нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок расчетов с подотчетными лицами, на основании которых разработан данный документ, являются:

указание ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 (ред. от 19.06.2017) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»;
приказ Минфина РФ №94н от 31.10.2000 «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов»;
федеральный закон от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете»;
Трудовой кодекс Российской Федерации.

1.3. Денежные средства, выдаваемые работникам ООО «ПИОН» на административно-хозяйственные, представительские, командировочные расходы, а также расходы, связанные с непосредственной деятельностью организации, называются подотчетными суммами.

1.4. Работники, получающие подотчетные суммы, являются подотчетными лицами.

2. Порядок выдачи денежных средств под отчет

2.1. Выдача денежных средств под отчет на нужды организации производится работникам, фамилии которых приведены в списке лиц, имеющих право получать подотчетные суммы, утвержденном приказом руководителя №1 от «23» марта 2020 г.

2.2. Подотчетные суммы на командировочные расходы имеют право получать все работники компании, с которыми у ООО «ПИОН» заключены трудовые отношения, на основании приказа директора, который издается отдельно в каждом конкретном случае.

2.3. Согласно указанию ЦБ РФ №4416-У от 19.06.2017 , работник ООО «ПИОН» может получить наличные деньги под отчет также при наличии задолженности за полученный ранее аванс, по которому наступил срок предоставления авансового отчета.

2.4. Авансы под отчет могут быть выданы:

наличными в кассе предприятия;
безналичным путем на корпоративную банковскую карту предприятия;
безналичным путем на зарплатную банковскую карту сотрудника.

2.4. Выдача подотчетных сумм происходит на основании приказа директора ООО «ПИОН» или заявления работника, в котором должны быть указаны следующие сведения:

Ф.И.О. подотчетного сотрудника;
назначение аванса;
сумма с ее обоснованием (расчетом) — расчет суммы готовит бухгалтерия и передает директору для ознакомления;
срок, на который выдается аванс;
порядок выдачи денег под отчет — безналичным путем либо получение в кассе.

Директор ООО «ПИОН» в срок не позднее 2 рабочих дней подтверждает свое согласие (или несогласие) на выдачу денег соответствующей записью на заявлении и подписью с указанием даты.

С приказом директора ООО «ПИОН» работник знакомится под роспись.

После издания директором приказа о выдаче подотчетных сумм работник получает аванс на хозяйственные расходы в течение 2 рабочих дней в кассе по расходному кассовому ордеру. При этом он предъявляет документ, удостоверяющий личность.

2.5. Максимальная сумма денежных средств под отчет на определенные виды расходов установлена приказом директора №1 от«23» марта 2020 г. Подотчет, превышающий установленный лимит, утверждается отдельным приказом.

2.6. Предельный срок выдачи подотчетных сумм составляет 30 календарных дней.

2.7. Выдача денежных средств оформляется с указанием цели, на которую сотрудник имеет права тратить деньги. На иные цели расходование подотчетных сумм не допускается.

2.8. Передача денежных средств, полученных под отчет, другим лицам не разрешается.

2.9. Если у работника есть потребность в дополнительном авансировании, он должен сообщить об этом руководителю. Для этого работник пишет новое заявление с указанием причин увеличения аванса.

2.10. Порядок расчета и выдачи аванса на командировочные расходы происходит согласно положению «О служебных командировках работников ООО «ПИОН» утвержденному приказом №34 от «23» марта 2020 г.

2.10. Если сотрудник находится в командировке, сообщить об увеличении аванса он должен по электронной почте или по телефону. После чего руководитель принимает решение о выделении (или невыделении) дополнительных средств для оплаты расходов и издает приказ об этом. Дополнительные средства перечисляются на зарплатную карту сотрудника.

2.11. Если работник в случае производственной необходимости и с устного согласия руководителя произвел оплату за счет собственных средств, возмещение производится по авансовому отчету работника, утвержденному директором в течение 3 дней.

2.12. Порядок выдачи и расходование подотчетных сумм на представительские расходы производится в соответствии с положением «О расходовании денежных средств на представительские расходы», утвержденным приказом директора №34 от от «22» марта 2020 г.

3. Порядок предоставления, проверки и утверждения авансовых отчетов

3.1. Работник организации, получивший аванс на расходы в интересах предприятия, отчитывается о потраченных суммах в течение 3 дней после окончания срока, на который были выданы подотчетные суммы, или не позднее 3 дней со дня приезда из командировки, предоставив в бухгалтерию авансовый отчет с приложенными к нему документами, подтверждающими факт расхода.

3.2. Форма авансового отчета утверждена приказом директора №33 от «22» марта 2020 г.

3.3. Работник производит оплату за товары и услуги от имени ООО «ПИОН» на основании доверенности, полученной в бухгалтерии организации.

3.4. Подотчетное лицо должно предоставить вместе с отчетом документы о произведенной оплате и о факте получения материальной ценности или услуги, то есть, кроме кассового чека и квитанции к приходному ордеру должны быть получены:

в розничном магазине — товарный чек;
в оптовой организации — квитанцию к приходному кассовому ордеру, накладную и счет-фактуру;

при расчетах за работы и услуги — квитанцию к приходному кассовому ордеру и счет-фактуру, а также договор и акт приемки (или заказ-наряд).

3.5. Первичные документы должны содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные законодательством, то есть:

наименование документа;
дату составления документа;
наименование организации, составившей документ;
содержание хозяйственной операции;
величину измерения в натуральных и денежных единицах;
наименование должностей ответственных лиц и их подписи.

3.6. Ответственность за достоверность данных, содержащихся в первичных документах, несут лица, составившие и подписавшие эти документы.

3.7. Полученный авансовый отчет проверяется бухгалтером по содержанию, по цели использования, по итоговой сумме в течение 3 дней, затем подписывается главным бухгалтером в течение 2 дней и утверждается директором за 2 дня.

3.8. После утверждения авансовый отчет принимается к исполнению: перерасход по подотчетным суммам выдается подотчетному лицу в течение 3 дней, остаток вносится работником в течение 5 дней.

3.9. Если задолженность по подотчетным суммам вовремя не возвращается на предприятие, то в течение месяца принимается решение руководства об удержании долга из заработной платы работника и издается приказ.

3.10. В случае, когда подотчетные средства не были потрачены на указанные цели, работник в течение 3 дней после окончания срока аванса обязан вернуть полученный подотчет в полной сумме в кассу предприятия.

3.11. Аналитический учет подотчетных сумм ведется в разрезе подотчетных лиц с указанием фамилии, инициалов, сумм выдачи, произведенного расхода, возврата остатка или получения перерасхода.

3.12. Затраты, произведенные не по назначению, могут быть возмещены, по решению руководства, из чистой прибыли с оплатой всех необходимых налогов.

Директор ООО «ПИОН» ____________________/Воронов А.В.

Форма положения о подотчетных лицах 2020

Каждый работодатель стремится контролировать деятельность сотрудников, которые распоряжаются денежными средствами организации. Чтобы деньги не утекали бесконтрольно, руководство и сотрудники должны договориться, как в компании будет строиться работа с суммами, выдаваемыми под отчет. Для этого нужно разработать Положение и ознакомить с ним всех участников процесса. Подробная инструкция по разработке документа и готовый образец — в статье.

Зачем нужно положение о подотчете

Это внутренний документ организации, который регламентирует порядок расчетов с определенной категорией работников-подотчетников. Так называют сотрудников, которые работают по трудовому или гражданско-правовому договору и получают от работодателя денежные средства для осуществления расходов, связанных с деятельностью фирмы. Это могут быть административно-хозяйственные, представительские или командировочные расходы, главное — чтобы они носили целевой характер и были выданы с соблюдением определенной процедуры.

Положение позволяет максимально урегулировать эти правоотношения, обеспечить контроль движения денежных средств и удостовериться в их целевом использовании и правильном отражении в бухучете. Оно может быть оформлено и как приложение к учетной политике организации, и как самостоятельный локальный акт.

При разработке Положения стоит ориентироваться на следующие нормативно-правовые акты:

Образец Положения целиком можно скачать в конце статьи.

Материалы по теме

Этот локальный нормативно-правовой акт должен составляться с учетом специфики хозяйственной деятельности предприятия и помогать вести все расчеты с подотчетными лицами и избегать спорных ситуаций как с сотрудниками, так и с налоговыми органами. Во исполнение этих целей рекомендуется включить в Положение следующие пункты:

1. Общие положения. Здесь перечисляются основные понятия, встречающиеся в документе, указываются цели его создания и нормативно-правовые акты, в соответствии с которыми он составлялся.

2. Порядок выдачи денежных средств. В этом разделе нужно подробно описать процедуру выдачи авансов, дать общее описание того, на какие расходы будут выдаваться деньги и каким сотрудникам. Обычно список подотчетных лиц формируется отдельным приказом руководителя, но можно оформить его и в качестве приложения к Положению.

Также следует указать и общий максимальный срок подотчета — например, не более месяца. Конкретные сроки для определенных авансовых сумм следует прописывать в отдельном приказе с перечнем целей выдачи аванса и его лимита.

Разрабатывая Положение, необходимо отразить, при соблюдении каких условий должна происходить выдача подотчетных сумм (наличие заявления сотрудника или приказа руководителя, отсутствие задолженностей по предыдущим авансам, непревышение лимитов, и т.п.).

3. Порядок предоставления, проверки и утверждения авансовых отчетов. На основании авансовых отчетов осуществляются контроль за движением денежных средств и подтверждение факта совершения хозяйственной операции. В Положении следует написать о том, что в течение трех дней сотрудник должен сдать в бухгалтерию отчет по форме АО-1, либо на бланке, разработанном на предприятии с учетом специфики его деятельности. Также рекомендуется прописать подробный перечень первичных документов, которые необходимо предоставить для подтверждения произведенных затрат.

Кроме того, в этом разделе следует подробно описать процедуру проверки бухгалтерией самого отчета и приложенных к нему документов, а также сроки рассмотрения.

Шаг 1. Сотрудник пишет в произвольной форме заявление, указывая в нем:

сумму аванса;
срок выдачи;
на какие цели будут потрачены деньги;
дату составления.

Деньги могут быть выданы и на основе соответствующего приказа руководителя. Согласно Письму ЦБ РФ от 06.09.17 № 29-1-1-0Э/20642 такой распорядительный документ составляется при каждой выдаче наличных денег и должен содержать следующие сведения:

ФИО подотчетного лица;
сумма аванса;
срок, на который выдаются наличные деньги;
подпись руководителя, дата и регистрационный номе документа.

Только при наличии заявления либо приказа организация вправе оформить расходный кассовый ордер (п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

Материалы по теме

Шаг 2. Проверка задолженности по предыдущим авансам. Ранее наличие задолженности было основанием для отказа в выдаче денежных средств, однако последняя редакция Указаний ЦБ такого требования не содержит. Поэтому данный этап носит исключительно рекомендательный характер и решается в каждой организации по-своему.

Шаг 3. Оформление выдачи. На основании завизированного руководителем заявления или приказа кассир организации оформляет расходный кассовый ордер в соответствии с правилами бухгалтерского учета, указав назначение аванса.

Стоит добавить, что подотчетные суммы не обязательно выдавать через кассу — можно сделать перевод на зарплатную карту сотрудника. К такому выводу пришел Минфин России в письме от 25.08.14 № 03-11-11/42288, в котором пояснил, что денежные средства в подотчет можно перечислять на личные карты сотрудников для оплаты:

командировочных расходов;
расходов организации по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг;
компенсации документально подтвержденных расходов.

Шаг 4. Авансовый отчет. Срок, на который выдаются денежные средства, прописывается в заявлении или приказе. Подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет и/или вернуть полученные деньги в течение трех рабочих дней после этого срока ( п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У), либо возвращения из командировки (п. 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Важно! Если это правило будет нарушено, то налоговая служба начислит работнику НДФЛ, посчитав выданную сумму доходом ( п. 8 Письма Минфина РФ, ФНС РФ от 24.12.2013 № СА-4-7/23263).

Также к авансовому отчету следует приложить документы, подтверждающие затраты: накладные, товарные чеки, акты, счета-фактуры и т.д.

Шаг 5. Проверка авансового отчета. Бухгалтер заполняет расписку о получении авансового отчета и отдает ее сотруднику. Затем он проверяет отчет и приложенные к нему первичные документы, которые должны содержать все необходимые реквизиты, соответствовать цели и совпадать по сумме. После проверки и заполнения своей части отчета бухгалтер отправляет документ на подпись главному бухгалтеру, а затем на утверждение руководителю.

