Содержание

Журнал регистрации записок (служебных документов)

>>>>

Журнал регистрации записок, представлений

Основание для составления журнала регистрации служебных записок и представлений

Любая компания рано или поздно сталкивается с проблемой организации документооборота, и журналы регистрации служебных документов играют в этом важную роль. Журналы регистрации хранят записи о различных документах в зависимости от их типов. Одним из них является журнал регистрации записок и представлений к поощрению.

По усмотрению кадровых специалистов данный регистр может и не создаваться, так как записки и представления являются внутренними документами организации и обязательной регистрации не подлежат.

Выделяют несколько видов записок: служебные и докладные.

В кадровом делопроизводстве основной целью составления докладной записки является информировать руководство о сложившейся ситуации, об имевших место фактах. В основном докладные записки составляются по факту нарушения работниками трудовых обязанностей.

Служебные записки являются основным инструментом коммуникации внутри организации по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию структурных подразделений организации. Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения.

Трудовым законодательством РФ установлены следующие виды поощрения работников: объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии (ст. 191 ТК РФ).

Журнал регистрации служебных записок и представлений не является обязательным документом и используется в организациях, в которых ведется внутренняя переписка и часто поощряют работников.

Ведение журнала имеет следующий ряд преимуществ:

  • по последней записи видно общее количество зарегистрированных документов;
  • все заявления и представления работников компактно сгруппированы в одном журнале;
  • из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.

Содержание журнала регистрации служебных документов

Журнал не имеет унифицированной формы, предусмотренной трудовым законодательством, поэтому кадровые специалисты оформляют его в произвольной форме. Представленный образец журнала оформлен в табличном виде, где каждая строка несет информацию об отдельном документе. В него вносятся следующие данные:

  • порядковый номер и дата записки или представления;
  • должность и фамилия вносящего запись;
  • краткое содержание записки или представления.

Журнал обычно ведется кадровым работником, но такая трудовая обязанность может быть возложена на сотрудника делопроизводства.

Образец журнала регистрации служебных записок и представлений хранится 5 лет согласно ст. 182 “Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения”, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236.

С этим шаблоном часто используют:

Популярные документы и процедуры:

Журнал регистрации служебных записок | 2021

Журнал регистрации актов

Журнал регистрации актов существует для фиксации факта наличия конкретного рода документации. Для государственных учреждений он является обязательным к заполнению. Частные компании ведут его только по необходимости. В них отношение к подобного рода журналам гораздо проще. Тем не менее эти отметки могут пригодиться при отстаивании позиции фирмы в судебных инстанциях, при разного рода проверках.

Обычно журнал регистрации актов вводят в систему документооборота компании, когда актов составляется большое количество. Если впоследствии будет необходимо найти конкретный акт, то с журналом это можно будет сделать оперативно.

Так как разновидностей актов множество, то и журналов их регистрации также очень много. Если одного вида актов, например, проверок по охране труда, в организации составляется большое количество, то логично будет ввести для них специальный журнал. И так со всеми разновидностями. Бывают случаи, когда в один журнал помещается множество разных видов актов. Такая практика распространена в малых и микроорганизациях.

Различают следующие виды актов:

  • Испытаний чего-либо. Систем, образцов, технологий.
  • Сдачи и приемки чего-либо. Могут сдаваться и приниматься материальные ценности, документы, какие-либо важные для компании работы.
  • Регистрационные.
  • Передачи. Во временное пользование или между подразделениями одной и той же компании.
  • Уничтожения материальных ресурсов или документов.
  • Разрешающие какие-либо действия.
  • Запретительные.
  • Ревизии.
  • Предоставленных услуг и выполненных работ, в них перечисляются конкретные действия организации подрядчика.
  • Нарушения каких-либо правил, принятых в стране, регионе или компании.
  • Инвентаризации. Этого вида акты составляются специально созванной комиссией.
  • Учредительные.
  • Акты сверки.
  • Бумаги о признании чего-либо.
  • Регламентирующие и конкретизирующие.
  • Акты по расследованию причин аварий и несчастных случаев.
  • Ликвидации компаний.
  • Прокурорского реагирования.

[2]

Помимо того, что существование и ведение журнала может минимизировать неприятные ситуации для организации в суде, он может пригодиться при необходимости оперативного поиска.

В работе никогда нельзя исключать значение человеческого фактора. Если реквизиты важной бумаги теряются либо указываются неверно, эти данные всегда можно будет посмотреть в журнале. Таким образом можно быстро проверять корректность указанной информации.

Условия использования

Каждая организация выбирает форму журнала, наиболее применимую к конкретным условиям. Для того чтобы каждый раз заново не «изобретать велосипед», существует несколько типовых форм. Одна из них предполагает, что в основной таблице должна содержаться информация определенного плана. Если брать в качестве примера журнал регистрации актов проверок по охране труда, то он будет иметь следующие графы для заполнения:

  • Порядковый номер записи.
  • Дата проведения проверки (если речь идет об актах какой-либо проверки). В случае с любыми другими видами актов регистрируется действие, которое фиксируется актом.
  • Номер регистрируемого документа.
  • ФИО и должность лица, которое проводило проверку.
  • Ответственный исполнитель предписаний.

Существуют и более сложные, но и более универсальные журналы. Они не требуют индивидуализации под конкретный случай.

[1]

Универсальный журнал регистрации актов

Если книга предназначена для регистрации всех разновидностей документов, а не конкретно одного вида, то можно в основной таблице разместить столбцы с такими наименованиями:

  • Порядковый номер.
  • Дата.
  • Вид акта.
  • Краткое содержание документа.
  • ФИО и должность составителя акта. Столбец может быть как единый, так и разделенный на две части.
  • Кто присутствовал при составлении акта. В этой графе перечисляются председатель и члены комиссии, которые ставят свои подписи.
  • Выполненные на основе акта действия.
  • Примечание. Здесь могут содержаться, например, особое мнение одного из членов комиссии или отметки о наличии визы руководителя в регистрируемом документе.

Унифицированной формы такого журнала нет. Поэтому если организация решила ее применять, то ее необходимо ввести в учетную политику организации.

Помимо основной таблицы, бумага должна описывать реквизиты организации, которая ее ведет (они указываются в самой верхней части каждого журнала регистрации), период ведения и ФИО, должности и подписи ответственных за ведение сотрудников.

Оформление

Журнал состоит из обложки и основной части. Обложка может быть как из обычных листов А4, так и твердого переплета. Второй более удобен при обращении. Документ может вестись только в печатном виде, так как требует наличия подписей ответственных лиц. Обязательное требование – указывать сроки ведения журнала. Эти данные указываются на обложке сразу же после названия.

Согласно существующим нормам дата окончания может оставаться незаполненной вплоть до начала ведения нового журнала. Обычно подобного рода документацию рассчитывают на 1 год использования. Это удобно, так как именно такой срок разделяет два отчетных периода в бухгалтерии. Да и хранить и архивировать журналы с таким сроком удобнее.

Организация вправе вписывать в журнал не всю документацию. Исключением являются бумаги, имеющие значение для проверяющих организаций, государственные общепринятые документы и пр. В других случаях решение, регистрировать акт или нет, принимает ответственный за документооборот компании. В любом случае схема действий по этому вопросу должна быть отражена в учетной политике организации.

Срок хранения

В соответствии с существующими нормами срок хранения журнала регистрации актов составляет 5 лет. Если речь идет о какой-либо входящей документации, то он может сократиться до 3 лет. Все будет зависеть от характера и вида регистрируемых актов, сроков их действия и хранения. После того как срок хранения журнала о регистрации актов истек, созывается специальная комиссия по вопросу утилизации документов, составляет подтверждающую бумагу и уничтожает его.

Журнал регистрации справок, выданных работникам

Для планомерной организации кадровых бумаг и учета выдаваемых документов в организации обычно ведется журнал регистрации справок, выданных работникам.

Унифицированной формы этого документа не существует, есть несколько вариантов оформления. Один из них представлен в прикрепленном бланке и образце его заполнения.

Для того чтобы работнику была выдана справка, он сначала пишет заявление. Эти заявления необходимо хранить. Согласно существующим в РФ законам, срок их хранения не должен составлять менее трех лет.

На практике случаются ситуации, когда несколько раз требуются справки о заработной плате, классифицированные по годам, для начисления пенсионных выплат.

Для того чтобы не проделывать одну и ту же работу несколько раз, кадровики хранят копии хотя бы единожды запрошенных справок по годам в отдельной папке. Так, чтобы, когда они понадобились в дальнейшем, справки были всегда под рукой.

Составные части журнала

Документ устроен достаточно просто: обложка плюс основной раздел. На обложке указываются название журнала, дата его начала (есть специальная графа для даты окончания, но ее можно заполнить только на конечном этапе заполнения). Отдельно выделено место под указание названия организации. В некоторых бланках есть поля для указания срока хранения документа.

Важный момент! Если журнал является продолжением предыдущего, то на его обложке должна быть указана эта информация с датами и ссылками на предыдущий документ.

Но главное в документе — это основной раздел, состоящий из таблицы со столбцами следующего содержания:

  • Номер заполняемой строки. Справки классифицируются по датам и регистрируются в журнале в хронологическом порядке.
  • Дата выдачи. Эти данные должны совпадать с датировкой выданной справки. Если запросам в организации присваиваются регистрационные номера, то в этой же графе указывают и его.
  • ФИО работника. Заявление на выдачу от имени этого работника уже должно находиться у кадровика или другого сотрудника, в чьи обязанности входит ведение журнала. Также указывается его должность, подразделение, в котором он работает, его профессия. При необходимости указываются адрес и телефон этого лица для быстрой связи.
  • Содержание справки. Вкратце в этой графе сообщается, о чем именно выдана справка. В основном работники запрашивают справки о размере и начислении заработной платы.
  • Дата плюс регистрационный номер выдаваемой справки.
  • Расписка в получении. Если сотрудник не имеет возможности получить справку на руки, то в этой графе записываются дата и форма отправки справки. Например, заказным письмом, через курьерскую службу (с ее наименованием) и пр.
  • Примечание. В этой графе может быть указана та принципиально важная информация, которая не была предусмотрена в других графах. Например, мотив, который побудил работника обратиться за получением справки.

Разновидности журналов

Существуют три основные разновидности журналов:

  • Документы по кадровому делопроизводству.
  • Журналы по общему делопроизводству.
  • Журналы по охране труда.

Каждый вид документации имеет свою специфику. Журнал регистрации справок, выданных работникам, – яркий «представитель» документации, относящейся к кадровой политике.

При использовании для удобства журнал может быть помещен в обложку из ПВХ пленки.

После того как журнал закончили (истек срок его действия), его не выкидывают. Это противоречит закону. Его помещают на архивное хранение (конкретно представленный бланк – на 5 лет, только если сотрудники не работают во вредных либо опасных условиях труда).

