Нумерация кадровых приказов с нового года – Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
➤ Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
Узнайте, как правильно регистрировать и учитывать распорядительные документы, группировать их по категориям и срокам хранения, чтобы избежать путаницы. Подробности и готовые образцы пронумерованных распоряжений — в статье.
Скачайте кадровые документы с комментариями эксперта:
Для чего нужна нумерация приказов по кадрам
Во время работы в организации накапливаются распорядительные документы, в том числе — приказы по личному составу. Это распоряжения разных типов и с разными сроками хранения, регулирующие трудовые отношения работодателя и персонала. К ним относятся приказы о приеме на работу и увольнении сотрудников, о предоставлении ежегодного отпуска и декрета, о направлении в командировку и поощрении за продуктивный труд, об изменении оклада и других кадровых процессах.
Памятка кадровика от «Системы Кадры». Сроки хранения кадровых документов в организации
Смотреть таблицу полностью
Грамотная регистрация и нумерация кадровых документов облегчает их классификацию, ускоряет поиск и распознавание каждого конкретного приказа и упорядочивает процесс делопроизводства в целом. Номера приказов по кадрам присваиваются в соответствии с принятым в организации порядком.
Как нумеруют приказы по кадрам: 5 базовых правил
Строгих общеустановленных правил нумерации не существует. Нет ни одного законодательного акта, который устанавливает порядок присвоения номеров внутренним документам работодателя. Однако есть базовые принципы, которых придерживается большинство кадровиков и делопроизводителей.
Правило 1. С началом каждого календарного года нумерация приказов по личному составу начинается заново. Исключение из общего правила составляют государственные и муниципальные образовательные учреждения, заново начинающие нумеровать распорядительные документы в начале учебного, а не календарного года. В этом случае отсчет ведется с 1 сентября, а не с 1 января, как обычно.
Правило 2. Применяемая система нумерации должна упрощать, а не усложнять процесс поиска нужного документа. Поэтому к номеру приказа сплошным способом или через разделитель прибавляют уточняющие буквенные коды и обозначения года издания. Например, нумерация приказов о приеме на работу может включать буквенный код «К», указывающий на кадровый характер документа:
Приказ о приеме сотрудника на основную работу с комментариями эксперта
Смотреть образец
Правило 3. Чем крупнее компания, тем сложнее применяемая нумерация приказов отдела кадров. Что вполне логично, ведь именно размером организации, сложностью ее структуры и количеством сотрудников обычно и определяется объем кадровой документации. Если речь идет о крупном предприятии с большим количеством структурных подразделений, стоит разработать специальную систему нумерации и закрепить ее локальным нормативным актом, с которым всех сотрудников, имеющих отношение к кадровому делопроизводству, следует ознакомить под подпись.
Правило 4. Небольшой организации громоздкая система нумерации приказов не нужна. Сложные принципы нумерации, применяемые работодателем, в этом случае не облегчают работу с документами, а напротив, могут еще больше запутать работника и привести к потерям времени. Если речь идет о компании с десятком сотрудников и приказы по личному составу издаются нечасто, можно даже не использовать буквенные коды, ограничившись присвоением простого порядкового номера.
Приказ об изменении наименования должности с регистрационным номером
Смотреть образец
Правило 5. Приказы классифицируют по типам и срокам хранения. Порядок классификации документов на отдельно взятом предприятии не должен противоречить требованиям закона об архивном деле №125-ФЗ от 22.10.2004 и приказу Министерства культуры РФ №558 от 25.08.2010. Эти нормативные акты устанавливают общие сроки хранения разных видов распорядительной документации.
★ Тип приказа определяют содержанием его распорядительной части. Обычно документы группируют с учетом кадрового решения, которое они закрепляют. При таком подходе в отдельные группы выделяют приказы об увольнении, приеме на работу, предоставлении отпуска и т.д. Смотрите подсказки от экспертов журнала «Кадровое дело»: как составлять и отменять кадровые приказы.
Как нумеровать приказы по кадрам с учетом размера предприятия
Поскольку именно кадровая служба оформляет и регистрирует приказы по личному составу, как нумеровать такие документы, должен знать каждый кадровик. Номера присваиваются всем без исключения распоряжениям, составленным свободной форме или с применением унифицированных бланков. Ориентируйтесь на внутренние правила и нормы, закрепленные работодателем. Если четких предписаний нет, отталкивайтесь от общих принципов.