Образец положения о расчетах с подотчетными лицами

Правовые документы

Положение о расчетах с подотчетными лицами

Положение о расчетах с подотчетными лицами – это внутренний документ, который регламентирует порядок ведения расчетов по подотчетным суммам. Благодаря разработке и утверждению данного Положения руководство организации сможет избежать возникновения спорных ситуаций с персоналом и налоговой службой, а бухгалтер будет учитывать факты хозяйственной деятельности на законных основаниях. В документе необходимо рассмотреть важные моменты, которые не регламентированы на законодательном уровне.

Унифицированной формы Положения не существует, каждая организация разрабатывает его в свободной форме с учетом специфики своей деятельности. Содержание документа не должно противоречить законодательным нормам. С текстом Положения нужно ознакомить под подпись всех сотрудников организации, которые получают подотчетные средства и должны сдавать авансовые отчеты.

Обязательно ли составлять положение о подотчете

Положение о расчетах с подотчетными лицами, образец которого можно найти ниже, выполняет ряд важных задач:

регламентирует порядок ведения расчетов с сотрудниками, которые получают денежные средства подотчет;
обеспечивает полный контроль за движением выданных сумм и их использованием;
обеспечивает контроль за правильностью отображения операций в бухгалтерском учете;
обеспечивает сохранность денежных ресурсов организации.

Законодательство не требует, чтобы субъекты хозяйствования в обязательном порядке оформляли данный документ. Но многие организации уже на практике убедились в том, насколько полезно иметь его под рукой. От возникновения споров с работниками-подотчетниками не застрахован никто, и в таком случае работодатель сможет доказать свою правоту ссылаясь на нормы Положения.

Что включить в Положение

Стандартная структура Положения предполагает наличие следующих разделов:

Раздел «Общие положения». Здесь следует прописать, с какой целью было разработано Положение, какие расходы относятся к подотчетным суммам и кто является подотчетным лицом в компании. Также нужно дать определение другим понятиям, встречающимся в тексте документа, перечислить нормативные акты, учитываемые при разработке Положения.
Раздел «Порядок выдачи денежных средств подотчетным лицам».
Раздел «Порядок предоставления и проверки авансовых отчетов».
Подпись руководителя организации, утвердившего документ, с расшифровкой.

Образец Положения о расчетах с подотчетными лицами на 2020 год будет приведен далее. Его можно взять за основу при составлении аналогичного документа для своей организации, удалив ненужные пункты или внеся дополнительные данные.

При составлении Положения следует ориентироваться на следующие нормативные документы:

Закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011.
Указание Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У (ред. от 19.06.2017).
Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н (ред. от 08.11.2010).
ТК РФ.

Читайте также: Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Какие еще моменты следует рассмотреть в Положении:

Процедуру выдачи денежных средств. Для получения денег необходимо заявление работника либо издание приказа руководителя о выдаче денег в подотчет. Также следует указать, на какие цели могут быть выданы деньги.
Перечень сотрудников, которые будут получать средства. Список подотчетных лиц можно утвердить отдельным приказом или оформить в виде приложения к Положению.
Максимальную сумму денежных средств, которую может получить работник.
Способы получения работником подотчетных сумм (в кассе предприятия, перечисление на корпоративную карту или др.).
Срок предоставления сотрудником в бухгалтерию авансового отчета и документов, подтверждающих факт расхода денег.
Перечень документов, которые работник должен сдать вместе с авансовым отчетом.
Перечень реквизитов, которые должны содержать первичные документы.
Ответственность работника-подотчетника за несвоевременную сдачу авансового отчета и за предоставление первичных документов, которые содержат заведомо ложную информацию.
Сроки проверки авансового отчета бухгалтером по целям использования и итоговой сумме, порядок утверждения документа и принятия его к исполнению.
Сроки окончательных расчетов с подотчетным персоналом.
Порядок удержания денежных средств из заработной платы сотрудника в том случае, если он не вернул в установленный срок задолженность по подотчетным суммам.
Порядок действий работника если деньги не были потрачены на оговоренные цели.

Между бухгалтерами и подотчетными сотрудниками нередко возникают споры по поводу подтверждающих документов. Во избежание этого в Положении нужно прописать четкие требования к их составу и оформлению. Сейчас не действует запрет на выдачу в подотчет денег сотруднику, который еще не вернул оставшуюся сумму по предыдущему авансу, поэтому работодатель вправе сам установить порядок выдачи новых подотчетных сумм таким лицам.

Скачать Положение о расчетах с подотчетными лицами можно ниже.

Как выглядит приказ о выдаче денег под отчет (пример 2020 года)

Сотруднику нужно выдать деньги под отчет. Нужно ли издавать приказ о выдаче денег в подотчет? Как выглядит образец такого приказа в 2020 году? Что в нем писать? Поясним на примере такого приказа.

Как выдавать подотчетные суммы из кассы

Подотчетные суммы можно выдать сотруднику двумя способами:

наличными деньгами из кассы;
при помощи банковской карты.

Подотчетное лицо – работник, в том числе по ГПД, которому вы выдаете деньги для оплаты расходов вашей организации, а он должен за эти деньги перед вами отчитаться (Письмо Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859).

Деньги под отчет выдавайте на основании приказа руководителя или подписанного им заявления подотчетного лица. Директор укажет на заявлении, сколько денег выдать, на какой срок и когда вернуть неизрасходованную сумму (Письмо Банка России от 06.09.2017 N 29-1-1-ОЭ/20642).

Пример приказа о выдаче подотчетных сумм

Допустим, что директор одобрил выдачу работнику подотчетных сумм наличными денежными средствами. Потом издается приказ.

Скачать бланк приказа о выдаче денег под отчет вы можете по ссылке.

В приказе должны быть указаны:

Кому выданы денежные средства;
Сумма, выдаваемая под отчет;
Срок, на который выдаются денежные средства. По истечении этого срока подотчетник должен отчитаться о расходах.

Заметим, что в одном приказе может быть оформлена выдача подотчетных сумм нескольким лицам. Тогда в документе нужно привести перечень работников, а суммы и сроки необходимо указать отдельно для каждого работника. Вот образец приказа 2020 года:

Если же в 2020 году работодатель перечисляет деньги подотчет на карту, то банковские реквизиты надо указать в приказе или заявлении о выдаче денег. В поле 24 “Назначение платежа” платежного поручения напишите, что перечисленные средства являются подотчетными. Например, “Аванс на командировочные расходы”, “Аванс на хозяйственные нужды”.

Возможно ли перечисление подотчетных сумм и сумм командировочных расходов на банковские карты сотрудников

Учет перечисления подотчетных сумм на банковские карты сотрудников

Сотрудникам организации выдаются денежные суммы под отчет на административно-хозяйственные и командировочные расходы. Можно ли подотчетные суммы перечислять на карточные банковские счета работников?

Юридические аспекты

В соответствии с п. 2.3 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П “Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт” клиент – физическое лицо осуществляет с использованием банковской карты следующие операции:

– получение наличных денежных средств в валюте РФ или иностранной валюте на территории РФ;

– получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории РФ;

– оплату товаров (работ, услуг, результатов интеллектуальной деятельности) в валюте РФ на территории РФ, а также в иностранной валюте – за пределами территории РФ;

– иные операции в валюте РФ, в отношении которых законодательством РФ не установлен запрет (ограничение) на их совершение;

– иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства РФ.

Следовательно, ограничения операций, совершаемых физическими лицами с использованием банковских карт, могут быть связаны только с наличием ограничений, предусмотренных законодательством РФ (см. письма ЦБР от 23.07.2009 N 29-1-1-7/4625, от 24.12.2008 N 14-27/513). При этом трудовым законодательством перечисление подотчетных сумм на личные (в том числе “зарплатные” карты) работников не запрещено.

Кроме того, Указание ЦБР от 11.03.2014 N 3210-У “О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства” не регулирует вопросы проведения безналичных расчетов, в том числе операций по безналичному перечислению денежных средств на банковские счета физических лиц, открытых для совершения операций с банковскими картами. Поэтому тот факт, что в нем регламентирована только выдача под отчет наличных денежных средств, не означает запрета на проведение таких операций в безналичном порядке с использованием банковских карт сотрудников.

Считаем, что организация вправе перечислять подотчетные суммы (на хозяйственные или командировочные расходы) в безналичном порядке на банковские карточки сотрудников, предусмотрев такой способ выдачи подотчетных сумм в локальном нормативном акте и в учетной политике. См. также письмо Минфина России и Федерального казначейства от 10.09.2013 NN 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554, в котором приведены разъяснения по этому вопросу.

В письме Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288 еще раз подчеркивается, что Министерство финансов Российской Федерации и Федеральное казначейство в целях минимизации наличного денежного обращения, а также принимая во внимание нецелесообразность выдачи карт организации каждому сотруднику, направляемому в командировку, и специфику осуществления расходов, связанных с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов, считают возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц – сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физических лиц, выданных в рамках “зарплатных” проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов.

Порядок осуществления безналичных расчетов регулируется Положением Банка России от 19.06.2012 N 383-П “О безналичных расчетах в Российской Федерации” (далее – Положение N 383-П).

Бухгалтерский учет

Инструкция к счету

Типовые проводки

к счету 51: по кредиту

к счету 71: по дебету

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет предназначен счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”.

На выданные под отчет суммы счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами” дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. При этом Планом счетов предусмотрена корреспонденция счета 71 не только со счетом 50 “Касса”, но и со счетами, на которых отражается информация о средствах, аккумулированных на расчетных (счет 51) и валютных (счет 52) счетах организации, открытых в кредитных организациях.

Поэтому в бухгалтерском учете операцию по перечислению денежных средств на личный банковский карточный счет сотрудника следует отразить записью:

Дебет	Кредит	Описание
71	51	перечислены денежные средства на личный счет сотрудника (на основании платежного поручения, выписки банка)

Документооборот

Все формы первичных учетных документов определяются руководителем экономического субъекта, а разрабатываются – лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”, далее – Закон N 402-ФЗ). Закон N 402-ФЗ не предусматривает обязательного применения бланков, которые содержатся в альбомах унифицированных форм. Однако при разработке собственных первичных учетных документов организации могут в качестве образца использовать и унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России.

Первичные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. При составлении собственных форм рекомендуем также воспользоваться правилами по оформлению документов, приведенными в ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”.

В Информации Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012 разъяснено, что обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (кроме Закона N 402-ФЗ). Это значит, что если использование унифицированной формы предусмотрено, например, ЦБ РФ (кассовые документы), Уставом автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта и постановлением Правительства РФ (транспортная накладная) и т.п., то их использование по-прежнему обязательно.

В письме Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288 разъяснено, что при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов), в нормативном акте, определяющем учетную политику организации, следует предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами. Кроме того, в платежном поручении следует указать, что перечисленные средства являются подотчетными, при этом организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов, а сотруднику к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой.

Таким образом, во избежание переквалификации в доходы подотчетных сумм, перечисленных на карты работников, при использовании безналичного метода выдачи подотчетных средств рекомендуется:

– издать приказ руководителя, предусматривающий возможность безналичных расчетов с подотчетными лицами;

– внести соответствующие положения в учетную политику;

– утвердить перечень сотрудников, на карты которых будут перечисляться подотчетные средства;

– получить письменные согласия сотрудников на расчеты по подотчетным суммам с использованием их банковских карт.

Работник, получивший подотчетные средства, обязан составить авансовый отчет (за основу может быть принята форма N АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55). Для документального подтверждения понесенных расходов к авансовым отчетам должны быть приложены документы об оплате пластиковыми картами товаров, работ, услуг (“слипы”), приобретенных для нужд организации.

Налогообложение

НДФЛ

Выданные работнику из кассы под отчет денежные средства не могут быть признаны полученным работником доходом, включаемым в налоговую базу по НДФЛ, а также произведенной по трудовому договору выплатой работнику, которая включается в объект налогообложения страховыми взносами (см. постановление Президиума ВАС РФ от 03.02.2009 N 11714/08). Следовательно, они не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Однако при рассмотрении дел о невозврате подотчетных сумм (об отсутствии отчетов об их расходовании), суды должны исходисть из фактических обстоятельств в каждой конкретной ситуации. Так, в постановлении Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 N 14376/12 суд отказал в отмене решения налогового органа о начислении НДФЛ и пеней по нему, поскольку лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах, но документы, подтверждающие, что денежные средства были израсходованы на уставные цели, предоставлены не были.