Для большего удобства размещения в журнале может иметься пара отверстий. Они позволяют удобно разместить журнал в архивной папке. Обложка с документа перед совершением этого действия снимается.

Оборотная сторона

С обратной стороны обложки на последнем листе может быть расположена специальная надпись-заверитель, позволяющая подготовить журнал к продолжительному хранению. Но даже если поля для заверения отсутствуют, руководитель обязан поставить свою подпись с обратной стороны документа после его завершения, а также там должна стоять печать организации. Естественно, если такая процедура опечатывания каждого экземпляра предусмотрена внутренним распорядком организации (в разных компаниях по этому поводу свои распоряжения).

Ответственный за заполнение

Функционал заполнения журнала регистрации справок, выданных работникам, в большинстве случаев ведет кадровик. Но эта обязанность может быть возложена на делопроизводителя или бухгалтера организации отдельным приказом руководителя либо прописана в трудовом договоре работника.

В большинстве журналов на первых страницах указываются ФИО заполняющего, его должность, период несения ответственности за ведение журнала и ставится личная подпись. Распределение такого рода обязанностей является очень важным моментом во всем делопроизводстве организации.

Обязательна ли такая форма

Установленной формы для этого журнала нет. Однако приведенные бланки очень удобны при использовании. Они могут быть дополнены различными графами. Например, эти дополнительные столбцы таблицы основной части могут содержать данные о:

  • Регистрационном номере справки отдельно.
  • ФИО и других данных того сотрудника, который готовил справку, а также его подпись.
  • Том, какие основания для получения справки были. Ссылки на номера документов с датировкой.

Каждая из организаций вправе самостоятельно решать, какую форму для ведения этого документа выбрать и как ее преобразовать. Главное, чтобы она была принята приказом руководителя и являлась частью учетной политики компании.

Допустимы ли исправления

При заполнении ошибки крайне нежелательны. Однако исправления при таком положении дел вполне допустимы. Для того чтобы произвести исправление, нужно одной чертой перечеркнуть ложную информацию, а сбоку или вверху, рядом с ней, написать верную.

Исправление считается грамотно оформленным, только если рядом с ним стоит надпись «Исправленному верить» и подписи всех заинтересованных (ответственных за заполнение) лиц. Только так журнал регистрации справок, выданных работникам, будет заполнен корректно.

Журнал регистрации служебных записок

Нужен ли организации журнал регистрации служебных записок? Где и сколько хранить эти документы? Ответ на этот вопрос каждый работодатель решает по-своему. Однако каждая крупная организация рано или поздно сталкивается с проблемой фиксации внутреннего документооборота. Мы разместим пример журнала регистрации служебных записок и расскажем об общих правилах оборота и хранения в организации такого рода документов.

Журнал регистрации служебных записок

Пример журнала регистрации служебных записок

Журнал регистрации служебных записок

Общество с ограниченной ответственностью “Маяк”

Как оформить журнал регистрации служебных записок

Стандартные графы журнала

  • порядковый номер записи (он же номер служебной записки)
  • дата документа
  • составитель
  • может быть наименование, краткое содержание
  • адресат (если отделы переписываются напрямую)
  • виза (резолюция)
  • исполнитель (ответственное за исполнение лицо)
  • срок исполнения (по желанию)
  • отметка об исполнении
  • примечания

Как мы уже сказали выше, это лишь примерная структура.

Сколько хранить

Каждая служебная записка обладает спецификой. Которую определяет цель ее написания и содержание. Например, служебная записка на сотрудника может касаться важных кадровых вопросов. Или служебная записка на командировку – и кадры, и бухгалтерия. Еще и расходование финансовых средств (как и записка на выдачу денежных средств).

Поэтому при выборе срока хранения той или иной служебной записки мы рекомендуем придерживаться Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Например, о трудовой деятельности – 5 лет. Связанные с коррупцией – постоянно. И так далее по перечню, утвержденному вышеуказанным приказом. Журналы регистрации служебных записок хранятся в организации не менее 5 (пять) лет.

Бесплатная юридическая помощь

Объяснительная записка — образец и правила заполнения

Если служебные или докладные записки необходимо составлять далеко не каждому сотруднику организации, то образец объяснительной записки может потребоваться рано или поздно почти любому работнику. Каждая из этих видов служебной документации имеет свое определенное назначение информационно-справочного характера.

Рассмотрим, какие виды записок лучше всего подходят для того или иного случая.СодержаниеВид документа информационного или справочного назначения, адресованный уполномоченному лицу, например, начальнику отдела или руководителю предприятия, называют докладной. Законодательство не дает ей четкого определения, она предназначена для изложения выводов, предложений в целях побуждения руководителя к принятию какого-либо решения.Составлена она может быть как по инициативе сотрудника, так и в соответствии с устным распоряжением руководителя.

Чаще всего с ее помощью вносят предложения, связанные

advokatymurmanska.ru

  1. Протоколы
  2. Приказы по основной деятельности
  3. Отчеты
  4. Распоряжения (указания)
  5. Графики
  6. Записки всех видов (служебная, докладная, объяснительная) и т.д.
  7. Акты
  8. Инструкции
  9. Положения
  10. Планы
  11. Регламенты

Все эти документы надо регистрировать отдельно друг от друга.

Служебная записка и приказ не должны учитываться в одной и той же регистрационной форме, как и акт с протоколом, и указание с положением. Журнал регистрации внутренних документов Несмотря на то, что все перечисленные выше документы нуждаются в «персональной» регистрации, для них будет достаточно одного журнала.

Создадим его в формате .xlsx (для компаний, у которых работает СЭД, вопрос регистрации внутренних документов не стоит; всем остальным рекомендуется создать простой электронный журнал).

Инфо Я хочу обратить внимание

Журнал универсальный.

«Пустой» (с незаполненными шапками граф) для учета/регистрации документов/событий

Уважаемые коллеги, мы выпустили «пустой» журнал — с незаполненными шапками граф. Если Вы решили завести журнал учета/регистрации каких-либо документов или событий, который трудно найти в продаже, Вы можете приобрести наш «пустой» журнал и заполнить «шапки» его граф по-своему.

[3]

Уважаемые коллеги, мы выпустили «пустой» журнал — с незаполненными шапками граф. Если Вы решили завести журнал учета/регистрации каких-либо документов или событий, который трудно найти в продаже, Вы можете приобрести наш «пустой» журнал и заполнить «шапки» его граф по-своему. Образцы заполнения содержательной части журналов мы приводим ниже:Журнал регистрации справок, выданных работникам Журнал регистрации и учета документов, выданных работникам Журнал регистрации служебных заданий Журнал регистрации актов Журнал регистрации служебных записок (докладных записок, объяснительных записок и пр.)

Что такое журнал регистрации служебных записок.

Журнал регистрации служебных записок: образец учета специальных накладных, а также каковы сроки хранения данного документа и где можно скачать пример его оформления

Журнальная форма регистрации чаще практикуется в организациях с небольшим документооборотом.

Регистрация записок подобным образом не является обязательной процедурой. Надзорные органы не имеют права требовать ведения книги учета служебных записок, накладывать санкции в случае отсутствия единой базы данных о подобных документах.

Целесообразность решения определяется исключительно руководством организации.

Однако отказ от практики может иметь негативные последствия.

Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная

На первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к.

Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе?

На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Докладная записка (код 0286041 по ОКУД) – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам.

В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.

Журнал регистрации записок, представлений

Любая компания рано или поздно сталкивается с проблемой организации документооборота, и журналы регистрации служебных документов играют в этом важную роль. Журналы регистрации хранят записи о различных документах в зависимости от их типов.

Одним из них является журнал регистрации записок и представлений к поощрению. По усмотрению кадровых специалистов данный регистр может и не создаваться, так как записки и представления являются внутренними документами организации и обязательной регистрации не подлежат.

Как ведется журнал регистрации служебных записок

> > Вопрос: ?Ответ: Порядок оформления журнала регистрации служебных записок не регламентирован, как и не установлена типовая форма документа, поэтому каждая организация вправе разработать и утвердить ее самостоятельно. Журнал можно вести на бумажном носителе или в электронном формате.Обоснование: Служебная записка — это внутреннее деловое письмо, с помощью которого решаются текущие производственные вопросы.

Видео (кликните для воспроизведения).

Основное назначение служебной записки — обмен служебной информацией между работниками одной организации.Единый учет служебных записок во внутреннем документообороте организации позволяет в том числе: оперативно найти информацию по тому или иному случаю; по датам отследить исполнение служебной записки; установить ответственное лицо; при необходимости оперативно продлить срок исполнения

Служебная записка. Образец написания

25000 Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом.

Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д. Примеры служебных записок: — — — — — — — — Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой.

Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию. ФАЙЛЫ Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

Журнал регистрации справок, выданных работникам

4288 Для планомерной организации кадровых бумаг и учета выдаваемых документов в организации обычно ведется журнал регистрации справок, выданных работникам.

Так, чтобы, когда они понадобились в дальнейшем, справки были всегда под рукой.

Журнал регистрации служебных записок

Графы для заполнения Журнала регистрации служебных записок:

  • Дата документа
  • Регистрационный номер
  • Краткое содержание
  • Кем подписан документ
  • Исполнитель
  • Куда передан
  • Расписка в получении (подпись, дата)
  • Отметка о направлении документа в дело
Страниц 60 стр. (30 листов)
Обложка Мягкая обложка (тонкий картон)

Типография «Сити Бланк» предлагает купить журналы и бланки по охране труда, технике безопасности, безопасности труда, пожарной безопасности, медицинские, кадровые и многие другие.

Также у нас в наличии большой выбор бланков удостоверений, плакатов, постеров, стендов, знаков, табличек, наклеек.

Типография «Сити Бланк» гарантирует своим клиентам оперативное и качественное выполнение заказов. Быстрая доставка по Москве и области. Доставка транспортными компаниями по всей России.

Индивидуальный подход к каждому клиенту. Ни одно пожелание не останется незамеченным.

Чтобы сделать заказ в нашем магазине, свяжитесь с нами по многоканальному телефону
+7 (495) 150-52-00

Журнал регистрации служебных записок

Войти через социальные сети

Главная / Журналы / Секретарское дело / Статьи
«СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО» № 08/2014

Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала

Обязательна ли регистрация докладных и объяснительных записок?

В соответствии с п. 139.2 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения, независимо от способа их создания, передачи или доставки.

Регистрация внутренних документов осуществляется централизованно, в службе ДОУ (п. 139.4 Инструкции по делопроизводству).

Децентрализованная система регистрации документов допускается только при территориальной разобщенности структурных подразделений или в тех случаях, когда речь идет о специфических видах документов (первичная и отчетная бухгалтерская документация, документация по материально-техническому снабжению и т.д.).