- Приказы по личному составу, изданные руководителем малого предприятия с небольшим штатом и отсутствием отдельной службы по работе с персоналом, обычно регистрируют под порядковым номером без дополнительных индексов, кодов и деления на категории. Отсчет ведется с 1 января текущего года.
- Регистрируя новый документ, придерживайтесь хронологии. Например, если предыдущий приказ в текущем году зарегистрирован под номером «12», следующий получит номер «13», и так далее.
- Чтобы после передачи документации на хранение, было проще находить отдельные бланки в архиве, можете добавлять к порядковому номеру обозначение текущего года, например, «13-2019».
★ Также можно присваивать распорядительным документам индекс «5», «50» или «75» — по количеству лет обязательного архивного хранения. Срок хранения отражают и буквенные индексы «Д» (длительное хранение, 75 лет) или «К» (краткий срок хранения, 5 лет). Такой подход упрощает процесс архивирования документов в дальнейшем. Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как правильно подготовить важные документы к передаче в архив.
На предприятиях среднего размера применяют более сложную систему нумерации. Приказы по личному составу выделяют в отдельную категорию и маркируются индексами, обозначающими принадлежность к кадровому департаменту, например, «К» или «ЛС». Тогда номер первого в календарном году распоряжения, касающегося сотрудников предприятия, может выглядеть как «1-2019/К» или «1-2019/ЛС».
На крупных предприятиях применяют более сложную нумерацию приказов на отпуск, командировку и т.д., предполагающую дополнительную систематизацию по типам, департаментам, в которых числятся упомянутые в документе сотрудники, или их фамилиям в алфавитном порядке. Соответственно, номера приказов дополняют индексами, обозначающими номер конкретного филиала или отдела, либо первыми буквами фамилий работников, которых касается распоряжение.
Приказ об увольнении с регистрационный номером и буквенным индексом
Смотреть образец
★ Если приходится регулярно оформлять множество схожих по форме и содержанию распорядительных документов, заведите журнал учета приказов. Отражайте в нем даты оформления, названия и номера приказов на отпуск, увольнение, декрет, трудоустройство и другие кадровые процедуры.
Журнал регистрации приказов по личному составу
Смотреть образец
Впишите данные о сотрудниках, в отношении которых они издавались: фамилию, имя, отчество, табельный номер, структурное подразделение. Можно завести отдельные журналы на бумажных или электронных носителях для каждого вида приказов. Эксперт «Системы Кадры» расскажет, какие еще рекомендуемые или обязательные журналы учета и регистрации ведет кадровая служба.
Вывод
Всем кадровым приказам присваиваются регистрационные номера. Уникальный номер позволяет легко идентифицировать документ и найти его в текущих или архивных делах. Порядок присвоения распорядительным документам цифровых и буквенных индексов определяет работодатель, исходя из базовых принципов ведения кадрового документооборота.
www.kdelo.ru
правила, по основной деятельности, о приеме, по личному составу
В каждой компании, независимо от ее размера, деятельности, дохода и других показателей, составляются официальные документы с подписью руководителя и печатью организации.
При осуществлении документооборота одним из важных действий является нумерация документа. Осуществляется она не во всех случаях.
Документация подлежит нумерации для её упорядочивания. Юридическое лицо вправе самостоятельно установить свою систему документооборота, а также порядок его нумерации.
Содержание статьи
Что это такое: понятие и сущность
Нумерация представляет присвоение порядкового номера документу.
Номер ставится в день подписания исходящей корреспонденции и в день получения входящей корреспонденции.
Присвоение является признаком того, что он имеет юридическую силу. Процесс проставления нумерации означает его регистрацию в общей системе документооборота предприятия. И убрать, и избавиться от такого документа уже нельзя.
Нумерация преследует основные цели:
- систематизация документов на предприятии;
- удобный поиск;
- осуществление контрольных действий за подписанной документацией.
Какая существует
Нумерация может быть входящей и исходящей при документации, получаемой от сторонней организации либо выходящей за пределы организации соответственно.