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 25 августа 2014 г. N 03-11-11/42288

Вопрос: Организация применяет УСНО.

1. Можно ли в подотчет на хозяйственные нужды (для оплаты товара, материалов) подотчетные суммы переводить на банковскую карту работника?

2. И какие документы у работника должны быть на руках, при случае вопроса о НДФЛ со стороны налоговой службы, для подтверждения, что подотчетные деньги, поступившие на банковскую карту, не являются его доходом.

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел обращение по вопросу правомерности перечисления организацией, применяющей упрощенную систему налогообложения, сотрудникам подотчетных сумм на их личные банковские карты и сообщает следующее.

Обращение банковских карт в Российской Федерации регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным Банком России от 24.12.2004 N 266-П.

Согласно данному Положению физическое лицо вправе осуществлять по банковскому счету физического лица с использованием банковской карты операции в валюте Российской Федерации, в отношении которых законодательством Российской Федерации не установлен запрет (ограничение) на их совершение.

Министерство финансов Российской Федерации и Федеральное казначейство в целях минимизации наличного денежного обращения, а также принимая во внимание нецелесообразность выдачи карт организации каждому сотруднику, направляемому в командировку, и специфику осуществления расходов, связанных с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов, считают возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц – сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физических лиц, выданных в рамках “зарплатных” проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов (письмо Минфина России N 02-03-10/37209 и Федерального казначейства N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013).

Учитывая положения статьи 8 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”, при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов), в нормативном акте, определяющем учетную политику организации, следует предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами.

Кроме того, в платежном поручении следует указать, что перечисленные средства являются подотчетными, при этом организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов, а сотруднику к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой.

Одновременно сообщается, что настоящее письмо Департамента не содержит правовых норм, не конкретизирует нормативные предписания и не является нормативным правовым актом. Письменные разъяснения Минфина России по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах имеют информационно-разъяснительный характер и не препятствуют налогоплательщикам руководствоваться нормами законодательства Российской Федерации о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.

Заместитель директора департамента
налоговой и таможенно-тарифной политики
Минфина России

Р.А. Саакян

Письмо Минфина России и Федерального казначейства от 10 сентября 2013 г. NN 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554

Министерство финансов Российской Федерации и Федеральное казначейство в связи с поступающими обращениями организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства или финансовых органах субъектов Российской Федерации (муниципальных образований) (далее – организации) о правомерности перечисления денежных средств, выдаваемых под отчет, на банковские счета сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием банковских карт оплаты расходов, связанных с деятельностью организации, а также компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов, сообщают.

Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным Банком России от 24.12.2004 N 266-П (далее – Положение N 266-П), установлен перечень операций, которые могут совершаться по банковским счетам юридических и физических лиц, открытым на основании договоров банковского счета, предусматривающих совершение операций с использованием банковских карт.

Согласно Положению N 266-П юридическое лицо через уполномоченных им физических лиц может осуществлять по банковскому счету юридического лица с использованием банковских карт операции, связанные с деятельностью юридического лица, в том числе оплату расходов по поставке товаров, выполнению работ, оказанию услуг, оплату командировочных расходов, а также компенсацию сотрудникам документально подтвержденных расходов.

При этом Правилами обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства, утвержденных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31.12.2010 N 199н (далее – Правила N 199н), установлен порядок выдачи сотрудникам организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства, расчетных (дебетовых) карт (далее – карты организации) для оплаты расходов, связанных с деятельностью этих организаций, со счетов, открытых территориальным органам Федерального казначейства в кредитных организациях на балансовом счете N 40116 “Средства для выплаты наличных денег и осуществления расчетов по отдельным операциям” (далее – счет N 40116), Положения Правил N 199н в соответствии с письмом Министерства финансов Российской Федерации от 10.09.2012 N 02-03-10/3604 применяются также в отношении организаций, лицевые счета которым открыты в финансовых органах субъектов Российской Федерации (муниципальных образований).

Учитывая положения Правил N 199н и Положения 266-П, по мнению Министерства финансов Российской Федерации и Федерального казначейства, денежные средства, выдаваемые организациями под отчет своим сотрудникам в целях осуществления операций, связанных с оплатой расходов организации по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг, командировочными расходами, а также компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов, подлежат перечислению на счета N 40116 для осуществления указанных операций в соответствии с Правилами N 199н.

Вместе с тем, исходя из положений Правил N 199н, при осуществлении организациями оплаты денежных обязательств, связанных с командировочными расходами либо компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов с использованием карт организации, возникает необходимость в обеспечении указанными картами каждого сотрудника организации, направляемого в командировку, а для компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов – в получении наличных денег с использованием карты организации с последующей выдачей наличных денег сотруднику из кассы организации.

При этом согласно Положению N 266-П физическое лицо вправе осуществлять по банковскому счету физического лица с использованием банковской карты (далее – карта физического лица) операции в валюте Российской Федерации, в отношении которых законодательством Российской Федерации не установлен запрет (ограничение) на их совершение.

Учитывая изложенное, в целях минимизации наличного денежного обращения, а также принимая во внимание нецелесообразность выдачи карт организации каждому сотруднику, направляемому в командировку, и специфику осуществления расходов, связанных с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов, Министерство финансов Российской Федерации и Федеральное казначейство считают возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц – сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физических лиц, выданных в рамках “зарплатных” проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов.

При этом, учитывая положения статьи 8 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”, в нормативном акте, определяющем учетную политику организации, по мнению Министерства финансов Российской Федерации и Федерального казначейства, должны быть предусмотрены положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами.

Министерство финансов Российской Федерации и. Федеральное казначейство просят финансовые органы субъектов Российской Федерации довести настоящее письмо до финансовых органов муниципальных образований, входящих в состав субъектов Российской Федерации.

Заместитель министра финансов
Российской Федерации

A.M. Лавров

Руководитель
Федерального казначейства

Р.Е. Артюхин

инструкции и образец заполнения на 2019–2020 год

Что такое авансовый отчёт

Авансовый отчёт — это документ, который подтверждает использование аванса для выполнения определённого служебного поручения или хозяйственных нужд подотчётными лицами.

Подотчётные лица — это сотрудники, которые могут получать деньги организации с целью оплаты расходов, непосредственно связанных с деятельностью этой организации. В бухгалтерии обычно имеется приказ со списком лиц, которые могут брать деньги на хозяйственные расходы под отчёт.

В авансовом отчёте обязательно указывается полученная подотчётным лицом сумма и фактический расход. Отчёт подкрепляется документы, подтверждающими расходы. Остаток подотчётные лица возвращают, а в случае невозврата эта сумма удерживается из зарплаты.

Четыре правила оформления

Существуют четыре основных правила, которым должны следовать бухгалтеры при оформлении авансовых отчётов:

Форму отчёта устанавливает компания. Руководитель должен утвердить оригинальную форму отчёта приказом. Однако, за основу берётся унифицированная форма N АО-1 «Авансовый отчёт».

Обязательные реквизиты, которые должны быть в документе, указаны в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ.

Руководитель устанавливает срок для подотчётного лица. По истечении этого срока подотчётное лицо должно отчитаться по авансу. У него его есть три рабочих дня на то, чтобы сдать отчёт.
Руководитель устанавливает срок для бухгалтера. В течение этого срока бухгалтер должен проверить отчёт. Затем документ должен быть передан либо главному бухгалтеру, либо руководителю для утверждения.
Бухгалтер подписывает отчёт у руководителя и главного бухгалтера. Без этих подписей документ будет считаться недействительным.

Используя онлайн-сервис для организации электронного документооборота можно упростить составление и оформление отчётов.

Заполнение авансового отчёта

Авансовый отчёт заполняется в единичном экземпляре. В заполнении участвуют как и бухгалтерия, так и подотчётное лицо. Порядок ведения и заполнения авансовых отчётов описан в Указании Банка России от 11.03.2014 N 3210-У.

Подотчётное лицо

Последовательность действий при заполнении авансового отчёта подотчётным лицом:

Сотрудник вписывает свои ФИО, должность и табельный номер.
Сотрудник заполняет графу «Назначение аванса». В ней должна быть указана категория расходов: командировочные расходы, покупка расходников для офисного оборудования, представительские расходы и т.д.
На оборотной стороне в графах со 2 по 4 сотрудник перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в графе 5 записывает суммы затрат.

Подтвердить расходы могут:

кассовые и товарные чеки;
электронные чеки;
товарные накладные;
приходные кассовые ордера;
транспортные документы (проездные билеты, талоны).

Все документы, которые подтверждают расходы должны быть приложены к отчёту, чтобы фирма смогла принять расходы к вычету НДС.

Бухгалтер

После того как бухгалтер получит документ от подотчётного лица, он должен выполнить следующий алгоритм действий:

Присвоить номер отчёту и проставить дату приёма документа.
Заполнить отрывную расписку о принятии отчёта к проверке, содержащую ФИО подотчётного лица, реквизиты авансового отчёта, сумму выданных денег и количество подтверждающих документов. Заполненную расписку бухгалтер выдаёт подотчётному лицу.
Заполнить таблицу отчёта следующими данными:

сведения об остатке или перерасходе по предыдущему авансу;
сведения о сумме текущего аванса;
общая сумма полученных и израсходованных денег;
сумма остатка либо перерасхода;
информация о бухгалтерских счетах, где отражается подотчёт.

В графе 7 бухгалтер записать суммы расходов, принятых к учёту, в графе 9 — дебет счёта. Графу 8 бухгалтер заполняет, если сотрудник получал аванс в валюте.

После этого документ утверждает руководитель и заполняет оставшиеся графы вверху лицевой стороны.

Только правильно заполненный авансовый отчёт позволяет учитывать потраченные деньги в расходах и, соответственно, в налоговом учёте. Чтобы всё шло по плану, можно выдать подотчётным сотрудникам памятки и чек-листы. В них нужно напечатать инструкцию по заполнению отчёта и список подтверждающих документов.

Образец заявления на выдачу подотчетных сумм (денежных средств) 2020 года

Составление такого документа, как заявление на получение подотчетных сумм, является необходим действием, без которого операция с финансами не может быть осуществлена. Подотчетным может стать любое лицо, которое было оформлено в штат по гражданско – правовому или трудовому соглашению.

Документ составляется от имени подотчетника, и обязательно визируется руководителем компании, либо лицом, которому данные полномочия были переданы по доверенности.

Когда составляется

Для того, чтобы иметь возможность вносить правильные данные в декларацию по оплате НДФЛ, руководитель крупной компании или ИП составляет договор на выдачу подотчетных сумм, при этом нужно руководствоваться некоторыми правилами.

Такая отчетность обязательна и в том случае, если нужно выделить из общей суммы авансовый или любой другой платеж.

В большинстве случаев заявление необходимо дополнить отдельным документом с записью о том, какие расчеты по получаемым подотчетным суммам были произведены.

Данное действие является выполнением требования Банка РФ, изложенного в Указании № 3210, в соответствие с которым подотчетные суммы могут быть выданы только при условии, что работник полностью погасил долги по ранее предоставленным средствам.

Особенности

Задача руководителя – подготовить все документы для передачи наличных заблаговременно, за несколько дней до планируемой банковской финансовой операции по снятию наличных.

Сроки отчетом по уже выданным средствам остаются теми же – три рабочих дня по истечении того срока, который был заявлен директором в заявлении, составленном подрядчиком.

Авансовый платеж и расходы должны быть сразу же подтверждены соответствующими документами, в соответствие с Постановлением № 55 Госкомстата.

Очень важно, чтобы выбранная дата была закреплена в документации. Наличие всех четко прописанных конкретных моментов позволит избежать необходимости в том, чтобы заполнять ненужной информацией пустые графы отчета, в частности такие, как «Структурное подразделение» и «табельный номер».

Руководитель может обезопасить себя от каких – либо возможных претензий со стороны налоговых органов, сделав в документе и в Положении о подотчетных лицах уточнение касательно сотрудников, осуществляющих трудовую деятельность по гражданско – правовому договору, об установленных сроках.

Правила составления

Минимум данных, которые должны содержаться в документе:

Срок, на который выдаются денежные средства.
Общая сумма капитала, перечисляемого под отчет.
Подписи каждой из сторон – сотрудника и руководителя.
Дата составления и подписания документа.

Основные части документа:

Наименование организации, ФИО руководителя и подчиненного.
Тип документа.
Изложение просьбы о выдаче средств и цели получения денег.
Сроки и подписи с расшифровкой.