Таким образом, докладные и объяснительные записки подлежат обязательной регистрации в службе ДОУ. Хотелось бы обратить особое внимание на то обстоятельство, что если докладная записка является одним из документов, при помощи которых организация будет доказывать в суде правомочность своих действий (например, в делах по трудовым спорам), суд вправе поставить под сомнение подлинность документа и отклонить его рассмотрение, если он не будет зарегистрирована в порядке, установленном нормативными документами.

Как должна выглядеть форма журнала регистрации докладных (объяснительных) записок?

При разработке формы журнала регистрации докладных (объяснительных) записок можно использовать форму журнала регистрации исходящих и внутренних документов, приведенную в приложении 9 к Инструкции по делопроизводству, при необходимости дополнив ее нужными вам графами.

При незначительном объеме внутренних документов их регистрация может осуществляться в регистрационных формах исходящих документов (п.142.2.Инструкции по делопроизводству).

В соответствии с п. 139.9 Инструкции по делопроизводству журнальная форма регистрации ведется в организациях с небольшим объемом документооборота (до 600 документов в год).

Как правильно составить докладную записку о продлении срока исполнения документов, установленного руководителем организации?

Докладная записка о переносе (продлении) срока исполнения документа должна быть составлена исполнителем на имя должностного лица, установившего срок исполнения не менее чем за 5 дней до окончания срока исполнения документа. В ней необходимо кратко и четко изложить обстоятельства и привести аргументы, которые свидетельствуют о необходимости данного переноса (продления), а также предложить новый срок исполнения документа.

Ответы на остальные вопросы размещены в полной версии журнала
оформить подписку на журнал

Объяснительная записка — образец и правила заполнения

Если служебные или докладные записки составляют не все сотрудники организации, то образец объяснительной может потребоваться рано или поздно любому работнику. Каждая из этих видов служебной документации имеет определенное назначение информационно-справочного характера. Рассмотрим, какие из них лучше всего подходят для того или иного случая.

Докладная записка — образец объяснительной

Вид документа информационного или справочного назначения, адресованный уполномоченному лицу (начальнику отдела, руководителю предприятия) называют докладной. Законодательство не дает четкого определения, она предназначена для изложения выводов, предложений в целях побуждения руководителя к принятию решения.

Составляют докладную по инициативе сотрудника либо в соответствии с устным распоряжением руководителя . Чаще всего с ее помощью вносят предложения, связанные с улучшением технического оснащения на производстве, выражают несогласие с решением руководства, излагают свою позицию при конфликтах с коллегами.

Объяснительная записка образец

В основном тексте этого документа предполагается формулировка своей позиции и четкое изложение доводов по существу вопроса.

Различают следующие виды докладных:

  • Отчетные. Предполагают информирование об окончании работ или этапов, исполнении распоряжений;
  • Информационные. Составляются регулярно для изложения результатов, деталей, хода и методов выполнения работ;
  • Инициативные. Содержат предложения, рекомендации.

Докладная записка образец

Документ может быть внешним или внутренним в зависимости от адресата.

Внешний адресован руководителю вышестоящей организации. Для составления используют общий бланк предприятия. Согласно примеру, докладная записка состоит из нижеследующих элементов:

  • название учреждения;
  • дата;
  • индекс;
  • адрес оформления;
  • данные адресата;
  • заголовок к теме докладной;
  • изложенный текст;
  • подпись руководящего лица;
  • ФИО исполнителя с указанием контактного телефона.

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей

Внутренний документ составляют на имя главы организации, для оформления используют обычный лист. Он содержит следующие элементы:

  • обозначение отдела;
  • наименование записки;
  • дата и регистрационный номер;
  • заголовок;
  • текст;
  • ФИО адресата;
  • подпись, фамилия, инициалы, должность составителя.

Одним из видов внутренних документов является докладная о ненадлежащем исполнении либо невыполнении работником обязанностей. Она предназначена для информирования руководства и включает предложение о назначении сотруднику дисциплинарного взыскания.

Служебная записка — пример написания и журнал учета

Это документ информационного характера, используется для взаимодействия горизонтальных (не подчиненных друг другу) объектов управленческой структуры в целях решения вопросов, касающихся их компетенции. Как составить служебную записку?

В общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) этот вид не предусмотрен. При этом его используют в целях производственного назначения:

  • для запроса сведений;
  • при выдаче инструкций;
  • в качестве сопроводительного документа;
  • как информационное письмо.

Форма служебной записки. В тексте описывают, что послужило причиной его оформления — просьба, заявка, предложение. Может отображаться информация о проведенных встречах, кадровых перемещениях, изменениях в работе организации и ее подразделений. Документ также может содержать сведения для службы охраны о работающих в выходные дни с целью их допуска в помещение компании.

За трудовые успехи сотрудников могут поощрить денежной премией, ценным подарком, званием, грамотой. Для этого начальник отдела, профсоюз или коллектив оформляет записку.

Служебная записка на премию

В законодательстве отсутствуют строгие требования по оформлению служебной. Однако образец заполнения схож по форме с докладной, он может быть разработан и составлен непосредственно в организации с учетом специфики предприятия.

В целях контроля документации заводят журнал регистрации. Он может содержать данные о регистрационном номере, дате, наименовании или кратком содержании, должностном лице, подписавшем документ.

Журнал регистрации служебных записок образец

Помимо журнального предусмотрен карточный или автоматический учет.

Форма объяснительной записки

Этот документ используют для пояснения обстоятельств событий и фактов. Составляет работник предприятия на имя вышестоящего должностного лица.

Подразумевается написание от руки в одном экземпляре на обычном бумажном листе на имя затребовавшего документ. В некоторых организациях предусмотрен набор на компьютере. Правила оформления объяснительной на законодательном уровне не закреплено, тем не менее, существуют типовые образцы заполнения. Составленная не по форме, действительна.

Согласно ТК РФ (ст. 193), прежде чем применять к сотруднику взыскание, с него должна быть затребована объяснительная об обстоятельствах и причинах совершенных действий.

Записку составляет сотрудник либо структурное подразделение.

Журнал регистрации исходящих документов

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто.

Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции.

Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц.

Требования к заполнению

Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе два части: обложку и страницы. На обложке написаны название, дата начала и окончания ведения (вторую удобно проставлять при завершении документа), наименование организации, другие основные реквизиты. Основная часть должна:

  • Быть представлена одинаковыми страницами (даны в прикрепленном бланке и образце журнала).
  • Прошиваться. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах. Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки.
  • Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована.
  • Завершаться визой руководства. В конце количество страниц считается, сверяется. На самой последней странице документа – оборотной части обложки – проставляется количество страниц. Руководитель организации здесь же ставит свою подпись, печать.

В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа. Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры.

Хранится документ 3 года (если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда), а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа. Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают. Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов.

Какие данные указывать при заполнении

Журнал устроен достаточно просто: обложка плюс таблица. Последняя представлена графами, в которых должны быть указаны:

  • Дата документа. Исходящие письма принято располагать в хронологическом порядке. Это значительно упрощает поиск деловой переписки. Датой считается день подписания.
  • Регистрационный номер исходящей документации. Первый исходящий документ с начала журнала – 1, второй – 2 и т.д. Обычно документ ведется с начала календарного года, как и начинаются регистрационные номера.
  • Адресат.
  • Краткое содержание. Это может быть название и номер документа или просто вопрос, по которому ведется переписка. На практике часто выходит, что письма маленького объема (в несколько строк) могут вообще не иметь наименования. Тогда это графа остается пустой.
  • Кем подписана исходящая бумага.
  • Исполнитель.
  • Отметка о направлении копии исходящего письма в дело.
  • Сведения об отправке документа. Здесь записываются данные, которые не подпадают под категорию других граф, но необходимы для ориентировки в журнале.

Каждое исходящее деловое письмо должно быть описано в собственной строке. Если к заполняющему документ работнику поступает сразу несколько писем, то регистрировать их следует по убыванию значимости. Номер и дата каждой бумаги располагается в отдельной строке.

Заполнение журнала в электронном виде неприемлемо, так как в нем должен расписываться исполнитель, ставится отметка о прикреплении копии документа в дело и пр. Ошибки также нежелательны. Но если была указана неверная информация, то следует ее зачеркнуть одной чертой, а верную подписать рядом, с припиской «Исправленному верить» и подписью руководителя (либо другого ответственного за заполнение журнала лица).

Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации. Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой.

Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен. Время на оформление увеличится. Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации.

Виды пересылаемых документов

Заноситься в журнал регистрации исходящих документов может множество разнообразных бумаг. Например:

Хотя журнал регистрации исходящих документов и не относится к документам строгой отчетности, он бывает полезен в организациях, где ведется деловая переписка, требующая учета и контроля.

Сколько хранить

Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы. Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения.

Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.

Видео (кликните для воспроизведения).

Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил. По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов. В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет. На обложку журнала в этом случае наносят отметку. Главное – избежать путаницы.

Источники


  1. Пивоваров, Ю.С. История судебных учреждений России / Ю.С. Пивоваров. — М.: ИНИОН РАН, 2015. — 222 c.

  2. Корпоративное право. Актуальные проблемы. — М.: Инфотропик Медиа, 2015. — 242 c.

  3. Институт истории естествознания и техники им. С. И. Вавилова. Годичная научная конференция. Том 2. История химико-биологических наук. История наук о земле. Проблемы экологии. История техники и технических наук. — М.: Ленанд, 2013. — 440 c.
  4. Котенев А. А., Лекарев С. В. Современный энциклопедический словарь по безопасности. Секьюрити; Ягуар — М., 2013. — 504 c.

Журнал регистрации служебных записок

Оценка 5 проголосовавших: 1

Имею высшее образование по специальности: юрист по финансово-правовому профилю. Мой стаж работы в юридической компании составляет  12 лет. Очень рад Вас видеть на своем сайте!

Журнал регистрации исходящих документов. Образец, бланк 2021

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала регистрации исходящих документов .docСкачать образец журнала регистрации исходящих документов .doc

Значение

Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции.

Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц.

Требования к заполнению

Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе две части: обложку и страницы. На обложке написаны: название, дата начала и окончания ведения (вторую удобно проставлять при завершении документа), наименование организации, другие основные реквизиты. Основная часть должна:

  • Быть представлена одинаковыми страницами (даны в прикрепленном бланке и образце журнала).
  • Прошиваться. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах. Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки.
  • Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована.
  • Завершаться визой руководства. В конце количество страниц считается, сверяется. На самой последней странице документа – оборотной части обложки – проставляется количество страниц. Руководитель организации здесь же ставит свою подпись, печать.

В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа. Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры.

Хранится документ 3 года (если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда), а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа. Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают. Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов.