Нумерация может быть автоматической либо ручной. Как правило, применяется второй способ проставления номера, поскольку он должен присваивается после подписания документа ответственным лицом. При присвоении автоматически рабочая программа устанавливает его в момент составления до подписи.
Сам номер (индекс) может быть числовой, буквенно-числовой и смешанный со знаками. Числовой код может применяться отдельно (например, №156), буквенный и знаковый совместно с числовым (например, 12-11/158 или 12-к и т.д.). Буквенные чаще всего используются в кадровых документах и являются обозначением того или иного вида, например, приказ о приёме на работу – «п», о командировке – «к» и т.д.
В некоторых случаях для того, чтобы не было дублирования, устанавливают числовые границы. Например, №1 – 100 – приказы о приёме, №101 – 200 – об увольнении.
Как нумеровать и регистрировать
Способ нумерации документов выбирается самой компанией, о чем указывается в локальных нормативно-правовых актах. Если вносятся какие-либо изменения, то это отражается там же. Однако поменять способ нумерации можно только с начала нового календарного года.
Документы по основной деятельности нумеруются отдельно от кадровой документации. Нумеровать можно как автоматически в рабочей программе (чаще всего 1С), так и вручную.
Для правильного присвоения используется журнал регистрации (книга регистрации). В нем отражаются дата, номер, содержание и сведения о лицах, составивших и подписавших приказ.
Если документооборот фирмы большой, то, помимо чисел, в составе есть и буквенные знаки. Чаще всего буквенные обозначения используются для документов с различными сроками хранения.
Регистрация может производится путем внесения номера, даты и наименования в журнал регистрации либо основных характеристик в систему электронного документооборота.
Предприятие само выбирает предпочтительный способ регистрации. В некоторых случаях применяются оба вида. Это не является обязательной процедурой, но осуществляется с целью сохранности и надёжности.
Журнал регистрации составляется на бумажном носителе и представляет таблицу с названиями столбцов. Форму такого журнала, а также содержание устанавливает юридическое лицо.
Нумерация производится в зависимости от видов приказов в компании.
Так, выделяются следующие виды деятельности:
- основная;
- по личному составу;
- административно-хозяйственная.
В зависимости от разновидности определяется место в системе документооборота фирмы, нумерация, а также срок хранения.
По основной деятельности
К ним относятся приказы:
- о создании компании;
- об утверждении расписания штата;
- об утверждении графика отпусков либо командировок;
- о создании отдельных структурных подразделений организации;
- о слиянии с другими предприятиями;
- о реорганизации либо ликвидации;
- прочие относительно деятельности компании.
Приказы, как правило, делятся в зависимости от срока хранения для присвоения регистрационных номеров.
Приказы относительно основной деятельности имеют регистрационный номер, состоящий из цифр и знаков, либо только цифр. Буквенные обозначения в основном используют для нумерации кадровых приказов.
Кадровые
К данным приказами относится весь документооборот относительно работников предприятия. Разновидности следующие:
- о приёме на должность;
- о переводе сотрудника;
- о премировании сотрудника;
- о повышении;
- об увольнении;
- о дисциплинарном взыскании;
- о командировке;
- об обучении и т.д.
Иными словами, все действия в отношении сотрудников фирмы закрепляются приказами, которые относятся к кадровому делопроизводству.
Примеры и образцы
Ниже представлены образцы документов, содержащих номер.
Данный приказ состоит из цифр и знаков. Числа «02» обозначают номер отдела через дробь. числа «17» — порядковый номер с начала года.
Следующий состоит из цифр, знаков и букв. Где, число «15» — это номер по порядку, а через дробь буквенное обозначение «ОД» — по основному виду деятельности.
И, наконец, третий, индекс которого состоит исключительно из цифр «12».
Как было указано выше, вся документация регистрируется и отражается в журнале регистрации. Журнал учёта приказов по основной деятельности включает номер приказа, его дату, краткое содержание, сведения об ответственном лице и о составителе, а также срока для примечаний.
Также в журнале указывается начало заполнения и его конец. По окончанию ставится печать и подпись лица, ответственного за заполнение. Затем он подшивается к предшествующим. Как правило, составляется и используется на протяжении календарного года.