Не требуется наличие подписи кассира и главного бухгалтера организации.

Основные требования к заявлению приведены в Указаниях № 3210, пункте 6.3:

допустима произвольная форма документа. Оформлять его нужно в письменном виде, на обычном белом бланке А4. Однако, не содержится не единого запрета на то, чтобы заявление было подготовлено на компьютере, но основные данные придется вписать от руки;
в основной строке указывается имя руководителя организации, наименование компании – ИП или ООО, и фамилия, имя, отчество и тип подразделения, должность;
указываются персональные данные руководителя организации, указывается его должность, название компании;
в теле документа следует сделать отметку о том, по какому направлению расходуются средства, на какой срок она передается держателю и в каком размере;
подотчетное лицо обязательно осуществляет подписание документа;
в определенном месте указывается дата составления заявления;
предприниматель – руководитель организации ставит разрешительную визу, которая содержит в себе несколько элементов – подпись руководителя, расшифровка, наименование должности, дата визирования документа, общая сумма и срок на который она выдается гражданину, являющемуся сотрудником компании.

Образец заявления на выдачу подотчетных сумм 2020 года:

Директору предоставляется отдельный образец заявления. Руководитель организации такой же работник, поэтому он также должен составить заявление. Но формулировка документа будет несколько отличаться.

Образец документа для директора компании:

Как и в простом, в данном заявлении обязательно должны быть обозначены точные сроки, цели получения капитала — прописью и цифрами. Руководитель в конце должен поставить дату и свою подпись.

Следует учесть, что такая подпись в заявлении является разрешающей, в связи с чем отсутствует необходимость в том, чтобы подписывать документ в самом конце.

Обязательно должна содержаться отметка главного бухгалтера о наличии или отсутствии задолженности по ранее полученным подотчетам.

В действующих нормативно – правовых документах отсутствуют требования о предоставлении бланка, который оформлен сотрудниками компании с целью получения денежных средств под отчет по авансу. Руководитель имеет право оформить передачу денег Приказом, но чаще всего используются заявления.

Если же в локальных нормативных актах организации было отмечено, что данные денежные средства выдаются только на основании заявления, то документ должен быть не только правильно оформлен – он визируется руководителем.

Видео по теме:

Подотчетных планов по возмещению расходов сотрудникам

Подотчетный план – это договоренность о возмещении сотрудникам надбавок или метод возмещения сотрудников деловых расходов в соответствии с правилами IRS.

Изменения в налоговом законодательстве и планы отчетности

Закон о сокращении налогов и занятости 2017 года (TCJA), вступивший в силу с 2018 по 2025 налоговые годы, внес серьезные изменения в ряд вопросов, связанных с налогообложением бизнеса, включая налогообложение расходов на переезд сотрудников.Вкратце, вот изменения:

Невозмещенные расходы на переезд больше не подлежат франшизе сотрудникам. Расходы на сотрудников при переезде в компанию, которые не возмещаются работодателем, больше не подлежат вычету в соответствии с разделом «Прочие расходы» Приложения A.

Возмещенные расходы на переезд, облагаемые налогом для сотрудников. В предыдущие годы, если программа возмещения затрат компании была планом подотчетности (как описано ниже), вознаграждение работника не облагалось налогом для работника.Теперь (2018-2025) эти льготы всегда облагаются налогом для сотрудников. Вы должны удерживать и платить все налоги на трудоустройство и включать эти расходы в форму W-2 сотрудника.

Расходы на переезд по-прежнему подлежат вычету работодателям. Независимо от того, есть ли у вас план подотчетности, расходы на переезд сотрудников по деловым причинам все равно являются вычитаемыми расходами для вашего бизнеса.

Зачем нужен план подотчетности?

Начиная с 2018 года наличие подотчетного плана возмещения расходов на переезд сотрудников не изменит того факта, что сотрудники должны платить налог на эти льготы во всех случаях.Так зачем нужен план подотчетности?

Самая важная причина иметь план подотчетности

Компании по-прежнему должны иметь план подотчетности, чтобы возмещаемые расходы, соответствующие определенным ограничениям, не облагались налогом для сотрудников. Если у работодателя нет плана подотчетности, ВСЕ компенсации могут облагаться налогом для сотрудников.

Хорошая причина использовать критерии и процессы подотчетного плана – это настроить процессы и проверки, чтобы избежать проблем с IRS, если вы пройдете аудит.

Еще одна веская причина заключается в том, что «подотчетность» также применима к сотрудникам. Наличие подотчетного плана означает, что они должны предоставлять квитанции и возвращать излишки, поэтому у них меньше возможностей для завышения отчетов и получения излишков.

Как работает план подотчетности

Планы подотчетности могут включать возмещение ряда различных расходов, связанных с сотрудниками, в том числе:

Транспортные расходы сотрудников, включая питание
Закупка инструмента и оборудования
Расходы на домашний офис сотрудника
Пробег стоит
Обязательная форма, не подходящая для повседневной носки
Сборы и подписки
Расходы на поиск работы уволенных сотрудников

План подотчетности также должен включать процедуру, обязывающую сотрудников возвращать работодателю излишки возмещения (превышающие допустимые суммы).Если работодатель устанавливает и поддерживает план подотчетности, командировочные расходы сотрудников не должны рассматриваться как налогооблагаемый доход.

Допустимые требования к плану

Для того, чтобы IRS считал “план подотчетности”, ваша договоренность должна включать ВСЕ следующее:

Расходы должны иметь бизнес-соединение ; то есть они должны были быть оплачены или понесены во время оказания услуг в качестве наемного работника.
Работник должен надлежащим образом отчитаться перед работодателем об этих расходах в разумные сроки.Вы должны потребовать от сотрудников предоставить вам подробную информацию об этих расходах, включая дату, время, место, сумму и коммерческую цель расходов.
Вы должны потребовать, чтобы сотрудник возвратил излишки возмещения в течение разумного и конкретного периода времени, в зависимости от обстоятельств. Если сотрудники не обязаны сдавать лишние суммы, эти суммы должны быть включены в их доход, и они увеличивают стоимость бенефициара

Если все три требования не соблюдены, IRS не несет ответственности за план.

Доплата за превышение

Возмещение превышения – это возмещение, превышающее допустимые суммы. Если сотрудник не возвращает излишки возмещения в течение разумного периода времени, эти избыточные суммы подлежат налогообложению для сотрудника. Наиболее распространенным обстоятельством является случай, когда вы даете сотруднику аванс перед его отъездом в поездку, а расходы во время поездки меньше суммы аванса.

Разумный период времени для возврата излишка возмещения определяется IRS, например:

Аванс, полученный в течение 30 дней с момента оплаты.
Сотрудник представляет адекватный отчет о расходах в течение 60 дней после их оплаты или понесения.
Сотрудник возвращает любое излишек возмещения в течение 120 дней после его выплаты или понесения.
Сотруднику выдается отчет (не реже одного раза в квартал), в котором запрашивается возврат или адекватный учет невыплаченных авансов, и сотрудник выполняет его в течение 120 дней после получения отчета.

Вести подробный учет платежей

Нет, вы не обязаны подавать письменный план в IRS.Но вы должны быть в состоянии доказать, что определили свои требования по возмещению расходов сотрудникам.

Рекомендуется изложить эти требования в письменном виде как часть политики и руководства по процедурам для сотрудников.

Документируйте все транзакции с сотрудниками по возмещению ими расходов, ведите записи, чтобы показать, что все требования плана подотчетности были соблюдены.

Влияние на план подотчетности и налоги на бизнес

То, производятся ли эти расходы в рамках подотчетного плана, напрямую не влияет на вашу способность вычесть эти расходы в налоговой декларации вашей компании.Но вы все равно должны предоставить соответствующую документацию, чтобы доказать, что эти расходы были связаны с бизнесом.

Например, для возмещения командировочных расходов вы можете вычесть расходы в соответствующей строке налоговой декларации вашей компании. Например, для покрытия расходов на питание и развлечения используйте строку 24b Приложения C (для индивидуальных предпринимателей или LLC с одним участником).

Информация, содержащаяся в этой статье, не является налоговой или юридической консультацией и не заменяет такую консультацию. Законы штата и федеральные законы часто меняются, и информация в этой статье может не отражать законы вашего штата или последние изменения в законодательстве.Чтобы получить текущую налоговую или юридическую консультацию, проконсультируйтесь с бухгалтером или юристом.

Деловые расходы: возмещение подотчетных и неучтенных

Деловые расходы: возмещение подотчетных и безотчетных

06.10.20 – Виктор Эванс

Соавтор Росс Уокер, старший бухгалтер

Сотрудники часто несут расходы в процессе работы.Некоторые расходы могут быть возмещены работодателем, в то время как другие могут быть за счет сотрудников.

Тип плана возмещения расходов, администрируемый работодателем, важен для сотрудников, поскольку он может существенно повлиять на налоговые обязательства сотрудников. Закон о сокращении налогов и рабочих местах (TCJA) изменил определение вычета деловых расходов, в результате чего были запрещены вычеты из личных расходов, оплачиваемых сотрудниками в их личной налоговой декларации. Кроме того, TCJA увеличил стандартную сумму вычетов, что привело к тому, что меньше людей перечисляют вычеты по статьям.

Компания может иметь план с подотчетной или безотчетной ответственностью. Если план возмещения не соответствует всем критериям подотчетного плана, он будет безотчетным.

Бухгалтерские планы

Подотчетный план имеет три обязательных особенности:

Расходы должны иметь бизнес-связь. Они должны возникать во время оказания работником услуг работодателю или от имени работодателя.
Работник должен надлежащим образом отчитаться перед работодателем о расходах в разумные сроки.
Сотрудник должен вернуть любое излишек возмещения в течение разумного периода времени.

Эти функции нуждаются в пояснении, чтобы гарантировать, что план соответствует заявленным требованиям.

Деловые связи – Расходы должны быть понесены в процессе работы. Личные расходы не подлежат вычету (или возмещению) бизнес-расходам. Личные расходы – это личные, жилищные или семейные расходы.

Если расход является частично деловым, а частично личным, он должен быть распределен между ними.Типичный пример – личный автомобиль, который также используется в деловых целях. Использование транспортного средства в коммерческих целях является вычитаемым (или возмещаемым) расходом.

Согласно TCJA возмещение расходов не влияет на возможность вычета самих расходов. Один из таких расходов, развлечения, больше не подлежит вычету в соответствии с новым налоговым законодательством. Если работодатель возместит работнику расходы на развлечения, то возмещение необходимо будет включить в заработную плату этого работника.

Надлежащий учет – Сотрудники должны вести надлежащий учет в течение разумного периода времени.

Что представляет собой «адекватный учет»? Сотрудники должны показать, что потратили деньги по законным деловым причинам.

Сторонних доказательств, таких как квитанции, обычно бывает достаточно. Если это не очевидно на лицевой стороне документа, сотрудник должен указать бизнес-цель, причину расходов, дату, местонахождение и другие вовлеченные стороны, например, при предоставлении еды или развлечений.

Есть четыре исключения из правила, что документация должна быть предоставлена:

Индивидуальные расходы менее 75 долларов на расходы, кроме проживания, не требуют квитанции.
Если работодатель возмещает расходы на питание или проживание, используя суточные IRS, квитанция не требуется. Следует отметить, что компания может возместить сотруднику за проживание в Администрации общих служб суточные, но сотрудник не может использовать суточные для удержания невозмещенного проживания.
Из-за сложности получения квитанции для перевозки, такой как такси, метро или автобус, IRS более снисходительно требует квитанцию. Однако работник должен вести журнал расходов.
Очевидно, что квитанции о пробеге при управлении транспортным средством нет. Чтобы оправдать возмещение, служащий должен вести одновременный журнал с указанием пункта назначения, цели, даты поездки, посещенных лиц и количества пройденных миль. Начальные и конечные показания одометра упоминаются IRS, но немногие хранят такие подробности.

Компенсация не может превышать ставку IRS для деловых поездок. Парковка и дорожные сборы являются дополнительными вычетами, поскольку они не включены в стандартную ставку пробега.

Что такое «разумный период времени»? IRS заявляет, что это ситуация, основанная на фактах и обстоятельствах. Однако в нем есть руководящие принципы, определяющие разумный период времени.

Если сотрудник получил аванс, он должен быть предоставлен в течение 30 дней с даты поездки.Расходы должны быть обоснованы в течение 60 дней после их оплаты.