Какие данные указывать при заполнении

Журнал устроен достаточно просто: обложка плюс таблица. Последняя представлена графами, в которых должны быть указаны:

  • Дата документа. Исходящие письма принято располагать в хронологическом порядке. Это значительно упрощает поиск деловой переписки. Датой считается день подписания.
  • Регистрационный номер исходящей документации. Первый исходящий документ с начала журнала – 1, второй – 2 и т.д. Обычно документ ведется с начала календарного года, как и начинаются регистрационные номера.
  • Адресат.
  • Краткое содержание. Это может быть название и номер документа или просто вопрос, по которому ведется переписка. На практике часто выходит, что письма маленького объема (в несколько строк) могут вообще не иметь наименования. Тогда это графа остается пустой.
  • Кем подписана исходящая бумага.
  • Исполнитель.
  • Отметка о направлении копии исходящего письма в дело.
  • Сведения об отправке документа. Здесь записываются данные, которые не подпадают под категорию других граф, но необходимы для ориентировки в журнале.

Каждое исходящее деловое письмо должно быть описано в собственной строке. Если к заполняющему документ работнику поступает сразу несколько писем, то регистрировать их следует по убыванию значимости. Номер и дата каждой бумаги располагается в отдельной строке.

Заполнение журнала в электронном виде неприемлемо, так как в нем должен расписываться исполнитель, ставится отметка о прикреплении копии документа в дело и пр. Ошибки также нежелательны. Но если была указана неверная информация, то следует ее зачеркнуть одной чертой, а верную подписать рядом, с припиской «Исправленному верить» и подписью руководителя (либо другого ответственного за заполнение журнала лица).

Вариации

Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации. Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой.

Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен. Время на оформление увеличится. Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации.

Виды пересылаемых документов

Заноситься в журнал регистрации исходящих документов может множество разнообразных бумаг. Например:

  • справки;
  • акты;
  • запросы;
  • телеграммы;
  • переводы;
  • заявки и пр.

Хотя журнал регистрации исходящих документов и не относится к документам строгой отчетности, он бывает полезен в организациях, где ведется деловая переписка, требующая учета и контроля.

Сколько хранить

Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы. Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения.

Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.

Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил. По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов. В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет. На обложку журнала в этом случае наносят отметку. Главное – избежать путаницы.

Автоматизация процесса управления служебными записками | Заявка Awards

На текущий момент в системе DIRECTUM регистрируется порядка 10 тысяч служебных записок в месяц. Каждая служебная записка должна быть подписана руководителем и зарегистрирована в канцелярском журнале в системе DIRECTUM. Большая нагрузка по регистрации и оформлению служебных записок в системе ложится на секретарей.

Текущая ситуация

Чтобы направить в подразделение корпорации  служебную записку, требуется: сформировать текст документа,  зарегистрировать служебную записку, внести в текст документа регистрационный номер и дату регистрации, распечатать документ, получить подпись руководителя подразделения, отсканировать документ в файл в ОС, занести документ в систему, прикрепить его к РКК и отправить задачу. 

Порядок действий может варьироваться в разных подразделениях и в зависимости от типа служебной записки, но такая схема в любом случае имеет следующие недостатки:

  • Создается или печатается экземпляр документа на бумажном носителе
  • Необходимость рукописной подписи руководителя
  • Необходимость сканирования служебной записки
  • Поиск сканированных документов не может быть произведен по содержанию документа
  • Множество этапов перемещения документа между руководителем и секретарем
  • Регистрацией документов, как правило, занимается только секретарь руководителя подразделения
  • Множество атомарных действий секретаря, что чревато ошибками

Задача

Требуется разработать модуль в DIRECTUM, который позволял бы упростить процесс подготовки и отправки служебной записки, избежать её печати и сканирования на этапе подписания руководителем, регистрировать служебную записку без участия секретаря и формировать служебные записки на основе шаблонов документов.

Проблематика

Для реализации такого модуля нужно решить следующие проблемы:

  • Пользователи, которые будут использовать этот модуль должны иметь права на канцелярские справочники и права на регистрацию карточек РКК. При этом, они не должны иметь доступа к журналам регистрации, которые ведет секретарь, так как там может содержаться конфиденциальная информация.
  • Требуется выбрать формат документа, в котором он будет формироваться. Формат должен поддерживать отображение форматированных данных, таких как таблицы, изображения, заголовки параграфы и т.д. Должна быть возможность программной вставки в “скелет” служебной записки соответствующих частей документа и возможность редактировать пользователем документ такого формата в распространенном приложении редакторе.
  • Требуется разработать механизм шаблонов служебных записок. Шаблоны могут определять, как текст служебной записки, так и параметры рассылки: с кем нужно согласовать и на кого направить на ознакомление. Если шаблон определяет текст документа, то у пользователя должны запрашиваться параметры шаблона и текст служебной записки должен заполнятся на основе заполненных параметров.
  • Чтобы пользователь имел представление о том, какой вид примет готовый документ, особенно в случае формирования его из шаблона, требуется реализовать возможность предпросмотра документа до его регистрации и сохранения в системе.
  • Модуль должен автоматизировать действия с документом, которые следует произвести после его создания и регистрации: подписание документа ЭП и отправка задач на согласование и ознакомление.

Описание решения

Реализованный модуль состоит из сценария, запускающего процесс создания служебной записки, диалогов и справочников, участвующих в заполнении данных перед регистрацией. Сценарий размещен в предопределенной папке в системе DIRECTUM и доступен пользователям на запуск.

Отдельные журналы регистрации

Принято решение для автоматической регистрации служебных записок создать отдельные журналы для каждого места регистрации. У этих журналов будет установлен признак “Упрощенная регистрация”.

При запуске сценария проверяется, к каким журналам с признаком “Упрощенная регистрация” текущий пользователь имеет доступ. Если таких больше 1, то пользователю предоставляется выбор журнала. Такая ситуация возможна, если секретарь работает с несколькими местами регистрации. Фильтрация журналов по признаку “Упрощенная регистрация” уменьшит количество ошибок, связанных с выбором журнала, упростит сам выбор и не даст регистрировать в журналах секретаря.

Для ограничения просмотра журналов секретаря, пользователям будут устанавливаться фильтраторы, ограничивающие ему доступ к журналам регистрации.

Диалог формирования служебной записки

После выбора системой или пользователем журнала, на экране отображается диалог формирования служебной записки. Диалог визуально разделен на 2 части.

Левая часть диалога отвечает за заполнение реквизитов карточки РКК, выбор шаблона служебной записки и заполнение текста служебной записки.

Правая часть содержит табличные части, в которых указываются участники задач: с кем согласовать, кому отправить на ознакомление, кому следует передать документ на бумаге. Табличная часть “Согласующие” доступна только на просмотр, а на основе табличной части “Список рассылки”, заполняется реквизит “Адресаты (в документе)” информацией о работниках в дательном падеже. В дальнейшем текст из этого поля попадает в текст документа. Должность в дательном падеже берется из системы “Кадры”, а склонение фамилии производится с помощью функций для поддержки склонений.

С помощью линка “Заполнить”, пользователь может заполнить список рассылки предопределенным списком работников, на основе подразделения, общих списков работников или личного списка. При этом, в поле “Адресаты (в документе)” будет добавлена информация, кому предназначен документ. Например, если пользователь заполняет список рассылки из предопределенного списка “Цехи и отделы”, то в поле “Адресаты (в документе)” будет добавлена строчка “Цехам и отделам”.

Поле “Адресаты (в документе)” доступно пользователю на изменение, а его содержание переносится в текст документа в то место, где указываются адресаты, кому документ предназначен.

Формат и структура документа

В качестве формата документа был выбран RTF формат. Это текстовый формат, который поддерживает таблицы и изображения, а так же форматированный текст. Документ формата RTF может быть отредактирован в приложении MS Word, что означает, что у абсолютного большинства пользователей есть инструмент его просмотра и редактирования, а так же, что этот документ может быть распечатан со штампом ЭП. Также, в системе DIRECTUM существует набор стандартных функций по генерации форматированного RTF текста и таблиц. В отличие от бинарного формата Doc и текстовых зашифрованных Docx и PDF, RTF документ можно редактировать как текстовый документ, что позволяет создать “скелет” служебной записки, в котором тегами разметить места вставки частей документа и при формировании документа простой заменой вставлять части текста документа вместо соответствующих тегов.

Создан “скелет” служебной записки, в который будут вставляться: текст документа, заголовок, данные исполнителя, список ознакомления, список согласующих, подписант, регистрационный номер и дата регистрации.

Шаблоны документов, и их события

На форме диалога расположен реквизит “Шаблон документа”. С его помощью из справочника “Шаблоны регистрируемых документов” можно выбрать запись, которая определяет: с кем требуется согласовать документ, кому направить на ознакомление и как формировать текст служебной записки. В шаблоне служебной записки может быть предопределен заголовок документа. Существует настройка, скрывающая реквизит “Текст документа” на форме основного диалога. В табличной части “Параметры формирования текста” можно указать набор параметров, запрашиваемых у пользователя при выборе шаблона. При необходимости, пользователь может перезаполнить параметры, нажав на кнопку “Параметры” на форме основного диалога.

Существует возможность определить 3 события, на языке ISBL: “Заполнение параметров”, “Заполнение списка согласующих” и “Генерация текста”. Событие “Заполнение параметров” выполняется каждый раз после заполнения параметров. Оно позволяет вывести специализированный диалог запроса параметров и обработать результаты ввода параметров. Событие “Заполнение списка согласующих” позволяет программно добавить каких-либо согласующих в соответствующую таблицу на форме диалога. Событие “Генерация текста” позволяет переопределить текст в документе, согласно логике, заложенной в шаблон и исходя из параметров, заполненных пользователем.

Предпросмотр документа

Служебная записка может формироваться по шаблону. Пользователь заполняет параметры шаблона, но не видит результат. Чтобы пользователь имел представление о содержании документа до того, как зарегистрирует и сформирует документ, реализован функционал предпросмотра документа. На форме диалога расположена кнопка “Предпросмотр”, нажав на которую система генерирует текст документа в RTF формате, преобразует его в PDF формат с помощью приложения MS Word и открывает на экране пользователя. В отличие от результирующего текста, в предпросмотре не заполнены регистрационный номер и дата регистрации.

Автоматизация действий после регистрации

На форме диалога группе “Что делать после регистрации” размещены галочки: “Открыть РКК”, “Открыть документ”, “Подписать документ” и “Запускать задачу в фоновом режиме”, определяющие дальнейшее поведение сценария.

 После того, как реквизиты и параметры заполнены, пользователь может нажать кнопку “Создать и зарегистрировать документ”. Сценарий зарегистрирует карточку РКК, создаст и заполнит электронный документ служебную записку.

  • Если была отмечена галочка “Открыть РКК”, то пользователю будет открыта форма карточки РКК.
  • Если отмечена галочка “Открыть документ”, то пользователю будет открыт на изменение текст документа.
  • Если будет отмечена галочка “Подписать документ”, то система откроет диалог подписания созданного документа.
  • Если не будет отмечена галочка “Запускать задачу в фоновом режиме”, то, если требуется запустить задачу, будет отображена форма задачи с выбранным типовым маршрутом. Если галочка отмечена, то задача будет запущена автоматически без дополнительных диалоговых окон

Значения галочек для пользователя запоминаются и ему не требуется их устанавливать каждый раз.