Нормативная регламентация
Каждая организация в процессе своей деятельности издаёт и подписывает различные документы. Законодательно не предусмотрена общая система документооборота внутри предприятия, а также порядок ведения нумерации.
Лишь в отдельных государственных органах такая деятельность регламентируется приказами вышестоящих ведомств в отношении конкретных служб. К ним относятся: Федеральная налоговая служба, Федеральное казначейство, Федеральная служба по труду и занятости и прочие государственные структуры.
Негосударственные предприятия самостоятельно разрабатывают правила ведения документооборота внутри своего предприятия, что закрепляется приказом. Но данные правила не должны противоречить Федеральному закону «Об архивном деле» от 22.10.2004 №125-ФЗ, а также Постановлению Госстандарта РФ «О принятии и введении в действие Госстандарта РФ» от 03.08.2003 №65-ФЗ и Приказу Минкультуры России «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 №558.
Таким образом, порядок ведения документооборота на предприятии устанавливается самой организацией и закрепляется официальными документами. Порядок присвоения регистрационного номера выбирается исходя из размеров организации и количества её работников, а также из документооборота в целом по предприятию.
Данный порядок необходим как для удобства использования документации самой организации, так и для осуществления контроля сторонними службами.
znaybiz.ru
Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве в 2019 году
Кадровое делопроизводство предполагает издание и хранение большого количества документации. Для удобной ориентации в ней используется специальная нумерация. Об основных ее принципах пойдет речь в нашей статье
Из этой статьи вы узнаете:
Для чего нужна нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
При ежедневной работе кадрового специалиста возникает большое количество документации, как входящей, так и исходящей. Для удобной ориентации в большом объеме информации требуется систематизация документов и их нумерация.
Скачайте документы из статьи
Чем больше компания, тем больший объем документов проходит через кадровую службу. Поэтому ориентироваться в документах, обращая внимание только на дату издания будет достаточно сложно. Нумерация позволяет:
- ориентироваться в многообразии документов;
- установление взаимосвязей между смежными приказами
- систематизация в системе хранения.
Важность разделения по содержанию обуславливается еще и разностью сроков хранения. Приказы по личному составу должны храниться:
- 75 лет при издании их до 2003 года;
- 50 лет при издании их после 2003 года.
Тогда как приказы на отпуск необходимо хранить не более 5 лет. Поэтому нумерация их совместно с приказами на прием и увольнение не оправдана.
Инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу
Чтобы быстро и без ошибок оформлять кадровые документы, утвердите Инструкцию по кадровому делопроизводству. Это локальный акт, который определяет состав и правила подготовки кадровых документов в компании. Чтобы облегчить вам задачу, эксперты журнала “Справочник кадровика” разработали образец Инструкции с учетом нового ГОСТ. Также учли особенности делопроизводства в бюджетных организациях.
Виды приказов
Условно приказы можно разделить на 3 вида:
- по личному составу;
- по основной деятельности;
- по административно-хозяйственной деятельности.
Все приказы отдела кадров относятся к первой группе. Это распоряжения о трудоустройстве, увольнении, переводе, отпуск, командировке, возложении обязанностей и т.д. Однако, применение единой нумерации будет ошибочно. Как мы уже говорили выше необходимо опираться еще и на сроки хранения.
В зависимости от масштабов компании две последние группы могут быть как объединены в один реестр на малом предприятии, так и разнесены при больших объемах. Также возможно деление распоряжений по подгруппам.
К распоряжениям по основной деятельности относят распоряжения по штатному расписанию, материальному снабжению, планированию, финансированию. К 3-ей группе относят приказы о соблюдении пропускного режима, о соблюдении ПВТР и т.д.
Не все эти распоряжения должны и могут храниться в кадровой службе. Как правило, приказы по основной деятельности и административно-хозяйственного толка содержатся в канцелярии или у делопроизводителя.
Как нумеровать приказы в организации
Законодательство не содержит каких либо норм по нумерации кадровых приказов на прием и увольнение. Поэтому каждая компания вольна руководствоваться теми принципами, которые более удобны при ее специфике.
В настоящее время широко применяется электронный способ ведения кадрового делопроизводства. Соответствующая программа присваивает порядковые номера самостоятельно, так же как и ведет их реестр. При необходимости есть возможность скорректировать правила группировки распоряжений.