Возмещение излишка – Любое возмещение излишка должно быть возвращено в течение 120 дней с момента получения от работодателя справки, в которой перечислены невыплаченные авансы.

Это рекомендации IRS, и компания может применять более строгие правила. Например, компания может потребовать обоснование расходов, превышающих 25 долларов США, вместо лимита в 75 долларов США.

Аналогичным образом, компания может оплачивать мили по ставке ниже стандартной ставки IRS.Возмещения по плану подотчетности не являются налогооблагаемым доходом для сотрудников и не отображаются в чеках 1040 сотрудников. Невозмещенные расходы больше не могут быть вычтены сотрудниками.

Безотчетные планы

Альтернативой плану подотчетности является план надбавок или безотчетный план. По определению, безотчетный план – это план, который не соответствует требованиям подотчетного плана.

Обычно эти планы предполагают, что работодатель предоставляет сотруднику установленную сумму или пособие на поездку.Работник не отчитывается перед работодателем о расходовании этих средств.

Сумма надбавки является налогооблагаемым доходом и должна быть включена в W-2 работника. Как упоминалось выше, TCJA значительно изменил влияние наличных расходов на доход сотрудника, поскольку они больше не подлежат вычету в качестве вычета по статьям.

Это повышает важность проверки планов возмещения расходов и обеспечения того, чтобы сотрудники знали, как эти изменения могут повлиять на них.

Обычные и необходимые

Независимо от того, возмещаются ли расходы работодателем или ложатся на работника, применяются те же правила IRS.Расходы должны быть обычными и необходимыми согласно правилам IRS.

Термины «обычный» и «необходимый» имеют особое значение для целей налогообложения, и общее использование этих слов здесь не применимо.

Обычные расходы – это расходы, которые обычно используются и принимаются общими отраслевыми стандартами, то есть расходы на вещи, которые обычно необходимы для ведения бизнеса. Расходы необходимы, если они полезны и уместны для ведения бизнеса.

Сосредоточьтесь на слове «полезно».”Эти расходы полезны, но не обязательны для правильного ведения дел или ведения бизнеса.

То, что является обычным и необходимым, зависит также от конкретной ситуации. Обсудить бизнес с клиентом в дорогом ресторане и предоставить услуги лимузина при заключении многомиллионного контракта может быть обычным и необходимым. Напротив, делать то же самое для клиента, который покупает 500 долларов в год, не будет считаться обычным и необходимым.

Расход должен быть как обычным, так и обязательным, чтобы его можно было вычесть или возместить.IRS также имеет право применять «щедрые» критерии к коммерческим расходам и может запретить любые расходы, которые сочтет чрезмерными или экстравагантными. Этот критерий обычно применяется только в крайних случаях.

С точки зрения IRS, а также с этической точки зрения важно, чтобы все выплаты сотрудникам производились должным образом и справедливо. Этой областью легко злоупотреблять. Установление и соблюдение политики в отношении этих расходов является необходимостью, чтобы позволить бизнесу быть финансово подотчетным и избежать запросов IRS.Если у вас есть какие-либо вопросы, обращайтесь к Виктору Эвансу по адресу [email protected], Россу Уокеру по адресу [email protected] или к своему налоговому консультанту VonLehman.

Отчет о финансовой деятельности | Основы бухгалтерского учета некоммерческих организаций

Отчет о финансовой деятельности

Раньше он назывался отчетом о прибылях и убытках, и многие некоммерческие организации выпускают различные версии этого отчета, называя его разными именами, такими как отчет о бюджете, прибыль и убыток, доходы и расходы и т. Д. .Независимо от того, как он называется, отчет о финансовой деятельности (SOA) показывает доходы и расходы некоммерческой организации за определенный период времени. Отчет отражает изменения чистых активов организации в результате доходов и расходов, произошедших в текущем финансовом году.

Результаты деятельности за год приводят к изменению чистых активов организации, таким образом, отчеты SOA и отчета о финансовом положении (СОП) взаимосвязаны. Чистые результаты неограниченной (UR), временно ограниченной (TR) и постоянно ограниченной (PR) финансовой деятельности за каждый год накапливаются в СОП и отображаются в виде изменений – увеличения или уменьшения – в этих категориях чистых активов.Отношение SOA к SOP показано ниже.

Начальное сальдо чистых активов в каждой категории UR, TR и PR увеличивается на каждый год профицит и уменьшается на каждый год дефицит.

26 Свода федеральных правил, § 1.62-2 – Соглашения о возмещении и других расходах. | CFR | Закон США

§ 1.62-2 Соглашения о возмещении и других расходах.

(а) Содержание. Содержание этого раздела следующее:

(b) Сфера применения. В целях определения «скорректированного валового дохода» раздел 62 (a) (2) (A) разрешает сотруднику вычет расходов, разрешенных частью VI (раздел 161 и последующие), подраздел B, глава 1 Кодекса, оплачиваемый работник в связи с предоставлением услуг в качестве работника работодателя по соглашению о возмещении расходов или другой компенсации расходов с плательщиком (работодателем, его агентом или третьей стороной).Раздел 62 (c) предусматривает, что договоренность не будет рассматриваться как договоренность о возмещении или другом покрытии расходов для целей раздела 62 (a) (2) (A), если:

(1) Такое соглашение не требует от работника обоснования расходов, покрываемых соглашением, перед плательщиком, или

(2) Такая договоренность предоставляет работнику право удержать любую сумму сверх обоснованных расходов, покрываемых по соглашению.

(1) Определено.Для целей §§ 1.62-1, 1.62-1T и 1.62-2 фраза «соглашение о возмещении или другом разрешении расходов» означает соглашение, которое соответствует требованиям параграфов (d) (деловые связи, (e) (обоснование) и (f) (возврат сумм, превышающих расходы) этого раздела. Плательщик может иметь более одного соглашения в отношении конкретного сотрудника, в зависимости от фактов и обстоятельств. См. пункт (d) (2) этого раздела (при определенных обстоятельствах плательщик рассматривается как имеющий две договоренности).

(2) Подотчетные планы –

(i) В целом. За исключением случаев, предусмотренных в пункте (c) (2) (ii) этого раздела, если соглашение соответствует требованиям пунктов (d), (e) и (f) этого раздела, все суммы, выплаченные по соглашению, учитываются как оплачивается по «плану подотчетности».

(ii) Особое правило в отношении невозвращения излишка. Если договоренность соответствует требованиям пунктов (d), (e) и (f) настоящего раздела, но работник не может вернуть в течение разумного периода времени любую сумму, превышающую сумму расходов, обоснованных в В соответствии с параграфом (e) этого раздела, только суммы, уплаченные по соглашению, которые не превышают обоснованные расходы, рассматриваются как выплаченные в соответствии с планом подотчетности.

(3) Безотчетные планы –

(i) В целом. Если соглашение не удовлетворяет одному или нескольким требованиям пунктов (d), (e) или (f) данного раздела, все суммы, выплаченные по соглашению, рассматриваются как выплаченные по «безотчетному плану». Если плательщик предоставляет план без подотчетности, сотрудник, получающий выплаты по плану, не может заставить плательщика рассматривать платежи как выплаченные по плану с подотчетностью, добровольно обосновав расходы и вернув любую излишек плательщику.

(ii) Особое правило в отношении невозвращения излишка. Если договоренность соответствует требованиям пунктов (d), (e) и (f) настоящего раздела, но работник не может вернуть в течение разумного периода времени любую сумму, превышающую сумму расходов, обоснованных в В соответствии с параграфом (e) этого раздела суммы, выплаченные по соглашению, превышающие обоснованные расходы, рассматриваются как выплаченные по безотчетному плану.

(4) Учет платежей по планам подотчетности.Суммы, которые считаются выплаченными в рамках подотчетного плана, исключаются из валового дохода сотрудника, не указываются в качестве заработной платы или другой компенсации в форме W-2 сотрудника и освобождаются от удержания и уплаты налогов на трудоустройство (Федеральный закон о страховых взносах (FICA). ), Федеральный закон о налоге на безработицу (FUTA), Закон о пенсионном налоге на железных дорогах (RRTA), налог на выплаты по безработице (RURT) и подоходный налог.) См. Перекрестные ссылки в пункте (l) этого раздела.

(5) Обработка платежей по безотчетным планам.Суммы, считающиеся выплаченными по плану без учета ответственности, включаются в валовой доход сотрудника, должны указываться в качестве заработной платы или другой компенсации в форме W-2 сотрудника и подлежат удержанию и уплате налогов на трудоустройство (FICA, FUTA, RRTA, RURT). , и налог на прибыль). См. Параграф (h) этого раздела. Расходы, относящиеся к суммам, включенным в валовой доход работника, могут быть вычтены при условии, что работник может обосновать полную сумму своих расходов (т. Е. Сумму расходов, если таковые имеются, возмещение по которым считается выплаченным в соответствии с отчетностью. план, а также те, по которым работник требует удержания) в соответствии с §§ 1.274-5T и 1.274 (d) -1 или § 1.162-17, но только как вычет по разным статьям с учетом ограничений, применимых к таким расходам (например, 80-процентное ограничение на расходы на еду и развлечения, предусмотренное в статье 274 (n ) и 2-процентный пол, предусмотренный в разделе 67).

(г) Деловые связи –

(1) В целом. За исключением случаев, предусмотренных в параграфах (d) (2) и (d) (3) этого раздела, соглашение соответствует требованиям этого параграфа (d), если оно предусматривает авансы, надбавки (включая суточные, надбавки только на питание и непредвиденные расходы и надбавки за пробег) или возмещение только деловых расходов, которые допускаются как вычеты согласно части VI (раздел 161 и последующие), подраздел B, глава 1 Кодекса, и которые оплачиваются или понесены сотрудником в связи с этим. с выполнением услуг в качестве сотрудника работодателя.Платеж может быть фактически получен от работодателя, его агента или третьей стороны, для которой работник выполняет услуги в качестве работника работодателя, и может включать суммы, взимаемые прямо или косвенно с плательщика через системы кредитных карт или иным образом. Кроме того, если и заработная плата, и компенсация, или другие надбавки к расходам объединены в один платеж, возмещение или другие надбавки к расходам должны быть идентифицированы либо путем внесения отдельного платежа, либо путем конкретного указания суммы возмещения или других надбавок к расходам.

(2) Прочие добросовестные расходы. Если соглашение предусматривает авансы, надбавки или возмещение деловых расходов, описанных в пункте (d) (1) данного раздела (т. Е. Вычитаемые из налогооблагаемой базы деловые расходы сотрудников), а также других добросовестных расходов, связанных с бизнесом работодателя (например, командировочные расходы не вне дома), которые не подлежат вычету в соответствии с частью VI (раздел 161 и последующие), подраздел B, глава 1 Кодекса, плательщик рассматривается как поддерживающий два соглашения.Часть соглашения, предусматривающая выплаты вычитаемых из налогооблагаемой базы бизнес-расходов на сотрудников, рассматривается как одно соглашение, удовлетворяющее требованиям пункта (d). Часть соглашения, предусматривающая выплаты не подлежащих вычету из налогооблагаемой базы расходов на персонал, рассматривается как второе соглашение, которое не удовлетворяет требованиям пункта (d), и все суммы, выплаченные в соответствии с этим вторым соглашением, будут рассматриваться как выплаченные по безотчетному плану. См. Параграфы (c) (5) и (h) этого раздела.

(3) Требование возмещения –

(i) В целом.Если плательщик договаривается о выплате сотруднику суммы независимо от того, несет ли сотрудник (или разумно ожидается, что он понесет) коммерческие расходы типа, описанного в параграфе (d) (1) или (d) (2) настоящего раздела, соглашение не удовлетворяет требованиям пункта (d), и все суммы, выплачиваемые по соглашению, рассматриваются как выплаченные по безотчетному плану. См. Параграфы (c) (5) и (h) этого раздела.

(ii) Суточные. Договоренность, предусматривающая выплату суточных на командировочные расходы типа, описанного в параграфе (d) (1) или (d) (2) этого раздела, которая рассчитывается на основе, аналогичной той, которая используется при расчете заработной платы или другой компенсации работника. (е.g., количество отработанных часов, пройденных миль или произведенных единиц продукции) соответствует требованиям настоящего пункта (d) только в том случае, если 12 декабря 1989 г. суточные были определены плательщиком либо путем отдельной выплаты, либо с конкретным указанием суммы суточных, или суточные, рассчитываемые на этой основе, обычно использовались в отрасли, в которой работает сотрудник. См. Раздел 274 (d) и § 1.274 (d) -1. Суточные, описанные в этом пункте (d) (3) (ii), могут быть скорректированы таким образом, чтобы разумно отражать фактическое увеличение коммерческих расходов сотрудников, имевшее место после 12 декабря 1989 г.