Сценарий автоматически определяет, по какому маршруту отправить задачу. После этапа подписания документа, пользователь, чья подпись установлена на документ, исключается из списка согласующих.

Такое поведение обусловлено тем, что использовать этот механизм может и сам руководитель подразделения. Он может поставить ЭП на документ сразу после его формирования и тогда не требуется отправлять этому же руководителю задание на согласование.

Если после этой обработки список согласующих не пуст, то задача отправляется по маршруту “Согласование служебных записок”. В противном случае, если не пуст список рассылки, то задача запускается по маршруту “Ознакомление с документом”. Если не пуст только список “по местонахождению”, то задача запускается по маршруту “Передача входящих документов секретарям”.

Сложные маршруты согласования служебных записок

Доработан маршрут согласования служебных записок. Теперь он поддерживает поэтапное согласование. В рамках одного этапа согласование идет параллельно, а этапы идут друг за другом последовательно. При заполнении списка согласующих, каждому присваивается номер этапа, тем самым определяется тот порядок в котором требуется согласовать документ. При отправке на доработку с одного из этапов, задача не идет на следующий этап, а возвращается инициатору. После доработки, он может отправить на согласование повторно, откорректировав список согласующих и их этапы согласования.

После согласования всеми участниками задачи, маршрут проверяет список рассылки в карточке РКК и запущена ли задача с этой карточкой на ознакомление и если список не пуст, и задача не найдена, предлагает отправить задачу на ознакомление.

Примеры реализации шаблонов

Механизм шаблонов позволяет автоматизировать отправку некоторых типов служебных записок буквально до нескольких кликов. Например, что бы отправить служебную записку на подключение к информационным системам, требуется запустить сценарий, выбрать соответствующий шаблон, заполнить параметры: отметить галочками системы и выбрать работника, которого нужно подключить. Далее, нажать на кнопку “Создать и зарегистрировать документ” и задача на согласование будет отправлена. Шаблон самостоятельно подготовит заголовок, текст, список рассылки и список согласующих, а все остальные реквизиты заполнятся автоматически или их значения будут запомнены и  заполнены с предыдущего раза.

 

Заполнение шаблона “На подключение к информационным системам”

 

Заполнение шаблона “На предоставление (отзыв) электронного ключа подписи для использования в СЭД”.
Если при заполнении параметров шаблона пользователь ставит галочку “Согласование с руководителем АГД”, то в список согласующих добавляется руководитель аппарата генерального директора.

 

Заполнение шаблона “Произвольная СЗ с предварительным согласованием”. Так как список согласующих закрыт от изменения, разработан шаблон, позволяющий добавить согласующего и направить на него служебную записку с произвольным текстом.

Выводы и планы

На текущий момент данный модуль находится на этапе внедрения. 

Его внедрение позволит существенно упростить работу со служебными записками, сократить время их оформления и уменьшить расходы на бумагу, так как не требуется ставить подпись на бумажном носителе, а так же, улучшить систему полнотекстового поиска, так как документы изначально будут размещены в DIRECTUM в текстовом формате.

На данный момент разработано 5 шаблонов документов. При необходимости или по запросу других подразделений будут разрабатываться новые шаблоны служебных записок.

Состав участников.

Исполнители:

Колесов А.Д. Разработка проектных решений.

Тарасов М.В. Разработка программной части.

Максимова Т.В., Светлолобова Е.О., Андреева Л.С., Туктарова А.В. Внедрение и сопровождение.

Служебная записка 2021 — образец написания

В каких случаях составляется и кем

В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку. Они бывают:

  1. Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
  2. Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
  3. Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.

Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя.

Требования к документу

В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.

Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.

Важные особенности и формулировки

В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам. Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 13.09.2019, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».

Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом.

Пошаговое составление

Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:

  1. Сотрудник создает служебку.
  2. Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами — со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
  3. Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
  4. Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, отдает поручения, если они необходимы.
  5. Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.

Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.

Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора составляет служебку на имя руководителя учреждения. Допустим, ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования. При прочтении директор поставит резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска. Вот пример, как пишется служебная записка: «Прошу разрешить ООО «Спортивный инвентарь» доступ на территорию школы 2 сентября 2020 года в 14-00. Это необходимо для подписания договора поставки спортивного инвентаря, который необходим для подготовки к соревнованиям».

Пример написания служебной записки для бюджетной организации

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

И.И. Иванову

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

«02» сентября 2020 г.

В связи с подготовкой к городским соревнованиям по конкуру прошу предоставить доступ в тренировочные секции школьной команде по конкуру в составе:

  1. Аллюрова А.А., 10-А класс.
  2. Галопов Г.Г., 9-Б класс.
  3. Рысьев Р.Р., 10-Б класс.

Преподаватель верховой езды

П.П. Петров

Образец служебной записки «Довожу до вашего сведения»

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

И.И. Иванову

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

«02» сентября 2020 г.

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям. Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь.

При попытке выяснить причины случившегося оказалось, что Сидоров С.С. находился в курительной комнате, где смотрел видеоролики про лошадей, а про важную лекцию он забыл.

Прошу применить к Сидорову С.С. взыскание в виде выговора.

Преподаватель верховой езды

П.П. Петров

Как и сколько хранить

Документы в организации, законченные делопроизводством, помещаются в архив на разные сроки хранения в зависимости от их вида и типа. В 2020 г. актуальным остается перечень видов документов с указанием сроков хранения из Приказа Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 с изменениями от 16.02.2016.

Объяснительные, докладные и другие служебные записки хранятся вместе с другими документами, образующимися в процессе деятельности государственных организаций, — перепиской, актами, заявками о выдаче пропусков, заявлениями об утере удостоверений и др. Срок хранения их в архиве — 5 лет.

Журналы регистрации

Журналы регистрации

Журналы регистрации и учета

В данном разделе Вы можете скачать образцы журналов регистрации применяемых для учета различных документов.

Журнал учета и регистрации трудовых книжек Скачать
Журнал регистрции приказов по основной деятельности Скачать
Журнал регистрции приказов по кадрам Скачать
Журнал регистрции личных дел работников Скачать
Журнал регистрации трудовых договоров Скачать
Журнал регистрации приказов по личному составу Скачать
Журнал регистрации исходящей корреспонденции Скачать
Журнал регистрации входящей корреспонденции Скачать
Журнал регистрации актов, составляемых кадровой службой Скачать



Папки хранения

  • Входящей корреспонденции
  • Исходящей корреспонденции
  • Трудовых договоров и приложений к ним
  • Личных дел уволенных работников
  • Приказов Л\С
  • Приказов ОД
  • Приказов К
  • Табелей учета рабочего времени и листов временной нетрудоспособности
  • Служебных записок и докладных (внутренняя документация организации)
  • Актов (об отсутствии на рабочем месте, об отказе прохождения медицинского освидетельствования и так далее)
  • Личных карточек Т-2

Папки личных дел работников на каждого персонально

  • Копии Приказа на прием на работу и Заявления на прием\Копия Приказа на перевод+ основание
  • Заявление на вычет МЗП (если рабочее место является основным и единственным официальным источником дохода)
  • Копия: Документ, удостоверяющий личность
  • Оригинал: Справка о месте прописки (+ Указание адреса фактического адреса проживания)
  • Копия: Договор с пенсионным фондом\ выписка из ГЦВП о наличии регистрации
  • Оригинал: Справка об отсутствии судимости (если предусмотрено в организации)
  • Оригинал: Медицинская справка формы 086-у
  • Копии: СИК, РНН (если предусмотрено в организации)
  • Копия: Документ о воинском учете мужской половины сотрудников
  • Фото 3х4 (размер фото исключительно индивидуален и зависит от требований в организации)

Пример эффективной памятки

| UMGC

Дата: Дата напоминания (пример: 1 января 2010 г.)

Кому: Лицо (а), которому адресована служебная записка (примеры: Джеймс Браун, директор по связям с общественностью или Департамент недвижимости и судебных споров)

cc: Имя другого лица, получившего копию

От: Автор служебной записки, обычно сопровождаемый его / ее инициалами, написанными от руки

Subject: or Re: Краткое изложение темы памятки (пример: участие в программе New Benefits Program)

Получатели записок часто читают их в спешке, поэтому это помогает писать короткие предложения и абзацы.Также важно четко объяснить причину памятки в первом абзаце. Например, если эта памятка информирует сотрудников о том, что они должны зарегистрироваться в новой программе льгот, первый абзац будет объяснять, что организация решила внедрить новую программу страхования и что все сотрудники должны зарегистрироваться в течение следующих тридцати дней.

Следующие параграфы (если они есть) будут включать любую сопроводительную или подтверждающую информацию. В модели меморандума о зачислении на льготы второй абзац может объяснять причину (ы) изменения льгот и информировать читателей о том, как эти изменения могут (или не могут) повлиять на них.

В последнем абзаце памятки должны быть четко указаны конкретные действия, которые читатели должны предпринять. Этот последний абзац может информировать получателей о том, что они могут зарегистрироваться лично, по почте или через Интернет, и включать конкретную информацию о том, где и как регистрироваться (расположение офисов, адреса, URL-адреса и т. Д.). Это также напомнит читателям о крайнем сроке, а также перечислит контактную информацию специалистов по льготам на случай, если у сотрудников возникнут вопросы или проблемы. Наконец, это подчеркнет преимущества или положительный результат изменений в политике.

Вложения: Если вы включаете отчеты, диаграммы или другую сопроводительную информацию, всегда указывайте это внизу страницы.

Уведомление о появлении меморандума о политике

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ: 20 января 2021 года исполняющий обязанности министра внутренней безопасности Дэвид Пекоске выпустил меморандум о пересмотре и промежуточном пересмотре политики и приоритетов гражданского иммиграционного контроля и высылки (PDF). Этот меморандум отменил следующий меморандум о политике в отношении уведомлений о публикации (NTA) 2018:

  • ПМ-602-0050.1 Обновленное руководство по передаче дел и выдаче уведомлений о явке (NTA) в делах, касающихся неприемлемых и депортируемых иностранцев; и
  • PM-602-0161 Руководство по перенаправлению дел и выдаче уведомлений о явке (NTA) при обработке дела, связанного с информацией, представленной запросчиком отложенного действия для прибытия детей (DACA) в связи с запросом DACA или связанным с DACA Запрос на получение льгот (в прошлом или на рассмотрении) или прекращение действия DACA.

В соответствии с меморандумом DHS, USCIS прекратила применение меморандума о политике 2018 г.20, 2021. USCIS выпустит руководство с дополнительными деталями и информацией.