В “бумажном” делопроизводстве чаще всего при нумерации применяется сочетание цифр и букв, где цифра является порядковым номером распоряжения, а буква – обозначает категорию. Например, 2/лс или 2-лс, где 2 порядковый номер, а “лс” – личный состав. По такому же принципу обозначаются распоряжения:
- “т” – трудоустройство;
- “у” – увольнение;
- “к” – командировка;
- “о” – отпуск и т.д.
На малом предприятии, где кадровый документооборот невелик, за год возможно объединение распоряжений в более крупные группы, например, на прием и увольнение.
Все изданные распоряжения в обязательном порядке должны регистрироваться в реестре. Для каждой отдельной группы создается свой реестр, в котором отображается следующая информация:
- номер по порядку;
- дата издания;
- содержание;
- ФИО сотрудника, в отношении которого издан документ;
- должность и структурное подразделение.
Часто спрашивают, существует ли приказ о нумерации приказов. Все утвержденные принципы документооборота в компании должны найти свое отражение в локальной инструкции по кадровому делопроизводству. Она утверждает правила нумерации, а также лиц ответственных за их издание и хранение.
Нумерация приказов каждый год: новая или нет
Ежегодно необходимо начинать нумерацию заново. С нового года заводится либо новый реестр распоряжений, либо в существующем делается соответствующая пометка о начале года. И первый документ в новом году всегда будет иметь номер 1.
Все распоряжения должны создаваться в хронологическом порядке, не допускается пропуска порядковых номеров или издание документов задним числом. При аннулировании распоряжения должен быть составлен соответствующий акт. Это позволит избежать дополнительных вопросов со стороны проверяющих органов.
Часто компании изобретают замысловатые номера, которые позволяют им вносить новые распоряжения любым числом. Хотя эти действия являются не совсем законными, но при грамотной системе нумерации о подвохе догадаться будет непросто, ведь порядок сочетания букв и цифр законодательно не регламентирован.
Выбранная система нумерации в обязательном порядке должна быть отражена в инструкции по делопроизводству. Это позволит избежать дополнительных вопросов о выбранной системе.
Читайте также
www.pro-personal.ru
Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве — kFIN.pro
В кадровых подразделениях компаний образуется большое количество различных документов, касающихся как деятельности самого подразделения, так и движения персонала в целом по предприятию. Это положения, соглашения, штатные расписания, приказы и распоряжения руководства. При ведении делопроизводства в отделе кадров важно сгруппировать по значимости каждый из видов документов. Особое внимание при этом уделяют созданию простой и понятной системы нумерации приказов в кадровом делопроизводстве.
Документы в кадровом делопроизводстве
В каждой организации существует свой порядок присвоения номеров, приказам по персоналу и кадровому подразделению. Его сложность зависит в первую очередь от количества сотрудников. При небольшом штате, например, в стартапе, необходимости в делении кадровых приказов по видам нет. Максимум, что может понадобиться, это разделить бумаги по срокам хранения.
Таких сроков, как правило, три:
- документы по основной деятельности фирмы хранят все время существования предприятия;
- приказы (распоряжения) руководства по персоналу, сведения о которых необходимо заносить в трудовые книжки, хранятся 50 (75) лет;
- текущие приказы по сотрудникам, которые не указывают в личном деле сотрудников, хранят до 5 лет.
Для небольшого предприятия такого разделения приказов и распоряжений по персоналу вполне достаточно.
Другая ситуация возникает в крупных компаниях, с удаленными подразделениями, филиалами, штатной численностью сотрудников в несколько тысяч человек. В них ежедневно издается множество распоряжений и приказов о приеме работников, увольнении, перемещениях, отпусках, командировках и т. д.
При большой численности наемных работников необходимо дополнительно делить приказы на несколько категорий. Например, в разрезе действий с персоналом, подразделений, срокам хранения документов и т. д.
Общеустановленных правил присвоения номеров кадровым документам нет.
Вместе с тем, необходимо руководствоваться несколькими правилами присвоения номеров приказам по кадрам.
Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве
Во-первых, по умолчанию действует правило, что нумерация приказов и иных кадровых документов начинается заново с началом нового года. Исключение из него сделано для некоторых государственных и муниципальных учреждений, где новый учебный год начинается в сентябре. Такие организации начинают нумеровать приказы с 1 сентября, а не с 1 января.
Во-вторых, используемая система нумерации кадровых приказов должна уменьшать время на поиск нужной бумаги. Для этого к номеру приказа можно добавить год издания или буквенный код его тематики.
Например, приказ № 5-2018 или № 5-отп.
Кроме того, при большом количестве одинаковых по содержанию приказов можно вести журналы учета приказов. В них заносят основные сведения о каждом приказе и распоряжении:
- номер и дату издания;
- содержание документа;
- Ф. И. О. сотрудника, которого он касается и подразделения, где он работает.
Такие журналы можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде в формате простой экселевской таблицы.
В-третьих, снижать время на обработку и дальнейшее архивирование приказов и распоряжений. Чем больше документов по кадровым вопросам образуется в компании, тем разветвленнее должна быть их классификация и длиннее номер каждого приказа.
Например, в кадровой службе компании работают несколько сотрудников, которые отвечают каждый за свой участок работы. Для того чтобы подписанный директором приказ, сразу попал к работнику, который отвечает за командирование сотрудников, такому документу присваивают номер, однозначно указывающий на его назначение. Это может быть цифровой или буквенный код, применяемый для разделения операций по функционалу — № 5-2018-ком или № 5-увол.
В целом используемая система нумерации должна облегчать работу кадровых служб, поэтому не нужно делать ее громоздкой.
Если в небольшой фирме с 3 работниками функции делопроизводителя по кадровым вопросам входит в обязанности бухгалтера, то разветвленная нумерация приказов руководителя может только запутать работника и привести к большим потерям времени на работу с документами.
В-четвертых, при создании нумерации кадровых документов, она должна быть аналогична, принятому в других подразделениях порядку присвоения номеров для документов. Единообразия нумерации в целом по предприятию можно достичь созданием внутреннего документа по ведению делопроизводства в разрезе подразделений или видов деловых бумаг, а также общей для всех отделов или управлений номенклатуры дел.
Как вести нумерацию приказов в кадровом делопроизводстве
Перед началом нового календарного года необходимо решить вопрос о том, устраивает ли действующая система нумерации кадровых приказов или в нее необходимо внести изменения. При создании нового предприятия можно использовать простейший порядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве, где каждый приказ имеет одно- или двухзначный номер.
Затем по мере расширения штатной численности персонала, передаче функций по кадрам в отдельное структурное подразделение появляется необходимость в делении приказов по персоналу на несколько категорий, которые также отражаются в номере каждого документа, при помощи буквенно-цифровой кодировки, в зависимости от общей системы нумерации, принятой на предприятии.
При создании системы нумерации и ведения документооборота на предприятии нужно руководствоваться требованиями, заложенными в таких нормативных актах как, закон об архивном деле №125-ФЗ от 22.10.2004 и приказом Министерства культуры РФ № 558 от 25.08.2010.
Они устанавливают общие сроки хранения кадровых приказов, а также дают достаточно простую классификацию различных документов по персоналу. Кроме того, некоторые отраслевые ведомства также разрабатывают отдельные положения по ведению документооборота в подчиненных им организациях.
Примеры нумерации приказов в кадровом делопроизводстве
Сложность используемой системы зависит от ежегодного количества издаваемых приказов по персоналу.
Для небольшой организации, где численность сотрудников не превышает 15 — 20 человек и нет отдельного работника, который занимается кадровыми вопросами, а их ведение поручено бухгалтеру или секретарю применяют самую простую систему.
В ней нумерация приказов начинается 1 января каждого года с №1 и далее по порядку. Иногда добавляют год издания приказа — №1-2018.
При добавлении различных символов к номеру приказа можно использовать следующие знаки: «-», «/» или «.».
То есть номер приказа будет выглядеть так:
№15-2018, №15/2018 или №15.2018.
Иногда, для упрощения дальнейшего архивирования приказов к номеру документа добавляют код, обозначающий срок его хранения. Например, № 15-д, будет означать приказ с длительным до 75 лет сроком хранения.