(д) Обоснование –

(1) В целом. Соглашение соответствует требованиям настоящего пункта (e), если оно требует, чтобы каждый коммерческий расход был обоснован для плательщика в соответствии с пунктом (e) (2) или (e) (3) этого раздела, в зависимости от того, что применимо, в пределах разумный период времени. См. § 1.274-5T или § 1.162-17.

(2) Расходы, регулируемые разделом 274 (d). Соглашение о возмещении путевых расходов, развлечений, использования легкового автомобиля или другого имущества, внесенного в список, или других деловых расходов, регулируемых разделом 274 (d), отвечает требованиям настоящего параграфа (e) (2), если информации достаточно для удовлетворения требований обоснования раздел 274 (d) и соответствующие правила передаются плательщику.См. § 1.274-5. В соответствии с разделом 274 (d) плательщику должна быть предоставлена информация, достаточная для обоснования необходимых элементов каждого расхода или использования. Например, что касается поездки за пределы дома, § 1.274-5 (b) (2) требует, чтобы плательщику была предоставлена информация, достаточная для обоснования суммы, времени, места и деловой цели расходов. Аналогичным образом, в отношении использования легкового автомобиля или другого имущества, внесенного в список, § 1.274-5 (b) (6) требует, чтобы плательщику была предоставлена информация, достаточная для обоснования суммы, времени, использования и деловой цели расходов. .См. § 1.274-5 (g) и (j), которые наделяют Уполномоченного полномочиями устанавливать дополнительные методы обоснования определенных расходов. Обоснование суммы деловых расходов в соответствии с правилами, установленными в соответствии с полномочиями, предоставленными § 1.274-5 (g) или (j), будет рассматриваться как обоснование суммы таких расходов для целей настоящего раздела.

(3) Расходы, не регулируемые разделом 274 (d). Соглашение о возмещении деловых расходов, не регулируемых разделом 274 (d), отвечает требованиям настоящего параграфа (e) (3), если плательщику представлена информация, достаточная для того, чтобы плательщик мог определить конкретный характер каждого расхода и сделать вывод, что расходы относятся к хозяйственной деятельности плательщика.Следовательно, каждый из элементов расхода или использования должен быть обоснован плательщику. Недостаточно, если сотрудник просто объединяет расходы по широким категориям (например, «командировки») или сообщает об отдельных расходах с использованием расплывчатых, не описательных терминов (например, «различные деловые расходы»). См. § 1.162-17 (b).

(f) Возврат сумм сверх расходов – (1) В целом. За исключением случаев, предусмотренных в параграфе (f) (2) этого раздела, договоренность соответствует требованиям этого параграфа (f), если она требует, чтобы работник вернулся к плательщику в течение разумного периода времени, может быть выплачена сверхнормативная сумма. расходов, обоснованных в соответствии с пунктом (д) настоящего раздела.Решение о том, требует ли соглашение от работника возврата сумм, превышающих обоснованные расходы, будет зависеть от фактов и обстоятельств. Договоренность, в соответствии с которой деньги авансируются сотруднику для покрытия расходов, будет рассматриваться как удовлетворяющая требованиям настоящего пункта (f) только в том случае, если сумма авансированных денег разумно рассчитана так, чтобы не превысить сумму ожидаемых расходов, если денежный аванс произведен в день в пределах разумного периода дня, когда ожидаемые расходы оплачены или понесены, и любые суммы, превышающие расходы, обоснованные в соответствии с пунктом (е) настоящего раздела, должны быть возвращены плательщику в разумный срок времени после получения аванса.

(2) Суточные или надбавки за пробег. Комиссар может, по своему усмотрению, предписать правила в заявлениях общего применения, в соответствии с которыми компенсация или другой механизм компенсации расходов, предусматривающий суточные, предусматривающие обычные и необходимые расходы на поездку вдали от дома (за исключением транспортных расходов к месту назначения и обратно). или надбавка за пробег, предусматривающая обычные и необходимые расходы на местные поездки и транспорт во время поездки вне дома, будет рассматриваться как удовлетворяющая требованиям настоящего пункта (f), даже если договоренность не требует, чтобы работник возвращал часть такой надбавки который относится к подтвержденным дням или милям поездки и превышает сумму расходов сотрудника, считающихся обоснованными в соответствии с правилами, установленными в разделе 274 (d), при условии, что надбавка выплачивается по ставке за каждый день или милю поездки, которая является разумным рассчитаны так, чтобы не превышать сумму расходов сотрудника или оплаченные расходы, и сотрудник должен вернуть плательщику в течение разумного периода времени любую часть такой надбавки, которая относится к дням или милям поездки, не подтвержденным в соответствии с параграфом (e) этого раздела.

(г) Разумный период –

(1) В целом. Определение разумного периода времени будет зависеть от фактов и обстоятельств.

(2) Безопасные гавани –

(i) Метод фиксированной даты. Аванс, внесенный в течение 30 дней после оплаты или понесения расходов, расходы, обоснованные для плательщика в течение 60 дней после их выплаты или понесения, или сумма, возвращенная плательщику в течение 120 дней после оплаты или понесения расходов, будет рассматривается как произошедшее в течение разумного периода времени.

(ii) Метод периодической выписки. Если плательщик предоставляет сотрудникам периодические отчеты (не реже одного раза в квартал), в которых указывается сумма, если таковая имеется, выплаченная по соглашению сверх расходов, которые сотрудник обосновал в соответствии с параграфом (е) этого раздела, и запрашивая у сотрудника для обоснования любых дополнительных деловых расходов, которые еще не были подтверждены (независимо от того, относятся ли такие расходы к расходам, в отношении которых был выплачен первоначальный аванс) и / или для возврата любых сумм, оставшихся необоснованными в течение 120 дней с момента выписки, расходы обоснованная или сумма, возвращенная в течение этого периода, будет рассматриваться как подтвержденная или возвращенная в разумный период времени.

(3) Схема завышенного возмещения. Если в соответствии с соглашением о возмещении или ином надбавке к расходам у плательщика есть план или практика по предоставлению сотрудникам сумм сверх расходов, обоснованных в соответствии с параграфом (e) этого раздела, и во избежание отчетности и удержания таких сумм, плательщик не может пользоваться ни одной из безопасных гаваней, предусмотренных в параграфе (g) (2) настоящего раздела, в течение любых лет, в течение которых существует такой план или практика.

(h) Удержание и уплата налога на заработную плату –

(1) При исключении из заработной платы.Если соглашение соответствует требованиям пунктов (d), (e) и (f) данного раздела, суммы, выплачиваемые по соглашению, не превышающие расходов, обоснованных в соответствии с пунктом (e) этого раздела ( (т.е. суммы, учитываемые как выплачиваемые в рамках подотчетного плана) не являются заработной платой и не подлежат удержанию и уплате налогов на трудоустройство. Если договоренность предусматривает авансы, надбавки или возмещение расходов на питание и развлечения, и часть платежа рассматривается как выплаченная по безотчетному плану в соответствии с параграфом (d) (2) этого раздела исключительно в соответствии с разделом 274 (n), то тогда Несмотря на положения пункта (h) (2) (ii) данного раздела, эти невычитаемые суммы не рассматриваются как валовой доход и не подлежат удержанию и уплате налогов на трудоустройство.

(2) При включении в заработную плату –

(i) Подотчетные планы –

(A) Общее правило. За исключением случаев, предусмотренных в параграфе (h) (2) (i) (B) этого раздела, если расходы, покрываемые по соглашению, отвечающему требованиям параграфов (d), (e) и (f) этого раздела, равны не обоснованы для плательщика в соответствии с пунктом (е) настоящего раздела в течение разумного периода времени или если какие-либо суммы, превышающие обоснованные расходы, не возвращены плательщику в соответствии с пунктом (f) настоящего раздела в разумные сроки период времени, сумма, которая рассматривается как выплаченная в соответствии с планом безотчетной ответственности в соответствии с параграфом (c) (3) (ii) настоящего раздела, подлежит удержанию и уплате налогов на трудоустройство не позднее первого периода заработной платы после окончания разумный срок.Плательщик может рассматривать любую сумму, не обоснованную или возвращенную в течение сроков, указанных в пункте (g) (2) настоящего раздела, как необоснованную или возвращенную в течение разумного периода времени.

(B) Суточные или надбавка за пробег –

(1) В целом. Если плательщик выплачивает суточные или надбавку в милях в соответствии с соглашением, которое отвечает требованиям пунктов (d), (e) и (f) этого раздела, то часть выплаченной надбавки, если таковая имеется, относится к дням или миль поездки, подтвержденной в соответствии с параграфом (e) этого раздела и превышающей сумму расходов сотрудника, считающихся обоснованными для такой поездки в соответствии с правилами, установленными в соответствии с разделом 274 (d) и § 1.274 (d) -1 или § 1.274-5T (j) рассматривается как оплачиваемый по безотчетному плану. См. Параграф (c) (3) (ii) этого раздела. Поскольку работник не обязан возвращать эту избыточную часть, положения пункта (g) этого раздела о разумном сроке времени (касающиеся возврата избыточных сумм) не применяются к этой избыточной части.

(2) Возмещение. За исключением случаев, предусмотренных в параграфе (h) (2) (i) (B) (4) настоящего раздела, в случае суточных или миль, выплачиваемых в качестве компенсации, по ставке за каждый день или милю поездки, превышающей суммы расходов работника, считающихся обоснованными для дня или мили поездки, избыточная часть, описанная в параграфе (h) (2) (i) настоящего раздела, подлежит удержанию и уплате налогов на заработную плату в том периоде расчета заработной платы, в котором плательщик возмещает расходы за дни или мили поездки, обоснованные в соответствии с параграфом (е) настоящего раздела.

(3) Авансы. За исключением случаев, предусмотренных в параграфе (h) (2) (i) (B) (4) данного раздела, в случае суточных или миль, выплачиваемых в качестве аванса, по ставке за каждый день или милю поездки, превышающей сумма расходов работника, которые считаются обоснованными для дня или мили поездки, избыточная часть, описанная в пункте (h) (2) (i) настоящего раздела, подлежит удержанию и уплате налогов на трудоустройство не позднее первого периода начисления заработной платы после периода заработной платы, в котором расходы, в отношении которых был выплачен аванс (т.e., дни или мили в пути) обоснованы в соответствии с параграфом (e) этого раздела. Расходы, в отношении которых был выплачен аванс, должны быть обоснованы в разумный срок. См. Параграф (g) этого раздела.

(4) Особые правила. Комиссар может по своему усмотрению предписывать особые правила в заявлениях общего применения относительно сроков удержания и уплаты налогов на заработную плату на суточные и надбавки за пробег.

(ii) Безотчетные планы.Если соглашение не удовлетворяет одному или нескольким требованиям пунктов (d), (e) или (f) этого раздела, все суммы, выплачиваемые по соглашению, являются заработной платой и подлежат удержанию и уплате налогов на трудоустройство при выплате. .

(i) Заявление. Требования пунктов (d) (деловые связи), (e) (обоснование) и (f) (возврат сумм сверх расходов) этого раздела будут применяться к каждому сотруднику отдельно. Таким образом, например, неспособность одного сотрудника обосновать расходы по соглашению в соответствии с параграфом (е) этого раздела не приведет к тому, что суммы, выплаченные другим сотрудникам, будут считаться выплаченными по безотчетному плану.

(j) Примеры. Правила, содержащиеся в этом разделе, можно проиллюстрировать следующими примерами:

Пример 1 Требование возмещения.

Работодатель S платит своим инженерам 200 долларов в день. В те дни, когда инженер уезжает из дома по делам для работодателя S, работодатель S выделяет 50 долларов из 200 долларов в качестве уплаченных для возмещения транспортных расходов инженера. Поскольку работодатель S будет платить инженеру 200 долларов в день, независимо от того, уезжал ли инженер из дома, договоренность не удовлетворяет требованию о возмещении, предусмотренному параграфом (d) (3) (i) этого раздела.Таким образом, никакая часть суммы работодателя S в размере 50 долларов США, назначенная в качестве возмещения, не рассматривается как выплачиваемая в рамках подотчетного плана. Напротив, все платежи по соглашению рассматриваются как выплаченные по безотчетному плану. Работодатель S должен указать все 200 долларов в качестве заработной платы или другой компенсации в форме W-2 сотрудников и должен удержать и уплатить налоги на занятость со всех 200 долларов при выплате.