Уведомление о появлении (NTA) Политический меморандум (PM) (PDF, 599,37 КБ) с указанием того, когда USCIS может выдавать форму I-862 «Уведомление о появлении».

NTA – это документ, который предписывает человеку явиться к иммиграционному судье. Это первый шаг к началу судебного разбирательства против них.

С 1 октября 2018 года USCIS может выдавать NTA по отклоненным заявкам, влияющим на статус, включая форму I-485, заявку на регистрацию постоянного места жительства или корректировку статуса и форму I-539, заявку на продление / изменение неиммиграционного статуса.

Начиная с 19 ноября 2018 года USCIS также может выдавать NTA на основании отказов в заполнении форм I-914 / I-914A, заявлений на получение неиммиграционного статуса T; I-918 / I-918 Петиции о неиммиграционном статусе U; Петиция I-360 для американцев, вдов (вдовцов) или особых иммигрантов (петиции о насилии в отношении женщин по закону о насилии в отношении женщин и петиции для несовершеннолетних иммигрантов); Форма I-929, Петиция для квалифицированного члена семьи неиммигранта U-1; I-730 Относительные петиции для беженцев / лиц, получивших убежище; и I-485 Заявления о регистрации постоянного места жительства или изменения статуса с этими базовыми типами форм.

USCIS не будет выполнять меморандум о политике NTA от 28 июня 2018 года в отношении петиций о приеме на работу в настоящее время. Существующие инструкции для этих типов дел останутся в силе.

USCIS будет рассылать письма с отказом для влияющих на статус заявлений, петиций и запросов на получение льгот, которые гарантируют, что соискателям льгот будет предоставлено надлежащее уведомление, когда их запрос на получение льготы будет отклонен. Если заявители, бенефициары или лица, подавшие петицию, больше не находятся в периоде разрешенного пребывания и не выезжают из Соединенных Штатов, USCIS может выдать NTA.USCIS предоставит подробную информацию о том, как люди могут просматривать информацию о периоде разрешенного пребывания, проверять соответствие поездки или подтверждать выезд из США.

Если люди больше не находятся в периоде разрешенного пребывания и не покидают Соединенные Штаты, USCIS может выдать NTA. USCIS продолжит рассылку писем с отказом в этих запросах на льготы, чтобы обеспечить надлежащее уведомление о периоде разрешенного пребывания, проверке соблюдения правил поездки или подтверждении выезда из США.

Мы продолжим уделять первоочередное внимание делам лиц с уголовным прошлым, мошенничеством или проблемами национальной безопасности и будем продолжать использовать наше усмотрение при выдаче NTA по этим типам дел.

USCIS провела открытую телеконференцию в четверг, 27 сентября, и представила обзор премьер-министра и ответила на заранее заданные вопросы. Вопросы и ответы, а также обзор телеконференции доступны в сценарии руководства по обновлению политики USCIS Teleconference Notice to Appear (NTA) (PDF, 3.52 МБ) размещены в Электронном читальном зале.

Служба гражданства и иммиграции

USCIS провела открытую телеконференцию в четверг, 15 ноября, и представила обзор новых затронутых категорий и ответила на заранее заданные вопросы. Замечания по телеконференции, а также вопросы и ответы доступны в Электронном читальном зале.

Фон

Обновленная политика влияет на следующие категории случаев, когда лицо может быть удалено:

  • Случаи, когда мошенничество или введение в заблуждение подтверждены, и / или случаи, когда есть доказательства злоупотребления лицом какой-либо программой, связанной с получением общественных благ.USCIS выдаст NTA в этих случаях, даже если в этом случае отказано по причинам, отличным от мошенничества.
  • Уголовные дела, по которым физическое лицо обвиняется (или осуждено) в совершении уголовного преступления или совершает действия, влекущие за собой уголовное преступление, даже если преступное поведение не являлось основанием для отказа или основанием для устранения. USCIS, если того требуют обстоятельства, будет передавать дела в ICE без выдачи NTA или рассмотрения иммиграционных льгот.
  • Случаи, когда USCIS отклонил форму N-400, Заявление о натурализации, по уважительным причинам моральных качеств из-за уголовного преступления.
  • Случаи, когда физическое лицо будет незаконно находиться в Соединенных Штатах, когда USCIS отклоняет петицию или заявку.

PM не изменил политику USCIS для следующих категорий:

  • Дела, связанные с проблемами национальной безопасности;
  • Случаи, когда выдача NTA требуется законом или нормативным актом;
  • случаев временного защищенного статуса (TPS), за исключением случаев, когда после применения нормативных положений TPS отказ или отказ от TPS приводит к тому, что лицо не имеет другого законного иммиграционного статуса;
  • Случаи, связанные с отложенными действиями для получателей и лиц, прибывающих в детство (DACA), при (1) обработке первоначального или продленного запроса DACA или запроса на получение льгот, связанных с DACA, или (2) обработки получателя DACA для возможного прекращения DACA; и
  • заявителей SIJ в возрасте от 18 до 20 лет, подавших судебные постановления, вынесенные в соответствии с разделом 1510.1 (а) Калифорнийского кодекса о наследстве и впоследствии им было отказано, поскольку суд не обладал компетентной юрисдикцией в отношении их ухода и опеки из-за их возраста.

Персонал

8 декабря 2020 года Совет управляющих принял Политику ACD – Недискриминация и гендерная идентичность (студенты). Эта политика вступает в силу немедленно и усиливает приверженность Tucson Unified политике недискриминации в отношении гендерного самовыражения учащегося.

С целью распознавания гендерной идентичности учащегося ключевым положением этой новой политики является то, что учащийся может запросить изменение своего имени и / или пола в том виде, в котором они отображаются в Synergy, без какой-либо дополнительной документации или разрешений.

В соответствии с политикой, учащийся (если он моложе 18 лет) будет проинформирован о том, что его родитель / опекун будет проинформирован о внесении изменений в запись об образовании.

Поскольку Zoom фиксирует имена учащихся из Synergy, эта политика направлена ​​на то, чтобы дать учащемуся право изменить свое отображаемое имя в Zoom, чтобы оно соответствовало их гендерной идентичности. Это позволит избежать так называемых «мертвых имен», которые не отражают гендерное выражение ученика, и избавит учителя от необходимости изменять его для каждого сеанса Zoom.

Создана форма для учеников, чтобы запросить изменение (ACD-E1) и необходимое уведомление для родителей / опекунов. А пока помните, что эта политика требует, чтобы школьные сотрудники немедленно обращались к учащемуся в соответствии с их заявленной гендерной идентичностью.

Полную политику можно увидеть здесь: Политика ACD.

Вот процесс:

  1. Запросы учащихся на изменение демографической информации, включая отображаемое имя Zoom и / или пол, будут переданы контактному лицу школы или в офис, назначенный директором.(Процесс обработки запросов родителей на изменение демографической информации не изменился).
  2. Форма ACD-E1 будет предоставлена ​​студенту.
  3. Заполненная форма будет отправлена ​​команде Synergy по электронной почте [email protected] с копией на [email protected]
  4. После того, как изменение будет внесено, команда Synergy отправит подтверждающее электронное письмо школьному контактному лицу с напоминанием для школьного контактного лица, чтобы сообщить родителю / опекуну о том, что изменение было внесено (требование в соответствии с политикой ACD).Предлагаемый шаблон для уведомления (которое может быть отправлено по электронной почте) родителю / опекуну выглядит следующим образом:

    Уважаемый родитель / опекун:

    Сообщаем вам, что [СТУДЕНТ] сделал запрос в соответствии с Политикой Совета управляющих ACD на изменение демографической информации в документации об образовании учащегося. Запрошенные изменения: [имя] [пол].

    Политика

    ACD требует, чтобы запись об учащемся была немедленно изменена, и чтобы вы, как родитель / опекун, были уведомлены о внесении такого изменения.

    Если у вас есть какие-либо вопросы, свяжитесь с [контактным лицом школы].

    С уважением,

  5. В соответствии с политикой, это изменит имя учащегося для школьных списков, Zoom, электронных школьных публикаций и корреспонденции учащемуся. Весь школьный персонал должен обращаться к ученику в соответствии с заявленными предпочтениями ученика.

Служба питания детей и взрослых, SD Департамент образования

Школы должны быть аккредитованы в соответствии с политикой Министерства образования, детские учреждения-интернаты должны соответствовать критериям лицензирования, а дома / центры дневного ухода за детьми должны быть зарегистрированы или иметь лицензию.Все местные агентства ежегодно обновляют соглашение и заявление о политике в отношении питания. После подачи точных и своевременных претензий / заказов в CANS, агентства получают федеральное возмещение расходов на питание, закуски и / или товары в зависимости от участия.

Отказ от требований Министерства сельского хозяйства США, руководство и информация – 1 июля 2021 г. – 30 июня 2022 г. Формы отказа для спонсорских агентств / органов школьного питания для SY2021-22
Информация о здоровье и безопасности пищевых продуктов
Информация
Руководство USDA
  • USDA Q&A COVID-19 Доставка еды для SFSP и SSO, версия 3-17-2020
  • Записка ФНС Министерства сельского хозяйства США SP08, SFSP04-2020: Обеспечение питания в рамках программы детского питания во время вспышек нового коронавируса Вопросы и ответы
  • Записка Министерства сельского хозяйства США (USDA FNS Memo) SP13, CACFP 07-2020, SFSP 06-2020: Общенациональные исключения для программы детского питания: вопросы и ответы
  • Записка ФНС Министерства сельского хозяйства США SP14, CACFP 08-2020, SFSP 07-2020: Питание в рамках программы детского питания во время новых вспышек коронавируса: вопросы и ответы # 3
  • USDA FNS Memo SP15, CACFP09, SFSP08-2020 Вопросы и ответы Служба питания CNP во время новой вспышки коронавируса, 21.04.2020
  • USDA FNS Memo SP 21, SP21-2020, CACFP12-2020, SFSP12-2020 Допустимые затраты во время COVID-19 Вопросы и ответы
  • Записка ФНС Министерства сельского хозяйства США SP24, CACFP13, SFSP13-2020: Вопросы и ответы для «Программ детского питания во время SY20-21 (# 5), 21.08.2020
  • SP25, CACFP14, SFSP14-2020: вопросы и ответы по общенациональному отказу от SFSP и расширению SSO
  • Записка FNS USDA SP01, CACFP01, SFSP01-2021 Вопросы и ответы, касающиеся общенационального отказа от прав на использование SFSP и SSO, 14.10.2020
  • Записка FNS USDA SP04, CACFP03, SFSP 03-2021 Q&A # 3 для общенациональных отказов от SFSP и продления SSO, 11.02.2020
  • Записка FNS USDA SP04, CACFP04, SFSP04-2021 Q&A # 4, относящаяся к общенациональным отказам от SFSP и SSO для SY20-21
  • Записка ФНС Министерства сельского хозяйства США CACFP 09-2021, SFSP 05-2021 Вопросы и ответы, касающиеся надзора, администрирования и отчетности в рамках программы детского питания во время COVID-19
  • USDA FNS Memo SP15, CACFP13, SFSP08-2021 Вопросы и ответы по работе CNP в SY21-22, 11.06.2021
  • Записка ФНС Министерства сельского хозяйства США SP16-2021, CACFP 14-2021 Ранее выпущенные вопросы и ответы, касающиеся работы программы детского питания, обновленная для учебного года 2021-2022, 14.07.2021
  • Записка ФНС USDA SP19-2021 Операции программы свежих фруктов и овощей на SY2021-2022 во время COVID-19, 9.08.2021
  • ЗАПИСЬ FNS USDA: SP 22-2021, CACFP 17-2021, SFSP 10-2021 ТЕМА: Вопросы и ответы по программам детского питания в 2021-2022 учебном году, Q&A # 2
  • USDA FNS MEMO SP23-2021, CACFP 18-2021: Вопросы и ответы для чрезвычайных закупок программ детского питания из-за сбоев в цепочке поставок, 15.10.2021
  • USDA FNS MEMO CACFP 02-2022: Гибкость CACFP во время сбоев в цепочке поставок COVID-19, 29.10.2021