Дополнительно к нумерации ведут журнал учета приказов на бумажном носителе или в электронном виде (в форме обычной таблицы), который облегчит поиск информации о приказе. В таблицу заносят основные сведения о приказе.
Например,
| 21.01.2018 | № 2/2018 | Приказ об увольнении | Бухгалтер Свирестенев М. Э. |
| 02.03.2018 | № 3/2018 | Приказ о командировании | Директор Ильнович Т. Г. |
Пример нумерации для предприятий средних размеров
Для компаний средних размеров, где работа с персоналом уже выделена в отдельное направление, необходимо применять более сложную нумерацию для кадровых приказов.
Такая система может подразумевать выделение приказов по персоналу в отдельную категорию, тогда к обычному номеру приказа добавляют цифру или буквы, обозначающие кадровое подразделение.
Например, приказ № 1-2018/к.
Если каждому отделу в документообороте организации присвоен порядковый номер, то вместо буквы нумерация приказа будет выглядеть так:
№ 1-2018/4, где 4 — порядковый номер кадровой службы.
При достаточно большом обороте документов по личному составу организации дополнительно могут использовать деление по причинам издания приказа. Это также может указываться буквенным или цифровым кодом.
Например, №1-2018/4отп, что означает приказ об отпуске сотрудника. Или код «3» присвоен приказам о премировании. Тогда номер может выглядеть так:
№1-2018/3к, №1-2018/4.3 — это означает, что отдел кадров (4 или «к») подготовил и подписал у руководителя приказ о премиях работников (3), а с начала года этот приказ был первым в отделе кадров (1).
Также в средних компаниях целесообразно разграничить журналы для учета изданных приказов. Вместо одного общего журнала можно вести следующие виды журналов:
- приказы об увольнениях, перемещениях и приеме на работу;
- приказы по командированию сотрудников;
- приказы по премированию и взысканиям;
- приказы по отпускам;
- иные приказы и распоряжения по персоналу.
Пример нумерации приказов по кадрам для крупных предприятий и корпораций
Наибольшую сложность представляет собой систематизация кадровых документов в компаниях со штатной численностью в несколько тысяч человек. В таких корпорациях множество подразделений, удаленных филиалов. Нумерация приказов здесь может зависеть от степени централизации функций. При наличии в удаленных подразделениях собственных кадровых служб, нумерация приказов может быть аналогична принятой на предприятиях средних размеров.
Если управление персоналом полностью централизовано и в головном офисе компании создан единый департамент по работе с наемными сотрудниками, то приказы по кадровой работе могут дополнительно разделяться по следующим категориям:
- самостоятельное подразделение, в котором работает сотрудник, упомянутый в приказе;
- отдел, служба или департамент, где числится работник;
- фамилии сотрудников, по которым издаются приказы в алфавитном порядке.
Например, каждое удаленное подразделение имеет свой порядковый номер — филиал № 1, филиал № 2 и т. д.
Если других критериев для деления нумерации приказов по кадрам не используют, то по аналогии с предыдущим примером нумерация будет выглядеть так:
№ 1-2018/4.3ф2 — что означает приказ о премировании работников филиала № 2.
При использовании детализированной системы нумерации приказов, лучше всего порядковый номер документа ставить последней, а не первой цифрой.
То есть, номер приказа будет выглядеть следующим образом — № 4.3ф2/2018-1.
При большой штатной численности каждого из самостоятельных подразделений в нумерации приказов по кадрам дополнительно используют код отдела или управления, входящего в состав каждого филиала.
Например, номер приказа, касающегося сотрудников бухгалтерской службы в филиале №2 может быть таким: № 4.3ф2/бс/2018-1.
В случае дополнительного деления приказов по фамилиям сотрудников, в номер приказа вносят первую букву фамилии работника, по которому издается приказ.
Алфавитное деление сотрудников может дополнять другие критерии дополнительной классификации приказов или использоваться отдельно.
Номер приказа будет следующим:
№ 4.3ф2/бс/2018-1о или №4.3/2018-1о, где буква «о», является первой буквой фамилии сотрудника.
Крупные компании, как правило, пользуются электронными системами документооборота и отдельно вести журналы учета приказов по персоналу нет необходимости. В таких организациях используют электронные каталоги документов, и найти нужный приказ можно при помощи функции расширенного поиска, внутри каталога.