Пример 2 Требование возмещения, несколько договоренностей.

Авиакомпания Т выплачивает зарплату всем своим сотрудникам. Авиакомпания T также выплачивает надбавку в соответствии с соглашением, которое в остальном отвечает требованиям пунктов (d), (e) и (f) этого раздела, своим пилотам и бортпроводникам, которые уезжают из аэропортов их базирования, независимо от того, являются ли они находятся «вдали от дома».«Поскольку надбавка выплачивается только тем сотрудникам, которые несут (или разумно ожидают, что понесут) расходы типа, описанного в параграфе (d) (1) или (d) (2) этого раздела, соглашение удовлетворяет требованию о возмещении. пункта (d) (3) (i) данного раздела. В соответствии с параграфом (d) (2) этого раздела считается, что авиакомпания T имеет два соглашения. Часть договоренности, предусматривающая надбавки на поездки вдали от дома, рассматривается как план подотчетности. Часть договоренности, предусматривающая надбавки на поездки вне дома, рассматривается как безотчетный план.Авиакомпания T должна указывать пособия, не связанные с выездом из дома, в качестве заработной платы или другой компенсации в Форме W-2 сотрудников, а также удерживать и уплачивать налоги на трудоустройство с этих выплат при их выплате.

Пример 3. Требование возмещения.

Корпорация R выплачивает зарплату всем своим продавцам. Корпорация R также выплачивает командировочные в соответствии с соглашением, которое в остальном отвечает требованиям пунктов (d), (e) и (f) этого раздела. Это пособие выплачивается всем продавцам, в том числе продавцам, которых корпорации R известно или у которых есть основания знать, что они не выезжают из своих офисов по делам корпорации R и не могут нести командировочные расходы.Поскольку надбавка выплачивается не только тем сотрудникам, которые несут (или обоснованно ожидают, что понесут) расходы типа, описанного в параграфе (d) (1) или (d) (2) этого раздела, соглашение не удовлетворяет требованиям требование о возмещении согласно пункту (d) (3) (i) данного раздела. Таким образом, никакая часть надбавки Corporation R, обозначенная как возмещение, не рассматривается как выплаченная по плану подотчетности. Напротив, все платежи по соглашению рассматриваются как выплаченные по безотчетному плану. Корпорация R должна сообщать обо всех выплатах по соглашению в качестве заработной платы или другой компенсации в Форме W-2 сотрудников, а также удерживать и уплачивать налоги на трудоустройство с выплат при выплате.

Пример 4 Отдельная организация, прочие расходы.

В соответствии с соглашением, отвечающим требованиям пунктов (d), (e) и (f) этого раздела, округ U возмещает своим сотрудникам расходы на проживание и питание, понесенные, когда они уезжают из дома по делам округа U. Для собственного удобства округ U также отдельно выплачивает некоторым своим сотрудникам ежемесячное пособие в размере 25 долларов США для покрытия расходов на небольшие прочие офисные расходы. Округ U не требует от своих сотрудников обоснования этих разных расходов и не требует от них возврата сумм, на которые ежемесячное пособие превышает разные расходы.План ежемесячных надбавок не требует подотчетности. Округ U должен указывать ежемесячные пособия в качестве заработной платы или другой компенсации в форме W-2 сотрудников, а также удерживать и уплачивать налоги на заработную плату с ежемесячных пособий, когда они выплачиваются. Безотчетный план, предусматривающий ежемесячные надбавки, рассматривается как отдельный от подотчетного плана, предусматривающий возмещение расходов на проживание и питание, понесенных в связи с поездкой из дома по делам округа U.

Пример 5 Чрезмерные авансы.

В ожидании деловых расходов сотрудников, которые, по разумным ожиданиям Корпорации V, не превысят 400 долларов в каком-либо квартале, Корпорация V тем не менее авансирует сотруднику А 1000 долларов на покрытие таких расходов. Каждый раз, когда Сотрудник A обосновывает расходы в соответствии с параграфом (e) этого раздела, Корпорация V предоставляет дополнительный аванс в размере, равном обоснованной сумме, тем самым обеспечивая постоянный аванс в размере 1000 долларов США. Поскольку суммы, авансированные в рамках этой договоренности, не рассчитываются разумно, чтобы не превышать сумму ожидаемых расходов, и поскольку аванс не производится в день в течение разумного периода дня, когда ожидаемые расходы оплачены или понесены, договоренность – безотчетный план.Соглашение не удовлетворяет требованиям пунктов (d) (деловые связи) и (f) (разумный расчет авансов) этого раздела. Таким образом, корпорация V должна сообщать всю сумму каждого аванса в качестве заработной платы или другой компенсации, а также удерживать и уплачивать налоги на занятость со всей суммы каждого аванса при выплате.

Пример 6 Аванс за превышение пробега.

В соответствии с соглашением, которое соответствует требованиям пунктов (d), (e) и (f) этого раздела, работодатель W выплачивает своим сотрудникам надбавку за пробег по ставке 30 центов за милю (когда сумма считается обоснованной за каждую милю). обоснованной поездки составляет 26 центов за милю) для покрытия расходов автомобильного бизнеса.Пособие выплачивается по ставке за каждую милю поездки, которая разумно рассчитана так, чтобы не превышать сумму расходов сотрудника или предполагаемых расходов. Работодатель W не требует возврата части надбавки за пробег (4 цента), которая превышает сумму, которая считается обоснованной, за каждую милю поездки, обоснованной в соответствии с параграфом (e) этого раздела. В июне работодатель W авансирует сотруднику B $ 150 за 500 миль, которые Сотрудник B должен преодолеть в течение месяца. В июле Сотрудник B подтверждает 500 миль деловой поездки.Сумма, которую Сотрудник Б считает обоснованной, составляет 130 долларов. Однако работодатель W не требует, чтобы сотрудник B возвращал оставшиеся 20 долларов аванса. Не позднее первого периода выплаты заработной платы, следующего за периодом начисления заработной платы, в котором обоснованы деловые мили командировки, работодатель W должен удержать и уплатить налог на трудоустройство в размере 20 долларов (500 миль × 4 цента за милю).

Пример 7 Возмещение превышения суточных.

В соответствии с соглашением, которое отвечает требованиям пунктов (d), (e) и (f) этого раздела, работодатель X выплачивает своим сотрудникам суточные для покрытия расходов на проживание, питание и непредвиденных расходов, понесенных во время поездки за пределы дома на Бизнес работодателя X по ставке, равной 120 процентам от суммы, которая считается обоснованной, за каждый день поездки в населенные пункты, в которые едут сотрудники.Работодатель X не требует, чтобы сотрудники возвращали 20 процентов, на которые возмещение этих расходов превышает сумму, которая считается обоснованной, за каждый день поездки, обоснованной в соответствии с параграфом (e) этого раздела. Сотрудник C обосновывает шесть дней деловой поездки вдали от дома: два дня в местности, для которой обоснованная сумма составляет 100 долларов в день, и четыре дня в местности, для которой сумма, которая считается обоснованной, составляет 125 долларов в день. Работодатель X возмещает сотруднику 840 канадских долларов за шесть дней поездки вдали от дома (2 × (120% × 100 долларов) + 4 × (120% × 125 долларов)) и не требует, чтобы Сотрудник С возвращал лишнюю часть (лишняя часть 140 долларов = (2 дня × 20 долларов (120 – 100 долларов) + 4 дня × 25 долларов (150 – 125 долларов)).В течение периода расчета заработной платы, в течение которого работодатель X возмещает расходы, работодатель X должен удержать и уплатить налог на трудоустройство в размере 140 долларов.

Пример 8. Требование возврата.

Работодатель Y предоставляет некоторым своим сотрудникам надбавку на расходы для покрытия деловых расходов, описанных в параграфе (d) (1) настоящего раздела, в соответствии с соглашением, которое требует от сотрудников обоснования своих расходов в разумные сроки и возврата превышение суммы в разумные сроки.Однако каждый раз, когда работник возвращает работодателю Y избыточную сумму, работодатель Y выплачивает ему «премию», равную сумме, возвращаемой работником. Соглашение не удовлетворяет требованиям пункта (f) (возврат сумм сверх расходов) этого раздела. Таким образом, работодатель Y должен отразить всю сумму выплаты надбавки к расходам в качестве заработной платы или другой компенсации и должен удерживать и уплачивать налоги на занятость с выплат при выплате. Сравните пример (6) (где от сотрудника не требуется возвращать часть надбавки за пробег, превышающую сумму, которая считается обоснованной, за каждую подтвержденную милю поездки).

Пример 9 Своевременное обоснование.

Работодатель Z предоставляет сотруднику D аванс в размере 500 долларов за поездку из дома по делам работодателя Z. Сотрудник D несет 500 долларов деловых расходов во время командировки. Работодатель Z использует безопасную гавань метода периодических отчетов. В конце квартала, в течение которого произошла командировка, работодатель Z отправляет сотруднику D квартальный отчет, в котором указывается, что сотруднику D было авансировано 500 долларов США в течение квартала, и что расходы не были подтверждены и излишки не были возвращены.В заявлении Сотруднику D сообщается, что Сотрудник D должен обосновать любые дополнительные деловые расходы в течение 120 дней с даты выписки и должен вернуть любое необоснованное превышение в течение 120-дневного периода. Сотрудник D не может обосновать какие-либо расходы или вернуть излишек в течение 120-дневного периода. Работодатель Z рассматривает 500 долларов как заработную плату и удерживает и уплачивает налог на трудоустройство с этих 500 долларов. По истечении 120-дневного периода Сотрудник D подтверждает сумму путевых расходов в размере 500 долларов США в соответствии с параграфом (e) этого раздела.Работодатель Z должным образом отчитался, удержал и уплатил налоги на заработную плату с 500 долларов, и никакие корректировки вносить нельзя. Сотрудник D должен включить 500 долларов в валовой доход и может вычесть 500 долларов расходов в качестве вычета по разным статьям с учетом 2-процентного минимума, предусмотренного в разделе 67.

(k) Положение о борьбе со злоупотреблениями. Если компенсация плательщикам или другой механизм компенсации расходов свидетельствует о злоупотреблении правилами раздела 62 (c) и этого раздела, все платежи, произведенные в соответствии с соглашением, будут рассматриваться как произведенные по безотчетному плану.

(l) Перекрестные ссылки. Для получения информации о правилах налогообложения занятости, касающихся механизмов возмещения расходов и компенсации расходов, см. §§ 31.3121 (a) -3, 31.3231 (e) – (3), 31.3306 (b) -2 и 31.3401 (a) -4, которые обычно применяются к платежи, произведенные в рамках компенсационных выплат или других договоренностей о надбавках к расходам, полученные сотрудником 1 июля 1990 г. или после этой даты, в отношении расходов, оплаченных или понесенных 1 июля 1990 г. или после этой даты. Требования к отчетности см. в § 1.6041-3 (i), который обычно применяется к платежам, произведенным в рамках соглашений о возмещении расходов или других компенсационных выплат, полученных сотрудником 1 января 1989 г. или после этой даты, в отношении расходов, оплаченных или понесенных 1 января 1989 г. или после этой даты.

(m) Даты вступления в силу. Этот раздел обычно применяется к платежам, произведенным в рамках компенсационных выплат или других соглашений о надбавках к расходам, полученных работником в налоговые годы работника, начинающиеся 1 января 1989 г. или после этой даты, в отношении расходов, оплаченных или понесенных в налоговые годы, начинающиеся 1 января или после этой даты. 1989. Пункт (h) этого раздела обычно применяется к платежам, произведенным в рамках компенсаций или других договоренностей о надбавках, полученных работником 1 июля 1990 г. или после этой даты, в отношении расходов, оплаченных или понесенных 1 июля 1990 г. или после этой даты.Пункты (d) (3) (ii) и (h) (2) (i) (B) данного раздела применяются к платежам, произведенным в рамках возмещения расходов или других договоренностей о надбавках, полученных работником 1 января 1991 г. или после этой даты в отношении на расходы, оплаченные или понесенные 1 января 1991 г. или после этой даты. Пункт (e) (2) данного раздела применяется к платежам, произведенным в рамках возмещения или других договоренностей о надбавках, полученных работником в отношении расходов, оплаченных или понесенных после 31 декабря 1997 .