Утвержденные отказы
USDA # НАИМЕНОВАНИЕ ОТКАЗА Затронутая программа Срок годности
71 Срок действия контракта FSMC на общенациональный отказ от прав на SY2021-22 – ПРОДЛЕНИЕ СНП, ГФСП 30.06.2022
NA SY20-21 Расчет прав на продукты питания Министерства сельского хозяйства США NSLP 30.06.2022
85 Общенациональный отказ от права на переход на плавный летний период в SY2021-2022 гг. ССО 30.06.2022
86 Общенациональный отказ от права на возмещение расходов по программе летнего питания на 2021-2022 гг. ССО 30.06.2022
87 Общенациональный отказ от предоставления услуг по питанию для лиц без собрания на 2021-2022 гг. NSLP, SBP, SSO, CACFP 30.06.2022
88 Общенациональный отказ от требований в отношении времени приема пищи для SY 2021-2022 NSLP, SBP, SSO, CACFP 30.06.2022
89 Общенациональный отказ разрешить родителям и опекунам забирать еду для детей на 2021-2022 год NSLP, SBP, SSO, CACFP 30.06.2022
90 Общенациональный отказ от права на особую гибкость схемы школьного питания в течение 2021-2022 годов (исправлено) НСЛП, СБП, ССО 30.06.2022
91 Общенациональный отказ от права на особую гибкость схемы школьного питания в CACFP на SY 2021-2022 гг. CACFP 30.06.2022
92 Общенациональный отказ от предоставления гибкости предложения и обслуживания для старших классов средней школы в SY 2021-2022 НСЛП, ССО 30.06.2022
93 Общенациональный отказ от права на участие в программах после школы и для поставщиков услуг семейного дневного ухода за детьми в SY 2021-2022 NSLP Afterschool Snack, специальные поставщики CACFP 30.06.2022
94 Общенациональный отказ от требований мониторинга на месте в программах школьного питания НСЛП, СБП, ССО Конец пандемии
95 Общенациональный отказ от требований к мониторингу на месте для государственных агентств в CACFP CACFP Конец пандемии
96 Общенациональный отказ от требований к мониторингу на месте для спонсоров в CACFP CACFP Конец пандемии
100 Общенациональный отказ от предоставления гибкости фискальных мер в связи с нарушениями режима питания, связанными с перебоями в цепочке поставок COVID-19, влияющими на школьное питание в 2021-202 учебном году 21 Программы детского питания 30.06.2022
101 Общенациональный отказ от предоставления услуг по питанию для лиц без прихожан для учреждений обслуживания, осуществляющих программу летнего питания, во время непредвиденного закрытия школ в 2021-2022 учебном году Программы детского питания 30.06.2022
102 Общенациональный отказ от требований в отношении времени приема пищи для учреждений обслуживания, осуществляющих летнюю программу общественного питания, во время непредвиденного закрытия школ в 2021-2022 учебном году Программы детского питания 30.06.2022
103 Общенациональный отказ разрешить родителям и опекунам забирать еду, подаваемую учреждениями обслуживания в рамках программы летнего питания, во время непредвиденного закрытия школ в 2021-2022 учебном году Программы детского питания 30.06.2022
104 Общенациональный отказ от требований к участию в округе для учреждений обслуживания, осуществляющих летнюю программу общественного питания во время непредвиденного закрытия школ в 2021-2022 учебном году Программы детского питания 30.06.2022
105 Общенациональный отказ от предоставления питания в школьных помещениях во время непредвиденного закрытия школ в 2021-2022 учебном году Программы детского питания 30.06.2022
Анонсы

Агентства штата обязаны сообщать общественности обо всех просьбах об отказе от требований Программы детского питания.Ниже приведены ссылки на каждый из текущих запросов.

Закупка

Эти примеры шаблонов предназначены для образовательных целей. Они отражают федеральные требования и требования штата и не охватывают никаких местных требований. Пожалуйста, проконсультируйтесь с вашим местным агентством, прежде чем использовать один из этих шаблонов, чтобы убедиться, что вы следуете своему местному плану и процедурам закупок. Важно, чтобы ходатайства были рассмотрены вашим местным агентством, бизнес-менеджером и / или юристом, прежде чем отправлять ходатайство или подписывать контракт.Не забудьте использовать самые строгие правила закупок для ваших конкретных покупок.

Купить American

Кодекс поведения Официальные закупки Неформальные закупки Микропокупки План закупок Обзоры закупок Контракты с Управляющей компанией общественного питания (FSMC) Ресурсы Технические характеристики
Заявление о недискриминации

В соответствии с Федеральным законом о гражданских правах и U.S. Постановлениям и политикам в области гражданских прав Министерства сельского хозяйства (USDA), USDA, его агентствам, офисам и сотрудникам, а также учреждениям, участвующим в программах USDA или управляющим ими, запрещается дискриминация по признаку расы, цвета кожи, национального происхождения, пола, инвалидности, возраст, или репрессалии, или репрессалии за предыдущую деятельность в области гражданских прав в любой программе или деятельности, проводимой или финансируемой USDA.

Лица с ограниченными возможностями, которым требуются альтернативные средства связи для передачи информации о программе (например,грамм. Брайля, крупный шрифт, аудиокассета, американский язык жестов и т. Д.), Следует обратиться в агентство (штатное или местное), в которое они подали заявку на получение пособия. Глухие, слабослышащие или люди с нарушениями речи могут связаться с USDA через Федеральную службу ретрансляции по телефону (800) 877-8339. Кроме того, информация о программе может быть доступна на других языках, кроме английского.

Чтобы подать жалобу по программе на дискриминацию, заполните форму жалобы о дискриминации в рамках программы USDA (AD-3027), которую можно найти в Интернете по адресу: Как подать жалобу и в любом офисе USDA, или написать письмо, адресованное USDA, и предоставить в письме все информации, запрошенной в форме.Чтобы запросить копию формы жалобы, позвоните по телефону (866) 632-9992. Отправьте заполненную форму или письмо в USDA:

  1. почта: Министерство сельского хозяйства США
    Офис помощника секретаря по гражданским правам
    Проспект Независимости 1400, SW
    Вашингтон, округ Колумбия, 20250–9410;
  2. факс: (202) 690-7442; или
  3. Электронная почта
  4. : [email protected]
Это учреждение предоставляет равные возможности.

Для получения дополнительной информации свяжитесь с Департаментом образования и питания детей и взрослых SD по телефону 605-773-3413.

Как написать деловую записку (с шаблоном и примерами)

Деловая записка – это один из основных способов передачи информации всем сотрудникам вашей организации. Записки предназначены для быстрого и эффективного распространения информации, и они могут включать в себя важное резюме, в котором разбиваются важные моменты записки.

В этой статье мы поговорим о том, что такое служебная записка, объясним, как ее составить, и покажем шаблон и два примера, которые помогут вам написать один для вашей компании.

Подробнее: 5 шагов к отличному деловому письму (с советами)

Что такое деловая записка?

Деловая записка – это короткий, но формальный документ, используемый для общения между сотрудниками. Записки краткие, эффективные и удобные. Они могут выполнять ту же роль, что и пресс-релизы, за исключением того, что документ предназначен в первую очередь для внутреннего использования, а не для местных и национальных репортеров. Примеры служебных записок, которые могут потребоваться вашему бизнесу, включают изменения в составе персонала в организации или обновления корпоративных собраний, таких как праздничные вечеринки или собрания.

Подробнее: Понимание основ разработки стратегии

Как написать бизнес-заметку

Чтобы написать следующую бизнес-заметку, выполните следующие действия:

  1. Перечислите цель заметки в вводный абзац.
  2. Будьте лаконичны и используйте позитивный язык.
  3. Сообщите сообщение памятки в строке темы.
  4. Используйте основной абзац и заключение, чтобы разбить информацию.

1. Перечислите цель памятки во вводном абзаце.

Читатели должны сразу знать, что вы говорите своей аудитории во вводном абзаце. Вам необходимо разработать содержание своей памятки, чтобы ответить на вопросы, которые могут возникнуть у сотрудников. Перечислите цель памятки, прежде чем подробно рассказывать о принятии решения или о том, что привело к текущей ситуации. Таким образом, вы создаете хронологическую серию событий, чтобы прояснить действия, которые необходимо предпринять сотрудникам, если таковые имеются.

2. Будьте лаконичны и сохраняйте позитивный язык на протяжении всего периода

Поскольку вы пишете эту памятку коллегам и менеджерам, с которыми общаетесь ежедневно, сохраняйте позитивный язык. Короткие и четкие предложения с активным голосом помогут вам донести свою цель, что повысит доверие к вам со стороны коллег.

3. Сообщите сообщение заметки в строке темы

Строка темы должна сообщать читателю, что именно он должен ожидать от заметки, и давать им указания, куда поместить ее в свои папки электронной почты.Например, обновление бюджета для отдела маркетинга помогает читателям понять суть памятки и предвидеть возможные действия, которые повлияют на отдел и его операции в будущем.

4. Используйте основной абзац и заключение, чтобы разбить информацию.

Основной параграф подробно описывает решение, которое объявляет компания, и его влияние на каждого сотрудника в будущем. Вы хотите обратиться к потенциальным чувствам к сотрудникам, но вам нужно сделать это так, чтобы они были понятны сотрудникам.Выразите свою благодарность за их тяжелую работу и за ваш план работы с сотрудниками, чтобы ориентироваться в повторяющихся изменениях.