Сложность системы нумерации приказов по кадровому делопроизводству зависит от численности персонала и количества издаваемых в году приказов. Чем больше подразделений или документов, тем больше критериев для поиска должен содержать номер приказа. Упрощает работу с приказами и распоряжениями руководства по кадровой работе и дополнительное ведение журналов учета или электронных каталогов изданных приказов. Руководитель каждого предприятия может самостоятельно решить насколько развернутую систему нумерации применять в компании.
kfin.pro
Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве: общие положения
Нумерация кадровых приказов на прием и увольнение
Как осуществляется нумерация приказов с нового года (очередного)
Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве: общие положения
Законодательно регламент ведения делопроизводства в организациях не урегулирован, что дает организациям и ИП определенную свободу действий. Это касается и порядка нумерации приказов в кадровом делопроизводстве.
Существуют лишь отдельные ведомственные нормативные акты, регулирующие делопроизводство конкретного ведомства (например, приказ ФНС России «Об утверждении…» от 01.07.2014 № ММВ-7-10/346@), а также нормативные документы, посвященные некоторым вопросам ведения кадрового учета на предприятии (к примеру, закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ). В организациях и у ИП порядок нумерации можно закрепить в локальном акте.
Определяя регламент номерного учета кадровых приказов, следует исходить из принципа тематического деления документов. Чем значительнее численность штата, тем более дробно могут быть поделены при учете кадровые документы.
- В первую очередь, следует выделить в отдельную номерную регистрацию приказы по личному составу, с разделением:
- на приказы по оформлению трудовых отношений и об установлении условий труда;
- прочие приказы по личному составу.
- Другие приказные документы могут идти одним номерным блоком либо далее делиться по темам (например, приказы по административно-хозяйственной части и т. д.).
Сложившаяся практика кадрового делопроизводства предполагает ведение регистрационных журналов, в которых осуществляется учет приказов. Такие журналы формируются, как правило, по каждому номерному направлению и могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде. Учет ведется при помощи присвоения документу цифровых и буквенных символов.
Нумерация кадровых приказов на прием и увольнение
Кадровые документы, в частности приказы по личному составу, имеют сроки хранения, установленные на законодательном уровне.
Так, в соответствии со ст. 22.1 закона 125-ФЗ, с учетом положений пп. 656 и 665 Перечня типовых документов, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, документы по личному составу, входящие в состав личных дел членов трудового коллектива (сюда же включаются и приказы о приеме и увольнении работников), должны храниться 75 лет. Остальная документация, не подшиваемая в личные дела, хранится 5 лет.
Не знаете свои права?
Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.
Целесообразно приказы длительного срока хранения отграничивать от остальных приказов, определяя для них отдельный учет и нумерацию.
При этом компании свободны в выборе порядка учета кадровой документации, поэтому приказы могут регистрироваться:
- Сквозной нумерацией с использованием одного регистрационного журнала, но с обозначением буквенными символами. К примеру, приказ о приеме на работу может обозначаться литерой «п» (1/п/2018 или 1-п/2018), а приказ об увольнении — «у» (1/у/2018 или 1-у/2018).
- Отдельной нумерацией по каждому виду приказов с использованием разных журналов учета.
Конкретный вид учета приказной документации о приеме и увольнении сотрудников, как и прочих приказов, может быть определен внутренней документацией организации.
Как осуществляется нумерация кадровых приказов с нового года (очередного)?
Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве ежегодно обновляется, то есть каждый новый год первому приказу присваивается номер 1 и далее приказы нумеруются по порядку. Если система учета приказов в кадровом делопроизводстве организации представлена несколькими журналами учета, то в каждом из них с нового года регистрация начинается с 1-го номера.
Исключением из этой системы можно назвать учреждения образования, в которых нумерация кадровых приказов с нового года не применяется, поскольку привязка идет не к новому году, а к началу учебного года.
***
Таким образом, система учета и регистрации документов в кадровом делопроизводстве находится в ведении конкретной организации. Однако при разработке порядка нумерации кадровых документов целесообразно руководствоваться уже существующими практическими наработками в этой сфере.
nsovetnik.ru