[Т. 8324, 55 FR 51691, декабрь.17, 1990; 56 FR 8911, 4 марта 1991 г., с поправками, внесенными T.D. 8451, 57 FR 57668, 7 декабря 1992 г .; T.D.8666, 61 FR 27005, 30 мая 1996 г .; T.D. 8784, 63 FR 52600, 1 октября 1998 г .; T.D.8864, 65 FR 4122, 26 января 2000 г .; T.D. 9064, 68 FR 39011, 1 июля 2003 г.]

образец договора подотчетного плана | Уилсон Роджерс и Компания

Имеет значение кто владеет автомобилем!

Вы хотите, чтобы ваша S-Corporation (S-Corp) имела хороший чистый набор книг, и чем они чище, тем лучше. Корпоративные выплаты личных расходов либо загрязняют бухгалтерский учет, либо могут создать сильное впечатление неприличия.IRS привлекают вещи, которые выглядят подозрительно, и это еще одна причина для вас, чтобы убедиться, что у вашей S-Corp есть чистый набор книг. Итак, как же вычесть расходы на транспортное средство, которое используется S-Corp. Что ж, ответ во многом зависит от того, кому принадлежит автомобиль.

Транспортное средство, зарегистрированное на имя корпорации. Корпорации, S-Corps и Партнерства могут требовать только фактические расходы на транспортные средства. Таким образом, ваша S-Corp может требовать амортизационные отчисления, расходы на топливо, масло, ремонт, страховку и т. Д.А как насчет пробега? Когда автомобиль принадлежит корпорации, не разрешается вычитать пробег, только фактические расходы, понесенные в связи с его использованием в бизнесе.

Автомобиль с личным титулом. Чтобы вычесть расходы за транспортное средство, которые несет лично владелец бизнеса, S-Corp может возместить расходы сотрудников по плану подотчетности или плану без подотчетности. Расходы подлежат вычету в соответствии с любой методологией, но правила разные.

План подотчетности
При использовании плана подотчетности предприятие возмещает только те расходы, которые подтверждены (подтверждены) квитанциями и другой документацией.Возмещение не является налогооблагаемым доходом для владельца бизнеса и не указывается в его W-2. То, что владелец должен предоставить бизнесу, зависит от того, какие расходы ему будут возмещены. В этом посте о вычетах из домашнего офиса S-Corp мы предлагаем образец подотчетного плана, который даст вам представление о языке возмещения.

Возмещение пробега. Компания может возместить расходы по стандартной ставке IRS. Эта ставка включает скидки на амортизацию (т.е. износ), техническое обслуживание, ремонт, бензин, страхование и многое другое. Доказательством того, что владелец бизнеса должен будет предоставить возмещение, будет журнал пробега. В этом журнале должна быть указана дата, деловая цель поездки, пройденные мили, и он должен регулярно и своевременно предоставляться бизнесу (например, один раз в месяц). Важно отметить, что метод стандартного пробега применяется только к легковым автомобилям с полной массой менее 6000 фунтов.
Возмещение фактических расходов. Предприятие также может возместить фактические расходы, понесенные владельцем предприятия. Компания не обязана возмещать все расходы, например, вы можете возместить расходы на бензин и страховку, но не за замену шин и масла. Однако любые расходы, которые компания возмещает, должны иметь соответствующие доказательства. Достаточное подтверждение означает, что вам необходимо увидеть все квитанции о покрываемых расходах. Помимо расходов, владелец также должен предоставить общий пробег автомобиля за год, а также журнал миль.Почему? Таким образом, он может определять количество деловых миль и количество личных миль для вычисления процента использования в бизнесе. Затем этот процент применяется к общей сумме понесенных расходов, чтобы определить, какая сумма возмещается сотруднику.

Безотчетный план
Если используется безотчетный план, то предприятию не нужно вести или просматривать какие-либо записи о транспортных средствах. Они могут возместить любую сумму, ниже стандартной ставки IRS или выше стандартной ставки IRS.Они могут возместить расходы на бензин и страховку, но не за замену масла или что-либо еще, за что они хотят платить (то есть связанные с автомобилем). Но в соответствии с этим методом все возмещения включаются в зарплату сотрудника 1 W-2 и подлежат удержанию подоходного налога и налога на занятость. Безотчетный план менее выгоден для работника из-за включения сумм в их W2 в качестве дохода.

Могли бы вы платить налогов больше, чем следовало бы?

Как владелец бизнеса, структура S-Corp дает некоторые налоговые льготы.Самая большая из них (о которой почти все знают) – это возможность снизить / минимизировать налоги на занятость. Но знаете ли вы, что благодаря целенаправленному и тщательному налоговому планированию вы сможете юридически еще больше снизить налоговое бремя?

Если ваш бизнес приносит 100 тысяч долларов (или более) дохода, вы будете идеальным кандидатом для нашего S-Corp Tax Reduction Analysis . Этот анализ (пакет стоимостью 1097 долларов США, но вам – 345 долларов США в течение ограниченного времени) включает следующее:

Одночасовая сессия расследования, чтобы понять ваши бизнес-операции и потенциальные налоговые рычаги
Проверка налоговых деклараций по форме 1120S за последние 3 года для выявления потенциально пропущенных вычетов или экономии на налогах
Формулировка потенциальных налоговых стратегий, реализация которых может снизить базовое налоговое обязательство
Комплексный отчет с указанием выводов, налоговых стратегий и шагов по внедрению
Дополнительная копия книги Джареда Как сократить налоги с правовой и этической точки зрения

Кроме того, этот анализ гарантирован нашей 100% надежной гарантией возврата денег .Если мы не сможем найти экономию на налогах, равную или превышающую стоимость анализа, мы вернем вам деньги, не задавая вопросов!

Чтобы запросить свой анализ, просто напишите нам по адресу, указанному в нижнем колонтитуле на этой странице, или позвоните в наш офис по телефону 773-239-8850. У нас есть возможность выполнять определенное количество таких анализов в месяц, так что получите свой СЕЙЧАС . С нетерпением ждем сотрудничества с вами!

Финансовая прозрачность | Национальный совет некоммерческих организаций

Будучи освобожденными от налогов «общественными благотворительными организациями», благотворительные некоммерческие организации придерживаются таких ценностей, как подотчетность и прозрачность с точки зрения этического лидерства, а также соблюдения правовых норм.

Руководители благотворительных некоммерческих организаций знают, что финансовая прозрачность поможет сохранить очень важное доверие, которое каждый донор оказывает некоммерческой организации с каждым взносом. Кроме того, что не менее важно, ответственное и прозрачное поведение вызывает доверие сотрудников и создает позитивную культуру на рабочем месте. Завоевание доверия за счет финансовой прозрачности и подотчетности выходит за рамки того, что требует закон, но давайте начнем с этого: некоммерческие организации обязаны раскрывать определенную финансовую информацию общественности по запросу; Члены совета директоров имеют доступ к финансовой информации для выполнения своих фидуциарных обязательств перед некоммерческой организацией.

Что некоммерческая организация должна раскрыть общественности?

Некоммерческие организации, освобожденные от налогов, обязаны по запросу предоставить копии трех последних поданных годовых информационных деклараций (форма IRS 990) и заявления организации об освобождении от налогов (которое включает переписку между организацией и IRS, касающуюся заявки. ). Чтобы продемонстрировать приверженность прозрачности и облегчить просмотр этих документов для тех, кто ищет финансовую информацию, многие благотворительные некоммерческие организации размещают эти документы по ссылке на своих веб-сайтах.

Десять дополнительных способов демонстрации финансовой прозрачности некоммерческими организациями

Будьте честны в материалах запроса и правдивы и ясны в общении с жертвователями о том, как их дары будут или использовались. (Прочтите об этической практике сбора средств.)
Принять политику в отношении конфликта интересов с заявлением о раскрытии информации, которое все совет директоров и персонал ежегодно пересматривают.
Принять политику вознаграждения исполнительного директора, чтобы все члены правления знали и одобряли вознаграждение исполнительного директора / генерального директора.
Убедитесь, что совет директоров проверяет своевременную финансовую отчетность, а также проверяет форму IRS 990 перед ее подачей.
Принять разумную политику финансового управления, включая внутренний контроль, для обеспечения подотчетности.
Четко определите, кто несет ответственность за расходы некоммерческой организации, приняв политику в отношении расходов, например политику возмещения командировочных расходов (требующую предварительного одобрения и ограничение расходов разумными суммами).
Откровенно сообщите об освобождении от налогов некоммерческой организации на ее веб-сайте.
Откровенно говорите также о том, кто входит в совет директоров, опубликовав список имен на веб-сайте организации.
Разместите на веб-сайте некоммерческой организации финансовую информацию, такую как копия последней формы IRS 990, проверенные финансовые отчеты и годовые отчеты, если применимо.
Отвечайте надлежащим образом на запросы копий финансовых отчетов в соответствии с требованиями IRS о публичном раскрытии информации.

Жалобы на финансовое поведение некоммерческих организаций

В каждом штате есть «чиновник государственной благотворительной организации», который уполномочен расследовать финансовые нарушения, связанные с благотворительными некоммерческими организациями.Многие некоммерческие организации применяют внутренние процедуры подачи жалоб, которые обеспечивают защиту «информаторов» от преследований, если они высказывают опасения по поводу финансового управления некоммерческой организации.

Где найти копии отсканированных отчетов IRS для благотворительных некоммерческих организаций (IRS)
Принятие внутренней процедуры подачи жалоб для сотрудников и волонтеров, такой как политика изобличения, – это способ, которым благотворительные некоммерческие организации могут продемонстрировать приверженность подотчетности и финансовой прозрачности, и в то же время создать безопасное пространство для сотрудников и совета директоров, чтобы высказать свои опасения внутри , чтобы некоммерческая организация могла знать и при необходимости решать проблемы.

Ресурсы

Определение ответственности

Что такое подотчетность?

Подотчетность – это когда человек или подразделение испытывают последствия за свою работу или действия. Подотчетность важна как для организации, так и для общества. Без этого трудно заставить людей брать на себя ответственность за свои действия, потому что они верят, что не столкнутся с какими-либо последствиями.

Ключевые выводы

Подотчетность – это когда люди сталкиваются с последствиями своих действий или результатов.
В мире финансов подотчетность важна для сохранения веры в целостность корпоративных финансовых отчетов и прозрачность рынка.

Понимание подотчетности

Подотчетность особенно важна в мире корпоративных финансов и бухгалтерского учета. В противном случае инвесторы и общественность могут потерять веру в надежность корпоративных финансовых отчетов, что произошло после громких бухгалтерских скандалов в прошлом.Без системы сдержек, противовесов и последствий за правонарушения целостность рынков капитала не могла бы поддерживаться, что подорвало бы способность этих рынков выполнять свои жизненно важные социальные функции.

Корпоративные бухгалтерские скандалы в конце 90-х и начале августа, мировой финансовый кризис и фальсификация процентных ставок и обменных курсов – все это подорвало доверие общества к финансовым учреждениям. Такие скандалы обычно приводят к ужесточению правил, и действительно есть отделы соблюдения и целые армии регулирующих органов и частных наблюдателей, работающих над тем, чтобы компании правильно сообщали о своих доходах, сделки выполнялись своевременно, а информация, предоставляемая инвесторам, была своевременной и информативной. , и честно.

Но многие лидеры призвали к созданию новой культуры подотчетности в финансах – той, которая исходит изнутри.

Примеры подотчетности в действии

Есть несколько примеров того, как мир финансов пытается внедрить подотчетность. Аудитор, проверяющий финансовую отчетность компании, несет ответственность за получение разумной уверенности в том, что финансовая отчетность не содержит каких-либо существенных искажений, вызванных ошибкой или мошенничеством.

Подотчетность вынуждает бухгалтера быть осторожным и хорошо осведомленным в своей профессиональной деятельности, поскольку даже халатность может повлечь за собой юридическую ответственность. Например, бухгалтер несет ответственность за целостность и точность финансовой отчетности, даже если они не допустили ошибок. Менеджеры компании могут попытаться манипулировать финансовой отчетностью своей компании без ведома бухгалтера. У менеджеров есть явные стимулы для этого, поскольку их зарплата обычно зависит от результатов деятельности компании.

Вот почему независимые внешние бухгалтеры должны проводить аудит финансовой отчетности, а подотчетность заставляет их быть осторожными и знающими при проверке. Публичные компании также должны иметь в составе совета директоров аудиторский комитет, состоящий из сторонних лиц, обладающих знаниями в области бухгалтерского учета. Их работа – контролировать аудит.