Подробнее: 10 Коммуникационные навыки: определения и примеры

Шаблон бизнес-памятки

Просмотрите этот шаблон бизнес-памятки при планировании собственного:

Описание изображения

Бизнес-меморандум

Дата: Текущий месяц, день, год

Кому: Имена сотрудников в организации

От кого: Ваши имя и фамилия, а также официальное название компании

Тема: Тема, связанная с бизнесом

Тело: Начните с перечисления причин, по которым вы пишете этот меморандум от имени компании.Идеальная длина – одно предложение, но может состоять максимум два предложения. Затем вам необходимо предоставить необходимые сведения о том, что все сотрудники, от руководителей до сотрудников начального уровня, должны знать об этих последних разработках в компании. Объясните, является ли эта памятка ответом или продолжением ранее письменного сообщения, отправленного компанией.

Укажите здесь свой вывод относительно памятки, но вы можете использовать этот раздел, чтобы определить потенциальную реакцию сотрудников и планы, которые ваша компания стремится реализовать, в дополнение к вышеизложенному.Если вам нужно, чтобы сотрудники действовали в соответствии с этой памяткой или обращались к конкретному ответственному лицу, также укажите эту информацию здесь.

Спасибо,

Имя и фамилия
Адрес электронной почты компании
Номер телефона компании

Если возможно, вы можете указать вложение, которое поддерживает решение, объявленное в памятке. Возможно, вам придется скоординировать собрание всего персонала, чтобы разъяснить записку, и в этом случае вы можете вместо этого представить эти приложения лично.

Загружаемый шаблон бизнес-памятки
Чтобы отредактировать шаблон в Google Docs, выберите «Файл»> «Открыть»> «Загрузить»> и выберите нужный файл на своем устройстве.

Если возможно, вы можете указать вложение, которое поддерживает решение, объявленное в памятке. Возможно, вам придется скоординировать собрание всего персонала, чтобы разъяснить записку, и в этом случае вы можете вместо этого представить эти приложения лично.

Подробнее: Руководство по написанию заметок с советами и примерами

Примеры бизнес-заметок

Ниже приведен образец бизнес-заметки, которую вы можете использовать в качестве руководства для своего следующего документа:

Описание изображения

Запуск продукта Обновление для GHY Computer

Дата: декабрь.17, 2020

Кому: Всем сотрудникам

От: Джейсон Саксон, вице-президент по маркетингу

Тема: Обновление продукта для GHY Computer

Принимая во внимание ответы, которые мы получили за последние три месяца от тестировщиков продуктов и клиентов опросы, я пишу, чтобы сообщить вам, что запуск продукта для компьютера GHY будет отложен с его начальной даты 2 января 2021 года до 2 апреля 2021 года.

Мы считаем, что дополнительное время для проверки возможностей компьютера с обновленное программное обеспечение поможет клиенту расширить использование программного обеспечения для выполнения повседневных задач.Некоторые сотрудники выразили уверенность в том, что эта задержка приведет к увеличению продаж конкурентов, поэтому организация решила продавать наши нынешние компьютеры со скидкой 30% до момента запуска компьютера, предлагая праздничные продажи в размере 50% до новый год. Торговые представители могут поделиться этой информацией с текущими клиентами и потенциальными клиентами.

Отдел маркетинга будет информировать организацию о новых обновлениях. Мы понимаем, что это изменение может повлиять на выручку и прибыль отдела продаж.Менеджеры имеют право отказаться от текущих планов продаж на четвертый квартал и работать с представителями над удержанием текущих клиентов, чтобы обеспечить обслуживание клиентов, когда это необходимо.

Хотя эта задержка является досадной новостью для всех нас, мы верим в обещание наших сотрудников оправиться от этого и преуспеть в 2021 финансовом году. Мы уверены, что наши нынешние клиенты останутся верными нам, несмотря на эту новость.

Спасибо,

Джейсон Саксон
[email protected]
458-983-6470

Пример загружаемой заметки
Чтобы отредактировать пример в Google Docs, перейдите в Файл> Открыть> Загрузить> и выберите правильный файл с вашего устройства.

Вот еще один образец деловой заметки, которую вы можете использовать в качестве руководства для своего следующего документа:

Описание изображения

North Star Lighting
17 декабря 2019 г.

Кому: всем сотрудникам

От: Эйвери Андерсон, менеджер по маркетингу продуктов

Тема: Выход на пенсию Лорен Райли

Я пишу это сообщение, чтобы сообщить вам, что Лорен Райли уйдет на пенсию из North Star Lighting с 1 марта 2020 года. Лорен была преданным сотрудником North Star Lighting, проработав более трех десятилетий с компании, восемь из них – вице-президентом по продажам.

Мы чувствуем, что Лорен отдала нам все за время своего пребывания в должности, и мы ценим ее усилия по расширению группы продаж с 20 до 40 сотрудников.

Мы знаем, что это будет переходный период для всех нас, и компания находится в процессе найма ее замены, что будет затруднительно, учитывая ее большие ботинки. В качестве праздничной ноты мы планируем устроить ей вечеринку по случаю выхода на пенсию, так что следите за сообщениями от меня по этому поводу.

Я призываю вас зайти в офис Лорен и поздравить ее с этим заслуженным достижением.Еще раз спасибо, Лорен, за всю вашу тяжелую работу.

С уважением,
Avery
Avery Anderson
[email protected]
(458) 317-1234

Образец заметки для загрузки
Чтобы отредактировать образец заметки в Google Docs, перейдите в Файл> Открыть> Загрузить> и выберите правильный файл с вашего устройства.

Какова цель выпуска меморандума? | Работа

Автор Анна Уиндермир Обновлено 29 июня 2018 г.

Деловой меморандум или служебная записка используется в основном как формальное, физическое средство эффективного общения отдела с сотрудниками – почти всегда для внутреннего общения и лишь в редких случаях. отправлено клиентам или общественности.Памятка по сути представляет собой короткое письмо на фирменном бланке компании, отправленное в электронном виде в виде прикрепленного файла или распечатанное для ручной доставки. Менее формальные сообщения обычно отправляются только по электронной почте. Записки должны быть отправлены определенной аудитории, в зависимости от их цели.

Поделиться новостями

Заметки используются для информирования сотрудников о последних событиях в масштабах компании или в конкретном отделе. Например, когда руководство выпускает изменение в корпоративной политике, используется служебная записка для объяснения этого изменения.Другие новости, представленные в памятке, могут включать в себя последние новые наймы или продвижение по службе с конкретными подробностями о каждом человеке и их ролях или о новых партнерских отношениях с другими компаниями. Записки можно использовать для информирования сотрудников о последних изменениях в расписании проектов или о новых продуктах или услугах, которые предлагает компания. Заметки могут включать объявление, которое будет размещено в общих помещениях офиса.

Решение проблемы

Компании могут выпустить служебную записку для решения проблемы, которая привлекла внимание руководства.В памятке, подобной этой, можно описать любую информацию, полученную в результате расследования, которое выявило проблему, и указать уровень серьезности. Проблемы, рассматриваемые в служебных записках, могут включать опоздание или отсутствие сотрудников, недовольство клиентов, ненадлежащее соблюдение процедур или проблемы служебного этикета, такие как неправильное использование сотовых телефонов во время встреч.

Сделать запрос

Иногда компании выпускают служебные записки с запросами сотрудников. Они могут потребовать присутствия на собраниях, изменений в рабочих процедурах или разрешения или сотрудничества для выполнения какой-либо деятельности, связанной с работой.Памятка с запросом часто включает инструкции или рекомендации по выполнению запроса, например, конкретные действия. В нем также могут быть упомянуты преимущества, которые будут получены в результате выполнения действий, потенциальные проблемы, если запрос не будет выполнен, или конкретная помощь, которая будет предоставлена ​​для выполнения запроса. Например, операционный отдел компании может попросить сотрудников следовать графику очистки холодильника в комнате отдыха.

Оставить отзыв

Еще одно распространенное использование памяток – предоставить отзывы о программах, услугах или продуктах компании.Записки, используемые для этой цели, дают сотрудникам ответ, чтобы они знали, как их работа воспринимается. Например, работники отдела обеспечения качества производителя промышленного оборудования могут захотеть узнать, насколько хорошо продукт работает для клиентов, которые приобрели оборудование впервые. Аналогичным образом отдел кадров компании может использовать памятку, чтобы предоставить сотрудникам результаты общекорпоративного опроса.

Можете ли вы помочь мне понять кредитовое и дебетовое авизо в банковской выверке?

Определение банковского кредитового авизо

Кредитовое авизо банка – это позиция в выписке по банковскому счету компании, которая увеличивает остаток на текущем счете компании.

Примеры банковского кредитового авизо в банковской выверке

Вот несколько примеров банковского кредитового авизо, появляющегося на банковском счете компании:

  • Банк добавляет проценты, полученные за хранение денег на депозите
  • Банк, получивший вексель для компании
  • Возврат предыдущей банковской комиссии

Поскольку сумма кредитового авизо банка уже была добавлена ​​к балансу банка, выверка банка не будет выверена, если сумма также не будет включена в счет наличности в главной книге компании.Для записи банковского кредитового авизо компания дебетует наличные и кредитует другой счет. Например, если в банковской выписке указано кредитовое авизо на сумму 20 долларов США на заработанные проценты, компания будет списывать денежные средства на сумму 20 долларов США и кредитовать процентный доход на сумму 20 долларов США. (Денежный счет компании должен быть дебетован, потому что его активы увеличились.)

Определение дебетового авизо банка

Дебетовое авизо банка – это позиция в выписке по банковскому счету компании, которая уменьшает остаток на текущем счете компании.

Примеры банковского дебетового авизо в банковской выверке

Некоторые примеры банковских дебетовых авизо включают:

  • Плата за обслуживание текущего счета в банке
  • Вычитание по чеку клиента, по которому не был произведен платеж на его банковский счет
  • Банковская комиссия за обработку чека, который был возвращен из-за недостатка средств
  • Ежемесячный платеж по кредиту

Поскольку сумма банковского дебетового авизо уже была вычтена с банковского счета, сумма также должна быть вычтена из денежного счета главной книги компании.Например, если в банковской выписке указано дебетовое авизо на 25 долларов за плату за обслуживание, это означает, что на денежном счете главной книги компании потребуется запись, в которой зачисляются денежные средства на 25 долларов и списываются расходы на банковские сборы или прочие расходы на 25 долларов. (Денежный счет компании должен быть зачислен, потому что счет активов компании уменьшился.)

[Банк дебетует остаток на банковском счете компании, чтобы уменьшить остаток, потому что остатки на счетах его клиентов являются обязательствами для банка.Например, когда банк регистрирует депозит клиента, банк дебетует его денежный счет и кредитует свой счет пассивов Депозиты клиента. Следовательно, когда банк оплачивает чек клиента, денежные средства банка сокращаются, а счет пассивов банка “Депозиты клиентов” сокращается. Банк записывает это с помощью кредита “Наличные деньги” и дебета “Депозиты клиента”.]

.